Kế toán nguyên vật liệu, CCDC tại công ty TNHH MTV môi trường hà long

Kế toán thành phẩm, hàng hoá, vật tư và tiêu thụ: Theo dõi thu thập số liệu báo cáo về các loại hàng, các thành phẩm xuất bán của Công ty, theo dõi chứng từ mua, bán xuất nhập vật liệu c

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế sản xuất hàng hoá có sự tham gia của nhiều thành phầnkinh tế vận động cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, các Doanhnghiệp phải đối mặt với cạnh tranh Muốn thắng lợi trong cạnh tranh, một vấn đềquan trọng mà bất cứ Doanh nghiệp nào cũng đều phải quan tâm đến là giảm chiphí sản xuất, vì giảm một đồng chi phí có nghĩa là tăng thêm một đồng lợinhuận

Trong các doanh nghiệp xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu chiếm một tỷtrọng lớn trong giá thành sản phẩm đồng thời cũng là một trong những nhân tốquyết định đến kết quả sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp Chính vì vậy,quản lý tốt nguyên vật liệu là điều kiện cơ bản làm giảm chi phí hạ giá thành sảnphẩm từ đó tạo ra sức mạnh cạnh tranh trên thị trường làm tăng lợi nhuận củaDoanh nghiệp

Thấy được sự cần thiết của công tác kế toán nguyên vật liệu trong quátrình sản xuất kinh doanh cùng với những kiến đã được học, em muốn được tìmhiểu sâu hơn nữa về công tác kế toán này Do đó em đã lựa chọn đề tài tốt nghiệp

là: “Kế toán nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty TNHH MTV môi trường Hà Long” nhằm kết hợp giữa lý luận và thực tiễn, củng cố lý thuyết đã được học để

làm đề tài nghiên cứu

Thông qua việc nghiên cứu thực tế và tổ chức thực hiện công tác kế toánvật liệu tại Công ty TNHH MTV môi trường Hà Long, chuyên đề làm rõ quy trìnhhạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty TNHH MTV môi trường Hà Long vàcác nhân tố ảnh hưởng để từ đó đề xuất các ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả củacông tác kế toán vật liệu tại Công ty

CHƯƠNG 1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH

MTV MÔI TRƯỜNG HÀ LONG 1.1 Sự hình thành và phát triển của Công ty

Công ty TNHH MTV dịch vụ môi trường Hà Long đóng trên địa bàn Phường Cao Xanh – thành phố Hạ Long - tỉnh Quảng Ninh, là trung tâm văn hóa, kinh tế, chính trị của tỉnh Quảng Ninh.

Công ty có tiền thân là cơ sở sản xuất cơ khí Vân Anh và để phát huy tiềm năng

và lợi thế hiện có, đồng thời mở rộng thêm ngành nghề kinh doanh nhằm cung ứng cho thị trường trong huyện và các huyện, thị xã lân cận, ngày 01 tháng 7 năm 2006, Công

ty TNHH MTV môi trường Hà Long chính thức được thành lập Trụ sở tại số 44 Lê Thánh Tông – phường Cao Xanh – TP Hạ Long - tỉnh Quảng Ninh.

Tuy mới thành lập được gần 5 năm nhưng với sự phát triển của kinh tế thị trường cùng với kinh nghiệm tích luỹ được từ khi còn là cơ sở sản xuất cơ khí nên Công ty ngày càng khẳng định được uy tín, chất lượng trên thị trường Trong quá trình hình thành và phát triển, Công ty luôn không ngừng cải tiến đổi mới thiết bị kỹ thuật nhằm nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm, từng bước khắc phục những khó khăn, yếu kém Công tác cải tiến, sắp xếp lại bộ máy sản xuất kinh doanh đã đi vào ổn định, nề nếp Trong vấn đề hiện nay vấn đề tiêu thụ sản phẩm luôn được Công ty quan tâm hàng đầu, Công ty luôn tìm tòi, đổi mới mẫu mã, đa dạng hoá sản phẩm do vậy thị trường luôn được duy trì và mở rộng Đối với mặt hàng là máy móc thiết bị, vật liệu xây dựng Công ty luôn chú trọng đến chất lượng và giá cả hợp lý nên sản phẩm do Công ty phân phối luôn có tính cạnh tranh cao và tạo được chỗ đứng vững chắc trên thị trường.

1.2 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty

1.2.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Sơ đồ 1.1 Quy trình công nghệ sản xuất gia công cơ khí

Giải thích các quy trình:

+ Nhận đơn hàng, ký kết hợp đồng với khách hàng: Đặc thù của ngành chế tạo sản phẩm cơ khí là sản phẩm phải được thiết kế và sản xuất phù hợp với ngành nghề của người mua, do đó Công ty xác định sản xuất sản phẩm theo nhu cầu của người mua, hoặc khi người mua có nhu cầu Công ty sẽ tiến hành tư vấn về sản phẩm, khi khách hàng đồng ý với sản phẩm, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế làm căn

cứ thực hiện hợp đồng.

+ Chuẩn bị vật tư đầu vào, bố trí nhân công: Công việc của ngành cơ khí luôn liên quan đến sắt thép, liên quan đến các công việc gia công bằng tay như tiện, phay, hàn, bào Tuy nhiên, hiện nay với sự phát triển của công nghệ, công việc ngành cơ khí được chuyên môn hóa, nhiều công việc cơ khí mà người làm việc gần như không tham gia vào tiện, phay, bào, hàn.

+ Chế tạo, gia công hoàn thiện: Căn cứ trên bản vẽ thiết kế, các vật tư đầu vào

và nhân công, Công ty tiến hành chế tạo và hoàn thiện sản phẩm

+ Lắp đặt, chạy thử, bàn giao cho KH: Sản phẩm hoàn thiện sẽ được vận chuyển đến địa điểm sản xuất của người mua và tiến hành lắp đặt chạy thử, nếu sản phẩm hoạt động ổn định Công ty sẽ tiến hành bàn giao cho người mua, đồng thời hai bên làm thủ tục thanh toán theo quy định trong hợp đồng.

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của Công ty

Nhận đơn hàng, ký kết

hợp đồng với KH vào, bố trí nhân côngChuẩn bị vật tư đầu

Chế tạo, gia công hoàn

thiện

Lắp đặt, chạy thử, bàn giao cho KH

Là một doanh nghiệp với tiền thân là cơ sở sản xuất cơ khí, do đó Công ty vẫn tiếp tục duy trì phát triển ngành nghề cơ khí, bên cạnh đó, Công ty đã mở rộng nhà xưởng, xây dựng nhà máy chế biến phân hữu cơ vi sinh từ rác thải sinh hoạt Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty:

- Gia công, chế tạo các sản phẩm cơ khí

- Thu gom rác thải

- Sản xuất phân bón, các loại vật tư phục vụ nông, lâm nghiệp

- Kinh doanh dịch vụ nông, lâm nghiệp

- Trồng rừng và chăm sóc rừng trồng.

- Kinh doanh dịch vụ vận tải

1.3 Tổ chức bộ máy quản lý Công ty

Cơ cấu tổ chức của công ty được chia làm 2 bộ phận chức năng rõ ràng: Một bên chịu trách nhiệm về kỹ thuật sản xuất và một bên chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh và chỉ đạo chung của 2 bộ phận chức năng này là một giám đốc Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty

xuất

Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong Công ty

* Ban Giám Đốc:

- Một giám đốc phụ trách chung và công tác tài chính kinh doanh.

- Một phó giám đốc phụ trách sản xuất có nhiệm vụ giúp việc giám đốc chỉ đạo nhiệm vụ sản xuất ở các phân xưởng.

- Một phó giám đốc phụ trách kinh doanh.

Kế hoạch sản xuất có thể được lập trong năm năm, trong năm trong, lập hàng quý nhằm đánh giá và kiểm soát tiến độ hoàn thành, các chi phí phát sinh.

- Phòng Kế toán: gồm một kế toán trưởng có chức năng tham mưu giám đốc tổ chức thực hiện tốt hoạch toán kinh tế, thống kê, thông tin kinh tế trong công ty Thông qua thể lệ giúp giám đốc quản lý và sử dụng tiết kiệm hợp lý vật tư, thiết bị, tiền vốn trong sản xuất kinh doanh.

- Phòng kinh doanh: gồm một trưởng phòng phụ trách chung, một phó phòng phụ trách mua bán vật tư, tiêu thụ sản phẩm.

- Phòng Tổng hợp: gồm một trưởng phòng phụ trách tiền lương, một phó phòng phụ trách đời sống , một phó phòng phụ trách bảo vệ.

