Hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH provimi thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện

Maria do ceu Gaspar Alves, Information Technology roles in Accounting task - A multiple - case study, International Journal of Trade, Economics and Finance, Vol.1, June, 2010 2010-023X

Trong b i c nh Vi t Nam trong ti n trình th c hi n cam k t WTO, công ngh thông

tác đ ng mãnh m V i đi u ki n hi n t i, ng d ng công ngh thông tin trong công tác qu n lý và cung c p thông tin, thì k toán chu tác đ ng m nh b i ti n trình ng

nghi p t i Vi t Nam hi n nay Vi c áp d ng h th ng ph n m m trong vi c x lý và cung c p thông tin k toán làm thay đ i các qui trình x lý, ki m soát và cung c p thông tin k toán

thông tin k toán c a doanh nghi p mang tính k p th i, tính chính xác và tính ki m soát là h t s c c n thi t thì đòi h i h thông thông tin c n ph i trôi ch y không b

thông tin c n thi t cho h ra quy t đ nh

hình thành trong đó công ngh thông tin có m c đ nh h ng đáng k đ n ch t

l ng thông tin đ c cung c p Trong môi tr ng kinh doanh hi n nay, thông tin k

mang tín h tr đ n các quy t đ nh c a các bên liên quan Vì v y doanh nghi p nh t

V i các y u t phân tích nh trên tác gi ch n đ tài: “H th ng thông tin k toán

t i công ty TNHH MTV PROVIMI- Th c tr ng và m t s gi i pháp hoàn thi n”

có m t s đ xu t đ hoàn thi n chu trình cung c p thông tin

- H th ng hóa lý lu n v h th ng thông tin k toán c a doanh nghi p

- Trình bày th c tr ng t i h th ng thông tin k toán t i công ty TNHH MTV PROVIMI

Ch ng I: T ng quan h th ng thông tin k toán

Ch ng II: Th c tr ng h th ng thông tin k toán t i Công ty

Ch ng III: M s gi i pháp hoàn thi n h th ng thông tin k toán t i Công ty

1 Hu nh Th H ng H nh, Nguy n M nh Toàn, 2011, Ki m soát và đ m b o an toàn h th ng thông tin k toán trong đi u ki n tin h c hóa, T p chí khoa h c và

gi i), NXB Th ng Kê

3 Nguy n Th Hoàng Anh, 2009, H th ng thông tin k toán t i Công ty TNHH

Maersk Vi t Nam - Th c tr ng và gi i pháp Lu n v n th c s i h c kinh t Thành ph H Chí Minh

nghi p, 2012, NXB Ph ng ông

5 Ph m Trà Lam, 2012 T ch c h th ng thông tin k toán áp d ng trong doanh

nghi p nh và v a Vi t Nam Lu n v n th c s i h c kinh t Thành ph H Chí Minh

Ph ng ông

Tr n Thanh Thúy, Ph m Trà Lam, 2012 H Th ng thông tin k toán ( t p 2),

10 Ch t l ng h th ng thông tin k toán

<http://smallbusiness.chron.com/qualities-accounting-information-3954.html>

11 Ch c n ng c a h th ng thông tin k toán,

<http://dilipchandra12.hubpages.com/hub/Accounting-as-an-Information-System>, truy c p ngày 20 tháng 6 n m 2012

12 Maria do ceu Gaspar Alves, Information Technology roles in Accounting task -

A multiple - case study, International Journal of Trade, Economics and Finance,

Vol.1, June, 2010 2010-023X

13 Mr.Ali Amiri, Mr.Hojjatallah Salari Department of accounting, Islamic Azad

University, Bandar Abbas Branch, Iran, Effect of Accounting Information System

(AIS) on Software qualitative, International Journal of Business and Management

Invention ISSN (Online): 2319 – 8028, ISSN (Print): 2319 – 801X www.ijbmi.org Volume 2 Issue 4 April 2013 PP.06-11

