Cải tiến hoạt động Phân tích công việc tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy

Trong thời đại công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, nguồn lực con người đóng vai trò rất quan trọng và là trung tâm quyết định đến sự tăng trưởng và phát triển của nền kinh tế.

MỤC LỤC

Trang

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iv

DANH MỤC CÁC BẢNG v

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ v

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 3

1.1 Khái niệm, mục đích Phân tích công việc 3

1.1.1Một số khái niệm 3

1.1.2 Mục đích của Phân tích công việc 3

1.2 Mối quan hệ giữa phân tích công việc với các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác 4

1.3 Các nhân tố tác động và các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc 7

1.3.1 Các nhân tố tác động đến Phân tích công việc 7

1.3.2 Các phương pháp thu thập thông tin Phân tích công việc 8

1.3.2.1 Phương pháp quan sát 9

1.3.2.2 Phương pháp phỏng vấn 9

1.3.2.3 Phương pháp bản câu hỏi 10

1.4 Tiến trình thực hiện phân tích công việc 11

1.4.1 Thông tin để thực hiện phân tích công việc 11

1.4.2 Tiến trình thực hiện phân tích công việc 12

1.5 Các văn bản kết quả của phân tích công việc 14

1.5.1Bản mô tả công việc 14

1.5.2Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện 16

1.5.3Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc 16

1.6 Sự cần thiết phải cải tiến hoạt động phân tích công việc trong

doanh nghiệp 17

CHƯƠNG II: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ – ĐIỆN – ĐIỆN TỬ TÀU THỦY 19

2.1 Tổng quan về công ty 19

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 19

2.1.1.1 Lịch sử hình thành 19

2.1.1.2 Quá trình phát triển của công ty 22

2.1.2 Đánh giá kết quả hoạt động của công ty 23

2.1.2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 2006 – 2009 23

2.1.2.2 Hiệu quả sử dụng lao động của công ty 25

2.1.3 Các nhân tố và đặc điểm của công ty ảnh hưởng đến phân tích công việc 27

2.1.3.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến phân tích công việc 27

2.1.3.2 Những đặc điểm của công ty ảnh hưởng tới phân tích công việc 28

2.2 Đánh giá thực trạng phân tích công việc tại công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy 32

2.2.1 Quy trình phân tích công việc và trách nhiệm của các bộ phận liên quan 32

2.2.1.1 Quy trình phân tích công việc 32

2.2.1.2 Trách nhiệm của phòng TC – HC 33

2.2.2 Các kết quả của PTCV 33

2.2.3 Ảnh hưởng của PTCV đến các hoạt động QTNL 35

CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM CẢI TIẾN HOẠT ĐỘNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ –

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ TÀU THỦY 38

3.1 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 38

3.1.1 Kế hoạch sản xuất kinh doanh 2010 38

3.1.2 Những giải pháp chủ yếu của công ty nhằm hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch năm 2010 38

3.2 Những giải pháp nhằm cải tiến công tác phân tích công việc tại công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy 39

3.2.1 Đào tạo cán bộ chuyên trách thực hiện chương trình PTCV 39

3.2.2 Nâng cao nhận thức của quản lý trực tiếp các phòng/ban và nhân viên thực hiện công việc 39

3.2.3 Cải tiến quy trình phân tích công việc tại công ty Vinamarel 40

3.2.4 Sử dụng các văn bản kết quả của phân tích công việc cho các hoạt động khác của QTNL 56

3.2.5 Kiến nghị với ban lãnh đạo 56

KẾT LUẬN 57

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 58

PHỤ LỤC 59

Cơ cấu tổ chứcCông việcDoanh nghiệp nhà nướcĐánh giá thực hiện công việcGiao thông vận tải

Hội đồng quản trịLao động – thương binh xã hộiNguồn nhân lực

Phân tích công việcQuản trị nhân lực

Tổ chức – hành chínhThực hiện công việc

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 25

Bảng 2.2 Qui mô cơ cấu lao động của Tổng công ty 26

Bảng 2.3 Quĩ lương thu nhập của lao động 27

Bảng 3.1 Sử dụng các văn bản kết quả của phân tích công việc cho các hoạt động khác của QTNL……….56

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.2: Tiến trình thực hiện phân tích công việc 13

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức phòng Tổ chức – Hành chính 29

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ CCTC của công ty Vinamarel 31

Sơ đồ 3.1: Quy trình phân tích công việc kiến nghị 41

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong thời đại công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, nguồn lực conngười đóng vai trò rất quan trọng và là trung tâm quyết định đến sự tăng trưởng vàphát triển của nền kinh tế Con người được xem là một nguồn lực quý báu, một tổchức dù có máy móc hiện đại, tài chính dồi dào, ban giám đốc đề ra chiến lược cạnhtranh năng động, nhưng nhân viên của công ty không có năng lực, không được bốtrí vào những công việc phù hợp với khả năng thì công ty đó cũng khó thành công.Vì thế mà công tác quản trị nhân lực (QTNL) đã thực sự là vấn đề mà các doanhnghiệp đều rất quan tâm Đây chính là thước đo, là nhân tố quyết định, thúc đẩy sựtồn tại và phát triển của một doanh nghiệp

Hoạt động đầu tiên của QTNL đó chính là PTCV; có thể nói rằng đây chính

là vấn đề then chốt, là kim chỉ nam soi đường cho các hoạt động khác của doanhnghiệp, bởi PTCV tác động và có ảnh hưởng sâu sắc đến các vấn đề khác của hoạtđộng QTNL; hay nói cách khác nó chính là cơ sở cho mọi vấn đề của QTNL Mộtdoanh nghiệp có một chương trình PTCV tốt nghĩa là đã nắm trong tay chìa khóathành công của doanh nghiệp

Trong thời gian thực tập tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy(Vinamrel) tôi nhận thấy công tác QTNL chưa thực sự được phát huy hết vai trò củamình do hoạt động PTCV chưa được quan tâm và đầu tư đúng mức, cho nên nó đã

bộ lộ những tồn tại và hạn chế làm ảnh hưởng đến các hoạt động khác của QTNLcũng như đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Được sự giúp đỡ của công ty

và giảng viên hướng dẫn cùng với sự hiểu biết của mình về PTCV em đã lựa chọn

đề tài “Cải tiến hoạt động Phân tích công việc tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy” làm chuyên đề tốt nghiệp nhằm luận giải vai trò, sự cần thiết của

PTCV trong doanh nghiệp

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng: Đề tài nghiên cứu về Phân tích công việc tại Công ty Cơ khí –Điện – Điện tử tàu thủy trong giai đoạn 2007 – 2009

Phạm vi: Do thời gian và năng lực có hạn nên chuyên đề chỉ nghiên cứu tìnhhình PTCV của cán bộ quản lý làm việc tại văn phòng Công ty và xây dựng thíđiểm hai chức danh công việc trong phòng Tổ chức – Hành chính

3 Mục đích nghiên cứu

Đề tài xác định lý luận phân tích công việc để làm cơ sở nghiên cứu, từ đóphân tích thực trạng PTCV tại Vinamrel rút ra được ưu điểm, những hạn chế vànguyên nhân của những hạn chế đó của hoạt động PTCV tại công ty từ đó đưa ranhững giải pháp nhằm cải tiến hoạt động PTCV tại vinamrel.

4 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp chủ yếu được sử dụng trong nghiên cứu là phương pháp tracứu tài liệu, quan sát, thống kê số liệu từ công ty, điều tra bằng bảng hỏi và phỏngvấn, phân tích - tổng hợp

5 Kết cấu của đề tài

Ngoài lời mở đầu, lời kết luận, mục lục, phụ lục, danh mục tài liệu thamkhảo, danh mục viết tắt và danh mục bảng biểu thì đề tài gồm 3 chương sau:

Chương 1: Cơ sở lý luần về phân tích công việc

Chương 2: Đánh giá thực trạng Phân tích công việc tại Công ty Cơ khí –

Điện – Điện tử tàu thủy

Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động Phân

tích công việc tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1.1 Khái niệm, mục đích Phân tích công việc

1.1.1 Một số khái niệm

Nhiệm vụ: “Biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụthể mà mỗi người lao động phải thực hiện”.1

Vị trí (Vị trí làm việc): “Biểu thị tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi cùngmột người lao động”.2

Công việc: “Là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người laođộng hoặc là tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số ngườilao động”.3

“ Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách

có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổchức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc đó”.4

1.1.2 Mục đích của Phân tích công việc

Mục đích chủ yếu của PTCV là cung cấp thông tin về yêu cầu, đặc điểmcông việc cho các hoạt động quản lý khác Một người quản lý hiểu được những yêucầu này là người có khả năng tốt nhất trong việc lựa chọn đúng người vào đúng vịtrí làm việc của công ty vào thời điểm hiện tại và trong tương lai dài hạn

Mục đích của PTCV là để trả lời các câu hỏi sau đây:

 Nhân viên thực hiện những nhiệm vụ, công việc và trách nhiệm gì?

 Khi nào công việc được hoàn tất?

 Công việc được thực hiện ở đâu?

 Nhân viên làm công việc đó như thế nào?

 Tại sao phải thực hiện công việc đó?

 Để thực hiện công việc đó cần có những tiêu chuẩn trình độ nào cho nhânviên?

 Những máy móc, thiết bị,công cụ nào được sử dụng?

 Những mối quan hệ nào được thực hiện?

1 Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân (2005) Giáo trình quản trị nhân lực Hà Nội NXB Lao động- xã hội, tr.46

2 Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân (2005) Giáo trình quản trị nhân lực Hà Nội NXB Lao động- xã hội, tr.46

3 Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân (2005) Giáo trình quản trị nhân lực Hà Nội NXB Lao động- xã hội, tr.46

4 Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân (2005) Giáo trình quản trị nhân lực Hà Nội NXB Lao động- xã hội, tr.50

Như vậy PTCV có ý nghĩa quan trọng, nó cung cấp cho nhà quản trị một bảntóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó, mối tương quan củacông việc đó với các công việc khác cũng như các kỹ năng cần thiết và điều kiệnlàm việc Các yếu tố liên quan đến công việc đều được thu thập, phân tích và ghichép lại như nó đang hiện hữu trong thực tế, chứ không phải mơ hồ là công việc đónhư thế nào.

Ta thấy rằng PTCV mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích nhưng cũng tiêutốn của doanhnghiệp những khoản chi phí nhất định (gồm những chi phí về tàichính, nhân lực, thời gian) Do đó khi doanh nghiệp tiến hành PTCV cần cân nhắcthật kỹ lưỡng giữa chi phí của chương trình PTCV và lợi ích mà chương trình nàysẽ mang lại Vậy khi nào doanh nghiệp cần tiến hành PTCv? Sau đây là một sốtrường hợp thực tế doanh nghiệp thường tiến hành PTCV:

Trường hợp thứ nhất: Doanh nghiệp mới được thành lập khi đó hình thành

cơ cấu tổ chức, ta cần tiến hành PTCV từng công việc của từng vị trí trong tổ chứcnhằm làm rõ bản chất của các công việc đó để tiến hành mọi hoạt động khác của tổchức

Trường hợp thứ hai: Khi doanh nghiệp có các công việc mới, ta tiến hành

PTCV làm rõ bản chất của công việc đó – đây có thể coi là cơ sở quan trọng đểtuyển dụng đúng người cho công việc mới đó

Trường hợp thứ ba: Công việc trong doanh nghiệp bị thay đổi do thay đổi

chiến lược sản xuất kinh doanh, doanhnghiệp tiến hành rà soát lại tất cả công việchoặc do ảnh hưởng của nền khoa học kỹ thuật Vì vậy cần tiến hành lại PTCV đócho phù hợp với tình hình thực tế để cạnh tranh với các doanh nghiệp khác

1.2 Mối quan hệ giữa phân tích công việc với các hoạt động quản trị nguồn

nhân lực khác

PTCV là công cụ cơ bản nhất của Quản trị nhân lực, vì vậy nó có tác độngqua lại chặt chẽ với tất cả các hoạt động nhân sự khác

 Đối với hoạt động kế hoạch hóa nguồn nhân lực

Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu vềnguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức Mục đích của hoạt độngnày chính là đảm bảo đủ số lượng và chất lượng lao động cho từng vị trí công việccủa doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nào đó để đạt được hiệu quả kinh tếcao nhất

Khi lập kế hoạch nguồn nhân lực phải xác định rõ: những loại công việc gì sẽđược thực hiện trong tổ chức; những chỗ trống trong tổ chức cần được thay thế và

bổ sung do các nguyên nhân: thuyên chuyển lao động, đề bạt, về hưu và những côngviệc mới phát sinh Nguồn lực sẽ được thu hút từ đâu? Khả năng đào tạo và pháttriển người lao động hiện có trong tổ chức để hoàn thành công việc như thế nào?Nhân lực tuyển mới ra sao? …khi đó tiến hành PTCV sẽ là có sở để xác định ra cácyếu tố trên

 Đối với hoạt động tuyển dụng

Có thể nói PTCV chính là hoạt động tiên quyết góp phần vào thành công củatuyển dụng Việc có tuyển dụng đúng người phù hợp với công việc là mục đích caonhất của công tác tuyển mộ, tuyển chọn Để đạt được mục đích đó thì các thông tin

về công việc được đăng tuyển mộ phải đầy đủ, cụ thể, rõ ràng; các yêu cầu vớingười thực hiện công việc phải sát với thực tế phù hợp với tính chất công việc.Muốn như vậy thì hoạt động PTCV của doanh nghiệp cần đượcquan tâm sâu sắc vàtiến hành một cách tốt nhất

Bản mô tả công việc sẽ đưa các thông tin đầu vào cho cán bộ tuyển dụngđăng quảng cáo về các vị trí mà doanh nghiệp đang cần tuyển nhân viên; bản yêucầu với người thực hiện công việc là căn cứ để chọn ra ứng viên, và cũng là căn cứ

để ứng viên quyết định xem có nên gửi hồ sơ sự tuyển cho nhà tuyển dụng haykhông Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp ứng viên định hình kết quả mà nhàtuyển dụng mong đợi ở họ, đây cũng là cơ sở để đánh giá nhân viên mới trong thờigian thử việc

 Đối với hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nhằm mục đích sử dụng tối đa nguồnlực hiện có và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức thông qua việc giúp cho người laođộng hiểu rõ hơn về công việc, nâng cao khả năng đáp ứng những công việc phứctạp hơn, đáp ứng những nhu cầu thăng tiến của nhân viên… Do đó khi xây dựng vàtiến hành chương trình đào tạo và phát triển cần phải xác định rõ rằng sau khi kếtthúc chường trình người lao động có đủ khả năng hoàn thành nhiệm vụ, tráchnhiệm… ghi trong bản mô tả công việc Nội dung của chương trình đào tạo và pháttriển phải là những kĩ năng, kiến thức ghi trong bản yêu cầu của công việc vớingười thực hiện Kết quả của chương trình đào tạo và phát triển cũng phải đảm bảo

là người lao động đạt được các tiêu chuẩn ghi trong bản tiêu chuẩn THCV Tóm lại,PTCV là cơ sở để xác định ra nhu cầu đào tạo, hình thức đào tạo, nội dung của

chương trình đào tạo cũng như đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo manglại.

 Đối với hoạt động đánh giá thực hiện công việc

Đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV) được hiểu là sự đánh giá có hệthống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ

so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó vớingười lao động Mục tiêu của ĐGTHCV là cải tiến sự thực hiện công việc củangười lao động và giúp cho những người quản lý có thể đưa ra các quyết định đúngđắn như đào tạo và phát triển, thù lao, thăng tiến, kỷ luật

Một hệ thống đánh giá thường 3 bộ phận là: các tiêu chuẩn thực hiện công việc, đolường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức có trong tiêu chuẩn, thông tin phảnhồi đến người lao động và bộ phận quản lý nguồn nhân lực

Như vậy hai trong ba bộ phận của hệ thống đánh giá liên quan trực tiếp tớiPTCV Phần lớn các tiêu chuẩn THCV của hệ thống đánh giá đều lấy trong bản tiêuchuẩn THCV – một trong ba văn bản kết quả của PTCV, đồng thời các tiêu chuẩnnày trở thành các mốc chuẩn làm cơ sở đo lường sự THCV thực tế của người laođộng Vậy bản tiêu chuẩn THCV quyết định hiệu quả của hệ thống đánh giá

Tóm lại, PTCV là một trong những cơ sở quan trọng để doanh nghiệp xâydựng hệ thống đánh giá THCV Đánh giá THCV đo lường các nhiệm vụ, tráchnhiệm ghi trong bản mô tả công việc Cơ sở để đo lường các nhiệm vụ, trách nhiệm

đó được cụ thể hóa trong bản tiêu chuẩn THCV

 Đối với thù lao lao động

Thù lao lao động có ảnh hưởng rất lớn đến sự thực hiện công việc của ngườilao động, chất lượng sản phẩm, hiệu quả hoạt động của tổ chức Vì vậy chính sáchthù lao của tổ chức phải đáp ứng được các mục tiêu: hợp pháp, kích thích, thỏađáng, công bằng, bảo đảm và hiệu suất nhằm thu hút và gìn giữ những người laođộng giỏi, nâng cao sự hài lòng của người lao động khi thực hiện công việc Để đạtđược mục tiêu trên, hệ thống thù lao phải xây dựng dựa trên kết quả đánh giá côngviệc và kết quả đánh giá THCV Ta thấy rằng PTCV là một trong những cơ sở quantrọng để xây dựng hệ thống đánh giá THCV cũng như kết quả đánh giá THCV Cácnhiệm vụ, trách nhiệm có trong bản mô tả công việc là căn cứ để đánh giá giá trịcông việc, xây dựng mức lương, hay bản tiêu chuẩn THCV là căn cứ để đánh giáTHCV Tóm lại, cả hai cơ sở quan trọng của hệ thống thù lao (đánh giá giá trị công

việc và đánh giá THCV) đều chịu sự tác động của PTCV, điều đó chứng minh rằng

cơ sở sâu xa nhất để xây dựng một hệ thống thù lao hiệu quả là PTCV

 Đối với hoạt động thiết kế lại công việc

Mục tiêu của thiết kế lại công việc chính là đổi mới nội dung công việc chophù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp cũng như của thị trường Do đó,PTCV đóng vai trò chính trong các chương trình thiết kế lại công việc đối vớinhững công việc cần phải thay đổi Gần như là ta tiến hành phân tích lại công việc

đó trên cơ sở lần phân tích trước đó sao cho phù hợp

 Đối với quan hệ lao động và an toàn lao động

Quan hệ lao động là toàn bộ những quan hệ có liên quan đến quyền, nghĩavụ, quyền lợi giữa các bên tham gia quá trình lao động Bản tiêu chuẩn THCV là cơ

sở quan trọng để xác định người lao động có hoàn thành đúng công việc theo nhữngquy trình công nghệ… hay nói cách khác là có hoàn thành trách nhiệm của mìnhkhông từ đó quyết định khen thưởng hay kỷ luật

An toàn lao động: mục tiêu của an toàn lao động là cung cấp môi trường làmviệc an toàn và sức khỏe cho người lao động; tiếp cận từng bước để ngăn ngừa tainạn lao động, các yếu tố độc hại và bệnh nghề nghiệp; tiến hành đào tạo cho ngườilao động về an toàn sức khỏe, trang bị những phương tiện kỹ thuật đảm bảo an toàn

và sức khỏe Để đạt được mục tiêu trên thì ngay từ đầu, trong bản mô tả công việccần ghi rõ về điều kiện làm việc Người sử dụng lao động phải có trách nhiệm cungcấp các thiết bị máy móc làm việc cho người lao động

Các văn bản kết quả của PTCV là cơ sở pháp lý bảo vệ người lao động hoặcngười sử dụng lao động khi có tranh chấp xảy ra, đồng thời giúp giảm tị nạnh và bấtbình xảy ra ở doanh nghiệp

1.3 Các nhân tố tác động và các phương pháp thu thập thông tin phân tích

công việc

1.3.1 Các nhân tố tác động đến Phân tích công việc

Có thể nói rằng chương trình PTCV có thể thành công hay không phụ thuộcrất lớn và quan điểm nhận thức, trình độ năng lực, thái độ hành vi của các bên liênquan: lãnh đạo, người quản lý trực tiếp, cán bộ nhân sự, người thực hiện công việc

 Quan điểm của lãnh đạo: tác động rất lớn đến hoạt động PTCV, bởi tất cả cáchoạt động quản lý nói chung cũng như các hoạt động QLNL nói riêng đều chị chiphối của triết lý quản lý của lãnh đạo cấp cao Triết lý quản lý được coi là kim chỉnam cho mọi hoạt động của doanh nghiệp, vì vậy PTCV cũng bị chi phối bởi triết lý

quản lý của lãnh đạo Trên thực tế, nếu người lãnh đạo nào hiểu rõ tầm quan trọngcủa PTCV và quan tâm đúng mức tới chương trình PTCV thì chắc chắn PTCV sẽđược tiến hành một cách thống nhất bài bản và mang lại hiệu quả cao.

 Người quản lý trực tiếp: Sự ảnh hưởng của người quản lý trực tiếp thể hiệntrên ba phương diện bởi họ là một kênh cung cấp thông tin PTCV, đồng thời cũng làmột kênh thẩm định độ chính xác của thông tin do người THCV cung cấp Họ cũngchính là những người áp dụng các văn bản kết quả PTCV váo trong công tác quản

lý của mình Trên thực tế, có nhiều cán bộ quản lý trực tiếp cho rằng PTCV là côngviệc mất thời gian vì công việc luôn thay đổi có khi phân tích xong công việc nàythì công việc đó đã thay đổi khác Cán bộ nhân sự cần giải thích rõ mục đích củaPTCV cho cán bộ quản lý trực tiếp, đồng thời tư vấn cho họ cách viết và cách ápdụng các văn bản kết quả của PTCV

 Cán bộ nhân sự: Có thể nói rằng chương trình PTCV sẽ không thể thànhcông nếu thiếu cán bộ nhân sự có năng lực kiến thức chuyên môn về PTCV Bởicán bộ nhân sự là người lập ra kế hoạch PTCV, xây dựng chương trình PTCV; đồngthời kết hợp cùng với các phòng /ban chuyên môn trong doanh nghiệp cụ thể hóaphổ biến nội dung của văn bản kết quả PTCV, đưa các văn bản này vào sử dụng vàtheo dõi kiểm tra nó

 Người thực hiện công việc: Là người trực tiếp cung cấp thông tin về côngviệc của họ đang làm để xây dựng các văn bản của PTCV Trên thực tế, có nhiềungười e ngại rằng PTCV có thể nhằm mục đích là đánh giá xem người lao động cóthể thực hiện được công việc đó hay không? Người lao động đã sử dụng hết thờigian lao động chưa? Thái độ làm việc của họ? từ đó có thể ảnh hưởng đến đánhgiá thực hiện công việc và vấn đề lương thưởng của họ Vì vậy trong một số trườnghợp họ có thái độ bất hợp pháp với cán bộ phân tích, thái độ bất hợp pháp này thểhiện ở việc cung cấp sai thông tin về công việc (họ thường có tâm lý thổi phồng chorằng công việc của mình có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp) Vì vậy, để giảmtránh được sự ảnh hưởng của các yếu tố này thì trước khi tiến hành phân tích cán bộphân tích cần giải thích rõ mục đích, ý nghĩa của chương trình PTCV với toàn bộngười lao động trong doanh nghiệp mình

1.3.2 Các phương pháp thu thập thông tin Phân tích công việc

Có nhiều phương pháp thu thập thông tin PTCV như quan sát, nhật ký côngviệc, ghi chép các sự kiện quan trọng, phỏng vấn, bảng hỏi hay hội thảo chuyên gia,một số doanh nghiệp sử dụng phương pháp hoặc dữ kiện mà Bộ Lao Động quy định

… Tuy nhiên, việc lựa chọn phương pháp nào phụ thuộc vào bản chất công việc,từng loại thông tin thu thập, và tùy theo từng doanh nghiệp Sau đây, tác giả xintrình bày cụ thể ba phương pháp ba phương pháp đã sử dụng nghiên cứu tại cơ sởthực tập.

1.3.2.1 Phương pháp quan sát

Quan sát là phương pháp trong đó người cán bộ chuyên môn quan sát ngày(ca) làm việc của một người hay một nhóm người và ghi lại đầy đủ các hoạt động

mà người lao động đã thực hiện,các nhiệm vụ, trách nhiệm được thực hiện

Phương pháp này rất hiệu quả với công việc hữu hình có thể quan sát đượccác thao tác làm việc như các công việc thuộc bộ phận sản xuất… nó giúp ngườinghiên cứu ghi được thông tin phong phú và thực tế về công việc Tuy nhiênphương pháp quan sát có thể cung cấp các thông tin thiếu chính xác bởi khi biếtmình đang được quan sát người lao động có thể làm việc với phương pháp, tốc độ,cách thức, kết quả khác với khi thực hiện công việc trong những lúc bình thường

Để nâng cao chất lượng thu thập thông tin, nên áp dụng:

 Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật như quay phim, video, đènchiếu hoặc đồng hồ bấm giây nhằm ghi lại các hao phí thời gian trong thực hiệncông việc

 Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh (Lưu ý, chu kỳ của công việc

là thời gian cần thiết để hoàn thành trọn vẹn một công việc)

 Nói chuyện trực tiếp với người lao động để tìm hiểu những điều chưa rõ hoặc

bổ sung những điều bỏ sót trong quá trình quan sát

1.3.2.2 Phương pháp phỏng vấn

Đây là phương pháp thu thập thông tin thông qua cuộc đối thoại trực tiếpgiữa người phỏng vấn và đối tượng được phỏng vấn về vấn đề đang cần thu thậpthông tin Có thể phỏng vấn trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên thựchiện công việc đó Phương pháp này sử dụng rất hữu hiệu với các công việc khóquan sát như quản lý…phỏng vấn cho phép phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạtđộng và các mối quan hệ quan trọng trong PTCV mà các phương pháp khác khó cóthể tìm ra Đồng thời phỏng vấn cũng cho ta cơ hội để giải thích các yêu cầu vàchức năng của công việc Nhược điểm chủ yếu của phỏng vấn PTCV là người đượcphỏng vấn có thể cung cấp các thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủcác câu hỏi của người phỏng vấn Nhân viên thường muốn đề cao trách nhiệm vànhững khó khăn trong công việc của mình Thêm vào đó, phỏng vấn đòi hỏi cán bộ

thu thập thông tin phải tốn nhiều thời gian làm việc với từng cá nhân người laođộng.

Để nâng cao chất lượng của phỏng vấn PTCV nên chú ý:

 Nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn sao cho có thể đưa rađúng câu hỏi cần thiết

 Chọn người thực hiện công việc giỏi nhất và chọn người có khả năng mô tảquyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực hiện công việc tốt nhất

 Nhanh chóng thiết lập mối quan hệ tốt với người được phỏng vấn và giảithích cho họ rõ ràng về mục đích của phỏng vấn

 Đặt ra những câu hỏi rõ ràng và gợi ý sao cho người được phỏng vấn dễ trảlời

 Kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin với người được phỏng vấn

1.3.2.3 Phương pháp bản câu hỏi

Bản câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thôngtin PTCV Bản câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị tưc trước và phân phát chonhân viên điền các câu trả lời Tổng kết các câu trả lời của nhân viên, cán bộ phântích sẽ có được những thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc thực hiện trongdoanh nghiệp Khi cảm thấy thông tin thu thập qua bản câu hỏi không được đầy đủ,cán bộ phân tích nên thảo luận lại với các nhân viên thực hiện công việc

Bản câu hỏi là phương pháp PTCV được sử dụng rộng rãi ngày nay Ưuđiểm của phương pháp này là các thông tin thu thập được về bản chất đã đượclượng hóa và có thể dễ dàng cập nhật khi các công việc thay đổi, do đó thích hợpvới việc xử lý thông tin trên máy tính và phân tích một khối lượng lớn các thông tin.Việc thu thập thông tin có thể dễ dàng hơn các phương pháp khác và tốn ít thờigian Tuy nhiên việc thiết kế các bản câu hỏi thì tốn nhiều thời gian Người nghiêncứu không tiếp xúc trực tiếp với đối tượng nghiên cứu nên dễ gây ra tình trạng hiểulầm các câu hỏi

Để nâng cao chất lượng thu thập thông tin qua bản câu hỏi cần lưu ý các vấn

đề cơ bản sau:

 Cấu trúc của các câu hỏi: Ngoài các câu hỏi về chức năng, nhiệm vụ chính,trong bản cần có những câu hỏi về các nhiệm vụ phụ nhân viên phải thực hiện thêmtại nơi làm việc Tuy nhiên các câu hỏi cần xoay quanh trọng tâm các vấn đề phảinghiên cứu và bản câu hỏi nên ngắn gọn

 Cách thức đặt câu hỏi: Các câu hỏi cần thiết kế sao cho đơn giản, dễ trả lời

và cỏ thể trả lời ngắn gọn

 Nơi thực hiện: Nên để cho nhân viên thực hiện bản câu hỏi tại nơi làm việc.Những bản câu hỏi thực hiện ở nhà thường được trả lời kém trung thực và ít chínhxác PTCV có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, do đó việctrả lời câu hỏi trong giờ làm việc cũng được chấp nhận

1.4 Tiến trình thực hiện phân tích công việc

1.4.1 Thông tin để thực hiện phân tích công việc

Để có thể xây dựng được bản mô tả công việc, bản yêu cầu với ngườiTHCV, bản tiêu chuẩn THCV được chính xác, cần thu thập được các loại thông tin

về công việc sau đây trong PTCV:

Thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm các hoạt động, các mối quan hệ trongcông việc Đây là công việc đầu tiên mà chúng ta cần tiến hành thu thập bởi suy chocùng mục đích cao nhất của PTCV là làm rõ những nhiệm vụ, trách nhiệm của côngviệc và các mối quan hệ trong công việc đó Những thông tin này là đầu vào chothấy vai trò, tầm quan trọng của những công việc mà chúng ta đang phân tích Yêucầu với loại thông tin này phải thật đầy đủ và chính xác

Thông tin về điều kiện làm việc như điều kiện tổ chức hoạt động của doanhnghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động,

sự cố gắng về thể lực, những rủi ro cần tránh, sự tiêu hao năng lượng trong quá trìnhlàm việc vv…

Thông tin về những phẩm chất mà người nhân viên thực hiện công việc cần

có như trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng THCV, tuổi đời, ngoạihình, sở thích, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiệncông việc, vv…

Thông tin về máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc như số lượng,chủng loại, quy trình kỹ thuật và tín năng tác dụng của các trang bị kỹ thuật, cách sửdụng, bảo quản tại nơi làm việc

Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên,bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện côngviệc

Các thông tin trên cần đảm bảo độ chính xác và trung thực cao, vì đây lànguồn thông tin đầu vào quan trọng nhất quyết định đến kết quả của chương trìnhPTCV Một vấn đề đặt ra là ai là người cung cấp các thông tin trên? Đó là những

người đảm nhận công việc đang được phân tích, bởi trong thực tế không ai hiểu rõ

về công việc hơn bản thân những người đang thực hiện công việc đó Khi lựa chọnngười THCV ta nên lựa chọn những người thực hiện công việc ở mức trung bìnhtiên tiến, không nên lựa chọn người ở mức quá thấp hoặc quá cao bởi mục đích củaPTCV là làm rõ bản chất công việc cũng như xác định các yêu cầu tối thiểu về kiếnthức và kỹ năng để thực hiện công việc Nguồn thứ hai cung cấp thông tin choPTCV đó là cán bộ quản lý trực tiếp Trong thực tế cán bộ quản lý trực tiếp khôngthể hiểu rõ từng chi tiết của công việc nhưng họ sẽ co ta biết những thông tin nhưcông việc đang thực hiện phù hợp thế nào với mục tiêu của doanh nghiệp, với chứcnăng, với nhiệm vụ của phòng/ban chuyên môn đang làm Đồng thời đây cũng lànguồn thẩm định lại độ tin cậy của thông tin thu thập được từ người thực hiện côngviệc

Đối với những công việc mới có thể thu thập thông tin qua cán bộ quản lýtrực tiếp các công việc tương tự, cán bộ quản lý những công việc mới hoặc thamkhảo ý kiến chuyên gia để đảm bảo những thông tin thu thập được vừa đầy đủ vừachính xác và trung thực

1.4.2 Tiến trình thực hiện phân tích công việc

Thành phần tham gia vào PTCV tối thiểu phải có cán bộ phân tích, ngườithực hiện công việc cần phân tích, quản lý trực tiếp hay trưởng phòng Trong các tổchức lớn, thường có một hay nhiều nhà phân tích, nhưng đối với cơ quan nhỏ thìcấp quản đốc thường đảm nhiệm việc phân tích này Các công ty thiếu chuyên viên

có thể nhờ các chuyên viên tư vấn ở bên ngoài

Trước khi thực hiện PTCV, nhà phân tích phải nghiên cứu kỹ sơ đồ cơ cấu tổchức, thông tin về công việc cần phân tích Trước khi bắt đầu, các quản đốc haytrưởng phòng nên giới thiệu chuyên viên phân tích với công nhân, và giải thích lý

do của PTCV; để tạo một mối tin tưởng hỗ trợ tương tác với công nhân.Thất bạitrong việc này dễ làm trì trệ công việc

Tiến trình thực hiện PTCV thường được tiến hành theo 6 bước sau đây:

Sơ đồ 1.2: Tiến trình thực hiện phân tích công việc

Bước 1: Xác định chức danh, mục đích của các công việc cần phân tích

Chúng ta nên đưa ra danh mục các công việc cần phân tích, điều này tránhgây ra lãng phí khi doanh nghiệp có những công việc giống nhau hoặc các côngviệc tương tự nhau

Cần xác định mục đích PTCV vì đây chính là kim chỉ nam xuyên suốt quátrình PTCV – quyết định đến thông tin về công việc cần phân tích, phương pháp thuthập thông tin

Bước 2: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

Cần lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp với mục đích PTCV,bản chất công việc, đặc điểm người thực hiện công việc, quỹ thời gian… có thể sửdụng một phương pháp hoặc kết hợp các phương pháp khác nhau đã trình bày ởmục 1.3.2

Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin

Xác định chức danh,mục đích của các

công việc cần phân tích

Chuẩn hóa các kết quả của PTCV, đưa vào sử dụng và kiểm

tra xem xét định kỳ

Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

Tiến hành thu thập thông tin

Kiểm tra lại thông tin với các thành viên

Xử lý thông tin và viết các bản kết quả của PTCV

Ở bước này nhà phân tích cần xem xét lại các thông tin như sơ đồ tổ chức,các văn bản về chức năng của các phòng ban, các văn bản PTCV cũ nếu có Sơ đồ

tổ chức sẽ cho ta biết công việc này có liên hệ với công việc khác như thế nào, chứcvụ và quyền hạn Các văn bản PTCV hiện thời sẽ cho ta thông tin về công việc đótừ đó xây dựng được các văn bản PTCV hoàn chỉnh hơn

Bước 4: Kiểm tra lại thông tin với các thành viên

Kiểm tra lại tính chính xác của thông tin đã thu thập được với người thựchiện công việc đó và với quản lý trực tiếp đương sự Đây là việc quan trọng quyếtđịnh đến hiệu quả của toàn bộ chương trình PTCV Đồng thời điều này giúp đạtđược sự đồng tình của cả hai bên về bản PTCV bởi họ có cơ hội xét duyệt lại chínhcông việc mà họ thực hiện

Bước 5: Xử lý thông tin và viết các bản kết quả của phân tích công việc

Sau khi đã kiểm tra độ chính xác của thông tin ta tiến hành tập hợp lại cácthông tin theo logic để dễ dàng xử lý và tiến hành viết các văn bản kết quả củaPTCV bao gồm ba bản : bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với ngườithực hiện và bản tiêu chuẩn THCV

Bước 6: Chuẩn hóa các kết quả của PTCV , đưa vào sử dụng và kiểm tra xem xét định kỳ

Trên cơ sở bản thảo đã viết ở trên, đưa lại cho người lao động thực hiện côngviệc đã phân tích đó và người quản lý trực tiếp để thảo luận đi đến thống nhất Saukhi đã được các bên xem xét và thống nhất ta tiến hành viết bản chính trình bangiám đốc xét và ký duyệt để đảm bảo tính hiệu lực của văn bản trong toàn doanhnghiệp Phòng/ban phụ trách nhân sự kết hợp với phòng/ban chuyên môn phổ biếnnội dung của các văn bản kết quả này và cuối cùng là đi vào sử dụng các văn bản đótrong các hoạt động quản lý khác

Càn tiến hành kiểm tra xem xét định kỳ, bởi mọi thứ đều có thể thay đổi; nếu

ta không kiểm tra định kỳ và cập nhập những thông tin mới thì công việc sẽ trở nênlạc hậu không đáp ứng được tình hình thực tế, dẫn đến những quyết định sai lầmảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của công ty

1.5 Các văn bản kết quả của phân tích công việc

1.5.1 Bản mô tả công việc

Khái niệm: “Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về nhữngnhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến mộtcông việc cụ thể”.5

Bản mô tả công việc sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích và đạt hiệuquả cao trong công việc bởi khi đó người THCV sẽ biết rõ họ phải làm nhữngnhiệm vụ gì, trách nhiệm gì, báo cáo cho ai, thực hiện ở đau và thực hiện như thếnào Đồng thời, bản mô tả công việc cũng tránh được hiện tượng chồng chéo côngviệc… do đó tất cả các vị trí công việc trong doanh nghiệp đều cần có bản mô tảcông việc

Do đặc thù về quy mô, trình độ cách thức tổ chức của các doanh nghiệp và

do mục đích phân tích công việc khác nhau nên trong thực tế không có biểu mẫuthống nhất cho bản mô tả công việc Tuy nhiên, các bản mô tả công việc thường cócác nội dung chủ yếu sau đây:

Phần thứ nhất (nhận diện công việc): gồm có tên công việc, mã số của công

việc, cấp bậc công việc, nhân viên thực hiện công việc, cán bộ lãnh đạo, giám sáttình hình THCV

Phần thứ hai (tóm tắt công việc): mô tả tóm tắt các chức năng và nhiệm vụ

thuộc về công việc Yêu cầu mô tả một cách ngắn gọn và phân biệt được công việcnày với công việc khác

Phần thứ ba (chức năng, trách nhiệm trong công việc): nên liệt kê từng chức

năng nhiệm vụ chính, sau đó nên giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trongnhiệm vụ, trách nhiệm chính đó

Phần thứ tư (các mối quan hệ trong thực hiện công việc): ghi rõ các mối

quan hệ của người THCV với những người khác ở trong và ngoài doanh nghiệp

Phần thứ sáu (quyền hạn của ngời THCV): nên xác định rõ giới hạn hay

phạm vi quyền hạn trong các quyết định về mặt tài chính và nhân sự và quyền được

ra quyết định liên quan tới sự THCV của mình

Phần thứ bẩy ( Điều kiện làm việc): bao gồm các điều kiện về máy móc,

công cụ, trang bị cần phải sử dụng, thời gian làm việc ( làm ca, thêm giờ, hay làmgiờ hành chính); các điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, mức độ ô nhiễm, cácphương tiện đi lại để phục vụ cho công việc và các điều kiện khác liên quan …

Bên cạnh đáp ứng yêu cầu về mặt nội dung, bản mô tả công việc còn phảiđáp ứng về mặt hình thức như: ngôn ngữ trong bản mô tả công việc phải ngắn gọn,

5Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân (2005) Giáo trình quản trị nhân lực Hà Nội NXB Lao động- xã hội, tr.51

dễ hiểu, không nên mô tả chung chung nên sử dụng các động từ hành động có tínhquan sát để mô tả từng hoạt động cụ thể của từng nhiệm vụ chính.

1.5.2 Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện

Khái niệm: “Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện là bản liệt kê cácđòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinhnghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinhthần và thể lực; và các yêu cầu cụ thể khác”.6

Một số yêu cầu thường được viết trong bản yêu cầu của công việc với ngườithực hiện là:

Trình độ học vấn

Trình độ chuyên môn

Các yêu cầu về trình độ ngoại ngữ và tin học

Các kỹ năng

Kinh nghiệm

Phẩm chất cá nhân

Hành vi ứng xử và quan hệ giao tiếp

Tuổi tác, thể lực, khả năng thích ứng với điều kiện làm việc

Trên thực tế người ta có thể viết bản yêu cầu công việc với người thực hiệnthành một văn bản riêng hay viết chung với bản mô tả công việc hoặc bản tiêuchuẩn THCV Tuy nhiên, dù viết riêng hay viết chung cũng cần đảm bảo các yêucầu ở mức độ thiết yếu với công việc Không nên có các yêu cầu quá cao hay quáthấp làm ảnh hưởng tới các hoạt động nhân sự khác như đề bạt, thù lao lao động,tuyển dụng hay đánh giá thực hiện công việc…

1.5.3 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Khái niệm: “Bản tiêu chuẩn THCV là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phảnánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ đượcquy định trong bản mô tả công việc”7

Bản tiêu chuẩn THCV thực chất để đánh giá mức độ hoàn thành công việccủa người THCV, đây là những kết quả, mong muốn đạt được nếu người THCVhoàn thành tốt công việc của mình Thông thường kết quả công việc được đánh giátrên các khía cạnh: chất lượng, số lượng, hoặc năng suất lao động và thời gian hoànthành công việc

6Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân (2005) Giáo trình quản trị nhân lực Hà Nội NXB Lao động- xã hội, tr.52

7Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân (2005) Giáo trình quản trị nhân lực Hà Nội NXB Lao động- xã hội, tr.53

Do đặc điểm về cơ cấu tổ chức và mục đích PTCV ở mỗi doanh nghiệp khácnhau, tiêu chuẩn THCV có thể được thể hiện ở dưới dạng khác nhau Có doanhnghiệp xây dựng bản tiêu chuẩn THCV một cách hệ thống cho từng công việc,nhưng có nơi lại chỉ giao hẹn bằng miệng hoặc các điều khoản nhất thời giữa ngườilãnh đạo và cấp dưới.

Để có được các tiêu chuẩn THCV hợp lý thì bản tiêu chuẩn THCV nên đượcxây dựng theo trình tự sau:

Trước tiên ta xác định những nhiệm vụ chính của công việc có thể đo lườngđược, không nhất thiết phải xây dựng tiêu chuẩn cho tất cả các nhiệm vụ một côngviệc, bởi trên thực tế một nhiệm vụ có thể đáp ứng được một nhiệm nhóm các tiêuchuẩn và cũng có thể một nhóm nhiệm vụ chỉ đáp ứng một tiêu chuẩn

Sau khi đã xác định được các nhiệm vụ chính có thể đo lường được hoặc cácnhiệm vụ có thể lượng hóa được ta tiến hành xây dựng các tiêu chuẩn cho cácnhiệm vụ đó ( tiêu chuẩn về chất lượng, số lượng, thời gian, năng suất…)

Những tiêu chuẩn không thể đo lượng hay lượng hóa bằng thước đo cụ thể ta

có thể để ở dạng định tính nhưng gắn chúng với mục tiêu của doanh nghiệp hay quytrình công nghệ phải thực hiện

Cuối cùng, ta tiến hành thẩm định lại với các bên liên quan: những ngườiTHCV và những người quản lý trực tiếp để xem xét các tiêu chuẩn này có thực hiệnđược không? Kết quả quan trọng nhất cần đạt được là gì? Có yếu tố nào tác độngđến việc hoàn thành công việc của họ?

1.6 Sự cần thiết phải cải tiến hoạt động phân tích công việc trong doanh nghiệp

Trong bất kỳ một tổ chức nào, người lãnh đạo cũng đều cần nhận thức đượcvai trò của phân tích công việc Mục tiêu của doanh nghiệp là nhằm sử dụng tối đaNNL để hạn chế những lãng phí, nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp Trong khi

đó, PTCV giúp cho doanh nghiệp tránh được sự chồng chéo trong công việc, tiếtkiệm được các lãng phí không cần thiết đảm bảo sự vận hành liên hoàn của các hoạtđộng quản lý khác, vì thế nó là yếu tố quan trọng đảm bảo cho sự vận hành hiệu quảcủa tổ chức Do đó, tiến hành hoạt động PTCV là một điều tất yếu cho mọi tổ chức,doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, hoạt động PTCV sẽ giúp cho doanh nghiệp đạt đượcnhững hiệu quả sau:

Với mỗi công việc, các chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm được miêu tả rõràng, các yêu cầu cần thiết được cụ thể hóa, các tiêu chuẩn THCV đều được thảo

luận và đi đến thống nhất thì việc thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng và bảo toànmột lực lượng lao động phù hợp với tổ chức sẽ dễ dàng thực hiện Như vậy mụcđích cao nhất của QTNL đã đạt được.

Phân tích công việc sẽ đảm bảo thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyênchuyển và thăng tiến cho nhân viên

Có thể đánh giá hiệu quả làm việc của cán bộ công nhân viên của mình tốthơn Từ đó loại bỏ nhiều bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệmvụ, trách nhiệm và tiêu chuẩn THCV

Hoàn thiện chương trình PTCV sẽ tạo ra một môi trường làm việc hấp dẫnbởi sự công bằng không có những tị nạnh hay tranh chấp xảy ra Điều này là một tàisản vô hình giúp tổ chức thu hút và gìn giữ nhân tài Đây cũng là nhân tố quan trọngtạo kích thích lao động nhiều hơn, giúp họ gắn bó hơn với nơi làm việc, nỗ lực cốnghiến cho doanh nghiệp Mặt khác các văn bản kết quả PTCV còn là cơ sở pháp lý đểbảo vệ người lao động, bảo vệ doanh nghiệp khi có tranh chấp xảy ra

Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hóa công việc và từ đógiúp nhà quản lý có cơ sở làm kế hoạch và phân chia công việc theo thời biểu côngtác

Không những vậy, PTCV là cơ sở để xác định ra nhu cầu đào tạo nguồn nhânlực và xây dựng chương trình đào tạo hiệu quả

Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng với tuyển mộ, tuyển chọn Nó là

cơ sở để cung cấp thông tin cho các ứng viên và là thước đo sàng lọc nhân viên mớitrong thời gian thử việc

Tóm lại, PTCV là một hoạt động cần thiết cho tất cả các doanh nghiệp không

kể quy mô Vì những lợi ích thiết thực mà PTCV mang lại nên công tác này cầnđược quan tâm nhiều hơn và lấy nó làm trọng tâm là cơ sở để nâng cao hoạt độngQTNL cũng như các hoạt động quản lý khác để giúp cho doanh nghiệp có thể cạnhtranh và đứng vững được trên thị trường

Trong thời gian thực tập tại Vinamrel, tôi nhận thấy hoạt động PTCV chưađược quan tâm đúng mức và vẫn còn một số thiếu sót trong chương trình PTCV Vìthế đối với Vinamrel hoạt động PTCV càng cần thiết phải cải tiến để hoàn thiệnhơn, phù hợp hơn với thực tế công việc để có thể đi đến mục tiêu cao nhất củadoanh nghiệp mình

CHƯƠNG II

ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ – ĐIỆN – ĐIỆN TỬ TÀU THỦY

2.1 Tổng quan về công ty

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

2.1.1.1 Lịch sử hình thành

Công ty cơ khí điện-điện tử tàu thủy là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc bộgiao thông vận tải Là thành viên của VINASHIN-tập đoàn công nghiệp tàu thủyViệt Nam Với hơn 15 năm xây dựng và phát triển công ty đã tham gia vào nhiều dự

án, công trình về cơ khí, điện và điện tử đáp ứng các yêu cầu cho sự phát triển củangành công nghiệp đóng tàu và nhiều ngành khác Dưới đây là một số thông tinchính của Công ty:

Tên giao dịch tiếng việt: Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy

Tên giao dịch tiếng anh: Marine machinery, electric & electronic company Tên viết tắt: Vinamarel

Địa chỉ: Tổ 6 Phường Láng Thượng – Quận Đống Đa – Hà Nội, Việt Nam Điện thoại: +84-4-7754507

Fax: +84-4-7754507

E.mail: vinamarel@hn.vnn.vn; vinamarelhp@hn.vnn.vn

Website: : www.vinamarel.com.vn

Loại hình kinh doanh: thương mại, sản xuất và dịch vụ

Công ty Cơ khí - Điện - Điện tử tàu thuỷ được thành lập theo quyết định số:1047QĐ/TCCB-LĐ ngày 27 tháng 5 năm 1993 của Bộ Giao thông vận tải, quyếtđịnh đổi tên “ Xí nghiệp Thiết bị điện tử tàu thủy” thành “Công ty Thiết bị điện tửGTVT” số: 2387QĐ/TCCB-LĐ ngày 01 tháng 12 năm 1993 của Bộ GTVT vàquyết định đổi tên “Công ty Thiết bị điện tử GTVT” thành “Công ty Cơ khí Điện -Điện tử tàu thuỷ” số: 446QĐ/ TCCB- LĐ ngày 01 tháng 8 năm 2002 của Tổng công

ty công nghiệp tàu thuỷ Việt nam Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh doanhnghiệp Nhà nước số: 109541 của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội

Cơ cấu pháp lý: Công ty là Doanh nghiêp nhà nước hạch toán độc lập do Tập đoàn

Công nghiệp tàu thủy Việt Nam làm chủ sở hữu

Định hướng thị trường:

• Ngành Công nghiệp tàu thủy

• Ngành Điện lực, viễn thông

• Nhà máy Công nghiệp.

• Ngành công nghiệp và dân dụng

Hệ thống hỗ trợ:

• Dịch vụ khách hàng

• Xúc tiến kinh doanh

LĨNH VỰC KINH DOANH

Ngành nghề sản xuất kinh doanh:

 Kinh doanh thiết bị thông tin, điện tử, nghi khí hàng hải;

 Sửa chữa, phục hồi, lắp ráp sản phẩm điện tử, điện lạnh công nghiệp và dândụng;

 Lắp ráp, sửa chữa, phục hồi lắp đặt thiết bị thông tin, nghi khí hàng hải;

 Kinh doanh và lắp đặt các thiết bị: phòng chống cháy nổ, an toàn, cơ điệncông trình, các thiết bị công nghệ khác trên phương tiện giao thông vận tải và cáccông trình xây dựng;

 Kinh doanh và lắp đặt hệ thống thông tin, điện, điện tử trong các công trìnhxây dựng;

 Khảo sát thiết kế, lắp đặt các hệ thống tự động phòng chống cháy nổ, thôngtin viễn thông và cơ điện lạnh;

 Xây dựng công trình công nghiệp và dân dụng;

 Tư vấn, thiết kế, chế tạo, lắp đặt, sửa chữa, hoán cải các hệ thống, máy móc,thiết bị cơ khí, thủy lực, điện, điều khiển và tự động hóa, thông tin đo lường, antoàn, điện lạnh, vô tuyến điện, nghi khí hàng hải cho tàu thủy và các phương tiệnnổi;

 Cung cấp các thiết bị điện cao và hạ thế;

 Xây lắp các đường dây và trạm hệ thống điện lực đến 110KV;

 Tư vấn kỹ thuật, chế tạo cung cấp các loại tời, vận thăng, thang máy

 Bảng điện chiếu sáng AC/DC

 Bảng điện buồng lái AC/DC

 Bảng điện sinh hoạt

 Bảng điện nhà bếp

 Hộp điện bờ

 Hộp khởi động

 Panel nút ấn khởi động/dừng động cơ

 Tủ chỉnh lưu - nạp ắc quy

 Hộp đựng ắc quy

 Bàn điều khiển buồng máy

 Đèn hàng hải: mũi, đuôi, mạn

 Đèn trần huỳnh quang

 Đèn treo/pha/chiếu/cầm tay

 Ổ cắm / công tắc

 Cáp điện/điều khiển/thông tin

 Cáp điện

 Cáp điều khiển

 Cáp thông tin

Thiết bị vô tuyến điện

 Trạm liên lạc di động qua vệ tinh

 Hệ thống cảnh báo anh ninh tàu biển

 Hệ thống vô tuyến GMDSS

 Máy vô tuyến điện VHF/DSC

 Máy thu trực canh

 Máy vô tuyến điện cầm tay

 Máy thu bản tin thông tin an toàn hàng hải - NAVTEX Receivers

 Máy tìm kiếm và cấp cứu bằng phản sóng Radar - SART

 Máy chỉ dẫn vị trí cấp cứu bằng vô tuyến - EPIRB

 Máy thu bản Fax về thời tiết qua vệ tinh

 Máy thu bản Fax về thời tiết

Thiết bị nghi khí hàng hải

 Radar, Radar ARPA

 Máy lái tàu tự động - Autopilot

 Hệ thống định dạng tự động -AIS

 Máy thu ghi dữ liệu hành trình -VDR

 Hệ thống thông tin và hiển thị hải đồ điện tử - ECDIS

 Đồng hồ hàng hải - Marine clock

Thiết bị thông tin

 Hệ thống thông tin nội bộ

 Hệ thống truyền thanh công cộng và chỉ huy

DỊCH VỤ

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng:

 Hướng dẫn thủ tục cấp phép tần số vô tuyến điện

 Tài liệu hướng dẫn sử dụng.

Là Nhà cung cấp dịch vụ “Bảo Dưỡng Bờ thiết bị GMDSS” cho tàu đã được cơ

quan Đăng Kiểm Việt Nam (VR) chứng nhận

Một số thành tích đã đạt được:

Được cấp chứng chỉ ISO 9001: 2000

03 huy chương vàng của Vietship - Triển lãm quốc tế Công nghiệp đóng tàu

- Hàng hải và vận tải Việt Nam năm 2004, 2006 và 2008

02 cúp vàng Techmart Việt Nam của Bộ Khoa học công nghệ năm 2005 và

Năm 1994: Đổi tên Công ty

Ngày 25/12/1994, Xí nghiệp Nghiên cứu kỹ thuật thông tin GTVT được sắpxếp lại để tổ chức thành Xí nghiệp Thông tin GTVT theo Quyết định số 2998/QĐ-TCCB của Bộ trưởng Bộ GTVT

Năm 1997: Là thành viên của VINASHIN

Ngày 22/07/1997, Xí nghiệp Thông tin GTVT trực thuộc Văn phòng Bộđược chuyển giao sang Liên hiệp các Xí nghiệp cơ khí đóng tàu theo Quyết định số1314/QĐ-TCCB của Bộ trưởng Bộ GTVT

Năm 1997 ÷ 2002: Đổi tên Công ty

Ngày 29/09/1997, Xí nghiệp Thông tin GTVT được tiếp nhận và đổi tênthành Xí nghiệp Thiết bị điện tử và dịch vụ theo Quyết định số 802/QĐ-TCCB củaTổng giám đốc Liên hiệp các Xí nghiệp cơ khí đóng tàu

Ngày 07/04/1998, Xí nghiệp Thông tin GTVT được đổi tên thành Xí nghiệpthiết bị điện tử tàu thuỷ theo Quyết định số 759/QĐ-TCCB của Bộ trưởng BộGTVT

Ngày 27/05/1993, Xí nghiệp Thiết bị điện tử tàu thuỷ được thành lập, thuộcLiên hiệp Xí nghiệp đóng tàu Việt Nam theo Quyết định số 1047/QĐ-TCCB-LĐcủa Bộ trưởng Bộ GTVT

Ngày 14/06/1993, Xí nghiệp Thiết bị điện tử tàu thuỷ được đổi tên thànhCông ty Thiết bị điện tử GTVT thuộc Liên hiệp Xí nghiệp đóng tàu Việt Nam theoQuyết định số 1157/QĐ-TCCB-LĐ của Bộ trưởng Bộ GTVT.

Ngày 01/12/1993, Xí nghiệp Thiết bị điện tử tàu thuỷ được đổi tên thànhCông ty Thiết bị điện tử GTVT theo Quyết định số 2387 QĐ/TCCB - LĐ của Bộtrưởng Bộ GTVT

Năm 2002: Đổi tên thành Công ty VINAMAREL

Ngày 01/8/2002, Công ty Thiết bị điện tử GTVT được đổi tên thành Công ty

Cơ khí - Điện - Điện tử tàu thủy (VINAMAREL) theo Quyết định số TCCB-LĐ của Hội đồng quản trị Tổng công ty Công nghiệp tàu thủy Việt Nam(nay là Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt Nam - VINASHIN)

446/QĐ-Năm 2006: Đầu tư xây dựng “Nhà máy chế tạo thiết bị điện tàu thuỷ” tại LôCN6, Khu Công Nghiệp tàu thủy Lai Vu, Hải Dương

Năm 2007: Là thành viên của Tổng Công ty VINASHIN Bạch Đằng

Ngày 20/7/2007, Công ty Cơ khí - Điện - Điện tử tàu thủy là thành viênTổng công ty Công nghiệp tàu thủy Bạch Đằng theo Quyết định số 2236/QĐ-CNT-TCCB-LĐ của Hội đồng quản trị Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt Nam

2.1.2 Đánh giá kết quả hoạt động của công ty

2.1.2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 2006 – 2009

Trong các năm gần đây, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có nhiềubiến động lúc tăng lúc giảm Năm 2006 doanh nghiệp làm ăn có lãi Đến 2007 hoạtđộng sản xuất kinh doanh của công ty tiếp tục tăng về sản lượng, doanh thu và lợinhuận; so với năm 2006 giá trị tổng sản lượng và doanh thu cũng như lợi nhuận đềutăng ( giá trị sản lượng tăng 38.83%, doanh thu tăng 19.94%, lợi nhuận sau thuếtăng 1,37%) Tuy nhiên, đến năm 2008 thì tình hình kinh doanh của công ty giảmtrầm trọng Không những giảm so với 2007, mà doanh nghiệp còn bị lỗ, lợi nhuậnsau thuế bị âm tới 5 845 000 000 VNĐ; và đến năm 2009 tuy tình hình có khởi sắchơn một chút nhưng doanh nghiệp vẫn chưa bù lỗ được của năm 2008, lợi nhuậnsau thuế vẫn bị âm 2000 000 000 VNĐ Có thể lý giải rằng do tình hình khủnghoảng kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đã kéo dài từ cuối năm 2008đến 2009 và đến khoảng cuối 2009 mới dần ổn định đã làm ảnh hưởng không nhỏđến công ty Trước tác động của tình hình trên, cùng với đó là thị trường tiêu thụcủa công ty đang gặp khó khăn đồng thời có nhiều công tác về quản lý đang còn gặpnhiều vấn đề, bộ máy quản lý còn cồng kềnh và còn tình trạng lãng phí về nhân

công cũng như các hoạt động của QTNL chưa thực sự đạt hiệu quả nên đã dẫn tớitình trạng trên.

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Đơn vị tính: triệu VNĐ

Thực hiện

So với 2006

Thực hiện

So với 2007

(Nguồn: phòng Tài chính – Kế toán của công ty Vinamarel năm 2009)

2.1.2.2 Hiệu quả sử dụng lao động của công ty

 Quy mô, cơ cấu của công ty

Lực lượng lao động của công ty giảm dần qua các năm ,năm 2008 công ty

có số lao động là 202 người, giảm 3 người so với năm 2007, tương ứng với tốc độgiảm 1.46% Đến năm 2009 lao động của công ty tiếp tục giảm 67 người còn 135người tương ứng với tốc độ giảm là 33.17% Đây là tốc độ giảm tương đối lớn

Theo cơ cấu giới tính thì lao động nữ của công ty qua các năm chiếm 43%,

42%, 37%, đây là một tỷ lệ hợp lý phù hợp với lĩnh vực kinh doanh chính của công

ty cơ khí – điện – điện tử Lao động nam chiếm lớn hơn lao động nữ đáp ứng yêucầu công việc của công ty đòi hỏi sức khoẻ, kỹ thuật và phải di chuyển nhiều về nơilàm việc

Theo chức năng lao động trực tiếp và gián tiếp của công ty qua năm 2007 và

2008 thì tỷ lệ lao động gián tiếp thấp hơn (năm 2007 tỷ lệ gián tiếp và trực tiếp là38.05% và 61.95%, năm 2008 tỷ lệ này là: 37.13% và 62.87% ), nhưng đến năm

2009 tỷ lệ lao động trực tiếp lại thấp hơn gián tiếp( tỷ lệ lao động gián tiếp và trựctiếp năm 2009 là: 50.37% và 49.63%), có thể do chế độ của công ty khiến nguồnnhân lực này phải giảm hoặc do chính sách cắt giảm biên chế của công ty

Theo trình độ chuyên môn thì số lượng lao động ở trình độ trên đại học và

đại học chiếm tỷ lệ tương đối cao ( Năm 2007: 32.2 %, năm 2008:31.68%, năm2009: 42.22 %) Tuy nhiên về mặt số lượng thì số lượng lao động này lại giảm qua

các năm( năm 2008 giảm 2 người so với 2007, năm 2009 giảm 7 người )Lao độngcông kỹ thuật cũng chiếm tỷ lệ khá lớn, khoảng 39% trong tổng số lao động

Có thể đánh giá rằng mức độ hài lòng của nhân viên với công việc là khôngđược cao, bởi tỷ lệ nghỉ việc qua các năm có xu hướng ngày càng gia tăng Có thể

có nhiều nguyên nhân dẫn đến từng trạng này nhưng nguyên nhân cơ bản vẫn làlương thưởng

Bảng 2.2 Qui mô cơ cấu lao động của Tổng công ty Năm

Chỉ tiêu

Số lượng(người)

Tỷ trọng(%)

Số lượng(người)

Tỷ trọng(%)

Số lượng(người)

Tỷ trọng(%)

Theo giới tính

- Nữ

- Nam

43162

20.9779.03

42160

20.7979.21

3798

27.4172.59

Theo chức năng

- Lao động trực tiếp

- Lao động gián tiếp

12778

61.9538.05

12775

62.8737.13

6768

49.6350.37

Theo trình độ

2.9329.2710.7314.1440.492.44

6582129835

2.9728.7110.414.3541.092.48

5521214493

3.738.528.8910.3736.32.22

(Nguồn: phòng Tổ chức – Hành chính năm 2009)

Bảng 2.3 Quĩ lương thu nhập của lao động

STT Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2007 Năm 2008 Năm

(Nguồn: phòng Tổ chức – Hành chính Năm 2009)

Doanh thu của công ty giảm mạnh qua các năm, điều này đã khiến cho thunhập của người lao động cũng bị giảm qua các năm làm ảnh hưởng đến đời sốngngười lao động Mức lương bình quân của người lao động 2.241 triệu/tháng/người.Năm 2008 mức thu nhập giảm 0.2% so với năm 2007, năm 2009 giảm tới 10% sovới năm 2008 Do tác động của khủng hoảng kinh tế, khiến cho công ty làm ănkhông có lãi, cùng với tốc độ tăng trưởng trong cả nước, mặc dù tiền lương cơ bản

đã được nhà nước điều chỉnh tăng dần trong khi đó tiền lương bình quân của công

ty Vinamarel lại giảm dần Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý của người laođộng bởi suy cho cùng họ đi làm cũng là để có thu nhập đảm bảo cuộc sống, dẫnđến thái độ làm việc không nhiệt tình và làm ảnh hưởng đến hiệu quả lao động Cụthể năng suất lao động giảm dần qua các năm; năm 2008 giảm 5.02% so với năm

2007 (tương ứng là 10.41 trđ/người/năm), năm 2009 giảm 3% so với năm2008(tương ứng là 5.71 trđ/năm/người) Do đó mà ảnh hưởng đến kết quả sản xuấtkinh doanh

2.1.3 Các nhân tố và đặc điểm của công ty ảnh hưởng đến phân tích công việc

2.1.3.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến phân tích công việc

Như đã phân tích ở trên chương trình PTCV có thể thành công hay khôngphụ thuộc rất lớn và quan điểm nhận thức, trình độ năng lực, thái độ hành vi của cácbên liên quan: lãnh đạo, người quản lý trực tiếp, cán bộ nhân sự, người thực hiệncông việc Quan điểm của các bên liên quan tại công ty Vinamarel như sau:

 Quan điểm của lãnh đạo: Ban giám đốc cũng đã nhận thức được vai trò

của các hoạt động QTNL nói chung cũng như hoạt động PTCV Ban giám đốc cũng

đã hết sức tạo điều kiện để phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành hoạt động này.Tuy nhiên, Ban giám đốc cũng không thường xuyên kiểm tra các vấn đề về PTCVcho lắm cho nên có nhiều sự đổi mới ở môi trường bên ngoài mà Ban giám đốc

chưa kịp cập nhập và chỉ đạo cho cấp dưới Đây cũng là một trong những nguyênnhân khiến chương trình PTCV của công ty còn nhiều thiếu sót.

 Người quản lý trực tiếp: Sự ảnh hưởng của người quản lý trực tiếp thể

hiện trên ba phương diện bởi họ là một kênh cung cấp thông tin PTCV, đồng thờicũng là một kênh thẩm định độ chính xác của thông tin do người THCV cung cấp

Họ cũng chính là những người áp dụng các văn bản kết quả PTCV váo trong côngtác quản lý của mình Trên thực tế, tại công ty Vinamarel cán bộ quản lý trực tiếpcho rằng PTCV là công việc chỉ riêng của phòng nhân sự, họ không mấy quan tâmđến vấn đề này và thường chỉ cung cấp thông tin cho phòng nhân sự theo phiếu mô

tả nhiệm vụ mà thôi Điều này có thể dẫn đến việc cung cấp thông tin sẽ còn nhiềuthiếu sót và rất chung chung vì thái độ của họ

 Cán bộ nhân sự: Có thể nói rằng chương trình PTCV sẽ không thể thành

công nếu thiếu cán bộ nhân sự có năng lực kiến thức chuyên môn về PTCV Tạicông ty Vinamarel, các cán bộ phòng tổ chức hành chính đều làm việc rất nhiệt tình

và có trách nhiệm, họ cũng đều nhận thức rất rõ về mục đích, vai trò quan trọng củaPTCV, từ đó đã tiến hành chương trình PTCV cho hầu hết các chức danh tại công

ty Tuy nhiên, do chưa được đào tạo nghiệp vụ chuyên môn PTCV một cách chínhquy và bài bản nên việc tiến hành xây dựng chương trình còn rất đơn giản điều nàykhiến cho các văn bản kết quả PTCV của công ty chưa có đầy đủ và nội dung vẫncòn sơ sài

 Người thực hiện công việc: Là người trực tiếp cung cấp thông tin về công

việc của họ đang làm để xây dựng các văn bản của PTCV Trên thực tế, tạiVinamarel có nhiều người họ vẫn chưa nắm được PTCV là hoạt động gì? Điều nàychứng tỏ thiếu từ phòng tổ chức hành chính và người lãnh đạo trực tiếp đã khôngphổ biến rõ cho nhân viên Nguyên nhân này dẫn đến việc thiếu sự hợp tác củangười thực hiện công việc như vậy ảnh hưởng rất lớn đến việc cung cấp thông tincho PTCV cũng như ảnh hưởng đến thái độ làm việc của người THCV

2.1.3.2 Những đặc điểm của công ty ảnh hưởng tới phân tích công việc

 Đặc điểm cơ cấu tổ chức

Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận:

 Giám đốc: Phụ trách chung, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng

ngày, là người đại diện theo pháp luật của công ty, có nhiệm vụ tổ chức thực hiệncác quyết định của HĐQT, tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh và

phương án đầu tư của công ty Thường xuyên báo cáo hội đồng quản trị tình hình,kết quả sản xuất của công ty.

 Phó giám đốc: Có nhiệm vụ hỗ trợ các công việc cho giám đốc Thực hiện

nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong từng hoạt động sản xuất kinh doanh: kinh

tế, kỹ thuật, thi công, công tác tổ chức…

 Phòng Tổ chức Hành chính: Được thành lập theo quyết định số: 149QĐ/

TCCB- LĐ ngày 28 tháng 5 năm 2001 của đốc Công ty Thực hiện chức nưng thammưu giúp việc cho lãnh đạo công ty về công tác tổ chức, bố trí cán bộ, công tác laođộng, công tác tuyển dụng, đào tạo, tiền lương, thưởng, giải quyết các chế độ chínhsách cho người lao động, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân

sự, theo dõi công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu tố, khiếu nại, thựchiện công tác an ninh, bảo vệ chính trị nội bộ công ty Do trong đê tài tiến hànhphân tích thí điểm hai vị trí trưởng phòng và phó trưởng phòng hành chính nên tacần sử dụng sơ đồ tổ chức của phòng Tổ chức – Hành chính để hiểu rõ những vị trícông việc, các mối quan hệ được thực hiện

Sơ đồ 2.1: sơ đồ tổ chức phòng Tổ chức – Hành chính

Phó trưởng phòng Trưởng phòng

Văn thư

lưu trữ

Lao động tiền

Quản trị văn phòng

Có thể nói, trước khi nghiên cứu chương trình PTCV tại một công ty, ta cầnphải nghiên cứu sơ đồ cơ cấu tổ chức tại công ty đó Bởi sơ đồ cơ cấu tổ chức có thểcho ta thấy vị trí các công việc và mối quan hệ báo cáo giữa chúng với nhau.

Nhìn vào sơ đồ CCTC của công ty Vinamarel ta thấy: công ty có nhiều vănphòng cũng như cũng có nhiều công việc và vị trí các công việc, từ đó có thể thấycác nhóm công việc tương tự nhau sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí phân tíchcông việc

Mô hình CCTC của công ty là mô hình cơ cấu trực tuyến – chức năng từ đó chothấy mối quan hệ báo cáo giữa các chức vụ với nhau Cụ thể như: các phó giám đốcđều phải báo cáo cho giám đốc Bộ phận áp dụng ISO thì báo cáo cho Phó giám đốcphụ trách nội dung chính Các trung tâm, phòng KCS GMDSS và ban quản lý dự ánbáo cáo trực tiếp cho Phó giám đốc phụ trách khoa học kỹ thuật và Phó giám đốcphụ trách sản xuất Các xí nghiệp, chi nhánh thì báo cáo trực tiếp cho Giám đốc.Đây là nội dung quan trọng trong PTCV để xây dựng bản mô tả công việc

Giám đốc công ty

(Phụ trách chung)

Phó giám đốc phụ trách nội dung chính

Phó giám đốc phụ trách khoa học kỹ thuật

Phó giám đốc phụ trách sản xuất

Xưởng sản xuất tủ bảng điện

Trung tâm cơ điện lạnh

Trung tâm TVLĐ điện tử

hàng hải

Trung tâm thiết

kế khoa học công nghệ

Phòng

kế hoạch điều độ

Phòng tài chính

kế toán

Phòng KCSG MDSS

Ban Quản

lý dự

án

Trung Tâm điều khiển

tự động hoá

Trung tâm điện lực viễn Thông

XN chế tạo thiết bị tàu thuỷ

XN cơ khí hoá chât

Chi nhánh phía nam

Chi nhánh vũng Tàu

Chi nhánh Miền Trung

Văn phòng HP

Sơ đồ 2.2 – Sơ đồ CCTC của công ty Vinamarel

(Nguồn: Phòng TC – HC công ty Vinamarel Năm

2009)

2.2 Đánh giá thực trạng phân tích công việc tại công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy

2.2.1 Quy trình phân tích công việc và trách nhiệm của các bộ phận liên quan

2.2.1.1 Quy trình phân tích công việc

Bước 1: Lựa chọn các công việc cần phân tích

Hầu hết các công việc thuộc bộ phận áp dụng ISO đều được lựa chọn đểphân tích, còn các bộ phận khác vẫn chưa được quan tâm nhiều Điều này cho thấynhận thức của ban lãnh đạo vẫn chưa thật sự đúng đắn bởi tất cả các công việc đềucần được phân tích một cách cụ thể, có như vậy mới đạt hiệu quả trong công việc vàkinh doanh

Bước 2: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

Phòng Tổ chức – Hành chính đưa mẫu phiếu mô tả nhiệm vụ (Phụ lục 2.1)

đã được quy định trong hệ thống quản lý ISO 9001 : 2000 cho người quản lý các bộphận và quản đốc phân xưởng Những người này sẽ điền các thông tin cần thiết vềcông việc của mình vào mẫu phiếu đã được đưa sẵn

Như vậy công ty mới chỉ sử dụng phương pháp bản câu hỏi để thu thập thôngtin Do đó thông tin sẽ không đầy đủ và chi tiết Bởi với phương pháp này sẽ cónhững câu trả lời thiếu trung thực và không chính xác Mặt khác mẫu phiếu mô tảnhiệm vụ mà công ty sử dụng thì hoàn toàn sử dụng câu hỏi mở với mục đích liệt

kê, như vậy với phương pháp mà công ty sử dụng không đa dạng làm ảnh hưởngđến thông tin thu thập sẽ không đầy đủ, chi tiết

Mặc dù phương pháp bản câu hỏi là phương pháp sử dụng phổ biến nhất để thu thậpthông tin, tuy nhiên có nhiều thông tin trong bản hỏi sẽ không thu thập được màphải dùng kết hợp các phương pháp khác là phương pháp quan sát và phỏng vấn

Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin

Các thông tin mà doanh nghiệp tiến hành chủ yếu là các thông tin về:tráchnhiệm, quyền hạn, báo cáo, thay thế khi vắng mặt, yêu cầu về năng lực, quan hệcông tác Đây là các thông tin cần thu thập được ghi trong phiếu mô tả nhiệm vụ.Như vậy có thể thấy rằng, việc tiến hành thu thập thông tin của công ty là hết sứcđơn giản và không linh hoạt Có rất nhiều thông tin chi tiết cần thu thập mà công ty

đã bỏ qua như các thông tin về điều kiện làm việc, nhận diện công việc, tiêu chuẩn

để thực hiện công việc… đây khiến là nguyên nhân dẫn đến các văn bản kết quảPTCV của công ty còn nhiều thiếu sót chưa đầy đủ

Bước 4: Xử lý các thông tin thu thập được