Hoàn thiện công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh bạc liêu

TR NHăH UăL C PH NăM MăK ăTOÁNăT IăCÁCăDOANHăNGHI Pă TRểNă AăBÀNăT NHăB CăLIểU Chuyên ngành : K ătoánăậ Ki mătoán... 7 1.1.ăNh ngăv năđ ăchungăv ăh ăth ngăk ătoánăDoanhănghi p: .... 1

TR NHăH UăL C

PH NăM MăK ăTOÁN T IăCÁCăDOANHăNGHI P

LU NăV NăTH CăS ăKINHăT ă

TP H Chí Minh, tháng 09/2014

TR NHăH UăL C

PH NăM MăK ăTOÁNăT IăCÁCăDOANHăNGHI Pă

TRểNă AăBÀNăT NHăB CăLIểU

Chuyên ngành : K ătoánăậ Ki mătoán

- Tác gi xin hoàn toàn ch u trách nhi m v i l i cam đoan này

Tácăgi ălu năv n

Tr nhăH uăL c

M CăL C

TRANGăBỊAăPH

L IăCAMă OAN

M CăL C

DANHăM CăCÁCăT ăVI TăT T

DANHăM CăB NG, BI Uă ,ăS ă , HÌNH

M ă U 1

CH NGă1:ăNH NGăV Nă ăCHUNGăV ăK ăTOÁNăVÀăH ăTH NGă THÔNG TI NăK ăTOÁNăDOANHăNGHI P 7

1.1.ăNh ngăv năđ ăchungăv ăh ăth ngăk ătoánăDoanhănghi p: 7

1.1.1 Các quan đi m v k toán: 7

1.1.2 B n ch t, vai trò c a k toán: 9

1.1.3 Yêu c u t ch c h th ng ch ng t , s sách và báo cáo k toán: 11

1.2.ăNh ngăv năđ ăchungăv ăh ăth ngăthôngătinăk ătoánăDoanhăNghi p: 12

1.2.1 Khái ni m v h th ng thông tin k toán: 12

1.2.2 C u trúc h th ng thông tin k toán: 13

1.2.3 Các y u t chi ph i h th ng thông tin k toán: 20

1.3.ăT ăch căh ăth ngăthôngătinăk ătoánătrongăDoanhănghi p: 22

1.3.1 Công tác t ch c h th ng thông tin k toán: 22

1.3.2 T ch c nhân s : 25

1.3.3 Công tác t ch c s d ng ph n m m k toán: 26

K TăLU NăCH NGă1 29

CH NGă2:ăTH CăTR NGăCỌNGăTÁCăT ăCH CăS ăD NGăPH Nă M MăK ăTOÁNăT IăCÁCăDOANHăNGHI PăTRểNă AăBÀNăT NHăB Că LIÊU 31

2.1.ăT ngăquanăv ăcácăDoanhănghi pătrên đ aăbƠnăT nhăB căLiêu: 31

2.1.1 Tình hình phát tri n: 31

2.1.2 S l c v n đ tin h c hóa công tác k toán t i các doanh nghi p: 34

2.2.ăM tăs ăquyăđ nhăc aăphápălu tăv ăvi că ngăd ngăcôngăngh ăthôngătinăvƠoă côngătácăk ătoánăt iăVi tăNam: 35

2.3.ăT ngăquanăv ăcácăph năm măk ătoánăđangăđ căs ăd ngăt iăVi tăNam: 37

2.4.ăTh cătr ngăcôngătácăt ăch căs ăd ngăph năm măk ătoánăt iăcácăDoanhă nghi pătrênăđ aăbƠnăt nhăB căLiêu: 40

2.4.1 T ng quan quy trình kh o sát: 40

2.4.2 Công tác tri n khai thi t k hay l a ch n ph n m m k toán: 41

2.4.3 c tính k thu t c a ph n m m và d ch v khách hàng c a nhà cung c p ph n m m: 44

2.4.4 Giao di n ph n m m: 48

2.4.5 H th ng, nghi p v c a ph n m m: 53

2.4.6 Ki m soát n i b : 58

2.4.7 M c đ th a mưn c a ng i dùng đ i v i ph n m m k toán: 62

2.5.ăNh năxétăv ăth cătr ngăcôngătácăt ăch căs ăd ngăph năm măk ătoánăt iăcácă doanhănghi pătrênăđ aăbƠnăT nhăB căLiêu: 65

2.5.1 u đi m: 65

2.5.2 Nh c đi m và nguyên nhân: 66

K TăLU NăCH NGă2 68

CH NGă3:ăM TăS ăGI IăPHÁPăNH MăHOÀNăTHI NăCỌNGăTÁCăT ă CH CăS ăD NGăPH NăM MăK ăTOÁNăT IăCÁCăDOANHăNGHI Pă TRểNă AăBÀN 70

T NHăB CăLIểU 70

3.1.ăQuanăđi măhoƠnăthi n: 70

3.1.1 Quan đi m v s tuân th : 70

3.1.2 Quan đi m v tính h u hi u c a ph n m m k toán: 70

3.1.3 Quan đi m v s an toàn, b o m t thông tin k toán: 71

3.1.4 Quan đi m v tính t ng x ng: 72

3.2.ăGi iăphápănơngăcaoăhi uăqu ăt ăch căs ăd ngăph năm măk ătoánăt iăcácă Doanhănghi pătrênăđ aăbƠnăT nhăB căLiêu: 72

3.2.1 Gi i pháp cho quy trình l a ch n ph n m m k toán: 72

3.2.2 Gi i pháp nâng cao hi u qu c a ho t đ ng ki m soát trong môi tr ng ph n m m: 80

3.3.ăM tăs ăki năngh ăh ătr ănơngăcaoăhi uăqu ăt ăch căs ăd ngăph năm măk ă toán: 87

3.3.1 i v i Nhà n c: 87

3.3.2 i v i doanh nghi p: 88

3.3.3 i v i nhà cung c p ph n m m: 89

K TăLU NăCH NGă3 90

K TăLU N 91 TÀIăLI UăTHAMăKH O

PH ăL C

DANHăM CăCÁCăT ăVI TăT T

DANHăM CăB NG,ăBI Uă ,ăS ă ,ăHỊNH

B ng 2.1: Giá tr tài s n c đ nh c a các doanh nghi p qua các n m 32

B ng 2.2: Giá tr và c c u s n xu t theo khu v c kinh t 33

B ng 2.3: Các ph n m m k toán đang s d ng t i các doanh nghi p 42

B ng 2.4: ánh giá c a ng i dùng v giao di n ph n m m 48

B ng 2.5: M c đ th a mưn c a ng i dùng đ i v i vi c s d ng ph n m m 62

B ng 3.1: Minh h a k t qu v tình hình nh n th c r i ro 82

B ng 3.2: B ng đánh giá ch c n ng ki m soát c a ph n m m 84

B ng 3.3: Minh h a vi c tri n khai các ho t đ ng ki m soát 85

Bi u đ 2.1: C c u doanh nghi p theo lo i hình doanh nghi p 31

Bi u đ 2.2: Quy n quy t đ nh s d ng ph n m m 41

Bi u đ 2.3: H qu n tr c s d li u các ph n m m s d ng 45

Bi u đ 2.4: Th i gian b o trì ph n m m khi x y ra s c 47

Bi u đ 2.5: Vi c phân c p s d ng ph n m m 59

S đ 3.1: Minh h a s p x p th t u tiên các yêu c u 76

Hình 2.1: M t ph n giao di n làm vi c c a ph n m m MISA SME.NET 50

Hình 2.2: Giao di n tùy bi n Ki u và c ch c a MISA SME.NET 51

Hình 2.3: Giao di n thanh công c c a ch ng t Mua hàng trong MISA SME.NET 2012 51

Hình 2.4: Giao di n thanh công c c a ch ng t Bán hàng trong MISA SME.NET 2012 52

M ă U

1 Tínhăc păthi tăc aăđ ătƠi

Ngày nay, cùng v i s ph c t p d n c a các ho t đ ng kinh t , ch t l ng

h th ng thông tin k toán l i càng tr nên quan tr ng h n bao gi h t, nó nh

h ng tr c ti p đ n hi u qu s n xu t, kinh doanh Chính vì th , vi c m t doanh nghi p ti p c n, thi t l p m t h th ng qu n lỦ tài chính k toán nhanh, m nh, cung c p m t cách chính xác và k p th i thông tin, làm c s cho nhà lưnh đ o ra

các quy t đ nh qu n tr m t cách nhanh chóng, hi u qu là vô cùng c n thi t

Song song v i s ph c t p d n c a các ho t đ ng kinh t , Công ngh Thông tin phát tri n không ng ng và đang tr thành m t công c không th thi u trong các ho t đ ng kinh t Trong đó, chúng ta không th không nh c đ n vai trò

c a các ph n m m k toán Nh ng ph n m m k toán này không nh ng mang l i

s hi u qu , chính xác mà qua đó còn giúp chúng ta ti t ki m đ c m t kh i

l ng l n th i gian, đáp ng tính k p th i c a thông tin k toán

Tuy nhiên, vi c ng d ng các ph n m m k toán này làm sao đ nó mang

l i cho doanh nghi p nh ng l i ích v a nói trên không ph i là đi u d dàng Nh t

là khi trên th tr ng hi n t i có vô s ph n m m k toán đang đ c mua bán hàng ngày v i nh ng l nh v c, quy mô và ch t l ng vô cùng khác bi t T t nhiên chúng ta không th nào ch n m t cách ng u nhiên m t ph n m m nào đó

và áp d ng vào doanh nghi p V i g n 1.000 doanh nghi p đang ho t đ ng trên

đ a bàn t nh B c Liêu (C c Th ng kê t nh B c Liêu), s th t s h u ích n u có

m t đánh giá c th v công tác t ch c s d ng ph n m m k toán t i các doanh nghi p trên đ a bàn, đ t đó các nhà qu n lỦ có nh ng gi i pháp, đ nh h ng hoàn thi n t t h n công tác t ch c s d ng ph n m m k toán t i doanh nghi p

c a mình Và đây c ng chính là v n đ mà tác gi lu n v n đ c p thông qua đ tài “Hoàn thi n công tác t ăch c s ăd ngăph năm măk ătoán t iăcácădoanhă nghi p trênăđ aăbƠnăT nhăB căLiêu”

2 Cácănghiênăc uăcóăliênăquan:

Bài nghiên c u M t s gi i pháp nâng cao ch t l ng t ch c s d ng

ph n m m k toán doanh nghi p Vi t Nam c a tác gi Tr n Ph c n m 2007

Trong bài nghiên c u này, tác gi đư dùng các ph ng pháp th ng kê, so sánh, phân tích và t ng h p đ đánh giá s li u thu th p t 15 doanh nghi p s n xu t ph n m m

và 250 doanh nghi p s n xu t kinh doanh có s d ng ph n m m k toán K t qu

c a bài nghiên c u này cho chúng ta m t cái nhìn t ng quan v u và nh c đi m

c a ph n m m s n xu t trong n c c ng nh n c ngoài và th c tr ng s d ng

ph n m m k toán t i các doanh nghi p Vi t Nam M t s k t qu n i b t v vi c s

d ng ph n m m k toán c a các doanh nghi p nh : 1) H u nh các doanh nghi p

th ng giao công vi c l a ch n ph n m m cho k toán tr ng; 2) 67% các doanh nghi p ch n mua ph n m m đóng gói trên c s đư có s d ng t i các doanh nghi p

tr c đây; 3) H n 50% ng i dùng đánh giá hi u qu s d ng ph n m m ch a đ t

Cu i cùng tác gi đ xu t m t s gi i pháp đ nâng cao tính hi u qu trong vi c s n

xu t và s d ng ph n m m k toán

Bài nghiên c u T ch c công tác k toán trong đi u ki n ng d ng công

ngh thông tin t i các doanh nghi p kinh doanh xu t nh p kh u Vi t Nam c a

tác gi Nguy n ng Huy vào n m 2011 Tác gi bài nghiên c u s d ng ph ng pháp đi u tra, thu th p s li u, ph ng v n các đ i t ng là các chuyên gia, nhà qu n

lỦ, nhân viên k toán đang làm vi c t i các doanh nghi p kinh doanh xu t nh p kh u

t i Vi t Nam T đó th c hi n t ng h p, phân tích, so sánh và t ng h p đ đánh giá

s li u trên Trong k t qu bài nghiên c u, có m t ph n tác gi nêu lên th c tr ng

vi c l a ch n và s d ng ph n m m k toán t i các doanh nghi p xu t nh p kh u

Vi t Nam ó là vi c 1) Ban giám đ c đ ng ngoài công tác l a ch n ph n m m k toán s d ng t i doanh nghi p, và công vi c này th ng giao cho k toán tr ng; 2)

H u nh các doanh nghi p l a ch n l a s d ng ph n m m trong n c s n xu t do phù h p v i lu t pháp và d s d ng c ng nh b o trì Cu i cùng tác gi c ng đ a

nh ng gi i pháp đ hoàn thi n t ch c công tác k toán trong đi u ki n ng d ng công ngh thông tin t i các doanh nghi p xu t nh p kh u Vi t Nam

Bài nghiên c uHow to select the Right Accounting Software c a J Carlton

c u c a Collins ch ra cách làm th nào đ ch n đ c m t ph n m m k toán hi u

qu Trong bài nghiên c u này, tác gi th c hi n phân tích, đánh giá các ph n m m

k toán nhi u góc đ khác nhau K t qu c a bài nghiên c u là tác gi cung c p

nh ng tiêu chí c th đ làm sao doanh nghi p có th ch n đ c ph n m m k toán phù h p nh t Nh ng tiêu chí c th là: (1) Kh n ng ho t đ ng đ c trên n n Web (vì ông cho r ng Internet đang đóng vai trò ngày càng quan tr ng trong n n th ng

m i qu c t ); (2) Linh ho t trong ngôn ng và h tr ch đ h ch toán đa ti n t (LỦ

do là vì các n n kinh t th gi i ngày nay ho t đ ng không biên gi i); (3) D dàng

s d ng; và cu i cùng là (4) Giá c T t nhiên ông kh ng đ nh, không có s c đ nh trong nh ng tiêu chí cho t t c các doanh nghi p mà s có s v n d ng theo nh ng cách khác nhau các tiêu chí này tùy thu c vào quy mô và đ c đi m ho t đ ng kinh doanh c a t ng doanh nghi p

Bài nghiên c u The adoption of Computerized Accounting System in Small Medium Enterprises in Melaka, Malaysia c a Hoshino và c ng s vào n m 2012

h ng thúc đ y các doanh nghi p th c hi n công vi c này làm đ c vi c này,

th y: (1) t l tin h c hóa trong công tác k toán t i các doanh nghi p v a và nh

Bài nghiên c u Determinates of Accounting Software Choice: An Empirical Approach c a Muhrtala và Ogundeji vào n m 2014 M c tiêu c a bài

nghiên c u này là xác đ nh các nhân t nh h ng đ n vi c l a ch n ph n m m

k toán Tác gi dùng mô hình c a Abu-Musa đ th c hi n ki m đ nh 5 nhân t : (1) Kh n ng ho t đ ng c a ph n m m, (2) c tính th ng m i c a ph n m m, (3) c tính k thu t c a ph n m m, (4) M c đ b o m t c a ph n m m và (5) Chi n l c kinh doanh c a công ty s d ng ph n m m Tác gi th c hi n kh o sát trên 200 công ty niêm y t trên sàn ch ng khoán Nigeria K t qu cu i cùng cho th y thiên h ng l a ch n ph n m m t i các doanh nghi p kh o sát là d a vào (1) Kh n ng ho t đ ng c a ph n m m (H tr các lo i báo cáo, Có nhi u

c a ph n m m (H tr th ng m i đi n t , Giá c ph n m m, Chi phí b o trì…);

và (3) M c đ b o m t c a ph n m m (Phân quy n s d ng; An toàn giao d ch

th ng m i đi n t …)

c u khác nhau Dù ph m vi, ph ng pháp hay ph ng di n nghiên c u có khác

là đ a ra đ c các bi n pháp đ đánh giá, t đó hoàn thi n và nâng cao hi u qu

đích nh th

3 M cătiêuănghiênăc u:

M c tiêu t ng quát c a bài nghiên c u là hoàn thi n công tác t ch c s

d ng ph n m m k toán t i các doanh nghi p trên đ a bàn t nh B c Liêu

Trong đó, bài nghiên c u nh m đ n nh ng m c tiêu c th sau:

- Hình thành c s lỦ lu n đ th c hi n đánh giá, phân tích các thông tin thu th p t th c t trên n n t ng lỦ thuy t v h th ng thông tin k toán

- Thu th p thông tin và th c hi n phân tích v th c tr ng công tác t ch c

s d ng ph n m m k toán t i các doanh nghi p trên đ a bàn t nh B c Liêu

- Cu i cùng, d a trên c s lỦ lu n và th c tr ng đư phân tích, tác gi đ

xu t và ki n ngh m t các gi i pháp đ nâng cao hi u qu công tác t ch c s

d ng ph n m m k toán t i các doanh nghi p này

đi m, nguyên nhân)

5 iăt ngăvƠăph măviănghiênăc u:

- i t ng: Các lỦ thuy t v h th ng thông tin k toán; Các ph n m m

k toán đang đ c s d ng t i các doanh nghi p trên đ a bàn; và công tác t ch c

s d ng các ph n m m k toán đó

- Ph m vi: Các doanh nghi p trên đ a bàn T nh B c Liêu

6 óngăgópăc aăđ ătƠi:

Làm rõ đ c th c tr ng c a công tác t ch c s d ng ph n m m k toán

t i các doanh nghi p trên đ a bàn T nh B c Liêu

Có các gi i pháp thi t th c đ góp ph n hoàn thi n và nâng cao hi u qu

c a công tác t ch c s d ng ph n m m k toán t i các doanh nghi p trên đ a bàn

t nh B c Liêu

7 K tăc uăc aălu năv n:

Ngoài ph n m đ u, ph n k t lu n, n i dung c a lu n v n g m 3 ch ng:

Ch ng 1: Nh ng v n đ chung v k toán và h th ng thông tin k toán Doanh nghi p

Ch ng 2: Th c tr ng công tác t ch c s d ng ph n m m k toán t i các Doanh nghi p trên đ a bàn T nh B c Liêu

Ch ng 3: M t s gi i pháp nh m hoàn thi n công tác t ch c s d ng

ph n m m k toán t i các Doanh nghi p trên đ a bàn T nh B c Liêu

CH NGă1:ăNH NGăV Nă ăCHUNGăV ăK ăTOÁNă

VÀăH ăTH NGăTHỌNGăTINăK ăTOÁNă

DOANHăNGHI P 1.1.ăNh ngăv năđ ăchungăv ăh ăth ngăk ătoánăDoanhănghi p:

1.1.1 Cácăquanăđi măv ăk ătoán:

Luca Pacioli – m t nhà toán h c v đ i ng i ụ có nhi u đóng góp cho ngành k toán th gi i – đư đ a ra m t khái ni m k toán h ng đ n ph ng pháp trong cu n “Chú gi i v tài kho n và các bút toán” mà theo đó có 3 đi u ki n c n thi t cho b t c ai mu n kinh doanh: th nh t là ph i có ti n; th hai, ng i ch doanh nghi p ph i có kh n ng tính toán nhanh và đ ng th i bi t l p s sách k toán; và đi u ki n cu i cùng là ph i có kh n ng t ch c công vi c m t cách khoa

h c, linh đ ng nh m đ m b o ti n đ ho t đ ng kinh doanh (Luca Pacioli, 1494)

ngôn ng c a các kỦ hi u c ng nh quy c s d ng và đ c t o ra v i m c đích làm thay th các đ i t ng th c t b ng các kỦ hi u hay bi u t ng, cho phép ph n ánh m t cách trung th c ho t đ ng kinh doanh cùng các k t qu c a ho t đ ng kinh doanh đó Ọng c ng đ a ra hai quan đi m xét trên hai khía canh Xét v khía c nh

lỦ thuy t, k toán chính là khoa h c v b n ch t c ng nh c u trúc các s ki n di n

toán là ph n ánh n i dung c a các quá trình ho t đ ng kinh doanh c ng nh m i liên h gi a các ph m trù lu t pháp và ph m trù kinh t trong quá trình ho t đ ng kinh doanh đó (Sokolov, 1991)

c nh i v i khía c nh s d ng thông tin k toán thì k toán là m t ph ng pháp cung c p thông tin c n thi t cho qu n lỦ có hi u qu và đánh giá ho t đ ng c a m i

t ch c i v i khía c nh ho t đ ng c a nh ng ng i làm công tác k toán: Quan

đi m này d a trên công vi c c a m t ng i làm k toán Trong k toán, k t qu ho t

đ ng kinh t c a m t doanh nghi p đ c thu th p, phân tích, đo l ng, s p x p, ghi chép, tóm t t và ph n ánh d i d ng thông tin (Thacker, 1994)

Trong thông báo s 4 (Accounting Principles Board Statement No 4) c a

y ban nguyên t c k toán M (APB), k toán đ c xem là m t d ch v Ch c n ng

c a nó là cung c p thông tin đ nh l ng đ c các t ch c kinh t , ch y u là thông tin tài chính giúp ng i s d ng đ ra các quy t đ nh kinh t

T i Vi t Nam, quan đi m v k toán qua các giai đo n c a c ng có s khác nhau Trong c ch k ho ch hóa t p trung, b n ch t c a k toán đ c nh n đ nh:

“K toán xư h i ch ngh a là công vi c tính toán, ghi chép, ph n ánh b ng con s

m t cách liên t c, toàn di n và h th ng các lo i v t t , ti n v n và m i ho t đ ng kinh t , qua đó mà giám đ c tình hình th c hi n k ho ch nhà n c; tình hình b o

v tài s n xư h i ch ngh a.”

Theo i u 1, Ch ng 1 trong i u l t ch c k toán nhà n c đ c H i

đ ng B tr ng ban hành n m 1989 ghi rõ: “k toán là công vi c ghi chép, tính toán

b ng con s d i hình th c giá tr , hi n v t và th i gian lao đ ng, ch y u d i hình

th c giá tr đ ph n ánh, ki m tra tình hình v n đ ng c a các lo i tài s n, quá trình

và k t qu ho t đ ng s n xu t kinh doanh, s d ng v n và kinh phí c a nhà n c

c ng nh c a t ng t ch c xí nghi p.”

thu th p, x lỦ, ki m tra, phân tích và cung c p thông tin kinh t , tài chính d i hình

th c giá tr , hi n v t và th i gian lao đ ng.”

T các quan đi m trên, ta th y r ng h u h t nh ng quan đi m tr c đây v

k toán th ng chú tr ng đ n các nhi m v gi s sách c h u c a k toán đó là ghi chép, phân lo i và t ng h p các nghi p v kinh t phát sinh Tuy nhiên ngày nay,

đ nh ngh a hi n đ i v k toán r ng h n, k toán tr thành m t h th ng thông tin cung c p thông tin đ nh l ng Chính vì th , ng i làm k toán ngày nay không ch quan tâm đ n vi c gi s sách mà ph i chú tr ng đ n toàn b ho t đ ng bao g m

vi c ho ch đ nh ch ng trình và gi i quy t v n đ ; h ng s quan tâm c a lưnh đ o

đ n nh ng đi u c n l u tâm, đánh giá và duy t xét các ho t đ ng c a doanh nghi p Hay ng i làm k toán ngày nay ph i chú tr ng đ n nhu c u b c thi t c a nh ng

ng i s d ng thông tin k toán, dù nh ng ng i s d ng này trong hay ngoài

đ n v kinh doanh

1.1.2.ăB năch t,ăvaiătròăc aăk ătoán:

B n ch t c a k toán:

T nh ng quan đi m khác nhau, b n ch t c a k toán c ng đ c hi u theo

r t nhi u h ng khác nhau N u xem xét k toán góc đ khoa h c thì k toán là

m t h th ng thông tin th c hi n vi c ph n ánh và giám đ c m i di n bi n c a quá trình ho t đ ng th c t liên quan đ n l nh v c kinh t , tài chính c a m t t ch c c

th Nh ng n u xem xét k toán góc đ ngh thu t thì k toán đ c hi u là m t ngh thu t tính toán và ghi chép nh ng hi n t ng kinh t - tài chính phát sinh liên quan đ n các đ n v thông qua vi c quan sát, đo l ng nh m cung c p m t cách toàn di n các thông tin v tình hình và k t qu ho t đ ng, tình hình s d ng v n c a

đ n v

Tr n Ph c cho r ng k toán nh là m t th ngôn ng trong đó chúng ta có

th v n d ng th ngôn ng này đ ph c v cho vi c ghi chép và l p báo cáo k toán

v các ho t đ ng kinh t thông qua các kỦ hi u riêng nh ghi “N ”, ghi “Có” và v n

d ng các yêu c u, nguyên t c, ph ng pháp k toán đ l p các báo cáo k toán Và chính ông c ng cho r ng nh ng ti n b v t b c c a cu c cách m ng khoa h c k thu t đang làm cho b n ch t c a k toán ph i có s nhìn nh n l i V i s đ t phá

c a khoa h c công ngh , k toán ngày nay không ch đ n thu n là ho t đ ng ghi chép, phân lo i, t ng h p và báo cáo thông tin n a mà k toán đư tr thành m t h

th ng thông tin nh m đo l ng, x lỦ và truy n đ t nh ng thông tin v tài chính c a

m t t ch c hay m t doanh nghi p, ngh a là thông tin đư đ c s hóa d i góc đ này (Tr n Ph c, 2007)

Nh v y, b n ch t c a k toán s có s khác bi t n u đ t d i các góc đ khác nhau, còn khác nh th nào và ra sao thì tùy thu c vào m c đ phát tri n c a

xư h i nói chung và yêu c u c a con ng i trong xư h i đó nói riêng T t nhiên đó

ch là s khác bi t cách th c mà con ng i nh n th c nó, đ n cu i cùng thì k toán v n là cái gì đó ( đây ta có th dùng nhi u tên g i khác nhau) đ cung c p và đánh giá thông tin

ra quy t đ nh, xây d ng t m nhìn và chi n l c cho doanh nghi p c a mình

- Ch s h u: là nh ng ng i có quy n s h u v i v n ho t đ ng c a doanh nghi p, h quan tâm đ n l i ích sinh ra đ i v i nh ng gì mình b ra Cho nên thông qua vi c xem xét thông tin trên báo cáo mà k toán cung c p là m t c s đ h có

th đánh giá tình hình s c kh e doanh nghi p c ng nh n ng l c trách nhi m c a các b ph n qu n lỦ doanh nghi p

- C quan nhà n c: D a trên các báo cáo tài chính, c quan thu s có c s

đ ki m tra, đ m b o các doanh nghi p n p đ và đúng s thu ph i n p Các nhà

ho ch đ nh chính sách c ng xem nh ng con s trên nh ng báo cáo này đ làm c s cho vi c đi u ch nh c ng nh ban hành chính sách m i, đ m b o s h p lỦ trong

vi c qu n lỦ c ng nh thúc đ y kh n ng phát tri n c a các doanh nghi p

Chúng ta v n có th nói v vai trò c a k toán cho nhi u bên liên quan n a,

ho c xét các l nh v c khác nhau n a Nói nh th đ chúng ta nh n th y đ c vai

trò to l n c a k toán, nó đóng vai trò g n nh không th thi u trong các ho t đ ng kinh t , qu n lỦ, đi u hành c a doanh nghi p và nhà n c

1.1.3 Yêuăc uăt ăch c h ăth ngăch ngăt ,ăs ăsáchăvƠăbáoăcáoăk ătoán:

Ch ng t k toán là lo i gi y t , v t mang tin dùng đ ch ng minh cho các nghi p v kinh t phát sinh đư hoàn thành, làm c n c ghi s k toán Ch ng t là

kh i đi m c a công tác k toán, là c s đ ghi vào s sách k toán, t o đi u ki n cho vi c ph n ánh và cung c p thông tin k toán m t cách khách quan và chính xác

Vì th vi c t ch c h th ng ch ng t ph i phù h p v i tính đa d ng c a nghi p v

pháp, t ch c luân chuy n ch ng t h p lỦ và nhanh chóng v a đ m b o ngu n thông tin ban đ u quan tr ng, v a là c s ki m tra và ghi s đ c nhanh chóng

S sách k toán là h th ng tài li u dùng đ ghi chép, h th ng và l u gi toàn b các nghi p v kinh t , tài chính đư phát sinh theo n i dung kinh t và theo trình t th i gian có liên quan đ n doanh nghi p M i đ n v k toán ch có m t h

th ng s sách k toán chính th c và duy nh t cho m t k k toán n m Doanh nghi p ph i c n c vào h th ng tài kho n k toán áp d ng và yêu c u qu n lỦ t i doanh nghi p đ m đ các s k toán t ng h p và s k toán chi ti t c n thi t, đ m

b o cho vi c thông tin đ c phân lo i, t ng h p, x lỦ m t cách nhanh chóng và chính xác

Báo cáo k toán là m t v t mang tin dùng đ cung c p thông tin k toán đư qua x lỦ cho các đ i t ng s d ng khác nhau Th ng có 2 lo i báo cáo k toán:

nhi m v cung c p các thông tin v tình hình kinh t , tài chính và các v n đ có liên quan đ n doanh nghi p hi n nay cho các đ i t ng qu n lỦ, c quan thu , ngân hàng

- Báo cáo k toán qu n tr là m t h th ng các báo cáo do các nhà qu n tr t i doanh nghi p đ t ra theo nhu c u qu n lỦ c a mình, vì th hình th c lo i báo cáo này mang tính linh ho t, không mang tính khuôn m u

Tóm l i, dù là ph c v m c tiêu, đ i t ng khác nhau nh ng yêu c u đ i v i

vi c t ch c h th ng báo cáo nói chung ph i ph n ánh đ c toàn di n các m t ho t

đ ng c a đ n v và là c s chính xác đ đánh giá tình hình ho t đ ng c a đ n v

1.2.ăNh ngăv năđ ăchungăv ăh ăth ngăthôngătinăk ătoánăDoanhăNghi p:

1.2.1 Kháiăni măv ăh ăth ngăthôngătinăk ătoán:

hi u rõ ràng h n th nào là m t h th ng thông tin k toán, chúng ta l n

l t đi qua Ủ ngh a c a 3 c m t : H th ng (System), Thông tin (Information) và K toán (Accounting)

i v i thu t ng K toán, chúng ta đư nói r t nhi u đ n thu t ng này

ph n quan đi m v k toán phía trên đây chúng ta t m th i nh c l i và xem thu t

ng này nh là m t ngôn ng trong kinh doanh, đó th ngôn ng này s cung c p cho các đ i t ng s d ng khác nhau m t cái nhìn t ng quan v nh ng gì đang di n

ra t i đ n v kinh doanh

ph n t (thành ph n) có liên quan, tác đ ng l n nhau nh m đ t m t m c tiêu nào đó

Và h u h t các h th ng thì đ c hình thành t các h th ng nh h n, c m i h

th ng nh mang m t ch c n ng riêng bi t đ ph c v cho h th ng l n h n

Tr ng i h c là m t h th ng nh (ph ) mang m t ch c n ng riêng đ ph c v cho ch c n ng, nhi m v chung c a Tr ng (mà đây đ c xem là m t h th ng

l n h n)

Còn thu t ng Thông tin đ c xem là nh ng d li u (Data) đư đ c phân

lo i và x lỦ đ cung c p ph c v cho quá trình ra quy t đ nh c a nhà qu n lỦ

Trong đó, d li u đ c thu th p, ghi chép, l u tr và x lỦ trong quá trình ho t

đ ng kinh doanh, và có nhi u lo i d li u khác nhau mà k toán c n thu th p, tùy theo tính ch t c a t ng lo i nghi p v Ch ng h n, khi th c hi n ho t đ ng bán hàng, k toán c n thu th p d li u v m t hàng bán, s l ng bán, đ n giá, ng i bán và ng i mua …

T nh ng s gi i thích t ng thu t ng m t trên, ta có th đ a ra m t khái

ni m chung v H th ng thông tin k toán nh sau: H th ng thông tin k toán là

m t c u trúc (nhi u thành ph n) mà các đ n v kinh doanh dùng đ t p h p và x lỦ các d li u tài chính đ cung c p thông tin h u ích cho các đ i t ng s d ng Tr n

Ph c cho r ng h th ng thông tin k toán trong môi tr ng hi n đ i ngày nay chính là ph n giao thoa gi a hai l nh v c: h th ng thông tin mà vai trò c a công ngh thông tin là ch đ o v i h th ng k toán Chính s giao thoa gi a hai l nh v c này t o ra đ i t ng nghiên c u: H th ng thông tin k toán và c ng chính nó làm thay đ i luôn nh ng quan đi m truy n th ng (Tr n Ph c, 2007) Ch ng h n ng i

k toán ngày nay không nh ng ph i h c ph ng pháp h ch toán (thu c l nh v c k toán) mà còn ph i trang b cho mình nh ng ki n th c v máy tính và s d ng máy tính (l nh v c thu c h th ng công ngh thông tin) Trên th c t , các nhà qu n lỦ luôn luôn mu n tìm ra nh ng gi i pháp t i u trong vi c xây d ng H th ng thông tin k toán đ làm sao đ chính xác và m c s n sàng c a thông tin đ c cung c p t

h th ng này luôn đ t m c cao nh t

1.2.2 C uătrúcăh ăth ngăthôngătinăk ătoán:

Nh đư trình bày trên, h th ng thông tin k toán bao g m nhi u thành

ph n k t h p v i nhau Và khi nh c đ n các thành ph n trong c u trúc c a m t h

th ng thông tin k toán, ng i ta th ng nói đ n sáu thành ph n chính: Con ng i

t ng công ngh thông tin (Information technology infrastructure) và Ki m soát n i

b (Internal controls) Chúng ta s l n l t đi m qua nh ng thành ph n này

Conăng i

Thành ph n con ng i trong m t h th ng thông tin k toán đ n gi n đó là

nh ng ng i s d ng h th ng đó ó có th là nhân viên k toán, là nh ng nhà t

v n, là nh ng nhà phân tích kinh doanh, nh ng nhà qu n lỦ, đi u hành hay các ki m toán viên Và chính h th ng thông tin k toán s đóng vai trò là c u n i giúp con

ng i các b ph n khác nhau có th làm vi c cùng nhau m t cách d dàng Ch ng

h n khi b ph n bán hàng th c hi n m t giao d ch v i khách hàng, b ph n bán hàng thu th p toàn b thông tin khách hàng lên đ n hàng trên h th ng T đây, b

ph n k toán s có thông tin đ l p hóa đ n, ghi nh n các kho n doanh thu hay b

ph n giao hàng c ng có nh ng thông tin đ th c hi n giao hàng; cu i cùng, h

th ng t o ra nh ng báo cáo bán hàng cho các c p qu n lỦ…

V i m t h th ng thông tin k toán đ c thi t k hoàn h o, b t k ai trong

đ n v đ u có th cùng truy c p vào cùng m t h th ng và nh n cùng m t lo i thông tin, t t nhiên v i đi u ki n là ph i đ c c p quy n truy c p C ng v i h th ng này,

vi c cung c p thông tin cho các đ i t ng bên ngoài khi c n thi t tr nên đ n gi n

h n bao gi h t Nh ng nhà t v n có th dùng thông tin t m t h th ng thông tin

k toán đ phân tích s hi u qu trong c u trúc giá bán c a công ty thông qua nh ng

d li u v giá, doanh s và l i nhu n Hay các ki m toán viên có th d a trên nh ng

d li u trên h th ng đ đánh giá v h th ng ki m soát n i b , s c kh e tài chính

c a m t công ty Tóm l i, h th ng thông tin k toán luôn đ c thi t k đ h ng

đ n vi c đáp ng nhu c u c a ng i s d ng nó

Quyătrìnhăx ălý:

Quy trình x lỦ c a m t h th ng thông tin k toán là các ph ng pháp mà h

th ng này dùng đ thu th p, l u tr , x lỦ và cung c p thông tin đ u ra cho ng i s

d ng

Quy trình x lỦ này đ c b t đâu khi ghi nh n thông tin đ u vào, đó có th là thông tin đ u vào t bên trong (các nhân viên k toán) ho c có th là thông tin đ u

vào t bên ngoài (ng i mua hàng đ t hàng qua m ng internet) T t nhiên, ng i thi t l p quy trình ph i tính toán làm sao đ cho quá trình thu th p thông tin đ u vào

đ t hi u qu cao, có ngh a là thông tin đ c thu th p không quá th a ho c quá thi u,

đi u này s d n đ n nguy c cung c p thông tin đ u ra cho các đ i t ng s d ng không h u ích Và v i trình đ khoa h c công ngh ngày nay, vi c chúng ta s d ng các ph ng ti n k thu t trong quá trình thu th p d li u là đi u nên làm nh ng làm sao k t h p đ c các thi t b ph n c ng v i các ph n m m k toán chuyên d ng v n còn là m t thách th c không nh cho các nhà qu n lỦ

Khi k t thúc vi c nh n thông tin đ u vào, ti p t c là quá trình l u tr – x lỦ – l u tr c a h th ng l u tr đ c thông tin, m t h th ng thông tin k toán

ph i có h th ng c s d li u đ c l p trình s n C s d li u là m t t p h p có

c u trúc c a các d li u, đ c l u tr trên các v t mang tin, có th th a mưn đ ng

th i nhi u ng i s d ng H th ng này gi vai trò chính y u trong m t h th ng thông tin k toán Yêu c u quan tr ng đ c đ t ra đây là làm sao chúng ta có th

t ng bên ngoai) hay báo cáo k toán qu n tr (cho đ i t ng bên trong) theo nh ng

m u bi u đ c xác l p tr c V i s phát tri n c a khoa h c công ngh , h th ng thông tin k toán b ng th công d n đ c thay th b i h th ng thông tin k toán

đ c tin h c hóa i u này đ ng ngh a, nh ng báo cáo b ng s hóa s d n thay th

nh ng báo cáo gi y i u quan tr ng là chúng ta l a ch n công c nh th nào đ

ph c v t o ra nh ng báo cáo này, t t nhiên ph n m m k toán v n là công c đ c

s d ng nhi u nh t

th ng thông tin k toán tin h c hóa thì ph n m m đư tr thành m t công c không

th thi u

Th t ra có r t nhi u ph n m m khác nhau đang đ c s d ng trong các h

th ng thông tin k toán các doanh nghi p có quy mô và b n ch t khác nhau (Ph n

m m gi i pháp kinh doanh, ph n m m qu n lỦ ngu n l c doanh nghi p (ERP))

Nh ng trong ph m vi c a lu n v n này, chúng ta s coi ph n m m trong h th ng thông tin k toán là ph n m m k toán

Quy trình ho t đ ng c a ph n m m k toán đi theo trình t sau: Các ch ng t phát sinh trong quá trình ho t đ ng kinh doanh đ c nhân viên k toán phân lo i sau đó nh p b ng tay vào h th ng tùy theo đ c đi m c a t ng ph n m m c th Các ch ng t sau khi đ c nh p vào ph n m m s đ c l u tr vào trong máy tính

d i d ng m t ho c nhi u t p d li u T các m u tin trên h th ng c s d li u này ph n m m k toán s t đ ng x lỦ, sau đó chuy n d li u vào các s chi ti t hay s cái N u ph n m m x lỦ theo th i gian th c (real time posting) thì d li u

đ c k t chuy n ngay khi ng i s d ng nh p li u Còn n u ph n m m x lỦ k t

chuy n theo lô (batch posting) thì đ nh k sau khi ki m tra xác nh n c a ng i s

d ng thì s li u s k t chuy n vào c s d li u

Khi chúng ta s d ng ph n m m k toán, m t s u vi t mà chúng ta có đ c là:

- Tính chính xác: N u nh tr c đây khi k toán viên c ng s k toán sai thì toàn b các báo cáo tài chính, qu n tr có liên quan đ u ph i đ c l p l i t đ u và

th i gian tiêu t n cho vi c này là đi u không h d ch u Trong khi đó, v i s h tr

c a ph n m m, nhân viên k toán có th gi m t i đa th i gian lưng phí vào vi c

ch nh s a d li u, s sách, báo cáo

- Tính hi u qu : Trong xư h i c nh tranh hi n nay thông tin chính xác là s c

m nh, ai có thông tin nhanh h n thì ng i đó có kh n ng chi n th ng nhanh h n

V i kh n ng cung c p thông tin tài chính và qu n tr m t cách đa chi u và nhanh chóng, ph n m m k toán giúp cho ch doanh nghi p ra quy t đ nh nhanh h n, chính xác h n và hi u qu h n M t khác, công tác k toán th công đòi h i c n nhi u nhân s làm k toán, trong khi ph n m m k toán do t đ ng hóa hoàn toàn các công đo n tính toán, l u tr , tìm ki m và k t xu t báo cáo nên ti t ki m đ c nhân s và th i gian, chính đi u này đư góp ph n ti t ki m chi phí cho doanh nghi p

- Tính c ng tác: Các ph n m m k toán ngày nay đ u cung c p đ y đ các

ph n hành k toán t mua hàng, bán hàng,… cho t i l ng, tài s n c đ nh và cho phép nhi u ng i làm k toán cùng làm vi c v i nhau trên cùng m t d li u k toán

Nh v y, trong môi tr ng làm vi c này s li u đ u ra c a ng i này có th là s

li u đ u vào c a ng i khác và toàn b h th ng tích h p ch t ch v i nhau t o ra

m t môi tr ng làm vi c c ng tác và c ng bi n đ i c v n hóa làm vi c c a doanh nghi p theo chi u h ng chuyên nghi p và tích c c h n

H ăt ngăcôngăngh ăthôngătin:

Chúng ta có th dùng m t thu t ng khác là Ph n c ng (Hardware) đ thay

th thu t ng h t ng công ngh thông tin Ph n c ng là nh ng thi t b dùng đ v n hành h th ng thông tin k toán t i doanh nghi p Tùy thu c vào quy mô c a doanh nghi p và yêu c u s d ng c a doanh nghi p mà ng i thi t k h th ng quy t đ nh

s d ng nh ng lo i thi t b nào và đ c đi m ra sao Các lo i thi t b này th ng là: máy vi tính, thi t b m ng, máy in, thi t b l u tr hay các lo i thi t b d phòng ngu n đi n khi c n

Khi th c hi n mua s m và trang b ph n m m, doanh nghi p c n chú Ủ nh ng

đ c đi m sau đây:

- Kh n ng x lỦ: không nh ng ph i đáp ng đ c cho nhu c u hi n t i mà còn ph i d trù cho nh ng nhu c u m i phát sinh trong t ng lai

- tin c y: T l treo máy th p, đ c bi t ph i có kh n ng ph c h i d li u khi có s c x y ra

- Tính linh ho t: Có kh n ng đáp ng trong đi u ki n làm vi c thay đ i so

v i ban đ u, t ng thích v i nhi u ph n m m khác nhau, có th d dàng thay th trong tr ng h p h h ng

- D s d ng và an toàn: Có đ y đ tài li u h ng d n c ng nh s c nh báo trong nh ng tr ng h p c n thi t

đ c xem là m t gi i pháp h u hi u đ c các nhà qu n lỦ h ng đ n trong vi c

đ m b o tính trung th c và h p c a thông tin b t ngu n t h th ng này

H th ng ki m soát n i b là m t h th ng chính sách đ c thi t k nh m cung c p m t s đ m b o h p lỦ đ th c hi n các m c tiêu: (1) H th ng ho t đ ng

h u hi u và hi u qu , (2) Cung c p thông tin đáng tin c y, (3) Tuân th các lu t l quy đ nh

Quá trình thi t k và phát tri n m t h th ng ki m soát n i b yêu c u m t s

hi u bi t t ng quát v kh n ng ng d ng và r i ro c a công ngh thông tin, c ng

nh vi c ng d ng công ngh thông tin đ giúp nhà qu n lỦ đ t đ c m c tiêu ki m soát t i doanh nghi p Vi c này đòi h i nhân viên k toán và đ i ng thi t k h

th ng ph i có s ph i h p ch t ch v i nhau, ph i làm sao đ đ m b o r ng h

th ng này có kh n ng phát hi n, ng n ch n, kh c ph c và đ c bi t là ph c h i

đ c d li u khi có l i x y ra

Ngày nay, h th ng ki m soát n i b th ng đ c t ch c d i hai hình

th c: Ki m soát chung (General controls) và Ki m soát ng d ng (Application controls):

- Ki m soát chung: Là các ho t đ ng ki m soát liên quan t i toàn b h th ng trong đó bao g m các th t c ki m soát chung nh xác l p k ho ch an ninh, phân chia trách nhi m trong các ch c n ng c a h th ng, ki m soát vi c b o trì và phát tri n h th ng, ki m soát thâm nh p v m t v t lỦ, ki m soát quy n truy c p h

th ng, ki m soát l u tr d li u, ki m soát s truy n t i d li u…

- Ki m soát ng d ng: Là ki m soát ho t đ ng liên quan đ n vi c x lý thông tin c a m t ng d ng c th M t h th ng ng d ng th ng đ c th c hi n thông qua ba giai đo n: nh p li u, x lỦ, và k t xu t Cho nên các th t c đ ki m soát ng

d ng nh ki m soát nh p li u, ki m soát quá trình x lỦ d li u và ki m soát s an toàn c a t p tin, ki m soát thông tin đ u ra

Nói tóm l i, ch t l ng c a thông tin đ u ra có trung th c, h p lỦ và tuân th các lu t l quy đ nh hay không tùy thu c t t c vào h th ng ki m soát n i b H

th ng ki m soát n i b đ c thi t k và phát tri n phù h p v i quy trình và m c tiêu

ho t đ ng c a doanh nghi p s th a mưn đ c nhu c u s d ng thông tin c a các

đ i t ng s d ng, và đây c ng chính là kh i ngu n cho s thành công c a doanh nghi p

1.2.3.ăCácăy uăt ăchiăph iăh ăth ngăthôngătin k ătoán:

Hành lang pháp lý

Do đ c thù b n ch t kinh t , m i qu c gia khác nhau s có m t môi tr ng pháp lỦ khác nhau, doanh nghi p (dù trong n c hay n c ngoài) khi ho t đ ng trên lưnh th c a n c nào thì ph i tuân theo các lu t l và quy đ nh trong ho t đ ng

kinh t c a n c đó Chính vì l đó, khi thi t k h th ng thông tin k toán, nhà

qu n lỦ c ng nh các nhà t v n ph i xem xét m t cách k càng các v n đ trong h

th ng pháp lu t đ đ m b o s th ng nh t gi a h th ng thông tin k toán t i doanh nghi p và hành lang pháp lỦ n c s t i Ch ng h n nh vi c m t qu c gia quy

đ nh các m u báo cáo th ng nh t cho t t c các doanh nghi p, thì khi đó các m u

bi u (chuy n ti p thông tin đ u ra cho ng i dùng) trong h th ng c ng ph i theo quy đ nh đó

T i Vi t Nam, Lu t k toán và Chu n m c k toán là hành lang pháp lỦ c

b n cho vi c xây d ng h th ng k toán N u Lu t k toán đ a ra nh ng v n đ

nh m th ng nh t qu n lỦ v l nh v c k toán và b o đ m k toán là công c qu n lỦ, giám sát ch t ch v tính hi u qu c a m i ho t đ ng kinh t , tài chính; thì Chu n

m c k toán đ c ban hành đ t o thêm hành lang pháp lỦ, k thu t nghi p v cho

ho t đ ng ngh nghi p k toán Và cho dù đ n v th c hi n k toán b ng th công hay tin h c hóa thì ng i làm k toán c ng ph i tuân th các nguyên t c, ph ng

Nhìn chung, hành lang pháp lỦ là m t y u t quan tr ng chi ph i h th ng thông tin k toán nói chung và ch t l ng thông tin k toán nói riêng B i l , n u chúng ta có m t h th ng pháp lỦ hoàn h o, chúng ta s có trong tay m t lo i th c

đo chu n đ xây d ng h th ng thông tin k toán c ng nh đánh giá ch t l ng

thông tin k toán đ c cung c p t h th ng này

căđi mămôiătr ngăkinhădoanh:

Môi tr ng kinh doanh c ng có tác đ ng r t l n đ n h th ng thông tin k toán hi u rõ h n, chúng ta có th nh n th c s chi ph i c a y u t này thông qua 3 y u t nh h n là s phát tri n c a n n kinh t , quy mô và m c đ ph c t p

c a các ho t đ ng kinh doanh Rõ ràng m t đi u là n u 3 y u t này có chi u h ng

đi lên, có ngh a là s phát tri n c a n n kinh t t ng, quy mô và m c đô ph c t p

c a các ho t đ ng kinh doanh t ng thì đòi h i tiêu chu n c a m t h th ng thông tin

k toán c ng ph i t ng lên đ đáp ng nhu c u thông tin trong hoàn c nh m i

Ví d nh m t công ty ch ho t đ ng trong n c, ho t đ ng kinh doanh ch

y u là mua đi bán l i hàng hóa thì ch c n m t h th ng thông tin k toán đ c xây

d ng m t m c đ không quá ph c t p là có th đáp ng cho nhu c u qu n lỦ và trao đ i thông tin Nh ng n u m t công ty toàn c u, ho t đ ng t i nhi u qu c gia và khu v c trên th gi i, ho t đ ng c a công ty không ch là nh ng ho t đ ng mua đi bán l i hàng hóa mà còn bao g m nh ng ho t đ ng nh mua bán, sáp nh p thì ch c

ch n m t h th ng thông tin k toán nh t i công ty trên s không th đáp ng đ c nhu c u c a nhà qu n lỦ c ng nh các đ i t ng s d ng thông tin

Hay đ n c nh t i Vi t Nam, khi n n kinh t còn t p trung bao c p, chúng

ta s không bao gi b t g p nh ng khái ni m ki u nh là trái phi u, c phi u, th ng

d v n c ph n hay h p nh t kinh doanh Nh ng khi chúng ta th c hi n m c a n n kinh t , công vi c kinh doanh di n ra theo quy lu t cung c u, nhi u thành ph n kinh

t tham gia vào th tr ng thì h th ng k toán ph i s a đ i b sung r t nhi u v n đ

m i có th đ m b o đ c nhu c u qu n lỦ n n kinh t

Tóm l i, v c b n thì n n kinh t th gi i luôn v n đ ng, ch y u là theo chi u h ng ngày càng phát tri n, cho nên doanh nghi p c n ph i luôn nh n th c rõ

y u t này đ đ m b o m t h th ng thông tin k toán t i doanh nghi p không

nh ng có kh n ng ho t đ ng t t t i th i đi m hi n t i mà còn ph i có kh n ng thích nghi v i nh ng bi n đ i c a môi tr ng kinh doanh

1.3.ăT ăch căh ăth ngăthôngătinăk ătoánătrongăDoanhănghi p:

M t h th ng thành công khi nó đ t đ c các m c tiêu đ ra Hay nói cách khác, m t h th ng thông tin k toán thành công khi nó v n hành t t và cung c p

đ c các thông tin h u ích, k p th i ph c v cho quá trình ra quy t đ nh c a các c p

qu n lỦ doanh nghi p T t nhiên đi u ki n đ m t h th ng thông tin k toán đ t

đ c các m c tiêu đó là nó ph i đ c t ch c t t

T ch c h th ng thông tin k toán trong doanh nghi p là quá trình t ch c tri n khai đ thi t l p m t h th ng k toán và h th ng ki m soát, phân công và b trí nhân s cho h th ng đ th c thi h th ng nh m m c đích cung c p thông tin chính xác, k p th i, đáp ng đ c nhu c u thông tin c a doanh nghi p Và v i s bùng n c a khoa h c k thu t, các h th ng thông tin k toán ngày nay h u nh

đ c v n hành b ng công ngh thông tin, cho nên công vi c t ch c tri n khai h

th ng thông tin k toán đ c trình bày d i dây không đ c p đ n tri n khai ng

d ng b ng th công mà ch y u là trên h th ng máy tính và ph n m m k toán

1.3.1.ăCôngătácăt ăch căh ăth ngăthôngătinăk ătoán:

Công tác t ch c h th ng thông tin k toán bao g m 5 giai đo n:

Giai đo n l p k ho ch

ây là b c đ u tiên đ b t đ u kh i t o m t h th ng thông tin k toán Hưy

th t ng t ng n u chúng ta xây m t ngôi nhà 1 t ng, 2 phòng ng Vài n m sau

đó, chúng ta l i ti p t c xây thêm 1 t ng, m r ng phòng khách, thêm 1 phòng t m

Vi c này làm t n hao ti n b c c ng nh công s c c ng chính do chúng ta không có

m t k ho ch dài h n T ng t đ i v i m t h th ng thông tin k toán, n u chúng

ta không có k ho ch rõ ràng thì không nh ng nhu c u thông tin không đ c đáp

ng mà còn t n kém chi phí N i dung c a vi c l p k ho ch là kh o sát, xem xét môi tr ng ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p bao g m quy mô, đ c đi m,

kh n ng tài chính c a doanh nghi p; kh o sát v yêu c u chung v thông tin qu n

lỦ c a lưnh đ o doanh nghi p nh : đ i v i k toán tài chính thì yêu c u v ch ng t ,

s k toán, báo cáo tài chính theo m u bi u quy đ nh hay đ i v i k toán qu n tr thì yêu c u v l p d toán, theo dõi đánh giá d toán, theo dõi chi phí kinh doanh, tính giá thành s n ph m, bán hàng và phân tích bán hàng, v.v… Các công c k thu t trong vi c kh o sát nh ph ng v n, quan sát, l p b ng câu h i, v l u đ , v s đ dòng d li u,… sau đó t ng h p và lên k ho ch chung cho toàn b h th ng Công

vi c này th ng do nh ng ng i có ki n th c v k toán, v phân tích và v h

th ng thông tin k toán th c hi n

Giai đo n phân tích:

Sau khi kh o sát, các d li u thu th p đ c trong quá trình kh o sát s đ c

kh thi c a h th ng Có ngh a là các nhà phân tích ph i tính toán làm sao cân đ i

đ c gi a l i ích mà h th ng này mang l i và chi phí mà doanh nghi p ph i b ra Các công c k thu t đ c s d ng cho vi c phân tích nh các hàm tính toán tài chính, các phân tích l u đ , s đ dòng d li u Và công vi c này c ng do nh ng

ng i có ki n th c v k toán, v phân tích và h th ng thông tin k toán

Giai đo n thi t k :

ây là b c ti p theo sau giai đo n l p k ho ch và phân tích hoàn thành

N i dung c a vi c thi t k là xác đ nh n i dung và hình th c c a t ng ph n hành công vi c, quy trình x lỦ c a h th ng, các yêu c u c th v thi t b và ph n m m

k toán Trong giai đo n thi t k , chúng ta có th l n l t qua 2 b c, th nh t là thi t k s b , th hai là thi t k chi ti t Trong b c thi t k s b , các quy trình s

đ c v ch ra, có ngh a là công vi c gì s đ c làm, x lỦ ra sao đ đáp ng nhu c u

thông tin c a ng i dùng Còn trong b c thi t k chi ti t, các Ủ t ng b c thi t

k s b s đ c chuy n vào đây, ch ng h n máy móc, thi t b hay ph n m m nào

s x lỦ quy trình đó; m u s hay báo cáo c th nào s mang thông tin đ n ng i dùng…

ây là giai đo n chuy n nh ng gì n m trên lỦ thuy t sang m t h th ng th c

t đ s d ng giai đo n này, các quy trình s đ c ng d ng, các máy móc s

đ c l p, ph n m m s đ c chu n b , các tiêu chu n và s ki m soát h th ng

đ c thi t l p, h th ng báo cáo b t đ u hình thành Nhìn chung công vi c chính

c a giai đo n này ch là th c hi n l i nh ng cái đư v ra trên k ho ch Công vi c này có th do chính nhân viên c a đ n v ho c thuê bên ngoài th c hi n ho c đi mua ph n m m đóng gói s n có trên th tr ng

Giai đo n v n hành và b o trì:

ây là giai đo n cu i cùng trong công tác t ch c m t h th ng thông tin k toán Giai đo n này đ a s n ph m giai đo n xây d ng vào v n hành thành m t h

th ng th ng nh t C th là ph n m m s đ c cài đ t, nhân viên s đ c thuê

m n thêm (n u thi u) ho c đào t o đ đ m nh n công vi c trong h th ng m i, hay vi c chuy n đ i h th ng (n u đang v n hành h th ng c )

Trong quá trình v n hành h th ng, nh t thi t ph i có s đánh giá đ nh k v

m c đ hài lòng c a ng i dùng c ng nh vi c ghi nh n nh ng đi m ch a h p lỦ trong quy trình x lỦ mà t đó có nh ng thi t k s a đ i hay b sung đ h th ng ngày càng hoàn thi n Vì th s có m t các chuyên gia x lỦ h th ng trong giai

đo n này là vô cùng c n thi t, nó v a đ m b o s ghi nh n đ y đ v nh c đi m

c a h th ng trong quá trình v n hành v a đ m b o h th ng thông su t m i th i

đi m

1.3.2.ăT ăch cănhơnăs :

t ch c thành công h th ng thông tin k toán thì ph i có nhi u ng i tham gia Sau đây là các thành ph n tham gia và vai trò c a h trong vi c th c hi n

h th ng:

- Ban lưnh đ o doanh nghi p, đ ng d i góc đ nhà qu n lỦ, ban lưnh đ o doanh nghi p xác đ nh m c tiêu chi n l c, h tr , khuy n khích, xét duy t các giai

đo n phát tri n c a d án

- Nh ng ng i làm công tác k toán – ki m toán, có ba vai trò: m t là, xác

đ nh nhu c u thông tin c n có t h th ng thông tin k toán; hai là, có th tham gia vào ban t ch c qu n lỦ h th ng thông tin; ba là, thi t k h th ng ki m soát n i b cho h th ng thông tin k toán và giám sát, ki m tra, đánh giá các ki m soát trong

h th ng thông tin k toán

- Ban t ch c qu n lỦ h th ng thông tin, đ c thành l p ph i bao g m ban lưnh đ o doanh nghi p, k toán tr ng/giám đ c tài chính, ng i qu n lỦ h th ng thông tin k toán có liên quan Vài trò c a ban t ch c qu n lỦ h th ng thông tin là thi t l p các chính sách đi u hành h th ng thông tin, h ng d n các giai đo n phát tri n h th ng, báo cáo ti n đ th c hi n cho ban lưnh đ o doanh nghi p

- T / i phát tri n d án, m i m t d án c a h th ng thông tin k toán c n

có m t t /đ i d án v i nhân s g m chuyên gia d án, ng i qu n tr , ng i làm

k toán ki m toán và ng i s d ng Vai trò đ i d án g m l p k ho ch d án, giám sát d án, ki m soát chi phí d án i d án là c u n i trung gian gi a ng i

s d ng v i ban lưnh đ o doanh nghi p, ban t ch c qu n lỦ h th ng thông tin

- Ng i phân tích, l p trình h th ng, là nh ng ng i có ki n th c v k toán,

v phân tích và v h th ng thông tin k toán, nh ng l p trình viên tin h c chuyên ngành

- Nh ng ng i khác ngoài h th ng nh ng có liên quan đ n vi c t ch c h

th ng thông tin k toán c a doanh nghi p nh khách hàng, nhà cung c p, ki m toán

đ c l p, c quan qu n lỦ Nhà n c,…

1.3.3 Côngătácăt ăch căs ăd ngăph năm măk ătoán:

đ m b o cho vi c t ch c s d ng thành công m t ph n m m k toán, doanh nghi p nh t thi t ph i đ m b o các đi u ki n sau đây:

- m b o đi u ki n k thu t:

 L a ch n ph n m m phù h p v i ho t đ ng kinh doanh s n xu t c a doanh nghi p Trang b h th ng thi t b v tin h c phù h p v i yêu

c u, trình đ qu n lỦ, trình đ tin h c c a cán b qu n lỦ, đ i ng nhân viên k toán

 S d ng th nghi m ph n m m m i Sau quá trình th nghi m, n u

ph n m m k toán đáp ng đ c tiêu chu n c a ph n m m k toán và yêu c u k toán c a đ n v thì đ n v m i tri n khai áp d ng chính

th c

 Xây d ng quy ch s d ng ph n m m k toán trên máy vi tính nh :

qu n lỦ máy ch (n u có); qu n lỦ d li u; ki m tra, ki m soát vi c

đ a thông tin t ngoài vào h th ng; th c hi n công vi c sao l u d

li u đ nh k ; phân quy n đ i v i các máy nh p và x lỦ s li u…

 T ch c trang b và s d ng các thi t b l u tr an toàn cho h th ng,

b trí và v n hành theo đúng yêu c u k thu t

- m b o đi u ki n v con ng i và t ch c b máy k toán:

 L a ch n ho c t ch c đào t o cán b k toán có đ trình đ chuyên môn, nghi p v v k toán và tin h c

 L p k ho ch và t ch c th c hi n các khâu công vi c: nh p ch ng t vào máy; ki m tra vi c nh p s li u vào máy; th c hi n các thao tác trên máy theo yêu c u c a ph n m m k toán; phân tích các s li u trên s k toán và báo cáo tài chính, qu n tr m ng và qu n tr thông tin k toán

 Quy đ nh rõ trách nhi m, yêu c u b o m t d li u trên máy tính; ch c

n ng, nhi m v c a t ng ng i s d ng trong h th ng; ban hanh quy

ch qu n lỦ d li u, quy đ nh ch c n ng, quy n h n c a t ng nhân viên; quy đ nh m c thông tin không đ c phép l u chuy n

- m b o tính th ng nh t trong công tác k toán:

 i v i các đ n v k toán có các đ n v k toán tr c thu c (T ng Công ty, Công ty m ,…) ph i l p báo cáo tài chính t ng h p ho c báo cáo tài chính h p nh t, thì c n ch đ o cho các đ n v tr c thu c s

d ng ph n m m k toán sao cho thu n ti n trong vi c k t n i thông tin, s li u báo cáo

Sau khi th c hi n đ m b o đ y đ các đi u ki n trên, nhà qu n lỦ có th t t

ch c thi t k ph n m m hay đ t hàng (thuê) đ đ n v bên ngoài thi t k hay mua

ph n m m đóng gói, đ c đi m c a hai lo i này nh sau:

- Ph n m m đóng gói:

Ph n m m đóng gói là các ph n m m đ c nhà cung c p thi t k s n, đóng

cài ph n m m Lo i ph n m m k toán này th ng đ c bán r ng rưi và ph bi n trên th tr ng

 Chi phí tri n khai r : Ph n m m đ c đóng gói bao gi c ng có đ y

d tài li u h ng d n, tài li u gi ng d y và r t nhi u các tài li u khác

không c n ph i qua đào t o t phía nhà cung c p, nên s gi m thi u

đ c chi phí tri n khai cho NSD

 Th i gian tri n khai ng n và d dàng

Nh c đi m:

 Do đ c phát tri n v i m c đích s d ng cho nhi u doanh nghi p ho t

đ ng trong nhi u lo i hình khác nhau mà v n đ m b o đ c tính gi n

đ n, nh g n và d s d ng nên m t s các yêu c u nh đ c thù c a doanh nghi p không có trong ph n m m

- Ph n m m đ t hàng

Ph n m m k toán đ t hàng là ph n m m đ c nhà cung c p ph n m m thi t

k riêng bi t cho m t doanh nghi p ho c m t s nh các doanh nghi p trong cùng

m t t p đoàn theo đ n đ t hàng, d a trên các yêu c u c th c đi m chung c a

lo i ph n m m này là không ph bi n và có giá thành r t cao

u đi m:

 áp ng đ c yêu c u đ c thù, c th c a doanh nghi p

Nh c đi m:

 Chi phí cao: Do toàn b chi phí đ u t và phát tri n ph n m m đ u đ

d n vào m t doanh nghi p nên giá thành c a ph n m m s r t cao Ngoài chi phí l n đ u t ban đ u, lo i ph n m m này còn ph i ch u thêm các chi phí khác nh chi phí b o hành, b o trì, nâng c p phát tri n sau này

 Khó c p nh t và nâng c p: Khi ch đ k toán thay đ i, do nhà cung

c p ph n m m theo đ n đ t hàng ph i ti n hành c p nh t nâng c p cho hàng tr m và th m chí c ngàn khách hàng m t cách tu n t , l n l t, nên doanh nghi p đ u t s d ng ph n m m đ t hàng ph i ch đ i r t lâu m i t i mình

 Tính n đ nh c a ph n m m kém

 Tính r i ro cao: không th ki m ch ng đ c l ch s v uy tín ch t

l ng đ i v i các s n ph m ph n m m k toán đ n đ t hàng m t cách

d dàng nên r t có th là sau khi nh n bàn giao không nh Ủ Không

th đ a vào s d ng ho c đ a vào s d ng nh ng không hi u qu

Ch ng 1 h th ng l i các quan ni m và b n ch t c a k toán qua các th i

k khác nhau, nó cho ta th y rõ ràng h n v s đa d ng trong cách hi u v k toán Cùng v i các quan ni m là vai trò c a công tác k toán đ i v i ho t đ ng

c a doanh nghi p ngày nay, K toán không ch giúp nhà qu n lỦ ghi chép, phân tích, x lỦ thông tin c a các ho t đ ng kinh t di n ra hàng ngày mà các lo i báo

cáo k toán còn là m t công c h tr trong vi c ra quy t đ nh cho các đ i t ng

s d ng khác nhau

Ngoài ra, Ch ng 1 còn t ng h p các lỦ thuy t v h th ng thông tin k toán trong doanh nghi p, bao g m khái ni m, c u trúc, các y u t chi ph i c ng nh công tác t ch c h th ng thông tin k toán trong th i k mà công ngh thông tin phát tri n v i t c đ v bưo Qua đó, chúng ta s hi u rõ h n và đánh giá chính xác

h n các y u t chi ph i h th ng thông tin k toán qua các th i k khác nhau T đó chúng ta s có đ c các gi i pháp xác đáng trong vi c xây d ng, t ch c và hoàn thi n h th ng thông tin k toán t i doanh nghi p

CH NGă2:ăTH CăTR NG CÔNG TÁC T ăCH C S ă

D NGăPH NăM MăK ăTOÁN T IăCÁCăDOANH NGHI PăTRểNă AăBÀN T NHăB CăLIểU

2.1.ăT ngăquanăv ăcác Doanhănghi pătrênăđ aăbƠnăT nhăB căLiêu:

2.1.1.ăTìnhăhìnhăphátătri n:

B c Liêu là m t t nh thu c duyên h i vùng ng b ng sông C u Long, n m trên bán đ o Cà Mau, mi n đ t c c Nam c a Vi t Nam

sáp nh p L n g n nh t là gi i th và sáp nh p vào t nh Minh H i sau ngày 30 tháng

04 n m 1975 Cho đ n 06 tháng 11 n m 1996, t nh B c Liêu m i đ c tái l p và chính th c đi vào ho t đ ng t ngày 01 tháng 01 n m 1997 K t th i đi m đó, t nh

B c Liêu nói chung, c ng đ ng doanh nghi p trong t nh nói riêng đư có nh ng b c

ti n dài đáng ghi nh n

V s l ng, tính đ n cu i n m 2013, toàn t nh có 950 doanh nghi p đang

ho t đ ng trên đ a bàn t nh, có gi m 21 doanh nghi p so v i n m 2012 Trong c

c u doanh nghi p theo lo i hình, doanh nghi p ngoài nhà n c v n có t tr ng l n

h n r t nhi u (938/950) so v i Doanh nghi p Nhà n c và Doanh nghi p có v n

đ u t n c ngoài

Bi uăđ ă2.1: C ăc uădoanhănghi pătheoălo iăhìnhădoanhănghi p

(Ngu n: C c Th ng kê T nh B c Liêu)

Trong 5 n m g n đây nh t, s l ng doanh nghi p ngoài Nhà n c luôn chi m t tr ng m c trên 97% ây có th nói là thành qu đ t đ c sau Ngh quy t 14-NQ/TW đ c ban hành vào ngày 18/03/2002 v vi c ti p t c đ i m i c

ch , chính sách, khuy n khích và t o đi u ki n phát tri n kinh t t nhân

V quy mô, b c tranh t ng th doanh nghi p th i đi m hi n t i c ng khác

tr c r t nhi u N u nh tr c đây h u nh các doanh nghi p thành l p và ho t

đ ng theo ki u t phát, s v n đ c đ u t c m ch ng thì gi đây, do s chuy n

d ch c c u ngành và đòi h i c a th tr ng, các doanh nghi p đ c đ u t k càng

Giáătr ătƠiăs năc ăđ nhă 1.374.654 1.445.696 2.259.065 3.214.778 3.016.143

Nhìn vào b ng 2.1, ta th y s v n s n xu t kinh doanh c a các doanh nghi p

t ng đ u đ ng qua các n m, tính đ n n m 2013, con s này là 9.572.141 tri u đ ng

t ng h n 2,5 l n so v i n m 2009 i u này cho th y quy mô s n xu t kinh doanh

c a các doanh nghi p ngày càng đ c m r ng Tính riêng trong n m 2013, có 197

doanh nghi p thành l p m i, t ng 43,79% so v i n m 2012 v i s v n đ ng kỦ

872.010 tri u đ ng V i t ng s v n đ ng kỦ 872.010 tri u đ ng trong n m 2013, s

v n trung bình m i doanh nghi p đ ng kỦ là h n 4.400 tri u đ ng Cùng v i s t ng lên c a ngu n v n s n xu t kinh doanh là s gia t ng trong giá tr tài s n c đ nh t i

các doanh nghi p, con s này n m 2013 là 3.016.143 tri u đ ng (B ng 2.1) Khi

th tr ng ngày càng khó tính, m c đ c nh tranh gi a các doanh nghi p ngày càng

kh c li t, vi c đ u t tài s n c đ nh, máy móc thi t b , dây chuy n công ngh hi n

đ i là yêu c u t t y u M t s công ty đ c đ u t v i s v n l n và dây chuy n công ngh s n xu t hi n đ i nh Công ty C ph n Bia Sài Gòn chi nhánh B c Liêu

vt: tri u đ ng

B ngă2.1:ăGiáătr ătƠiăs năc ăđ nhăc aăcácădoanhănghi păquaăcácăn m

(Ngu n: C c Th ng kê T nh B c Liêu)