Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nghiệp vụ bưu phẩm bưu kiện

Chấp nhận bưu phẩm thường trong nước: - Khách hàng đến bưu điện gửi bưu phẩm thường dưới 20gr thì giao dịch viênhướng dẫn khách hàng tự gián tem bỏ vào thùng thư trước cửa, đối với bưu p

SỞ GIÁO DỤC - ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN SÀI GÒN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

-o0o -BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH: KHAI THÁC BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

Chuyên đề:

NGHIỆP VỤ BƯU PHẨM BƯU KIỆN

TP HCM, Năm 2010

SỞ GIÁO DỤC - ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN SÀI GÒN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

-o0o -BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH: KHAI THÁC BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

Chuyên đề:

NGHIỆP VỤ BƯU PHẨM BƯU KIỆN

Th c t p t i ự ậ ạ đơn vị: Bưu điện Quận 10

GVPT: CN Lê Văn Sáng

HSTH: Nguyễn Thanh Huỳnh Như

MSHS: BC 11050056

Lớp: BC1105A (2008-2010)

TP HCM, Năm 2010

Chương 1: GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ ĐỊA PHƯƠNG VÀ BƯU ĐIỆN QUẬN 10

I GIỚI THIỆU VỀ BƯU ĐIỆN TRUNG TÂM CHỢ LỚN

Bưu điện Trung Tâm Chợ Lớn là đơn vị trực thuộc, hoạch toán phụ thuộc vào bưu điện TP Hồ Chí Minh BĐTT Chợ Lớn có tư cách pháp nhân theo phân cấp và có dấu riêng

Hiện nay đơn vị tổ chức sản xuất kinh doanh trong điều kiện tiếp tục thực hiện theo mô hình mới (phương án tách hai lĩnh vực Bưu Chính Viễn Thông tại BưuĐiện TP Hồ Chí Minh)

Bưu điện TT Chợ Lớn tổ chức quản lý, khai thác, kinh doanh các dịch vụ Bưu Chính Viễn Thông, PHBC, quản lý và phát triển mạng bưu cục và đại lý bưu điện

Địa bàn hoạt động của Bưu điện TT Chợ Lớn gồm Quận: 5, 6, 8, 10 và 11.Hiện nay trên toàn mạng lưới của đơn vị có 40 bưu điện trực thuộc

Về chỉ tiêu doanh thu: kế hoạch bưu điện thành phố giao năm 2009 là 245 tỷ

150 triệu đồng

Mô hình tổ chức của Bưu điện Trung Tâm Chợ Lớn

1 Ban giám đốc: gồm 1 GĐ 1 PGĐ

Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm trước GĐ bưu điện Thành phố về tất cả chức năng hoạt động và nhiệm vụ cụ thể của đơn vị

Phó giám đốc: Chịu trách nhiệm kinh doanh: chịu trách nhiệm giải quyết, điều hành sản xuất kinh doanh tại đơn vị, theo dõi tình hình chất lượng của đơn vị

2 Các phòng ban chức năng:

♦ Phòng tổng hợp: Có trách nhiệm quản lý và đề xuất điều chỉnh sản xuất của đơn vị:

+ Tổ chức thực hiện công tác đào tạo quản lý, sử dụng đội ngũ lao động của đơn vị.

+ Tổ chức quản lý và thực hiện công tác lao động và tiền lương, bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ và công tác bảo vệ an toàn cơ quan đơn vị

+ Tổ chức phục vụ trên các lĩnh vực văn thư lưu trữ, hành chính quản trị, phương tiện vận chuyển và chăm sóc sức khỏe CB-CNV

+ Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, cung cấp vật tư, tài sản phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị

♦ Phòng kinh doanh nghiệp vụ:

+ Tổ chức quản lý, khai thác và phát triển các dịch vụ BCVT

+ Phát triển kinh doanh đa dịch vụ

♦ Phòng tài chính kế toán thống kê:

+ Trực tiếp thực hiện và chịu trách nhiệm vấn đề thu chi nộp thủ quỹ giữa các đơn vị trực thuộc và ngân hàng, chi theo lệnh của giám đốc để phục vụ sản xuất kinh doanh

+ Làm tham mưu giúp việc cho Ban Giám Đốc để tiến hành, chỉ đạo điều hành sản xuất, quản lý sản xuất, quản lý kinh tế trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị

II VỊ TRÍ ĐỊA LÝ, KINH TẾ, VĂN HÓA CỦA ĐỊA PHƯƠNG

+ Công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp

+ Thương mại dịch vụ.

+ Xuất khẩu và nhập khẩu

3 Văn hóa, xã hội:

- Chính trị: Tình hình chính trị Quận 10 tương đối ổn định vấn đề an toàn trậttự xã hội được đảm bảo người dân có được cuộc sống yên bình an cư lạc nghiệp

- Văn hóa: Có nhiều công trình thiết kế văn hóa như: Nhà hát Hòa Bình, trung tâm văn hóa, nhà thiếu nhi, công viên Kỳ Hòa, công viên văn hóa Lê Thị Riêng và các tụ điểm văn hóa phục vụ rộng rãi nhu cầu vui chơi giải trí,… Ngoài ra còn có các địa điểm di tích lịch sử (Nhà truyền thống, bia Vườn Lài, hầm chứa vũ khí bí mật, đình Chí Hòa)

III GIỚI THIỆU VỀ BƯU ĐIỆN QUẬN 10

Bưu điện Quận 10 trực thuộc Bưu điện TT Chợ Lớn, được thành lập sau năm

1975 Bưu điện Quận 10 với đội ngũ cán bộ công nhân đã được đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ Đa số là giao dịch viên có kinh nghiệm trong nghề, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao Đặc biệt có đội ngũ giao dịch sẵn sàng nhận hàng tại nhà khi có yêu cầu Doanh thu bưu điện Quận 10 được giao là 5.178.000.000đ Thực hiện 6 tháng đầu năm 2009 là 43,49% doanh thu