CH NG 1 T NG QUAN H TH NG THÔNG TIN K

TOÁN 1.1 Vai trò c a thông tin k toán đ i v i công tác qu n lý

1.1.1 B n ch t c a k toán

Theo đ nh ngh a c a Hi p h i k toán M

“K toán là quá trình xác đ nh, đo l ng và trao đ i thông tin kinh t cho phép đánh

d ng thông tin

Thông tin k toán là thông tin kinh t - nó liên quan đ n ho t đ ng tài chính và kinh

t c a doanh nghi p ho c t ch c Thông tin k toán c n ph i đ c xác đ nh và đo

l ng” http://www.tutor2u.net/business/accounts/intro_accounting.htm

nh ngh a v k toán c ng đ c ghi nh n trong lu t k toán n c CHXHCN Vi t Nam Theo đó: “ k toán là vi c thu th p, x lý, ki m tra, phân tích và cung c p thông tin kinh t tài chính d i hình th c giá tr , hi n v t và th i gian lao đ ng (3-

i u 4, lu t k toán do Qu c H i thông qua ngày 17/6/2003)

chung nh sau:

và th c đo lao đ ng trong đó th c đo giá tr là th c đo b t bu c đ có th t ng

h p toàn b các ho t đ ng kinh t c a t ch c

K toán đ c xem là m t h th ng thông tin c a m i t ch c H th ng đó đ c

các ph ng pháp riêng c a k toán

ch c n ng đó, c n ph i có m t c u trúc đ c thi t l p đ thu th p, l u tr , x lý và

thông tin k toán

Tóm l i k toán là m t khoa h c thu th p, x lý và cung c p thông tin v tài s n,

ch v n d ng trong các doanh nghi p mà còn trong các t ch c phi l i nhu n, các t

tiêu nào đó Thông tin k toán đ c s d ng b i nhi u đ i t ng: t nhà qu n lý

có quan tâm đ n l i ích c a t ch c đó

1.1.2 Vai trò k toán

M i doanh nghi p là m t t bào c a n n kinh t mà l i ích c a t ch c đó có liên h

đ n nhi u đ i t ng : t ng i ch s h u, ng i qu n lý t i đ n v đ n các đ i

t ng bên ngoài M i m t đ i t ng có nh ng nhu c u thông tin riêng xu t phát t

thông tin đ ho ch đ nh, t ch c và ki m soát toàn b tài s n và ho t đ ng kinh

các m t sau:

Giúp nhà qu n lý doanh nghi p ki m tra, ki m soát toàn b tài s n hi n có, tình

tiêu đã đ nh, tránh tình tr ng th t thoát hay s d ng lãng phí tài s n

Giúp nhà qu n lý ki m tra, ki m soát tình hình s d ng các kho n vay n , tình hình huy đ ng và s d ng v n ch s h u qua đó đánh giá tình hình th c hi n ngh a v

Thông qua thông tin do k toán cung c p, nhà qu n lý có th xây d ng các k ho ch

Ch s h u Nhà qu n tr

Ng i s d ng bên ngoài DN:

Nhà n c, ngân hàng, nhà đ u t

 i v i các đ i t ng bên ngoài doanh nghi p: bao g m Nhà n c, các đ i

t ng khác nh ngân hàng, các t ch c tài chính khác s d ng thông tin k toán c a

hàng …

ch t thông tin k toán th ng liên quan đ n các v n đ tình hình tài chính c a doanh

c u sau:

pháp tính toán c th :

đ c ch p nh n đ đ m b o tính so sánh c a thông tin khi công b ra bên ngoài Khi đó m i cá nh n đ u có th đ c hi u và s d ng thông tin k toán trong vi c ra quy t đ nh

i v i thông tin k toán qu n tr c n th ng nh t đ i v i tài li u k ho ch ho c các qui đ nh bên trong n i b đ thu n l i cho vi c qu n lý các ho t đ ng đ n v

t tài chính x y ra

t , tài chính c a đ n v

Thông tin k toán cung c p ph i rõ ràng, d hi u, đ m b o cho các đ i t ng s

H th ng 1.0 có các thành ph n 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 t ng tác v i nhau thông qua m i quan h A,B,C,D nh m th c hi n m c tiêu c a h th ng 1.0 Có th hình dung h

b ph n, phòng ban c a nó Các phòng ban này s ph i h p, quan h v i nhau theo

ch c nh m th c hi n các m c tiêu t n t i c a t ch c đó

ban, b ph n 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 có th là m t h th ng con trong h th ng 1.0, các h

ph i tìm hi u và xác đ nh rõ m c tiêu cho h th ng đang quan tâm là gì, đ t đó có

th ng thông tin k toán

Khi đ c p đ n h th ng có s tham gia c a con ng i, chúng ta c n ph i phân bi t

các con ng i nh m th c hi n m c tiêu đ t ra thì h th ng là m t khái ni m t ng

sách, gi y t …

thông tin cho ng i s d ng

1.2.1.2 H th ng thông tin k toán

H th ng thông tin k toán thu th p, ghi nh n và l u tr d li u đ cung c p thông tin cho nhà qu n tr H th ng thông tin k toán là m t t p h p các thành ph n liên quan, t ng tác nhau đ đ t đ c m c tiêu đ ra, h u h t các h th ng thông tin k toán bao g m các h th ng nh H th ng thông tin k toán có th s d ng công ngh thông tin có th đ n gi n ho c ph c t p, công ngh là công c đ n gi n đ t o

l p, duy trì và c i ti n h th ng H th ng thông tin k toán tác đ ng m nh đ n

Trong c u trúc h th ng thông tin k toán, quá trình v n hành đ cung c p thông tin thông th ng đ c th c hi n theo các b c sau:

 Thu th p d li u c a các nghi p v , s ki n c a quá trình s n xu t kinh

 Ghi nh n, s p x p các nghi p v theo trình t th i gian g i là ghi nh t ký

h p theo các đ i t ng k toán, các đ i t ng k toán theo dõi chi ti t g i là chuy n s

Hình 1.4 : Quy trình x lý c a h th ng thông tin k toán

Các đ i t ng

k toán

N i dung nghi p v phát sinh

Các đ i t ng

k toán

Ghi nh n s p

x p theo th i gian

Ghi nh n s p

x p theo n i dung qu n lý

Thông tin k toán (s sách, các báo

L p và trình bày thông tin trên các báo cáo v i n i dung đã đ c t p h p, theo dõi

Nh v y, k toán d i g c đ m t h th ng thông tin ph i là t p h p r t nhi u thành

i t ng c a h th ng thông tin k toán:

cung c p các thông tin theo yêu c u ph c v cho vi c qu n tr c a các c p

tin k toán s thu th p d li u t các quá t nh s n xu t kinh doanh c a doanh nhi p

D li u thu th p chính là n i dung c a các ho t đ ng, nghi p v phát sinh trong quá trình trên Tùy theo n i dung c a thông tin yêu c u mà s có các n i dung c n ph n

đ c ghi nh n vào làm d li u cho h th ng k toán làm đ c đi u này, k toán

t ng c a h th ng thông tin k toán chính là các ho t đ ng phát sinh trong quá trình kinh doanh s n xu t c a doanh nghi p

Hình 1.5: Các chu trình k toán

quan đ n m t n i dung phân lo i s là t p h p các ho t đ ng, nghi p v di n ra theo

doanh hay còn g i là các chu trình k toán

Chu trình kinh doanh ( chu trình k toán) là t p h p m t chu i các ho t đ ng di n ra

sau:

hàng, cung c p d ch v và thu ti n t khách hàng Chu trình này bao g m b n ho t

đ ng: đ t đ n hàng, lên hàng, xu t hóa đ n và thu ti n

• i v i giai đo n đ t hàng: g m nh n đ n hàng, ki m tra, ch p nh n bán

1.0 đ n hàng

Khách hàng

3.0 xu t hóa đ n

n hàng

Doanh thu

S cái và h th ng báo cáo

Phi u lên hàng

Chu trình

s n xu t

Chu trình chi phí

Các bi n pháp ki m soát:

H n ch quy n truy c p vào d li u

R i ro: lên sai hàng hóa, hàng hóa b m t, giao hàng sai thông tin c a khách hàng Các bi n pháp ki m soát:

H n ch truy c p công c liên quan đ n hàng t n kho

i chi u phi u lên hàng v i đ n đ t hàng

R i ro: xu t hóa đ n sai, nh p sai kho n ph i thu, ghi chú h n m c tín d ng sai Các bi n pháp ki m soát:

• Ho t đ ng thu ti n:

Các bi n pháp ki m soát:

Tách bi t ch c n ng ghi nh n công n v i thu ti n

i chi u tài kho n ngân hàng và kho n ph i thu

Nhà cung c p Chu trình doanh thu

2.0 nh n hàng

3.0 ch p

nh n hóa

đ n

4.0 thanh toán

Hóa đ n

R i ro:

n hàng không c n thi t ho c nhi u h n yêu c u

Hàng t n kho quá nhi u

Sai ph m trong ki m kho

Thanh toán hai l n cho nhà cung c p, thanh toán sai nhà cung c p

Các bi n pháp ki m soát:

Rà soát đ nh k và phân tích l ng hàng t n kho

Ki m soát m t kh u truy c p nghi p v thanh toán cho nhà cung c p

Ki m tra ng u nhiên tài kho n ph i tr và thông tin l ng hàng t n kho

Giám sát truy c p d li u

trong các doanh nghi p s n xu t

và nhà đ u t vào doanh nghi p

N m chu trình kinh doanh này không t n t i đ c l p mà có nh h ng qua l i l n nhau theo m i quan h cho-nh n các thông tin và ngu n l c T t c các d li u ph n

đ n h th ng ghi s - l p báo cáo đ cung c p thông tin cho các đ i t ng s d ng trong và ngoài doanh nghi p

Ch c n ng c a h th ng thông tin k toán:

nhà n c Các báo cáo này đ c l p và trình bày theo nh ng quy đ nh và khuôn

m u s n có và th ng nh t cho t t c các lo i hình doanh nghi p (báo cáo có c u

h th ng thông tin k toán, đ c bi t là trong đi u ki n có s h tr c a máy tính và công ngh thông tin

doanh, s cung c p các thông tin h u ích đánh giá quá trình th c hi n các ho t đ ng

di n ra Các thông tin đ c t p h p đ y đ , chính xác, k p th i s t o đi u ki n cho

đ nh bán ch u, đ t thêm hàng, chi t kh u, gi m giá hàng bán… Cùng v i vi c ng

có th th c hi n đ c đ i v i h u h t các h th ng thông tin k toán

H tr ra quy t đ nh qu n tr : thông tin c n thi t cung c p cho ra quy t đ nh qu n tr

tin này th ng không có nh ng tiêu chu n hay nh ng báo cáo c th , do đó đòi h i

và đ y đ các yêu c u thông tin khác nhau t các c p qu n lý ây là yêu c u mà không ph i h th ng thông tin k toán nào c ng có th đáp ng Tuy nhiên, n u th c

hình t o nên l i th c nh tranh c a doanh nghi p đ i v i các doanh nghi p khác (

c ng r t c n cho quá trình ho ch đ nh chi n l c và ki m soát th c hi n m c tiêu

nghi p, nh ng d li u d toán, h th ng k toán s ti n hành làm các phép so sánh tình hình ho t đ ng c a doanh nghi p trong kho ng th i gian dài, t đó phân tích và

đ a ra nh ng d báo, xu h ng và các chi n l c phát tri n trung và dài h n Thông tin c n cho quá trình qu n lý này r t phong phú, mang tính t ng h p và khái quát cao, đòi h i h th ng k toán thu th p và l u tr r t nhi u d li u theo th i gian và không gian, nh ng d li u tài chính và phi tài chính ây là đòi h i r t cao đ i v i

h th ng con khác trong h th ng thông tin qu n lý, trên n n t ng ng d ng công ngh thông tin m nh m

Thi t l p h th ng ki m soát n i b : ki m soát n i b bao g m các chính sách, th

tin cung c p Thông qua vi c thi t l p h th ng thông tin k toán các chính sách, th

nên h th ng ki m soát n i b h u hi u và hi u qu trong doanh nghi p

Phân lo i h th ng thông tin k toán:

H th ng thông tin k toán tài chính: cung c p các thông tin tài chính ch y u cho

đ i t ng bên ngoài Nh ng thông tin này ph i tuân th các quy đ nh, ch đ , các nguyên t c, chu n m c k toán hi n hành

H th ng thông tin k toán qu n tr : cung c p các thông tin nh m m c đích qu n

h ng v tài chính kinh t c a chúng đ i v i t ch c

thi t l p các báo cáo đ u đ c th c hi n th công, ghi chép b ng tay

và công ngh thông tin trong quá trình v n hành c a h th ng k toán

H th ng k toán d a trên n n máy tính: các quá trình th c hi n v n hành c a h

x lý cung c p thông tin

1.2.2 Các b ph n c u thành h th ng thông tin k toán

1.2.2.1 H th ng thông tin đ u vào:

th p d li u cho h th ng thông tin

Hình 1.6 Các thành ph n c a h th ng thông tin k toán

1.2.2.2 H th ng x lý thông tin:

li u đ u vào đã thu th p nh phân tích, t ng h p, tính toán, ghi chép, xác nh n… đ

d ng

sau

1.2.2.3 H th ng thông tin đ u ra:

Ki m soát: ki m soát các quá trình thu th p, l u tr , x lý nh m cung c p thông tin theo tiêu chu n, m c tiêu c a h th ng đ t ra đ ng th i ph n h i nh ng sai sót, h n

Thông tin ch đ c t o ra t quá trình x lý d li u khi có s tham gia c a các thành

d ng thông tin đó Trong nhi u tr ng h p các thông tin t o ra t h th ng này s là

m t h th ng thông tin c th

th ng hay đ c h tr và th c hi n b i h th ng x lý máy tính ho c c ng có th

ph i là h th ng x lý b ng máy

1.2.3 M i quan h h th ng thông tin k toán và h th ng ki m soát n i b

H th ng ki m soát n i b bao g m các chính sách và các th t c th c hi n chính sách đ c thi t l p b i các c p lãnh đ o và đ c đoàn th doanh nghi p tuân th

h ng đ n quá trình thi t k s v n hành và tính h u hi u c a ki m soát n i b

bên trong l n bên ngoài có th ch quan ho c khách quan, nhà qu n lý ph i quy t

đ nh r i ro nào có th ch p nh n và ph i làm gì đ qu n lý r i ro

các m c tiêu

 Thông tin và truy n thông: là đi u ki n không th thi u cho vi c thi t l p,

duy trì và nâng cao n ng l c ki m soát trong đ n v thông qua vi c hình thành các

báo cáo đ cung c p thông tin v ho t đ ng tài chính và s tuân th

nhau

H th ng thông tin k toán và h th ng ki m soát n i b t i doanh nghi p có m i

quan h m t thi t v i nhau, h tr nhau M c tiêu c a h th ng ki m soát n i b là

đ m b o thông tin k toán cung c p đ c chính xác trung th c đ y đ đây c ng là

m c tiêu c a h th ng thông tin k toán

ro

H th ng thông tin k toán c ng có vai trò h tr đ i v i h th ng ki m soát n i b ,

đ n gi n hóa, gi m b t th i gian ki m tra ki m soát và h n ch vi c sai sót trong

Dung l ng c a thi b l u tr th c p c n đáp ng nhu c u s d ng

H th ng c n đáp ng nhu c u truy n đ t thông tin

Tr c khi đ a vào s d ng ph n m m c n đ c ki m tra v m c đ ho t đ ng

B máy và ng i làm k toán:

T ch c b máy k toán là vi c l a ch n hình th c t ch c b máy k toán, tuy n

d ng nh n s và b trí nh n s trong phòng k toán

đ n v tr c thu c, c c u b ph n phòng ban và c c u t ch c b ph n tài chính k toán

áp ng yêu c u x lý c a kh i l ng công vi c k toán

công tác qu n lý c a đ n v

C n chú ý r ng v i vi c ng d ng công ngh thông tin vào trong công tác k toán,

vi c l a ch n hình th c t ch c b máy k toán không còn b gi i h n theo quy mô,

đ a bàn ho t đ ng N u m t đ n v có đi u ki n h t ng k thu t công ngh thông tin t t và có ph n m m k toán, có th truy xu t, c p nh t d li u trên n n giao th c

m ng, ki m soát truy c p h th ng t t thì hình th c t ch c b máy k toán t p

…hay đ n v này có th t ch c b máy k toán phân tán v i m i đ n v ph thu c

có b máy k toán riêng nh ng t ch c x lý d li u t p trung t i đ n v chính

k toán, ti p c n theo chu trình kinh doanh hay k t h p c hai hình th c này Tùy theo đ c đi m t ch c, đ c đi m ho t đ ng kinh doanh, yêu c u qu n lý và ki m soát mà đ n v s l a ch n cách th c t ch c c c u phòng k toán cho phù h p Sau khi c c u phòng k toán đ c t ch c, đ n v c n phân công nh n s cho t ng

tuân th pháp lu t N u t ch c công tác k toán trong đi u ki n tin h c hóa, c n quan tâm đ n ki n th c, k n ng s d ng máy tính c bi t c n chú ý trong l a

c a Lu t k toán và yêu c u riêng c a đ n v

1.3.2 C ch v n hành

Xác l p m i quan h công tác gi a phòng k toán và phòng IT

Hoàn thi n h th ng ki m soát n i b đ ki m soát ch t ch tính trung th c, tính tuân th h th ng thông tin k toán

1.3.2.1 Xây d ng quy ch ho t đ ng

l u phòng nh n s d i s xét duy t c a Ban giám đ c Quy ch quy đ nh ch c

n ng nhi m v c a t ng phòng ban trong công ty c ng nh quy n và trách nhi m

c M i quan h gi a các phòng ban

hành

1.3.2.2 Xác l p m i quan h công tác gi a phòng k toán và phòng IT:

B ph n k toán và công ngh thông tin là hai b ph n không tách r i, h tr nhau trong vi c x lý thông tin, k toán cung c p d li u thô nh k thu t, công ngh

thông tin d li u đ c truy xu t d i d ng các báo cáo và đ c s d ng trong công

nh nghi p v phát sinh trung th c h p lý đúng b n ch t

1.3.2.3 Hoàn thi n h th ng ki m soát n i b

Xây d ng, hoàn thi n h th ng ki m soát n i b g n k t ch t ch v i h th ng thông tin k toán đ d li u đ c cung c p đ m b o tính trung th c và c tính tuân th H

c Ho t đ ng ki m soát: thi t k ho t đ ng ki m soát phù h p v i tình hình th c t

th x y ra

d Thông tin và truy n thông; thi t k xây d ng h th ng thông tin k toán t t s đáp ng yêu c u phát hi n và ng n ch n các r i ro, gian l n H th ng thông tin

là b ph n c a h th ng thông tin c a Công ty T t c các quá trình x lý ph i

đ c cung c p b ng các ch ng t mang tính trung th c, khách quan, chính xác

trong các doanh nghi p mà còn trong các t ch c phi tài chính, các t ch c c a

đó Thông tin k toán đ c s d ng b i nhi u đ i t ng: t nhà qu n lý doanh

quan tâm đ n l i ích c a t ch c đó

ch c n ng đó, c n ph i có m t c u trúc đ c thi t l p đ thu th p, l u tr , x lý và

phát sinh trong quá trình s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p

khác đ ho ch đính k ho ch kinh doanh

CH NG 2 TH C TR NG H TH NG THÔNG TIN

K TOÁN 2.1 Gi i thi u t ng quát Công ty TNHH MTV Provimi

đã phát tri n v t b c t i Châu Âu và v n ra các châu l c khác Trung ông, ông

Âu, Châu M và Châu Phi Provimi tr thành nhà tiên phong trong vi c phát tri n

Cargill, t o nên m t t ch c hoàn thi n v i kh n ng cung c p các s n ph m d ch v

v t tr i

Nh ng d u n trong l ch s phát tri n c a Provimi Vi t Nam

N m 2003: ng d ng công ngh h ng ngo i (NIR) đ đo l ng nhanh chóng và

Tr c đây, Provimi ch ho t đ ng trên thi tr ng Vi t Nam G n đây đã đ y m nh

xu t kh u sang các n c Châu Á: Phillipines, Hongkong, Malaysia, Hàn Qu c, New-Zealand

2.1.1 Qúa trình hình thành và phát tri n

Provimi đ c thành l p tài Rotterdam, Hà lan vào n m 1927 kh i đ u là m t công

ty th ng m i cho nông dân Hà Lan T nh ng n m 30 th k tr c, công ty b t

đ u bán m t s n ph m d i th ng hi u Provimi, m t h n h p c a ba thành t c

N m 1971, công ty nông nghi p c a M và Central soya mua l i Provimi và đ c

thoái v n và t đó T p đoàn t p trung hoàn toàn ho t đ ng vào th c n ch n nuôi

N m 1988 Central Soya bao g m c Provimi đ c ti p qu n b i Eridania

bên trong l n bên ngoài và th gi i

N m 1989 Provimi ti p qu n Công ty Ba lan đ u tiên, s n xu t th c n hoàn ch nh,

cho thú c ng và th c n cho cá b ng vi c mua l i các công ty t i an M ch, Chile, Tây ban nha

N m 2001 T p đoàn Eridania Beghin-say đ c tách thành b n Công ty, m t trong

s đó là Provimi

N m 2004 ti p t c mua l i nhà s n xu t Premix Nutriway t i Vi t Nam, nhà s n

Trong tháng 1 n m 2008 Provimi bán ph n l n các ho t đ ng th c n th y s n

KoroFrance SAS s h u 100% v n c ph n Provimi cho phép Provimi b h y c

Tháng 11 n m 2011, Cargill mua l i Provimi đ t o ra m t mãng kinh doanh dinh

d ng v t nuôi hàng đ u toàn c u v i kh n ng cung c p các m ng r ng các s n

ph m, d ch v và kh n ng

l nh v c dinh d ng v t nuôi, công ngh và danh m c s n ph m Premix, ph gia và

cung c p giá tr chuyên bi t đ ph c v nhu c u c a khách hàng trên toàn th gi i

2.1.2 Quy mô và c c u t ch c

Provimi Viêt Nam đã tr thành m t b ph n c a Cargill Animal Nutrition (CAN) t tháng 11 n m 2011 B ph n CAN đ c chia thành 2 đ n v kinh doanh: đ n v

n và dinh d ng ( các nhà máy th c n hoàn ch nh) V i s phân chia, các ho t

đ ng c a hai đ n v đ c hoàn toàn tách b ch đ m b o cho vi c có th duy trì tính

Hình 2.1: T ch c b máy k toán

2.1.3 Tình hình t ch c công tác k toán

2.1.3.1 T ch c b máy k toán:

toán đ c th c hi n t i phòng k toán c a Công ty Phòng k toán g m 6 ng i: giám đ c tài chính, k toán tr ng, k toán t ng h p, k toán thu , k toán thanh toán, k toán kho

P.Tài chính k toán

P.cung ng P.d ch v

khách hàng

BP Nh n s

P.Công ngh thông tin

Hình 2.2: T ch c b máy k toán

2.1.3.2 Ch c n ng, nhi m v , quy n h n c a t ng b ph n k toán:

tr c Ban giám đ c v t t c n i dung trên Báo cáo tài chính Cùng v i giám đ c

tính kh u hao tài s n c đ nh, trích l ng nh n viên, báo cáo đ i chi u s li u cu i

K toán t ng h p:ch u trách nhi m ki m tra tính h p lý, h p l c a các ch ng t , hóa đ n v các n i dung nh : các tiêu th c ghi trên hóa đ n, n i dung hóa đ n đã

i chi u n v i khách hàng theo quý

Xét m c tín d ng c p cho khách hàng trình c p qu n lý xét duy t

K toán kho: phu trách theo dõi hàng nh p, xu t, ki m tra giá, báo cáo s li u kho,

ra hóa đ n

Hàng tu n l p báo cáo kho; s l ng nh p, tiêu thu và đ n giá

L p báo cáo tiêu th phân theo loài theo ti p th và theo khu v c

G i báo cáo cho ti p th y u c u gi i trình các m c gia làm cho l i nhu n âm

Tính chi t kh u cho b ph n Vetshop ( các c a hàng, đ i lý)

K toán thanh toán:

Ghi nh n các kho n thu, chi c a đ n v

Ki m tra và xem xét tính h p l , đ y đ chính xác c a các ch ng t thanh toán

L u tr ch ng t theo quy đ nh c a Nhà n c

2.1.3.3 Ch đ k toán t i Công ty:

đ nh 15/2006/Q -BTC

chính)

1/6 đ n ngày 31/5 c a n m ti p theo

2.1.3.4 Hình th c ghi s k toán t i Công ty:

Hình th c k toán công ty áp d ng là hình th c nh t ký chung:

Hàng ngày, các ch ng t phát sinh g i v phòng k toán, giám sát thanh toán s

Các thông tin này s đ c t ng h p t đ ng trong s nh t ký chung, s k toán chi

ti t các kho n nh ti n m t, ph i thu, ph i tr và các tài kho n có liên quan

Cu i tháng, k toán s xu t b ng cân đ i tài kho n t p h p t t c các s li u c a t t

c tài kho n bao g m s li u đ u k , phát sinh, phát sinh có, s d cu i k , ki m tra

đ i chi u l i s li u tháng tr c, s li u v i các s chi ti t đ đ m b o s li u xu t

2.2 Tìm hi u và đánh giá h th ng thông tin k toán

H th ng thông tin k toán t i Công ty g m hai ph n: m t ph n m m bán hàng và

m t ph n m m k toán, hai h th ng này có m i liên h v i nhau

Báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo yêu c u qu n lý

B ng t ng h p chi ti t

B ng cân

đ i tài

Ph n m m bán hàng- qu n lý kho: ph n m m đ c vi t trên n n Visual Foxpro

Window XP service Pack 2, ngôn ng : ti ng Vi t và ti ng Anh

kho hàng mua v và tính giá thành, (6) Theo dõi đ n hàng

Qu n lý kho: (1) nh p kho, (2) xu t kho, (3) ki m kho đ nh k theo lo i v t t Báo cáo kho ( th kho có đ n giá, không có đ n giá, báo cáo nh p xu t t n, giá tr /

nh p)

Qu n lý s n xu t:

Công th c bán thành ph m ( t o công th c, xem và in công th c)

óng gói thành ph m (công th c đóng gói thành ph m, tính giá thành thành ph m)

L nh s n xu t ngày

Nh p kho s n xu t ngày

Thu ti n ( l p phi u thu, xem in và h y phi u thu), (6) Tính chi t kh u cu i tháng Báo cáo và th ng kê

Kho ( th ng kê nguyên li u bán ra không qua ch bi n)

Th ng m i (doanh thu, bàng kê bán hàng, doanh thu theo thành ph m, x p h n

Qu n lý ( lãi ròng, lãi 12 tháng, tình hình hóa đ n đã thanh toán)

K toán( t ng k t thu ti n bán hàng, thu GTGT đ u ra, hóa đ n đ n h n thanh toán,

H th ng tài kho n: chi ti t t t c các tài kho n s d ng theo QD915 và b sung

thêm chi ti t tài kho n c p 2, 3 theo tình hình th c t c a Công ty

i t ng: chi ti t đ i t ng theo dõi ph i thu khách hàng, ph i tr ng i bán,

kho n t m ng c a nh n viên

H th ng phân tích: chi ti t tài kho n phân tích theo b ph n nh 1AC: k toán, 4FS: theo dõi chi ti t chi phí c a b ph n bán hàng

Nh t ký:g m có các 13lo i (ph l c 1)

Nh p ch ng t : g m

Mang sang: là công c dùng đ đ d li u t ph n m m bán hàng – qu n lý kho sang ph n m m k toán s li u bán hàng

Nh p ch ng t : ghi nh n các bút toán phát sinh trong ngày g m nh p, s a và xóa

và s b khóa sau m i cu i tháng

Ph n m m bán hàng – qu n lý kho, ph n m m k toán không theo dõi kho n ph i thu có g c ngo i t ho c h ch toán b ng ngo i t trong ph n m m k toán mà t t c

2.2.1 Tình hình t ch c h th ng thông tin k toán t i Công ty

H th ng thông tin k toán t i Công ty bao g m k toán mua hàng - thanh toán cho nhà cung c p, k toán bán hàng – ph i thu khách hàng, k toán t ng h p K toán

tr ng s giám sát t t c các quy trình và ng i cu i cùng duy t là Giám đ c tài chính

Chu trình mua hàng - thanh toán cho nhà cung c p: