Tổ chức hệ thống thông tin kế toán cho đơn vị sự nghiệp có thu trên địa bàn TPHCM

Nguyên nhân ...

TR NG I H C KINH T TP H CHÍ MINH

- -

Trang ph bìa

L i cam đoan

M c l c

Danh m c các ký hi u, ch vi t t t

Danh m c các b ng, bi u, hình v

M đ u

Ch ng 1: T ng quan v h th ng k toán và h th ng thông tin k toán 1

1.1 H th ng k toán 1

1.1.1 Thông tin k toán và v n đ đáp ng nhu c u thông tin k toán 1

1.1.2 Các b ph n c u thành h th ng k toán 2

1.1.3 Quan h gi a h th ng k toán và h th ng thông tin kinh t 4

1.2 H th ng thông tin k toán 6

1.2.1 H th ng thông tin đ u vào 6

1.2.2 H th ng c s d li u 7

1.2.3 H th ng thông tin đ u ra 8

1.2.4 Quan h gi a h th ng thông tin k toán và h th ng ki m soát n i b 12

1.3 c đi m c a h th ng thông tin k toán các đ n v s nghi p có thu 15

1.3.1 c đi m thông tin k toán trong đ n v s nghi p có thu 15

1.3.2 i t ng s d ng và yêu c u truy n t i thông tin k toán cho các đ i t ng s d ng trong các đ n v s nghi p có thu 17

1.3.3 Các chu trình k toán trong đ n v s nghi p có thu 18

1.3.3.1 Chu trình các ngu n thu c a đ n v 18

1.3.3.2 .Chu trình chi ho t đ ng s nghi p 23

1.3.3.3 Chu trình nhân s 24

1.3.3.4 Chu trình đ u t , tài chính 25

K t lu n ch ng 1 25

thu trên đ a bàn thành ph H Chí Minh 26

2.1 Tình hình ho t đ ng và qu n lý các đ n v s nghi p có thu thành ph H Chí Minh 26

2.1.1 Tình hình ho t đ ng 27

2.1.2 Tình hình qu n lý 29

2.2 Tình hình t ch c h th ng thông tin k toán các đ n v s nghi p có thu trên đ a bàn Thành ph H Chí Minh 37

2.2.1 Kh o sát th c t 37

2.2.1.1 i t ng kh o sát và ph m vi kh o sát 37

2.2.1.2 N i dung kh o sát 38

2.2.1.3 Ph ng pháp kh o sát 40

2.2.1.4 K t qu kh o sát 41

2.2.2 Nh ng h n ch , khó kh n và nguyên nhân 58

2.2.2.1 Nh ng h n ch , khó kh n 58

2.2.2.2 Nguyên nhân 60

K t lu n ch ng 2 63

Ch ng 3: Gi i pháp t ch c h th ng thông tin k toán cho các đ n v s nghi p có thu trên đ a bàn Thành ph H Chí Minh 64

3.1 M c tiêu và các đ nh h ng th c hi n 64

3.1.1 M c tiêu 64

3.1.2 Các đ nh h ng gi i quy t 65

3.2 Các gi i pháp c th 69

3.2.1 Xây d ng c ch qu n lý và ki m soát thông tin 69

3.2.2 Xác l p n i dung thông tin và các chu trình k toán 72

3.2.3 T ch c th c hi n quy trình k toán 75

3.3.2 i v i nhà n c (BTC) 86 3.3.3 i v i c s đào t o 88

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên c u c a riêng tôi v i s c v n, h tr c a

ng i h ng d n khoa h c Lu n v n th c s kinh t chuyên ngành K toán – ki m toán này có các s li u và k t qu là trung th c và ch a đ c ai công b d i b t k hình

th c nào

Tác gi lu n v n

L NG C THU N

CH VI T T T Ý NGH A

CNTT Công ngh thông tin

COBIT Control Objectives for Information and related Technology

(Nh ng m c tiêu ki m soát thông tin và công ngh liên quan) ERM Enterprise Risk Management

(Qu n tr r i ro doanh nghi p) ERP Enterprise Resource Planning

(Ho ch đ nh ngu n l c doanh nghi p) IPSAS International Public Sector Accounting Standards

(Chu n m c k toán công qu c t ) ISO International Organization for Standardization

(T ch c tiêu chu n hóa qu c t ) PMKT Ph n m m k toán

DANH M C CÁC B NG:

B ng 2.1: L nh v c ho t đ ng c a đ n v s nghi p

B ng 2.2: S l ng nhân viên hi n có c a các đ n v s nghi p

B ng 2.3: S l ng nhân viên k toán

B ng 2.4: Hình th c ghi s k toán các đ n v đang áp d ng

B ng 2.5: Bi u m u ch ng t đ n v s d ng

B ng 2.6: T ch c ch ng t k toán

B ng 2.7: Các v n đ ki m soát đ i v i ch ng t k toán

B ng 2.8: T ch c h th ng tài kho n k toán

B ng 2.9: T ch c tài kho n k toán chi ti t

B ng 2.10: Xây d ng quy trình x lý nghi p v

B ng 2.11: Chu trình k toán

B ng 2.12: ánh giá ch t l ng thông tin k toán

B ng 2.13: Ph n m m k toán h tr trong vi c l p các báo cáo

B ng 2.14: Xây d ng s đ t ch c b máy k toán

B ng 2.15: Phân quy n truy c p h th ng trên ph n m m k toán

B ng 2.16: Phân quy n ki m soát báo cáo và thông tin đ u ra

B ng 2.17: Ph n m m k toán đang s d ng t i đ n v

B ng 2.18: Giá phí c a ph n m m k toán

B ng 2.19: Nh ng v n đ c n quan tâm khi l a ch n ph n m m k toán

B ng 2.20: Nh ng khó kh n g p ph i khi t ch c h th ng thông tin k toán

n c a h th ng thông tin kinh t Hình 1.2: M i quan h gi a h th ng thông tin kinh t và h th ng k toán Hình 1.3: Phân lo i h th ng thông tin k toán

Hình 1.4: c đi m x lý k toán trong môi tr ng máy tính

Hình 1.5: S đ minh h a h th ng thông tin k toán

Hình 1.6: S đ dòng d li u chu trình thu kinh phí ngân sách nhà n c Hình 1.7: S đ dòng d li u chu trình thu ho t đ ng s nghi p

Hình 1.8: S đ dòng d li u chu trình chi ho t đ ng s nghi p

Hình 1.9: S đ dòng d li u chu trình nhân s

Hình 3.1: M i quan h gi a các chu trình k toán

Hình 3.2: Quy trình đánh giá, l a ch n ph n m m k toán

DANH M C BI U :

Bi u đ 2.1: Lo i hình các đ n v s nghi p đ c kh o sát

Trong b i c nh hi n nay, khi mà công ngh thông tin đã nh h ng sâu r ng trong t t c các l nh v c c a đ i s ng, kinh t , xã h i thì bên c nh nh ng c h i mà toàn

c u hoá mang l i, Vi t Nam c ng ph i đ i m t v i nhi u thách th c, khó kh n trong đó

có nh ng thách th c khó kh n liên quan đ n vi c ng d ng công ngh thông tin đ ph c

v cho s phát tri n c a các doanh nghi p c ng nh đ n v hành chính s nghi p

Các đ n v s nghi p ho t đ ng trên nhi u l nh v c khác nhau, cung c p các d ch

v v y t , giáo d c, v n hóa xã h i… Các đ n v s nghi p ho t đ ng không vì m c tiêu l i nhu n mà ho t đ ng theo m c tiêu, nhi m v c a nhà n c và ho t đ ng c a các

đ n v s nghi p này nh h ng r t nhi u đ n đ i s ng v t ch t, tinh th n c a ng i dân Hi n nay các đ n v s nghi p đã và đang ngày càng l n m nh c v s l ng l n

ch t l ng đ ngày càng ph c v t t cho nhu c u c a ng i dân, góp ph n vào s phát tri n chung c a n n kinh t

có th đáp ng đ y đ và k p th i các nhu c u c a nhân dân và xã h i thì chính b n thân c a các đ n v s nghi p ph i ngày càng hoàn thi n trong công tác ho t

đ ng, qu n lý, cung c p thông tin Trong đó h th ng thông tin k toán là m t ph n quan tr ng không th thi u trong toàn b h th ng c a đ n v , công tác k toán trong các đ n v s nghi p là ph i t ch c m t h th ng thông tin đ qu n lý và ki m soát ngu n kinh phí, tình hình s d ng và quy t toán kinh phí, tình hình s d ng và qu n lý các tài s n công, tình hình ch p hành d toán thu chi, và th c hi n các tiêu chu n, đ nh

m c c a nhà n c Bên c nh đó k toán hành chính s nghi p là m t công c đ c nhà

n c s d ng đ góp ph n vào vi c s d ng v n ti t ki m và có hi u qu cao Do đó k toán hành chính s nghi p có nh ng nét đ c thù riêng tuân th theo nh ng quy đ nh trong lu t k toán, ch đ k toán và các v n b n nhà n c có liên quan Tuy nhiên các quy đ nh hi n nay còn r t đ n gi n và ch a phù h p v i s phát tri n c a đ n v s nghi p, hi u qu ho t đ ng c a các đ n v này ch a cao, m c đ th a mãn nhu c u

toán

Chính vì v y, vi c nghiên c u đ tài “T ch c h th ng thông tin k toán trong

các đ n v s nghi p có thu trên đ a bàn Thành ph H Chí Minh” giúp cho các đ n

v t ng c ng kh n ng thu th p, x lý d li u và cung c p thông tin h u ích cho các đ i

t ng s d ng là m t trong nh ng v n đ c n thi t hi n nay

2 M c đích nghiên c u c a đ tài

M c đích nghiên c u c a đ tài nh m vào ba n i dung chính sau đây:

 Làm rõ các v n đ v c s lý lu n c a h th ng thông thông tin k toán

 Th c tr ng tình hình t ch c h th ng thông tin k toán trong các đ n v s nghi p có thu

 V n d ng c s lý lu n và tình hình th c ti n đ xu t các gi i pháp, ki n ngh mang tính nguyên t c, đ nh h ng giúp các đ n v s nghi p có thu hoàn thi n t ch c

h th ng thông tin k toán

3 i t ng và ph m vi nghiên c u

V đ i t ng nghiên c u: tài ch gi i h n vi c t ch c h th ng thông tin k

toán trong các đ n v s nghi p có thu công l p g m h th ng thông tin đ u vào, h

th ng x lý thông tin (c s d li u), h th ng thông tin đ u ra, h th ng ki m soát n i

b , b máy k toán, ki m tra k toán và v n đ t ch c trang b c s v t ch t k thu t

ph c v cho vi c thu th p, x lý và cung c p thông tin Trong đó nh n m nh vào khía

c nh h th ng thông tin và s ng d ng công ngh thông tin hi n nay trong các đ n v

s nghi p

V ph m vi nghiên c u: tài t p trung nghiên c u các đ n v s nghi p có thu

công l p thu c l nh v c giáo d c – đào t o, y t trên đ a bàn Thành ph H Chí Minh

4 Ph ng pháp nghiên c u

th c hi n đ tài, tác gi đã s d ng ch y u ph ng pháp đ nh tính bao g m tra c u tài li u, ph ng pháp so sánh – đ i chi u, ph ng pháp h th ng, ph ng pháp

m t s m u đã ch n qua đó đánh giá th c tr ng và đ xu t các đ nh h ng, gi i pháp,

ki n ngh đ th c hi n m c tiêu đ tài

5 K t c u c a đ tài

N i dung c a đ tài ngoài ph n m đ u, k t lu n g m 3 ch ng:

Ch ng 1: T ng quan v h th ng k toán và h th ng thông tin k toán

Ch ng 2: Tình hình t ch c h th ng thông tin k toán các đ n v s nghi p

có thu trên đ a bàn thành ph H Chí Minh

Ch ng 3: Gi i pháp t ch c h th ng thông tin k toán cho các đ n v s nghi p

có thu trên đ a bàn Thành ph H Chí Minh

Ngoài ra đ tài còn có ba ph l c đ minh h a cho các v n đ đã đ c trình bày trong các ch ng trên

Ch ng 1

T ng quan v h th ng k toán và h th ng thông tin k toán 1.1 H th ng k toán

1.1.1 Thông tin k toán và v n đ đáp ng nhu c u thông tin k toán

Ch c n ng c a h th ng k toán là cung c p thông tin v ho t đ ng kinh t , tài chính

c a m t t ch c cho các đ i t ng s d ng thông tin trong và ngoài đ n v Bên c nh đó

k toán còn có ch c n ng ki m tra các ho t đ ng kinh t tài chính thông qua các thông tin thu nh n đ c đ đ m b o th c hi n đúng pháp lu t, quy ch ho t đ ng c a đ n v Thông tin k toán là nh ng thông tin có đ c do h th ng k toán thu th p, x lý và cung c p Thông tin k toán có nh ng tính ch t sau:

 Thông tin luôn g n li n v i m t t ch c nh t đ nh (g i là đ n v k toán)

 Thông tin ph n ánh nh ng s ki n đã x y ra, đang x y ra và s p x y ra (đó là thông tin k toán tài chính và thông tin k toán qu n tr )

 Thông tin ph i đáp ng nhu c u s d ng cho các đ i t ng trong và ngoài đ n v do

c th d li u c n ghi nh n, x lý các d li u, thông tin gì c n cung c p, ph ng pháp

và ph ng ti n ghi nh n nh th nào, ai x lý và cung c p thông tin cho ai Vi c l p và

l u hành báo cáo k toán là giai đo n cung c p thông tin và truy n tin đ n ng i ra quy t đ nh

M t v n đ r t quan tr ng n a đó là v n đ v đáp ng nhu c u thông tin H th ng

k toán có th cung c p đ y đ các thông tin v tình hình ho t đ ng, tài chính c a đ n

v, nh ng làm sao đ bi t có đáp ng t t nhu c u thông tin cho các đ i t ng s d ng hay không H th ng k toán ho t đ ng h u hi u và hi u qu thì ph i đáp ng đ c nhu

c u thông tin cho các đ i t ng s d ng Nhu c u thông tin c a đ n v bao g m thông tin k toán tài chính và thông tin k toán qu n tr Thông tin k toán tài chính đ c cung

c p ph i tuân th ch đ k toán, phù h p v i chu n m c k toán và đ i t ng ph c v

ch y u là bên ngoài đ n v B t k h th ng k toán nào v i ph ng th c x lý b ng máy hay th công, quy mô đ n v l n hay nh , lo i hình kinh doanh có th khác nhau

nh ng t t c đ u ph i cung c p đ c đ y đ thông tin k toán tài chính theo khuôn m u quy đ nh Các thông tin k toán qu n tr đ c cung c p theo nhu c u thông tin s d ng trong n i b đ n v đ đáp ng các yêu c u qu n lý, do đó thông tin k toán qu n tr r t

đa d ng và th ng không đ c chu n hóa Các đ i t ng s d ng thông tin s khác nhau và do đó n i dung và hình th c thông tin cung c p c ng khác nhau, các c p qu n

lý khác nhau thì tính ch t c a thông tin yêu c u khác nhau Các thông tin k toán cung

c p r t đa d ng, phong phú và ngày càng đ c đòi h i cao h n v ch t l ng c ng nh

s k p th i do đó v n đ v đáp ng nhu c u thông tin trong các đ n v hi n nay th c s

là c n thi t và là tiêu chí cho m t h th ng k toán ch t l ng V i s phát tri n m nh

m c a CNTT đ c bi t là s ra đ i và c i ti n ngày càng cao c a các PMKT thì kh

n ng đáp ng nhu c u thông tin cho các đ i t ng s d ng ngày càng chính xác và k p

th i h n ph c v hi u qu cho quá trình ra quy t đ nh

1.1.2 Các b ph n c u thành h th ng k toán

Trong b i c nh hi n nay n u có m t h th ng k toán t t s mang l i nhi u l i ích cho n n kinh t H th ng k toán là m t t p h p các b ph n có m i liên quan v i nhau

đ th c hi n các ch c n ng c a k toán là ch c n ng ph n ánh (ch c n ng thông tin) và

ch c n ng giám đ c bao g m các v n đ v pháp lý, h th ng các ph ng pháp k toán, chính sách k toán, t ch c b máy k toán đ th c hi n các công vi c k toán, các s sách và báo cáo k toán ph c v cho vi c trình bày, chuy n t i và công b thông tin

H th ng các v n b n pháp lý v k toán: là t p h p các v n b n pháp lý theo các

c p đ khác nhau đ c nhà n c quy đ nh đ qu n lý, ch đ o, h ng d n vi c th c

hành k toán t t c các doanh nghi p, c quan hành chính s nghi p nhà n c thu c các l nh v c khác nhau trong n n kinh t : g m lu t k toán, các chu n m c k toán, các

ch đ k toán và các thông t h ng d n th c hi n ho c b sung, đi u ch nh khi có

nh ng v n đ m i phát sinh Ngoài ra còn có các quy t đ nh, v n b n khác nh lu t ngân sách, lu t doanh nghi p, lu t thu c ng chi ph i các ho t đ ng v k toán

V ph ng di n các ph ng pháp k toán: các ph ng pháp k toán này s ph c

v cho vi c thu th p, x lý, ph n ánh các nghi p v kinh t phát sinh nh ph ng pháp tài kho n và ghi s kép dùng đ phân lo i nghi p v kinh t phát sinh theo yêu c u ph n ánh và giám đ c m t cách th ng xuyên, liên t c và có h th ng s hi n có và tình hình

bi n đ ng c a t ng lo i tài s n, t ng lo i ngu n v n c ng nh các quá trình s n xu t kinh doanh khác nhau trong doanh nghi p, tính giá các đ i t ng k toán đ phán ánh giá tr tài chính c a các đ i t ng k toán phù h p v i các nguyên t c c ng nh các quy

đ nh c th do Nhà n c ban hành nh nguyên t c giá g c, nguyên t c khách quan, nguyên t c nh t quán, nguyên t c th n tr ng và nguyên t c ho t đ ng liên t c, ph ng pháp ch ng t và ki m kê giúp ph n ánh các nghi p v kinh t phát sinh và th c s hoàn thành trên gi y t dùng làm c s pháp lý cho vi c ghi s k toán Ki m kê đ

ki m tra tr c ti p t i ch nh m xác đ nh chính xác tình hình s l ng, ch t l ng c ng

nh giá tr c a các lo i tài s n hi n có

H th ng các ph ng pháp này có th đ c x lý b ng th công ho c b ng máy tính v i các m c đ ng d ng CNTT khác nhau N u x lý b ng máy tính h th ng k toán còn bao g m h th ng ph n c ng, các trang thi t b , PMKT và các ph n m m ng d ng khác đ ghi nh n, x lý và t ng h p thông tin theo s l p trình s n c a h th ng

V ph ng di n s sách, báo cáo k toán: s sách, báo cáo k toán dùng đ cung

c p và truy n t i thông tin ph c v cho nhu c u s d ng khác nhau c a các đ i t ng trong và ngoài doanh nghi p bao g m các m u s k toán t ng ng v i các hình th c

k toán khác nhau ph c v trong vi c ghi chép s bi n đ ng c a các đ i t ng k toán, các báo cáo tài chính và báo cáo qu n tr dùng đ t ng h p và cung c p thông tin đ u ra

V ph ng di n nhân s và t ch c b máy k toán: nhân s k toán là v n đ có

y u t quy t đ nh c a h th ng k toán, trong đó v n đ v n ng l c, ph m ch t c a nhân viên k toán là r t quan tr ng T ch c nhân s đ th c hi n công vi c k toán c n

đ c th c hi n trên c s kh i l ng công vi c k toán, ch c n ng c a các ph n hành

k toán T ch c b máy k toán ph i phù h p v i quy đ nh c a lu t pháp, phù h p v i quy mô, đ c đi m ho t đ ng, yêu c u qu n lý c a đ n v , đ ng th i trên c s đ c đi m

và đ nh h ng ng d ng CNTT trong công tác qu n lý c a đ n v nh m t o ra đ c nhi u thông tin h u d ng cho các đ i t ng s d ng khác nhau Ngoài ra trong t ch c

b máy k toán còn là v n đ v t ch c hình th c k toán, các chính sách k toán, các quy trình x lý, ph ng th c x lý k toán cho các chu trình và nghi p v kinh t khác nhau

1.1.3 Quan h gi a h th ng k toán và h th ng thông tin kinh t

Tr c tiên c n làm rõ khái ni m v thông tin kinh t Thông tin kinh t là các thông tin t n t i trong các t ch c, đ n v ho t đ ng nh m ph n ánh tình tr ng kinh t c a các

đ n v đó Thông tin kinh t đ c coi là huy t m ch c a các doanh nghi p và các t

ch c kinh t , các đ n v hành chính s nghi p Ví d v các thông tin kinh t nh : thông

tin v lao đ ng, ti n l ng, thông tin v s n xu t, thông tin v thu chi, ngân sách nhà

n c… Trong th i đ i ngày nay v i xu th chung c a các n n kinh t phát tri n trên th

gi i và khu v c thông tin ngày càng chi m v trí ch đ o và th gi i đang th c hi n m t

s chuy n bi n t n n kinh t công nghi p sang n n kinh t thông tin tri th c đi u hành đ n v đ c hi u qu trong công tác qu n lý và đi u hành, nhà qu n tr luôn c n nhi u thông tin cho nhi u yêu c u và m c đích khác nhau và nh ng thông tin này s

đ c cung c p b i nhi u phòng ban khác nhau trong t ch c Nh v y h th ng thông tin kinh t là m t h th ng thông tin nh m ghi nh n, l u tr , x lý d li u c a các quá trình s n xu t kinh doanh nh m cung c p thông tin kinh t phù h p và h u ích cho các nhà qu n tr nh m th c hi n các ch c n ng v ho ch đ nh, t ch c, đi u hành, ki m soát

và ra các quy t đ nh kinh t Ngoài ra h th ng thông tin kinh t còn cung c p thông tin

kinh t cho các đ i t ng bên ngoài doanh nghi p nh các c quan nhà n c, các t

ch c, các cá nhân, các nhà đ u t có quan tâm đ n tình hình ho t đ ng c a đ n v

Hình 1.1 Các thành ph n c a h th ng thông tin kinh t

Nh v y trong h th ng thông tin kinh t thì ph n l n các d li u t quá trình ho t

đ ng c a đ n v s đ c ghi nh n, x lý và cung c p thông tin thông qua h th ng k toán H th ng k toán s cung c p các thông tin v tình hình ho t đ ng trong quá kh ,

hi n t i c a đ n v t đó s giúp cho các nhà qu n tr có th đ a ra các quy t sách kinh

t đ đi u hành đ n v trong hi n t i và t ng lai Do đó ch t l ng thông tin kinh t do

h th ng thông tin kinh t cung c p ra ph thu c ph n l n vào các d li u đ c s n sinh

ra t h th ng k toán đ c ho t đ ng t t hay x u V i các b ph n c u thành c a h

th ng k toán, v m t b n ch t thông tin thì nó đ c xem nh là m t phân h , m t b

ph n hay là h th ng con c a h th ng thông tin kinh t Ví d : h th ng thông tin kinh

t ra quy t đ nh đ nh h ng phát tri n trong ba n m t i thì c n ph i có s cung c p thông tin c a các h th ng v tình hình ho t đ ng kinh doanh, phân tích l i nhu n, giá

c , d toán ngân sách, chính sách v nhân s , l ng, th ng, phân tích tình hình th

Hình 1.2 M i quan h gi a h th ng thông tin kinh t và h th ng k toán

1.2 H th ng thông tin k toán

H th ng thông tin k toán là m t h th ng đ c thi t l p đ th c hi n vi c thu th p,

l u tr , x lý d li u qua đó bi n nh ng thông tin r i r c thành nh ng thông tin k toán phù h p và h u ích ph c v cho nhu c u ng i s d ng (Romney and Steinbart, 2012,

trang 30) Ngày nay khi nói đ n h th ng thông tin k toán chúng ta hay nói đ n h

th ng trong môi tr ng máy tính, trong môi tr ng có ng d ng CNTT H th ng thông tin k toán bao g m các h th ng con nh sau:

1.2.1 H th ng thông tin đ u vào

ây là m t h th ng thu th p các thông tin r i r c t quá trình ho t đ ng c a t ch c

đ c th hi n b ng vi c thu th p d li u t các s ki n kinh t tài chính phát sinh thông qua đ i t ng qu n lý chi ti t, đ i t ng k toán và các ch ng t k toán đ ph n ánh các nghi p v kinh t phát sinh đ làm c s , t o ra kho d li u cho quá trình x lý thông tin đ c t ch c theo quy mô, đ c đi m ho t đ ng và yêu c u qu n lý c a đ n v

k toán C ng có th xem đây là h th ng thu th p d li u đ u vào c a h th ng thông tin k toán ph c v cho vi c x lý và cung c p thông tin đ u ra, do đó vi c ch n l c, phân lo i, t ng h p ngu n d li u đ u vào c ng r t quan tr ng trong h th ng thông tin

k toán Có th nói d li u đ u vào là thành ph n quan tr ng quy t đ nh đ n kh n ng cung c p thông tin c a h th ng do đó d li u đ u vào ph i đ c thu th p đ y đ , chính xác và h p l

Nói đ n c s d li u trong đi u ki n tin h c hóa ngày nay thì ch y u là c s d

li u trong các ch ng trình, ph n m m ph c v công tác k toán C s d li u trong PMKT có th đ c thi t k theo r t nhi u ph ng án khác nhau V i m i ph ng án thi t k h th ng c s d li u thì quy trình x lý, luân chuy n, l u tr d li u và cung

c p thông tin c ng s khác nhau C s d li u k toán bao g m t p h p các t p tin có quan h r t ch t ch v i nhau đ c thi t k đ ghi nh n, l u tr và x lý toàn b các d

li u và thông tin k toán Có th hi u h th ng c s d li u k toán có vai trò nh b s sách k toán trong đi u ki n h ch toán th công Toàn b d li u k toán, bao g m

nh ng d li u đ c kh i t o ban đ u và nh ng d li u m i phát sinh trong quá trình

h ch toán đ u đ c c p nh t và l u tr trên các t p tin trong h th ng c s d li u k toán M i t p tin g m nhi u tr ng và nhi u m u tin M i tr ng ng v i m t thu c tính c n qu n lý c a các đ i t ng hay các nghi p v M i m t m u tin mô t các thu c tính c a m t đ i t ng hay m t nghi p v xác đ nh Theo tính ch t c a d li u ch a trong m i t p tin, các t p tin trong h th ng c s d li u k toán có th đ c phân thành các t p tin chính và các t p tin nghi p v

Thông qua h th ng c s d li u thì các d li u, thông tin đ c thu th p qua h

th ng thông tin đ u vào s đ c phân lo i, t ng h p, x lý và h th ng hóa đ ph n ánh

đ c quá trình v n đ ng, thay đ i c a t ng đ i t ng k toán, t ng quá trình và chu trình ho t đ ng khác nhau trong đ n v k toán Trong đi u ki n k toán th công, h

th ng này là h th ng các quy trình x lý, ph ng th c x lý k toán b ng tay, các s sách k toán dùng đ ghi chép b ng tay các nghi p v kinh t phát sinh t các ch ng t

k toán Trong đi u ki n tin h c hóa công tác k toán thì đây là h th ng các c s d

li u PMKT và các quy trình x lý k toán đã đ c thi t k và t ch c cho phù h p v i

đ c đi m ho t đ ng, quy mô c a m i t ch c và yêu c u qu n lý c a đ n v Nh v y đ

đ m b o cho h th ng c s d li u ho t đ ng t t thì ph i t ch c h u hi u v b máy

x lý, t ch c các quy trình x lý c a k toán t ng ng v i các ho t đ ng trong chu trình k toán và cùng v i vi c t ch c ph ng th c x lý k toán là th công hay x lý trên n n máy tính

1.2.3 H th ng thông tin đ u ra

ây là h th ng th c hi n vi c t ng h p s li u đ c cung c p t h th ng x lý đ hình thành nên h th ng các ch tiêu ph n ánh tình hình tài chính và tình hình ho t đ ng

c a đ n v k toán thông qua h th ng báo cáo k toán tài chính đ c quy đ nh b i nhà

n c nh m cung c p các thông tin v k toán tài chính cho bên trong và bên ngoài đ n

v (ch y u là bên ngoài) nh các thông tin v tình hình tài s n, ngu n v n, k t qu ho t

đ ng c a đ n v … và các báo cáo k toán qu n tr đ c đ n v k toán thi t l p đ ph c

v cho yêu c u qu n lý n i b nh các thông tin v d toán k ho ch, đ nh h ng phát tri n trong t ng lai H th ng thông tin đ u ra t o ra nh ng thông tin theo m c tiêu đã

đ c xác đ nh tr c và nh ng thông tin này s đ c chuy n t i đ n cho các đ i t ng

s d ng t ng ng thông qua các hình th c khác nhau

Ch t l ng c a thông tin đ u ra đ c s d ng đ làm c n c đánh giá ch t l ng và

hi u qu ho t đ ng c a toàn h th ng k toán, là th c đo đánh giá s thành công c a

h th ng k toán Do v y, đ đ t đ c ch t l ng mong mu n thì t t c các h th ng khác trong toàn h th ng thông tin k toán ph i luôn đ m b o m i quan h l n nhau m t cách t t nh t, các h th ng ph i đ m b o công vi c ho t đ ng m t cách h u hi u t o ra

dòng thông tin xuyên su t gi a các h th ng v i nhau và các h th ng con trong toàn h

th ng đ c thi t l p ph i phù h p v i môi tr ng pháp lý, môi tr ng kinh doanh, đi u

ki n ho t đ ng và nhu c u s d ng thông tin c a các đ i t ng s d ng khác nhau Ngoài ra trong h th ng thông tin k toán, ngoài vi c t ch c ph c vu cho vi c thu

th p d li u, x lý và cung c p thông tin đ u ra thì đ đ m b o cho ch t l ng thông tin

c ng nh an toàn h th ng và d li u thì c n ph i l u ý đ n các v n đ v l u tr d

li u, thông tin và h th ng các ho t đ ng ki m soát mà đ n v t ch c

V phân lo i h th ng thông tin k toán, đ c phân lo i nh sau:

- Phân lo i theo đ c đi m c a thông tin cung c p:

H th ng thông tin k toán tài chính

H th ng thông tin k toán qu n tr

Hình 1.3 Phân lo i h th ng thông tin k toán

H th ng thông tin k toán

Các đ i t ng bên trong: các nhà qu n tr

đi u hành, ki m soát và

ra quy t đ nh thông qua

h th ng các báo cáo

qu n tr …

Cung c p các thông tin tài

chính ch y u cho bên ngoài

doanh nghi p thông qua các

báo cáo tài chính g m: b ng

cân đ i k toán, báo cáo k t

qu ho t đ ng kinh doanh,

báo cáo l u chuy n ti n t ,

thuy t minh báo cáo tài chính

H th ng thông tin k toán

qu n tr

H th ng thông tin k toán

tài chính

- Phân lo i theo ph ng th c x lý:

H th ng thông tin k toán th công

H th ng thông tin k toán bán th công

H th ng thông tin k toán x lý trong môi tr ng máy tính

Hai ngu n l c ch y u trong h th ng thông tin k toán trên n n máy tính là con ng i

và máy tính Máy tính th c hi n các công vi c d i s đi u khi n, ki m soát c a con

ng i Ngoài vai trò ch y u là đi u khi n và ki m soát, con ng i còn có nhi m v khai báo, nh p li u d li u vào h th ng đ ng th i th c hi n các công vi c b o m t, b o trì h th ng

Hình 1.4 c đi m x lý k toán trong môi tr ng máy tính

H th ng thông tin k toán cung c p thông tin cho các đ i t ng liên quan, trong đó

ch y u cung c p thông tin làm c s cho các nhà qu n tr th c hi n các quy t đ nh c a mình, l p k ho ch, th c hi n k ho ch và ki m tra k ho ch, đ a ra các quy t đ nh t t

Ch ng t Nh p li u

C p nh t, truy xu t thông tin

c u

Thông qua vi c t ch c m t h th ng thông tin k toán t t s đ m b o trong vi c thu

th p, l u tr và x lý đ y đ , chính xác d li u v các ho t đ ng trong t ch c ây là

c s r t quan tr ng cho vi c cung c p các thông tin h u ích ph c v cho ti n trình ra quy t đ nh V i s phát tri n m nh m c a CNTT nh hi n nay, s c nh tranh gay g t

c a th tr ng hay nh ng v n đ đ t ra v s h u ích c a thông tin thì vi c trang b ph n

m m, ph n c ng cho vi c thu th p d li u là r t quan tr ng

H th ng thông tin k toán có m t vai trò r t quan tr ng là ho ch đ nh và ki m soát ngu n l c c a t ch c thông qua vi c thi t l p h th ng ki m soát n i b nh m đ m b o

m t cách h p lý r ng t t c các ho t đ ng đ u đ c th c hi n h u hi u và hi u qu , qua

đó có th cung c p thông tin đáng tin c y, đ m b o đ c s tuân th các lu t l , quy

đ nh c a nhà n c

1.2.4 Quan h gi a h th ng thông tin k toán và h th ng ki m soát n i b

H th ng ki m soát n i b là m t quá trình đ c thi t l p b i h i đ ng qu n tr , nhà

qu n lý và các nhân viên c a đ n v đ cung c p m t s đ m b o h p lý nh m đ t đ c các m c tiêu sau đây:

 S h u hi u và hi u qu c a ho t đ ng

 S tin c y c a báo cáo tài chính

 S tuân th pháp lu t và các quy đ nh

H th ng thông tin k toán ph i cung c p thông tin trung th c, h p lý và đáng tin

c y, ph i đ m b o an toàn cho tài s n và thông tin, ph i phù h p v i các yêu c u, các quy đ nh c a h th ng ki m soát n i b trong đ n v Khi đ a ra các m u bi u báo cáo,

ch ng t , các quy trình k toán, các ph ng pháp k toán hay khi phân công nhân s trong phòng k toán và toàn đ n v c n đ m b o cho s trao đ i thông tin t c p trên

xu ng d i và t d i lên trên, gi a các c p v i nhau, m i cá nhân c n hi u rõ vai trò

c a mình trong h th ng ki m soát n i b Chính t vi c thi t l p h th ng k toán s có

ch c n ng thi t l p h th ng ki m soát n i b hay h th ng ki m soát n i b là m t b

ph n c a h th ng k toán và ng c l i các b ph n c u thành c a h th ng ki m soát

n i b : môi tr ng ki m soát, đánh giá r i ro, ho t đ ng ki m soát, thông tin truy n

thông và giám sát trong quá trình ho t đ ng s có tác đ ng ng c l i h th ng k toán thông qua ki m tra vi c ghi nh n x lý chúng t , s sách, ki m soát các ho t đ ng k toán, ki m tra và b o v tài s n c a t ch c Trong đó môi tr ng ki m soát nh h ng

đ n m i ho t đ ng c a t ch c mà ch y u là công tác k toán và đ trung th c c a báo

cáo tài chính Ví d : n u nhà lãnh đ o c a m t t ch c không có quan đi m đúng đ n v

báo cáo tài chính thì có th làm m t đi s trung th c và h p lý c a báo cáo tài chính,

ho c các chính sách v nhân s , n ng l c nhân viên k toán y u kém có kh n ng d n

đ n các sai l ch tr ng y u c a báo cáo, các b ph n này s làm cho h th ng ki m soát

n i b ho t đ ng h u hi u t đó làm cho giá tr thông tin c a h th ng k toán cung c p

s đáng tin c y h n thông qua vi c đánh giá r i ro đ nh n th c và đ i phó v i các r i

ro mà h th ng k toán có th g p ph i trong quá trình th c hi n m c tiêu, t đó th c

hi n các ho t đ ng ki m soát đ h n ch r i ro giúp cho đ n v đ t đ c các m c tiêu đ

ra, thông qua b ph n thông tin và truy n thông giúp cho vi c cung c p thông tin trong

n i b và bên ngoài đ c đ y đ , thích h p và rõ ràng Thông tin và truy n thông chính

là đi u ki n không th thi u cho vi c thi t l p, duy trì và nâng cao n ng l c ki m soát trong đ n v thông qua vi c hình thành các báo cáo đ cung c p thông tin v ho t đ ng, tài chình cho n i b và bên ngoài Trong h th ng thông tin thì h th ng thông tin k toán là m t phân h quan tr ng, b t đ u vi c ghi nh n thông tin t nh ng ch ng t ban

đ u cho đ n vi c ghi chép, phân lo i, tính toán, t ng h p, l u tr và cu i cùng là chuy n

nh ng thông tin đó vào báo cáo đ cung c p cho các đ i t ng s d ng, nh v y trong quá trình xuyên su t này h th ng ki m soát n i b s có ch c n ng giúp cho các nhà

qu n lý có th ki m tra và đánh giá s ch p hành nh ng th t c ki m soát trong toàn b quá trình x lý, và qua đó đ m b o cho vi c truy n thông tin đúng đ n gi a các nhân viên trong t ch c giúp cho h nh n th c đ c vai trò và trách nhi m c a mình liên quan đ n vi c l p báo cáo tài chính B ph n giám sát trong h th ng ki m soát n i b đánh giá ch t l ng c a h th ng ki m soát n i b qua đó giám sát ch t l ng c a h

th ng thông tin k toán, phát hi n và k p th i có bi n pháp kh c ph c nh ng khi m

khuy t c a h th ng t đó giúp cho h th ng k toán ho t đ ng h u hi u và hi u qu

h n

Th c hi n t t các ch đ k toán (ch đ ch ng t k toán, s k toán, h th ng tài kho n k toán và báo cáo tài chính), thì t thân nh ng ho t đ ng này đ ng th i là ho t

đ ng ki m soát c a k toán Ví d : M t trong nh ng n i dung quan tr ng ki m soát c a

k toán là ki m tra tài li u, ch ng t k toán Ki m tra tính rõ ràng, trung th c, đ y đ

c a các ch tiêu, các y u t ghi chép trên ch ng t k toán, ki m tra tính h p pháp c a nghi p v kinh t , tài chính phát sinh đã ghi trên ch ng t k toán, đ i chi u ch ng t

k toán v i các tài li u khác có liên quan, ki m tra tính chính xác c a s li u, thông tin trên ch ng t k toán

Ngoài ra, m t s khía c nh khác c a ki m soát k toán đó là ki m soát v v t ch t,

nh ki m kê v t t , nguyên v t li u, ki m kê tài s n, giám sát vi c nh p, xu t kho nguyên v t li u

H th ng tài kho n k toán, báo cáo tài chính đ c s d ng h p lý là m t bi n pháp

ki m soát quan tr ng, nguyên t c cân đ i gi a ngu n v n và tài s n và nh ng thông tin trên báo cáo tài chính là y u t quan tr ng c a ki m soát, s đ k toán r t có ích trong

vi c ch ng l i nh ng sai sót trong h ch toán, báo cáo tài chính cung c p cho lãnh đ o

đ n v nh ng thông tin c b n cho vi c ra các quy t đ nh qu n lý và nh ng ng i khác

s d ng báo cáo tài chính

Nh v y ch t l ng thông tin c a h th ng thông tin k toán nói chung và c a t ng

h th ng con nói riêng đ u ph i đ c ki m soát và đánh giá m t cách k p th i thông qua

h th ng ki m soát n i b c a đ n v Xây d ng và v n hành h th ng ki m soát n i b phù h p v i đ c đi m ho t đ ng và qu n lý c a đ n v k toán s có tác đ ng tích c c

đ n vi c t ng c ng và b o đ m ch t l ng thông tin k toán Ng c l i, v i m t h

th ng thông tin k toán đ c nghiên c u và t ch c th c hi n thích ng v i đi u ki n và

đ c đi m c a đ n v k toán s là kênh thông tin và truy n thông quan tr ng đ góp

ph n t o nên m t h th ng ki m soát n i b h u hi u và hi u qu trong đ n v

Hình 1.5 S đ minh h a h th ng thông tin k toán

1.3 c đi m c a h th ng thông tin k toán các đ n v s nghi p có thu

1.3.1 c đi m thông tin k toán trong đ n v s nghi p có thu

Tr c tiên c n làm rõ khái ni m v đ n v s nghi p có thu: đ n v s nghi p có thu

là nh ng t ch c đ c thành l p đ th c hi n các ho t đ ng s nghi p, nh ng ho t đ ng này nh m duy trì và đ m b o s ho t đ ng bình th ng c a xã h i, mang tính ch t ph c

v nhân dân và xã h i, không vì m c tiêu l i nhu n Nh ng đ n v s nghi p trong quá trình ho t đ ng s nghi p đ c phép thu phí đ bù đ p m t ph n hay toàn b chi phí

ho t đ ng đ c g i là đ n v s nghi p có thu

Nh ng đ n v s nghi p đ c các c quan nhà n c có th m quy n thành l p và

đ c nhà n c cho phép thu các lo i phí nh h c phí, vi n phí, phí c u, phí đ ng đ

bù đ p m t ph n hay toàn b chi phí ho t đ ng, t ng thu nh p cho cán b , công ch c và

b sung tái t o chi phí ho t đ ng th ng xuyên c a đ n v đ c g i là đ n v s nghi p

có thu công l p

H th ng thông tin đ u ra

H th ng c

s d li u

H th ng thông tin

đ u vào

H th ng l u

tr d li u

H th ng ki m soát n i b

d ng thông tin

n v s nghi p có thu c ng là m t đ n v k toán có t ch c công tác k toán đ

th c hi n vi c ghi nh n, x lý và cung c p thông tin k toán cho các đ i t ng s d ng khác nhau C ng nh các doanh nghi p ho t đ ng kinh doanh vì m c tiêu l i nhu n thì

m c tiêu cu i cùng c a h th ng thông tin k toán là cung c p thông tin k toán phù h p

và h u ích v các ho t đ ng kinh t , tài chính nh ng v i đ c đi m v m c tiêu ho t

đ ng, t ch c ho t đ ng nên thông tin k toán do các đ n v s nghi p có nh ng đ c

tr ng riêng nh sau:

 Thông tin v tình hình s d ng và quy t toán kinh phí, tình hình qu n lý

và s d ng các lo i v t li u, tài s n công, tình hình ch p hành d toán thu, chi và th c

hi n các tiêu chu n, đ nh m c c a nhà n c đ n v

 Thông tin k toán còn là c s đ th c hi n t ng h p tình hình thu, chi ngân sách c a đ a ph ng và c a trung ng nh m giúp cho chính ph và qu c h i xây

d ng, đi u ch nh các chính sách tài chính qu c gia thích ng v i nhi m v chính tr – xã

h i trong t ng giai đo n nh t đ nh

 Thông tin v tình hình thu, chi và k t qu ho t đ ng c a đ n v hành chính

s nghi p trong k k toán, cung c p thông tin kinh t , tài chính ch y u cho vi c đánh giá tình hình và th c tr ng c a đ n v , là c n c quan tr ng giúp c quan nhà n c, lãnh

đ o đ n v ki m tra, giám sát đi u hành ho t đ ng c a đ n v

 Thông tin v tình hình th c hi n các nhi m v c b n c a đ n v và tình hình ch p hành các k lu t tài chính v thu, chi ngân sách Nhà n c

 Thông tin trong các đ n v s nghi p có thu là các thông tin đ c trình bày theo quy đ nh và khuôn kh c a nhà n c thông qua ch đ k toán đ c ban hành

và có tính th ng nh t t t c các đ n v

 Thông tin k toán các đ n v s nghi p có thu c n ph i đ c s ki m toán c a c quan ki m toán nhà n c

1.3.2 i t ng s d ng và yêu c u truy n t i thông tin k toán cho các đ i

t ng s d ng trong các đ n v s nghi p có thu

n v s nghi p có thu r t đa d ng và ho t đ ng nhi u l nh v c khác nhau, vi c thu, chi cho các ho t đ ng ch y u đ c thông qua ngu n kinh phí c a nhà n c và các

ho t đ ng khác nh m t o thêm ngu n thu cho đ n v Ch c n ng ch y u c a đ n v s nghi p có thu không ph i là ho t đ ng s n xu t kinh doanh mà là ho t đ ng theo m c tiêu, nhi m v c a nhà n c Do đó đ i t ng s d ng thông tin k toán các đ n v s nghi p có thu ch y u t p trung vào các đ i t ng sau đây:

 C quan hành chính nhà n c có th m quy n: nh s tài chính, kho b c nhà n c, c c thu , c c th ng kê, thanh tra nhà n c…

 Các t ch c đoàn th chính tr xã h i trong và ngoài đ n v

 Các cá nhân là th tr ng, công ch c, viên ch c và ng i lao đ ng có h p

đ ng lao đ ng v i đ n v , có quy n l i và ngh a v đ i v i m i ho t đ ng c a đ n v Các đ n v s nghi p có thu ph i có trách nhi m cung c p và truy n t i các thông tin

k toán v tình hình kinh t - tài chính, tình hình ho t đ ng c a đ n v đ n t t c các đ i

t ng s d ng nêu trên thông qua các báo cáo tài chính theo quy đ nh hi n hành c a nhà

n c và có th có các báo cáo khác tùy theo yêu c u ho t đ ng và yêu c u qu n lý c a

đ n v nh thông qua quy ch chi tiêu n i b đã đ c c p lãnh đ o cao nh t thông qua

và phê duy t vào đ u c a n m tài chính Trong đó s cung c p các thông tin v tình hình

ho t đ ng trong n m qua và các v n đ c n th c hi n trong t ng lai Qua đó có th

th y đ c vai trò h t s c quan tr ng c a k toán trong các đ n v s nghi p có thu đ c

các m c tiêu đ ra trên tinh th n tuân th pháp lu t và ti t ki m chi tiêu, nâng cao ch t

l ng ph c v

K toán là công c giúp các c quan qu n lý nhà n c th c hi n vi c ki m soát tình hình ch p hành pháp lu t, th c hi n các nhi m v đ c giao g n v i ngu n kinh phí đã đ c c p đ đ m b o các đ n v s nghi p có thu s d ng đúng m c đích, đúng

k ho ch, đúng đ nh m c, tiêu chu n kinh phí ngân sách đ c c p d i các hình th c khác nhau

1.3.3 Các chu trình k toán trong đ n v s nghi p có thu

Tr c tiên c n làm rõ v chu trình k toán, chu trình k toán là t p h p các ho t

đ ng k toán đ x lý ho t đ ng kinh t theo chu trình g i là chu trình k toán Do đó

vi c xem xét, t ch c h th ng k toán x lý các ho t đ ng kinh t theo chu trình k toán g i là ti p c n k toán theo chu trình

Chu trình kinh doanh có th xem là m t chu i các s ki n kinh t liên quan t i m t

lo i ho t đ ng kinh doanh và l p đi l p l i Trong các đ n v s nghi p có thu có th

th y các ngu n tài chính ch y u bao g m: ngân sách nhà n c và các ngu n thu s nghi p c a đ n v (thu t h c phí, l phí, vi n phí thu t ho t đ ng s n xu t kinh doanh

và ho t đ ng s nghi p khác), thu vi n tr , thu khác Bên c nh đó thì các kho n chi c a

đ n v c ng r t đa d ng g m các kho n chi th ng xuyên và chi không th ng xuyên cùng v i qu n lý vi c chi tiêu ph i đ m b o các quy đ nh c a nhà n c và m c l c ngân sách nhà n c T các ngu n thu, chi khác nhau này nên quy trình x lý k toán và h ch toán k toán là khác nhau N u chúng ta xem các chu trình k toán là m t s trao đ i ngu n l c l n nhau, ngu n l c đi ra, ngu n l c khác đi vào và s đi u ch nh ngu n l c Các chu trình k toán sau:

1.3.3.1 Chu trình các ngu n thu c a đ n v

thu n ti n trong vi c qu n lý và đi u hành các ngu n thu kinh phí ngân sách nhà

n c, theo quy đ nh c a pháp lu t thì đ n v s nghi p ph i m tài kho n t i Kho b c Nhà n c đ th c hi n thu, chi qua Kho b c Nhà n c đ i v i các kho n kinh phí thu c

ngân sách nhà n c theo quy đ nh c a Lu t Ngân sách Nhà n c, g m: kinh phí ngân sách nhà n c c p; các kho n thu, chi phí và l phí thu c ngân sách nhà n c và các kho n khác c a ngân sách nhà n c

n v s nghi p đ c m tài kho n t i Ngân hàng ho c Kho b c nhà n c đ ph n ánh các kho n thu, chi ho t đ ng d ch v

Chu trình thu kinh phí ngân sách nhà n c

Chu trình thu kinh phí ngân sách nhà n c là t p h p các ho t đ ng ch c n ng, nghi p v và ho t đ ng x lý thông tin liên quan đ n quá trình l p d toán, xác nh n, theo dõi d toán và ghi nh n kinh phí do nhà n c giao d toán đ ho t đ ng Nh v y chu trình thu kinh phí ngân sách nhà n c s có m i quan h v i các đ i t ng ho c các

h th ng khác bên ngoài: nh c qu n qu n lý c p trên, đ n v d toán c p trên và đ n

v theo dõi qu n lý vi c ch p hành d toán, kho b c nhà n c n i đ n v ho t đ ng Các ho t đ ng và dòng thông tin trong chu trình thu kinh phí ngân sách nhà n c:

Ho t đ ng l p d toán thu chi: n v th c hi n vi c l p d toán thu chi trên c s xem

xét kh n ng ho t đ ng hi n t i và tình hình ho t đ ng c a đ n v , sau đó g i cho c quan qu n lý c p trên

Ho t đ ng nh n d toán kinh phí: Sau khi c quan qu n lý c p trên xem xét và có quy t

đ nh phân b kinh phí cho đ n v ho t đ ng phù h p v i tình hình hi n t i c a t ng đ n

v n v th c hi n vi c nh n kinh phí, d toán đ c giao và xác nh n kinh phí đ c giao m t cách chính xác

Ho t đ ng ghi nh n, theo dõi kinh phí: k toán theo dõi và ghi nh n vào h th ng s

sách ngu n kinh phí nhà n c giao, theo dõi tình hình thu chi trong đ n v

L p d toán thu, chi, s kinh phí đ ngh

phí đ c giao 2.0

n v s

nghi p

Ghi nh n, theo dõi kinh phí 3.0

Thông tin d toán

Tình hình ho t đ ng

Giao d toán, kinh phí

C quan qu n lý

c p trên

Thông tin

d toán

Qu n lý thu chi kinh phí

Hình 1.6 S đ dòng d li u chu trình thu kinh phí ngân sách nhà n c

Chu trình thu t các ho t đ ng s nghi p

Chu trình thu t các ho t đ ng s nghi p là t p h p các ho t đ ng ch c n ng, ho t

đ ng x lý thông tin liên quan đ n quá trình cung c p các d ch v , s n ph m và thu ti n thanh toán c a khách hàng V i đ c đi m nh trên chu trình thu t các ho t đ ng s nghi p có m i quan h d li u và thông tin v i các đ i t ng bên ngoài và bên trong h

th ng nh : khách hàng, ngân hàng, kho b c nhà n c, c quan qu n lý nhà n c, v i chu trình chi ho t đ ng s nghi p, h th ng l ng N i dung và các ho t đ ng th c hi n trong chu trình s đ c ghi nh n vào h th ng x lý, l p báo cáo, t ng h p và cung c p thông tin theo yêu c u c a đ i t ng s d ng thông tin Các ho t đ ng và dòng thông tin trong chu trình thu các ho t đ ng s nghi p g m:

Ho t đ ng ti p nh n yêu c u d ch v , s n ph m: Ho t đ ng này s ti p nh n các yêu

c u v hàng hóa, d ch v c a khách hàng, ki m tra ngu n l c bên trong đ n v và ki m tra đi u ki n tình tr ng c a khách hàng tr c khi cung c p hàng hóa, d ch chu cho khách hàng, c ng nh thông báo cho khách hàng v yêu c u c a khách hàng có đ c

ch p thu n hay không

Ho t đ ng th c hi n cung c p hàng hóa, d ch v cho khách hàng: đ n v s cung c p

hàng hóa, d ch v cho khách hàng sau khi yêu c u c a khách hàng đ c ch p thu n

Ho t đ ng l p ch ng t , theo dõi nghi p v cung c p hàng hóa, d ch v : ho t đ ng này

ghi nh n nghi p v cung c p hàng hóa, d ch v và theo dõi công n thông qua vi c xác

nh n ho t đ ng cung c p hàng hóa, d ch v h p l đã hoàn thành v i khách hàng và l p

ch ng t xác nh n vi c cung c p này

Ho t đ ng thu ti n và đi u ch nh thu ti n: C n c vào dòng d li u và thông tin t ho t

đ ng ghi nh n nghi p v trên đ ti n hành thu ti n Ho t đ ng thu ti n này có th b ng nhi u hình th c thanh toán và ph i đ m b o thu đ y đ , chính xác, đ ng th i ph n ánh đúng nghi p v thanh toán Tuy nhiên tr c khi thu ti n có th có nh ng ho t đ ng đi u

ch nh thu ti n làm gi m s ti n s thu đ c

H c phí, vi n phí và các l phí khác đ c xem là ngu n thu ch y u c a các đ n v

s nghi p bên c nh ngu n thu t ngân sách nhà n c Các kho n thu này đ n v s n p vào ngân sách nhà n c thông qua kho b c nhà n c theo t l quy đ nh, ph n còn l i

m i là c a đ n v

Ngoài ra thì các đ n v s nghi p có thu còn các kho n thu t ho t đ ng d ch v phù

h p v i l nh v c chuyên môn và kh n ng c a đ n v , c th nh sau:

- S nghi p Giáo d c và ào t o: Thu t h p đ ng đào t o v i các t ch c trong

và ngoài n c, thu t các ho t đ ng s n xu t, tiêu th s n ph m th c hành th c t p, s n

ph m thí nghi m; thu t các h p đ ng d ch v khoa h c và công ngh và các kho n thu khác theo quy đ nh c a pháp lu t

- S nghi p V n hóa, Thông tin: Thu t bán vé các bu i bi u di n, vé xem phim, các h p đ ng bi u di n v i các t ch c, cá nhân trong và ngoài n c, cung ng d ch v

in tráng l ng ti ng, ph c h i phim, thu t các ho t đ ng đ ng, phát qu ng cáo trên báo,

t p chí, xu t b n, phát thanh truy n hình, thu phát hành báo chí, thông tin c đ ng và các kho n thu khác theo quy đ nh c a pháp lu t

- S nghi p Th d c, th thao: Thu ho t đ ng d ch v sân bãi, qu ng cáo, b n quy n phát thanh truy n hình và các kho n thu khác theo quy đ nh c a pháp lu t

- S nghi p kinh t : Thu t v n, thi t k , quy ho ch, d ch v nông lâm, thu l i, thu s n, giao thông, công nghi p, xây d ng, đ a chính, đ a ch t và các ngành khác; các kho n thu khác theo quy đ nh c a pháp lu t

Hình 1.7 S đ dòng d li u chu trình thu ho t đ ng s nghi p

V các kho n thu khác c a đ n v , đ i v i m i đ n v khác nhau thì có th có nh ng quy trình khác nhau nh ng nhìn chung thì các kho n thu khác c a đ n v ph i có đ y đ các ch ng t theo quy đ nh c a ch đ k toán và hình th c, m c thu nh th nào là tùy thu c vào tình hình tài chính và đ c đi m c a m i đ n v

1.3.3.2 Chu trình chi ho t đ ng s nghi p

Chu trình chi ho t đ ng s nghi p t p h p các ho t đ ng ch c n ng và x lý thông tin liên quan đ n các quá trình chi ho t h ng th ng xuyên và không th ng xuyên Trong chu trình chi ho t đ ng s nghi p g m các ho t đ ng sau:

Ho t đ ng ti p nh n yêu c u v chi các ho t đ ng s nghi p: Ho t đ ng này th hi n

vi c ti p nh n yêu c u mua hàng hóa, d ch v , nhu c u c a các b ph n có nhu c u ó

là các nhu c u v hàng hóa, nguyên v t li u, công c d ng c , v n phòng ph m, tài s n

c đ nh Các yêu c u này ph i đ c ki m soát ch t ch thông qua h th ng ki m soát bên trong đ n v nh m đ m b o các yêu c u này là phù h p v i d toán c ng nh quy

đ nh c a đ n v v các kho n chi Ngoài ra trong ho t đ ng này còn là vi c tìm ki m,

l a ch n nhà cung c p phù h p

Ho t đ ng th c hi n nghi p v : đây là ho t đ ng nh n các hàng hóa d ch v trong đó có

các ho t đ ng nh là đ i chi u nh n hàng so v i đ t hàng, ch p nh n hàng hóa, d ch v

và đ a vào b o qu n, s d ng

Ho t đ ng ch p nh n ch ng t và theo dõi nghi p v : là ho t đ ng th hi n vi c ch p

thu n các ch ng t mua hàng hóa, d ch v và ghi chép theo dõi nghi p v mua hàng hóa, d ch v

Ho t đ ng thanh toán: th hi n vi c thanh toán ti n cho nhà cung c p d a trên các

ch ng t thanh toán Sau đó các d li u v thanh toán s đ c chuy n vào h th ng ghi

nh n s cái và l p báo cáo

Tuy nhiên đ i v i t ng đ n v c th riêng bi t vi c th c hi n đ y đ các ho t đ ng trên có s khác nhau tùy thu c vào đ c đi m và yêu c u qu n lý t ng đ n v

Hình 1.8 S đ dòng d li u chu trình chi ho t đ ng s nghi p

Ngoài ra các chu trình k toán trên, trong các đ n v s nghi p có các chu trình nhân

s và chu trình đ u t , tài chính

1.3.3.3 Chu trình nhân s : là chu trình t p h p các ho t đ ng v tuy n

d ng nhân viên, thanh toán l ng, các kho n l i ích khác cho ng i lao đ ng, đánh giá khen th ng và k lu t nhân viên Chu trình nhân s cung c p các thông tin c n thi t v

l ng và nhân s đ m b o s ho t đ ng liên t c các chu trình khác

Hình 1.9 S đ dòng d li u chu trình nhân s 1.3.3.4 Chu trình đ u t , tài chính: là chu trình t p h p các ho t đ ng liên

quan đ n vi c đ u t , đáp ng nhu c u v v n, gia t ng v n cho các ho t đ ng bên trong

đ n v Ho t đ ng đ u t g m các nghi p v liên quan gi a đ n v và nhà đ u t , ngân hàng Tuy nhiên trong các đ n v s nghi p chu trình đ u t , tài chính r t ít và các đ n

v không quan tâm đ n chu trình này

K t lu n ch ng 1

N i dung v thông tin k toán, h th ng k toán và h th ng thông tin k toán trong m t

t ch c ho t đ ng đã đ c th hi n m t cách rõ nét, qua đó tìm hi u v h th ng thông tin k toán trong các đ n v s nghi p có thu mà ch y u là quan tâm đ n các v n đ đ c

đi m thông tin k toán, đ i t ng s d ng thông tin và các chu trình k toán trong các

đ n v s nghi p có thu hi n nay Qua n i dung ch ng 1 cho th y đ c t m quan tr ng không th thi u c a h th ng thông tin k toán trong m t t ch c

Ch ng 2 Tình hình t ch c h th ng thông tin k toán các đ n v s nghi p có thu trên đ a bàn thành ph H Chí Minh

2.1 Tình hình ho t đ ng và qu n lý các đ n v s nghi p có thu thành ph H Chí Minh

Thành ph H Chí Minh, có r t nhi u đ n v s nghi p có thu đang ho t đ ng

t t c các lnh v c khác nhau V i quy mô và s phát tri n v t b c v kinh t xã h i so

v i các t nh, thành ph khác trong c n c cùng v i s đ u t cao c a nhà n c và c a lãnh đ o Thành ph , các đ n v s nghi p có thu t i Thành ph H Chí Minh đang ngày càng phát tri n

V i nh ng thành t u đã đ t đ c trong nh ng n m qua, Thành ph H Chí Minh ngày càng kh ng đ nh v trí và vai trò d n đ u v kinh t c a c n c Nhà n c kh ng

đ nh Thành ph là vùng kinh t tr ng đi m c a phía nam, v i s phát tri n m i m t v chính tr , kinh t , xã h i, an ninh qu c phòng…Các thành ph n kinh t , các l nh v c, ngành ngh khác nhau đ u phát tri n v i t c đ t ng tr ng r t cao Thành ph đã ngày càng cho th y v trí d n đ u c a mình thông qua vi c đóng góp vào quy mô và t c đ

t ng tr ng kinh t , t ng ngu n thu cho ngân sách nhà n c, huy đ ng đ c nhi u ngu n v n đ u t Lãnh đ o Thành ph có ch tr ng t ng c ng đ u t các ngu n l c cho n n kinh t , c s h t ng, khoa h c công ngh , đào t o ngu n nhân l c ch t l ng cho khu v c phía nam và c n c Bên c nh đó t p trung nâng cao ch t l ng d ch v các ho t đ ng s nghi p, t p trung ngu n l c đ u t và phát tri n m nh các đ n v s nghi p thu c các l nh v c khác nhau ph c v t t nh t cho nhu c u v v t ch t và tinh

th n c a nhân dân trong khu v c

Thành ph H Chí Minh luôn t hào gi vai trò h t nhân quan tr ng trong phát tri n kinh t - xã h i c a c n c V i l i th v t tr i so v i các thành ph l n khác c a c

n c v ti m l c kinh t , v i ph n l n giá tr c a c i, tài s n đ c t o ra cho c n c Ngoài nh ng l i th trên, thành ph còn h i t nhi u y u t khác đ c bi t là đ i ng trí

th c đông đ o, ngu n nhân l c quan tr ng ch t l ng cao và h th ng các tr ng cao

đ ng, đ i h c, vi n nghiên c u, b nh vi n đ tr thành m t trung tâm công nghi p, khoa h c công ngh , giáo d c - đào t o, y t và tài chính l n trong khu v c S phát tri n c a Thành ph có vai trò thúc đ y s phát tri n các t nh, thành khác trong khu

v c lân c n, t đó t o bàn đ p cho s phát tri n và t ng tr ng c a khu v c phía nam và

c n c, góp ph n vào vi c th c hi n các m c tiêu phát tri n kinh t , xã h i c a qu c gia

Nhìn chung, các đ n v s nghi p có thu t i Thành ph H Chí Minh có nh ng đ c

đi m chung gi ng v i các đ n v s nghi p đang ho t đ ng các khu v c khác trong c

n c Nh ng bên c nh đó c ng có nh ng đ c đi m riêng c a các đ n v s nghi p có thu t i Thành ph H Chí Minh

2.1.1 Tình hình ho t đ ng

Các đ n v s nghi p có thu là nh ng đ n v tr c thu c c a c quan hành chính nhà

n c, do c quan hành chính nhà n c có th m quy n thành l p, th c hi n ho t đ ng s nghi p, không có ch c n ng qu n lý nhà n c C n c vào l nh v c ho t đ ng s nghi p, đ n v s nghi p có thu trên đ a bàn Thành ph H Chí Minh r t đa d ng đ các

lo i hình và có trình đ phát tri n cao h n so v i các khu v c khác bao g m:

n v s nghi p giáo d c đào t o (đó là các tr ng ti u h c, trung h c ph thông, trung h c chuyên nghi p, cao đ ng, tr ng đ i h c….)

n v s nghi p y t (các b nh vi n, trung tâm y t …)

n v s nghi p th d c th thao (các câu l c b th thao, nhà thi đ u, sân v n

n v s nghi p kinh t

n v s nghi p có thu khác

T t c các đ n v s nghi p có thu trên đ c thành l p do các c quan nhà n c, các

B ngành trung ng, các S ban ngành Thành ph , Ch t ch y ban nhân dân thành

ph và các t ch c chính tr trên đ a bàn Thành ph ra quy t đ nh thành l p có th là các

đ n v s nghi p có thu công l p và đ n v s nghi p có thu ngoài công l p nh bán công, t nhân, dân l p Các đ n v s nghi p có thu này ho t đ ng t t c các khu v c

qu n, huy n c a Thành ph và đ u vì m c tiêu chung c a Thành ph là ph c v xã h i,

ph c v nhân dân, th c hi n an sinh xã h i và nâng cao ch t l ng cu c s ng ng i dân n v s nghi p có thu t i Thành ph H Chí Minh có nh ng đ c đi m ho t đ ng

nh sau:

- Trong quá trình ho t đ ng đ c nhà n c cho phép thu các lo i phí, l phí đ bù

đ p m t ph n ho c toàn b chi phí ho t đ ng, t ng thu nh p cho cán b , viên ch c và b sung tái t o chi phí ho t đ ng th ng xuyên c a đ n v

- n v s nghi p có thu đ c thành l p nh m cung c p d ch v công cho xã h i (th c hi n ho t đ ng s nghi p đ c nhà n c y quy n) không nh m m c tiêu l i nhu n Tuy nhiên các đ n v này v n có th th c hi n m t s ho t đ ng s n xu t kinh doanh nh m m c tiêu l i nhu n

- n v s nghi p có thu công l p t i Thành ph H Chí Minh có t cách pháp nhân, có con d u và tài kho n riêng T c là các đ n v s nghi p có thu có đ b n tiêu chí sau: c c quan nhà n c có th m quy n thành l p, cho phép thành l p, đ ng ký

ho c công nh n, có c c u t ch c ch t ch , có tài s n đ c l p v i cá nhân, t ch c khác

và t ch u trách nhi m b ng các tài s n đó, nhân danh mình tham gia các quan h pháp

lu t m t cách đ c l p

- Theo báo cáo c a S Tài chính, tính đ n h t tháng 5 thì t ng s đ n v s nghi p công l p thu c kh i Thành ph đang theo dõi, qu n lý là 341, trong đó:

 n v s nghi p t đ m b o toàn b chi phí ho t đ ng: 45

 n v s nghi p t đ m b o m t ph n chi phí ho t đ ng: 219

 n v s nghi p đ c ngân sách đ m b o toàn b chi phí ho t đ ng: 77

Ph n l n đã đ c giao t ch tài chính, còn l i m t s đ n v s đ c giao t ch tài chính cho đ n n m 2014

mà xã h i quan tâm nhi u nh t các đ n v s nghi p có thu là v n đ quy n t ch , t

ch u trách nhi m trên các khía c nh khác nhau c a quá trình ho t đ ng Thành ph H Chí Minh là m t trong nh ng đ a bàn có nh ng đ n v s nghi p có thu mang đ c thù riêng, quy n t ch trong cân đ i thu, chi, t ch trong các ho t đ ng khác đang đ c

đ y m nh ó c ng chính là đi m đ c tr ng v đ c đi m qu n lý c a đ n v s nghi p

có thu và có th xét trên các ph ng di n sau:

Quy n t ch , t ch u trách nhi m v th c hi n nhi m v

n v s nghi p có thu th c hi n quy n t ch , t ch u trách nhi m trong vi c xác

+ Liên doanh, liên k t v i các t ch c, cá nhân trong và ngoài khu v c đ ho t

đ ng d ch v đáp ng nhu c u c a xã h i theo quy đ nh c a pháp lu t