đồ án công nghệ thông tin GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM BƯU CHÍNH LIÊN TỈNH VÀ QUỐC TẾ KHU VỰC I

Trong đó: + Giám đốc Trung tâm có quyền quản lý và điều hành cao nhất của Trung tâm.Giám đốc Trung tâm có trách nhiệm quản lý chung toàn bộ công tác tổ chức tài chính,hoạt động và kết qu

PHẦN 1:

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

VỀ TRUNG TÂM BƯU CHÍNH LIÊN TỈNH VÀ QUỐC TẾ KHU VỰC I

1 Giới thiệu chung về Trung tâm Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế khu vực I:

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Bưu chính Liên tỉnh

và Quốc tế khu vực I:

Trung tâm Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế khu vực 1 (Tên giao dịch Quốc tế:Mail Center zone 1 - Tên viết tắt là VPS1) có trụ sở tại số 5 đường Phạm Hùng - TừLiêm - Hà Nội

Trung tâm Bưu chính Liên tỉnh và quốc tế khu vực I là doanh nghiệp Nhà nước

- Đơn vị thành viên của Công ty Bưu chính Liên tỉnh & Quốc tế (Tên giao dịch quốctế: Viet Nam Postal Services, viết tắt: VPS) hoạt động kinh doanh và hoạt động côngích trong lĩnh vực Bưu chính

Công ty Bưu chính liên tỉnh và quốc tế tiền thân là Chi cục Vận chuyển trựcthuộc Tổng cục Bưu Điện

Năm 1977, Trung tâm Vận chuyển Thư báo ra đời trên cơ sở Chi cục Vậnchuyển, đơn vị chủ quản của Trung tâm Vận chuyển Thư báo vẫn là Tổng cục Bưuđiện Trong giai đoạn này, nhiệm vụ của đơn vị chỉ đơn thuần là vận chuyển

Năm 1990, Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu Điện ra quyết định số 374B/QĐ TCCB ngày 31/03/1990 thành lập Công ty Bưu chính liên tỉnh và quốc tế Công tyVPS là đơn vị trực thuộc Tổng cục Bưu điện có nhiệm vụ vận hành, khai thác, vậnchuyển và phát triển tất cả các mặt nghiệp vụ bưu chính trên mạng cấp một liên tỉnh vàvới nước ngoài (bao gồm bưu phẩm, bưu kiện, đối soát chuyển tiền ) Công ty VPSđược thành lập trên cơ sở sát nhập các Công ty bưu chính liên tỉnh thuộc Bưu điệnthành phố Hà Nội, Bưu điện thành phố Hồ Chí Minh, Trung tâm chuyển tiền và thanhtoán Quốc tế của Công ty điện toán truyền số liệu và các điểm giao nhận quốc tế tạisân bay quốc tế Nội Bài, sân bay Tân Sơn Nhất, bến cảng Sài Gòn và bến cảng HảiPhòng

-Năm 1997, Công ty Bưu chính liên tỉnh và quốc tế được thành lập lại theo quyếtđịnh số 821/QĐ - TCCB ngày 31/03/1997 của Tổng công ty BCVT Việt Nam

Theo quyết định này, Công ty Bưu chính liên tỉnh và quốc tế là tổ chức kinh tế,đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam,

tổ chức và hoạt động theo điều lệ của Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam đãđược phê chuẩn tại nghị định 51/CP ngày 01/8/1995 của Chính phủ Công ty Bưuchính liên tỉnh và quốc tế, hoạt động kinh doanh và hoạt động công ích trong lĩnh vựcBưu chính liên tỉnh và quốc tế

Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ được giao, Công ty VPS được tổ chứcthành 03 trung tâm và 01 xí nghiệp đó là:

- Trung tâm Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế khu vực I (VPSI) có trụ sở tạiĐường Phạm Hùng – Mỹ Đình – Từ Liêm – Hà Nội;

- Trung tâm Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế khu vực II (VPSII) có trụ sở tại 270Bis Lý Thường Kiệt, quận 10, T/P Hồ Chí Minh và trạm trung chuyển tại TP Cần Thơ;

- Trung tâm Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế khu vực III (VPSIII) có trụ sở đóngtại TP Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định và trung tâm khai thác tại thành phố Đà Nẵng

- Xí nghiệp sửa chữa ôtô

Trong đó, Trung tâm Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế khu vực I tiền thân làTrung tâm Bưu chính khu vực I Tháng 1 năm 1991, Trung tâm Bưu chính khu vực Iđược chính thức thành lập theo quyết định số 374B/QĐ - TCCB của Tổng cục trưởngTổng cục Bưu điện

Từ khi thành lập cho đến năm 1995, nhiệm vụ chính của Trung tâm là:

- Tổ chức khai thác bưu gửi đi, đến trong nước và quốc tế;

- Mở các ghi sê giao dịch để thu gom bưu gửi tại Ga Hà nội và Gia Thụy;

- Tổ chức vận chuyển Bưu chính trên mạng cấp I khu vực các tỉnh phía Bắc từQuảng Bình trở ra bằng các phương tiện chuyên ngành, hợp đồng vận chuyển bưuchính bằng phương tiện đường hàng không, đường thủy, đường sắt để vận chuyển Bưugửi trong nước và Quốc tế

Để đáp ứng yêu cầu sản xuất đang đòi hỏi phát triển, ngày 31/3/1997 Tổng giámđốc Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt nam ký quyết định số 821/QĐ-TCCB vềviệc thành lập Trung tâm Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế khu vực I, trên cơ sở mô hình

tổ chức của Trung tâm Bưu chính khu vực I có trụ sở tại số 75 Đinh Tiên Hoàng –Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội.

Tháng 5/1998, toàn bộ Trung tâm chuyển về số 142 Đường Lê Duẩn- QuậnĐống Đa - Hà Nội

Đến tháng 12 năm 2002, thực hiện phương án đổi mới tổ chức sản xuất củaTổng Công ty Bưu chính - Viễn thông Việt Nam hiện nay là Tập đoàn Bưu chính Viễnthông Việt Nam, Trung tâm Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế khu vực I được giao thêmnhiệm vụ khai thác, vận chuyển Bưu chính mạng cấp II (mạng nội, ngoại thành HàNội) từ Bưu điện Thành phố Hà Nội chuyển giao sang Mô hình tổ chức cũng được đổimới theo hướng chuyên môn hóa cao nhằm tăng năng suất lao động và chất lượng sảnphẩm, giảm thiểu khâu khai thác trung gian

Việc hạch toán không rõ ràng giữa hai dịch vụ Bưu chính và Viễn thông đã tạo

ra sự thiếu năng động, kém phát triển tròn lĩnh vực Bưu chính, năng suất lao động Bưu chính thấp Do đó Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam đã quyết định chia tách riêng Bưu chính, viễn thông Hai lĩnh vực kinh doanh Bưu chính, Viễn thông hoạt động độc lập với nhau Trong tiến trình đó, từ ngày 01/04/2008 Công ty Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế giải thể, Trung tâm Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế khu vực I trựcthuộc Bưu điện thành phố Hà Nội và nay được đổi tên thành Trung tâm khai thác, vận chuyển – Bưu điện TP Hà Nội

Hiện nay tại Trung tâm đang cung cấp các dịch vụ Bưu chính như:

- Dịch vụ bưu phẩm: bao gồm thư, ấn phẩm, gói nhỏ, bưu thiếp,

- Dịch vụ bưu kiện: trong nước và quốc tế;

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế khu vực I bao gồm:

- Ban Giám đốc: gồm có 1 Giám đốc và 1 Phó Giám đốc Trong đó:

+ Giám đốc Trung tâm có quyền quản lý và điều hành cao nhất của Trung tâm.Giám đốc Trung tâm có trách nhiệm quản lý chung toàn bộ công tác tổ chức tài chính,hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của toàn Trung tâm, đồng thời là đại diệnpháp nhân của đơn vị, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty, Tổng công ty vàtrước Pháp luật về điều hành hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa

vụ được giao Bên cạnh đó Giám đốc còn nắm bắt các chủ trương chính sách của ĐảngNhà nước, của Tổng Công ty, cũng như các mối quan hệ với các cơ quan hữu quan, để

ra quyết định chung cho toàn Trung tâm

+ Phó Giám đốc là người giúp Giám đốc quản lý, điều hành một hoặc một sốlĩnh vực hoạt động của đơn vị theo sự phân công của Giám đốc, chịu trách nhiệmtrước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công

- Các phòng ban chức năng và các đơn vị sản xuất, đơn vị phụ trợ gồm 18 đơn

vị được chia thành 5 khối tùy theo chức năng và nhiệm vụ của từng đơn vị

1 Phòng Tổ chức lao động tiền lương 10 Bưu cục Giao dịch

2 Phòng Kế toán thống kê tài chính 11 Chi nhánh Datapost

Mô hình tổ chức của VPSI được thể hiện qua sơ đồ sau:

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM BƯU CHÍNH LIÊN TỈNH VÀ QUỐC TẾ KHU VỰC I

BƯU CỤC NGOẠI DỊCH

KHỐI DOANH THU CƯỚC BƯU CỤC GIAO DỊCH CHI NHÁNH DATAPOST CHI NHÁNH BƯU CHÍNH ỦY THÁCKHỐI PHỤ TRỢ

BAN BẢO VỆ TRUNG CHUYỂNĐỘI ĐIỀU ĐỘ ĐỘI KỸ THUẬT TIN HỌC

TIẾP THỊ BÁN HÀNG KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ

KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

THỐNG KÊ HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Bưu chính liên tỉnh và Quốc tế khu vực I.

Trung tâm Bưu chính liên tỉnh và Quốc tế khu vực I có chức năng, nhiệm vụ nhưsau:

1.3.1 Tổ chức xây dựng, vận hành, khai thác, phát triển mạng lưới bưu chính liêntỉnh và quốc tế Tổ chức kinh doanh các dịch vụ khai thác khi được cho phép Đảm bảothông tin bưu chính trên mạng liên tỉnh và quốc tế đối với các dịch vụ cơ bản, phục vụ sựchỉ đạo của các cơ quan Đảng, chính quyền các cấp, các yêu cầu thông tin trong đời sốngkinh tế xã hội của nhân dân theo quy định của Tổng công ty và Công ty

1.3.2 Kinh doanh vận chuyển chuyên ngành Bưu chính và các dịch vụ vận chuyển

có liên quan trên mạng liên tỉnh và quốc tế

1.3.3 Tư vấn, khảo sát, thiết kế, lắp đặt, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa trang thiết bịkhai thác Bưu chính và phương tiện vận chuyển

1.3.4 Thực hiện việc sản xuất kinh doanh vật tư, ấn phẩm, thiết bị chuyên ngành

về Bưu chính và kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật được công

ty cho phép

Theo đó các đơn vị, phòng ban trong Trung tâm cũng có từng chức năng riêng theolĩnh vực quản lý của mình để thực hiện chức năng nhiệm vụ của Trung tâm:

* Phòng tổ chức cán bộ -lao động tiền lương.

Phòng tổ chức cán bộ lao động tiền lương là đơn vị quản lý giúp giám đốc thựchiện chức năng quản lý công tác quản lý nhân sự, đào tạo, lao động tiền lương bảo hiểm

xã hội, bảo hộ lao động

~ Nhiệm vụ và quyền hạn:

- Về tổ chức nhân sự và đào tạo:

+ Đề xuất các phương án cải tiến tổ chức (tổ chức bộ máy và tổ chức sản xuất)phương án nhân sự phù hợp với yêu cầu, phạm vi được phân cấp và yêu cầu quản lý củatrung tâm

+ Thực hiện xin cấp các thủ tục pháp lý theo quy định của sản xuất kinh doanh+ Quản lý về hồ sơ cán bộ, công nhân theo phân cấp quản lý của công ty, tổ chức

bổ sung hồ sơ mã cán bộ công nhân viên theo quy định của pháp luật

+ Đề xuất các hội đồng, các ban của trung tâm, những vấn đề liên quan đến nội

dung quản lý của phòng theo quy định của giám đốc trung tâm Làm các thủ tục trìnhgiám đốc trung tâm ký lệnh đình chỉ công tác cán bộ công nhân viên, ký quyết định khenthưởng, kỷ luật cá nhân, tập thể theo phân cấp của công ty và quy định của luật lao động.

+ Trình giám đốc trung tâm các văn bản liên quan đến việc bổ nhiệm, miễn nhiệmđiều chuyển, tuyển dụng cán bộ công nhân viên trong trung tâm

+ Xác định và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng trình độ cán bộ côngnhân viên về mọi mặt

+ Xác định nội quy, quy chế thưởng phạt của trung tâm

+ Thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất về nhân sự và đào tạo theo quy định củacấp trên

- Về lao động tiền lương, BHXH và bảo hiểm lao động:

Xác định, trình giám đốc và tổ chức thực hiện:

+ Kế hoạch lao động tiền lương;

+ Kế hoạch bảo hiểm lao động;

+ Kế hoạch chính sách xã hội;

+ Xác định, trình giám đốc trung tâm ký ban hành các định mức lao động nội bộ.Căn cứ điều kiện sản xuất trình giám đốc điều chỉnh định biên phù hợp với nhu cầu thực

tế Theo dõi, kiểm tra việc sử dụng lao động ở các đơn vị trực thuộc

+ Tổ chức quản lý sự biến động về thang bậc lương của cán bộ công nhân viên,xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nâng bậc lương hàng năm theo phân cấp củacông ty và quy định của pháp luật

+ Tổ chức quản lý quỹ lương, trình giám đốc duyệt phương án sử dụng quỹ lươnghàng tháng

+ Tổ chức và thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, chế độ phụ cấp và các chế độ phúclợi xã hội khác theo phân cấp của công ty và quy định của pháp luật

+ Xác định trình giám đốc ký ban hành cơ chế phân phối thu nhập, tổ chức hướngdẫn các đơn vị thực hiện cơ chế đã ban hành

+ Kiểm tra bảng chấm công của các đơn vị, lập bảng công tổng hợp hàng thángcủa trung tâm

+ Kiểm tra cơ chế phân phối thu nhập nội bộ của các đơn vị

+ Tổ chức thực hiện kế hoạch bảo hiểm lao động và chính sách xã hội, định kỳ tổchức kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của các đơn vị.

+ Tổ chức (có sự phối hợp chặt chẽ của công đoàn các cấp) thực hiện chính sách

vị thuộc trung tâm

~ Phòng tổ chức lao động tiền lương phối hợp với các đơn vị trong trung tâm thựchiện

+ Kiểm kê tài sản, thanh lý tài sản cố định và vật tư mau hỏng, nghiệm thu chấtlượng, số lượng công trình, tài sản khi cần thiết

+ Bảo vệ an ninh nội bộ, phòng chống cháy nổ

+ Quản lý cán bộ công nhân viên và sử dụng lao động tại các đơn vị

+ Thanh toán lương, phụ cấp và các khoản liên quan trực tiếp đến cán bộ côngnhân viên

~ Trưởng phòng tổ chức cán bộ lao động tiền lương được giám đốc trung tâm uỷquyền

+ Ký xác nhận bảng tổng hợp và chi tiết công lao động, bảng tổng hợp lương thángcủa các đơn vị trực thuộc trên cơ sở định mức lao động, cơ chế phân phối thu nhập củatrung tâm và chế độ chính sách của nhà nước

+ Thực hiện các thủ tục về cán bộ công nhân viên trong trung tâm theo quy địnhcủa pháp luật

+ Ký văn bản thông báo về các vấn đề được giám đốc trung tâm nhất trí, ra các vănbản hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực quản lý Được làm việc với cơ

quan quản lý cấp trên về những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng.

+ Duyệt cấp giấy phép nghỉ làm cho cán bộ công nhân viên của trung tâm (từtrưởng, phó đơn vị trở xuống)

+ Được phép yêu cầu (bằng văn bản) cán bộ công nhân viên trong trung tâm đếngặp gỡ những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ quyền hạn của phòng Ký tuyển dụng laođộng tại các đơn vị để thực hiện nhiệm vụ đột xuất theo lệnh của giám đốc trung tâm ~ Cơ cấu tổ chức cán bộ nhân viên trong phòng

+ Phòng tổ chức lao động tiền lương do trưởng phòng phụ trách, có phó trưởngphòng giúp việc

+ Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc trung tâm về việc thực hiện chứcnăng nhiệm vụ của phòng

+ Phó trưởng phòng được trưởng phòng phân công phụ trách một số hoặc một lĩnhvực, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công

+ Cán bộ công nhân viên trong phòng làm việc trực tiếp với trưởng, phó phòngtheo lĩnh vực được phân công phụ trách

* Phòng hành chính quản trị có chức năng nhiệm vụ sau.

+ Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ

+ Tổ chức tiếp khách, phục vụ các hội nghị của trung tâm

+ Đề xuất, thực hiện đầu tư, mua sắm, cải tạo, sửa chữa các tài sản theo quy định+ Quản lý và điều hành phương tiện vận chuyển phục vụ công tác quản lý và điềuhành sản xuất, thực hiện việc phục vụ việc đi lại của cán bộ công nhân viên theo quy địnhcủa giám đốc trung tâm

+ Quản lý việc sử dụng, điều động, đề xuất việc cải tạo và sửa chữa nhà xưởng.+ Đảm bảo công tác hậu cần cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn trungtâm

* Phòng kế hoạch đầu tư:

Phòng Kế hoạch đầu tư là đơn vị quản lý, giúp Giám đốc Trung tâm thực hiệnchức năng quản lý kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức kinh tế kỹ thuật, quản lý tàisản, cung ứng vật tư và nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật, cân đối các nguồn vốnphục vụ cho mục tiêu phát triển của Trung tâm theo sự phân công của công ty

~ Nhiệm vụ và quyền hạn:

Phòng kế hoạch chủ trì thực hiện:

- Xây dựng và tổ chức và thực hiện các loại kế hoạch sau:

+ Kế hoạch sản lượng và doanh thu sản phẩm

+ Kế hoạch đầu tư cơ sở vật chất và đầu tư trang thiết bị

+ Kế hoạch sửa chữa tài sản

+ Kế hoạch chi phí

+ Kế hoạch doanh thu dịch vụ bưu chính viễn thông (cước)

+ Kế hoạch doanh thu các dịch vụ và hoạt động khác

+ Kế hoạch nghiên cứu khoa học kĩ thuật và cải tiến quản lý

+ Tổng hợp kế hoạch và bảo vệ kế hoạch trước giám đốc trung tâm

- Nghiên cứu, đề xuất

+ Giao kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc trung tâm

+ Các biện pháp thực hiện kế hoạch

+ Điều chỉnh kế hoạch nếu thấy cần thiết

+ Theo dõi đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, báo cáo hiệu quả thực hiện theo quyđịnh của trung tâm và của Công ty

- Lập hoặc thuê lập thiết kế, dự toán sửa chữa tài sản Trình ký các hợp đồng sửachữa tài sản, theo dõi đôn đốc việc thực hiện hợp đồng, giám sát kỹ thuật, giám sát thicông sửa chữa tài sản Nghiệm thu chất lượng và thanh lý hợp đồng sửa chữa tài sản

- Soạn thảo trình ký và theo dõi thực hiện các hợp đồng trong lĩnh vực sản xuấtkinh doanh

- Tiếp nhận bàn giao tài sản, công cụ lao động, đề xuất trình phương án phân phốitài sản cho các đơn vị, điều chuyển tài sản, nhượng bán, thanh lý tài sản, xây dựng cácquy định quản lý tài sản

- Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện chế độ bảo hiểm tài sản và giải quyếtcác vấn đề liên quan

- Xây dựng và tổ chúc thực hiện các định mức kinh tế kỹ thuật nội bộ (trừ địnhmức lao động)

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các dự án đầu tư được phê duyệt

- Thực hiện cung ứng vật tư và mua sắm công cụ sản xuất theo kế hoạch đượcduyệt, quản lý kho vật tư.

- Tổ chức nghiên cứu thị trường, xây dựng chính sách hoạt động và tiếp thị

- Quản lý kĩ thuật

+ Hệ thống tin học

+ Phương tiện vận chuyển

+ Trang thiết bị đặc thù

- Tổ chức việc chế bảng điện tử theo yêu cầu sản xuất ấn phẩm trong trung tâm

- Lưu hồ sơ kinh tế kĩ thuật theo quy định hiện hành

~ Phòng kế hoạch phối hợp với các đơn vị trong trung tâm thực hiện

- Xây dựng và thực hiện các loại kế hoạch khác theo quy định

- Kiểm kê tài sản định kỳ và đột xuất

- Lựa chọn bố trí phương tiện vận chuyển và trang thiết bị bưu chính

- Thống kê sản phẩm doanh thu

* Phòng tiếp thị bán hàng:

Phòng Tiếp thị bán hàng là đơn vị quản lý, giúp Giám đốc Trung tâm thực hiệnchức năng về hoạt động Marketing gồm: Tiếp thị, bán hàng, chăm sóc khách hàng, kinhdoanh các sản phẩm dịch vụ Bưu chính, các sản phẩm dịch vụ khác và hợp tác kinhdoanh theo sự phân cấp của công ty Cụ thể:

- Xây dựng kế hoạch marketig của Trung tâm trong từng năm, trên cơ sở đó chủ trìxây dựng chương trình công tác cụ thể cho các nội dung: nghiên cứu thị trường, chăm sóckhách hàng, hoạt động tuyên truyền quảng cáo, khuyến mại, tiếp thị khách hàng mới

- Báo cáo tình hình biến động ảnh hưởng đến hoạt động cung cấp dịch vụ tạodoanh thu cước của Trung tâm, phân tích nguyên nhân và đề ra các biện pháp để giảiquyết

- Chủ trì thực hiện, có sự phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ và các phòngchức năng thực hiện công tác chăm sóc khách hàng lớn, tìm kiếm các khách hàng tiềmnăng

- Đánh giá hiệu quả hoạt động tuyên truyền, quảng cáo, các đợt khuyến mại và cácbiện pháp tiếp thị

- Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chương trình khuyến mại, chăm sóckhách hàng….tại các đơn vị cung cấp dịch vụ của Trung tâm.

* Phòng kế toán tài chính thống kê:

Phòng kế toán tài chính thống kê là đơn vị quản lý, giúp giám đốc trung tâm thựchiện chức năng quản lý công tác hạch toán kế toán, thống kê, công tác tài chính

~ Nhiệm vụ và quyền hạn:

Phòng kế toán tài chính thống kê chủ trì thực hiện:

- Nghiên cứu đề xuất và trình giám đốc trung tâm hình thức tổ chức công tác kếtoán và mô hình tổ chức bộ máy kế toán của trung tâm Triển khai việc thực hiện hìnhthức và tổ chức bộ máy kế toán được phê duyệt

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch tổ chức hàng năm trên cơ sở phạm vi được công

ty phân cấp và kế hoạch sản xuất kinh doanh của trung tâm

- Tổ chức thực hiện áp dụng chế độ tài chính kế toán thống kê do nhà nước, Tổngcông ty ban hành và theo sự hướng dẫn của công ty

- Xây dựng, phổ biến hệ thống sổ sách, mẫu biểu kế toán theo quy định, tổ chứcthực hiện việc ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác các nghiệp vụ kinh tế phátsinh trong mọi hoạt động

- Xây dựng và hướng dẫn thực hiện quy trình luân chuyển chứng từ trong phòng vàtoàn trung tâm Kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất tình hình thực hiện công tác kế toán thống

kê tài chính trong trung tâm

- Quy định danh mục báo cáo thống kê tài chính cho các đơn vị trực thuộc trungtâm phù hợp với yêu cầu của trung tâm và quy định của cấp trên Lập và trình giám đốcduyệt và nộp lên các cơ quan có thẩm quyền toàn bộ báo cáo kế toán theo quy định củapháp lệnh kế toán và các cơ quan quản lý cấp trên

- Quản lý giá trị và hiện vật toàn bộ bài sản của trung tâm Quản lý vật tư, tiền vốn

và giao nhận tài sản trong phạm vi được phân cấp của trung tâm

- Tổng hợp và kiểm tra chứng từ để thanh toán hoặc từ chối thanh toán các khoảnchi phí, các khoản phải thu, phải trả của cá nhân, tập thể trong và ngoài trung tâm

- Thực hiện thanh toán lương, bảo hiểm, công tác phí và các chế độ khác cho cán

bộ công nhân viên

- Tổ chức đối soát thực hiện thanh toán các khoản chi phí như cước vận chuyểnđường sắt, hàng không, phát hành báo chí, thanh quyết toán các hoạt động kinh tế và cáckhoản khác.

- Tham mưu cho giám đốc duyệt giá cả mua bán vật tư, tài sản, viết phiếu xuấtnhập kho vật tư

- Quản lý quỹ tiền mặt, thực hiện thu nộp, rút tiền từ ngân hàng theo quyết định

- Tổ chức tính toán thực hiện các khoản nghĩa vụ thu nộp theo chế độ quy định củaNhà nước, của ngành của Công ty Kiểm tra đôn đốc các đơn vị trực thuộc, thực hiện thunộp các khoản phải nộp về trung tâm

- Tập hợp số liệu, báo cáo về các chuyến thư quốc tế đến phục vụ cho công tácthống kê bưu phẩm, bưu kiện đi và đến

- Tổ chức thực hiện việc kiểm kê tài sản và phân tích kết quả kiểm kê, tổ chức thựchiện thanh lý, nhượng bán, xử lý tổn thất tài sản, hướng dẫn và đôn đốc các đơn vị thựchiện

- Tổ chức chỉ đạo thực hiện thống kê kinh tế của trung tâm làm đầu mối tập hợp sốliệu, kiểm tra và lập báo cáo thống kê định kỳ và đột xuất

- Quản lý số liệu thống kê, bảo quản lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thống kê theochế độ quy định

- Định kỳ tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, đề xuất các biện pháp, phát huy hiệuquả các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm

- Bảo vệ kế hoạch sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện kế hoạch được giao

- Xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật

- Soạn thảo để trình ký và thực hiện các hoạt động kinh tế

- Trưởng phòng kế toán tài chính thống kê:

+ Ký các thông báo thanh toán trong và ngoài trung tâm

+ Ký các khoản tạm ứng theo hợp đồng

+ Ký các thông báo được Giám đốc trung tâm nhất trí, ra các văn bản hướng dẫnnhững vấn đề liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực quản lý của phòng, làmviệc với cơ quan quản lý cấp trên về những vấn đề liên quan đến chức năng nhiệm vụcủa phòng

~ Cơ cấu tổ chức cán bộ trong phòng:

- Phòng kế toán tài chính thống kê do trưởng phòng phụ trách, có thể có phótrưởng phòng giúp việc

- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc trung tâm và pháp luật về việcthực hiện chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của phòng

- Phó trưởng phòng được trưởng phòng phân công phụ trách một hoặc một số lĩnhvực, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công

- Cán bộ công nhân viên trong phòng làm việc trực tiếp với trưởng phó phòng theolĩnh vực phân công phụ trách

* Phòng Quản lý nghiệp vụ

- Phòng quản lý nghiệp vụ là đơn vị quản lý, giúp Giám đốc trung tâm thực hiệnchức năng quản lý mạng lưới khai thác, vận chuyển, doanh thác các dịch vụ Bưu chínhviễn thông

~ Nhiệm vụ và quyền hạn

Phòng quản lý nghiệp vụ chủ trì thực hiện:

- Xây dựng kế hoạch phát triển mạng lưới, kế hoạch phòng chống khắc phục thiêntai

- Quản lý mạng lưới khai thác và vận chuyển do Trung tâm đảm nhiệm Triển khaihướng dẫn thực hiện các quy định thể lệ nghiệp vụ trong nước và quốc tế Nghiên cứu đềxuất cải tiến quy trình công nghệ, các biện pháp nâng cao chất lượng trong khai thác vàvận chuyển Bưu chính

- Quản lý nghiệp vụ doanh thác Bưu chính viễn thông

- Quản lý các chỉ tiêu chất lượng về khai thác, vận chuyển và doanh thác Bưuchính

- Nghiên cứu xây dựng lịch đóng chuyển các chuyến thư đi quốc tế, các phương áncải tiến mạng lưới đường thư, phương án phòng chống lụt bão và hành trình đường thư, tổchức hướng dẫn các đơn vị trong trung tâm thực hiện

- Theo dõi chỉ đạo nghiệp vụ vận chuyển Bưu chính, kiểm tra việc chấp hành thủtục ở các đơn vị trực tiếp sản xuất

- Tổ chức thực hiện công tác điều tra khiếu nại

~ Cơ cấu tổ chức cán bộ trong phòng:

- Phòng Quản lý Nghiệp vụ do trưởng phòng phụ trách

- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc trung tâm và pháp luật về việcthực hiện chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của phòng

- Cán bộ công nhân viên trong phòng làm việc trực tiếp với trưởng phòng theo lĩnhvực phân công phụ trách

* Ban bảo vệ:

Ban bảo vệ là đơn vị phụ trợ, giúp Giám đốc trung tâm thực hiện chức năng quản

lý công tác an ninh nội bộ, bảo mục tiêu quân sự tự vệ, phòng chống cháy nổ

* Đội Kỹ thuật tin học

Đội Kỹ thuật Tin học là đơn vị phụ trợ, thực hiện chức năng tổ chức, theo dõi, bảotrì, bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống thiết bị khai thác,hệ thống máy tính, hệ thống, điều hoànhiệt độ của trung tâm

* Đội Điều độ trung chuyển:

Đội Điều độ trung chuyển là đơn vị phụ trợ, thực hiện chức năng điều hành sảnxuất thuộc lĩnh vực khai thác Bưu chính và trung chuyển bưu gửi tại đầu mối khu vực HàNội

* Bưu cục giao dịch

Bưu cục Giao dịch là đơn vị sản xuất, có chức năng thực hiện kế hoạch sản xuấtkinh doanh của trung tâm trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ Bưu chính Viễn thông Làđơn vị tạo doanh thu cước

* Chi nhánh bưu chính uỷ thác:

Chi nhánh bưu chính uỷ thác là đơn vị sản xuất, có chức năng thực hiện kế hoạchsản xuất kinh doanh của Trung tâm trong lĩnh vực doanh thác dịch vụ Bưu chính uỷ thác

* Chi nhánh Datapost

Chi nhánh Datapost là đơn vị sản xuất có chức năng thực hiện kế hoạch sản xuấtkinh doanh của Trung tâm trong lĩnh vực tổ chức thực hiện cung cấp dịch vụ Datapost

* Bưu cục khai thác Bưu phẩm - Bưu kiện:

Bưu cục khai thác Bưu phẩm là đơn vị sản xuất, có chức năng thực hiện kế hoạchsản xuấtt kinh doanh của Trung tâm trong lĩnh vực khai thác Bưu phẩm, Bưu kiện liên

tỉnh và Bưu phẩm, Bưu kiện thuộc nội, ngoại thành Hà Nội.

* Bưu cục khai thác ngoại dịch

Bưu cục khai thác ngoại dịch là đơn vị sản xuất, có chức năng thực hiện kế hoạchsản xuất kinh doanh của Trung tâm trong lĩnh vực khai thác Bưu chính quốc tế

* Các đội vận chuyển1, 2, 3:

Các đội vận chuyển là đơn vị sản xuất, có chức năng vận chuyển túi gói Bưuchính, phát hành báo chí, trên các tuyến đường thư do đơn vị mình phụ trách

1.4 Đặc điểm về lao động của Trung tâm Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế khu vực I:

Trung tâm Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế khu vực I bao gồm 658 lao động Trongđó:

- Thạc sỹ: 01 người;

- Đại học: 141 người;

- Cao đẳng: 22 người;

- Trung cấp: 24 người;

- Sơ cấp và công nhân: 470 người

Do nhiệm vụ chính của Trung tâm là khai thác và vận chuyển bưu phẩm bưu kiện

… nội ngoại thành thành phố Hà Nội, trên mạng liên tỉnh và quốc tế do đó lực lượng laođộng của trung tâm cũng bị phân tán Ngoài ra các lao động trực tiếp tham gia vào quátrình sản xuất tại các bưu cục khai thác, tại các đơn vị tạo doanh thu cước, như bưu cụcgiao dịch, chi nhánh BCUT, Datapost Đội điều độ-Trung chuyển phải đi làm theo ca, kíp.Công nhân vận chuyển thường xuyên phải đi công tác trên các tuyến đường thư nội thành,liên tỉnh (lực lượng này chiếm 2/5 lực lượng lao động của toàn trung tâm) Với các đặcthù trên, việc quản lý lao động của Trung tâm cũng gặp một số khó khăn như số lao độngthường xuyên phải đi công tác trên các tuyến đường thư dễ bị tác động của các biểu hiệntiêu cực bên ngoài

Cơ cấu lao động của trung tâm là rất đa dạng, đội ngũ cán bộ công nhân viên đãđược đào tạo qua rất nhiều ngành, nghề khác nhau để có thể đảm nhiệm được các nhiệm

vụ cụ thể tại các bộ phận khác nhau trong Trung tâm Điều đó được thể hiện qua bảng sốliệu dưới đây:

BẢNG 1: BẢNG THỐNG KÊ LAO ĐỘNG, KẾT CẤU TRÌNH ĐỘ LAO ĐỘNG CỦA VPSI

số lao động

Đại học và trên đại học Cao đẳng và Trung học Công

nhân

Chưa qua đào tạo

Tổng

Viễn thông chính Bưu Kinh tế Khác thông Viễn chính Bưu Kinh tế Khác

I KẾT CẤU TRÌNH ĐỘ LAO

1.5 Đặc điểm về thiết bị công nghệ.

Trong thời gian trước năm 2000, hoạt động khai thác, sản xuất của Trungtâm chủ yếu bằng phương pháp thủ công Việc khai thác, di chuyển túi gói trong cáckhâu khai thác, việc xếp dỡ túi gói lên, xuống phương tiện vận chuyển đều đượcthực hiện bằng phương pháp thủ công, bằng sức của người lao động

Trong tiến trình công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước nói chung, ngànhBưu chính viễn thông được coi là một ngành mũi nhọn trong việc tiếp thu kỹ thuậttiên tiến trên thế giới để phục vụ quá trình công nghiệp hóa hiện đại hóa Trong tiếntrình đó, nhằm hiện đại hoá dây truyền sản xuất đồng thời nhằm giảm thiểu cáccông đoạn khai thác thủ công, giảm việc sử dụng sức lao động của con người trongquá trình khai thác, tháng 10 năm 2002, VPSI được lắp đặt hệ thống máy chia chọnBưu phẩm và hệ thống máy chia chọn Bưu kiện tự động Hệ thống dây truyền khaithác chia chọn này được nhập khẩu từ Pháp Hệ thống dây truyền này lần đầu tiênđược lắp đặt tại Việt Nam đã làm tăng năng suất lao động lên hàng chục lần và làmgiảm thiểu cường độ lao động cho công nhân khai thác Bưu chính của Trung tâm.Việc xếp, dỡ túi gói bưu phẩm bưu kiện lên, xuống phương tiện vận chuyển, việcgiao nhận túi gói giữa bộ phận trung chuyển với các đơn vị khai thác trong Trungtâm hay việc di chuyển túi gói tại mỗi đơn vị khai thác đều được thực hiện bằng cácbăng truyền do đó đã hạn chế được phần lớn việc sử dụng lao động thủ công nhưtrước đây

Hệ thống dây truyền chia chọn bưu kiện có công suất tối đa 7.000 bưukiện/giờ

Hệ thống dây truyền chia chọn bưu phẩm có công suất tối đa là 42.000thư/giờ

Tuy nhiên sản lượng bưu phẩm bưu kiện khai thác thực tế trên máy khôngđạt được tốc độ này vì hiện nay phần lớn các bưu phẩm bưu kiện của nước ta chưa

có hình dáng, kích thước quy chuẩn đáp ứng được yêu cầu của hệ thống do đó vẫncòn một số lượng lớn bưu gửi được khai thác bằng tay, không đưa lên hệ thống dâytruyền, máy móc chia chọn tự động

Ngoài ra Trung tâm còn được lắp đặt hệ thống máy móc phục vụ cho việcsản xuất phong bì, lồng gấp phong bì Hệ thống này được đưa vào sử dụng để phục

vụ cho dịch vụ Datapost Năm 2000, Trung tâm đã đưa thêm dịch vụ mới Datapost