Hoàn thiện hệ thống kế toán để phục vụ công tác kiểm toán các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính trường hợp phòng giáo dục huyện mộc hóa

Ki m soát chi phí không th ng xuyên c.



VÕ TH XUY N

CÔNG TÁC KI M SOÁT CÁC KHO N CHI HO T

H P PHÒNG GIÁO D C HUY N M C HÓA

Tp.H Chí Minh – N m 2014



VÕ TH XUY N

CÔNG TÁC KI M SOÁT CÁC KHO N CHI HO T

ki m soát các kho n chi ho t đ ng trong đ n v hành chính – Tr ng h p phòng giáo d c huy n M c Hóa” là do tôi th c hi n Các thông tin trình bày trong lu n

v n đ c thu th p th c t t phía Phòng giáo d c Tôi xin ch u trách nhi m v l i cam đoan c a mình

TP.H Chí Minh, ngày… tháng……n m 2014

Tác gi

Võ Th Xuy n

M c l c

Danh sách các ch vi t t t, ký hi u

Danh m c các b ng bi u

Danh m c ph l c

PH N M U 1

1 Tính c p thi t c a đ tài 1

2 T ng h p các nghiên c u liên quan 2

3 M c tiêu nghiên c u 3

4 i t ng nghiên c u và ph m vi nghiên c u 3

5 Ph ng pháp nghiên c u 3

6 óng góp th c ti n c a đ tài 4

7 K t c u lu n v n 4

CH NG 1 C S LÝ THUY T K TOÁN CÁC KHO N CHI HO T NG TRONG N V HÀNH CHÍNH 5

1.1 T ng quan v k toán

1.1.1 K toán và h th ng k toán 5

1.1.2 Nhi m v k toán và yêu c u k toán trong đ n v hành chính 12

1.2 T ng quan v đ n v hành chính trong ngành giáo d c 13

1.2.1 Khái ni m v đ n v hành chính 13

1.2.2 c đi m ho t đ ng c a đ n v hành chính trong ngành giáo d c 14

1.3 Chi ho t đ ng trong ngàng giáo d c và nguyên t c k toán 20

1.3.1 Khái ni m chi ho t đ ng 20

1.3.2 N i dung và phân lo i các kho n chi ho t đ ng trong ngành giáo d c theo m c l c ngân sách nhà n c 21

1.4.1 T ng quan quy trình l p k ho ch và ki m soát 25

1.4.2 L p d toán chi ho t đ ng 26

1.4.3 Ki m soát chi ho t đ ng trong đ n v hành chính 27

1.4.4 áng giá thành qu ki m soát chi ho t đ ng 30

K T LU N CH NG 1 32

CH NG 2: TH C TR NG K TOÁN CÁC KHO N CHI HO T NG T I PHÓNG GIÁO D C HUY N M C HOÁ 33

2.1 T ng quan v Phòng giáo d c huy n M c Hoá 33

2.1.1 Quá trình hình thành và phát tri n c a phòng giáo d c huy n M c Hoá 33

2.1.2 c đi m ho t đ ng c a phòng giáo d c huy n M c Hoá 34

2.1.3 Ch đ qu n lý tài chính 39

2.1.4 Công tác t ch c k toán 39

2.2 Th c tr ng công tác k toán đ ph c v cho công tác ki m soát các kho n chi ho t đ ng t i phòng Giáo d c huy n M c Hoá 42

2.2.1 Công tác xây d ng d toán chi ho t đ ng 42

2.2.2 o l ng thành qu th c hi n ki m soát các kho n chi ho t đ ng 44

2.2.3 Ki m soát tình hình th c hi n,d toán chi ho t đ ng 47

2.3 Nh ng t n t i trong vi c l p d toán, ki m soát và đo l ng thành qu ki m soát chi ho t đ ng 49

2.3.1 T n t i trong vi c l p d toán 49

2.3.2 T n t i trong đo l ng thành qu 50

2.3.3 T n t i trong vi c ki m soát chi ho t đ ng 52

2.3.4 Nguyên nhân c a nh ng t n t i 53

K T LU N CH NG 2 55

HUY N M C HOÁ 56

3.1 Quan đi m khi hoàn thi n h th ng k toán t i phòng Giáo d c huy n M c Hoá 56

3.2 nh h ng n i dung hoàn thi n h th ng k toán t i Phòng Giáo d c huy n M c Hoá 57

3.2.1 V n đ l p d toán chi ho t đ ng 57

3.2.2 V n đ đo l ng thành qu 61

3.2.3 V n đ ki m soát chi ho t đ ng 63

3.3 Các gi i pháp h tr th c hi n n i dung hoàn thi n h th ng k toán t i Phòng Giáo d c huy n M c Hóa 65

3.3.1 Xây d ng mô hình b máy k toán k t h p gi a k toán tài chính và k toán qu n tr 65

3.3.2 T ch c v n d ng ch ng t k toán 67

3.3.3 T ch c v n d ng tài kho n k toán, s k toán 67

3.3.4 i v i B tài chính 69

3.3.5 i v i Phòng Giáo d c và đào t o huy n M c Hóa 69

K T LU N CH NG 3 71

K T LU N 72 Tài li u tham kh o

Ph l c

B ng 3.1 D toán chi n m h c 2012 – 2013 58

B ng 3.2 B ng đo l ng ch tiêu hi u 62

B ng 3.3 qu nh m c chi phí đ c xây d ng t i Phòng giáo d c huy n M c Hóa 65

B ng 3.4 B ng chi ti t chi ho t đ ng đ ngh c a t ng b ph ncho Phòng Giáo d c huy n M c Hoá 68

B ng 3.5 B ng chi ti t các kho n chi ho t đ ng phát sinh gi a th c t so v i k ho ch và đ nh m c đ ngh cho Phòng Giáo d c huy n M c Hoá 68

DANH M C S S đ 1.1 Quy trình l p k ho ch và ki m soát chi ho t đ ng 27

S đ 1.2 Quá trình ki m soát chi phí 31

S đ 2.1 C c u t ch c c a Phòng Giáo d c huy n M cHoá 36

S đ 2.2 S đ phòng k toán 42

S đ 3.1 Trình t l p d toán ngân sách 60

S đ 3.2 T ch c b máy k toán t i Phòng Giáo d c huy n M c Hóa 66

19/10/2011

Ph l c 02: Danh sách tr ng h c thu c qu n lý c a Phòng Giáo D c huy n

M c Hoá

Ph l c 03: N i dung xây d ng quy ch chi tiêu n i b , quy ch qu n lý và s

d ng tài s n công 2013-Phòng Giáo d c huy n M c Hóa

Ph l c 04: D toán kinh phí n m 2013

Ph l c 05: D toán kinh phí quý II/2013

Ph l c 06: Ph ng v n đánh giá b ph n

Ph l c 07: B ng câu h i ph ng v n

PH N M U

1 S c n thi t c a đ tài

K toán là công c ph c v cho công tác qu n lý đi u hành và ki m soát ho t

đ ng kinh t tài chính H th ng k toán c n ph i đ c t ch c ch t ch , phù h p

và ph i bao g m nh ng b ph n c u thành c n thi t cho m i quan h t ng quan

l n nhau đ h th ng k toán v n hành m t cách trôi ch y và h p lý Nh ng b

ph n này hình thành và ho t đ ng theo nh ng quy đ nh chung c a nhà n c v a theo quy đ nh c th c a đ n v k toán đ phù h p v i các đ c đi m ho t đ ng

và yêu c u qu n lý

Là thành viên chính th c c a WTO, Vi t Nam th c s h i nh p vào th

tr ng qu c t H th ng giáo d c Vi t Nam đang chuy n mình v n lên phát tri n trong t m cao m i H th ng giáo d c tác đ ng tr c ti p t i đ i s ng, ý th c

c a m i ng i dân, giúp cho nh n th c ngày càng ti n b , đ c đ i m i h n Chính vì v y Phòng Giáo d c huy n M c Hóa c ng góp m t ph n không nh vào quá trình phát tri n giáo d c chung c a tnh nhà thích nghi v i yêu c u trong th i k đ i m i, Phòng Giáo d c huy n M c Hóa đã không ng ng đ i m i công tác qu n lý, trong đó có công tác qu n lý tài chính Tuy nhiên, đ ch đ ng chi tiêu trong ngu n tài chính hi n có, đ n v c n tri t đ ki m soát các kho n chi

ch a th c s c n thi t đ a ra nh ng thông tin quan tr ng cho các nhà qu n lý trong vi c ho ch đ nh, t ch c th c hi n, ki m soát, đánh giá và ra quy t đ nh

c bi t, sau khi ngh đ nh 130/2005/N -CP ngày 17/10/2005 và ngh đ nh 117/2013/N -CP ngày 07/10/2013 c a chính ph v vi c giao quy n t ch , t

ch u trách nhi m t ch c b máy, biên ch và tài chính đ i v i các đ n v hành

chính ra đ i, đ tài “Hoàn thi n h th ng k toán đ ph c v cho công tác ki m

soát các kho n chi ho t đ ng trong đ n v hành chính – Tr ng h p phòng

giáo d c huy n M c Hóa” là m t v n đ mang tính c n thi t c v lý lu n l n

th c ti n giai đo n hi n nay

2 T ng h p các nghiên c u liên quan

- tài: “ nh h ng cho vi c h p nh t ch đ k toán doanh nghi p và hành chính s nghi p”, tài nghiên c u khoa h c c a tác gi PGS.TS Võ V n

Nh , 2009.Tác gi đã có m t đ nh h ng trong vi c h p nh t gi a hai ch đ k toán doanh nghi p và hành chính s nghi p.Nh ng k t qu nghiên c u c a đ tài

đã xác l p nh ng c s h u ích trong vi c s a đ i h th ng k toán hành chính

s nghi p hi n hành

- tài: “Hoàn thi n n i dung t ch c công tác k toán t i các đ n v s nghi p giáo d c đ i h c thu c đ i h c qu c gia TP.HCM”, lu n v n th c s kinh

t c a tác gi Lâm Th Th o Trang, 2013 tài đã đánh giá đ c tình hình t

ch c công tác k toán, đ a ra đ c các u nh c đi m c a h th ng k toán t i các đ n v s nghi p giáo d c thu c đ i h c qu c gia TP.HCM T đó tác gi đã

đ a ra các ki n ngh , gi i pháp đ hoàn thi n n i dung công tác k toán t i các

đ n v này

- tài:”Hoàn thi n h th ng k toán áp d ng cho các đ n v s nghi p có thu Vi t Nam”, lu n v n th c s kinh t c a tác gi Tr n Hoàng Tâm, 2013 tài đã đánh giá đ c th c tr ng áp d ng k toán t i các đ n v s nghi p có thu ,

đ a ra các nh n đ nh nh c đi m, h n ch mà ch đ k toán áp d ng cho các

đ n v s nghi p có thu còn t n t i T đó đ tài đã xây d ng nh ng gi i pháp

h u ích trong vi c hoàn thi n h th ng k toán áp d ng cho các đ n v s nghi p

có thu Vi t Nam hi n nay

T nh ng nghiên c u trên, tác gi đã có thêm n n t ng lý thuy t và th c t

c a h th ng k toán t i đ n v hành chính t đó tác gi nghiên c u thêm đ hoàn thi n n i dung k toán t i đ n v hành chính đ ph c v công tác ki m soát các kho n chi ho t đ ng trong đ n v hành chính-tr ng h p phòng giáo d c huy n

M c Hoá

3 M c tiêu nghiên c u

M c tiêu nghiên c u c a đ tài là:

- ánh giá hi u qu c a h th ng k toán trong ki m soát các kho n chi

ho t đ ng t i đ n v

- xu t nh ng n i dung đ hoàn thi n h th ng k toán trong l p d toán

ki m soát và đánh giá thành qu t các kho n chi ho t đ ng tài Phòng Giáo d c huy n M c Hóa, nh m góp ph n nâng cao hi u qu công tác qu n lý t i Phòng Giáo d c

4 i t ng nghiên c u và ph m vi nghiên c u

- i t ng nghiên c u: L p d toán,ki m soát và đánh giá thành qu các kho n chi ho t đ ng trong đ n v hành chính

- Ph m vi nghiên c u: Phòng Giáo d c huy n M c Hóa

- Th i gian nghiên c u: các báo cáo k toán trong n m 2011,2012 và 2013

5 Ph ng pháp nghiên c u

Vì là đ tài thu c d ng ng d ng nên đ tài đ c th c hi n b ng ph ng pháp

đ nh tính k t h p v i đ nh l ng , trong đó là đ nh tính là ch y u, thông qua các công c : Quan sát, ph ng v n, phân tích và t ng h p:

- Thông qua ph ng v n đ xác đ nh v n đ nghiên c u

- Tác gi s d ng giáo trình k toán công, k toán tài chính, k toán qu n

tr , các quy đ nh c a nhà n c v ngân sách chi ho t đ ng trong đ n v hành chính đ xây d ng c s lý lu n

- Thông qua kh o sát th c t đ thu th p d li u đ nh tính , đ nh l ng (d

li u th c p) ph c v cho vi c phân tích t ng h p th c tr ng t đó đ ra các gi i pháp

6 óng góp m i c a đ tài

a ra nh ng gi i pháp đ hoàn thi n h th ng k toán đ có th ki m soát

đ c các kho n chi ho t đ ng tài Phòng Giáo d c huy n M c Hóa, nh m góp

ph n nâng cao hi u qu công tác ki m soát các kho n chi ho t đ ng t i Phòng Giáo d c

Có nhi u quan đi m khác nhau v b n ch t c a k toán và đi u này nh

h ng đ n vi c phát tri n các lý thuy t v k toán.(Tr n Hoàng Tâm,2013)

Tuy nhiên m i cách ti p c n thì k toán luôn luôn đ c xác đ nh đ ph c

v cho nhu c u s d ng c a các đ i t ng khác nhau Qua đó, có th th y b n

ch t c a k toán đ c mô t nh sau:

- K toán là m t h th ng bao g m nhi u b ph n đ c g n k t m t thi t

v i nhau trong m i quan h ràng bu c l n nhau, cùng v n hành trong m t h

th ng

- K toán là m t h th ng đ c tr ng riêng c a t ng t ch c c th , nh t đ nh

v i c c u t ch c và v n hành h th ng ph thu c vào quy mô, đ c đi m ho t

đ ng và yêu c u qu n lý c a t ch c đó

- K toán là m t h th ng thông tin cung c p nh ng thông tin có tính h

th ng và t ng h p v các ho t đ ng kinh t - tài chính, m t trong nh ng n i dung

ho t đ ng có nh h ng tr c ti p đ n s t n t i và phát tri n c a m t t ch c

H n n a nh ng thông tin mà k toán cung c p ph i có tính h u d ng cho các đ i

t ng s d ng bên trong đ n v nh m th c hi n các ch c n ng qu n tr và cho

các đ i t ng bên ngoài có th hi u và đánh giá đúng tình hình tài chính và tình

hình kinh doanh c a đ n v nh m th c hi n các quy t đ nh kinh doanh

Các đ c đi m trên cho th y k toán luôn luôn có s v n đ ng, phát tri n

không ng ng đ t hoàn thi n nh m đ m bào phù h p v i s phát tri n c a n n

kinh t - xã h i, c a c c u t ch c doanh nhi p c ng nh tính đa d ng c a các

đ i t ng s d ng H n th n a, k toán là m t quá trình ti p nh n, phân ph i

và s d ng các ngu n l c m t cách h p lý nh m đ m bào cho các ho t đ ng c a

đ n v ho t đ ng m t cách n đ nh Vì v y, c ng có th th y r ng k toán v a có

ch c n ng thông tin v a có ch c n ng ki m tra, giám sát V i 2 ch c n ng này

k toán không ch ph n ánh đ c tình hình tài s n, s v n đ ng tài s n c ng nh tình hình tài chính c a đ n v mà còn ki m tra giám sát các ho t đ ng kinh t , tài chính c a đ n v

Ch c n ng thông tin th c hi n thu th p, x lý, t ng h p thông tin v tài s n

và s v n đ ng c a nó c ng nh cung c p thông tin v ho t đ ng c a t ch c

m t cách th ng xuyên, liên t c, toàn di n đ ph c v nhu c u s d ng c a các

đ i t ng khác nhau Thông tin c a k toán đ c t ng h p, phân lo i và x lý theo m t nguyên t c th ng nh t đ c pháp lu t công nh n và do v y nó có tính pháp lý và trung th c

Ch c n ng ki m tra th c hi n xem xét, đ i chi u và ki m soát các ho t đ ng kinh t , tài chính c a đ n v theo yêu c u qu n lý và vi c ch p hành lu t pháp,

ch p hành n i quy, quy ch ho t đ ng c a đ n v Nh ng quy đ nh, nguyên t c

k toán và yêu c u c a k toán ch c n ng ki m tra ph i đ c th c hi n đ ng th i

v i quá trình ph n ánh các nghi p v phát sinh nh m m c đích đ m b o các ho t

đ ng kinh t tài chính c a đ n v đi đúng h ng và m c đích

Và c n c vào tính ch t c a thông tin và đ i t ng nh n thông tin thì k toán

đ c phân bi t thành k toán tài chính và k toán qu n tr

K toán tài chính th c hi n v ic cung c p thông tin v tình hình tài s n, ngu n v n c ng nh tình hình và k t qu ho t đ ng c a m t t ch c đ ph c v cho nhu c u s d ng c a các đ i t ng bên trong l n bên ngoài đ n v

K toán qu n tr th c hi n công vi c cung c p thông tin v quá trình hình thành, phát sinh doanh thu và chi phí th c hi n các k ho ch ng n h n và dài h n

đ ph c v cho yêu c u qu n lý trong n i b đ n v

K toán tài chính và k toán qu n tr có m i quan h ch t ch trong quá trình

t ch c th c hi n nh m đ m b o thông tin cung c p ph n ánh đ c các s ki n

đ , đang và s p x y ra trong ho t đ ng c a đ n v

T m t s v n đ lý lu n trên, có th nói r ng k toán là khoa h c và ngh thu t trong vi c ghi nh n, thu th p, đánh giá giá tr tài s n c a m t t ch c và qua đó cung c p nh ng thông tin v ngu n hình thành và s v n đ ng c a tài

s n trong các t ch c (bao g m c các t ch c ho t đ ng vì l i nhu n và các t

ch c phi l i nhu n)… Khi nghiên c u k toán d i góc đ là m t h th ng thông tin trong h th ng qu n lý thì đó là m t khoa h c v quá trình thu th p thông tin ,x lý, t ng h p và chuy n t i thông tin thông qua m t h th gn các

ph ng pháp mang tính đ c thù Còn khi nghiên c u k toán d i góc đ là m t công c qu n lý thì đó là m t ngh thu t v n d ng công c này vào đi u ki n c

th v môi tr ng pháp lý và kinh doanh trong ho t đ ng c a m t t ch c đ t o

ra nh ng thông tin có tình h u ích cao cho các đ i t ng s d ng Tuy nhiên c n

kh ng đ nh r ng dù nghiên c u k toán d i khía c nh khoa h c hay ngh thu t thì khi bàn đ n b n ch t c a k toán đ u ph i xác đ nh r ng k toán có hai ch c

n ng là ch c n ng thông tin vá ch c n ng ki m tra Hai ch c n ng này g n k t

v i nhau trong quá trình th c hi n công tác k toán và t o cho k toán có vai trò

đ c bi t quan trong đ i v i qu n lý ho t đ ng kinh t nói chung và qu n lý ho t

đ ng kinh t nói chung và qu n lý ho t đ ng c a t ng đ n v k toán nói riêng 1.1.1.2 Vai trò c a k toán

K toán có vai trò quan tr ng trong vi c cung c p thông tin đ i v i đ n v k toán và các đ i t ng khác có liên quan có nhu c u s d ng thông tin ó là các nhà qu n tr c a b n tâan doanh nghi p và các đ i t ng bên ngoài nh c đông, nhà đ u t , ng i cho vay, khách hàng, nhà cung c p và chính ph (các c quan thu , c quan qu n lý tài chính) i v i m i đ i t ng khác nhau vai trò c a thông tin đ c cung c p c ng khác nhau và có th chia làm 2 nhóm đ i t ng s

d ng là các nhóm đ i t ng bên trong (đ n v k toán) và nhóm các đ i t ng bên ngoài

- i v i các đ i t ng bên trong đ n v k toán:

K toán là công c qu n lý giúp cho doanh nghi p theo dõi th ng xuyên tình hình ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a mình; là công c qu n lý quan tr ng

đ i v i nhà qu n tr các c p đ khác nhau trong b n thân doanh nghi p đ th c

hi n quá trình qu n lý và đi u hành đ n v theo m c tiêu chung K toán cung

c p thông tin giúp doanh nghi p làm c s ho ch đ nh ch ng trình hành đ ng cho t ng giai đo n, t ng th i k và là c s cho ng i qu n lý ra các quy t đ nh phù h p Kê toán cung c p thông tin cho các nhà qu n tr trong vi c liên k t các quá trình qu n lý v i nhau và liên k t đ n v v i môi tr ng bên ngoài Ch t

l ng các thông tin k toán nh h ng tr c ti p đ n ho t đ ng qu n lý và đi u hành đ n v

- i v i các đ i t ng bên ngoài đ n v k toán:

K toán là m t công c cung c p thông tin quan tr ng cho các đ i t ng bên ngoài trong vi c th c hi n t ng h p thông tin, đánh giá và ra quy t đ nh

i v i đ n v ki m toán đ c l p và ki m toán nhà n c: thông tin k toán là

c s đ đ n v ki m toán đánh giá vi c ch p hành chính sách, ch đ kinh t , tài chính do Nhà n c quy đ nh c a đ n v

i v i các đ i t ng khác (c đông, ngân hàng, nhà cung c p…) : k toán

là công c cung c p thông tin đ th c hi n vi c ki m tra, đánh giá, t ng h p và

ra các quy t đ nh phù h p và thông tin k toán là c s đ các đ i t ng trên có

nh ng quy t đ nh nh m b o v quy n l i kinh t c a mình hay phát tri n các giao d ch kinh t trong t ng lai

Nói cách khác v i vai trò t o ra thông tin, k toán đã bi n nh ng thông tin

r i r c g n li n v i các nghi p v phát sinh t i đ n v thành nh ng thông tin t ng

h p có tính h th ng v tình hình ho t đ ng c a đ n v Và k toán không nh ng cung c p thông tin cho các đ i t ng bên trong mà còn c các đ i t ng bên

ngoài đ n v k toán Qua đó k toán t o ra m t ngôn ng chung làm c u n i n i phát sinh và n i c n thông tin Và c u n i này chính là c s đ các đ i t ng

hi u bi t v đ n v k toán t đó đánh giá, t ng h p thông tin và ra các quy t

đ nh c n thi t

1.1.1.3 H th ng k toán- các b ph n c u thành h th ng k toán

V i vai trò c c k quan tr ng là cung c p thông tin v qu n lý và s d ng các ngu n l c đ c giao t i đ n v H th ng k toán c n ph i đ c t ch c ch t

ch , phù h p và ph i bao g m nh ng b ph n c u thành c n thi t t ng m i quan

h t ng quan l n nhau đ h th ng k toán v n hành m t cách trôi ch y và h p

lý Nh ng b ph n này hình thành và ho t đ ng v a theo nh ng quy đ nh chung

c a nhà n c v a theo nh ng quy đ nh c th c a đ n v k toán đ phù h p v i các đ c đi m ho t đ ng và yêu c u qu n lý Các b ph n c u thành c a h th ng

k toán tuy có khác nhau m i đ n v tu thu c cách th c t ch c và v n hành

b máy k toán t i đ n v đó nh ng chung quy t t c các h th ng k toán các

đ n v hành chính đ u đ c c u thành t nh ng b ph n c b n nh t chi ph i

đ n toàn b công tác k toán t i đ n v V i tính cách là m t h th ng thông tin

nh m cung c p thông tin cho các đ i t ng s d ng thì h th ng k toán bao

g m các phân h có m i quan h qua l i v i nhau, t quá trình thu th p thông tin ban đ u đ n quá trình t o ra thông tin đ u ra:

- H th ng các v n b n pháp lý: H th ng này bao g m h n th ng các v n

b n pháp ý theo quy đ nh c a nhà n c đ ch đ o, h ng d n,ki m soát và đi u

ch nh các n i dung trong ho t đ ng k toán ó là các v n b n lu t v k toán, chu n m c k toán, ch đ k toán, các thông t h ng d n th c hi n ho c b sung… H th ng các v n b n pháp lý giúp các đ n v đ nh h ng cho công tác

k toán, t ch c b máy k toán, xác đ nh nh ng thông tin c n thu th p cho công tác k toán,cách th c x lý và t ng h p thành các báo cáo k toán cung c p cho các đ i t ng s d ng có liên quan

- H th ng thông tin đ u vào: th c hi n công vi c ghi nh n và thu th p

ngu n d li u đ u vào liên quan t t c các ho t đ ng khác nhau trong đ n v kê toán

H th ng thông tin đ u vào liên quan đ n ch đ ch ng t k toán, quy đ nh

lo i ch ng t , bi u m u ch ng t ,các y u t ph i có c a ch ng t , ph ng pháp

l p ch ng t đ c n c pháp lý cho vi c ghi s v ki m tra, trình t luân chuy n

ch ng t và n i dung vi c ki m tra ch ng t Ngoài ra, ch đ ch ng t c ng quy đ nh vi c l u tr ch ng t , s d ng, qu n lý,in và phát hành bi u m u ch ng

t kê toán Ch ng t k toán là nh ng gi y t và v t mang tính ph n ánh nghi p

v kinh t , tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm c n c ghi s k toán

Ch ng t k toán t o nên h th ng thông tin đ u vào, là ngu n cung c p d li u cho h th ng x lý thông tin

c đi m c a phân h này là thông tin có tính ch t r i r c g n li n v i t ng nghi p v kinh t thu c t ng ho t đ ng khác nhau H th ng này hình thành nguyên li u đ u vào cho h th ng x lý thông tin (h th ng c s d li u)

- H th ng x lý thông tin: bao g m h th ng tài kho n và h th ng s k toán

H th ng x lý thông tin th c hi n vi c phân lo i và x lý thông tiin đ u vào

có tính r i r c thành thông tin có tính h th ng theo th i gian,theo đ i t ng k toán và theo t ng lo i ho t đ ng c a đ n v k toán thông qua h th ng tài kho n

k toán đ ph n ánh các đ i t ng đó

H th ng tài kho n k toán là mô hình x lý thông tin g n li n v i t ng đ i

t ng k toán đ cung c p thông tin v s hi n có và tình hình v n đ ng các đ i

t ng k toán trong quá tr nh ho t đ ng c a đ n v , qua đó ph c v cho vi c l p các báo cáo k toán có liên quan H th ng tài kho n là b ph n tr ng y u nh ng

r t linh ho t đ luôn thích ng v i s thay đ i đ i t ng k toán trong s phát tri n, thay đ i c a đ n v k toán và c a n n kinh t qu c gia H th ng tài kho n

quy đ nh s l ng , tên g i, s hi u, công d ng, n i dung và k t c u ghi chép tài kho n, m t s quan h đ i ng ch y u gi a các tài kho n có liên quan

H th ng s k toán dùng đ ghi chép, h th ng, l u tr toàn b các nghi p

v kinh t , tài chính phát sinh trong đ n v H th ng s k toán quy đ nh hình

th c bi u m u c a s k toán trong đ n v ,quy đ nh ph ng pháp ghi chép, tính toán đ ph n ánh các đ i t ng k toán trong đ n v

Ngoài ra , tu theo m c tiêu c a thông tin đ c cung c p mà h th ng x lý thông tin còn ch n l c, s p x p và x lý đ t o ra c s d li u c n thi t cho h n

th ng thông tin đ u ra

- H th ng thông tin đ u ra: đ c th hi n thông qua h th ng báo cáo tài chính

H th ng thông tin đ u ra đ c quy đ nh b i các nguyên t c l p và trình bày thông tin trên h n th ng báo cáo tài chính H th ng thông tin đ u ra th c hi n

t ng h p thông tin tù c s d li u đã đ c ghi chép đ hình thành nên h th ng báo cáo tài chính và báo cáo k toán qu n tr cung c p cho các đ i t ng s d ng thông tin làm c s ra quy t đ nh Ngoài ra còn cung c p thông tin t ng h p v tình hình tài s n, ngu n v n hình thành tài s n, tình hình và k t qu ho t đ ng

c ng nh m t s thông tin khác liên quan đ n ho t đ ng c a đ n v đ ph c v cho nhu c u s d ng, k toán nhà n c thì còn đ c dùng làm c n c quy t toán ngu n kinh phí đ c cung c p nên còn đ c g i là báo cáo quy t toán ngân sách

H th ng này đ c qu n lý và ki m soát ch t ch đ thông tin đ c chuy n

t i đ n đúng đ i t ng trong th i gian quy đ nh

Bên c nh đó đ h th ng thông tin k toán đ m b o tính trung th c và th c

hi n m t cách h u hi u, hi u qu thì vi c s d ng xây d ng h th ng ki m soát

n i b có ý ngh a h t s c quan tr ng H th ng ki m soát n i b là m t b ph n trong h th ng qu n lý c a đ n v k toán nh ng có quan h m t thi t v i các phân h thu c h th ng k toán nói trên Thông qua h th ng này, nhà qu n lý s

th c hi n t t vi c ki m soát tình hình ch p hành lu t pháp, ch p hành n i quy,

quy ch ho t đ ng và tình hình th c hi n ch đ k toán Vi c ki m soát th công và quy trình ghi nh n, x lý thông tin s đ m b o tính xác th c cho thông tin đ c cung c p cho các đ i t ng s d ng

1.1.2 Nhi m v k toán và yêu c u k toán trong đ n v hành chính:

1.1.2.1 Nhi m v k toán:

- Thu th p, x lý và t ng h p thông tin k toán phù h p v i quy đ nh c a chu n m c k toán công và ch đ k toán hành chính

- Ki m tra, giám sát tình hình thu,chi ngân sách, thanh toán n , qu n lý và s

d ng tài s n, ngu n kinh phí

- Phân tích tài chính và tình hình ho t đ ng đ tham m u cho các quy t đ nh kinh t , tài chính đ n v k toán

- Th c hi n vi c cung c p thông tin cho các đ i t ng s d ng theo quy

đ nh c a pháp lu t

1.1.2.2 Yêu c u c a k toán:

K toán đ n v hành chính c ng ph i đ m b o các yêu c u sau: y đ , rõ ràng và d hi u; chính xác và trung th c, k p th i ,ph n ánh liên t c t khi phát sinh đ n khi kêt thúc ho t đ ng ; t khi thành l p đ n khi châm d t ho t đ ng

c a đ n v k toán

a.Nguyên t c k toán:

Nguyên t c k toán áp d ng cho đ n v hành chính v c b n c ng t ng t

nh áp d ng cho doanh nghi p Tuy nhiên có 1 s đ c thù c n đ c l u ý:

- Có s k t h p gi a nguyên t c c s ti n m t và c s d n tích trong đó

c s ti n m t đ c s d ng r t ph bi n

- Th c t k toán ph i phù h p v i m c l c ngân sách nhà n c

b.T ch c b máy k toán đ n v hành chính:

B máy k toán đ n v hành chính đ c t ch c theo ngành d c phù

h p v i các c p d toán theo quy đ nh c a lu t ngân sách nhà n c

T ch c b máy k toán là t ch c v nhân s th c hi n vi c thu th p, x

lý và cung c p thông tin k toán cho các đ i t ng khác nhau N i dung t ch c

b máy k toán bao g m:xác đ nh s l ng nhân viên c n ph i có; yêu c u v trình đ nghe nghi p ; b trí và phân công nhân viên th c hi n các công vi c c

th ; xác l p m i quan h gi a các b ph n qu n lý khác có liên quan, k ho ch công tác và vi c ki m tra tình hình th c hi n k ho ch… Nói chung , đ t ch c

b máy k toán c n c n c vào quy mô c a đ n v hành chính, trình đ ngh nghi p và yêu c u qu n lý, đ c đi m ho t đ ng và đi u ki n v c s v t ch t k thu t ph c v cho vi c thu th p, x lý, cung c p thông tin

Mô hình t ch c b máy k toán đ n v hành chính đ c đ nh h ng theo 2 d ng: t ch c k toán t p trung và t ch c k toán phân tán

- T ch c k toán t p trung: là mô hình t ch c có đ c đi m toàn b công

vi c x lý thông tin tron toàn đ n v k toán đ c th c hi n t p trung phóng k toán , còn các b ph n và đ n v tr c thu c ch th c hi n vi c thu th p, phân

lo i và chuy n ch ng t cùng các báo cáo nghi p v v phòng k toán x lý và

t ng h p thông tin (g i chung là đ n v báo s )

- T ch c k toán phân tán: là mô hình t ch c có đ c đi m: công vi c k toán đ c phân công cho các b ph n và đ n v tr c thu c th c hi n m t ph n

ho c toàn b nh ng n i dung phát sinh t i b ph n và đ n v mình (c ng có th

có nh ng b ph n ch th c hi n thu th p ch ng c ban đ u) Phòng k toán c a

đ n v k toán ch th c hi n nh ng công vi c kê toán đ i v i nh ng n i dung phát sinh liên quan đ n toàn đ n v (và cho nh ng b ph n ch a có đi u ki n

th c hi n công vi c k toán), k t h p v i báo cáo k toán do các đ n v tr c thu c g i lên đ t ng h p và l p ra các báo cáo chung cho toàn đ n v theo quy

đ nh

1.2 T ng quan v đ n v hành chính trong ngành giáo d c

1.2.1 Khái ni m v đ n v hành chính:

C quan hành chính nhà n c là m t lo i c quan trong b máy nhà n c

đ c thành l p theo hi n pháp và pháp lu t, đ th c hi n quy n l c nhà n c, có

ch c n ng qu n lý hành chính nhà n c trên t t c các l nh v c c a đ i s ng xã

h i

Phân lo i đ n v hành chính

* C n c vào ch c n ng ho t đ ng: bao g m các đ n v nh sau:

- C quan hành chính thu n tuý: nh các các c quan công quy n, c quan

qu n lý kinh t , xã h i … (các B , c quan ngang B , UBND các c p, s , phòng, ban…)

* C n c vào vi c phân c p tài chính: Các đ n v d toán đ c chia làm 3

c p:

- n v d toán c p I: Là các c quan ch qu n các ngành hành chính s nghi p thu c Tr ng ng và đ a ph ng (B , c quan ngang B , C c, T ng c c,

U ban nhân dân, S , Ban Ngành…) n v d toán c p 1 quan h tr c ti p v i

c quan tài chính v tình hình c p phát kinh phí

- n v d toán c p II: Là đ n v thu c đ n v d toán c p I, ch u s lãnh

đ o tr c ti p v tài chính và quan h c p phát kinh phí c a đ n v d toán c p I (K toán c p II)

- n v d toán c p III: Là đ n v thu c đ n v d toán c p II, ch u s lãnh

đ o tr c ti p v tài chính và quan h c p phát kinh phí c a đ n v d toán c p II

n v d toán c p III là đ n v cu i cùng th c hi n d toán (K toán c p II)

1.2.2 c đi m ho t đ ng c a đ n v hành chính trong ngành giáo d c

1.2.2.1 M c tiêu ho t đ ng:

a M c tiêu ho t đ ng chung c a ngành giáo d c:

M t, ph i ch m lo nâng cao h n n a ch t l ng d y và h c (bao g m c

đ c, trí, th , m ), làm t t c vi c d y ch , d y ngh , d y ng i, đ c bi t là d y

ng i

Trong đó, không ng ng c i ti n cách d y, cách h c theo h ng kh i d y t duy sáng t o c a h c sinh, n ng l c t h c, t tu d ng rèn luy n H c ph i g n

v i hành, g n h c ki n th c v i công tác giáo d c chính tr t t ng, trao d i đ o

đ c, l i s ng, nh m t o ra nh ng con ng i th t s có đ c, có tài, ph c v nhân dân, ph ng s T qu c;

Hai, phát đ ng và th c hi n có hi u qu phong trào gi gìn n p s ng v n hóa, v n minh, xây d ng môi tr ng s ph m lành m nh, t o s chuy n bi n rõ nét và sâu s c trong công tác giáo d c tri th c và truy n th ng

Ba, ti p t c hi u đúng và th c hi n t t h n n a ch tr ng xã h i hóa giáo

d c

T đó, khai thác m i ngu n l c, t o ra s c m nh t ng h p đ t ng c ng c

s v t ch t, trang thi t b hi n đ i, đáp ng công tác giáo d c, gi ng d y ch t

l ng cao ng th i, g n các ho t đ ng c a nhà tr ng v i ho t đ ng xã h i, kiên quy t ch ng các bi u hi n tiêu c c trong l nh v c giáo d c

B n, th ng xuyên ch m lo công tác xây d ng ng, xây d ng oàn và

th c hi n quy ch dân ch , công khai trong nhà tr ng; th c hi n t t ph ng châm "Xây d ng nhà tr ng v n hóa; nhà giáo m u m c; h c sinh thanh l ch"

b M c tiêu ho t đ ng c a đ n v hành chính trong ngành giáo d c:

th c hi n đ c b n m c tiêu chung c a ngành giáo d c đào t o, thì các

c quan hành chính trong ngành giáo d c đào t o c n ph i th c hi n m c tiêu sau:

M t, xây d ng h th ng hành chính th ng nh t, làm c s pháp lý cho m i

ho t đ ng c a ngành; s p x p l i b máy, ki n toàn công tác t ch c, c ng c đ i

ng cán b , công ch c c a c quan đ ch đ o t t v chuyên môn, qu n lý t t v

t ch c, nhân s và tài chính theo phân c p c a UBND t nh

Hai, t ng b c c i ti n công tác qu n lý, công tác t ch c cán b nh m đáp

ng yêu c u c a chuyên môn theo d nh h ng chuyên môn ph i ch đ ng trong công tác đi u hành nhân l c

Ba, t p trung rà soát l i các v n b n đã ban hành đ v a bãi b nh ng v n

b n c l c h u, nh ng n i dung quy đ nh không ph h p, v a đi u ch nh và ban hành nh ng v n b n m i đ hoàn thi n h th ng v n b n, nh m t o hành lang pháp lý cho vi c đi u hành, qu n lý t p trung, th ng nh t trong m i ho t đ ng

c a ngành ng th i quy đ nh nh ng th t c hành chính liên quan đ n t ch c

b máy, đ n dân theo h ng tinh g n, rõ ràng, gi m nh ng th t c không c n thi t, gi i quy t công vi c c a dân nhanh g n, không gây tr ng i, phi n hà trên

- Phòng Giáo d c và ào t o làm vi c theo nguyên t c t p trung dân ch ,

b o đ m phát huy vai trò lãnh đ o c a t p th ; đ ng th i đ cao trách nhi m cá nhân c a Tr ng phòng, Phó tr ng phòng và các thành viên trong c quan

b Nhi m v c a Phòng giáo d c và đào t o:

+ Trình U ban nhân dân huy n các d th o , v n b n

+ H ng d n và ch u trách nhi m t ch c th c hi n các v n b n quy ph m pháp lu t, ch ng trình, k ho ch phát tri n giáo d c đ a ph ng

+ Xây d ng k ho ch và t ch c th c hi n đào t o, b i d ng nhà giáo và cán b qu n lý giáo d c các ngành h c, c p h c trong ph m vi qu n lý c a huy n sau khi đ c c p có th m quy n phê duy t

+ H ng d n, ki m tra các c s giáo d c và đào t o công l p thu c ph m vi

qu n lý c a huy n xây d ng k ho ch biên ch ; t ng h p biên ch c a các c s giáo d c công l p thu c ph m vi qu n lý c a huy n, trình c p có th m quy n quy t đ nh

+ V công tác t ch c, cán b Tr ng phòng Giáo d c và ào t o xây d ng

n i dung, k ho ch v công tác t ch c cán b thu c ph m vi qu n lý c a Phòng theo quy đ nh c a pháp lu t, th ng nh t v i Tr ng phòng N i v trình UBND huy n các n i dung c th sau:

- Trình U ban nhân dân huy n k ho ch phân b ch tiêu biên ch , ch tiêu

h p đ ng làm vi c cho các c s tr ng h c tr c thu c; H ng d n các c s

tr ng h c tr c thu c s d ng qu biên ch và h p đ ng làm vi c

Xây d ng k ho ch tuy n d ng viên ch c, h p đ ng làm vi c thu c s nghi p giáo d c hàng n m g m: giáo viên, nhân viên thi t b thí nghi m, nhân viên th vi n theo gi i thi u c a H i đ ng tuy n d ng viên ch c t nh Trình UBND huy n quy t đ nh tuy n d ng viên ch c, tuy n d ng h p đ ng làm vi c thu c s nghi p giáo d c huy n

+ Qu n lý tài chính, tài s n, c s v t ch t đ i v i các đ n v tr c thu c khi

ch a phân c p cho đ n v t qu n lý và ch đ o, h ng d n các đ n v tr c thu c

đã phân c p t qu n lý tài chính, tài s n, c s v t ch t đ n v theo quy đ nh c a pháp lu t

………

1.2.2.3 c đi m ho t đ ng c a Phòng Giáo d c và đào t o

* Ch trì, ph i h p v i các c quan có liên quan trình UBND c p huy n:

- D th o các v n b n h ng d n th c hi n c ch chính sách, pháp lu t, các quy đ nh c a UBND c p t nh v ho t đ ng giáo d c trên đ a bàn;

- D th o quy t đ nh, ch th , quy ho ch, k ho ch 05 n m, hàng n m và

ch ng trình, n i dung c i cách hành chính nhà n c v l nh v c giáo d c trên

đ a bàn;

- D th o quy ho ch m ng l i các tr ng trung h c c s , tr ng ph thông có nhi u c p h c, trong đó không có c p h c trung h c ph thông; tr ng

ph thông dân t c bán trú; tr ng ti u h c; tr ng m m non, nhà tr , nhóm tr ,

tr ng, l p m u giáo, không bao g m nhóm tr , l p m u giáo đ c l p t th c (g i chung là c s giáo d c m m non) và trung tâm h c t p c ng đ ng trên đ a bàn theo h ng d n c a S Giáo d c và ào t o và UBND c p huy n

* Ch trì, ph i h p v i các c quan có liên quan trình Ch t ch UBND c p huy n: D th o các quy t đ nh thành l p (đ i v i các c s giáo d c công l p), cho phép thành l p (đ i v i các c s giáo d c ngoài công l p), sáp nh p, chia, tách, gi i th các c s giáo d c (bao g m c các c s giáo d c có s đ u t c a các t ch c, cá nhân n c ngoài): tr ng trung h c c s ; tr ng ph thông có nhi u c p h c, trong đó không có c p h c trung h c ph thông; tr ng ph thông dân t c bán trú; tr ng ti u h c; c s giáo d c m m non; trung tâm h c t p

c ng đ ng; các c s giáo d c có tên g i khác (n u có) thu c th m quy n qu n

lý c a UBND c p huy n

* H ng d n, t ch c th c hi n các v n b n quy ph m pháp lu t, ch ng trình, k ho ch phát tri n giáo d c đ a ph ng, các c ch , chính sách v xã

h i hóa giáo d c sau khi đ c c quan có th m quy n phê duy t; huy đ ng, qu n

lý, s d ng các ngu n l c đ phát tri n giáo d c trên đ a bàn; tuyên truy n, ph

bi n, giáo d c pháp lu t và thông tin v giáo d c

* Quy t đ nh cho phép ho t đ ng giáo d c, đình ch ho t đ ng giáo d c các

c s giáo d c quy đ nh t i kho n 2 i u 5 Thông t liên t ch này theo quy đ nh

c a B Giáo d c và ào t o

* H ng d n, t ch c th c hi n m c tiêu, ch ng trình, n i dung, k ho ch, chuyên môn, nghi p v , các ho t đ ng giáo d c, ph c p giáo d c; công tác

tuy n sinh, thi c , xét duy t, c p v n b ng, ch ng ch đ i v i các c s giáo d c thu c th m quy n qu n lý c a UBND c p huy n

* Xây d ng k ho ch và t ch c th c hi n vi c đào t o, b i d ng công

ch c, viên ch c các c s giáo d c thu c th m quy n qu n lý c a UBND c p huy n sau khi đ c c quan có th m quy n phê duy t

* T ch c ng d ng các kinh nghi m, thành t u khoa h c công ngh tiên

ti n, t ng k t kinh nghi m, sáng ki n c a đ a ph ng trong l nh v c giáo d c

* T ch c th c hi n công tác xây d ng và nhân đi n hình tiên ti n, công tác thi đua, khen th ng v giáo d c trên đ a bàn huy n

* Ph i h p v i Phòng N i v h ng d n các c s giáo d c xác đ nh v trí

vi c làm, s ng i làm vi c; t ng h p v trí vi c làm, s ng i làm vi c c a các

c s giáo d c; quy t đ nh v trí vi c làm, s ng i làm vi c cho các c s giáo

d c sau khi đã đ c c quan có th m quy n phê duy t; t ch c th c hi n và

ki m tra vi c tuy n d ng, s d ng, h p đ ng, đi u đ ng, luân chuy n, bi t phái

và th c hi n chính sách đ i v i công ch c, viên ch c c a các c s giáo d c thu c th m quy n qu n lý c a UBND c p huy n và công ch c c a Phòng Giáo

d c và ào t o

* Quy t đ nh b nhi m, b nhi m l i, mi n nhi m, luân chuy n, cách ch c, giáng ch c ng i đ ng đ u, c p phó c a ng i đ ng đ u các c s giáo d c công l p; công nh n, không công nh n h i đ ng qu n tr , ch t ch h i đ ng qu n

tr , hi u tr ng, phó hi u tr ng các c s giáo d c ngoài công l p thu c th m quy n qu n lý c a UBND c p huy n theo quy đ nh c a pháp lu t và y quy n

c a UBND c p huy n

* H ng d n các c s giáo d c xây d ng, l p d toán ngân sách giáo d c hàng n m; t ng h p ngân sách giáo d c hàng n m đ c quan tài chính cùng c p trình c quan có th m quy n phê duy t; quy t đ nh giao d toán chi ngân sách giáo d c cho các c s giáo d c khi đ c c quan có th m quy n phê duy t; ph i

h p v i Phòng Tài chính - K ho ch xác đ nh, cân đ i ngân sách nhà n c chi

cho giáo d c hàng n m c a đ a ph ng, trình c quan có th m quy n phê duy t;

h ng d n, ki m tra vi c s d ng ngân sách nhà n c và các ngu n thu h p pháp khác cho giáo d c đ i v i các c s giáo d c thu c th m quy n qu n lý c a UBND c p huy n

* Ph i h p v i Phòng N i v , Phòng Tài chính - K ho ch giúp UBND c p huy n ki m tra, thanh tra th c hi n vi c t ch , t ch u trách nhi m c a các c s giáo d c công l p thu c th m quy n qu n lý c a UBND c p huy n

* Th c hi n c i cách hành chính, công tác th c hành, ti t ki m, phòng ch ng tham nh ng, lãng phí; công tác thanh tra, ki m tra, gi i quy t khi u n i, t cáo,

ki n ngh có liên quan đ n giáo d c và x lý vi ph m theo quy đ nh c a pháp

lu t

* Th c hi n công tác th ng kê, thông tin, báo cáo đ nh k và hàng n m, báo cáo đ t xu t v t ch c và ho t đ ng giáo d c theo h ng d n c a S Giáo d c

và ào t o và UBND c p huy n

* Qu n lý tài chính, tài s n, c s v t ch t đ c giao theo quy đ nh c a pháp

lu t và c a UBND c p huy n; th c hi n các nhi m v khác do Ch t ch UBND

h i do Ngân sách Nhà n c c p, do thu phí, l phí, ho c do các ngu n tài tr , thu

h i phí và các ngu n khác đ m b o, nh m duy trì ho t đ ng th ng xuyên c a

đ n v b ng ngu n kinh phí ho t đ ng

1.3.2 N i dung và phân lo i các kho n chi ho t đ ng trong đ n v hành

chính thu c ngành giáo d c theo m c l c ngân sách nhà n c

Ý ngh a c a vi c phân lo i chi phí theo M c l c Ngân sách Nhà n c

- Vi c phân lo i chi phí theo M c l c Ngân sách Nhà n c nh m m c đích giúp cho vi c qu n lý và h ch toán các kho n chi ho t đ ng đ c chính xác, đ y

đ , ch t ch và có h th ng theo h ng d n c a các nguyên t c k toán các kho n chi ho t đ ng

- Ngoài ra, vi c phân lo i chi phí theo M c l c Ngân sách Nhà n c còn có

ý ngh a trong vi c xây d ng k ho ch l p d toán các kho n chi ho t đ ng, đ m

b o kinh phí ho t đ ng cho đ n v đáp ng k ho ch đ t ra

1.3.2.1 N i dung các kho n chi ho t đ ng trong ngành giáo d c

Chi ho t đ ng trong ngành giáo d c bao g m các kho n chi sau:

- Chi cho công ch c, viên ch c và lao đ ng h p đ ng nh chi ti n l ng,

ti n công, ti n th ng, ph c p l ng, phúc l i t p th , các kho n trích n p BHXH, BHYT, KPC , BHTN,tr c p, ph c p theo ch đ hi n hành

- Chi qu n lý hành chính: Chi đi n n c, x ng d u, v sinh môi tr ng, mua

v t t v n phòng, d ch v công c ng, công tác phí, h i ngh phí, thông tin liên

l c, tuyên truy n, c c phí đi n tho i, fax…Ph c v cho các nhu c u làm vi c t i

đ n v

- Chi nghi p v chuyên môn tr c ti p cho ho t đ ng c a đ n v theo ch c

n ng nhi m v

- Chi nghiên c u các đ tài khoa h c c p c s

- Chi mua s m, s a ch a tài s n ph c v công tác chuyên môn và duy t ,

b o d ng các công trình c s h t ng t kinh phí th ng xuyên

- Chi đào t o, t p hu n nâng cao trình đ cho ng i lao đ ng t i đ n v

- Chi khác: chi các kho n phí và l phí c a các ,chi ti p khách,chi tr t t an ninh, chi tr c p h c sinh nghèo h c gi i…

- Chi th c hi n tinh gi m biên ch theo ch đ do Nhà n c quy đ nh

- Chi đ u t phát tri n, xây d ng c s v t ch t, mua s m trang thi t b , s a

ch a l n tài s n c đ nh…

- Chi th c hi n các nhi m v đ t xu t do c p có th m quy n giao cho… 1.3.2.2 Phân lo i các kho n chi ho t đ ng

Phân lo i chi ho t đ ng theo M c l c ngân sách

C th , theo M c l c Ngân sách thì chi ho t đ ng g m các kho n sau:

- Chi cho b máy (Chi thanh toán cho cá nhân) bao g m chi ti n l ng, các kho n ph c p l ng, chi khen th ng, phúc l i cho t p th …

- Chi cho công tác qu n lý hành chính nh thanh toán d ch v công c ng, thi t b v n phòng, công tác phí, thông tin liên l c…

- Chi cho công tác mua s m, s a ch a tài s n c đ nh……

qu ngân sách nhà n c đ đáp ng nhu c u chi g n v i vi c th c hi n các nhi m v th ng xuyên c a nhà n c v qu n lý kinh t , xã h i

* Phân lo i chi th ng xuyên:

(1) C n c vào tính ch t kinh t :

C n c vào tính ch t kinh t , chi th ng xuyên bao g m 4 nhóm c th nh sau:

- Nhóm các kho n chi thanh toán cho cá nhân g m: ti n l ng; ph

c p l ng; h c b ng h c sinh, sinh viên; phúc l i t p th ; chi v công tác ng i

có công v i cách m ng và xã h i; chi l ng h u và tr c p b o hi m xã h i; các kho n thanh toán khác cho cá nhân

- Nhóm các kho n chi nghi p v chuyên môn g m: thanh toán d ch v công

c ng; v t t v n phòng; thông tin tuyên truy n liên l c; h i ngh ; công tác phí; chi phí thuê m n; chi s a ch a th ng xuyên; chi phí nghi p v chuyên môn

c a t ng ngành

- Nhóm các kho n chi mua s m, s a ch a l n tài s n c đ nh và xây d ng

nh g m: s a ch a l n tài s n c đ nh ph c v chuyên môn và các công trình c

s h t ng; chi mua tài s n vô hình; mua s m tài s n dùng cho công tác chuyên môn

- Nhóm các kho n chi th ng xuyên khác g m: các m c c a m c l c ngân sách nhà n c không n m trong 3 nhóm m c trên và các m c t 147 đ n m c

150 thu c kho n chi th ng xuyên trong m c l c ngân sách nhà n c

(2) C n c vào m c đích s d ng v n:

C n c vào m c đích s d ng v n, chi th ng xuyên bao g m các kho n chi

c th sau:

+ Chi cho s nghi p kinh t : Ho t đ ng c a các đ n v s nghi p kinh t

nh m ph c v cho yêu c u phát tri n s n xu t kinh doanh, qu n lý KT - XH và

t o đi u ki n cho các ngành kinh t ho t đ ng và phát tri n m t cách thu n l i

M c đích ho t đ ng c a đ n v s nghi p kinh t không ph i là kinh doanh l y lãi, do v y ngân sách nhà n c c n dành m t kho n chi đáp ng ho t đ ng c a các đ n v này

+ Chi s nghi p v n hóa xã h i: chi s nghi p giáo d c đào t o; chi s nghi p y t , s nghi p v n húa thông tin, th d c th thao, s nghi p phát thanh, truy n hình; s nghi p khoa h c, công ngh và môi tr ng; s nghi p xã h i, s nghi p v n xã khác

+ Chi qu n lý hành chính: là các kho n chi cho ho t đ ng c a các c quan HCNN thu c b máy chính quy n các c p t trung ng đ n đ a ph ng Chi v

ho t đ ng c a ng C ng s n Vi t Nam Chi v ho t đ ng c a các t ch c chính

tr - xã h i: Bao g m: m t tr n t qu c Vi t Nam, Liên đoàn Lao đ ng Vi t Nam, oàn TNCS H Chí Minh, H i CCB Vi t Nam, H i LHPN, H i nông dân Vi t Nam

+ Chi tr giá theo chính sách c a nhà n c

+ Chi các ch ng trình qu c gia

+ Chi tr c p cho các đ i t ng chính sách xã h i

+ Chi tài tr cho các t ch c xã h i, xã h i ngh nghi p theo quy đ nh c a pháp lu t

+ Chi tr lãi ti n cho nhà n c vay

+ Chi vi n tr cho các chính ph và các t ch c n c ngoài

+ Các kho n chi khác theo quy đ nh c a Pháp lu t

b Chi không th ng xuyên:

* Khái ni m: Chi không th ng xuyên là các kho n chi mang tính ch t đ t

xu t, b t th ng di n ra t i đ n v

* Phân lo i: chi không th ng xuyên bao g m các kho n chi đã nêu chi ti t trong ph n n i dung các kho n chi không th ng xuyên

1.3.3 Nguyên t c k toán các kho n chi ho t đ ng

- Ph i m s k toán chi ti t chi ho t đ ng theo t ng ngu n kinh phí, theo niên đ k toán và theo m c l c ngân sách Nhà n c

- H ch toán chi ho t đ ng ph i đ m b o th ng nh t v i công tác l p d toán

và đ m b o kh p đúng, th ng nh t gi a h ch toán t ng h p v i h ch toán chi

ti t, gi a s sách k toán v i ch ng t và báo cáo tài chính Các kho n chi ho t

đ ng ph i th c hi n đúng các quy đ nh hi n hành và quy ch chi tiêu n i b do

đ n v xây đ ng theo quy đ nh c a ch đ tài chính Trong k , các đ n v hành chính s nghi p đ c t m chia thu nh p t ng thêm cho công ch c viên ch c và

t m trích các qu đ s d ng s t ng thu, ti t ki m chi th ng xuyên theo quy

- n v ph i h ch toán theo m c l c ngân sách Nhà n c các kho n chi

ho t đ ng phát sinh t các kho n ti n, hàng vi n tr phi d án và t s thu phí, l phí đã thu ph i n p ngân sách đ c đ l i chi nh ng đ n v ch a có ch ng t ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy đ nh c a ch đ tài chính

- n v không đ c xét duy t k toán ngân sách các n m các kho n chi

ho t đ ng t các kho n ti n, hàng vi n tr và t s phí, l phí đã thu ph i n p ngân sách đ c đ l i chi nh ng ch a có ch ng t ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy đ nh Các kho n chi ho t đ ng nh trên ch a đ c xét duy t quy t toán

đ c ph n ánh vào tài kho n riêng n v đ c xét duy t quy t toán các kho n chi này khi có đ ch ng t ghi thu, ghi chi ngân sách v các kho n ti n hàng vi n

tr phi d án và s phí, l phí đã thu ph i n p ngân sách đ l i chi theo quy đ nh

- H t k k toán n m, n u quy t toán ch a đ c duy t thì toàn b s chi ho t

đ ng trong n m tr c đ c chuy n t tài kho n “N m nay” sang “N m tr c”

đ theo dõi đ n khi báo cáo quy t toán đ c duy t Riêng đ i v i s chi tr c cho đ n n m sau theo dõi tài kho n “N m sau” sang đ u n m đ c k t chuy n sang tài kho n “N m nay” đ ti p t c t p h p chi ho t đ ng n m nay

1.4 Ki m soát các kho n chi ho t đ ng trong đ n v hành chính ngành giáo d c

1.4.1 T ng quan quy trình l p k ho ch và ki m soát

Quy trình l p k ho ch và ki m soát đ đ a ra các thông tin h u ích cho nhà

qu n tr bao g m 5 giai đo n: (1) Thi t l p m c tiêu c a t ch c; (2) Thi t l p k

ho ch ho t đ ng; (3) L p d toán; (4) Ki m soát và đo l ng; (5) Báo cáo và

(4) Ki m soát và đo l ng

S đ 1.1 Quy trình l p k ho ch và ki m soát chi ho t đ ng

1.4.2 L p d toán chi ho t đ ng

D toán gi m t vai trò quan tr ng trong công tác k toán qu n tr t i các

đ n v hành chính, nh m đ m b o s giám sát c a c quan c p trên v l nh v c

tài chính c a đ n v , đ ng th i giúp cho đ n v b o đ m cân đ i thu chi

- D toán ph i th hi n đ y đ các kho n thu, chi c a đ n v , s li u tính

toán ph i có c s khoa h c, đáp ng nhu c u chi tiêu c a đ n v hoàn thành

nhi m v chính tr v i ch t l ng cao

+ Chi con ng i: tính theo biên ch có m t t i th i đi m l p d toán và qu

ti n l ng đ c nâng l ng th ng xuyên trong n m ti p theo;

+ Chi ho t đ ng th ng xuyên c a đ n v : đ c phân b theo đ nh m c h c sinh c a t ng phân c p sau khi đã đ i chi u s li u thu, chi n m tr c và ngu n thu hành chính c a đ n v

- Tình hình thu, chi n m báo cáo và các y u t khách quan tác đ ng

1.4.3 Ki m soát chi ho t đ ng trong đ n v hành chính

1.4.3.1 Nguyên t c ki m soát

- Các đ n v th c hi n ch đ t ch ph i m tài kho n t i Kho b c Nhà

n c đ th c hi n thu, chi qua Kho b c Nhà n c đ i v i các kho n kinh phí thu c ngân sách nhà n c theo quy đ nh c a Lu t Ngân sách nhà n c (bao g m kinh phí ngân sách nhà n c c p, các kho n thu, chi theo quy đ nh đ i v i ngu n thu t phí và l phí thu c ngân sách nhà n c và các kho n khác c a ngân sách nhà n c n u có); ch u s ki m tra, ki m soát c a Kho b c Nhà n c trong quá trình t p trung và s d ng các kho n kinh phí thu c ngân sách Nhà n c

i v i các kho n thu, chi d ch v , liên doanh, liên k t, đ n v s nghi p

th c hi n ch đ t ch có th m tài kho n t i Kho b c Nhà n c ho c ngân hàng đ giao d ch, thanh toán Kho b c Nhà n c không ki m soát các kho n thu, chi này c a đ n v (k c tr ng h p đ n v m tài kho n t i Kho b c Nhà

n c)

- T t c các kho n chi ho t đ ng t i đ n v ph i đ c ki m tra, ki m soát trong quá trình chi tr , thanh toán Các kho n chi ph i có trong d toán ngân

sách nhà n c đ c c p có th m quy n giao; đúng ch đ , tiêu chu n, đ nh m c chi ngân sách nhà n c do c quan nhà n c có th m quy n quy đ nh ho c m c chi theo quy ch chi tiêu n i b do đ n v quy đ nh; đã đ c th tr ng đ n v s nghi p th c hi n ch đ t ch ho c ng i đ c u quy n quy t đ nh chi

- M i kho n chi ngân sách nhà n c đ c h ch toán b ng đ ng Vi t Nam, theo niên đ ngân sách, c p ngân sách và m c l c ngân sách nhà n c hi n hành Các kho n chi ngân sách nhà n c b ng ngo i t , hi n v t, ngày công lao đ ng

đ c quy đ i và h ch toán chi b ng đ ng Vi t Nam theo t giá h ch toán ngo i

t , giá hi n v t, ngày công lao đ ng do c quan nhà n c có th m quy n quy

đ nh

- Trong quá trình qu n lý, thanh toán, quy t toán chi ngân sách nhà n c, các kho n chi sai ph i thu h i C n c vào quy t đ nh c a c quan tài chính ho c quy t đ nh c a c quan nhà n c có th m quy n, Kho b c Nhà n c th c hi n

vi c thu h i cho ngân sách nhà n c

1.4.3.2 Các tr ng tâm ki m soát chi phí chi ho t đ ng

a Gi m chi phí th ng xuyên

b Ki m soát chi phí không th ng xuyên

c Ti t ki m chi phí s a ch a l n

d Gi m các chi phí d ch v mua ngoài

Th c hi n ti t ki m chi phí đi n, n c, đi n tho i trong làm vi c, đ c bi t là

th c hi n ti t ki m đi n trong c quan ây là nh ng kho n chi phí chi m t

tr ng khá l n trong chi phí mua ngoài và nh ng kho n m c chi phí này hoàn toàn có th gi m đ c H n ch t ch c các h i ngh , h i h p t p trung đ gi m chi phí

e Bóc tách chi phí qu n lý nh : v n phòng ph m, s a ch a máy in, máy tính, x ng d u ph c v nh n th u thi công, s a ch a l n, xây d ng c b n

h ch toán đúng và đ y đ Các kho n m c chi phí nh x ng d u đi l i đ v n

chuy n v t t , chi phí l u kho bãi, nhân công b o qu n…, cho công tác này c ng

ph i tách b ch

ti n hành ki m soát chi phí ho t đ ng, c n ph i đ a ra các tiêu chu n, n i dung va m c tiêu ki m soát chi phí d a trên các nguyên t c th ng nh t T đó xây d ng h th ng ki m soát chi phí trong đ n v v i nh ng hình th c ki m soát thích h p, ph ng ti n công c s d ng cho ho t đ ng ki m soát và cu i cùng là

đi đ n các gi i pháp đi u ch nh

S đ 1.2 Quá trình ki m soát chi phí

c Các nhân t nh h ng t i ki m soát chi phí trong đ n v

Ki m soát chi phí ho t đ ng b nh h ng b i nhi u nhân t , bao g m nhân

t ch quan và nhân t khách quan T p trung l i bao g m nh ng nhân t sau:

Quá trình ki m soát chi phí

M c tiêu ki m soát chi phí

Hình th c ki m soát chi phí

Chi phí cho ho t

đ ng ki m soát

H th ng ki m soát chi phí

Ph ng ti n, công c

(1)

(2)

(3)

(4)

Thông tin th c t các kho n chi phí ho t đ ng trong đ n v ây là đi u ki n tiên quy t đ th c hi n ch c n ng ki m soát chi phí Ch khi nh n bi t và hi u chi phí th c t trong đ n v thì m i có th xác đ nh nh ng kho n chi c n đi u

ch nh c ng nh nh ng kinh nghi m t t t nh ng kho n chi hi u qu

Nh ng m c tiêu đã đ c s hóa trên k ho ch, ch ng trình ho t đ ng c a

đ n v

Cu i cùng ki m soát chi phí chu tác đ ng t chính nh ng h th ng gi i pháp, công c mà đ n v áp d ng đ s d ng chi phí m t cách có hi u qu

1.4.4 ánh giá thành qu ki m soát chi ho t đ ng

1.4.4.1 S c n thi t ph i đánh giá thành qu ki m soát chi ho t đ ng

Có nhi u nguyên nhân làm cho ki m soát chi phí ho t đ ng tr thành ch c

n ng t t y u c a qu n lý chi phí Trong các đ n v hành chính trong ngành giáo

d c, ki m soát chi phí ho t đ ng là ki m ch ng xem các kho n chi có đ c th c

hi n theo đúng k ho ch hay không, và ph i tìm ra nh ng nguyên nhân sai sót đ

đi u ch nh l i

Ki m soát chi phi ho t đ ng là yêu c u c b n nh m th c hi n các quy đ nh

v vi c s d ng ti t ki m, có hi u qu và đ t đ c tính h u hi u t ngu n kinh phí c a Nhà n c

1.4.4.2 N i dung c a đánh giá thành qu ki m soát chi ho t đ ng

Theo Rowan Jones et al.,2010 đánh giá thành qu trong khu v c công theo

3 tiêu chí:

1.4.4.2.1 Ti t ki m

Ti t ki m là tiêu chí đánh giá thành qu trong khu v c công Tiêu chí này

đ t ra câu h i : n v có s d ng ti t ki m các kho n chi ho t đ ng so v i d toán chi hay không? ; n v có s d ng ti t ki m các kho n chi so v i các đ n

v khác trong ngành hay không?

1.4.4.2.2 H u hi u