Phân tích thiết kế chương trình quản lý kho hàng

Mở đầu Việt Nam là một nước ít nhạy bén với nền Công nghệ thông tin trên thế giới , đang đà tiến hành công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước .Mong muốn được làm bạn với tất cả các nước để cựng phát triển .Việt Nam đã nhận thức được rất sâu sắc vai trò của Công nghệ thông tin trong sự phát triển kinh tếxã hội những năm tới .Chớnh vỡ vậy Việt Nam đã coi Công nghệ thông tin là mục tiêu , động lực của sự phát triển kinh tế xã hội. Muốn khai thác nguồn lực , đáp ứng mục tiờu phỏt triển kinh tế xã hội bền vững .Việt Nam xác định Công nghệ thông tin là quốc sách hàng đầu, là chỡa khoỏ vàng để mở cửa tiến vào tương lai . Đó có nhiều chương trỡnh nghiờn cứu, nhiều chính sách ban hành nhằm phát triển nguồn lực, tạo mọi điều kiện để nền kinh tếxã hội phát triển. Để hoàn thiện chương trình quản lý kho hàng và góp một phần nhỏ vào việc phát triển kinh tế xã hội .Do thời gian viết luận văn không đựơc nhiều và trình độ còn hạn chế, nên trong đề tài này em mới chỉ cập nhật vài vấn đề cơ bản để quản lý kho hàng. Em dựng ngụn ngữ Visual Basic dựa trờn cụng cụ quản trị cơ sở dữ liệu Micrsoft access nội dung của đề tài gồm ba chương : Chương thứ I: Khảo sát và xác định yêu cầu của hệ thống Chương thứ II: Phõn tích thiết kế hệ thống quản lý kho hàng Chương thứ III: Thiết kế hệ thống quản lý kho hàng Chương thứ IV: Thiết kế giao diện

Mở đầu

Việt Nam là một nước ít nhạy bén với nền Công nghệ thông tin trên thế giới , đang đà tiến hành công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước Mong muốn được làm bạn với tất cả các nước để cựng phát triển Việt Nam đã nhận thức được rất sâu sắc vai trò của Công nghệ thông tin trong sự phát triển kinh tế-

xã hội những năm tới Chớnh vỡ vậy Việt Nam đã coi Công nghệ thông tin

là mục tiêu , động lực của sự phát triển kinh tế- xã hội

Muốn khai thác nguồn lực , đáp ứng mục tiờu phỏt triển kinh tế- xã hội bền vững Việt Nam xác định Công nghệ thông tin là quốc sách hàng đầu, là chỡa khoỏ vàng để mở cửa tiến vào tương lai Đó có nhiều chương trỡnh nghiờn cứu, nhiều chính sách ban hành nhằm phát triển nguồn lực, tạo mọi điều kiện để nền kinh tế-xã hội phát triển

Để hoàn thiện chương trình quản lý kho hàng và góp một phần nhỏ vào việc phát triển kinh tế -xã hội Do thời gian viết luận văn không đựơc nhiều

và trình độ còn hạn chế, nên trong đề tài này em mới chỉ cập nhật một số vấn

đề cơ bản để quản lý kho hàng

Em dựng ngụn ngữ Visual Basic dựa trờn cụng cụ quản trị cơ sở dữ liệu Micrsoft access- nội dung của đề tài gồm ba chương :

- Chương thứ I: Khảo sát và xác định yêu cầu của hệ thống

- Chương thứ II: Phõn tích thiết kế hệ thống quản lý kho hàng

- Chương thứ III: Thiết kế hệ thống quản lý kho hàng

- Chương thứ IV: Thiết kế giao diện

Trong quá trình thực hiện đề t ài, em đã được sự giúp đỡ vô cùng quý báu của các thầy cô giáo trường trung h ọc công nghiệp Hà Nội v à đặc biệt là thầy Nguyễn Thái Hà - người trực tiếp hướng dẫn em viết báo cáo n ày

Em xin chân thành cảm ơn và bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc về sự giúp đỡ này!

CHƯƠNG I KHẢO SÁT VÀ XÁC ĐỊNH YấU CẦU HỆ THỐNG QUẢN Lí KHO HÀNG

I YấU CẦU KHẢO SÁT HỆ THỐNG

Quản lý kho hàng là một trong những phần nhỏ của quản lý bán hàng, nguồn hàng của kho hàng có thể do các nhà cung cấp, nhà sản xuất, các công ty trong hoặc ngoài nước cung cấp, đối tượng của kho hàng là xuất nhập kho và khách hàng Khách hàng vào quầy tự chọn mặt hàng và ra quầy thu ngân để thanh toán Việc lựa chọn mặt hàng, khi kết thúc 1 hoá đơn với khách hàng chúng ta sẽ biết được lượng hàng, lượng tồn kho và chủng loại mặt hàng hiện có trong kho Kiểm tra kho để thông báo cho bộ phận mua hàng (nhập) những mặt hàng nào đã hết cùng với số lượng cụ thể để biết được mặt hàng nào được khách hàng yêu cầu và tình hình xuất nhập trong kho với từng loại mặt hàng trong từng tháng, từng quý, từng năm

Để giảm bớt khó khăn và tăng độ chính xác cao cho công tác quản lý kho hàng thì cần phải xây dựng hệ thống thông tin Quản lý kho hàng một cách khoa học và cần thiết Hệ thống phải cho phép cập nhật thông tin xuất nhập kho 1 cách nhanh chóng và tìm kiếm chủng loại hàng của từng mặt hàng

Hệ thống quản lý kho hàng được cài đặt trên máy tính cá nhân hoặc trên mạng cục bộ ở phòng kế toán giỳp cho cán bộ phòng quản lý, cập nhật thông tin xuất- nhập kho 1 cách nhanh chóng tìm kiếm và tra cứu thông tin mặt hàng không mất nhiều thời gian từ đó quy trình làm việc được tổ chức khoa học hơn, hiệu quả công việc cao hơn, độ tin cậy lớn

việc thu ngân và nhập kho hàng phải có báo cáo lờn lónh đạo Tuy nhiên

ngày cần phải biết tình hình cụ thể để kịp thời bổ sung và đưa ra cỏc xỏc định như:

- Nhập kho loại mặt hàng mới đang cần sử dụng

- Xuất kho cho các đơn vị kinh doanh khác

- Cập nhật giấy tờ, sổ sách, chứng từ thu chi, xuất nhập

Việc đưa tin học hoá vào công tác quản lý kho hàng ở đõy cần được phát huy tối đa, bảng xuất- nhập phải minh bạch, rõ ràng, không nhầm lẫn, không thiếu hoặc thừa, quy trình tin học hoá phần tính xuất nhập phần nào làm giảm bớt những nhầm lẫn chủ quan trong tính toán của

bộ phận quản lý kho hàng và đồng thời đưa ra những con số chính xác

về tình hình thu chi trong những tháng, quý vừa qua và trong thời gian tới

1 LỰA CHỌN CễNG CỤ

Với chương trình đặt ra là cập nhật, quản lý thông tin về tình hình xuất nhập trong mỗi ngày, tháng, quý năm phải lựa chọn cụngcụ quản lý để có thể chuyển sang 1 hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu Trên cở sở này sẽ thiết

kế để xử lý cở sở dữ liệu theo hướng yêu cầu và người quản lý đặt ra Với chương trình quản lý kho hàng (QLKH), công cụ được lựa chọn là Micrsoft access vì:

- Micrsoft access là hệ quản trị c ơ s ở d ữ li ệu trờn môi trường Windows – là một ứng dụng trong bộ Microsoft office, trong đú có sẵn cỏc cụngcụ hữu hiệu và đáp ứng được yêu cầu cho bài quản lý dựa trên Micrsoft access ta dùng bằng ngôn ngữ V isual b asic – 1 ngôn ngữ lập trỡnh khỏ mạnh mẽ

II XÁC ĐỊNH YấU CẦU HỆ THỐNG

a Nhận xét hệ thống cũ

Chi phí cho thiết bị ít, cần nhiều nhân lực, hiệu quả thấp , thời gian theo dõi không kịp thời , kế toán thống kờ khụng chuẩn

b Yêu cầu của người sử dụng hệ thống mới

Khắc phục được nhựơc điểm của hệ thống cũ , tìm kiếm thông tin nhanh Quản lý kho hàng bằng chương trình phần mềm hệ thống mới

cú cỏc chức năng như sau:

- Chức năng Ql xuất kho

- Chức năng Ql nhập kho

- Chức năng quản lý báo cáo

c Yêu cầu chức năng

• Chức năng quản lý xuất nhập :

- Xem bảng thống kê chi tiết tình hình nhập kho trong ngày, trong tháng, trong quý, trong năm

- Thống kê tình hình chi trả và tiền nợ

• Chức năng quản lý xuất kho

- Xem bảng thống kê chi tiết tình hình xuất kho trong ngày, trong tháng, trong quý, trong năm

- Thống kê tình hình thu vào và tồn nợ

• Chức năng báo cáo :

- Tổng hợp báo cáo , kết xuất thông tin theo yêu cầu cụ thể

- Báo cáo chi tiết về xuất nhập và đưa ra bảng xuất nhập chi tiết

- Thống kê tình hình thu chi trong từng tháng, từng quý, từng năm

- Đưa ra công nợ

d Yêu cầu chức năng

Ngoài những chức năng trờn thỡ cũn 1 số các vấn đề mà giúp cho hệ thống 1cách hoàn chỉnh hơn.

- Đ ảm bảo môi trường hệ thống làm việc tốt

- Hệ thống làm việc nhanh chóng và đảm bảo tin cậy

- Hệ thống thân thiện với người sử dụng

- Hệ thống dễ sử dụng

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN Lí KHO HÀNG

I YấU CẦU VỀ CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG

Từ những dữ liệu đầu vào và yêu cầu quản l ý ,hệ thống quản l ý kho hàng cần có nhữngchức năng và nhiệm vụ sau:

- Dữ liệu được cập nhật chính xác từ bàn phím thông qua các biểu mẫu (Form) Các biểu mẫu này được thiết kế đầy đủ các trường thông tin và tránh dư thừa dữ liệu, sau đó cần có thông tin phản hồi từ hệ thống kiểm tra sai lệch khi nhập dữ liệu

- Tính toán thu chi là một chức năng cơ bản của hệ thống Dựa vào số liệu ban đầu và các d ữ liệu cụ thể trong bản xuất nhập cho từng ngày từng tháng, từng quý,từng năm để hệ thống tính toán thu chi

- Hệ thống phải cung cấp thông tin theo cỏc yờu cầu tìm kiếm về một đối tượng yêu cầu của người quản l ý

- Với những yêu cầu cụ thể về một hệ thống “QL Kho h àng” như trên

ta có thể tiến hành phân t ích theo các bước sau :

- Xây dựng mô tả các tiến trình chớnh của hệ thống Trong mô hình này người phân tích hệ thống chỉ ra được cỏc thụng tin Mô hình tổ chức

chính trong hệ thống , mỗi tiến hành bao gồm các bước xử l ý chính v à các luồng thông tin giữa các chức năng đó Mỗi tiến trình phải bắt đầu bằng một sự kiện nào đú.Trong mỗi bước xử l ý phân tích ta chỉ ra cỏc thụng tin- loại xử l ý nhập dữ liệu,bỏo cáo, xử l ý dữ liệu

- Sơ đồ luồng dữ liệu

- Mô hình thực tế liên kết

- Sơ đồ phân cấp chức năng

a Sơ đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ này bao gồm chức năng, d ữ li ệu, các tác nhân ngoài, tỏc nhõn trong Trong sơ đồ này mỗi chức năng có thể phân thành các chức năng thấp hơn, nó đưa ra đường đi của các dữ liệu, cỏc thụng tin vào ra của từng chức năng, nó tiện cho việc phân tích của hệ thống

b Sơ đồ phân cấp chức năng:

Sơ đồ này thực hiện việc phân cấp chức năng đến mức thấp nhất có thể

Nó phải đưa ra mô tả chi tiết cho từng chức năng

d Tạo thiết kế ban đầu

Sau khi phân tích kiểm tra kết quả các bước thiết kế ban đầu như sau:

- Tạo các thiết kế C ơ s ở dữ liệu ban đầu

- Các thực thể được ánh xạ bằng các bảng

- Các quan hệ 1- nhiều được kiểm tra bằng cỏc khoỏ tham chiếu

- Tạo thiết kế ứng dụng ban đầu.

Sơ đồ chức năng thành sơ đồ cấu trỳc cỏc modul, sơ đồ này là cơ sở để sinh ra hệ thống menu sau này

e Thiết kế dữ liệu

Sau khi phân tích dữ liệu ban đầu ta sẽ có được các bảng, các cột, các ràng buộc tham chiếu Nhiệm vụ chính của thiết kế là tổ chức các bảng, cột sao cho hợp lý để đạt được kết quả cao Công việc thiết kế bao gồm:

- Chỉnh các cột của bảng sao cho hợp lý với thực tế để nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin

- Đ ịnh nghĩa các form (mẫu biểu)

f Cài đặt chương trình

- Tiến hành cài đặt chương trình hệ thống

- Bảo vệ và duy trì hoạt động , sửa lại lỗi

- Thường xuyên cập nhật thông tin, tăng cường chức năng hệ thống c ơ

sở d ữ li ệu

- Xác định các truy vấn thông qua khoỏ chớnh

Trên cơ sở lý thuyết phân tích và thiết kế hệ thống, với công cụ là Micrsoft access và ngôn ngữ Visual Basic ta thực hiện để thiết kế chương trình Qu ản l ý kho h àng

III SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

Từ những khảo sát và phân tích của chương trình đặt ra ta xác định hệ thống của chương trình quản lý kho hàng gồm các chức năng cơ bản:+ Nhập kho

+ Xuất kho

+ Bỏo cáo nhằm giải quyết từng công việc cụ thể để tránh sự chồng chéo

a Biểu đồ phân cấp chức năng

Thông quan thực tế và sự phân tích các chức năng chính ta có thể

cụ thể hóa bằng sơ đồ phân cấp chức năng như sau:

* Chức năng nhập kho:

-Hệ thống phải thực hiện cỏc cụng việc sau: nhập hàng vào kho và sau đó chi trả tiền

Mục đích : biết lượng hàng nhập vào kho và cần nhập kho

• Chức năng xuất kho:

Hệ thống phải thực hiện cỏc cụng việc sau: xuất hàng từ trong kho và thu tiền

nhập kho

xuất kho

Mục đích: biết được lượng hàng đã xuất.

• Chức năng báo cáo

Hệ thống được thực hiện cỏc cụng việc sau: thống kê lượng hàng đã xuất

và nhập trong kho hàng, hạch toán thu chi, làm hóa đơn thanh toán

Mục đích : tổng hợp được tất cả các dữ liệu để có thể xử lý được như : lượng hàng trong kho , thu – chi trong kho

III SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU

Sơ đồ nhằm diễn tả tập hợp các chức năng xử lý của hệ thống quản lý trong mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý của hệ thống trao đổi thông tin với tác nhân ngoài là người lãnh đạo- người trực tiếp quản lý kho

Hệ thống quản lý kho hàng được chia ra thành các chức năng chính biểu đạt các nhiệm vụ sau:

- Cập nhật dữ liệu đầu vào

- Tính toán thu chi

- Thống kê tình hình xuất nhập

- Báo cáo

Trong quá trình xử lý thông tin ra vào chức năng xử lý và có thể lưu lại trong một thời gian để sau đó một vài chức năng xử lý sử dụng, ở đây xuất hiện các kho thông tin Quá trình xử lý luồng thông tin của hệ thống quản lý kho hàng, mối quan hệ các luồng thông tin ra vào mỗi chức năng, các kho dữ liệu chính

b Tác nhân ngoài: Là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ

thống nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống Sự có mặt của nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài.

- Tên gọi: Là một danh từ

- Biểu diễn: là hình chữ nhật

c Kho dữ liệu:

- Biểu diễn cho thông tin cần cất giữ sau đó để một hoặc nhiều chức năng sử dụng chúng

- Tên gọi bao gồm: Danh từ + tính từ

- Biểu diễn: Là cặp đường thẳng song song chứ thông tin cần cất giữ

- Đó là các luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng

- Tên gọi: bao gồm danh từ + tính từ

- Biểu diễn: là một mũi tên trên đó ghi thông tin di chuyển

Ví dô:

Ghi nhËn

e Các tác nhân trong: Là một chức năng hoặc một hệ thống con của

hệ thống đang xét được trình bày ở trang khác Vì lý do trình bày nên cùng một tác nhân trong có thể xuất hiện ở nhiều nơi

- Cho một thiết kế sơ bộ về thực hiện chức năng

- Là phương tiện giao tiếp giữa người thiết kế và người sử dụng

Trao đổi

Nhà cung cấp

3.2 Mức 1: Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

LËp b¸o c¸o

MÆt hµng MÆt hµng

Qu¶n lý xuÊt kho

Qu¶n lý thu

Qu¶n

lý chi

Qu¶n

lý nhËp

kho

3.3 Mức 2,3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

a Quản lý nhập kho

Qu¶n lý nhËp kho

MÆt hµng

b Quản lý xuất kho

Qu¶n lý xuÊt kho

MÆt hµng

c Quản lý báo cáo

B¸o c¸o

Thu- Chi

NhËp kho XuÊt

kho

Chương III Thiết kế hệ thống quản lý kho hàng

I Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Định danh các đối tượng (các nguồn dữ liệu) mà cơ sở dữ liệu sẽ hiển thị

- Phát hiện các phần kết hợp giữa các đối tượng (khi có nhiều đối tượng)

- Xây dùng một từ điển dữ liệu mở đầu để định nghĩa các bảng tạo nên

cơ sở dữ liệu

- Chỉ các mối quan hệ giữa các bảng, cơ sở dữ liệu dựa trên các phần kết hợp giữa các đỗi tượng dữ liệu trong bảng, liên hợp các thông tin này trong từ điển dữ liệu

- Thiết lập các kiểu cập nhật và giao dịch tạo và sửa đổi dữ liệu trong các bảng, kể cả về tính nguyên vẹn dữ liệu

- Xác định cách dùng các chỉ mục để tăng tốc các vụ nội bộ hỏi

II Xây dựng bảng cơ sở dữ liệu

Từ xây dựng thực thể như trên, ta biểu diễn thực thể dưới dạng bảng Mỗi thực thể dưới dạng bảng Mỗi thực thể được tạo thành một bảng trong đó mỗi trường là một thuộc tính

Bảng 1: Bảng chi tiết nhập xuất (masoct, mavt, dvt, solg, dgia, ttien)

Bảng 2: Bảng khách hàng (makh, tenkh, dchi, dt, ghichu)

Bảng 3: Bảng thu chi (soct, ngay, makh, tenkh, dgiai, giatri)

Bảng 4: Bảng tồn quý (tondau, ton)

Tên trường Kiểu Độ rộng

Bảng 5: Bảng vật tư (mavt, tenvt, dvt, slgnhap, slgton, slgxuat)

Bảng 6: Bảng xuất nhập (soct, ngay, makh Hoten, lydo, diengiai, giatri)

Ngoài các bảng chính như đã tình bày, trong quá trình làm việc chương trình sẽ tự động tạo ra các bảng phụ, các query để hỗ trợ cho một số thao tác của chương trình

III Mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu

Các bảng có mối quan hệ với nhau theo nguyên tắc toàn vẹn tham chiếu Khi được xây dựng hợp lý , Microsoft Access tự động xác định mối quan

hệ giữa các bảng

Mỗi quan hệ giữa các bảng như sau:

Chương IV Thiết kế giao diện

Giao diện chương trình được thiết kế bằng Form, cụ thể như sau:

- Trên cở sở của bảng và Query tạo được các Form tương ứng

- Các nút lệnh được thiết kế theo từng nhóm dưới dạng Form nên các nút lệnh sẽ thực hiện một chức năng đóng hoặc mở form hoặc theo mét thao tác cụ thể trong công việc

I Các bảng biểu được tạo như sau

a Bảng chi tiết nhập xuất

b Bảng khách hàng

c Bảng thu chi

d Bảng tồn quý

e Bảng vật tư

f Bảng xuất nhập

II Biểu mẫu chính

- Auto run

Private Sub Tiep_Click()

On Error GoTo Err_Tiep_Click

Private Sub Trove_Click()

On Error GoTo Err_Trove_Click

- Thêm: Tạo bằng macro như sau:

- Đóng: Code

Private Sub Dong_Click()

On Error GoTo Err_Dong_Click

- Thêm : tạo bằng macro01

- Đóng: Code

Private Sub Command18_Click()

On Error GoTo Err_Command18_Click

- Tồn kho: Được tính bằng công thức: =[TNHAP]-[TXUAT]

- Cộng nhập xuất: Được tính bằng công thức: =Sum([NHAP])

- Đóng: Code

Private Sub Command8_Click()

On Error GoTo Err_Command8_Click

 Thu chi

1 Quản lý thu chi

- Thêm: tạo bằng macro01

- Kế tiếp: Code

Private Sub Command5_Click()

On Error GoTo Err_Command5_Click

- Quay lui: code

Private Sub Command6_Click()

On Error GoTo Err_Command6_Click

Private Sub Command16_Click()

On Error GoTo Err_Command16_Click

Resume Exit_Command16_Click

End Sub

2 Nhật ký thu chi

- In hoá đơn: Code

Private Sub HoaDon_Click()

On Error GoTo Err_HoaDon_Click

Dim stDocName As String

stDocName = "R_NK Thu Chi"

DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview

Exit_HoaDon_Click:

Exit Sub

Err_HoaDon_Click: