Mời tài trợ Kĩ năng và kinh nghiệm

Mời tài trợ Kĩ năng và kinh nghiệm

Mời tài trợ

Kĩ năng và kinh nghiệm

Tài trợ là gì?

“Sự chi trả cho quyền được gắn tên, sản phẩm hoặc dịch

vụ của công ty với một đơn vị/tổ chức nhận tài trợ để đổi lấy lợi ích về xúc tiến bán hàng cho nhà tài trợ”

(Sandler and Shani, 1989)

Ví dụ về những người/đơn vị nhận tài trợ

• Một tổ chức (ví dụ: tổ chức y tế phi chính phủ)

• Một sự kiện (ví dụ sự kiện thể thao, vũ hội)

• Một loạt các sự kiện (ví dụ: một loạt các buổi hoà nhạc)

• Một cá nhân (ví dụ: một ngôi sao thể thao, nhạc công)

• Một nhóm (ví dụ: một đội bóng)

Hình thức tài trợ

• Hoạt động tài trợ có thể thông qua:

– Quảng cáo

– Mẫu khuyến mãi

– Thông báo rộng rãi cho công chúng

– Những hoạt động quan hệ với công chúng

• Kinh phí hỗ trợ

Bản chất của tài trợ

• Tài trợ thực chất là một hoạt động PR ( Public Relation), một phần quan trọng trong chiến lược marketing của các Doanh nghiệp

• Tài trợ khác quảng cáo:

•Tài trợ quảng bá thương hiệu Doanh nghiệp, củng cố lòng tin của khách hàng vào thương hiệu

•Quảng cáo là quảng bá sản phẩm, khiến cho khách hàng cảm thấy hấp dẫn, nảy sinh nhu cầu mua hàng.

• Quảng bá thương hiệu cho Doanh nghiệp

• Nâng tầm cho Doanh nghiệp

• Tạo dấu ấn cho Doanh nghiệp

• Tạo thiện cảm với công chúng

• Tiếp cận với khách hàng mục tiêu của mình nhanh nhất

• Đạt được một số lợi ích riêng biệt khác

• Marketing chi phí thấp, tốn ít công sức nhưng lại có nhiều quyền lợi

Lợi ích của tài trợ

Yếu tố NTT cân nhắc

• NTT cân nhắc mức tài trợ nên tham gia

• NTT cân nhắc vị trí, cách thức xuất hiện trước công chúng trong sự kiện sao cho hiệu quả, nổi bật

• NTT tự quảng bá hoạt động tài trợ của doanh nghiệp và quảng bá cho sự kiên

Các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định TT của DN

• Bộ hồ sơ mời TT:

• Người tiếp cận và làm việc:

• Độ hấp dẫn thực tế của Sự kiện:

• Kế hoạch hoạt động của DN:

• Người đại diện cho DN tiếp BTC:

• Các Doanh nghiệp Việt Nam chưa có nhiều Doanh nghiệp hiểu rõ lợi ích từ tài trợ

và thường đánh đồng tài trợ với quảng cáo

• Tài trợ chỉ thực sự đạt được hiệu quả khi nó đúng nghĩa là một hoạt động PR, đem hình ảnh đến với công chúng một cách khéo léo và thân thiện với những ý nghĩa tốt đẹp

Thực trạng mời tài trợ ở Việt Nam

Các bước tiến hành mời tài trợ

• Bước 1: Đọc kĩ hồ sơ mời TT, Phân tích chi tiết điểm mạnh và điểm yếu của Sự kiện về các yếu tố sau

– Đối tượng thị trường của Sự kiện

– Quy mô thị trường của Sự kiện

– Ý nghĩa của Sự kiện

– Năng lực của bản thân đơn vị tổ chức

– Điểm khác biệt của Sự kiện so với các sự kiện khác

Các bước tiến hành mời tài trợ

• Bước 2: Lên danh sách các Doanh nghiệp dự kiến mời TT

– Tìm kiếm các Doanh nghiệp phù hợp với Sự kiện mà đơn vị sẽ tổ chức

– Cần tìm hiểu thông tin về Doanh nghiệp, bao gồm các thông tin sau

• Địa chỉ, phạm vi hoạt động.

• Đặc điểm Sản phẩm/dịch vụ kinh doanh

• Quy mô Doanh nghiệp.

• Các chiến dịch marketing mà DN đã thực hiện,.

• Doanh nghiệp đã tham gia một Sự kiện nào tương tự hay chưa?

Các bước tiến hành mời tài trợ

• Sau khi đưa ra danh sách những Doanh nghiệp phù hợp, cần tìm kiếm contact của

Doanh nghiệp bao gồm:

các Sự kiện

trách Có những Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh khác nhau.

phù hợp.

Đặc điểm ( quy mô vốn,

đối tượng khách hàng tiềm năng, chiến lược

MKT)

Các bước tiến hành mời tài trợ

Các bước tiến hành mời tài trợ

Bước 3: Tiếp cận Doanh nghiệp để mời TT

• Gọi điện thoại:

– Không nói nhiều mà nên nói một vài vấn đề lớn nghe rất quan trọng và hấp dẫn thôi,

– Ngôn ngữ nên tránh khách sáo và mang tính Marketing

– Nếu họ yêu cầu gửi mail, hãy cố gắng thuyết phục họ gặp

Các bước tiến hành mời tài trợ

• Gửi email: Hồ sơ mời TT của bạn phải rât hấp dẫn thì mới nên gửi trước Email gồm có:

– Nêu tên người nhận ngay ở Subject để họ biết thư này không phải thư rác.

– Nêu rõ người gửi, đơn vị tổ chức và trình bày sơ qua về Sự kiện cho Doanh nghiệp hiểu và kích thích họ muốn đọc hồ sơ mời TT.

– Đính kèm file Hồ sơ mời TT

Các bước tiến hành mời tài trợ

Các bước tiến hành mời tài trợ

– Chia theo các ý quan trọng để trình bày ngắn gọn và dễ hiểu Ví dụ:

• Mục đích ý nghĩa của Sự kiện.

• Tên, thời gian, địa điểm, đối tượng thị trường mục tiêu của Sự kiện, quy mô thị trường.

• Đơn vị tổ chức uy tín và giàu kinh nghiệm.

• Đề cập mong muốn mời DN tài trợ cho Sự kiện Trình bày ngắn gọn và hấp dẫn các quyền lợi DN, tập trung nói vào những quyền lợi phù hợp nhất với Doanh nghiệp đó

• Để DN hỏi kĩ thêm về những điều họ chưa hiểu và họ quan tâm về Sự kiện.

Các bước tiến hành mời tài trợ

– Hẹn dateline trả lời việc tài trợ cho Sự kiện và xin phép ra về.

– Đến hạn trả lời, gọi điện nhắn tin cho DN để hỏi han thêm về tình hình và nhắc nhở họ xem xét về việc tài trợ cho Sự kiện.

Các bước tiến hành mời tài trợ

• Trong quá trình tiếp cận, cần ghi lại tiến độ thực hiện để tiện đánh giá và theo dõi việc mời TT của bản thân

Hẹn ( thời

gian, địa điểm)

Kết quả sau hẹn gặp

Kết quả cuối cùng

Các bước tiến hành mời tài trợ

• Bước 4: Đàm phán với Doanh nghiệp về quyền lợi nghĩa vụ 2 bên và xúc tiến

kí kết:

– Không nên tỏ ra quá khắt khe và cứng nhắc về quyền lợi, cần cho NTT hiểu rằng họ nên xuất hiện ở đâu, với mật độ như thế nào thì sẽ phù hợp với mức tài trợ cũng như mục đích cuối cùng của họ

– Tránh để cho NTT đòi hỏi quá nhiều, ảnh hưởng đến NTT khác và phản cảm – Giữ lại một số quyền lợi cần thiết để có thể đem ra trao đổi với NTT

Các bước tiến hành mời tài trợ

Các bước tiến hành mời tài trợ

• Bước 5: Đáp ứng quyền lợi cho NTT và cảm ơn NTT để giữ quan hệ về

Các bước tiến hành mời tài trợ

• Tặng cho NTT Thư cảm ơn, có thể đóng khung treo để NTT treo tại nơi làm việc.

• Tặng NTT những tư liệu, clip về Sự kiện và mời NTT chụp ảnh lưu niệm với BTC sau chương trình

• Lưu giữ danh thiếp của Đơn vị tổ chức cho NTT và thường xuyên quan tâm hỏi han NTT vào những dịp quan trọng của công ty họ

• Cố gắng chuyển mối quan hệ công việc dần dần thành mối quan hệ thân thiết.

The end!