Đánh giá mức độ hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ với mục tiêu báo cáo tài chính tin cậy trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán của các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn TPHCM

NGUYỄN THỊ NGỌC HÀ ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HỮU HIỆU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI MỤC TIÊU BÁO CÁO TÀI CHÍNH ĐÁNG TIN CẬY TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN CỦA CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ

NGUYỄN THỊ NGỌC HÀ

ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HỮU HIỆU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI MỤC TIÊU BÁO CÁO TÀI CHÍNH ĐÁNG TIN CẬY TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG

DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN CỦA CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA

TRÊN ĐỊA BÀN TP.HCM

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Tp Hồ Chí Minh – Năm 2013

NGUYỄN THỊ NGỌC HÀ

ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HỮU HIỆU HỆ THỐNG KIỂM

SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI MỤC TIÊU BÁO CÁO TÀI

CHÍNH ĐÁNG TIN CẬY TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG

DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN CỦA CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA

TRÊN ĐỊA BÀN TP.HCM

Chuyên ngành: KẾ TOÁN

MÃ SỐ: 60340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS TS NGUYỄN XUÂN HƯNG

Tp Hồ Chí Minh - Năm 2013

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được công bố trong bất cứ công trình nghiên cứu nào

NGUYỄN THỊ NGỌC HÀ

AICPA: American Institute of Certified Public Accountants – Viện Kế Toán

Viên Công Chứng Mỹ BCTC: Báo cáo tài chính

COBIT: Controls Objectives For Information and Related Technology – Các

mục tiêu kiểm soát thông tin và công nghệ liên quan CoCo: The Criteria of Control Framework of The Canadian Institute of

Chartered Accountants – Khuôn mẫu Kiểm Soát của Hiệp hội Kế Toán Canada

COSO: Commission of Sponsoring Organizition - Ủy ban thuộc Hội

đồng Quốc gia Hoa Kỳ về Chống gian lận BCTC CIPFA: the Chartered Institute of Public Finance and Accountancy:

Hiệp hội Tài chính Kế toán Công ở Mỹ CNTT: Công nghệ thông tin

DN: DN

ERM: Enterprise Risk Management – Quản trị rủi ro DN

IASB: International Accounting Standard Board – Hội đồng chuẩn

mực kế toán quốc tế KSNB: Kiểm soát nội bộ

SAC: The Institute of Internal Auditors Research Foundation’s

Systems Auditability and Control - Viện Kiểm toán nội bộ Quỹ nghiên cứu hệ thống kiểm toán và kiểm soát

SAS: Statement on Auditing Standard– Chuẩn mực Kiểm Toán

SEC: Securities and Exchange Commission - Ủy Ban Giao dịch

Chứng khoán

Bảng 1.1: Nguyên tắc kiểm soát nội bộ - Môi trường kiểm soát 20

Bảng 1.2: Nguyên tắc kiểm soát nội bộ – Đánh giá rủi ro 22

Bảng 1.3: Nguyên tắc kiểm soát nội bộ –Hoạt động kiểm soát 23

Bảng 1.4: Nguyên tắc kiểm soát nội bộ – Thông tin và truyền thông 25

Bảng1.5: Nguyên tắc kiểm soát nội bộ - Giám Sát 26

Bảng 1.6: Các mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB theo COBIT 34

Bảng 1.7: Các mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB của Viện KSNB Mỹ 35

Bảng 1.8 Phân loại tiêu chuẩn đánh giá định lượng mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB 37

Bảng 2.1: Phân loại DN nhỏ và vừa theo Nghị Định 56/2009 – CP ngày 30/06/2009 39

Bảng 2.2a: Thống kê các DN khảo sát theo lĩnh vực và quy mô 40

Bảng 2.2b: Thống kê các DN khảo sát theo loại hình và quy mô 40

Bảng 2.3: Tổng hợp mức độ hữu hiệu thành phần môi trường kiểm soát 47

Bảng 2.4: Tổng hợp mức độ hữu hiệu thành phần môi trường kiểm soát – Nguyên tắc thứ nhất 48

Bảng 2.5: Tổng hợp mức độ hữu hiệu thành phần môi trường kiểm soát – Nguyên tắc thứ hai 50

Bảng 2.6: Tổng hợp mức độ hữu hiệu thành phần môi trường kiểm soát – Nguyên tắc thứ ba 51

Bảng 2.7: Tổng hợp mức độ hữu hiệu thành phần môi trường kiểm soát – Nguyên tắc thứ tư 54

Bảng 2.8: Tổng hợp mức độ hữu hiệu thành phần môi trường kiểm soát – Nguyên tắc thứ 5 56

Bảng 2.9: Tổng hợp mức độ hữu hiệu thành phần Môi trường kiểm soát – Nguyên tắc thứ sáu 58

Bảng 2.10: Tổng hợp mức độ hữu hiệu thành phần môi trường kiểm soát – Nguyên tắc thứ bảy 60

thứ 8 63 Bảng 2.13: Tổng hợp mức độ hữu hiệu thành phần đánh giá rủi ro – Nguyên tắc

thứ chín 65 Bảng 2.14: Tổng hợp mức độ hữu hiệu thành phần đánh giá rủi ro – Nguyên tắc

thứ mười 67 Bảng 2.15a: Tổng hợp kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát 69 Bảng 2.15b Tổng hợp kết quả khảo sát chính sách và thủ tục kiểm soát chung và

kiểm soát ứng dụng tương ứng với các mục tiêu BCTC 72 Bảng 2.16: Tổng hợp kết quả khảo sát về thông tin và truyền thông 76 Bảng 2.17: Tổng hợp mức độ hữu hiệu thành phần thông tin và truyền thông-

Nguyên tắc mười lăm 77 Bảng 2.18: Tổng hợp kết quả khảo sát về giám sát 80 Bảng 2.19: Tổng hợp kết quả khảo sát về tổng thể hệ thống KSNB 82 Bảng 2.20: Tổng hợp mức độ hữu hiệu trung bình các thành phần của KSNB

BCTC……… 8

3

Hình 1.1 Các thành phần của hệ thống KSNB 26 Hình 1.2: Mô hình năm bước đánh giá định lượng kiểm soát nội bộ 33 Hình 3.1: Quy trình đánh giá rủi ro 88

Phụ lục 1: Bảng câu hỏi khảo sát đánh giá mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB đối

với mục tiêu BCTC đáng tin cậy trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán

Phụ lục 2: Danh sách các công ty khảo sát

Phụ lục 3: Mô tả trên sơ đồ mức độ hữu hiệu các thành phần và tổng thể của hệ

thống KSNB

Phụ lục 4: So sánh các khái niệm về KSNB ở Mỹ

Phụ lục 5: Báo cáo về gian lận năm 2002 – 2008

Phụ lục 6: Tổng hợp kết quả định lượng mức độ hữu hiệu từng thành phần và tổng

thể hệ thống KSNB

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục các từ viết tắt

Danh mục các bảng

Danh mục các hình

Danh mục phụ lục

PHẦN MỞ ĐẦU ……… 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI MỤC TIÊU BÁO CÁO TÀI CHÍNH ĐÁNG TIN CẬY TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ……… 9

1.1 Các khái niệm .9

1.1.1 Khái niệm về KSNB .9

1.1.2 Khái niệm và vai trò của báo cáo tài chính .11

1.1.2.1 Khái niệm BCTC .11

1.1.2.2 Vai trò của BCTC .12

1.1.3 Khái niệm và vai trò của phần mềm kế toán .13

1.1.3.1 Khái niệm .13

1.1.3.2 Vai trò .13

1.2 Hệ thống KSNB theo khuôn mẫu COSO .13

1.2.1 Giới thiệu khuôn mẫu COSO làm cơ sở lý luận chủ yếu của đề tài 13

1.2.2 Khái niệm về KSNB .14

1.2.3 Các thành phần của hệ thống KSNB 15

1.2.3.1 Môi trường kiểm soát 16 1.2.3.2 Đánh giá rủi ro .20

1.2.3.2 Đánh giá rủi ro .20

1.2.3.3 Các hoạt động kiểm soát .22

1.2.3.4 Thông tin và truyền thông .24

1.4 Lợi ích và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ 27

1.4.1 Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ 27

1.4.2 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ 28

1.5 Tác động của việc ứng dụng phần mềm kế toán đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong DN 29

1.6 Tính hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với BCTC trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán ……… 31

1.7 Đánh giá mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB đối với mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán……… 32

CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG MỨC ĐỘ HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI MỤC TIÊU BÁO CÁO TÀI CHÍNH ĐÁNG TIN CẬY CỦA CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN TPHCM ……… 39

2.1 Đặc điểm tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán của các DN nhỏ và vừa trên địa bàn TPHCM ……… 39

2.1.1 Đặc điểm về quy mô 39

2.1.2 Đặc điểm tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ 40

2.1.3 Đặc điểm về ứng dụng phần mềm kế toán 41

2.2 Những rủi ro ảnh hưởng mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy mà DN hướng đến khi thiết lập hệ thống KSNB trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán 42 2.2.1 Gian lận thường gặp trên BCTC 42

2.2.2 Sai sót và gian lận trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán 43

2.2.2.1 Sai sót và gian lận theo quy trình xử lý 43

2.1.1.2 Sai sót và gian lận xét trên góc độ kỹ thuật 44

2.3 Khảo sát, phân tích và đánh giá mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với mục tiêu BCTC đáng tin cậy trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán của các DN nhỏ và vừa trên địa bàn Tp.HCM ……… 44

2.3.1 Dữ liệu thu thập 44

2.3.2 Thiết kế câu hỏi khảo sát 45

2.3.4.1 Môi trường kiểm soát .46

2.3.4.2 Đánh giá rủi ro .62

2.3.4.3 Hoạt động kiểm soát .69

2.3.4.4 Thông tin và truyền thông .76

2.3.4.5 Giám sát .80

2.3.4.6 Tổng thể hệ thống KSNB đối với mục tiêu BCTC .82

2.4 Kết luận về kết quả nghiên cứu 83

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO MỨC ĐỘ HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KSNB ĐỐI VỚI MỤC TIÊU BÁO CÁO TÀI CHÍNH ĐÁNG TIN CẬY TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN CỦA CÁC DN NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN TPHCM ……… 86

3.1 Quan điểm xác lập 86

3.1.1 Chú trọng thiết lập và duy trì hệ thống KSNB năm thành phần hữu hiệu đối với mục tiêu đảm bảo thông tin BCTC đáng tin cậy trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán……… 86

3.1.2 Đảm bảo nguyên tắc cân đối giữa lợi ích và chi phí……… 86

3.2 Giải pháp nâng cao mức độ hữu hiệu các thành phần hệ thống KSNB .85

3.2.1 Giải pháp về môi trường kiểm soát .85

3.2.2 Giải pháp về đánh giá rủi ro .88

3.2.3 Giải pháp về các hoạt động kiểm soát .89

3.2.3.1 Kiểm soát chung .90

3.2.3.2 Kiểm soát ứng dụng .92

3.2.4 Giải pháp về thông tin và truyền thông .93

3.2.5 Giải pháp về giám sát……… 95

3.3 Kiến nghị đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Tp.HCM…… 95

3.3.1 Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa 95

3.3.1.1 Đối với các cấp lãnh đạo 95

3.3.1.2 Đối với nhân viên……… 97

3.3.2 Đối với nhà cung cấp phần mềm kế toán 97

PHẦN MỞ ĐẦU

1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Thông tin trên BCTC mô tả tình hình tài chính của DN - là cơ sở để người

sử dụng thông tin ra các quyết định phù hợp Vì thế, thông tin BCTC đáng tin cậy

có vai trò vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các quyết định của người sử dụng thông tin

Ngày nay, Công nghệ thông tin (CNTT) phát triển vượt bậc, đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết các lĩnh vực ngành nghề Việc lập BCTC với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, cụ thể là các phần mềm kế toán đã trở nên nhanh chóng, chính xác và đáp ứng kịp thời nhu cầu của người sử dụng

Tuy nhiên, trong hoạt động của doanh nghiệp (DN) luôn tiềm ẩn những rủi

ro về yếu kém, sai phạm do nhà quản lý, đội ngũ nhân viên hay bên thứ ba và những rủi ro trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán có thể ảnh hưởng đến tính tin cậy của thông tin trên BCTC Hậu quả của nó là gây ra tổn thất cho DN và người sử dụng thông tin, thậm chí dẫn đến phá sản công ty Do đó, làm thế nào kiểm soát được những rủi ro, đảm bảo thực hiện được mục tiêu BCTC đáng tin cậy là một vấn đề cực kỳ quan trọng Việc xây dựng và đảm bảo một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hoạt động hữu hiệu là một trong những biện pháp quan trọng giúp DN đạt được mục tiêu đã đề ra

Các DN Việt Nam, chủ yếu là các DN có quy mô nhỏ và vừa, đang trên đà phát triển và hội nhập nền kinh tế quốc tế, muốn đứng vững trong bối cảnh nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt như hiện nay thì việc tổ chức và duy trì hệ thống KSNB hữu hiệu để đảm bảo thực hiện các mục tiêu, đặc biệt là đảm bảo thông tin trên BCTC đáng tin cậy lại càng trở nên cực kỳ quan trọng

Thực tiễn nghiên cứu cho thấy, việc đánh giá định lượng mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với mục tiêu BCTC đáng tin cậy chưa được nghiên cứu

nhiều và chưa được nghiên cứu đối với các DN Việt Nam Nhận thấy tầm quan

trọng của vấn đề này, và lỗ hỏng trong nghiên cứu, nhằm giúp các DN Việt Nam nhận định được mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB đối với mục tiêu BCTC đáng tin cậy của DN mình và giải pháp nâng cao mức độ hữu hiệu của hệ thống trong điều

kiện ứng dụng phần mềm kế toán, tôi lựa chọn đề tài “Đánh giá mức độ hữu hiệu

của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với mục tiêu BCTC đáng tin cậy trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán của các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn

Tp.HCM” làm đề tài luận văn Thạc sĩ của mình

2 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU

Các vấn đề liên quan đến KSNB là một chủ đề được chọn làm đề tài nghiên cứu luận văn tốt nghiệp thạc sĩ, theo thống kê của tác giả dựa trên việc tra cứu cơ

sở dữ liệu thư viện trường ĐH Kinh Tế TPHCM có các kết quả sau đây:

Có 49 luận văn tốt nghiệp thạc sĩ: 1 bài về thiết lập hệ thống KSNB; 42 bài

về hoàn thiện hệ thống KSNB, trong đó nghiên cứu trong các DN nhỏ và vừa có 6 bài; 2 bài về giải pháp nâng cao tính hiệu quả hệ thống KSNB và 3 bài về KSNB trong điều kiện tin học hóa, trong đó đối với các DN nhỏ và vừa có 2 bài

Liên quan đến vấn đề nghiên cứu của đề tài, một số nghiên cứu tiêu biểu: (1) Hiệp hội các nhà điều tra về gian lận Hoa Kỳ (Association of Certified Fraud Examiners - ACFE) thành lập năm 1988 bao gồm các chuyên gia về chống gian lận Kết quả nghiên cứu của ACFE từ năm 1993 đến 2008 bằng thực hiện một cuộc khảo sát gửi cho các đối tượng trên quy mô toàn nước Mỹ nhằm thu thập thông tin về các trường hợp gian lận mà họ từng chứng kiến cho thấy: gian lận liên quan đến tài sản chiếm 85% nhưng mức thiệt hại cho nền kinh tế là thấp nhất trong khi đó, gian lận trên BCTC chiếm tỷ lệ thấp (10,3% năm 2008) nhưng hậu quả gây ra cho nền kinh tế là cao nhất Tham ô, tham nhũng xếp thứ hai Bảng báo cáo gian lận năm 2002-2008 của ACFE được trình bày ở phụ lục 5

Từ đó cho thấy những gian lận trên BCTC gây những thiệt hại nặng nề cho nền kinh tế Việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trong việc đảm bảo BCTC trung thực và hợp lý, đề ra các giải pháp nâng cao sự hữu hiệu của hệ thống

KSNB đối với BCTC là vô cùng quan trọng

(2) Trần Văn Đức, 2000 Một số giải pháp nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống

KSNB phục vụ công tác quản lý tài chính kế toán tại các doanh nghiệp sản xuất

Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kinh tế Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu, khảo sát, mô tả công tác tổ chức KSNB các hoạt động kinh tế diễn ra trong hai chu trình kinh doanh là chu trình bán hàng – thu tiền và chu trình mua hàng –

thanh toán tiền, tác giả đánh giá sự hiện hữu của các thủ tục kiểm soát được tổ chức trong hai chu trình kinh doanh trên Từ đó tổng hợp, phân tích, đánh giá và kiến nghị các giải pháp nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống

Tuy nhiên, đề tài chưa tiếp cận khảo sát, mô tả, đánh giá tất cả các thành phần của hệ thống KSNB, khái niệm về tính hữu hiệu chưa được đề cập Phương

pháp nghiên cứu chủ yếu là định tính

(3) Lembi Noorve, 2006, Đánh giá sự hữu hiệu kiểm soát nội bộ đối với báo cáo

tài chính (Evaluation Of The Effectiveness Of Internal Control Over Financial

Reporting) Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Tartu, Estonia Người hướng dẫn khoa học: Giáo sư, Tiến sĩ Toomas Haldma và Thạc sĩ, Giảng viên Andres Juhkam Đề tài thực hiện đánh giá mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB đối với mục tiêu BCTC của 3 DN có quy mô vừa ở Estonia

Bằng phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp định lượng, tổng hợp, phân tích và đánh giá, tác giả đánh giá mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB đối với mục tiêu BCTC của các DN Đề tài tổng hợp các nguyên tắc, chỉ tiêu đánh giá mức độ hữu hiệu của KSNB đối với BCTC được hướng dẫn trong COSO 2013, tổng hợp và phát triển một hệ thống phân loại định lượng mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB Đây là một tham khảo hữu ích cho các đối tượng muốn thực hiện đánh giá định lượng mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB đối với BCTC của các DN

Đề tài chỉ ra những điểm mạnh, điểm yếu trong từng thành phần của hệ thống KSNB đối với BCTC và từ đó đề xuất các biện pháp hoàn thiện tương ứng

Tuy nhiên, mẫu khảo sát nhỏ, khả năng đại diện của mẫu không cao Từ đó, các biện pháp hoàn thiện hệ thống KSNB được đề xuất chỉ hữu ích cho riêng cho từng DN cụ thể, không mang tính hướng dẫn rộng rãi

(4) Đồng Quang Chung, 2009 Đề xuất một số biện pháp kiểm soát trong môi

trường tin học cho các doanh nghiệp Việt Nam Luận văn Thạc sĩ kinh tế Người

hướng dẫn khoa học PGS.TS Nguyễn Việt Đề tài tìm hiểu các hoạt động kiểm soát được tổ chức trong môi trường tin học hóa của các DN Việt Nam Bằng phương pháp quan sát, phỏng vấn và khảo sát các hoạt động KSNB trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán Tác giả đánh giá 100% các DN đồng ý rằng “Tổ chức hệ thống KSNB trong điều kiện tin học hóa thực sự là vấn đề quan trọng đối

với DN” Tuy nhiên 70% cho rằng việc triển khai, thực hiện là chưa đồng bộ, triệt

để, 30% cho rằng có quan tâm nhưng chưa triển khai được vì thiếu nguồn lực Qua

đó, tác giả đã đề xuất ra các giải pháp để nâng cao tính kiểm soát của hệ thống

Đề tài chỉ tập trung vào các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học hóa để tư vấn cho các DN cách thiết kế các thủ tục phục vụ cho việc thực thi các kiểm soát hữu hiệu trong việc bảo vệ an toàn tài sản thông tin và gia tăng độ tin cậy thông tin trong môi trường tin học hóa, đề tài chưa đề cập đến toàn bộ mọi thành phần của hệ thống KSNB, chỉ đánh giá mức độ quan tâm tổ chức hệ thống KSNB nhưng chưa đánh giá được mức độ hữu hiệu của hệ thống được thiết kế và

áp dụng trong việc thực hiện các mục tiêu của DN

(5) Nguyễn Công Chánh, 2010 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin để nâng

cao chất lượng kiểm soát nội bộ tại Bảo hiểm Xã hội tỉnh Kiên Giang Luận văn

thạc sĩ kinh tế Người hướng dẫn khoa học TS Nguyễn Thế Lộc Bằng phương pháp nghiên cứu tài liệu, tổng hợp các lý thuyết liên quan đến các mức độ ứng dụng CNTT vào hệ thống KSNB, quan sát, phỏng vấn, khảo sát và đánh giá định tính mức độ ứng độ ứng dụng CNTT của công ty BHXH Kiên Giang, tác giả nhận định được lợi ích của việc ứng dụng CNTT vào việc tổ chức hệ thống KSNB, mức

độ ứng dụng CNTT của DN vào công tác kiểm soát, và đề xuất giải pháp đẩy mạnh ứng dụng CNTT để nâng cao chất lượng hệ thống cho đơn vị

Tuy nhiên, tác giả tập trung nghiên cứu định tính, thông qua bảng câu hỏi khảo sát dạng Có hoặc Không, nhận định những lợi ích của việc ứng dụng CNTT đối với hệ thống KSNB mà chưa nhận định những hạn chế, rủi ro có thể gặp phải trong môi trường này Mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB chưa được làm sáng tỏ Phạm vi nghiên cứu hẹp là công ty BHXH Kiên Giang

(6) Phạm Nguyễn Quỳnh Thanh, Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các

doanh nghiệp vừa và nhỏ, 2011 Luận văn Thạc sĩ kinh tế Người hướng dẫn khoa

học TS Phạm Châu Thành Bằng phương pháp nghiên cứu suy diễn, định tính thông qua bảng câu hỏi khảo sát, tác giả thu thập dữ liệu về công tác tổ chức hệ thống KSNB trong các chu trình: mua hàng, bán và giao hàng, ghi sổ kế toán, thu tiền, mà các DN đang thực hiện Qua đó, tác giả đánh giá về công tác tổ chức hệ thống KSNB của DN trong từng chu trình kinh doanh cụ thể và đề xuất một số

giải pháp hoàn thiện Tuy nhiên, tác giả chủ yếu dùng phương pháp định tính, câu hỏi khảo sát chủ yếu là Có, Không Từ đó chưa đánh giá được mức độ hữu hiệu của hoạt động kiểm soát trong việc đảm bảo thực hiện các mục tiêu kiểm soát

Từ thực tiễn nghiên cứu, đánh giá định lượng mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB đối với mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy chưa được nghiên cứu rộng rãi Nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề tác giả đã thực hiện đề tài này

3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU VÀ CÂU HỎI NGHIÊN CỨU

Luận văn tiếp cận đánh giá mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán của các DN nhỏ và vừa trên địa bàn TPHCM, các nguyên tắc đánh giá được hướng dẫn bởi khuôn mẫu COSO 2013 - KSNB đối với BCTC của các DN nhỏ Từ đó đưa ra các kiến nghị về giải pháp nâng cao mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB đối với mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán cho các DN

Để đạt được mục tiêu đề ra, luận văn giải quyết ba vấn đề chính có mối liên

hệ mật thiết với nhau, đó là:

(1) Các nguyên tắc và tiêu chí nào đánh giá mức độ hữu hiệu của Hệ thống KSNB đối với mục tiêu BCTC đáng tin cậy?

(2) Thực trạng mức độ hữu hiệu KSNB đối với mục tiêu BCTC đáng tin cậy trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán của các DN nhỏ và vừa trên địa bàn Tp.HCM như thế nào?

(3) Giải pháp nào để nâng cao mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với mục tiêu BCTC đáng tin cậy cho các DN?

4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đối tượng nghiên cứu: Mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với mục

tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán của các DN nhỏ và vừa

Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi không gian: đề tài thực hiện tìm hiểu vấn đề nghiên cứu tại

các DN nhỏ và vừa trên địa bàn TPHCM có ứng dụng phần mềm kế toán

Phạm vi thời gian: Luận văn được thực hiện trong thời gian 3 tháng,

từ tháng 07 đến tháng 09 năm 2013

Phạm vi học thuật và chuyên môn: luận văn tiếp cận đánh giá mức

độ hữu hiệu của KSNB BCTC theo hướng dẫn của khuôn mẫu COSO 2013 – Kiểm soát nội bộ BCTC cho các DN nhỏ - khuôn mẫu lý thuyết về KSNB được chấp nhận rộng rãi hiện nay Luận văn đánh giá mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với mục tiêu đảm bảo thông tin trên BCTC đáng tin cậy, chứ không đánh giá mức độ hữu hiệu của hệ thống đối với các việc đảm bảo hoạt động của

DN hữu hiệu và hiệu quả và mục tiêu tuân thủ các luật lệ và quy định, ngoại trừ pháp luật và quy định hiện hành có liên quan trực tiếp đến việc chuẩn bị BCTC

5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Để giải quyết vấn đề (1), luận văn áp dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu:

Thứ nhất, dựa vào tài liệu COSO 2013, tác giả giới thiệu khái niệm, năm

thành phần, vai trò và hạn chế của hệ thống KSNB, tổng hợp các nguyên tắc đánh giá mức độ hữu hiệu năm thành phần của hệ thống KSNB đối với mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy cho các DN có quy mô nhỏ và vừa

Thứ hai, tác giả nghiên cứu tài liệu liên quan đến việc ứng dụng phần mềm

kế toán: khái niệm, vai trò, các mức độ ứng dụng, tác động đến KSNB

Thứ ba, tác giả nghiên cứu các tài liệu về các mô hình đánh giá định lượng mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB

Từ kết quả trên, tác giả xây dựng bảng khảo sát đánh giá mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với mục tiêu BCTC đáng tin cậy trong điều kiện ứng dụng

phần mềm kế toán Kết quả này làm cơ sở nghiên cứu chính thức định lượng

Để giải quyết vấn đề (2), tác giả áp dụng phương pháp định lượng thông qua bảng khảo sát và thang đo 6 điểm tương ứng với 6 mức độ hữu hiệu được tổng hợp bởi Leembi Noorve

Quy trình chọn mẫu: mẫu được chọn theo phương pháp thuận tiện với

kích thước mẫu là 53 DN có quy mô nhỏ và vừa có ứng dụng phần mềm kế toán trên địa bàn TPHCM

Phương pháp phân tích và xử lý số liệu: tổng hợp kết quả khảo sát từ

bảng khảo sát kết hợp sử dụng phần mềm Excel để thống kê, vẽ sơ đồ, phân tích, đối chiếu và đánh giá kết quả khảo sát

6 CÁC ĐÓNG GÓP CỦA LUẬN VĂN

Về mặt học thuật: luận văn kết nối các khái niệm về KSNB và KSNB đối

với BCTC, tổng hợp các tiêu chí đánh giá mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với mục tiêu đảm bảo thông tin trên BCTC đáng tin cậy

Về mặt thực tiễn: Đề tài giúp các DN có cách thức đánh giá mức độ hữu

hiệu hệ thống KSNB đối với mục tiêu BCTC đáng tin cậy trong điều kiện tin học hóa, tiếp cận với khuôn mẫu chung về KSNB, nhận thấy được điểm mạnh, điểm yếu từ hệ thống và từ đó có các biện pháp thích hợp để hoàn thiện, nâng cao tính hữu hiệu hệ thống

Ngoài ra, đây cũng là một tham khảo hữu ích cho kiểm toán viên trong việc tiếp cận, đánh giá mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB của các DN trong việc lập BCTC trong môi trường kế toán máy, nắm được điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống, từ đó có kế hoạch kiểm toán thích hợp, hiệu quả

7 KẾT CẤU LUẬN VĂN

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận của đề tài, kết cấu luận văn gồm

có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận để đánh giá mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB đối

với mục tiêu BCTC đáng tin cậy trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán

Chương 2: Đánh giá thực trạng mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB đối với mục tiêu

BCTC đáng tin cậy trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán của các DN nhỏ

và vừa trên địa bàn Tp.HCM

Chương 3: Giải pháp nâng cao mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB đối với mục tiêu

BCTC đáng tin cậy trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán cho các DN nhỏ

và vừa

1.1.1 Khái niệm về KSNB

Dưới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu KSNB đã dẫn đến

sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau

Trong quá khứ, các khái niệm về KSNB được giới hạn là kiểm tra nội bộ Năm 1930, kiểm tra nội bộ là sự phối hợp của hệ thống sổ sách kế toán và các thủ tục liên quan đến đơn vị theo cách một nhân viên độc lập thực hiện kiểm tra liên tục công việc của người khác khi chắc chắn một số yếu tố liên quan đến khả năng gian lận (Sawyer và cộng sự 2003:61) Nó là định nghĩa đầu tiên chỉ ra tầm quan trọng của KSNB trong việc giúp phát hiện cũng như ngăn chặn gian lận

Năm 1949, Viện Kế toán viên Công chứng Mỹ (AICPA) mở rộng định nghĩa KSNB KSNB là tất cả các biện pháp áp dụng trong một DN để bảo vệ tài sản của mình, kiểm tra độ tin cậy của dữ liệu kế toán, phát huy hiệu quả hoạt động,

và khuyến khích tuân thủ các chính sách, quy định Định nghĩa này nhận ra rằng tác dụng một hệ thống KSNB mở rộng ra ngoài các vấn đề liên quan trực tiếp đến

kế toán và các chức năng tài chính

Các yếu tố sau đây được góp phần công nhận tầm quan trọng của KSNB (Boynton et al 2001:323)

- Phạm vi và quy mô của đơn vị kinh doanh đã mở rộng, đòi hỏi quản lý phải dựa trên nhiều báo cáo và phân tích để kiểm soát hiệu quả hoạt động;

- Một hệ thống KSNB tốt giúp đơn vị có đủ khả năng bảo vệ chống lại những yếu kém của con người và làm giảm khả năng sai sót hoặc tình huống bất thường xảy ra;

- Sẽ không thể thực hiện đối với kiểm toán viên thực hiện kiểm toán các công ty trong phạm vi giới hạn chi phí kinh tế mà không dựa vào hệ thống KSNB của khách hàng

Tại Mỹ, COSO công bố một báo cáo về KSNB, đặc biệt giải quyết vai trò của KSNB trong việc đảm bảo cải thiện quản trị DN: khuôn khổ COSO, được coi

là nền tảng của phương pháp tiếp cận hiện đại để kiểm soát (Spira và cộng sự 2003: 647) COSO xác định KSNB là một quá trình, thực hiện bởi hội đồng quản trị của một tổ chức, giám đốc và nhân viên, được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý liên quan đến việc đạt được các mục tiêu sau:

- Hữu hiệu và hiệu quả hoạt động;

- Độ tin cậy của báo cáo tài chính;

- Tuân thủ pháp luật và quy định hiện hành

Khuôn khổ KSNB khác đã được phát triển ở Mỹ, trong đó có hai định nghĩa riêng của họ về KSNB và phương pháp tiếp cận khác nhau về hệ thống:

1 Những mục tiêu kiểm soát của thông tin và công nghệ liên quan (COBIT) Khuôn khổ này cho phép các nhà quản lý lấy làm chuẩn trong việc thực hành an ninh và kiểm soát môi trường CNTT COBIT đã điều chỉnh định nghĩa của kiểm soát từ COSO Các chính sách, thủ tục, thực hành và cơ cấu tổ chức được thiết kế để cung cấp đảm bảo hợp lý rằng các mục tiêu kinh doanh sẽ đạt được và các sự kiện không mong muốn sẽ được ngăn chặn, phát hiện và sửa chữa (CobiT 2000:10)

2 Viện Kiểm toán nội bộ, quỹ nghiên cứu hệ thống kiểm toán và kiểm soát (SAC) Báo cáo cung cấp hướng dẫn về sử dụng, quản lý và bảo vệ tài nguyên công nghệ thông tin và thảo luận về những tác động của máy tính, viễn thông và công nghệ mới (Colbert và cộng sự 2005) Báo cáo SAC định nghĩa hệ thống KSNB là một tập hợp các quy trình, chức năng, hoạt động, hệ thống con, và những người được nhóm lại với nhau hoặc tách biệt để đảm bảo thực hiện có hiệu quả các mục tiêu

Viện Kiểm toán viên công chứng Mỹ xem xét cấu trúc KSNB trong một bản báo cáo kiểm toán (SAS 55) sửa đổi, SAS 78 và SAS 94 SAS thông qua các

định nghĩa KSNB từ báo cáo COSO, ngoại trừ SAS đặt độ tin cậy của BCTC mục tiêu đầu tiên, do đó nhấn mạnh tầm quan trọng của hoạt động

Mặc dù bốn định nghĩa chứa chủ yếu các khái niệm tương tự, nhưng trọng tâm là hơi khác nhau (xem phụ lục số 4)

Ngoài ra còn có khái niệm khác về KSNB Theo IFAC, KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản, đảm bảo

độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm các quy định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị phải được tuân thủ đúng lúc, đảm bảo hiệu quả hoạt động Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA 400) thì hệ thống KSNB là toàn

bộ những thủ tục, chính sách do Ban Giám Đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo cho việc quản lý chặc chẽ các hoạt động của đơn vị cũng như tính hiệu quả của nó trong khả năng có thể

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400) thì hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản

lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị

1.1.2 Khái niệm và vai trò của báo cáo tài chính

Theo quy định của Việt Nam, BCTC là một phân hệ thuộc hệ thống báo cáo

kế toán, cung cấp thông tin về tài sản, nguồn vốn, về tình hình và kết quả hoạt động của DN để phục vụ nhu cầu quản lý của DN cũng như của các đối tượng khác ở bên ngoài, nhưng chủ yếu là phục vụ cho các đối tượng bên ngoài

BCTC là báo cáo bắt buộc, được nhà nước quy định thống nhất về danh mục báo cáo, biểu mẫu và hệ thống các chỉ tiêu, phương pháp lập, nơi gởi báo cáo

và thời gian gởi báo cáo Theo quy định hiện nay thì hệ thống BCTC DN Việt Nam gồm:

1) Bảng cân đối kế toán

2) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

3) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

4) Thuyết minh BCTC

1.1.2.2 Vai trò của BCTC

BCTC là nguồn thông tin quan trọng không chỉ đối với DN mà còn phục vụ chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài DN như các cơ quan nhà nước, các nhà đầu

tư, các chủ nợ, nhà quản lý, kiểm toán viên độc lập và đối tượng khác liên quan:

Đối với nhà nước: BCTC cung cấp thông tin cần thiết giúp cho việc thực

hiện chức năng quản lý vĩ mô của nhà nước đối với nền kinh tế, giúp cho các cơ quan tài chính nhà nước thực hiện việc kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất đối với hoạt động của DN, đồng thời làm cơ sở tính thuế và các khoản phải nộp khác của DN đối với ngân sách nhà nước

Đối với các nhà quản lý DN: các nhà quản lý thường cạnh tranh với nhau

để tìm nguồn vốn, và cố gắng thuyết phục các nhà đầu tư và chủ nợ rằng họ sẽ đem lại mức lợi nhuận cao nhất với độ rủi ro thấp nhất Để thực hiện được điều này, các nhà quản lý phải công khai các thông tin trên BCTC định kỳ về hoạt động của DN Ngoài ra nhà quản lý còn sử dụng BCTC để tiến hành quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh

Đối với các nhà đầu tư, các chủ nợ: nhìn chung các nhà đầu tư và chủ nợ

đòi hỏi BCTC vì hai lý do: họ cần thông tin để giám sát và buộc các nhà quản lý phải thực hiện đúng hợp đồng đã ký kết, và họ cần thông tin tài chính để thực hiện các quyết định đầu tư và cho vay của mình

Đối với kiểm toán viên độc lập: Các nhà đầu tư và cung cấp tín dụng có lý

do để lo lắng rằng các nhà quản lý có thể bóp méo BCTC nhằm mục đích tìm kiếm nguồn vốn Vì vậy kiểm toán viên được thuê để kiểm toán độ tin cậy của BCTC Như vậy BCTC đóng vai trò là đối tượng của kiểm toán độc lập

Trọng tâm của luận văn sẽ là KSNB đối với BCTC được lập và cung cấp cho các đối tượng bên ngoài DN Và mặt khác, trọng tâm của nghiên cứu ở các

công ty thay vì tất cả các tổ chức, định nghĩa sau đây được chuyển thể trong luận văn KSNB đối với mục tiêu BCTC đáng tin cậy là một quá trình được thiết kế và thực hiện bởi quản lý của công ty, Hội đồng quản trị và nhân viên để cung cấp đảm bảo hợp lý về độ tin cậy của BCTC được lập phục vụ chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài phù hợp với nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung của Việt Nam

1.1.3 Khái niệm và vai trò của phần mềm kế toán

1.1.3.1 Khái niệm

Phần mềm kế toán là chương trình máy tính được thiết lập nhằm hỗ trợ công tác kế toán trong quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp các báo cáo kế toán cho đối tượng sử dụng (Hệ thống thông tin kế toán, tập 3, trang 117)

1.1.3.2 Vai trò

Lợi ích khi ứng dụng phần mềm kế toán hỗ trợ công tác kế toán:

- Khắc phục tình trạng ghi chép, lưu trữ trùng lắp dữ liệu

- Cơ sở dữ liệu lưu trữ tập trung, nhất quán, quản lý hiệu quả- Tự động hóa quá trình xử lý từ khi dữ liệu được nhập vào phần mềm cho đến khi dữ liệu được cập nhật vào các tập tin sổ và báo cáo liên quan

- Hỗ trợ cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, chính xác, kịp thời, theo nhiều tiêu thức khác nhau thông qua BCTC và báo cáo quản trị

- Dữ liệu, thông tin kế toán được chia sẻ nhanh chóng, dễ dàng

Từ đó, công việc kế toán trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn

1.2 Hệ thống KSNB theo khuôn mẫu COSO

1.2.1 Giới thiệu khuôn mẫu COSO làm cơ sở lý luận chủ yếu của đề tài

Ủy ban COSO được thành lập năm 1985 dưới sự bảo trợ của năm tổ chức nghề nghiệp, bao gồm:

- Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA)

- Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (American Accounting Association-AAA)

- Hiệp hội Quản trị viên tài chính (the Financial Excecutives Institute- FEI)

- Hiệp hội Kế toán viên quản trị (Institute of Management Accountants – IMA)

- Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (the Institute of Internal Auditors- IIA)

Sau một thời gian làm việc, năm 1992 COSO phát hành báo cáo, là tài liệu đầu tiên trên thế giới đưa ra Khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có

hệ thống Sau đó, hàng loạt các nghiên cứu phát triển về KSNB trong nhiều lĩnh vực khác nhau đã ra đời: COSO 2004 – Khuôn mẫu quản trị rủi ro DN (ERM), COSO 2006 – Kiểm soát nội bộ BCTC cho các DN nhỏ, COSO 2009 – Hướng dẫn giám sát hệ thống KSNB, COSO 2013,…Liên quan đến đề tài, cơ sở lý luận chủ yếu đề tài dựa vào báo cáo COSO 2013:

Báo cáo COSO 2006: Kiểm soát nội bộ đối với BCTC – Hướng dẫn cho

các công ty nhỏ gọi tắt là COSO Guidance 2006) Hướng dẫn này dựa trên trên

nền tảng của báo cáo COSO 1992 và giải thích về cách áp dụng KSNB trong các công ty quy mô nhỏ Báo cáo gồm 3 phần: trả lời các câu hỏi thảo luận, hướng dẫn

áp dụng các nguyên tắc KSNB đối với BCTC, các nguyên tắc và tiêu chí đánh giá KSNB đối với mục tiêu BCTC tương ứng với từng thành phần của hệ thống KSNB

Báo cáo COSO 2013: Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất (Internal

Control – Intergated Framework) Cập nhật những vấn đề mới về KSNB so với báo cáo năm 1992 Ngoài những nội dung không thay đổi như: khái niệm KSNB,

hệ thống các tiêu chuẩn đánh giá hệ thống KSNB, báo cáo COSO 2013 hướng dẫn

về quản trị rủi ro và biện pháp làm giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của tổ chức

1.2.2 Khái niệm về KSNB

Theo COSO 2013, KSNB là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động;

sự tin cậy của BCTC; sự tuân thủ pháp luật và các quy định

Trong định nghĩa nói trên, đảm bảo thông tin trên BCTC đáng tin cậy là một mục tiêu quan trọng của việc thiết lập hệ thống KSNB trong DN COSO 2013 nhấn mạnh KSNB là một quá trình, điều này có nghĩa là nó không phải là một tình huống hay một hoạt động đơn lẻ mà là một chuỗi các hoạt động, hiện diện ở mọi

bộ phận trong đơn vị và kết hợp thành một thể thống nhất giúp đơn vị kiểm soát các hoạt động của mình KSNB hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng như một phần

cơ bản trong hoạt động của DN chứ không phải là một sự bổ sung cho các hoạt động của DN Quá trình kiểm soát là một phương tiện giúp DN đạt được mục tiêu Trong quá trình này, con người đóng vai trò chủ đạo trong việc thiết lập, duy trì và đảm bảo hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu và hiệu quả Tuy nhiên, KSNB được thiết lập, duy trì chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý thực hiện được các mục tiêu kiểm soát chứ không đảm bảo tuyệt đối Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng của KSNB được đề cập ở phần 1.4.2 Và các mục tiêu kiểm soát mà

DN muốn đạt được có thể chia làm ba nhóm:

Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của

việc sử dụng các nguồn lực

Nhóm mục tiêu về BCTC: nhấn mạnh đến tính trung thực và tính đáng tin

cậy của BCTC mà đơn vị cung cấp Bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ hiện hành

Nhóm mục tiêu về tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và quy

định Đơn vị phải tuân thủ các luật lệ và quy định

- Các hoạt động kiểm soát

- Thông tin và truyền thông

- Giám sát

1.2.3.1 Môi trường kiểm soát

“Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ

thống kiểm soát nội bộ” (Kiểm soát nội bộ, 2012, trang 56)

Môi trường kiểm soát là tiếng nói của một tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của con người, là nền tảng cho tất cả các thành phần khác của hệ thống Yếu kém từ “tiếng nói từ cấp trên” (tone at the top) có liên quan đến hầu hết các thất bại về tài chính trong thập kỷ qua

Tầm quan trọng đáng kể của môi trường kiểm soát là rõ ràng trong COSO

2013 Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng lan rộng đến đánh giá rủi ro, thiết lập các mục tiêu, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và các hoạt động giám sát Môi trường kiểm soát hữu hiệu hay không phụ thuộc vào Hội đồng quản trị và ban quản lý - người thiết lập tiếng nói một tổ chức thông qua các chính sách, hành vi và quản trị hiệu quả Nếu tiếng nói được thiết lập bởi quản lý đối với việc đảm bảo thông tin BCTC tin cậy là lỏng lẻo, gian lận BCTC có nhiều khả năng xảy ra Các nhân tố của môi trường kiểm soát liên quan đến mục tiêu BCTC bao gồm:

a Tính trung thực và các giá trị đạo đức

Các chính sách, các quy định về tính trung thực và giá trị đạo đức thể hiện điều mà nhà quản lý mong muốn Chẳng hạn, nhà quản lý đưa ra chính sách yêu cầu nhân viên chú trọng đến việc đảm bảo thông tin BCTC đáng tin cậy, đảm bảo lợi ích của người sử dụng thông tin Nếu sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm ảnh hưởng đến các mục tiêu của DN, trong đó có mục tiêu liên quan BCTC sẽ được hạn chế Nhà quản lý cao cấp, trước hết là Giám đốc điều hành, đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa tổ chức và thiết lập nền tảng đạo đức cho tổ chức đó

b Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán

Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán có vai trò quan trọng trong việc thiết lập hệ thống KSNB đảm bảo BCTC đáng tin cậy, thực hiện giám sát và đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống đối với việc lập và trình bày BCTC Tính hữu hiệu của nhân tố này phụ thuộc vào sự độc lập của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán với Ban điều hành, kinh nghiệm và vị trí của các thành viên trong Hội đồng quản trị, mức độ tham gia, mức độ giám sát và các hành động của Hội đồng quản trị đối với hoạt động công ty Ngoài ra, nó còn phụ thuộc vào việc liệu Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán có thể hiện hết vai trò của mình trong việc đánh giá rủi ro ảnh hưởng đến độ tin cậy của BCTC cũng tính hữu hiệu của KSNB đối với việc lập và trình bày BCTC

c Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản trị

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm, nhận thức của nhà quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị Do đó, triết lý quản lý và phong cách điều hành tác động đến cách thức DN được điều hành Thí dụ, một quan điểm không đúng đắn của Giám đốc khi báo cáo

về lợi nhuận có thể làm mất đi tính trung thực và hợp lý của BCTC Ngược lại, triết lý quản lý của nhà quản trị là chú trọng uy tín, đạo đức trong kinh doanh, quan tâm đến lợi ích của nhà đầu tư, thì sẽ có những chính sách nhấn mạnh yêu cầu đảm bảo thông tin trên BCTC đáng tin cậy Sự khác biệt về triết ký quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát và tác động đến

độ tin cậy của thông tin BCTC

d Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó các

hoạt động của DN được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát Một cơ cấu tổ chức tốt được thể hiện thông qua sự thể hiện cụ thể, rõ ràng và đầy đủ các chức năng, quyền hạn, nghĩa vụ của từng bộ phận trong tổ chức Để hỗ trợ hữu hiệu cho mục tiêu đảm bảo thông tin BCTC đáng tin cậy thì cơ cấu tổ chức phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh, xác định rõ chức năng, quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu từng cấp, từng phòng ban, xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp

sẽ đảm bảo các thủ tục kiểm soát hữu hiệu Nó tạo điều kiện cho việc thiết lập các kênh thông tin liên lạc về việc báo cáo các vấn đề ảnh hưởng đến mục tiêu BCTC một cách hiệu quả

e Cam kết về năng lực

Năng lực phản ánh kiến thức và kỹ năng cần thiết của nhân viên để hoàn thành nhiệm vụ Năng lực yếu kém của nhân viên kế toán có thể dẫn đến những sai lệch trọng yếu trên BCTC Để đảm bảo thông tin trên BCTC tin cậy, kiến thức

và kỹ năng của nhân viên kế toán là vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy Nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực liên quan đến việc lập BCTC của nhân viên và cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về

kiến thức và kỹ năng khi tuyển dụng

f Phân định quyền hạn và trách nhiệm

Phân định quyền hạn và trách nhiệm là xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách

nhiệm báo cáo với các cấp có liên quan Đối với mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy, nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động lập và trình bày BCTC, giúp cho mỗi thành viên hiểu rõ họ có nhiệm vụ cụ thể gì và vai trò của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu Khi mô tả công việc, đơn vị cần thể chế hóa thành văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên

g Chính sách nhân sự

Để đạt được mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy, chính sách nhân sự phải được thiết lập hỗ trợ hữu hiệu cho mục tiêu này Cụ thể là, DN mong muốn đội ngũ nhân viên đủ năng lực, trung thực để đảm bảo thông tin trên BCTC đáng tin cậy thì tiêu chuẩn tuyển dụng sẽ nhấn mạnh các yêu cầu về năng lực chuyên môn, đạo đức, kinh nghiệm công việc, … Cách thức tuyển dụng nhân viên đảm bảo hỗ trợ DN lựa chọn được những ứng viên ưu tú nhất về năng lực và phẩm chất DN nên chú trọng việc đào tạo, hỗ trợ nhân viên nâng cao năng lực và kỹ năng cần thiết Bên cạnh đó, DN tổ chức đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên

Theo hướng dẫn của COSO 2013, các nguyên tắc chính để đánh giá tính hữu hiệu của môi trường kiểm soát đối với mục tiêu BCTC đáng tin cậy được mô

tả trong bảng 1.1

Bảng 1.1: Nguyên tắc kiểm soát nội bộ - Môi trường kiểm soát

1 Tính trung thực và giá trị đạo đức giá trị - Nhà quản lý hàng đầu hiểu biết và

thiết lập các tiêu chuẩn ứng xử phục vụ cho mục tiêu BCTC đáng tin cậy

2 Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán - Hội đồng quản trị hiểu và thi hành

trách nhiệm giám sát liên quan đến báo cáo tài chính và kiểm soát nội bộ liên quan

3 Triết lý quản lý và phong cách điều hành – Triết lý quản trị và phong cách

điều hành có hỗ trợ để đạt được kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với BCTC hay không?

4 Cơ cấu tổ chức – Cơ cấu tổ chức của công ty có hỗ trợ kiểm soát nội bộ hữu

hiệu trên BCTC hay không?

5 Cam kết về năng lực đảm bảo BCTC đáng tin cậy – công ty có thuê nhân viên

có năng lực đảm bảo BCTC đáng tin cậy và có vai trò giám sát liên quan

6 Quyền hạn và trách nhiệm – Nhà quản lý và nhân viên có được phân công về

quyền hạn và trách nhiệm thích hợp để tạo điều kiện KSNB hiệu quả trên BCTC hay không?

7 Chính sách nhân sự – Chính sách nhân sự và việc thực thi có được thiết kế và

thực hiện để tạo điều kiện cho KSNB BCTC hiệu quả hay không?

Nguồn: COSO 2013, trang 9-12, tổng hợp bởi tác giả 1.2.3.2 Đánh giá rủi ro

Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt các rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài Nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu đảm nảo BCTC đáng tin cậy COSO (2013: 33-38) nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thiết lập các mục tiêu và xem đó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro Các mục tiêu liên quan đến BCTC trong các đơn vị là lập chính xác, phù hợp, kịp thời và đáng tin cậy thông tin tài chính để chứng minh và giải trình trách nhiệm, đáp ứng yêu cầu báo cáo theo luật định, hạch toán cho các bên liên quan biết về hoạt động tài chính của mình và để hỗ trợ việc ra quyết định (CIPFA 2002:24)

Cụm từ “trung thực và đáng tin cậy” được dùng trong mục tiêu BCTC bao gồm việc trình bày hợp lý, tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi hay các quy định khác có liên quan Sự trình bày hợp lý được định nghĩa là: những nguyên tắc kế toán được chọn và áp dụng được chấp nhận rộng rãi; BCTC cung cấp thông tin về những vấn đề trọng yếu; thông tin trình bày một cách logic,

rõ ràng và dễ hiểu Những rủi ro liên quan phải được lường trước như: sai sót, gian lận của nhân viên, lạm quyền của nhà quản lý, hoặc rủi ro bị đánh cắp, phá hoại dữ liệu của đối tượng bên ngoài đơn vị, việc ứng dụng phần mềm kế toán trong việc

xử lý kế toán và lập BCTC

Theo hướng dẫn của COSO 2013, khi đánh giá thành phần đánh giá rủi ro, các nguyên tắc cơ bản áp dụng được mô tả trong bảng 1.2

Bảng 1.2: Nguyên tắc kiểm soát nội bộ – Đánh giá rủi ro

Các nguyên tắc – Đánh giá rủi ro

Tầm quan trọng các mục tiêu của báo cáo tài chính - nhà quản lý quy định cụ

thể đầy đủ và rõ ràng các mục tiêu đối với BCTC cho phép việc xác định các rủi

ro đối với tính tin cậy của BCTC

Rủi ro BCTC – Công ty xác định và phân tích rủi ro để đạt được mục tiêu

BCTC là cơ sở để xác định cách để kiểm soát rủi ro

Rủi ro về gian lận – Tiềm tàng những sai sót trọng yếu do gian lận có được xem

xét kỹ lưỡng khi đánh giá những rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu BCTC

Nguồn: COSO 2013: trang 13-14, tổng hợp bởi tác giả

1.2.3.3 Các hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục giúp mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy của DN được thực hiện Chúng bao gồm một loạt các hoạt động đa dạng như xét duyệt, ủy quyền, xác minh, đối chiếu, xem xét kết quả hoạt động, an toàn tài sản và phân công nhiệm vụ Việc lập BCTC cuối kỳ bao gồm các hoạt động sau đây, mà các kiểm soát thích hợp nên được áp dụng (AICPA 2006:33)

- Các thủ tục được sử dụng để tổng hợp các nghiệp vụ vào trong sổ cái;

- Các thủ tục được sử dụng để ký duyệt, ủy quyền, ghi chép và quá trình chuyển các bút toán nhật ký vào trong sổ cái;

- Thủ tục soạn thảo BCTC và thông tin thuyết minh liên quan

Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau mà một tổ chức có thể thiết kế

và áp dụng như kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát bù đắp hay kiểm soát thủ công, kiểm soát trong môi trường máy tính và kiểm soát quản lý

Trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán, các hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát dữ liệu đưa vào hệ thống, kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và thông tin kết xuất ở đầu ra Các hoạt động kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng cần thiết được thiết kế, áp dụng và tích hợp trên phần mềm để hỗ trợ hữu hiệu đảm bảo BCTC được lập và trình bày đáng tin cậy

Theo COSO 2013, các nguyên tắc chính đánh giá tính hữu hiệu của thành phần hoạt động kiểm soát được trình bày dưới bảng 1.3

Bảng 1.3: Nguyên tắc kiểm soát nội bộ –Hoạt động kiểm soát

1 Tương quan với đánh giá rủi ro – Có các hành động được thực hiện để

giải quyết các rủi ro, hỗ trợ đạt được mục tiêu BCTC đáng tin cậy

2 Lựa chọn và áp dụng các hoạt động kiểm soát – Các hoạt động kiểm

soát được lựa chọn và áp dụng có xem xét chi phí và hiệu quả của chúng trong việc giảm thiểu các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu BCTC

3 Chính sách và thủ tục – Chính sách liên quan đến BCTC đáng tin cậy

được thiết lập và truyền đạt toàn công ty, với thủ tục tương ứng để đạt

được kết quả định trước

4 Kiểm soát công nghệ thông tin – Các thủ tục kiểm soát liên quan việc

ứng dụng phần mềm kế toán có được thiết kế và thực hiện hỗ trợ để đạt được các mục tiêu BCTC đáng tin cậy hay không?

Nguồn: COSO 2013, trang 15-18, tổng hợp bởi tác giả

1.2.3.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin liên quan đến tính tin cậy của BCTC phải được xác định, thu thập cung cấp cho những người có nhu cầu sử dụng dưới hình thức và thời điểm phù hợp Thông tin và truyền thông hữu hiệu hỗ trợ người sử dụng tiếp cận thông tin kịp thời, làm cơ sở đưa ra các quyết định liên quan Nhận thức được tầm quan trọng của thông tin và truyền thông, COSO 2013 đã xem nó như là một thành phần kiểm soát riêng biệt

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao tính hữu hiệu của kiểm soát trong đơn vị Truyền thông là

sự chuyển giao, truyền đạt và cung cấp thông tin Truyền thông sử dụng các hình thức như các văn bản quy định, các tài liệu kế toán, các bảng ghi nhớ,…hay cũng

có thể là các lệnh miệng, các hành vi của các nhà quản lý

Các nguyên tắc đánh giá tính hữu hiệu của thành phần này theo hướng dẫn của COSO 2013 được trình bày ở bảng 1.4

Bảng 1.4: Nguyên tắc kiểm soát nội bộ – Thông tin và truyền thông

Các nguyên tắc – Thông tin và truyền thông

1 Thông tin Báo cáo tài chính - thông tin cần thiết được xác định, được thu

thập, được sử dụng ở tất cả các cấp của công ty, và được công bố dưới một hình thức và thời điểm hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu BCTC

2 Thông tin kiểm soát nội bộ - Thông tin cần thiết để tạo thuận lợi cho hoạt

động của các thành phần kiểm soát khác được xác định, thu thập, sử dụng và

công bố trong một hình thức và thời gian hỗ trợ nhân viên thực hiện trách nhiệm KSNB của họ

3 Truyền thông nội bộ - Việc truyền thông hỗ trợ việc hiểu biết và thực hiện

mục tiêu KSNB, các quy trình, và trách nhiệm cá nhân

4 Truyền thông bên ngoài - Các vấn đề ảnh hưởng đến mục tiêu BCTC đáng

tin cậy được truyền thông với bên ngoài

Nguồn: COSO 2013, trang 19-21, tổng hợp bởi tác giả 1.2.3.5 Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian, nó cho phép nhà quản lý xác định liệu có các thành phần của hệ thống KSNB đối với mục tiêu BCTC đáng tin cậy hay nên được duy trì không, nội dung nào cần điều chỉnh lại cho phù hợp Qua giám sát, các khiếm khuyết của hệ thống KSNB

cần được báo cáo lên nhà quản lý cấp trên và Hội đồng quản trị

Các nguyên tắc đánh giá tính hữu hiệu của hoạt động giám sát theo hướng dẫn của COSO 2013 được tổng hợp trong bảng 1.5

Bảng1.5: Nguyên tắc kiểm soát nội bộ - Giám Sát

Giám sát thường xuyên và định kỳ - cho phép nhà quản lý xác định xem các

thành phần của KSNB đối với mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy có nên tiếp tục duy trì

Báo cáo thiếu hụt - KSNB thiếu hụt được xác định và thông báo kịp thời để các

bên chịu trách nhiệm để có hành động khắc phục, và thông báo đến ban quản lý và hội đồng quản trị một cách thích hợp

Nguồn: COSO 2013, trang 22-23, tổng hợp bởi tác giả 1.3 Mối quan hệ giữa mục tiêu tổ chức và hệ thống kiểm soát nội bộ

Năm bộ phận cấu thành hệ thống KSNB được trình bày ở trên có quan hệ chặc chẽ với nhau Nhà quản lý cần đánh giá các rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục đảm bảo thông tin BCTC đáng tin cậy Từ đó đề xuất hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo rằng các rủi ro đã lường trước Đồng thời, các thông tin cần thiết

hỗ trợ lập BCTC phải được thu thập đầy đủ và quá trình trao đổi thông tin phải diễn ra thông suốt trong toàn bộ tổ chức Hoạt động giám sát giúp nhà quản lý để điều chỉnh lại hệ thống KSNB đảm bảo hỗ trợ hữu hiệu mục tiêu liên quan đến

BCTC Để đạt được mục tiêu BCTC đáng tin cậy thì cả năm thành phần của KSNB phải được thiết lập hỗ trợ hữu hiệu cho mục tiêu này

Mối liên hệ giữa mục tiêu kiểm soát của DN và hệ thống KSNB được thể hiện trong hình 1.1

Hình 1.1 Các thành phần của hệ thống KSNB

Nguồn: Giáo trình Kiểm soát nội bộ, 2012, trang 60

1.4 Lợi ích và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.4.1 Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong các hoạt động hiện tại của DN nói chung, tầm quan trọng của KSNB

có thể được chia như sau (Rittenberg et al 2005:146)

Phát hiện sai sót và gian lận: thông qua cơ cấu tăng cường KSNB, trong

đó bao gồm việc xây dựng và cải thiện môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và chương trình kiểm soát, khả năng sai sót và gian lận ảnh hưởng đến việc lập và trình bày BCTC đáng tin cậy có thể được giảm đến mức tối thiểu

Giảm hành vi bất hợp pháp: nếu một hành vi thiếu thận trọng có thể dẫn

đến kết quả thông tin trên BCTC thiếu trung thực và vi phạm pháp luật Việc thành lập và duy trì KSNB đối với việc lập và trình bày BCTC giúp giảm thiểu những hành vi bất hợp pháp

Nâng cao khả năng cạnh tranh của các tổ chức kinh doanh Trong thị

trường cạnh tranh cao, một hệ thống KSNB được quản lý tốt sẽ bảo vệ các thực thể kinh doanh khỏi thất bại KSNB giúp cải thiện sự hiểu biết của người lao động , thông qua các chính sách, thủ tục kiểm soát, nhân viên có xu hướng thực hiện

chính xác hơn các chính sách và chủ trương của công ty, ý thức hơn vai trò, trách nhiệm của mình đối với việc đảm bảo thông tin BCTC đáng tin cậy Do đó hiệu quả hoạt động sẽ được cải thiện toàn diện

Nâng cao chất lượng của dữ liệu Quy trình KSNB vững mạnh sẽ dẫn đến

hoạt động hiệu quả hơn và nâng cao chất lượng của dữ liệu, thông tin kế toán – cơ

sở đáng tin cậy để nhà quản lý, giám đốc và cổ đông có thể dựa trên đó để đưa ra quyết định hữu hiệu và hiệu quả

Giảm phí kiểm toán Hệ thống KSNB hữu hiệu cho phép kiểm toán viên

dựa vào nó và bằng cách này làm giảm thời gian kiểm toán cũng như công sức, chi phí có thể được giảm Nhiều công ty chủ yếu dựa trên hệ thống kiểm soát bên ngoài Jensen (Jensen 2003:54) đã chỉ ra rằng cơ chế kiểm soát bên ngoài như kiểm toán độc lập được thiết kế chủ yếu để nâng cao độ tin cậy của BCTC một cách trực tiếp hoặc gián tiếp bằng cách tăng trách nhiệm giải trình của đơn vị cung cấp thông tin (Jensen 2003:54) Ngược lại, như đã được định nghĩa ở phần trước, KSNB có mục đích rộng hơn nhiều và không thể được thay thế bằng kiểm toán độc lập

1.4.2 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

COSO 2013 xác định những hạn chế cố hữu, sau đó giải thích tại sao KSNB được thiết kế, vận hành chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý liên quan đến các mục tiêu kiểm soát của một thực thể, trong đó có mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy (Boynton et al.2001: 327)

Thứ nhất, những sai lầm trong phán đoán của quản lý và các nhân viên

trong việc đưa ra quyết định hoặc thực hiện nhiệm vụ vì thiếu thông tin, hạn chế thời gian, Hậu quả là, thông tin được thu thập, ghi chép và phản ánh bị sai lệch

và không đáng tin cậy

Thứ hai, sai sót của nhân viên kế toán trong quá trình thực hiện công việc

do hiểu sai những hướng dẫn hoặc lỗi do bất cẩn, mất tập trung, hoặc mệt mỏi

Thứ ba, sự thông đồng của các nhân viên kế toán nhằm chiếm đoạt tài sản

của công ty rồi điều chỉnh số liệu trên sổ sách che dấu hành vi của mình Sự thông đồng của nhân viên công ty với khách hàng hoặc nhà cung cấp,…mà sự thông đồng này khó bị phát hiện và ngăn chặn bằng KSNB

Thứ tư, nhà quản lý lạm quyền Thí dụ như khai khống lợi nhuận báo cáo

để được đánh giá cao, tăng tiền thưởng, được đề bạt,…

Thứ năm, nguyên tắc cân đối chi phí so với lợi ích: muốn đạt được mục tiêu

đảm bảo BCTC đáng tin cậy, nhà quản lý phải đối mặt với chi phí thiết kế, vận hành và duy trì một hệ thống Nếu như chi phí vượt quá lợi ích mong muốn, nhiều nhà quản lý quyết định chấp nhận rủi ro thay vì tổ chức hệ thống KSNB

1.5 Tác động của việc ứng dụng phần mềm kế toán đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong DN

Đặc điểm công tác kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán

tác động đến tính hữu hiệu của KSNB

Đặc điểm và ghi nhận và hạch toán ban đầu: trong môi trường máy tính

việc ghi nhận và hạch toán ban đầu có thể thực hiện sử dụng chứng từ bằng giấy hoặc chứng từ được in ra từ phần mềm hoặc có trường hợp nghiệp vụ được cập nhật tự động như: phân bổ chi phí, hạch toán khấu hao tài sản cố định, kết chuyển kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Trường hợp DN sử dụng chứng từ điện tử, việc ghi chép và hạch toán ban đầu hoàn toàn không thực hiện trên giấy tờ mà thực hiện thông qua quá trình nhập liệu và hệ thống chuyển giao dữ liệu điện tử Việc xét duyệt thông qua việc nhập các mật mã (hay chữ ký điện tử)

Đặc điểm về quá trình xử lý dữ liệu kế toán: quá trình xử lý của phần mềm

kế toán ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin kế toán Đặc điểm quá trình xử

lý kế toán trong môi trường máy tính như sau:

Các đấu vết nghiệp vụ không được quan sát bằng mắt Khác với môi

trường thủ công mọi quá trình xử lý hay ghi chép đều để lại dấu vết rất thuận lợi cho việc kiểm tra, soát xét Trong môi trường máy tính, các dữ liệu được chuyển thành dạng dữ liệu chỉ có máy đọc được; việc xử lý nghiệp vụ tự động với tốc độ rất nhanh nên các dấu viết xử lý nghiệp vụ chỉ tồn tại trong một thời gian rất ngắn

Dữ liệu được cập nhật một lần ảnh hưởng đến nhiều tập tin Trong điều

kiện tin học hóa công tác kế toán, nghiệp vụ phát sinh chỉ cần nhập vào máy một lần là tất cả các tập tin liên quan tới nghiệp vụ sẽ được cập nhật Rủi ro là nếu việc nhập dữ liệu sai hoặc chương trình xử lý sai sẽ dẫn đến sai toàn bộ các tập tin liên

quan Do đó đòi hỏi nhà quản lý khi thiết lập hệ thống KSNB phải quan tâm đánh giá các rủi ro liên quan và thiết lập các kiểm soát tương ứng

1.6 Tính hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với BCTC trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán

Hệ thống KSNB của các tổ chức khác nhau được vận hành với các mức độ hữu hiệu khác nhau Tương tự như thế, một hệ thống KSNB cụ thể của một tổ chức cũng sẽ vận hành với mức độ hữu hiệu khác nhau ở những thời điểm khác nhau Báo cáo COSO 2013 cho rằng, KSNB hữu hiệu (xét ở một thời điểm nhất định) nếu thực hiện được đảm bảo hợp lý đạt được mục tiêu BCTC được lập và trình bày một cách đáng tin cậy

Có thể thấy, sự hiện hữu của năm thành phần của hệ thống KSNB đối với mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy cũng chính là tiêu chí để đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống đối với mục tiêu này Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, khi cho rằng năm tiêu chí trên cần được thỏa mãn khi đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB thì điều này cũng không có nghĩa là mỗi bộ phận hợp thành của hệ thống KSNB phải hoạt động y hệt nhau hoặc cùng mức độ ở các bộ phận khác nhau Lý do được nêu ra trong Báo cáo COSO 2013 như sau:

Thứ nhất, có sự bù trừ tự nhiên giữa thành phần của hệ thống KSNB KSNB phục vụ cho nhiều mục tiêu vì vậy kiểm soát hữu hiệu ở bộ phận này có thể phục vụ cho mục tiêu kiểm soát ở bộ phận kia

Thứ hai, để đối phó với một rủi ro cụ thể, nhà quản lý có thể đề ra nhiều mức độ kiểm soát khác nhau ở các bộ phận khác nhau Các mức độ này sẽ giúp cho năm tiêu chí trên được thõa mãn mà không nhất thiết phải đồng nhất về mức

độ hoạt động của các bộ phận

Trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán, hệ thống KSNB hữu hiệu khi các tiêu chí trên được đảm bảo trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán Đảm bảo khi thiết lập hệ thống kiểm soát, những rủi ro trong môi trường này được đánh giá và các thủ tục kiểm soát cần thiết được thiết lập một cách đầy đủ đảm thông tin trên BCTC được tạo lập bởi phần mềm đáng tin cậy

1.7 Đánh giá mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB đối với mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán

Đánh giá mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB là đánh giá mức độ hiện hữu của năm thành phần KSNB, mức độ đáp ứng mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán Thông thường, việc đánh giá thực hiện dưới dạng định tính Tuy nhiên, để thuận lợi cho việc so sánh với các đơn vị khác và đưa ra đánh giá toàn diện, đánh giá định lượng là cần thiết

Báo cáo COSO 2013 hướng dẫn các nguyên tắc đánh giá tính hữu hiệu của

hệ thống KSNB đối với mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy Các nguyên tắc này được trình bày ở phần 1.2.3 Đánh giá định lượng cần được thiết kế để đo lường mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB (Perry và cộng sự 2005: 52) Một số mô hình để đánh giá định lượng KSNB trong các tài liệu học thuật và lý thuyết khoa học, các phương pháp đã được phát triển khá gần đây

(1) Mô hình đánh giá định lượng của Perry và Warner

Perry và Warner (Ibid: 52-55) đã đề xuất mô hình năm bước đánh giá định lượng mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB, được mô tả ở hình 1.2 Khía cạnh quan trọng nhất trong khuôn khổ này là việc cho điểm các mục tiêu kiểm soát dựa Việc

sử dụng khuôn khổ thích hợp giúp đánh giá toàn diện và có cấu trúc mà các khía cạnh quan trọng của KSNB Người thực hiện đánh giá sẽ cho điểm cho từng mục tiêu kiểm soát và tiếp tục quá trình này cho đến khi họ đã cho điểm được tất cả các mục tiêu kiểm soát và tích lũy điểm định lượng cho tổng thể KSNB

Hình 1.2: Mô hình năm bước đánh giá định lượng kiểm soát nội bộ

Nguồn: Perry và cộng sự 2005: 52-55, biên dịch bởi tác giả

Lựa chọn một khuôn mẫu kiểm soát thích hợp

(COSO, CoCo, SAC,…

Lập tài liệu các kiểm soát dựa vào mô hình đã chọn (Phương pháp tiếp cận, Triển khai, Đánh giá hiệu quả của phương pháp)

Xây dựng một quy trình chấm điểm định lượng Lập một nhóm thực hiện việc đánh giá Cho điểm hệ thống KSNB đã ứng dụng

Có hai yếu tố chính của việc cho điểm định lượng: thiết lập điểm số tối đa, xác định đặc điểm tính hữu hiệu tương ứng từng điểm số COSO 2013 cung cấp cái nhìn sâu sắc tầm quan trọng của năm thành phần KSNB trong mối quan hệ với nhau, nhấn mạnh tầm quan trọng của môi trường kiểm soát và giám sát

(2) Mô hình đánh giá các mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB của COBIT

Mô hình COBIT mô tả các mức độ khác nhau về tính hữu hiệu của hệ thống KSNB Các mức độ có thể sắp xếp từ "sơ khai"- mức thấp nhất đến "tối ưu hóa"- mức cao nhất Đặc điểm của từng mức độ được mô tả trong bảng 1.6

Bảng 1.6: Các mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB theo COBIT

Giám sát

1 Sơ khai

Rất hạn chế

Nhận thức cơ bản

Không có giá trị

Không có quy trình cụ thể, rời rạc

Hiểu biết về KSNB nhưng không truyền thông rộng rãi toàn đơn vị

Các hoạt động kiểm soát không gắn với hoạt động kinh doanh

và nhất quán

Truyền thông chính thức và

có qua tập huấn

Kiểm soát tích hợp vào các hoạt động

Có quy trình kiểm soát chính thức, được chuẩn hóa

và nhất quán

Đào tạo toàn diện về các vấn

đề liên quan đến kiểm soát

quy trình kiểm soát coi là một phần của chiến lược

Có quy trình kiểm soát chính thức, được chuẩn hóa

Giám sát định

kỳ

5 Tối ưu

hóa

Tài liệu toàn diện

và nhất quán

Đào tạo toàn diện về các vấn

đề liên quan đến kiểm soát

cam kết cải tiến liên tục

Có quy trình kiểm soát chính thức, được chuẩn hóa

Giám sát liên tục

Nguồn: Ramos 2004: 75

Mô hình đánh giá mức độ hữu hiệu BCTC của COBIT bỏ sót các khía cạnh mức độ tiếp cận hệ thống và hành động khi có các vấn đề phát sinh Đồng thời, mô hình này không đầy đủ so với khuôn mẫu KSNB COSO vì môi trường kiểm soát

và đánh giá rủi ro không được xem xét Ngoài ra, khó khăn trong các DN nhỏ và vừa là tài liệu KSNB còn hạn chế, thủ tục kiểm soát chưa chính thức, trong khi nhận thức, truyền thông và hoạt động giám sát có thể ở mức cao

(3) Mô hình đánh giá định lượng mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB của Viện KSNB Mỹ: Viện kiểm soát nội bộ ở Mỹ phân ra 6 mức độ hữu hiệu của các

thành phần KSNB Việc phân loại được mô tả trong bảng 1.7

Bảng 1.7: Các mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB của Viện KSNB Mỹ

Mức độ Mô tả việc đánh giá

1 Kiểm soát phản ứng Không có cách tiếp cận một cách hệ thống về KSNB, có

ít hoặc không có hiểu biết về cách thức kiểm soát thực hiện Khi có vấn đề phát sinh, có thể hoặc không có hành động khắc phục; việc khắc phục mang tính phản ứng bị động hơn là giải quyết nhất quán

2 Bước đầu có cách tiếp

cận một cách có hệ

thống

Nhận thức và tiếp cận về KSNB có nhưng chưa phát triển đầy đủ, hoặc triển khai chưa nhất quán mà riêng lẻ từng bộ phận

4 Tiếp cận hữu hiệu, phát

triển đầy đủ và đạt được

kết quả tích cực

Mặc dù kiểm soát hữu hiệu, chứng chưa được tích hợp

và liên kết với nhiệm vụ chung của tổ chức Mỗi bộ phận nỗ lực để tối ưu hóa việc kiểm soát của bộ phận mình mà chưa quan tâm tối ưu hóa chúng cho toàn bộ tổ chức

5 Hệ thống KSNB tích

hợp

Việc tiếp cận KSNB được triển khai không có lỗ hỏng đáng kể, có hệ thống đánh giá và cải tiến liên tục Các

cá nhân ở từng bộ phận bắt đầu tích hợp hệ thống của

họ hướng đến hoàn thiện tổ chức

6 Hệ thống KSNB đẳng

cấp

Cách tiếp cận được phát triển đầy đủ, không có yếu kém

Nguồn: Perry, Warner 2005: 54