Phần mềm ứng dụng để quản lý các Cổ đông tại công ty cổ phần

Ngày nay đi cùng với quá trình phát triển công nghệ khoa học và kỹ thuật thì ngành khoa học tính toán đã và đang đóng vai trò quan trọng. Khoa học tính toán đã đạt được những thành tựu to lớn về kỹ thuật với những bước tiến nhảy vọt. Việc áp dụng các công nghệ khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực đời sống của con người ngày càng tăng và không ngừng can thiệp vào hầu hết các công việc trong đời sống và Công nghệ thông tin là một trong những ngành khoa học đó. Đi đôi với sự phát triển công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính thì việc sản phẩm phần mềm ứng dụng ra đời có tính chất quyết định đối với việc áp dụng ngành khoa học.

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 3

Chương 1 GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP 5

I Pháp nhân 5

1 Sứ mệnh: “Cung cấp chất lượng dịch vụ chứng khoán tốt nhất cho khách hàng” 5

2 Tiềm lực tài chính: 6

3 Đối tác chiến lược: 6

II Các loại hình dịch vụ tại Công ty 6

1 Môi giới chứng khoán 6

Chương 2 KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI 9

I KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI 9

1 Đặc điểm và cơ cấu quản lý Cổ đông 9

2 Mô tả công việc của hệ thống 10

3 Chi tiết công việc của hệ thống 11

II NHU CẦU TIN HỌC 16

1 Một số hạn chế của hệ thống cũ 16

2 Giải pháp khắc phục hệ thống cũ 17

III HƯỚNG VÀ PHẠM VI GIẢI QUYẾT 17

Chương 3 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG .19

I Sơ đồ phân cấp chức năng 19

1 Phương thức hoạt động của từng chức năng 20

II Mô hình luồng dữ liệu 23

IV Chi tiết các bảng 34

1 Bảng lưu trữ thông tin cổ đông 34

2 Bảng Phát hành 36

3 Bảng nhật ký chuyển nhượng và phát hành 36

4 Bảng chi tiết chuyển nhượng 38

5 Bảng cổ phiếu phát hành 39

6 Bảng khối lượng nắm giữ 40

V Thiết kế giao diện phần mềm 41

1 Một số nguyên tắc thiết kế giao diện 41

2 Các form chính trong chương trình quản lý cổ đông 41

VI Giới thiệu về công cụ phát triển và cơ sở dữ liệu 54

1 Ngôn ngữ 54

2 Hệ quản trị 55

3 Kỹ thuật 55

KẾT LUẬN 56

TÀI LIỆU THAM KHẢO 57

2

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay đi cùng với quá trình phát triển công nghệ khoa học và kỹthuật thì ngành khoa học tính toán đã và đang đóng vai trò quan trọng Khoahọc tính toán đã đạt được những thành tựu to lớn về kỹ thuật với những bướctiến nhảy vọt Việc áp dụng các công nghệ khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực đờisống của con người ngày càng tăng và không ngừng can thiệp vào hầu hết cáccông việc trong đời sống và Công nghệ thông tin là một trong những ngànhkhoa học đó Đi đôi với sự phát triển công nghệ chế tạo các thiết bị máy tínhthì việc sản phẩm phần mềm ứng dụng ra đời có tính chất quyết định đối vớiviệc áp dụng ngành khoa học

Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, Ngành công nghệ thông tin đã vàđang trở thành một trong những ngành công nghiệp mũi nhọn và là một trongnhững ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào cáchoạt động xã hội như: Quản lý, kinh tế, thông tin Ở nước ta hiện nay, việctin học hoá trong tác quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp đang rất phổ biến vàtrở nên cấp thiết Nhưng một vấn đề đặt ra trong việc quản lý là làm thế thếnào để chuẩn hoá cách xử lý dữ liệu ở các cơ quan, xí nghiệp bởi mỗi xínghiệp, mỗi cơ quan cách xử lý khác nhau và phù hợp với mỗi ngành nghềcũng như yêu cầu công việc khác nhau ở mỗi cơ quan, xí nghiệp Ở đây emmuốn đề cập tới đó là tầm quan trọng của việc vi tính hóa các công tác quản

lý cũng như công tác nghiệp vụ trong các cơ quan, xí nghiệp Đó cũng là mộtvấn đề còn nhiều hạn chế của đội ngũ nhân viên trong việc quản lý tại các cơquan, các xí nghiệp của nước ta

dụng thể hiện cụ thể sự vi tính hóa trong công tác quản lý Đề tài của em làmột phần mềm ứng dụng để quản lý các Cổ đông tại công ty cổ phần, nó cũngthể hiện được phần nào đó tầm quan trọng của việc vi tính hóa trong côngviệc Đây cũng có thể chỉ là một trong nhiều phương pháp, nó có thể chưađược hoàn thiện nhưng phần nào giúp các bạn hiều được vai trò của việc ápdụng các chương trình phần mềm trong bài toán quản lý nói chung.

Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành công việc, song thời gian có hạn và kinh nghiệm kiến thức chưa nhiều nên việc phân tích thiết kế còn có nhiều thiếu xót cần được bổ sung Vì vậy em mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy và bạn bè để đề tài này ngày càng hoàn thiện hơn

4

Chương 1 GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP

I Pháp nhân

Tên công ty:

Công ty Cổ phần Chứng Khoán

Việt Quốc (VQS)

Tên tiếng anh:

Viet Quoc Securities Corporation

Điện thoại: 084-8-62906515Fax: 084-8-62906382

Chủ tịch HĐQT:

Ông Mai Hữu Tín

Tổng Giám Đốc:

Ông Nguyễn Thành Nam

Công ty cổ phần chứng khoán Việt Quốc (VQS) được thành lập theogiấy phép hoạt động kinh doanh chứng khoán: 55/UBCK-GPHĐKD do Uỷban Chứng khoán Nhà nước cấp ngày 29/12/2006

1 Sứ mệnh: “Cung cấp chất lượng dịch vụ chứng khoán tốt nhất cho khách hàng”

 Cung cấp đủ mọi loại hình dịch vụ về chứng khoán với chất lượng cao

và kịp thời

 Bảo đảm tính chuyên nghiệp, trung thực và bảo mật

 Luôn giữ nguyên tắc Cùng Có Lợi (Win – Win)

Nguyên tắc làm việc của nhân viên VQS: “Cung cấp dịch vụ trên tiêu chí

trung thực, chuyên nghiệp và vì lợi ích của khách hàng” Nhân viên VQS

liêm chính là kim chỉ nam để đưa VQS trở thành một công ty uy tín, luônđược khách hàng tin tưởng

2 Tiềm lực tài chính:

VQS là thành viên của U&I Group - một tập đoàn gồm các công ty thành viên hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau (sản xuất, dịch vụ, tài chính, đầu tư, kiểm toán, truyền thông, xây dựng và bất động sản…) VQS có đầy đủtiềm lực phát triển vững mạnh trong lĩnh vực tài chính

3 Đối tác chiến lược:

VQS đã ký kết hợp tác toàn diện với 3 đối tác: Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, Ngân hàng Công thương Việt Nam, Tập đoàn GC China

Millennium-Hongkong

II Các loại hình dịch vụ tại Công ty

Công ty CPCK Việt Quốc (VQS) cung cấp một danh mục dịch vụ tàichính tích hợp, dịch vụ Chứng khoán, Phân tích và tư vấn đầu tư, Tư vấn tàichính doanh nghiệp, cho tất cả khách hàng dù chỉ là một nhà đầu tư mới quantâm đến hoặc đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chứng khoán

Mở tài khoản

Diện tích sàn giao dịch rộng rãi tại tòa nhà Vân Hồ số 51 Lê Đại Hành, vớiđầy đủ trang thiết bị phục vụ cho việc giao dịch cùng với bộ phận giao dịchchuyên nghiệp sẽ hướng dẫn các nhà đầu tư mở tài khoản và sử dụng các tiệních tại VQS

1 Môi giới chứng khoán

Trên nền tảng hệ thống công nghệ thông tin hiện đại, các nhà đầu tư sẽ sửdụng nhiều tiện ích trong việc giao dịch tại VQS thông qua hệ thống internet,

6

SMS, call center với mức độ bảo mật tuyệt đối Ngoài ra, dịch vụ môi giớicủa VQS còn cung cấp cho khách hàng những tin tức liên quan đến thị trườngchứng khoán một cách đầy đủ và kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định đầu

tư của khách hàng Các bài phân tích nhanh, báo cáo tổng quan thị trườngđược cung cấp miễn phí tại VQS sẽ giúp cho các nhà đầu tư dài hạn cập nhậtthông tin kịp thời, có cái nhìn bao quát và đầy đủ hơn về diễn biến thị trường

1.1. Sàn giao dịch OTC

Các chuyên viên môi giới của VQS có mối quan hệ và sự am hiểu trong rấtnhiều lĩnh vực mà các nhà đầu tư đang quan tâm như tài chính, ngân hàng, bấtđộng sản, xây dựng, sản xuất hàng tiêu dùng , sẵn sàng tư vấn cho nhà đầu

tư những thông tin bổ ích và kịp thời khi thực hiện các các quyết định đầu tưvào các cổ phiếu vốn rất hạn chế về thông tin

Ngoài ra, sàn OTC tại VQS sẽ giúp nhà đầu tư hạn chế tối đa các thôngtin sai lệch, không đầy đủ cũng như tăng tính thanh khoản của cổ phiếu chưaniêm yết thông qua các kênh quảng cáo rộng rãi của VQS Các yêu cầu mua,bán chứng khoán chưa niêm yết sẽ được nhập vào hệ thống quản lý tiên tiếncủa VQS để giúp khách hàng tìm hiểu và xác định đối tác của mình một cáchnhanh chóng, tiết kiệm chi phí, mang lại hiệu quả nhất

1.2. Đấu giá

Xu hướng huy động vốn thông qua thị trường vốn rất hiệu quả đã ngàycàng thúc đẩy các doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ cổ phần hóa Đây chính lànhững cơ hội đầu tư rất tốt cho các nhà đầu tư Với bề dày kinh nghiệm trongcác cuộc đấu giá mua cổ phần, sự nhạy bén và các thông tin đáng tin cậy, nhà

Ngoài ra, VQS còn cung cấp cho các khách hàng dịch vụ sang nhượngquyền đấu giá và chuyển nhượng quyền mua cổ phần đã trúng giá với thủ tụcđơn giản và mức phí hợp lý.

Đối với các khách hàng không đủ thời gian, không đủ thông tin vàkhông đủ vốn đầu tư để tham gia đấu giá số cổ phần mình cần mua, VQS sẽcung cấp dịch vụ ủy thác đấu giá với nhiều tiện ích:

- Hỗ trợ vốn đến 60% tổng giá trị đấu giá thành công để tham gia các đợt đấu giá lần đầu;

- Khả năng trúng giá với mức giá hợp lý cao nhờ bề dầy kinh

nghiệm của VQS;

- Tư vấn các thông tin liên quan đến đợt đấu giá mua cổ phần đó;Hưởng mức phí hấp dẫn mà vẫn có thể thanh lý hợp đồng trước hạn vàsang tên cho bên thứ ba một cách nhanh chóng

1.3. Lưu ký

Với công nghệ quản lý tiên tiến, cách tổ chức khoa học, VQS cungcấp dịch vụ chuyên nghiệp về:

- Đăng ký chứng khoán;

- Lưu ký chứng khoán cho nhà đầu tư;

- Chuyển khoản chứng khoán;

- Thực hiện quyền cho các nhà đầu tư

chắn sẽ có cơ hội nhận được sự hỗ trợ tối đa về dịch vụ này để có thể thựchiện kịp thời các quyết định đầu tư của mình một cách hiệu quả nhất.

Với sản phẩm này, VQS cùng với ngân hàng liên kết của mình sẽ đápứng nhu cầu vay vốn của các nhà đầu tư

Để đa dạng hóa các dịch vụ tài chính cá nhân, VQS còn cung cấp dịch

vụ ứng trước tiền bán chứng khoán, cổ tức Với hệ thống công nghệ thông tinhiện đại, kết quả giao dịch của khách hàng sẽ được xác định ngay khi cóthông tin khớp lệnh Khi đó, khách hàng sẽ không cần đợi đến ngày T+3 hoặcđến ngày lãnh cổ tức mà khách hàng vẫn được sử dụng ngay toàn bộ số tiềnbán chứng khoán hoặc cổ tức với thủ tục nhanh chóng và mức lãi suất cạnhtranh

1.5. Quản lý sổ cổ đông

Với làn sóng cổ phần hóa các doanh nghiệp trong và ngoài nước, phục

vụ một số lượng lớn các nhà đầu tư khắp cả nước trong việc quản lý vàchuyển nhượng quyền sở hữu thực sự là một vấn đề nan giải cho các doanhnghiệp không thuận lợi về vị trí địa lý, nhân sự Lực lượng chuyên viên vớithái độ phục vụ tận tâm của VQS sẽ giúp các doanh nghiệp giảm gánh nặngtrong việc quản lý việc chuyển nhượng của các cổ đông

Chương 2 KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI

I KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI

1 Đặc điểm và cơ cấu quản lý Cổ đông

Cơ cấu gồm có: các loại Cổ đông chính như: Cổ đông sáng lập, cổ đôngchiến lược, cổ đông pháp nhân, cổ đông cá nhân; Các loại cổ phần như: Cổ

trách nhiệm gồm có Hội đồng quản trị, đơn vị nhận ủy quyền quản lý cổđông, ban kiểm soát.

2 Mô tả công việc của hệ thống

Công tác quản lý Cổ đông của công ty trực thuộc bộ phận phòng Kếtoán, việc quản lý Cổ đông bao gồm việc cập nhật thông tin cổ đông mới,thực hiện chuyển nhượng, thực hiện quản lý các cổ đông hiện có, thực hiệnchia tách, gộp, chi trả cổ tức Ngoài ra phòng kế toán hay đơn vị được ủyquyền phải đưa ra những thống kê báo cáo theo yêu cầu của Hội đồng quảntrị của công ty

Theo định kỳ Hội đồng quản trị của công ty tiến hành kiểm tra, điềuchỉnh lại hoạt động của công ty nhằm đưa ra những phương hướng hoạt độngtốt nhất, đem lại nguồn lợi nhuận lớn nhất có thể đạt được bằng cách hạn chếnhững sai phạm, những yêu cầu chưa đạt trong quá trình hoạt động thay đổicủa Cổ đông nắm giữ

Hội đồng quản trị có thể đưa ra những chiến lược hiệu quả nhằm tránhđược những giao dịch thâu tóm công ty hoặc có thể tận dụng được những cổđông có khả năng để mời vào đóng góp công sức quản lý cho công ty Mỗikhi một cổ đông mới nhận chuyển nhượng cổ phần của công ty thì hồ sơ của

Cổ đông trong công ty sẽ được lưu vào kho hồ sơ Cổ đông Sau mỗi lầnchuyển nhượng được xác nhậ chuyển nhượng, được chủ tịc HĐQT thông qua,thì hồ sơ của Cổ đông được cập nhật đầy đủ và chi tiết vào kho Hồ sơ củacông ty Hàng năm, Công ty thực hiện đại hội cỏ đông và chia cổ tức hay cổphiếu thưởng, đến trước thời điểm đó công ty thực hiện công bố thông tinngày chốt danh sách cổ đông Đơn vị quản lý sẽ ngừng giao dịch chuyểnnhượng và gửi báo cáo cho Hội đồng quản trị danh dách cổ đông hiện tại

10

Khi có sự thay đổi hoặc thêm mới thông tin về Cổ đông trong công tythì đơn vị quản lý Cổ đông của công ty sẽ chỉnh sửa lại để phù hợp với yêucầu quản lý của công ty Một công việc quan trọng khác của hệ thống đó làlưu lại toàn bộ quá trình giao dịch của cổ đông thành hệ thống dữ liệu lịch sử.Việc này nhằm giám lịch sử giao dịch và nắm giữ cổ phần của Cổ đông đểđảm bảo hoạt động chuyển nhượng cũng như hoạt động của cổ đông khônggây ảnh hưởng đến hoạt động cũng như tình hình nội bộ của công ty.

3 Chi tiết công việc của hệ thống

Phần mềm Quản lý Cổ Đông là một hệ phần mềm thực hiên đầy đủcác chức năng thực hiện theo yêu cầu đặt ra của công tác quản lý Cổ đôngthực tế Cụ thể là các thao tác của quá trình xư lý phải đảm bảo nhanh, chínhxác và theo quy định của luật định Nội dung sẽ thực hiên của đề tài như sau:

 Quản lý danh sách cổ đông

- Quản lý thông tin về cổ đông bao gồm:

o Mã số cổ đông

o Tên cổ đông (họ tên với cá nhân, tên công ty với tổ chức)

o Thông tin đăng ký: Chứng minh thư/Hộ chiếu/Đăng ký kinh doanh Hỗ trợ quản lý tính duy nhất của cổ đông, mỗi cổ đông được nhận diện bởi một số chứng minh thư/hộ chiếu/đăng ký kinh doanh

o Thông tin liên hệ: địa chỉ, điện thoại, fax, email

o Thông tin người đại diện ( đối với tổ chức):

 Họ tên người đại diện

 Thông tin liên hệ: địa chỉ, điện thoại, fax, email

o Phân loại cổ đông theo từng nhóm:

 Cổ đông nhà nước

 Cán bộ công nhân viên

 Cổ đông chiến lược

 Theo dõi, thống kê tình hình sở hữu của các nhóm cổ đông(hoặc của từng cổ đông) đối với mỗi loại cổ phiếu: số lượng sở hữu, tỷ lệ sở hữu

 Quản lý Sổ cổ đông: Quản lý sổ phát hành cho cổ đông có thể là dạng

giấy xác nhận hoặc sổ Thông tin bao gồm:

- Các loại cổ phiếu phát hành: cổ phiếu phổ thông, cổ phiếu ưu đãi, người dùng có thể định nghĩa các loại cổ phiếu theo mô hình áp dụngcủa doanh nghiệp mình

- Mã phát hành: định nghĩa mã phát hành cho từng loại cổ phiếu trongđợt phát hành nhằm dễ dàng phân biệt giữa các loại cổ phiếu khácnhau

- Mệnh giá từng loại cổ phiếu

- Số lượng phát hành của từng loại cổ phiếu

- Hạn chuyển nhượng với từng loại cổ phiếu

- Theo dõi số cổ phiếu đã chuyển nhượng hay chia quyền mua cho từngloại cổ phiếu

- Chia quyền mua cổ phiếu cho các cổ đông theo từng loại cổ phiếu trongcác đợt phát hành

- Theo dõi các đợt chia quyền, phương án chia quyền mua cổ phiếu

- Theo dõi, quản lý tình hình thu tiền của các cổ đông trong mỗi đợt chiaquyền mua cổ phiếu

 Quản lý các đợt Chia cổ tức, cổ phiếu thưởng

- Chia cổ tức bằng tiền

- Chia cổ tức bằng cổ phiếu

- Chia cổ phiếu thưởng

- Quyền mua cổ phiếu cho cổ đông hiện hữu

- Quản lý nhật ký các đợt chốt sổ cổ đông

- Cấp/đổi sổ cổ đông sau khi chia cổ tức

- Theo dõi, quản lý nhật ký thu tiền mua cổ phiếu theo danh sách đượcchia quyền mua, in bảng kê thu tiền

- Báo cáo tình hình chia cổ tức trong năm

- Quản lý chính xác các lô cổ phiếu lẻ phát sinh trong quá trình chia cổ phiếu theo tỷ lệ

 Tách/gộp cổ phiếu, đổi mệnh giá

- Chia nhỏ mệnh giá cổ phiếu và tiến hành cấp/đổi sổ cổ đông

- Gộp nhiều cổ phiếu thành cổ phiếu có mệnh giá lớn hơn

- Gộp hai loại cổ phiếu có cùng mệnh giá: đối với các loại cổ phiếu hạn chế chuyển nhượng trong một khoảng thời gian nhất định, sau khi đã tới hạn được chuyển nhượng thì tiến hành gộp lợi cổ phiếu này vào với các cổ phiếu phổ thông để thuận tiện quản lý, theo dõi và chuyển

nhượng

14

- Theo dõi nhật ký chốt sổ cổ đông

 Quản lý, thực hiện giao dịch chuyển nhượng cổ phiếu

- Thực hiện giao dịch giữa các cổ đông

- Tự động tính lệ phí chuyển nhượng

- Theo dõi nhật ký giao dịch

- Theo dõi nhật ký theo ngày hay toàn bộ

- Theo dõi nhật ký giao dịch của tất cả hay từng cổ đông

- Lập bảng kê thu phí chuyển nhượng

 Quản lý danh sách cổ đông trong các kỳ họp

- Lập danh sách chốt cổ đông phục vụ các kỳ họp

 Báo cáo - thống kê

- Tỷ lệ sở hữu của cổ đông nội bộ

- Tỷ lệ sở hữu theo loại cổ đông

- Danh sách chốt cổ đông cho các kỳ họp

- Bảng kê chi tiết tỷ lệ chia cổ tức/cổ phiếu thưởng/quyền mua cổ phiếucho mỗi đợt chia

- Bảng kê thu tiền mua cổ phiếu của các cổ đông

- Bảng kê thu phí chuyển nhượng

- Báo cáo dễ dàng được in ra máy in hay đưa dữ liệu ra Excel, chuyển thành tài liệu dưới nhiều định dạng khác nhau như: tệp hình ảnh, tệp PDF, tệp HTML

Đối với chức năng quan trọng đó là chức năng quản lý chuyển nhượng, táchgộp, chi trả cổ tức việc thực hiện chính xác là rất quan trọng

- Chức năng quản lý chuyển nhượng: chức năng chuyển nhượng thựchiện kiểm tra bên chuyển nhượng để đảm bảo bên chuyển nhượng đượcphép chuyển nhượng và đảm bảo đủ số lượng cổ phần cho yêu cầu giaodịch Chức năng này cũng thực hiện bên nhận chuyển nhượng để đảmbảo bên nhận được phép nhận Sau khi thao tác kiểm tra hoàn tất, thụchiện ghi giảm số lượng cổ phiếu theo yêu cầu cho bên chuyển nhượng,ghi tăng số lượng cổ phiếu từ bên chuyển nhượng chuyển qua, cuốicùng là cập nhật dữ liệu vào bảng dữ liệu lịch sử cuối cùng là tự độngtính phí chuyển nhượng theo tỷ lệ quy định

16

- Chức năng tách gộp cổ phần, thay đổi mệnh giá: Khi Hội đồng quản trịthực hiện tách gộp cổ phiếu sẽ có văn bản yêu cầu đơn vị quản lý trựctiếp thực hiện thao tác tách gộp Thao tác tách gộp thực hiện trên phầnmềm sẽ kiểm tra danh sách cổ đông hiện tại và chia nhỏ số lượng cổphần năm giữ hoặc gộp lại theo chỉ đạo.

- Chức năng chi trả cổ tức: cuais mỗi năm hoặc cuối mỗi quý, sau khithực hiện báo cáo kiểm toán, phần lợi nhuận sau thuế sẽ được bộ phận

kế toán báo cáo với Hội đồng cổ đông và một phần sẽ được chia cho cổđông đó chính là cổ tức Có hai hình thức phân chi a cổ tưc: chia cổ tứcbằng cổ phiếu hoặc chia cổ tức bằng tiền mặt hình thức chia đó là chiađều theo tỷ lể quy định được đại hội cổ đông thống nhất Ví dụ: cổđông nắm giữ 100 cổ phần được hưởng 2 cổ phần mới hay tỷ lệ chia là40% theo mệnh giá,…

II NHU CẦU TIN HỌC

- Hầu hết các công việc đều làm bằng phương pháp thủ công nên cònkém hiệu quả, tốn nhiều thời gian tốc độ không cao

- Do cách quản lý hồ sơ thủ công trên giấy tờ nên khi cần bổ sung thìngười quản lý phải sửa đổi, thêm bớt gạch xoá dẫn đến thông tin khôngchính xác, dễ nhầm lẫn.

- Đối với một khối lượng hồ sơ lớn, các công việc lưu trữ , bảo quản bổsung cập nhật, tra cứu, khai thác thông tin đòi hỏi phải tiêu tốn nhiều vềvật chất và con người như hệ thống kho lưu trữ, bảo quản Số lượng cán

bộ làm công tác quản lý nhân sự , thời gian công sức, làm việc nhiều

mà có khi vẫn không đảm bảo yêu cầu

- Đối với công tác thực hiện chuyển nhượng, chia tách, chi trả cổ tứcthực hiện sẽ rất khó khăn và dễ dàng phát sinh nhữ sai sót trong thaotác thủ công Vơi những đơn vị có số lượng cổ đông lơn thì gần nhưkhông thể thực hiện được

- Tự động hoá các thao tác mà từ trước tới nay phải làm bằng tay

- Thực hiện các chức năng hỏi đáp nhanh

- Hệ thống đáp ứng được cho các lĩnh vực quản lý lớn

- Quản lý được nhiều dữ liệu hơn và dữ liệu được lưu an toàn

- Tìm kiếm và truy xuất thông tin được nhanh chóng

- Thông tin luôn được đảm bảo chính xác

18

- Tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý

III HƯỚNG VÀ PHẠM VI GIẢI QUYẾT

Xây dựng một chương trình “Quản lý Cổ đông” nhằm đáp ứng yêucầu cấp thiết của người sử dụng và nhu cầu tin học hóa ngày càng cao trong

xã hội là mong muốn của em khi lựa chọn đề tài này

 Những vấn đề đã giải quyết:

- Quản lý hồ Cổ đông một cách tự động hóa

- Quản lý quá trình lịch sử giao dịch của cổ đông

- Đưa ra các bảng thống kê báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của ban lãnhđạo trong công ty

- Đưa ra các phương pháp tìm kiếm thông tin Cổ đông trong công ty

Tự động tính phí chuyển nhượng, thục hiện chuyển nhượng, thực hiện tách gộp, chi trả cổ tức, phát hành thêm

Chương 3 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

CỔ ĐÔNG

Hệ thống quản lý Cổ đông trước tiên là một hệ thống được tổ chức từ trênxuống dưới, có chức năng tổng hợp thông tin, giúp Hội đồng quản trị quản lýmột cách tốt nhất trong toàn bộ hệ thống quản lý Cổ đông Từ đó tạo điềukiện thuận lợi cho việc quản lý Cổ đông, giảm bớt thời gian cũng như côngsức để hoàn thiện công việc một cách nhanh chóng Vì vậy để quản lý tốtnhân sự thì cần phải quản lý tốt mọi chức năng Các chức năng cơ bản của hệthống gồm có:

- Chức năng hệ thông: Đây là chức năng thực hiện các công việc liênquan đến hệ thông như đăng nhập, đăng xuất, cập nhật user, thiết lậptham số,…

- Chức năng quản lý Hồ sơ: Quản lý thông tin chi tiết về cá nhân, tổ chức

là cổ đông của công ty cổ phần đang quản lý, Quản lý thông tin chi tiết

về tổ chức phát hành hay nói củ thể hơn đó là các công ty cổ phần mà

hệ thống quản lý

- Chức năng tổng hợp về cổ phiếu và cổ tức: làm các nhiệm vụ nhi in ấn

sổ cổ đông, phát hành, chia thưởng quyền,…

- Chức năng thống kê báo cáo và tìm kiếm

I Sơ đồ phân cấp chức năng

Sơ đồ phân cấp chức năng sẽ phân rã các chức năng từ đại thể đến chitiết, giúp người phân tích viên xác định rõ ràng hơn phạm vi công việc của hệthống cần phân tích Đồng thời, nó cũng giúp phân rõ trách nhiệm, loại trừcác dư thừa trong mô hình và tránh trùng lặp công việc trong hệ thống hiện

20

tại Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là một trong những mô hình tương đối đơngiản, dễ hiểu và thân thiện với người sử dụng Tuy nhiên, thời gian cần thiếtcho việc xây dựng mô hình này không nhiều nhưng rất có ích cho giai đoạnsau Một khâu rất quan trọng trong khi xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ

là xác định được chức năng nghiệp vụ

Chức năng nghiệp vụ là khái niệm dùng để mô tả những công việc cầnthực hiện tương ứng với những công tác nghiệp vụ cần phải hoàn thành Mỗinút trong biểu đồ là một chức năng mức 0 là chức năng lớn nhất khái quátnhất, sau đó lần lượt là các chức năng con của nó

1 Phương thức hoạt động của từng chức năng

a Chức năng quản lý Hồ sơ

Chức năng này có nhiệm vụ chính là quản lý tất cả các thông tin một cáchđầy đủ của hệ thống quản lý, Chức năng cho phép cập nhật thông tin tổ chứcphát hành và các thông tin cơ bản liên quan đến cổ phần:

- Cập nhật Tổ chức phát hành: Có nhiệm vụ cập nhật hồ sơ Tổ chức

phát hành khi có yêu cầu, cập nhật thông tin vốn điều lệ,…

- Cập nhật hồ sơ cổ đông: chức năng này có nhiệm vụ theo dõi việc cập

nhật thông tin cổ đông, thêm sửa, bổ xung thông tin về cổ đông ,

b Chức năng Cổ phiếu - Cổ tức

Chức năng này có nhiệm vụ chính là cập nhật thông tin cá nhân liên quanđến cổ đông

- Chuyển nhượng: chức năng này có nhiệm vụ thực hiện chuyển

nhượng khi có yêu cầu từ cổ đông và đã được Chủ tịch HĐQT đã thông

- Sổ cổ đông: chức năng này có nhiệm thục hiên tạo sổ cổ đông cho Cổ

đông sau mỗi lần thực hiện phát hành thêm

- Phát hành: Thực hiên thao tác phát hành thêm hoặc phát hành mới đối

với tổ chức thực hiện phát hành lần đầu

- Chi trả cổ tức: Thực hiện quyền nhận cổ tức bằng cổ phiếu hoặc nhận

cổ phiếu thưởng hoặc thực hiện chi trả bằng tiền mặt cho Cổ đông theocác đợt chi trả cổ tức

- Tách gộp, thay đổi mệnh giá: mỗi khi có yêu cầu thay đổi mệnh giá

hay tách gộp cổ phần từ ban quản trị, người sử dụng sẽ thục hiên thaotác trên chức năng này để thực hiện

c Chức năng thống kê - báo cáo

Chức năng này có nhiệm vụ đưa ra những thống kê và báo cáo theo yêucầu của ban lãnh đạo và nhu cầu công việc của công ty

- Tỷ lệ sở hữu: chức năng này có nhiệm vụ đưa ra danh sách người sở

hữu cổ phần cùng tỷ lệ cổ phần tương ứng

- Danh sách cổ đông: chức năng này có nhiệm vụ đưa ra Danh sách đầy

đủ chi tiết thông tin cổ đông hiện hữu

- Báo cáo thu phí chuyển nhượng: thực hiên tổng hợp báo cáo tình

hình thu phí chuyển nhượng

- Lịch sử giao dịch: Báo cáo lịch sử giao dịch cua cổ đông theo các điều

kiện lựa chon

22

Chi trả cổ tức

Sổ cổ đông

Tìm kiếm Cổ đông

Danh sách cổ đông

Câp nhật hồ sơ

cổ đông

Tìm kiếm đợt phát hành

Lịch sử giao Chuyển

nhượng

II Mô hình luồng dữ liệu

Một hệ thống bất kỳ đều là một thể thống nhất, do vậy các chức năng sẽ cócác mối liên hệ với nhau Biểu đồ luồng dữ liệu sẽ cho phép ta diễn tả quátrình xử lý thông tin giữa các chức năng, mối liên hệ giữa các chức năng vàtrình tự thực hiện chúng trong hệ thống

Để biểu diễn các chức năng ta có một số quy tắc:

- Chức năng: Là một quá trình biến đổi dữ liệu, trong sơ đồ luồng dữliệu các chức năng hoặc tiến trình được hiểu là các quá trình biến đổithông tin, từ thông tin đầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổsung thông tin và tạo ra thông tin mới tổ chức thành thông tin đầu raphục vụ cho hoạt động của hệ thống như lưu vào kho dữ liệu hoặc gửicho các tiến trình hoặc bộ phận khác Một chức năng được biểu diễnbởi một hình tròn hay hình ovan:

- Luồng dữ liệu: Là tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra của một chứcnăng nào đó Một luồng dữ liệu được biểu diễn bằng một mũi tên, trên

đó có viết tên của luồng dữ liệu:

- Kho dữ liệu: Là dữ liệu được lưu lại để có thể truy cập lần sau Trong

chức năng

Tên luồng dữ liệu

hồ sơ, các tệp thông tin trên dĩa Trong sơ đồ dữ liệu dưới tên kho dữliệu chúng ta sẽ chỉ quan tâm đến các thông tin được chứa trong đó Ví

dụ như hồ sơ học sinh, danh sách môn học, danh sách lớp Một khođược biểu diễn được biểu diễn giữa hai đường thẳng nằm ngang, ở giữa

là tên kho dữ liệu:

- Tác nhân ngoài : Là thực thể ngoài hệ thống có trao đổi thông tin với hệthống Yếu tố bên ngoài, hay còn được gọi là tác nhân ngoài Có thể làmột người, một nhóm người hay một tổ chức ở bên ngoài hệ thốngnhưng có mối liên hệ với hệ thống Sự có mặt của yếu tố bên ngoàitrong sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ cho việc

xác định rõ hơn giới hạn của hệ thống và mối liên hệ của hệ thống với yếu

tố bên ngoài, nó cũng có thể là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống hoặc nhậnthông tin từ hệ thống Nhân tố bên ngoài là phần sống còn của hệ thống,chúng là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi nhận các sản phẩmcủa hệ thống Một tác nhân ngoài đựơc vẽ bằng hình chữ nhật bên trong cótên tác nhân ngoài

1

- Tác nhân trong: Trong khi các nhân tố bên ngoài luôn luôn là một danh

từ, biểu thị cho một bộ phận một phòng ban hoặc một tổ chức thì cácnhân tố bên trong bao giờ cũng ở dạng động từ hoặc bổ ngữ

Các nhân tố bên trong là một chức năng hoặc một tiến trình bên trong hệthống Các nhân tố bên trong và nhân tố bên ngoài đều có thể sử dụng nhiềulần trên cùng một trang sơ đồ, điều đó làm cho sơ đồ dễ đọc, dễ hiểu hơn

Tên kho dữ liệu

Tên tác nhân ngoài

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG

trịTrả lời thông tin

Cung cấp thông tin Trả lời thông tin yêu

 Hội đồng quản trị:

Hội đồng quản trị yêu cầu các loại báo cáo, thông tin tình hình hoạtđộng chuyển nhượng của Cổ đông, Hệ thống trả lại các báo cáo và các thôngtin theo yêu cầu

Hình 2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Tra cứu tìm kiếm

Quản lý

hồ sơ

Cổ phiếu,

Cổ tức

Báo cáo

thống kê

Hồ sơ Cổ

đông

đôngHội đồng quản trị

Thông tin yêu cầuThông tin trả lời

T.T tổ chức phát hành

Thông tin trả lời

Thông tin trả lờiThông tin yêu cầu

Thông tin trả lời

Yêu cầu chia, thưởng cổ tức

Cổ Đông

Hồ sơ Cổ đôngKết quả yêu cầu

Hình 4 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý hồ sơ

Lưu trữ thông tinThông tin TCPH

Cổ đông

Thông tin trả lời

Hình 5 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Cổ phiếu, cổ tức

Chi trả

cổ tức

Sổ

cổ đông

Tách gôp, thay đổi mệnh giá

Chuyể

n nhượng

Hội đồng quản trị Thông tin phát hành

Thông tin trả lời

Đợt phát hành

Lịch sửLịch sử

Lịch sử