Phần mềm với những tính năng quản lý chuyên biệt ứng dụng cho một doanh nghiệp chuyên sản xuất và kinh doanh phần mềm ở quy mô vừa và nhỏ

Do tầm quan trọng của hoạt động này, nên hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp lớn ởViệt Nam đều đặt việc quản lý nhân sự là một trong những ưu tiên hàng đầu khi xây dựng hệ thống thông tin

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình thực hiện chuyên đề thực tập, em đã nhận được sự giúp đỡ , chỉbảo tận tình từ phớa cỏc thầy cô, các anh chị tại đơn vị nơi em thực tập cũng như bạn bè,người thân đã tạo điều kiện tốt nhất cho em hoàn thành tốt thời gian thực tập và thực hiệnbáo cáo chuyên đề

Trước hết, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo khoa Tin họckinh tế, trường Đại học Kinh tế quốc dân đã dạy dỗ, chỉ bảo em trong suốt thời gian họctập tại trường

Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo hướng dẫn, kỹ sư Đoàn Quốc Tuấn,

đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập và thực hiện chuyên đề

Em xin được bày tỏ lời cảm ơn đặc biệt tới anh Ninh Giang Thi và các anh trongphòng kỹ thuật phát triển, cũng như toàn thể các anh chị trong công ty Cổ phần GoldstarViệt Nam đã quan tâm, hướng dẫn và chỉ bảo tận tình cho em trong suốt thời gian thực tậptại công ty Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các anh Hà Thiên Thạch, Bùi Thế Anh,Nguyễn Văn Tâm, Đinh Thế Long là những người đã trực tiếp chỉ bảo, truyền dạy kinhnghiệm cho em trong quá trình thực tập

Cuối cùng, em xin được cảm ơn những bạn bè, người thân đã động viên, giúp đỡ,tạo điều kiện tốt nhất cho em hoàn thành tốt đợt thực tập

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

Trang

MỞ ĐẦU 5

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP 7

I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 7

1 Tổng quan về công ty 7

2 Mô hình tổ chức và năng lực nhân sự của công ty 9

3 Giá trị từ Goldstar VietNam 11

4 Các sản phẩm dịch vụ 11

5 Các đơn vị hợp tác 16

6 Phương thức và lộ trình chuyển giao công nghệ được áp dụng tại công ty

19

7 Xu hướng phát triển trong tương lai 20

II CÁC VẤN ĐỀ VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN, QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀNLƯƠNG TẠI CÔNG TY 21

III VÀI NÉT CHUNG VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU21

CHƯƠNG II: LÝ THUYẾT PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

23

I LÝ THUYẾT CHUNG VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU 23

1 Khái niệm cơ sở dữ liệu 23

2 Cơ sở dữ liệu phân tán và cơ sở dữ liệu tập trung 24

2.1 Cơ sở dữ liệu phân tán 24

2.2 Cơ sở dữ liệu tập trung 25

3 Sự khác nhau giữa cơ sở dữ liệu phân tán và cơ sở dữ liệu tập trung 25

4 Đối tượng sử dụng cơ sở dữ liệu 25

II LÝ THUYẾT CHUNG VỀ HỀ THỐNG THÔNG TIN 26

1 Định nghĩa hệ thống thông tin 26

2 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt 26

3 Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin 28

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GOLDSTAR VIETNAM

43

I PHÂN TÍCH YÊU CẦU 43

1 Phân tích bài toán quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty cổ phần GoldstarVietnam 43

2 Giới thiệu chung về phần mềm 43

3 Giới thiệu chung về công cụ lập trình 44

3.1 Giới thiệu chung về 1C: DOANH NGHIỆP (1C: ENTERPRISE) 44

3.2 Kiến trúc nền tảng của 1C: DOANH NGHIỆP 45

3.3 Đặc điểm làm việc với cơ sở dữ liệu 48

3.4 Ưu điểm nổi bật 50

II PHÂN TÍCH THIẾT KẾ 50

1 Các qui định chung về quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty cổ phầnGoldstar Vietnam 50

2 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 51

2.1 Sơ đồ chức năng của phần mềm 52

2.2 Sơ đồ luồng thông tin 53

2.2.1 Về việc quản lý nhân sự 53

2.2.2 Về việc tính lương 54 2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu 54

2.3.1 Sơ đồ mức ngữ cảnh54 2.3.2 Sơ đồ phân rã mức 0 55

2.3.3 Sơ đồ phân rã mức 1 56

2.3.4 Sơ đồ phân rã mức 2 57

2.3.5 Lập báo cáo 59

3 Thiết kế chương trình 59

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 59

3.1.1 Các cơ sở dữ liệu đầu vào 59 3.1.2 Cơ sở dữ liệu đầu ra 76

3.2 Thiết kế giao diện 80

KẾT LUẬN 104

NHẬN XÉT THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 105

PHỤ LỤC 107

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CSDL: cơ sở dữ liệu

HTTT: hệ thống thông tin

DFD: Data Flow Diagram (Sơ đồ luồng dữ liệu)

IFD: Information Flow Diagram (Sơ đồ luồng thông tin)

DSD: Data Structure Diagram (Sơ đồ cấu trúc dữ liệu)

NV: nhân viên

QLNS: quản lý nhân sự

NS: nhân sự

MỞ ĐẦU

Từ khi mở cửa, tham gia vào guồng quay kinh tế sôi động của thế giới, nước ta đãđạt được nhiều thành tựu kinh tế quan trọng Nhất là khi tin học được ứng dụng vào trongquá trình quản lý và sản xuất, những mối quan hệ công việc truyền thống dần được thay thếbởi những mối quan hệ công việc mới, phù hợp với thời kỳ này

Những tác động từ yêu cầu hiện đại hóa, việc áp dụng tin học hóa vào các quá trìnhquản lý đang được các doanh nghiệp trong nước đặc biệt quan tâm

Một trong những đặc điểm quan trọng của các doanh nghiệp là, dù ở vào bất kỳ thời

kỳ nào, thì quản lý nhân sự doanh nghiệp luôn là một trong những nhiệm vụ hàng đầu củamột doanh nghiệp, dù là doanh nghiệp sản xuất hay kinh doanh dịch vụ Hoạt động quản lýnhân sự có tác động trực tiếp lên toàn bộ các quá trình hoạt động khác của doanh nghiệp.Nếu nguồn lực con người trong doanh nghiệp được quản lý tốt, các quá trình khác sẽ hoạtđộng trơn tru hơn, vì hầu hết các hoạt động xảy ra trong doanh nghiệp đều có liên quantrực tiếp đến yếu tố con người Chính vì vậy, hàng năm các doanh nghiệp đều phải bỏ ranhững khoản chi phí đáng kể để cải tạo hoạt động của bộ máy nhân sự cũng như để quản lý

bộ máy này được tốt hơn

Do tầm quan trọng của hoạt động này, nên hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp lớn ởViệt Nam đều đặt việc quản lý nhân sự là một trong những ưu tiên hàng đầu khi xây dựng

hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp Thực tế cũng cho thấy, các doanh nghiệp ápdụng tin học quản lý trong quản lý nhân sự cũng đã đạt được những thành công đáng kểtrong việc kiểm soát nguồn nhân lực của doanh nghiệp mình một cách tốt nhất

Công ty cổ phần Goldstar Vietnam là một doanh nghiệp chuyên sản xuất và kinhdoanh phần mềm, với nguồn nhân lực hiện tại khoảng 50 nhân sự Tuy nhiên, trong thờigian tới, công ty đó cú những dự án mở rộng quy mô công ty, trong cả hoạt động sản xuấtkinh doanh, cơ sở hạ tầng và nhân sự Hiện tại, với nguồn nhân sự chưa lớn như hiện nay,công ty có thể quản lý hoạt động của nguồn lực này bằng cách truyền thống một cách khá

dễ dàng Tuy nhiên, khi công ty đã phát triển đến một quy mô nào đó, thì việc áp dụng tinhọc quản lý để quản lý nhân sự là vấn đề tất yếu Do vậy, trong quá trình thực tập, em đãchọn đề tài “” Phần mềm với những tính năng quản lý chuyên biệt ứng dụng cho mộtdoanh nghiệp chuyên sản xuất và kinh doanh phần mềm ở quy mô vừa và nhỏ

Bố cục của báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp bao gồm những phần sau:

Mở đầu

Chương I: Tổng quan về Công ty cổ phần Goldstar Vietnam

Giới thiệu tổng quan về Công ty cổ phần Goldstar VietNam, đề tài và lý do chọn đềtài

Chương II: Phương pháp luận làm cơ sở cho việc nghiên cứu đề tài.

Trình bày một cách khái quát những lý thuyết phương pháp luận làm cơ sở đểnghiên cứu đề tài

Chương III: Phân tích thiết kế xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương

Trình bày hiện trạng quản lý nhân sự và tiền lương tại Công ty cổ phần GoldstarVietNam, trỡnh bày các nghiên cứu về hệ thống cũ và xây dựng hệ thống quản lý nhân sựtiền lương mới

Kết luận

Tài liệu tham khảo

Phụ lục

CHƯƠNG ITỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP

I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY

1 Tổng quan về công ty

Tên công ty:

- Tên tiếng Việt: Công ty cổ phần Sao Vàng

- Tên tiếng Anh: GoldstarVietnam Joint Stock Company

Ngày thành lập: 13/02/2004

Hình thức pháp lý: Công ty cổ phần

Giám đốc hiện tại: Ông Vũ Trọng Khiêm

Địa chỉ: Tòa nhà 27/7, số 4 Láng Hạ, Hà Nội, Việt Nam

Điện thoại: 0084 4 7723520

Fax: 0084 4 7723521a

E-mail: kd@goldstar.com.vn; stk@goldstar.com.vn

Website : www.goldstar.com.vn; www.fact.com.vn; www.goldstar.vn

hướng ERP ngay từ đầu, mà mở đầu bằng Weekend Accounting 1.0 và đạt đến Weekend

Accounting 6.5 trên Visual Foxpro Một bước đột phá vào thời điểm cuối năm 2004,

GoldStar Việt Nam phát triển sản phẩm Weekend Accounting SQL 1.0 và tiến đến Weekend

Accounting SQL 2.0 như hiện nay Giải pháp này là tập hợp các modul chi tiết nhằm giải

quyết tốt nhất các vấn đề quản lý thực tế tại doanh nghiệp một cách linh động, bên cạnh đóđây cũng là giải pháp mở cho phép tương thích khi tích hợp các giải pháp đơn lẻ khác như:

quản lý kế hoạch, quản lý quá trình sản xuất, quản lý lao động tiền lương, quản lý kho, quản lý bảo hành…

Quan điểm phát triển sản phẩm của Goldstar là coi trọng chuyên môn, nghiệp vụtheo hệ thống văn bản pháp luật về Tài chính, kế toán, kiểm toán, định giá, thuế, thống kêcủa Việt Nam kết hợp với tính kế thừa không ngừng của quá trình phát triển công nghệhiện nay trên toàn cầu Cách thức mà Goldstar cung cấp sản phẩm cho khách hàng là

“Custommize saling” (Cung cấp theo yêu cầu đặc thù của khách hàng).

Goldstar khẳng định những thuyết minh nói trên bởi Goldstar tồn tại trong một tổ

hợp mạnh về: Tư vấn tài chính kế toán, Kiểm toán Phần mềm được phối hợp giữa: Kiểm

toán Đông Dương (I.A) – Tư vấn tài chính và quản trị Goldstar – Đào tạo phát triển kinh doanh Goldstar Do đó, đội ngũ cố vấn chuyên môn của Goldstar rất mạnh giúp cho sản

phẩm thay đổi và hoàn thiện từng ngày theo đặc thù phát triển của doanh nghiệp kháchhàng cũng như yêu cầu phù hợp với pháp luật Việt Nam Hơn thế nữa, Goldstar khẳng địnhnăng lực của mình bằng đội ngũ cán bộ lập trình và cán bộ triển khai trẻ, am hiểu côngnghệ và làm việc chuyên nghiệp, sáng tạo, hiệu quả Phương châm của phòng lập trình là:

“Chỉ cần khách hàng có ý tưởng logic, Goldstar sẽ biến thành sự thật trong quản lý”.

2 Mô hình tổ chức và năng lực nhân sự của công ty

- Mô hình tổ chức

- Năng lực nhân sự

Ban cố vấn

PGS-TS: Nguyễn Đình Hựu Giám đốc trung tâm nghiên cứu kế toán,

Hội Kế toán và kiểm toán Việt Nam

TS: Dương Văn Hùng Tổng Cục thuế Việt Nam

TS: Nguyễn Minh Thọ Trưởng khoa kế toán – TCEBA

TS: Đồng Văn Đạt Phó khoa Quản trị - TCEBA – Chuyên

Phó giám đốc phát triển sản phẩm 2Giám đốc

Phòng kinh doanh

Phòng

kế toán Phòng bảo

hành, bảo trì sản phẩm

Phòng

kỹ thuật triển khai

Phòng

kỹ thuật phát triển sản phẩm

Phòng chăm sóc khách hàng

gia phân tích tài chính công tyTh.S Trần Văn Dũng Trưởng bộ môn Thống kê – TCEBA

CPA Nguyễn Văn Học Giám đốc I.A

…

Nhân sự chủ chốt GOLDSTAR

Vũ Trọng Khiêm – Giám đốc Cử nhân kinh tế - Chuyên ngành quản trị

công nghiệp

Vũ Long – Phó giám đốc Th.s Kinh tế - Ngành tài chính kế toán

Nguyễn Văn Tâm – PGĐ kỹ

thuật Cử nhân - Chuyên ngành tin học kinh tế

Vũ An Sơn Cử nhân - Chuyên ngành tin học kinh tế

Nguyễn Hồng Sơn Cử nhân - Chuyên ngành toán tin UD

Bùi Thế Anh Cử nhân - Chuyên ngành tin học kinh tế

Phạm Việt Kha Cử nhân - Chuyên ngành tin học kinh tế

Hà Thiên Thạch Cử nhân - Chuyên ngành tin học kinh tế

Hoàng Tiến Dũng Cử nhân kinh tế - Ngành TCNH

Phạm Thành Trung Cử nhân - Chuyên ngành tin học kinh tế

Vũ Quỳnh Diệp Cử nhân kinh tế - Ngành kế toán

Đỗ Thùy Linh Cử nhân ngành Toán tin ứng dụng

Vũ Thái Quý Cử nhân kinh tế

Lê Trọng Thành Cử nhân kinh tế - Ngành kế toán TC

3 Giá trị từ Goldstar VietNam

Mọi doanh nghiệp, công ty dù là ở quy mô hay hình thức pháp lý nào đều có thamvọng phát triển bền vững Nhưng phải làm gì để đạt được điều đó trong khi hiện tại cònnhiều khó khăn như: tìm kiếm nguồn vốn, thị trường; công tác quản lý tài chính còn nhiềubất cập; kết quả công tác kế toán chưa tốt để phục vụ cho việc phân tích ra quyết định; cáccông cụ phần mềm, phương pháp phân tích phục vụ quản lý chưa phù hợp với đặc thù hoạtđộng và mức phát triển hàng năm, hay chưa có các công cụ phần mềm để hỗ trợ quản lýdoanh nghiệp, hỗ trợ các nghiệp vụ kinh tế, sản xuất, …

Để quản lý tốt một doanh nghiệp, nhà quản trị cần phải hoàn toàn chủ động quản lýđược các nguồn lực trong doanh nghiệp của mình, đặc biệt là tài chính kế toán Công việcquản lý rất phức tạp, bao gồm quản lý dự án, quản lý nhân sự, thực thi các sắc thuế,….Việc quản trị và điều hành doanh nghiệp chỉ thực sự có hiệu quả khi nhà quản lý giảiphóng được thời gian cho công tác điều hành hoạt động và tác nghiệp Tức là hàng ngày,nhà quản lý không cần phải đối mặt với những công việc có tính tác nghiệp mà tập trungthời gian cho việc suy nghĩ các vấn đề chiến lược, các cơ hội kinh doanh, mở rộng quan hệ,hợp tác giao thương,…

Vì vậy, các doanh nghiệp cần đầu tư các công cụ phần mềm mang tính giải pháp chocông tác quản lý Việc này không những tạo ra hiệu quả trong việc giải quyết các côngviệc, giải quyết các khó khăn trước mắt mà còn có khả năng tự tương thích khi doanhnghiệp phát triển lớn mạnh

GoldstarVietNam thấu hiểu những khó khăn đó của doanh nghiệp, do vậy, các lớpsản phẩm dịch vụ của GoldstarVietNam được xây dựng và cung cấp cho doanh nghiệp theohướng nhìn của nhà quản trị, với mong muốn giải quyết những khó khăn thường nhật củadoanh nghiệp

4 Các sản phẩm dịch vụ

Các sản phẩm và dịch vụ của GolstarVietNam bao gồm:

 Tư vấn quản lý tài chính và quản trị doanh nghiệp

- Tư vấn quản trị doanh nghiệp

 Tư vấn thiết lập chiến lược và kế hoạch kinh doanh

 Tư vấn hệ thống quản trị nội bộ

 Tư vấn hệ thống kiểm soát tài chính

 Tư vấn quản trị và tuyển dụng nhân sự

- Tư vấn tài chính doanh nghiệp

 Tư vấn phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp tại thời điểmtheo yêu cầu của Nhà quản lý;

 Tư vấn đầu tư (đầu tư mua bán doanh nghiệp, đầu tư chứng khoán)dưới gúc nhỡn tài chính;

 Tư vấn lập mẫu biểu báo cáo phục vụ công tác quản trị nội bộ;

 Tư vấn lập báo cáo quyết toán thuế hàng năm;

 Tư vấn xây dựng kế hoạch tài chính, giải quyết các quan hệ tài chínhtheo hướng có lợi cho sản xuất - kinh doanh;

 Tư vấn xây dựng bộ máy tài chính, phân cấp tài chính theo nhu cầuquản lý doanh nghiệp;

 Tư vấn về tuyển chọn, sử dụng, cập nhật kiến thức cho nhân viên tàichính;

 Tư vấn về công tác tài chính khi doanh nghiệp chuyển đổi tổ chức,thay đổi mô hình quản lý hay hình thức sở hữu

- Tư vấn tổ chức hệ thống thông tin tài chính kế toán

 Tổ chức bộ máy kế toán và tuyển chọn nhân viên phòng kế toán;

 Thiết lập hệ thống sổ sách kế toán theo quy định của chế độ kế toánhiện hành;

 Thực hiện chế độ ghi chép ban đầu và tổ chức từng phần hànhnghiệp vụ;

 Lập các báo cáo quyết toán thuế hàng tháng, năm;

 Lập kế hoạch tài chính, báo cáo tài chính định kỳ;

 Chuyển đổi sổ sách kế toán cho phù hợp với chế độ kế toán mới;

 Xử lý kế toán trong khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp;

 Xây dựng hệ thống phân cấp tài chính và kế toán phù hợp với môhình của từng doanh nghiệp;

- Lập và phân tích dự án, quản trị dự án

 Cung cấp phần mềm

- Cung cấp trọn gói từ khảo sát, đánh giá tính khả thi khi áp dụng, viết cỏcgúi phần mềm trong quan hệ tích hợp trên cùng một hệ thống, cơ sở dữ liệu tập trung chodoanh nghiệp

- Cung cấp sản phẩm phần mềm theo đặc thù hoạt động, yêu cầu quản trị.Mỗi giải pháp với khách hàng là bộ thiết kế chuyên biệt trên cơ sở kế thừa và tham khảonhững thành tựu đã ứng dụng hiệu quả

 Đào tạo

- Đánh giá nhân sự và phân tích nhu cầu đào tạo cho từng khách hàng

- Thiết kế chương trình đào tạo chuyên biệt theo hoạt động đặc thù của kháchhàng

- Đào tạo thông qua trải nghiệm, lấy học viên làm trung tâm, kế hoạch ứngdụng ngay sau đào tạo

- Tài liệu phong phú, thực tế, được chia sẻ, thảo luận và dẫn dắt bởi cácchuyên gia đang tác nghiệp tại doanh nghiệp

 Giải pháp phần mềm

- Weekend đ Accouting General: là giải pháp phần mềm kế toán cho doanh

nghiệp, với hai phiên bản, một dành cho các doanh nghiệp lớn, một dành cho các doanhnghiệp vừa và nhỏ Đây là phần mềm giải quyết triệt để các vấn đề tối ưu hóa dữ liệu, bảomật và phân quyền quản trị, tác nghiệp Giải pháp động, cho phộp người sử dụng tự địnhnghĩa từ hệ thống tài khoản, cỏc tiờu thức quản lý đến báo cáo, sổ sách, dạng thức chứng từ

kế toán đầu ra Cho phép tích hợp với máy quét và máy đọc mã vạch Đáp ứng đầy đủ báocáo tài chính, báo cáo quản trị, kê khai và báo cáo thuế

- Weekend đ Accounting SQL for Pharmacy: là giải pháp phần mềm kế toán

cho doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh dược phẩm Phần mềm này có khả năng giảiquyết triệt để những đặc thù rất riêng biệt của lĩnh vực sản xuất và kinh doanh dược phẩmnhư: quản lý hạn dùng, quản lý xuất nhập theo lô, quản lý giá, quản lý đại lý thuốc, chi phítheo đại lý, chi tiết các hợp đồng, phiếu giao hàng, yêu cầu xuất hàng chi tiết, công nợ đếntừng đối tượng, nhân viên quản lý và chuyên trách đại lý Với thiết kế dữ liệu liên thông vàtích hợp từ tất cả các bộ phận, phòng ban chuyên môn trong đơn vị sẽ tạo ra giá trị quản lýlớn cả trong hiện tại và tương lai của doanh nghiệp

- Weekend đ Accounting SQL for Motor: giải pháp phần mềm kế toán quản lý

doanh nghiệp hoạt động kinh doanh ô tô – xe máy Đặc điểm hoạt động của các doanhnghiệp này là yêu cầu khắt khe và tính phức tạp trong công tác quản lý, như quản lý chủngloại phụ tùng với số lượng rất lớn, quản lý bán hàng, bảo dưỡng, các dịch vụ sau bỏn khỏc.Phần mềm này liên thông các quá trình từ quản lý thông tin khách hàng, quản lý các phiếusửa chữa bảo dưỡng, quản lý tình trạng kỹ thuật khi xe vào xưởng, đề xuất thay thế hoặcsửa chữa, quản lý kho, nhập xuất tồn theo số khung, số máy, đăng kiểm, trách nhiệm củanhân viên kỹ thuật, giảm giá, khuyến mại, kế toán tổng hợp, công nợ theo hạn mức thờigian và giá trị, báo cáo tài chính, quản trị và báo cáo thuế đầy đủ

- Weekend đ Integrated Software Solution: giải pháp phần mềm tích hợp trong

quản trị doanh nghiệp Là giải pháp tích hợp của nhiều phần hành, nhiệm vụ và yêu cầuquản lý trên cùng một hệ thống, cùng một cơ sở dữ liệu mà không phân biệt các cơ sở, cácđơn vị thành viên gần hay xa về mặt địa lý Giúp hỗ trợ trong việc cung cấp thông tin hỗtrợ quản trị, giám sát thực thi các quy trình quản lý trong toàn bộ hệ thống Giải phóng thờigian của nhà quản lý Nhà quản lý doanh nghiệp sẽ không còn phải nặng nề với nhiệm vụtác nghiệp hàng ngày của cỏc phũng ban, bộ phận và nhân viên của mình Thông tin quảntrị hỗ trợ trực tuyến

4 WEEKENDđ

Accounting - Production

2.0

Phần mềm1 kế toán áp dụng trongđơn vị sản xuất, lắp ráp một hoặcnhiều công đoạn

Accounting - Full 2.0

Phần mềm kế toán áp dụng trong đơn

vị đa ngành nghề, đa chi nhánh

Accounting – Telephone 2.0

Phầm mềm kế toán theo đặc thùngành điện thoại (Quản lý Emei (1),Serial)

Accounting – Motor 2.0

Phần mềm kế toán theo đặc thùngành sản xuất, lắp ráp, kinh doanhụtụ, xe máy (Quản lý số khung, sốmáy, số đăng kiểm…)

10

WEEKENDđ HRM 1.0

Quản trị nhân sự, tính lương theothời gian, tính lương theo sảnphẩm… Quản lý thời gian làm việc,chấm công, khen thưởng kỉ luật…

11

WEEKENDđ

Phần mềm quản lý tuyển dụng vàxuất nhập khẩu lao động

1 Emei: Khái niệm tương đương mã vạch của đối tượng quản lý.

Labor services Tuyển dụng, đào tạo nhân sự, quản

lý hồ sơ, quản lý hoạt động và tiếntrình phục vụ xuất nhập khẩu laođộng

12 WEEKENDđ Decision Tư vấn phân tích thông tin hỗ trợ ra

quyết định cho nhà quản lý

15 WEEKENDđ Smart Bar Phần mềm quản lý theo đặc thù

ngành kinh doanh nhà hàng, quầybar

16 WEEKENDđ Projects Theo yêu cầu đặc thù chi tiết khác

5 Các đơn vị hợp tác

 Đối tác và dịch vụ hỗ trợ

Goldstar Vietnam là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuấtphần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp, do đó trong suốt quá trình hoạt động,doanh nghiệp đã hợp tác với công ty Kiểm toán Đông Dương và nhận được sự tưvấn trực tiếp trong lĩnh vực kế toán của công ty này

Các dịch vụ hỗ trợ bao gồm:

- Dịch vụ kiểm toán

 Kiểm toán Báo cáo tài chính thường niên cho các loại hình doanhnghiệp

 Kiểm toán quyết toán công trình, dự án đầu tư xây dựng cơ bản hoànthành

 Kiểm toán Báo cáo tài chính Dự án các tổ chức quốc tế tài trợ

 Kiểm toán chuyên đề, chuyên biệt;

 Kiểm toán hoạt động

 Kiểm toán tuân thủ

 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

- Dịch vụ thẩm định giá

 Xác định giá trị doanh nghiệp cổ phần hóa;

 Thẩm định giá trị máy móc, thiết bị;

 Thẩm định bất động sản;

 Xác định giá trị tài sản để thế chấp, cầm cố, vay vốn Ngân hàng;

 Xác định giá trị quyết toán công trình xây dựng cơ bản;

 Xác định giá trị tài sản dùng để góp vốn, liên doanh, liên kết;

 Định giá tài sản theo nhu cầu của khách hàng

- Dịch vụ tư vấn thuế

 Hoạch định chiến lược thuế cho doanh nghiệp;

 Tư vấn xây dựng phương pháp tính thuế phù hợp với mô hình kinhdoanh của doanh nghiệp;

 Tư vấn, xây dựng phương án tính thuế Nhà thầu;

 Lập kế hoạch, tính toán và kê khai thuế GTGT, thuế thu nhập doanhnghiệp;

 Tư vấn và trợ giúp doanh nghiệp trong quá trình quyết toán thuế với

cơ quan thuế;

 Tổ chức hội thảo và đào tạo kiến thức về thuế

 Khách hàng

Trong suốt quá trình hoạt động, Goldstar Vietnam đã hợp tác với nhiều kháchhàng hoạt động kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau Có thể kể ra một số khách hàngtrên một số lĩnh vực cơ bản như sau:

- Các công ty đa chi nhánh: Tập đoàn Hũa Phỏt, Công ty xi măng Phúc Sơn,Công ty cổ phần dịch vụ hàng hóa Nội Bài, …

- Điện tử, điện lạnh: Công ty điện lạnh Hũa Phỏt, Công ty điện tử côngnghiệp,…

- Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng: Công ty Tân Vũ, Công ty thươngmại và xây dựng Hali, Công ty xốp nhựa và nhựa Thái Hà,…

- Xây dựng: Công ty kỹ thuật xây dựng Đồng Phong, Công ty xây lắp ViệtTiến, Công ty Nano,…

- Dệt may: Công ty liên doanh may Việt Hàn, Công ty may Woojin ViệtNam, Công ty lông vũ Anh và Em,…

- Nội thất mĩ nghệ: Công ty nội thất Hũa Phỏt, Công ty nội thất Hà Anh,Công ty gốm Việt Thành,…

- Tin học viễn thông, tin học văn phòng: Công ty công nghệ tin học viễnthông, Công ty Tân Hồng Hà, Công ty điện thoại Thăng Long,…

- Cơ khí, kim khí: Công ty thép HPS, Công ty tôn mạ màu Việt Pháp, Công

ty thang máy và thiết bị Thăng Long,…

- Vận tải, bến bãi: Công ty đường bộ Hải Phòng, Cảng Thanh Hóa, Công tythương mại vận tải biển Hà Nội,…

- Sản xuất, kinh doanh ô tô, xe máy: Công ty thương mại và dịch vụ ô tô BắcViệt, Công ty liên doanh Thượng Hải, Công ty sản xuất và kinh doanh phụ tùng xe gắnmỏy,…

- In ấn, phát hành, báo chí: Báo Tiền Phong, Tạp chí nhà quản lý, Công tytem Việt Nam,…

- Lương thực, thực phẩm, đồ uống: Công ty bia Á Châu, Công ty bia TrúcBạch, Công ty xuất nhập khẩu Tõn Tựng Phỏt,…

- Khách sạn, du lịch: Công ty du lịch và xuất nhập khẩu Lạng Sơn, Doanhnghiệp tư nhân Vạn Xuân, Công ty Khỏnh Phỳc,…

- Khai thác, chế biến: Hợp tác xã khai thác tận thu chế biến quặng sắt TrạiCau, Hợp tác xã Phương Viờn,…

- Dược phẩm, y tế: Công ty dược phẩm Sao Mai, Công ty vật tư y tế Hà Nội,Công ty đầu tư dược phẩm Hà Nội,…

- Thương mại tổng hợp: Công ty thương mại quốc tế Trường Sơn, Công tyxuất nhập khẩu thương mại tổng hợp Đất Việt, Công ty phát triển trí tuệ Việt Nam,…

- Bao bì: Công ty xốp nhựa và nhựa Thái Hà, Công ty thương mại HươngNga,…

- Thức ăn chăn nuôi: Công ty Minh Hiếu, Công ty thức ăn chăn nuôi ĐạiMinh,…

- Dịch vụ tư vấn, giám định: Công ty kiểm toán VACO, Công ty tư vấn thiết

kế kiến trúc Việt Nam, Công ty tư vấn tài chính Nam Việt,…

- Máy móc thiết bị: Công ty 3C công nghiệp, Công ty điện máy Hải Phòng,Công ty điện Đức Giang,…

- Một số công ty hoạt động trong lĩnh vực khác: Công ty xuất khẩu lao động

và thương mại, Dự án phát triển giáo viên tiểu học,…

6 Phương thức và lộ trình chuyển giao công nghệ được áp dụng tại công ty

Goldstar Vietnam luôn cam kết với kết quả kỳ vọng đạt được cho khách hàng ngay

từ đầu và cụ thể hóa trong hợp đồng

Lấy đặc thù hoạt động của khách hàng làm trọng, tinh giảm những yếu tố quy trìnhkhông cần thiết để đạt được hiệu quả hữu dụng nhất cho khách hàng

Hệ thống quản lý chất lượng vững mạnh, làm việc với khách hàng với sự chuyênbiệt trong từng ngành nghề, lĩnh vực hoạt động Goldstar Vietnam chuyển giao theo quanđiểm và tư duy của quản trị tài chính và quản trị doanh nghiệp chứ không đơn thuần chỉ làcông nghệ thông tin Phương thức và giá trị mà Goldstar Vietnam nói chung, GoldstarSoftware nói riêng mang đến với khách hàng là giá trị sử dụng của khách hàng, tính hiệuquả cho khách hàng, hiệu quả cho khách hàng trong tư duy biến những ý tưởng thành giátrị cụ thể

Trên quan điểm đó, phương thức và lộ trình chuyển giao công nghệ của GoldstarVietnam như sau:

Tiến trình công việc tư vấn và chuyển giao phần mềm Năng lực và cách thức thực

hiện

Ghi nhận và tư vấn giải pháp tổng thể (Quản lý, tổ chức

công tác kế toán, tài chính, thuế… )

Chuyên viên tư vấn

GOLDSTAR

Khảo sát chi tiết phần cứng và yêu cầu đặc thù Lập trình viên, chuyên gia tư

vấn triển khai

Thống nhất giải pháp tổng thể và chi tiết Chuyên gia tư vấn triển khai

Chuyển giao và đào tạo dựa trên hoạt động thực của

khách hàng, chứng minh kết quả theo giải pháp và yêu

cầu đã được thống nhất

Kỹ thuật triển khai

GOLDSTAR

toán thay đổi.

- Hội nghị khách hàng

7 Xu hướng phát triển trong tương lai

Hiện tại, Goldstar Vietnam đó cú dự án mở rộng công ty trong tương lai gần, baogồm cả việc mở rộng về quy mô công ty, mở rộng cơ sở hạ tầng, cơ cấu nhân viên và cơcấu sản phẩm Công ty sẽ không chỉ dừng lại ở việc sản xuất và cung cấp các giải phápphần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp riêng biệt, mà sẽ tiến tới việc cung cấp các giảipháp tích hợp phục vụ việc quản lý doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, đồng bộ và hiệuquả Goldstar Vietnam hiện đang có dự án hợp nhất với công ty trách nhiệm hữu hạnGymasys để thành lập một công ty cổ phần chuyên tư vấn quản trị doanh nghiệp, cung cấpphần mềm và đào tạo nguồn lực chuyên nghiệp

II CÁC VẤN ĐỀ VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN, QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY

Hiện tại, Goldstar Vietnam có nguồn nhõn lực chỉ bao gồm khoảng năm mươi nhõnviên, kể cả ban quản trị của công ty Do vậy, phương pháp quản lý nhõn sự và tớnh lươnghiện tại công ty đang sử dụng vẫnlà phương pháp thủ công Tuy nhiên, trong thời gian tới,công ty đã có dự án mở rộng quy mô công ty cả về cơ sở hạ tầng và nguồn nhõn lực Khi

đó, việc sử dụng phần mềm quản lý nhõn sự và tiền lương là việc làm tất yếu

Việc quản lý nhõn sự và tớnh lương tại công ty Goldstar Vietnam được áp dụng dựatrên những nguyên tắc sau:

Về việc quản lý nhõn sự:

- Việc chấm công trong công ty được thực hiện bởi nhõn viên lễ tõn Giờ làm việctại công ty bắt đầu vào 8 giờ sáng và kết thúc vào 5 giờ 30 phút mỗi ngày, trừ ngày thứ bẩykết thúc vào 12 giờ trưa và nghỉ chủ nhật Nhõn viên bị coi là đi muộn nếu đến công ty sau

8 giờ 20 phút, trừ trường hợp nhõn viên đi công tác hoặc nghỉ phép

- Việc điều chuyển và tăng lương nhõn viên do giám đốc quyết định Khi nhõnviên được điều chuyển từ vị trí này sang vị trí khác hoặc từ phòng ban này sang phòng bankhác thì hệ số lương sẽ được thay đổi tương ứng

- Việc khen thưởng và xử phạt nhõn viên được thực hiện theo các quy định củacông ty

Về việc tớnh lương:

- Nhõn viên chớnh thức được nhận 100% lương cơ bản theo bậc hiện tại, cộngthêm các khoản khen thưởng, làm thêm giờ, các khoản phụ cấp,… Các khoản giảm trừ nhưphạt, trừ tạm ứng trước được tớnh trực tiếp vào lương

- Nhõn viên thử việc, học việc được hưởng lương theo tỷ lệ quy định tại công ty

III VÀI NẫT CHUNG VỀ ĐỀ TÀI

Đề tài “ Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương” tại công ty Goldstar Vietnam được xõy dựng dựa trên cơ sở quản lý nhõn sự và

tớnh lương thực tế tại công ty Đề tài được nghiên cứu dựa trên cơ sở lý thuyết về phõn tíchthiết kế đã được học tại trường, và những kinh nghiệm về xõy dựng phần mềm học hỏiđược trong quá trình thực tập Tuy nhiên, do thời gian, kiến thức cũng như kinh nghiệmcũn hạn chế nên đề tài cũn nhiều thiếu sót Rất mong nhận được nhận xét và cố vấn từ phớathầy hướng dẫn, KS Đoàn Quốc Tuấn

Em xin chõn thành cảm ơn!

CHƯƠNG IIPHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

I LÝ THUYẾT CHUNG VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU

1 Khái niệm cơ sở dữ liệu

Trong những năm gần đây, thuật ngữ Cơ sở dữ liệu (CSDL) đã trở nên khá quenthuộc không chỉ đối với những người làm tin học mà còn đối với cả những người làm trongcác lĩnh vực khác như Thống kê, Kinh tế, Quản lý doanh nghiệp,… Các ứng dụng tin họcvào các công tác quản lý ngày càng phổ biến và đa dạng Do vây, lĩnh vực thiết kế và xâydựng các CSDL ngày càng trở nên quan trọng và được nhiều người quan tâm

CSDL là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữthông tin thứ cấp như băng đĩa từ, đĩa cứng,… để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thôngtin đồng thời của nhiều người sử dụng, nhiều chương trình ứng dụng khác nhau

Do vậy, CSDL trước hết phải là một tập hợp các thông tin mang tính hệ thống, cómối quan hệ với nhau Các thông tin này phải có khả năng đáp ứng như cầu khai thác đồngthời của nhiều người sử dụng Đõy chớnh là một đặc trưng của CSDL

Các ưu điểm nổi bật của CSDL:

- Giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất, do đó đảm bảo tính nhất quán

và toàn vẹn dữ liệu

- Đảm bảo dữ liệu có thể được truy xuất theo nhiều cách khác nhau

- Có thể chia sẻ thông tin cho nhiều người sử dụng và nhiều ứng dụng khác nhau

Để đạt được các ưu điểm trên, CSDL đặt ra những vấn đề cần giải quyết như sau:

- Tính chủ quyền của dữ liệu: Do CSDL có thể được chia sẻ nờn tớnh chủ quyền

của dữ liệu có thể bị làm lu mờ đi, giảm tính an toàn dữ liệu và khả năng biểu diễn mốiliên hệ của dữ liệu cũng như tính chính xác của dữ liệu Do vậy, người khai thác CSDLphải có nghĩa vụ thường xuyên cập nhật thông tin cho CSDL

- Tính bảo mật và quyền khai thác thông tin của người sử dụng: Do có nhiều

người được phép khai thác CSDL một cách đồng thời nên cần phải có một cơ chế bảo mật

và phân loại quyền hạn khai thác CSDL Các hệ điều hành nhiều người sử dụng hay hệđiều hành cục bộ đều cung cấp cơ chế này

- Tranh chấp dữ liệu: Nhiều người được truy cập vào CSDL để thêm mới, sửa,

xóa thông tin Do vậy, cần có cơ chế ưu tiên truy cập dữ liệu

- Đảm bảo an toàn, khôi phục dữ liệu khi có sự cố: Việc quản lý tập trung có thể

làm tăng khả năng mất mát hoặc sai lệch dữ liệu khi có sự cố xảy ra như mất điện, hỏngmột phần đĩa lưu trữ CSDL Do vậy, một CSDL nhất thiết phải có cơ chế khôi phục dữ liệukhi có sự cố bất ngờ xảy ra

2 Cơ sở dữ liệu phân tán và cơ sở dữ liệu tập trung

2.1 Cơ sở dữ liệu phân tán

CSDL phân tán là CSDL nằm trên nhiều địa phương cách xa nhau nhưng có thể tiếpcận nó như thể nó được tập trung ở một nơi

Trong hệ thống CSDL phân tán, CSDL được lưu trữ trong các máy tính Các máytính này ở trong một hệ thống mạng và được liên hệ với nhau qua các phương tiện truyềnthông Mỗi vị trí trong hệ thống được gọi là một trạm hoặc một nút Mỗi máy tính trên mỗitrạm có thể khai thác dữ liệu trờn cỏc trạm khác, đồng thời chịu trách nhiệm bảo trì một hệthống CSDL cục bộ

Ưu điểm của CSDL phân tán:

- Có thể tiết kiệm một khoản chi phí truyền dữ liệu đáng kể nếu đặt CSDL ở nơi

mà chúng có khả năng được sử dụng nhiều nhất

- Việc được quản lý một cách độc lập có thể có quyền định nghĩa tạo lập và điềukhiển có tính cục bộ

- Dễ dàng mở rộng bằng cách thêm CSDL vào một nút mạng, nhiều bộ xử lý cóthể thêm vào mạng

- Việc truy nhập dữ liệu không phụ thuộc vào một máy hay một đường nối trêntoàn bộ hệ thống Nếu có bất cứ một lỗi nào thì sau đó vài CSDL có thể được truy nhậptrờn cỏc nỳt địa phương

Nhược điểm

- Giảm chi phí liên lạc nhưng lại làm tăng độ phức tạp

- Có thể gây dư thừa hoặc trùng lặp dữ liệu ở nhiều nơi

- Gây phân tán trong điều khiển

- Khó khăn trong quá trình bảo mật

- Khó khăn trong việc thay đổi CSDL.

2.2 Cơ sở dữ liệu tập trung

Ngược lại với CSDL phân tán, trong CSDL tập trung, dữ liệu được lưu trữ tập trungtại một nơi, trên máy chủ của hệ thống Các máy trạm ở bất cứ đâu trong hệ thống đều truynhập lấy dữ liệu tại máy chủ thông qua đường truyền

3 Sự khác nhau giữa cơ sở dữ liệu phân tán và cơ sở dữ liệu tập trung

- Điều khiển tập trung: Trong CSDL phân tán, dữ liệu ít được điều khiển tập

trung Ngược lại, trong CSDL tập trung, người quản trị CSDL chỉ điều khiển trên CSDLtập trung tại máy chủ

- Giảm dư thừa và trùng lặp dữ liệu: Trong CSDL tập trung, dữ liệu dư thừa và

trùng lặp được giảm tới mức tối đa, do đó bộ nhớ được tiết kiệm hơn Ngược lại, ở CSDLphân tán, CSDL trùng lặp tỉ lệ thuận với số lượng các truy nhập sửa đổi dữ liệu

- Cấu trúc vật lý phức tạp và việc truy nhập hiệu quả: CSDL tập trung có cấu trúc

vật lý phức tạp để hỗ trợ việc truy nhập dữ liệu một cách có hiệu quả nhất Ngược lại, trongCSDL phân tán, việc truy nhập dữ liệu hiệu quả không được cung cấp bởi các cấu trúc vật

lý phức tạp

- Tính bảo mật: Trong CSDL phân tán, rất khó để bảo mật dữ liệu vì thông tin có

thể được truy nhập trên nhiều vị trí khác nhau Ngược lại, tính bảo mật trong CSDL tậptrung được đảm bảo hơn vì người quản trị CSDL có thể kiểm soát được việc truy nhập dữliệu và phân quyền truy cập dữ liệu

4 Đối tượng sử dụng cơ sở dữ liệu

- Những người sử dụng CSDL không chuyên về lĩnh vực tin học và CSDL: Do đó,

cần phải có công cụ để đối tượng này truy nhập, khai thác dữ liệu khi cần thiết một cách dễdàng

- Các chuyên viên tin học: những đối tượng này có khả năng khai thác, can thiệp

vào CSDL để xây dựng các ứng dụng phục vụ cho các mục đích khác nhau

- Những người quản trị CSDL: là những người rất hiểu biết về máy tính, tin học.

Họ là những người tổ chức CSDL, có khả năng phục hồi hoặc can thiệp vào CSDL khi cầnthiết

Việc lựa chọn sử dụng loại CSDL phụ thuộc vào điều kiện kinh tế cũng như chiếnlược của từng tổ chức sử dụng CSDL

II LÝ THUYẾT CHUNG VỀ HỀ THỐNG THÔNG TIN

1 Định nghĩa hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp các yếu tố con người, các thiết bị phầncứng, phần mềm, dữ liệu,… thực hiện hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thôngtin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường Nó thể hiện bởi những con người,các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào (inputs) của HTTT đượclấy từ các nguồn (sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đãđược lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (outputs) được chuyển đến cỏc đớch (destination) hoặccập nhật vào kho lưu dữ liệu (storege)

Mô hình hệ thống thông tin

2 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt

Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng củathông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin bao gồm các yếu tố sau:

- Đúng thời điểm

Độ tin cậy:

Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và chính xác Thông tin ít độ tin cậy hoặcthiếu chính xác có thể gây ra những hậu quả tồi tệ cho tổ chức Lấy ví dụ, nếu một HTTTlập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót sẽ gây hiện tượng khách hàng sẽ kêu ca về việc phảitrả tiền cao hơn số tiền mà họ thực sự phải trả, dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng đối vớikhách hàng Ngược lại, nếu số tiền ghi trên hóa đơn thấp hơn số tiền mà khách hàng thực

sự phải trả sẽ gây thất thu cho cửa hàng, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh

Tính đầy đủ

Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhàquản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định vàhành động không đáp ứng đòi hỏi của tình hình thực tế Ví dụ, một nhà sản xuất bánh yêucầu thông tin về số lượng bánh làm ra trong mỗi tuần Trong báo cáo ông chủ nhận được cónêu ra cả số lượng bánh được sản xuất trong các tuần trước, tháng trước để so sánh Ôngchủ xem báo cáo và nhận thấy số lượng bánh tăng đều nên kết luận tình hình sản xuấttương đối ổn định và tốt đẹp Tuy nhiên, tình hình thực tế có thể hoàn toàn khác HTTT chỉcung cấp số lượng bánh sản xuất ra mà không cung cấp một chút thông tin nào về năngsuất, cũng như số giờ làm của người lao động, độ hao phí nguyên vật liệu, chi phí cho việcsản xuất ra một chiếc bánh Việc cung cấp thông tin không đầy đủ như vậy có thể gây thiệthại lớn cho doanh nghiệp

Tính thích hợp và dễ hiểu

Nhiều nhà quản lý rất ngại khi phải xem một số loại báo cáo mà HTTT của họ tạo

ra, mặc dù những báo cáo đó liên quan đến lĩnh vực mà họ phụ trách Nguyên nhân chính

là do những báo cáo đó chưa thích hợp và dễ hiểu Có thể do có quá nhiều thông tin khôngcần thiết, việc bố trí các thông tin không hợp lý, gây khó khăn cho người xem, hoặc cáchtrình bày thiếu sáng sủa,… Điều đó gây ra việc tốn phí cho việc tạo ra các báo cáo khôngbao giờ được sử dụng tới, hoặc gây việc ra quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết

Tính được bảo vệ

Thông tin là nguồn lực vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp Trong nhiềutrường hợp, thông tin là yếu tố sống còn đối với sự thành công hay thất bại của một doanhnghiệp Do vậy, việc bảo mật thông tin là một yếu tố hết sức cần thiết Chỉ những người cóquyền hạn và trách nhiệm mới được quyền truy cập thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin

có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp

Tính kịp thời

Thông tin có thể đáng tin cậy, đầy đủ, thích hợp, dễ hiểu và an toàn Tuy nhiên, nóchỉ có giá trị nếu được sử dụng đúng thời điểm Việc cung cấp thông tin không kịp thời cóthể gây ra nhiều hậu quả lớn Ví dụ, tại một doanh nghiệp, việc cung cấp thông tin khôngkịp thời của hệ thống thông tin gây việc chậm trả lương cho công nhân Nếu việc này diễn

ra nhiều lần rất có thể khiến nhân viên tổ chức biểu tình, hay một máy rút tiền tự động xử

lý quá chậm cũng sẽ mất khách rất nhanh

3 Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin

 Giai đoạn 1: đánh giá yêu cầu

Một dự án phát triển HTTT được tiến hành ngay sau khi có bản yêu cầu Vì loại

dự án này đòi hỏi đầu tư không chỉ có tiền bạc, thời gian mà cả nguồn nhân lực, do đó đểquyết định vấn đề này chỉ được thực hiện sau khi có một cuộc phân tích cho phép xác định

cơ hội và khả năng thực hiện Sự phân tích này được gọi là đánh giá hay thẩm định yêucầu, hoặc nghiên cứu khả thi và cơ hội

Đánh giá đúng yêu cầu quyết định sự thành công của một dự án Trong giai đoạnnày, nếu phạm phải một sai lầm rất có thể làm chậm tiến độ của toàn dự án và kéo theonhững chi phí lớn cho tổ chức

Đánh giá một yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn của dự án và nhữngthay đổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án

và đưa ra gợi ý cho những người chịu trách nhiệm ra quyết định Giai đoạn này phải đượctiến hành trong một thời gian tương đối ngắn để không kéo theo nhiều chi phí và thời gian.Một số chuyên gia ước tính rằng, trong những trường hợp xây dựng HTTT lớn, thời gianđánh giá dự án chiếm 4 đến 5% tổng thời gian dành cho dự án Đó là một nhiệm vụ phứctạp vỡ nú đòi hỏi người phân tích phải nhìn nhận nhanh, nhạy bén, từ đó xác định nhữngnguyên nhân có thể nhất và đề xuất các giải pháp, xác định độ lớn về chi phí và thời hạn để

đi đến các giải pháp mới

Giai đoạn này bao gồm các bước sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá tính khả thi

- Chuẩn bị trình bày báo cáo đánh giá

 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Mục đớch:

Mục đích chính của giai đoạn này là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đangtồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính củachúng, qua đó xác định mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới cũng như đề xuất các yếu

tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên Để làm được điều đó phân tích viên phải cóhiểu biết sâu sắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động củachính hệ thống

Để thu được thông tin phục vụ cho mục đích phân tích chi tiết hệ thống mới,phân tích viên có thể áp dụng những phương pháp thu thập thông tin như sau:

- Phỏng vấn: Phỏng vấn là công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất cho hầu

hết các dự án phát triển HTTT Trong quá trình phỏng vấn, sẽ gặp những người chịu tráchnhiệm trên thực tế, số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức, thu thập đượcnhững nội dung cơ bản khái quát về hệ thống

- Nghiên cứu tài liệu: Cho phép nghiên cứu chi tiết về các khía cạnh của tổ

chức như lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, đặc trưng văn hóa, tình trạng tàichính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thànhviên, nội dung và hình dạng các thông tin vào – ra Thông tin trên giấy phản ánh quá khứ,hiện tại và tương lai của tổ chức

- Sử dụng phiếu điều tra: Khi cần thu thập thông tin ở một số lượng lớn các

đối tượng và trên phạm vi địa lý rộng thì sử dụng tới phương pháp phiếu điều tra

- Quan sát: Khi phân tích viên hệ thống muốn nhìn thấy những gì không có

trên giấy tờ, tài liệu hoặc trong quá trình phỏng vấn như tài liệu để ở đâu, đưa cho ai, cósắp xếp hay không, có sử dụng khóa hoặc không sử dụng khúa,… thì phải sử dụng phươngpháp quan sát

Mã hóa dữ liệu:

Trong quá trình xây dựng một HTTT, dữ liệu liên quan đến công việc này rấtnhiều, do đó việc mã hóa dữ liệu là hết sức cần thiết Việc mã hóa dữ liệu mang lại nhữnglợi ích sau:

- Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng

- Mô tả nhanh chóng các đối tượng

- Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn.

Định nghĩa mã hóa dữ liệu:

Mã hiệu được xem là một biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn vềmặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể Mã hóa được xem là việc xây dựngmột tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằngcách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn

Các phương pháp mã hóa cơ bản:

- Phương pháp mã hóa phân cấp:

Nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất đơn giản Người ta phân cấp đối tượng từtrên xuống Mã số được xây dựng từ trái qua phải, các chữ số được kéo dài về phía bênphải để thực hiện chi tiết việc phân cấp sâu hơn

Ví dụ: Hệ thống tài khoản kế toán là bộ mã phân cấp Hai chi tiết đầu là tàikhoản, hai chi tiết sau là tiểu khoản, các chữ số còn lại là chi tiết tài khoản

- Phương pháp mã hóa liên tiếp:

Mã kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo mã nhất định Ví dụ, nếu một dữliệu có mã hiệu là 99 thì mã hóa tiếp theo sẽ là 100 Ưu điểm của phương pháp này làkhụng gõy nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này làkhông gợi nhớ và không cho phép chốn thờm ký tự vào giữa mã cũ

- Phương pháp mã hóa tổng hợp:

Được tạo ra bằng việc kết hợp giữa phương pháp mã hóa phân cấp và phươngpháp mã hóa liên tiếp

- Phương pháp mã hóa theo Seri:

Là phương pháp mã hóa bằng việc sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là Seri.Seri được coi là một giấy phép theo mã quy định

- Phương pháp mã hóa gợi nhớ:

Phương pháp này căn cứ vào các đặc tính của đối tượng để xây dựng, chẳnghạn quy ước lấy tên viết tắt đồng tiền các nước làm mã cho các đồng tiền đó Theo đó,đồng Việt Nam có mã là VND, đô la Mỹ có mã là USD,…

- Phương pháp mã hóa ghép nối:

Phương pháp này chia mã ra nhiều trường, mỗi trường ứng với một đặc tính,những liên hệ có thể có giữa những tập con khác nhau với đối tượng được gắn mã.

Mô hình hóa hệ thống

Để có một cái nhìn trực quan về HTTT đang tồn tại cũng như HTTT trong tươnglai người ta tiến hành mô hình hóa hệ thống Mô hình hóa không những giúp cho ngườiphân tích nhìn nhận nhanh chóng hơn về hệ thống mà cũn giỳp cho người yêu cầu dễ dànghình dung về hệ thống trong tổ chức của mình

Việc mô hình hóa hệ thống sử dụng những loại sơ đồ sau đây:

Sơ đồ luồng thông tin (IFD)

Được sử dụng để mô tả thông tin theo cách thức hoạt động, tức là mô tả việcdịch chuyển các dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ vật lý bằng sơ đồ

Sơ đồ luồng thông tin sử dụng các ký pháp sau:

- Xử lý

- Kho lưu trữ dữ liệu

- Luồng thông tin

Thủ công Giao tác người - máy Tin học hóa hoàn toàn

Tài liệu

- Điều khiển

Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Sơ đồ luồng dữ liệu cũng dùng để mô tả HTTT như sơ đồ luồng thông tin nhưngtrên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu,nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm

xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì

Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ luồng dữ liệu:

Các mức của sơ đồ DFD:

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): Thể hiện rất khái quát nội dung chính củaHTTT Sơ đồ này không đi vào miêu tả chi tiết, mà chỉ mô tả sao cho có thể nhìn nhận khái

Tên người/bộ phận phát/nhận tin

Nguồn hoặc đích

Dòng dữ liệuTên dòng dữ liệu

Tên tiến trình xử lý

Tiến trình xử lý

quát nội dung của toàn hệ thống Để cho sơ đồ sáng sủa, có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏqua các xử lý cập nhật Sơ đồ ngữ cảnh còn được gọi là sơ đồ DFD mức 0.

Phân rã sơ đồ: để mô tả hệ thống một cách chi tiết hơn người ta sử dụng kỹ thuậtphân rã sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã thành các sơ đồ mức 0, sau

đó là mức 1, mức 2,…

Các bước thực hiện trong giai đoạn 2 bao gồm:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống hiện tại

- Nghiên cứu hệ thống hiện tại

- Chuẩn hóa và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Sửa đổi lại đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

 Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Mục đích của giai đoạn này là mô tả chi tiết và chính xác những gì mà hệ thốngcần phải làm để đạt được mục tiêu đã được xác định từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫntuân thủ những ràng buộc của môi trường

Sản phẩm của giai đoạn thiết kế logic là mô hình hệ thống mới thể hiện qua các

sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD Mô hình này phải được người sửdụng xem xét và thông qua để đảm bảo rằng chúng đáp ứng tất cả các yêu cầu của họ

Xây dựng mô hình logic cho HTTT mới là một quá trình tương đối phức tạp, cầnphải có một hiểu biết sâu sắc về HTTT đang nghiên cứu, cần phải làm chủ các công cụ tạo

ra và hoàn chỉnh các tài liệu hệ thống mức logic, cũng như cần phải am hiểu những kháiniệm cơ bản của cơ sở dữ liệu

Thiết kế các bộ phận của HTTT mới theo trật tự sau: Thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết

kế xử lý và dữ liệu đầu vào (inputs) Với mỗi nhiệm vụ trên, cần phải bổ sung hoàn chỉnhtài liệu và hợp thức hóa mô hình logic

Thiết kế cơ sở dữ liệu và tính nhu cầu bộ nhớ

Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng HTTTmới Công việc này đôi khi rất phức tạp Đó không chỉ là việc phân tích viên hệ thống gặp

gỡ những người sử dụng hệ thống để yêu cầu họ cung cấp chi tiết những thông tin để xácđịnh cơ sở dữ liệu cho HTTT mới Đôi khi, phân tích viên hệ thống cần phải dự đoán trướcnhững nhu cầu trong tương lai của người sử dụng để tạo cơ sở dữ liệu hiệu quả nhất cho hệthống.

Bốn cách thức cơ bản để xác định yêu cầu cho HTTT:

- Hỏi trực tiếp người sử dụng xem họ cần những thông tin gì

- Đi từ HTTT đang tồn tại từ đó xác định yêu cầu cho HTTT mới

- Tổng hợp từ đặc trưng của nhiệm vụ mà HTTT đang trợ giúp

- Sử dụng phương pháp thực nghiệm

Người phân tích viên phải xác định cách thức tiếp cận phù hợp nhất để xây dựng

cơ sở dữ liệu cho HTTT của mình Hiện nay, việc xác định nhu cầu cơ sở dữ liệu cho hệthống chủ yếu được thực hiện bằng một trong hai cách sau: phương pháp xác định từ cácđầu ra và phương pháp mô hình hóa

- Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra

Các bước chi tiết để thiết kế:

Bước 1: Xác định các đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

- Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng

Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầura

- Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra

- Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1 (1.NF)

Chuẩn hóa mức 1.NF quy định: Trong mỗi danh sách không được phépchứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tỏch cỏc thuộc tính đó rathành các danh sách con Điều này có một ý nghĩa nhất định dưới góc độ quản lý

- Thực hiện việc chuẩn hóa mức 2 (2.NF)

Chuẩn hóa mức 2.NF qui định, trong một danh sách mỗi thuộc tính phảiphụ thuộc hàm và toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa Nếu có

sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóathành một danh sách con mới

- Thực hiện chuẩn hóa mức 3 (3.NF)

Chuẩn hóa mức 3.NF quy định, trong một danh sách không cho phép có sựphụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính

- Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa

+ Các khái niệm

- Thực thể (Entity): Thực thể trong mô hình logic dữ liệu được dùng

để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưutrữ thông tin về chúng

- Liên kết (Association): Một thực thể không tồn tại độc lập với cácthực thể khác Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể với nhau Khái niệm liên kết hayquan hệ thực thể được dùng để chỉ những mối quan hệ giữa các thực thể với nhau

N @ N Liên kết nhiều – nhiều:

Một lần xuất của thực thể A được liên kết với nhiều lần xuất của thựcthể B và một lần xuất của thực thể B được liên kết với nhiều lần xuất của thực thể A.

Thiết kế logic xử lý và tính toán khối lượng xử lý

Một số khái niệm cơ sở:

- Sự kiện: Việc thực, khi nó đến nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hoặcnhiều việc khác

- Đồng bộ: Một điều kiện logic kết hợp các sự kiện, thể hiện các quy tắcquản lý mà HTTT phải kiểm tra để khởi sinh các công việc

- Công việc: Là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự kiệnkhởi sinh

- Quy tắc ra: Điều kiện thể hiện các qui tắc quản lý, qui định việc cho ra kếtquả của một công việc

- Kết quả: Sản phẩm của việc thực hiện một công việc Kết quả có chung mộtbản chất như sự kiện, nó có thể là cái phát sinh việc thực hiện một công việc khác

- Phân tích tra cứu: là tìm hiểu xem bằng cách nào để có được những thôngtin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế cơ sở dữ liệu

- Phân tích cập nhật: Thông tin trong cơ sở dữ liệu phải được cập nhậtthường xuyên đảm bảo cơ sở dữ liệu phản ánh tình trạng mới nhất của các đối tượng mà nóquản lý

- Tính khối lượng xử lý tra cứu và cập nhật: Một xử lý trên sơ đồ con logicđược phân rã thành các thao tác xử lý cơ sở hoặc tra cứu cập nhật Để tính khối lượng chochúng, ta tìm cách quy đổi khối lượng hoạt động của các thao tác xử lý cơ sở về theo khốilượng của một thao tác xử lý cơ sở được chọn làm đơn vị

 Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Mục đích của giai đoạn này là thiết lập các phác họa cho mô hình vật lý, đánhgiá chi phí và lợi ích cho các phác họa, xác định khả năng đạt được các mục tiêu cũng như

sự tác động của chúng vào lĩnh vực tổ chức và nhân sự đang làm việc tại hệ thống và đưa

ra những khuyến nghị cho lãnh đạo những phương án tốt nhất

Các công việc phải làm trong giai đoạn xây dựng các phương án của giải pháplà: xác định các ràng buộc về tin học và tổ chức, xây dựng các phương án, đánh giá cácphương án, chuẩn bị và trình bày báo cáo

Các bước thực hiện theo trình tự sau:

- Xác định các ràng buộc tổ chức và tin học

- Xây dựng các phương án của giải pháp

- Đánh giá các phương án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về phương án của giải pháp

 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được chọn ởgiai đoạn trước đây Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tả chính xác ở đây

có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của người sử dụng

Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm: lập kế hoạch, thiết kế chi tiếtcác giao diện vào - ra, thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa, thiết kế các thủtục thủ công, chuẩn bị và trình bày báo cáo

Các bước thực hiện của giai đoạn này bao gồm:

Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài:

Nguyên tắc:

- Đảm bảo rằng người sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống, có nghĩa là anh

ta luôn luôn có thể thông báo hệ thống những việc phải thực hiện

- Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng

- Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng

- Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và phần cứng tạothành hệ thống

- Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình