Cơ cấu tổ chức hành chính của công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM

Đất nước ta đang trên đà phát triển, tình hình kinh tế trong những năm vừa qua có rất nhiều sự chuyển biến tốt đẹp.

LỜI NÓI ĐẦU

Đất nước ta đang trên đà phát triển, tình hình kinh tế trong những năm

vừa qua có rất nhiều sự chuyển biến tốt đẹp Năm 2006, Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới (WTO) Để theo kịp với nền kinh tế thế giới và khu vực thì vấn đề đầu tư cho phát triển

cơ sở hạ tầng là rất quan trọng, nó sẽ thúc đẩy quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Qua một thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ phần Kỹ Thuật ELCOM và với những kiến thức đã học đã cho em thấy vai trò của công tác hoạt động quản trị sản xuất kinh doanh của công ty là vô cùng quan trọng.Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban Giám đốc và toàn thể nhân viên trong Công ty Cổ phần Kỹ Thuật ELCOM đã giúp đỡ, chỉ bảo em hoàn thành báo cáo này Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn sự giúp

đỡ của cô Thạc Sỹ Nguyễn Thị Hồng Thắm đã hướng dẫn em trong thời

gian thực tập vừa qua, giúp em hoàn thành Báo cáo tổng hợp nghiên cứu của mình

Nội dung báo cáo tổng hợp bao gồm ba phần:

Phần 1: Quá trình ra đời và phát triển của Công ty CP Kỹ Thuật ELCOM.

Phần 2 Cơ cấu tổ chức hành chính của Công ty CP Kỹ Thuật ELCOM.

Phần 3: Đánh giá các hoạt động quản trị của Công ty CP Kỹ Thuật ELCOM.

PHẦN I : QUÁ TRÌNH RA ĐỜI VÀ PHÁT TRIỂN CỦA

CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT ELCOM

1.1 Quá Trình ra đời và phát triển của doanh nghiệp

Năm 2005 Công ty Cổ phần kỹ thuật ELCOM được thành lập ELCOM

đã nghiên cứu, thiết kế, sản xuất đại trà thành công loạt các sản phẩm công nghệ hiện đại phục vụ cho Ngành giao thông vận tải, giao thông đô thị như:

Hệ thống điều khiển đèn tín hiệu giao thông – E37, Hệ thống điều khiển đèn chiếu sáng công cộng – PowerTek, Hệ thống Biển báo, Dải phân cách, Hệ thống xử lý nước, nước thải theo hình thức EPC, BOT, BT Công ty

ELCOM đã đầu tư nghiên cứu, chế tạo thành công “Hệ thống chấm điểm thi

Sát hạch lái xe ô tô tự động – ESMART”: ứng dụng công nghệ điện tử,

viễn thông tiên tiến nhất, tự động hoá hoàn toàn, đạt tiêu chuẩn ngành 22/TCVN có chất lượng cao, bản quyền phần mềm số 03/2006/QTG ngày 20/03/2006 Đến nay ELCOM đã, đang cung cấp, lắp đặt trên 30 Trung tâm sát, với hơn 420 xe sát hạch hạch được lắp thiết bị trên cả nước Các hệ thống được lắp đặt tại các Trung tâm sát hạch đều được Cơ quan có thẩm quyền nghiệm thu, cho phép đưa vào sát hạch

Hệ thống ESMART của ELCOM được Cơ quan có thẩm quyền và các Chủ đầu tư đánh giá cao nhất về chất lượng và dịch vụ, với chi phí đầu tư hợp

lý, mang lại hiệu quả đầu tư lâu dài tối ưu cho Chủ đầu tư

Luôn phấn đấu là một doanh nghiệp vững mạnh trong lĩnh vực phát triển công nghệ điện tử viễn thông trong nước, ELCOM tin tưởng rằng xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, bổ ích thực sự là nền tảng cho sự phát triển doanh nghiệp mang tính lâu dài Với phương châm “làm hết sức,

cho nhân viên đồng thời quan tâm, tạo điều kiện phát triển các hoạt động văn hóa tinh thần trong toàn công ty.

Công ty Cổ phần kỹ thuật ELCOM chính thức được thành lập ngày 11-2005 theo quyết định số: 0103009821 của Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội

04-Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần kỹ tuật ELCOM

Tên giao dịch: ELCOM Technologies

Trụ sở chính: 18 Nguyễn Chí Thanh, Ba Đình, Hà Nội

Điện thoại: 0438359359 Fax: 04 37711766

Website: www.elcom.com.vn

Email: hn.info@elcom.com.vn

Văn phòng đại diện : Chi nhánh TPHCM

Địa chỉ : 100A4 Thích Quảng Đức, Phường 5, Quận Phú Nhuận, TPHCM

Điện thoại : 08-39956174 Fax : 08-39956173

Các ngành nghề kinh doanh chính:

 Sản xuất các chương trình phần mềm, sản phẩm tin học;

 Thiết kế, sản xuất, lắp ráp, buôn bán máy móc thiết bị và các sản phẩm điện, điện tử, đo lường, thí nghiệm, tự động hoá, cơ khí và xử lý môi trường (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình);

 Sản xuất các thiết bị viễn thông, internet, ứng dụng công nghệ mới để sản xuất thiết bị thông tin, viễn thông;

 Ứng dụng công nghệ cao, ứng dụng công nghệ mới về sinh học trong

xử lý môi trường, thu gom rác thải, xử lý chất thải, xử lý ô nhiễm môi trường, tái chế phế liệu, phế thải;

 Xuất nhập khẩu tư liệu sản xuất (chủ yếu là máy móc thiết bị vật tư: điện, điện tử, viễn thông, đo lường, điều khiển, tự động hoá, cơ khí và xử lý môi trường) và các trang thiết bị công nghiệp;

 Dịch vụ kỹ thuật (Bao gồm thí nghiệm kiểm tra) điện, điện tử, tự động hoá, công nghệ thông tin, cơ khí, viễn thông, tổng đài, thuê bao dung lượng nhỏ và kỹ thuật môi trường;

 Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp và giao thông;

 Tư vấn, chuyển giao công nghệ, lắp đặt, thẩm định, giám sát công nghệ môi trường, tự động hoá công nghiệp, công nghệ thông tin, công nghệ sinh học, cơ khí, điện, điện tử, viễn thông;

 Lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, nghiên cứu khả thi các dự án xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình);

 Tư vấn, sản xuất và chuyển giao các sản phẩm ứng dụng công nghệ kỹ thuật cao ;

 Tư vấn đầu thầu cho các dự án trọn gói – chìa khoá trao tay (EPC)

 Tư vấn, xây lắp các công trình điện đến 35KV (không bao gồm dịch

vụ thiết kế công trình);

 Thiết kế công trình giao thông cầu, đường bộ;

Dịch vụ duy tu, bảo trì hệ thống chiếu sáng

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

1.2.1 Chức năng :

Do công ty Cổ phần kỹ thuật ELCOM là Công ty Thương mại, sản xuất

và lắp đặt nên chức năng của công ty là :

- Cung cấp, lắp đặt và chuyển giao các hệ thống điện tử, tự động hoá, xử

lý môi trường

1.2.2 Nhiệm vụ :

Thực hiện đúng các chuẩn mực và chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành, xây dựng kế hoạch kinh doanh đảm bảo có hiệu quả, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế cũng như các nghĩa vụ khác đối vói nhà nước

Thực hiện đúng chế độ tiền lương, BHXH, BHYT, các chế độ chính sách khác nhà nước quy định đối với cán bộ công nhân viên

Thường xuyên chủ động áp dụng khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ, nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật, máy móc thiết bị để phù hợp với sản xuất kinh doanh của công ty

PHẦN II : CƠ CẤU TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG

TY CP KỸ THUẬT ELCOM

2.1 Mô tả cơ cấu tổ chức DN

Tổ chức bộ máy của công ty

Căn cứ vào nhiệm vụ , chức năng , đặc điểm của quá trình kinh doanh , tính phức tạp của hợp đồng mua bán , xuất nhập sản phẩm, bộ máy quản lý của Công ty Cổ Phần Kỹ Thuật ELCOM được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến

- chức năng Cơ cấu này được thể hiện qua sơ đồ dưới đây :

Hình 2.1 : Sơ đồ bộ máy hành chính công ty

* Hội đồng quản trị: Là nơi đại diện cho cả công ty

Chức năng: Quản lý toàn bộ hoạt động của toàn doanh nghiệp

Nhiệm vụ: Là nơi bàn bạc, thông qua các kế hoạch, cũng như quyết định thực hiện các hoạt động của công ty

* Giám Đốc : Là người có quyền lực cao nhất, là người đại diện pháp

nhân của công ty, được phép sư dụng con dấu riêng Giám Đốc công ty là người ra quyết định chiến lược và chiến thuật cho công ty, là người có quyền điều hành và phân cấp hoạt động kinh doanh của công ty Giám đốc công ty

có thể tự xem xét quýêt định thành lập, tổ chức lại , giải thể hoặc sáp nhập các đợn vị trực thuộc

Giám đốc công ty có quyền uỷ quyền cho cấp dưới thay mình điều hành các hoạt động của công ty trong thời gian giám đốc vắng mặt

*

Phó giám đốc : Hỗ trợ cho Giám đốc giải quyết tất cả các công việc có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty

Xây dựng , đề xuất các phương án kinh doanh

Hỗ trợ cho Giám đốc là các phòng ban chức năng Bộ máy tổ chức của công ty Cổ Phần Kỹ Thuật ELCOM gồm các phòng ban chuyên môn có chức năng tham mưu, giúp việc cho Gám Đốc trong quản lý điều hành công việc phù hợp với điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty :

+ Phòng hành chính

+ Phòng kỹ thuật

+ Phòng tài chính kế toán

+ Phòng kinh doanh

+Phòng phần mềm máy tính

Các phòng ban chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, mỗi phòng ban đều có người đứng đầu là các trưởng phòng được phân công nhiệm vụ đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty được thông suốt

*

Phòng hành chính : Tham mưu cho Gám đốc Công ty về công tác quản

lý văn phòng, hội nghị , văn thư lưu trữ, quản lý và điều động trang thiết bị văn phòng, công tác bảo vệ và thông tin liên lạc Tổ chức sắp xếp bố trí nguồn nhân lực một cách hợp lý nhằm đạt hiệu quả cao trong kinh doanh

+ Quản lý toàn bộ công tác tài chính kế toán : quản lý vốn, thu hồi vốn, huy động vốn

+ Tập hợp các khoản chi phí kinh doanh, đánh giá giá thành sản phẩm qua các lần xuất nhập sản phẩm

+ Tính toán kết quả sản xuất kinh doanh, theo dõi tăng giảm tài sản và thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước về các khoản phải nộp

*

Phòng Kinh doanh : Đứng đầu là trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các vấn đề có liên quan đến hoạt động mua bán , kinh doanh hàng hoá Có nhiệm vụ nắm bắt những biến động trên thị trường tiêu

tăng cường lợi nhuận và ngày càng phát triển, tư vấn cho khách hàng về tính năng, công dụng của sản phẩm, tiếp nhận thông tin phản hồi từ phía khách hàng Các nhân viên của phòng kinh doanh phải biết sử dụng máy vi tính, thành thạo nghiệp vụ kinh doanh, am hiểu thị trường về lĩnh vực mà công ty đang kinh doanh

* Phòng Vật tư thiết bị : Có chức năng nhiệm vụ lo cung ứng vật tư thiết

bị cho việc sửa chữa hay lắp ráp sản phẩm, kế hoạch dự trữ sản phẩm của công ty, kế hoạch hoá dự trữ thiết bị nhằm phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm

*

Phòng Phần mềm - máy tính : Giúp DN sửa chữa các thiết bị vi tính cho đối tác khách hàng

PHẦN III : ĐÁNH GIÁ CÁC HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ

3.1 Bảng đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Bảng tóm tắt năng lực tài chính của Công ty cổ phần kỹ thuật Elcom trong vòng 5 năm gần đây nhất trên cơ sở Báo báo tài chính năm đã được duyệt

Bảng đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Bảng đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

( Nguồn : Phòng kế toán )

Qua Bảng đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và Tốc độ tăng trưởng của công ty từ năm 2005 đến năm 2009 chúng ta rút ra được những nhân xét :

- Doanh thu của công ty qua các năm đều tăng Tốc độ tăng lợi nhuận thấp hơn tốc độ tăng doanh thu làm cho doanh lợi tiêu thụ của công ty giảm thấp, sử dụng vốn của công ty kém hiệu quả Mặc dù doanh thu tăng, nhưng

do không tiết kiệm được chi phí nên lợi nhuận giảm Do vậy, công ty cần có biện pháp quản lý chi phí để tăng lợi nhuận nâng cao khả năng sinh lời của đồng vốn

Tuy đã một phần chiếm lĩnh được thị trường trong nước tuy nhiên công

ty vẫn gặp phải một số khăn khăn sau:

- Việt Nam là nước đang trong giai đoạn công nghiệp-hoá hiện đại hoá nên còn hạn chế về luật môi trường Do đó các dự án về xử lý nước thải còn ít

- Hạn chế về vốn do các dự án (môi trường) thường có giá trị lớn nên vốn thường là đi vay

- Chưa đủ khả năng để tiếp cận và mở rộng thị trường quốc tế

3.2 Chiến lược và kế hoạch

Lập kế hoạch

Kế hoạch công việc định kỳ tuần phải được lập hợp với các mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch dài hạn hơn (tháng, quý, năm) của bộ phận hoặc dự án Khi có yêu cầu hoặc khi cần thiết, kế hoạch công việc của các đơn vị cần được xem xét/phê duyệt bởi cán bộ quản lý cấp cao hơn

Kế hoạch công việc bao gồm các nội dung :

Mục tiêu của tuần/công việc

Các kết quả chính cần phải có sau khi thực hiện kế hoạch

Công việc, ngày bắt đầu, thời hạn, người/nhóm người thực hiện, kết quả

cụ thể (nếu có)

Các ghi chú, yêu cầu, đề xuất, lưu ý, (nếu cần thiết)

Kế hoạch công việc được lập và phổ biến cho các nhân viên chậm nhất

là đến 12:00 ngày thứ hai đối với kế hoạch tuần và trước khi bắt đầu các công việc không thường xuyên có thời gian thực hiện dưới 02 tuần Các công việc bắt đầu sớm hơn thời gian trên cần được giao việc từ cuối tuần trước hoặc trước khi công việc bắt đầu

Kế hoạch công việc cầni đảm bảo đầy đủ các yêu cầu :

Mỗi thành viên trong bộ phận/nhóm chịu trách nhiệm về ít nhất 02 việcMỗi công việc của cá nhân có khối lượng không quá 03 ngày công

Các công việc phải có thời hạn hoàn thành

Trong trường hợp có những công việc phức tạp, kéo dài hoặc có các nhóm công việc nhỏ hơn trong bộ phận/nhóm làm việc thì người phụ trách có thể lập kế hoạch công việc trên cơ sở từng nhóm nhỏ, người phụ trách các công việc này có trách nhiệm cụ thể hóa bằng kế hoạch công việc riêng cho nhóm mình

Khi có những thay đổi đối với kế hoạch ban đầu (có những công việc mới, hủy bỏ một số công việc, thay đổi thời hạn, ) các thay đổi mới cần được ghi nhận/cập nhật vào kế hoạch và các nội dung cũ cần được lưu lại.Thực hiện kế hoạch

Người phụ trách các đơn vị/nhóm làm việc có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra, nhắc nhở nhân viên trực thuộc thực hiện các công việc được giao đúng thời hạn, đúng yêu cầu và đúng chất lượng.

Tới thời điểm kết thúc của từng công việc trong kế hoạch, người phụ trách phải có trách nhiệm kiểm tra kết quả công việc của nhân viên trực thuộc

Các trường hợp sau đây được coi là không thực hiện đúng kế hoạch:Hết thời hạn nhưng chưa có các kết quả đạt được theo yêu cầu

Cá nhân tự thay đổi kế hoạch mà không có sự chấp nhận của người phụ trách

Không có mặt trong các buổi họp phổ biến kế hoạch mà không có lý do được chấp thuận trước khi buổi họp bắt đầu

Trễ hẹn với khách hàng mà không thông báo và được khách hàng đồng ý trước khi đến hẹn

Công việc có yêu cầu báo cáo nhưng không có báo cáo đúng thời hạn yêu cầu

Khi có những khó khăn hoặc thay đổi đột xuất liên quan đến việc thực hiện một công việc nào đó, nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện có trách nhiệm báo cáo với người phụ trách sớm nhất có thể và trước khi đến thời hạn cuối cùng

Khi nhận kế hoạch, nếu đánh giá thấy không có khả năng hoàn thành công việc đúng hạn, nhân viên có trách nhiệm báo cáo với người quản lý để thay đổi kế hoạch cho phù hợp hoặc yêu cầu sự hướng dẫn, hỗ trợ từ người quản lý

Các công việc không lập được kế hoạch là công việc không dự kiến trước được thời gian, điều kiện thực hiện hoặc nhân lực cần thực hiện Thường là các công việc phải thực hiện trước khi có thể lập được kế hoạch hoặc các công việc phụ thuộc nhiều vào các yếu tố khách quan (khách hàng, Lãnh đạo, bộ phận liên quan chưa sẵn sàng, trang thiết bị chưa định liệu được

…)

Đối với các công việc loại này cần thực hiện như sau:

- Người / nhóm được giao thực hiện cần định ra được nội dung bước cần thực hiện trước mắt, thời gian dự định (nếu có) và báo cáo cho cấp trên quản

lý trực tiếp

- Tới khi xử lý xong hoặc không xử lý xong được như đã dự kiến cần báo cáo ngay tình trạng và kết quả của bước này và mô tả/đề xuất bước tiếp theo cần thực hiện

- Tới khi công việc có thể lập được kế hoạch thì lập và thực hiện theo các nội dung đã quy định ở các mục 3.1 và 3.2

- Kết quả và trạng thái các công việc này phải được thể hiện trong báo cáo tuần

3.3 Quản trị quá trình sản xuất

Kế hoạch sản xuất : gồm 2 vấn đề kế tiếp nhau là xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch Xây dựng kế hoạch sản xuất là chức năng đầu tiên và trọng yếu của quản trị quá trình sản xuất Có thể kế hoạch hoá quá trình sản xuất theo hoặc không theo lịch thời gian

* Kế hoạch hoá theo lịch thời gian

Nếu lấy các mốc thời gian theo lịch để kế hoạch hoá thường chia kế hoạch sản xuất ra thành kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn Kế hoạch sản xuất dài hạn có khoảng thời gian từ 3-5 năm hoặc xa hơn Kế hoạch sản xuất dài hạn nằm trong nội dung triển khai thực hiện chiến lược kinh doanh

Kế hoạch sản xuất trung hạn thường có khoảng thời gian từ 1-3 năm với nội dung chủ yếu là triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất dài hạn Kế hoạch sản xuất ngắn hạn có khoảng thời gian từ 1 năm trở xuống Kế hoạch sản xuất hàng năm của DN thường gắn với kế hoạch tiêu thụ và được gọi là kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm kế hoạch sản xuất lấy mốc thời gian theo lịch

và giải quyết tổng thể các nhiệm vụ ở phạm vi toàn DN

Kế hoạch sản xuất phải bao gồm những nội dung chủ yếu là :

- Mục tiêu cần đạt

- Số lượng từng loại sản phẩm được sản xuất trong kỳ kế hoạch , mức tồn kho cuối kỳ đối với từng loại thành phẩm, từng loại bán thành phẩm và từng loại nguyên vật liệu, mức độ yếu tố sản xuất như máy móc thiết bị, lao động, yếu tố sản xuất…

- Các giải pháp cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ kế hoạch:

Để xây dựng kế hoạch sản xuất cần phải dựa trêb các thông tin chủ yếu

của khách hàng chưa được thoả mãn, những đơn đặt hàng đã ký hoặc dự kiến

sẽ ký trong kỳ kế hoạch, số lượng sản phẩm tồn kho, sản phẩm dở dang, năng lực sản xuất của toàn công ty……

* Kế hoạch hoá không theo lịch thời gian

Có 2 phương pháp kế hoạch hoá chương trình ngắn hạn là kế hoạch hoá từng bước ( kế hoạch hoá bộ phận) và kế hoạch hoá đồng thời ( kế hoạch hoá tổng thể )

Lập kế hoạch cho 1 chương trình ( dự án ) phải giải quyết các nội dung

cơ bản sau :

- Xác định mục tiêu của dự án

- Xác định các nhiệm vụ cũng như hoạt động cụ thể cần phải thực hiện

để đạt được mục tiêu của dự án

- Xác định thời gian thực hiện từng nhiệm vụ cụ thể, mối liên hệ về thời gian về nhiệm vụ tức là những nhiệm vụ nào phải thực hiện trước, những nhệm vụ nào phải thực hiện sau

- Tính toán thời gian sớm nhất có thể hoàn thành dự án và những nhệm

vụ quan trọng ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án

- Lập kế hoạch chỉ đạo sản xuất và cân đối năng lực sản xuất tức là cân đối năng lực sản xuất, xác định rõ lịch trình thực hiện các nhiệm vụ của dự án

- Xác định chi phí thực hiện dự án, chi phí tăng thêm khi cần rút ngắn thời gian thực hiện dự án

3.4 Quản trị và phát triển nguồn nhân lực

* Tổng số lao động hiện có: 65 người