Có trách nhiệm tổ chức kiểm tra hướng dẩn, theo dõi tổ chức lao động – hành chính - bảo vệ của các công trình để họ thực hiện đúng với điều lệ phân cấp của công

ty Đồng thời phản ánh kịp thời với giám đốc những sai sót về công tác tổ chức lao động – hành chính - bảo vệ để lãnh đạo có chủ trương giải quyết.

Nghiên cứu về chính sách cán bộ, theo dõi về tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ để quy hoạch cán bộ đạt tỷ lệ cao, tiến hành các thủ tục kiểm điểm định kỳ, nhận xét các

bộ Chỉ đạo công tác lưu trữ, bổ xung hồ sơ lý lịch CBCNVC vào sổ BHXH.

1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty

1.4.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức công tác kế toán tại Công ty

SƠ ĐỒ 1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ tác nghiệp

Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán.

Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Phụ trách chung, trực tiếp xây dựng mô hình quản lý bộ máy kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty và năng lực của từng nhân viên kế toán, trực tiếp xây dựng trình tự luân chuyển chứng từ có liên quan đến sản xuất kinh doanh và quản lý trong Công ty, là người giúp việc cho Giám đốc thực hiện các chế độ chính sách về tài chính kế toán của Công ty Tính giá thành sản

Kế toán trưởng kiêm KT

Thủ quỹ, thủ kho

Kế toán thành phẩm, hàng hoá, vật tư và tiêu thụ: Theo dõi thu thập số liệu báo cáo về các loại hàng, các thành phẩm xuất bán của Công ty, theo dõi chứng từ mua, bán xuất nhập vật liệu của công ty do các bộ phận khác chuyển đến và chuyển chứng từ đến bộ phận kế toán khác, theo dõi thu chi tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Kế toán tài sản cố định kiêm kê toán công nợ: Theo dõi, lập bảng phân bổ khấu hao về tài sản cố định tại Công ty, theo dõi chứng từ, sổ sách thanh toán với người bán

và người mua.

Thủ quỹ, thủ kho: Là người chịu trách nhiệm nắm giữ tiền mặt hàng ngày theo ghi chép số tiền nhập, xuất, tồn quỹ.

1.4.2 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty

- Về chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán của Công ty áp dụng theo Quyết định

số 48/2006/QĐ-BTC, ngày 26/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, và một số chứng từ khác ngoài Quyết định 48 nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác quản lý tại Công ty

- Về chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, ngày 26/3/2006 về việc ban hành chế độ kế toán vừa và nhỏ.

- Tài khoản sử dụng: Hệ thống tài khoản mà công ty áp dụng theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, ngày 26/03/2006 của Bộ Tài chính.

- Sổ sách sử dụng: Sổ nhật ký – sổ cái; sổ chi tiết nguyên vật liệu, CCDC, sổ chi tiết phải thu, phải trả, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên (trị giá vốn vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho được tính theo đơn giá bình quân vào cuối tháng).

- Phương pháp tính thuế GTGT: Áp dụng phương pháp khấu trừ.

- Hình thức kế toán Công ty sử dụng: Hình thức nhật ký – sổ cái

SƠ ĐỒ 1.4 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT

KÝ - SỔ CÁI TẠI CÔNG TY TNHH MTV MÔI TRƯỜNG HÀ LONG

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

1.5 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty

Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty qua các năm được thể hiện qua các chỉ tiêu như sau:

Chỉ tiêu (triệu đồng) ĐVT Năm

2009

Năm 2010

Năm 2011

So sánh 2010/2009 2011/2011

Nhận xét: Qua bảng phân tích trên, ta thấy:

Về Doanh thu có tốc độ tăng trưởng năm sau luôn cao hơn năm trước Cụ thể năm 2010 so với 2009 tăng 4.009 triệu đồng, tương ứng với tốc độ tăng 40,03%; năm

2011 tăng 11.023 triệu đồng so với năm 2010, tương ứng với tốc độ tăng 78,61% Có thể nói doanh thu là chỉ tiêu rất quan trọng và có nhiều ý nghĩa Doanh thu tăng chứng

tỏ Công ty ngày càng khẳng định được vị trí của mình trên thị trường, chứng tỏ sản phẩm của Công ty có mẫu mã phong phú, chất lượng cao được khách hàng ngày càng tín nhiệm, không những thế doanh thu còn là chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, khả năng cạnh tranh so với các doanh nghiệp cùng ngành Đây cũng là tiền đề tốt để Công ty mở rộng quy mô sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm.

Các chỉ tiêu về giá vốn hàng bán cũng có tốc độ tăng tương ứng với doanh thu, điều này hoàn toàn hợp lý, tuy nhiên xét về tốc độ tăng trưởng, ta thấy giá vốn hàng bán có tốc độ tăng nhanh hơn doanh thu Lý giải cho nguyên nhân dẫn tới tình trạng này là do trong những năm qua, giá các yếu tố chi phí đầu vào đều tăng mạnh, nhất là

các loại sắt thép, ngoài ra chi phí nhiên liệu động lực cũng tăng cao do ảnh hưởng biến động của tình hình thế giới Trong thời gian tới, để duy trì tốc độ tăng trưởng cao cùng với đạt mục tiêu lợi nhuận đề ra đòi hỏi Công ty cần cải tiến thiết bị công nghệ theo hướng tiết kiệm vật tư, tăng cường công tác quản lý các hao phí về vật tư, nhân công nhằm đảm bảo tiết kiệm chi phí,hạ giá thành sản phẩm.

Với các chi phí gián tiếp liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh bao gồm chi phí QLDN và chi phí BH trong các năm qua cũng tăng lên, tuy nhiên qua bảng phân tích có thể thấy các chi phí này tăng lên không đáng kể, chứng tỏ Công ty thực hiện rất tốt công tác quản lý các yếu tố chi phí gián tiếp Điều này giúp Công ty tiết kiệm chi phí hơn và đây là yếu tố quan trọng để tăng lợi nhuận do vậy Công ty cần phát huy mặt mạnh này.

Doanh thu tăng cùng với các yếu tố chi phí tăng hợp lý làm cho lợi nhuận của Công ty liên tục tăng, năm 2010 so với năm 2009 tămg 42 triệu đồng, tương ứng với tốc độ tăng 9,57%; năm 2011 tăng 800 triệu đồng, tương ứng tốc độ tăng 166,32%.

Lợi nhuận tăng là một động lực quan trọng giúp Công ty tái đầu tư mở rộng sản xuất, đồng thời nó cũng thể hiện hiệu quả sử dụng tài sản, hiệu quả sử dụng vốn, khả năng sinh lời của tài sản

Bên cạnh việc sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, Công ty còn thực hiện rất tốt các khoản nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, các khoản thu nộp ngân sách nhà nước ngày càng tăng, đóng góp ngày càng nhiều cho ngân sách nhà nước

Đi đôi với việc thực hiện nghĩa vụ với nhà nước Công ty còn rất quan tâm đến đời sống của Công nhân viên chức trong Công ty, thu nhập của người lao động trong Công ty ngày càng tăng, cụ thể năm 2010 so với năm 2009 tăng 12,29%; năm 2011 tăng 17,31% Thu nhập tăng đảm bảo đời sống cho người lao động từ đó khích lệ người lao động hăng say làm việc, tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm.

Nhìn chung tình hình sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm đều rất tốt chứng tỏ định hướng sản xuất kinh doanh đúng đắn của Công ty.

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH MTV DỊCH VỤ MÔI

TRƯỜNG HÀ LONG 2.1 Cơ sở lý luận về kế toán NVL, CCDC

2.1.1 Đặc điểm, nguyên tắc và nhiệm vụ kế toán NVL, CCDC

* Đặc điểm nguyên vật liệu

- Nguyên vật liệu có hình thái biểu hiện ở dạng vật chất như sắt thép, cát, đá,sỏi trong các doanh nghiệp xây dựng cơ bản, sợi trong doanh nghiệp dệt, vải trongdoanh nghiệp may mặc,…

- Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳsản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của laođộng chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo rahình thái vật chất của sản phẩm

- Chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chiphí sản xuất và giá thành sản phẩm

Những đặc điểm trên của nguyên vật liệu đã tạo ra những đặc trưng riêngcho công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp, đồng thời đặt rayêu cầu tăng cường công tác quản lý, sử dụng nguyên vật liệu để đảm bảo sửdụng tiết kiệm, có hiệu quả nhằm giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm Dovậy, các doanh nghiệp cần đặt ra yêu cầu cụ thể trong công tác quản lý nguyênvật liệu

* Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận là mục đích cuối cùng củasản xuất kinh doanh Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càngđược quan tâm Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm chi phísản xuất, hạ giá thành sản phẩm Do vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 60 – 70% tổngchi phí, nguyên vật liệu cần được quản lý thật tốt Nếu doanh nghiệp biết sử dụngnguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lượngtốt mà giá thành lại thấp tạo ra mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thịtrường

Do vậy việc quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quảkinh tế càng cao Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cầnchặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến khâu sửdụng.

- Trong khâu thu mua: Các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành

thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sảnphẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp Tại đây đòi hỏi phải quản lý chặtchẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả của nguyên vật liệu được thumua Quản lý chặt chẽ cả về mặt tiến độ, thời gian cần thiết cho quá trình thumua

- Trong khâu dự trữ, bảo quản: Để quá trình sản xuất được liên tục phải

dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng khôngđược dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích Đồng thời phảithực hiện việc tổ chức kho hàng, bến bãi phải trang bị đầy đủ các phương tiệncân đo, chế độ bảo quản theo đúng tính chất lý hoá của nguyên vật liệu để giảmbớt hư hỏng, hao hụt, mất mát, đảm bảo an toàn, giữ được chất lượng củanguyên vật liệu

- Trong khâu sử dụng: Doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ, chính xác,

kịp thời giá nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm Do vậy trong khâu

sử dụng phải tổ chức tốt ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụngnguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả

* Nhiệm vụ của công tác hạch toán nguyên vật liệu.

Các loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dựtrữ cho quá trình sản xuất kinh doanh bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu,phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ…

Doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua, dự trữ đầy đủ, kịp thời các loạinguyên vật liệu kể cả về số lượng, chất lượng, chủng loại nhằm đảm bảo cho quátrình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường

Để thực hiện được các công việc nêu trên, kế toán cần làm tốt các nhiệm vụ

- Ghi chép, tính toán, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số hiện có vàtình hình biến động của các loại nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật, tínhtoán chính xác giá gốc (hoặc giá thành thực tế) của từng loại, từng thứ vật tưnhập, xuất, tồn kho; đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin phụ vụ choyêu cầu quản lý nguyên vật liệu của doanh nghiệp.

- Tập hợp và phán ánh đầy đủ chính xác, kịp thời số lượng và giá trịnguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình các mức tiêu hao nguyên vật liệu

- Phân bổ hợp lý nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chiphí sản xuất

- Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồnkho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu hụt, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất

để doanh nghiệp có biện pháp kịp thời xử lý, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại cóthể xảy ra

- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụngtừng loại nguyên vật liệuđáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Để thực hiện tốt nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu, tổ chức kế toán cầnlàm tốt các yêu cầu sau:

- Tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ TàiChính, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ Trình tựluân chuyển phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho những người quản lýnguyên vật liệu, đảm bảo sự an toàn cho chứng từ, cập nhập vào sổ kế toán đầy

đủ, kịp thời, tránh sự trùng lắp hoặc luân chuyển chứng từ qua những khâukhông cần thiết và phải giảm thời gian luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất

- Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất

và nguyên tắc thích ứng Tài khoản tổng hợp cảu doanh nghiệp xây dựng căn cứvào chế độ kế toán và thống nhất theo chế độ ban hành Bên cạnh đó các tài khoảnchi tiết được xây dựng dựa trên đặc điểm riêng của doanh nghiệp sao cho phù hợpvới công tác kế toán của doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác

kế toán

- Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán nguyên vật liệu cũng cần đảm bảo hainguyên tắc thống nhất và thích ứng, xây dựng đầy đủ các loại sổ bắt buộc do Bộ

Tài Chính ban hành, đồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ cho quản lý vật liệucung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời.

- Các báo cáo về nguyên vật liệu cũng cần được xây dựng theo đúng chế độ

kế toán hiện hành, đảm bảo lập đúng kỳ và được chuyển đến các bộ phận chức năngquản lý nguyên vật liệu

2.1.2 Sự cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại,nhiều thứ khác nhau với nội dung kinh tế và tính năng lý hóa học khác nhau Để

có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán với từng thứ, loại vật liệuphục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu Phân loạivật liệu là việc sắp xếp vật liệu có cùng một tiêu thức nào đó vào một loại Đốivới vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sảnxuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý, vật liệu được chia thành các loại sau:

-Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể của

sản phẩm như: sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí; bông trongcác nhà máy sợi, gạch, ngói, xi măng trong xây dựng cơ bản; hạt giống, phânbón trong nông nghiệp, vật liệu kết cấu trong xây dựng cơ bản.Nguyên liệu cũngbao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuấtchế tạo ra sản phẩm hàng hoá

-Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có

thể làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho cáccông cụ dụng cụ hoạt động bình thường như: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn,

- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản

xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá trìnhsản xuất kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt

- Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết phụ tùng máy móc để sửa chữa và

thay thế cho máy móc thiết bị sản xuất

- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu, công cụ, khí cụ và vật

kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản

- Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên

thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi

từ thanh lý tài sản cố định

Trên thực tế việc sắp xếp vật liệu theo từng loại như đã trình bày ở trên làcăn cứ vào công dụng chủ yếu của nguyên vật liệu ở từng đơn vị cụ thể, bởi vì cóthứ nguyên vật liệu ở đơn vị này là nguyên vật liệu chính, nhưng ở đơn vị kháclại là vật liệu phụ Cách phân loại trên là cơ sở để xác định mức tiêu hao, địnhmức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu là cơ sở tổ chức hạch toán chitiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

2.1.3 Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho

Kế toán tổng hợp vật liệu trong doanh nghiệp thường có 2 cách : Kế toánvật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và kế toán tổng hợp vật liệutheo phương pháp kiểm kê định kỳ

a).Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên

*Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi việc nhậpxuất và tồn kho vật liệu một cách thường xuyên trên sổ kế toán Đây là phươngpháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn khovật liệu một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loạihàng tồn kho

*Kế toán sử dụng TK sau:

TK 152 “nguyên liệu, vật liệu”:Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện

có và tình hình tăng giảm vật liệu theo giá thực tế

Ta có thể mở thêm tài khoản cấp II, III của TK này để kế toán chi tiết vậtliệu (tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp )

TK 331 “Phải trả cho người bán: Tài khoản này dùng để phản ánh quan

hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và người bán, người nhận thầu về khoán vật tưhàng hóa, lao vụ, dịch vụ, theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và cũng có thể mở chitiết bằng các tài khoản cấp 2,3

+Tài khoản 151 “hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dùng để phảnánh số hiện có và tình hình biến động của số hàng đã thuộc quyền sở hữu của

doanh nghiệp nhưng cuối tháng vẫn chưa về nhập kho hoặc chuyển giao cho cácđối tượng sử dụng bởi khách hàng

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khácnhư :TK111,TK 112, TK141, TK 128, TK 222, TK 241, TK 411, TK 627, TK

641, TK 642, TK 711, TK 412…

Sơ đồ trang sau:

TK 152

TK 621Nhập kho do

mua ngoài Xuất dùng trực tiếp cho

SXchế tạo sản phẩmThuế nhập khẩu

Nhập kho hàng đang đi

b).Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi phản ánhthường xuyên liên tục tình hình nhập xuất vật liệu trên các tài khoản tương ứng.Theo phương pkháp này thì mọi nghiệp vụ nhập xuất vật liệu đều được phản ánhqua TK611

Tài khoản 611 dùng để phản ánh tình hình biến động của vật liệu, hàng hoátrong kỳ Theo quy định hiện nay TK này có 2 cấp sau:

TK 6111: Mua nguyên vật liệu

TK 6112: Mua hàng hoá

Riêng TK151, 152 chỉ được sử dụng để phản ánh trị giá vật liệu hiện có đầu

kỳ và cuôí kỳ Tức là số liệu hàng tồn kho sẽ không căn cứ vào số liệu trên cáctài khoản, sổ kế toán để tính mà laị căn cứ vào kết quả kiểm kê Gía trị xuất khocũng không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ kho để tổng hợp phân loại theo đốitượng sử dụng rồi ghi vào sổ mà căn cứ vào kết quả kiểm kê và giá trị vật tưhàng hoá mua vào trong kỳ và được tính toán theo công thức

Giá thực tế VL Giá thực tế VL Giá thực tế VL Giá thực tế VL = + -

xuất t.kỳ tồn đ Kỳ nhập t.kỳ tồn c.kỳ

Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

thuế GTGTnhập do mua ngoài

Các khoản được giảm trừ

Xuất dùng cho sản xuất

2.1.4 Các phương pháp tính giá thực tế hàng nhập kho, xuất kho.

* Giá thực tế nhập kho:

Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được phản ánh theo từng nguồnnhập:

+ Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho gồm giá mua, các

loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quátrình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, trừ

đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng quicách, phẩm chất

-Với cơ sở kinh doanh là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương phápkhấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế giá trị gia tăng

-Trường hợp nguyên vật liệu mua vào được sử dụng cho các đối tượngkhông chịu thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụngcho các mục đích phúc lợi, các dự án… thì giá mua bao gồm cả thuế giá trị giatăng (là tổng giá thanh toán)

+Giá thực tế của nguyên vật liệu tự chế biến bao gồm giá thực tế nguyênliệu, vật liệu chế biến và chi phí chế biến

+Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến baogồm giá thực tế của nguyên liệu,vật liệu xuất chế biến, chi phí vận chuyểnnguyên liệu, vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị, tiền thuêngoài gia công, chế biến( theo hợp đồng gia công )

+Nhập nguyên vật liệu do nhận góp vốn liên doanh:Trị giá vốn thực tế củanguyên vật liệu nhập kho do hội đồng liên doanh thỏa thuận cộng các chi phíkhác phát sinh khi tiếp nhận nguyên vật liệu

+ Nhập nguyên vật liệu do được cấp: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giáđược ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh khi nhận

+ Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng tài trợ: Trị giá vốn thực tế nhậpkho là giá hợp lý cộng các chi phí hợp lý phát sinh khi nhận

- Giá thực tế xuất kho:

yêu cầu quản lý, trình độ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong cácphương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán Nếu có thay đổiphải giải thích rõ ràng.

Theo chuẩn mực số 02- Hàng tồn kho gồm có các phương pháp sau:

+Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất

kho nguyên vật liệu thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giáthực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho

+Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu

xuất kho được tính căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bìnhquân gia quyền, theo công thức

Trị giá vốn thực tế Số lượng NVL Đơn giá bình quân

NVL xuất kho = xuất kho x gia quyền

Trong đó,đơn giá thực tế bình quân được xác định như sau:

+Phương pháp nhập trước, xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định

hàng nào nhập trước sẽ xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập Trị giánguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập saucùng

Trị giá thực tế Giá thực tế đơn vị của Số lượng NVL xuất khoNVL xuất kho = NVL nhập kho theo từng x trong kỳ thuộc số lượng lần nhập kho trước từng lần nhập kho

+Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định là

nguyên vật liệu nào nhập kho sau thì xuất kho trước, lấy đơn giá xuất bằng đơngiá nhập Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá củanhững lần nhập đầu tiên

Trong thực tế ngoài các phương pháp tính trị giá vốn thực tế của nguyên vậtliệu theo chuẩn mực 02-Hàng tồn kho quy định thì các doanh nghiệp còn ápdụng các phương pháp sau:

- Phương pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ

- Tính theo giá hạch toán

2.2 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty TNHH MTV dịch vụ môi trường Hà Long

2.2.1 Chứng từ sử dụng

Hiện nay Công ty TNHH MTV MT Hà Long đang áp dụng hệ thống

chứng từ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộtrưởng Bộ Tài Chính Chứng từ kế toán NVL bao gồm:

- Phiếu nhập kho (01 - VT)

- Phiếu xuất kho (02 - VT)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo Quy định của Nhà nước, Công

ty còn sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Biên bản kiểmnghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá (03 - VT), Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ(04-VT), Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (05-VT)…, ngoài ra các chứng từ gốc để làm căn cứ lập chứng từ hạch toán còn cóhóa đơn giá trị gia tăng, hợp đồng kinh tế mua bán nguyên vật liệu, biên bản giaonhận vật tư, các chứng từ thanh toán vật tư…

Công ty quy định các chứng từ phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúngquy định của Bộ Tài chính về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập Cán bộ phụtrách lập chứng từ phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ về cácnghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

* Chứng từ sử dụng phản ánh tình hình nhập kho nguyên vật liệu.

Tại Công ty TNHH MTV MT Hà Long, nguyên vật liệu rất phong phú và

đa dạng với nhiều chủng loại, nhiều loại vật tư khác nhau, do đó nguồn cung cấpNVL cũng rất phong phú đa dạng Các loại nguyên vật liệu của Công ty nhậpkho chủ yếu do mua ngoài, ngoài ra nguyên vật liệu còn được nhập kho do sử

Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, tất cả các loại vật liệu công

cụ dụng cụ về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nghiệm và làm thủ tục nhậpkho

- Đối với vật tư nhập kho do mua ngoài.

Khi phát sinh nhu cầu mua nguyên vật liệu, phòng kế hoạch kỹ thuật cónhiệm vụ tìm kiếm nguồn cung cấp có giá rẻ đồng thời đảm bảo đúng yêu cầu vềchất lượng, kỹ thuật

Các loại nguyên vật liệu chủ yếu được mua và giao nhận tại kho của bênmua, khi vật liệu được chuyển đến công ty, hai bên sẽ căn cứ vào thực tế sốlượng vật tư thực tế giao nhận, hóa đơn GTGT của bên bán hai bên tiến hành lậpbiên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ

Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng kinh tế kế hoạch kỹ thuật kiểmtra tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với thỏathuận giữa hai bên, các loại vật tư được kiểm nghiệm đúng chủng loại, đủ sốlượng, chất lượng đảm bảo… thì đồng ý nhập kho số vật liệu đó đồng thời lậpthành 03 liên phiếu nhập kho Khi lập phiếu nhập kho, người lập phải ghi rõ sốphiếu nhập, ngày tháng năm lập phiếu, họ tên người giao vật tư, công cụ dụng

cụ, số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho, tên kho, địa điểm nhập kho Ở cột A, B, C, Dphải ghi rõ số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số, đơn vị tính củavật tư, công cụ dụng cụ

Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh nhập kho)

Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho

Cột 3,4: Kế toán ghi đơn giá và tính ra số tiền của từng loại vật tư, công cụdụng thực nhập

Sau khi thực hiện nhập kho xong, thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho

và cùng người giao hàng ký vào phiếu nhập kho

Có thể khái quát quá trình luân chuyển chứng từ nhập kho qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.3 Trình tự luân chuyển vật tư

Ví dụ, ngày 04/12/2011, theo hóa đơn GTGT số 0001284, Công ty muanguyên vật liệu của Công ty TNHH MTV Hưng Hoàng với các chủng loại NVLtheo hóa đơn GTGT như sau:

Biên bản kiểm nghiệm

Phiếu nhập kho

Nhập NVL, ghi thẻ kho

Thủ kho Kế toán vật tư

Ghi sổ, bảo quản

Biểu 2.1 Hóa đơn giá trị gia tăng

Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Thái Hưng

Địa chỉ: P Hà Khẩu, TP.Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh

MST: 5700 827 046

Họ tên người mua:

Tên đơn vị: Công ty TNHH MTV MT Hà Long

Địa chỉ: P.Cao Xanh, TP.Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh

Số KT:………

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 5701417626

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị

tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng: 19.638.300Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.963.830 Tổng cộng tiền thanh toán 21.602.130

Số tiền viết bằng chữ: Hai mốt triệu sáu trăm linh hai ngàn một trăm ba mươi

Căn cứ vào số lượng vật tư thực tế do Công ty cổ phần Thái Hưng chuyểnđến cùng với hóa đơn GTGT chuyển lên phòng kế hoạch kỹ thuật, sau khi hóađơn kiểm tra đã đảm bảo đúng tính pháp lý, phòng kế hoạch kỹ thuật sẽ lập bankiểm nghiệm vật tư thành phần bao gồm phó giám đốc Công ty, trưởng phòng kếhoạch kỹ thuật, nhân viên phụ trách thu mua vật tư (trực thuộc phòng kế hoạch

kỹ thuật), thủ kho và đại diện nhà cung cấp Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tưnhư sau:

Biểu 2.2 Biên bản kiểm nghiệm vật tư

Đơn vị: Công ty TNHH MTV MT Hà Long

Địa chỉ: TP.Hạ Long, Q.Ninh

Mẫu sô 03-VT

(Ban hành theo QĐ số: 15.2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ dụng cụ

Ngày 04 tháng 12 năm 2011

Số: 836/2011/BBKN

- Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0001284, ngày 04/12/2011 của Công ty cổphần Thái Hưng

Ban kiểm nghiệm vật tư gồm:

1 Ông: Bùi Minh Dũng Chức vụ: Giám đốc Công ty - TB

2 Ông: Nguyễn Ngọc Vãn Chức vụ: Tr.phòng KHKT - UV

3 Bà: Lê Thị Hải Chức vụ: Nhân viên thu mua – UV

4 Bà: Trần Thị Thu Chức vụ: Thủ kho – UV

5 Ông: Lê Ngọc Quảng - Nhân viên công ty CP Thái Hưng - UV

Tiến hành kiểm tra vật tư theo hoá đơn số 0001284, ngày 04/12/2011 củacông ty CP Thái Hưng như sau:

STT Tên nhãn hiệu quy

Sốlượngtheohoá

Kết quả kiểm nghiệm

Ghichú

SL đúngquy cáchphẩm

SL khôngđúng quycách,