Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa ở việt nam

Các chu trình kinh doanh th ng có trong doanh nghi p bao g m chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình chuy n đ i, chu trình nhân s và chu trình tài chính.

L I CAM OAN - -

Tôi xin cam đoan đ tài này d a trên quá trình nghiên c u trung th c d i s c v n c a

ng i h ng d n khoa h c ây là đ tài lu n v n th c s kinh t , chuyên ngành K toán -

Ki m toán Lu n v n này ch a đ c ai công b d i b t c hình th c nào và t t c các ngu n tham kh o đ u đ c trích d n đ y đ

TP H Chí Minh, Ngày 15 tháng 6 n m 2012

Tác gi

PH M TRÀ LAM

M C L C

- -

L I CAM OAN DANH M C CÁC KÝ HI U, CH VI T T T DANH M C CÁC B NG VÀ S M U CH NG 1: T NG QUAN V K TOÁN VÀ H TH NG THÔNG TIN K TOÁN 1.1/ M t s lý lu n chung v k toán - 1

1.1.1/ B n ch t và vai trò c a k toán - 1

1.1.1.1/ B n ch t c a k toán - 1

1.1.1.2/ Vai trò c a k toán - 2

1.1.2/ H th ng k toán và c u trúc c a h th ng k toán - 3

1.1.2.1/ H th ng k toán - 3

1.1.2.2/ C u trúc c a h th ng k toán - 4

1.2./ H th ng thông tin k toán - 6

1.2.1/ C u trúc c a h th ng thông tin k toán - 6

1.2.1.1/ H th ng d li u đ u vào - 7

1.2.1.2/ Quá trình x lý - 7

1.2.1.3/ H th ng thông tin đ u ra - 8

1.2.1.4/ H th ng l u tr d li u (c s d li u) - 8

1.2.2/ Các chu trình k toán - 9

1.2.2.1/ T ng quan v chu trình k toán - 9

1.2.2.2/ Chu trình doanh thu -10

1.2.2.3/ Chu trình chi phí -11

1.2.2.4/ Chu trình chuy n đ i -14

1.2.2.5/ Chu trình nhân s -15

1.2.2.6/ Chu trình tài chính -16

1.2.3/ Các y u t c n thi t đ th c hi n HTTTKT trong đi u ki n tin h c hóa -17

1.2.3.1/ Ph n c ng -17

1.2.3.2/ Ph n m m -17

1.2.3.3/ B máy và ng i làm k toán -18

1.3/ c đi m v t ch c h th ng thông tin k toán trong DNNVV -20

K t lu n ch ng 1 -22

CH NG 2: TH C TR NG T CH C H TH NG THÔNG TIN K TOÁN TRONG DNNVV VI T NAM 2.1/ Gi i thi u t ng quát tình hình ho t đ ng và qu n lý trong doanh nghi p nh và v a Vi t Nam -23

2.1.1/ Vai trò c a DNNVV Vi t Nam -23

2.1.2/ c đi m ho t đ ng và qu n lý c a DNNVV Vi t Nam -24

2.1.3/ Các khó kh n và thách th c đ i v i DNNVV Vi t Nam hi n nay -25

2.2/ Các quy đ nh pháp lý liên quan đ n t ch c công tác k toán trong DNNVV Vi t Nam -26

2.2.1/ Lu t k toán -26

2.2.2/ Chu n m c k toán -27

2.2.3/ Ch đ k toán -27

2.3/ Th c tr ng t ch c h th ng thông tin k toán trong DNNVV Vi t Nam -29

2.3.1/ Ph mvi và đ i t ng kh o sát -29

2.3.2/ N i dung kh o sát -29

2.3.3/ Ph ng pháp kh o sát -32

2.3.4/ K t qu kh o sát -33

2.4/ Nh ng thu n l i, khó kh n, h n ch và nguyên nhân tác đ ng đ n tình hình t ch c HTTTKT trong DNNVV Vi t Nam -46

2.4.1/ Thu n l i -46

2.4.2/ Khó kh n và h n ch -48

2.4.3/ Nguyên nhân -49

2.4.3.1/ Nguyên nhân khách quan -49

2.4.3.2/ Nguyên nhân ch quan -51

K t lu n ch ng 2 -53

CH NG 3: CÁC GI I PHÁP T CH C H TH NG THÔNG TIN K TOÁN ÁP D NG TRONG DOANH NGHI P NH VÀ V A VI T NAM 3.1/ Các m c tiêu và đ nh h ng th c hi n t ch c h th ng thông tin k toán áp d ng trong DNNVV Vi t Nam -54

3.1.1/ M c tiêu t ch c h th ng thông tin k toán trong DNNVV Vi t Nam -54

3.1.2/ nh h ng th c hi n t ch c h th ng thông tin k toán áp d ng trong DNNVV Vi t Nam -54

3.2/ Các gi i pháp th c hi n t ch c h th ng thông tin k toán trong DNNVV Vi t Nam -55

3.2.1/ Gi i pháp chung -55

3.2.1.1/ Gi i pháp liên quan đ n môi tr ng pháp lý -55

3.2.1.2/ Gi i pháp liên quan đ n môi tr ng kinh doanh -57

3.2.1.3/ Gi i pháp liên quan đ n môi tr ng thông tin -58

3.2.2/ Gi i pháp c th -59

3.2.2.1/ Gi i pháp v các b ph n c u thành HTTTKT -59

3.2.2.2/ Gi i pháp v k thu t -73

3.2.2.3/ Gi i pháp v b máy k toán -78

3.3/ Các ki n ngh nh m t ch c h th ng thông tin k toán trong DNNVV Vi t Nam hi u qu -81

3.3.1/ Ki n ngh đ i v i DNNVV Vi t Nam -81

3.3.2/ Ki n ngh đ i v i các t ch c khác -82

3.3.2.1/ Ki n ngh đ i v i Nhà n c -82

3.3.2.2/ Ki n ngh đ i v i t ch c ngh nghi p và h tr DNNVV -82

3.3.2.3/ Ki n ngh đ i v i c s đào t o -83

3.3.2.4/ Ki n ngh v i doanh nghi p h tr t ch c HTTTKT -83

K t lu n ch ng 3 -85

K T LU N

TÀI LI U THAM KH O

PH L C

U

Ph l c 1:U Tiêu chu n phân lo i DNNVV c a m t s qu c gia trên th gi i

U

Ph l c 2U: Th ng kê trình đ h c v n c a ch DN trong DNNVV Vi t Nam

U

Ph l c 3U: Các chu n m c k toán không áp d ng đ y đ trong DNNVV Vi t Nam và các

n i dung không áp d ng

Ph l c 18:U T l DN Vi t Nam tr l i có t n t i nh c đi m trong h th ng ch ng t trong cu c kh o sát

U

Ph l c 19:U M c đ đáp ng yêu c u qu n lý và ghi nh n d li u c a h th ng tài kho n

k toán trong DN t i Vi t Nam t cu c kh o sát

Ph l c 37:U M c đ đáp ng yêu c u v th i đi m cung c p k t xu t đ u ra c a ph n

m m trong HTTTKT t i DN Vi t Nam theo kh o sát

U

Ph l c 38:U M c đ hài lòng v ho t đ ng thay đ i password đ ng nh p ph n m m và

ho t đ ng c a b ph n qu n lý ph n m m trong HTTTKT t i DN Vi t Nam kh o sát U

DANH M C CÁC KÝ HI U, CH VI T T T

- -

BCTC Báo cáo tài chính BCQT Báo cáo qu n tr CMKT Chu n m c k toán CNTT Công ngh thông tin CPU B x lý trung tâm (Central Processing Unit)

DN Doanh nghi p DNNN Doanh nghi p Nhà n c DNNVV Doanh nghi p nh và v a

HTTTKT H th ng thông tin k toán

IASB U ban chu n m c k toán qu c t KTT K toán tr ng

KTTC K toán tài chính KTQT K toán qu n tr KSNB Ki m soát n i b TSC Tài s n c đ nh NCC Nhà cung c p NXB Nhà xu t b n

PM ERP Ph n m m ho ch đ nh các ngu n l c doanh nghi p

PMKT Ph n m m k toán

DANH M C B NG S D NG

- -

B ng 2.1: Li t kê các cách th c l u tr trong HTTTKT t i doanh nghi p Vi t Nam trong cu c kh o sát -39

B ng 2.2: Li t kê cách th c c p nh t, nâng cao trình đ chuyên môn cho nhân viên k toán t i DN Vi t Nam trong cu c kh o sát -40

B ng 2.3: Li t kê các tiêu chu n l a ch n ph n m m s d ng trong HTTTKT t i DN Vi t Nam trong cu c kh o sát -43

B ng 2.4: Li t kê các đ i t ng đ c phân quy n s d ng ph n m m trong HTTTKT t i doanh nghi p Vi t Nam trong cu c kh o sát -45

DANH M C S S D NG - -

S đ 1.1: M i liên h gi a các v n b n pháp lý liên quan đ n k toán - 4

S đ 1.2: C u trúc c a h th ng thông tin k toán - 6

S đ 1.3: S đ dòng d li u (DFD) lu n lý c p 1 chu trình doanh thu -10

S đ 1.4: S đ dòng d li u (DFD) lu n lý c p 1 chu trình chi phí -12

S đ 1.5: S đ dòng d li u (DFD) lu n lý c p 1 chu trình chuy n đ i -14

S đ 1.6: S đ dòng d li u (DFD) lu n lý c p 1 chu trình nhân s -15

S đ 1.7: S đ dòng d li u (DFD) lu n lý c p 1 quá trình phát hành c phi u -16

S đ 1.8: S đ m i quan h gi a chu trình tài chính và các chu trình kinh doanh khác 16

S đ 2.1: Quy mô các doanh nghi p tham gia kh o sát -32

S đ 2.2: L nh v c ho t đ ng c a các DNNVV tham gia kh o sát -32

S đ 2.3: Ch đ k toán đang đ c áp d ng trong DNNVV t cu c kh o sát -33

S đ 2.4: M c đ s d ng tài li u mô t h th ng trong doanh nghi p đ c kh o sát -34

S đ 2.5: Mô t khía c nh h ng đ n c a HTTTKT trong doanh nghi p kh o sát -35

S đ 2.6: M c đ đáp ng yêu c u c a h th ng ch ng t trong DN Vi t Nam t cu c

M U - -

K t khi Vi t Nam gia nh p t ch c th ng m i qu c t WTO, di n đàn h p tác kinh

t châu Á Thái Bình D ng và r t nhi u hi p đ nh th ng m i song ph ng, đa ph ng

đ c ký k t v i nhi u qu c gia khác nhau trên th gi i, n n kinh t c a chúng ta đã có r t nhi u c h i phát tri n và h i nh p cùng n n kinh t th gi i Nh ng các DN n i đ a c ng

ph i đ ng đ u v i muôn vàn khó kh n mà m t trong nh ngnguyên nhân tr c ti pxu t phát t trình đ , n ng l c và công tác h tr ho t đ ng qu n tr cho nhà lãnh đ o DN V i

m c tiêu cu i cùng là cung c p thông tin h tr ng i s d ng bên trong và bên ngoài

DN ra quy t đ nh, HTTTKT đóng vai trò ngày càng quan tr ng giúp DN t o ra l i th

c nh tranh Thông tin k toán, ngày nay, đ c xem là m t tài s n vô hình mà n u bi t t n

d ng và phát huy, DN s ngày càng phát tri n l n m nh

Theo Gavin C Reid t ng h p nghiên c u c a các tác gi đi tr c liên quan đ n v nđ

“m i quan h gi a hi u qu ho tđ ng trong DNNVV v i vi c s d ng thông tin” đãđ a

ra k t lu n có m i quan h gi a hai ho t đ ng này và n u môi tr ng c nh tranh càng

kh c li t thì k toán qu n tr càng c n ph i phát tri n Xu t phát t vai trò h t s c quan

tr ng c a thông tin k toán mà U ban chu n m c k toán qu c t đã ban hành h th ng chu n m c k toán qu c t dành cho DNNVV Xét v khía c nh k toán qu n tr thì c ng

đã có r t nhi u nghiên c u tìm hi u y u t tác đ ng đ n vi c tin h c hoá công tác k toán

[John Breen, Nick Sciulli and Cheryl Calvert].Và theo t ng k t c a Noor Azizi Ismail, Shamsul Nahar Abdullah and Mahamad Tayib thì quy mô DN c ng tác đ ng đ n quy t

đ nh tin h c hoá công tác k toán i u này cho th y các DNNVV đã và đang nh n đ c ngày càng nhi u s quan tâm c a công đ ng qu c t v v n đ thi t l p HTTTKT

Ti p theo xu h ng đó, t i Vi t Nam nh ng n m g n đây c ng đã có nhi u các công trình nghiên c u tìm hi u th c tr ng, nguyên nhân và đ xu t bi n pháp phát tri n DNNVV Xét trên khía c nh k toán, đã có nhi u công trình nghiên c u khoa h c, lu n án ti n s ,

lu n v n th c s kinh t đã đ c p đ n vi c c i thi n HTTTKT trong DNNVV Nh

tácgi PGS.TS Võ V n Nh đã tìm hi u th c tr ng và đ xu t mô hình t ch c k toán tài

chính và k toán qu n tr cho DNNVV Vi t Nam Hay trong lu n án ti n s c a tác

gi Ph m Ng c Toàn, t p trung tìm hi u h th ng k toán qu n tr c n đ c c i thi n nh

th nào trong DNNVV t i Vi t Nam Bên c nh đó, c ng có nh ng lu n v n th c s kinh

t đã đi sâu tìm hi u v t ch c HTTTKT hay t ch c m t thành ph n c th c a h

th ng k toán trong DNNVV Vi t Nam

B sung cho các nghiên c u này và xu t phát t b i c nh n n kinh t đang g p nhi u khó

kh n nh hi n nay, các DN Vi t Nam mà chi m ph n l n là DNNVV đang g p khó

kh n trongvi ct n d ng t i đa HTTTKT đ h tr ho t đ ng kinh doanh Nh ng khó

kh nđó có th xu t phát t các nguyên nhân nh quy đ nh c a Nhà n c, nh n th c c a ban lãnh đ o DN, cách th c t ch c, … c a HTTTKT và kh n ng ng d ng ti n b CNTT vào trong công tác k toán V i m c tiêu, h tr c quan Nhà n c có th m quy n trong so n th o v n b n liên quan đ n k toán đ ng th i h tr cho các DNNVV Vi t Nam t ch c HTTTKT hi u qu v i các ng d ng c a CNTT, tác gi ti n hành nghiên

c u đ tài “T ch c h th ng thông tin k toán áp d ng trong doanh nghi p nh và

t ch c HTTTKT trong DNNVV Vi t Nam s đ c c i thi n, góp ph n h tr DN

đ ng v ng, ngày càng phát tri n l n m nh và v n xa h n n a

- H th ng hóa các lý lu n v k toán và HTTTKT trong đi u ki n tin h c hóa và khái quát v đ c đi m t ch c HTTTKT trong DNNVV

- Tìm hi u tình hình ho t đ ng và qu n lý c a DNNVV Vi t Nam c ng nh các quy

đ nh pháp lý liên quan đ n t ch c HTTTKT trong DNNVV

- Phân tích th c tr ng t ch c HTTTKT trong đi u ki n tin h c hóa t i các DNNVV

Vi t Nam

- xu t các gi i pháp nh m ng d ng ti n b CNTT vào t ch c HTTTKT trong DNNVV Vi t Nam đ ho t đ ng k toán ngày càng mang l i hi u qu cho DN

Ngu n tài li u s d ng trong nghiên c u đ tài g m hai d ng đó là các d li u th c p

đ c tác gi tìm hi u t các t p chí, báo cáo khoa h c, giáo trình, lu n án ti n s , lu n

v n th c s liên quan đ n ngành k toán, qu n tr DN và CNTT cùng m t s thông tin trên các website có uy tín trên m ng internet Bên c nh đó, đ tài c ng d a vào các d

li u s c p đ c thu th p thông qua kh o sát th c t v tình hình t ch c và m c đ hài lòng trong t ch c HTTTKT t i m t s DN Vi t Nam mà ch y u là DNNVV

Trong quá trình nghiên c u, đ tài s d ng k t h p nhi u ph ng pháp khác nhau bao

g m: Ph ng pháp thu th p, ph ng pháp t ng h p, ph ng pháp kh o sát, ph ng pháp

th ng kê, ph ng pháp so sánh, ph ng pháp phân tích và đánh giá C th nh sau:

- Ph ng phápthu th p, t ng h p và phân tích nh mđ h th ng hoá các lý lu n v k toán và HTTTKT trong đi u ki n tin h c hoá c ng nh đ c đi m t ch c HTTTKT trong DNNVV

- Dùng ph ng pháp t ng h pđ xácđ nh vai trò và tình hình ho tđ ng, qu n lý t i các DNNVV Vi t Nam hi n nay c ng nh khái quát các quy đ nh pháp lý liên quan đ n

t ch c công tác k toán trong DNNVV Vi t Nam

- Các ph ng pháp kh o sát, t ng h p, th ng kê, so sánh vàđánh giáđ c s d ng cho

m c tiêu tìm hi u th c tr ng t ch c HTTTKT trong DNNVV Vi t Nam nh n m nh trong đi u ki n tin h c hoá T đóđ a ra các nh n đ nh v các thu n l i, khó kh n và nguyên nhân tác đ ng đ n th c tr ng này c ng nh đ xu t các gi i phápđ t ch c HTTTKT áp d ng cho DNNVV Vi t Nam

4 i t ng và ph m vi nghiên c u

i t ng nghiên c u c a đ tài là t ch c HTTTKT d i góc đ ti p c n là CNTT Do

xu t phát t m c tiêu c a đ tài và gi i h n v m t th i gian nên ph m vi nghiên c u c a

đ tài là các DN Vi t Nam ch a và đã ng d ng CNTT vào HTTTKT nh ng t p trung vào nhóm DNNVV đã tin h c hoá công tác k toán

Ngoài ph n m đ u và k t lu n, b c c đ tài g m 3 ch ng:

- Ch ng 1: T ng quan v k toán và h th ng thông tin k toán

- Ch ng 2:Th c tr ng t ch c h th ng thông tin k toán trong DNNVV Vi t Nam

- Ch ng 3: Các gi i pháp đ t ch c h th ng thông tin k toán áp d ng trong doanh

nghi p nh và v a Vi t Nam

Ngoài ra còn có 54 ph l c đ c s d ng đ minh h a cho các n i dung đ c trình bày trong các ch ng

Tìm hi u b n ch t c a k toán là quá trình nghiên c u đ tr l i các câu h i k toán là gì?

k toán đ c c u t o nh th nào? k toán ho t đ ng nh th nào? s n ph m do nó t o ra

ph c v cho đ i t ng nào? s n ph m đó đ c dùng đ ph c v cho m c tiêu gì? … Qua quá trình tìm hi u nghiên c u t các ngu n tài li u khác nhau có th xác đ nh b n

đ ng qu n tr trong doanh nghi p nên có th các ho t đ ng khác c ng c n đ c ghi

nh n vào trong h th ng k toán

- T ch c c a h th ng k toán ph thu c ch y u vào quy mô, đ c đi m ho t đ ng, yêu c u qu n lý và yêu c u thông tin c a m i đ n v riêng bi t

- u ra c a h th ng là các thông tin h u ích h tr đ i t ng s d ng thông tin bên ngoài đ n v đánh giá tình hình tài chính, k t qu ho t đ ng, s thay đ i tình hình tài chính đ đ a ra quy t đ nh kinh t và đ i t ng s d ng thông tin bên trong đ n v

th c hi n các h th ng ho ch đ nh, t ch c, lãnh đ o và ki m soát trong ho t đ ng

qu n tr đ n v

K toán v a mang tính khoa h c v a mang tính ngh thu t Tính khoa h c c a k toán

th hi n khi xem xét k toán nh là h th ng thông tin v i các ph ng pháp thu th p, x

lý, t ng h p và truy n đ t thông tin đ n đ i t ng s d ng Tính ngh thu t c a k toán

th hi n rõ nét nh t khi xem xét k toán trong vai trò là m t công c qu n lý trong đ n v

nh m h tr nhà qu n tr th c hi n các ch c n ng qu n tr

K toán không c đ nh mà nó c n thay đ i theo s phát tri n c a n n kinh t - xã h i, theo nhu c u ng d ng công ngh thông tin, theo yêu c u thông tin đa d ng c a các đ i

t ng s d ng thông tin

1.1.1.2 Vai trò c a k toán

K toán có vai trò quan tr ng đ i v i công tác qu n lý, đi u hành cho nhi u đ i t ng thu c nhi u c p đ qu n lý khác nhau Vai trò c a k toán bi u hi n c th nh sau:

- i t ng s d ng thông tin bên trong đ n v k toán: bao g m ch y u là các nhà

qu n tr trong đ n v K toán là công c h u hi u và hi u qu đ nhà qu n tr n m b t

đ c tình hình ho t đ ng trong quá kh , ki m soát ho t đ ng hi n t i và đ a ra quy t

đ nh trong t ng lai nh m c i thi n, phát tri n đ n v K toán lan truy n trên m i

ph ng di n ho t đ ng c a đ n v và có tác đ ng m nh đ n kh n ng th c hi n các

ch c n ng qu n tr

- i t ng s d ng thông tin bên ngoài đ n v k toán: bao g m nhi u đ i t ng khác

nhau nh c quan Nhà n c, Nhà đ u t , Ch n , Nhà nghiên c u, Khách hàng, … Tùy theo m c tiêu mà m i đ i t ng s d ng thông tin k toán đ đ a ra nhi u lo i quy t đ nh khác nhau nh ng t t c đ u s d ng thông tin nh m theo dõi, phân tích, đánh giá và ki m soát ho t đ ng đ n v k toán mà h quan tâm

k toán có đ c vai trò nh nói trên thì thông tin do k toán cung c p ph i đ m b o các đ c đi m ch t l ng nh sau:

1

, thông tin trình bày trên báo cáo tài

chính ph i đ m b o các đ c đi m ch t l ng d a trên hai gi đ nh: c s d n tích và ho t

đ ng liên t c, bao g m:

 Có th hi u đ c: Thông tin th hi n trên BCTC ph i có th hi u đ c đ i v i

ng i s d ng Ng i s d ng đ c gi đ nh r ng có m t ki n th c nh t đ nh v kinh t , kinh doanh, k toán và có thi n chí, n l c đ đ c BCTC Tuy nhiên, thông tin v m t v n đ ph c t p nh ng c n thi t cho vi c ra quy t đ nh v n c n thi t ph i trình bày trên BCTC

1

T n m 1970 đ n n m 2001, đ c g i v i tên y ban chu n m c k toán qu c t IASC

 Thích h p: Thông tin h u ích khi nó thích h p v i nhu c u đ a ra quy t đ nh c a

ng i s d ng nh m h tr h đánh giá quá kh , hi n t i, t ng lai hay xác nh n,

đi u ch nh các đánh giá tr c đây Tính thích h p bao g m tính d đoán, tính xác

nh n và ch u nh h ng b i n i dung và tính tr ng y u c a thông tin

 áng tin c y: Có ngh a là không có sai sót hay thiên l ch m t cách tr ng y u,

đ ng th i ph n ánh trung th c v n đ c n ph i trình bày áng tin c y bao g m các yêu c u: trình bày trung th c các nghi p v hay s ki n c n/ có th trình bày;

n i dung quan tr ng h n hình th c, ngh a là ph i trình bày thông tin phù h p v i

b n ch t kinh t ch không ph i c n c vào hình th c pháp lý; trung l p t c không

b thiên l ch, thông tin b thiên l ch khi tác đ ng đ n vi c ra quy t đ nh theo m t

k t qu đ nh tr c; th n tr ng là vi c làm t ng thêm m c chú ý khi th c hi n m t

s xét đoán khi c tính trong đi u ki n ch a rõ ràng; Và đ y đ trong ph m vi

c a tr ng y u và chi phí

 Có th so sánh: BCTC h u ích khi có th so sánh v i n m tr c, v i đ n v khác Tuy nhiên, IASB c ng đ a ra các h n ch liên quan đ n ch t l ng thông tin trên BCTC bao g m:

 S k p th i: Thông tin n u báo cáo ch m s m t đi tính thích h p và ng c l i n u

mu n thông tin đáng tin c y l i c n có th i gian Do đó, ph i có s cân đ i gi a yêu c u k p th i và tính đáng tin c y c a thông tin

 Cân đ i gi a l i ích và chi phí: L i ích mang l i t thông tin c n cân đ i v i chi

phí đ cung c p chúng

 Cân đ i gi a các đ c đi m ch t l ng

Ngoài ra, thông tin trên BCTC c ng c n đ c trình bày trung th c và h p lý v tình hình

tài chính, k t qu ho t đ ng và s thay đ i tình hình tài chính c a đ n v

1.1.2 UH th ng k toán và c u trúc c a h th ng k toán

1.1.2.1 H th ng k toán

H th ng k toán là t p h p c a nhi u b ph n bao g m các v n đ pháp lý, k thu t, hình th c ghi nh n, x lý, trình bày, công b , truy n thông và nhân s trong h th ng k

toán Các thành ph n này hình thành và ho t đ ng v a ph i tuân th các quy đ nh Pháp lý liên quan v a ph i đáp ng đ c yêu c u qu n lý riêng bi t c a t ng đ n v k toán

- Lu t k toán: quy đ nh v n i dung công tác k toán, t ch c b máy k toán, ng i làm k toán và t ch c hành ngh k toán (Lu t k toán, 2003, đi u 1); Lu t khác có liên quan do qu c h i ban hành

- Chu n m c k toán: quy đ nh nh ng nguyên t c và ph ng pháp k toán c b n đ

ghi s k toán và l p BCTC; Ch đ k toán: các quy đ nh và h ng d n v k toán

trong m t l nh v c ho c m t s công vi c c th do B tài chính ban hành

- Thông t h ng d n th c hi n ho c b sung, đi u ch nh có liên quan

S đ 1.1: M i quan h gi a các v n b n pháp lý liên quan đ n k toán

Lu t k toán Lu t khác có liên quan

kinh t phát sinh trong đ n v thành các thông tin t ng h p, có tính h th ng và phù

h p v i m c tiêu c a ng i s d ng thông tin

- Xét trên khía c nh k thu t, có hai ph ng pháp đ c s d ng đó là h th ng x lý

th công và h th ng x lý trên n n máy vi tính

 H th ng x lý th công: Các ho t đ ng đ c th c hi n ch y u b i ng i làm k toán và các ch ng t , s sách b ng gi y liên quan

 H th ng x lý trên n n máy vi tính: ho t đ ng k toán t i đ n v k toán ph thu c nhi u vào h th ng ph n c ng và ph n m m ng d ng đ ghi nh n, x lý và

t ng h p thông tin

- Nh m đáp ng yêu c u v m t k thu t nghi p v , đ n v k toán ngoài vi c ti p

nh n t các n i đào t o theo nh ng c p đ khác nhau còn có th th c hi n theo

m c tiêu và yêu c u riêng bi t c a đ n v mình

th ng trên đ u đã đ c Nhà n c quy đ nh c th v cách l p, n i dung, m u bi u,

th i h n, … trong các v n b n pháp lý liên quan nh ng đ công tác k toán phù h p

v i đ c đi m ho t đ ng và yêu c u qu n lý c th c a t ng đ n v , các h th ng trên

c ng s đ c tùy bi n m t m c đ nh t đ nh Ngoài ra, thu c h th ng th c hi n công tác k toán còn bao g m các lo i tài li u in s n và các website trên m ng máy tính trình bày các thông tin tài chính đ qu ng bá hình nh c a đ n v k toán T t c các ho t đ ng k toán trong đ n v k toán đ u ph i có s tham gia c a ng i làm k toán, chính vì v y mà v n đ t ch c nhân s trong th c hi n công vi c k toán đã

đ c quy đ nh rõ trong Lu t k toán và đ c áp d ng linh ho t vào t ng đ n v k toán theo đ c đi m kinh doanh, quy mô ho t đ ng và yêu c u qu n lý c a đ n v

- H th ng ki m tra, giám sát đ c th c hi n b i hai đ i t ng chính đó là C quan nhà

n c có th m quy n đã đ c quy đ nh rõ trong Lu t k toán v n i dung ki m tra,

th i gian ki m tra, trách nhi m và quy n h n c a đoàn ki m tra c ng nh c a đ n v

k toán đ c ki m tra i t ng th hai th c hi n công tác ki m tra, giám sát h

th ng k toán chính là đ n v k toán hay nh ng đ i t ng bên ngoài đ c đ n v k toán t nguy n m i N u m c tiêu ki m tra k toán c a C quan nhà n c là nh m

đ m b o đ n v k toán đã tuân th đ y đ các quy đ nh pháp lu t liên quan đ n công tác k toán thì m c tiêu c a ki m tra k toán trong đ n v k toán là nh m ch y u

h ng đ n hoàn thi n h th ng k toán đ đáp ng ngày càng cao h n yêu c u h tr

ho t đ ng kinh doanh c a đ n v

1.2.1 UC u trúc c a h th ng thông tin k toán

H th ng thông tin k toán là m t t p h p bao g m các x lý, các ho t đ ng và h th ng con nh m thu th p, x lý d li u k toán b ng cách phân lo i, t ng h p, h p nh t và t o thông tin truy n đ t đ n đ i t ng s d ng bên trong và bên ngoài doanh nghi p (Leslie Turner and Andrea Weickgenannt, 2009, page 4)

Thông tin k toán là các thông tin đ c t i ra t HTTTKT v i hai lo i thông tin chính là thông tin k toán tài chính và thông tin k toán qu n tr

H u h t t t c h th ng thông tin k toán bao g m 5 thành ph n chính nh minh h a sau (Robert L.Hurt, 2010, page 7):

S đ 1.2: C u trúc c a h th ng thông tin k toán

L u tr

u ra

Ki m soát n i b

 Ch ng t c n thu th p đó là ch ng t b ng gi y, ch ng t đi n t hay c hai?

 Ch ng t đó c n thu th p bao nhiêu liên?

 Thông tin gì đ c th hi n trên ch ng t ?

- Ngoài ra, đ u vào c a HTTTKT c ng có th đ c nh n t phân h khác hay d i

 Các công c x lý nào nên đ c s d ng trong h th ng thông tin k toán?

 Nh ng công c này là th công, d a trên n n máy vi tính hay k t h p c hai?

 N u các công c là d a trên n n máy vi tính thì nh ng gói ph n c ng và ph n

m m nào c n đ c cài đ t?

- V i quá trình x lý, các d li u đ u vào c a h th ng thông tin k toán s đ c phân

lo i, x p x p và h th ng hóa nh m ph n ánh quá trình v n đ ng, thay đ i c a t ng

đ i t ng k toán trong đ n v k toán K t qu c a quá trình x lý d li u là t o ra ngu n d li u cung c p cho quá trình t ng h p t o thông tin đ u ra t ng ng

1.2.1.3 H th ng thông tin đ u ra

- u ra c a h th ng trong h u h t các đ n v k toán bao g m các báo cáo tài chính

và báo cáo k toán qu n tr Ngoài ra, tùy theo đ c đi m kinh doanh, h th ng x lý

b ng máy tính hay th công mà đ u ra c a h th ng thông tin k toán có th bao g m các d ng khác nh báo cáo th ng niên, s k toán đ c in t ph n m m, … Các câu

h i sau đây nên đ c tr l i nh m xác đ nh k t xu t đ u ra c a h th ng:

 Ngoài các báo cáo tài chính, nh ng báo cáo nào khác là c n thi t cho nhà qu n tr

đ n v và ng i s d ng h th ng?

 H th ng thông tin k toán c n đ c thi t k nh th nào đ thu n l i trong vi c cung c p thông tin đ u ra?

- M c tiêu c a h th ng đ u ra là s d ng ngu n d li u t quá trình x lý đ tính toán,

t ng h p thành các ch tiêu ph n ánh tình hình tài chính, tình hình ho t đ ng, … trong

đ n v k toán K t qu là nó t o ra nh ng s n ph m theo m c tiêu đã đ c xác đ nh

và truy n t i đ n các đ i t ng s d ng thông qua các ph ng th c khác nhau

- Ch t l ng thông tin đ u ra t h th ng thông tin k toán đ c s d ng làm c n c đánh giá hi u qu và ch t l ng c a toàn h th ng

1.2.1.4 H th ng l u tr d li u (c s d li u)

- D li u đ c l u tr trong h th ng thông tin k toán có th đ c l u tr c c b nh trong s qu , trong các t p tin nghi p v hay l u tr di n r ng nh trong m ng máy tính M t s câu h i liên quan đ n l u tr d li u c n đ c tr l i:

 D li u c n đ c l u tr nh th nào? B ng gi y? D ng đi n t ? hay k t h p c hai?

 D li u nên đ c l u tr đâu? C c b ? Di n r ng? K t h p c hai?

 C n l u tr d li u trong th i gian bao lâu?

 C n t o đi u ki n nh th nào đ d li u l u tr không b h h i?

- V n đ l u tr d li u trong h th ng thông tin k toán c ng c n tuân th theo nh ng quy đ nh Pháp lý liên quan đ n công tác k toán và phù h p v i m c tiêu, yêu c u

qu n lý riêng bi t và m c đ ch p nh n r i ro c a t ng đ n v k toán

Bên c nh các h th ng con nh nói trên thì h th ng k toán c ng có m i quan h m t

thi t v i h th ng ki m soát n i b

- H u h t các đ n v k toán đ u t ch c h th ng ki m soát n i b nh m đ t đ c s

h u hi u và hi u qu trong ho t đ ng, báo cáo k toán đáng tin c y và tuân th các quy đ nh c a Nhà n c, đ n v M t s câu h i c n quan tâm, bao g m:

 Nh ng th t c ki m soát nào c n thi t đ b o đ m tính toàn v n thông tin trong h

th ng thông tin k toán?

 Hi u qu nào c a các th t c ki m soát này là phù h p?

 Hi u qu v m t chi phí c a th t c ki m soát có đ t đ c?

- V i vi c thi t l p h th ng ki m soát n i b t t, ch t l ng c a h th ng thông tin k toán s đ c đ m b o và nâng cao Xây d ng và v n hành h th ng ki m soát n i b phù h p v i quy mô, đ c đi m ho t đ ng và nhu c u qu n lý c a đ n v k toán s tác

đ ng tích c c đ n đ u ra c a toàn h th ng

- Ng c l i, n u h th ng thông tin k toán đ c t ch c và th c hi n phù h p v i đi u

ki n c th c a đ n v k toán s góp ph n nâng cao hi u qu c a h th ng ki m soát

n i b t đó thúc đ y s phát tri n c a đ n v

1.2.2 UCác chu trình k toán

1.2.2.1 T ng quan v chu trình k toán

Trong m t đ n v th ng có n m lo i chu trình kinh doanh chính bao g m: chu trình doanh thu (bán hàng – thu ti n), chu trình chi phí (mua hàng - tr ti n), chu trình chuy n

đ i (s n xu t), chu trình tài chính và chu trình nhân s

Chu trình k toán là vi c t ch c h th ng k toán đ th c hi n vi c ghi nh n và x lý

ho t đ ng kinh doanh theo chu trình kinh doanh Do có n m chu trình kinh doanh chính trong m t đ n v nên c ng s có n m chu trình k toán t ng ng

Vi c th c hi n k toán theo chu trình có nh ng ý ngh a nh sau: (Robert L.Hurt, 2010, Page 201):

- Cho bi t d li u k toán phát sinh t đâu và k t thúc nh th nào, t đ u vào đ n

đ u ra, t ch ng t đ n s k toán hay báo cáo k toán

- Nh n m nh tính liên t c c a ho t đ ng kinh doanh và x lý k toán trong đ n v

k toán

- Thu n l i, d dàng cho vi c phân tích, thi t k h th ng k toán x lý nghi p v

c bi t có ý ngha trong t ch c h th ng thông tin k toán t i doanh nghi p

1.2.2.2 Chu trình doanh thu

 Khái ni m

Chu trình doanh thu (bán hàng và thu ti n) là m t chu i các ho t đ ng l p đi l p l i liên quan đ n vi c tìm ki m, h tr khách hàng l a ch n hàng hóa/ d ch v , phân ph i hàng hóa/ d ch v theo yêu c u và thu ti n khách hàng thanh toán (Hollander, Denna and Cherrington, 2000, Page 230)

S đ 1.3: S đ dòng d li u (DFD) lu n lý c p 1 chu trình doanh thu

Xu t kho, giao hàng 3.0

L p Hóa đ n 4.0

Thu ti n 5.0

ki m tra kh n ng giao hàng c a đ n v đ th ng l ng v i khách hàng

- Xét duy t tín d ng: nhân viên xét duy t tín d ng ki m tra kh n ng thanh toán c a khách hàng n u khách hàng yêu c u tr ch m M t s công vi c c n th c hi n g m:

ki m tra h n m c tín d ng, s d n hi n hành, tình hình thanh toán, tình hình ho t

Ti p theo, thông tin xu t kho, giao hàng c n đ c ghi nh n vào h th ng k toán

- Phát hành hóa đ n: Khi hàng hóa hay d ch v đã đ c bán cho khách hàng, nhân viên

l p hóa đ n ti n hành l p Hóa đ n bán hàng và g i đ n khách hàng Sau đó, thông tin bán hàng s đ c ghi nh n vào h th ng k toán

- Thu ti n: Khi đ n h n thanh toán, khách hàng làm th t c thanh toán cho đ n v khuy n khích khách hàng thanh toán đúng h n, đ n v có th ban hành các chính sách liên quan đ n chi t kh u thanh toán Sau đó, thông tin thanh toán c n ghi nh n vào h

th ng k toán

 M t s ho t đ ng liên quan

- Hàng bán b tr l i/ Gi m giá hàng bán: theo chính sách hay th a thu n bán hàng, trong m t s tr ng h p c th , đ n v có th ch p nh n cho khách hàng đ c gi m giá/ tr l i hàng Trong tình hu ng này, c n có các ho t đ ng xét duy t gi m giá/ tr

l i hàng, th c hi n ho t đ ng và ghi nh n thông tin vào h th ng k toán

- D phòng n ph i thu khó đòi/ Xóa n : tình hu ng khách hàng m t kh n ng thanh toán khi đ n h n thanh toán hay m i n l c nh m thu ti n khách hàng đ u th t b i,

c n ti n hành các th t c l p d phòng n ph i thu khó đòi hay xóa n Khi đó, ho t

đ ng quan tr ng là ph i xét duy t kho n l p d phòng hay xóa n và ghi s k toán

- Chu trình chi phí bao g m các ho t đ ng liên quan đ n:

 Mua nguyên v t li u, công c h tr và các ngu n l c khác c n thi t cho s n xu t hàng hóa/ d ch v

 Mua các hàng hóa hay d ch v khác ph c v ho t đ ng kinh doanh c a đ n v

 Mua đ t đai, nhà x ng, thi t b , … cho đ n v

S đ 1.4: S đ dòng d li u (DFD) lu n lý c p 1 chu trình chi phí

Nhà cung c p

Yêu c u mua hàng 1.0

D li u hàng t n kho

t mua hàng 2.0

Nh n hàng 3.0

Ch p nh n hóa đ n 4.0

Thanh toán 5.0

D li u n ph i tr

Thông tin n ph i tr

Thông tin thanh toán

D li u nhà cung c p

Thông tin nhà cung c p

 Các ho t đ ng chính (Robert L.Hurt, 2010, Page 230)

- Yêu c u mua hàng: V i nh ng công c và k thu t khác nhau, m i đ n v s c đoán nhu c u mua hàng hóa hay d ch v i v i hàng t n kho, ví d , c n theo dõi

“đi m đ t hàng” t c là hàng đ c đ t mua khi hàng trong kho r t xu ng d i m c t i

thi u g i là đi m đ t hàng theo quy đ nh trong đ n v i v i các ngu n l c khác phát sinh th ng xuyên nh d ch v b o hi m, internet, … đ c đ t mua đ nh k Hay

đ i v i các d án không th ng xuyên có th s đòi h i nhi u hàng hóa/d ch v đ hoàn thành d án… H u h t các ho t đ ng x lý yêu c u mua hàng đ u đ c t p trung x lý trong b ph n mua hàng nh m đ t đ c tính kinh t Ti p theo, yêu c u mua hàng c n đ c xét duy t theo các nguyên t c c a h th ng ki m soát n i b

nh m đ t đ c hi u qu cao nh t

- t mua hàng: Sau khi yêu c u mua hàng đ c xét duy t b i đ i t ng có th m quy n, b ph n mua hàng c n ti n hành l a ch n nhà cung c p c ng nh xét duy t đ t mua hàng Ho t đ ng xét duy t đ t hàng c ng c n đ m b o các nguyên t c ki m soát

n i b Ti p theo, m t ch ng t thích h p nh đ n đ t hàng s đ c l p và g i đ n nhà cung c p Khi nh n đ c thông báo đ ng ý bán hàng t nhà cung c p, b ph n mua hàng ti n hành thông báo cho các b ph n liên quan nh b ph n có nhu c u, b

ph n kho hàng, b phân ngân qu , …

- Nh n hàng: Tùy theo th a thu n gi a đ n v và nhà cung c p mà th i gian, đ a đi m

c ng nh ph ng th c giao hàng s đ c th c hi n t i n i đ n v yêu c u hay t i đ a

đi m c a nhà cung c p i t ng ch u trách nhi m ti p nh n hàng và nh p kho hàng

c n th c hi n các ho t đ ng ki m đ m hàng Các đ i t ng này c n đ c phân chia trách nhi m theo nguyên t c b t kiêm nhi m c a h th ng ki m soát n i b

- Ch p nh n hóa đ n: Tr c ho c sau khi các ho t đ ng nh n hàng đ c ti n hành, hóa

đ n c a nhà cung c p s đ c g i đ n b ph n ch c n ng đ ký ch p nh n hóa đ n

B ph n này nên đ c tách bi t v i các b ph n hay đ i t ng có quy n l i và ngh a

v liên quan nh b ph n có nhu c u, b ph n mua hàng, b ph n kho hàng, … nh m

đ m b o h th ng ki m soát n i b là t t nh t Sau khi hóa đ n đ c ký ch p nh n, k toán ti n hành ghi nh n vào h th ng k toán các thông tin liên quan đ n nghi p v mua hàng

- Thanh toán: Các ho t đ ng thanh toán cho nhà cung c p c n đ c xét duy t b i đ i

t ng có th m quy n và đ m b o nguyên t c b t kiêm nhi m Tùy theo th a thu n mà

th i đi m, ph ng th c thanh toán s đ c ti n hành Sau đó, các thông tin thanh toán

s đ c ghi nh n vào h th ng k toán N u là hình th c mua ch u, c n chú ý theo dõi

th i h n thanh toán đ đ c h ng chi t kh u thanh toán t nhà cung c p nh m nâng cao hi u qu kinh t c a đ n v

 M t s ho t đ ng liên quan

- Tr l i/gi m giá hàng mua: v i th a thu n trong đ t hàng, hàng mua v có th đ c

gi m giá hay tr l i nhà cung c p N u đ c nhà cung c p ch p nh n, các b ph n liên quan ti n hành các th t c gi m giá hay tr l i hàng và ghi nh n vào h th ng k toán

- D phòng gi m giá/ thanh lý hàng t n kho: ch t l ng c a hàng mua v c n đ c theo dõi và ph n ánh đúng giá tr th c t trong h th ng k toán đ c bi t t i th i đi m khóa s k toán Các ho t đ ng này c n đ c xét duy t b i đ i t ng có th m quy n

đ m b o nguyên t c ki m soát hi u qu nh t

1.2.2.4 Chu trình chuy n đ i

 Khái ni m

Chu trình chuy n đ i (s n xu t) là m t chu i các ho t đ ng l p đi l p l i liên quan đ n

vi c chuy n đ i đ u vào g m nguyên v t li u, nhân công và các ngu n l c khác đ t o ra thành ph m là s n ph m hay d ch v (Robert L.Hurt, 2010, Page 249)

S đ 1.5: S đ dòng d li u (DFD) lu n lý c p 1 chu trình chuy n đ i

Thi t k s n

ph m 1.0

Ho t đ ng

s n xu t 3.0

L p k ho ch

s n xu t 2.0

Xác đ nh giá thành 4.0

D li u nguyên v t li u

D li u ngu n l c liên quan

Ngu n l c

đ u vào Ngu n l c s d ng

D li u giá thành Chi phí

 Các ho t đ ng chính (Marshall Romney and Paul Steinbart, 2010, Page 460)

- Thi t k s n ph m: M c tiêu c a ho t đ ng này là nh m thi t k s n ph m đáp ng yêu c u c a khách hàng v ch t l ng, đ b n và tính n ng v i chi phí s n xu t c tính th p nh t M t vài yêu c u có kh n ng không th đ t đ c đ ng th i do đó ch c

n ng thi t k s n ph m đòi h i đ c th c hi n b i nh ng đ i t ng chuyên nghi p

- L p k ho ch s n xu t: Sau khi s n ph m đ c thi t k c n ti n hành l p k ho ch s n

xu t c th v i hi u qu cao và đáp ng nhu c u c a các đ t hàng hi n t i c ng nh theo d báo trong t ng lai g n Trong ho t đ ng này, nhi m v không kém ph n

quan tr ng là gi m t i đa l ng hàng t n kho và các ngu n l c liên quan đ t o ra s n

ph m hoàn thành

- Ho t đ ng s n xu t: Ho t đ ng này c n có s tham gia c a nhi u đ i t ng trong đ n

v , s n xu t theo nhi u cách khác nhau đ t o ra nhi u s n ph m khác nhau theo k

ho ch và thi t k s n ph m

- Xác đ nh giá thành: Sau khi ho t đ ng s n xu t hoàn thành, t t c ngu n l c đã đ c

s d ng s đ c t p h p đ tính giá thành s n ph m M c tiêu chính c a h th ng tính giá thành s n ph m là (1) Cung c p thông tin cho l p k ho ch, ki m soát và đánh giá

Thanh toán cho nhân viên 3.0

ánh giá ho t

đ ng nhân viên 4.0

Tuy n d ng nhân viên 2.0

D li u v ng viên

Thông tin thuê

Thông tin ng viên

B ng l ng

K t qu

C s d li u nhân viên

Thông tin nhân viên

Thông tin nhân viên

Ho t đ ng nhân viên

Qu n lý nhân viên 5.0

Ho t đ ng nhân viên

Ho t đ ng nhân viên

D li u l ng

1.2.2.6 Chu trình tài chính

 Khái ni m

Chu trình tài chính là m t chu i các ho t đ ng l p đi l p l i liên quan đ n các nghi p v

gi a đ n v v i c đông hay v i ch n dài h n (Robert L.Hurt, 2010, Page 253) Chu trình này cung c p ngu n l c đáp ng nhu c u v v n cho t t c ho t đ ng c a đ n v Ngu n v n đ c cung c p t chu trình tài chính đ c s d ng ch y u trong các chu trình kinh doanh đó là chu trình chi phí và chu trình nhân s Bên c nh đó, ngu n ti n đi vào chu trình tài chính c ng có th đ n t chu trình doanh thu (Hollander, Dena and Cherrington, 2000, page 349)

S đ 1.7: S đ dòng d li u (DFD) lu n lý c p 1 quá trình phát hành c phi u (Robert L.Hurt, 2010, Page 255)

Thông báo

đ n c đông 1.0

Phát hành c phi u m i 3.0

Chuy n c phi u m i 4.0

Xác nh n c phi u c 2.0

S đ 1.8: S đ m i quan h gi a chu trình tài chính và các chu trình kinh doanh khác

(Hollander, Dena and Cherrington, 2010, page 350)

Ho t đ ng tài chính khác

Chu trình tài chính

Ti n m t

Chu trình doanh thu

Ti n m t

Chu trình chi phí

Ti n m t

Chu trình chuy n đ i Nguyên v t li u

Chu trình nhân s

1.2.3 UCác y u t c n thi t đ th c hi n HTTTKT trong đi u ki n tin h c hóa

 Gói ph n m m ph i có tài li u h ng d n s d ng t t

 Ph n m m c n t ng thích v i các ph n m m hi n t i

 M c đ thân thi n cao v i ng i s d ng

 Tr c khi đ a vào s d ng ph n m m c n đ c ki m tra v m c đ ho t đ ng

 Ph n m m ph i đ c b o hành b i nhà cung c p

 Yêu c u v tính linh ho t c a ph n m m c n đ c đáp ng

 Yêu c u truy c p ph n m m tr c tuy n c ng có th c n đáp ng tùy theo yêu c u

 Nhà cung c p ph n m m ph i đáp ng yêu c u c p nh t liên t c

1.2.3.3 B máy và ng i làm k toán

- T ch c b máy k toán là vi c l a ch n hình th c t ch c b máy k toán, tuy n

d ng nhân s và b trí nhân s trong phòng k toán

- B máy k toán đ c t ch c trong đ n v c n đáp ng các yêu c u sau:

 Phù h p v i c c u t ch c qu n lý bao g m phù h p v i quy mô c a đ n v và các đ n v tr c thu c, c c u b ph n phòng ban và c c u t ch c b ph n tài chính k toán

 áp ng yêu c u x lý c a kh i l ng công vi c k toán

 Tinh g n, chuyên môn hóa và đ n ng l c hoàn thành công tác k toán

 Thích h p và đáp ng v đ c đi m, đ nh h ng ng d ng công ngh thông tin trong công tác qu n lý c a đ n v

- B máy k toán có th đ c t ch c theo m t trong các hình th c t ch c b máy k toán nh sau:

 Hình th c t p trung: Toàn b công vi c k toán đ c t p trung t i phòng k toán

c a đ n v Các b ph n tr c thu c (n u có) ch th c hi n l p ch ng t ban đ u và chuy n v đ n v Hình th c t ch c b máy k toán t p trung th ng đ c áp

d ng trong tr ng h p đ n v có quy mô v a và nh Nó có u đi m đ m b o s

t p trung, th ng nh t công tác k toán và mang tính chuyên môn hóa cao Nh ng

nh c đi m c a hình th c này là không cung c p k p th i thông tin cho nhà qu n

lý t i các b ph n tr c thu c c a đ n v

 Hình th c phân tán: Các đ n v ph thu c ph i t t ch c th c hi n công tác k toán, phòng k toán c a đ n v chính th c hi n công tác k toán t ng h p chung cho toàn đ n v Hình th c t ch c b máy k toán này th ng đ c áp d ng trong

tr ng h p đ n v có quy mô l n, có nhi u đ n v ph thu c ho t đ ng các đ a bàn khác nhau và đ c đ n v chính phân c p ho t đ ng s n xu t kinh doanh và

qu n lý Hình th c này có u đi m là cung c p thông tin k p th i đ n nhà qu n tr

t i các đ n v ph thu c Tuy nhiên, hình th c phân tán l i có nh c đi m làm gia

t ng s l ng nhân viên k toán và làm gia t ng chi phí

 Hình th c v a t p trung, v a phân tán: K t h p đ c đi m c a hai hình th c trên

t c t ch c công tác k toán không ch t p trung t i phòng k toán c a đ n v chính, mà còn đ c th c hi n m t ph n t i các đ n v c p d i tùy thu c vào m c

đ phân c p qu n lý và h ch toán c a đ n v chính cho đ n v c p d i

C n chú ý r ng, v i vi c ng d ng CNTT vào trong công tác k toán, vi c l a ch n hình

th c t ch c b máy k toán không còn b gi i h n theo quy mô, đ a bàn ho t đ ng, kh i

l ng nghi p v , trình đ nhân viên k toán, … n a N u m t đ n v có đi u ki n h t ng

k thu t công ngh thông tin t t và có ph n m m k toán / ph n m m ERP phù h p, có

th truy xu t, c p nh t d li u trên n n giao th c m ng, ki m soát truy c p h th ng t t thì hình th c t ch c b máy k toán t p trung v n có th đ c áp d ng cho dù đ n v có quy mô l n, có nhi u đ n v thành viên, kh i l ng nghi p v nhi u, đ a bàn ho t đ ng

r ng, …hay đ n v này có th t ch c b máy k toán phân tán v i m i đ n v ph thu c

có b máy k toán riêng nh ng t ch c x lý d li u t p trung t i đ n v chính

- Vi c t ch c c c u phòng k toán t c là vi c xây d ng các ph n hành k toán hay các b ph n, các t k toán và phân công nhi m v cho t ng ph n hành có th đ c

th c hi n b ng nh ng cách th c nh : ti p c n theo quá trình x lý các đ i t ng k toán, ti p c n theo chu trình kinh doanh hay k t h p c hai cách th c này Tùy theo

đ c đi m t ch c, đ c đi m ho t đ ng kinh doanh, yêu c u qu n lý và ki m soát mà

đ n v s l a ch n cách th c t ch c c c u phòng k toán phù h p

- Sau khi c c u phòng k toán đ c t ch c, đ n v c n phân công nhân s cho t ng

ph n hành Nhân s trong b ph n k toán c n đáp ng các yêu c u v trình đ

chuyên môn nghi p v , đ o đ c ngh nghi p; ph i n m v ng, hi u bi t đ y đ và tuân

th lu t pháp, chính sách ch đ k toán và các quy đ nh trong đ n v N u t ch c công tác k toán trong đi u ki n tin h c hóa, c n quan tâm đ n ki n th c, k n ng s

d ng máy tính, hi u bi t v các ph n m m ng d ng thông th ng c bi t c n chú ý trong l a ch n k toán tr ng b i đây là ng i đ ng đ u b máy k toán theo các quy

đ nh c a Lu t k toán và yêu c u riêng c a đ n v

T ch c HTTTKT cho các doanh nghi p đang là m t nhu c u c p thi t trong đi u ki n

n n kinh t không ng ng phát tri n và h i nh p sâu r ng c bi t, vi c s d ng CNTT cho công tác qu n lý ngày càng tr nên ph bi n và mang l i nhi u hi u qu to l n

M t s đ c đi m riêng c a nhóm DNNVV (ph l c 1) tác đ ng đ n công tác t ch c

HTTTKT trong DNNVV g m: quy mô ho t đ ng kinh doanh nh và th ng theo h ng chuyên môn hóa m t ngành ngh c th , kh n ng tài chính và huy đ ng v n h n ch ,

kh n ng và trình đ ng d ng CNTT không cao, trình đ qu n lý không cao, … Chính

nh ng đ c đi m này khi n công tác tin h c hóa công tác k toán trong nhóm DNNVV có

nh ng yêu c u và đ c đi m riêng c n đ c nghiên c u đ thi t k và th c hi n phù h p, bao g m:

- u vào c a HTTTKT trong DNNVV đ n gi n ch y u là các ch ng t b ng gi y

đ n t bên trong và bên ngoài h th ng Hi m khi các doanh nghi p có các ngu n d

li u đ u vào đ c nh n t m t ph n m m khác hay các ch ng t đi n t S l ng d

li u đ u vào t c s l ng các nghi p v kinh t c n ghi nh n và ph n ánh vào HTTTKT c ng ít h n so v i DN l n Do đó, yêu c u x lý d li u đ u vào c a HTTTKT trong DNNVV c ng đ n gi n và d ki m soát h n

- Quá trình x lý d li u trong DNNVV c ng đ n gi n do các d li u đ u vào ch là các nghi p v kinh k phát sinh th ng xuyên, ít các nghi p v ph c h p hay khó x

lý H th ng k toán th công c ng có th đáp ng ph n nào yêu c u x lý d li u, tuy nhiên đ nâng cao hi u qu và thúc đ y DNNVV phát tri n thì quá trình x lý k toán nên đ c t đ ng hoá b ng m t ph n m m k toán phù h p v i quy mô nh và v a

c a doanh nghi p

- Ph ng th c l u tr d li u và thông tin trong DNNVV không đòi h i nhi u di n tích hay ph c t p, ch c n l u tr đ y đ và d dàng cho công tác tra c u DNNVV c ng

c n k t h p v a l u tr b ng gi y v a l u tr d i d ng đi n t nh m đ m b o không

b th t thoát d li u hay thông tin

- Thông tin đ u ra đ c bi t quan tr ng đ i v i DNNVV h ng đ n m c tiêu duy trì

và phát tri n thì nhóm doanh nghi p này ngày càng phát sinh các yêu c u thông tin k toán qu n tr đ h tr ch s h u – nhà qu n tr ra quy t đ nh Thông tin k toán tài chính và thu là c n ph i đ c t o ra theo quy đ nh c a c quan Nhà n c

- B máy và ng i làm k toán trong DNNVV thông th ng c n s l ng ít và không quá đòi h i nh ng ng i có trình đ chuyên môn cao do kh i l ng d li u c n x lý trong doanh nghi p ít và đ n gi n Chính vì v y, khi phân chia công vi c gi a các nhân viên k toán c ng tr nên d dàng Th m chí m t vài doanh nghi p nh có th

ch c n có m t nhân viên k toán

- H th ng ph n c ng ng d ng trong HTTTKT c a DNNVV không c n là nh ng công ngh m i và tiên ti n nh t trên th gi i, yêu c u v c u hình c ng không cao do h

th ng không c n ph i x lý m t kh i l ng d li u quá l n và ph c t p Chi phí đ u

t cho h th ng ph n c ng theo đó c ng không v t s c doanh nghi p

- HTTTKT trong DNNVV ch y u đ c t ch c theo đ i t ng k toán hay nhóm đ i

t ng k toán cùng lo i Cách th c t ch c này đã b c l m t s nh c đi m c n c i thi n s đ c phân tích trong các ch ng sau

K T LU N CH NG 1

- -

K toán là vi c thu th p d li u, x lý và t o thông tin cho các đ i t ng s d ng bên trong và bên ngoài doanh nghi p Các thông tin k toán đ c t o ra c n đáp ng các tiêu chu n v ch t l ng thông tin đ thông tin h tr t i đa ng i s d ng ra quy t đ nh HTTTKT là t p h p bao g m đ u vào, x lý, l u tr , đ u ra và ho t đ ng ki m soát nh m cung c p các thông tin h u ích đ n ng i s d ng

HTTTKT hi n nay không ch gi i h n trong các ho t đ ng th công mà còn c n ng

d ng các ti n b c a CNTT T ch c HTTTKT trên n n máy vi tính trong doanh nghi p

là vi c thi t l p t ng thành ph n c u t o và các y u t th c hi n HTTTKT i t ng

th c hi n h th ng g m ph n c ng, ph n m m và ng i làm công tác k toán Tuy nhiên,

v i cách ti p c n k toán truy n th ng đó là ti p c n k toán theo đ i t ng k toán đã

b c l nhi u nh c đi m đ c bi t trong môi tr ng k toán máy tính nên m t cách ti p

c n t ch c HTTTKT m i đã đ c nhi u tác gi trên th gi i và Vi t Nam nghiên c u

b i tính u vi t c a nó đó là ti p c n k toán thu chu trình Chu trình k toán là các ho t

đ ng k toán t ng ng theo t ng ho t đ ng kinh doanh mang tính ch t l p đi l p l i trong doanh nghi p Các chu trình kinh doanh th ng có trong doanh nghi p bao g m chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình chuy n đ i, chu trình nhân s và chu trình tài chính

T ch c HTTTKT trong DNNVV có các đ c đi m riêng c n chú ý mà nguyên nhân chính xu t phát t nhu c u thông tin đ u ra đ n gi n và các d li u đ u vào c a h th ng

th ng ít v lo i và s l ng nghi p v phát sinh

TH C TR NG T CH C H TH NG THÔNG TIN K TOÁN TRONG DOANH NGHI P NH VÀ V A VI T NAM

2.1.1 UVai trò c a doanh nghi p nh và v a Vi t Nam

Theo đi u 5 ngh đ nh 56/2009/N -CP thì DNNVV là c s đã đ ng ký kinh doanh theo quy đ nh pháp lu t, đ c chia thành ba c p: siêu nh , nh , v a theo quy mô t ng ngu n

v n ho c s lao đ ng bình quân n m

Các DNNVV Vi t Nam chi m kho ng 97% t ng s DN trên toàn qu c Tính đ n cu i

n m 2010 theo công b c a Chính ph c n c có trên 500.000 DNNVV V i s l ng ngày càng gia t ng, các DNNVV Vi t Nam ngày càng đóng vai trò quan tr ng trong

n n kinh t qu c gia Có th khái quát vai trò c a DNNVV n c ta nh sau:

• Vai trò phát tri n n n kinh t : Do chi m t tr ng l n trong t ng s các DN nên m t

kh i l ng l n giá tr gia t ng c a t ng s n ph m qu c dân đ c t o ra t các doanh nghi p này Vi t Nam, đóng góp t ng tr ng kinh t c a DNNVV lên đ n h n 40% vào n m 2010 ng th i, h th ng DNNVV c ng đã thu hút m t l c l ng lao đ ng đáng k kh p m i mi n c a đ t n c góp ph n phát tri n kinh t 3

4

M t đi u ch c

n a là h u h t các DN l n đ u có xu t phát đi m là các DNNVV

• Vai trò n đ nh n n kinh t : DNNVV có vai trò m nh m trong cung ng thêm nhi u

hàng hóa và dch v đáp ng nhu c u đa d ng c a th tr ng mà các DN l n có th không đáp ng đ c đ y đ

• Thúc đ y tính n ng đ ng c a n n kinh t : Xu t phát t đ c đi m c b n c a DNNVV

là quy mô ho t đ ng nh nên xét v khía c nh lý thuy t các DN này r t d đi u ch nh

ho t đ ng (nh thay đ i m t hàng kinh doanh) theo s bi n đ ng c a n n kinh t

4

N m 2009, c n c có kho ng 9,3 tri u lao đ ng v i t ng thu nh p 28.180.242 tri u đ ng, trong đó các DNNVV chi m t tr ng 66,74% v i t ng m c thu nh p 18.807.110 tri u đ ng (V c Toàn, 2012, trang 93)

• Ngành công nghi p ph tr quan tr ng: V i đ c đi m DNNVV th ng s n xu t kinh

doanh theo h ng chuy ên môn hóa nên nhóm DN này t o thành ngành công nghi p

ph tr quan tr ng đ các DN l n hoàn thi n s n ph m

• Vai trò ch đ o trong n n kinh t đ a ph ng: Vi t Nam ph n l n các DN l n t p

trung t i nh ng trung tâm kinh t l n trong khi lo i hình DNNVV l i có m t kh p các đ a ph ng góp ph n quan tr ng vào thu ngân sách, vào s n l ng và t o công n

vi c làm t i đ a ph ng H n n a, các DNNVV phát tri n s giúp đ a ph ng khai thác th m nh v đ t đai, tài nguyên, lao đ ng ph c v phát tri n kinh t đ a ph ng

• Vai trò trong gi i quy t các v n đ xã h i: Do len l i kh p m i mi n đ t n c, ho t

đ ng trên nhi u ngành ngh khác nhau nên các DNNVV đã cùng v i Nhà n c có

nh ng đóng góp r t quan tr ng vào vi c gi i quy t các v n đ xã h i, bao g m: gi i quy t vi c làm cho ng i lao đ ng, s d ng lao đ ng t i nhà, lao đ ng th ng xuyên hay lao đ ng th i v ; h n ch các t n n, tiêu c c phát sinh do không có vi c làm;

t ng thu nh p, nâng cao ch t l ng đ i s ng c a nhân dân; thu hút ngu n v n nhàn

r i trong dân c ; nâng cao vai trò ca ng i ph n khi h đ c tham gia lao đ ng trong các DN, …

th c s h u h n h p V lo i hình DN thì ch y u là DN t nhân, công ty trách nhi m

h u h n m t thành viên và công ty trách nhi m h u h n hai thành viên tr lên

• Ngành ngh và l nh v c kinh doanh c a DNNVV r t đa d ng nh ng t p trung ch y u trong lnh v c th ng m i, d ch v Riêng đ i v i l nh v c s n xu t, các DN nh và siêu nh v n ho t đ ng theo ph ng th c th công, bán th công ho c gia công

• Hi u qu kinh doanh c a DNNVV th ng không cao và ch u áp l c c nh tranh l n nên tu i th bình quân c a DN th ng r t th p Tuy nhiên, c ng có m t s DN ho t

5

Kho ng h n 90%, theo B k ho ch và đ u t