PHƯƠNG PHÁP ÁP DỤNG KAIZEN ĐỂ CẢI TIẾN TRONG NHÀ MÁY

Giới thiệu về Kaizen avtivities Dặc điểm hoạt đông của Kaizen Activites Các bước tiến hành Kaizen Activities Thành lập nhóm Chọn đề tài. Thu thập dữ liệu Phân tích dữ liệu, phân tích nguyên nhân. Thiết lập mục tiêu Tìm kiếm giải pháp Chọn lựa giải pháp Lãnh đạo chấp thuận Thực hiện, hành động cải tiến. Thu thập dữ liệu Đưa ra kết quả, đánh giá kết quả. Chuẩn hóa quy trình, áp dụng. Theo dỏi, Báo cáo

Giới thiệu về Kaizen avtivities

Đặc điểm hoạt động của Kaizen Activites

 Do nhóm nhân viên khởi xướng và thực hiện :

Bắt đầu từ phân xưởng

Mang tính tập thể

Với sự hỗ trợ của cấp lãnh đạo

 Sử dụng các bước tiếp cận có hệ thống để giải quyết các vấn đề về hiệu suất và cải tiến chất lượng ngay tại khu vực làm việc

Các bước tiến hành Kaizen Activities

1. Thành lập nhóm

2. Chọn đề tài

3. Thu thập dữ liệu

4. Phân tích vấn đề

5. Thiết lập mục tiêu

6. Tìm kiếm giải pháp

7. Chọn lựa giải pháp

8. Lãnh đạo chấp thuận

9. Thực hiện

10. Thu thập dữ liệu

11. Xử lý kết quả

12. Chuẩn hóa qui trình

13. Theo dõi

14. Báo cáo

Các điểm cơ bản của Kaizen Activities

 Dần dần từng bước nhưng liên tục

 Quan tâm đến quá trình hơn là kết quả :

– Tiếp cận có hệ thống (theo từng bước, có sử dụng công cụ)

– Nâng cao năng lực nhân viên và hứng thú làm việc thông qua đào tạo và sáng kiến

 Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên với cam kết mạnh mẽ của cấp lãnh

đạo

 Đặc biệt nhấn mạnh hoạt động nhóm

 Công cụ : thu thập và phân tích dữ liệu (quản lý bằng sự kiện – Management by fact)

Qui trình thực hiện

ACTION (HÀNH ĐỘNG)

CHECK (KIỂM TRA)

PLAN (LẬP KẾ HOẠCH)

DO (THỰC HIỆN)

Quy trình PDCA

LẬP KH

 Xác định vấn đề

 Phân tích nguyên nhân

 Hình thành giải pháp

 Điều chỉnh KH nếu cần

 Xử lý kết quả thu được

HÀNH ĐỘNG

 Đánh giá kết quả

 Chuẩn hóa các biện pháp đã áp dụng

 Hoặc thực hiện lại quy trình PDCA

Ý nghĩa của qui trình PDCA

 Kiểm soát (control) = kiểm tra (check) và hành động (action)

 So sánh kết quả và chỉ tiêu Việc theo dõi và thực hiện các biện pháp cần thiết khi có sự chênh lệch chính là bản chất của qui trình PDCA

 Thực hiện qui trình PDCA vừa đảm bảo đạt được các chỉ tiêu đề ra vừa cải tiến quá trình

 Thông thường công đoạn lập kế hoạch và thực hiện bị tách rời

 Thực hiện PDCA cũng là cách làm tăng khả năng tự kiểm soát nơi nhân viên

 Thông thường, nói đến kiểm tra ta chỉ tập trung vào các

khiếm khuyết PDCA lưu ý cả đến các ưu điểm và giúp hệ thống hóa / chuẩn hóa chúng

 Có hai loại hành động sửa chữa : tạm thời và lâu dài Tạm thời nhằm vào kết quả còn lâu dài nhằm vào quá trình.

Bước 1 : Thành lập nhóm

1. Nhóm cải tiến được thành lập dựa trên cơ sở

tham gia của các thành viên, có thể bao gồm các nhân viên thời vụ

• Số thành viên trung bình từ 6-10 người

2. Nhóm bầu ra nhóm trưởng và thư ký

3. Chọn tên nhóm, biểu tượng và khẩu hiệu

3. Chọn người hướng dẫn (có thể nhiều người) và

đề nghị Trưởng bộ phận liên quan làm người đỡ đầu

4. Đăng ký với Giám đốc nhà máy

Các vai trò liên quan

Nhóm trưởng  Điều phối các hoạt động của nhóm nhằm thực hiện đề

tài đã đăng ký theo thời gian qui định

 Phân chia công việc trong nhóm

 Điều hành các buổi họp nhóm

 Động viên các thành viên đóng góp thực hiện đề tài

 Liên lạc với người hướng dẫn, người đỡ đầu, bộ phận điều phối nhóm cải tiến để xúc tiến đề tài, thông tin phản hồi

Thư ký  Thông báo chương trình họp/làm việc Ghi biên bản các

cuộc họp, thực hiện báo cáo

 Cùng với nhóm trưởng tìm kiếm các cơ hội hợp tác

Thành viên  Đóng góp thực hiện đề tài (tự giác và theo phân công)

 Tham gia ý kiến xây dựng nhóm và cách thức thực hiện đề tài

 Tham dự đầy đủ các buổi họp nhóm

Các vai trò liên quan

Giám đốc nhà máy  Hỗ trợ tinh thần cho tất cả các nhóm.

 Nhận đăng ký thành lập nhóm

Người đỡ đầu

(Promoter)

 Thường là trưởng bộ phận liên quan

 Cung cấp các động viên, hỗ trợ cho nhóm

Người hướng dẫn

(Facilitator)

Thường là các giám sát

Tiêu chuẩn chọn lựa :

 Kiến thức và chuyên

môn vững

 Giải thích ý định của công ty và mục đích của phong trào cải tiến

 Giúp định hướng thực hiện đề tài

 Giúp gầy dựng nhóm : cách thức làm việc, hợp tác, đặt vấn đề, nghiên cứu; phản hồi cho nhóm về tiến độ, kết quả thực hiện và tinh thần nhóm

 Hỗ trợ việc huấn luyện và soạn thảo báo cáo Cung cấp các tài liệu tham khảo nếu có.

 Chia sẻ kinh nghiệm làm việc/giải quyết vấn đề của các nhóm.

 Định kỳ thông tin cho trưởng phòng, ban điều phối về tiến độ thực hiện đề tài của nhóm.

Các lưu ý ở giai đoạn thành lập nhóm

1 Để thành lập nhóm không cần phải có ý tưởng hay đề tài

sẵn Sau khi đã thành lập, nhóm sẽ đề nghị các đề tài có khả năng thực hiện.

• Điều quan trọng lúc khởi đầu là ý thức cải tiến và muốn

đóng góp vì lợi ích tập thể.

2 Thành viên trong nhóm cần bao gồm các khâu chủ chốt liên

quan như Sản xuất, Chất lượng, Kỹ thuật …

3 Chọn tên nhóm trước, kế đến khẩu hiệu rồi biểu tượng.

• Chọn tên nhóm mang tính biểu trưng cho mục đích của đề

tài, đặc trưng của nhóm hay đơn giản là tên của công đoạn hay bộ phận.

• Vd: Nhóm “Xanh”, nhóm ”Sáng kiến trẻ”, nhóm “Rang” …

4 Cả nhóm phải có mặt khi đến đăng ký với GĐNM

Các yêu cầu cơ bản của hoạt động

 Sự tham gia của nhiều người, nhiều chức năng, nhiều đối tượng

 Thái độ tích cực, hợp tác, xây dựng, linh động và thống nhất trong nhóm

 Tin tưởng và hiểu biết, tôn trọng lẫn nhau

 Khả năng lãnh đạo

 Quan tâm của cấp trên, động viên, đánh giá cao và tưởng thưởng các nỗ lực

Để bắt đầu các bạn có thể làm gì ?

 Tham gia các buổi giới thiệu về chương trình tại nhà máy

 Hỏi thăm các giám sát/trưởng bộ phận và người phụ trách chung từng chương trình

 Đọc tờ bướm sẽ in về các thông tin bổ sung

 Gặp gỡ với những người có kinh nghiệm tham gia các hoạt động trước đây

 Trao đổi với các bạn đồng nghiệp về khả năng thành lập nhóm và các thành viên có thể tham gia

 Tuyển mộ các thành viên khác

Bước 2 : Lựa chọn chủ đề

1. Các thành viên đóng góp ý kiến về các chủ đề

có thể thực hiện

2. Sàng lọc ban đầu để còn lại 3-4 chủ đề

3. Định ra các tiêu chuẩn đánh giá

4. Thu thập các dữ kiện ban đầu liên quan

5. Nhóm đánh giá cho điểm các chủ đề đã sàng lọc

theo các tiêu chuẩn đã định trước

6. Dựa trên kết quả cho điểm, nhóm quyết định

chọn chủ đề sẽ thực hiện

Các tiêu chuẩn đánh giá

 Mức độ quan trọng

 Ảnh hưởng lâu dài

 Tính cấp thiết

 Tần suất xảy ra

 Tính phù hợp với các mục tiêu và chỉ tiêu của

nhà máy/bộ phận

 Các yêu cầu về kỹ thuật và hỗ trợ

 Khả năng thực hiện

 Kết quả có thể đo lường được

Gợi ý chọn lựa đề tài

 Xác định định nghĩa về chất lượng và các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng

 Các dữ liệu, báo cáo hiện có về tình trạng chạy máy, hoạt động

 Quan sát thực tế

 Thảo luận với các bạn đồng nghiệp Sử dụng

phương pháp động não

 Nghiên cứu khả thi

 Tiêu chuẩn hiện hành

 Phản ứng của “khách hàng” Các khiếu nại nhận được

 Ý kiến / phản hồi của lãnh đạo

 Chỉ tiêu của nhà máy

Các biểu trưng của lưu đồ (flow chart)

Đường dẫn : chỉ hướng của lưu đồ Hành động : miêu tả một bước của quá trình Quyết định hay nhánh

Khởi đầu hay Kết thúc của một quá trình

Tài liệu, bảng kiểm tra, thông tin viết

Cơ sở dữ liệu Điểm nối

Các Công cụ phân tích

1. Phương pháp não công (Brainstorming)

2. Phiếu kiểm tra (check sheet)

3. Phương pháp phân vùng (Stratification)

4. Biểu đồ Pareto (Pareto chart)

5. Biểu đồ xương cá / nhân quả (Fish bone/Cause &

Effect diagram)

6. Biểu đồ phân tán (Scatter diagram)

7. Biểu đồ kiểm soát (Graph/Control chart)

8. Biểu đồ phân bố (Histogram)

Động não Lấy dữ liệu rộng rãi, tính đại diện, tổng quát cao

Phiếu kiểm tra Thu thập dữ liệu (khuyết tật, tần số, cải tiến…) thường là

cơ sở cho việc vẽ tất cả biểu đồ.

Phương pháp phân vùng Giúp lấy dữ liệu, phân tích, suy luận một cách hợp lý.

Biểu đồ Pareto Tìm được nguyên nhân chính, khách hàng chủ lực để sửa

chữa khuyết tật Tất cả nhằm đến cải tiến.

Biểu đồ phân bố Nhìn hình dạng đoán được khả năng quá trình Tính được

Cp và Cpk Tính độ lệch chuẩn suy được hiệu năng của quá trình Tất cả nhằm đến cải tiến.

Biểu đồ Kiểm soát Đoán được xu hướng quá trình được kiểm soát hay không

Biểu đồ Phân tán Tìm sự tương quan giữa các yếu tố (một YT dễ tìm, dễ đo

suy YT kia)

Biểu đồ Nhân quả Dùng phân tích chi tiết các yếu tố liên quan.

So sánh giữa các công cụ

Cách thức tiếp cận các số liệu

• Một nguyên tắc của quản lý chất lượng là khi

quyết định một việc gì hay đánh giá một tình trạng phải dựa trên sự kiện và sự kiện biểu hiện qua số liệu

Thu thập số liệu Bảng kê (phiếu

kiểm tra)

Xử lý số liệu Biểu đồ và thống kê

Trình bày kết quả XLSL Bảng kê và biểu đồXác định nguyên nhân

của vấn đề

Phân vùng

Các chức năng của 7 công cụ

 Thu thập dữ liệu một cách dễ dàng

 Xác định các vấn đề

 Giới hạn vùng có vấn đề

 Phán đoán các yếu tố có khả năng ảnh hưởng

đến chất lượng

 Kiểm chứng xem liệu các yếu tố được phán đoán có phải là các nguyên nhân đích thực

 Khẳng định tác động của hành động cải tiến

 Ngăn ngừa các sai lỗi do thiếu sót, vội vàng hay cẩu thả

 Nắm vững các thay đổi và xác nhận việc tuân thủ các tiêu chuẩn

Muïc ñích cuûa chuùng ta

Bảng tổng hợp cách sử dụng các công cụ

1 Xác định vấn đề Biểu đồ Pareto

2 Nắm bắt tình hình Biểu đồ

3 Thu thập dữ liệu Trung bình

4 Nắm bắt vấn đề về mặt số lượng Biểu đồ phân bố ; phương sai

5 Phân tích sai biệt (variance) BĐ phân tán; hệ số tương thích

6 Phân tích sai biệt tổng thể thành các

sai biệt giữa các nhóm và trong nhóm

Biểu đồ kiểm soát

7 Phân vùng PP Phân vùng

8 Ước lượng kết quả mong đợi

9 Tìm kiếm các nguyên nhân sai biệt Biểu đồ Nhân quả

10 Áp dụng biện pháp khắc phục

11 Xác nhận kết quả

12 Duy trì kết quả Tiêu chuẩn hóa

13 Đánh giá

Bước 5 : Định mục tiêu

• Phải tập hợp số liệu khá đầy đủ

• Mục tiêu đề ra dựa trên kết quả của các công cụ phân tích

• Tất cảc mục tiêu đều phải liên quan đến giải pháp và số liệu thu thập được

• Mục tiêu được khởi xướng từ toàn bộ thành

viên trong nhóm.

Bước 6 : Tìm kiếm giải pháp

• Sử dụng các công cụ cải tiên như là: Độngnão

• Tiến hành thử nghiệm và đo luờng kết quả

• Tất cả đều phải được Promotor & Facilitator

chấp thuận.

• Quy trình PDCA là một công cụ hữu hiệu trong giai đoạn này.

Bước 7 : Đề nghị giải pháp

• Phải đề ra được kế hoạch hành động, thử

nghiệm, giải pháp và trưởng bộ phận sẽ quyết định trước khi đưa lên Giám Đốc nhà máy quyết định cuối cùng.

• Đây là bước khá quan trọng không chỉ liên quan tới đề tài mà còn tới ngân sách đầu tư nếu có.

Bước 8 : Chấp thuận của lãnh đạo

• Trưởng bộ phận là người duyệt qua các đề tài trước

• Nếu ý tưởng không được lãnh đạo chấp thuận ,

nhóm phải làm lại cho đến khi được chấp thuận.

Bước 9 : Thực hiện

• Tất cả kế hoạch hoạt động khi được duyệt sẽ bắt đầu được thực hiện đúng như yêu cầu

• Tất cả mọi thành viên phải tham gia

• Việc kiểm tra tiến độ là rất cần thết.

Bước 10 : Thu thập dữ liệu so sánh

• Dữ liệu sau khi thực hiện phải được thu thập đầy đủ giống như ở bước phân tích vấn đề.

• Cả hai phải được so sánh nhằn tìm ra điểm

khác biệt

• Kết quả thực nghiệm phải đo lường được

• Kết quả phải so sánh với mục tiêu đề ra

Bước 11 : Theo dõi kết quả

• Phải đảm bảo rằng tất cả những gì áp dụng ở bước 9 luôn duy trì

• Thời gian theo dõi kết quả áp dụng khỏang 3 đến 4 tháng

Bước 12 : Tiêu chuẩn hóa

• Mọi tiêu chuẩn phải tuân thủ Perfetti quality system.

• Có thể sử dụng form mẩu có sẳn

• Phát hành tới các bộ phận liên quan

Bước 13 : Báo cáo

 Làm thành 3 bản bằng tiếng

Việt, không quá 60 trang in một mặt

• Nội dung đề nghị :

1 Giới thiệu chung :

 Giới thiệu về nhóm : tên, khẩu

hiệu, biểu tượng, các thành viên, người đỡ đầu, người hướng dẫn

 Giới thiệu về khu vực sản xuất

liên quan : dây chuyền, công nghệ, đặc thù

 Giới thiệu về nhà máy (chỉ

dùng để dự thi bên ngoài):

thông tin chung, lịch sử phát triển, các sản phẩm, giám đốc nhà máy

2 Quá trình thực hiện đề tài :

 Lý do lựa chọn đề tài

 Thu thập số liệu

 Phân tích vấn đề

 Xác lập mục tiêu

 Đề nghị và lựa chọn các giải pháp

 Thực hiện đề tài

 Thu thập số liệu sau khi thực hiện

 Đánh giá và chuẩn hoá qui trình

3 Kết luận :

 Giá trị đề tài

 Các thu hoạch khác

4 Phụ lục (nếu có)

Bước 14 : Trình bày đề tài

• Mổi đề tài trình bày từ 10 ~ 12 phút

• Tất cả mọi thành viên trong nhóm phải tham gia

• Kỹ năng trình bày tốt là một lợi thê

• Ngắn gọn , rõ ràng ,dễ hiểu

Phân loại nguyên nhân các sai lỗi

Con người (Human)  Phiếu kiểm tra (check list)

 Tín hiệu

 Cơ chế an toàn (fail safe, interlock)

 Tự động hóa

 Tổ chức lại công việc

 Kiểm tra (audit) Kỹ thuật (Technique)  Nghiên cứu công việc

 Huấn luyện

 Điều chỉnh công nghệ

 Bảo trì (maintenance) Thông tin (Communication)  Thuật ngữ

 Chuẩn hoá

 Đo lường

Đo lường

Nội dung Thu thập DL Lưu trữ DL Phân tích,

tổng hợp, khuyến nghị Đối tượng

(What)

Ở đâu (Where)

Khi nào (When)

Các tiêu chuẩn đánh giá đề tài

Vòng sàng lọc trước khi thi chính thức :

 Báo cáo tiến độ định kỳ

 Báo cáo kết quả dự án bằng văn bản

Thi chung kết xếp hạng :

1. Phương pháp tiếp cận và chọn lựa đề tài

2. Cách phân tích vấn đề

3. Cách các giải pháp được đề nghị và chọn lựa

4. Thực hiện và kết quả

5. Kết luận và tiêu chuẩn hóa

6. Cách trình bày

Đề tài thật sự có ích đối với BẠN vì ,

• Bạn sẽ CÓ được cơ hội :

 Học tập phương pháp làm

việc hệ thống, có tổ chức cùng với tập thể

 Nâng cao năng lực tư duy

phân tích, giải quyết vấn đề và sáng tạo

 Cải thiện kỹ năng trình bày

và giao tiếp

 Thêm hứng thú khi làm

việc

 Sự công nhận của tập thể

và BGĐ về những đóng góp và năng lực bản thân

Giải đáp thắc mắc

Còn chờ gì nữa ?