Nâng cao Công tác soạn thảo văn bản tại UBND tỉnh Hưng Yên

2.1. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VA BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA VP UBND TỈNH HƯNG YÊN 2.1.1. Các quy định của UBND tỉnh Hưng yên về soạn thảo và ban hành văn bản Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 Thông tư số 012011TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bỏ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn vè thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính. Thông tư liên tịch số 552005TTLTBNVVPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ nội vụ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng chính phủ hướng dẫn về thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản hành chính. 2.1.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản của UBND tỉnh Hưng Yên Thẩm quyền kí ban hành văn bản tại UBND tỉnh Hưng Yên được quy định cụ thể, theo đúng Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm 2004. Chủ tịch UBND tỉnh kí : Quyết định, Chỉ thị, Công văn, Kế hoạch, chương trình công tác. Phó Chủ tịch UBND tỉnh kí: Thông báo, báo cáo, và kí thay Chủ tịch các văn bản của Chủ tịch khi Chủ tịch đi công tác Chánh văn phòng kí: quyêt định, công văn, giấy mời, thông báo, Chánh Văn phòng kí thừa lệnh của Chủ tịch, phó Chủ tịch. Phó chánh Văn phòng ký một số loại văn bản thông thường do bộ phận mình trực tếp quản lí, soạn thảo. 2.1.3. Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản của UBND tỉnh Hưng Yên. Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng đối với các cơ quan hành chinh nhà nước nói chung, UBND tỉnh Hưng yên nói riêng, vì vậy để văn bản soạn thảo đảm bảo chất lượng, mục đích yêu cầu cần phải tiến hành soạn thảo theo một quy trình nhất định, khoa học. UBND tỉnh Hưng Yên đã thực hiện tốt công tác này. Quy trình soạn thảo văn bản của UBND tỉnh Hưng Yên: a. Xác định mục đích giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản Khi dự định ban hành văn bản, trước hết Văn phòng UBND sẽ xác định rõ ràng văn bản đó được ban hành nhằm giải quyết vấn đề, qua đs xác định giới hạn của văn bản, các đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản. Xác định giới hạn của văn bản nghĩa là làm rõ nội dung văn bản dự định ban hành sẽ đề cập đến những vấn đề, mức độ, trọng tâm như thế nào để tránh dài dòng, lan man, dàn trải trong quá trình soạn thảo văn bản. Việc xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản giúp cho văn bản được giải quyết đúng đối tượng, thẩm quyền. b. Chọn tên loại văn bản Để chọn tên loại văn bản VP UBND tỉnh dựa vào các công văn hành chính hay hướng dẫn, quy định để chọn tên loại văn bản một cách đúng đắn đúng đắn, đúng hiệu lực thi hành và kết quả thực hiện. Nếu chọn sai tên loại văn bản sẽ dẫn đến mất hiệu lực thi hành, ví dụ nội dung cần đực văn bản hóa bằng một chỉ thị nhưng lại ban hành dưới hình thức công văn hành chính thì sẽ làm giảm tầm quan trọng của văn bản. Vì vậy việc chọn tên loại văn bản chính xác là rất cần thiết. c. Thu thập, xử lí thông tin. Đây là một khâu quan trọng trong quá trình soạn thảo văn bản, góp phần làm cho văn bản soạn thảo đạt chất lượng tốt. Ví dụ trước khi soạn thảo một công văn hành chính các chuên viên sẽ thu thập những thông tin để làm căn cứ và trao đổi. Hoặc khi soạn thảo một báo cáo, các chuyên viên sẽ phải tập hợp đầy đủ các thông tin về sự chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ công tác, về phương hướng, nhiệm vụ, tình hình và kết quả đạt được. Bên cạnh đó, khi soạn thảo văn bản chuyên viên sẽ phải thu thập các thông tin pháp quy quy định về thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản, tổ chức quản lí văn bản… như : Thông tư 012011TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫ về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính, hay Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật… d. Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo Việc soạn thảo văn bản của VP UBND tỉnh bắt đầu bằng việc xây dựng đề cương văn bản, có nghĩa là trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện ở nội dung văn bản. Đề cương văn bản có thể được thể hiện bằng những gạch đầu dòng chi tiết, cụ thể. Sau khi hoàn thành việc xây dựng đề cương văn bản các chuyên viên sẽ viết bản thảo, tức là làm cho những ý tưởng trong đề cương lần lượt được thể hiện trong các câu văn, đoạn văn liên kết chặt ché, logic với nhau. Sau khi thảo xong các chuyên viên sẽ kiểm tra, xem xét lại bản thảo để phát hiện những sai sót và sửa chữa. e. Duyệt bản thảo Bản thảo sau khi thảo xong sẽ được trình lên lãnh đạo phê duyệt. Người duyệt có trách nhiệm xem xét kĩ nội dung bản thảo và có thể sửa chữa nếu xét thấy cần thiết hoặc góp ý với người soạn thảo để người soạn thảo sửa chữa. Nếu không có sai sót thì lãnh đạo ký vào bản thảo đã duyệt đồng thời ấn định số lượng văn bản cần được đánh máy, in ấn . f. Nhân bản văn bản Văn bản sau khi được lãnh đạo phê duyệt sẽ được đem nhân bản để chuẩn bị ban hành. Việc nhân bản tùy theo số lượng văn bản cần được nhân bản theo chỉ đạo của lãnh đạo, có thể thực hiện bằng cách: đánh máy, in, photocopy… g. Hoàn thiện để ban hành văn bản . Sau khi nhân bản văn bản, chuyên viên soạn thảo có trách nhiệm đọc lại, phát hiện những sai sót trong việc nhân bản để sửa chữa kịp thời. Nếu không có sai sót thì văn bản sẽ được chuyển đến bộ phận văn thư. Các chuyên viên văn thư sẽ làm các thủ tục để hoàn thiện văn bản về mặt thể thức như trình ký văn bản, đóng dấu cơ quan, ghi số, kí hiệu, ngày tháng văn bản… Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND tỉnh Hưng Yên được thể hiện cụ thể qua sơ đồ sau:

LỜI CAM ĐOAN

Tôi tên là tôi thực hiện công trình nghiên cứu khoa học với tên đê tài: “Nâng cao công tác soạn thảo, ban hành văn bản và công tác quản lí văn bản đếncủa Văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên”

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian củatôi trong thời gian qua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trungthực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này

Hà nội, ngày 29 tháng 5 năm 2015

Sinh viên thực hiện

LỜI CẢM ƠN

Để thực hiện và hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sat và thu thập,tổng hợp thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ các cô, chú, anh, chịtrong Văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên

Đồng thời cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy cô, đặcbiệt là đối với Giảng viên Tiến sĩ Bùi Thị Ánh Vân, bởi cô đã tận tình hướng dẫn

và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài này

Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng do còn hạn chế về kiến thức và nhữngnguyên nhân khác nên đề tài của tôi vẫn còn rất nhiều thiếu sót và hạn chế Vì vậy,tôi mong nhận được lời nhận xét, góp ý, chỉ bảo của các thầy cô trong Hội đồng, vàcác thầy cô trong trường

Những ý kiến đóng góp của thầy cô sẽ giúp tôi nhận ra được những thiếu sótcòn tồn tại trong bài tiểu luận để từ đó tôi sẽ có thêm tư liệu, kinh nghiệm để hoànthành tốt những đề tài tiếp theo trên con đường hoc vấn cũng như con đườngnghiên cứu sau này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lí do chọn đề tài 1

2 Đối tượng và phạm vi nghien cứu của đề tài 1

3 Mục đích nghiên cứu 2

4 Mục tiêu nghiên cứu 2

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Đóng góp của đề tài 3

8 Cấu trúc đề tài 3

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ UBND TỈNH HƯNG YÊN VÀ TỔNG QUAN VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN 4

1.1 TỔNG QUAN VỀ UBND TỈNH HƯNG YÊN VÀ VÀ VĂN PHÒNG UBND TỈNH HƯNG YÊN 4

1.1.1 Giới thiệu chung về tỉnh Hưng Yên 4

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên 7

1.2 TỔNG QUAN VỀ SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN 9

1.2.1 Tổng quan về soạn thảo, ban hành văn bản 9

1.2.2 Tổng quan về quản lí văn bản đến 10

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN CỦA VĂN PHÒNG UBND TỈNH HƯNG YÊN 12

2.1 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VA BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA VP UBND TỈNH HƯNG YÊN 12

2.1.1 Các quy định của UBND tỉnh Hưng yên về soạn thảo và ban hành văn bản 12 2.1.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản của UBND tỉnh Hưng Yên 12

2.1.3 Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản của UBND tỉnh Hưng Yên 13

2.1.4 Hình thức văn bản 16 2.1.5 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản : 18

2.2 THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN CỦA VĂN PHÒNG

UBND TỈNH HƯNG YÊN 24

2.2.1 Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến 26

2.2.2 Trình, chuyển giao văn bản đến 28

2.2.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản 28

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH HƯNG YÊN 30

3.1 Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo, ban hành văn bản và công tác quản lí văn bản đến tại Văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên 30

3.1.1 Ưu điểm 30

3.1.2 Nhược điểm 31

3.2 Giải pháp nâng cao công tác soạn thảo, ban hành văn bản và công tác quản lí văn bản đến tại VP UBND tỉnh Hưng Yên 32

KẾT LUẬN 35

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36

PHỤ LỤC 37

MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Trong hoạt động hành chính của các cơ quan nhà nước nói chung, UBNDnói riêng không thể thiếu các văn bản Bởi văn bản là cơ sở pháp lí để tiến hànhgiải quyết công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của UBND Do đó việcnâng cao công tác soạn thảo, ban hành văn bản và quản lí văn bản đến là vôcùng cần thiết Nhắc đến sọan thảo, ban hành văn bản và quản lí văn bản ởUBND là nhắc đến Văn phòng Có thể nói Văn phòng có vai trò đặc biệt quantrọng, là bộ mặt của UBND Nếu văn phòng thực hiện tốt nhiệm vụ soạn thảo,ban hành, quản lí van bản đến sẽ góp phần bảo đảm hoạt động của UBND đượcthông suốt

Trong nhũng năm gần đây, cùng với sự phát triển của công nghệ thôngtin, công tác soạn thảo, ban hành văn bản và quản lí văn bản ngày càng đượcnâng cao nhưng vẫn còn nhiều văn bản hành chính bộc lộ những sai sót, nhầmlẫn như nội dung văn bản lệch lạc, thiếu tính khả thi, thể thức văn bản cònnhiều hạn chế, ngôn ngữ, văn phong trong văn bản thiếu chính xác, mạch lạc,công tác quản lí văn bản còn gặp những khó khăn, việc ứng dụng công nghệthông tin trong quản lí văn bản còn hạn chế, khó khăn trong tìm kiếm, rà soát,kiểm tra… Điều đó gây ảnh hưởng không hề nhỏ tới các cơ quan hành chính

Là 1 sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, tôi có điều kiện đểnghiên cứu và học tập, tạo điều kiện cho bản thân hiểu biết sâu hơn về chuyênngành Đồng thời được sự đồng ý của UBND tỉnh Hưng Yên cũng như Vănphòng UBND tỉnh Hưng Yên, tôi đã có điều kiện để tiếp xúc, tìm hiểu thực tếcông tác văn phòng của VP UBND tỉnh Hưng Yên, do đó tôi quyết định chọn đềtài : “ Nâng cao công tác soạn thảo, ban hành văn bản và quản lí văn bản đến tạiVăn phòng UBND tỉnh Hưng Yên” làm đề tài nghiên cứu khoa học

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đôi tượng nghiện cứu: Nâng cao công tác soạn thảo, ban hành văn bản vàcông tác quản lí văn bản đến của Văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên

Phạm vi nghiên cứu: Tại VP UBND tỉnh Hưng Yên từ năm 2009- 2014

3 Mục đích nghiên cứu

Trình bày, đánh giá thực trạng công tác soạn thảo, ban hành văn bản vàcông tác quản lí văn bản đến của Văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên , qua đó đưa

ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả

4 Mục tiêu nghiên cứu

- Khảo sát thực trạng công tác soạn thảo, ban hành văn bản và quản lí vănbản đến của VP UBND tỉnh Hưng Yên

- Luận văn “ Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng ủy

ban nhân dân thành phố Pleiku” , Nguyễn Mĩnh Phú, 2013, Pleiku

Những đề tài này cho chúng ta biết thêm về tình hình thực tế của công tácsoạn thảo, ban hành và quản lí văn bản đến của một số địa phương nhưng chưatriệt để trong đưa ví dụ vào lí luận thực tiễn

Đề tài của tôi đã cố gắng nghiên cứu chung và sâu vào công tác soạn thảo,ban hành và quản lí văn bản và tích cực nghiên cứu những giải pháp để nângcao hiệu quả của công tác này tại VP UBND tỉnh Hưng Yên

6.Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu và hoàn thành được đề tài này, chúng tôi đã sử dụng một

số phương pháp nghiên cứu sau :

- Phương pháp khảo sát qua một số cán bộ nhân viên của văn phòng tại UBND tỉnh Hưng Yên

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tìm kiếm, tiếp thu và chắt lọc những tài liệu có sẵn trên thư viện và trang web uy tín.

- Phương pháp phân tich và tổng hợp: đây là phương pháp được tôi áp dụng phổ biến nhất trong toàn quá trình nghiên cứu và hoàn thành bài tiểu luận

7 Đóng góp của đề tài

Đề tài của tôi nghiên cứu được đã giúp cho người đọc hiểu thêm vềUBND tỉnh từ quá trình hình thành, phát triển đến cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ,quyền hạn của UBND tỉnh Không chỉ vậy, tôi còn làm rõ vấn đề ưu-nhượcđiểm của công tác soạn thảo, ban hành văn bản và quản lí văn bản đến của VPUBND tỉnh Hưng yên

Đề tài hoàn thành sẽ là tài liệu tham khảo cho sinh viên cùng ngành vàsinh viên có cùng đề tài nghiên cứu

8 Cấu trúc đề tài

Đề tài của tôi gồm 3 chương :

Chương 1 Tổng quan về UBND tỉnh Hưng Yên và tổng quan về soạn

thảo văn bản và quản lí văn bản đến

Chương 2: Thực tế công tác soạn thảo, ban hành văn bản và quản lí văn

bản đến của VP UBND tỉnh Hưng Yên

Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác soạn thảo, ban hành văn bản và

quản lí văn bản đến của VP UBND tỉnh Hưng Yên

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ UBND TỈNH HƯNG YÊN VÀ TỔNG QUAN

VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN

1.1 TỔNG QUAN VỀ UBND TỈNH HƯNG YÊN VÀ VÀ VĂN PHÒNG UBND TỈNH HƯNG YÊN

1.1.1 Giới thiệu chung về tỉnh Hưng Yên

1.1.1.1 Đặc điểm tình hình chung.

