Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH xây dựng thương mại Chí Hưng

Xây dựng cơ bản (XDCB) là một ngành sản xuất vật chất độc lập tách rời với các ngành khác, có chức năng tái sản xuất tài sản cố định (TSCĐ) cho tất cả các ngành trong nền kinh tế quốc dân (KTQD), nó tạo nên cơ sở vật chất cho xã hội, tăng tiềm lực kinh tế cũng như quốc phòng của đất nước. Do đó hầu hết của thu nhập quốc dân nói chung và tích luỹ nói riêng đi cùng vốn đầu tư từ nước ngoài được sử dụng trong lĩnh vực đầu tư XDCB. Bên cạnh đó đầu tư XDCB luôn là một “lỗ hổng” lớn làm thất thoát nguồn vốn đầu tư của Nhà nước. Vì vậy, quản lý vốn đầu tư XDCB đang là một vấn đề đáng lưu tâm trong giai đoạn hiện nay. Tổ chức hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính. Nó có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Quy mô sản xuất xã hội ngày càng mở rộng thì yêu cầu và phạm vi công tác kế toán ngày càng phát triển, vai trò và vị trí của công tác kinh tế ngày càng cao. Với sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế nhằm đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường, của nền kinh tế mở đã buộc các doanh nghiệp mà đặc biệt là các doanh nghiệp XDCB phải tìm ra con đường đúng đắn và phương án sản xuất kinh doanh (SXKD) tối ưu để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường, dành lợi nhuận tối đa, cơ chế hạch toán đòi hỏi các doanh nghiệp XBCB phải trang trải được các chi phí bỏ ra và có lãi. Mặt khác, các công trình XDCB hiện nay đang tổ chức theo phương thức đấu thầu. Do vậy, giá trị dự toán được tính toán một cách chính xác và sát xao. Điều này không cho phép các doanh nghiệp XDCB có thể sử dụng lãng phí vốn đầu tư. Đáp ứng các yêu cầu trên, các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất phải tính toán được các chi phí sản xuất bỏ ra một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời. Hạch toán chính xác chi phí là cơ sở để tính đúng, tính đủ giá thành. Từ đó giúp cho doanh nghiệp tìm mọi cách hạ thấp chi phí sản xuất tới mức tối đa, hạ thấp giá thành sản phẩm – biện pháp tốt nhất để tăng lợi nhuận. Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, khoản mục chi phí NVL – CCDC chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp, chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí NVL – CCDC cũng làm ảnh hưởng đáng kể đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến thu nhập của doanh nghiệp. Vì vậy, bên cạnh vấn đề trọng tâm là kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, thì tổ chức tốt công tác kế toán NVL – CCDC cũng là một vấn đề đáng được các doanh nghiệp quan tâm trong điều kiện hiện nay. Công ty TNHH xây dựng thương mại Chí Hưng tuy là một doanh nghiệp nhỏ với vốn chủ sở hữu không lớn và đặc thù kinh doanh là tư vấn giám sát cũng như xây dựng thi công những công trình nhỏ nhưngvới đặc điểm lượng NVL – CCDC sử dụng vào các công trình lại chỉ yếu thì vấn đề tiết kiệm triệt để có thể coi là biện pháp hữu hiệu nhất để giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty. Vì vậy điều tất yếu là Công ty phải quan tâm đến khâu hạch toán chi phí NVL – CCDC Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH xây dựng thương mại Chí Hưng, nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất, sự cần thiết phải tăng cường tổ chức công tác quản lý nguyên vật liệu nên em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH xây dựng thương mại Chí Hưng”.

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI CHÍ HƯNG 3

1.1 Đặc điểm, phân loai nguyên vật liệu tại công ty TNHH xây dựng thươngmại Chí Hưng 31.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH xây dựng thương mại ChíHưng 31.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại công ty TNHH xây dựng thương mại ChíHưng 41.1.3 Mã hóa nguyên vật liệu tại công ty TNHH xây dựng thương mại ChíHưng 51.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của công ty TNHH xây dựng thươngmại Chí Hưng 81.2.1 Trình tự mua nguyên vật liệu tại công ty TNHH xây dựng thương mại ChíHưng 91.2.2 Sử dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH xây dựng thương mại ChíHưng 101.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH xây dựng thương mạiChí Hưng 111.3.1 Về phía công ty Chí Hưng: 111.3.2 Đối với các phòng ban và cá nhân: 11

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG

TY THHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI CHÍ HƯNG 13

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHH xây dựng thương mại ChíHưng 132.1.1 Thủ tục nhập-xuất kho nguyên vật liệu 13

2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty TNHH Xây dựng và thương

mại Chí Hưng 32

2.2.1 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu 32

2.2.2 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu 36

2.3 Kế toán kết quả kiểm kê kho nguyên vật liệu 43

CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI CHÍ HƯNG 45

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Xây Dựng và Thương Mại Chí Hưng và phương hướng hoàn thiện 45

3.1.1 Ưu điểm: 45

3.1.2.Nhược điểm 47

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Xây Dựng và Thương Mại Chí Hưng 49

3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu 49

3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá 51

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 52

3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết 53

3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp 53

3.2.6 Về báo cáo kế toán liên quan dến nguyên vật liệu 54

3.3 Điều kiện thực hiện giải pháp 54

KẾT LUẬN 56

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 57

DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ về thủ tục nhập kho nguyên vật liệu 16

Sơ đồ 2.2: Trình tự luân chuyển chứng từ 24

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức chứng từ ghi sổ 42

Biểu số 1.1: Trích Danh mục NVL tại 5

Biểu số 1.2: Quy trình luân chuyển nguyên vật liệu nhập kho 9

Biểu số 2.1: Đề nghị cung ứng vật tư 14

Biểu số 2.2: Phiếu xuất kho 15

Bảng 2.2: Mẫu biên bản xác nhận khối lượng vật tư 17

Bảng 2.3: Hợp đồng mua bán hàng hoá 18

Bảng 2.4: Mẫu Hóa đơn Giá trị gia tăng 19

Bảng 2.5: Mẫu phiếu nhập kho 20

Bảng 2.6: Mẫu phiếu yêu cầu xuất vật tư 21

Bảng 2.7 : Mẫu phiếu xuất kho 22

Bảng 2.8: Mẫu thẻ kho 26

Bảng 2.9 : Mẫu sổ chi tiết vật liệu 29

Bảng 2.10 : Mẫu báo cáo nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu 31

Bảng 2.11 Chứng từ ghi sổ 34

Bảng 2.12: Chứng từ ghi sổ 35

Bảng 2.13: Tờ kê chi tiết 37

Bảng 2.14 Chứng từ ghi sổ 38

Bảng 2.15 Chứng từ ghi sổ 39

Bảng 2.16: Sổ cái Tài khoản 40

LỜI MỞ ĐẦU

Xây dựng cơ bản (XDCB) là một ngành sản xuất vật chất độc lập tách rời vớicác ngành khác, có chức năng tái sản xuất tài sản cố định (TSCĐ) cho tất cả cácngành trong nền kinh tế quốc dân (KTQD), nó tạo nên cơ sở vật chất cho xã hội,tăng tiềm lực kinh tế cũng như quốc phòng của đất nước Do đó hầu hết của thunhập quốc dân nói chung và tích luỹ nói riêng đi cùng vốn đầu tư từ nước ngoàiđược sử dụng trong lĩnh vực đầu tư XDCB Bên cạnh đó đầu tư XDCB luôn là một

“lỗ hổng” lớn làm thất thoát nguồn vốn đầu tư của Nhà nước Vì vậy, quản lý vốnđầu tư XDCB đang là một vấn đề đáng lưu tâm trong giai đoạn hiện nay

Tổ chức hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thốngcông cụ quản lý kinh tế, tài chính Nó có vai trò tích cực trong việc quản lý, điềuhành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Quy mô sản xuất xã hội ngày càng mởrộng thì yêu cầu và phạm vi công tác kế toán ngày càng phát triển, vai trò và vị trícủa công tác kinh tế ngày càng cao

Với sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế nhằm đáp ứng yêu cầu của nền kinh tếthị trường, của nền kinh tế mở đã buộc các doanh nghiệp mà đặc biệt là các doanhnghiệp XDCB phải tìm ra con đường đúng đắn và phương án sản xuất kinh doanh(SXKD) tối ưu để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường, dành lợi nhuận tối

đa, cơ chế hạch toán đòi hỏi các doanh nghiệp XBCB phải trang trải được các chiphí bỏ ra và có lãi Mặt khác, các công trình XDCB hiện nay đang tổ chức theophương thức đấu thầu Do vậy, giá trị dự toán được tính toán một cách chính xác vàsát xao Điều này không cho phép các doanh nghiệp XDCB có thể sử dụng lãng phívốn đầu tư

Đáp ứng các yêu cầu trên, các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất phảitính toán được các chi phí sản xuất bỏ ra một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời.Hạch toán chính xác chi phí là cơ sở để tính đúng, tính đủ giá thành Từ đó giúp chodoanh nghiệp tìm mọi cách hạ thấp chi phí sản xuất tới mức tối đa, hạ thấp giáthành sản phẩm – biện pháp tốt nhất để tăng lợi nhuận

Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, khoản mục chi phí NVL – CCDCchiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp, chỉ cần một biến

động nhỏ về chi phí NVL – CCDC cũng làm ảnh hưởng đáng kể đến giá thành sảnphẩm, ảnh hưởng đến thu nhập của doanh nghiệp Vì vậy, bên cạnh vấn đề trọngtâm là kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, thì tổ chức tốt công tác kế toánNVL – CCDC cũng là một vấn đề đáng được các doanh nghiệp quan tâm trong điềukiện hiện nay.

Công ty TNHH xây dựng thương mại Chí Hưng tuy là một doanh nghiệp nhỏvới vốn chủ sở hữu không lớn và đặc thù kinh doanh là tư vấn giám sát cũng nhưxây dựng thi công những công trình nhỏ nhưngvới đặc điểm lượng NVL – CCDC

sử dụng vào các công trình lại chỉ yếu thì vấn đề tiết kiệm triệt để có thể coi là biệnpháp hữu hiệu nhất để giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty Vì vậy điều tấtyếu là Công ty phải quan tâm đến khâu hạch toán chi phí NVL – CCDC

Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH xây dựng thương mại Chí Hưng,nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sảnxuất, sự cần thiết phải tăng cường tổ chức công tác quản lý nguyên vật liệu nên em

đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH xây dựng thương mại Chí Hưng”.

Nội dung chuyên đề gồm 3 chương:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH

xây dựng thương mại Chí Hưng

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH xây dựng

thương mại Chí Hưng

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH xây dựng

thương mại Chí Hưng

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo PGS.TS Phạm Thị Bích Chi và CBCNV

phòng Tài chính – Kế toán Công ty TNHH xây dựng thương mại Chí Hưng đã giúp

đỡ nhiệt tình và tạo điều kiện tốt để em hoàn thành bài chuyên đề này

Sinh viên

Phan Thị Hải Yến

CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI CHÍ HƯNG

1.1 Đặc điểm, phân loai nguyên vật liệu tại công ty TNHH xây dựng thương

mại Chí Hưng.

1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH xây dựng thương mại Chí Hưng.

Khác các ngành công nghiệp khác vật liệu dùng vào ngành xây dựng công

nghiệp và cụ thể là thi công lắp đặt các công trình liên quan tới hệ thống chốngnóng hay tấm trần… không hoàn toàn là một công trình nhà cửa, kiến trúc hoànchỉnh nhưng vẫn được coi như một quá trình làm xây dựng cơ bản nhỏ Vì vậy côngtác hạch toán và quản lý đầu vào, đầu ra của NVL vẫn luôn được theo dõi chặt chẽ

và đảm bảo chất lượng ở từng khâu

Để thi công lắp đặt một công trình dù nhỏ thì khối lượng vật liệu dùng vẫn làchủ yếu và đa dạng về chủng loại.Vẫn là những nguyên liệu cơ bản trong xây dựng:cát, xi măng, cốt pha…tuy nhiên có thể sử dụng không nhiều.Và nguyên liệu chínhnhất chính là tấm trần, tấm tôn chống nắng….Ngoài ra những công cụ dụng cụ nhỏnhưng lại thường không thể thiếu:đinh, búa, keo…Chính bởi sự đa dạng trong việcphân loại các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nên việc bảo quản hay thực hiệncũng được phân ra rõ ràng trong từng lần thi công

Hầu hết các loại nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cấu thành nên sản phẩm nêngiá trị chi phí nguyên vật liệu chính chiếm tới 75-80% giá trị xây dựng cơ bản.Đặc biệt trên thị trường thì loại mặt hàng này cũng được sản xuất khá nhiều dođiều kiện thời tết nước ta nhiệt đới gió mùa.Để đảm bảo lựa chọn mặt hàng tốt về cảchất lượng mà giá thành ổn định, không bị trội cũng là một thách thức với côngty.Cuối cùng lựa chọn nhà cung cấp Austrong chính là việc làm an toàn và chínhxác của công ty Chí Hưng trong thời buổi kinh tế hiện nay.Việc này đã được thểhiện qua sự tín nhiệm của khách hàng dành cho quý công ty cũng như NCC

1.1.2.Phân loại nguyên vật liệu tại công ty TNHH xây dựng thương mại Chí Hưng.

Việc phân nhóm NVL trong công ty Chí Hưng đơn giản được chia thành hai nhóm:

NVL chính: là nhóm NVL được định nghĩa sử dụng thường xuyên và là thực thể chính cấu thành nên hạng mục công trình: Tấm chắn nắng…

Nhóm NVL phụ: là nhóm NVL tham gia vào quá trình thi công như búa, kéo… mang tính chất nhỏ và có thể sử dụng nhiều lần.

NVL trong mỗi doanh nghiệp thường rất đa dạng về chủng loại.Cho dù công

ty Chí Hưng là một doanh nghiệp nhỏ về quy mô, bởi chỉ thiên về lắp đặt thi cônghạng mục công trình nhỏ, nhưng nếu không có sự phân chia rõ ràng thì việc quản lýnguồn xuất nhập sử dụng sẽ là rất khó Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quảntrị thì NVL của Công ty chia thành các loại như sau:

+ NVL chính: Là yếu tố chủ yếu cấu thành nên thực thể công trình: Tấmtrần,tấm chắn nắng,xi măng,sắt thép,…

+ NVL phụ: Là những vật liệu đi kèm với nguyên vật liệu chính để tạo nên sảnphẩm xây dựng cơ bản: đinh, keo…

+ Nhiên liệu : Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượngcho các loại máy móc hoạt động: như xăng, dầu Diezen…

+ Phụ tùng thay thế : Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị

mà Công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc thiết bị thi côngnhư :máy khoan,xẻ…

+ Phế liệu thu hồi : vỏ bao xi măng bao, sắt vụn, đoạn thừa của thép, tre, gỗkhông dùng được nữa,…

Trong nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ thì công ty còn phânnhóm ra từng loại khác nhau:

+ Xi măng: Có Xi măng trắng, Xi măng P300, Xi măng P400

+ Thép: Thép  6, thép 10, thép 20, thép tấm

1.1.3.Mã hóa nguyên vật liệu tại công ty TNHH xây dựng thương mại Chí Hưng.

-Tại công ty Chí Hưng nguyên tắc mã hoá nguyên vật l liệu tuy đơn giảnnhưng rất dễ phân biệt Và công ty sử dụng những mã số để phân biệt những loạinguyên vật liệu cũng như dễ dàng trong việc theo dõi đối chiếu trên sổ sách

Biểu số 1.1: Trích Danh mục NVL tại

Công ty TNHH xây dựng thương mại Chí Hưng

Mã

hiệu

Tên

4002 Băng giấy

4003 Băng keo lưới

4004 Bông thuỷ tinh phủ bạc

4028 Khung vách ngăn thanh đứng VTV49

4029 Khung vách ngăn thanh đứng VTV75

4031 Khung vách ngăn thanh ngang VTV50

4032 Khung vách ngăn thanh ngang VTV76

4033 Khung vách ngăn VTV 85

4034 Khung vách ngang thanh ngang VTV66

4035 Khung xương vách thanh đứng VTV65

4038 Khung xương vách UD51

4073 Thanh nhôm kẽm UĐ75

4074 Thanh nhôm kẽm UN75

4075 Thanh tôn tráng kẽm UĐ52

4076 Thanh tôn tráng kẽm U36

4078 Thanh tôn tráng kẽm U36(4m)

4079 Thanh tôn tráng kẽm UD100

4080 Thanh tôn tráng kẽm UD64

4083 Thanh tôn tráng kẽm UN52

4084 Thanh tôn tráng kẽm UN64

4088 Thanh tôn tráng kẽm xương cá

4089 Thanh tôn tráng kẽm xương cá 3,6m

4108 Tấm thạch cao sakura I (không phủ bạc)

4113 Khung vách ngăn UD54

4114 Bột Easyiont 120

4115 Thạch cao NS 619

Những nguyên vật liệu trên công ty xếp vào nhóm vật liệu chính và vật liệu phụ

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của công ty TNHH xây dựng

thương mại Chí Hưng.

NVL của công ty được mua từ nhiều nguồn khác nhau bởi các nhà cung cấpkhác nhau có thể ngay trong địa bàn tỉnh Ninh Bình hoặc địa bà ngoài tỉnh.Nênkhâu thu mua hay bảo quản cho thuận tiện công việc thi công được công ty ChíHưng thực hiện rất bài bản

Ví dụ: Các bạn hàng uy tín lâu năm của công ty:

Công ty xi măng Tam Điệp (thị xã Tam Điệp- tỉnh Ninh Bình)

Công ty xây dựng Mai Thế Hệ

Công ty vật liệu xây dựng Thành Công (TP Ninh Bình)

Ngoài ra, công ty còn là nhà phân phối độc quyền cho tấm trần Austrong ViệtNam tại Ninh Bình nên khâu bảo quản hay vận chuyển phải đảm bảo đáp ứng theoyêu cầu nhà cung cấp cũng như khách hàng

Việc mua NVL phải dựa vào tình hình thực tế theo nhu cầu sử dụng NVL củacông ty cũng như yêu cầu từ phía khách hàng

Ví dụ: Thi công hạng mục công trình tòa nhà 1o tầng khu đô thị mới thành phốNinh Bình.

Đội trưởng dội thi công sẽ dựa trên bản thiết kế và bản thi công để đề xuấtmức xi măng cần mua, số tấm trần cần lắp sửa dụng cho 10 tầng của tòa nhà…

Biểu số 1.2: Quy trình luân chuyển nguyên vật liệu nhập kho

Ký vào hợp đồng Xuất hàng

Do hầu hết NVL sử dụng đều là mua ngoài vì công ty không tự sản xuất nên

để đánh giá giá trị NVL thì sử dụng giá vốn thực tế để đánh giá

1.2.1 Trình tự mua nguyên vật liệu tại công ty TNHH xây dựng thương mại Chí Hưng.

Khi có nhu cầu mua NVL được xác lập bởi khách hàng hay yêu cầu của nhàcung cấp, nhân viên thống kê vật tư ghi vào sổ xin mua NVL theo mẫu chungthống nhất của Công ty với số lượng, quy cách, chủng loại cần thiết

Sau đó công ty sẽ gửi thông báo tới các nhà cung cấp đặc biệt là NCC độcquyền và đi kèm nội dung về hàng hóa cần mua (ký hiệu, chủng loại, số lượng, )cho nhà cung cấp Bản chào giá của các nhà cung cấp được tập hợp lại để so sánh

về giá cả và chất lượng.Sau khi quyết định được NCC nào được lựa chọn, công ty

sẽ gửi lại thông báo

Kế hoạch thu mua đúng tiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất của công ty.Đồng thời, Doanh nghiệp đã chọn nguồn mua đảm bảo về số lượng, chất lượng, giá

cả và chi phí thu mua thấp nhất

Để tránh tình trạng trùng lặp, NVL đã ghi sổ xin mua thì làm thủ tục muachậm nhất 03 ngày, khi đã được nghiệm thu kiểm nhập làm thủ tục nhập kho ngaykhông quá 48h, sau đó khóa sổ xin mua của NVL đó.

1.2.2 Sử dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH xây dựng thương mại Chí Hưng.

*Khâu sử dụng NVL:

Công ty đã thực hiện ghi chép để phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL

trong quá trình thi công.Qua đó,cho thấ công ty đã thực hiện việc sử dụng hợp lý,tiết kiệm, nhằm hạ thấp nhất có thể chi phí nhằm đảm bảo lợi nhuận cho công tynhưng vẫn đi kèm với chất lượng thi công

Tất cả các vật tư đã được cấp phát phải sử dụng kịp thời đúng mục đích, NVL xuấtkho được quản lý và bảo quản theo đúng quy định

Khi NVL đã ra khỏi kho thì người nhận NVL chịu mọi trách nhiệm có liên quanđến NVL đó, không được phép tùy tiện đổi lại

NVL xuất không sử dụng hết thì làm thủ tục nhập lại kho.Việc nhập diễm ra vàocuối tháng hoặc cuối kì

- Trường hợp cần thay đổi mục đích sử dụng NVL khác đối với đề nghị banđầu thì đơn vị phải có đề nghị và được sự đồng ý của người ký duyệt cấp NVL vàphòng chức năng liên quan, sau đó nếu tiến hành điều chỉnh đối tượng sử dụng chophù hợp

* Khâu bảo quản và dự trữ đối với NVL của công ty:

Việc dự trữ NVL là một việc làm cần thiết và yêu cầu độ chính xác nhiều Đểquá trình thi công được đảm bảo không thiếu hụt NVL thì cần được tích trữ nhưngnếu nhân viên tính toán thiếu chính xác để lượng tích trữ quá nhiều thì sẽ gây tônkém diện tích kho, tốn kém và chất lượng NVL

Về khâu bảo quản thì còn được công ty chú trọng rất nhiều.Mỗi loại NVLđược nhập về kho đều có biên bản, giây tờ chứng nhận rõ ràng.Công ty Chí Hưng làmột cô ty mới thành lập và quy mô còn đang nhỏ nên bước đầu chỉ có hai khochính:

-Kho chứa tấm trần, tấm kim loại… được nhà cung cấp chuyển về.Và kho đảmbảo theo yêu cầu của NCC.

-Kho thứ hai chưa những NVL đi kèm thi công:máy cắt, xi măng,đồ bảo hộ laođộng…

Vật tư trong kho được sắp xếp từng loại và theo một trình tự phù hợp với quyphạm từng kho

Kho bãi ngoài trời thì chủ yếu là bãi xe sử dụng chuyên chở NVL từ NCCchuyển về hay tới các đơn vị thi công

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH xây dựng thương mại

Chí Hưng.

1.3.1.Về phía công ty Chí Hưng:

- Công ty đưa ra các quy định và phải nghiêm chỉnh thực hiện như: chỉ đạo,kiểm tra, giám sát công tác NVL của các đơn vị

- Xây dựng kế hoạch vật tư dài hạn, ngắn hạn

- Quyết toán vật tư sử dụng theo quy chế, quy định,

- Hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác vật tư cho các đơn vị một cáchthường xuyên và tỉ mỉ

1.3.2.Đối với các phòng ban và cá nhân:

+Phòng kinh doanh: tuy công việc chính của phòng là vấn đề quan hệ đối tác

nhưng chính việc quan hệ với các NCC tốt sẽ mang tới một nguồn nhập ổn định,chất lượng và giá cả hợp lý.Vì thế trách nhiệm của phòng kinh doanh không hề nhỏngay từ khâu thu mua NVL

+ Phòng tài chính, kế toán: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn

của vật tư tái sản trong sản xuất kinh doanh, tập hợp và phân bổ chi phí NVL,CCDC cho các đối tượng.Đồng thời theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn của thànhphẩm, hàng hóa, cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán trưởng theo đúng quy địnhchế độ

+Đội thi công: có nhiệm vụ sử dụng và phân phối NVL một cách hợp lý để

tránh lãng phí mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình

+ Thủ kho: Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc pháp luật về hàng hóa trong

kho Được giao quản lý và bảo quản tất cả các hàng hóa vật tư trong kho Cập nhậtchứng từ hàng ngày và thường xuyên kiểm tra đối chiếu lượng,chấ giữa chứng từ vàhàng hóa thực tế Trong quá trình thực hiện có phát hiện những vấn đề bất bìnhthường thủ kho phải báo cáo ngay với những người có trách nhiệm để xử lý kịp thời

và chỉ được cấp NVL khi có đủ thủ tục theo quy định

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI CHÍ HƯNG

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHH xây dựng thương mại Chí Hưng.

2.1.1 Thủ tục nhập-xuất kho nguyên vật liệu

Công ty Chí Hưng không phải là công ty sản xuất mà chỉ là một đơn vị thicông các hạng mục công trình nhỏ công nghiệp, lắp đặt hệ thống chống nóng haylắp trần trần tại những tòa nhà văn phòng.Bởi kết cấu công ty nên hầu như mọi

NVL của công ty đều được thực hiện bằng cách mua ngoài và phân phối bởi nhà

NCC chính

Căn cứ và nhu cầu thi công hay yêu cầu từ khách hàng mà phòng kế hoạch sẽđưa ra kế hoạch thu mua.Sau khi được phê duyệt, các vấn đề mua bán sẽ được tiếnhành rõ ràng

Từ phía đội thi công sau khi có đo đạc xem xét về công trình và được sự chấpthuận từ phía khách hàng, đội trưởng thi công làm giấy xin lĩnh vật tư.Sau khi đượcphê duyệt, thì có hai trường hợp xảy ra:

+ Những NVL, CCDC cần thiết đều có đủ trong kho: làm thủ tục xuất kho dựavào phiếu xin lĩnh NVL của đội thi công trước đó Phiếu xuất kho được lập thành 3liên :

- Liên 1 : Lưu tại phòng kế hoạch

- Liên 2 : Lưu tại phòng kế toán

- Liên 3 : Do đội nhận vật tư giữ

Phương pháp tính giá xuất kho: Thực tế đích danh

Biểu số 2.1: Đề nghị cung ứng vật tư Công ty TNHH xây dựng và

thương mại Chí Hưng

Bộ phận: Phân Xưởng sản xuất

ĐỀ NGHỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ Ngày:10 Tháng:02….Năm:2013……

Họ và tên Tên vật tư Mục đích sử

Thi côngcông trình

Người đề nghị Phụ trách BP Trưởng phòng kinh doanh

( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên )

Nguyễn Huy Chức Nguyễn Hải Hà Ngô Xuân Phúc

Biểu số 2.2: Phiếu xuất kho

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 07tháng 02ăm 2013 Quyển số : 02

Số : BK

Họ tên người nhận : Nguyễn Thành Công

Địa chỉ : Đội Thi Công

Lý do xuất kho : Thi công công trình tòa nhà 10 tầng khu đô thị mới Ninh Bình

Xuất tại kho : Công ty.

TT Tên, nhãn hiệu, quy cách

phẩm chất vật tư

ĐV tính

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

+ Trường hợp NVL, CCDC trong kho thiếu cần được nhập thêm:

Sau khi cán bộ thi công nộp phiếu yêu cầu và được xét duyệt,công ty sẽ cử cán bộ

đi mua sắm Khi về tới công ty,thì thủ kho cần xác nhận ngay sau mặt sau tờ hóađơn là đã nhận đủ hàng ( đi kèm đó thủ kho cần kiểm hàng và xem xét ngay về sốlượng ).Đồng thời, thủ kho gửi hóa đơn lên phòng kế toán lập phiếu nhập kho vàthủ kho xác nhận và phiếu Phiếu nhập kho được lập thành ba liên:

Liên 1: Dùng lưu làm chứng từ gốc

Liên 2: Do thủ kho giữ rồi gửi lên phòng kế toán

Liên 3: Cán bộ mua sắm kèm hóa đơn GTGT

Thủ tục nhập kho được thực hiện theo sơ đồ sau :

Căn cứ vào những chứng từ gốc là hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản kiểmnghiệm ( nếu có ), kế toán nguyên vật liệu ghi chứng từ vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ về thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Căn cứ vào những chứng từ gốc là hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm( nếu có ), kế toán nguyên vật liệu ghi chứng từ vào sổ( thẻ) kế toán chi tiết

hoạch + Thủ kho

Nhập kho

Phòng k toán ế toán

hoạch + Thủ kho

Nhập kho

Phòng kế toán

Ví dụ : Ngày 04/2/2013 Công ty TNHH xây dựng và thương mại Chí Hưngmua của Công ty TNHH Hợp Thịnh loại vật tư là 12 tấn thép 20 đơn giá là16.500.000đ/1tấn và mua 80 tấn xi măng P400, đơn giá là 1.400.000đ/1 tấn chưabao gồm thuế giá trị gia tăng 10%.

Khi vật tư về kho,hàng sẽ được kiểm tra quy cách và số lượng bởi nhân viênphòng kế hoạch và đội trưởng đội thi công

Khi số NVL đã đảm bảo yêu cầu thì cần phải có biên bản xác nhận khối lượng vật tư và biên bản xác nhận giá trị vật về đủ hay chưa Từ đó làm căn

cứ để lập bảng tổng hợp giá trị thanh toán và còn giúp cho phòng kế toán quyếttoán được lượng vật tư

Bảng 2.2: Mẫu biên bản xác nhận khối lượng vật tư

CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI CHÍ HƯNG

Độc lập- Tự do – Hạnh phúc -***** -

Hà Nội, ngày 04 tháng 2 năm 2013

BIÊN BẢN XÁC NHẬN KHỐI LƯỢNG VẬT TƯ

Căn cứ hợp đồng kinh tế số: 504/HĐKT ngày 29 tháng 9 năm 2012 đã ký giữaCông ty TNHH Hợp Thịnh và Công Ty TNHH xây dựng và thương mại Chí Hưng Hôm nay, ngày 04 tháng 2 năm 2013, chúng tôi gồm có:

Bên A: CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI CHÍ HƯNG

Người đại diện:

- Ông : Nguyễn Văn Cường Chức vụ: Giám Đốc

- Ông : Nguyễn Xuân Trường Chức vụ: Trưởng phòng kế hoạch

Bên B: CÔNG TY TNHH HỢP THỊNH

Người đại diện:

- Ông: Đặng Hợp Thịnh Chức vụ: Giám đốc

Hai bên cùng xác định khối lượng vật tư như sau:

ĐẠI DIỆN BÊN A

Giám Đốc: Ông Nguyễn Văn Cường

ĐẠI DIỆN BÊNBGiám Đốc: Ông Đặng Hợp Thịnh

Bảng 2.3: Hợp đồng mua bán hàng hoá

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HOÁ

Số: BSP0321006D Ngày: 04/02/2013

….

Xét thấy bên mua có nhu cầu mua hàng hoá của bên bán, được đề cập trongmục 2 và bên bán sẵn sàng cung cấp cho bên mua theo những điều khoản và điềukiện được quy định trong hợp đồng sau đây Do đó, trên cơ sở những thoả thuận vàcam kết sau khi hai bên ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá sau:

1 Đơn đặt hàng của bên mua số : BSP0321006D

2 H ng hoá: Xi m ng xám theo tiêu chu n ch t l àng hoá: Xi măng xám theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 2000, loại ăng xám theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 2000, loại ẩn chất lượng ISO 2000, loại ất lượng ISO 2000, loại ượng ISO 2000, loại ng ISO 2000, lo i ại XM.

Bảng 2.4: Mẫu Hóa đơn Giá trị gia tăng

HÓA ĐƠN ( GTGT ) Mẫu số 01/GTGT – 3LL

Liên 2 : Giao cho khách hàng AB/2013B

Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Hợp Thịnh

Địa chỉ : 170 Tân Thành- TP Ninh Bình- Tỉnh Ninh Bình Số TK : _ _ _ _ _ _

Mã s thu :ố thuế : ế toán

Họ và tên người mua hàng : Nguyễn Văn Nam

Đơn vị : Công ty TNHH Xây Dựng và Thương Mại Chí Hưng

Địa chỉ : Số 48-phường Nam Thành-TP Ninh Bình Số TK:

-Hình thức thanh toán : CK Mã s thu : ố thuế : ế toán

Số tiền viết bằng chữ : Ba trăm bốn mốt triệu đồng chẵn./

( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) Căn cứ vào hóa đơn bên bán giao, biên bản xác nhận khối lượng vật tư và giá trịvật tư…Kế toán lập phiếu nhập kho như và chia làm 3 liên như đã nêu trên

Bảng 2.5: Mẫu phiếu nhập kho

Đơn vị: Công ty TNHH xây dựng và

Thương mại Chí Hưng

Địa chỉ:

Mẫu số 01-VT(Theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày

20/03/2006)

PHIẾU NHẬP KHO Số: 18

Ngày 04/02/2013 Nợ: 152; 133

Có: 331

- Họ và tên người giao hàng: Công ty TNHH Hợp Thịnh

- Theo HĐ số 0011465 ngày 04/02/2013 của công ty TNHH Hợp Thịnh

- Nhập tại kho: Công ty TNHH xây dựng và thương mại Chí Hưng

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm mười triệu đồng./

- Số chứng từ gốc kèm theo: 01 liên hóa đơn GTGT

Ngày 04 tháng 02 năm 2013Người lập

phiếu

(ký, họ tên)

Người giaohàng(Ký, họ tên)

Thủ kho(Ký, họtên)

Kế toán trưởng(Ký, họ tên)

Thủ trưởngđơn vị( Ký, họ tên)

Sau khi hàng về nhập kho, theo yêu cầu của đội thi công thì số lượng NVL cầnđược xuất ra để sử dụng vào thi công

Thủ tục xuất kho được nêu ra như ở trên.

Sau đây là một số biểu mẫu dùng trong xuất NVL:

Bảng 2.6: Mẫu phiếu yêu cầu xuất vật tư

Công ty TNHH Xây Dựng

và Thương Mại Chí Hưng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2013

PHIẾU YÊU CẦU XUẤT VẬT TƯ

Kính gửi: Giám đốc Công Ty.

Công trinh: Tòa nhà 10 tầng khu đô thị mới Ninh Bình

Hạng mục: Xây dựng công trình

Đội trưởng thi công công trình đề nghị ban giám đốc xem xét và duyệt cấp cho

một số vật tư sau:

STT Tên vật tư,quy cách, chất

Rất mong ban giám đốc quan tâm giải quyết!

Ghi chú: - Phải ghi rõ thông số kỹ thuật chủ yếu của các loại vật tư yêu cầu, tiến

độ yêu cầu.

- Phải ghi rõ mục đích vật tư được đưa vào sử dụng để làm gì.

GIÁM ĐỐC ĐỘI TRƯỞNG THI

CÔNG

( Ký, Họ Tên) ( Ký, Họ Tên)

Bảng 2.7 : Mẫu phiếu xuất kho

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 05 tháng 02 năm 2013 Quyển số : 02

Số : BK

Họ tên người nhận : Nguyễn Duy Khánh

Địa chỉ : Đội Thi Công

Lý do xuất kho : Thi công công trình

Xuất tại kho : Công ty

TT Tên, nhãn hiệu, quy cách

phẩm chất vật tư

ĐVtính

Sốlượng

2.1.2.Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu

Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánhđúng và theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuát, tồn kho của từng nhóm, từng loại vậtliệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị

Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, Công ty TNHH Xây Dựng vàthương mại Chí Hưng đang cố gắng làm tốt điều này Hạch toán chi tiết vật liệu làviệc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽtình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chất

Công ty xây dựng và thương mại Chí Hưng áp dụng theo phương pháp kê khaithường xuyên.Do đó kế toán NVL sử dụng tài khoản 152 để phản ánh liên tục tínhhình nhập xuất tồn của NVL trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ

sở các chứng từ nhập xuất Như vậy, việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán.

Kế toán chi tiết ở Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song và có một sốđiều chỉnh cho phù hợp với chương trình quản lý vật tư trên máy tính Nội dung,tiến hành hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành như sau :

Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau :

Sơ đồ 2.2: Trình tự luân chuyển chứng từ.

Giải thích :

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

*Kế toán chi tiết NVL ở kho:

Thủ kho dùng thẻ kho để theo dõi tình hình biến động của từng loại NVL vềmặt hiện vật, nhằm xác định căn cứ cho việc tồn kho dự trữ NVL, đồng thời cũngxác định được trách nhiệm vật chất của thủ kho

Mỗi thẻ kho dùng để ghi chép cho một thứ nguyên vật liệu Thẻ kho dophòng kế toán lập ra và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã

số nguyên vật liệu, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày

Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu phát sinh sau khi thựchiện công việc nhập kho (xuất kho), thủ kho sẽ ghi số lượng thực nhập ( thực xuất )vào phiếu nhập kho ( phiếu xuất kho) Căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất, thủ

Thẻ kho

Sổ( thẻ) kế toán chi tiết

Bảng kê tổng hợp N- X- T

lượng tồn kho nguyên vật liệu để ghi chép vào cột “tồn” của thẻ kho Các phiếunhập kho, phiếu xuất kho sau khi được sử dụng để ghi vào thẻ khosẽ được thủ khobảo quản để giao cho kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Cuối tháng thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất tiến hành lập thẻ khophản ánh tình hình nhập, xuất, tồn

Sau đây là thẻ kho vật liệu : Thép xây dựng

Bảng 2.8: Mẫu thẻ kho

Đơn vị : Công ty TNHH xây dựng và thương mại Chí Hưng

THẺ KHO Ngày lập 04 tháng 02 năm 2013

Tờ số 1 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư : Thép xây dựng

n v tính : T n Đơn vị tính : Tấn ị tính : Tấn ất lượng ISO 2000, loại

Tồntháng trước

2

1

02/02/2013

Đạt nhậpvật tư

02/02/2013

5

04/02/2013

Đạt nhậpvật tư

04/02/2013

3 Xuất Thépxây dựng

thi côngcông trìnhNgân HàngNinh Bình

28/02/2013

THẺ KHO Ngày lập 04 tháng 02 năm 2013

Tờ số 2 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư : Xi Măng

n v tính : T n Đơn vị tính : Tấn ị tính : Tấn ất lượng ISO 2000, loại

nhậ n của KT

Số hiệu

NT

Nhậ p

Xuấ t

Tồ n

5

04/02/2013

3

Xuất xi măngcho công trìnhtòa nhà 10 tầng

* Kế toán chi tiết NVL tại phòng kế toán :

Hàng tuần hoặc 3 ngày một 1 lần kế toán vật liệu đem chứng từ lẻ đối chiếu

với thẻ kho và ký xác nhận vào thẻ kho Nếu có sự sai lệch về số liệu thì nhân viên

kế toán sẽ chỉnh sửa cho đúng

Đồng thời kế toán sau khi nhận được chứng từ nhập xuất vật liệu, kế toán chitiết vật liệu kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết vật tưtheo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị.

- Chỉ tiêu giá trị của vật liệu nhập trong tháng ở sổ chi tiết của từng loại vậtliệu được tính bằng giá mua cộng chi phí vận chuyển, bốc dỡ đã được phân bổ

- Chỉ tiêu giá trị của vật liệu xuất trong tháng ở sổ chi tiết vật tư được xác địnhtheo đơn giá nhập trước-xuất trước

- Sổ chi tiết vật tư được mở cho từng loại vật liệu

Công việc tiếp theo là kế toán căn cứ vào sổ kế toán chi tiết vật liệu để lậpBảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu.Bảng tổng hợp nhập xuất tồn được lậpcho tất cả các loại vật tư, mỗi loại vật tư được ghi trên một dòng của bảng này Từ

sổ kế toán chi tiết vật tư, kế toán tính ra tổng số nhập- xuất trong tháng và số tồncuối tháng của mỗi loại vật tư để đưa lên một dòng của bảng nhập, xuất, tồn Nhìnvào bảng này ta có thể thấy tình hình biến động của tất cả các loại vật liệu trongtháng của Công ty một cách rõ ràng đầy đủ

Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập xuất kho thì nhân viên kế toán vật liệu căn

cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ( do thủ kho cung cấp cho kế toán ) để cậpnhật dữ liệu vào máy theo đúng mã, đối tượng liên quan và đúng nội dung kinh tế.Cuối tháng, nhân viên kế toán sẽ mang bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tưxuống kho để đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của từng thứ NVL nhằm đảm bảotính chính xác của số liệu trước khi lập báo cáo tồn kho vật tư cho từng tháng