Giải pháp tăng cường quản lý lao động tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại TNG

Thông thường trong các doanh nghiệp tồn tại một bộ phận độc lập chuyên trách về quản lý lao động được gọi là phòng nhân sự hay phòng tổ chức nhân sự, gồm các bộ phận chủ yếu sau: - Bộ ph

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÙI THỊ THANH THỦY

GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI TNG

Chuyên ngành: Quản lý kinh tế

Mã số 60.34.04.10

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học: GS.TSKH Vũ Huy Từ

THÁI NGUYÊN - 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình do tôi thực hiện, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về những gì mình viết

Thái Nguyên, ngày tháng năm 2014

Tác giả luận văn

Bùi Thị Thanh Thủy

LỜI CẢM ƠN

Trước hết, tôi xin chân thành cảm ơn Trường Đại Học Kinh tế và Quản trị kinh doanh- Đại học Thái Nguyên, đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt thời gian học và làm luận văn cao học

Tôi xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc, lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo

GS.TSKH Vũ Huy Từ người đã tận tình hướng dẫn và động viên tôi trong

suốt thời gian hoàn thành luận văn này

Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo đã quan tâm, góp ý và nhận xét cho bản luận văn của tôi Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến các thầy

cô giáo đã giảng dạy cho tôi trong suốt thời gian qua

Xin kính chúc các thầy giáo, cô giáo và gia đình mạnh khỏe hạnh phúc, tiếp tục sự nghiệp đào tạo cho các thế hệ học sinh, sinh viên đạt được nhiều thành công hơn nữa trên con đường học tập và nghiên cứu khoa học

Xin trân trọng cảm ơn

Thái Nguyên, ngày tháng năm 2014

Tác giả luận văn

Bùi Thị Thanh Thủy

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC BẢNG vii

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ viii

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Kết cấu của luận văn 3

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG 4

1.1 Những vấn đề cơ bản về quản lý lao động 4

1.1.1 Một số khái niệm 4

1.1.2 Phân loại lao động 7

1.1.3 Nội dung quản lý lao động 9

1.1.4 Đặc điểm về quản lý lao động 11

1.2 Nội dung cơ bản về tổ chức và quản lý lao động trong doanh nghiệp công nghiệp 12

1.2.1 Hoàn thiện tuyển chọn và bố trí lao động 12

1.2.2 Phân tích công việc 12

1.2.3 Công tác tuyển dụng lao động 21

1.2.4 Hoàn thiện hệ thống phân công và hiệp tác lao động 25

1.3 Những nhân tố ảnh hưởng đến việc tổ chức quản lý lao động trong doanh nghiệp 28

1.3.1 Các nhân tố môi trường bên ngoài 29

1.3.2 Các nhân tố thuộc về tổ chức 31

1.3.3 Các nhân tố thuộc về người lao động và ban lãnh đạo 32

Chương 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 35

2.1 Câu hỏi nghiên cứu 35

2.2 Phương pháp nghiên cứu 36

2.2.1 Thu thập số liệu 36

2.2.2 Phương pháp phân tích 38

2.2.3 Các chỉ tiêu phân tích 39

Chương 3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI TNG 42

3.1 Một số nét khái quát về Công ty CP đầu tư và thương mại TNG 42

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 42

3.1.2 Đặc điểm tổ chức và quản lý 46

3.2 Đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ của Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại TNG 58

3.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 58

3.2.2 Cơ cấu tổ chức sản xuất 60

3.2.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 60

3.3 Tình hình lao động và tổ chức lao động tại Công ty cổ phần đầu tư và thương mại TNG 62

3.3.1 Tổng hợp nghiên cứu điều tra về lao động tại Công ty cổ phần đầu tư và thương mại TNG 62

3.3.2 Đặc điểm về lao động 63

3.3.3 Tình hình phân công và tổ chức lao động 66

3.3.4 Tình hình tổ chức nơi làm việc 67

3.3.5 Tình hình trả lương, trả thưởng cho lao động 68

3.3.6 Thực trạng công tác đào tạo và phát triển nguồn lực tại Công ty 76

3.4 Đánh giá chung tình trạng công tác quản lý lao động tại Công ty cổ phần Đầu tư và thương mại TNG 85

3.4.1 Ưu điểm 85

3.4.2 Những mặt còn tồn tại 86

3.4.3 Nguyên nhân của những tồn tại 89

Chương 4 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI TNG 91 4.1 Định hướng phát triển và những yêu cầu hoàn thiện quản lý lao động của Công ty trong thời gian tới 91

4.1.1 Định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới 91

4.1.2 Sự cần thiết và yêu cầu đặt ra đối với công tác hoàn thiện quản lý lao động của Công ty 92

4.2 Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại Công ty cổ phần đầu tư và thương mại TNG 94

4.2.1 Hoàn thiện công tác định mức lao động và hoạch định nguồn nhân lực 94

4.2.2 Hoàn thiện công tác tuyển chọn nguồn nhân lực 94

4.2.3 Xây dựng quy trình đánh giá thực hiện công việc và tổ chức đánh giá thực hiện công việc theo định kỳ 98

4.2.4 Thực hiện công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh 99

4.2.5 Đảm bảo các chế độ đãi ngộ và phúc lợi cho người lao động 101

4.2.6 Xây dựng văn hóa Doanh nghiệp 104

4.3 Kiến nghị 106

4.3.1 Kiến nghị với Nhà nước 106

4.3.2 Kiến nghị với Hiệp hội Dệt may Việt Nam 108

KẾT LUẬN 109

TÀI LIỆU THAM KHẢO 111

PHỤ LỤC 112

Đầu tư và thương mại TNG 71

03 năm 2013 72Bảng 3.5: Bảng thanh toán tiền lương tháng 12 năm 2013 75

năm của Công ty 79Bảng 3.7 Kết quả đào tạo của các học viên 82

83

Cổ phần Đầu tư và thương mại TNG 92

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ

SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Ý nghĩa của mô tả phân tích công việc 13

Sơ đồ 3.1: Mô hình tổ chức quản lý hiện tại của Công ty 48

Sơ đồ 3.2: Mô hình tổ chức, Quản lý Công ty Cổ phần Đầu tư & Thương

mại TNG 59

Sơ đồ 3.3: Cơ cấu tổ chức Cty Cổ phần Đầu tư và Thương mại TNG 60

Sơ đồ 3.4: Khái quát quy trình gia công 61

Sơ đồ 3.5: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 61

BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 3.1: Biểu đồ lương bình quân năm 2011 73 Biểu đồ 3.2: Biểu đồ lương bình quân năm 2012 74 Biểu đồ 3.3: Biểu đồ lương bình quân năm 2013 74

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm gần đây nền kinh tế Việt Nam có tốc độ tăng trưởng cao, từ 7-8% năm Khi nền kinh tế phát triển, vai trò vị trí của lao động càng quan trọng, vì chỉ có lực lượng lao động có chất lượng cao mới có khả năng tiếp thu và áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ mới, công nghệ cao,

sử dụng hiệu quả các nguồn lực vật chất khác trong sản xuất hàng hoá Đối với các doanh nghiệp, để nâng cao năng lực cạnh tranh thì một trong những yếu tố quan trọng là cần phải nâng cao chất lượng lao động

Chính vì vậy, hoàn thiện công tác quản lý lao động trong doanh nghiệp

để tạo ra lợi thế cạnh tranh đang là những nỗ lực mang tính chiến lược của các doanh nghiệp và các quốc gia nói chung Lực lượng lao động có chất lượng sẽ

là nguồn nội lực, là yếu tố nội sinh, động lực to lớn để phát triển cả ở các cấp

cơ sở (doanh nghiệp), địa phương và quốc gia; đảm bảo đi tắt, đón đầu, rút ngắn được khoảng cách về trình độ phát triển

Công ty cổ phần đầu tư và thương mại TNG là một công ty về lĩnh vực may mặc, đặc biệt là xuất khẩu sang các thị trường lớn như Mỹ và Châu Âu Trong những năm gần đây, công ty TNG đã góp một phần rất lớn trong việc tạo công ăn việc làm cho hàng nghìn lao động trong và ngoài tỉnh Thái Nguyên Tuy nhiên, công tác quản lý lao động của Công ty vẫn còn bộc lộ một số bất cập sau:

- Công tác quản lý lao động chưa được quan tâm đúng mức; công tác hoạch định nhân sự đã thực hiện nhưng chưa chuyên nghiệp; hoạt động tuyển dụng lao động còn nhiều bất cập

- Hoạt động phân tích công việc, xây dựng hệ thống định mức và đánh giá thực hiện công việc đối với người lao động chưa được quan tâm

- Chưa sử dụng và phát huy tốt khả năng chuyên môn của lực lượng lao động, bố trí, phân công lao động chưa thật sự hợp lý

- Hệ thống tiền lương, kích thích vật chất, tinh thần đối với lao động chưa thực sự hiệu quả

- Công tác đào tạo, phát triển nhân sự chưa được quan tâm đầu tư thích đáng, hiệu quả đào tạo thấp

Xuất phát từ những lý do trên, em chọn đề tài nghiên cứu “Giải pháp tăng cường quản lý lao động tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại TNG” làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

2.1 Mục tiêu chung

- Xây dựng các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý lao động tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại TNG nhằm đáp ứng yêu cầu đổi mới doanh nghiệp

2.2 Mục tiêu cụ thể

- Hệ thống hoá những vấn đề lý luận về lao động và quản lý lao động trong doanh nghiệp

- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý lao động tại Công ty

Cổ phần đầu tư và thương mại TNG trong những năm qua

- Đề xuất định hướng và một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác quản lý lao động tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại TNG trong thời gian tới

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của luận văn là những vấn đề về hoạch định, tuyển dụng, bố trí và sử dụng, tạo động lực, khuyến khích, đào tạo

và nâng cao hiệu quả đội ngũ lao động tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại TNG

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về không gian: Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại TNG

+ Về thời gian: Trong 3 năm 2010 - 2013

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp duy vật biện chứng

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp điều tra

- Phương pháp tổng hợp và phân tích tài liệu kết hợp phương pháp so sánh để làm sáng tỏ các quan điểm và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý lao động của Công ty

5 Kết cấu của luận văn

Với đối tượng và phạm vi nghiên cứu như vậy, ngoài các phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được chia thành 4 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác quản lý lao động

Chương 2: Phương pháp nghiên cứu

Chương 3: Thực trạng công tác quản lý lao động tại Công ty Cổ phần

đầu tư và thương mại TNG

Chương 4: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý lao

động tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại TNG

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG

1.1 Những vấn đề cơ bản về quản lý lao động

1.1.1 Một số khái niệm

- Tổ chức lao động

Lao động, trong kinh tế học, được hiểu là một yếu tố sản xuất do con người tạo ra và là một dịch vụ hay hàng hóa Người có nhu cầu về hàng hóa này là người sản xuất hay người chủ, người thuê mướn lao động Còn người cung cấp hàng hóa này là người lao động Cũng như mọi hàng hóa và dịch vụ khác, lao động được trao đổi trên thị trường, gọi là thị trường lao động Giá cả của lao động là tiền công thực tế mà người sản xuất trả cho người lao động Mức tiền công chính là mức giá của lao động

Quá trình lao động là một hiện tượng kinh tế xã hội và vì thế, nó luôn luôn được xem xét trên hai mặt: mặt vật chất và mặt xã hội Về mặt vật chất, quá trình lao động dưới bất kỳ hình thái kinh tế -xã hội nào muốn tiến hành được đều phải bao gồm ba yếu tố: bản thân lao động, đối tượng lao động và công cụ lao động Quá trình lao động chính là sự kết hợp qua lại lẫn nhau giữa ba yếu tố đó, trong đó con người sử dụng công cụ lao động để tác động lên đối tượng lao động nhằm mục đích làm cho chúng thích ứng với những nhu cầu của mình Còn mặt xã hội của quá trình lao động được thể hiện ở sự phát sinh các mối quan hệ qua lại giữa những người lao động với nhau trong quá trình lao động Các mối quan hệ đó hình thành tính chất tập thể, tính

quá trình lao động và các mối quan hệ qua lại giữa những người lao động với

nhau vào việc thực hiện mục đích của quá trình đó, tức là phải tổ chức lao động

Như vậy: Tổ chức lao động là một phạm trù gắn liền với lao động sống, với việc đảm bảo sự hoạt động của sức lao động Thực chất, tổ chức lao động trong phạm vi một tập thể lao động nhất định là một hệ thống các biện pháp đảm bảo sự hoạt động lao động của con người nhằm mục đích nâng cao năng

suất lao động và sử dụng hợp lý và có hiệu quả nhất các tư liệu sản xuất

Nghiên cứu tổ chức lao động cần phải tránh đồng nhất nó với tổ chức sản xuất Xét về mặt bản chất, khi phân biệt giữa tổ chức lao động và tổ chức sản xuất chúng khác nhau ở chỗ: tổ chức lao động là một hệ thống các biện pháp để đảm bảo sự hoạt động có hiệu quả của lao động sống Còn tổ chức sản xuất là tổng thể các biện pháp nhằm sử dụng đầy đủ nhất toàn bộ nguồn lao động và các điều kiện vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp, đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục ổn định, nhịp nhàng và kinh tế Đối tượng của

tổ chức sản xuất là cả ba yếu tố của quá trình sản xuất, còn đối tượng của tổ chức lao động chỉ bao gồm lao động sống - yếu tố cơ bản nhất của quá trình sản xuất mà thôi.2

Trong doanh nghiệp, tổ chức lao động là một bộ phận cấu thành không thể tách rời của tổ chức sản xuất Tổ chức lao động giữ vị trí quan trọng trong

tổ chức sản xuất là do vai trò quan trọng của con người trong quá trình sản xuất quyết định Cơ sở kỹ thuật của sản xuất dù hoàn thiện như thế nào thì quá trình sản xuất cũng không thể tiến hành được nếu không sử dụng sức lao động, không có sự hoạt động có mục đích của con người đưa cơ sở kỹ thuật

Do đó, lao động có tổ chức của con người trong bất kỳ doanh nghiệp nào cũng là điều kiện tất yếu của hoạt động sản xuất, còn tổ chức lao động là một bộ phận cấu thành của tổ chức quá trình sản xuất Tổ chức lao động không chỉ cần thiết trong lĩnh vực sản xuất vật chất mà nó cũng cần thiết trong các doanh nghiệp dịch vụ

Do vậy, tổ chức lao động được hiểu là tổ chức quá trình hoạt động của con người trong sự kết hợp giữa ba yếu tố cơ bản của quá trình lao động và các mối quan hệ qua lại giữa những người lao động với nhau nhằm đạt được mục đích của quá trình đó

- Quản lý lao động

Các doanh nghiệp đều có các nguồn lực bao gồm tiền bạc, vật chất, thiết bị và con người cần thiết để tạo ra hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp đưa ra thị trường Hầu hết các doanh nghiệp đều xây dựng các thủ tục và quy trình về cung cấp nguyên vật liệu và thiết bị nhằm đảm bảo việc cung cấp đầy

đủ chúng khi cần thiết Tương tự như vậy, các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến qui trình quản lý con người - một nguồn lực quan trọng nhất trong doanh nghiệp

Quản lý lao động hay ở cấp độ cao hơn là quản lý lao động bao gồm tất

cả những quyết định và hoạt động quản lý có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp

Mục tiêu chủ yếu của quản lý lao động là nhằm đảm bảo đủ về số lượng

và cơ cấu đội ngũ lao động với mức trình độ và kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc, và vào đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Như vậy, một câu hỏi đặt ra: ai phụ trách quản lý lao động trong quản lý doanh nghiệp? rõ ràng câu trả lời sẽ là: mọi nhà quản lý trong doanh nghiệp

Quản lý lao động là đảm bảo có đúng người với kỹ năng và trình độ phù hợp, vào đúng công việc và vào đúng thời điểm thích hợp để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp

Nhưng dù ở bất cứ xã hội nào vấn đề mấu chốt của quản trị vẫn là quản

lý lao động Một doanh nghiệp dù có nguồn tài chính dồi dào, nguồn tài nguyên vật tư phong phú, hệ thống máy móc thiết bị hiện đại đi chăng nữa cũng sẽ trở nên vô ích, nếu không biết hoặc quản trị kém nguồn tài nguyên nhân sự.3

Chính cung cách quản trị tài nguyên nhân sự này tạo ra bộ mặt văn hóa của tổ chức, tạo ra bầu không khí có sự đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau hay lúc nào cũng căng thẳng bất ổn định

1.1.2 Phân loại lao động

Việc phân loại lao động có ý nghĩa quan trọng trong việc qui hoạch lao động, phục vụ trực tiếp cho việc tính toán, lập dự toán cho việc tính toán chi phí lao động trực tiếp, gián tiếp Có nhiều tiêu chuẩn phân loại có mục đích, ý nghĩa và yêu cầu quản lý khác nhau

Căn cứ vào tính chất công việc mà người lao động đảm nhận, lao động của doanh nghiệp cũng như của từng bộ phận trong doanh nghiệp được chia thành 2 loại: Lao động trực tiếp và lao động gián tiếp

- Lao động trực tiếp gồm những người trực tiếp tiến hành hoạt động SXKD tạo ra sản phẩm hay trực tiếp thực hiện các công việc dịch vụ nhất định

Theo nội dung công việc mà người lao động thực hiện, loại lao động trực tiếp được chia thành: Lao động SXKD chính, lao động SXKD phụ trợ, lao động của các hoạt động khác

Theo năng lực và trình độ chuyên môn, lao động trực tiếp được phân thành các loại:

3

Giáo trình quản lý nhân lực trong Doanh nghiệp, Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật

+ Lao động tay nghề cao: Gồm những người đã qua đào tạo chuyên môn và có nhiều kinh nghiệm trong công việc thực tế, có khả năng đảm nhận các công việc phức tạp đòi hỏi trình độ cao

+ Lao động có tay nghề trung bình: Gồm những người đã qua đào tạo chuyên môn, nhưng thời gian công tác thực tế chưa nhiều hoặc những người chưa được đào tạo qua trường lớp chuyên môn nhưng có thời gian làm việc thực tế tương đối lâu được trưởng thành do học hỏi từ thực tế

- Lao động gián tiếp: Gồm những người chỉ đạo, phục vụ và quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp

Theo nội dung công việc và nghề nghiệp chuyên môn, loại lao động này được chia thành: Nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính

Theo năng lực và trình độ chuyên môn, lao động gián tiếp được phân thành các loại:

+ Chuyên viên chính: Là những người có trình độ từ đại học trở lên có trình độ chuyên môn cao, có khả năng giải quyết các công việc mang tính tổng hợp, phức tạp

+ Chuyên viên: Cũng là những người lao động đã tốt nghiệp đại học, trên đại học, có thời gian công tác tương đối lâu, trình độ chuyên môn tương đối cao

+ Cán sự: Gồm những người mới tốt nghiệp đại học, có thời gian công tác thực tế chưa nhiều

+ Nhân viên: Là những người lao động gián tiếp với trình độ chuyên môn thấp, có thể đã qua đào tạo các trường lớp chuyên môn, nghiệp vụ, hoặc chưa qua đào tạo

Phân loại lao động có ý nghĩa lớn trong việc nắm bắt thông tin về số lượng và thành phần lao động, về trình độ nghề nghiệp của người lao động trong doanh nghiệp, về sự bố trí lao động trong doanh nghiệp từ đó thực hiện

quy hoạch lao động, lập kế hoạch lao động Mặt khác, thông qua phân loại lao động trong toàn doanh nghiệp và từng bộ phận giúp cho việc lập dự toán chi phí nhân công trong chi phí SXKD, lập kế hoạch quỹ lương và thuận lợi cho việc kiểm tra tình hình thực hiện các kế hoạch và dự toán này

Cơ cấu thành phần các loại lao động trong doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện kế hoạch SXKD, vì vậy trên cơ sở phân loại lao động cần phải hạch toán được tình hình hiện có và sự biến động về lượng lao động theo từng loại lao động trong doanh nghiệp Để thực hiện việc này, doanh nghiệp dùng “Sổ danh sách lao động của doanh nghiệp” và “Sổ danh sách lao động của từng bộ phận trong doanh nghiệp” Sổ này do bộ phận lao động tiền lương lập làm 2 bản Một bản được sử dụng ở bộ phận lao động tiền lương của doanh nghiệp, một bản chuyển cho phòng kế toán doanh nghiệp Khi có sự biến động về số lượng lao động, căn cứ vào các chứng từ như quyết định tiếp nhận lao động, giấy thuyên chuyển công tác, quyết định cho thôi việc, quyết định nghỉ hưu… để kế toán và bộ phận lao động tiền lương của doanh nghiệp ghi vào sổ Số liệu trên sổ danh sách lao động được sử dụng để lập báo cáo lao động hàng tháng, quý, năm và phân tích số lượng, cơ cấu lao

1.1.3 Nội dung quản lý lao động

Nghiên cứu môn quản trị căn bản cho chúng ta nắm được các chức

Nhiều tác giả coi các chức năng quản trị về hoạch định, tổ chức lãnh đạo và kiểm tra là trung tâm về các cuộc bàn luận về quản trị Những chức năng hợp thành quá trình quản trị này, quá trình được hợp thành một cách từ từ để một việc nào đó đều liên quan đến quản trị bất kể theo kiểu

tổ chức hay ở cấp quản trị nào Khi luận giải về vấn đề này các nhà quản trị Harold, Koontz và Cyril nói: "Khi hành động theo khả năng quản trị của mình, các chủ tịch, trưởng phòng, đốc công, giám thị, trưởng khoa, giám mục và những người đứng đầu các cơ quan của chính phủ đều làm cùng một việc Với tư cách nhà quản trị tất cả những người này phần nào đều tiến hành theo công việc được hoàn thành cùng với con người và thông qua con người Với tư cách nhà quản trị, mỗi người trong số họ lúc này hay lúc khác đều phải được thực hiện những nhiệm vụ đặc trưng của những nhà quản trị" Thậm chí một quản trị gia được việc cũng sử dụng các chức năng quản trị này, mặc dù trong nhiều trường hợp các chức năng này cũng được sử dụng theo trực giác

Hoạch định bao hàm một việc thiết lập các mục tiêu và đối tượng đối với tổ chức và phát triển các biểu đồ công việc cho thấy những mục tiêu và đối tượng đó được hoàn thành như thế nào Khi kế hoạch đã được hình thành thì việc tổ chức trở nên quan trọng Chức năng này bao hàm việc kết hợp các nguồn lực với nhau là con người, vốn và thiết bị một cách hiệu quả nhất để hoàn thành mục tiêu Do vậy tổ chức bao hàm nhiều

2 Tuyển dụng nhân viên

3 Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên

4 Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích thích vật chất và tinh thần đối với nhân viên

Như vậy quản lý lao động gắn liền với việc tổ chức, bất kỳ doanh nghiệp nào hình thành và hoạt động thì đều phải có bộ phận tổ chức

1.1.4 Đặc điểm về quản lý lao động

Quản lý là phải tìm cách, biết cách tác động đến những người dưới quyền để họ phát huy cao độ sức sáng tạo, sức lao động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cá nhân và tập thể

Thông thường trong các doanh nghiệp tồn tại một bộ phận độc lập chuyên trách về quản lý lao động được gọi là phòng nhân sự hay phòng tổ chức nhân sự, gồm các bộ phận chủ yếu sau:

- Bộ phận chính sách: Bộ phận này giữ vai trò đề ra các chính sách chung về nguồn nhân sự trong toàn doanh nghiệp và đảm nhiệm các chính sách đó được thực thi nhằm thực hiện những mục tiêu trước mắt cũng như lâu dài của đơn vị

- Bộ phận cố vấn: Bộ phận này giữ vai trò là cố vấn và tư vấn cho các cấp quản trị khác bằng các lời khuyến cáo thích hợp đối với các vấn đề liên quan đến công tác quản lý lao động (chẳng hạn như ở bộ phận nào đó của đơn

vị có hiện tượng người lao động bỏ việc, hoặc tỷ lệ người vắng mặt cao hoặc than phiền về giờ phụ trội quá nhiều,…)

- Bộ phận dịch vụ: Cung cấp dịch vụ về tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên trong đơn vị Quản lý về trả lương, hưu trí, bảo hiểm, an toàn lao động và y tế Đồng thời sử dụng, lưu giữ và bảo quản hồ sơ có hiệu quả tức là

đồng thời thực hiện chức năng quản lý hành chính của đơn vị (hồ sơ nhân thân, hồ sơ vắng mặt, y tế, kỷ luật, đánh giá hoàn thành công tác…)

- Bộ phận kiểm tra: có vai trò đảm nhiệm chức năng quan trọng của quản lý là kiểm tra, bằng cách giám sát các bộ phận khác trong việc thực hiện công việc xem có đảm bảo thực hiện đúng chương trình đã đề ra hay không

Với quan niệm mới về quản lý lao động, vai trò của bộ phận quản lý lao động đã tăng lên rõ rệt và trở thành một trong những bộ phận có tầm quan

trọng nhất trong doanh nghiệp Quản trị học, NXB Thống kê

1.2 Nội dung cơ bản về tổ chức và quản lý lao động trong doanh nghiệp công nghiệp

1.2.1 Hoàn thiện tuyển chọn và bố trí lao động

Tuyển dụng nhân lực giữ vai trò đặc biệt quan trọng đối với một doanh nghiệp vì nó quyết định số lượng, chất lượng cán bộ công nhân viên có hợp lý hay không Nếu quá trình tuyển dụng được thực hiện tốt sẽ giúp Công ty tìm được những lao động phù hợp với yêu cầu của công việc Những nhân viên không đủ năng lực cần thiết để thực hiện công việc sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc, có khi còn là nguồn gốc của sự mất đoàn kết, chia rẽ nội bộ doanh nghiệp Mặt khác, do chi phí tuyển dụng lớn nên khi công tác tuyển dụng không đạt được yêu cầu sẽ làm lãng phí cho công tác cả về thời gian lẫn chi phí.7

1.2.2 Phân tích công việc

Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc

Đó là việc nghiên cứu các công việc để làm rõ ở từng công việc cụ thể

7 Quản trị nhân lực, NXB Giáo dục

người lao động có những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, họ thực hiện những hoạt động này như thế nào; những máy móc, thiết bị, công cụ nào được sử dụng; những mối quan hệ nào khi thực hiện và điều kiện làm việc cụ thể; những yêu cầu kiến thức kỹ năng mà người lao động cần có để thực hiện công việc Nghĩa là, phân tích công việc là một quá trình xác định và ghi chép lại các thông tin liên quan đến bản chất của từng công việc cụ thể Đây là quá trình xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc Đây cũng là quá trình xác định sự khác biệt của một công việc này với công việc khác

Việc chuẩn bị mô tả chức trách, nhiệm vụ, trách nhiệm công việc, yêu cầu về trình độ kỹ năng công việc và các định mức hoàn thành công việc sẽ

dựa trên các dữ liệu thu thập được trong quá trình phân tích công việc

Ý nghĩa của việc phân tích công việc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1: Ý nghĩa của mô tả phân tích công việc

Doanh nghiệp, Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật

8

Quản trị nhân lực, NXB Giáo dục

Phân tích công việc

Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn công việc

Đánh giá năng lực thực hiện của nhân viên

Đánh giá công việc

Trả công, khen thưởng nhân viên

Thứ nhất, phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu,

đặc điểm của công việc, như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao; các loại máy máy móc trang bị, dụng

cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, không thể đánh giá chính xác yêu cầu của các công việc,

do đó không thể tuyển dụng đúng nhân viên cho công việc, không thể đánh giá đúng năng lực thực hiện công việc của nhân viên và do đó, không thể trả lương, kích thích họ kịp thời, chính xác Ðặc biệt phân tích công việc là công

cụ rất hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần

có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Hai là, từ phân tích công việc cho phép xác định nội dung, chương

trình đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ những người lao động nhằm giúp cho họ có đủ khả năng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ

Thứ ba, phân tích công việc cho phép đánh giá những yếu tố có hại cho

sức khoẻ, tạo ra cơ sở để xác định các điều kiện cần thiết để khắc phục, loại trừ những ảnh hưởng có hại, cung cấp trang thiết bị bảo hộ lao động cần thiết cho người lao động

Thứ tư, phân tích công việc tạo ra các thông tin cơ sở không thể thiếu

để tính toán thù lao lao động, hiệu quả công việc, thành tích của người lao động khi tiến hành công việc

- Mục đích của việc phân tích công việc được thể hiện qua trả lời các câu hỏi sau:

+ Nhân viên thực hiện những công việc gì?

+ Khi nào công việc được hoàn tất?

+ Công việc được thực hiện ở đâu?

+ Nhân viên thực hiện công việc đó như thế nào?

+ Tại sao phải thực hiện công việc đó?

+ Để thực hiện công việc đó phải hội đủ các tiêu chuẩn về phẩm chất

và trình độ nào?

- Nội dung của phân tích công việc:9

+ Quá trình thực hiện phân tích công việc thường gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các

hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất

Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ

tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếu có)

Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực

hiện phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc tương tự nhau

Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin

phân tích công việc Tuỳ theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tuỳ theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: Phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát…

Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin Những thông

tin thu thập để phân tích công việc cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác

và đầy đủ thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó

Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc + Các thông tin cần thu thập cho phân tích công việc

Để phân tích công việc được chính xác, cần phải thu thập được các loại thông tin sau đây:

9

Giáo trình quản lý nhân lực trong Doanh nghiệp, Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật

* Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc

* Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc như các phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng…

* Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần

có như trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm

cá nhân cần có khi thực hiện công việc

* Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc như

số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và các tính năng tác dụng của các trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc

* Thông tin về các tiêu chuẩn mẩu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả công việc

+ Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc

Có rất nhiều phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc, nó tuỳ thuộc vào từng loại thông tin thu thập và tuỳ theo từng doanh nghiệp Sau đây là một số phương pháp phổ biến:

* Bảng câu hỏi: Phương pháp này được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc Theo phương pháp này, cấp quản trị gửi cho các nhân viên những bảng câu hỏi đã chuẩn bị sẵn, trừ cấp điều hành Trong bảng câu hỏi này, ngoài tên, tuổi, phòng ban, chức vụ, công nhân phải mô tả toàn bộ các nhiệm vụ hoặc mục đích của công việc, khối lượng hoặc số lượng sản phẩm Tuy nhiên, phương pháp này có trở ngại và hạn chế là công nhân có thể không thích điền vào những bảng câu hỏi

một cách chi tiết và vì thế sẽ không trả lời câu hỏi đầy đủ Ngoài ra, công nhân cũng như nhà điều hành không có nhiều thời gian để xử lý bảng câu hỏi

* Quan sát tại nơi làm việc: Phương pháp này được sử dụng chủ yếu

đối với các công việc đòi hỏi kỹ năng bằng tay chân, như các công nhân trực tiếp sản xuất Đối với các công việc bằng trí óc thì phương pháp này là không

đủ Quan sát tại nơi làm việc cho phép nhà phân tích chỉ ra đầy đủ các chi tiết

về thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, thông tin

về điều kiện làm việc của các máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc Tuy nhiên, phương pháp quan sát có thể cung cấp những thông tin thiếu chính xác do gặp phải vấn đề về tâm lý của nhân viên khi biết mình bị quan sát

* Phỏng vấn: Phỏng vấn có thể thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên hoặc với nhà quản trị Phương pháp này rất hữu hiệu khi mục đích của phân tích công việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện từng công việc của nhân viên, xác định nhu cầu cần đào tạo và xác định giá trị của công việc Phỏng vấn cho phép phát hiện nhiều thông tin về hoạt động và các mối quan hệ trong phân tích công việc mà các phương pháp khác không thể tìm ra Nhược điểm của phương pháp này là người được phỏng vấn có thể cung cấp các thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy

đủ các câu hỏi, do suy nghĩ rằng có thể sẽ có sự thay đổi cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế, nâng cao định mức Thêm vào đó, phỏng vấn đòi hỏi cán bộ thu thập thông tin tốn nhiều thời gian làm việc đối với từng nhân viên

* Phương pháp ghi chép nhật ký: Trong một số trường hợp, người thu

thập thông tin yêu cầu nhân viên ghi lại, mô tả lại các hoạt động hàng ngày trong một cuốn sổ Nhờ đó mà vấn đề nhân viên phóng đại tầm quan trọng của công việc mình làm Ở các phương pháp trước sẽ giải quyết được do thu thập thông tin theo thực tế Nhược điểm của phương pháp này là việc ghi

chép khó đảm bảo được liên tục và nhất quán

* Bảng danh sách kiểm tra: Đây là danh sách các mục có liên quan đến

công việc Thường cá nhân đảm nhận công việc hoặc cấp quản trị trực tiếp của họ được yêu cầu kiểm tra xem mỗi mục có áp dụng cho công việc đang cần kiểm tra hay không Danh sách kiểm tra rất hữu dụng vì các cá nhân rất

dễ trả lời

* Phối hợp các phương pháp: Thông thường, các nhà phân tích không

dùng một phương pháp đơn thuần, họ thường phối hợp các phương pháp với nhau Chẳng hạn, muốn phân tích công việc của nhân viên hành chính, họ có thể sử dụng bảng câu hỏi phối hợp với phỏng vấn và quan sát thêm Khi nghiên cứu các công việc sản xuất, họ dùng phương pháp phỏng vấn phối hợp với phương pháp quan sát

Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai loại tài liệu cơ bản là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

+ Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là văn bản viết giải thích các chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, các điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể

Bản mô tả công việc giúp chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc

Trên thực tế, do khác nhau về quy mô, về khả năng trang bị cơ sở vật chất, về trình độ và cách thức tổ chức và mục đích phân công công việc của từng Công ty, nên thường không có một biểu mẫu chung cho Bản mô tả công việc trong Công ty Tuy nhiên, nội dung chính của các bản mô tả công việc thường gồm:

* Nhận diện công việc: Tên, mã số, cấp bậc, nhân viên thực hiện, cấp quản trị giám sát tình hình thực hiện công việc, mức tiền lương chi trả

* Tóm tắt về nhiệm vụ và trách nhiệm: Mô tả tóm tắt thực chất công việc đó là gì? Các mối quan hệ trong quá trình công việc; Chức năng và nhiệm vụ của công việc; Quyền hạn của người thực hiện công việc; Các tiêu chuẩn đánh giá người thực hiện công việc: số lượng sản phẩm mà người đó phải hoàn thành, mức tiêu hao nguyên vật liệu, vật tư khi thực hiện sản phẩm, chất lượng sản phẩm…

* Điều kiện làm việc: thống kê những điều kiện đặc biệt khi thực hiện công việc (thời gian làm việc, số ca, mức độ ô nhiễm…)

+ Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực

cá nhân như trình độ, học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn

đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc Bản tiêu chuẩn công việc giúp ta hiểu được doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất

Bao gồm các tiêu chuẩn nghiệp vụ, tiêu chuẩn thực hiện công việc và những phẩm chất cần phải có đối với người lao động Tiêu chuẩn nghiệp vụ gồm những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các phẩm chất cá nhân phù hợp với yêu cầu của công việc Bản tiêu chuẩn nghiệp vụ, giúp cho giám đốc Công ty hiểu công cần loại nhân viên như thế nào, để có thể thực hiện công việc một cách tốt nhất Tiêu chuẩn thực hiện công việc, gồm các yêu cầu về mức độ hoàn thành, định mức đối với từng công việc sẽ được thực hiện Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một trong những căn cứ cơ bản để đánh giá chất lượng công việc của nhân viên

Do các yêu cầu công việc rất đa dạng nên các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc cũng rất đa dạng Những yếu tố chính của bảng tiêu chuẩn công việc thường là: Trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn, trình

độ ngoại ngữ và các kỹ năng khác liên quan; kinh nghiệm công tác, tuổi đời, sức khoẻ, giới tính; hoàn cảnh gia đình; các đặc điểm cá nhân liên quan đến thực hiện công việc như tính trung thực, khả năng hoà đồng, tốc độ nhanh nhẹn, khả năng phán đoán, khả năng lãnh đạo, tính cẩn thận,

+ Thiết kế công việc

Thiết kế công việc là tổng hợp các hoạt động xác định nội dung, cách thức thực hiện công việc, các tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực cũng như các yếu tố cần thiết khác để thực hiện công việc một cách có hiệu quả tại một nơi làm việc xác định

Mục đích của thiết kế công việc

* Thiết kế công việc phải nhằm trả lời các câu hỏi: Mục tiêu phải đạt là gì? Các thao tác cụ thể là gì? Cần có điều kiện cụ thể gì để thực hiện công việc một cách có hiệu quả?

* Những nhân tố ảnh hưởng đến thiết kế công việc

Để thiết kế công việc cụ thể, phải chú ý đến những nhân tố ảnh hưởng đến nó như: Cơ cấu sản xuất và các nguyên tắc xây dựng cơ cấu sản xuất; mức độ chuyên môn hoá cần đạt; máy móc thiết bị và phương tiện được trang

bị tại nơi làm việc; trình độ, năng lực của người lao động được đào tạo ở thị trường lao động

+ Thiết kế lại công việc

Thiết kế lại công việc là quá trình nghiên cứu, thay đổi công việc theo tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố cần thiết khác để thực hiện tốt hơn công việc hoặc tăng động cơ làm việc của người lao động

Qua phân tích công việc sẽ đánh giá được những bất hợp lý của công việc cũng như sức ỳ của người lao động khi thực hiện công việc; chỉ ra những yếu tố ảnh hưởng xấu đến sức khoẻ và sự an toàn của người lao động; xác

định những bất cập của công việc với trình độ lao động và trang thiết bị đã thay đổi để thiết kế lại công việc một cách hợp lý, khoa học Đây chính là điều kiện để không ngừng hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học trong doanh nghiệp

1.2.3 Công tác tuyển dụng lao động

- Nguồn tuyển chọn và phương pháp tuyển chọn

có thể gây hiện tượng chai lì, xơ cứng do nhân viên rập khuôn theo cách làm cũ, thiếu sáng tạo

* Nguồn bên ngoài:

Nguồn lao động ở thị trường bên ngoài có tác dụng sau: Những người

tự đến doanh nghiệp để xin việc; những người do các trung tâm đào tạo như các trường dạy nghề, cao đẳng, đại học giới thiệu; những người là bạn bè của nhân viên, các nhân viên cũ của doanh nghiệp, nhân viên của các hãng khác

+ Phương pháp tuyển chọn

Có rất nhiều phương pháp tuyển chọn lao động từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp Các phương pháp chủ yếu là: quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng; cử chuyên viên đến các trường đào tạo chuyên ngành phù hợp; thông qua các cơ quan tuyển dụng lao động; sinh viên thực tập tại doanh nghiệp; nhờ nhân viên trong giới thiệu

- Quy trình tuyển chọn: Quy trình tuyển dụng của các doanh nghiệp

Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng

Trong bước này cần phải tiến hành các việc sau:

+ Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng, thành phần

và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng

+ Nghiên cứu kỹ các văn bản, quy định của nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp liên quan đến tuyển dụng

+ Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn, biểu hiện ở ba khía cạnh: tiêu chuẩn chung đối với doanh nghiệp; tiêu chuẩn của phòng, ban, bộ phận cơ sở; tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc Tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc là tiêu chuẩn được liệt kê trong bản tiêu chuẩn việc

Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Các doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo tuyển dụng như: quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng; thông qua các trung tâm dịch vụ lao động; niêm yết bảng tại cơ quan; thông qua các trường, các trung tâm đào tạo

Thông báo nên ngắn gọn, chi tiết và đầy đủ các thông tin cơ bản cho ứng viên yêu cầu về trình độ, kiến thức, kỹ năng, phẩm chất, đặc điểm cá nhân, các chức năng trách nhiệm, nhiệm vụ chính trong công việc; quyền lợi của các ứng viên nếu trúng tuyển như lương bổng, đãi ngộ, cơ hội được đào tạo, thăng tiến; các hướng dẫn về thủ tục, hồ sơ và cách thức liên hệ

Bước 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ

Tất cả mọi hồ sơ xin việc đều phải ghi sổ, có phân loại chi tiết để sử dụng sau này Để có thể chuyên nghiệp hoá hoạt động tuyển dụng, mỗi doanh nghiệp nên có bộ hồ sơ mẫu riêng cho từng ứng viên vào các chức vụ khác nhau như công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên hành chính, cán bộ chuyên

10

Quản trị nhân lực, NXB Giáo dục

môn, quản lý

Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi nhận các thông tin chủ yếu về ứng viên, bao gồm học vấn, kinh nghiệm, các quá trình công tác, khả năng tri thức, sức khoẻ, mức độ hành nghề, sự khéo léo về tay chân, tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng

Nghiên cứu hồ sơ để loại bớt những hồ sơ không đáp ứng các yêu cầu công việc, không cần làm tiếp các thủ tục tiếp theo, giảm bớt chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp

Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ

Phỏng vấn sơ bộ thường kéo dài từ 5-10 phút, được sử dụng nhằm loại

bỏ ngay những ứng viên không đủ tiêu chuẩn hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác mà nghiên cứu hồ sơ không nhận ra

Bước 5: Kiểm tra, trắc nghiệm

Áp dụng hình thức kiểm tra, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên nhằm chọn được các ứng viên xuất sắc nhất Các bài kiểm tra thường được sử dụng

để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành

Bước 6: Phỏng vấn lần hai

Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá ứng viên về mọi phương diện như kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm cá nhân thích hợp cho tổ chức, doanh nghiệp

Bước 7: Xác minh, điều tra

Xác minh, điều tra là quá trình làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ đối với ứng viên có triển vọng tốt Thông qua tiếp xúc với đồng nghiệp, bạn

bè, thầy cô giáo hoặc với lãnh đạo cũ của ứng viên Công tác xác minh, điều tra sẽ cho biết thêm về trình độ, kinh nghiệm, tính cách của ứng viên Đối với một số công việc đòi hỏi tính an ninh cao, có thể xác minh thêm về nguồn gốc, lý lịch gia đình của ứng viên

Bước 8: Khám sức khoẻ

Dù có đáp ứng về các yếu tố trình độ, học vấn, hiểu biết, kỹ năng, tư cách, nhưng nếu sức khoẻ không đảm bảo thì không nên tuyển dụng

Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng

Ra quyết định tuyển dụng hay loại bỏ ứng viên là bước quan trọng nhất

Để nâng cao mức độ chính xác của các quyết định tuyển chọn, cần xem xét một cách hệ thống các thông tin về các ứng viên Cách thức ra quyết định tuyển chọn cũng ảnh hưởng tới mức độ chính xác của tuyển chọn Do đó hội đồng tuyển chọn cần thống nhất trước cách thức ra quyết định tuyển chọn

Bước 10: Ký hợp đồng lao động

Sau khi doanh nghiệp và các ứng viên được tuyển chọn đã thống nhất các điều kiện cụ thể về công việc, yêu cầu, thời gian làm việc, lương bổng, đãi ngộ, đào tạo, huấn luyện sẽ đi đến bước tiếp theo là ký hợp đồng lao động Doanh nghiệp cần có biện pháp để người lao động mới mau chóng hoà nhập môi trường làm việc

Trong thực tế, các bước và nội dung trình tự tuyển dụng có thể thay đổi linh hoạt, thậm chí có thể thêm hoặc bớt một vài bước Điều này phụ thuộc vào yêu cầu, đặc điểm của doanh nghiệp, trình độ của hội đồng tuyển chọn

- Đánh giá hiệu quả của công tác tuyển chọn

Trong quá trình tuyển dụng, có 4 khả năng có thể xảy ra cho mỗi ứng viên theo sơ đồ sau:

Bảng 2.1 Đánh giá hiệu quả của công tác tuyển chọn

bị đánh giá thấp hơn khả năng thực tế, dẫn đến doanh nghiệp không tuyển

chọn được ứng viên giỏi Sai lầm này khó đánh giá, trừ ứng viên đó trở thành nổi tiếng sau này Ô số (4), ứng viên được đánh giá quá cao so với khả năng thực tế, thu nhận vào doanh nghiệp, thực hiện công việc ở mức yếu kém Thiệt hại do sai lầm trong tuyển chọn có thể thấy rõ qua chất lượng thực hiện công việc của nhân viên mới, phí tổn do phải tuyển chọn nhân viên mới, ảnh hưởng không tốt về đạo đức, tác phong, kỷ luật lao động của nhân viên mới đối với nhân viên cũ trong doanh nghiệp

Khi phân tích hiệu quả của công tác tuyển dụng, cần phải thu thập những thông tin sau đây:

+ Chi phí cho các hoạt động tuyển dụng và chi phí cho một lần tuyển Chi phí này bao gồm tất cả các khoản liên quan đến tuyển dụng như dịch vụ tuyển, quảng cáo

+ Số lượng và chất lượng các hồ sơ xin tuyển

+ Hệ số giữa số nhân viên mới tuyển và số được đề nghị tuyển

+ Số lượng ứng viên chấp nhận và số lượng từ chối công việc ở một mức lương nhất định

+ Kết quả thực hiện công việc ở các công nhân mới tuyển

+ Số lượng nhân viên mới bỏ việc

Nên lưu ý phân tích hiệu quả của mỗi nguồn tuyển dụng khác nhau Mỗi nguồn tuyển dụng thường có kết quả khác nhau về mức độ thành công của các ứng viên và các chi phí tuyển đối với một nhân viên Những phân tích như vậy sẽ giúp doanh nghiệp đề ra được các chính sách và biện pháp tương ứng nâng cao hiệu quả của hoạt động tuyển dụng sau này

1.2.4 Hoàn thiện hệ thống phân công và hiệp tác lao động

Phân công và hiệp tác lao động là nội dung cơ bản nhất của tổ chức lao động Do phân công lao động mà tất cả các cơ cấu về lao động trong doanh nghiệp được hình thành, tạo nên một bộ máy với tất cả các bộ phận, chức năng cần thiết, với những tỉ lệ tương ứng theo yêu cầu của sản xuất Hiệp tác

lao động là sự vận hành của cơ cấu ấy trong không gian và thời gian Hai nội dung này liên hệ với nhau một cách mật thiết và tác động qua lại lẫn nhau, củng cố và thúc đẩy nhau một cách biện chứng Phân công lao động càng sâu thì hiệp tác lao động càng rộng.11

1.2.4.1 Phân công lao động

Phân công lao động trong doanh nghiệp là sự chia nhỏ toàn bộ các công việc của doanh nghiệp để giao cho từng người hoặc nhóm người lao động thực hiện Đó chính là quá trình gắn từng người lao động với những nhiệm vụ phù hợp với khả năng của họ Theo C.Mác thì phân công lao động: “là sự tách

rẽ các hoạt động lao động hoặc là lao động song song, tức là tồn tại các dạng lao động khác nhau “

Trong nội bộ doanh nghiệp, phân công lao động bao gồm các nội dung sau:

- Xác định những yêu cầu kỹ thuật của công việc và con người phải đáp ứng

- Xây dựng danh mục những nghề nghiệp của xí nghiệp, thực hiện việc tuyên truyền, hướng nghiệp và tuyển chọn cán bộ, công nhân một cách khách quan theo những yêu cầu của sản xuất

- Thực hiện sự bố trí cán bộ, công nhân theo đúng những yêu cầu của công việc, áp dụng những phương pháp huấn luyện có hiệu quả Sử dụng hợp

lý những người đã được đào tạo, bồi dưỡng tiếp những người có khả năng phát triển, chuyển và đào tạo lại những người không phù hợp với công việc

Phân công lao động hợp lý chính là điều kiện để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả của sản xuất Do phân công lao động mà có thể chuyên môn hoá được công nhân, chuyên môn hoá được công cụ lao động, cho phép tạo ra được những công cụ chuyên dụng có năng suất lao động cao, người công

11

Quản trị nhân lực, NXB Giáo dục

nhân có thể làm một loạt bước công việc, không mất thời gian vào việc điều chỉnh lại thiết bị, thay dụng cụ để làm các thiết bị khác nhau

Phân công lao động trong doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Đảm bảo phù hợp giữa nội dung và hình thức của phân công lao động

với trình độ phát triển của lực lượng sản xuất

- Để đảm bảo sự phù hợp giữa những khả năng sản xuất và phẩm chất của con người, phải lấy yêu cầu công việc làm tiêu chuẩn để lựa chọn người lao động

- Đảm bảo sự phù hợp giữa công việc phân công với đặc điểm và khả

năng của lao động, phát huy được tính sáng tạo của họ

Các hình thức phân công lao động trong doanh nghiệp bao gồm:

- Phân công lao động theo chức năng: Là hình thức phân công lao động

trong đó tách riêng các công việc khác nhau thành những chức năng lao động nhất định

- Phân công lao động theo công nghệ: Là hình thức phân công lao động

trong trong đó tách riêng các loại công việc khác nhau theo tính chất, quy trình công nghệ thực hiện chúng

- Phân công lao động theo mức độ phức tạp của công việc: Là hình

thức phân công lao động trong trong đó tách riêng các công việc khác nhau tuỳ theo tính chất phức tạp của nó

1.2.4.2 Hiệp tác lao động

C Mác đã định nghĩa hiệp tác lao động như sau: “hình thức làm việc

mà trong đó nhiều người làm việc bên cạnh nhau một cách có kế hoạch và trong sự tác động qua lại lẫn nhau trong một quá trình sản xuất nào đó, hoặc

là trong những quá trình sản xuất khác nhau nhưng lại liên hệ với nhau gọi là hiệp tác lao động”

Cũng có thể hiểu hiệp tác lao động là sự chuyển từ lao động cá nhân sang dạng lao động kết hợp của nhiều người trong cùng một quá trình hoặc trong những quá trình lao động khác nhau

Hiệu quả mà hiệp tác lao động mang lại là những thay đổi có tính chất cách mạng điều kiện vật chất của quá trình lao động, nó mang lại những kết quả lao động cao hơn hẳn so với lao động riêng lẻ, đặc biệt là với những lao động phức tạp Nó cũng làm tăng khả năng làm việc cá nhân của từng người lao động do sự xuất hiện tự phát tinh thần thi đua giữa những người cùng tham gia quá trình sản xuất

Trong các doanh nghiệp thường sử dụng các hình thức hiệp tác lao động sau:

- Hiệp tác về mặt không gian : Gồm các hình thức hiệp tác giữa các

phân xưởng chuyên môn hoá, hiệp tác giữa các ngành, các bộ phận chuyên môn trong cùng một doanh nghiệp, giữa các lao động trong một tổ sản xuất

- Hiệp tác về mặt thời gian: Là việc tổ chức các ca làm việc trong ngày

vàđêm Do yêu cầu của sản xuất và tận dụng năng lực của thiết bị máy móc nên phải bố trí các ca làm việc một cách hợp lý, đảm bảo sức khoẻ cho người lao động

Hiệp tác lao động chặt chẽ tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động kích thích tinh thần thi đua trong sản xuất, tiết kiệm được lao động sống và lao động vật hoá

1.3 Những nhân tố ảnh hưởng đến việc tổ chức quản lý lao động trong doanh nghiệp

Quản lý nguồn nhân lực là một trong những chức năng quan trọng nhất của doanh nghiệp Tuy nhiên để quản lý nguồn lực này một cách hiệu quả

không phải là điều dễ dàng Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng đến việc tổ chức quản lý lao động.12

1.3.1 Các nhân tố môi trường bên ngoài

Các yếu tố từ môi trường bên ngoài dù trực tiếp hay gián tiếp cũng gây

ra ảnh hưởng tới tổ chức quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp, đến lựa chọn mô hình quản trị nhân lực Trong số đó phải kể tới các yếu tố về môi trường vật chất, công nghệ kỹ thuật, chính trị, văn hóa xã hội và các chính

sách của nhà nước Các nhân tố từ môi trường bên ngoài phải kể đến:

* Yếu tố về môi trường vật chất và kinh tế

Gia tăng dân số: gia tăng dân số làm cho lực lượng lao động ngày càng đông đảo, sức ép về công việc ngày càng lớn Điều này có tác động lớn đến chính sách tuyển dụng, chính sách việc làm của tổ chức Tổ chức có nhiều cơ hội tuyển dụng hơn

Cạn kiệt tài nguyên: Gia tăng dân số kèm theo là cạn kiệt tài nguyên thiên nhiên Điều này khiến tổ chức có những chính sách kinh doanh phù hợp,

mô hình quản trị nhân lực phải phù hợp tạo nên sự thống nhất trong tổ chức

Ôi nhiễm môi trường: Có tác động nhất định đến mô hình quản trị nhân lực Đó là vấn đề mang tầm cỡ quốc tế Tổ chức phải sử dụng các sản phẩm thân thiện với môi trường, bảo vệ người lao động, các hoạt đọng này sẽ điều chỉnh đến mô hình quản trị nhân lực

Các rào cản kỹ thuật và thương mại: Nền kinh tế đi vào xu thế toàn cầu hóa đòi hỏi tổ chức có sự hiểu biết về mọi mặt nhất là kỹ thuật và thương mại

Tổ chức phải nắm rõ những trang thiết bị tiên tiến, quy trình công nghệ ngôn ngữ và pháp luật quốc tế

12

Giáo trình quản lý nhân lực trong Doanh nghiệp, Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật

Sự tăng trưởng kinh tế và vấn đề lạm phát: Có ảnh hưởng đến đời sống của người lao động và ảnh hưởng lớn đến chính sách quản trị nhân lực nhất là những vấn đề như: Tuyển dụng, thu nhập, điều kiện việc làm,…

* Yếu tố về môi trường công nghệ, kỹ thuật và thông tin

Sự phát triển của khoa học kỹ thuật, những công nghệ mới, hiện đại ra đời đã tạo nên sự thử thách đối với tổ chức Để tồn tại và phát triển các tổ chức phải đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại, người lao động cần phải trang bị kiến thức và kỹ năng mới

Sự phát triển công nghệ kỹ thuật thông tin gắn liền với sự hình thành nhiều nghề nghiệp mới, một số nghề cũ mất đi, đòi hỏi lao động phải làm chủ

kỹ thuật công nghệ mới đồng thời chuyển mô hình quản trị nhân lực sang trạng thái năng động hơn, hiệu quả hơn

* Yếu tố môi trường chính trị

Môi trường chính trị có tác động đến mô hình quản trị nhân lực Môi trường chính trị mở rộng theo hướng hội nhập và tăng cường hợp tác thương mại quốc tê Sẽ làm mô hình quản trị nhân lực thay đổi theo hướng di chuyển lao động giữa các quốc gia vấn đề quản trị nhân lực mang tính hội nhập cao Điều ngược lại sẽ xảy ra với môi trường chính trị có định hướng ngược lại

* Yếu tố về môi trường văn hóa xã hội

Các nhóm nhu cầu: Các nhóm nhu cầu khác nhau về sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ sẽ đòi hỏi doanh nghiệp phải điều chỉnh mô hình sản xuất kinh doanh, thông qua đó điều chỉnh mô hình quản trị nhân lực

Sự đa văn hóa: Sự đa văn hóa là do sự khác nhau dân tộc, màu da, giới tính, tôn giáo,… Do vậy quản trị nhân lực cần chú ý đến yếu tố này để gắn kết người lao động để người lao động không cảm thấy mình có sự khác biệt

* Chính sách của Nhà nước

Chính sách từng thời kỳ của Nhà nước sẽ quy định cung pháp lý cho sự hoạt động của tổ chức Để đạt được lợi ích cao nhất các tổ chức sẽ vận động và điều chỉnh hoạt động của mình trong khuôn khổ pháp lý quy định Trong sự vận động đó thì chính sách quản trị nhân lực được thực hiện như một hệ quả tất yếu

* Mức độ cạnh tranh trên thị trường

Trên thị trường lao động: Nếu nguồn nhân lực chất lượng cao trở nên khan hiếm các tổ chức cần có những chính sách tuyển dụng, thu hút và bồi dưỡng nhân tài

Trên các thị trường khác: Đây là môi trường luôn có sự cạnh tranh gay gắt, các tổ chức thúc đẩy tính năng động sáng tạo của nhân viên Có những chính sách khuyến khích, phúc lợi, tâm lý để động viên nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ đã đề ra

* Các yếu tố khác

Ngoài các yếu tố trên, một số yếu tố khác như trình độ nhân lực quốc gia, khả năng dự trữ của nguồn nhân lực, dân trí cũng ảnh hưởng đến mô hình quản trị nhân lực

Nếu trình độ dân trí thấp, việc đào tạo của các trường không đáp ứng được nhu cầu của tổ chức, các doanh nghiệp phải có chính sách đào tạo nhân viên mới Nếu làm việc với đối tác nước ngoài thì tiếng anh sẽ là một yêu cầu quan trọng

1.3.2 Các nhân tố thuộc về tổ chức

- Mục tiêu của doanh nghiệp ảnh hưởng đến các hoạt động quản lý bao gồm quản lý nhân sự Đây là một yếu tố thuộc môi trường bên trong của doanh nghiệp, ảnh hưởng tới các bộ phận chuyên môn khác nhau và cụ thể là

bộ phận quản trị nhân sự

- Chiến lược phát triển kinh doanh định hướng cho chiến lược phát triển nhân sự, tạo ra đội ngũ quản lý, chuyên gia, công nhân lành nghề và phát huy tài năng của họ