THỰC HÀNH GHI SỔ KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

THỰC HÀNH GHI SỔ KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

THỰC HÀNH GHI SỔ KẾ TOÁN TRONG

DOANH NGHIỆP

1

GIẢNG VIÊN: TH.S TRẦN THỊ THANH NGA

KHOA KẾ TOÁN

Nội dung chủ yếu

I- CÁC LOẠI CHỨNG TỪ CHỦ YẾU II- CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN III- GHI SỔ KẾ TOÁN THEO TỪNG PHẦN HÀNH KẾ TOÁN IV- GHI SỔ KẾ TOÁN THEO TÀI LIỆU THỰC HÀNH

+ GCN nghỉ ốm hưởng BHXH + DS người nghỉ hưởng trợ cấp ốm

đau, thai sản + HĐ GTGT, HĐBH thông thường, +PXK kiêm VC nội bộ, hàng GB ĐLý

+BK thu mua HH mua vào không có hóa đơn

Ban hành ngày 20/3/2006

I Cỏc loại chứng từ chủ yếu 3

 Được dùng để xác định số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý thực tế nhập quỹ, là căn cứ để thủ quỹ ghi sổ quỹ, thu tiền và chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán

Chu trình luân chuyển phiếu thu được thực hiện theo 2 phương án:

 * Phương án 1:

 - Người nộp tiền viết giấy đề nghị.

 - Kế toán thanh toán viết phiếu thu

 - Thủ quỹ thu tiền ký phiếu thu và chuyển cho kế toán thanh toán.

 - Kế toán thanh toán ghi sổ quỹ và bảo quản, đưa vào lưu trữ khi đến hạn.

a.Phiếu thu

*

4

1 Chứng từ tiền tệ

 * Phương án 2:

 - Người nộp tiền viết giấy đề nghị.

 - Kế toán thanh toán viết phiếu thu.

 - Thủ quỹ thu tiền chuyển cho kế toán thanh toán.

 - Kế toán thanh toán ghi sổ, chuyển cho kế toán trưởng ký.

 - KTT chuyển lại kế toán thanh toán.

 - Kế toán thanh toán bảo quản, lưu trữ chứng từ khi đến hạn.

a.Phiếu thu

*

5

1 Chứng từ tiền tệ

 Nhận xét:

 Phương án 1 thời gian luân chuyển chứng từ nhanh, không bị trùng lặp, chính xác, chặt chẽ, được dùng cho những khoản tiền lớn.

 Phương án 2 áp dụng cho những khoản tiền nhỏ, thường xuyên.

 Phiếu thu được lập thành 3 liên trong đó:

 Liên 1: Lưu nơi lập phiếu.

 Liên 2: Thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ Cuối ngày, toàn bộ Phiếu thu kèm chứng từ gốc chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán.

 Liên 3: giao cho người nộp tiền.

a.Phiếu thu

*

6

1 Chứng từ tiền tệ

Đơn vị:

Bộ phận: PHIẾU THU Ngày tháng năm 20… Quyển số

Số

NỢ

CÓ

Mẫu số C31-BB Theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC Họ, tên người nộp tiền:

Địa chỉ:

Lý do nộp:

Số tiền: (Viết bằng chữ)

Kèm theo Chứng từ kế toán

Ngày tháng năm 200 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ)

+ Tỷ giá ngoại tệ (Vàng bạc, đã quý)

+ Số tiền quy đổi:

 Dùng xác định số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc đá quý, kim khí quý thực tế xuất quỹ, là căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán

Chu trình luân chuyển phiếu chi theo phương án sau:

 - Người nhận tiền viết giấy đề nghị.

 - Kế toán thanh toán viết phiếu chi.

 - KTT ký.

 - Thủ trưởng đơn vị ký duyệt

 - Thủ quỹ chi tiền và ghi sổ quỹ

 - Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán, bảo quản và đưa vào lưu trữ.

b.Phiếu chi

*

8

1 Chứng từ tiền tệ

 Phiếu chi được lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (Ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải ghi đầy đủ số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.

 Liên 1: lưu nơi lập phiếu.

 Liên 2: Thủ quỹ dùng ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc kèm theo để kế toán ghi sổ kế toán.

 Liên 3: giao cho người nhận tiền.

b.Phiếu chi

*

9

1 Chứng từ tiền tệ

Đơn vị:

Bộ phận: PHIẾU CHI Ngày tháng năm 20… Quyển số

Số

NỢ

CÓ

Mẫu số C31-BB Theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC Họ, tên người nhận tiền:

Địa chỉ:

Lý do chi:

Số tiền: (Viết bằng chữ)

Kèm theo Chứng từ gốc

Ngày tháng năm 200 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ)

+ Tỷ giá ngoại tệ (Vàng bạc, đã quý)

+ Số tiền quy đổi:

 Dùng để xác định số lượng, giá trị vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho, làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm vật chất của người có liên quan và chuyển cho kế toán ghi sổ

 Tất cả các loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho đều phải có phiếu nhập kho

 Phiếu nhập kho dùng trong trường hợp nhập vật tư, sản phẩm, hàng hóa mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp cổ phần, nhận góp vốn liên doanh hoặc vật tư phát hiện thừa khi kiểm kê.

a.Phiếu nhập kho (PNK)

*

11

Chu trình luân chuyển phiếu nhập kho:

 - Người giao hàng đề nghị nhập VT, SP, HH.

 - Ban kiểm nghiệm kiểm nghiệm VT, SP, HH về quy cách, số lượng, chất lượng.

 - Phòng cung ứng (bộ phận mua hàng) hoặc bộ phận sản xuất lập PNK.

 - Phòng cung ứng ký PNK chuyển cho thủ kho.

 - Thủ kho nhập số hàng, ghi số thực nhập, ký PNK, ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán VT, SP, HH.

 - Kế toán VT, SP, HH tiến hành kiểm tra, ghi đơn giá, thành tiền, ghi sổ kế toán và lưu trữ.

a.Phiếu nhập kho (PNK)

*

12

 Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên (đối với VT, SP, HH mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) trong đó:

 Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu.

 Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán.

 Liên 3: (nếu có) Người giao hàng giữ.

a.Phiếu nhập kho (PNK)

*

13

Đơn vị:

Bộ phận: PHIẾU NHẬP KHO Ngày tháng năm 20… Quyển số

Số

NỢ

CÓ

Mẫu số 01-VT Theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC Họ, tên người giao hàng:

Theo: số ngày tháng năm của

Nhập tại kho: địa điểm

Số tiền: (Viết bằng chữ)

Kèm theo Chứng từ kế toán

Ngày tháng năm 200

Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) Kế toán trưởng(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Người lập Người giao hàng(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Thủ kho

TT Tên VT, SP, HH Mã số ĐVT

Số lượng

Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập

Cộng

Ví d : Nghi p v 1 ụ ệ ụ

15

Đơn vị: Công ty SX&TM Tùng Mai Mẫu số 01-VT Theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày

20 tháng 3 năm 2006của Bộ trưởng BTC

Địa chỉ: Khu CN Sài Đồng-LB-HN

TT Tên VT, SP, HH Mã số ĐVT Theo CTSố lượngThực nhập Đơn giá Thành tiền

1Bột mỳ Kg 8,000 8,000 10,000 80,000,000

Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Tám mươi mốt triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn.

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng

 Dùng để xác định số lượng, giá trị vật tư, sản phẩm, hàng hóa xuất kho, làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và sau đó chuyển cho

kế toán ghi sổ kế toán

 Tất cả các loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa xuất kho đều phải có phiếu xuất kho

 Phiếu xuất kho dùng trong trường hợp xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, xuất gia công chế biến, xuất góp cổ phần, góp vốn liên doanh hoặc vật tư phát hiện thiếu khi kiểm kê.

b.Phiếu xuất kho (PXK)

*

16

Chu trình luân chuyển PXK:

 Bộ phận có nhu cầu vật tư lập giấy đề nghị lĩnh VT.

 Phòng cung ứng, bộ phận kho hoặc bộ phận xin lĩnh VT lập PXK chuyển cho Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền.

 Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền ký duyệt PXK sau đó giao cho người nhận VT.

 Người nhận VT cầm XK xuống kho để nhận hàng.

 Thủ kho xuất kho, ghi số lượng thực xuất, ký PXK kho, ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán.

 Kế toán VT, SP, HH tiến hành kiểm tra, ghi đơn giá, thành tiền, ghi sổ kế toán và lưu trữ.

b.Phiếu xuất kho (PXK)

*

17

 PXK đươc lập thành 3 liên:

 Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.

 Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán ghi vào cột đơn giá, thành tiền và ghi sổ kế toán.

 Liên 3: Người nhận VT, SP, HH giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.

b.Phiếu xuất kho (PXK)

*

18

Đơn vị:

Bộ phận: PHIẾU XUẤT KHO Ngày tháng năm 20… Quyển số

Số

NỢ

CÓ

Mẫu số 01-VT Theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC Họ, tên người nhận hàng:

Lý do xuất………

Xuất tại kho (ngăn lô): Địa chỉ……

Số tiền: (Viết bằng chữ)

Kèm theo Chứng từ kế toán

Ngày tháng năm 200

Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Người lập Người nhận hàng

(Ký, họ tên)

Thủ kho

(Ký, họ tên)

TT Tên VT, SP, HH Mã số ĐVT

Số lượng

Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất

Cộng

Ví d : Nghi p v 9 ụ ệ ụ

Đơn vị: Công ty SX&TM Tùng Mai Mẫu số 01-VT Theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC

Ngày 20 tháng 3 năm 2006của Bộ trưởng BTC

Địa chỉ: Khu CN Sài Đồng-LB-HN

PHIẾU XUẤT KHO

Có 152

Họ, tên người nhận hàng: Lê Hải Anh Địa chỉ (Bộ phận): Sản xuất

Lý do xuất: Sản xuất sản phẩm banh quy, kẹo hoa quả Xuất tại kho: Vật liệu

TT Tên VT, SP, HH Mã số ĐVT Yêu cầu Số lượng Thực xuất Đơn giá Thành tiền

 Mẫu hóa đơn bán hàng là chứng từ của đơn vị bán xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm hàng hóa cho người mua

 Hóa đơn là căn cứ để người bán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán có liên quan, là chứng từ cho người mua vận chuyển hàng trên đường, lập PNK, thanh toán tiền hàng và ghi sổ kế toán.

 Hóa đơn bán hàng lập 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần.

 Có 2 loại hóa đơn bán hàng: Hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng

21

Dùng ở các CSKD nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ khi bán HH, SP, DV phải sử dụng (kể cả trường hợp bán HH, DV chịu thuế TTĐB)

Có 2 loại hóa đơn GTGT:

 - Hóa đơn GTGT theo mẫu số 01-GTGT/3LL được áp dụng với các cơ sở, cá nhân bán SP, HH, DV với khối lượng lớn.

 - Hóa đơn GTGT theo mẫu số 01-GTGT/2LN được áp dụng với các cơ sở, cá nhân bán SP, HH, DV với khối lượng nhỏ (bán lẻ).

a Hóa đơn GTGT

*

22

Yêu cầu khi lập hóa đơn: Phải ghi đầy đủ các yếu tố và ghi rõ:

 + Giá bán (chưa có thuế GTGT)

 + Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT.

 + Tổng giá thanh toán (có thuế GTGT).

 (Trừ trường hợp đơn vị được dùng hóa đơn đặc thù ghi tổng giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT)

 Nếu CSKD không ghi tách riêng giá không có thuế và thuế GTGT, chỉ ghi giá thanh toán thì thuế GTGT phải nộp tính trên giá thanh toán.

 Mỗi hóa đơn được lập cho HH, DV có cùng thuế suất.

a Hóa đơn GTGT

*

23

Chu trình luân chuyển hóa đơn:

 B1: Người mua hàng đề nghị mua hàng qua hợp đồng ký kết.

 B2: Phòng kinh doanh lập hóa đơn GTGT.

 B3: Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng ký hóa đơn.

 B4: Kế toán thanh toán lập phiếu thu chuyển cho thủ quỹ.

 B5: Thủ quỹ thu tiền, ký phiếu thu.

 B6: Thủ kho căn cứ vào hóa đơn tiến hành xuất hàng, ghi PXK, ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán.

 B&: Kế toán định khoản, ghi doanh thu, giá vốn trong kỳ và đưa chứng từ vào lưu trữ.

Dùng ở các CSKD nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp khi bán HH, SP, DV

Có 2 loại hóa đơn bán hàng:

 - Hóa đơn GTGT theo mẫu số 02-GTGT/3LL được áp dụng với các cơ sở, cá nhân bán SP, HH, DV với khối lượng lớn.

 - Hóa đơn GTGT theo mẫu số 02-GTGT/2LN được áp dụng với các cơ sở, cá nhân bán SP, HH, DV với khối lượng nhỏ (bán lẻ).

b Hóa đơn bán hàng

*

25

Sơ đồ tổ chức công tác kế toán tập trung

II Các hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán

3 Hình thức Nhật ký chung (NKC)

 Sử dụng sổ NKC để phản ánh tất cả các nghiệp vụ KT - TC

theo thứ tự thời gian trước khi ghi vào Sổ Cái ở các đơn vị có một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn thì có thể sử dụng Nhật ký đặc biệt (NKĐB), sau đó tổng hợp ghi Sổ Cái không phải ghi vào NKC.

3.2 - Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n

3.3 - Ưu, nhược điểm

 Việc ghi chép đơn giản do kết cấu sổ đơn giản rất thuận

tiện cho xử lý công tác kế toán bằng máy vi tính.

 Có thể áp dụng trong mọi loại hình doanh nghiệp nếu việc

trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán và xửb lý thông tin ở mức độ cao.

 Việc tổng hợp số liệu báo cáo không kịp thời nếu sự phân

công công tác của cán bộ kế toán không hợp lý .

a Kế toán chi tiết

*

31

III Ghi sổ kế toán theo từng phần hành kế toán –

1 Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ –

Phiếu nhập

kho Thẻ kho

Phương pháp ghi thẻ song song

Thẻ kho

Ngày lập thẻ Tên vật liệu: Quy cách, phẩm chất:

- Thẻ kho (sổ kho) theo dõi số lượng nhập, xuất và tồn kho từng thứ

VT, SP, HH và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho

- Mỗi thẻ kho dùng cho 1 thứ VT, SP, HH cùng nhãn hiệu quy cách ở cùng một kho

- Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng Cuối ngày tính ra số tồn kho

Sæ chi tiÕt vËt liÖu, dông cô s¶n phÈm, hµng hãa N¨m …

Tªn vËt liÖu: Quy c¸ch, phÈm chÊt:

Kho: §¬n vÞ tÝnh:

33

Ngµy th¸ng ghi sæ

- Phương pháp ghi sổ: Cuối tháng, căn cứ dòng cộng trên các sổ chi tiết VT, SP, HH để ghi vào các cột phù hợp Mỗi sổ chi tiết ghi một dòng

- Căn cứ vào số tổng cộng đối chiếu với số liệu TK 152, 153, 155,

156 trên sổ Cái

34

Tên vật tư

Đơn

vị tính

Đơn giá

Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ

Số lượng Số lượng Số lượng

Thành tiền Số lượng Thành

tiền Số lượng

Thành tiền

Cộng

bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn

Tháng năm

b Kế toán tổng hợp

*

35

III Ghi sổ kế toán theo từng phần hành kế toán –

1 Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ –

Chứng từ VT, BPB, BK

Nhật ký chung

Bảng tổng hợp NXT

Ghi sổ theo hình thức NKC

Sổ cái TK

152, 153

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo kế

toán

 Chứng từ sử dụng

 Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01-TSCĐ/BB (trừ các trường hợp giao nhận do sửa chữa hoàn thành, do đánh giá lại)

 Thẻ TSCĐ (Mẫu số 02-TSCĐ/BB): Sử dụng trong trường hợp tăng TSCĐ trong đơn vị (lập thẻ TSCĐ) và khi giảm TSCĐ (hủy thẻ TSCĐ)

 Biên bản thanh lý TSCĐ(Mẫu số 03-TSCĐ/BB): Dùng trong trường hợp thanh lý TSCĐ.

 Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu số 04-TSCĐ/HDD)

 Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 05-TSCĐ/HDD)

 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.

Sổ kế toán chi tiết

Mẫu 1: Sổ TSCĐ ( dùng chung cho toàn doanh nghiệp )

Mẫu 2: Sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng.

a Kế toán chi tiết

*

36

III Ghi sổ kế toán theo từng phần hành kế toán –

2 Kế toán TSCĐ và khấu hao TSCĐ

b Kế toán tổng hợp

*

37

III Ghi sổ kế toán theo từng phần hành kế toán –

2 Kế toán TSCĐ và khấu hao TSCĐ

Chứng từ tăng, giảm

và khấu hao TSCĐ

Nhật ký chung

Sổ chi tiết TSCĐ

Thẻ TSCĐ

Bảng tổng hợp chi tiết tăng, giảm TSCĐ

Ghi sổ theo hình thức NKC

Sổ cái TK 211,212,213,214

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo kế

toán

 Chứng từ sử dụng

 - Bảng chấm công, Phiếu giao nhận sản phẩm hoàn thành, phiếu giao khoán, biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm, công việc hoàn thành.

 - Bảng thanh toán lương và BHXH.

 - Bảng phân phối thu nhập theo lao động.

 - Các chứng từ chi tiền thanh toán cho người lao động.

 - Các chứng từ đền bù thiệt hại, bù trừ nợ.

 - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH.

Sổ kế toán chi tiết

 - Sổ chi tiết tài khoản 334, 338, 335.

 - Bảng tổng hợp chi tiết về tiền lương và các khoản trích theo lương.

a Kế toán chi tiết

*

38

III Ghi sổ kế toán theo từng phần hành kế toán –

3 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

b Kế toán tổng hợp

*

39

III Ghi sổ kế toán theo từng phần hành kế toán –

3 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Chứng từ về lao động

tiền lương

Nhật ký chung

Báo cáo kế

toán

 - Sæ chi tiÕt c¸c tµi kho¶n 621, 622, 623, 627, 154, 631