Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp.Hồ Chí Minh

luận văn này tác giả đề xuất tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh thành sáu chu trình: chu trình thu học phí, chu trìn

Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HCM

Cán bộ hướng dẫn khoa học : TS Dương Thị Mai Hà Trâm

Luận văn Thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Công nghệ TP HCM ngày 18 tháng 01 năm 2014

Thành phần Hội đồng đánh giá Luận văn Thạc sĩ gồm:

3 PGS TS Nguyễn Minh Hà Phản biện 2

5 TS Nguyễn Bích Liên Ủy viên, Thư ký

Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá Luận sau khi Luận văn đã được sửa chữa (nếu có)

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ

Họ tên học viên: LÊ THỊ KIM THOA Giới tính: Nữ

Ngày, tháng, năm sinh: 20/10/1979 Nơi sinh: Thái Bình

I- Tên đề tài:

“XÂY DỰNG MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH”

II- Nhiệm vụ và nội dung:

 Đánh giá hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng

công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

 Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán mới cho các trường cao

đẳng công lập theo hướng tiếp cận chu trình

III- Ngày giao nhiệm vụ: 01/07/2013

IV- Ngày hoàn thành nhiệm vụ: 25/12/2013

V- Cán bộ hướng dẫn: TS Dương Thị Mai Hà Trâm

TS Dương Thị Mai Hà Trâm

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong Luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện Luận văn này

đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong Luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc

Học viên thực hiện Luận văn

Lê Thị Kim Thoa

Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất đến với cô

TS Dương Thị Mai Hà Trâm - Người trực tiếp hướng dẫn đã tận tình chu đáo giúp

đỡ tôi hoàn thành luận văn Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu các Phòng ban, các khoa, bộ môn trong các trường cao đẳng trên địa bàn TP Hồ Chí Minh

đã tạo điều kiện thuận lợi, nhiệt tình cộng tác giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này

Một lần nữa xin chân thành cảm ơn!

Tác giả luận văn

Lê Thị Kim Thoa

TÓM TẮT

Đề tài “Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh” nêu mục tiêu nghiên cứu là hệ thống hóa những vấn đề lý luận về hệ thống thông tin kế toán Đề tài nghiên cứu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (TP HCM) Trên cơ sở đánh giá hiện trạng đã nêu, từ đó phân tích và xây dựng một hệ thống thông tin kế toán mới theo hướng tiếp cận chu trình cho các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM

Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM được thu thập thông tin qua việc nghiên cứu và phỏng vấn những nhân viên kế toán, trưởng phòng kế toán đang sử dụng phần mềm kế toán tại 3 trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM

Qua nghiên cứu thực tế, hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM còn nhiều nhược điểm như:

Tổ chức HTTTKT theo các phần hành nhằm theo dõi, hạch toán và cung cấp thông tin về một hoặc một số đối tượng nhất định

Việc thiết kế các tài khoản chi tiết chưa được quan tâm đúng mức, khi cần thông tin chi tiết thì khó cung cấp kịp thời chính xác

Hệ thống báo cáo kế toán gồm báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách mang tính pháp lệnh tuân thủ cao Một số báo cáo chưa phát huy được hiệu quả cung cấp thông tin về tình hình tài chính của trường

Việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng trong trường còn thủ công, việc trao đổi thông tin qua máy vi tính còn nhiều hạn chế Vì vậy, việc xử lý thông tin có thể bị chồng chéo nhau, thông tin cung cấp thường chậm chạp

Việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận chức năng trong trường còn nhiều hạn chế

Từ những thực trạng đã nêu ở trên, tác giả đã phân tích và tìm hiểu các qui trình kế toán và các phần hành kế toán Từ đó tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng theo hướng tiếp cận mới – hướng tiếp cận chu trình Trong

luận văn này tác giả đề xuất tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh thành sáu chu trình: chu trình thu học phí, chu trình thu khác, chu trình cung ứng, chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học, chu trình chi khác và chu trình tài chính

 Chu trình học phí: quản lý và kiểm soát thông tin về việc đóng học phí của sinh viên

 Chu trình cung ứng: quản lý và kiểm soát quá trình mua sắm các trang thiết bị phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học

 Chu trình thu khác: quản lý và kiểm soát các khoản thu khác ngoại trừ thu học phí

 Chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học: quản lý và kiểm soát về việc xếp lịch học, số tiết giảng dạy, số tiết nghiên cứu khoa học của từng giảng viên, từ đó thực hiện việc chi lương và tính số tiền vượt giờ cho giảng viên

 Chu trình chi khác: quản lý và kiểm soát các khoản chi khác ngoài chi lương và chi thanh toán tiền giảng dạy và nghiên cứu khoa học

 Chu trình tài chính: quản lý và kiểm soát việc lập dự toán ngân sách, quản lý việc thu chi ngân sách, tổng hợp và lập báo cáo tài chính, tiếp nhận, sử dụng và quyết toán kinh phí với ngân sách nhà nước

Ngoài ra tác giả đã xây dựng được sơ đồ dòng dữ liệu, lưu đồ chứng từ trong các chu trình kế toán và mối liên hệ giữa các chu trình kế toán, từ đó các chuyên gia lập trình có thể ứng dụng chuyển đổi ngôn ngữ kế toán vào phần mềm tin học để xây dựng phần mềm kế toán đáp ứng được yêu cầu trong công tác quản lý và công tác kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

The thesis "Establishment of accounting information system model in the public colleges in the area of Ho Chi Minh City" stated research goal is to systematize the theoretical issues in accounting information systems The thesis studies the real status of accounting information systems in the public colleges in

Ho Chi Minh City On the basis of assessment of the situation described, analyzed and then build a new accounting information system under the new approach - cycle approach to public colleges in Ho Chi Minh City

The real status of accounting information systems in the public colleges in

Ho Chi Minh City was collected through researchs and interviews with staff accountant, accounting manager that is using the accounting software in three public colleges in Ho Chi Minh City

Through empirical research, accounting information system at public colleges in Ho Chi Minh City also has many disadvantages such as:

Accounting information system organization under the section in order to track and account and provide information about an object or a certain number The design of the account details have not been given due attention, when detailed information is difficult to provide accurate timely

System accounting reports including financial statements and budget settlement reports legalistic adherence high command Several reports have not been promoted effectively provide information about the financial situation of the school

The exchange of information between the functional units in school is manual; the exchange of information through computers is limited Therefore, the information processing may be overlapping, often providing information slowly

The sharing of information between the functional units in schools is limited From the current situation described above, the authors analyze and research the accounting processes and portion accounting to organize information system accounting at colleges into new approach - cycle approach In this thesis the authors

suggest the organization of accounting information systems in the public colleges in the area of Ho Chi Minh City into six cycles: collection of tuition fees, collection of other fees, provision, teaching – scientific research, other costs and finance

 Collection of tuition fees: manage and control of information on student tuition

 Provision: manage and control of the procurement process equipment for training and scientific research

 Collection of other fees: manage and control other fees except tuition fees

 Teaching and scientific research: manage and control schedule arrangement, teaching periods, scientific research, which make the payment of salaries and the amount of excess hour’s faculty for individual teacher

 Collection of Other costs: manage and control other costs without salaries and payments teaching - scientific research

 Finance: up to manage the budget, cash flow management and allocation, synthesis and financial reporting, receipt, use and settlement of funds to the state budget

In addition, in the thesis, the author has built a data flow diagram, documents flowchart in cycles accounting and relationship between the cycles accounting, from which experts can program language switching applications in accounting computer software for accounting software built to meet the requirements of management and accounting in the public colleges in the area of Ho Chi Minh City

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

TÓM TẮT iii

ABSTRACT v

MỤC LỤC vii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT xi

DANH MỤC CÁC BẢNG xi

DANH MỤC CÁC HÌNH xii

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1

1.1 Đặt vấn đề 1

1.2 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.3 Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu 2

1.4 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 3

1.5 Nội dung nghiên cứu của đề tài 3

1.6 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 4

1.7 Kết cấu luận văn 5

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 6

2.1 Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin quản lý 6

2.1.1Hệ thống 6

2.1.2Hệ thống thông tin 7

2.1.3Hệ thống thông tin quản lý 9

2.1.3.1 Khái niệm 9

2.1.3.2 Vai trò 10

2.1.3.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý 11

2.2 Hệ thống thông tin kế toán 12

2.2.1Khái niệm 12

2.2.2Bản chất 12

2.2.3Các thành phần cuả HTTTKT 13

2.2.4Đối tượng của HTTTKT 14

2.2.5Chức năng của HTTTKT 15

2.2.6Phân loại hệ thống thông tin kế toán 16

2.2.6.1 Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp 16

2.2.6.2 Phân loại theo phương thức xử lý 17

2.3 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán 17

2.3.1Bản chất 17

2.3.2Nội dung tổ chức HTTTKT 18

2.4 Chu kỳ phát triển HTTTKT 19

2.5 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán 21

2.6 Công cụ và phương pháp lập tài liệu hệ thống thông tin kế toán 23

2.6.1Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) 23

2.6.1.1 Ý nghĩa và ứng dụng 23

2.6.1.2 Hệ thống các ký hiệu 23

2.6.2Lưu đồ chứng từ (Document Flowchart) 24

2.6.2.1 Ý nghĩa và ứng dụng 24

2.6.2.2 Hệ thống ký hiệu 24

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 26

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TP HCM 27

3.1 Giới thiệu chung về các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM27 3.1.1Nhiệm vụ 27

3.1.2Chức năng: 27

3.1.3Cơ cấu tổ chức của các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP.HCM

27

3.1.4Đặc điểm công tác tài chính 27

3.1.4.1 Nguồn kinh phí 28

3.1.4.2 Nội dung chi 28

3.2 Hệ thống thông tin kế toán của các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM 28

3.2.1Tổ chức bộ máy kế toán 28

3.2.2Tổ chức qui trình kế toán 29

3.2.3Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán 31

3.3 Một số nhận xét và đánh giá về hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM 38

3.3.1Những kết quả đã đạt được 38

3.3.2Những hạn chế 39

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 40

CHƯƠNG 4: XÂY DỰNG VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TP HCM 42

4.1 Sự cần thiết phải xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM 42

4.2 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM 43

4.3 Tổ chức công tác kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM theo chu trình 44

4.3.1Chu trình thu học phí 45

4.3.2Chu trình cung ứng 47

4.3.3Chu trình giảng dạy và Nghiên cứu khoa học 49

4.3.4Chu trình thu khác 50

4.3.5Chu trình chi khác 51

4.3.6Chu trình tài chính 51

4.4 Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM 52

4.4.1Chu trình thu học phí 52

4.4.1.1 Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu 52

4.4.1.2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và lưu chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình 59

4.4.2Chu trình cung ứng 64

4.4.2.1 Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu 64

4.4.2.2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình 70

4.4.3Chu trình Giảng dạy và nghiên cứu khoa học 76

4.4.3.1 Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu 76

4.4.3.2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu

trình 83

4.4.4Chu trình tài chính 89

4.4.4.1 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình 90

4.4.4.2 Hoạt động kiểm soát trong chu trình tài chính 94

KẾT LUẬN CHƯƠNG 4 95

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 96

5.1 Kết Luận 96

5.2 Kiến nghị 97

TÀI LIỆU THAM KHẢO 98

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 2.11 Mô hình chức năng của hệ thống thông tin 8

Hình 2.22 Bản chất của Hệ thống thông tin quản lý 9

Hình 2.33 Quá trình diễn ra trong HTTTQL 10

Hình 2.44 Các hệ thống con của HTTTQL 12

Hình 2.55 Quy trình xử lý của HTTTKT 13

Hình 2.66 Các chu trình kế toán 15

Hình 2.77 Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán 20

Hình 83.1 Trình tự ghi sổ kế toán Theo hình thức kế toán trên máy vi tính 29

Hình 3.29 Giao diện phần mềm Imas 32

Hình 3.3 Chức năng nhập chứng từ kế toán 33

Hình 3.4 Chức năng nhập dự toán kinh phí được giao 33

Hình 3.5 Các chức năng trong kế toán lương 34

Hình 3.6 Các chức năng trong kế toán vật tư, hàng hóa 35

Hình 3.7 Các chức năng trong kế toán công cụ dụng cụ, tài sản cố định 35

Hình 3.8 Nhập mua công cụ dụng cụ 36

Hình 3.9 Tính khấu hao tài sản cố định 37

Hình 3.10 Kết chuyển chi phí cuối kỳ 37

Hình 3.11 Chức năng chuyển số dư các tài khoản sang năm sau 38

Hình19 4.1 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình học phí 55

Hình20 4.2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đăng ký học 56

Hình 214.3 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đơn miễn, giảm HP 57

Hình22 4.4 Sơ đồ dòng dữ liệu tính số tiền học phí 58

Hình23 4.5 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đóng tiền học phí 59

Hình244.6 Lưu đồ chứng từ xử lý đăng ký môn học 60

Hình25 4.7 Lưu đồ chứng từ xử lý miễn giảm học phí 61

Hình26 4.8 Lưu đồ chứng từ xử lý tính tiền học phí 62

Hình27 4.9 Lưu đồ chứng từ xử lý thu học phí 63

Hình 284.10 Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát chu trình cung ứng 65

Hình4.11 Hoạt động và sơ đồ dòng thông tin trong chu trình cung ứng 66

Hình30 4.12 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đề xuất 67

Hình31 4.13 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý mua sắm 68

Hình32 4.14 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận hàng và bảo quản 69

Hình33 4.15 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thanh toán 70

Hình34 4.16 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động nhận đề xuất 71

Hình35 4.17 Lưu đồ chứng từ xử lý đặt hàng 73

Hình36 4.18 Lưu đồ chứng từ xử lý nhận hàng và bảo quản 74

Hình37 4.19 Lưu đồ chứng từ xử lý thanh toán 75

Hình 384.20 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình 78

Hình 394.21 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 lập kế hoạch giảng dạy 79

Hình 404.22 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý phân công giảng dạy 79

Hình 414.23 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thống kê giờ giảng 80

Hình 424.24 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đăng ký nghiên cứu khoa học 81

Hình 434.25 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thống kê giờ giảng 82

Hình444.26 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý tính tiền vượt giờ 83

Hình 454.27 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động lập kế hoạch giảng dạy 84

Hình464.28 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động phân công giảng dạy 85

Hình474.29 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động thống kê giờ giảng 86

Hình484.30 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động đăng ký NCKH 87

Hình494.31 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động thống kê số tiết NCKH 88

Hình504.32 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động tính tiền vượt giờ 89

Hình514.33 Mối liên hệ giữa chu trình tài chính và các chu trình, đối tượng khác 90

Hình524.34 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình tài chính 91

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU

1.1 Đặt vấn đề

Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin (CNTT) ngày càng trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại hiện nay Bất cứ một lĩnh vực nào, một ngành nghề nào đều có thể ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý và điều hành các hoạt động của doanh nghiệp Công nghệ thông tin giúp những nhà quản lý nắm bắt thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời về quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, của tổ chức để kịp thời ra những quyết định đúng đắn giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn Trong lĩnh vực kế toán cũng vậy, hiện nay đa số các doanh nghiệp, các tổ chức đều sử dụng phần mềm

kế toán để thực hiện việc thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh các đơn

vị cho các đối tượng sử dụng

Do nhu cầu tin học hóa trong công tác kế toán, đòi hỏi phải có một phần mềm hữu ích, đáp ứng được yêu cầu quản lý của tổ chức nên các tổ chức, các đơn vị cần phải hiểu rõ về hệ thống thông tin kế toán của tổ chức mình để tư vấn cho các chuyên gia lập trình chuyển đổi ngôn ngữ kế toán vào trong phần mềm tin học Vì

lẽ đó, hệ thống thông tin kế toán đóng một vai trò quan trọng trong công tác tổ chức, công tác kế toán của tổ chức nhất là trong thời đại tin học hóa hiện nay

1.2 Tính cấp thiết của đề tài

Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là công cụ hỗ trợ quan trọng trong quản

lý điều hành doanh nghiệp đạt mục tiêu đề ra HTTTKT bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức một cách khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của các đơn vị Hiện nay, phần lớn các đơn vị hành chính sự nghiệp và đặc biệt trong các trường học tổ chức thông tin kế toán theo các phần hành nhằm cung cấp thông tin về một hoặc một số đối tượng kế toán nhất định nào đó mà chưa có sự trao đổi và chia sẻ thông tin giữa các đơn vị trong các tổ chức phi lợi nhuận với nhau Vì vậy dẫn đến việc thu thập và xử lý thông tin

có thể bị trùng lắp, chồng chéo nhau, thông tin cung cấp cho người sử dụng thường chậm trễ làm giảm hiệu quả công tác kế toán

Mặt khác trong đề án đổi mới giáo dục Đại học Việt Nam giai đoạn 2006-2020 của Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng vạch ra lộ trình hợp lý để toàn bộ hệ thống Giáo dục Đại học Việt Nam chuyển sang đào tạo theo học chế tín chỉ trước năm 2020 Hiện nay tất cả các trường Đại học đã chuyển sang chương trình đào tạo theo học chế tín chỉ, một số trường cao đẳng cũng đang dần chuyển sang chương trình đào tạo theo học chế tín chỉ Vì vậy việc tổ chức quản lý của các trường đào tạo phải thay đổi, phải vận hành theo nhu cầu của từng sinh viên Do vậy, việc xây dựng lại HTTTKT trong công tác quản lý tại các trường cao đẳng là một vấn đề cần thiết trong giai đoạn hiện nay Trong điều kiện ứng dụng các phần mềm quản lý tại các trường cao đẳng, chức năng kế toán không thể thực hiện độc lập mà phải được tổ chức trong mối quan hệ với các bộ phận chức năng khác nhằm tăng cường sự phối hợp, trao đổi dữ liệu thông tin giữa các bộ phận với nhau

Nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nói chung, công tác kế toán nói riêng các trường cao đẳng cần phải tăng cường việc phối hợp và trao đổi thông tin giữa bộ phận kế toán và các phòng ban khác trong trường Hệ thống thông tin kế toán khi đó không thể tổ chức một cách độc lập riêng lẽ mà chúng ta phải xây dựng lại kết hợp thành một hệ thống hoàn chỉnh theo các chu trình kế toán Luận văn “Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh” sẽ giúp các trường cao đẳng quản lý tốt hơn và hiệu quả hơn trong công tác kế toán

1.3 Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu

HTTTKT đã được nhiều tác giả nghiên cứu dưới các góc độ khác nhau Xét trên góc độ tổng quát , các tác giả Boocholdt (1996), Gelinas và Sutton (2002), Rommey và Steinbart (2008) trong ba cuốn sách cùng tên “ Accounting Information System“ đã trình bày các vấn đề chung nhất về HTTTKT và cách tổ chức HTTTKT trong các tổ chức

Tại Việt Nam, các vấn đề về HTTTKT cũng được một số tác giả nghiên cứu

Tác giả Nguyễn Thế Hưng (2006) đã trình bày những nội dung cơ bản về cách thức

tổ chức HTTTKT trong các tổ chức Tác giả Thái Phúc Huy và Nguyễn Phước Bảo

Ấn (2012) đã trình tổ chức HTTTKT trong các doanh nghiệp thành năm chu trình: chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân sự, chu trình tài chính

Hiện nay việc tổ chức HTTTKT trong trường cao đẳng đã được phổ biến rộng rãi, nhưng chỉ đáp ứng cho một phần hành nào đó trong các phòng chức năng mà chưa có sự chia sẻ và trao đổi thông tin giữa các phòng ban với nhau Việc nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh để giải quyết vấn đề quản lý tất

cả các bước liên quan đến kế toán nhằm chia sẻ thông tin giữa các phòng ban, các khoa còn rất ít Hiện nay chỉ có một đề tài nghiên cứu về vấn đề này đó là bài báo :

“Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong trường đại học theo cách tiếp cận chu

trình” của tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh

Đề tài nghiên cứu tổ chức HTTTKT trong các trường đại học được tổ chức thành bốn chu trình: Chu trình thu học phí, Chu trình cung ứng, Chu trình giảng dạy

và nghiên cứu khoa học, Chu trình tài chính Trên cơ sở thừa kế nghiên cứu của tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh Trong luận văn này tác giả đi xây dựng HTTTKT trong các trường cao đẳng công lập trong điều kiện đổi mới cơ chế quản lý tài chính theo hướng tự chủ và theo chương trình đào tạo tín chỉ Tác giả đề xuất tổ chức HTTTKT trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM thành sáu chu trình: chu trình học phí, chu trình cung ứng, chu trình thu khác, chu trình chi khác, chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học, chu trình tài chính

1.4 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

 Đánh giá hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (TP HCM)

 Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán mới cho các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM theo hướng tiếp cận chu trình

1.5 Nội dung nghiên cứu của đề tài

Để đạt được các mục tiêu nêu trên cần giải quyết các vấn đề sau:

 Hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập hiện nay

 Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập hiện nay và đưa ra các giải pháp

 Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán theo hướng tiếp cận chu trình

 Phân tích hệ thống

 Thiết kế hệ thống

 Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu

 Xây dựng sơ đồ lưu chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình

1.6 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Các phương pháp nghiên cứu sẽ thực hiện để đạt được mục tiêu và nội dung trên:

Nội dung nghiên cứu 1: Hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao

đẳng hiện nay

Phương pháp thu thập thông tin:

 Tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán hiện hành của các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP.HCM đang sử dụng để phân tích rút ra những ưu điểm và nhược điểm của HTTTKT hiện tại Tác giả đã tiến hành khảo sát trực tiếp hệ thống thông tin kế toán tại ba trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM

đó là: trường cao đẳng Tài Chính – Hải Quan, trường cao đẳng Công Thương

và trường cao đẳng Công Nghệ Thủ Đức

 Thu thập thông tin trực tiếp từ phòng Tài Chính – Kế Toán, phòng Nghiên cứu Khoa học, phòng Đào Tạo, phòng Công tác Học sinh viên, phòng Quản trị thiết

bị và các khoa

 Tìm hiểu quy trình thực hiện các phần hành kế toán trong trường cao đẳng công lập từ các phòng ban có liên quan để tìm ra những ưu điểm và nhược điểm để xây dựng quy trình cho hệ thống thông tin kế toán mới

Phương pháp điều tra thực địa

 Phỏng vấn người quản lý chịu trách nhiệm ở các phòng ban sử dụng hệ thống thông tin kế toán hiện tại (câu hỏi phỏng vấn: phụ lục 01)

 Phỏng vấn các nhân viên sử dụng hệ thống: mô tả công việc và nhiệm vụ của

họ, những thuận lợi và khó khăn khi sử dụng HTTTKT (câu hỏi phỏng vấn: phụ lục 03)

Nội dung nghiên cứu 2: Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán

Phương pháp phân tích số liệu

 Phân tích các phần hành của hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM

 Phân tích các qui trình của hệ thống từ đó xây dựng sơ qui trình cho hệ thống mới

 Phân tích tổng hợp các qui trình tìm ra điểm mạnh điểm yếu của hệ thống cũ để xây dựng sơ đồ hệ thống mới

Phương pháp công cụ mô hình hóa

 Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram)

 Xây dựng lưu đồ chứng từ - sơ đồ dòng thông tin (DF - Document Flowchart)

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

1.7 Kết cấu luận văn

Luận văn được kết cấu thành các nội dung như sau:

 Chương 1 Giới thiệu: giới thiệu về các lý do chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu, tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu và kết cấu đề tài

 Chương 2: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

 Chương 3: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM

 Chương 4: Xây dựng và thiết kế hệ thống thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM

 Chương 5: Kết luận và kiến nghị

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG

THÔNG TIN KẾ TOÁN

2.1 Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin quản lý

2.1.1 Hệ thống

Theo Thái Phúc Huy (2012), “Hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan

hệ tương tác với nhau để cùng thực hiện các mục tiêu đặt ra của hệ thống”cụ thể như: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường cao đẳng… Theo Phan Đức Dũng (2008), “Hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để hoàn thành một loạt các mục tiêu”

Một hệ thống bất kỳ gồm có bốn đặc điểm như sau:

 Các thành phần, bộ phận trong hệ thống

 Các mối quan hệ, cách thức và cơ chế tương tác giữa các thành phần bên trong

 Phạm vi giới hạn của hệ thống

 Các mục tiêu hướng đến của hệ thống

Vai trò của hệ thống: Hệ thống là một tập hợp các thành phần cấu thành nên

một tổ chức vì vậy nó có vai trò vô cùng quan trọng trong tổ chức đó Các thành phần có thể hoạt động độc lập nhau nhưng không thể không liên kết (quan hệ) với các thành phần khác Trong quá trình hoạt động, thông tin có thể truyền từ thành phần này sang thành phần khác trong hệ thống, thông tin đầu ra của thành phần này

sẽ là thông tin đầu vào cuả thành phần khác Do đó, một tổ chức muốn hoạt động tốt thì phải có sự thống nhất cao giữa các thành phần trong hệ thống Hệ thống hoạt động tốt mới đem lại hiệu quả cho tổ chức

Cấu trúc của hệ thống: là sự sắp xếp thiết kế các phần tử bên trong của hệ

thống Các yếu tố đầu ra, đầu vào: khi thiết lập một hệ thống, chúng ta cần tìm

hiểu sản phẩm của hệ thống trước, có nghĩa là sản phẩm phục vụ cho mục đích gì, cần những yếu tố nào, báo cáo gì thì lúc đó chúng ta mới biết được đầu vào của hệ thống là gồm những dữ liệu nào

Môi trường của hệ thống: là các yếu tố, điều kiện nằm ngoài hệ thống và có

ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của hệ thống đó

Hệ thống con: là một hệ thống nhỏ nằm trong hệ thống nào đó

Phân loại hệ thống: Một hệ thống có thể chứa nhiều hệ thống con và trong

mỗi hệ thống con sẽ có những tính chất như một hệ thống, có thể dùng các phương tiện, cách thức khác nhau nhưng đều liên kết với nhau và cùng thực hiện mục tiêu chung của hệ thống Theo Nguyễn Thế Hưng (2008) hệ thống được phân thành các loại sau:

 Theo sự phân cấp hệ thống, hệ thống bao gồm hệ thống cấp thấp và hệ thống cấp cao

 Theo sự tác động và mối quan hệ với môi trường bên ngoài, hệ thống bao gồm

hệ thống đóng, hệ thống mở và hệ thống kiểm soát phản hồi

Hệ thống đóng: là hệ thống không có liên hệ với môi trường bên ngoài Môi

trường cũng không tác động đến quá trình của hệ thống Hệ thống này chỉ mang ý nghĩa về mặt lý thuyết

Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống đóng nhưng có giao tiếp với môi

trường bên ngoài, bị môi trường bên ngoài tác động và ngược lại hệ thống cũng tác động đến môi trường và được kiểm soát

Hệ thống mở: là hệ thống có liên hệ và chịu sự tác động rất mạnh của môi

trường bên ngoài Hệ thống không kiểm soát được sự tác động qua lại của nó với môi trường và thường không ổn định hoặc không kiểm soát được các thông tin vào

Hệ thống kiểm soát phản hồi: là hệ thống mà một phần thông tin đầu ra của

nó cho phép kiểm soát thông tin đầu vào qua đó tối ưu hóa các mục tiêu của hệ thống

2.1.2 Hệ thống thông tin

“Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người thiết lập nên bao gồm tập hợp những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cho người sử dụng” (Gelinas và Sutton, 2002)

Tất cả các hệ thống thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin cho đối tượng sử dụng được gọi là hệ thống thông tin Ví dụ hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnh báo sóng thần, hay hệ thống kế toán…là những hệ thống thông tin với mục tiêu

cung cấp các thông tin phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau Mô hình chức năng của một hệ thống thông tin (hình 2.1)

thu thập dữ liệu cho hệ thống thông tin

đầu vào đã phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận… để làm biến đổi

tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng

ra của các quá trình xử lý để phục vụ cho quá trình xử lý và cung cấp thông tin

về sau

được tạo ra từ hệ thống cho các đối tượng sử dụng

Thông tin đầu ra

Dữ liệu

Người dùng Lưu trữ

Nguồn (Gelinas và Sutton, 2002)

 Kiểm soát: kiểm soát các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông

tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đã được đặt ra đồng thời phản hồi lại

những sai sót, hạn chế của các thành phần của hệ thống thông tin để khác phục,

sửa chữa

2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý

2.1.3.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là một hệ thống thông tin bao gồm các

thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ các

hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra quyết định của các cấp

quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm

soát quá trình hoạt động của tổ chức (Thái Phúc Huy, 2012)

Các nhà quản lý thực hiện việc điều hành các hoạt dộng của doanh nghiệp

thông qua các quá trình ra quyết định Quá trình này có thể diễn ra theo các bước

sau:

 Sử dụng đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề giải quyết

 Đưa ra các phương án giải quyết

 Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phương án

 Lưạ chọn phương án khả thi và ra quyết định

Hệ thống thông tin quản lý

Nguồn (Thái Phúc Huy et al, 2012)

Như vậy HTTTQL là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả trong một tổ chức HTTTQL trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của các cấp quản lý trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước

2.1.3.2 Vai trò

Hệ thống thông tin quản lý có vai trò thu nhập thông tin , xử lý và cung cấp thông tin cần thiết cho người sử dụng khi họ có nhu cầu Vai trò của hệ thống thông tin quản lý có thể được sơ đồ hóa như sau:

Thu thập thông tin: Do hệ thống thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau nên

thông tin thường đa dạng phức tạp cho nên muốn có thông tin hữu ích thì hệ thống phải chọn lọc thông tin:

Thông tin nội:

 Thông tin viết

 Thông tin nói

 Thông tin hình ảnh

Thông tin ngoại:

 Thông tin viết

 Thông tin nói

 Thông tin hình ảnh

Thông tin cấu trúc

Xử lý các dữ liệu thô (lọc cấu trúc hóa)

Xử lý (áp dụng những quy tắc quản lý)

NSD

HTTTQL thu nhận

Thông tin kết quả

Nguồn (Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2009)

 Phân tích các thông tin tránh những thông tin có hại

 Thu thập thông tin có ích: những thông tin có ích cho hệ thống được cấu trúc hóa để có thể khai thác trên các phương tiện tin học

Xử lý thông tin: Công việc lựa chọn thông tin thu thập được coi là bước xử lý đầu

tiên, tiếp theo là tác động lên thông tin, xử lý thông tin:

 Tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu

 Thực hiện tính toán tạo ra thông tin kết quả

 Thay đổi hoặc loại bỏ dữ liệu

 Sắp xếp dữ liệu

 Lưu trữ tạm thời dữ liệu hoặc lưu trữ

Có nhiều cách xử lý thông tin như xử lý thủ công, cơ giới hoặc tự động

Phân phối thông tin: Cung cấp thông tin là mục tiêu của hệ thống nó đặt ra vấn đề

là ai phân phối, phân phối cho ai và vì sao phải phân phối

Để tối ưu phân phối thông tin, hệ thống cần đáp ứng 3 tiêu chuẩn:

 Tiêu chuẩn về dạng: tốc độ truyền thông tin, số lượng nơi nhận, … dạng phải thích hợp với phương tiện truyền

 Tiêu chuẩn về thời gian: bảo đảm tính thích đáng của của các quyết định

 Tiêu chuẩn về tính bảo mật: thông tin đã xử lý cần đến thẳng người sử dụng, việc phân phối thông tin rộng hay hẹp tùy thuộc vào mức độ quan trọng của nó

2.1.3.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý

 Phân loại theo cấp độ quản lý: chúng ta phân thành ba loại HTTTQL sau:

 Hệ thống xử lý nghiệp vụ

 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định

 Hệ thống hỗ trợ điều hành

 Phân loại theo nội dung kinh tế

HTTTQL có nhiệm vụ phải thu thập và phản ánh xuyên suốt quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp để cung cấp các loại thông tin mang nội dung khác nhau cho các nhà quản lý về tình hình hoạt động của doanh nghiệp

Hình 2.4 4 Các hệ thống con của HTTTQL

Nguồn (Dương Quang Thiện, 2007)

2.2 Hệ thống thông tin kế toán

2.2.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là một hệ thống con đặc biệt của hệ thống thông tin Mục đích của HTTTKT là thu thập, xử lý và báo cáo thông tin liên quan đến tài chính của các nghiệp vụ kinh doanh

2.2.2 Bản chất

Kế toán đóng vai trò là chức năng hỗ trợ quan trọng trong quản lý điều hành trong một tổ chức nhằm đạt mục tiêu đề ra Chức năng này thể hiện thông qua việc cung cấp các thông tin tài chính hữu ích phục vụ cho việc hoạch định tổ chức, thực hiện và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức Để thực hiện chức năng đó cần phải có cấu trúc được thiết lập để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin theo chức năng của kế toán Cấu trúc đó chính là HTTTKT

Quá trình vận hành để cung cấp thông tin thường được thực hiên theo các bước trong hình vẽ

 Thu thập dữ liệu của các nghiệp vụ, sự kiện qua quá trình sản xuất kinh doanh qua chứng từ và các đối tượng mang dữ liệu

 Ghi nhận, sắp xếp các nghiệp vụ theo trình tự thời gian gọi là ghi nhật ký

 Phân tích các nghiệp vụ theo các nội dung tập hợp và theo dõi như tập hợp theo

các đối tượng kế toán, các đối tượng theo dõi chi tiết gọi là chuyển sổ

 Lập và trình bày thông tin trên các báo cáo với các nội dung đã được tập hợp,

theo dõi

2.2.3 Các thành phần cuả HTTTKT

HTTTKT là một hệ thống con của HTTTQL Do đó HTTTKT cũng có các

thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin Đó là:

Dữ liệu đầu vào: Gồm tất cả những nội dung được đưa vào hệ thống như: hệ

thống chứng từ, các đối tượng kế toán như: Tài sản, nguồn vốn, thu nhập, chi phí,

hệ thống các mẫu sổ, mẫu biểu kế toán quy định, hệ thống các đối tượng quản lý:

Ghi nhận sắp xếp theo thời gian

Thông tin kế toán (sổ sách báo cáo

kế toán)

Nguồn (Thái Phúc Huy et al, 2012)

Hệ thống xử lý: Bao gồm tất cả các yếu tố tham gia vào quá trình xử lý dữ

liệu để có thông tin kế toán hữu ích như: quy trình luân chuyển chứng từ, hình thức ghi sổ, quy định về phân tích hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, phương thức xử lý

bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công, bộ máy xử lý…

Lưu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý có thể được lưu trữ lại bằng: Hệ thống

chứng từ ghi sổ, sổ sách kế toán trong hệ thống kế toán thủ công Các tập tin, bảng

lưu trữ trong hệ thống kế toán bằng máy tính

Kiểm soát: Bao gồm những quy định, thủ tục, chính sách được thiết lập

trong hệ thống kế toán để kểm soát quá trình thu thậ, xử lý và cung cấp thông tin của hệ thống kế toán, đảm bảo cho các thông tin cung cấp là trung thực và hữu ích

cho các đối tượng sử dụng thông tin

Thông tin kết xuất: Thông tin của hệ thống kế toán thể hiện trên nội dung

của các báo cáo kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và cả thông qua hệ

thống sổ sách kế toán

2.2.4 Đối tượng của HTTTKT

Hệ thống thông tin kế toán tài chính được xây dựng trên cơ sở nhiều hệ thống ứng dụng:

Chu trình doanh thu: chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi

nhận những sự kiện kinh tế phát sinh liên quan đến việc tạo ra doanh thu gồm các bước nhận đặt hàng của khách hàng, giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng, yêu cầu khách hàng thanh toán tiền và nhận tiền thanh toán

Chu trình chi phí: chu trình chi phí bao gồm các sự kiện liên quan đến hoạt

động mua hàng hay dịch vụ và thanh toán tiền Có bốn sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình chi phí gồm: doanh nghiệp đặt hàng hay dịch vụ cần thiết, nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu, xác định nghĩa vụ thanh toán, doanh nghiệp thanh toán tiền

Chu trình chuyển đổi: bao gồm các thủ tục, chương trình xử lý tài sản cố

định, tiền lương, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm…

Chu trình tài chính: gồm các thủ tục, hoặc chương trình xử lý các nghiệp vụ

ghi nhật ký, các bút toán điều chỉnh, khóa sổ và soạn thảo các báo cáo tài chính, quản trị…

Chu trình nhân sự: là các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển dụng, sử

dụng và trả lương cho người lao động

2.2.5 Chức năng của HTTTKT

Cung cấp các báo cáo cho các đối tượng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp:

Đây là báo cáo tài chính, báo cáo thuế phục vụ cho các cổ đông, chủ nợ, cơ quan quản lý nhà nước Báo cáo này được trình bày theo những quy định và khuôn mẫu

có sẵn thống nhất các loại hình doanh nghiệp

Ghi Lập báo cáo

sổ-Chu trình nhân sự Tuyển dụng trả lương

Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày: hệ thống

thông tin kế toán thông qua việc thu thập các dữ liệu của các hoạt động trong năm chu trình kinh doanh, sẽ cung cấp các thông tin hữu ích đánh giá quá trình thực hiện các hoạt động diễn ra Các thông tin được tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ tạo điều kiện cho các quá trình ra quyết định của nhà quản lý, đặc biệt là các quyết định

có cấu trúc trong việc quản lý các hoạt động

Hỗ trợ ra các quyết định quản trị: Thông tin cần thiết cung cấp cho các

quyết định quản trị doanh nghiệp rất đa dạng, tùy thuộc nhu cầu của người sử dụng thông tin Các thông tin này thường không có những tiêu chuẩn hay những báo cáo

cụ thể, do đó đòi hỏi HTTTKT phải có những phản ứng linh hoạt nhằm phát ứng

kịp thời và đầy đủ các yêu cầu thông tin khác nhau từ các cấp quản lý

Hoạch định và kiểm soát: thônsg tin được cung cấp từ HTTTKT cũng cần

cho quá trình hoạch định chiến lược và kiểm soát thực hiện mục tiêu Thông qua những dữ liệu được thu thập theo thời gian từ tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, những dữ liệu dự toán, hệ thống kế toán sẽ tiến hành làm các phép so sánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong khoảng thời gian dài, từ đó phân tích đưa ra những dự báo, xu hướng và chiến lược phát triển trung và dài hạn Thông tin cần cho quá trình quản trị này rất phong phú, mang tính tổng hợp và khái quát cao, đòi hỏi hệ thống kế toán thu thập và lưu trữ rất nhiều dữ liệu theo thời gian và

không gian, những dữ liệu tài chính và phi tài chính

Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ: Kiểm soát các nội bộ bao gồm các

chính sách, thủ tục được thiết lập để phòng ngừa, ngăn chặn và phát hiện các rủi ro

có thể xẩy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có rủi ro liên quan đến thông tin cung cấp Thông qua thiết lập HTTTKT các chính sách, thủ tục kiểm soát sẽ được “nhúng vào” HTTTKT Hơn nữa, chính HTTTKT sẽ là kênh thông tin và truyền thông quan trọng để góp phần tạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả trong doanh nghiệp

2.2.6 Phân loại hệ thống thông tin kế toán

2.2.6.1 Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp

Theo đặc điểm, tính chất của thông tin cung cấp, HTTTKT được chia làm hai loại:

 Hệ thống thông tin kế toán tài chính: cung cấp thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài Những thông tin được xác định trên cơ sở tuân thủ các quy định, chế độ, nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành

 Hệ thống thông tin kế toán quản trị: cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doang nghiệp để dự báo các sự kiện xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với tổ chức

2.2.6.2 Phân loại theo phương thức xử lý

Tùy theo phương thức xử lý dữ liệu, HTTTKT được chia thành ba loại:

 Hệ thống thông tin kế toán thủ công: tất cả các quá trình thu thập, lưu trữ, xử

lý, thiết lập các báo cáo đều được thực hiện thủ công, ghi chép bằng tay

 Hệ thống thông tin bán thủ công: có sự ứng dụng và hỗ trợ nhất định của máy tính và công nghệ thông tin trong quá trình vận hành của hệ thống kế toán

 Hệ thống kế toán dựa trên nền máy vi tính: các quá trình thực hiện vận hành của hệ thống kế toán phần lớn được thực hiện trên nền máy vi tính từ việc thu thập, ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin…

2.3 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán

2.3.1 Bản chất

Tổ chức HTTTKT là quá trình thiết lập và phát triển một HTTTKT để đáp ứng yêu cầu thông tin của các cấp quản lý đối với chức năng kế toán Quá trình này bao gồm rất nhiều công việc từ việc xác định mục tiêu, yêu cầu, nhận dạng các yếu tố ảnh hưởng, tổ chức lựa chọn con người tham gia vào quá trình phát triển, cho đến quá trình tổ chức từng nội dung, thành phần của hệ thống thông tin kế toán

Quá trình tổ chức một HTTTKT là quá trình tổ chức hệ thống kế toán, quá trình tổ chức này sẽ liên quan đến toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của tổ chức Vì vậy nó ảnh hưởng đến hoạt động của những bộ phận phòng ban khác để tổ chức, thu thập, luân chuyển dữ liệu, thông tin cần thiết về hệ thống kế toán để tiến hành xử lý

2.3.2 Nội dung tổ chức HTTTKT

Việc tổ chức và tạo ra một hệ thống kế toán hữu hiệu, đáp ứng được yêu cầu thông tin, phù hợp với đặc điểm quản lý tại đơn vị là điều kiện tiên quyết trong hoạt động quản lý Do đó việc phải xác định chính xác và đầy đủ những nội dung cần thực hiện sẽ là yêu cầu quan trọng để tổ chức thành công một hệ thống kế toán Các nội dung của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán được tiếp cận theo các thành phần của hệ thống Các nội dung bao gồm:

 Xác định yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin Do đó, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin

là nội dung có ý nghĩa quan trọng

Thông qua quá trình phân tích các hoạt động phát sinh trong các chu trình kinh doanh của doanh nghiệp, các nội dung thông tin, đối tượng sử dụng, phạm vi cung cấp và các yêu cầu quản lý sẽ được phân loại và xác định đầy đủ Việc nhận dạng không đầy đủ những yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý sẽ ảnh hưởng đáng kể đến

sự thành bại của hệ thống thông tin kế toán sau này

 Tổ chức dữ liệu đầu vào

Tổ chức dữ liệu đầu vào là việc xác định các nội dung dữ liệu cần thu thập, cách thức, phương thức thu thập dữ liệu liên quan đến quá trình hoạt động của tổ chức Đây chính là quá trình tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản,

và các đối tượng quản lý theo dõi chi tiết theo yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý

đã xác định cho từng chu trình kinh doanh

 Tổ chức quá trình xử lý

Nội dung này liên quan đến hai nhóm công việc:

Tổ chức quá trình thực hiện các hoạt động chu trình kinh doanh, xác định chức năng, vai trò của các bộ phận, phòng ban trong quá trình này Đồng thời thiết lập các cách thức luân chuyển chứng từ, dữ liệu cho từng hoạt động trong từng chu trình kinh doanh

Tổ chức xử lý nội dung thu thập liên quan đến các hoạt động chu trình kinh doanh như tổ chức bộ máy kế toán, lựa chọn hình thức ghi sổ, nhập liệu, phương thức xử lý, phân công xử lý chứng từ và tổ chức hạch toán các hoạt động theo các yêu cầu thông tin cần cung cấp

 Tổ chức hệ thống báo cáo

Đây là nội dung rất quan trọng của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán bởi vì thông qua các báo cáo sẽ thể hiện được nội dung thông tin mà hệ thống cung cấp Quá trình này cần xác định được các báo cáo cần thiết được cung cấp, nội dung của từng báo cáo, cách thức lập, hình thức thể hiện, thời gian cung cấp, phân quyền cho các đối tượng lập và sử dụng báo cáo

2.4 Chu kỳ phát triển HTTTKT

Theo Thái Phúc Huy (2012), xây dựng một mô hình Hệ thống thông tin kế toán được chia thành các giai đoạn như sau: Lập kế hoạch, Phân tích, Thiết Kế, Thực hiện và vận hành hệ thống

Hình 2.7 7 Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán

Nguồn (Thái Phúc Huy et al., 2012)

 Lập kế hoạch phát triển hệ thống

Giai đoạn này sẽ xác định phạm vi của hệ thống kế toán, cách thức phát triển

hệ thống, thời gian phát triển, các yêu cầu nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho quá trình phát triển hệ thống thông tin kế toán

Dựa trên những cơ sở mô tả, yêu cầu đã xác định trong quá trình phân tích để thiết kế và mô tả các thành phần của một hệ thống thông tin kế toán bẵng các hình

vẽ, công cụ minh họa như thiết kế các báo cáo, chứng từ, mẫu nhập liệu, lưu đồ luân chuyển chứng từ, thiết kế các thành phần dữ liệu, các thủ tục kiểm soát…

Quá trình thiết kế được chia thành hai giai đoạn:

 Giai đoạn thứ nhất: thiết kế sơ bộ để trình bày ở góc độ ý tưởng với các nội dung cần xác định

 Giai đoạn thứ hai: Thiết kế chi tiết thể hiện các ý tưởng, nội dung bằng các mô hình cụ thể

 Thực hiện hệ thống

 Tạo các chương trình xử lý của máy vi tính

 Mua sắm cài đặt thiết bị

 Tuyển dụng, huấn luyện nhân viên

 Tiến hành kiểm tra và kiểm nghiệm hệ thống

 Chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới

 Thiết lập hồ sơ hệ thống

 Vận hành hệ thống

 Đây là giai đoạn sử dụng hệ thống nhưng chưa được xem là kết thúc quá trình phát triển hệ thống Song song với việc sử dụng là việc thẩm định, đánh gía quá trình hệ thống, xác định mức độ đáp ứng mục tiêu của quá trình phát triển hệ thống

2.5 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán

Hiện nay các doanh nghiệp và các đơn vị đều ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhưng với mức độ khác nhau, tùy theo quy mô, yêu cầu quản

lý cũng như quan điểm của người quản lý Có thể chia thành ba mức độ như sau:

 Xử lý bán thủ công

Doanh nghiệp có thể làm kế toán thủ công với sự trợ giúp của một hệ thống xử

lý bảng tính như Excel Trong trường hợp này, hầu hết chứng từ gốc đều là chứng

từ bằng giấy như trong hệ thống thủ công, doanh nghiệp sử dụng Excel chỉ để hỗ trợ

trong quá trình nhập liệu, tận dụng các hàm, các lệnh của Excel để hỗ trợ trong quá trình xử lý dữ liệu, trích lọc, tổng hợp và lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế Một số doanh nghiệp nếu nhân viên kế toán thông thạo Excel, có thể tự động hóa hoàn toàn quá trình xử lý số liệu kể từ sau khi nhập liệu cho đến khi in ra các sổ, báo cáo cần thiết Mô hình này thường hữu hiệu trong những doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổ chức bộ máy kế toán tập trung, nhu cầu chuyển giao hay chia sẻ dữ liệu giữa các phần hành kế toán không lớn

 Tự động hóa công tác kế toán

Ở mức độ này, doanh nghiệp làm kế toán với một phần mềm kế toán Các bộ phận, phòng ban khác có thể sử dụng máy tính nhưng hoàn toàn không có sự khai thác và chia sẻ dữ liệu trong hệ thống máy tính của kế toán với các bộ phận, phòng ban khác Một số chứng từ do kế toán lập có thể do phần mềm kế toán in, các chứng

từ đến từ bên ngoài hay do các bộ phận phòng ban khác lập phải được in, ký duyệt như trong trường hợp thủ công và kế toán phải nhập liệu vào máy Đây là mô hình phổ biến, hầu hết quá trình xử lý dữ liệu được lập trình Các phần mềm kế toán có thể do doanh nghiệp mua, tự viết hay thuê các công ty tin học viết Các phần mềm này có phẩm cấp chất lượng khác nhau và rất phong phú về chủng loại

 Tự động hóa công tác quản lý

Các doanh nghiệp có thể ứng dụng tin học cho tất cả các bộ phận, các phòng ban trong doanh nghiệp Trong mô hình này, doanh nghiệp tổ chức hệ thống máy tính theo mô hình mạng, có thể là mạng nội bộ (mạng LAN), mạng diện rộng (mạng WAN) mạng Internet hay có thể kết nối Internet Tất cả các phần mềm trong doanh nghiệp đều có thể khai thác, chia sẻ dữ liệu cho nhau và phần mềm kế toán có thể khai thác, truy xuất, chia sẻ số liệu và cung cấp thông tin qua hệ thống này Với mô hình này, dữ liệu đầu vào của hệ thống có thể là các chứng từ bằng giấy, có thể là

dữ liệu do các hệ thống khác chuyển đến, cũng có thể sử dụng các chứng từ điện tử Phần lớn quá trình xử lý dữ liệu nằm trong quy trình khép kín và có liên quan chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban khác Xu hướng hiện nay các doanh nghiệp tự động hóa công tác quản lý thường sử dụng các phần mềm ERP (Enterprise

Resource Planning System – Hệ thống quản trị các nguồn lực của doanh nghiệp) do các doanh nghiệp sản xuất phần mềm trong hay ngoài nước cung cấp

2.6 Công cụ và phương pháp lập tài liệu hệ thống thông tin kế toán

2.6.1 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram)

Hoạt động xử lý

Lưu trữ dữ liệu

Nguồn dữ liệu: và điểm đến được ký hiệu bằng hình chữ nhật (hoặc hình

vuông) thể hiện doanh nghiệp/bộ phận/cá nhân chuyển hoặc nhận dữ liệu Một đối tượng/thực thể cũng có thể đồng thời chuyển và nhận dữ liệu

Dòng dữ liệu: được ký hiệu bằng mũi tên đường cong (hoặc đường thẳng) thể

hiện việc chuyển dữ liệu giữa hoạt động xử lý, dữ liệu lưu trữ, nguồn dữ liệu và điểm đến

Hoạt động xử lý: được ký hiệu bằng hình tròn thể hiện nội dung xử lý của

một hoặc nhóm các hoạt động

Lưu trữ dữ liệu: được ký hiệu bằng hai đường thẳng song song thể hiện dữ

liệu được lưu trữ, không thể hiện phương thức lưu trữ

2.6.2 Lưu đồ chứng từ (Document Flowchart)

Bảng 2.2 2 Các ký hiệu của lưu đồ chứng từ

Chứng từ Chứng từ (Document) Chứng từ hoặc báo cáo: chứng

từ có thể được viết bằng tay hoặc in từ máy tính

Nhập liệu bằng tay (Manual keying)

Xử lý bằng máy (Computer process)

Xử lý thủ công

Hiển thị ra màn hình

Đầu vào/ đầu ra: Sổ sách/Báo cáo

Cơ sở dữ liệu (Database)