GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001 2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỒNG TIẾN.PDF

Người thực hiện: Lê Thị Mỹ Ngôn Đơn vị công tác: Công ty Cổ Phần Đồng Tiến DOVITEC Tên đề tài: Giải pháp thúc đẩy ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại

-

LÊ THỊ MỸ NGÔN

GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỒNG TIẾN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP Hồ Chí Minh - Năm 2014

-

LÊ THỊ MỸ NGÔN

GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỒNG TIẾN

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh

Mã số: 60340102

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS TẠ THỊ KIỀU AN

TP Hồ Chí Minh - Năm 2014

Tôi xin cam đoan đề tài:“Giải pháp thúc đẩy ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 tại Công ty Cổ phần Đồng Tiến” là

công trình nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của TS.Tạ Thị Kiều An và

sự hỗ trợ của các Cán bộ công nhân viên Công ty Cổ Phần Đồng Tiến

Các số liệu trong luận văn được sử dụng trung thực và kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn này chưa từng được công bố tại các công trình nào khác

Người thực hiện đề tài

Lê Thị Mỹ Ngôn

Trang phụ bìa

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục các từ viết tắt

Danh mục các bảng, biểu mẫu và hình vẽ

Danh mục các phụ lục

Tóm tắt luận văn

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

4 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 2

5 Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài 3

6 Kết cấu của đề tài 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2008 4

1.1 Các khái niệm cơ bản 4

1.1.1 Chất lượng và các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng 4

1.1.1.1 Khái niệm chất lượng 4

1.1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng 5

1.1.2 Quản lý chất lượng và các phương thức quản lý chất lượng 7

1.1.3 Hệ thống quản lý chất lượng 7

1.2 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 8

1.2.1 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn 8

1.2.2 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 8

1.2.2.1 Tổ chức ISO 8

1.2.2.2 Giới thiệu về ISO 9000 9

1.2.2.3 Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 12

1.2.3.1 Nội dung của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

9001:2008 12

1.2.3.2 Phương pháp đánh giá tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 12

1.3 Hoạt động quản lý chất lượng trong ngành may mặc ở Việt Nam 13

1.4 Tổng kết kinh nghiệm ứng dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 từ các công ty khác trong ngành 14

Tóm tắt chương 1 15

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỒNG TIẾN 16

2.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần Đồng Tiến 16

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 16

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 18

2.1.2.1 Chức năng 18

2.1.2.2 Nhiệm vụ 19

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 20

2.1.4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm qua 22

2.2 Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ Phần Đồng Tiến 23

2.2.1 Giới thiệu chung về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty Cổ Phần Đồng Tiến 23

2.2.2 Phân tích thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty cổ phần Đồng Tiến từ năm 2010 đến cuối năm 2012 và 6 tháng đầu năm 2013 24

2.2.2.1 Phạm vi áp dụng 24

2.2.2.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu 24

2.2.2.3 Trách nhiệm của lãnh đạo 32

2.2.2.4 Quản lý nguồn lực 35

2.2.2.5 Tạo sản phẩm 39

2.2.2.6 Đo lường, phân tích và cải tiến 47

2.3.1 Những thành tựuđạt được 56 2.3.2 Những vấn đề và nguyên nhân cần giải quyết 58

Tóm tắt chương 2 63 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỒNG TIẾN 64 3.1 Sứ mạng và mục tiêu phát triển của Công ty cổ phần Đồng Tiến 64

3.1.1 Mục tiêu phát triển ngành công nghiệp dệt may Việt Nam đến năm 2015, định hướng đến năm 2020 64 3.1.2 Sứ mạng và mục tiêu phát triển của công ty cổ phần Đồng Tiến đến năm

2015 định hướng đến năm 2020 64 3.1.3 Định hướng phát triển hệ thống quản lý chất lượng của Công ty Cổ Phần Đồng Tiến 66

3.2 Một số nhóm giải pháp thúc đẩy ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 tại Công ty cổ phần Đồng Tiến 67

3.2.1 Hoàn thiện hệ thống tài liệu, công tác kiểm soát tài liệu, hồ sơ 67 3.2.2 Trách nhiệm lãnh đạo 68 3.2.2.1 Cải tiến quy trình xây dựng, triển khai và theo dõi thực hiện mục tiêu chất lượng 68 3.2.2.2 Xây dựng chính sách khen thưởng, chế tài gắn với việc thực hiện mục tiêu chất lượng 69 3.2.2.3 Nâng cao hiệu quả công tác quản lý 70 3.2.3 Quản lý nguồn lực 71 3.2.3.1 Tăng cường công tác lập kế hoạch tuyển dụng nguồn nhân lực trong công ty 71 3.2.3.2 Bổ sung chương trình đào tạo nhân viên mới và cải tiến quy trình, nội dung đào tạo 73 3.2.3.3 Thành lập một đội hoặc một nhóm đào tạo chất lượng 74 3.2.3.4 Có những chính sách về thu hút và quản lý nguồn nhân lực đúng đắn 74 3.2.3.5 Xây dựng quy trình đo lường sự thỏa mãn của nhân viên 75

3.2.4 Đẩy mạnh công tác thiết kế sản phẩm mới 79

3.2.5 Đo lường, phân tích và cải tiến 79

3.2.5.1 Nâng cao hiệu quả cho công tác đánh giá nội bộ 79

3.2.5.2 Tăng cường sử dụng công cụ, kỹ thuật thống kê để kiểm soát quá trình 81

3.2.5.3 Kết hợp ISO 9001: 2008 với phương pháp Tấn công não (Braistorming) 84

3.3 Kiến nghị 85

Tóm tắt chương 3 88

KẾT LUẬN 89 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DOVITEC: Dong Tien Joint Stock Company - Công ty cổ phần Đồng Tiến

ERP: Enterprise Resource Planning - Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh

SXKD: Sản xuất kinh doanh

TLKT: Tài liệu kỹ thuật

Bảng 3.1 Các mục tiêu cụ thể trong chiến lược phát triển ngành

công nghiệp dệt may đến năm 2015, với tầm nhìn đến năm 2020 63

Phụ lục 1: Xây dựng và áp dụng HTQLCL theo ISO 9001

Phụ lục 2: Nội dung cơ bản của từng điều khoản trong HTQLCL theo tiêu chuẩn

ISO 9001:2008

Phụ lục 3: Bảng câu hỏi khảo sát về tình hình áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn

ISO 9001:2008 tại công ty cổ phần Đồng Tiến

Phụ lục 4: Kết quả khảo sát về tình hình áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO

9001:2008 tại công ty cổ phần Đồng Tiến

Phụ lục 11: HD 08–02: Chuẩn bị và triển khai sản xuất tại xí nghiệp may

Phụ lục 12: HD 08–03: Chuẩn bị và triển khai sản xuất tại phân xưởng cắt

Người thực hiện: Lê Thị Mỹ Ngôn

Đơn vị công tác: Công ty Cổ Phần Đồng Tiến (DOVITEC)

Tên đề tài: Giải pháp thúc đẩy ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu

chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ Phần Đồng Tiến

Nhận thấy được lợi ích to lớn của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, công ty Cổ phần Đồng Tiến (DOVITEC) đã tiến hành triển khai áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào quá trình sản

xuất kinh doanh của công ty Tuy nhiên việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Cổ Phần Đồng Tiến cũng còn một số vấn đề hạn chế Từ đó, với mong muốn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 tại công ty trong thời gian tới, tác giả đã chọn đề

tài:“Giải pháp thúc đẩy ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 tại Công ty cổ phần Đồng Tiến” làm đề tài nghiên cứu luận văn

thạc sĩ của mình

Đề tài này sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau nhằm tận dụng tính chất hợp lý và ưu việt của từng loại phương pháp nghiên cứu khoa học Phương pháp nghiên cứu dữ liệu thứ cấp được sử dụng để phục vụ cho việc phân tích thực trạng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại DOVITEC Phương pháp nghiên cứu điều tra dựa vào bảng khảo sát cũng được sử dụng nhằm thu thập và phân tích thông tin liên quan đến thực trạng áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại DOVITEC

Trong luận văn, tác giả đã phân tích thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, từ đó tác giả đã rút ra được những kết quả đã đạt được, những hạn chế cũng như nguyên nhân đi kèm Với mục tiêu nâng cao tính hiệu lực và hiệu quả HTQLCL, thỏa mãn nhu cầu ngày cao của khách hàng đem đến sự phát triển lâu dài cho công ty, tác giả đề xuất một số nhóm giải pháp và kiến nghị để giải quyết các nguyên nhân gây nên những hạn chế được phân tích trước đó đồng thời dự kiến kết quả của từng giải pháp mang lại Kết quả nghiên cứu của đề tài này có ý nghĩa rất quan trọng về khoa học cũng như thực tiễn

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Chất lượng sản phẩm và dịch vụ luôn đóng một vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp Dưới tác động của tiến bộ khoa học – công nghệ, của nền kinh tế thị trường và của hội nhập với nền kinh tế thế giới đã tạo ra những thách thức mới trong kinh doanh khiến các doanh nghiệp ngày càng nhận thức rõ tầm quan trọng của chất lượng Để thu hút khách hàng, doanh nghiệp nên đưa chất lượng vào nội dung quản lý và hầu hết các khách hàng ngày nay đều muốn được cung cấp những sản phẩm có chất lượng thỏa mãn và vượt

sự mong muốn của họ Tuy nhiên, “Quản lý chất lượng như thế nào? Và quản lý ra sao cho tốt?” là một trong những vấn đề vướng mắt nhất của các doanh nghiệp nước

ta hiện nay Để giúp các doanh nghiệp Việt Nam giải quyết vấn đề này, nhiều công

cụ quản lý chất lượng ra đời, trong đó có bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là phiên bản mới góp phần tạo ra một phong cách hoàn toàn mới cho các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp Từ đó doanh nghiệp sẽ cải tiến được chất lượng sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh và uy tín cho doanh nghiệp

Trong thời kỳ hội nhập với nền kinh tế thế giới, các khách hàng có quyền lựa chọn sản phẩm có chất lượng với giá cả phù hợp từ mọi nơi trên thế giới Đặc biệt, sau khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO (World Trade Organization) thì yêu cầu chất lượng ngày càng được yêu cầu nghiêm ngặt hơn Nhận thấy được lợi ích to lớn của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, công ty

Cổ phần Đồng Tiến (DOVITEC) đã tiến hành triển khai áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào quá trình sản xuất kinh doanh của công ty Công ty đã có những kế hoạch và phương pháp cụ thể cho việc áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống chất lượng đó, tuy nhiên hiện nay vẫn còn tồn tại một số hạn chế đã và đang cản trở hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Vì vậy, cần nghiêm túc nghiên cứu các vấn đề thuộc lý luận cũng như thực tiễn việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 của DOVITEC để làm luận cứ khoa học cho việc ra các chính sách, biện pháp phù hợp, đây cũng chính là nhiệm vụ cần thiết, cấp bách Xuất phát từ yêu cầu đó, với mong muốn đóng góp vào việc đánh giá thực trạng việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 của DOVITEC để từ đó đề

ra một số giải pháp nhằm thúc đẩy ứng dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:

2008 tại công ty trong thời gian tới, tác giả đã chọn đề tài:“Giải pháp thúc đẩy ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 tại Công ty cổ phần Đồng Tiến” làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sĩ của mình

2 Mục tiêu của đề tài

Tìm ra một số giải pháp nhằm thúc đẩy ứng dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 tại DOVITEC trên cơ sở:

- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về chất lượng, quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008

- Phân tích thực trạng áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 tại DOVITEC từ năm 2010 đến năm 2012 và 6 tháng đầu năm 2013

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

9001: 2008 và các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Phạm vi nghiên cứu: Thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo

tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 tại DOVITEC giai đoạn từ thời điểm bắt đầu áp dụng

2010 đến năm 2012 và 6 tháng đầu năm 2013

4 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Nguồn dữ liệu sử dụng: Dữ liệu thứ cấp và sơ cấp

Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp định tính

- Tổng hợp, phân tích

- Chuyên gia

- Xử lý: Mô tả thống kê

Các dữ liệu thứ cấp được thu thập từ hồ sơ xem xét lãnh đạo, đánh giá nội

bộ, xử lý sản phẩm không phù hợp, khiếu nại khách hàng, khắc phục phòng ngừa, cải tiến và các báo cáo, số liệu thống kê của công ty trong khoảng thời gian từ năm

2010 đến cuối năm 2012 và 06 tháng đầu năm 2013 để phục vụ cho việc phân tích thực trạng ứng dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại DOVITEC

Dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng cách điều tra dựa vào bảng khảo sát nhằm thu thập và phân tích thông tin liên quan đến thực trạng áp dụng HTQLCL theo tiêu

chuẩn ISO 9001:2008 tại DOVITEC Đối tượng được thăm dò là cán bộ-công nhân viên (CB-CNV) trong công ty, tổng số phiếu phát hành 200, tổng số phiếu thu về là

187 và tất cả các phiếu đều hợp lệ, thời gian khảo sát từ tháng 8/2013 đến tháng 11/2013

5 Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Việc nghiên cứu đề tài này có ý nghĩa rất quan trọng về khoa học cũng như thực tiễn

Về mặt khoa học: Đề tài này góp phần bổ sung và làm rõ một số lý thuyết thuộc và liên quan đến HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Về mặt thực tiễn: Đề tài chỉ rõ thực trạng áp dụng và đưa ra một số giải pháp

để giải quyết vấn đề thực tiễn còn tồn tại nhằm góp phần hoàn thiện HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại DOVITEC

6 Kết cấu của đề tài

PHẦN MỞ ĐẦU

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỒNG TIẾN

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN

LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỒNG TIẾN

KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU

CHUẨN ISO 9001: 2008

1.1 Các khái niệm cơ bản

1.1.1 Chất lượng và các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng

1.1.1.1 Khái niệm chất lượng

Chất lượng là một phạm trù rất rộng và phức tạp, phản ánh tổng hợp các nội dung kỹ thuật, kinh tế và xã hội Đứng ở những góc độ khác nhau và tùy theo mục

tiêu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh có thể đưa ra những quan niệm về chất lượng

xuất phát từ sản phẩm, từ người sản xuất hay từ đòi hỏi của thị trường

Mặc dù có nhiều định nghĩa khác nhau về chất lượng, nhưng trong điều kiện nền kinh tế thị trường, khi các doanh nghiệp phải bán cái mà thị trường cần thì doanh nghiệp nên đứng trên góc độ của người tiêu dùng, của khách hàng, của thị trường để quan niệm về chất lượng Những năm gần đây, khái niệm chất lượng được thống nhất sử dụng khá rộng rãi là định nghĩa trong tiêu chuẩn quốc tế ISO

9000 do Tổ Chức Quốc Tế về Tiêu Chuẩn hoá - ISO (The International Organizaton for Standardization) đưa ra, đã được đông đảo các quốc gia chấp nhận

Theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2000 (phù hợp với ISO 9000:2000): “Chất

lượng là mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có của một sản phẩm, hệ thống hoặc quá trình thoả mãn các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan”[12]

Có thể hình thành khái niệm chất lượng tổng hợp - chất lượng chính là sự thoả mãn yêu cầu trên tất cả các mặt sau đây: Tính năng kỹ thuật; tính kinh tế; thời điểm, điều kiện giao nhận; các dịch vụ liên quan; tính an toàn

Chất lượng không phải chỉ là thuộc tính của sản phẩm mà ta vẫn hiểu hằng ngày Chất lượng có thể được áp dụng cho một đối tượng, có thể là sản phẩm, hoạt động, quá trình, hệ thống, một tổ chức hay một con người Chất lượng sản phẩm do chất lượng của hệ thống, của quá trình tạo ra sản phẩm Vì vậy, quan niệm về chất lượng bao gồm cả chất lượng hệ thống, chất lượng quá trình liên quan đến sản phẩm

1.1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng, có thể chia thành hai nhóm yếu

tố chủ yếu, đó là nhóm yếu tố bên ngoài và nhóm yếu tố bên trong tổ chức:

Nhóm yếu tố bên ngoài tổ chức

- Nhu cầu của nền kinh tế

Ở bất cứ trình độ nào, với mục đích sử dụng gì, chất lượng sản phẩm bao giờ cũng bị chi phối, bị ràng buộc bởi hoàn cảnh, điều kiện và nhu cầu nhất định của nền kinh tế được thể hiện ở các mặt: nhu cầu của thị trường, trình độ kinh tế, trình

độ sản xuất…

+ Nhu cầu của thị trường: Có thể khẳng định nhu cầu của thị trường là xuất

phát điểm của quá trình quản lý chất lượng Trước khi tiến hành thiết kế, sản xuất sản phẩm, cần phải tiến hành nghiêm túc, thận trọng công tác điều tra nghiên cứu nhu cầu thị trường, phân tích môi trường kinh tế - xã hội, nắm bắt chính xác những yêu cầu chất lượng cụ thể của khách hàng cũng như những thói quen tiêu dùng, phong tục tập quán, văn hoá, lối sống, khả năng thanh toán của khách hàng…để có

đối sách đúng đắn

+ Trình độ kinh tế, trình độ sản xuất: Đó là khả năng kinh tế (tài nguyên, tích

lũy, đầu tư…) và trình độ kỹ thuật (chủ yếu là trang thiết bị công nghệ và kỹ năng) Đảm bảo chất lượng luôn là vấn đề nội tại của bản thân nền sản xuất xã hội, nhưng việc nâng cao chất lượng không thể vượt ra ngoài khả năng cho phép của nền kinh

tế, cho nên, muốn sản phẩm đầu ra có chất lượng thì phải trên cơ sở phát triển sản

xuất, nâng cao trình độ sản xuất, trình độ kinh tế

- Sự phát triển của khoa học - kỹ thuật

Trong thời đại ngày nay, cùng với đặc điểm là khoa học kỹ thuật trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp thì trình độ chất lượng của bất cứ sản phẩm nào cũng gắn liền và bị chi phối bởi sự phát triển của khoa học - kỹ thuật, đặc biệt là sự ứng dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật vào sản xuất Hướng chính của việc áp dụng các kỹ thuật tiến bộ hiện nay là:

+ Sáng tạo ra vật liệu mới hay vật liệu thay thế

+ Cải tiến hay đổi mới công nghệ

+ Cải tiến sản phẩm cũ và chế thử sản phẩm mới

- Hiệu lực của cơ chế quản lý

Hiệu lực của cơ chế quản lý là đòn bẩy quan trọng trong việc quản lý chất lượng sản phẩm, đảm bảo cho sự phát triển ổn định của sản xuất, đảm bảo uy tín, quyền lợi của nhà sản xuất và người tiêu dùng Mặt khác, hiệu lực của cơ chế quản

lý còn góp phần tạo tính độc lập, tự chủ, sáng tạo trong cải tiến chất lượng sản phẩm của tổ chức; hình thành môi trường thuận lợi cho việc huy động các nguồn lực, các công nghệ mới, tiếp thu, ứng dụng những phương pháp quản lý chất lượng hiện đại Bên cạnh đó, hiệu lực của cơ chế quản lý còn đảm bảo sự bình đẳng trong sản xuất kinh doanh của các tổ chức trong nước, tạo sự cạnh tranh, xoá bỏ sức ỳ, xoá bỏ tâm

lý ỷ lại, không ngừng phát huy sáng kiến cải tiến hoàn thiện sản phẩm

Nhóm yếu tố bên trong tổ chức

Trong phạm vi một tổ chức, chúng ta đặc biệt chú ý đến 4 yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, đó là:

- Men (Con người): lực lượng lao động trong tổ chức (bao gồm tất cả thành viên trong tổ chức, từ cán bộ lãnh đạo đến nhân viên thừa hành) Năng lực, phẩm chất của mỗi thành viên và mối liên kết giữa các thành viên có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng

- Methods (Phương pháp): phương pháp công nghệ, trình độ tổ chức quản lý

và tổ chức sản xuất của tổ chức Với phương pháp công nghệ thích hợp, với trình độ

tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất tốt sẽ tạo điều kiện cho tổ chức có thể khai thác tốt nhất các nguồn lực hiện có, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm

- Machines (Máy móc thiết bị): khả năng về công nghệ, máy móc thiết bị của

tổ chức Trình độ công nghệ, máy móc thiết bị có tác động rất lớn trong việc nâng cao những tính năng kỹ thuật của sản phẩm và nâng cao năng suất lao động

- Materials (Nguyên, vật liệu): vật tư, nguyên nhiên liệu và hệ thống tổ chức đảm bảo vật tư, nguyên nhiên liệu của tổ chức Nguồn vật tư, nguyên nhiên liệu được đảm bảo những yêu cầu chất lượng và được cung cấp đúng số lượng, đúng thời hạn sẽ tạo điều kiện đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm

Ngoài 4 yếu tố cơ bản trên (được biểu thị bằng quy tắc 4M), chất lượng còn chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố khác như Information (thông tin), Environment (môi trường), Measurement (đo lường), System (hệ thống)…

1.1.2 Khái niệm quản lý chất lượng (QLCL)

Chất lượng không tự sinh ra và cũng không phải là một kết quả ngẫu nhiên,

mà nó là kết quả tác động của hàng loạt các yếu tố (chủ quan, khách quan, tại chỗ, ngẫu nhiên) liên quan chặt chẽ với nhau Muốn đạt được chất lượng mong muốn, cần phải quản lý một cách đúng đắn các yếu tố này Hoạt động quản lý định hướng vào chất lượng được gọi là quản lý chất lượng

Quản lý chất lượng là một khái niệm được phát triển và hoàn thiện liên tục, thể hiện ngày càng đầy đủ hơn bản chất tổng hợp, phức tạp của vấn đề và phản ánh

sự thích ứng với điều kiện và môi trường kinh doanh mới

Ngày nay, QLCL đã mở rộng tới tất cả mọi lĩnh vực, từ sản xuất đến quản lý, dịch vụ và trong toàn bộ chu trình sản phẩm Điều này được thể hiện qua một số định nghĩa như sau:

“Quản lý chất lượng là hệ thống các biện pháp tạo điều kiện sản xuất kinh tế nhất những sản phẩm hoặc những dịch vụ có chất lượng thỏa mãn yêu cầu của người tiêu dùng” (Kaoru Ishikawa) [4]

“Quản lý chất lượng là một phương tiện có tính chất hệ thống đảm bảo việc tôn trọng tổng thể tất cả các thành phần của một kế hoạch hành động”(B.Crosby)

[7]

Theo TCVN ISO 8402:1999:“Quản lý chất lượng là những hoạt động của

chức năng quản lý chung nhằm xác định chính sách chất lượng và thực hiện thông qua các biện pháp như lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong hệ thống chất lượng” [11]

Theo TCVN ISO 9000:2007: “Quản lý chất lượng là các hoạt động có phối

hợp để định hướng và kiểm soát một tổ chức về mặt chất lượng” [12,13]

1.1.3 Khái niệm hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL)

Để cạnh tranh trong điều kiện hiện nay, các tổ chức phải đạt và duy trì được chất lượng với hiệu quả kinh tế cao, đem lại lòng tin trong nội bộ cũng như cho khách hàng và những người cộng tác với tổ chức về hệ thống hoạt động của mình Muốn vậy tổ chức phải có chiến lược, mục tiêu đúng; từ đó có một chính sách hợp

lý, một cơ cấu tổ chức và nguồn lực phù hợp để xây dựng một HTQLCL có hiệu quả và hiệu lực Hệ thống này phải giúp cho tổ chức liên tục cải tiến chất lượng, thoả mãn khách hàng và các bên có liên quan

Theo TCVN ISO 9000:2000 và TCVN ISO 9000:2007:“Hệ thống quản lý

chất lượng là một hệ thống quản lý để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng” [12,13]

1.2 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008

1.2.1 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn

Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn là hệ thống quản lý chất lượng dựa trên các chuẩn mực chung do một hoặc nhiều tổ chức tiêu chuẩn hóa xây dựng ban hành, được nhiều quốc gia thừa nhận và áp dụng bởi tính hữu hiệu của nó

Thực chất, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn là hệ thống quản lý chất lượng và có một số điểm đặc trưng:

- Tổ chức xây dựng hệ thống tài liệu về quản lý chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn và thực tiễn hoạt động của tổ chức

- Tổ chức vận hành hệ thống quản lý chất lượng dựa trên nền tảng của hệ thống tài liệu và lưu lại hồ sơ trong quá trình vận hành, làm cơ sở việc đánh giá và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức

Khi xây dựng hệ thống văn bản, cần có sự cân đối giữa mức độ văn bản hoá

và trình độ, kỹ năng của nhân viên

Các yêu cầu đặt ra đối với một hệ thống quản lý chất lượng là:

- Viết ra những gì đang được làm, cần được làm và làm đúng theo những gì đã được viết

- Văn bản hoá mọi quy định trong tổ chức

- Dễ hiểu, dễ áp dụng

- Luôn luôn được cập nhật

1.2.2 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000

1.2.2.1 Tổ chức ISO

ISO là một tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa, có tên đầy đủ là The International Organization for Standardization Thành viên của nó là các tổ chức tiêu chuẩn quốc gia của trên 163 nước trên thế giới ISO là một tổ chức phi chính phủ, ra đời và hoạt động từ 23/02/1947 với nhiệm vụ chính là thúc đẩy sự phát triển của vấn đề tiêu chuẩn hóa và những hoạt động có liên quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ quốc tế và sự hợp tác phát triển trong các lĩnh vực trí tuệ, khoa học, kỹ thuật và mọi hoạt động kinh tế khác

Trụ sở chính của ISO đặt tại Genève – Thụy Sĩ, ngôn ngữ sử dụng là tiếng Anh, Pháp, Tây Ban Nha Kết quả hoạt động của ISO là ban hành các tiêu chuẩn quốc tế trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch vụ Đến nay đã có trên 18.000 tiêu chuẩn được ban hành Việt Nam gia nhập ISO vào năm 1977 và trở thành thành viên thứ 72 của tổ chức này

ISO được đặt ở nhiều quốc gia để cung cấp thông tin về vấn đề tiêu chuẩn, các quy chế kỹ thuật, vấn đề kiểm tra và cấp giấy chứng nhận chất lượng ở khắp nơi trên thế giới Ngoài ra, ISO còn thực hiện tư vấn, hội thảo… về việc áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng đã quy định, giúp đỡ về kỹ thuật, về vấn đề tiêu chuẩn hoá chất lượng cho các nước thành viên

Trong lĩnh vực kinh tế, ISO có rất nhiều văn bản hướng dẫn, quy định về những hệ thống quản lý hữu hiệu cho các tổ chức kinh tế Các quốc gia thành viên của ISO cần phải tuân thủ các điều lệ của ISO trong việc áp dụng các tiêu chuẩn, những quy định về việc chứng nhận hệ thống đảm bảo chất lượng và chứng nhận công nhận lẫn nhau trong các chính sách mua bán, trao đổi thương mại quốc tế để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên và của người tiêu dùng, tạo ra một hệ thống bán hàng tin cậy

1.2.2.2 Giới thiệu về ISO 9000

ISO 9000 là gì?

ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn do Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (ISO) ban hành nhằm đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng và có thể áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch vụ

Trong quản lý chất lượng, ISO 9000 đề cập đến các lĩnh vực chủ yếu như: chính sách và chỉ đạo về chất lượng, nghiên cứu thị trường, thiết kế và triển khai sản phẩm, cung ứng, kiểm soát quá trình, bao gói, phân phối, dịch vụ sau khi bán, xem xét đánh giá nội bộ, kiểm soát tài liệu, đào tạo…

ISO 9000 là tập hợp các kinh nghiệm quản lý chất lượng tốt nhất đã được thực thi ở nhiều quốc gia và khu vực, đồng thời được chấp nhận thành tiêu chuẩn quốc gia của nhiều nước Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 dựa trên mô hình quản lý theo quá trình, lấy phòng ngừa làm phương châm chủ yếu trong chu trình sản phẩm

Các tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 chỉ mô tả các yếu tố mà một hệ thống quản lý chất lượng nên có chứ không mô tả cách thức mà một tổ chức cụ thể thực hiện các yếu tố này Bên cạnh đó, các tiêu chuẩn này không có mục đích đồng nhất hoá các hệ thống quản lý chất lượng của các tổ chức khác nhau với nhau, bởi vì nhu cầu của mỗi tổ chức là rất khác nhau, xây dựng và thực hiện một hệ thống quản

lý chất lượng cần thiết phải chịu sự chi phối của mục đích cụ thể, sản phẩm, quá trình cũng như thực tiễn cụ thể của tổ chức đó

Thế giới có xu hướng thoả mãn ngày càng cao đối với những yêu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ Do đó, bản thân những tiêu chuẩn

kỹ thuật chưa đủ để đảm bảo sự phù hợp với những đòi hỏi của khách hàng Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 sẽ góp phần bổ sung thêm cho những tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm nhằm thoả mãn tốt hơn những yêu cầu của khách hàng

Trường hợp áp dụng và lợi ích của việc áp dụng ISO 9000

ISO 9000 được áp dụng trong các trường hợp sau:

- Hướng dẫn để quản lý chất lượng trong các tổ chức: Tổ chức áp dụng ISO

9000 để nâng cao khả năng cạnh tranh của mình, thực hiện các yêu cầu đối với chất lượng sản phẩm một cách tiết kiệm nhất

- Theo hợp đồng giữa tổ chức (bên thứ nhất) và khách hàng (bên thứ hai): Khách hàng đòi hỏi tổ chức phải áp dụng ISO 9000 để có thể đảm bảo cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu

- Đánh giá và thừa nhận của bên thứ hai: Khách hàng đánh giá hệ thống quản

lý chất lượng của tổ chức

- Chứng nhận của tổ chức chứng nhận (bên thứ ba): HTQLCL của tổ chức được một tổ chức chứng nhận đánh giá và cấp chứng chỉ phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn

Một khi tổ chức áp dụng thành công ISO 9000, điều đó không chỉ mang lại lợi ích cho chính tổ chức mà còn mang lại nhiều lợi ích cho các bên liên quan

Nhân viên trong tổ chức có điều kiện làm việc tốt hơn, thỏa mãn hơn với công việc, cải thiện điều kiện an toàn và sức khỏe, công việc ổn định hơn, …

Kết quả hoạt động của tổ chức được cải thiện, quay vòng vốn nhanh, thị phần được nâng lên, lợi nhuận cao hơn

Khách hàng và người sử dụng có thể tin tưởng rằng họ sẽ nhận được những sản phẩm, dịch vụ phù hợp với yêu cầu

Quan hệ với người cung cấp và đối tác chặt chẽ hơn, hiểu nhau hơn, tạo điều kiện cho người cung cấp và đối tác phát triển ổn định và cùng tăng trưởng

Trong xã hội, sức khoẻ và an toàn được cải thiện, giảm những tác động xấu đến môi trường, an ninh tốt hơn, việc thực hiện các yêu cầu chế định và luật pháp tốt hơn

Cấu trúc của bộ tiêu chuẩn ISO 9000

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 hiện hành gồm các tiêu chuẩn như sau:

- ISO 9000: 2005 Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng

- ISO 9001: 2008 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu

- ISO 9004: 2009 Hệ thống quản lý chất lượng – Quản lý sự thành công lâu dài của một tổ chức – Phương pháp tiếp cận quản lý chất lượng

- ISO 19011: 2002 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng/ môi trường

Hình 1.1 Cấu trúc của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 [10]

1.2.2.3 Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001

Quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu của ISO 9001 có thể phân thành 3 giai đoạn như sau:

- Giai đoạn 1: Chuẩn bị - phân tích tình hình và hoạch định

- Giai đoạn 2: Xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng

- Giai đoạn 3: Chứng nhận

(Tham khảo phụ lục 1)

1.2.3 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008

1.2.3.1 Nội dung của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

9001:2008

ISO 9001:2008 - phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001 - là một tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng do tổ chức ISO phát triển và ban hành vào ngày 15 tháng 11 năm 2008 Tiêu chuẩn này có tên đầy đủ là ISO 9001:2008 - Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

Các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001:2008 mang tính tổng quát và nhằm

áp dụng cho mọi tổ chức không phân biệt loại hình, quy mô và sản phẩm cung cấp

Tổ chức phải xây dựng, lập văn bản, thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất lượng

và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này

Cấu trúc của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 được phân chia thành 8 điều khoản trong đó 3 điều khoản giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng và 5 điều khoản nêu ra các yêu cầu mà hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức cần phải có

(Tham khảo phụ lục 2)

1.2.3.2 Phương pháp đánh giá tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất

lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Việc đánh giá tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cũng chính là xem xét đánh giá sự nhuần nhuyễn của việc áp dụng các yêu cầu của hệ thống quản

lý chất lượng vào hệ thống quản lý của tổ chức Hiện nay có rất nhiều phương pháp đánh giá dựa trên các chuẩn mực của hệ thống quản lý chất lượng và tùy theo mục đích đánh giá mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một phương pháp phù hợp

Với mục đích đánh giá mức độ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ phần Đồng Tiến, xác định những tồn tại trong

hệ thống và nguyên nhân của chúng từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống

quản lý chất lượng của Công ty, tác giả sử dụng phương pháp tự xem xét đánh giá theo hướng dẫn của tiêu chuẩn ISO 9004:2000 phụ lục A (Hướng dẫn tự xem xét đánh giá) [15] Theo phương pháp này việc đánh giá được thực hiện thông qua các câu hỏi và theo 5 mức độ như sau:

Bảng 1.1 Xếp hạng mức độ áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Không có bằng chứng của việc tiếp cận

có hệ thống, không có kết quả, kết quả nghèo nàn hoặc không thể dự đoán được

2 Cách tiếp cận bị động Cách tiếp cận hệ thống dựa trên các vấn

đề xảy ra hay khắc phục có dữ liệu tối thiểu về các kết quả cải tiến

3 Cách tiếp cận hệ thống

chính thức ổn định

Tiếp cận dựa trên quá trình có hệ thống, ở giai đoạn đầu của cải tiến có hệ thống, có các dữ liệu về sự phù hợp đối với các mục tiêu và tồn tại các xu hướng cải tiến

4 Cải tiến liên tục được

(Nguồn: Trích bảng A1 phụ lục A tiêu chuẩn ISO 9004:2000) [15]

1.3 Hoạt động quản lý chất lượng trong ngành may mặc ở Việt Nam

Ngành dệt may luôn là một trong những ngành đi đầu, có vai trò quan trọng trong chiến lược tăng trưởng kinh tế Việt Nam nói chung và chiến lược tăng trưởng xuất khẩu hàng hóa nói riêng với tốc độ tăng trưởng xuất khẩu khá cao

Triển vọng của ngành dệt may đang sáng dần, nhất là khi nền kinh tế thế giới đang có dấu hiệu khởi sắc sau cuộc khủng hoảng tài chính và suy thoái kinh tế toàn cầu Những thành tựu này là nhờ doanh nghiệp đã chủ động tìm kiếm, gây dựng và củng cố quan hệ bạn hàng với nhiều nhà nhập khẩu lớn trong nước và trên thế giới, đồng thời tận dụng hiệu quả nguồn lao động dồi dào, khéo tay, có chi phí thấp và đặc biệt nhất là vấn đề chất lượng ngày càng được quan tâm và cải thiện đáng kể, cụ thể:

- Ngày càng nâng cao mức thoả mãn của khách hàng trên cơ sở tiết kiệm chi phí: Với những sản phẩm cùng loại thì mức giá của ta cao hơn mức giá của các nước ASEAN khoảng 10-15%, cao hơn hàng Trung Quốc hơn 20% Để giảm giá thành sản phẩm, các doanh nghiệp cần tăng nhanh năng suất bằng cách cải tiến hệ thống quản lý, dây chuyền sản xuất, nâng cao tay nghề, Đồng thời, áp dụng các biện pháp nhằm hạn chế những lãng phí lớn về chi phí sản xuất, thời gian và sức người vốn ít được để tâm tới

- Nhiều doanh nghiệp may ở Việt Nam cho rằng quản lý chất lượng sản phẩm

là trách nhiệm của cán bộ kỹ thuật: Hiện nay còn rất nhiều doanh nghiệp ngành dệt may còn thực hiện quản lý chất lượng theo kiểu kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đưa ra thi trường bằng các chỉ tiêu chất lượng bởi các cán bộ kỹ thuật Vì vậy

mà không hạn chế được sự sai hỏng dẫn đến tỷ lệ phế phẩm cao nên chi phí sản xuất lớn dẫn đến giá thành sản phẩm cao và đó là rào cản lớn làm cho sản phẩm kém sức cạnh tranh trên thị trường

- Áp dụng HTQLCL ISO 9000: Để tăng chất lượng sản phẩm và tạo được lòng tin đối với khách hàng, các doanh nghiệp ngành may mặc đã và đang tiếp tục áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 Trong quá trình xây dựng, triển khai

và áp dụng các doanh nghiệp đã có những điều kiện thuận lợi và đạt được một số kết quả đáng kể đồng thời cũng còn gặp không ít khó khăn và những tồn tại cần phải sớm giải quyết

1.4 Tổng kết kinh nghiệm ứng dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

từ các công ty khác trong ngành

Hiện nay đã có rất nhiều công ty trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng ứng dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, và cụ thể các công ty trong ngành dệt may ở Việt Nam đa số cũng đã ứng dụng tiêu chuẩn chất lượng này, chẳng hạn như công ty May 10, công ty cổ phần may Phương Đông, Tổng công ty cổ phần Phong Phú… Mặc dù đã đạt được nhiều thành tựu song cũng vẫn còn tồn tại một số vấn đề cần giải quyết trong quá trình xậy dựng, triển khai và duy trì tiêu chuẩn này, qua đó cũng đúc kết được hai kinh nghiệm cơ bản trong việc ứng dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 như sau:

- Lãnh đạo doanh nghiệp cần mạnh dạn nhìn vào những điểm yếu của mình, việc thực hiện ISO 9001:2008 không phải đòi hỏi quy trình công nghệ sản xuất hiện

đại và nhân sự trình độ cao mà việc xây dựng ISO 9001:2008 trong doanh nghiệp sẽ phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp Quá trình áp dụng ISO 9001:2008

sẽ là cơ hội để ban lãnh đạo doanh nghiệp hệ thống lại những công việc quản lý trong thời gian qua, những công việc nào đã thực hiện tốt thì sẽ tiêu chuẩn hóa – soạn thành những quy trình, quy định, hướng dẫn công việc , với những công việc chưa hiệu quả hoặc có vấn đề thì ban lãnh đạo sẽ cùng các bộ phận xem xét lại và tìm ra hướng thực hiện được hiệu quả hơn… để thực hiện được điều này đòi hỏi ban lãnh đạo thực sự đầu tư công sức và thời gian chứ không thể ủy thác cho một ai khác được

- Vấn đề về văn hóa doanh nghiệp hay tinh thần làm việc và trách nhiệm của mọi người thường gặp ở đa số các doanh nghiệp cho rằng lúc nào cũng bận rộn từ lãnh đạo cho đến nhân viên Nhưng để một doanh nghiệp tồn tại và phát triển đòi hỏi tất cả mọi người phải có sự quyết tâm, nỗ lực vì doanh nghiệp Vì vậy lãnh đạo doanh nghiệp cần có các biện pháp tuyên truyền để CB-CNV có nhận thức sâu sắc

về lợi ích của việc áp dụng ISO 9001:2008 từ đó thu hút được sự tham gia của mọi người

Với những kết quả ban đầu đạt được tại các doanh nghiệp cho thấy việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong các hoạt động của doanh nghiệp là một chủ trương đúng đắn Chúng ta cần đẩy mạnh triển khai áp dụng và lấy thước đo sự thỏa mãn của khách hàng làm cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả cho hoạt động của các doanh nghiệp mà trong đó hệ thống quản lý chất lượng là một công cụ hữu hiệu

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỒNG TIẾN

2.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần Đồng Tiến

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

- Tên công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỒNG TIẾN

- Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: DONG TIEN JOINT-STOCK COMPANY

- Tên công ty viết tắt: DOVITEC

- Logo công ty:

- Tổng diện tích đất đai: 41.258m2 Trong đó: 21.115m2 nhà xưởng

Công ty cổ phần Đồng Tiến hiện nay được hình thành từ một trạm may thuộc công ty Công Nghệ Phẩm Đồng Nai, với 130 cán bộ công nhân viên và khoảng 100 máy cũ nhập từ Liên Xô Nhiệm vụ trọng tâm của trạm may trong giai đoạn sơ khai

là sản xuất và gia công hàng may mặc phục vụ thị trường nội địa Năm 1989, Công

ty Công Nghệ Phẩm Đồng Nai đã quyết định liên doanh với Công ty may Việt Tiến, thành lập công ty liên doanh

Đến ngày 23/02/1990, Bộ công nghiệp nhẹ ra quyết định số 100/CNN-KCP

về việc thành lập Xí Nghiệp Liên Doanh May Đồng Tiến Tiếp đó, sau một thời

gian hoạt động ngày 09/10/1993 UBND Tỉnh Đồng Nai ra quyết định TLDN/02-UBP V/v Xí Nghiệp Liên Doanh May Đồng Tiến được chuyển đổi thành công ty TNHH May Đồng Tiến với tên giao dịch đối ngoại là “DOVITEC” Đến ngày 06/04/2007, công ty đã chính thức chuyển sang công ty cổ phần và đổi tên thành công ty cổ phần Đồng Tiến

000161/GP-Vì là đơn vị liên doanh hàng may mặc xuất khẩu đầu tiên của Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh Đồng Nai, được sự quan tâm của cấp trên cũng như sự hỗ trợ về mặt kỹ thuật của công ty may Việt Tiến, đã tạo điều kiện cho công ty từng bước đi lên và thích nghi với nền kinh tế thị trường Trong suốt quá trình thành lập cho đến nay, Công ty cổ phần Đồng Tiến không ngừng đổi mới công nghệ, thiết bị máy móc, nâng cao hiệu quả kinh doanh Kết quả từ doanh nghiệp chỉ phục vụ cho thị trường nội địa DOVITEC đã đưa hàng hóa ra thị trường nước ngoài tạo được uy tín và được nhiều khách hàng ưa chuộng đem lại hiệu quả cho công ty

Để không ngừng củng cố vị thế cạnh tranh trên thương trường, công ty đã xây dựng được HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, bảo đảm tiêu chuẩn về trách nhiệm xã hội SA 8000, WRAP 2011, GSV 2011, áp dụng các tiêu chuẩn môi trường ISO 14000 Do đó, công ty luôn đạt được yêu cầu về sản phẩm được sản xuất ra phải đạt chất lượng, đúng tiến độ, đảm bảo hàng hóa được sản xuất ra trong môi trường sạch sẽ, an toàn và đảm bảo sức khỏe cho người lao động

Hiện nay công ty có 04 xí nghiệp may trực thuộc, trong đó:

- 01 xí nghiệp may áo Jacket các loại và trang phục lót

- 02 xí nghiệp may quần tây cao cấp và sơ mi

- 01 xí nghiệp may bộ trượt tuyết và bộ thể thao

Công ty có 2.500 cán bộ – công nhân viên với hơn 2.400 máy móc thiết bị các loại hiện đại

Doanh thu gia công của công ty 36.000.000 USD/năm Hiện nay, tình hình tài chính của công ty ổn định, lành mạnh

Sản phẩm: Mỗi năm sản xuất hơn 5 triệu sản phẩm các loại Trong đó: Jacket

và các sản phẩm khác cùng lọai 960.000 sản phẩm; quần các lọai 2.280.000 sản phẩm; sơ mi, áo blouse và đồ khoác nữ 780.000 sản phẩm; trang phục lót nam và nữ 1.200.000 sản phẩm

Khách hàng: Công ty có quan hệ sản xuất kinh doanh với hơn 30 khách hàng của nhiều nước trên thế giới, cụ thể:

USA: Columbia (Columbia, Mountain Hardwear), Prominent USA (Alfani, Tehama), Charming (GITANO, VENEZIA, ESSENTIALS by Maggie)…

EU: Decathlon (Quechua, Tribord), Just Jamie and Paulrich (George), Prominent EU (Cortefiel, Massimodutti, Rohan, Next, Greenwood), Bianca (BHS, Tesco-Mitre Fold, Dress to Impress)… Oktava (Tommy Hilfiger, Pierre Cardin)

JAPAN Itochu (Descente, Shimano), Sumitomo (Kurodaruma), Unico (Mc Donald), Tamurakoma, …

OTHERS Eureka (Kellwood), Genuine (C&A), Toplevel (Alfred Dunner, Rubi Road) Kido (Polo, Jack Wolfskin, Shift, Fox, Hein Gericke, XC-Ting),

Sản lượng của công ty được xuất khẩu sang thị trường Châu Âu: 40%, Nhật Bản: 10%, Mỹ: 40 các thị trường khác 10% (CANADA, TAIWAN )

Công ty có nhiều đại lý và 01 cửa hàng chuyên bán hàng thời trang và các sản phẩm hàng may mặc tại: Số 20A đường 30 tháng 4 – Biên Hòa – Đồng Nai

Công ty đã đạt được các giải thưởng và danh hiệu cao quý : Năm 1995 công

ty được Nhà nước Việt Nam tặng thưởng huân chương lao động hạng III và huân chương lao động hạng II vào năm 1999 Năm 2005 được tặng thưởng huân chương lao động hạng nhất và danh hiệu anh hùng lao động thời kỳ đổi mới về thành tích xuất sắc trong sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu mang lại hiệu quả kinh tế cao và phát triển bền vững, Tôn vinh doanh nhân 2006, Sao vàng Đồng Nai 2008, Cúp trách nhiệm xã hội 2009, Sao vàng Đất Việt 2010 và nhiều giải thưởng, danh hiệu, cúp, chứng nhận có giá trị khác

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

2.1.2.1 Chức năng

Công ty sản xuất gia công các loại hàng may mặc cao cấp như: áo jacket, quần tây, quần lót cao cấp, váy đầm, áo thun, quần áo thể thao… Các hình thức kinh doanh hiện tại của công ty gồm:

- Nhận gia công trực tiếp với khách hàng các nước: Mỹ, EU, một số nước thuộc khu vực Châu Á … và các đơn vị gia công xuất khẩu trực tiếp trong nước Theo hình thức này, khách hàng cung cấp toàn bộ nguyên phụ liệu và thiết kế mẫu, công ty chỉ gia công theo yêu cầu của khách hàng và nhận tiền công

- Xuất khẩu trực tiếp theo phương thức mua nguyên liệu bán thành phẩm: theo phương thức này, công ty tiến hành sản xuất theo mẫu phát thảo của khách hàng và tiến hành mua nguyên phụ liệu để sản xuất và xuất khẩu Cách làm này có hiệu quả cao hơn vì công ty sẽ chủ động hơn trong kinh doanh Trong đó, một phần sản phẩm xuất khẩu trực tiếp là do khách hàng mua lại sản phẩm hoàn chỉnh của công

ty (gồm thiết kế, nhãn hiệu và nguyên phụ liệu)

- Sản xuất kinh doanh hàng nội địa: Với các sản phẩm chủ lực là trang phục công sở, áo thun, trang phục trẻ em Đối với hình thức này, công ty phải tham gia đầy đủ nhất các công đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh một sản phẩm may mặc gồm: nghiên cứu thị trường, thiết kế, mua nguyên phụ liệu, sản xuất và tiêu thị sản phẩm

Ngoài ra, công ty còn có các chức năng kinh doanh khác như: Kinh doanh trang thiết bị máy móc và phụ liệu ngành may, nông sản (Đối với hạt điều, bông vải phải thực hiện hợp đồng tiêu thụ nông sản hàng hóa theo các hình thức tại Quyết định số: 80/2002/QĐ – TTg ngày 24/06/2002 của Thủ tướng Chính phủ), nhựa gia dụng, thực phẩm chế biến, phương tiện vận chuyển, trang thiết bị văn phòng, dịch

vụ thương mại, bất động sản, cho thuê nhà xưởng, đầu tư hạ tầng các khu công nghiệp và khu dân cư, đầu tư tài chính

2.1.2.2 Nhiệm vụ

Để thực hiện tốt các chức năng công ty đã đề ra một số nhiệm vụ sau:

Tập trung xây dựng và thực hiện các kế hoạch về gia công các mặt hàng may

để phục vụ cho xuất khẩu và tiêu dùng nội bộ

Xuất khẩu trực tiếp hàng may mặc do công ty sản xuất, khai thác thị trường nước ngoài, nhận ủy thác cho các đơn vị trong ngành về các mặt hàng xuất khẩu của công ty

Công ty không ngừng đào tạo bồi dưỡng nâng cao tay nghề, nghiệp vụ văn hóa, khoa học kỹ thuật, tư tưởng, chính trị, nâng cao ý thức trách nhiệm, ý thức tự giác của cán bộ công nhân viên trong bộ phận quản lý Tổ chức thực hiện chính sách các nghiệp vụ kinh tế và công tác tính giá thành, bên cạnh đó là phải ứng dụng các trình độ kỹ thuật công nghệ mới vào trong sản xuất kinh doanh của công ty được hoàn thiện và phát triển tốt hơn

Quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên, giải quyết công ăn việc làm cho công nhân lao động trong địa bàn của tỉnh tạo nên sự ổn định về mặt xã hội

Thực hiện đầy đủ, nghiêm chỉnh các quy định và nghĩa vụ đối với Nhà nước

và xã hội

Hòa nhập với tốc độ phát triển của nền kinh tế thị trường, kể từ đó công ty ra sức cạnh tranh với các doanh nghiệp trong và ngoài nước một cách quyết liệt Nhằm góp phần khẳng định năng lực sản xuất kinh doanh của công ty mình và từng bước đưa nền kinh tế nước nhà hòa nhập vào nền kinh tế các nước trên thế giới

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

DOVITEC được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng Tổng giám đốc phụ trách chung, chịu nhiệm vụ về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật, trực tiếp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thông qua 5 phó tổng giám đốc và các trưởng phòng nghiệp vụ, giám đốc xí nghiệp Các phòng có vai trò tham mưu cho cấp trên để xây dựng kế hoạch và ra quyết định Các quyết định được truyền đạt xuống dưới thông qua lãnh đạo trực tiếp từng bộ phận, (hình 2.1)

Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty cổ phần Đồng Tiến [3]

Công ty đã lập ra hệ thống tổ chức sản xuất bao gồm 04 xí nghiệp may, 01 xưởng thêu và 01 xưởng cắt sản xuất theo quy trình đồng bộ từ khâu cắt đến khâu may thực hiện sản xuất áo Jacket, đồ thể thao, áo sơ mi, quần tây, quần lót cao cấp

và các mặt hàng thời trang khác

Với các quá trình chính tạo sản phẩm và quá trình hỗ trợ, công ty đã thiết lập mối tương tác giữa chúng như sau:

Hình 2.3 Mô hình tương tác giữa các quá trình chính tạo SP và hỗ trợ [3] 2.1.4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm qua

Năm 2009, sản lượng, lợi nhuận trước thuế, lợi nhuận sau thuế và doanh thu

có giảm do khủng hoảng nền kinh tế toàn cầu, đã tác động xấu vào thị trường tài chính, gây ra nhiều xáo trộn như: Lãi suất tiền vay ngân hàng không giảm làm xáo trộn và gây mất cân đối về cơ cấu nguồn vốn kinh doanh, giá cả nhiều mặt hàng nguyên phụ liệu và nhiên liệu phục vụ sản xuất đồng loạt tăng cao Trong đó, có những mặt hàng tăng đột biến như than đá, xăng dầu, điện nước, cước phí vận chuyển, phí kho bãi, Nhưng bước sang năm 2010 sản lượng và doanh thu đã tăng đáng kể, uy tín của công ty đối với người tiêu dùng và khách hàng ngày càng được khẳng định

Mức thu nhập của người lao động tăng đều qua các năm, điều này chứng tỏ công ty cũng đã nỗ lực cố gắng vượt qua khó khăn, tăng lương cho công nhân nhằm

hỗ trợ một phần thu nhập cho người lao động đang cùng công ty vượt qua giai đoạn khó khăn

Đàm phán ký

hợp đồng

Nhập nguyên phụ liệu

Kiểm tra nguyên phụ liệu

Lập kế hoạch sản xuất

chỉnh sản phẩm KCS kiểm tra

Đóng gói

Xuất hàng

Kiểm Final

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của DOVITEC [1]

2011

TH 2011/TH

2010

1 Tổng doanh thu Tỷ đồng 339 375 388 103% 114%

2 Giá trị gia công thuần túy Triệu USD 9,295 10,224 11,840 116% 127%

3 Lợi nhuận trước thuế Tỷ đồng 33,474 25 40.658 163% 121%

4 Năng suất lao động USD 331 344 410,86 119% 124%

5 Lao động bình quân Người 2.472 2.500 2.671 107% 108%

6 Thu nhập bình quân Triệu đồng 3,917 3,980 4.934 124% 126%

Những năm gần đây, mặc dù gặp nhiều khó khăn do khủng hoảng kinh tế nhưng DOVITEC vẫn đạt mức tăng trưởng ấn tượng Năm 2011, DOVITEC đạt doanh thu 388 tỷ đồng; năm 2012, tăng lên 426 tỷ đồng; năm 2013, ước tính đạt 469

tỷ đồng

2.2 Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ Phần Đồng Tiến

2.2.1 Giới thiệu chung về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

9001:2008 tại công ty Cổ Phần Đồng Tiến

Nhận thấy tầm quan trọng của việc áp dụng ISO 9001:2000 vào hoạt động quản lý chất lượng, từ tháng 06/2003 công ty Cổ phần Đồng Tiến đã triển khai xây dựng, tổ chức thực hiện các quy trình, các văn bản quản lý, vận hành theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng Qua nhiều lần đánh giá, đến ngày 22/7/2004 thì hệ thống quản lý chất lượng của công ty được cấp giấy chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 bởi tổ chức SGS

Công ty duy trì việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 đã xây dựng cho đến năm 2009 với những thay đổi về cơ cấu tổ chức cùng với yêu cầu nâng cấp hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 thành ISO 9001:2008, công ty

đã tiến hành sửa đổi hệ thống quản lý chất lượng của mình cho phù hợp Và đến

ngày 22/07/2010, tổ chức SGS đã cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho hệ thống quản lý chất lượng của công ty trong lĩnh vực sản xuất Jackets và Trousers

2.2.2 Phân tích thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu

chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty cổ phần Đồng Tiến từ năm 2010 đến cuối năm 2012 và 6 tháng đầu năm 2013

Thực trạng áp dụng HTQLCL tại Công ty Cổ Phần Đồng Tiến được phân tích và đánh giá dựa vào kết quả khảo sát từ 200 CB-CNV thông qua bảng câu hỏi

khảo sát về tình hình áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (xem phụ lục 3 đính kèm), kết quả khảo sát thông qua phương pháp thống kê mô tả (xem phụ lục 4 đính kèm), kết quả đánh giá nội bộ, giám sát năm 2011, 2012 và nhìn nhận

thực tế từ phía tác giả Bảng câu hỏi khảo sát này được hình thành dựa trên những nguyên tắc và điều khoản chính yếu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

2.2.2.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu

1 Khái quát

Hệ thống tài liệu QLCL của công ty được thành lập thành văn bản gồm 4 nấc:

- Nấc 1: Sổ tay chất lượng

- Nấc 2: Các qui trình/thủ tục

- Nấc 3: Các hướng dẫn công việc

- Nấc 4: Các dạng biểu mẫu, biên bản, hồ sơ, báo cáo…

2 Các văn bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng

Chính sách chất lượng:

Tổng giám đốc công ty công bố và cam kết thực hiện chính sách chất lượng như sau:

- Đáp ứng mọi yêu cầu đã “thỏa thuận” với khách hàng

- Luôn luôn coi chất lượng sản phẩm và tiến độ giao hàng là yếu tố quyết định

để khách hàng đến với công ty

Mục tiêu chất lượng:

Ban lãnh đạo công ty xây dựng mục tiêu chất lượng trong năm 2013 như sau:

- Giảm khiếu nại của khách hàng và giảm tỉ lệ sản phẩm không đạt chất lượng dưới 7% ở tất cả các đơn vị

- Đầu tư thiết bị hiện đại, loại bỏ các thiết bị cũ, lạc hậu để nâng cao chất lượng sản phẩm, đầu tư như sau:

+ Mở rộng thêm chuyền may thời trang

- Phân công trách nhiệm và quyền hạn

- Khái quát về các thành phần của hệ thống, tóm tắt các qui trình chính

HD 08-02 Chuẩn bị và triển khai

sản xuất tại xí nghiệp may

HD 08-03 Chuẩn bị và triển khai

sản xuất tại phân xưởng cắt

11 QT 8.2 Đánh giá nội bộ

4 Kiểm soát tài liệu

- Lưu đồ:

Hình 2.4 Lưu đồ kiểm soát tài liệu [3]

- Diễn giải chi tiết:

Bước 1: Nhận và tổng hợp các loại tài liệu

Điều phối viên sẽ tiếp nhận tất cả các tài liệu liên quan đến hệ thống chất lượng đã được giao cho cho các đơn vị soạn thảo gồm: sổ tay chất lượng, các qui trình, các hướng dẫn và biễu mẫu liên quan của hệ thống chất lượng

Bước 2: Kiểm tra xem xét

Điều phối viên khi nhận các tài liệu, dữ liệu cùng với cán bộ chuyên trách kiểm tra nội dung của tài liệu, khi soạn thảo phải thể hiện ngày ban hành, lần ban hành/sửa đổi tài liệu

Bước 3: Phê duyệt và ban hành tài liệu

Tất cả các tài liệu sau khi được đại diện lãnh đạo về chất lượng kiểm tra sẽ

trình Tổng giám đốc công ty phê duyệt chỉ được ban hành những tài liệu có chữ ký người phê duyệt

- Tài liệu được kiểm soát: Tất cả các tài liệu được kiểm soát như sổ tay chất

lượng và qui trình đều được đóng dấu đỏ “KIỂM SOÁT” trên đầu các trang của tài liệu

- Tài liệu không kiểm soát: Được đóng dấu đỏ “KHÔNG KIỂM SOÁT” trên

đầu các trang của tài liệu dùng để tham khảo, không được sửa đổi, cập nhật

- Tài liệu lỗi thời: Được đóng dấu đỏ “LỖI THỜI” đóng dấu trên đầu các trang

của tài liệu đã hết thời hạn hiệu lực

Bước 4: Cập nhật, phân phối và sử dụng tài liệu

- Cập nhật, phân phối:

+ Khi ban hành tài liệu phải được cập nhật vào danh mục tài liệu gốc

+ Trưởng phòng Kỹ thuật-KCS có trách nhiệm bảo quản tài liệu gốc, Photo đủ

số bản cần thiết, đóng dấu “KIỂM SOÁT” vào các trang và thực hiện phân phối tài liệu copy cho các đơn vị

+ Tài liệu được phân phối theo danh sách phân phối tài liệu

- Sử dụng tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng:

+ Khi các phòng ban, xí nghiệp nhận được tài liệu từ công ty, tất cả tài liệu phải được cập nhật vào danh mục tài liệu gốc của đơn vị mình, bảng danh mục tài liệu gốc phải luôn sẳn có tại đơn vị

+ Nếu tiếp tục phân phối cho các bộ phận hoặc cá nhân của đơn vị mình phải thực hiện như sau:

Photo đủ số bản cần thiết và đóng dấu đỏ tên đơn vị vào các trang của tài liệu

Việc phân phối tài liệu phải được ghi vào danh sách phân phối tài liệu

Bước 5: Sửa đổi tài liệu

- Yêu cầu sửa đổi:

+ Các đơn vị khi nhận thấy các tài liệu không còn phù hợp với thực tế cần biên soạn hoặc sửa đổi tài liệu để đáp ứng yêu cầu thực tế của công việc, thì ghi rõ đầy

đủ nội dung vào “Phiếu yêu cầu biên soạn/sửa đổi tài liệu” và gửi đơn vị soạn thảo

+ Người được cử biên soạn/sửa đổi tài liệu tiến hành biên soạn/sửa đổi tài liệu theo phiếu yêu cầu

- Phê duyệt, sửa đổi tài liệu:

+ Các tài liệu của hệ thống chất lượng chỉ được sửa đổi bởi ban chỉ đạo ISO

+ Tổng giám đốc công ty là người phê duyệt phiếu yêu cầu biên soạn, sửa đổi tài liệu

+ Qui trình công nghệ, tài liệu kỹ thuật của các loại sản phẩm chỉ được sửa đổi bởi phòng Kỹ thuật–KCS

+ Tài liệu sau khi sửa đổi sẽ trình Tổng giám đốc công ty phê duyệt

- Cách sửa đổi và loại bỏ tài liệu lỗi thời:

+ Trưởng phòng Kỹ thuật-KCS chịu trách nhiệm kiểm soát sự thay đổi bổ sung, ban hành tất cả các loại tài liệu trong hệ thống chất lượng của toàn công ty

+ Trưởng phòng Kỹ thuật-KCS sau khi nhận được phiếu yêu cầu biên soạn/sửa đổi tài liệu với đầy đủ các nội dung đã được phê duyệt, có trách nhiệm cập nhật phần tiêu đề, photo copy đủ số lượng cần phân phối, đóng dấu kiểm soát và phân phối tài liệu mới tới đơn vị liên quan theo danh mục phân phối tài liệu thay thế bản tài liệu gốc và đóng dấu “LỖI THỜI” vào trên đầu các trang tài liệu lỗi thời, lưu file riêng đồng thời cập nhật danh mục tài liệu gốc (số ban hành/sửa đổi) và cập nhật danh mục sửa đổi tài liệu

+ Trưởng/phó các đơn vị khi nhận bản tài liệu mới, hủy bỏ các tài liệu lỗi thời ngay tại nơi sử dụng và cập nhật danh mục tài liệu gốc của đơn vị mình

+ Cách sửa đổi và loại bỏ tài liệu lỗi thời:

Ghi số lần sửa đổi vào tài liệu để chỉ sự sửa đổi tài liệu

Ban hành tài liệu mới

Khi tài liệu hết hiệu lực và xác nhận tài liệu lỗi thời thì nơi lưu bản gốc phải đóng dấu “LỖI THỜI” vào trên đầu các trang bản gốc và để vào file riêng

+ Các bản tài liệu photo khi xác định đã lỗi thời phải được hủy bỏ ngay tại nơi

sử dụng

Bước 6: Quản lý và lưu trữ tài liệu

- Phải xem xét định kỳ để kiểm soát thời hạn lưu trữ các tài liệu theo QT 04

- Khi cần photo các loại tài liệu có liên quan đến hệ thống chất lượng phải có

sự chấp thuận của đại diện ban lãnh đạo, khi cần cung cấp tài liệu ra ngoài phải đóng dấu “KHÔNG KIỂM SOÁT” và được sự chấp thuận của Tổng giám đốc công

ty mới được cung cấp ra ngoài