Giáo trình kế toán doanh nghiệp

Vai trò của kế toán trong công tác quản lý Kế toán bao gồm việc thiết kế và tổ chức các hệ thống thông tin kinh tế, tài chính, chuẩn bị các báo cáo tài chính, nghiên cứu chi phí, phát tr

kế toán, ngời sử dụng thông tin kế toán liên quan cho nên cách trình bày khái niệm kế toán có thể khác nhau.

Trong cuốn “từ điển thuật ngữ kế toán” của PGS.TS Đặng Văn Thanh cho rằng: “Kế toán là quy trình ghi chép, đánh giá, chuyển đổi và thông tin về các số liệu tài chính”.

Trong cuốn “Kế toán - cơ sở của các quyết định kinh doanh” của các tác giả Walter.B.Meisg, Robert F.Meigs, thì “kế toán là nghệ thuật đo lờng, phản ánh, truyền đạt và giải thích hoạt động tài chính kế toán”.

Theo Ronald J Thacker trình bày trong cuốn “Nguyên lý kế toán Mỹ” thì: “Kế toán là một ph

-ơng pháp cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý có hiệu quả và để đánh giá hoạt động của mọi tổ chức”.

Theo các nhà khoa học Học viện Tài chính, cho rằng: kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản (hay toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính) trong các đơn vị nhằm kiểm tra toàn bộ tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị đó.

Theo Luật kế toán Việt Nam: kế toán là công việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.

Cho dù có những nhận thức quan điểm về kế toán ở những phạm vi, góc độ khác nhau, tựu chung lại đều thừa nhận kế toán vừa là một khoa học quản lý, vừa là một nghệ thuật tổ chức thông tin, là một

bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính Kế toán có những phơng pháp riêng, độc lập và có những ngôn ngữ nghề nghiệp mang nhiều màu sắc riêng biệt, dựa trên những nguyên lý làm nền tảng lý luận, là đạo lý quan trọng để xây dựng chế độ kế toán của từng quốc gia, cũng nh việc hành nghề kế toán ở các đơn vị kế toán.

Kế toán ở đơn vị kế toán gồm: kế toán tài chính và kế toán quản trị.

Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng các báo cáo tài chính cho mọi đối tợng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán.

Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.

Khi thực hiện công việc kế toán tài chính và kế toán quản trị, đơn vị kế toán phải thực hiện kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.

Kế toán tổng hợp phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.

Kế toán chi tiết phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin chi tiết bằng đơn vị tiền tệ, bằng đơn vị hiện vật và bằng đơn vị thời gian lao động theo từng đối tợng kế toán cụ thể trong đơn vị kế toán.

1.1.2 Vai trò của kế toán trong công tác quản lý

Kế toán bao gồm việc thiết kế và tổ chức các hệ thống thông tin kinh tế, tài chính, chuẩn bị các báo cáo tài chính, nghiên cứu chi phí, phát triển các dự báo, áp dụng máy tính vào xử lý kế toán, phân tích và lý giải các thông tin kế toán trong việc ra các quyết định kinh doanh.

Vai trò của kế toán trong công tác kế toán đợc thể hiện trên các mặt sau:

Thứ nhất, kế toán cung cấp thông tin kinh tế tài chính của đơn vị kế toán cho các đối t ợng sử

dụng thông tin.

- Thông tin kinh tế, tài chính kế toán cung cấp thông qua việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp bằng hệ thống phơng pháp của kế toán để thu nhận xử lý và phân tích thông tin.

- Thông tin kế toán cung cấp trên các báo cáo tài chính có giá trị pháp lý về tình hình tài chính cũng nh tình hình kinh doanh của đơn vị kế toán và sử dụng để công bố công khai theo quy định của pháp luật.

- Thông tin kế toán là cơ sở để xây dựng và xét duyệt kế hoạch dự toán, quyết toán.

Các đối tợng sử dụng thông tin của kế toán là: cơ quan chức năng Nhà Nớc (cơ quan thuế, cơ quan Tài chính, cơ quan Thống kê ), các nhà đầu t, các nhà cung cấp, các khách hàng, công nhân viên, Hội đồng quản trị, các nhà quản lý doanh nghiệp Những thông tin kế toán cần cung cấp là:

- Thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp: các yếu tố có liên quan trực tiếp đến việc xác định và đánh giá tình hình tài chính là tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.

- Thông tin về tình hình kinh doanh: Lợi nhuận là thớc đo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các yếu tố liên quan trực tiếp đến việc xác định lợi nhuận là doanh thu, thu nhập khác và chi phí.

Thứ hai, thông qua quá trình thu thập, xử lý, phân tíchvà cung cấp thông tin của kế toán là cơ sở

kiểm tra giám sát tình hình tài chính cũng nh tình hình hoạt động ởan xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kiểm tra việc chấp hành các chính sách, chế độ về quản lý kinh tế tài chính Tài liệu, số liệu kế toán là cơ sở để xem xét, xử lý vi phạm pháp luật.

1.1.3 Các yêu cầu cơ bản đối với kế toán

Để thực hiện tốt vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý vi mô và vĩ mô, thông tin

kế toán cung cấp đảm bảo đáng tin cậy, tránh rủi ro trong việc sử dụng thông tin kế toán cho các đối ợng sử dụng thông tin, đòi hỏi công tác kế toán phải đáp ứng đợc các yêu cầu cơ bản:

t Trung thực: các thông tin và số liệu kế toán phải đợc ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng

chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Khách quan: Các thông tin và số liệu kế toán phải đợc ghi chép và báo cáo đúng với thực tế,

không bị xuyên tạc, không bị bóp méo Yêu cầu này đòi hỏi các số liệu, thông tin kế toán cung cấp phải dựa trên những sự kiện có tính khách quan có thể kiểm tra đợc.

2

- Đầy đủ: mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán phải đợc ghi chép

và báo cáo đầy đủ, không bị bỏ sót.

- Kịp thời: các thông tin và số liệu kế toán phải đợc ghi chép và báo cáo kịp thời, đúng hoặc trớc

thời hạn quy định.

- Dễ hiểu: các thông tin và số liệu kế toán trình bày trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu

đối với ngời sử dụng thông tin Ngời sử dụng ở đây đợc hiểu là ngời có hiểu biết về kinh doanh, về kinh

tế, tài chính, kế toán ở mức trung bình Thông tin về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải

đợc giải trình trong phần thuyết minh.

- Liên tục: Thông tin, số liệu kế toán đợc phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt

động kinh tế, tài chính, liên tục từ khi thành lập đơn vị kế toán đến khi chấm dứt hoạt động; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số số liệu kế toán của kỳ trớc.

- Có thể so sánh: Các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế toán trong một doanh nghiệp và

giữa các doanh nghiệp chỉ có thể so sánh đợc khi tính toán và trình bày nhất quán Trờng hợp không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh để ngời sử dụng báo cáo tài chính có thể so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa các doanh nghiệp hoặc giữa thông tin thực hiện với thông tin dự toán,

kế hoạch.

Giữa các yêu cầu đối với kế toán có mối liên hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau Phải thực hiện

đồng thời các yêu cầu đối với kế toán thì số liệu và thông tin kế toán mới đảm bảo đáng tin cậy, trung thực và hợp lý.

1.1.4 Nhiệm vụ kế toán

Để đáp ứng các yêu cầu thực hiện tốt vai trò của kế toán, công tác kế toán doanh nghiệp có các nhiệm vụ sau:

- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tợng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.

- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán.

- Phân tích thông tin, số liệu kế toán tham mu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và

ra quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.

- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.

1.2 Các khái niệm và nguyên tắc kế toán cơ bản

Các khái niệm và nguyên tắc kế toán là căn cứ chủ yếu để định ra chế độ kế toán, giúp cho doanh nghiệp ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính theo các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán đã ban hành một cách thống nhất và xử lý các vấn đề cha đợc quy định cụ thể nhằm đảm bảo cho các thông tin trên báo cáo tài chính, phản ánh trung thực và hợp lý Các khái niệm và nguyên tắc kế toán thay đổi tuỳ vào từng quốc gia, và trong từng quốc gia cũng tuỳ vào từng thời kỳ khác nhau Sự lựa chọn, vận dụng các nguyên tắc kế toán phụ thuộc vào loại hình kế toán lựa chọn gắn liền với hệ thống kinh tế xã hội nhất định.

Ngời ta có thể nhìn nhận doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trên những khía cạnh khác nhau theo giả thiết khác nhau:

- Doanh nghiệp hoạt động liên tục; hoặc

- Doanh nghiệp có thể bị thanh lý (phá sản) định kỳ.

Trên cơ sở giả thiết khác nhau đó mà hệ thống kế toán pháp quy dựa trên khái niệm, nguyên tắc

kế toán cơ bản đợc biểu hiện khác nhau Hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam đợc xây dựng dựa trên giả thiết doanh nghiệp hoạt động liên tục.

1.2.1 Các khái niệm cơ bản trong kế toán

Nh vậy, đơn vị kế toán là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát và tiến hành các công việc, các nghiệp vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và cần thiết phải thực hiện việc ghi chép, thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin, tổng hợp lập báo cáo tài chính.

Khái niệm đơn vị kế toán đòi hỏi hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính cũng nh những nội dung quy định của hệ thống kế toán đợc tổ chức, vận dụng để ghi chép và báo cáo về tình hình tài chính và tình hình hoạt động của các đơn vị chứ không phải tổ chức riêng cho một cá nhân nào trong một đơn vị.

1.2.1.2 Đơn vị tiền tệ kế toán

Đơn vị tiền tệ kế toán là đơn vị tiền tệ đợc sử dụng chính thức trong việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính Thớc đo tiền tệ là loại thớc đo sử dụng chủ yếu trong kế toán dùng để biểu hiện giá trị các loại tài sản khác nhau nhờ đó mà kế toán có thể ghi chép, thu thập, xử lý thông tin và lập báo cáo tài chính.

Ngoại tệ: là đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ kế toán của một doanh nghiệp.

Trong trờng hợp doanh nghiệp có các giao dịch bằng ngoại tệ hoặc báo cáo tài chính của cơ sở hoạt động ở nớc ngoài phải đợc chuyển đổi sang đơn vị tiền tệ kế toán của doanh nghiệp.

Theo quy định của Luật kế toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam, đơn vị tiền tệ kế toán là đồng Việt Nam.Trờng hợp nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh là ngoại tệ phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế hoặc tỷ giá hối đoái do ngân hàng Nhà Nớc Việt Nam công bố tại thời điểm quy đổi, trừ khi có quy định khác Trờng hợp loại ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam thì phải quy đổi thông qua một loaị ngoại tệ có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam.

Đơn vị kế toán chủ yếu thu chi bằng ngoại tệ thì đợc chọn một loại ngoại tệ do Bộ Tài chính quy

định làm đơn vị tiền tệ kế toán, nhng khi lập báo cáo tài chính sử dụng ở Việt Nam phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái do ngân hàng Nhà Nớc Việt Nam công bố tại thời điểm khoá sổ lập báo cáo tài chính, trừ trờng hợp pháp luật có quy định khác.

4

Trờng hợp có cơ sở ở nớc ngoài hoạt động kinh doanh độc lập có t cách pháp nhân ở nớc sở tại,

sử dụng đồng tiền của nớc sở tại làm đơn vị tiền tệ kế toán, khi chuyển đổi báo cáo tài chính của doanh nghiệp báo cáo phải tuân theo những quy định sau:

- Tài sản và sự phải trả: quy đổi theo tỷ giá cuối kỳ.

- Doanh thu, thu nhập khác và cho phí đợc quy đổi theo tỷ giá tại ngày giao dịch

- Các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái đợc phân loại nh là vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp báo cáo cho đến khi thanh lý khoản đầu t thuần đó.

1.2.1.3 Kỳ kế toán

Kỳ kế toán là thời gian quy định mà các số liệu, thông tin kế toán của một đơn vị kế toán phải

đ-ợc báo cáo.

Kỳ kế toán gồm kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng.

Kỳ kế toán năm là 12 tháng tính từ đầu ngày 01/01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm d ơng lịch Các

đơn vị kế toán có đặc thù riêng về tổ chức hoạt động đợc chọn kỳ kế toán năm là 12 tháng tròn năm

d-ơng lịch bắt đầu từ đầu ngày 1 tháng đầu quý này đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý trớc năm sau và thông báo cho cơ quan tài chính biết.

Kỳ kế toán quý là ba tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quí.

Kỳ kế toán tháng là một tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng.

Kỳ kế toán đầu tiên của đơn vị kế toán mới thành lập tính từ ngày đợc cấp giấy chứng nhận đăng

ký kinh doanh hoặc từ ngày có hiệu lực ghi trên quyết định thành lập đến hết ngày cuối cùng của kỳ kế toán theo quy định.

Đối với đơn vị kế toán khi chia, tách, hợp nhất, sát nhập, chuyển đối, giải thể, phá sản hoặc hết thời hạn hoạt động thì kỳ kế toán năm cuối cùng tính từ đầu ngày kỳ kế toán theo quy định đến hết ngày trớc ngày ghi trên quyết định chia tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc phá sản đơn vị kế toán có hiệu lực.

Trong trờng hợp kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng có thời gian ngắn hơn

90 ngày thì đợc phép cộng với kỳ kế toán năm tiếp theo, hoặc cộng với kỳ kế toán năm trớc đó để tính thành một kỳ kế toán năm Kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng phải ngắn hơn m ời lăm tháng.

1.2.1.4 Tài sản

Tài sản là nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát và có thể thu đợc lợi ích kinh tế trong tơng lai Tài sản của doanh nghiệp bao gồm các tài sản hữu hình, tài sản vô hình, tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp hoặc tài sản không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng doanh nghiệp kiểm soát đợc và thu đợc lợi ích kinh tế tơng lai (nh tài sản thuê tài chính).

Thông thờng các khoản chi phí phát sinh sẽ tạo ra tài sản Đối với các khoản chi phí không tạo ra lợi ích kinh tế trong tơng lai thì không tạo ra tài sản; hoặc có trờng hợp không phát sinh chi phí những vẫn tạo ra tài sản, nh vốn góp, tài sản đợc cấp, đợc biếu tặng.

Tài sản đợc ghi nhận khi doanh nghiệp có khả năng chắc chắn thu đợc lợi ích kinh tế trong tơng lại và giá trị của tài sản đó đợc xác định một cách đáng tin cậy Khi các chi phí bỏ ra không chắc chắn sẽ mang lợi ích kinh tế trong tơng lai cho doanh nghiệp thì không đợc ghi nhận là tài sản, mà chi phí đó đ-

ợc ghi nhận là chi phí thời kỳ để xác định lãi, lỗ trong kỳ.

1.2.1.5 Doanh thu và thu nhập khác

Doanh thu và thu nhập khác: là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đợc trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thờng và các hoạt động khác của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản góp vốn của cổ đông hoặc chủ sở hữu

Doanh thu và thu nhập khác đợc ghi nhận khi thu đợc lợi ích kinh tế trong tơng lai có liên quan tới sự gia tăng về tài sản hoặc giảm bớt nợ phải trả và giá trị tăng đó phải xác định đợc một cách đáng tin cậy.

1.2.1.6 Chi phí

Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích trong kỳ kế toán dới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu.

Chi phí sản xuất, kinh doanh và chi phí khác đợc ghi nhận để xác định lãi, lỗ trong kỳ khi các khoản chi phí này làm giảm bớt lợi ích kinh tế trong tơng lai có liên quan tới việc giảm bớt tài sản hoặc tăng nợ phải trả và chi phí này phải xác định một cách đáng tin cậy.

1.2.1.7 Nợ phải trả

Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua

mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình.

Nợ phải trả đợc ghi nhận khi có đủ điều kiện chắc chắn là doanh nghiệp sẽ phải dùng một lợng tiền chi ra để trang trải cho những nghĩa vụ hiện tại mà doanh nghiệp phải thanh toán, và các khoản nợ phải trả đó phải đợc xác định một cách đáng tin cậy.

Nguyên tắc này đòi hỏi mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản,

nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, thu nhập khác, chi phí phải đợc ghi sổ kế toán vào thời

điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tơng đơng tiền.

Kế toán trên “cơ sở dồn tích”ngợc với “kế toán quỹ” Theo kế toán trên cơ sở dồn tích, các khoản chi phí đợc hạnh toán vào báo cáo kết quả kinh doanh trên cơ sở mối tơng quan trực tiếp giữa các khoản chi phí phải chịu và các khoản doanh thu phát sinh; doanh thu bao gồm cả doanh thu đã thu tiền và doanh thu cha thu tiền, tơng tự nh vậy chi phí đã chi bằng tiền và chi phí cha chi tiền Trong khi đó “kế toán quỹ” đánh giá sự biến động của tài sản căn cứ vào việc nhập quỹ và xuất quỹ.

Lợi nhuận hoạt động kinh doanh trong kỳ =

Doanh thu và thu nhập khác - chi phí

Lợng tiền luân chuyển thuần

Tổng tiền thu đợc

- Tổng tiền chi

ra

6

Do doanh thu và thu nhập khác có thể bao gồm những khoản cha thu tiền, và chi phí có những khoản chi phí cha chi tiền nên giữa lợi nhuận kinh doanh và lợng tiền luân chuyển thuần trong kỳ có những khác biệt nhất định.

Kế toán dựa trên “cơ sở dồn tích” cho phép xác định đợc lợi nhuận (kết quả hoạt động kinh doanh) của từng kỳ kế toán không nhất thiết phải chờ đến khi kết thúc khoản đầu t đó, đồng thời có khả năng cung cấp các thông tin về luân chuyển tiền nhờ vào sự phân tích khoa học.

Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tơng lai.

1.2.2.2 Hoạt động liên tục

Theo nguyên tắc này, báo cáo tài chính phải đợc lập dựa trên cơ sở giả định là doanh nghiệp

đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thờng trong tơng lai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng nh không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình.

Khi lập báo cáo tài chính, ban Giám đốc cần phải đánh giá về khả năng hoạt động liên tục của doanh nghiệp Để đánh giá xem giả định về hoạt động liên tục có thích hợp khay không, thông th ờng cần phải quan tâm đến mọi thông tin sẵn có về tơng lai có thể dự đoán đợc tối thiểu trong vòng 12 tháng tới Nguyên tắc hoạt động liên tục là nguyên tắc nền tảng để xây dựng hệ thống chuẩn mực, chế độ kế toán của Việt Nam Nguyên tắc này đòi hỏi các loại tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, thu nhập khác và chi phí phải đợc ghi nhận theo giá gốc.

Trờng hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải đợc lập trên một cơ sở khác và giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính Chẳng hạn trờng hợp đơn vị kế toán chia, tách, hợp nhất, sát nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động đều phải khoá sổ, kiểm kê đánh giá tài sản, xác định nợ cha thanh toán và lập báo cáo tài chính trên cơ sở khác.

Nguyên tắc giá gốc có mối quan hệ chặt chẽ với nguyên tắc hoạt động liên tục Theo đó, ng ời ta xác định cách tính trị giá vốn thực tế (giá gốc) của từng loại: tài sản cố định, vật t, hàng hoá, sản phẩm

- Các tài sản hình thành do mua ngoài giá gốc đợc xác định bao gồm giá mua, các khoảng thuế không đợc hoàn lại, các khoản chi phí bốc xếp, vận chuyển, lắp ráp và các chi phí liên quan trực tiếp khác sau khi đã trừ đi các khoản chiết khấu thơng mại, giảm giá.

- Các tài sản đợc hình thành do tự sản xuất giá gốc là giá thành sản xuất.

- Các tài sản đợc góp vốn, đợc cấp, đợc biếu tặng giá gốc đợc xác định theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản đợc ghi nhận.

- Hàng hoá, thành phẩm xuất bán là giá đợc xác định tại thời điểm xuất kho theo những phơng pháp nhất định

1.2.2.4 Phù hợp

Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tơng ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó Chi phí tơng ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trớc hoặc chi phí phải trả nhng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.

Nguyên tắc này nhằm đánh giá và hạch toán các khoản chi phí tơng ứng với doanh thu đã thực hiện để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

1.2.2.5 Nhất quán

Nguyên tắc này đòi hỏi các chính sách và phơng pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải đợc áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm Trờng hợp có thay đổi chính sách và phơng pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.

Thực hiện nguyên tắc này đảm bảo thông tin kế toán trung thực, khách quan, thống nhất giữa các niên độ kế toán, đảm bảo yêu cầu có thể so sánh đợc của kế toán.

Ví dụ, trong quy định của kế toán Việt Nam, có thể xác định trị giá hàng hoá xuất bán theo một trong 4 phơng pháp: giá thực tế đích danh, nhập trớc xuất trớc, bình quân gia truyền, nhập sau xuất trớc Cùng một lợng hàng hoá xuất bán, nếu tính theo phơng pháp khác nhau sẽ cho giá vốn hàng xuất bán khác nhau và do đó kết quả hoạt động kinh doanh khác nhau Nh vậy, nếu doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính giá hàng hoá xuất kho không nhất quán giữa các kỳ kế toán, khi so sánh kết quả kinh doanh giữa các kỳ sẽ có một phần chênh lệch do cách tính toán, không phải là do thành tích hay tồn tại của doanh nghiệp, dẫn đến đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sai lệch, gây rủi ro cho ngời sử dụng thông tin.

1.2.2.6 Thận trọng

Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ớc tính kế toán trong các

điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:

- Phải lập các khoản dự phòng nhng không lập quá lớn;

- Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;

- Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;

- Doanh thu và thu nhập chỉ đợc ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu đợc lợi ích kinh tế, còn chi phí phải đợc ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí.

Theo nguyên tắc này, đơn vị kế toán phải sử dụng phơng pháp đánh giá tài sản và phân bổ các khoản thu, chi một cách thận trọng.

Nguyên tắc thận trọng đợc thể hiện ở việc xác định thời điểm ghi nhận doanh thu, thời điểm ghi nhận doanh thu có thể đợc xác định theo một trong các quan điểm:

- Thời điểm hàng đợc xuất kho; hoặc

- Thời điểm hàng đã giao cho khách hàng và khách hàng đã trả đủ tiền hoặc chấp nhận trả tiền; hoặc

- Thời điểm hàng đã giao cho khách và doanh nghiệp đã nhận đợc tiền.

Theo mỗi quan điểm khác nhau về thời điểm ghi nhận doanh thu thể hiện mức độ thận trọng khác nhau Hệ thống kế toán Việt Nam xác định thời điểm ghi nhận doanh thu theo quan điểm: thời

8

điểm hàng hoá giao cho khách hàng và khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền Đồng thời cho phép trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Ngoài ra, khi nghiên cứu nguyên tắc thận trọng ngời ta xem xét đến nguyên tắc phản ánh tài sản trên báo cáo tài chính theo giá thấp nhất giữa giá gốc và giá trị thị trờng Tức là, một tài sản cha thực hiện đợc phản ánh theo giá gốc nếu nh giá trị thị trờng của tài sản đó cao hơn giá gốc , ngợc lại nó đợc phản ánh trên báo cáo tài chính theo giá trị thị trờng của tài sản này thấp hơn giá gốc Theo nguyên tắc này, phần chênh lệch giữa giá trị thị trờng của tài sản thấp hơn giá gốc của tài sản đó có thể đợc trừ trực tiếp vào giá gốc của tài sản đó, hoặc sử dụng phơng pháp trích lập dự phòng giảm giá tài sản Hệ thống

kế toán Việt Nam cho phép doanh nghiệp trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng giảm giá các khoản đầu t chứng khoán ngắn hạn, và dự phòng giảm giá các khoản đầu t chứng khoán dài hạn.

1.2.2.7 Trọng yếu

Thông tin đợc coi là trọng yếu trong trờng hợp nếu thiếu thông tin hoặc thông tin đó thiếu chính xác có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hởng đến quyết định kinh tế của ngời sử dụng báo cáo tài chính Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót

đợc đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể Tính trọng yếu của thông tin phải đợc xem xét trên cả phơng diện

định lợng và định tính.

Nguyên tắc này chú trọng đến những yếu tố, khoản mục mang tính quyết định đến bản chất của các sự kiện kinh tế phát sinh, đồng thời cho phép bỏ qua những yếu tố khoản mục quan trọng, không ảnh hởng đến bản chất của các sự kiện kinh tế phát sinh Nguyên tắc này còn đợc vận dụng trong trình bày báo cáo tài chính, theo đó mọi yếu tố thông tin trọng yếu đợc trình bày một cách riêng rẽ trong báo cáo tài chính, các yếu tố không mang tính trọng yếu thì không cần thiết phải trình bày riêng rẽ, chỉ cần tập hợp chúng lại theo cùng tính chất hoặc cùng chức năng tơng đơng.

Các nguyên tắc kế toán đợc sử dụng mang tính hệ thống trong mối liên hệ chặt chẽ giữa các nguyên tắc Các nguyên tắc này đợc biểu hiện, đợc vận dụng và đợc phép vận dùng ở mức độ nào ở từng quốc gia có thể khác nhau, trong từng quốc gia thì ở mỗi giai đoạn mức độ đợc phép vận dùng từng nguyên tắc cũng có thể khác nhau, theo đó chế độ kế toán doanh nghiệp đợc xây dựng, vận hành đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của từng giai đoạn.

1.3 Nội dung của công tác kế toán trong doanh nghiệp

Theo luật kế toán Việt Nam, đối tợng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh, gồm:

- Tài sản cố định, tài sản lu động;

- Nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu;

- Các khoản doanh thu, chi phí, thu nhập và chi phí khác;

- Thuế và các khoản thu nộp ngân sách Nhà Nớc;

- Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh;

- Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán.

Các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vực khác nha: công nghiệp, xây dựng, thơng mại, dịch vụ, nông nghiệp Đặc thù hoạt động mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau, kế toán phải thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt

động của doanh nghiệp Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp phát sinh những nghiệp vụ kinh tế, tài chính Nghiệp vụ kinh tế,tài chính là những hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh làm tăng, giảm tài sản, nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp Cho dù các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong mỗi doanh nghiệp thuộc các loại hình kinh doanh khác nhau rất đa dạng, phong phú đòi hỏi kế toán

phản ánh và kiểm tra giám sát, song khái quát lại toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp bao gồm những nội dung cơ bản sau:

- Kế toán các khoản vốn bằng tiền, các khoản đầu t tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu, các khoản ứng và trả trớc;

- Kế toán vật t, hàng hoá;

- Kế toán tài sản cố định và các khoản đầu t dài hạn;

- Kế toán tiền lơng (tiền công) và các khoản trích theo tiền lơng;

- Kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm;

- Kế toán doanh thu, thu nhập khác, chi phí, xác định kết quả và phân phối kết quả kinh doanh;

- Kế toán các khoản nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu;

- Lập báo cáo kế toán (gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị), trong đó các báo cáo tài chính là thông tin tài chính bắt buộc phải cung cấp công khai.

Từng nội dung của công tác kế toán doanh nghiệp đều đợc thực hiện thu thập, xử lý và cung cấp thông tin bằng những phơng pháp riêng có của kế toán, từ lập và luân chuyển chứng từ kế toán, tính toán

đánh giá, sử dụng các tài khoản kế toán và nguyên tắc quy định phơng pháp ghi chép trên các tài khoản

kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào sổ kế toán (sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết), tổng hợp và lập các báo cáo tài chính Bộ tài chính quy định cụ thể về hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản và sổ kế toán, báo cáo tài chính cho từng lĩnh vực hoạt động theo các nội dung của công tác kế toán doanh nghiệp.

Ngoài ra, Bộ tài chính hớng dẫn áp dụng kế toán quản trị phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động.

1.4 Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

1.4.1 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Đứng trớc xu hớng khu vực hoá và toàn cầu hoá đang diễn ra mạnh mẽ trên thế giới, Việt Nam

đang nỗ lực để có thể tham gia vào các tổ chức kinh tế nh AFTA và trên thế giới WTO Điều này cũng

có nghĩa là đặt Việt Nam trớc thách thức phải mở cửa cho nớc ngoài đầu t vào một số ngành Để tồn tại

và phát triển trong một thị trờng có sự cạnh tranh, giải pháp quan trọng với mọi doanh nghiệp nói chung

là sử dụng có hiệu quả các nguồn lực Trong điều kiện đó, các doanh nghiệp cần nắm bắt đầy đủ, kịp thời mọi thông tin về tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nâng cao chất lợng thông tin kế toán Để kế toán thực hiện tốt đợc vai trò của mình trong công tác quản lý, đòi hỏi

tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải tuân theo các nguyên tắc:

- Tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ những quy định trong điều lệ tổ chức kế toán Nhà Nớc, Luật kế toán, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà Nớc.

- Tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán, chế độ sách, chế độ thể lệ

về tài chính, kế toán do Nhà Nớc ban hành.

- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc điểm

tổ chức quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp.

- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán trong doanh nghiệp.

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả

1.4.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp

1.4.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

10

Mỗi doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán để phát huy đợc vai trò, nhiệm vụ cung cấp thông tin,

đồng thời kết quả mà hệ thống kế toán doanh nghiệp đợc tổ chức ra đem lại phải nhiều hơn so với chi phí phục vụ cho bản thân nó Nội dung, mọi khâu công việc của kế toán đều do bộ máy kế toán doanh nghiệp đảm nhận.

Doanh nghiệp tổ chức bộ máy kế toán nh thế nào phụ thuộc vào việc doanh nghiệp lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán Căn cứ vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, quy mô, địa bàn hoạt

động, đặc điểm phân cấp quản lý, phơng tiện kỹ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin mà lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán thích hợp.

Hiện nay các doanh nghiệp có thể tổ chức công tác kế toán theo những loại hình sau:

- Loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung

- Loại hình tổ chức công tác kế toán phân tán

- Loại hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán.

Theo đó, doanh nghiệp tổ chức bộ máy kế toán để tổ chức, chỉ đạo, thực hiện công tác kế toán trong doanh nghiệp.

Doanh nghiệp quy định, hớng dẫn các bộ phận liên quan ghi chép đúng, chính xác, đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác nội dung quy định trên mẫu Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở nhiều địa điểm, thời

điểm khác nhau, liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau đòi hỏi kế toán phải quy định, hớng dẫn cách ghi chép trên các chứng từ kế toán một cách cụ thể chi tiết đảm bảo cho các chứng từ kế toán đ ợc lập

đúng yêu cầu của pháp luật và chính sách chế độ kế toán của Nhà Nớc, làm căn cứ đáng tin cậy để ghi

sổ kế toán.

Doanh nghiệp quy định trình tự luân chuyển chứng từ khoa học, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán Chứng từ kế toán phải đợc sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và đợc quy định luân chuyển để ghi vào các sổ kế toán theo trình tự hợp lý để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp quy định lu trữ, bảo quản an toàn chứng từ kế toán của doanh nghiệp theo quy

định của pháp luật.

1.4.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất.

Tài khoản kế toán dùng để phân loại hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê các tài khoản kế toán dùng cho đơn vị kế toán.

Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp đợc ban hành chính thức theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính, chính thức áp dụng ngày 1/1/1996 Cùng với các văn bản quy định bổ sung, sửa đổi nh thông t 10TC/CĐKT ngày 20/3/1997, thông t 100/1998/TC-BTC ngày 15/7/1998 và quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000, thông

t số 89/2002/QĐ-BTC ngày 9/10/2002 cho đến nay hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm

82 tài khoản cấp 1 chia làm 9 loại tài khoản trong bảng và 7 tài khoản ngoài bảng.

75 tài khoản trong bảng chia làm 9 loại, trong đó các tài khoản 1, 2, 3, 4 là các tài khoản có số d gọi là “tài khoản thực”, còn có tài khoản loại 5, 6, 7, 8, 9 không có số d gọi là “tài khoản tạm thời”.

Hệ thống kế toán doanh nghiệp quy định tài khoản chi tiết đến TK cấp 2

Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp

(Đã sửa đổi, bổ sung đến 6/2003)

Số hiệu TK

Cấp 1 Cấp 2

Loại TK1 Tài sản lu động

1123 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý

113 Tiền đang chuyển

1131 Tiền Việt Nam

129 Dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn

131 Phải thu của khách hàng Chi tiết theo đối tợng

133 Thuế GTGT đợc khấu trừ

1331 Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá dịch

vụ

1332 Thuế GTGT đợc khấu trừ của TSCĐ

136 Phải thu nội bộ

1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trc thuộc Dùng ở đơn vị cấp trên

1368 Phải thu nội bộ khác

138 Phải thu khác

1381 Tài sản thiếu chờ xử lý

1388 Phải thu khác

139 Dự phòng phải thu khó đòi

142 Chi phí trả trớc

1421 Chi phí trả trớc

1422 Chi phí chờ kết chuyển Doanh nghiệp có chu kỳ

kinh doanh dài

144 Cầm cố, ký cợc, ký quỹ ngắn hạn

151 Hàng mua đang đi đờng

152 Nguyên liệu, vật liệu Chi tiết theo yêu cầu quản

lý 12

Số hiệu TK

Cấp 1 Cấp 2

153 Công cụ, dụng cụ

1531 Công cụ, dụng cụ

1532 Bao bì luân chuyển

1533 Đồ dùng cho thuê

154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

1561 Giá mua hàng hoá

1562 Chi phí thu mua hàng hoá

211 Tài sản cố định hữu hình

2112 Nhà cửa, vật kiến trúc

2113 Máy móc, thiết bị

2114 Phơng tiện vận tải, truyền dẫn

2115 Thiết bị, dụng cụ quản lý

2116 Câu lâu năm, súc vật làm việc và cho sản

331 Phải trả cho ngời bán

333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nớc

3331 Thuế GTGT

33311 Thuế GTGT đầu ra

33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu

3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt

3333 Thuế xuất, nhập khẩu

3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp

3335 Thu trên vốn

3336 Thuế tài nguyên

3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất

411 Nguồn vốn kinh doanh

412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản

413 Chênh lệch tỉ giá

414 Quỹ đầu t phát triển

415 Quỹ dự phòng tài chính

416 Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm

421 Lợi nhuận cha phân phối

4211 Lợi nhuận năm trớc

4212 Lợi nhuận năm nay

431 Quỹ khen thởng, phúc lợi

4311 Quỹ khen thởng

4312 Quỹ phúc lợi

4313 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ

441 Nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản

451 Quỹ quản lý của cấp trên Dùng cho các TCT, tập

đoàn cơ quan liên hiệp

461 Nguồn kinh phí sự nghiệp

14

Số hiệu TK

Cấp 1 Cấp 2

4611 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trớc

4612 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay

466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

loại TK5 doanh thu

511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Chi tiết theo yêu cầu quản

lý

5111 Doanh thu bán hàng hoá

5112 Doanh thu bán thành phẩm

5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ

5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá

512 Doanh thu nội bộ

5121 Doanh thu bán hàng hoá

5122 Doanh thu bán sản phẩm

5123 Doanh thu cung cấp dịch vụ

515 Doanh thu tài chính

521 Chiết khấu thơng mại

531 Hàng bán bị trả lại

532 Giảm giá hàng bán

Loại TK 6 Chi phí sản xuất, kinh doanh

6273 Chi phí dụng cụ sản xuất

6274 Chi phí khấu hao TSCĐ

6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài

6412 Chi phí vật liệu, bao bì

6413 Chi phí dụng cụ, đồ dùng

6414 Chi phí khấu hao TSCĐ

6415 Chi phí bảo hành

6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài

6418 Chi phí bằng tiền khác

642 Chi phí quản lý doanh nghiệp

6421 Chi phí nhân viên quản lý

6422 Chi phí vật liệu quản lý

Loại TK8 Chi phí khác

811 Chi phí khác

Loại TK9 Xác định kết quả kinh doanh

Chi tiết theo hoạt động

911 Xác định kết quả kinh doanh

Loại TKO Tài khoản ngoài bảng

001 Tài sản thuê ngoài

002 Vật t, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công Chi tiết theo yêu cầu quản

009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản

Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để lựa chọn,

áp dụng môt hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp Chẳng hạn, một doanh nghiệp chỉ đơn thuần hoạt động kinh doanh thơng mại thì không thực hiện quá trình sản xuất, do đó không sử dụng các tài khoản : TK 621,TK 622, TK 627, TK

154 (TK 631), TK 155; hoặc một doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng kê khai thờng xuyên thì không sử dụng TK 611, TK 631

- Trong trờng hợp doanh nghiệp doanh nghiệp lựa chọn hệ thống tài khoản khác với hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài chính quy định thì phải đợc Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản Thông thờng, những ngành sản xuất kinh doanh có đặc thù khác nhau trong hoạt động đòi hỏi phải có một hệ thống tài khoản kế mà trong đó có những tài khoản cấp 1 bổ sung so với hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, hoặc quy định về tài khoản chi tiết cấp 2 khác với hệ thống tài khoản kế toán thống nhất.

Ví dụ, trong các doanh nghiệp xây lắp, do đặc thù của ngành phải bổ sung thêm TK 623 "chi phí

sử dụng máy" , TK136 và TK 336 có quy định thêm chi tiết :TK 1362 "tạm ứng giá trị khối lợng xây lắp " và TK 3362 "phải trả về khối lợng xây lắp nhận khoán nội bộ".

TK 141 có quy định chi tiết TK cấp 2:

16

TK 1411 "Tạm ứng lơng và các khoản phụ cấp theo lơng"

TK 1412 "Tạm ứng mua vật t hàng hoá"

TK 1413 "Tạm ứng chi phí giao khoán xây lắp nội bộ"

Hoặc, Tổng Công ty Bu chính viễn thông, bổ sung TK 337 "doanh thu cớc phải chia"

- Doanh nghiệp quy định mở chi tiết các tài khoản đã lựa chọn phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Ví dụ: TK 154 "chi phí SXKD dở dang" đợc quy định chi tiết rất khác nhau trong các doanh

nghiệp hoạt động thuộc các lĩnh vực khác nhau:

+ Trong doanh nghiệp xây lắp quy định:

TK 1541 "xây lắp"

TK 1542 "sản phẩm khác"

TK 1543 "dịch vụ chi phí bảo hành"

Và các TK cấp 2 lại tiếp tục chi tiết hơn theo yêu cầu quản lý, chẳng hạn TK 1541 có thể mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình

+ Trong Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam quy định:

TK 15412 "Nhiệt điện chạy than"

TK 15413 "Nhiệt điện chạy dầu"

TK 15414 "Tua bin khí chạy khí "

TK 15415 " Tua bin khí chạy dầu"

Việc doanh nghiệp lựa chọn những tài khoản hợp lý sẽ xử lý và cung cấp thông tin kế toán đầy

đủ, hữu ích, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Việc quy định chi tiết cho các tài khoản

áp dụng ở mức độ nào tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ của cán bộ kế toán, phơng tiện kỹ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán Những doanh nghiệp thực hiện kế toán trên máy th ờng quy định đợc chi tiết nhiều hơn, theo đó có thể quản lý chặt chẽ hơn các đối tợng quản lý kinh tế tài chính.

1.4.2.4 Tổ chức lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp

Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lợng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan

hệ giữa các loại sổ đợc sử dụng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phơng pháp ghi sổ nhất định, nhằm cung cấp các tài liệu có liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phục vụ việc thiết lập các báo cáo kế toán.

Mỗi hình thức kế toán đợc quy định một hệ thống sổ kế toán liên quan Doanh nghiệp phải căn

cứ vào hệ thống sổ kế toán do bộ tài chính quy định để lựa chọn, áp dụng một hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán mà doanh nghiệp đã chọn.

Tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất, kinh doanh và mọi thành phần kinh tế đều phải mở, ghi chép, quản lý, lu trữ và bảo quản sổ kế toán theo đúng các quy

định của Luật kế toán, và quyết định số 167/2000/QĐ - BTC ngày 25 tháng 10 năm 2000 của Bộ Tài chính.

- Doanh nghiệp cụ thể hoá các sổ kế toán theo hình thức kế toán đã lựa chọn, phù hợp với quy mô đặc

điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán.

Các sổ tổng hợp theo từng hình thức kế toán đợc các doanh nghiệp vận dụng phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản về loại sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ, trình tự và

kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán Các sổ chi tiết mang tính hớng dẫn, doanh nghiệp có thể cụ thể hoá để phản ánh thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp mở hệ thống sổ kế toán cho kỳ kế toán năm Các nghiệp vụ kinh tế tài chính đợc phản ánh ghi chép vào sổ kế toán một cách đầy đủ, thờng xuyên, liên tục, chính xác, trung thực và đúng với chứng từ kế toán.

Các hình thức sổ kế toán quy định áp dụng:

- Hình thức sổ kế toán nhật ký chung;

- Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái;

- Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ;

18

- Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ.

* Hình thức sổ kế toán nhật ký chung

Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung : tất cả nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để chuyển ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Sơ đồ phát sinh trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày.

: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ.

: Quan hệ đối chiếu.

Hình thức kế toán nhật ký chung sử dụng các loại sổ kế toán chủ yếu: sổ nhật ký chung(sổ nhật

ký đặc biệt), sổ cái, sổ thẻ, kế toán chi tiết.

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, các đối tợng cần theo dõi chi tiết, kế toán ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan, đồng thì ghi vào sổ nhật ký chung, sau đó chuyển ghi vào các cái có liên quan Trờng hợp đơn vị mở sổ nhật ký đặc biệt (nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng)thì căn cứ chứng từ gốc ghi vào sổ nhật ký đặc biệt, định kỳ hoặc cuối tháng lấy số liệu liên quan chuyển ghi lên các sổ cái.

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh, đồng thời lập bảng tổng hợp chi tiết, sau khi đối chiếu số liệu tổng hợp trên sổ cái và số liệu chi tiết, sẽ lập các báo cáo tài chính.

Tuy nhiên, xem xét mối quan hệ và phân công công việc trong bộ máy kế toán cho thấy trong tr ờng hợp doanh nghiệp tổ chức kế toán thủ công, trong phòng kế toán có nhiều nhân viên kế toán, mỗi

nhân viên kế toán thực hiện một phần hành công việc kế toán theo phân công , sổ nhật ký chung chỉ có một Nh vậy, việc ghi trực tiếp từ các chứng từ gốc liên quan đến nhiều phần hành công việc kế toán khác nhau do nhiều nhân viên kế toán khác nhau đảm nhận, qua sổ nhật ký chung hàng ngày là điều vô cùng khó khăn và nhiều vớng mắc Chính vì vậy, vận dụng hình thức kế toán này trên thực tế thờng căn

cứ vào chứng từ gốc để ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, số thẻ kế toán chi tiết theo từng phần hàng

do từng ngời đảm nhận, định kỳ hoặc cuối kỳ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc từ các phần hành

kế toán chuyển về một nhân viên trong phòng kế toán (thờng là kế toán tổng hợp) sẽ ghi vào sổ nhật ký chung và sổ cái.

Số phát sinh

Số trang trớc chuyển sang

Cộng chuyển trang sau

C¸c lo¹i sæ kÕ to¸n sö dông trong h×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ: sè ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ,

sæ c¸i vµ c¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt.

Sơ đồ trình tự ghi sổ kê toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ Căn cứ chứng từ ghi sổ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái Những đối tợng cần theo dõi chi tiết sẽ căn cứ vào từng chứng từ gốc để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, cuối tháng lập bảng tổng hợp chi tiết

Cuối kỳ căn cứ vào sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh, sau khi đối chiếu số liệu trên bảng cân

đối số phát sinh với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết với số liệu tổng hợp trên sổ cái, kế toán sẽ lập báo cáo tài chính.

Khi vận dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, điều quan trọng là phải quy định các loại chứng

từ ghi sổ đợc sử dụng trong doanh nghiệp Thông thờng tại các doanh nghiệp, sau khi lựa chọn các tài khoản cần sử dụng, có thể quy định các loại chứng từ ghi sổ :

- Hoặc là mỗi loại chứng từ ghi sổ ghi có 1 tài khoản đối ứng với nợ các tài khoản khác;

- Hoặc là mỗi loại chứng từ ghi sổ ghi nợ một tài khoản đối ứng với nợ các tài khoản khác

Nh vậy thì doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu tài khoản sẽ có tơng ứng số lợng loại chứng từ ghi sổ trong từng kỳ.

Trong trờng hợp doanh nghiệp không quy định các loại chứng từ ghi sổ nh trên, cần phải có quy

định cụ thể loại bỏ những số liệu để tránh ghi trùng từ chứng từ ghi sổ vào sổ cái và số đăng ký chứng từ ghi sổ.

Sổ cái

Bảng cân đối

sổ phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ đăng ký chứng

từ ghi sổ

Báo cáo tài chính

*Hình thức kế toán nhật ký sổ cái

Đặc trng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi theo thứ tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán)trên cùng 1 quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký - sổ cái Căn cứ ghi vào sổ nhật ký - sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc.

* Hình thức kế toán nhật ký chứng từ

Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chứng từ là:

- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nó.

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế(theo tài khoản)

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng 1 sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.

- Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.

2/BK Ghi nî TK 112"TiÒn göi ng©n hµng"

3/NKCT Ghi cã TK 113 "TiÒn ®ang chuyÓn"

4/NKCT Ghi cã TK 311; 315; 341; 342

5/NKCT Ghi cã TK 331"Ph¶i tr¶ cho ngêi b¸n"

3/BK B¶ng tÝnh gi¸ thùc tÕ vËt liÖu vµ CCDC 4/BK TËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt theo ph©n xëng(TK 154, 631, 621, 622, 627) 5/BK B¶ng kª tËp hîp chi phÝ b¸n hµng (TK 641)

Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp (TK 642) Chi phÝ ®Çu t XDCB (TK 241)

6/BK B¶ng kª chi phÝ tr¶ tríc (TK 142, 242)

Chi phÝ ph¶i tr¶ (TK 335) 7/NKCT Ghi cã c¸c TK 142; 152; 153; 154; 214; 241; 242; 334; 335; 338; 611; 621; 622;

627; 631 8/NKCT Ghi cã c¸c TK 155; 156; 157; 159; 131; 511; 512; 515; 521; 531; 532; 632; 635;

641; 642; 711; 811; 911 8/BK BK nhËp, xuÊt, tån kho thµnh phÈm (TK 155), hµng ho¸ (TK 156) 9/BK B¶ng tÝnh gi¸ trÞ thùc tÕ thµnh phÈm, hµng hãa

10/BK B¶ng kª hµng göi ®i b¸n 11/BK B¶ng kª thanh to¸n víi ngêi mua 9/NKCT Ghi cã c¸c TK 211; 212; 213

10/NKCT Ghi cã c¸c TK 121; 128; 129; 133; 136; 138; 139; 141; 144; 161; 221; 222; 228;

229; 244; 333; 336; 344; 411; 412; 413; 414; 415; 416; 421; 431; 441; 451; 461; 466

Trong điều kiện doanh nghiệp tổ chức kế toán thủ công, hình thức kế toán nhật ký chứng từ chiếm u thể hơn Song trong điều kiện tổ chức kế toán trên máy vi tính thì hình thức kế toán nhật ký chung và hình thức chứng từ ghi sổ lại chiếm u thể hơn.

1.4.2.5 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán

Việc cung cấp thông tin minh bạch và hữu ích cho các đối tợng sử dụng thông tin là cần thiết trong nền kinh tế thị trờng, nên việc xem xét chất lợng thông tin kế toán ngày càng đợc u tiên cao độ,

đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện tốt hơn hệ thống thông tin nội bộ.

Thực hiện kiểm tra kế toán do bản thân bộ máy kế toán của doanh nghiệp tiến hành thờng xuyên liên tục, thông thờng trong khi tổ chức bộ máy kế toán phải phân công một bộ phận chuyên thực hiện nhiệm vụ kểm tra kế toán Công tác kiểm tra kế toán trong doanh nghiệp đợc tiến hành theo những nội dung sau:

- Kiểm tra việc lập và luân chuyển các chứng từ kế toán, kiểm tra việc sử dụng tài khoản và ghi chép trên các sổ kế toán đảm bảo đúng quy định của Luật kế toán, chế độ kế toán, chính sách chế độ quản lý tài chính.

- Kiểm tra hiện vật thông qua kiểm kê tài sản, đảm bảo cho số liệu kế toán cung cấp phù hợp với thực trạng tài sản hiện có tại doanh nghiệp.

- Đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán (sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết, sổ kế toán của các bộ phận kế toán có liên quan), đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với số liệu của các bộ phận có liên quan trong hệ thống quản lý cuả doanh nghiệp, đối chiếu giữa chứng từ kế toán với sổ kế toán và ng ợclại nếu cần, nhằm đảm bảo số liệu của kế toán đợc ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, đúng theo quy định chung.

- Đối chiếu, nhờ xác nhận giữa số liệu của kế toán với số liệu của các đơn vị có liên quan (nh đối chiếu với ngân hàng, đối chiếu với khách hàng, nhà cung cấp )

- Kiểm tra việc tổ chức thực hiện công tác kế toán trong doanh nghiệp, đánh giá việc thực hiện trách nhiệm và sự phối hợp công việc giữa các thành viên trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp.

Chất lợng thông tin của báo cáo tài chính phụ thuộc vào nguồn số liệu để lập báo cáo tài chính và

kỹ thuật lập bảng Trong đó đặc biệt quan trọng là chất lợng của nguồn số liệu để lập báo cáo tài chính, tức là chất lợng của chứng từ kế toán, việc tính toán đúng giá trị và ghi chép vào sổ kế toán chuẩn xác Kiểm tra kế toán do giám đốc và kế toán trởng chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo Việc kiểm tra kế toán

là công việc của bản thân bộ máy kế toán đợc thực hiện thờng xuyên trong qúa trình thu nhận, xử lý thông tin kế toán và trớc khi lập báo cáo tài chính, có nh vậy mới đảm bảo thông tin cung cấp trên báo cáo tài chính đáng tin cậy, thực hiện tốt hơn chức năng, vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp.

1.4.2.6 Tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo kế toán của doanh nghiệp gồm hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị.

Các doanh nghiệp bắt buộc phải lập, cung cấp báo cáo tài chính cho các đối tợng theo yêu cầu của Luật kế toán, chuẩn mực kế toán và và chế độ kế toán Các báo cáo kế toán quản trị không mang tính bắt buộc, số lợng và loại báo cáo kế toán quản trị do doanh nghiệp quy định tuỳ theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

Theo luật kế toán và quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10//2000 của Bộ trởng Bộ tài chính, báo cáo tài chính quy định cho các doanh nghiệp bao gồm 4 biểu mẫu báo cáo.

- Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 - DN)

- Kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 - DN)

- Lu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 - DN)

- Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 - DN)

Bộ tài chính quy định cụ thể về báo cáo tài chính cho từng lĩnh vực hoạt động.

Báo cáo tài chính của doanh nghiệp phải đợc nộp cho cơ quan Nhà Nớc có thẩm quyền và công khai theo quy định của pháp luật.

Các doanh nghiệp phải tuân thủ phơng pháp lập, nội dung và thời hạn nộp báo cáo tài chính theo quy định của Luật kế toán, chuẩn mực kế toán và chính sách chế độ kế toán tài chính, cũng nh nội dung, hình thức và thời hạn công khai báo cáo tài chính.

Nội dung công khai báo cáo tài chính của doanh nghiệp gồm:

- Tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản;

- Kết quả hoạt động kinh doanh;

- Trích lập và sử dụng các quỹ;

- Thu nhập của ngời lao động.

Việc công khai báo cáo tài chính đợc thực hiện theo các hình thức:

- Phát hành ấn phẩm;

- Thông báo bằng văn bản;

- Niêm yết;

- Các hình thức khác theo quy định của pháp luật.

Báo cáo tài chính năm của doanh nghiệp mà pháp luật quy định phải kiểm toán thì phải kiểm toán trớc khi gửi cho cơ quan Nhà Nớc có thẩm quyền và trớc khi công khai.

Các báo cáo Tài chính cung cấp thông tin hữu ích về tình hình tài chính, kết quả hoạt động, và những thay đổi về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho các đối tợng sử dụng thông tin trong việc ra các quyết định kinh tế Báo cáo tài chính cung cấp đảm bảo tính linh hoạt thông qua việc công bố đầy đủ

và trình bày thoả đáng các thông tin hữu ích cho việc ra quyết định.

Trong điều kiện mới, xu hớng khu vực hoá, quốc tế hoá kinh tế đã tạo ra xu hớng vừa hợp tác, vừa cạnh tranh ngày càng tăng thêm nhu cầu thông tin của các nhà quản lý Kế toán v ợt khỏi giới hạn quy trình tạo lập sổ, ghi chép và lập báo cáo, ngời ta tìm kiếm mối quan hệ giữa các sự kiện kinh doanh

và các kết quả tài chính, nghiên cứu tác dụng của các phơng án thay thế khác nhau và tìm kiếm các xu hớng quan trọng, giả thiết những điều gì có thể xảy ra trong tơng lai thông qua việc phân tích thông tin trên báo cáo kế toán bằng những phơng pháp nhất định Nội dung phân tích báo cáo kế toán gồm:

- Phân tích báo cáo tài chính để đánh giá tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh, và tình hình biến động của một số chỉ tiêu chủ yếu khác.

- Phân tích đánh giá, lập báo cáo kế toán quản trị để đánh giá trách nhiệm quản lý từng cấp, từng

bộ phận; phân tích, dự đoán, dự báo để t vấn cho các nhà quản trị ra các quyết định kinh doanh trong quá trình hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp.

1.5 Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính

1.5.1 Sự cần thiết khách quan của việc tin học hoá công tác kế toán

26

Lịch sử phát triển của việc thiết lập hệ thống thông tin và kiểm tra kiểm soát về tài sản và sự vận

động của tài sản, toàn bộ các mối quan hệ kinh tế pháp lý, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã chứng minh sự ứng dụng phần mềm kế toán vào doanh nghiệp là tất yếu Điều đó thể hiện:

- Sự phát triển của nền kinh tế, kinh tế thị trờng càng phát triển thì quy mô hoạt động của doanh nghiệp càng phát triển, mối quan hệ kinh tế pháp lý mở rộng, tính chất hoạt động ngày càng cao, làm cho nhu cầu thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin ngày càng khó khăn, phức tạp.

- Yêu cầu quản lý, kiểm soát của bản thân đơn vị đòi hỏi hệ thống thông tin hiện đại phải có sử dụng công nghệ tin học dới quyền chủ động của con ngời Hệ thống thông tin kế toán còn thể hiện vai trò chủ đạo trong quá trình kiểm soát bên trong tổ chức, kiếm soát nội bộ tốt là chìa khoá để quản trị có hiệu lực và hiệu quả của doanh nghiệp.

- yêu cầu của đối tợng sử dụng thông tin kế toán ngày càng nhiều, mục đích sử dụng thông tin của các đối tợng khác nhau, đòi hỏi cung cấp thông tin kế toán hữu ích với chất lợng, khối lợng, nội dung kết cấu, thời điểm của thông tin theo nhiều mục đích khác nhau, tạo ra cuộc cách mạng về nhận thức của ngời tạo ra và

sử dụng thông tin kế toán, quản trị kinh doanh trên máy vi tính.

Việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán có ý nghĩa lớn:

- Giúp cho việc thu nhận, tính toán, xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chất lợng cao, đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của các đối tợng sử dụng thông tin.

- Giúp cho công tác lu trữ, bảo quản dữ liệu, thông tin kế toán thuận lợi và an toàn.

- Tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác quản lý, kiểm soát nội bộ doanh nghiệp.

1.5.3 So sánh kế toán trên máy với kế toán thủ công

Trong quá trình vận dụng phần mềm kế toán, đã từng tồn tại 2 loại: Phần mềm kếtoán tĩnh và phần mềm kế toán động

Phần mềm kế toán tĩnh Phần mềm KT động

1 Bản chất Mô tả một số trạng thái rời

rạc của quá trình hạch toán

kế toán

Tạo lập nguyên lý để tổ hợp nên toàn bộ các trạng thái của quá trình hạch toán kế toán.

2 Tính tự động hoá Các thành phần kế toán liên

kết rời rạc với nhau, có những dữ liệu phải nhập nhiều lần

Toàn bộ chơng trình là 1 thể thống nhất, chứa đựng tất cả các phần hành

kế toán, dữ liệu chỉ nhập 1 lần.

3 Xử lý và cung cấp

báo cáo kế toán

Bắt buộc phải có Modul kế toán tổng hợp mới có đợc một số báo cáo cần thiết, không thể cung cấp các báo cáo kế toán quản trị

Không cần phải có Modul kế toán tổng hợp vẫn làm đợc kế toán tổng hợp, dễ dàng tạo ra và cung cấp các BCTC và báo cáo kế toán quản trị

Trong điều kiện kinh tế thị trờng, tình trạng kinh doanh của doanh nghiệp luônbiến động về quy mô, ngành nghề lĩnh vực kinh doanh, cách thức quản lý, cách thức kinhdoanh, cách thức hạch toán, cách thức lãnh đạo Hơn nữa nhu cầu về quản lý Nhà N ớc

về tài chính kế toán, thuế , ngân hàng, thị trờng chứng khoán cũng nh yêu cầu quản trịkinh doanh của doanh nghiệp, đòi hỏi cần thiết có phần mềm kế toán hoàn thiện nh phầnmềm kế toán động mới đáp ứng tốt hơn và nâng cao chất lợng thông tin đợc cung cấp Tổchức công tác kế toán trên máy theo phần mềm kế toán động đem lại lợi ích lớn so với tổchức kế toán thủ công.

Hình thức xử lý Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ

Kế toán thủ công Kế toán trên máy

1 Nhập dữ liệu đầu vào: tài liệu gốc

(hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi …) )

Ghi chép thủ công Nhập qua bàn phím

hoặc dùng máy quét

2 Xử lý dữ liệu: tính toán, xử lý dữ liệu

trên các sổ kế toán thành thông tin trên

sổ cái và trên báo cáo

Thủ công Tự động theo chơng

trình đã cài đặt

3 Lu trữ và bảo mật dữ liệu, thông tin Thủ công trên các sổ và

báo cáo kế toán Tính bảo mật không cao

Tự động ở các tệp tin.

Tính bảo mật và an toàn cao

4 Cung cấp thông tin:

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

Thủ công, thông tin kế toán quản trị cung cấp hạn chế.

Tự động theo chơng trình cài đặt Thông tin cung cấp đa dạng theo yêu cầu ngời sử dụng thông tin

1.5.4 Nguyên tắc cơ bản thực hiện tổ chức kế toán trên máy vi tính

Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán là việc thiết kế các chơng trình theo đúng nội dung

và trình tự hạch toán của các phơng pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cần thiết cũng

nh việc áp dụng các phơng tiện kỹ thuật để thực hiện các chơng trình đã đợc thiết kế Công nghệ thông tin chỉ là phơng tiện trợ giúp kế toán viên trong thực hiện công việc kế toán, song không thể thay thế hoàn toàn con ngời Tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản:

- Phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp.

- Trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất và trình độ các bộ kế toán và cán bộ quản lý của doanh nghiệp.

- Đảm bảo tính đồng bộ và tự động hoá cao: Việc tính toán, hệ thống hoá và cung cấp thông tin phải đợc thực hiện tự động, đồng bộ trên máy tính theo phần mềm kế toán đã cài đặt sẵn.

- Đảm bảo độ tin cậy, an toàn trong công tác kế toán.

- Đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.

1.5.5 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học

1.5.5.1 Tổ chức mã hoá các đối tợng quản lý

Mã hoá là cách thức để thể hiện việc phân loại quy định ký hiệu, xếp lớp các đối tợng cần quản

lý Mã hoá đợc sử dụng trong tất cả các hệ thống thông tin, đặc biệt là thông tin kế toán.

Mã hóa các đối tợng quản lý giúp cho việc nhận diện thông tin không nhầm lẫn trong quá trình

xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhất là trong hệ thống xử lý thông tin tự động; cho phép sử dụng những ký hiệu ngắn gọn để mô tả thông tin, làm tăng tốc độ nhập liệu và xử lý thông tin, đồng thời mã

28

hoá giúp nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tợng mang thuộc tính chung, do đó tìm kiếm thông tin nhanh chóng.

Việc mã hoá các đối tợng quản lý đợc thực hiện qua các bớc:

- Xác định đối tợng cần mã hoá (khách hàng, nhà cung cấp, nguyên liệu vật liệu, tài sản cố

định )

- Lựa chọn phơng pháp mã hoá (phơng pháp mã số phân cấp, hay phơng pháp mã số liên tiếp, mã hoá tổng hợp, mã số gợi nhớ )

- Triển khai mã hoá cho từng đối tợng quản lý theo phơng pháp mã hoá đã chọn.

1.5.5.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực hiện kế toán trên máy

Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ kế toán gồm:

- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy: Danh mục chứng từ dùng để quản

lý các loại chứng từ, mỗi loại chứng từ mang một mã hiệu xác định.

Danh mục chứng từ đợc xây dựng hợp lý sẽ tối u hoá quá trình nhập liệu Nếu các chứng từ đợc phân loại, xây dựng danh mục đủ chi tiết thì có thể đặt rất nhiều tham biến ngầm định cho mỗi loại chứng từ đó.

Ví dụ, theo phần mềm kế toán AC soft của Phòng Thơng mại và Công Nghiệp Việt Nam xây dựng danh mục chứng từ quy định trong từng phần hành kế toán.

+ Kế toán tiền vốn: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay (VND và $).

+ Hàng hoá, nguyên vật liệu mua bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ (hàng hoá thành phẩm, nguyên vật liệu công cụ).

+ Kế toán tài sản cố định

+ Bút toán khác.

+ Tài khoản ngoài bảng

Hoặc theo phần mềm kế toánEFFECT của Công ty Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp BSC, xây dựng danh mục chứng từ gồm 7 loại chứng từ.

+ Loại 1: Phiếu nhập vật t sản phẩm, hàng hoá.

+ Loại 2: Phiếu xuất (hoá đơn) vật t, sản phẩm, hàng hoá.

+ Loại 3: Phiếu thu tiền mặt

+ Loại 4:Phiếu chi tiền mặt

+ Loại 5: Giấy báo nợ, Giấy báo có

+ Loại6: Ghi tăng, giảm TSCĐ, khấu hao TSCĐ, bút toán khác về TSCĐ.

1.5.5.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất cho Bộ tài chính ban hành lựa chọn những tài khoản cần sử dụng.

Quy định danh mục tài khoản trên máy chi tiết hoá các tài khoản cấp 1 thành TK cấp 2,3,4 theo các đối tợng quản lý đã đợc mã hoá chi tiết Khi thực hiện kế toán trên máy, chỉ đợc phép hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó đã mở chi tiết Khi tìm, xem hoặc in sổ sách kế toán, ngời dùng có thể “lọc” theo cả tài khoản tổng hợp và chi tiết của tài khoản.

Ví dụ, xây dựng danh mục tài khoản chi tiết liên quan TK111, có thể:

+ TK 1111: Tiền mặt Việt Nam

1.5.5.4 Lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán

Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hoá tin kế toán khác nhau, đòi hỏi cần lựa chọn hình thức kế toán phù hợp.

Trên cơ sở hệ thống sổ kế toán, trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán tơng ứng với hình thức kế toán đã đợc quy định trong chế độ kế toán yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết, các chơng trình phần mềm kế toán sẽ đợc thiết kế để xử lý và hệ thống hoá thông tin tự động trên máy.

Thông thờng quá trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động đợc thực hiện theo quy trình:

Chơng trình trong phần mềm kế toán cho phép lên sổ cái và các báo cáo kế toán theo từng hình thức kế toán doanh nghiệp chọn theo yêu cầu của ngời dùng.

Chứng

từ trên máy

- Sổ kế toán tổng hợp

kế toán trên MVT

xem in

Ví dụ, quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán quy định theo phần mềm AC soft.

Trong các hình thức kế toán Bộ tài chính quy định hiện nay hình thức kế toán nhật ký chung và hình thức chứng từ ghi sổ thuận tiện hơn trong điều kiện tổ chức kế toán trên máy.

1.5.5.5 Trình bày và cung cấp thông tin

Phần mềm kế toán nhập dữ liệu một lần và cung cấp tất cả các loại báo cáo kế toán theo yêu cầu của ngơì dùng Sản phẩm của quy trình xử lý, hệ thống hoá thông tin kế toán trên máy cung cấp rất phong phú:

- Các sổ kế toán tổng hợp, số kế toán chi tiết, các báo cáo tài chính.

- Báo cáo kế toán quản trị.

+ Báo cáo theo chỉ tiêu: doanh thu, chi phí

+ Báo cáo từ một vấn đề cụ thể: cung cấp các báo cáo nhanh và theo cách t duy của nhà kinh doanh

+Báo cáo từ một vấn đề tổng hợp: cho phép truy cập trực tiếp từ từng yếu tố của báo cáo kế toán tới số liệu đầu tiên (chứng từ kế toán) hình thành báo cáo Điều này giúp cho mục đíchphân tích, xem xét liên kết tính logic của dữ liệu.

+ Báo cáo so sánh thực hiện với dữ liệu kế hoạch dự toán, định mức

Khi tổ chức kế toán trên máy, cho phép tìm kiếm số liệu kế toán đa dạng, nhanh chóng, chính xác và cần thiết với tốc độ nhanh cho các đối tợng sử dụng thông tin đặc biệt là cho công việc quản trị doanh nghiệp và phân tích tài chính Đó là yếu tố quan trọng tạo nên sự tin cậy đối với các cơ quan liên quan,

và tạo nên sự khác biệt trong lợi thế kinh doanh của doanh nghiệp.

1.5.5.6 Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị ngời dùng

Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, phân cấp quản lý quy mô, trình độ ứng dụng tin học của cán bộ doanh nghiệp để lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp Theo đó cần quy định chức trách, nhiệm vụ cho từng cấp, từng bộ phận, từng nhân viên kế toán.

Quản trị ngời dùng là vấn đề quan trọng tổ chức bộ máy kế toán Nhờ việc phân công phân nhiệm công việc từ đó có thể kiểm tra, quy trách nhiệm cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót, đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu.

Các nghiệp vụ phát sinh

hàng ngày Các nghiệp vụ phát sinh cuối kỳ kế toán

Các phần kế toán tổng hợp:

Báo cáo

chi tiết

Báo cáo chi tiết

Báo cáo tổng hợp

Sổ kế toán

Kế toán trởng hoặc ngời đợc uỷ quyền có thể thêm, bớt, đặt quyền cho từng nhân viên trên các khía cạnh:

- Quyền truy cập tới các thực đơn;

- Quyền đợc nhập một loại chứng từ nhất định;

- Quyền đợc thêm, sửa, huỷ các mục nhất định;

- Quyền đợc in loại sổ sách, báo cáo nhất định;

Việc phân cấp, phân nhiệm cho từng nhân viên, tổ chức bộ máy kế toán đợc xem xét và quy định

cụ thể theo từng loại hình tổ chức công tác kế toán mà doanh nghiệp lựa chọn.

Tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính đem lại nhiều lợi ích lớn trong quá trình thu nhận, xử

lý và cung cấp thông tin kế toán với khả năng mở rộng, tính mềm dẻo và tiện ích từ đó thực hiện tốt hơn chức năng, vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp.

Chơng 2:

Kế toán vốn bằng tiền, đầu t Ngắn hạn, các khoản phải thu và ứng trớc

2.1 Kế toán vốn bằng tiền

2.1.1 Nhiệm vụ kế toán

Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh của DN thuộc tài sản l u động đóng

vai trò là vật ngang giá chung trong các quan hệ mua bán thanh toán của DN

Vốn bằng tiền của DN nếu xét theo địa điểm bảo quản bao gồm: Tiền mặt tồn quỹ, Tiền gửi ngân

hàng và Tiền đang chuyển nếu xét theo nội dung cấu thành bao gồm:tiền Việt Nam ngoại tệ, vàng bạc đá quý.

VBT là loại TSLĐ đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động SXKD của DN Nó phản ánh khả

năng thanh toán và tình hình tài chính của DN.Nó có ảnh hởng và cũng bị ảnh hởng bởi nhiều khoản

mục trên BCTC của DN.Đồng thời nó là một bộ phận quan trọng của TSLĐ có tính “thanh khoản” cao nhất có tính “lu động” cao nhất nên yêu cầu quản lý cũng phải rất chặt chẽ và rất cần thiết phải nâng cao hiệu quả sử dụng nó.

Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ theo các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nớc sau đây:

- Kế toán VBT sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam

- Tr ờng hợp sử dụng VBT là ngoại tệ phải qui đổi ra đồng Việt nam theo tỷ giá đợc xác

định nh sau:

Đối với các Tài khoản thuộc loại chi phí, doanh thu, thu nhập, vật t , hàng hoá, tài sản

cố định, bên Nợ các tài khoản vốn bằng tiền, bên Nợ các tài khoản Nợ phải thu hoặc

32

bên Có các tài khoản Nợ phải trả Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại

tệ phải ghi sổ kế toán theo tỷ giá giao dịch.tức là theo tỷ giá hối đoái thực tế phát sinhhoặc TGBQ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố tại thời điểm phátsinh nghiệp vụ để ghi sổ kế toán

- Đối với bên Có của các tài khoản vốn bằng tiền, các tài khoản Nợ phải thu và bên Nợcủa các tài khoản Nợ phải trả khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải

đựợc ghi sổ kế toán theo tỷ giá trên sổ (đợc tính theo 1trong 4 phơng pháp: Bình quân gia quyền ; Nhập trứơc xuất tr ớc; Nhập sau xuất tr ớc;Thực tế đích danh

- Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại số d của các khoản mục tiền

tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trờng ngoại tệ liên ngân hàng

do NHNN Việt Nam công bố tại thời điểm lập bảng CĐKT Chênh lệch TGHĐ do đánhgiá lại (sau khi bù trừ giữa lãi và lỗ tỷ giá thì đợc ghi nhận vào Báo cáo KQKD

-Các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá hối

đoái do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ vào cuối năm tài chính thì đ ợc ghi nhận ngayvào doanh thu hoạt động tài chính(bên cóTK 515)(nếu lãi tỷ giá hối đoái)và chi phí hoạt

động tài chính (bên nợ TK635)(nếu lỗ tỷ giá hối đoái)

-Đồng thời ngoài việc phản ánh giá trị các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là ngoại tệvào các tài khoản trong bảng thì số nguyên tệ gốc sẽ đợc theo dõi trên sổ kế toán chi tiếtcủa các Tk VBT ,công nợ phải thu ,công nợ phải trả và trênTK 007

- Trờng hợp mua bán ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì hạch toán theo tỷ giá thực

tế mua, bán

-Đối với các loại vàng bạc, đá quý, phải đợc qui đổi ra đồng Việt nam tại thời

điểm phát sinh Khi nhập qui đổi theo giá thực tế <giá thực tế của nghiệp vụ phát sinhhoặc giá của ngân hàng địa phơng nơi DN có trụ sở hoạt động công bố> Khi xuất thìphải qui đổi theo một trong 4 phơng pháp sau:BQGQ,NTXT, NSXT,TTĐD Ngoài việctheo dõi về mặt giá trị phải theo dõi chi tiết cả về số lợng, trọng lợng, quy cách và phẩmchất của từng loại trên các sổ kế toán chi tiết của nhóm VBT

- Để phản ánh và giám đốc chặt chẽ vốn bằng tiền, kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động của từng loại vốn bằng tiền

- Giám đốc chặt chẽ việc chấp hành các chế độ thu chi tiền mặt, tiền gửi, quản lýngoại tệ, vàng bạc, đá quý

hoạt động của DN.Ngoài số tiền trên doanh nghiệp phải gửi tiền vào Ngân hàng hoặc các

tổ chức tài chính khác

- Mọi khoản thu chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện.Thủ quỹ không

đợc trực tiếp mua bán vật t, hàng hoá, hoặc không đợc kiêm nhiệm công tác kế toán Tất cả các khoản thu, chi tiền mặt đều phải có chứng từ hợp lệ chứng minh và phải có chữ ký của Kế toán trởng và Thủ trởng đơn vị Sau khi thực hiện thu chi tiền, thủ quỹ giữ lại các chứng từ để cuối ngày ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ đợc lập thành 2 liên, một liên lu lại làm sổ quỹ, một liên làm báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi gửi cho kế toán tiền mặth Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số d cuối ngày trên sổ quỹ.

- Các chứng từ sử dụng trong kế toán tiền mặt:

+ Bảng kê vàng bạc, đá quý Mẫu số 06- TT/BB

+ Bảng kiểm kê quỹ- Mẫu số 07a – TT/BB và mẫu số 07b –TT/BB

Các chứng từ sau khi đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ đợc ghi chép, phản ánh vàocác sổ kế toán liên quan bao gồm:

+ Sổ quỹ tiền mặt

+ Các sổ kế toán tổng hợp(tuỳ theo hình thức kế toán)

+ Sổ kế toán chi tiết liên quan đến tiền Việt nam đến từng loại ngoại tệ, vàng bạc

Cộng phát sinh

Số d cuối ngày

Kèm theo chứng từ thu Ngày tháng Năm

Để phán ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, kế toán sửdụng tài khoản 111 “ Tiền mặt”, tài khoản 111 có kết cấu nh sau:

Bên Nợ: + Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc nhập quỹ

34

+Lãi tỷ giá hối đoái khi đánh giá lại số d ngoại tệ lúc cuối kỳ.

+ Số tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê

Bên Có: + Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc xuất quỹ

+Lỗ tỷ giá hối đoái khi đánh giá lại số d ngoại tệ lúc cuối kỳ

+ Các khoản tiền mặt phát hiện thiếu khi kiểm kê

Số d bên Nợ : Số tiền mặt tồn quỹ hiện có

Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2:

+ Tài khoản 1111- Tiền Việt Nam

+ Tài khoản 1112 - Ngoại tệ

+ Tài khoản 1113 - Vàng bạc, đá quý, kim khí quý

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nh TK 112, TK 113,TK331,TK 152, TK 211, TK 133,

Trình tự kế toán tiền mặt

1) Kế toán các khoản thu chi bằng tiền Việt Nam

- Các nghiệp vụ thu tiền

Nợ TK 111- Tiền mặt

Có TK 511, 512, 515,338(7) - DT BH và CCDV, DT nội bộ và DT tài chính,DT

nhận trớc và TK 333(1)(nếu có)

Có TK 711 Thu nhập hoạt động khác và TK 333(1)(nếu có)

Có TK 131,136, 138, - Thu hồi các khoản Nợ phải thu

Có TK 141,144, 244 - Thu hồi các khoản tạm ứng,ký cợc, ký quỹ ngắn hạn và dàihạn

Có TK 121,221,128, 222,228 - Thu hồi tiền đầu t ngắn hạn và dài hạn

Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

Có TK 338,344 –Nhận ký quỹ ngắn hạn và dài hạn

Có TK 411,441,431,461 Tăng các nguồn vốn kinh doanh bằng tiền mặt

Có TK338(1)Kiểm kê phát hiện thừa cha rõ nguyên nhân chờ xử lý

Có TK liên quan khác-các nguồn khác làm tăng tiền của DN

- Các nghiệp vụ chi tiền mặt

Nợ TK 152,153, 156, 151(hoặc TK 611)và TK 133(1)(nếu có) Chi tiền muavật t,hànghoá

Nợ TK 211,213 và TK 133(2)<nếu có> Chi tiền mua TSCĐ

Nợ TK 621,622,627,642,641,635,811,241 và TK 133(nếu có)Các chi phí SXKD phát sinhbằng tiền

Nợ TK 331, 311,315,341,342 trả nợ cho ngời bán, trả nợvay NH,DH,nợDH,nợ DH đếnhạn trả

Nợ TK 333, 334, 336 - Chi tiền thanh toán nợ thuế ,phí với nhà nớc, trả lơng các khoảnkhác cho CNV,các khoản phải trả nội bộ

Nợ TK 112, 113 - Chi tiền gửi vào ngân hàng, gửi qua bu điện, nộp thuế

Nợ TK 121, 221, 128, 222, 228- Chi tiền đầu t

Nợ TK 144, 244 - Chi tiền ký quỹ, ký cợc NH,DH

Nợ các TK411,431,441,461 Chi tiền từ các quỹ

Nợ TK 138(1)Kiểm kê phát hiện thiếu tiền

Nợ TK liên quan khác-chi tiền cho các nhiệm vụ khác

Có TK 111 - Tiền mặt

2) Kế toán các khoản thu chi bằng ngoại tệ<chuẩn mực 10-TT105>

Ngoài việc sử dụng các TK thuộc nhóm VBT, TK 007,kế toán còn sử dụng TK 413

để phản ánh chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốcngoại tệ vào cuối năm tài chính trong đó bên nợ TK 413 phản ánh lệch lỗ tỷ giá hối

đoái,bên có TK 413 phản ánh chênh lệch lãi tỷ giá hối đoái

Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:

a) Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác thu tiền bằng ngoại tệ nhập quỹ, kế toán

quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt nam theo tỷ giá giao dịch ghi:

Nợ TK 111 (2) - Tiền mặt ( Theo tỷ giá giao dịch )

Có TK 511,512,515,338(7) Theo tỷ giá giao dịch )

Có TK 711- Thu nhập khác Theo tỷ giá giao dịch )

Có TK 3331- Thuế giá trị gia tăng phải nộp(nếu có)Theo tỷ giá giao dịch )

b) Khi thanh toán Nợ phải thu bằng ngoại tệ, nhập quỹ tiền mặt

+ Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái trong giao dịch thì ghi:

Nợ TK 111 (2)- Tiền mặt ( Theo tỷ giá giao dịch

Có TK 131, 136 ,138 (Tỷ giá ghi trên sổ kế toán)

Có TK 515- Doanh thu hoạt động tài chính (Số chênh lệch tỷ giá giao dịch lớn hơn

tỷ giá ghi trên sổ kế toán TK 131,136,138-tỷ giá lúc cho nợ)

+ Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá trong giao dịch thanh toán nợ phải thu (tỷ giá giaodịch nhỏ hơn tỷ giá ghi trên sổ kế toán các tài khoản 131,136,138 ) thì ghi :

Nợ TK 111 (1112) - Tỷ giá giao dịch

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái)

Có TK 131,136.138 (tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán)

c) Khi xuất quỹ ngoại tệ để mua tài sản, vật t, hàng hoá và chi trả các khoản chi phí bằng ngoại tệ:

+ Trờng hợp phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch thì

Nợ TK 151,152, 153, 156, (611), 211,213,621, 627, 641,642 (Tỷ giá giao dịch

Nợ TK 133 (nếu có)Tỷ giá giao dịch

Có TK 111 (2)- Tiền mặt (Tỷ giá ghi sổ TK 1112 )

Có TK 515 - DTTC (Số chênh lệch tỷ giá giao dịch lớn hơn tỷ giá ghi trên sổ kếtoán)

+ Trờng hợp phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thì ghi

:Nợ TK 151,152, 153, 156, 611, 211, 213,621,627,641, 642 (Tỷ giá giao dịch

Nợ TK 635- Chi phí tài chính (số lỗ tỷ giá)

Có TK 111 (1112) - Tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán TK 1112

36

d) Khi xuất quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ để trả nợ cho ngời bán, nợ vay

+ Nếu phát sinh lãi trong giao dịch thanh toán nợ phải trả

Nợ TK 311, 315, 331,336,338,341,342 (tỷ giá ghi trên sổ kế toán các TK nợ phải

trả)-tỷ giá lúc nhận nợ

Có TK 111 (2) –Tiền mặt ( Tỷ giá ghi trên sổ kế toán TK 1112)

Có TK 515- Doanh thu tài chính (Số chênh lệch tỷ giá ghi trên sổ kế toán TK nợphải trả lớn hơn tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112)

+ Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ phải trả

Nợ các TK 311, 315, 331,336,338,341,342 (Tỷ giá ghi trên sổ kế toán các TK nợ phải trả)-tỷ giá lúc nhận nợ

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái)

Có TK 111 (1112) Tỷ giá ghi trên sổ kế toánTK 111(2)

e) Cuối kỳ kế toán, đánh giá lại số d tiền mặt có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng tại thời điểm lập báo cáo tài chính:

- Trờng hợp có lãi (tỷ giá hối đoái tăng) thì số chênh lệch tỷ giá, ghi:

h) Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm:

+ Kết chuyển Lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái vào cuối năm tài chính:

nh đối với tiền mặt là tiền việt nam

Khi nhập quỹ vàng bạc đá quí

Theo chế độ sử dụng thanh toán không dùng tiền mặt thì số tiền của DN sau khi đểlại quỹ tiền mặt thì phải gửi vào các ngân hàng nhằm đảm bảo an toàn về tài sản ,đảmbảo khả năng thanh toán hiệu quả và góp phần tăng thu nhập cho DN.

Tiền gửi ngân hàng là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng, kho bạc Nhà n

ớc hoặc các công ty tài chính bao gồm tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ, vàng bạc

đá quý

Các nguyên tắc kế toán tiền gửi ngân hàng

-Tuân thủ các nguyên tắc qui định đối với nhóm VBT nói chung

-Căn cứ để ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi của doanh nghiệp là các giấy báo Có , giấy baó

Nợ hoặc các bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc nh uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản Khi nhận đợc các chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải tiến hành kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo Trờng hợp có sự chênh lệch giữa số liệu kế toán của đơn vị với ngân hàng thì thông báo cho ngân hàng đối chiếu xác minh lại.Nếu đến cuối kỳ vẫn ch a xác định đ ợc nguyên nhân thì số chênh lệch vẫn phải ghi theo chứng từ của ngân hàng và số chênh lệch đợc theo dõi riêng ở tài khoản phải thu khác(TK 138(8)hoặc TKphải trả khác (TK 338(8).Sang kỳ sau phải tiếp tục tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.

Đối với những doanh nghiệp có những tổ chức, bộ phận trực thuộc, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi, mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho việc giao dịch, thanh toán.

Kế toán phải tổ chức kế toán chi tiết theo từng ngân hàng, kho bạc, công ty tài chính để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.

Kế toán sử dụng Tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng” để phản ánh tình hình tănggiảm và số hiện có về các khoản tiền gửi của doanh nghiệp, TK 112 có kết cấu nh sau:

Bên Nợ : Các khoản tiền gửi tăng (gửi vào ngân hàng,lãi tỷ giá hối đoái do đánh

giá lại ,chênh lệch số liệu NH.lớn hơn số liệu của DN)

Bên Có : Các khoản tiền gửi giảm(rút ra từ ngân hàng,lỗ tỷ giá hối đoái do đánh

giá lại ,chênh lệch số liệu NH.nhỏ hơn số liệu của DN)

Số d bên Nợ :Số tiền gửi hiện còn gửi ở các ngân hàng

Tài khoản 112 đợc mở 3 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1121- Tiền Việt Nam

Tài khoản 1122 -Ngoại tệ

Tài khoản 1123 -Vàng bạc, kim khí quý, đá quý

Ngoài ra kế toán còn sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác

Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

1) Các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi Việt nam

Nhìn chung các nghiệp vụ liên quan đến TGNH đều giống nh tiền mặt Một số nghiệp vụ kinh tế khác

- Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại ngân hàng, ghi;

Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng

Có TK 111 - Tiền mặt

38

- Thu lãi tiền gửi Ngân hàng,

Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng,111,138

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính

- Rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng-Trích tiền gửi ngân hàng để thanh toán nợ nhng cha nhận đợc giấy báo nợ

Sang kỳ sau khi tìm đợc nguyên nhân :

Nếu NH ghi đúng ,DN ghi sai

Sang kỳ sau khi tìm đợc nguyên nhân :

Nếu NH ghi đúng ,DN ghi sai

Nợ TK lq(331,621,641,642 )

Có TK 138(8)

Nếu NH ghi sai,DN ghi đúng thì chữa sổ kế toán:ghi đảo,ghi âm

Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ ,vàng bạc đá quí thì tơng tự nh đối với tiềnmặt

2.1.4 Kế toán tiền đang chuyển

Tiền đang chuyển là khoản tiền mặt, tiền séc đã xuất khỏi quỹ của doanh nghiệp đãnộp vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc, đã gửi vào Bu điện để trả cho đơn vị khác nhngcha nhận đợc giấy báo Nợ hoặc Có của Ngân hàng,hoặc các chứng từ của bên nhận tiềnchứng minh DN đã trả tiền

Tiền đang chuyển gồm tiền Việt nam và ngoại tệ đang chuyển trong các trờng hợpsau đây:

- Thu tiền mặt hoặc nộp séc nộp thẳng vào Ngân hàng không qua quỹ

-Xuất quỹ TM gửi vào NH ,kho bạc nhng cha nhận đợc giấy báo có

- Chuyển tiền qua bu điện để trả cho đơn vị khác

- Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay cho Kho bạc Nhà nớc

-Chuyển TGNH để thanh toán các khoản nợ nhng cha nhận đợc giấy báo nợ

Để theo dõi các khoản tiền đang chuyển, kế toán sử dụng Tài khoản 113- Tiền đangchuyển Kết cấu của tài khoản này nh sau

Bên Nợ : Các khoản tiền đang chuyển phát sinh tăng trong kỳ.(2 nội dung khác

TM, TGNH 3 nội dung)

Bên Có:Các khoản tiền đang chuyển phát sinh giảm trong kỳ

Số d bên Nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển

Tài khoản 113 - Tiền đang chuyển đợc mở 2 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 1131 - Tiền Việt nam

- Tài khoản 1132 - Ngoại tệ

Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

Các nghiệp vụ phát sinh tăng

1) Thu tiền bán hàng hoặc các khoản thu nhập khác bằng tiền mặt, séc nộp thẳng vàoNgân hàng (không qua quỹ) :

Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp(nếu có)

Có TK 511, 512 - Doanh thu bán hàng và bán hàng nội bộ

Có TK 515, 711 – Doanh thu hoạt động tài chính, thu nhập khác2) Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng nhng cha nhận đợc giấy báo Có

Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển

Có TK 111 - Tiền mặt ( 1111, 1112)3)Nợ TK 113