Phần mềm ứng dụng để quản lý các Cổ đông tại công ty cổ phần Chứng Khoán Việt Quốc (VQS)

Ngày nay đi cùng với quá trình phát triển công nghệ khoa học và kỹ thuật thì ngành khoa học tính toán đã và đang đóng vai trò quan trọng. Khoa học tính toán đã đạt được những thành tựu to lớn về kỹ thuật với những bước tiến nhảy vọt. Việc áp dụng các công nghệ khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực đời sống của con người ngày càng tăng và không ngừng can thiệp vào hầu hết các công việc trong đời sống và Công nghệ thông tin là một trong những ngành khoa học đó. Đi đôi với sự phát triển công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính thì việc sản phẩm phần mềm ứng dụng ra đời có tính chất quyết định đối với việc áp dụng ngành khoa học.

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 2

Chương 1 GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP 4

I Pháp nhân 4

1 Sứ mệnh: “Cung cấp chất lượng dịch vụ chứng khoán tốt nhất cho khách hàng” 4

2 Tiềm lực tài chính: 5

3 Đối tác chiến lược: 5

II Các loại hình dịch vụ tại Công ty 5

1 Môi giới chứng khoán 5

Chương 2 KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI 9

I KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI 9

1 Đặc điểm và cơ cấu quản lý Cổ đông 9

2 Mô tả công việc của hệ thống 9

3 Chi tiết công việc của hệ thống 10

II NHU CẦU TIN HỌC 15

1 Một số hạn chế của hệ thống cũ 15

2 Giải pháp khắc phục hệ thống cũ 16

III HƯỚNG VÀ PHẠM VI GIẢI QUYẾT 16

1

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay đi cùng với quá trình phát triển công nghệ khoa học và kỹ thuật thì ngành khoa học tính toán đã và đang đóng vai trò quan trọng Khoa học tính toán đã đạt được những thành tựu to lớn về kỹ thuật với những bước tiến nhảy vọt Việc áp dụng các công nghệ khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực đời sống của con người ngày càng tăng và không ngừng can thiệp vào hầu hết các công việc trong đời sống và Công nghệ thông tin là một trong những ngành khoa học đó Đi đôi với sự phát triển công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính thì việc sản phẩm phần mềm ứng dụng ra đời có tính chất quyết định đối với việc áp dụng ngành khoa học

Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, Ngành công nghệ thông tin đã và đang trở thành một trong những ngành công nghiệp mũi nhọn và là một trong những ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội như: Quản lý, kinh tế, thông tin Ở nước ta hiện nay, việc tin học hoá trong tác quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết Nhưng một vấn đề đặt ra trong việc quản lý là làm thế thế nào để chuẩn hoá cách xử lý dữ liệu ở các cơ quan, xí nghiệp bởi mỗi xí nghiệp, mỗi cơ quan cách xử lý khác nhau và phù hợp với mỗi ngành nghề cũng như yêu cầu công việc khác nhau ở mỗi cơ quan, xí nghiệp Ở đây em muốn đề cập tới đó là tầm quan trọng của việc vi tính hóa các công tác quản

lý cũng như công tác nghiệp vụ trong các cơ quan, xí nghiệp Đó cũng là một vấn đề còn nhiều hạn chế của đội ngũ nhân viên trong việc quản lý tại các cơ quan, các xí nghiệp của nước ta

Với mong muốn hỗ trợ cho việc vi tính hóa các công việc trong các cơ

dụng thể hiện cụ thể sự vi tính hóa trong công tác quản lý Đề tài của em là một phần mềm ứng dụng để quản lý các Cổ đông tại công ty cổ phần, nó cũng thể hiện được phần nào đó tầm quan trọng của việc vi tính hóa trong công việc Đây cũng có thể chỉ là một trong nhiều phương pháp, nó có thể chưa được hoàn thiện nhưng phần nào giúp các bạn hiều được vai trò của việc áp dụng các chương trình phần mềm trong bài toán quản lý nói chung

Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành công việc, song thời gian có hạn và kinh nghiệm kiến thức chưa nhiều nên việc phân tích thiết kế còn có nhiều thiếu xót cần được bổ sung Vì vậy em mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy và bạn bè để đề tài này ngày càng hoàn thiện hơn

3

Chương 1 GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP

I Pháp nhân

Tên công ty:

Công ty Cổ phần Chứng Khoán Việt

Quốc (VQS)

Tên tiếng anh:

Viet Quoc Securities Corporation

Trụ sở chính:

Địa chỉ: Tầng 9, TTTM Vần Hồ,

51 Lê Đại Hành, Hà Nội

Điện thoại: 084-4-39746999

Fax: 084-4-39746834

Web: www.vqs.vn

Chi nhánh Tp Hồ Chí Minh:

Địa chỉ: Tòa nhà ESTAR,

147-149 Võ Văn Tần, P.6, Q.3, TP.HCM

Điện thoại: 084-8-62906515 Fax: 084-8-62906382

Chủ tịch HĐQT:

Ông Mai Hữu Tín

Tổng Giám Đốc:

Ông Nguyễn Thành Nam

Công ty cổ phần chứng khoán Việt Quốc (VQS) được thành lập theo giấy phép hoạt động kinh doanh chứng khoán: 55/UBCK-GPHĐKD do Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước cấp ngày 29/12/2006

1 Sứ mệnh: “Cung cấp chất lượng dịch vụ chứng khoán tốt nhất cho khách hàng”

 Cung cấp đủ mọi loại hình dịch vụ về chứng khoán với chất lượng cao

và kịp thời

 Bảo đảm tính chuyên nghiệp, trung thực và bảo mật

 Luôn giữ nguyên tắc Cùng Có Lợi (Win – Win)

Nguyên tắc làm việc của nhân viên VQS: “Cung cấp dịch vụ trên tiêu chí

trung thực, chuyên nghiệp và vì lợi ích của khách hàng” Nhân viên VQS

phải là người hiểu rất rõ trách nhiệm của mình trước tài sản của các nhà đầu

tư ủy thác cho chúng tôi Vì thế, VQS cố gắng xây dựng một hệ tiêu chuẩn liêm chính là kim chỉ nam để đưa VQS trở thành một công ty uy tín, luôn được khách hàng tin tưởng

2 Tiềm lực tài chính:

VQS là thành viên của U&I Group - một tập đoàn gồm các công ty thành viên hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau (sản xuất, dịch vụ, tài chính, đầu tư, kiểm toán, truyền thông, xây dựng và bất động sản…) VQS có đầy đủ tiềm lực phát triển vững mạnh trong lĩnh vực tài chính

3 Đối tác chiến lược:

VQS đã ký kết hợp tác toàn diện với 3 đối tác: Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, Ngân hàng Công thương Việt Nam, Tập đoàn GC China Millennium-Hongkong

II Các loại hình dịch vụ tại Công ty

Công ty CPCK Việt Quốc (VQS) cung cấp một danh mục dịch vụ tài chính tích hợp, dịch vụ Chứng khoán, Phân tích và tư vấn đầu tư, Tư vấn tài chính doanh nghiệp, cho tất cả khách hàng dù chỉ là một nhà đầu tư mới quan tâm đến hoặc đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chứng khoán

Mở tài khoản

Diện tích sàn giao dịch rộng rãi tại tòa nhà Vân Hồ số 51 Lê Đại Hành, với đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho việc giao dịch cùng với bộ phận giao dịch chuyên nghiệp sẽ hướng dẫn các nhà đầu tư mở tài khoản và sử dụng các tiện ích tại VQS

5

1 Môi giới chứng khoán

Trên nền tảng hệ thống công nghệ thông tin hiện đại, các nhà đầu tư sẽ sử dụng nhiều tiện ích trong việc giao dịch tại VQS thông qua hệ thống internet, SMS, call center với mức độ bảo mật tuyệt đối Ngoài ra, dịch vụ môi giới của VQS còn cung cấp cho khách hàng những tin tức liên quan đến thị trường chứng khoán một cách đầy đủ và kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định đầu

tư của khách hàng Các bài phân tích nhanh, báo cáo tổng quan thị trường được cung cấp miễn phí tại VQS sẽ giúp cho các nhà đầu tư dài hạn cập nhật thông tin kịp thời, có cái nhìn bao quát và đầy đủ hơn về diễn biến thị trường

1.1 Sàn giao dịch OTC

Các chuyên viên môi giới của VQS có mối quan hệ và sự am hiểu trong rất nhiều lĩnh vực mà các nhà đầu tư đang quan tâm như tài chính, ngân hàng, bất động sản, xây dựng, sản xuất hàng tiêu dùng , sẵn sàng tư vấn cho nhà đầu

tư những thông tin bổ ích và kịp thời khi thực hiện các các quyết định đầu tư vào các cổ phiếu vốn rất hạn chế về thông tin

Ngoài ra, sàn OTC tại VQS sẽ giúp nhà đầu tư hạn chế tối đa các thông tin sai lệch, không đầy đủ cũng như tăng tính thanh khoản của cổ phiếu chưa niêm yết thông qua các kênh quảng cáo rộng rãi của VQS Các yêu cầu mua, bán chứng khoán chưa niêm yết sẽ được nhập vào hệ thống quản lý tiên tiến của VQS để giúp khách hàng tìm hiểu và xác định đối tác của mình một cách nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, mang lại hiệu quả nhất

1.2 Đấu giá

Xu hướng huy động vốn thông qua thị trường vốn rất hiệu quả đã ngày càng thúc đẩy các doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ cổ phần hóa Đây chính là những cơ hội đầu tư rất tốt cho các nhà đầu tư Với bề dày kinh nghiệm trong

các cuộc đấu giá mua cổ phần, sự nhạy bén và các thông tin đáng tin cậy, nhà đầu tư sẽ có cơ hội trúng giá với mức giá hợp lý nhất

Ngoài ra, VQS còn cung cấp cho các khách hàng dịch vụ sang nhượng quyền đấu giá và chuyển nhượng quyền mua cổ phần đã trúng giá với thủ tục đơn giản và mức phí hợp lý

Đối với các khách hàng không đủ thời gian, không đủ thông tin và không đủ vốn đầu tư để tham gia đấu giá số cổ phần mình cần mua, VQS sẽ cung cấp dịch vụ ủy thác đấu giá với nhiều tiện ích:

- Hỗ trợ vốn đến 60% tổng giá trị đấu giá thành công để tham gia các đợt đấu giá lần đầu;

- Khả năng trúng giá với mức giá hợp lý cao nhờ bề dầy kinh

nghiệm của VQS;

- Tư vấn các thông tin liên quan đến đợt đấu giá mua cổ phần đó; Hưởng mức phí hấp dẫn mà vẫn có thể thanh lý hợp đồng trước hạn và sang tên cho bên thứ ba một cách nhanh chóng

1.3 Lưu ký

Với công nghệ quản lý tiên tiến, cách tổ chức khoa học, VQS cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp về:

- Đăng ký chứng khoán;

- Lưu ký chứng khoán cho nhà đầu tư;

- Chuyển khoản chứng khoán;

- Thực hiện quyền cho các nhà đầu tư

1.4 Cầm cố - Ứng trước

Vốn là một nhu cầu không bao giờ đủ trước sức hút của các cổ phiếu niêm yết Hiểu được nhu cầu trên, VQS đã triển khai và cung cấp dịch vụ cầm

7

cố chứng khoán Với thủ tục nhanh, đơn giản và linh hoạt khách hàng chắc chắn sẽ có cơ hội nhận được sự hỗ trợ tối đa về dịch vụ này để có thể thực hiện kịp thời các quyết định đầu tư của mình một cách hiệu quả nhất

Với sản phẩm này, VQS cùng với ngân hàng liên kết của mình sẽ đáp ứng nhu cầu vay vốn của các nhà đầu tư

Để đa dạng hóa các dịch vụ tài chính cá nhân, VQS còn cung cấp dịch

vụ ứng trước tiền bán chứng khoán, cổ tức Với hệ thống công nghệ thông tin hiện đại, kết quả giao dịch của khách hàng sẽ được xác định ngay khi có thông tin khớp lệnh Khi đó, khách hàng sẽ không cần đợi đến ngày T+3 hoặc đến ngày lãnh cổ tức mà khách hàng vẫn được sử dụng ngay toàn bộ số tiền bán chứng khoán hoặc cổ tức với thủ tục nhanh chóng và mức lãi suất cạnh tranh

1.5 Quản lý sổ cổ đông

Với làn sóng cổ phần hóa các doanh nghiệp trong và ngoài nước, phục

vụ một số lượng lớn các nhà đầu tư khắp cả nước trong việc quản lý và chuyển nhượng quyền sở hữu thực sự là một vấn đề nan giải cho các doanh nghiệp không thuận lợi về vị trí địa lý, nhân sự Lực lượng chuyên viên với thái độ phục vụ tận tâm của VQS sẽ giúp các doanh nghiệp giảm gánh nặng trong việc quản lý việc chuyển nhượng của các cổ đông

Chương 2 KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI

I KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI

1 Đặc điểm và cơ cấu quản lý Cổ đông

Cơ cấu gồm có: các loại Cổ đông chính như: Cổ đông sáng lập, cổ đông chiến lược, cổ đông pháp nhân, cổ đông cá nhân; Các loại cổ phần như: Cổ phần phổ thông chuyển nhượng tự do, cổ phần hạn chế chuyển nhượng Chịu trách nhiệm gồm có Hội đồng quản trị, đơn vị nhận ủy quyền quản lý cổ đông, ban kiểm soát

2 Mô tả công việc của hệ thống

Công tác quản lý Cổ đông của công ty trực thuộc bộ phận phòng Kế toán, việc quản lý Cổ đông bao gồm việc cập nhật thông tin cổ đông mới, thực hiện chuyển nhượng, thực hiện quản lý các cổ đông hiện có, thực hiện chia tách, gộp, chi trả cổ tức Ngoài ra phòng kế toán hay đơn vị được ủy quyền phải đưa ra những thống kê báo cáo theo yêu cầu của Hội đồng quản trị của công ty

Theo định kỳ Hội đồng quản trị của công ty tiến hành kiểm tra, điều chỉnh lại hoạt động của công ty nhằm đưa ra những phương hướng hoạt động tốt nhất, đem lại nguồn lợi nhuận lớn nhất có thể đạt được bằng cách hạn chế những sai phạm, những yêu cầu chưa đạt trong quá trình hoạt động thay đổi của Cổ đông nắm giữ

Hội đồng quản trị có thể đưa ra những chiến lược hiệu quả nhằm tránh được những giao dịch thâu tóm công ty hoặc có thể tận dụng được những cổ đông có khả năng để mời vào đóng góp công sức quản lý cho công ty Mỗi khi một cổ đông mới nhận chuyển nhượng cổ phần của công ty thì hồ sơ của

Cổ đông trong công ty sẽ được lưu vào kho hồ sơ Cổ đông Sau mỗi lần

9

chuyển nhượng được xác nhậ chuyển nhượng, được chủ tịc HĐQT thông qua, thì hồ sơ của Cổ đông được cập nhật đầy đủ và chi tiết vào kho Hồ sơ của công ty Hàng năm, Công ty thực hiện đại hội cỏ đông và chia cổ tức hay cổ phiếu thưởng, đến trước thời điểm đó công ty thực hiện công bố thông tin ngày chốt danh sách cổ đông Đơn vị quản lý sẽ ngừng giao dịch chuyển nhượng và gửi báo cáo cho Hội đồng quản trị danh dách cổ đông hiện tại

Khi có sự thay đổi hoặc thêm mới thông tin về Cổ đông trong công ty thì đơn vị quản lý Cổ đông của công ty sẽ chỉnh sửa lại để phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty Một công việc quan trọng khác của hệ thống đó là lưu lại toàn bộ quá trình giao dịch của cổ đông thành hệ thống dữ liệu lịch sử Việc này nhằm giám lịch sử giao dịch và nắm giữ cổ phần của Cổ đông để đảm bảo hoạt động chuyển nhượng cũng như hoạt động của cổ đông không gây ảnh hưởng đến hoạt động cũng như tình hình nội bộ của công ty

3 Chi tiết công việc của hệ thống

Phần mềm Quản lý Cổ Đông là một hệ phần mềm thực hiên đầy đủ các chức năng thực hiện theo yêu cầu đặt ra của công tác quản lý Cổ đông thực tế Cụ thể là các thao tác của quá trình xư lý phải đảm bảo nhanh, chính xác và theo quy định của luật định Nội dung sẽ thực hiên của đề tài như sau:

 Quản lý danh sách cổ đông

- Quản lý thông tin về cổ đông bao gồm:

o Mã số cổ đông

o Tên cổ đông (họ tên với cá nhân, tên công ty với tổ chức)

o Thông tin đăng ký: Chứng minh thư/Hộ chiếu/Đăng ký kinh doanh Hỗ trợ quản lý tính duy nhất của cổ đông, mỗi cổ đông

được nhận diện bởi một số chứng minh thư/hộ chiếu/đăng ký kinh doanh

o Thông tin liên hệ: địa chỉ, điện thoại, fax, email

o Thông tin người đại diện ( đối với tổ chức):

 Họ tên người đại diện

 Thông tin đăng ký: Chứng minh thư/Hộ chiếu

 Thông tin liên hệ: địa chỉ, điện thoại, fax, email

o Phân loại cổ đông theo từng nhóm:

 Cổ đông nhà nước

 Cán bộ công nhân viên

 Cổ đông chiến lược

 Theo dõi, thống kê tình hình sở hữu của các nhóm cổ đông (hoặc của từng cổ đông) đối với mỗi loại cổ phiếu: số lượng sở hữu, tỷ lệ sở hữu

 Quản lý Sổ cổ đông: Quản lý sổ phát hành cho cổ đông có thể là dạng

giấy xác nhận hoặc sổ Thông tin bao gồm:

- Số sổ cổ đông

- Danh mục các loại cổ phiếu đang sở hữu: loại cổ phiếu sở hữu, mệnh giá, số lượng sở hữu

- Danh mục các khoản cổ phiếu phát sinh (do được chia cổ tức, quyền mua ) nhưng chưa cấp/đổi sổ

11

- Đổi sổ cổ đông sau các đợt chia quyền mua, chia cổ phiếu thưởng, tách/ gộp cổ phiếu In sổ cổ đông theo mẫu

 Quản lý các đợt phát hành cổ phiếu:

- Ngày phát hành

- Mô tả đợt phát hành

- Các loại cổ phiếu phát hành: cổ phiếu phổ thông, cổ phiếu ưu đãi, người dùng có thể định nghĩa các loại cổ phiếu theo mô hình áp dụng của doanh nghiệp mình

- Mã phát hành: định nghĩa mã phát hành cho từng loại cổ phiếu trong đợt phát hành nhằm dễ dàng phân biệt giữa các loại cổ phiếu khác nhau

- Mệnh giá từng loại cổ phiếu

- Số lượng phát hành của từng loại cổ phiếu

- Hạn chuyển nhượng với từng loại cổ phiếu

- Theo dõi số cổ phiếu đã chuyển nhượng hay chia quyền mua cho từng loại cổ phiếu

- Chia quyền mua cổ phiếu cho các cổ đông theo từng loại cổ phiếu trong các đợt phát hành

- Theo dõi các đợt chia quyền, phương án chia quyền mua cổ phiếu

- Theo dõi, quản lý tình hình thu tiền của các cổ đông trong mỗi đợt chia quyền mua cổ phiếu

- Ngày nộp tiền

- Lập bảng kê thu tiền mua cổ phiếu của các cổ đông trong từng đợt chia quyền mua cổ phiếu

- Cấp/đổi sổ cổ đông sau mỗi đợt chia quyền

 Quản lý các đợt Chia cổ tức, cổ phiếu thưởng

- Chia cổ tức bằng tiền

- Chia cổ tức bằng cổ phiếu

- Chia cổ phiếu thưởng

- Quyền mua cổ phiếu cho cổ đông hiện hữu

- Quản lý nhật ký các đợt chốt sổ cổ đông

- Cấp/đổi sổ cổ đông sau khi chia cổ tức

- Theo dõi, quản lý nhật ký thu tiền mua cổ phiếu theo danh sách được chia quyền mua, in bảng kê thu tiền

- Báo cáo tình hình chia cổ tức trong năm

- Quản lý chính xác các lô cổ phiếu lẻ phát sinh trong quá trình chia cổ phiếu theo tỷ lệ

 Tách/gộp cổ phiếu, đổi mệnh giá

- Chia nhỏ mệnh giá cổ phiếu và tiến hành cấp/đổi sổ cổ đông

- Gộp nhiều cổ phiếu thành cổ phiếu có mệnh giá lớn hơn

- Gộp hai loại cổ phiếu có cùng mệnh giá: đối với các loại cổ phiếu hạn chế chuyển nhượng trong một khoảng thời gian nhất định, sau khi đã tới hạn được chuyển nhượng thì tiến hành gộp lợi cổ phiếu này vào với

13