1 Vị trí Bưu điện Quận 10 nằm tại bung binh Cây Gõ:

Là nút giao thông công cộng của cửa ngõ các tỉnh miền Tây, nằm ở khu dân

cư đông đúc nên rất thuận tiện cho khách hàng sử dụng dịch vụ bưu điện

2 Mặt bằng, trang thiết bị:

Bưu điện Quận 10 là nơi giao dịch trực tiếp với khách hàng, là khâu đầu tiêncũng là khâu cuối cùng Trong quá trình sản xuất nên được trang bị khang trang, thoáng mát bằng cách lắp đặt cửa kiếng cách âm, trang bị máy lạnh tạo không khí thoáng mát cho khách hàng, và đầy đủ trang thiết bị hiện đại phục vụ cho việc nhận gửi được nhanh chóng, thuận lợi như: máy fax, máy vi tính cân điện tử, máy

in tem và các biểu mẫu hướng dẫn khách hàng, thùng thư tại giao dịch và có hầu hết các dịch vụ bưu chính viễn thông như:

+ PHBC - điện thoại nội hạt - liên tỉnh - quốc tế

+ Các dịch vụ thu hộ, bán vé máy bay, bảo hiểm, previor

+ Thu cước điện thoại, fax

+ Tiết kiệm bưu điện

+ Trả chuyển tiền nhanh - phát hành chuyển tiền, điện hoa

+ Bưu phẩm - chuyển phát nhanh trong và ngoài nước

+ Tem thư, bưu phẩm ghi số trong và ngoài nước

+ Nhận - trả bưu kiện trong và ngoài nước

* Ghisê khai thác:

Nhận bưu kiện trong nước và ngoài nước phát bưu phẩm bưu kiện trong và ngoài nước

* Ghisê tem:

Tem trong và ngoài nước bán tem thư, phong bì, bưu phẩm EMS trong và ngoài nước, Vexpress, ghi số trong và ngoài nước, dịch vụ UPS nước ngoài

* Ghisê ngân vụ:

Phát hành, trả TCT, điện hoa, trả MP1, trả WESTERN UNION

* Ghisê dịch vụ:

Tiết kiệm bưu điện và phát hành báo chí, bán vé máy bay, bảo hiểm xe, bánthẻ sim

* Ghisê điện thoại đường dài và quốc tế cộng cộng và nội hạt:

Thu cước điện thoại Vinaphone, Mobiphone, Cityphone, điện thoại cố định

3 Nhân sự: Có 20 cán bộ công nhân viên gồm: 1 trưởng bưu cục, 1 phó bưu cục, 18 giao dịch viên

4 Phân công ca kíp:

- Trưởng bưu cục và phó bưu cục làm giờ hành chính (từ 7 giờ 30 đến 12 giờ 30; 13 giờ đến 16 giờ 30) Còn lại chia làm 2 ca:

+ Ca 1: từ 7 giờ đến 13 giờ 30

+ Ca 2: từ 13 giờ 30 đến 20 giờ

- Mỗi ca làm việc 1 trưởng ca và 6 giao dịch viên

- Các giao dịch viên được phân ca xoay vòng đi hết cả các khâu, mỗi tháng đổi một lần

5 Cách bàn giao ca:

Cuối ca, trước giờ giao ca 15 phút, GDV hoàn tất tất cả các công việc để bàngiao ca như: ấn phẩm phong bì, quỹ trong các ấn phẩm, bưu kiện, các TCT, CTN, MP1, còn lại tại giao dịch và đối chiếu các sổ sách liên quan

Vào sổ giao ca (mỗi khâu một sổ giao ca) các khoản thu chi phát sinh trong

ca, kiểm tra lại tiền mặt, cân đối sổ sách kế toán

Khi giao ca phải có mặt cả hai bên giao và nhận ca, 2 bên tự đối kiểm với nhau và ký tên giao nhận trên sổ giao nhận ca Nếu có sai sót thì hai bên cùng xử lý Không có mặt KSV trong việc bàn giao ca

Sau khi giao nhận ca xong, tất cả tiền doanh thu của các khâu khác được vàosổ sách và nộp tiền cho thủ quỹ để vào sổ theo dõi doanh thu đơn vị

Chương 2: KHẢO SÁT THỰC TẾ KHAI THÁC BƯU PHẨM BƯU KIỆN

I TẠI BỘ PHẬN GIAO DỊCH

Giao dịch là khâu đầu tiên trong quy trình sản xuất, đồng thời cũng là khâu trực tiếp tiếp xúc với khách hàng Đây cũng là bộ mặt của bưu điện, vì vậy nhân viên khi làm việc phải có thái độ văn minh, lịch sự, tận tình phục vụ khách hàng Bên cạnh đó việc phân công ca kíp làm việc, giờ giấc đóng mở cửu bưu cục cũng hết sức quan trọng

Giờ mở cửu bưu cục được bắt đầu từ 7h00 đến 20h00

- Ca thứ nhất: từ 7h00 đến 13h30

- Ca thứ hai: từ 13h30 đến 20h00

♣ Giới thiệu về chương trình NetPost:

+ Đây là một phần mềm đã được lập trình sẵn để hỗ trợ cho tất cả các công việc ở bộ phận giao dịch cũng như bộ phận khai thác bưu phẩm bưu kiện

+ GDV chỉ việc nhập tất cả các thông tin của khách hàng vào máy vi tính cho ra lệnh in máy sẽ tự động cập nhật và cho in ra tất cả các thông tin mà GDV cần (in BK1, BD1, VE1, BC07, BC01, BC16…)

+ Ở bộ phận khai thác, chương trình hỗ trợ đắc lực cho việc đóng chuyến thư Nhân viên khai thác chỉ việc ra lệnh đóng chuyến thư sau đó ra lệnh in

Chương trình sẽ tự động cập nhật và cho in ra các phiếu chuyển (BK3, BD3, E2, VE2, HQ01…)

+ Khi khai thác chuyến thư nhân viên khai thác chỉ việc nhập tất cả các thông tin về bưu phẩm bưu kiện, sau đó cho ra lệnh in BC10 Chương trình sẽ tự động cập nhật và cho ra đầy đủ các thông tin về bưu phẩm bưu kiện mới nhận về

+ Chương trình còn hỗ trợ đắc lực về các thông tin khi khách hàng có yêu cầu tìm kiếm thông tin về bưu phẩm bưu kiện đã đến bưu cục mình chưa Cũng nhưtrong việc phát bưu phẩm bưu kiện

1 Chấp nhận bưu phẩm thường

1.1 Chấp nhận bưu phẩm thường trong nước:

- Khách hàng đến bưu điện gửi bưu phẩm thường dưới 20gr thì giao dịch viênhướng dẫn khách hàng tự gián tem bỏ vào thùng thư trước cửa, đối với bưu phẩm lớn hơn 20gr thì dán tem hoặc in cước thay tem trên bưu phẩm

- GDV giữ lại tại ghi sê để chuẩn bị khai thác

- Các cơ quan, công ty gửi bưu phẩm với số lượng nhiều GDV sẽ quay tem máy in cước thay tem lên bưu phẩm để tiết kiệm thời gian cho việc gián và hủy tem

1.2 Đối với thư nước ngoài:

Khi khách hàng đến bưu điện gửi đi nước ngoài GDV tiến hành chấp nhận như sau:

+ GDV sẽ hỏi khách hàng gửi đi đâu?

+ Xem họ tên, địa chỉ người gửi và người nhận đầy đủ đúng nguyên tắc không, thư phải được đóng kín dán kín

+ Xác định người nhận ở vùng cước nào

+ Cân bưu phẩm, tính cước, báo giá cho khách hàng

+ Thu tiền khách hàng

+ Quay tem máy in cước thay tem Nếu bưu phẩm có kích cỡ lớn thì giao dịch viên không trả lại cho khách hàng để bỏ vào thùng thư mà giữ lại để giao cho bộ phận khai thác chuyển đi

- Trường hợp khách hàng đến gửi đi nước ngoài có yêu cầu đổi phiếu trả lời quốc tế CN01, GDV làm công việc như sau:

+ Kiểm tra CN01 có hợp lệ và còn thời hạn sử dụng không?

+ Khi CN01 đã hợp lệ, GDV cân thư, tính cước (tính tổng cước khách hàng gửi trừ đi tổng tiền khách hàng đưa CN01) báo cho khách hàng biết để khách hàng đưa thêm tiền hay GDV thối lại thành tem hay bì thư cho khách hàng.

+ Trao bưu phẩm cho khách hàng bỏ vào thùng thư

+ Đóng dấu nhật ấn vào ô 3 của CN01

+ Lưu lại để kế toán ghi cuối ngày

1.3 Chấp nhận công văm ghi nợ của các cơ quan đơn vị có ký hợp đồng với Bưu điện TT Chợ Lớn:

Khi gởi các cơ quan đơn vị mang theo sổ để GDV ký nhận số lượng trên sổ Khi nhận gửi GDV tiến hành các bước sau:

- Kiểm tra gói bọc, họ tên, địa chỉ của người gửi và người nhận

- Đếm số lượng và ký tên trên sổ của đơn vị có công văn ghi nợ

- Cân bưu phẩm và tính cước

- Quay tem máy vào bưu phẩm

- Ghi số lượng và số tiền vào sổ theo dõi công văn ghi nợ để cuối tháng thanh toán, trình công văn ghi nợ với các cơ quan ghi đơn vị

Sổ theo dõi công văn ghi nợ là 1 cuốn tập có mẫu như sau:

- Sau đó giao sang bộ phận khai thác để vào sổ theo dõi công văn ghi nợ củakhai thác để đóng đi

- Cuối ngày hai bên sẽ đối chiếu để khớp số lượng

2 Chấp nhận ghi số trong nước và ngoài nước

2.1 Trong nước: Quy trình chấp nhận BPGS như sau:

- Khi khách hàng đến GDV sẻ hỏi khách hàng gửi đi đâu, nội dung của hànghóa là gì?

- Kiểm tra nội dung bưu phẩm xe có đúng quy định không?

- Cung cấp nhãn ghi địa chỉ người nhận đã in sẵn cho khách hàng điền vào

- Kiểm tra lại địa chỉ người nhận và người gửi có đầy đủ và chính xác không.

- Nếu là gói nhỏ GDV sẽ tiến hành gói bọc lại cho khách hàng bằng dây buộc kẹp chỉ hoặc dây đai

- Dán nhãn R (BĐ2) đóng dấu ngang bưu cục, nhãn BĐ2 phải liên tục, nhãn được dán góc trái (dưới họ tên người gửi)

- Nhập số hiệu BĐ2 tên địa chỉ người gửi, người nhận vào máy vi tính, cân, báo cước cho khách hàng (tối đa là 2kg) giá cước bao gồm: cước chính, cước dịch vụ đặc biệt (nếu có)

- In BD1 đưa khách hàng ký tên

- GDV thu tiền cước cấp liên hai cho khách hàng hoặc hóa đơn nếu khách hàng yêu cầu

- Dán tem theo giá cước hoặc quay tem máy, ghi loại bưu phẩm (là “T” nếu là thư, “G” nếu là gói nhỏ) và trọng lượng lên bưu phẩm

2.2 Ngoài nước: Quy trình nhận gửi bưu phẩm ghi số nước ngoài tương tự như trong nước

- Trường hợp là gói nhỏ thì kiểm tra nội dung hàng hóa có thuộc hàng cấm gửi không Tất cả hàng hóa phải có xuất xứ có tem mác đầy đủ

- Đưa giấy kê khai hàng xuất khẩu cho khách hàng kê, nếu nội dung thuộc (chất bột, chất lỏng, đồ điện, đồ điện tử) thì đưa tờ khai BP, BK đường hàng không,tờ cam kết, CN22, hướng dẫn người gửi ghi đầy đủ chính xác

- Bưu phẩm đi ITALYA, UZBEKISTAN, RUSSIA, JAPAN ngoài CN22 còn phải có nhãn CN23

- Sau khi khách hàng kê khai xong kiểm tra số lượng có đúng thực tế không sau đó đóng gói lại cho khách hàng

2.3 Chấp nhận bưu phẩm ghi số lượng nhiều:

- Xem lại cách gói, kích thước, khối lượng, họ tên người gửi, người nhận có đầy đủ đúng quy định không?

- Dán nhãn BD2 lên từng bưu phẩm

- Nhập tên địa chỉ khách hàng vào máy, cân trọng lượng, cước phí

- In BC16 thành hai liên Thu tiền cấp 1 liên BC16 cho khách hàng

- Nếu là ghi nợ thì GDV phải kiểm tra số lượng, cách gói bọc khối lượng sau đó ký nhận trên sổ ghi nợ của công ty cũng như sổ theo dõi công văn ghi nợ

- Ghi trọng lượng, quay tem máy hoặc dán tem lên từng bưu phẩm

3 Chấp nhận VEXPRESS (chỉ sử dụng trong nước):

- Khi khách hàng tới yêu cầu gửi bưu phẩm, GDV hỏi khách hàng gửi đi đâu,gửi nhanh hay gửi thường

- Kiểm tra xem hàng hóa có thuộc dạng cấm gửi hay không?

- Khách hàng yêu cầu gửi nhanh thì xem danh bạ nếu thuộc những tỉnh có nhận Vexpress thì cấp phòng bì Vexpress cho khách hàng ghi họ tên địa chỉ người nhận, người gửi

- Những tỉnh có nhận Vexpress: Bến Tre, Bình Dương, Bình Thuận, BR Vũng Tàu, Bình Định, Cần Thơ, Đà Nẵng, ĐakLak, Đồng Nai, Gia Lai, Hà Nội, Huế, Khánh Hòa, Lâm Đồng, Long An, Ninh Thuận, Phú Yên, Quảng Nam, QuảngNgãi, TP Hồ Chí Minh

- Hướng dẫn người gửi dán phong bì lại nếu là gói nhỏ thì GDV phải gói buộc liêm chì hoặc đai lại

- Trường hợp hàng hóa thuộc loại bột, lỏng, điện, đồ điện khách hàng phải mang theo giấy CMND để kê khai hàng hóa

- Gõ tên địa chỉ người gửi, người nhận vào máy vi tính, cân tính cước (xử lý dịch vụ đặc biệt nếu có) báo cho khách hàng biết

- In Vexpress (BC07, BC01 nếu có) đưa cho người gửi ký tên và ghi chú xử lý khi không phát được.

- Thu tiền cấp VE1 liên 3 cho khách hàng

- Ghi số hiệu phát hành, khối lượng, số tiền lên bì phong bì

- Lưu liên 1 tại bưu cục và liên 2 gim cùng bưu phẩm (BC07 nếu có) giao cho bộ phận khai thác đóng đi

- Nếu là ghi nợ thì chọn “ghi nợ” nhập thêm địa chỉ người nhận và xử lý tương tự như Vexpress bình thường

4 Chấp nhận EMS:

- Hỏi người nhận gửi đi đâu, nhanh hay thường Khách hàng yêu cầu gửi nhanh thì kiểm tra xem nội dung vật phẩm hàng hóa có thuộc loại cấm gửi hay không?

- Các tỉnh trong cả nước đều có nhận EMS nhưng thường thì các tỉnh đã nhậnVexpress thì GDV không nhận EMS nữa

4.1 EMS trong nước:

- Nếu nội dung và thư từ, giấy tờ, tài liệu thì GDV thực hiện các bước sau:

- Cấp phong bì EMS hướng dẫn người gửi điền đầy đủ thông tin người gửi người nhận lên phong bì

- Nếu là gói thì GDV gói buộc kẹp chì hoặc đai lại kèm theo phong bì E1

- Trường hợp hàng hóa thuộc loại bột, lỏng, điện, đồ điện khách hàng phải mang theo giấy CMND để kê khai hàng không

- Nhập máy vi tính họ tên, địa chỉ, cân, nhập khối lượng, báo cước cho kháchhàng biết cước gồm (cước chính + dịch vụ đặc biệt nếu có)

- Nếu bưu gửi có yêu cầu báo phát thì phải có BC07 đi kèm và đóng dấu lên E1, bưu phẩm và BC07 “báo phát ghi sổ”

- In E1 (BC07 nếu có) đưa khách hàng ký tên ghi chú khi không phát được, thu tiền cấp liên 3 cho khách hàng và hóa đơn nếu có.

- Nếu là ghi nợ thì chọn “ghi nợ” hiển thị ở trên màn hình, máy tự động in

“ghi nợ” lên cả 3 liên

- Ghi số liệu phát hành, khối lượng, cước phí, đóng dấu nhật ấn, lên phong bìEMS

- Lưu liên 1, liên 2 kèm theo bưu phẩm ghi số hiệu, trọng lượng, số tiền và đóng nhật ấn lên phong bì E1 giao cho khai thác đóng đi

- Nếu nội dung là hàng nhẹ thì phải đo thể tích để tính tiền theo thể tích tương ưng được tính theo công thức sau:

Chiều dài * Chiều rộng * Chiều cao

V =

-6000

- Nhập số liệu vào máy vi tính, máy sẽ tự động cập nhật theo mức cước và khối lượng tương ứng

4.2 EMS nước ngoài:

- Nếu nội dung và thư từ, giấy tờ, tài liệu thì GDV thực hiện tương tự như kí gửi bưu gửi trong nước

- Nếu nội dung là hàng hóa thì phải kiểm tra hàng hóa xem có thuộc loại cấm gửi không Tất cả hàng hóa phải có xuất xứ và có tem mác hiệu đầy đủ

- Khách hàng phải mang theo giấy CMND để kê khai hàng xuất khẩu, bản cam kết, Invoice, CN22, CN23…

- Nếu nội dung là chất bột, lỏng, đồ điện, điện tử thì phải kê khai thêm tờ kêkhai BP-BK đường hàng không

- Kiểm tra hàng hóa có đúng với thực tế khách hàng đã kê khai không? Sau đó tiến hành gói bọc

- Nhập tên, địa chỉ người nhận, người gửi cần ghi khối lượng nhập vào máy

in E1 đưa cho khách hàng ký tên và ghi chú xử lý khi không phát được

- Thu tiền giao liên 3 cho khách hàng và hóa đơn nếu có

- Đóng dấu lên phong bì E1 ghi số hiệu, trọng lượng, số tiền, liên 1 lưu tại bưu phẩm, liên 2 đính kèm bưu gửi cùng với các ấn phẩm liên quan như: Invoice, CN22, CN23, bản kê hàng xuất khẩu, bản kê hàng không, bản cam kết… giao cho bộ phận khai thác đóng đi

4 UPS:

* Đây là loại dịch vụ mới của Bưu điện Quận 10

- Khi khách hàng tới yêu cầu phát nhanh ra nước ngoài GDV có trách nhiệm thông báo khách hàng, có 2 loại chuyển phát nhanh: chuyển phát nhanh EMS (như đã nêu) và UPS

- UPS có ưu điểm là khách hàng có thể lên mạng để điều tra xem bưu phẩm hàng hóa của mình đã đi đến đâu và được trả hay chưa Thời gian toàn trình ngắn hơn so với EMS tuy nhiên giá UPS mắc hơn so với dịch vụ EMS

- Với nội dung là tài liệu thì tối đa là 5kg, trên 5kg được xem là hàng hóa và áp dụng mức cước hàng hóa và tối đa là 70kg

* Chấp nhận UPS

- Khi khách hàng yêu cầu sử dụng dịch vụ UPS thì đưa ấn phẩm UPS cho khách hàng GDV hướng dẫn khách hàng ghi họ tên, địa chỉ người nhận người gửi

- Cân tính cước: Cước sẽ được tính theo nấc khối lượng Lấy số liệu trong bảng cước tính theo USD quy đổi ra tiền Việt Nam

- Giao lại ấn phẩm UPS cho khách hàng ký tên

- Thu cước cấp hóa đơn cho khách hàng, cung cấp luôn số hiệu cho khách hàng sử dụng khi cần tìm kiếm thông tin Liên 1 lưu lại tại bưu cục, liên 2 dán lên mặt trước phong bì UPS, liên 3 dán lên mặt sau phong bì

* Trong quá trình thực tập em không cập nhật được trường hợp khách hàng gửi hàng hóa bằng UPS.

5 Kế toán cuối ngày:

* Cuối ngày khâu tem phải làm sổ sách như sau:

+ Kế toán ghi số

+ Kế toán EMS

+ Kế toán Vexpress

+ Kế toán sổ tem

+ Kế toán công văn ghi nợ

+ Kế toán sổ tem máy

II TẠI BỘ PHẬN KHAI THÁC

1 Chấp nhận bưu kiện trong nước:

- Kiểm tra hàng hóa cách gói bọc trọng lượng (đối với trại giam chỉ được gửiđến 5kg và có dung dịch vụ phát tại nhà)

- Cấp nhãn ghi họ tên địa chỉ cho người gửi điền thông tin người gửi người nhận vào, sau đó dán lên bưu kiện

- Cân ghi khối lượng lên bưu kiện, nhập họ tên địa chỉ người gửi người nhận vào máy vi tính và dịch vụ đặc biệt nếu có

- Báo giá cước cho khách hàng biết

- In BK1 máy sẽ tự động in họ tên địa chỉ người gửi người nhận số thứ tự cước phí nội dung hàng gửi lên BK1

- Đưa khách hàng ký tên lên BK1 và ghi chú xử lý khi không phát được

- Thu tiền và giao liên 3 cho khách hàng

- Hoàn tất các thủ tục trên bưu kiện

- Lấy nhãn trên BK1 dán lên BK

- Liên 1 lưu lại tại bưu cục

- Liên 2 đính kèm bưu kiện đóng đi.

2 Chấp nhận bưu kiện đi nước ngoài:

- Hỏi khách hàng gửi đi đâu nước nào, kiểm tra hàng hóa có đúng quy định không?

- Cấp mẫu ghi họ tên địa chỉ, bản kê hàng xuất khẩu, tờ khai hàng không CN22,… hướng dẫn người gửi điền đầy đủ thông tin và chính xác

- Đối với bưu kiện đi: AUSTRALIA, CANADA, DENMARK, ITALYA, RUSSIA, UZBEKISTAN phải đính 2 nhãn CN23

- Kiểm tra xem nội dung hàng gửi có đúng và chính xác với tờ khai hàng gửikhông

- Gói bọc bưu kiện lại và dãn mẫu ghi địa chỉ người gửi, người nhận lên bưu kiện

- Cân ghi khối lượng lên bưu kiện

- Nhập máy vi tính họ tên địa chỉ người gửi người nhận, khối lượng

- Báo cước cho khách hàng biết Lưu ý thu thêm tiền kiểm dịch đối với hàng hóa thuộc loại thực phẩm

- In CP72 đưa khách hàng ký tên và hướng dẫn khách hàng ghi chú xử lý khikhông phát được

- Thu tiền cấp biên liên 4 của CP72 cho khách hàng và ghi chú trong trường hợp không phát được Cấp hóa đơn cho người gửi

- Hoàn tất các thủ tục còn lại

- Lưu liên 1 lại tại bưu cục

- Liên 2, 3 cùng các giấy tờ ấn phẩm liên quan: tờ khai hàng không, CN22,… đính kèm bưu kiện đóng đi

III PHÁT BƯU PHẨM BƯU KIỆN TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC

♣ Có 3 hình thức phát bưu phẩm bưu kiện cho người nhận:

- Phát tại địa chỉ người nhận.

- Phát tại giao dịch

- Phát qua hộp thư thuê bao

♣ Các bưu phẩm bưu kiện phát tại địa chỉ người nhận:

- Các loại thư thường, bưu thiếp, ấn phẩm, gói nhỏ, ghi số nặng dưới 500gr

- Bưu phẩm A nặng dưới 2000gr

- EMS, Vexpress không hạn chế khối lượng được phát đến 3 lần

- Các bưu phẩm bưu kiện có sử dụng dịch vụ phát tại địa chỉ nhận hoặc theo yêu cầu của người nhận

- Các loại giấy mời bưu phẩm, bưu kiện TCT, CTN…

♣ Các loại bưu phẩm bưu kiện được phát tại nơi giao dịch:

- Gói nhỏ ấn phẩm gửi thư thường hoặc ghi số nặng trên 500gr

- Bưu phẩm thường hoặc ghi số (chủ yếu là công văn mà tổ chức cơ quan đơn vị yêu cầu phát tại giao dịch cho liên lạc viên

- Bưu phẩm lưu ký

- Bưu phẩm bưu kiện có nội dung hàng hóa

♣ Phát qua hộp thư thuê bao:

- Các đơn vị, cá nhân có đăng ký hộp thư tại bưu cục, người nhận tự ra nhận vào giờ mở cửa của bưu cục

- Nhưng do bưu cục Quận 10 chỉ là nơi giao dịch, không có đội phát thư báo nên chỉ có hình thức phát tại giao dịch và phát qua hộp thư thuê bao Chủ yếu là phát trong phạm vi Quận 10

- Còn hình thức phát tại địa chỉ nhận khi nào có yêu cầu “phát tại địa chỉ người nhận” của người gửi Những bưu phẩm phát tại giao dịch khi đó sẽ yêu cầu

xe của bưu điện TT Chợ Lớn chở bưu phẩm bưu kiện và GDV đến địa chỉ người nhận phát theo yêu cầu

- Khi đi mang theo giấy mời BC10 và các giấy tờ liên quan Thủ tục phát tương tự tại giao dịch Nếu phát không được thì để lại giấy mời BC10 mời khách hàng ra giao dịch nhận.

1 Phát bưu phẩm thường:

- Tại giao dịch Quận 10 phát thư thường khi bưu tá phát 3 lần tại địa chỉ người nhận mà không phát được thì để giấy báo lại mời người nhận ra giao dịch nhận Nếu bưu phẩm quá lớn không thể bỏ vào hộp thư thuê bao được thì lập giấy mời bỏ vào hộp thư hoặc những cơ quan tổ chức đơn vị Nhưng cơ quan tổ chức, đơn

vị đăng ký với bưu điện yêu cầu được phát tại giao dịch cho liên lạc viên

- Khi bưu tá để lại giấy mời một lần

- Hoàn lại cho người nhận:

+ Trong nước 15 ngày kể từ ngày đến

+ Ngoài nước 45 ngày kể từ ngày đến

2 Phát bưu phẩm ghi số trong và ngoài nước:

- Bưu phẩm từ VPS2 về Quận 10 theo chuyến thư phổ thông

GDV cập nhật vào máy vi tính in giấy mời BC10 (giấy mời sẽ tự động cập nhật đầy đủ thông tin như: ngày đến, số thứ tự đến, giấy mời lần mấy…)

- Trường hợp bưu phẩm ghi số để lại bưu cục Cũng nhập vào máy vi tính ghisố thứ tự đến và đóng nhật ấn đằng sau bưu phẩm in giấy mời BC10 mời người nhận ra bưu cục nhận bưu phẩm

♣ Thủ tục phát:

- Khi khách hàng đến xin nhận bưu phẩm, GDV yêu cầu xuất trình giấy mời phát bưu phẩm BC10, giấy chứng minh nhân dân hoặc các giấy tờ liên quan theo quy định của thể lệ thủ tục phát

- Đối chiếu họ tên địa chỉ của người nhận với giấy chứng minh nhân dân hoặc các giấy tờ liên quan khác có đúng và khớp không

- Chú ý đến ngày báo thu cước lưu kho trên giấy mời, nếu có thì phải thu thêm.

- Ghi số chứng minh nhân dân hoặc số hộ chiếu ngày cấp, nơi cấp, vào giấy mời BC10 Sau đó lấy chữ ký của người nhận vào BC10

- Dựa vào số hiệu, nước ký gởi để nhận biết bưu phẩm trong nước hay ngoài nước

- Nếu bưu phẩm trong nước thì dựa vào số thứ tự đến trên BC10 để vào kho lấy bưu phẩm ra phát cho người nhận

- Nếu phát bưu phẩm chuyển hoàn thì phải lưu BD1 lại tại bưu cục

3 Phát bưu kiện trong và ngoài nước:

- Khi bưu kiện đến đóng dấu nhật ấn lên mặt sau phiếu gửi bưu kiện BK1 in giấy mời BC10

- Nếu bưu kiện nước ngoài có đánh thuế và xuất trình hải quan thì phải cập nhật vào máy

- Thủ tục phát bưu kiện trong và ngoài nước tương tự phát bưu phẩm ghi số

- Nếu có cước lưu kho chuyển hoàn chuyển tiếp thì thu thêm ở người nhận bưu kiện

- Trường hợp người nhận thay thì phải có giấy giới thiệu của người ủy quyềnhoặc cơ quan ủy quyền

- Nếu người nhận mang giấy mời BC10 có địa chỉ chính xác nhưng tên không khớp với giấy mời (thiếu tên lót, thiếu chữ cái,…) thì yêu cầu người nhận xin giấy xác nhận của địa phương mang lại bưu cục mới tiến hành thủ tục phát

4 Phát EMS:

- Do bưu cục Quận 10 không có đội phát EMS nên chỉ phát những EMS khi đã phát 3 lần vẫn không phát được, để lại giấy mời ra bưu cục Quận 10 nhận hoặc những EMS phát qua hộp thư thuê bao

- Thủ tục phát tương tự phát bưu phẩm ghi số và bưu kiện nhưng người nhận phải ký tên lên E1 và BC07 (nếu có).

- Sau khi phát xong GDV ghi ngày giờ phát lên liên 2 của E1 và fax về TT Chợ Lớn để xử lý khi có khiếu nại

- Lưu E1 lại tại bưu cục để kế toán cuối ca cuối ngày

5 Phát Vexpress:

Thủ tục phát Vexpress tương tự phát với EMS

IV KIỂM SOÁT XỬ LÝ NGHIỆP VỤ

1 Kiểm soát thư thường, bưu phẩm thường nhận gửi trong và ngoài nước:

- Kiểm soát kích thước gói bọc phải phù hợp với nội dung bên trong, họ tên, địa chỉ người gửi người nhận phải đầy đủ đúng quy định

- Kiểm soát các loại hàng gửi có đúng quy định chưa?

- Kiểm soát cước phí có đúng vùng cước và đầy đủ chưa?

- Kiểm soát bưu phẩm có dán sẵn tem xem có tem hợp lệ không có đủ cước không

- Riêng với phiếu trả lời quốc tế CN01 sau khi chấp nhận xem có hợp lệ không, có đóng dấu ngày vào ô thứ 3 đúng quy định không

2 Kiểm soát nhận gửi bưu phẩm ghi số trong và ngoài nước:

- Kiểm soát sổ BD2 có đóng dấu ngang tên bưu cục lên mỗi nhãn R, có sử dụng liên tục số từ nhỏ đến lớn không?

- Trên bưu phẩm có số hiệu, trọng lượng cước phí và dấu các dịch vụ đặc biệt (nếu có) không? Họ tên, địa chỉ người gửi người nhận có trùng khớp với BD1 với nhãn địa chỉ khách hàng đã ghi không?

- Cân trọng lượng cước phí có đúng không?

- Số tiền máy in cước thay tem có chính xác và đầy đủ không?

♣ Đối với ghi số nước ngoài là hàng hóa:

- Kiểm soát thêm bảng kê hàng xuất khẩu, tờ khai bưu phẩm bưu kiện đườnghàng không (nếu có) có đầy đủ và có nhật ấn chữ ký người gửi người nhận và GDVký tên không?

- Kiểm soát CN22 có chữ ký của người gửi và nội dung kê khai hàng của GDV bằng tiếng Anh, đổi giá trị hàng khi ra USD có đầy đủ và chính xác không

3 Kiểm soát nhận gửi bưu kiện trong và ngoài nước:

- Tương tự với bưu phẩm ghi số

- Tuy nhiên phải kiểm soát thêm mỗi bưu kiện phải có thêm 1 BK1 đi kèm với bưu kiện Đối với bưu kiện nước ngoài phải có 2 CP72 đi kèm

- Nếu bưu phẩm sử dụng dịch vụ báo phát thì GDV yêu cầu người nhận ký tên lên BC07 GDV đóng nhật ấn ký tên lên BC07 Đóng trả BC07 về bưu cục gốc bằng số sự vụ

- Trường hợp là ghi số nước ngoài đến:

- Nếu là bưu phẩm nước ngoài thì chú ý nếu có thu thêm tiền thuế, lệ phí và xuất trình hải quan thì phải báo cho khách hàng biết số tiền thuế, lệ phí và xuất trình hải quan phải thu thêm

- Dựa vào số thứ tự đến trên BC10 vào kho lấy bưu phẩm ra Viết hóa đơn, đưa khách hàng ký tên, thu tiền thuế xuất trình hải quan nếu có

- Trả bưu phẩm cho người nhận cùng với biên lai BC01, biên lai thuế

GCMND cho người nhận

- Nhập trả BC10 vào máy vi tính ghi số thứ tự lên BC10, GDV ký tên đóng dấu lên BC10 Giấy mời được bỏ vào tập lưu để cuối ca cuối ngày kế toán

4 Kiểm soát nhận gửi EMS:

- Nhắc nhở GDV phải có đầy đủ ấn phẩm, dấu nghiệp vụ phong bì EMS

- Kiểm soát E1 có ghi đầy đủ, rõ ràng không? Có xử lý chuyển hoàn nếu không phát được cho người nhận không Ngày giờ ký gởi và chữ ký của khách hàng, nhật ấn ngày ký gởi.

- Nếu địa chỉ người nhận là hộp thư thuê bao, hòm thư quân đội, lưu ký, trường học, đảo, thôn ấp xã thì chấp nhận EMS theo thỏa thuận không?

- Đối chiếu E1 với bưu gửi, người gửi người nhận có rõ ràng không, nếu có thì yêu cầu GDV điều chỉnh ngay

- Kiểm tra cách gói bọc có đúng quy định không?

- Nếu là hàng nhẹ thì phải đo thể tích và xem lại cước có tính đúng không? Cân trọng lượng và xem cước có đúng không?

- Nếu có yêu cầu báo phát có lập BC07 đi kèm bưu phẩm không? Và đóng dấu “báo phát ghi số” lên BC07 không?

♣ Đối với EMS nước ngoài là hàng hóa phải kiểm soát thêm Invoice, bản kêxuất khẩu và tờ cam kết bản kê hàng không có đầy đủ thông tin chính xác, chữ ký người gửi và dấu bưu cục không nhận không?

5 Kiểm soát Vexpress:

- Tương tự kiểm soát EMS

- Nhưng Vexpress không nhận ra nước ngoài

- Đối với Vexpress gởi liên tỉnh phải chú ý dò danh bạ các tỉnh có nhận Vexpress

6 Kiểm soát UPS

- Kiểm soát họ tên địa chỉ người gửi người nhận có đầy đủ và chính xác không?

- Kiểm soát nội dung kê trên ấn phẩm là thư hay hàng hóa, kiểm soát cách gói bọc

- Kiểm tra trọng lượng cước phí thuộc vùng cước nào và quy đổi ra tiền Việt Nam có chính xác không?

- Trên ấn phẩm UPS có đính kèm chính xác 2 ấn phẩm UPS không?

7 Kiểm soát cuối ca cuối ngày:

- Hàng ngày cứ vào cuối ca cuối ngày KSV yêu cầu nhân viên giao dịch giaocác sổ sách ấn phẩm của bộ phận mình qua kiểm soát viên kiểm tra

- Trước khi giao qua cho KSV nhân viên phải sắp xếp các sổ sách giấy tờ đầy đủ và theo thứ tự để KSV dể dàng kiểm soát

- Khi kiểm soát đến đâu thì KSV dùng bút đỏ đánh dấu đến đó đồng thời ký tên chịu trách nhiệm

♣ Kiểm soát BD1, BK1, CP72, E1, VE1, BD2:

- Kiểm soát các chi tiết trên phiếu gởi BD1, BK1, CP72, E1, VE1, lưu lại xem có đầy đủ các chi tiết không, trọng lượng, cước phí, có chính xác không?

- Kiểm soát xem BD2 có sử dụng số hiệu liên tục không?

- Kiểm soát cuối ngày kế toán EMS, VEXPRESS, bưu phẩm ghi số, bưu kiện, cập nhật vào máy vi tính có chính xác và có ký nhận đầy đủ không?

- Kiểm soát xem cuối ngày kế toán EMS, Vexpress, bưu phẩm ghi số BD1, BK1, sổ kế toán, tem, sổ theo dõi máy thu cước máy thay tm H76, sổ theo dõi công văn ghi nợ có chính xác không?

♣ Kiểm soát giấy mời BC10 lưu lại bưu cục:

- Kiểm soát giấy mời BC10 có ghi đầy đủ số chứng minh nhân dân ngày cấp nơi cấp không?

- Kiểm soát có đầy đủ chữ ký của người nhận không?

- Có đóng dấu ngày và có chữ ký của GDV không?

- Đối với ghi số trên 500g và bưu kiện thì có thêm các khoản phải thu sau khi phát như: cước lưu kho cước chuyển tiếp cước chuyển hoàn… có thu đầy đủ và có xuất hóa đơn BC01 cho khách hàng không?

- Kiểm soát các trường hợp đặc biệt có đúng quy định không: đối với người làm chứng thì trên BC10 phải có chữ ký và địa chỉ của người làm chứng

- Đối với BK1 đã phát thì đóng dấu nhật ấn mặt sau ngày đến ngày phát và được đính kèm với BC10

8 Xử lý các trường hợp BP-BK không phát được phải chuyển tiếp chuyển hoàn:

♣ Thời hạn lưu giữ:

- 24 giờ đối với bưu phẩm bưu kiện mà người nhận từ chối nhận

- Hoàn ngay trong trường hợp người nhận đã chết, không có người thừa kế Riêng đối với người nhà người nhận yêu cầu bưu điện giữ để hỏi lại người gửi thì được giữ lại 30 ngày

- 30 ngày đối với bưu phẩm bưu kiện trong nước cho người nhận ở thành phố, thị xã, thị trấn, 45 ngày đối với nông thôn kể từ ngày phát giấy mời lần 1

- 10 ngày kể từ ngày lập giấy mời lần 1 đối với những trường hợp có số không có tên người nhận Địa chỉ người nhận không rõ ràng, không có địa chỉ ngườinhận, người nhận đi không để lại địa chỉ mà không phát được giấy mời

- 60 ngày đối với bưu phẩm bưu kiện có địa chỉ lưu ký

- 7 ngày đối với các giấy mời họp và công văn tài liệu của nhà nước mà không phát được cho người nhận

♣ Giải quyết trường hợp BP - BK không phát được:

- Đối với bưu phẩm bưu kiện không phát được giấy mời, nhân viên phải ghi chú lên vỏ bọc BP-BK và giấy mời BC10 lý do không phát được và kèm vào BP-

BK liên quan

- Riêng đối với trường hợp phát tại nhà mà chưa phát được do người nhận đi vắng nhà thì bưu tá phát 3 lần không phát được sẽ để lại giấy báo mời người nhận

ra bưu cục nhận và đem bưu phẩm về bưu cục giao lại cho giao dịch

- Đối với bưu phẩm quá hạn lưu giữ theo quy định, bưu cục phát sẽ làm thủ tục chuyển hoàn về bưu cục gốc hay chuyển tiếp đến bưu cục nơi người gửi ở để trả lại cho người gửi

- Đối với bưu kiện quá hạn lưu giữ theo quy định, bưu cục sẽ căn cứ theo yêucầu của người gửi trên BK1 để giải quyết hoặc người gửi không cho biết cách xử lýtrên BK1 thì làm thủ tục chuyển hoàn về bưu cục gốc hay chuyển tiếp đến bưu cục nơi người gửi ở để trả lại cho người gửi

♣ Thủ tục chuyển tiếp chuyển hoàn:

* Chuyển tiếp:

- Các trường hợp chuyển tiếp:

+ Người nhận thay đổi địa chỉ báo cho bưu điện biết

+ Chuyển tiếp theo yêu cầu của người gửi

+ Bưu phẩm bưu kiện bị lạc hướng

- Thủ tục chuyển tiếp:

+ Theo yêu cầu thù dùng bút đỏ sửa lại tên, địa chỉ trên BP-BK ký tên.+ Lập một nhãn dán lên BP-BK ghi chú chuyển tiếp đến bưu cục mới

+ Nếu BP-BK có thu cước lưu kho, cước chuyển tiếp chuyển hoàn thì lập BC11 đính kèm để thu cước ở người nhận

* Chuyển hoàn:

- Các trường hợp chuyển hoàn:

+ Bưu phẩm bưu kiện không phát được, hết hạn lưu giữ mà không có yêu cầu nào khác

+ Bưu phẩm bưu kiện có yêu cầu của người gửi chuyển hoàn ngay

- Thủ tục chuyển hoàn:

+ Dùng bút đỏ gạch chéo họ tên, địa chỉ người nhận mặt trước bưu phẩm, bưu kiện BK1 làm mũi tên chỉ hướng về bưu cục gốc và ghi lý do lên bưu phẩm bưu kiện, BK1

+ Nếu bưu phẩm bưu kiện có thu cước lưu kho, cước chuyển hoàn thì phải lập BC11 đính kèm để thu cước người gửi