Một số giải pháp hoàn thiện việc triển khai áp dụng, duy trì và cải thiện hệ thống quản lý tích hợp các tiêu chuẩn quốc tế tại Petrolimex Sài Gòn đến năm 2015

Stephen George - Arnold Weimerskirch, 2009.

Xin trân tr ng c m n:

Ti n s T Th Ki u An – Gi ng viên Tr ng i h c Kinh t TP.HCM đã t n tình

dành nhi u th i gian h ng d n h c viên trong quá trình nghiên c u đ tài và hoàn thành lu n v n t t nghi p th c s kinh t

C m n các Th y, Cô – Gi ng viên Tr ng i h c Kinh t TP.HCM đã truy n

đ t nh ng ki n th c quý báu và b ích trong su t quá trình h c t p c a h c viên

Chân thành c m n t p th h c viên l p QTKD4 Ngày 1 – Khóa 17, niên khóa

2007 – 2010 đã cùng th o lu n và h tr ki n th c trong su t quá trình h c t p, đ

t đó hoàn ch nh c s lý lu n và n n t ng th c hi n lu n v n t t nghi p th c s kinh t

C m n lưnh đ o Công ty và toàn th CBCNV Petrolimex Sài Gòn đã h tr , đóng

góp nh ng ý ki n và cung c p t li u th c ti n cho đ tài nghiên c u

Xin dành nh ng tình c m sâu s c nh t đ n gia đình, b n bè và Tr ng Ban ISO

Petrolimex Sài Gòn đã đ ng viên, giúp đ trong su t quá trình h c t p và th c hi n

Tôi xin cam đoan lu n v n: “M t s gi i pháp hoàn thi n vi c tri n khai áp d ng, duy trì và c i ti n h th ng tích h p các tiêu chu n qu c t t i Petrolimex Sài Gòn đ n n m 2015” là công trình nghiên c u riêng c a tôi đ c th c hi n d i s

h ng d n khoa h c c a TS T Th Ki u An Lu n v n là k t qu c a vi c nghiên

c u đ c l p, không sao chép trái phép toàn b hay m t ph n công trình c a b t c ai khác Các s li u trong lu n v n đ c s d ng trung th c, t các ngu n h p pháp và đáng tin c y

TP.HCM, ngày 19 tháng 12 n m 2011

Tác gi lu n v n

NGUY N TH LIÊN HOA

ASEAN : ASEAN Free Trade Area – Khu v c M u d ch T do ASEAN APEC : Asia-Pacific Economic Cooperation – H p tác Kinh t Châu Á –

Thái Bình D ng BVQI : T ch c ch ng nh n Bureau Veritas Certification Vi t Nam CBCNV : Cán b công nhân viên

ISO : International Organization for Standardization – T ch c Tiêu

chu n hóa qu c t KPI : Key Performance Indicator – Ch s đánh giá m c đ th c hi n

NC : Non – Conformity (S không phù h p)

B ng 2.1 : Quy mô, c c u ch t l ng lao đ ng

Hình 1.1 : Mô hình tích h p các h th ng qu n lý theo tiêu chu n

Hình 1.2 : Minh h a làm th nào các yêu c u chung c a nhi u h th ng qu n

lý theo tiêu chu n / k thu t có th đ c tích h p thành m t h

Hình 2.1 : S đ t ch c b máy c a Petrolimex Sài Gòn

Hình 2.2 : Mô hình h th ng qu n lý tích h p các tiêu chu n t i Petrolimex

Hình 2.5 : Bi u đ s NC trung bình đ c phát hi n trên 01 ngày công đánh

giá c a chuyên gia

Hình 2.6 : Bi u đ t l (%) NC ch a kh c ph c xong l n 1, l n 2

Hình 2.7 : Bi u đ s hài lòng c a khách hàng v d ch v giao nh n x ng

d u t i TKXDNB

Hình 2.8 : Bi u đ s hài lòng c a khách hàng bán buôn t i VPCTY

Hình 2.9 : th IP – Importance Performance “M c đ quan tr ng – K t

qu th c hi n”

Hình 2.10 : th IP c a các nhóm y u t

Hình 3.1 : Mô hình h th ng qu n lý Petrolimex Sài Gòn

Ph l c 1 : Trích d n các yêu c u c a tiêu chu n tích h p các h th ng qu n lý

- PAS 99:2006

Ph l c 2 : Tên vi t t t c a các phòng ban, đ n v trong toàn Công ty

Ph l c 3 : Tóm t t quá trình xây d ng và tri n khai áp d ng h th ng qu n lý

tích h p ch t l ng, an toàn, s c kh e ngh nghi p và môi tr ng t i Petrolimex Sài Gòn

Ph l c 4 : S li u th ng kê n i dung đào t o qu n lý ch t l ng đ n n m 2010

Ph l c 5 : K t qu kh o sát nh n th c v h th ng qu n lý theo tiêu chu n ISO

Ph l c 6 : Xu h ng phát tri n tài li u n i b t n m 2003 đ n n m 2010

Ph l c 7 : S li u th ng kê ho t đ ng đánh giá n i b t n m 2003 đ n 2010

Ph l c 8 :Th ng kê s không phù h p đ c phát hi n trong toàn Công ty

nh ng không l p phi u kh c ph c, phòng ng a theo tiêu chu n

Ph l c 14 : B ng k t qu đo l ng m c đ quan tr ng c a các y u t theo đánh

giá c a c a CBCNV Petrolimex Sài Gòn

Ph l c 15 : Chu n đánh giá, x p h ng thành tích duy trì và c i ti n h th ng qu n

lý theo tiêu chu n

Ph l c 16 : Gi i th ng ch t l ng Petrolimex Sài Gòn

M U

1 Lụ DO CH N TẨI

Vi t Nam đã chính th c tham gia T ch c th ng m i th gi i (WTO - World Trade Organization) Bên c nh c h i, thu n l i do n n kinh t toàn c u hóa đem

l i, doanh nghi p Vi t Nam còn ph i đ i phó v i r t nhi u khó kh n, thách th c,

c nh tranh kh c li t, c ng nh n l c v t qua các rào c n phi thu quan, trong đó rào c n k thu t th ng m i (TBT - Technical Barrier Trade) là ph bi n nh t Trong xu th h i nh p - toàn c u hóa, s c c nh tranh c a doanh nghi p Vi t Nam nhìn chung v n còn y u do ch t l ng hàng hóa, d ch v không n đ nh, giá thành cao nâng cao n ng l c qu n tr , đi u hành, nhi u doanh nghi p Vi t Nam

đã ch đ ng tri n khai áp d ng nhi u “Mô hình và công c qu n tr tiên ti n” ph

bi n trên th gi i, k v ng nhanh chóng ti p c n tinh hoa qu n tr , h c h i t k

th a, ti p thu đ n chuy n giao Các tiêu chu n đ c áp d ng ph bi n Vi t Nam

g m: H th ng qu n lý ch t l ng theo tiêu chu n ISO 9001; H th ng qu n lý môi

tr ng theo tiêu chu n ISO 14001; H th ng qu n lý an toàn và s c kh e ngh nghi p theo tiêu chu n OHSAS 18001;

S phát tri n bùng n n n kinh t toàn c u hóa đi li n v i nó là nhu c u tiêu th

n ng l ng trên th gi i t ng m nh – đ c bi t là x ng d u Các t p đoàn d u m l n trên th gi i không ng ng l n m nh, m r ng th tr ng và thu l i t ngu n n ng

l ng chi n l c này

Công ty x ng d u khu v c II (tên giao d ch: Petrolimex Sài Gòn) là đ n v thành viên c a T ng công ty x ng d u Vi t Nam (Petrolimex Vi t Nam), có nhi m v t

ch c kinh doanh doanh th ng m i x ng d u t i th tr ng Thành ph H Chí Minh

và các t nh lân c n Nh ng n m g n đây, Công ty đ ng tr c các bi n đ ng l n c a môi tr ng kinh doanh, c ng đ c nh tranh ngày càng m nh m t các đ i th

c nh tranh trong n c L trình cam k t m c a h i nh p kinh t c a Vi t Nam s thu hút ngày càng nhi u hãng x ng d u trên th gi i nh y vào th tr ng Vi t Nam,

s c nh tranh s ti p t c kh c li t

T th c ti n sau m i n m xây d ng, h th ng qu n lý tích h p đang đ c tri n khai áp d ng t i Petrolimex Sài Gòn ch a đ t đ c hi u qu nh k v ng V i mong mu n tìm hi u nh ng nguyên nhân, rào c n đ đ a ra các gi i pháp nh m hoàn thi n h th ng qu n lý doanh nghi p, tác gi đã quy t đ nh l a ch n đ tài:

“M t s gi i pháp hoàn thi n vi c tri n khai áp d ng, duy trì và c i ti n h th ng tích h p các tiêu chu n qu c t t i Petrolimex Sài Gòn đ n n m 2015” làm lu n

v n t t nghi p cao h c kinh t ngành Qu n tr kinh doanh

- ánh giá đ c th c tr ng vi c duy trì và c i ti n h th ng qu n lý tích h p các tiêu chu n qu c t đang áp d ng t i Petrolimex Sài Gòn

- xu t đ c các gi i pháp nh m hoàn thi n h th ng qu n lý nói trên và đ a

ra k ho ch tri n khai các gi i pháp này

- i t ng: H th ng qu n lý tích h p theo các tiêu chu n qu c t

- Ph m vi: H th ng qu n lý tích h p theo các tiêu chu n qu c t đang áp d ng

t i Petrolimex Sài Gòn giai đo n t khi b t đ u tri n khai n m 2002 đ n nay

đ , tác gi s tránh đ c nh ng quan đi m đánh giá phi n di n và nh ng gi i pháp

đ c đ xu t s sát v i th c ti n, mang tính kh thi cao

Ph ng pháp thu th p s li u:

- Ngu n s li u, thông tin n i b : s li u v ho t đ ng qu n lý ch t l ng c a Công ty trong th i gian qua và các tài li u khác có liên quan trong Công ty

- Ngu n s li u, thông tin bên ngoài: t các website và sách v có liên quan

- Ph ng pháp quan sát th c ti n: qua quá trình b y n m công tác t i Petrolimex Sài Gòn b ph n qu n lý ch t l ng, tác gi đã tham gia xây

d ng và tri n khai áp d ng các h th ng qu n lý theo tiêu chu n qu c t Vì

v y, tác gi n m b t đ c th c tr ng h th ng qu n lý đang áp d ng c ng

nh tìm hi u các nguyên nhân và t đó tìm các gi i pháp đ hoàn thi n h

th ng qu n lý tích h p c a Petrolimex Sài Gòn

- Ph ng pháp đi u tra: Ph ng pháp t t nh t đ làm đi u này ph ng v n tr c

di n nh ng ng i liên quan Tuy nhiên, th t khó kh n đ ti p c n t t c

ng i c n đ c ph ng v n vì v n đ th i gian Do đó, tác gi ti n hành kh o sát thông qua b ng câu h i và dùng thang đo Likert 5 đi m (t 1 đ n 5)

Ph ng pháp x lý s li u: D a trên s li u thu th p đ c t b ng câu h i kh o

sát, tác gi phân tích d li u b ng công c th ng kê mô t thông qua ph n m m

th ng kê SPSS, Microsoft Excel Ngoài ra, tác gi còn s d ng ph ng pháp

th ng kê, t ng h p, phân tích và dùng đ th minh h a đ có k t lu n chính xác

h n v v n đ nói trên

Hy v ng r ng, k t qu nghiên c u c a lu n v n s giúp lãnh đ o công ty hi u rõ

v th c tr ng c a h th ng qu n lý; có c s và lu n c ra các quy t đ nh c i ti n phù h p nh m hoàn thi n h th ng qu n lý tích h p t i Petrolimex Sài Gòn, nâng cao n ng l c qu n lý đi u hành và t ng b c xây d ng tr thành công ngh qu n lý Petrolimex Sài Gòn Xa h n n a, có th áp d ng cho các công ty x ng d u thành viên Petrolimex Vi t Nam

Ngoài ra, lu n v n còn có 16 ph l c bao g m nh ng n i dung c n thi t nh m chi ti t hóa, minh h a và b tr cho n i dung lu n v n Ph l c đ c xem nh m t

ph n không th tách r i c a lu n v n

7 GI I H N C A TẨI

Vi c duy trì và c i ti n h th ng tích h p đ c th c hi n thông qua r t nhi u gi i pháp Tuy nhiên, đ đ t hi u qu , gi i pháp đ a ra ph i xu t phát t th c t khách quan, ph i phù h p v i đi u ki n hi n t i c a t ch c Do h n ch v ngu n l c và

th i gian nghiên c u có h n nên khó tránh đ c nh ng khi m khuy t và tác gi không th đ a ra nh ng gi i pháp hoàn thi n tuy t đ i, ch đ xu t m t s gi i pháp

c b n, quan tr ng, thi t th c c n đ c áp d ng trong đi u ki n hi n t i c a Petrolimex Sài Gòn nh m hoàn thi n h th ng qu n lý Và tác gi c ng hy v ng

r ng, lu n v n s là lu n c kinh t khoa h c, ngu n thông tin quý và có ý ngh a

th c ti n giúp ích cho Petrolimex Sài Gòn trong quá trình phát tri n b n v ng và

kh ng đ nh v th

l ng, 2007, trang 22)

H th ng qu n lý tích h p là m t h th ng qu n lý mà t t c các h th ng và các quy trình c a t ch c đ c tích h p theo m t khuôn kh hoàn ch nh nh t, cho phép

t ch c làm vi c nh m t h th ng duy nh t v i m c tiêu th ng nh t Trong đó,

vi c tích h p đ c th c hi n d a vào nh ng đi m chung nh t c a nh ng h th ng riêng l (David Smith and Rob Politowski, 2007)

Chúng ta bi t r ng, các tiêu chu n riêng l (ví d ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, …) ch đ a ra các yêu c u đ i v i nh ng vi c ph i làm, còn nh ng

vi c đáp ng nh th nào thì hoàn toàn đ m , và m i m t yêu c u trong các tiêu chu n có th m ra c m t “h th ng con” n m trong h th ng l n Bên c nh các h

th ng theo tiêu chu n còn có các mô hình, công c qu n lý khác nh : công c th ng

kê, ki m soát quá trình, th c hành 5S, các công c qu n lý d án hay l p k ho ch,

… vi c tích h p nh ng mô hình, công c qu n lý này trong m t h th ng t ng th

d a trên các yêu c u c a tiêu chu n c ng r t quan tr ng nh m gi m thi u ngu n l c,

t n d ng t i đa nh ng tác d ng c a các công c này và đ c bi t là đ m b o s ho t

đ ng nh p nhàng không có xung đ t trong các công c c a h th ng Vi c tích h p các công c này trong h th ng c ng bao g m vi c xây d ng các quy trình, phân công trách nhi m th c hi n, h th ng qu n lý tài li u và h s theo tiêu chu n chung

và khi đó, nh ng công c này đã tr thành m t ph n c a các h th ng qu n lý

Hình 1.1 : Mô hình tích h p các h th ng qu n lý theo tiêu chu n

ki n cho ngu n tri th c doanh nghi p đ c ki n t o và s chia th u đáo Chính

nh ng công c qu n lý m i này giúp cho h th ng qu n lý theo tiêu chu n phát huy

n i l c, đ ng th i có nh ng tính n ng m i, đ a t ch c lên t m phát tri n cao h n

Vi c tích h p các h th ng qu n lý theo tiêu chu n qu c t ho c theo các mô hình qu n lý hi n đ i giúp t ch c gi m thi u đ c r t nhi u chi phí v ngu n l c

và đ c bi t là t o ra đ c m t h th ng qu n lý th ng nh t, giúp cho vi c đi u hành

đ c d dàng và hi u qu Các h th ng này khi tích h p v i nhau, t ch c s có

m t h th ng qu n lý duy nh t, bao g m h th ng các chính sách và m c tiêu chung

c a t ch c (đ c p đ n các khía c nh ch t l ng, môi tr ng, an toàn s c kho , chính sách đ i v i c ng đ ng và khách hàng…), h th ng các quy trình tác nghi p –

mô t các quy trình tác nghi p và h ng d n công vi c t i các v trí công vi c khác nhau và các ch c n ng trong t ch c, và cu i cùng là h th ng h s bi u m u – c

s d li u làm vi c c a t ch c Ngoài ra, t ch c ch c n m t t công tác đ “ch m sóc” h th ng, và các cu c đánh giá n i b c ng nh h p xem xét c a lãnh đ o không c n thi t ph i ti n hành quá nhi u l n nh khi các h th ng còn tách r i i u này là hoàn toàn r t t nhiên, và xu h ng này đã đ c th hi n r t rõ ràng trong tiêu chu n v h th ng qu n lý tích h p - PAS 99:2006 Ngoài các h th ng qu n lý theo tiêu chu n qu c t , các mô hình h th ng khác c ng có th đ c tích h p vào

h th ng qu n lý theo tiêu chu n m t cách r t d dàng, nh ng y u t c a các h

th ng tích h p này s đ c th hi n trong các h th ng v n b n, trong các quy trình tác nghi p và trong các h s và c s d li u c a h th ng

Vi c áp d ng h th ng qu n lý tích h p đem l i l i ích cho t ch c bao g m:

- Gi m thi u mâu thu n gi a các h th ng qu n lý đ n l ;

- Gi m thi u s trùng l p và phát sinh gi y t t các h th ng đ n l ;

- Giúp quá trình đánh giá n i b và bên ngoài gi m th i gian, ti t ki m chi phí;

- Nâng cao kh n ng ki m soát các ho t đ ng c a doanh nghi p;

- Giúp nhân viên hi u đúng vai trò c a mình, ti p c n và tác nghi p công vi c nhanh, chu n xác b i quy trình công vi c đã đ c v n b n hóa;

- Nâng cao đ c hình nh công ty và kh n ng c nh tranh

Tóm l i, vi c áp d ng h th ng qu n lý tích h p theo các tiêu chu n ngày nay

đã đ c r t nhi u các nhà qu n lý xác đ nh rõ, đó không ph i là chi phí, mà là m t

s đ u t cho ch t l ng Và c ng gi ng nh m i s đ u t , hi u qu ph i đ t lên hàng đ u M t s đ u t không hi u qu , mang tính hình th c s tr thành m t gánh

n ng, m t s lãng phí lâu dài cho doanh nghi p

1.3 PH NG PHÁP TI P C N TệCH H P CÁC H TH NG QU N Lụ

Các h th ng qu n lý theo tiêu chu n ISO đang ngày càng đ c các t ch c

áp d ng ph bi n và r ng rãi trên toàn th gi i Vi c tri n khai áp d ng và làm th nào đ đáp ng và th a mãn các yêu c u c a tiêu chu n thì tùy thu c vào m i t

ch c Có hai ph ng pháp ti p c n tích h p h th ng qu n lý: ph ng pháp ti p c n phù h p các tiêu chu n (The aligned approach) và ph ng pháp ti p c n qu n lý

ch t l ng toàn di n (The Total quality approach) (Wilkinson and Dale, 2000)

1.3.1 Ph ng pháp ti p c n phù h p tiêu chu n tích h p (PAS 99:2006)

T i Vi t Nam c ng nh nh ng qu c gia khác, đã có nh ng doanh nghi p áp

d ng đ ng th i t hai tiêu chu n tr lên Vi c áp d ng đ ng th i nhi u tiêu chu n này đã gây ra khó kh n cho doanh nghi p áp d ng nh : các tiêu chu n trên đ u có chung m t s yêu c u v qu n lý chung c a h th ng nh : ki m soát tài li u và h

s , hành đ ng kh c ph c và phòng ng a, v.v… N u t ch c xây d ng h th ng không khéo thì s có hi n t ng ban hành ra m t s tài li u v i các n i dung ki m soát t ng t nh nhau cho các đi u kho n nêu trên Nh v y, n u có tiêu chu n tích h p cho các h th ng qu n lý trên s r t thu n ti n cho các đ n v áp d ng không nh ng trong quá trình xây d ng, v n hành h th ng mà c đ i v i ho t đ ng

ki m tra giám sát c a các t ch c ch ng nh n, công nh n sau này

t o thu n l i cho vi c tích h p các h th ng qu n lý trong t ch c, Vi n Tiêu chu n Anh (BSI) đã ban hành tiêu chu n “PAS 99: 2006 – Tiêu chu n tích h p các yêu c u chung c a các h th ng qu n lý” nh m quy đ nh các yêu c u đ i v i h

th ng qu n lý tích h p Tiêu chu n này h ng d n vi c th c hi n yêu c u chung c a các h th ng qu n lý và quy đ nh v tích h p khác

Trong ph m vi c a đ tài lu n v n, tác gi nghiên c u đ i di n và đ c p đ n

h th ng qu n lý ch t l ng, môi tr ng, an toàn và s c kh e ngh nghi p theo Tiêu chu n ISO 9001, ISO 14001 và OHSAS 18001 C ng nh các tiêu chu n khác,

n i dung đi u kho n c a các tiêu chu n này ch đ c p đ n các yêu c u mà các t

ch c mu n áp d ng ph i đáp ng c ng nh ch ng nh n h th ng đ c p ch ng ch

Sau đây là quy trình xây d ng và tri n khai áp d ng h th ng qu n lý tích h p ch t

l ng, môi tr ng, an toàn và s c kh e ngh nghi p theo Tiêu chu n PAS 99-2006:

1.3.1.1 Ph m vi áp d ng:

- Tiêu chu n này áp d ng cho m i lo i hình và m i quy mô c a t ch c

- T ch c b t đ u xây d ng h th ng qu n lý tích h p cho hai ho c nhi u

h n các tiêu chu n sau: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001,

- T ch c đã có h th ng qu n lý cho ít nh t hai trong s các tiêu chu n trên, có nhu c u tích h p m t cách toàn di n các quá trình c a h th ng vào ho t đ ng qu n lý, đi u hành c a doanh nghi p

1.3.1.2 Các yêu c u c a tiêu chu n tích h p các h th ng qu n lý - PAS 99:2006

N i dung c th c a t ng yêu c u: đ c trình bày trong Ph l c 1

c u c

th

O Các yêu

c u chung

Các yêu

c u c

th

Q Các yêu

c u chung

Các yêu

c u c

th

OM Các yêu

c u chung

Ghi chú:

E: Environment - Môi tr ng O: Occupational Health and Safety – S c kh e ngh nghi p và an toàn Q: Quality – Ch t l ng

OM: Other Management System – H th ng qu n lý khác

PAS 99 Các yêu c u chung

Hình 1.3 : Minh h a chu trình PDCA và các yêu c u chung đ c k t h p nh th nào đ i v i c u trúc c a h th ng qu n lý

( Ngu n: David Smith and Rob Politowski, 2007)

H th ng qu n lý Các yêu c u khái quát 4.1

Ho ch đ nh 4.3

4.3.1 Nh n di n và đánh giá các khía

c nh, tác đ ng và r i ro 4.3.2 Nh n di n các yêu c u pháp

lu t và yêu c u khác 4.3.3 Ho ch đ nh đ ng phó v i các tình hu ng không mong đ i 4.3.4 M c tiêu

4.3.5 C c u t ch c, vai trò, trách nhi m và quy n h n

Th c hi n và đi u hành 4.4

4.4.1Ki m soát đi u hành

4.4.2 Qu n lý ngu n l c 4.4.3 Các yêu c u v tài

li u 4.4.4 Tr ao đ i thông tin

1.3.1.3 Các b c xây d ng và tri n khai áp d ng h th ng qu n lý tích h p:

HTQL các tiêu chu n ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 đ c xây d ng theo chu trình PDCA và g m các giai đo n chính:

- Thi t l p chính sách: HTQL các tiêu chu n ISO 9001, ISO 14001, OHSAS

18001 đ u có s b t đ u t vi c thi t l p chính sách:

+ nh h ng c a h th ng qu n lý, th hi n s cam k t tuân th các yêu

c u c a tiêu chu n; đ t ra m c tiêu c th và chính sách ph i cam k t c i

ti n liên t c HTQL

+ Xây d ng chính sách tích h p bao quát đ c khía c nh môi tr ng, ch t

l ng và an toàn s c kh e ngh nghi p

- L p k ho ch - Plan: công vi c l p k ho ch đòi h i t ch c ph i:

+ Xác đ nh các yêu c u tuân th - đáp ng, t đó đ a ra m c tiêu, ch tiêu

c th và k ho ch đ t m c tiêu – ch tiêu đó

+ Xác đ nh các ngu n l c c n thi t đ có th đáp ng các yêu c u và th c

hi n đ c các m c tiêu và ch tiêu đã đ ra

+ Ho ch đ nh HTQL tích h p g m: xác đ nh các nhu c u, yêu c u và phân tích các v n đ ; nh ng yêu c u ch t l ng, khía c nh môi tr ng có ý ngh a, yêu c u lu t đ nh, yêu c u khách hàng; đ t m c tiêu – ch tiêu và

ch ng trình th c hi n; thi t l p h th ng tài li u tích h p; xác đ nh ngu n nhân l c; c c u t ch c, vai trò, trách nhi m và quy n h n …

- Th c hi n và đi u hành - DO: giai đo n này t ch c ph i th c hi n h

th ng qu n lý tích h p đã đ c ho ch đ nh, bao g m: ki m soát đi u hành;

qu n lý ngu n nhân l c; thông tin liên l c và đánh giá nhà cung c p

- Ki m tra, giám sát – Check: T ch c ph i giám sát và đo l ng h th ng

Hình 1.4 : C u trúc h th ng tài li u c a h th ng tích h p chung

Hình 1.5: Ki m soát v n hành và các quá trình

M i m t h th ng qu n lý đ n l đ u có nh ng yêu c u riêng c th c a mình nh ng sáu y u t trên luôn có trong các yêu c u c a các h th ng đ n l đó và

có th đ c tri n khai áp d ng nh n n t ng c a s tích h p

Tóm l i, ph ng pháp ti p c n này thích h p cho các t ch c b t đ u nghiên

c u xây d ng và tri n khai áp d ng h th ng qu n lý tích h p t hai tiêu chu n tr lên Theo kinh nghi m, các t ch c nên tri n khai h th ng qu n lý ch t l ng theo ISO 9001 tr c Sau m t th i gian h th ng đã đ c v n hành t t, n u có nhu c u,

t ch c m i tri n khai h th ng qu n lý ti p theo Vì ISO 9001 là tiêu chu n n n

t ng, c b n nh t và dùng c s đ xây d ng tiêu chu n khác

1.3.2 Ph ng pháp ti p c n qu n lý ch t l ng toàn di n

Vi c nghiên c u, xây d ng và tri n khai áp d ng thành công h th ng qu n

lý tích h p phù h p v i yêu c u c a các tiêu chu n đòi h i r t công phu và s n l c

c a t t c m i ng i c ng nh th i gian, chi phí v.v… Tuy nhiên, sau khi đ t đ c

gi y ch ng nh n theo các tiêu chu n, t ch c mu n ti p t c duy trì và c i ti n thành công h th ng qu n lý tích h p, h ng đ n s phát tri n b n v ng, tác gi mu n

gi i thi u ph ng pháp ti p c n qu n lý ch t l ng toàn di n (TQM) đ c s d ng

nh là m t mô hình mà trên đó h th ng qu n lý tích h p có th đ c duy trì và c i

ti n Mô hình này đòi h i ph i có m t ph ng pháp ti p c n toàn di n đ c xây

d ng và tri n khai th c hi n trong toàn b t ch c Vi c tích h p thông qua mô hình này không ch đ n gi n đáp ng yêu c u, quy đ nh c a các tiêu chu n mà nó còn có

m c đích chính là k t qu ho t đ ng c a doanh nghi p đ c c i ti n liên t c thông qua m t h th ng qu n lý toàn di n

Cam k t c a lãnh đ o đ c p đ n s quan tâm và h tr c a lãnh đ o trong

vi c đào t o, nâng cao n ng l c c a ngu n nhân l c và cung c p các ngu n l c đ y

đ t o đi u ki n thu n l i cho vi c t ch c s n xu t đ t n ng su t cao đ m b o

s thành công c a ch ng trình c i ti n thì đ u tiên là lãnh đ o doanh ngi p ph i thi t l p m t m c tiêu rõ ràng và cam k t th c hi n m c tiêu đó Ngoài s cam k t, vai trò c a lãnh đ o là t o m t s ph i h p hi u qu gi a các phòng ban, b ph n

ch c n ng trong doanh nghi p H n n a, s quan tâm và khuy n khích c a lãnh đ o

s t o ra m t môi tr ng làm vi c sáng t o v i n ng su t cao Thi u s cam k t h

tr c a lãnh đ o là nguyên nhân chính d n đ n s th t b i c a ch ng trình duy trì

và c i ti n h th ng qu n lý Nh v y, s cam k t c a lãnh đ o là m t y u t không

th thi u trong các ch ng trình c i ti n Khi đã cam k t, h s có các bi n pháp khuy n khích t ng n ng su t, s n sàng có nh ng h tr c n thi t trong vi c đào t o ngu n nhân l c, cung c p các ngu n l c đ y đ t o đi u ki n thu n l i cho vi c t

ch c duy trì và c i ti n (Bùi Nguyên Hùng và Tr n Th Kim Loan, 2010)

1.4.2 Ho ch đ nh chi n l c

T ch c c n nghiên c u cách th c n i b hóa yêu c u c a khách hàng Các

m c chu n là h p nh t l p k ho ch kinh doanh và ch t l ng chi n l c đ t o ra

m t quá trình l p k ho ch chi n l c cho toàn b h th ng M i nhân viên trong công ty đ u tham gia vào quá trình chuy n yêu c u c a khách hàng thành nh ng k

ho ch ng n h n và dài h n nh m đ nh h ng ho t đ ng cho m i b ph n, phòng ban, nhóm làm vi c và cá nhân Ch c n ng c a ho ch đ nh chi n l c trong mô hình kinh doanh là đi u ch nh m i n l c c a công ty theo s hài lòng c a khách hàng, ch t l ng và m c tiêu th c hi n ho t đ ng kinh doanh Các nhà đi u hành

c p cao và nh ng ng i tham gia vào vi c phát tri n k ho ch s d ng t t c d li u

đ đ ra m c tiêu, chi n l c, k ho ch hành đ ng và các ch s chính y u (KPI)

1.4.3 H ng đ n khách hàng

Khách hàng là m t trong nh ng đ i t ng chính quan tr ng nh t c a m i doanh nghi p H ng v khách hàng là vi c chú tr ng vào nh ng gì khách hàng c n

và m c đ doanh nghi p hi u nhu c u và mong đ i c a khách hàng, đ không ch đáp ng mà còn c g ng v t cao h n s mong đ i c a h Do v y, vi c thi t k và

s n xu t s n ph m ph i đáp ng nh ng yêu c u ch t l ng mà khách hàng mong

mu n và cung c p cho h đúng lúc v i giá c nh tranh H ng v khách hàng không

ch đáp ng nhu c u c a h , mà doanh nghi p c ng s có doanh thu và l i nhu n cao h n H n n a, h ng v khách hàng s giúp t ng n ng su t thông qua vi c gi m chi phí và đ m b o r ng t t c nh ng s n ph m đ c s n xu t là c n thi t đ i v i khách hàng H ng đ n khách hàng đ c th hi n qua: quy trình hi u qu đ gi i quy t than phi n c a khách hàng; là c s đ công ty c i ti n s n ph m và d ch v (Bùi Nguyên Hùng và Tr n Th Kim Loan, 2010)

1.4.4 ào t o

ào t o và s d ng m t cách có hi u qu ngu n nhân l c, c th là t o ra

m t t p th làm vi c có n ng su t cao b ng cách đào t o cho nhân viên có n ng l c

đ th c hi n t t công vi c và có th phát huy h t n ng l c c a h là v n đ quan

tr ng hàng đ u (Bheda & ctg, 2003; Appelbaum, 2005; Politis, 2005) N ng l c

qu n lý đ c xem nh m t k n ng v t tr i giúp t o ra l i th c nh tranh cho doanh nghi p N ng l c c a các nhà qu n lý y u kém là m t trong các nguyên nhân

đ a đ n s th t b i c a các ch ng trình c i ti n (Hoffman & Mehra, 1999) Vì th , trình đ ngu n nhân l c có m i quan h m t thi t v i n ng su t và k t qu kinh doanh c a doanh nghi p (Chen, Liaw & Lee, 2003) N ng l c c a ngu n nhân l c

th hi n qua: các nhân viên đ u đ c đào t o v chuyên môn; hu n luy n các k

n ng c n thi t cho công vi c; các nhà qu n lý trong công ty đ u đ c đào t o ki n

th c chuyên môn (Bùi Nguyên Hùng và Tr n Th Kim Loan, 2010)

1.4.5 S tham gia c a nhân viên

c nh tranh, các công ty ph i t o ra s n ph m ho c d ch v có ch t l ng cao v i chi phí th p nh t trong th i gian ng n nh t có th và ph i luôn s n sàng thay

đ i Các công ty thành công tin t ng r ng, cách duy nh t đ c nh tranh là thông qua s tham gia c a nhân viên H v a hi u ra r ng nhân viên – nh ng ng i ch u trách nhi m t o ra s n ph m ho c d ch v : ph i v trí t t nh t đ đ m b o và nâng cao ch t l ng c a s n ph m ho c d ch v ; ph i có kh n ng t t nh t đ gi m chi phí b ng cách lo i b s lãng phí trong toàn b quy trình; ph i v trí t t nh t đ

đ y nhanh các quy trình b ng cách gi m th i gian chu trình; ph i tr thành tác nhân

lý t ng c a s thay đ i khi đã bi t rõ v quy trình, ph i đ c đào t o thông qua giáo d c và kinh nghi m, c ng nh ph i đ c trao quy n đ hành đ ng m t cách

quy t đoán (Stephen George - Arnold Weimerskirch, 2009)

1.4.6 Làm vi c nhóm (Team work)

Làm vi c nhóm nh m m c đích đ gi i quy t ho c đi u tra các v n đ ho c các c h i c i ti n liên quan đ n nhi u ch c n ng ho c các phòng ban Lãnh đ o cao

nh t th ng đ i di n cho m t nhóm và do đó cam k t h tr đ y đ các ngu n l c

v th i gian, tài chính, v.v… Thành ph n tham gia nhóm th ng là nh ng nhân viên chính c a các phòng ban đ trình bày các l nh v c và phòng ban khác nhau Thành viên nhóm đ c ch n phù h p v i s đóng góp ti m n ng c a h Thông qua nhóm

đa ch c n ng, m i ng i đ n t nhi u phòng ban khác nhau làm vi c cùng nhau và

h c h i, trao đ i kinh nghi m l n nhau Sau khi d án c i ti n đ c k t thúc, nhóm này đ c gi i tán sau khi nhi m v đ c hoàn t t

1.4.7 Qu n lý quy trình

Mô hình qu n lý kinh doanh m i đòi h i s t duy h ng t i quy trình Nó

bu c các công ty ph i đ t ra câu h i xem nh ng quy trình c a mình là gì đ hi u

đ c yêu c u c a khách hàng, truy n đ t các yêu c u v ch t l ng và khách hàng trong toàn công ty, xác đ nh và theo dõi các bi n pháp, ho ch đ nh chi n l c, đánh giá và c i ti n s hài lòng c a khách hàng c ng nh t t c y u t khác xác đ nh

“công vi c” c a m t công ty Qu n lý và c i ti n t t c quy trình c t lõi: nh n bi t các quy trình c t lõi có liên k t tr c ti p v i yêu c u c a khách hàng; đào t o nhân viên theo quy trình; phân công trách nhi m x lý quy trình trong n i b phòng ban

(Stephen George - Arnold Weimerskirch, 2009)

li u; xây d ng các quy trình nh m xem xét, phân tích và s d ng d li u đ c i ti n Trong mô hình qu n lý kinh doanh m i, nhà qu n lý hành đ ng d a trên c s thông tin, d li u và phân tích đáng tin c y Các công ty thành công th ng thi t l p nhi u ch s th c hi n n i b ph n ánh nh ng y u t t o ra s hài lòng c a khách hàng và c i ti n ch t l ng

1.4.9 So sánh chu n (Benchmarking)

So sánh chu n là m t công c đ đ m b o r ng các m c tiêu đ c nh m t i

nh m phù h p v i nhu c u th tr ng và không đ c t ý xây d ng b ng cách ti p

c n theo ki u suy đoán ho c suy lu n t các k t qu đ t đ c c a n m ngoái B ng các phép đo liên t c đ i v i các s n ph m, d ch v , quy trình và th c ti n c a t

ch c đ so v i nh ng đ i th c nh tranh thành công nh t, ho c so v i nh ng t

ch c mà có hi u su t cao h n, so sánh chu n có th giúp t ch c nâng cao n ng su t

và ch t l ng So sánh chu n cho phép các t ch c c i ti n h th ng nôi b c a mình b ng cách h c h i t các ngu n l c bên ngoài So sánh chu n là m t quy trình khám phá chính xác nh ng vi c t ch c đang làm nh ng gì t t nh t trong n i b và bên ngoài mà công ty đang th c hi n, cách th c mà chúng so sánh và nh ng gì t

ch c có th làm đ c i ti n (Stephen George - Arnold Weimerskirch, 2009)

1.4.10 ng viên và khen th ng

Trong mô hình qu n lý m i, vai trò c a đ ng viên, khen th ng và bi u

d ng nhân viên nh m h tr vi c đ t đ c m c đích công ty Nhi u ng i cho

r ng, vi c tr l ng là đ ng l c thúc đ y chính c a k t qu Th nh ng, nghiên c u

và đi u tra v ng i lao đ ng l i cho cho th y s bi u d ng hàng ngày chính là

đ ng l c thúc đ y m nh m S thay đ i trong t duy v đ ng viên và khen th ng

ph n ánh s thay đ i trong suy ngh v ng i lao đ ng nh ngu n l c ch không

ph i là hàng hóa (Stephen George - Arnold Weimerskirch, 2009)

Vi c tr l ng và bi u d ng gi i quy t đ c m t s yêu c u r t c b n c a con ng i nh s an toàn, s công nh n, t tr ng, thành tích và c m kích Theo Jack Welch – c u Ch t ch kiêm T ng giám đ c General Electric nói: “Không ch

bi t khen ng i nh ng thành công, mà còn ph i bi t khen ng i nh ng th t b i”

1.4.11 Vai trò c a đ i tác, nhà cung c p

Trong kinh doanh ngày nay, t ch c và nhà cung c p ph thu c l n nhau và

m i quan h cùng có l i s nâng cao n ng l c c a c hai bên đ t o ra giá tr T

ch c c n tham gia các ho t đ ng c a nhà cung c p liên quan đ n c i ti n ch t

l ng Nh ng ho t đ ng này bao g m, ví d đào t o cho nhà cung c p, tri n khai các ph ng pháp qu n lý ch t l ng ho c cung c p các d ch v h tr k thu t Thông qua các ho t đ ng này có th giúp các công ty gi m chi phí ki m tra cho nguyên li u đ u vào

BẨI H C KINH NGHI M

H th ng qu n lý tích h p đ c h u h t các qu c gia trên th gi i nghiên c u và

áp d ng t r t s m Còn Vi t Nam, vi c áp d ng tích h p t hai tiêu chu n tr lên

đ c các doanh nghi p trong n c th c hi n r t ít, nguyên nhân chính là do quy mô các công ty th ng là v a và nh , do đó vi c thi t l p và áp d ng c hai tiêu chu n

là r t khó kh n và t n kém M t y u t n a là các doanh nghi p trong n c th ng chú tr ng đ n l i ích tr c m t – ch t l ng, ch ch a chú trong đ n m c đích lâu dài – môi tr ng, an toàn s c kh e và ngh nghi p v.v… Do đó, th ng thì các doanh nghi p s áp d ng ISO 9001 tr c, còn các tiêu chu n còn l i, khi có nhu c u

m i áp d ng, tích h p tiêu chu n m i vào tiêu chu n đã có Nhi u doanh nghi p

Vi t Nam đã và đang th c hi n c i ti n ph ng pháp qu n lý c a mình d a vào mô hình qu n lý tích h p theo các tiêu chu n qu c t nh ISO 9000, ISO 17025, ISO

14000, OHSAS 18000, SA 8000…, trong đó h u h t là các doanh nghi p l n áp

d ng nh : Sony Vi t Nam, PV Drilling, m Phú M , D c H u Giang, …

T th c ti n, tác gi rút ra các bài h c kinh nghi m mà các doanh nghi p Vi t Nam có th v n d ng khi tri n khai áp d ng h th ng qu n lý tích h p t i doanh nghi p đ n v mình là:

Th nh t, s cam k t m nh m c a lưnh đ o: r t quan tr ng đ i v i vi c xây

d ng, duy trì và c i ti n h th ng Là y u t quan tr ng đ th c thi các gi i pháp

tri n khai nâng cao hi u qu c a h th ng

Th hai, ph ng pháp tri n khai ch ng trình ch t l ng: các k ho ch

tri n khai áp d ng tiêu chu n m i, đánh giá n i b , xem xét lãnh đ o, rà soát c i

ti n tài li u, … ph i đ c thông tin đ y đ , rõ ràng đ n m i ng i thay vì di n ra

l ng l , không gây đ c s chú ý, tham gia h ng ng c a m i ng i

Th ba, ch nên có m t h th ng qu n lý c a doanh nghi p: b t c quy trình

nào, c ng ph i tho mãn đ ng th i yêu c u c a t t c các l nh v c nh kinh doanh,

ch t l ng, môi tr ng, an toàn… Do v y, các h th ng qu n lý ph i quy n vào nhau, th c hi n m t l n mà phù h p v i m i yêu c u Doanh nghi p ph i hi u b n

ch t, nh ng ý t ng chính c a t ng tiêu chu n đ c i ti n và hoàn thi n ph ng pháp qu n lý hi n có c a mình

Th t , m i c i ti n ph i xu t phát t m c tiêu dài h n c a doanh nghi p:

H th ng qu n lý hi n có c a doanh nghi p không th cùng m t lúc phù h p ngay

v i yêu c u c a t t c các tiêu chu n Trong khi ngu n l c r t h n ch , doanh nghi p không th và c ng không nên có m t h th ng qu n lý hoàn ch nh ngay tránh vi c ph i làm đi làm l i, thay đ i nhi u trong ph ng pháp qu n lý, doanh nghi p nên xác đ nh rõ đ nh h ng, m c tiêu dài h n c a mình

Th n m, tri n khai t t , m r ng d n h th ng qu n lý sang các l nh v c khác Doanh nghi p nên hoàn thi n d n d n h th ng qu n lý c a mình song song

v i quá trình phát tri n s n xu t kinh doanh Nên ch ng b t đ u t l nh v c qu n lý

ch t l ng vì k t qu c a nó g n sát v i hi u qu s n xu t kinh doanh, t n t i c a doanh nghi p, sau đó m r ng d n ra các l nh v c khác

Th sáu, các cán b qu n lý ph i nhu n nhuy n chu trình qu n lý PDCA

B n ch t c a m i yêu c u trong các h th ng qu n lý khác nhau đ u d a trên chu trình PDCA (l p k ho ch, th c hi n, ki m tra và kh c ph c các t n t i)

Th b y, đánh giá đúng th c tr ng, phát hi n nh ng c h i đ c i ti n

Doanh nghi p không nên ch quan tâm duy nh t t i vi c h th ng qu n lý c a mình

có phù h p hay không v i yêu c u c a các tiêu chu n, các c quan ch ng nh n Doanh nghi p ph i tìm, xác đ nh nh ng c h i, r i ro đang ti m n liên quan t i h

th ng qu n lý có th làm nh h ng t i m c tiêu s n xu t kinh doanh c a mình

TÓM T T CH NG 1

Vi c áp d ng h th ng qu n lý tích h p trong các doanh nghi p là m t đòi h i khách quan c a quá trình phát tri n, h p tác kinh t và th ng m i qu c t ây

c ng chính là con đ ng ng n nh t đ các doanh nghi p nâng cao đ c hi u qu

c a ho t đ ng s n xu t kinh doanh, thông qua đó s xác đ nh đ c v trí x ng đáng trên th tr ng trong và ngoài n c Chính vì v y, m t h th ng tích h p là l i gi i đáp cho bài toán c nh tranh trên th tr ng Nhìn chung, h th ng qu n lý tích h p đem đ n cho doanh nghi p các l i ích nh t đ nh Tuy nhiên, con đ ng xây d ng và tri n khai thành công h th ng này đ y r i ro và tr ng i Khó kh n quan tr ng nh t chính là nh n th c c a con ng i, bao g m: ban lãnh đ o, nhân viên, khách hàng và các bên liên quan Vi c tích h p các h th ng qu n lý theo tiêu chu n thành m t h

th ng duy nh t trong t ch c là m t vi c nên làm M c dù có nh ng khó kh n nh t

đ nh nh ng so v i nh ng gì mà m t h th ng tích h p có th mang l i cho t ch c thì d ng nh vi c đ u t công s c đ v t qua nh ng khó kh n đó là r t x ng đáng

Trong Ch ng 1 đã trình bày nh ng n i dung c b n liên quan đ n h th ng

Tóm l i, s thành công khi tri n khai áp d ng và duy trì, c i ti n h th ng qu n

lý tích h p là k t qu c a s n l c và quy t tâm không ng ng các doanh nghi p

CH NG 2:

TH C TR NG TRI N KHAI ÁP D NG, DUY TRÌ VẨ C I TI N

H TH NG QU N Lụ TệCH H P T I PETROLIMEX SẨI GÒN

2.1 GI I THI U PETROLIMEX SẨI GÒN

2.1.1 Quá trình hình thành và phát tri n c a Petrolimex Sài Gòn

Công ty x ng d u khu v c II - tên giao d ch Petrolimex Sài Gòn, thành l p ngày 17/09/1975, tr c thu c T ng công ty x ng d u Vi t Nam, nay là T p đoàn

x ng d u Vi t Nam

Giai đo n 1975 – 1985: Công ty ch c ng c h t ng sau ti p qu n và th c

hi n nhi m v c p phát x ng d u theo ch tiêu k ho ch Nhà n c

Giai đo n 1986 – 1995: chuy n sang h ch toán đ c l p và b c đ u đa d ng hóa lo i kinh doanh

Giai đo n 1996 đ n nay: đ y m nh xây d ng, hoàn thi n h th ng h t ng và

c ch qu n lý theo h ng chuyên nghi p hóa, hi n đ i hóa n nay, Công ty có

c m kho c ng x ng d u quy mô v i t ng di n tích 196 ha tr i dài h n 03 km d c Sông Nhà Bè v i c s h t ng hi n đ i, t ng s c ch a h n 400.000 m3 cùng v i h

th ng đi u ki n xu t nh p t đ ng t i 09 c u c ng có th ti p nh n tàu đ n 40.000 DWT và 03 b n xu t đ ng b n m 03 kho Công ty còn có h th ng c a hàng bán l x ng d u n m r ng kh p trên đ a bàn các qu n, huy n Thành ph H Chí Minh, và không ng ng đ c phát tri n m r ng m ng l i T t c c a hàng đ u

đ c trang b tr b m hi n đ i, đ chính xác cao cùng v i h th ng đo m c b ch a

t đ ng giúp qu n lý bán hàng, gi m hao h t, b o v môi tr ng và đ m b o an toàn Công ty xây d ng phòng th nghi m x ng d u v i trang thi t b hi n đ i ngang t m khu v c Bên c nh phát tri n h t ng c s , Petrolimex Sài Gòn còn chú

tr ng xây d ng đ i ng nhân s có trình đ qu n lý và chuyên môn nghi p v cao,

k n ng làm vi c hi u qu , đáp ng yêu c u đ i m i và h i nh p kinh t qu c t

2.1.2 c đi m l nh v c ho t đ ng, s n ph m và d ch v

Công ty x ng d u khu v c II ho t đ ng kinh doanh trong l nh v c x ng d u,

vì là nhiên li u đ u vào c a s n xu t và tiêu dùng nên r t quan tr ng đ i v i xã h i

và n n kinh t đ t n c V i nhi m v d tr x ng d u qu c gia, đ m b o an ninh

n ng l ng và t ch c cung ng nhu c u x ng d u cho toàn b các t nh mi n Nam

t Khánh Hòa tr vào đ n m i Cà Mau, Công ty ti p nh n x ng d u nh p kh u (do

T ng công ty x ng d u Vi t nam ký h p đ ng mua t các nhà cung c p n c ngoài), t n tr t i T ng kho x ng d u Nhà Bè, sau đó xu t bán cho khách hàng và

đi u đ ng, xu t c p cho 14 công ty thành viên tuy n sau c a T ng công ty trong n i

b Ngành Tr ng h p đ c bi t, Công ty t t ch c pha ch đ t o ngu n

Th tr ng kinh doanh x ng d u chính c a Công ty là Thành ph H Chí Minh và các t nh lân c n thu c khu v c phía Nam nh ng Nai, Bình D ng, Bà

R a – V ng Tàu, … Công ty hi n đang chi m gi 16% th ph n phía Nam

M ng l i và hình th c phân ph i x ng d u c a Công ty thông qua: Bán

buôn cho khách hàng T ng đ i lý, đ i lý, h công nghi p; bán l đ n t n tay ng i tiêu dùng thông qua 64 c a hàng; bán tái xu t sang Campuchia, các khu ch xu t

S n ph m kinh doanh chính: x ng d u nh p kh u có ch t l ng phù h p

tiêu chu n Vi t nam (TCVN), g m: X ng không chì Mogas 92 và Mogas 95 (TCVN 6776:2005), d u DO 0.5%S (TCVN 5689:2005), d u FO (TCVN

6239:2002) và d u KO (TCVN 6240:2002)

Công ty còn t ch c cung c p các d ch v liên quan đ n x ng d u nh :

Gi h , nh p y thác, t m nh p - tái xu t x ng d u; d ch v ki m đ nh, hóa nghi m,

t v n và đào t o k thu t x ng d u, ng c u d u tràn, thi công xây l p các công trình ngành x ng d u; x lý ch t th i nhi m d u; kinh doanh s n ph m hóa d u:

Gas, d u nh n, m máy, hóa ch t

2.1.3 C c u t ch c và nhân l c

2.1.3.1 C c u t ch c

i di n lưnh đ o

Phòng

KC KTTV Phòng

Phòng KTCN

Phòng

BV

Phòng KTDV

Phòng TCBL

Phòng DVTM

Phòng KHKT

Phòng TCKT

Phòng TCDV

Ban giám đ c TKXDNB

Ban giám đ c XNBLXD

C a hàng chuyên doanh

Chú thích: Quan h ch đ o theo h th ng QHSE

Quan h ch đ o hành chính, nghi p v

Phòng

KD

Phòng TCHC

Phòng

KTXD

Phòng KTTC

Phòng KTXD

Phòng

CN T ATMT Phòng

Phòng CNTT

Phòng TCCB

Phòng PCTT

Phòng HCTH

Phòng PTDN

Ban ISO

Hình 2.1 : S đ t ch c b máy c a Petrolimex Sài Gòn

(tên vi t t t c a các phòng ban, đ n v xem trong Ph l c 2)

( Ngu n: Công ty x ng d u khu v c II)

Petrolimex Sài Gòn t ch c ho t đ ng s n xu t kinh doanh v i mô hình t

ch c b máy tr c tuy n ch c n ng Các phòng ban có vai trò tham m u cho Ban giám đ c trong các l nh v c nh : kinh doanh, tài chính, k thu t x ng d u, đ u t ,

an toàn và môi tr ng, t v n pháp lu t và h th ng qu n lý

Phòng Kinh doanh có ch c n ng tham m u giúp Giám đ c ch đ o, qu n lý

và t ch c th c hi n trên các l nh v c: t ch c ti p nh n, đi u đ hàng hóa, đ m b o ngu n x ng d u ph c v s n xu t kinh doanh c a Công ty; t ch c kinh doanh thông qua các kênh: bán buôn, tái xu t, T ng đ i lý; và khai thác, kinh doanh kho

Phòng K toán tài chính có ch c n ng tham m u giúp Giám đ c ch đ o,

qu n lý và t ch c th c hi n các l nh v c: tài chính, k toán và ki m toán n i b

Phòng K thu t x ng d u có ch c n ng tham m u giúp Giám đ c ch đ o,

Phòng Công ngh đ u t có ch c n ng tham m u giúp Giám đ c ch đ o,

qu n lý và t ch c th c hi n trên các l nh v c: đ u t phát tri n, c i t o, nâng c p,

và qu n lý v n hành, khai thác s d ng có hi u qua c s v t ch t k thu t

Phòng K thu t an toàn và môi tr ng có ch c n ng tham m u giúp Giám

đ c ch đ o, qu n lý và t ch c th c hi n trên các l nh v c: qu n lý k thu t an toàn; phòng ch ng cháy n ; b o v môi tr ng; an toàn – v sinh lao đ ng và công tác phòng ch ng thiên tai trong toàn Công ty

Phòng Công ngh thông tin có ch c n ng tham m u giúp Giám đ c ch đ o,

qu n lý và t ch c th c hi n trên các l nh v c: đ nh h ng, phát tri n và ng d ng công ngh m i trong l nh v c công ngh thông tin vào ho t đ ng s n xu t và đi u hành; tin h c hóa toàn b ho t đ ng nghi p v trong toàn Công ty; qu n tr , phát tri n h th ng ph n c ng và ph n m m tin h c c a toàn Công ty

Phòng T ch c cán b có ch c n ng tham m u giúp Giám đ c ch đ o, qu n

lý và t ch c th c hi n trên các l nh v c: t ch c cán b ; qu n lý lao đ ng, ti n

l ng, đào t o, thi đua khen th ng, k lu t lao đ ng và các ch đ khác đ i v i

ng i lao đ ng trong Công ty

Phòng Pháp ch thanh tra có ch c n ng tham m u giúp Giám đ c ch đ o,

qu n lý và t ch c th c hi n trên các l nh v c: pháp ch , thanh tra và b o v

Phòng Hành chính tông h p có ch c n ng tham m u giúp Giám đ c ch đ o,

qu n lý và t ch c th c hi n trên các l nh v c: t ng h p tình hình các m t ho t đ ng

c a Công ty; công tác hành chính qu n tr

Phòng Phát tri n doanh nghi p có ch c n ng tham m u giúp Giám đ c ch

đ o, qu n lý và t ch c th c hi n trên các l nh v c: t ch c xây d ng và tri n khai

th c hi n chi n l c phát tri n c a Công ty; nghiên c u, tri n khai các d án đ u t phát tri n ra bên ngoài, phát tri n c a hàng x ng d u và các d án phát tri n kinh doanh khác (ngoài x ng d u); qu n tr và phát tri n th ng hi u c a Công ty

Ban ISO có ch c n ng tham m u giúp Giám đ c ch đ o, qu n lý và t ch c

th c hi n trên các l nh v c: nghiên c u đ xu t, tri n khai áp d ng các chu n qu n

lý tiên ti n vào ho t đ ng c a Công ty đ nâng cao n ng l c qu n lý, đi u hành doanh nghi p

T ng kho x ng d u Nhà bè là đ n v tr c thu c Công ty x ng d u khu v c II

có ch c n ng t ch c ti p nh n, đi u đ , b o qu n, pha ch , xu t c p các m t hàng

x ng d u và s n ph m hóa d u theo các quy đ nh hi n hành c a Công ty, pháp lu t

Xí nghi p bán l x ng d u là đ n v tr c thu c Công ty x ng d u khu v c II

có ch c n ng t ch c kinh doanh các m t hàng x ng d u, s n ph m hóa d u và các

ho t đ ng kinh doanh khác theo quy đ nh hi n hành c a Công ty, pháp lu t

Xí nghi p d ch v xây l p và th ng m i là đ n v tr c thu c Công ty x ng

d u khu v c II có ch c n ng t ch c kinh doanh các lo i hình d ch v : d ch v k thu t – xây l p chuyên ngành x ng d u và dân d ng; d ch v c u c ng; các d ch v đáp ng vi c đ m b o an toàn môi tr ng (súc r a b n b và súc r a các ph ng

ti n ch a nhiên li u, x lý ch t th i c n d u và các lo i ch t th i khác …)

Trong h n 35 n m qua, Công ty đã không ng ng phát tri n, hoàn thành t t c

“nhi m v chính tr ” và “s m ng kinh doanh”

S n l ng x ng d u bán tr c ti p c a Công ty t ng qua các n m, tuy nhiên có

xu h ng gi m t n m 2008 do kh ng ho ng kinh t toàn c u, nhu c u tiêu th x ng

d u gi m m nh

Công ty đã thi t l p quan h th ng m i ch t ch và truy n th ng v i h n

400 doanh nghi p s n xu t tiêu th x ng d u qua ph ng th c bán buôn, h n 100

t ng đ i lý / đ i lý, khách hàng mua tái xu t và m ng l i c a hàng tr c thu c Công

ty đã tr i r ng kh p đ a bàn Thành ph H Chí Minh

Do ch tr ng bình n giá, ki m ch l m phát c a Chính ph chi ph i ho t

đ ng kinh doanh x ng d u nên t su t l i nhu n trên v n ch c a Công ty đ t th p

21.553 9.055

242.768

15.518.482 15.140.446 378.036 26.458 1.913 242.181 160.400

22.818 10.446

172.772

17.358.775 17.016.686 342.089 12.550 22.460 265.110 67.069

18.159 8.752

76.476

( Ngu n: Công ty x ng d u khu v c II)

2.2 CÁC GIAI O N TRI N KHAI ÁP D NG H TH NG QU N Lụ THEO CÁC TIÊU CHU N TIÊN TI N T I PETROLIMEX SẨI GÒN 2.2.1 Giai đo n 1: tri n khai h th ng qu n lý n ng l c phòng th nghi m

theo tiêu chu n ISO 17025

T nh ng n m 1997, Petrolimex Sài Gòn đã tri n khai xây d ng, áp d ng H

th ng qu n lý n ng l c phòng th nghi m theo tiêu chu n ISO/IEC Guide 25 đ

ki m soát ch t l ng x ng d u trong t t c các khâu nh p kh u, t n tr , phân ph i

N m 1999, h th ng này đ c V n phòng công nh n ch t l ng thu c T ng

c c Tiêu chu n – o l ng – Ch t l ng Vi t Nam (VILAS) đánh giá, c p gi y

công nh n v i s hi u VILAS 048 Sau hai l n chuy n đ i theo phiên b n ISO 17025:1999 và ISO 17025:2005, đ n nay phòng th nghi m Petrolimex Sài Gòn đã

đ c công nh n 60 ph ng pháp th và là m t trong nh ng phòng th nghi m có trang thi t b hi n đ i, ngang t m khu v c Châu Á – Thái Bình D ng

2.2.2 Giai đo n 2: tri n khai h th ng qu n lý ch t l ng l nh v c ắBán buôn,

xu t, nh p và t n tr x ng d uẰ theo tiêu chu n ISO 9001

Tháng 7/2001, Công ty ký h p đ ng v i đ n v t v n và đào t o CTC đ

th c hi n d án trong vòng 14 tháng

Ngày 18/10/2002, h th ng đ c Bureau Veritas Certification Vi t Nam (BVQI) đánh giá, c p gi y ch ng nh n, đã đánh d u c t m c quan tr ng trong ti n trình tri n khai áp d ng h th ng qu n lý ch t l ng theo Tiêu chu n ISO 9001 t i Petrolimex Sài Gòn

2.2.3 Giai đo n 3: m r ng ph m vi áp d ng h th ng qu n lý ch t l ng theo

Tiêu chu n ISO 9001 sang l nh v c bán l

Sáu tháng sau khi đ t gi y ch ng nh n ISO 9001 l nh v c bán buôn, Công ty

ti p t c m r ng ph m vi áp d ng h th ng qu n lý ch t l ng theo Tiêu chu n ISO

2.2.4 Giai đo n 4: m r ng ph m vi áp d ng h th ng qu n lý ch t l ng theo

ISO 9001 sang l nh v c kinh doanh d ch v khác (ngoài x ng d u)

u n m 2007, Công ty ti p t c tri n khai áp d ng h th ng qu n lý ch t

l ng theo Tiêu chu n ISO 9001 sang ho t đ ng kinh doanh d ch v khác ngoài

x ng d u t i các đ n v tr c thu c

Th i gian tri n khai ch trong vòng 6 tháng và đ c BVQI đánh giá, c p

ch ng ch ngày 31/08/2007 n th i đi m này, 100% ph m vi ho t đ ng c a toàn Công ty đã tuân th theo các yêu c u c a tiêu chu n ISO 9001:2000

2.2.5 Giai đo n 5: cùng lúc tri n khai hai h th ng qu n lý an toàn, s c kh e

ngh nghi p (theo chu n OHSAS 18001) và h th ng qu n lý môi tr ng (theo chu n ISO 14001) t i T ng kho x ng d u Nhà Bè

Tháng 9/2007, Công ty b t đ u tri n khai áp d ng cùng lúc hai tiêu chu n OHSAS 18001:2007 và ISO 14001:2004 t i T ng kho x ng d u Nhà bè v i m c đích nâng cao hi u qu công tác qu n lý an toàn, đ m b o s c kh e ngh nghi p

ng i lao đ ng và b o v môi tr ng xung quanh khu v c

Vi c xây d ng h th ng qu n lý theo chu n ISO 14001:2004 và OHSAS 18001:2007 đ c tích h p chung v i h th ng qu n lý ch t l ng ISO 9001:2000 đang v n hành t i T ng kho, hình thành m t h th ng tích h p qu n lý chung v

Ch t l ng – An toàn – S c kh e và Môi tr ng (g i t t là h th ng qu n lý tích

h p QSHE), phù h p cùng lúc v i b n tiêu chu n ISO 9001, ISO 17025, ISO 14001

và OHSAS 18001

Sau g n hai n m n l c tri n khai, h th ng qu n lý tích h p c a T ng kho

đ c BVQI đánh giá, c p ch ng ch vào ngày 30/07/2009

2.2.6 Giai đo n 6: tri n khai th c hành 5S t i c a hàng x ng d u

huy đ ng m i ng i tham gia c i ti n môi tr ng làm vi c, nâng cao

n ng su t lao đ ng, gi m chi phí n, nâng cao hình nh doanh nghi p và “nâng t m

d ch v - ph c v bán l x ng d u”, trong n m 2011, Công ty đã quy t đ nh tri n khai áp d ng thí đi m mô hình th c hành 5S t i 25/64 c a hàng bán l x ng d u

n nay đã m r ng ph m vi áp d ng 100% c a hàng x ng d u tr c thu c Công ty, t ng b c hình thành thói quen 5S trong đ i ng CBCNV t i CHXD

TH NG QU N Lụ TệCH H P T I PETROLIMEX SẨI GÒN

N i d ng tri n khai áp d ng h th ng qu n lý tích h p Ch t l ng – An toàn –

S c kh e và Môi tr ng phù h p Tiêu chu n ISO 9001, ISO 14001 và OSHAS

18001 đ c trình bày trong Ph l c 3

Hình 2.2 : Mô hình h th ng qu n lý tích h p các tiêu chu n t i Petrolimex Sài Gòn

2.4 PHỂN TệCH TH C TR NG DUY TRÌ VẨ C I TI N H TH NG

Quá trình xây d ng h th ng qu n lý tích h p theo các tiêu chu n, đ t đ c

gi y ch ng nh n đòi h i r t công phu và khó kh n Vi c duy trì và c i ti n các h

th ng qu n lý này l i càng khó kh n g p b i, c n s n l c r t l n c a các c p qu n

tr và toàn th cán b công nhân viên, c ng nh s ph i h p t t c a các đ i tác đ

qu n lý ch t l ng theo tiêu chu n đ t hi u qu

2.4.1 Cam k t c a lưnh đ o

Các cu c h p xem xét c a lãnh đ o đ i v i ho t đ ng qu n lý ch t l ng đã

gi i quy t k p th i nh ng v n đ c n tháo g và cung c p ngu n l c đ y đ , nh ng nhìn chung ch y u là t p trung vào vi c tri n khai các d án theo Tiêu chu n ISO

m i và duy trì tính hi u l c c a các h th ng qu n lý theo Tiêu chu n ISO c , ch a

đ t ra yêu c u và đòi h i đ nâng lên t m cao m i, xem xét đ n các khía c nh đ nâng cao nh n th c, m c ch t l ng và hi u qu c a t ng quá trình nghi p v nói riêng, c a toàn h th ng nói chung

H s xem xét t ng m ng nghi p v c a Ban lãnh đ o Công ty thi u tính liên

k t h th ng, thi u tính liên t c và b phân tán nhi u n i Thông tin đ u vào, đ u ra

cu c h p ch a đáp ng đ y đ yêu c u c a tiêu chu n ISO đang áp d ng N i dung

k t lu n (ho c biên b n) c a các cu c h p này th ng ít đ c thông tin đ n i

di n lãnh đ o (QMR) C ch trao đ i thông tin n i b c a Công ty ch a khoa h c,

ch a hi u qu , thi u tính h th ng

2.4.2 Xây d ng và ki m soát m c tiêu ch t l ng

T đ u n m 2004, vi c tri n khai xây d ng m c tiêu ch t l ng đã đ c c i

ti n, t tr ng thái r i r c đã liên k t l i thành m t h th ng và đ c tri n khai xuyên

su t t c p Công ty xu ng đ n phòng ban, đ n v Tuy nhiên, vi c tri n khai này không đ c tri n khai ti p xu ng đ n t ng b ph n, cá nhân đ th c hi n

2.4.3 Theo dõi và đo l ng n ng l c quá trình

Trong khi các c ch đánh giá c đi n không phát huy tác d ng và không mang l i k t qu th c ch t (nh : bình ch n gi a các đ ng nghi p; c p trên đánh giá

c p d i; khách hàng n i b đánh giá nhà cung c p n i b ) thì c ch đánh giá theo

k t qu KPI là chính xác, toàn di n và hi u qu nh t Xu t phát t lý do này nên

n m 2006, Công ty b t đ u xây d ng b ch s đo l ng quá trình PI và ch n ra m t

s ch s chính y u, then ch t đ thí đi m đo l ng m t s quá trình quan tr ng

Sau n m n m th c hi n, s li u thu th p ch a đ đ xây d ng chu n gi i h n

ki m soát, ch a đ c s đ đánh giá n ng l c c a quá trình thì công vi c này ph i

d ng l i vì nhi u c p lãnh đ o không hi u, không ng h nên vi c đo l ng các KPI

tr nên hình th c

2.4.4 K t qu ho t đ ng đào t o qu n lý ch t l ng

Ho t đ ng đào t o đ tri n khai áp d ng h th ng qu n lý theo các tiêu chu n

m i ho c đ h tr , duy trì công tác qu n lý ch t l ng c a Công ty đ c th c hi n

d i hình th c đào t o n i b ho c g i ra bên ngoài đào t o

N i dung đào t o đa d ng t ph c p ki n th c c b n đ n nâng cao chuyên sâu tùy theo t ng đ i t ng S li u th ng kê n i dung đào t o qu n lý ch t l ng