* Vị trí địa lý: Hưng Yên là tỉnh thuộc vùng đồng bằng Bắc Bộ, thuộc

tam giác kinh tế trọng điểm Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh Hưng Yên nằmtrong toạ độ 20036' và 210 vĩ độ Bắc, 105053' và 106015' kinh độ Đông

- Phía bắc giáp tỉnh Bắc Ninh;

- Phía đông giáp tỉnh Hải Dương;

- Phía tây và tây bắc giáp thủ đô Hà Nội ;

- Phía nam giáp tỉnh Thái Bình

- Phía tây nam giáp tỉnh Hà Nam

* Địa hình, khí hậu : tương đối bằng phẳng, không có núi, đồi Hưng

Yên thuộc vùng nhiệt đới gió mùa, có mùa đông lạnh

* Về địa giới hành chính : Hiện nay Tỉnh Hưng Yên được phân chia

thành 10 đơn vị hành chính bao gồm thành phố Hưng Yên và 9 huyện: Ân Thi,Khoái Châu, Kim Động, Mĩ Hào , Phủ Cừ, Tiên Lữ, Văn Giang, Văn Lâm, Yên

Mĩ

Hưng Yên có 161 xã, phường và thị trấn: 145 xã: 7 phường: 9 thị trấn vớidiện tích: đất tự nhiên 923,09 km², với dân số toàn tỉnh là 1.128.702 người , mật

độ dân số 1.223 người/km²

Hưng Yên là tỉnh có nguồn lao động dồi dào, có điều kiện địa lý thuận lợi

có quốc lộ số 5 chạy qua, nối Hà Nội - Hải Phòng, nằm trong khu vực trọngđiểm tam giác kinh tế Bắc bộ nên Hưng Yên có nhiều ưu thế để phát triển kinh

tế nông nghiệp- công nghiệp - dịch vụ

1.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND tỉnh Hưng Yên

1.1.1.2.1 Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn

a Chức năng

Căn cứ vào Luât về Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm

2003 của Quốc hội, UBND tỉnh Hưng Yên có các chức năng sau:

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân tỉnh Hưng Yên bầu ra, là cơquan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân tỉnh và cơ quan nhà nướccấp trên

Uỷ ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, cácvăn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dântỉnh nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm báo cáo về toàn bộ hoạt động củamình với HĐND tỉnh, thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở tất cả các lĩnhvực trên địa bàn thành phố, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhấttrong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; lập dự toán thu, chingân sách địa phương; lập phương án phân bổ dự toán ngân sách của cấp mìnhtrình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định;

- Chỉ đạo, kiểm tra cơ quan thuế và cơ quan được Nhà nước giao nhiệm

vụ thu ngân sách tại địa phương theo quy định của pháp luật;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh

tế trên địa bàn tỉnh;

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ côngnghiệp của tỉnh; tổ chức quản lý nhà nước đối với các doanh nghiệp côngnghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn tỉnh theo thẩm quyền;

- Chỉ đạo, kiểm tra việc xây dựng và thực hiện quy hoạch, kế hoạch pháttriển mạng lưới giao thông của tỉnh phù hợp với tổng sơ đồ phát triển và quyhoạch chương trình giao thông vận tải của trung ương;

- Lập quy hoạch, kế hoạch phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, dulịch;

- Quản lý nhà nước đối với các loại hình trường, lớp được giao trên địabàn tỉnh;

- Quản lý nhà nước đối với các hoạt động văn hoá, thông tin, quảng cáo,báo chí, xuất bản, thể dục thể thao trên địa bàn tỉnh

- Quản lý hoạt động của các đơn vị y tế thuộc tỉnh và cấp giấy phép hànhnghề y, dược tư nhân;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ, kế hoạch cụ thể pháttriển khoa học, công nghệ và bảo vệ môi trường;

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượngCông an nhân dân;

- Tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện pháp luật và chính sách dântộc

- Tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra việc thi hành Hiến pháp, luật, các văn bảnquy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồngnhân dân tỉnh; tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật ởtỉnh;

1.1.1.2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

( PHỤ LỤC I)

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên.

1.1.2.1 Chức năng của văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Hưng Yên là cơ quan chuyên môn,ngang sở, là bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhândân tỉnh Hưng Yên

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có chức năng tham mưu tổng hợp,giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức các hoạt động chung của Ủy ban nhân dântỉnh, tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, điều hành các hoạtđộng chung của bộ máy hành chính ở địa phương; bảo đảm cung cấp thông tinphục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủyban nhân dân tỉnh và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảođảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh,Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên

* Tham mưu tổng hợp, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh

- Xây dựng, quản lý chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh theoquy định của pháp luật

- Theo dõi, đôn đốc các sở, cơ quan ngang sở, cơ quan thuộc Ủy ban nhândân tỉnh ,Ủy ban nhân dân huyện, thành phố trực thuộc ,các cơ quan, tổ chứcliên quan thực hiện chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh và Quy chếlàm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh

- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đốivới các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật

- Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và cácbáo cáo theo sự phân công của Ủy ban nhân dân tỉnh

- Trình Chủ tịch UBND tỉnh quy hoạch, kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàngnăm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lí của Văn phòng UBND tỉnh,

- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủtịch UBND tỉnh

- Chủ trì làm việc với lãnh đạo cơ quan, các tổ chức, cá nhân liên quan đểgiải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

mà các sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện còn có ý kiến khác nhau theo ủyquyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

- Chủ trì soạn thảo, biên tập hoặc chỉnh sửa lần cuối các dự thảo báo cáo,các bài phát biểu quan trọng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

- Theo dõi, kiểm tra , đôn đốc các Sở, UBND cấp huyện thực hiện và bảođảm chấp hành kỷ cương, kỷ luật hành chính

* Bảo đảm thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của

Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất với Chủ tịch Ủy ban nhândân tỉnh

- Cung cấp thông tin cho công chúng về các hoạt động chủ yếu, nhữngquyết định quan trọng của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;

- Thực hiện nhiệm vụ phát ngôn của Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy địnhcủa pháp luật

- Quản lý và duy trì hoạt động mạng tin học của Ủy ban nhân dân tỉnh

- Quản lý tổ chức và hoạt động của Cổng thông tin điện tử (Trang Thôngtin điện tử) của Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

* Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy bannhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

* Xây dựng, ban hành và quản lí các văn bản thuộc thẩm quyền của Vănphòng Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật

* Tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng đốivới Văn phòng các sở, ngành, Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện, thành phố

1.1.2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên.

( PHỤ LỤC II)

1.2 TỔNG QUAN VỀ SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN

1.2.1 Tổng quan vè soạn thảo, ban hành văn bản

1.2.1.1 Khái niệm về kĩ thuật soạn thảo văn bản

Kĩ thuật soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ việc vận dụng liluận, phương pháp và kĩ năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có liên quan

để xây dựng một văn bản từ khâu khởi đàu đến lúc văn bản hoàn thiện

1.2.1.2 Yêu cầu về soạn thảo, ban hành văn bản

Văn bản soạn thảo cần tuân theo các yêu cầu sau :

- Văn bản ban hành phải có tính mục đích

- Văn bản phải đảm bảo chính xác

- Văn bản cần được trình bày ngắn gọn , dễ dàng, dễ hiểu

- Văn bản ban hành phải đảm bảo tính hợp hiến và hợp pháp

1.2.1.3 Quy định về soạn thảo , ban hànhvăn bản :

Hiện nay Nhà nước ta đã ban hành một số văn bản quy định về công tácsoạn thảo và ban hành văn bản sau :

- Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bỏtrưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn vè thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hànhchính

- Thông tư liên tịch số 55/2005/ TTLT- BNV- VPCP ngày 06 tháng 5năm 2005 của Bộ trưởng Bộ nội vụ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng chínhphủ hướng dẫn về thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản hành chính

- Nghị định số 40/2010/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2010 của Chính phủ

về kiểm tra và xử lí văn bản quy phạm pháp luật

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư

- Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chínhphủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 25/2011/ TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộtrưởng Bộ Tư pháp về thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luậtcủa Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ

và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch

- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008

Việc ban hành các văn bản quy phạm của Nhà nước đã giúp cho việc soạnthảo văn bản có nhiều tiến bộ, việc soạn thảo văn bản đã thống nhất, đảm bảo vềnội dung và thể thức

Về thể thức văn bản thì một văn bản ban hành phải đảm bảo 9 thànhphần thể thức sau : Quốc hiệu; Tên cơ quan ban hành văn bản; Số và kí hiệu vănbản; Địa danh và thời gian ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung vănbản; Nội dung văn bản; Chữ kí của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan; Nơinhận văn bản

- Các thành phần phụ của văn bản: Dấu chỉ mức độ mật, khẩn

Về quy trình soạn thảo văn bản, một văn bản ban hành phải theo trình tựsau:

- Soạn thảo văn bản;

- Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt;

- Đánh máy, nhân bản văn bản;

- Kiểm tra văn bản trước khi kí ban hành;

- Kí văn bản;

- Sao văn bản

1.2.2 Tổng quan về quản lí văn bản đến

Quản lí văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận,chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành tronghoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức

Quản lí văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu : thống nhất, chính xác,nhanh chóng , kịp thời, an toàn

Quy trình quản lí văn bản đến:

- Phân phối, chuyển giao văn bản

* TIỂU KẾT: UBND là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương thực

hiện chức năng quản lý nhà nước ở tất cả các lĩnh vực trên địa bàn tỉnh Vănphòng là 1 bộ phận không thể thiếu trong UBND tỉnh, nó có vai trò vô cùngquan trọng trong UBND, có thể coi là bộ mặt của UBND Căn cứ vào các nhiệm

vụ, chức năng của Văn phòng có thể khẳng định việc nâng cao công tác soạnthảo, ban hành văn bản và quản lí văn bản đến là vô cùng cần thiết bởi nó giúpVăn phòng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, phục vụ đắc lực cho UBND tỉnh

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN CỦA VĂN PHÒNG

UBND TỈNH HƯNG YÊN.

2.1 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VA BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA VP UBND TỈNH HƯNG YÊN

2.1.1 Các quy định của UBND tỉnh Hưng yên về soạn thảo và ban hành văn bản

- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân năm 2003

- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bỏtrưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn vè thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hànhchính

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm

2005 của Bộ trưởng Bộ nội vụ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng chính phủhướng dẫn về thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản hành chính

2.1.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản của UBND tỉnh Hưng Yên

Thẩm quyền kí ban hành văn bản tại UBND tỉnh Hưng Yên được quyđịnh cụ thể, theo đúng Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND

- Phó chánh Văn phòng ký một số loại văn bản thông thường do bộ phậnmình trực tếp quản lí, soạn thảo.

2.1.3 Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản của UBND

tỉnh Hưng Yên.

Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng đối với các cơ quan hànhchinh nhà nước nói chung, UBND tỉnh Hưng yên nói riêng, vì vậy để văn bảnsoạn thảo đảm bảo chất lượng, mục đích yêu cầu cần phải tiến hành soạn thảotheo một quy trình nhất định, khoa học UBND tỉnh Hưng Yên đã thực hiện tốtcông tác này

Quy trình soạn thảo văn bản của UBND tỉnh Hưng Yên:

a Xác định mục đích giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản

Khi dự định ban hành văn bản, trước hết Văn phòng UBND sẽ xác định

rõ ràng văn bản đó được ban hành nhằm giải quyết vấn đề, qua đs xác định giớihạn của văn bản, các đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản

Xác định giới hạn của văn bản nghĩa là làm rõ nội dung văn bản dự định banhành sẽ đề cập đến những vấn đề, mức độ, trọng tâm như thế nào để tránh dàidòng, lan man, dàn trải trong quá trình soạn thảo văn bản Việc xác định đốitượng giải quyết và thực hiện văn bản giúp cho văn bản được giải quyết đúngđối tượng, thẩm quyền

b Chọn tên loại văn bản

Để chọn tên loại văn bản VP UBND tỉnh dựa vào các công văn hànhchính hay hướng dẫn, quy định để chọn tên loại văn bản một cách đúng đắnđúng đắn, đúng hiệu lực thi hành và kết quả thực hiện Nếu chọn sai tên loạivăn bản sẽ dẫn đến mất hiệu lực thi hành, ví dụ nội dung cần đực văn bản hóabằng một chỉ thị nhưng lại ban hành dưới hình thức công văn hành chính thì sẽlàm giảm tầm quan trọng của văn bản Vì vậy việc chọn tên loại văn bản chínhxác là rất cần thiết

c Thu thập, xử lí thông tin.

Đây là một khâu quan trọng trong quá trình soạn thảo văn bản, gópphần làm cho văn bản soạn thảo đạt chất lượng tốt Ví dụ trước khi soạn thảomột công văn hành chính các chuên viên sẽ thu thập những thông tin để làmcăn cứ và trao đổi Hoặc khi soạn thảo một báo cáo, các chuyên viên sẽ phảitập hợp đầy đủ các thông tin về sự chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ công tác, vềphương hướng, nhiệm vụ, tình hình và kết quả đạt được

Bên cạnh đó, khi soạn thảo văn bản chuyên viên sẽ phải thu thập cácthông tin pháp quy quy định về thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành vănbản, tổ chức quản lí văn bản… như : Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫ về thể thức và kĩ thuậttrình bày văn bản hành chính, hay Luật ban hành văn bản quy phạm phápluật…

d. Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo

Việc soạn thảo văn bản của VP UBND tỉnh bắt đầu bằng việc xâydựng đề cương văn bản, có nghĩa là trình bày những điểm cốt yếu dự định thểhiện ở nội dung văn bản Đề cương văn bản có thể được thể hiện bằng nhữnggạch đầu dòng chi tiết, cụ thể

Sau khi hoàn thành việc xây dựng đề cương văn bản các chuyên viên

sẽ viết bản thảo, tức là làm cho những ý tưởng trong đề cương lần lượt đượcthể hiện trong các câu văn, đoạn văn liên kết chặt ché, logic với nhau Sau khithảo xong các chuyên viên sẽ kiểm tra, xem xét lại bản thảo để phát hiện nhữngsai sót và sửa chữa

e Duyệt bản thảo

Bản thảo sau khi thảo xong sẽ được trình lên lãnh đạo phê duyệt.Người duyệt có trách nhiệm xem xét kĩ nội dung bản thảo và có thể sửa chữanếu xét thấy cần thiết hoặc góp ý với người soạn thảo để người soạn thảo sửachữa Nếu không có sai sót thì lãnh đạo ký vào bản thảo đã duyệt đồng thời ấnđịnh số lượng văn bản cần được đánh máy, in ấn

f Nhân bản văn bản

Văn bản sau khi được lãnh đạo phê duyệt sẽ được đem nhân bản đểchuẩn bị ban hành Việc nhân bản tùy theo số lượng văn bản cần được nhânbản theo chỉ đạo của lãnh đạo, có thể thực hiện bằng cách: đánh máy, in,photocopy…

g Hoàn thiện để ban hành văn bản

Sau khi nhân bản văn bản, chuyên viên soạn thảo có trách nhiệm đọclại, phát hiện những sai sót trong việc nhân bản để sửa chữa kịp thời Nếukhông có sai sót thì văn bản sẽ được chuyển đến bộ phận văn thư Các chuyênviên văn thư sẽ làm các thủ tục để hoàn thiện văn bản về mặt thể thức như trình

ký văn bản, đóng dấu cơ quan, ghi số, kí hiệu, ngày tháng văn bản…

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND tỉnh Hưng Yên đượcthể hiện cụ thể qua sơ đồ sau: