Tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp việt nam trong điều kiện sử dụng phần mềm ERP

DANHăM CăCỄCăKụăHI U,ăCH ăVI TăT T  CH ăVI Tă H ăth ngăthôngăthông tinăk ătoán ERP Enterprise Resource Planning Ho chăđ nhăngu năl cădoanhănghi păă Ho chăđ nhănhuăc uănguyênăv tăli u

B GIÁO D CăVĨă ĨOăT O



NGUY N TH BÍCH HÀ

T CH C CÔNG TÁC K TOÁN CHO CÁC DOANH NGHI P VI T NAM

TRONGă I U KI N S D NG PH N M M ERP

N M:ă2013

B GIÁO D CăVĨă ĨOăT O



NGUY N TH BÍCH HÀ

T CH C CÔNG TÁC K TOÁN CHO CÁC DOANH NGHI P VI T NAM

N M:ă2013

M c l c

DANH M C CÁC KÝ HI U, CH VI T T T 7

DANH M C CÁC B NG, BI U 8

Ch ngă1:ăLýălu n chung v t ch c công tác k toánătrongăđi u ki n s d ng ph n m m ERP 4

1.1 Khái quát v ERP: 4

1.1.1 M t s đ nh ngh a v ERP: 4

1.1.2 c đi m chính c a ERP: 5

1.1.3 Quá trình phát tri n ERP: 6

1.1.4 C u trúc c a ERP: 8

1.1.5 L i ích c a ERP đ i v i doanh nghi p: 9

1.1.6 H n ch c a ERP: 12

1.2 N i dung t ch c công tác k toánătrongăđi u ki n s d ng ph n m m ERP: 13

1.2.1 T ch c thu th p, phân lo i, x lý, t ng h p và cung c p thông tin (Quy trình x lý nghi p v ) 13

1.2.1.1 T ch c h th ng thông tin đ u vào: 13

1.2.1.2 T ch c h th ng x lý: 15

1.2.1.3 T ch c h th ng thông tin đ u ra 16

1.2.2 T ch c nhân s th c hi n công tác k toán (B máy k toán) 16

1.2.3 T ch c ng d ng công ngh : 17

1.2.3.1 Ph n c ng: 17

1.2.3.2 Ph n m m: 18

1.2.4 T ch c ki m soát ch t l ng thông tin k toán 19

1.3 S tácăđ ng c aăERPăđ n t ch c h th ng thông tin k toán: 19

1.3.1 Nh ng thay đ i v m t quy trình x lý nghi p v : 20

1.3.1.1 Thu th p d li u 20

1.3.1.2 X lý d li u: 20

1.3.1.3 Cung c p thông tin: 21

1.3.2 Nh ng thay đ i v t ch c b máy k toán: 22

1.3.2.1 Nh ng thay đ i v c c u nhân s : 22

1.3.2.2 Phân chia trách nhi m: 23

1.3.2.3 Phân quy n truy c p: 23

1.3.3 Nh ng thay đ i v t ch c ph n c ng và h t ng m ng: 24

1.3.4 Nh ng thay đ i v ki m soát và đánh giá ch t l ng thông tin 24

1.4 Tình hình ng d ng ERP trên th gi i: 25

1.4.1 Th ng kê th ph n ERP 25

1.4.2 Th i gian tri n khai 26

1.4.3 Các phân h th ng đ c tri n khai: 27

1.4.4 M c đ hài lòng: 28

1.4.5 Lý do th c hi n ERP: 29

2 Ch ngă2:ăTìnhăhìnhă ng d ng ERP và t ch c công tác k toán cho các doanh nghi p Vi tăNamătrongăđi u ki n s d ng ERP 32

2.1 Gi i thi u chung v tình hình ng d ng ERP t i Vi t Nam 32

2.1.1 c đi m quy mô các doanh nghi p ng d ng ERP 32

2.1.2 c đi m qu n lý c a các doanh nghi p Vi t Nam 33

2.1.3 c đi m x lý thông tin và ho t đ ng k toán t i Vi t Nam 34

2.1.4 c đi m con ng i và v n hóa doanh nghi p Vi t Nam 35

2.1.5 c đi m qu n lý nhà n c và giám sát 36

2.1.6 T ng quan v tình hình ng d ng ERP t i các doanh nghi p Vi t Nam: 36

2.2 Kh o sát th c t t i các doanh nghi p ng d ng ERP 42

2.2.1 Ph m vi kh o sát và Ph ng pháp kh o sát 42

2.2.2 ánh giá tình hình ng d ng ERP t i các doanh nghi p kh o sát 43

2.2.3 Các y u t nh h ng đ n kh n ng ng d ng ERP 47

2.2.4 S tác đ ng c a ERP đ n t ch c h th ng thông tin k toán 48

2.3 Nh năxét,ăđánhăgiáăth c tr ng ng d ng ERP và t ch c công tác k toán trong đi u ki n ng d ng ERP th i gian v a qua 49

2.3.1 Th c tr ng ng d ng ERP: 50

2.3.2 Th c tr ng t ch c công tác k toán trong đi u ki n ng d ng ERP: 54

3 Ch ngă3:ăGi i pháp và ki n ngh v t ch c công tác k toánătrongăđi u ki n ng d ng ERP 58

3.1 Quanăđi m 58

3.1.1 Khai thác các u th c a ng d ng ERP đ i v i ho t đ ng qu n lý nói chung

và ho t đ ng k toán nói riêng 58

3.1.2 K t h p ch t ch h th ng k toán và h th ng ERP đ ph c v t t cho công tác qu n lý, đi u hành doanh nghi p 58

3.1.3 Nâng cao n ng l c ki m soát ch t l ng thông tin k toán 59

3.2 Gi i pháp 60

3.2.1 Gi i pháp v t ch c ng d ng ERP 60

3.2.2 Gi i pháp v n hành h th ng thông tin k toán trong m i quan h v i ERP 64 3.2.3 Gi i pháp v t ch c b máy k toán khi ng d ng ERP 66

3.2.4 Gi i pháp v ki m soát ch t l ng c a h th ng thông tin 68

3.2.4.1 Ki m soát h th ng thông tin 68

3.2.4.2 Ki m soát ch t l ng h th ng thông tin: 69

3.3 Ki n ngh 71

3.3.1 i v i doanh nghi p s d ng ERP: 71

3.3.2 i v i doanh nghi p tri n khai ERP: 75

TÀI LI U THAM KH O 89

DANHăM CăCỄCăKụăHI U,ăCH ăVI TăT T



CH ăVI Tă

(H ăth ngăthôngăthông tinăk ătoán) ERP Enterprise Resource Planning

(Ho chăđ nhăngu năl cădoanhănghi p)ăă

(Ho chăđ nhănhuăc uănguyênăv tăli u) MRPII Manufacturing Resource Planning

(Ho chăđ nhăngu năl căs năxu t)

(Nhuăc uăt năkhoăvàăđ tăhàng)

(Qu nălýăchu iăchungă ng)

(Qu nălýăquanăh ăkháchăhàng) COBIT Control Objectives for Information and related

Technology (Ki măsoátăcácăv năđ ăđ iăv iăthôngătinăvàăk ăthu tăliên quan)

DANHăM CăCỄCăB NG,ăBI U



DANH M C CÁC B NG

B ng 2.1: B ng t ng h p các gi iăphápăERPăđ c ng d ng trang 44

B ng 2.2: Nh ng lý do d năđ n quy tăđ nh ng d ng ERP t i

B ng 3.1: T ng h p các ki m soát cho t ng nhân t trang 59

DANH M CăS ă :

DANH M C BI Uă

Bi uăđ 2.7 : Các phân h ch căn ngămàădoanhănghi păđãătri n khai

Bi uăđ 2.9: Nh ng lý do d năđ n quy tăđ nh ng d ng ERP t i

Bi uăđ 2.11: M căđ nhăh ng c a các y u t đ i v i t ch c h th ng

thông tin k toán sau khi doanh nghi p ng d ng ERP trang 48

Bi uăđ 2.12: Các ho tăđ ng mà k toánăđãăthamăgiaătrong quá trình

1 Tính c p thi t c aăđ tài:

Các doanh nghi p hi nănayăđangăắđ iăđ u”ăv i th tr ng c nh tranh gay

g t i uăđóăc ngăcóăngh aălàăđ t n t iătrênăth ngătr ng, doanh nghi p c n ph i

ắn l c”ăráoări tăđ tìmăcáchăt ngăn ngăl c c nh tranh c a mình m t cách nhanh chóng và b n v ng Công c ERP (H th ng ho chăđ nh ngu n l c doanh nghi p)

xu t hi năăđãătr thành m t trong nh ngăắtr th đ c l c”ăc a doanh nghi p ậ m t cách tiêu chu n hoá và tin h c hoá các quy trình v nghi p v qu n lý trong doanh nghi p, giúp doanh nghi păt ngăn ngăl c c nh tranh

Khi công c ERPăđ c gi i thi u t i Vi t Nam, nhi u doanh nghi păđãătìmă

ki măthôngătinăđ xem công c này th t s hi u qu nh ăth nàoăđ i v i quy trình

qu n lý c a doanh nghi p.ăC ngăt đóănhi u nhà cung c p công c ERPăc ngăl n

l t xu t hi n làm cho th tr ng v d ch v ERP ngày càng tr nên phong phú Tuyănhiên,ăđi uăđóăc ngăđ ngăngh aăv i vi c doanh nghi p ph i l a ch n m t công

c ERP v i chi phí h p lý và hi u qu cao b i vì vi c b ra m tăchiăphíăắhàngăt ”ă

đ ng không ph i là m t con s nh đ i v i các doanh nghi p V i m c tiêu cung

c p cho các doanh nghi păc ngănh ănh ngăng i làmcông tác k toán hi u rõ v ERP và th c t tri n khai t đóăgiaăt ngăkh n ngă ng d ng ERP thành công, nâng cao hi u qu c a vi c cung c p thông tin k toán, tôiăđãăch n đ tài ắT CH C CÔNG TÁC K TOÁN CHO CÁC DOANH NGHI P VI T NAM TRONG

I U KI N S D NG PH N M M ERP”

2 M c tiêu nghiên c u c aăđ tài:

 H th ng hóa các lý lu n v ERP và t ch c h th ng thông tin k toán

 Phân tích các y u t nhăh ngăđ n vi c ng d ngăERPăthànhăcôngăc ngănh ă

s tácăđ ng c aăERPăđ n t ch c h th ng thông tin k toán t i các doanh nghi p Vi t Nam

 xu t các gi i pháp, ki n ngh nh măt ngăc ng kh n ngă ng d ng ERP thành công và t o ra s tácă đ ng tích c c c aă ERPă đ n t ch c h th ng thông tin k toán cho các doanh nghi p Vi t Nam

3.ăPh ngăphápănghiênăc u:

Ngu n tài li u cho vi c nghiên c u c aă đ tài ch y u là t p chí và báo cáokhoa h c, giáo trình trong ngành k toán và công ngh thông tin cùng m t s website, di năđàn có uy tín vi t v kinh nghi m tri n khai ERP Bên c nhăđó,ăđ tài còn d a vào thông tin c a kh o sát th c t t i m t s doanh nghi p

Trong quá trình nghiên c u,ăđ tài s d ng và k t h p nhi uăph ngăphápăkhác nhau bao g m:ă ph ngă phápă đi u tra b ng b ng câu h i ho c ph ng v n,

ph ngăphápăth ngăkê,ăph ngăphápăphânătích,ăt ng h păvàăđánh giá

4.ă iăt ng và ph m vi nghiên c u

iăt ng nghiên c u c aăđ tàiălàăERPăd iăgócăđ ti p c n là h th ng thông tin k toán Ph m vi nghiên c u c aăăđ tài là các doanh nghi p ng

d ng ERP thu c nhi u lo i hình doanh nghi p trên đ a bàn TPHCM, Bình

D ng,ă ng Nai

5 B c c c aăđ tài

Ngoài ph n m đ u và k t lu n, b c c c aăđ tài g măcóă3ăch ng:ă

 Ch ngă1:ăăLý lu n chung v t ch c công tác k toánătrongăđi u ki n ng

d ng ERP

 Ch ngă 2:ă Tìnhă hìnhă ng d ng ERP và t ch c công tác k toán cho các doanh nghi p Vi t Nam trongăđi u ki n ng d ng ERP

 Ch ngă 3:ă Gi i pháp và ki n ngh v t ch c công tác k toánă trongă đi u

n ngăti p c n m t công c qu n lý tiên ti n mang l i nhi u l iăíchăvàăthayăăđ iăăđ i

v i nh ngăăng i làm công tác k toán V i m căăđíchăălàmăărõănh ng v năđ

v aănêuătrên,ăđ tàiăđãăh th ng hóa nh ng ki n th c n n t ngăvàăcóăc năc v ERP,

v t ch c h th ng thông tin k toánăđ b sung ngu n tài li u tham kh o cho sinh viên chuyên ngành k toán và doanh nghi p quan tâm

 V m t th c ti n:

Th nh t,ăđ tàiăđãăcungăc p m t cái nhìn khái quát v tình hình ng d ng ERP trên th gi i và Vi t Nam trên nhi uăăph ngădi n: doanh nghi p ng d ng,

gi i pháp cung c păvàănhàăt ăv n tri n khai

Th hai,t k t qu kh o sát và các nghiên c u th c t k t h p v i nh năđ nh

c a các chuyênăgia,ăđ tài gi i thích các y u t có nhăh ngăđ n vi c ng d ng ERP thànhăcôngăquaăđóălàmărõăs tácăđ ng c aănóăđ n t ch c h th ng thông tin k toán t i các doanh nghi p Vi t Nam

Th ba,ăđ tàiăđ aăraăcácăgi i pháp nh măt ngăc ng ng d ng ERP thành công phù h p v iăđi u ki n c a doanh nghi p Vi t Nam t đóănângăcaoăvaiătrò c a

h th ng thông tin k toán, ki m soát ch tăl ng h th ng thông tin k toán Bên

c nhăđó,ăđ tàiăc ngăđ aăraăm t s ki n ngh c ăb n cho c doanh nghi păvàănhàăt ă

v n - tri n khai

Ch ngă1:ăLỦălu năchungăv ăt ăch căcôngătácăk ătoánătrongăđi uăki n s ăd ngă

đ c tích h p toàn di n v i nhau trên m tăc ăs d li u thông nh t.Hi u m t các

đ năgi n, ERP ch là vi căđóngănh ng ng d ng công ngh thông tin trong kinh doanh vào m tăgói.ăSauănày,ăERPăđ c m r ng và k t h p n i thêm các h nh ăAPO (t iă uăhoáăk ho ch), CRM (qu n tr quan h khách hàng) H th ng ERP

m r ngă nh ă v yă đ c g i b ng m t cái tên khác: CEA (comprehensive enterprise applications) (T p chí CIO)

 H th ng ho chăđ nh ngu n l c Doanh nghi p (ERP) là m t thu t ng đ c

dùngăliênăquanăđ n m t ho tăđ ng c a công ty, do ph n m m máy tính h tr ,ăđ giúp cho công qu n lý các ho tăđ ng ch ch t c a nó, bao g m: k toán, phân tích tài chính, qu n lý mua hàng, qu n lý t n kho, ho chăđ nh và qu n lý s n xu t,

qu n lý h u c n, qu n lý quan h v i khách hàng, qu n lý các ngu n l c thích h p

c a doanh nghi pănh ănhânăl c, v tăt ,ămáyămócăvàăti n b c có s n v iăl ngăđ khi c n, b ng cách s d ng các công c ho chăđ nh và lên k ho ch M t ph n

m m ERP là m t ph n m m máy tính cho phép công ty cung c p và t ng h p s

li u c a nhi u ho t dông riêng r khácănhauăđ đ tăđ c m c tiêu trên (T p chí

PC WORLD)

 ERP (Enterprise Resource Planning ậ Ho chăđ nh ngu n l c doanh nghi p)

là m t thu t ng liênăăquanăăđ n h th ng tích h p thông tin và quá trình

kinh doanh (Kumar và Hillegersberg, 2000) [11] bao g m các phân h ch c

n ngăđ căcàiăđ t tùy theo m căđích c a doanh nghi p

 Davanportă(1998)ăđ nhăngh a:ă ERPă làă m t ph n m măth ngă m i tr n gói mang l i s tích h p th ng nh t c a t t c cácăthôngătinăl uăchuy n trong m t doanh nghi p- tài chính, k toán, ngu n nhân l c, chu i cung ng và thông tin khách hàng

Có nhi u đ nh ngh a khác nhau v ERPtùy theo quan đi m ti p c n Theo quan đi m h th ng thông tin thì h th ng ERP là các gói ph n m m cho phép

doanh nghi p t đ ng và tích h p ph n l n các x lý kinh doanh, chia s d

li u chung cho các ho t đ ng toàn doanh nghi p, t o ra và cho phép truy c p thông tin trong môi tr ng th i gian th c (Marnewick and Labuschagne,

d ngăph iăđ căđàoăt oăc năth n,ătínhătíchăc căc aăt ngănhânăviênălàăcácă

y uăt ăquy tăđ nh

3 ERPălàăm tăh ăth ngăho tăđ ngătheoăquyăt c (Formal System),ăcóăngh aălàă

ph iă h ă th ngă ho tă đ ngă theoă cácă quyă t că vàă cácă k ă ho chă rõă ràng.ă K ă

ho chă s nă xu tă kinhă doanhă ph iă đ că l pă raă theoă n m,ă tháng,ă tu n;ă h ă

th ngăs ăkhôngăho tăđ ngăkhiăkhôngăcóăk ăho ch;ăcácăquyăt c,ăquyătrìnhăx ălýăph iăđ căquyăđ nhătr c

4 ERPlàă h ă th ngă v iă cácă tráchă nhi mă đ că xácă đ nhă rõ(Defined Responsibilities).Aiălàmăvi căgì,ătráchănhi măraăsaoăph iăđ căxácăđ nhărõă

tr c

5 ERPă làă h ă th ngă liênă k t gi aă cácă phòngă bană trongă côngă tyă(Communication among Departments) Các phòng ban làmăvi c,ătraoăđ i,ă

c ngătácăv iănhauăch ăkhôngăph iăm iăphòngăbanăho tăđ ngăriêngăl

1.1.3 Quá trình phát tri n ERP:

S phát tri n c a h th ng ERP g nănh ătheoăsauăs phát tri n ngo n m c trong

l nhăv c ph n c ng máy tính và h th ng ph n m m Có th tóm t t l ch s phát tri n c aăERPănh ăsau:

B ng 1.1: Tóm t t l ch s phát tri n c a ERP

Reorder Point

Dùngăd ăli uăquáă

kh ăd ăbáoănhuăc uă

t năkhoăvàăđ tăhàng.ăDùng tính toán EOQ (Economic Order Quantity)

Qu nălýăs năxu tăkh iă

Tíchăh păs năxu tăvàăl pă

k ăho chăd ătr ,ăđ tăhàngă

Closed-loop MRP T ă1971

Qu nălýăl chătrìnhă

c ngănh ăs ăl ngă

s năxu tăvàăhàngăt năkho

Ho chăđ nhăch ăđ ăuătiênă(Priorityăplanning)- Kh ăn ngăSXăvàăm căđ ă uătiênăs ăd ngăngu nă

l căđ ăSXă

K tăh păthêmăk ăthu tăs pă

x păl chătrìnhăs năxu tăvàă

T ă1990ă C ăb năt ăMRPăIIă

Tíchăh păthêmăqu nătr ănhânăs ăvàăh ngănhi uă

l c,ăt ngăkh ăn ngă

c nhătranhăvàăd chăv ăkhách hàng

H ngăt iăv năđ toànăc u

M ăr ngăăSCMă(SupplyăChain Management), CRM (Customer Relationship Managerment) DWBI (Data Warehouseing/ Business Intelligent) và e-Business

2 MPS – Master Production Schedule

3 MRP- Master Requirements Planning

4 DRP- Distribution Requirements Planning

5 CRP- Capability Requirements Planning

6 BOM- Bill of Material

7 Product Routings

8 Bar Coding

 Qu n lý l nh s n xu t 9

6 D báo và l p k ho ch

7 Công c l p báo cáo

Nh ăv y, ERP là m t t h p các thành ph n dành cho các phòng ban ch căn ngătrong m t doanh nghi pănh ăk toán, bán hàng, v tăt ,ăs n xu t

Các h ERP c th có th g măkhôngăđ yăđ các thành ph nătrênănh ngăắtíchă

h p”ăm iălàăđi u chính yêu nh t c a ERP Tích h p đâyăhi u là m i phân h trong ERP cu iăcùngăđ uăđ aăd li u v m tăc ăs d li u chung và duy nh t,ăsauăđóăd

li u s t tìmăđ ngăđiđ có m tătrongăcácăb c x lý ti p theo nh ng b ph n liênăquan,ăc ngănh ătrênăbáo cáo tài chính và qu n tr

1.1.5 L i ích c a ERP đ i v i doanh nghi p:

Vi c ng d ng h th ngăERPăđemăl i các l iăíchăđ i v i doanh nghi pănh ăsauă(Mishra Alok, 2008):

 L i ích v m t ho tăđ ng, c th g m:

 T ngăhi u qu ho tăđ ng.ăVìăERPăđòiăh i ph i tích h p và chu n hóa các qui trình ho tăđ ng c a doanh nghi p nên nó giúp doanh nghi p gi m chu trình

th i gian th c hi n m i ho tă đ ng c a các vùng ho tă đ ng liên quan, gia

t ngăăkh iăăl ng công vi căăđ c x lý trong m t kho n th i gian và

gi m th i gian ch t không hi u qu Do đó,ănóăgiúpădoanhănghi p gi m chi phíălaoăđ ng trong t t c các vùng ho tăđ ng d ch v khách hàng, tài chính,

qu n lý ngu n l c, mua hàng, d ch v công ngh thông tin và hu n luy n

 Ngoài chi phí nhân công, ERP còn giúp doanh nghi p ho chă đ nh d tr , luân chuy n hàng t n kho t tăh nănênăgi măchiăphíăl uăkhoăb ng cách gi m

s l ng hàng t n, gi m chi phí qu năălýăkhoăhàng.ăDoăt ngăluânăchuy n thông tin nên doanh nghi păc ngăgi măđ c chi phí qu n lý, in n tài li u,

ch ng t liên quan

9 Work Order

 Giaă t ngă ch tă l ng ho tă đ ng kinh doanh, ho tă đ ng x lý thông tin Do ERP là ho tăđ ngăcóăđ căđi m k t h p nhi uăgiaiăđo n, cùng ki m tra l n nhau nên khi th c hi n ho tăđ ng, vi c sai sót s b phát hi năngayăvàăđòiăh i

s s a ch a k p th i Nh v y nó giúp doanh nghi p gi m t l sai sót, gia

 Qu n tr ngu n l c c a doanh nghi p t tăh n.ăCácăngu n l căđ c qu n lý

t t v m t hi n v t, ch tăl ngăc ngănh ăcácăghiăchépăv các ngu n l c này

Ch ng h nănh ăvi c luân chuy n hàng t n kho s đ c qu n lý d dàng

h nănh t là doanh nghi p có nhi u chi nhánh nhi uăvùngăđ a lý khác nhau Doanh nghi p còn d dàng k t h p vi c cung ng và nhu c u,ădoăđóă

th c hi n s n xu t và kinh doanh v i chi phí th păh n.ăă

 Giaăăt ngăvi c l p k ho ch và ra quy tăđ nh Nh vi căđ c cung c p thông tin k p th i và phong phú v t t c các vùng ho tăđ ng c a doanh nghi păc ngănh ăvi c ki m soát chi phí ch t ch h n,ăvi căđ aăraăcácăquy t

đ nhăc ngănhanhăchóngăvàăd dàngăh n.ăNh các thông tinăđ yăđ , k p th i nên vi c ng phó v iăăcácăăthayăăđ iămôiăătr ngăăkinhăădoanhăăc ngăăt t

h n,ănhanhăh n.ă

 Giaăt ngăhi u qu vi c th c hi n qu n lý t t c các c p qu n lý Thông tin

h uăăíchăăgiúpăăng i qu n lý th c hi n ho tăđ ng t tăh n,ăhi u qu h n.ăă

 ERP là công c giúp doanh nghi p tái c u trúc hi u qu h n.ă

 L i ích v m t chi năl c ERP giúp doanh nghi p th c hi n d dàng và hi u

qu các chi năl c b ngăcáchăt ngăc ng vi c c nh tranh lành m nh.ăNóăđ c

th hi n thông qua vi c:

 H tr doanh nghi p phát tri n kinh doanh

 H tr doanh nghi p liên k t các ho tăđ ng phù h p v i chi năl c phát tri n chung toàn doanh nghi p

 H tr vi c t o các dòng s n ph m phù h p v i nhu c u th tr ng

 ERPă c ngă giúpă doanhă nghi p th c hi n các ho tă đ ng th ngă m iă đi n t

m t cách hi u qu vàă doăđóăcóă th m r ng ho tăđ ngăc ngă nh ă giaăt ngă

c nh tranh trong ph m vi toàn c u

 L i ích v m t t ch c

 ERPăđòiăh i các cá nhân h p tác và tuân th nghiêm ng t các yêu c uăc ngă

nh ăk lu t doanh nghi p K t qu ho tăđ ng m i cá nhân s nhăh ng quan

tr ng t i k t qu ho tăđ ng c a các cá nhân khác trong toàn doanh nghi p, nhăh ng t i ti năđ th c hi n ho tăđ ng c a c doanh nghi păvàănh ăth

l i ích m i cá nhân s nhăh ng t i l i ích c a toàn doanh nghi p và

ng c l i L i ích v m t t ch căđ c th hi năquaăquanăđi m,ăđ oăđ c và

đ ng l c m iăcáănhânăc ngănh ănh ng giao ti p, h p tác gi a các nhân viên trong doanh nghi p.ă i u này t oănênăv năhóaăchungătoànădoanhănghi p là t t

c h ng t i m c tiêu chung c a doanh nghi p, phong cách làm vi c m i:

k lu t, h p tác và ch u trách nhi m

 L iăíchăc ăs h t ng công ngh thông tin

 căđi m ERP là tích h păvàătránhăd ăth a, trùng l p Vì v y ng d ng ERP

s giúp doanh nghi p lo i b t các trung tâm d li u riêng l , tách bi t vàăădoăăđóăgi m b t các chi phí liên quan t i h th ngăc ăs h t ng công ngh thôngă ă tină nh ă thi t b l uă tr , tránh trùng l pă ch ngă trìnhă x lý Ngoài ra nh tích h p h th ng m t cách khoa h c và chu n m c nên

hi u qu ho tăăđ ng c a các h th ngăt ngălên,ăch ng h nănh ăh n ch

đ c s khôngăđ ng b c ăs h t ng d n t i các t c ngh n x lý thông tin,

ti p nh n và truy n thông tin

 L i ích v cung c p thông tin: V ph ngădi n thông tin, ERP có th cung c p các l i ích sau (Brazel and Li, 2005)

 Thu th p d li u k p th i, gi m th i gian l p báo cáo nên ERP cung c p choăăng i s d ng thông tin k p th iăăh n.ăVìăERPăălàăăh th ng tích

h p thông tin và các ho tăđ ng x lý trên c ăs thông tin cho t t c các vùng ho tăđ ng c a doanh nghi p nên ERP không nh ng tích h p thông tin

t các b ph n, các vùng ho tăđ ng khác nhau mà nó còn cho phép chia

s thông tin, d li u

 ERP s d ng thông tin tích h pănênănóăc ngăgiúpăng i qu n lý có nhi u thôngăătinăphongăphú,ăđánhăgiáăătìnhăhìnhăătàiăchínhădoanhănghi p m t cách

t ng h p,ăđ yăđ , toàn di năh n.ă

 ERP lo i tr đ c các rào c n gi a các vùng ch căn ngăc a doanh nghi p nênănóăchoăphépăng i qu n lý truy c p thông tin k p th iăvàădoăđóăăt ngătính s n sàng c a thông tin

1.1.6 H n ch c a ERP:

V năđ gìăc ngăcóăhaiăm t Vi c ng d ngăERPăăth ngăđemăl i l i ích cho các doanh nghi p l n nhi uăh năvàăgâyăm t s h n ch đ i v i doanh nghi p qui mô

nh (theo Shehabetal.,ă2004)ănh ăchiăphíăchoăERPăquáăl n, th i gian th c hi n d

án lâu dài (t 2-5ăn m)ăvàăđòiăh i doanh nghi p chu n b đ cácăđi u ki n v công ngh , v hu n luy n kh n ngăqu nălýăvàăthayăđ iăv năhóaădoanhănghi p nên nhi u khi ng d ng ERP làm xáo tr n và th m chí gây l , thi t h i tài chính cho doanh nghi p Ch ng h n, các nhà cung c p ph n m măERPănh ăBaan,ăPeopleSoftă

c ngănh ăSAPăđãătínhătoánăr ng khách hàng c n tiêu t n chi phí cho vi c tri n khai ERP g p t 3-7 l n so v i mua ph n m m ERP (Theo Scheer và Habermann, 2000

ậ trích t nghiên c u c a Shehab và c ng s 2004)

M tăkhóăkh năkhácăăliênăquanăăt i ng d ngăERPăălàăch aăcóăm t chu năđ yăđ cho các ph n m m ERP Tùy nhà cung c p, các phân h c a ERP có th thayăđ i và doăđóăs có nh ngăkhóăkh năkhiătíchăh p các ng d ng khác nhau c a các nhà cung

c p khác nhau

M tăkhóăkh năn i b t khác c a vi c ng d ng ERP là s không phù h p hay nói cách khác là kho ng cách gi a các ch căn ngăđ c cung c p b i ph n m m ERP và

yêu c u c a t ch c s d ng ERP v các v năđ t ch c d li u, x lý và n i dung

c ngănh ăhìnhăth c thông tin

Khóăkh năkhácăc ngăr t quan tr ng trong vi c th c hi n ERP là t l gi a tái

c u trúc doanh nghi p và m c tiêu tùy ch nh (s a ch a theo yêu c u khách hàng) Không ph i qui trình x lý và kinh doanh nào c a ERP vi t s nănàoăc ngăphùă

h p v i doanh nghi p s d ng nó Tuy v y, n u vi c s a ch a theo yêu c u tùy

ch nh s m t r t nhi u th i gian, chi phí và th m chí làm m t luôn m cătiêuăbanăđ u

c a ph n m m ERP là nâng cao ch tăl ng cho x lý kinh doanh

Ngoàiăraătrongămôiătr ngăERP,ăng i s d ng có th l i d ng k thu t công ngh caoăđ th c hi n các ho tăđ ng gian l năđ i v i thông tin,v i tài s n c a doanh nghi p

1.2 N iădungt ăch căcôngătácăk toánătrongăđi uăki năs ăd ngăph năm mă ERP:

T ch c công tác k toánătrongăđi u ki n s d ng ph n m m ERP là quá trình t

ch c h th ng thông tin k toán g n v iăcácăđ căđi m c a h th ngăERPătrênăc ăs

m c tiêu, yêu c u c a doanh nghi p

1.2.1 T ch c thu th p, phân lo i, x lý, t ng h p và cung c p thông tin

(Quy trình x lý nghi p v )

1.2.1.1 T ch c h th ng thông tin đ u vào:

t ch c thu th p d li u,ătr c tiên doanh nghi păxácăđ nh yêu c u thông tin.Trênăc ăăs đó,ăcùngăv i cách ti p c n h th ng thông tin k toán theo chu trình kinh doanh, vi c t ch c thu th p d li uănênăđ c ti n hành theo t ng ho tăđ ng

c a chu trình Các d li u c n thu th p theo mô hình REA (Resources, Event, Agent) là ngu n l c, s ki năvàăconăng i

M t s câu h i c năđ t ra khi thu th p d li u theo t ng ho tăđ ng là:

 T i sao c n ph i thu th p n i dung c a nghi p v phát sinh?

 Nghi p v mô t cho ho tăđ ng gì?

 Nghi p v x y ra khi nào?

 Nh ngăaiăliênăquanăđ n nghi p v ?

 Nghi p v đ c th c hi n đâu?ă

 Nghi p v liênăquanăđ n ngu n l c nào?

Vi c t ch c thu th p d li u cho các ho tăăđ ng phát sinh trong quá trình

s n xu t kinh doanh c năchúăýăđ năđ iăt ng qu n lý chi ti t Bên c nhăđó,doanhănghi p c n xác đ nh các thành ph n thu th p d li u:ă iăt ng chi ti t và ch ng

t Trong m i chu trình kinh doanh, vi c phân tích các ho tăđ ng, b ph n, ngu n

l c liên quan s giúpăxácăđ nh các thành ph nănàyănh ăth nào

Thành ph n thu th p d li u: i t ng chi ti t

 iăt ng chi ti t là các n i dung c n qu n lý chi ti t

 Bao g mă cácă đ iă t ng nh n d ng c a t ng ho tă đ ng và các ngu n l c c n

qu n lý chi ti t (có theo dõi s l ng)

 M iăđ iăt ng chi ti t c năxácăđ nh n i dung mô t và n i dung qu n lý Các n i dung qu n lý c a t ngăđ iăt ng chi ti tălàăc ăs đ mãăhoáăchoăđ iăt ng

Thành ph n thu th p d li u: Ch ng t

 Ch ng t ph n ánh n i dung c a 1 ho tăđ ng

 Quy trình t ch c

 Xácăđ nh các ch ng t cho m i ho tăđ ng theo t ng quá trình

 Xácă đ nh n i dung c a ch ng t (S ct ,ă ngày,ă đ iă t ng, ngu n l c liên quanầ)

 B ph n l p ch ng t , b ph n s d ng ct

 Mã hoá các ch ng t (ký hi u)

 T ch c l p và luân chuy n ch ng t

 T ch c theo t ng quá trình trong m i chu trình kinh doanh

 Xácăđ nh các ho tăđ ng và xây d ng dòng d li uăđiăvào,ăđiăraăc a t ng ho t

đ ng trong m i quá trình c a chu trình Mô t b ngăs ăđ dòng d li u c a

t ng quá trình

 Xácăđ nhăph ngăth c x lý các ho tăđ ng (th công hay b ng máy)

 Xácăđ nhăph ngăth c mang dòng d li u (các ch ng t s d ng ho c truy c p các t p tin)

 Phân công vi c th c hi n gi a các phòng ban, b phân liên quan cho t ng ho t

đ ng trong t ng quá trình c a chu trình

 V l uăđ ch ng t mô t các quá trình trong t ng chu trình

 L uăý:ăCácăn i dung k toán có cùng yêu c u d li u,ădoăcùngă1ăđ iăt ng th c

hi n nên t ch c nh p li u chung 1 màn hình nh p li u (vd: xu t bán và ghi

nh n GVHB)

 T ch c x lý ch ng t trong phòng k toán:ăc năc vàoăl uăđ luân chuy n

ch ng t , t ch c nh p li u và phân công b máy k toánăđ th c hi n

 C năc vàoăl uăđ luân chuy n ch ng t (trong ph n t ch c luân chuy n

ch ng t )ăđ xácăđ nh các ch ng t k toán nh năđ c cho t ng quá trình kinh doanh

 C năc vào phân công b máy k toánăđ xácăđ nhăđ iăt ng nh n ch ng t và

n i dung x lýăt ngă ng

 C năc vào t ch c nh p li u ch ng t đ xácăđ nh màn hình nh p li u cho

 Xácăđ nh lo i TK theo t ng quá trình v năđ ng ngu n l c

 Xácăđ nh các n i dung qu n lý c a TK (xem yêu c u thông tin tác nghi p)

 Xácăđ nh n i dung qu n lý có th theoădõiătheoăđ iăt ng chi ti t

 Các n i dung qu n lý còn l i (không theo dõi b ngăđ iăt ng chi ti t) có th theo dõi trên tài kho n

th ng Các n i dung c n ph i th c hi n bao g m:

 Phân lo i,ăxácăđ nh các báo cáo cung c păchoăcácăđ iăt ng s d ng

 Xácăđ nh n i dung thông tin cung c p c a t ng báo cáo

 Xácăđ nh th iăgianăvàăđ iăt ng th c hi n cung c p báo cáo

 Xácăđ nhăđ iăt ng s d ng thông tin c a báo cáo

 Xácăđ nhăph ngăth c cung c p thông tin c a báo cáo

 Phác th o, minh h a các m u báo cáo cung c p

 Xácăđ nhăph ngăphápăx lý,ăph ngăphápăl p báo cáo

1.2.2 T ch c nhân s th c hi n công tác k toán (B máy k toán)

t ch c b máy k toán trong doanh nghi p c năc năc vào: quy mô,ăđ c

đi m t ch c s n xu t và qu n lý, yêu c u qu nă lý,ă c ă c u t ch c qu n lý c a

doanh nghi p, kh iăăl ng công vi c,ăđ căđi măvàăđ nhăh ng ng d ng công ngh thông tin trong công tác qu n lý c a doanh nghi p

Khi t ch c b máy k toán, doanh nghi p c năquanătâmăđ n các v năđ quan

tr ng sau: l a ch n hình th c t ch c b máy k toán phù h p và b tríăc ăc u nhân

s h pălý;ăđánhăgiáăkinhănghi m, k n ngăvàăătrìnhăđ c a nhân viên; phân công trách nhi m rõ ràng, c th cho t ng ch c danh, v trí,ăđ m b o công b ng v

kh iăăl ng công vi c, xây d ng chi ti t m i quan h trong b ph n k toán

1.2.3 T ch c ng d ng công ngh :

1.2.3.1 Ph n c ng:

Ph năc ngăsongăhànhăv iăh ăth ngăERPăth ngăkhôngăcóăgìăđ căbi tănh ăh ă

th ngămáyăch ,ămáyătr m,ăt ăđ a,ăb ăl uăđi n ăTuyănhiên,ăv ămáyăch ,ăm tăh ă

th ngăERPăc năt iăthi uăcácălo iăsau:ămáyăch ăh ăth ngă(applicationăserver),ămáyă

ch ăc ăs ăd ăli uă(database server),ămáyăch ăd ăphòngăc ăs ăd ăli u (backup

databaseăserver).ăNgoàiăraălàăcácămáyăch ăkhácăc năthi tăchoăho tăđ ngăc aădoanh nghi p nh ămáyăch ăqu nălýăth ăđi năt ă(emailăserver),ămáyăch ăqu nălýăcácăd chăv ăInternetă(Internetăserver),ămáyăch ăqu nălýăcácătàiăli uădùngăchungă(fileăserver)

1.2.3.2 Ph n m m:

ăl aăch năđ căph năm măERPăphùăh p,ăc năt ăch căđánhăgiá,ăl aăch nă

S ăđ ă1.1:ăS ăđ ăt ăch căđánhăgiá,ăl aăch năph năm mă

 ánhăgiáăkh n ngăho tăđ ng c a ph n m m

 ápă ng yêu c u thông tin t i thi uăđ aăraă

 ápă ng yêu c u thông tin mong mu n

 Kh n ngăthayăđ iăđ đápă ng yêu c u

 Kh n ngăho tăđ ng chính xác, năđ nh

 H tr th nghi m, ki m tra, hu n luy n

 Giao di n, t ch c thân thi n

 H th ng tr giúpăđ yăđ , t c th i

 H s ăh ng d n chi ti t,ăđ yăđ

 ầầ

1.2.4 T ch c ki m soát ch t l ng thông tin k toán

Ki m soát là m t ho tăđ ng quan tr ng trong quá trình t ch c h th ng thông tin k toán.Trongămôiătr ng máy tính, t ch c ki măsoátăliênăquanăđ n ki m soát chung và ki m soát ng d ng i v i ki m soát chung, có 5 y u t quan tr ng

đ căđ c p: ki m soát truy c p t bên ngoài, phân chia ch căn ngăh th ng, ki m soát truy c p h th ng, d u v t ki m toán và ki măsoátăl uătr i v i ki m soát

ng d ng: t ch c xét duy t, xây d ng quy trình th c hi n, thi t l p ki m soát cho

t ng màn hình nh p li u, ki m tra k t qu x lý nh măđ m b o cung c p thông tin chính xác, k p th iăvàăđúngăđ iăt ng s d ng

 Thi t l p th t c ki m soát nh p li u cho t ng màn hình

 T ch c vi c ki mătraăđ i chi u các k t qu t các ngu năđ c l p

 Phân quy n s d ng báo cáo, thông tin

1.3 S ătácăđ ngăc aăERPăđ n t ăch c h ăth ngăthôngătinăk ătoán:

Trongăh ăth ngăERP,ăphânăh ăk ătoánăđ căxemălàăc tălõi,ădoăđó,ăyêuăc uăđ tăraălàăc năđ căt ăch căhi uăqu ănh măt oăraănh ngăthôngătinăh uăích,ăphùăh păv iăyêuăc uăqu nălý.ăS ătácăđ ngăc aăc aăERPăđ năt ăch căh ăth ngăthôngătinăk ătoánă

th ăhi n:

1.3.1 Nh ng thay đ i v m t quy trình x lý nghi p v :

1.3.1.1 Thu th p d li u

Khi t ch c h th ng thông tin k toánă trongă môiă tr ng ERP, h th ng

ch ng t c a doanh nghi p có th b nhăh ng trên nhi uăph ngădi n: n i d ng

l p và xét duy t ch ng t ; hình th c c a ch ng t (có th ch hi n th trên màn hình/ in ra t h th ng), s liênăđ c l p

Bên c nhă đó,ă trongă quáă trìnhă ho tă đ ng, doanh nghi p có th s d ng tài kho n trung gian nh m ki m soát v m t quy trình ch t ch nh ngăv năđ m b o cung c păbáoăcáoătàiăchínhătheoăquyăđ nh

Ngoài ra, c u trúc h th ng tài kho năđ c thi t l p linh ho tăh n,ăđ iăt ng

qu n lý chi ti tăc ngăđ c ki m soát qua nhi u h th ng mã khác nhau Xét trên khía c nh n i dung, hình th căvàăl uătr ; vi c t ch c thu th p d li u có m t s

đi m c n chú ý sau:

 N i dung thu th p:ătrongămôiătr ng ERP vi c thu th p d li u th ng

nh t bao g m c d li u tài chính và phi tài chính

 Hình th c thu th p: ngoài cách th c thu th pă ă thôngă quaă đi n tho i, ch ng t , fax còn có th s d ng h tr c a thi t b nh :ămáyăquét mã v ch,ătraoăđ i d li uăđi n t , d li u l y t h th ng khác,

ch ng t đi n t

 L uătr d li u: t p trung và có th chia s

Ph ng pháp thu th p d li uăăđãăăthayăăđ i thông qua vi c s d ng h

th ng truy n thông qua m ng internet gi a các h th ng d li u khách hàng và

ng i cung c p.ă i u này giúp gi m b t sai sót v vi c nh p li u

1.3.1.2 X lý d li u:

Do ERP là m t c u trúc t ng th g m nhi u phân h nên có m t s

đi m khác bi tăc ăb n trong quá trình x lý d li u:

- Khó quan sát d u v t nghi p v : n uătrongămôiătr ng th công, m t bút toán sai

có th đ căđi u ch nhăătheoăquyăđ nhăvàăđ l i d u v t Tuy nhiên, trong ERP r t khó quan sát d u v t nghi p v , vì v y k toán c n s d ng bútătoánăđi u ch nhăđ

có th ki m soát i uănày,ăcóăngh aălà,ăm i ho tăđ ngăđi u ch nh c a k toánăđ u

đ c ghi nh n qua h th ng bao g m c n i dung, th i gian và phân h đi u ch nh

- Tính c p nh tăcao:ă căđi m c a ERP là tính chia s d li u và s d ngăc ăs d

li u dùng chung nên khi có m tăbútătoánăđ c c p nh t s nhăh ngăđ n nhi u d

li u trong toàn b h th ng Vi c x lý d li u c a k toán s nhăh ng không ch trong phân h k toánămàăcònătácăđ ngăđ n các phân h khác: mua hàng, bán hàng,

t ngăphátăsinhăcóầăă

1.3.1.3 Cung c p thông tin:

M căđíchăcu i cùng c a t ch c h th ng thông tin k toán là cung c p thông tin h u ích h tr cho vi c ra quy tăđ nh V i h th ng ERP, vi c cung c p này nh

h ng trên nhi u m t khác nhau: n i dung, hình th c, th iăgian,ăđ iăt ng cung

c p và s d ng thông tin

- N i dung: Do nhăh ng c a vi c thu th p d li uăbanăđ u nên n i dung thông tin cung c p bao g m c thôngăătinăătàiăăchínhăăvàăăphiăătàiăăchính.ăThôngătinăđ c cung c p th ng nh t,ăđ yăđ và liên t c

- Hình th c: Trong h th ng ERP, do ng d ng nhi u công ngh m i và qu nălýăc ă

s d li u t p trung nên cho phép cung c p thông tin nhi u m căđ khác nhau: t chi ti tă đ n t ng h p H th ngă c ngă th c hi n m t cách linh ho tă tùyă theoă đ i

t ngăvàăđaăd ng v hình th c (in ra gi y/ trên màn hình, có th d ng b ng bi u,

bi uăđ )ăđ ng th i có th truy xu t t nhi uăn iăkhácănhau.ă

- Th i gian: Khi s d ng ERP, doanh nghi p có th bi t đ c thông tin theo t ng

th iăđi m B t c lúc nào c năthôngăătinăđ u có th đápă ngătrênăc ăs th ng nh t v quy trình Tính k p th i cao là m tăđ căđi m n i b t c a h th ng ERP trong vi c giúp cho quá trình ra quy tăđ nh c a nhà qu n tr hi u qu h n t đóăgiaăt ngăl i

th c nh tranh c a doanh nghi p

- i t ng cung c păvàăđ i t ng s d ngăthôngătin:ăDoăđ c tính chia s c a ERP nên b t c ng iănàoăđ c phân quy n và c p phép s d ng trên h th ngăđ u có

th cung c p/truy xu t thông tin m t cách d dàng

1.3.2 Nh ng thay đ i v t ch c b máy k toán:

1.3.2.1 Nh ng thay đ i v c c u nhân s :

Vi căt ăch căc ăc uănhânăs ătrongăphòngăk ătoánăph ăthu căvàoăc ăc uăt ă

ch căqu nălýăc aătoànăcôngăty,ăkh iăl ngăcôngăvi c,ăđ căđi măvàăđ nhăh ngă ngă

d ngăcôngăngh ăthôngătinătrongăcôngătácăqu nălýăc aădoanhănghi p.ăVi că ngăd ngăERPăcóăth ăđ aăraăyêuăc uăm iăđ iăv iănhânăs ătrongăb ămáyăk ătoán.ăCóă4ătr ngă

h păcóăth ăx yăra:ă

Th nh t, doanh nghi p v n gi toàn b nhânăviênăc ăvàăkhôngătuy n nhân viên m i i v iătr ng h p này, doanh nghi p cho r ngănhânăviênăc ăcóăth am

hi u v ho tăđ ng c a t ch c, tuy nhiên, c n hu n luy năvàănângăcaoătrìnhăđ c a nhânăviênăđ có th thích ng v iămôiătr ng m i

Th hai, doanh nghi p v n gi toàn b nhânăăviênăăc ăăvàăătuy n thêm nhân viên m i i v iătr ng h p này, có th do tính ch t công vi c ph c t p và

kh iăl ng công vi c nhi u nên doanh nghi p ph iăgiaăt ngăs l ngănhânăviênăđ đápă ng yêu c u tuân th v m t quy trình, ti năđ hoàn thành công vi c t đó

đ m b o tính k p th i c a vi c cung c p thông tin

Th ba, doanh nghi p s sa th i m t s nhânăviênăăc ăvàăătuy n thêm nhân viên m i Môiătr ngăERPăđòiăh i c nhânăviênăvàăng i qu n lý c n cóki n th c

nh tăđ nh v t ch c, k n ngăvàătrìnhăđ s d ng công ngh thông tin trong quá trình làm vi c

Th t , doanh nghi p sa th i m t s nhânăviênăc ăvàăkhôngătuy n nhân viên

m i Tr ng h p này có th x yăraălàădoătrongămôiătr ng ERP, quá trình thu th p

d li uăbanăđ u ch y uăliênăquanăđ n các b ph n khác, k toán ch tham gia vào quá trình x lý, cung c p thông tin và ki m soát

S thayăđ i v cách th c làm vi c,ăv năhóaădoanhănghi p là v năđ l n mà

b t k doanh nghi pănàoăc ngăph iăđ i m t Cho dù nhân s có th thayăđ iănh ngătrìnhăđ , ki n th c và k n ngăc a h c năđ c nâng cao âyăc ngălàăătháchăăth c

v y u t conăng i mà doanh nghi p c n quan tâm khi tri n khai và ng d ng ERP

1.3.2.2 Phân chia trách nhi m:

Vi c phân chia trách nhi măđ c th c hi nătrênăc năc kh iăl ng công vi c,

đ căđi m ho tăđ ng c a t ch c, yêu c u qu n lý, m căđ ph c t p c a nghi p v Các ph n hành k toán có th đ c xây d ng theo các chu trình kinh doanh Trong môiăătr ng ERP, m t ph n hành có th do nhi u nhân viên k toánăđ m nhi m

ho c m t nhân viên k toán có th ch u trách nhi măđ ng th i nhi u ph n hành k toánănh ngăv năđ m b o tính ki m soát, không trùng l p và không b sót nghi p

v M i ph n hành c n có b ng mô t công vi cătrìnhbàyăđ yăđ các n i dung sau:

ph m vi, trách nhi m, công vi că(th ngăxuyênăvàăđ nh k ), quan h , tiêu chu n đánhăgiá

1.3.2.3 Phân quy n truy c p:

Khi s d ng ERP, có 3 nhóm ch căn ngăăliênăquanăm t thi tăđ n ph n hành

k toán là khai báo, nh p li u và cung c p thông tin

- Khai báo: bao g m khai báo thông tin chung và khai báo danh m căcácăđ iăt ng Danh m căđ iăt ngăth ngăđ c c p nh tăth ng xuyên trong quá trình ho tăđ ng

c a doanh nghi pănh :ănhàăăcungăăc p, kháchăhàng,ăhàngăhóa,ăngânăhàngầăVi c

khaiăbáoănàyăth ngăđ c phân quy n c th cho t ng cá nhân ch u trách nhi m, nhăh ng c a nó có th liênăquanăđ n m t ho c nhi u ph n hành k toán và c các phân h khác

- Nh p li u: bao g m nh p s d ăăvàă nh p s phát sinh Trong h th ng ERP, công vi c nh p li u s phát sinh c a k toánăđ c gi măđángăk do vi c k th a

d li u c a các phân h khác M t s d li u c n nh p li uănh ngăc ngăcóăm t s

d li uăđãăcóăs năkhôngăđ c quy n s aăđ i

- Cung c păthôngătin:ă i v i t ng ph n hành k toán, phân quy n truy c păđ c

ki m soát ch t ch trên các quy n: xem, thêm, s a, xóa Chính vì th , ngay b n thân trong phân h k toán, n uăkhôngăăđ c c p quy n thì ph n hành k toán này không th xem đ c ph n hành k toán khác T ngăt , phân h mua hàng, bán hàngầăcóăăth không th xemăđ c thông tin c a phân h k toánăvàăng c l i

n uăkhôngăđ c c p quy n trên h th ng

iăv iăh ăt ngăm ng,ăn uădoanhănghi p đãăcóăs năm ngăWAN,ăLANăphùă

h păthìăph năkinhăphíănàyăkhôngăc năph iătínhăđ n.ăHi nănay,ădoanhănghi p cóăth ăkhaiăthácămôiătr ngăInternetănh ăm tăm ngăWANăchoădoanhănghi p v iăchiăphíă

ch pănh năđ cămàăv năđ măb oăm căđíchăkhaiăthácăc aămình

1.3.4 Nh ng thay đ i v ki m soát và đánh giá ch t l ng thông tin

ERP giúp doanh nghi păăt ngăătínhăki m soát ho tăđ ng kinh doanh và t đóă

t ngăki măsoátăthôngătinădoăthôngătinăđ c thu th păvàăđ aăvàoăh th ng theo trình

t qui trình ho tăđ ng kinh doanh:

- D li u thu th păđ căđ i chi u t đ ng nh măđ m b o tính xét duy t, tính có

th c,ăđ yăđ , chính xác và k p th i v ho tăđ ng kinh doanh

-Do vi c tính toán và x lý t đ ngătheoăch ngătrìnhăl p s n nên ERP giúp h n ch

nh ng sai sót, nh m l n trong tính toán

-Ph ngăphápăthuăth p d li uăđãălo i b nhi u ch ng t b ng gi y nên nhăh ng tính ki m soát d li u thu th p N i dung và tính chính xác c a d li utrongăc ăs

d li u ph thu c duy nh t vào l n nh p d li u nghi p v kinh t Ngoài ra, do d

li u t p trung, nhi uăng i cùng truy c p vào h th ng nên nhăh ng t iăph ngăpháp ki m soát d li u c a h th ng

1.4 Tìnhăhìnhă ngăd ngăERPătrênăth ăgi i:

Panoramalà m tcôngătyăt ăv nchuyên v ho chăđ nh ngu n l cdoanh nghi p (ERP) vàth tr ng công ngh thông tin gi acác công tyquy mô l ntrên toàn

c u.Ho tăđ ngăhoànătoànăđ c l p, Panoramagiúpăcácăcôngătyđánhă giáăvàl a ch n

ph n m mERP, qu n lývi c th c hi nc a ph n m m,vàt oă đi u ki n chot t c cácthayă đ i t ch ccóă liênă quanđ đ m b o r ngm ikhách hàngnh n ranh ng l i íchkinhădoanhđ y đ cách th ng ERPc a h Hàngăn m,ăPanoramaăđ u th c hi n bình ch n tr c tuy n, kh o sát, ph ng v năđ i di n c a các t ch căkhácănhauăăđãăvàăđangă ng d ngăERPăvàăphátăhànhăhaiăbáoăcáoăth ng niên: ERP Report và Clash of the Titans, hai báo cáo này th hi n b c tranh toàn c nh tình hình ng d ng ERP trên th gi i

1.4.1 Th ng kê th ph n ERP

Bi uăđ d iăđâyăchoăth y s phân chia th tr ng t ng th trong kho ng th i gian t thángă2ăn mă2006ăđ năthángă5ăn mă2012ătheoăcu căđi uătrađãăđ c m trên Trang web c a Panorama: http://panorama-consulting.com

1.4.2 Th i gian tri n khai

Th tă khóă đ bi t bao lâu m th th ng ERPs nghi m thu, tuy nhiên,

d atrênnghiên c u chuyên sâu, có th d đoánth i gian tri n khai trung bình c a d

án d atrênquy mô công tyvànhà cung c p ERP Có nhi u y u t có th nhăh ng

đ nth i giand ánnh m t s thayăđ itrongph m vi d án, v năđ qu n lýkhông có

k ho chthayă đ i t ch c, v nă đ đàoă t ovà h n ch tài nguyên.Tuy nhiên, t t c cácv năđ v ađ c li t kêlà nh ng v năđ có th đ c gi i quy ttrong quá trìnhl p

k ho chth c hi nđ gi m thi u r i roc a m t d án Trung bình, các d án ERPth c

hi nm t kho ng16thángăđ hoàn thành

D atrênd li ukh o sát g nă đây, 38%các d ánđúngă ti nă đ (Bi uă đ 2.2) 54% d ánquá k ho ch, trongăđóăcóă23%d ánăv t quá 25% k ho ch

Bi uăđ 2.2: Th i gian tri n khai

1.4.3 Các phân h th ng đ c tri n khai:

So v is li uc aăcácăn mătr c, phân h ERP th ngăđ c th c hi n ti p t c làtài chính,phân ph i bán hàng, x lýăđ năhàng, qu n lý kho và nhân s (Bi uăđ 2.3)

1.4.4 M c đ hài lòng:

Bi uăđ 2.4: M căđ hài lòng

Theok t qu kh o sát, 81%s ng iă đ c h ihài lòng v il a ch n ph n

m mERP âyălàăm t k t qu tích c c.ăTuyănhiên,ăkhiăđ c h i v m căđ hài lòng

c a t ng ch căn ngăERPăc th đã có m tăvàiăđánhăgiáăth p v s linh ho tăđ thay

đ i ph n m m, kh n ngăl p báo cáo và tài li uăh ng d n s d ngăđ c cung c p

b i các nhà cung c p (Bi uăđ 2.5) 29% s ng iăđ c h i nói r ng h đãătr i qua

nh ng thách th c trong vi c th c hi n ERP c a h do h th ngăERPăkhôngăđápă ng

đ yăđ yêu c u

Bi uăđ 2.5: M căđ hài lòng c a t ng ch căn ng

1.4.5 Lý do th c hi n ERP:

M c dù các t ch c tr l i cu c kh o sát có s khác nhau v ngành ngh , v trí, quy mô, m c tiêu và nhu c u, t t c đ u tr l iăđãăcóăkinh nghi m v d án ERP 40% s đ c h iăđãăhoànăthànhăvi c tri năkhai.ăH năbaăph năt ăs ng iăđ c h i (78%) ch ra r ng công ty c a h đãăđ c th c hi n ho căđãăth c hi n ph n m m ERP t i hai ho c nhi uăđ aăđi m Các h th ngăERPăđãăđ cămuaăđ thay th h

th ng ERP hi n t i (45%), h th ng không ph i là ERP ho căch aăs d ng h th ng

qu n lý (19%) ho c các h th ng t vi t (16%) 6% s ng iăđ c h i cho r ng h không có "h th ng th c s " và làm th côngătr c khi th c hi n ERP

Bi uăđ 2.6: Lý do ng d ng ERP

K T LU NăCH NGă1



ERP ngày càng có vai trò to l n trong vi cănângăcaoăn ngăl c c nh tranh và mang l i nhi u l i ích cho doanh nghi p Khi ng d ng ERP, t ch c h th ng thông tin k toán là m t công vi c quan tr ng c n ph i th c hi n, đâyăkhôngăch là công vi c n i b c a b ph n k toán mà liên quan và nhăh ngăđ n toàn doanh nghi p Doanh nghi p c n chú tr ng v c n i dung t ch c (bao g m thu th p d

li u, x lý d li u, cung c p thông tin, ki m soát, b máy k toán) và quy trình t

ch c phù h p t giaiăđo n phân tích h th ngăchoăđ năgiaiăđo n v n hành h th ng

Trênăc ăs tìm hi u nh ng v năđ c ăb n v ERP và t ch c h th ng thông tin k toán, tác gi đãăti n hành phân tích s tácăđ ng c aăERPăđ n t ch c h th ng thông tin k toán Vi c t ch c b máy k toánătrongămôiăătr ng ng d ng ERP s làm cho quy trình k toán có nhi uăthayăđ i t b ph n thu th p, x lý,ăl uătr d

li uăchoăđ n cung c p thông tin và ki m soát Bên c nhăđóăvi c t ch c b máy k toánătrongămôiăătr ng ng d ng ERP có nhi uăăđi u c n quan tâm trong vi c xây d ng nhân s và các ph n hành k toán,ăquyăđ nh rõ ràng trách nhi m, công

vi căc ngănh ăcácăm i quan h trong b ph n k toán

Cu iăch ngă1,ătácăgi nêu khái quát v tình hình h ng d ng ERP trên th

gi iăđ t đóăcóăth xácăđ nh các nhân t nhăh ng c n kh oăsátăch ngă2

2 Ch ngă2:ăTìnhăhìnhă ngăd ngăERPăvƠăt ăch căcôngătácăk ătoánăchoăcácă doanhănghi păVi tăNamătrongăđi uăki năs ăd ngăERP

2.1 Gi iăthi uăchungăv ătìnhăhìnhă ngăd ngăERPt iăVi tăNam

Vi t Nam t i th iăđi m này, các v năđ liên quan t i ERP ch y uăđ c

vi t và t ng k tăd i d ng các bài báo c aăcácăchuyênăgiaăERPăhayăng i qu n lý doanh nghi p s d ng ERP v kinh nghi m tri n khai ho c các h i th o v v năđ ERP t i Vi t Nam ch ch aăcóăm t nghiên c u hàn lâm, th c nghi m nào v các

đ căđi m ng d ng ERP t i các doanh nghi p Vì v yăđ gi i thi u v tình hình ng

d ng ERP t i Vi t Nam, lu n v n t ng h p t các bài báo m ng ho c di năđànăvi t

v kinh nghi m tri n khai ERP, th c tr ng ERP trên cáctrangweb v ERP

nh http://eac.vn, http://www.pcwold.com.vn, http://perp.vn, http://erp4vn.net, http://solutions.eqvn.net,ăầă

M căđíchăvi căphânătíchăcácăđ căđi m ng d ng ERP t i Vi t Nam nh m xác

đ nh nh ng nhân t đ c thù có tính riêng bi t c a Vi t Nam T đó,ălu năv năs xác

đ nh các nhân t nhăh ng và ti n hành kh o sát nhăh ng c a các nhân t này t i các doanh nghi pătrongăđi u ki n s d ng ph n m m ERP

2.1.1 c đi m quy mô các doanh nghi p ng d ng ERP

Theo th ng kê c a t p chí PC World B s tháng 11/2003 ph n l n các công

ty Vi tăNamăquanătâmăđ n tri n khai ERP hi nănayăđ u là nh ng công ty l n v i doanh s t vàiătr măt đ ng tr lên Các công ty này quanătâmăđ n các gi i pháp hàngăđ u th gi iănh ăSAPăvàăOracle,ălàăhaiăgi i pháp có th ph n l n nh t th gi i

Vì v y danh sách 102 doanh nghi pVi t Nam ng d ngăăthànhăcôngăERPăđ u dùng

2 gi i pháp này - theo s li u th ng kê tháng 02/2010, trích t http://eac.com Hi n nay s doanh nghi p tri n khai và ng d ng ERP ch kho ng 1,1% s doanh nghi p

c n c

Các doanh nghi p có quy mô nh và v aăth ngăkhóăcóăđ kh n ngăđápă

ng v m t tài chính cho các gi iăphápăERPăhàngăđ u th gi iănênăth ng ch n các

gi i pháp m căđ th păh nănh ăMicrosoftăho c các gi i pháp n i

2.1.2 c đi m qu n lý c a các doanh nghi p Vi t Nam

ng d ng ERP là ng d ngăquiătrìnhăvàăph ngăphápăqu n lý m i Vì v y khiăđánhgiáăvi c ng d ng ERP t i các doanh nghi p Vi tăNamăc ngăc n xem xét

đi m b tăđ u qu nălýătr c khi ng d ng ERP c a các doanh nghi p này Theo lý thuy t v qu n tr doanh nghi p, các mô hình qu n lý doanh nghi p trên th gi iăđãăphát tri n l năl t t qu n lý theo thu n ti n t i qu n lý theo s h p lý baog m theo

ch căn ng,ătheoăquy trình và theo m c tiêu

Hi nănayăđaăph n doanh nghi p Vi tăNamăđãăchuy n sang qu n lý theo quy trình, m t s doanh nghi păđãăqu n lý theo ISO Tuy nhiên, gi a các b ph n hay nhóm công vi c v n th c hi n chuy n giao thông tin và xét duy t m t cách th công

và quy trìnhăch aăđ c chu năhóaăărõăăràng.ăTrongăkhiăđó,ăph ngăphápăqu n lý trong ERP ch y u là qu n lý theo quy trình v i s h tr c a ph n m m x lý thông tin Vì v y các doanh nghi p mu n ng d ngăthànhăcôngăERPătr c h t ph i xây d ng l i và chu n hóa quy trình x lý kinh doanh và qu n lý cho phù h p

Doăph ngăăth c v n hành và quy trình x lý ho tăđ ng kinh doanh c a

ph n m m ERP r t khác bi t v i quy trình hi n t i c a doanh nghi păc ngănh ăyêuă

c u và thông l k toán c a Vi t Nam nên Ban qu n lý c p cao doanh nghi p c n quy tăđ nh chi năăl c và chính sách làm n n t ng cho vi c quy tăđ nh mô hình tái

c u trúc doanh nghi păđ ch n l a ph n m m ERP và tùy ch nh ph n m m

Quáătrìnhăthayăđ iănàyăđòiăh i s cam k tăđ i m i quy trình và th c hi n ERP; và s h tr c a ban qu n lý c p cao Khi tri n khai ERP, doanh nghi p c n

đ i m t v i nhi u v năđ : Chi phí l n; th i gian tri n khai ERP kéo dài, gây r t nhi u xáo tr n doanh nghi pătrongăgiaiăđo n th nghi m; hi u qu v lý thuy t thì

r t t tănh ngăăth c t có r t nhi u doanh nghi p th t b i tri n khai ERP (ví d Savimex th t b i t i 4 l n khi tri n khai ERP); T o s m t m i, gây ph n ng

ch ngăđ i c a nhân viên trong quá trình tri n khai; b tăđ ng gi aăđ i d án và nhà

t ăv n v.v Vì v y lúc này vai trò c a ban qu n lý vô cùng quan tr ng Theo kinh nghi măđúcăk t v tri n khai ERP t các công ty Vi t Nam, y u t đ uăătiênăđ c

nh n m nh quy tăđ nh s thành công c a d án là s cam k t quy tătâmătheoăđu i