Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Dược liệu Trung ương I

Công ty Dược liệu Trung ương I là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập từ 1- 4-1971 theo quyết định số 170/BYT-QĐ của Bộ y tế.

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xu thế hội nhập nền kinh tế thế giới, mỗi quốc gia dù lớn haynhỏ cũng không thể không tham gia vào tiến trình đó Việt Nam đã và đangtham gia vào tiến trình này và đến nay cũng đã đạt được những thành tựuđáng kể Vị thế của Việt Nam trên trường quốc tế đang dần được khẳng định.Tuy nhiên để có thể sánh vai được cùng với các cường quốc năm châu thì tốc

độ tăng trưởng GDP của nước ta phải đạt ít nhất từ 7.2%- 10%/ năm liên tụctrong vòng 10- 20 năm Để duy trì tốc độ này Đảng và Nhà Nước ta đã đề rachính sách nhập khẩu máy móc thiết bị tiên tiến, công nghệ hiện đại để phục

vụ cho mục tiêu cơ bản của nước ta là CNH, HĐH

Như vậy, hoạt động nhập khẩu đóng vai trò rất quan trọng trong nềnkinh tế quốc dân Trong điều kiện nền kinh tế nước ta còn thấp kém, thiết bịlạc hậu thì chính sách này hoàn toàn đúng đắn Nhập khẩu máy móc, thiết bị,công nghệ hiện đại sẽ góp phần tăng năng suất trong quá trình sản xuất kinhdoanh, giúp Việt Nam có cơ hội tiếp xúc với khoa học, kỹ thuật tiên tiến trênthế giới để rút ngắn khoảng cách tụt hậu và tạo cơ sở vững chắc, thúc đẩy nềnkinh tế phát triển

Để có thể quản lý tốt hoạt động kinh doanh nhập khẩu thì hạch toán kếtoán là một công cụ không thể thiếu Nó cung cấp những thông tin một cáchchính xác, đầy đủ về tình hình sản xuất kinh doanh cho các nhà quản lý Đốivới những doanh nghiệp kinh doanh hàng nhập khẩu, thông qua kế toánnghiệp vụ nhập khẩu doanh nghiệp sẽ biết được thị trường nào, mặt hàng nào

mà mình đang kinh doanh có hiệu quả Điều này không những giúp doanhnghiệp có thể cạnh tranh trên thị trường đầy biến động mà nó còn giúp đạtđược những mục tiêu mà mình đặt ra

Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty

Hoạt động kinh doanh nhập khẩu là một trong những mảng kinh doanhchủ yếu của công ty nên yêu cầu về tính chính xác, kịp thời của thông tin làrất cần thiết khi đưa ra quyết định kinh doanh nhập khẩu Xuất phát từ đặcđiểm của hoạt động này là thời gian lưu chuyển kéo dài, việc thanh toán chủyếu bằng ngoại tệ đòi hỏi công tác kế toán phải được tiến hành một cách thậntrọng, phản ánh đúng nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Thực tế công tác hạch toán nhập khẩu hàng hoá hiện nay cho thấy còn

có nhiều tồn tại cần khắc phục Nhiều doanh nghiệp chưa thực hiện đúng chế

độ kế toán: phản ánh không đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh,thực hiện chức năng cung cấp thông tin chưa kịp thời gây khó khăn cho côngtác quản lý hoạt động nhập khẩu

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán lưu chuyểnhàng hoá nhập khẩu cùng với kiến thức đã được học tại trường và qua thời

gian thực tập tại Công ty, nên em quyết định chọn đề tài Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Dược liệu Trung ương I” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình.

Chuyên đề của em ngoài phần mở đầu và kết luận còn có hai phần sau:

Phần I: Thực trạng hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng

hoá nhập khẩu tại Công ty Dược Liệu Trung Ương I

Phần II: Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng

hoá nhập khẩu tại Công ty Dược Diệu Trung Ương I

Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty

PHẦN I: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY DƯỢC LIỆU TRUNG ƯƠNG

có tên giao dịch là: Central Medical plant company No 1, trực thuộc Tổng

công ty Công ty là một doanh nghiệp thực hiện chế độ hạch toán độc lập, tựchủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có tại khoản riêng tại ngân hàng, được

sử dụng con dấu riêng theo thể thức nhà nước qui định, hoạt động theo luậtpháp nước Cộng hoà xã hộ chủ nghiã Việt Nam Trụ sở hoạt động Km 6đường Giải phóng Thanh Xuân Hà Nội Công ty có chức năng sản xuất kinhdoanh các mặt hàng thuốc chữa bệnh, trong đó hoạt động kinh doanh thươngmại là chủ yếu còn hoạt động sản xuất chỉ là phụ

Tiền thân công ty Dược liệu Trung ương I là một quốc doanh thuốcNam-Bắc Trung ương với tên gọi Công ty Dược liệu cấp I, trực thuộc Nộithương, là một đơn vị kinh doanh buôn bán, có nhiệm vụ kinh doanh các mặthàng: thuốc nam, thuốc bắc, cao đơn hoàn tán, giống dược liệu và nuôi trồngdược liệu… nhằm phục vụ cho công tác phòng bệnh, sản xuất, xuất khẩu.Trong cơ chế cũ, Công ty là đơn vị chuyên mua bán thuốc nam, thuốc bắc vớicác bạn hàng chủ yếu là công ty cấp 2, 3, các bệnh viện nông trường, việnnghiên cứu…Công ty xuất khẩu cho Nhà Nước, cung cấp cho các xí nghiệpsản xuất thuốc trong nước, xuất cho các bệnh viện Trung ương dùng thuốc y

Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty

học dân tộc….Hàng năm, công ty có nghĩa vụ đóng góp cho Nhà nước và tíchluỹ một phần để lại xí nghiệp Tuy nhiên, cơ chế hoạt động này không cònphù hợp, nhất là công tác chỉ đạo theo kiểu bao cấp gặp nhiều khó khăn.

Năm 1993, theo quyết định số 95/ QĐ- BYT của Bộ y tế ngày 9-2-1993

bổ sung nghành nghề kinh doanh: Kinh doanh thành phẩm tân dược, dụng cụ

y tế thông thường, bao bì, hương liệu, mỹ liệu để hỗ trợ cho phát triển dượcliệu Công ty được phép xuất nhập khẩu: các loại dược liệu tinh dầu, các nônglâm thổ sản khác, nhập khẩu tân dược, nguyên liệu tá dược, mỹ phẩm, bao bìcấp cho nghành dược phẩm và mỹ phẩm Công ty được phép chỉ đạo nuôitrồng các loại cây dược liệu có thế mạnh của Việt Nam

Công ty được phép chiết xuất bán tổng hợp, tổng hợp các hoạt chất từdược liệu, sản xuất các sản phẩm từ đông dược như: cao thuốc, rượu thuốc,chè thuốc, siro… các sản phẩm tân dược, các loại thuốc viên tân dược: thuốcviên nén, viên nang, viên đạn…

Từ đó đến nay công ty được mang tên: Công ty Dược liệu Trung ương I(MEDIPLANDTEX) trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp dược Việt Nam(VINAFA) Cũng như các đơn vị quốc doanh khác, công ty đã có quá trìnhphát triển không ngừng để khẳng định mình Khi nền kinh tế chuyển theo cơchế thị trường đồng hành với nó là sự cạnh tranh trên thị trường ngày cànggay gắt đặc biệt đối với kinh doanh mặt hàng thuốc chữa bệnh và ngày càngnhiều Công ty, xí nghiệp, hãng trong ngoài nước tham gia đủ các chủng loạimặt hàng, mặt khác nhu cầu sử dụng các loại thuốc Đông nam dược đã giảm.Đứng trước tình hình đó để nhanh chóng hoà nhập với nền kinh tế thị trường,công ty đã áp dụng mô hình vừa kinh doanh thương nghiệp, vừa xuất khẩuvừa tiếp tục duy trì các mặt hàng truyền thống, nhưng coi hoạt động sản xuất

là phụ, còn hoạt động kinh doanh các sản phẩm dược là chính Vừa kinh

Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty

doanh thương mại về thuốc chữa bệnh đông tây y và xuất nhập khẩu Các mặthàng của Công ty kể cả hàng đi mua về lẫn hàng tự sản xuất tại các phânxưởng ngày càng phong phú đa dạng và đầy đủ các chủng loại về thuốc, bêncạnh đó các nguồn hàng thuốc quý hiếm cũng được chú trọng và khai thác.Thị trường hoạt động kinh doanh của công ty đã rộng khắp trong và ngoàinước.

Đến nay mạng lưới tiêu thụ của công ty đã rộng khắp các tỉnh thànhtrên toàn quốc và một số nước trên thế giới( ẤN ĐỘ, BỈ, CANADA, IRẮC,HÀN QUỐC, THÁI LAN…) Khi bắt đầu tiến hành việc sản xuất sản phẩm,Công ty mới chỉ có hai phân xưởng sản xuất là phân xưởng sản xuất Bạch mai

và phân xưởng sản xuất Mỹ đình Nhưng từ năm 1993 trở lại đây do nhiệm vụkinh doanh và cơ cấu tổ chức có nhiều thay đổi nên các phân xưởng đó đãtách ra làm ba phân xưởng là: Phân xưởng thuốc viên, Phân xưởng đông dược(thuộc phân xưởng sản xuất Bạch mai) và phân xưởng hoá chất (thuộc phânxưởng sản xuất Mỹ đình) Bước đầu việc tiến hành sản xuất ở các phân xưởngcòn gặp nhiều khó khăn do trình độ kỹ thuật và tay nghề còn yếu kém, chưa

có kinh nghiệm nhưng dần dần đã ổn định và giá trị sản xuất sản lượng hàngnăm đã tăng lên rõ rệt

Trong suốt quá trình hoạt động gần 30 năm qua đội ngũ công nhân viênkhông ngứng lớn mạnh về cả số lượng và chất lượng Công ty luôn chú trọngviệc bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viênnhất là lực lưỡng cán bộ trẻ được đào tạo để đưa vào hàng ngũ lãnh đạo củaCông ty Tổng số cán bộ công nhân viên đến thời điểm hiện nay là 284 hợpđồng dài hạn, hơn 30 hợp đồng vụ việc Có 134 cán bộ đại học : dược sĩ đạihọc 69 người (trong đó trên đại học 23 người), đại học khác 61 người, trung

Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty

cấp dược có 27 người, trung cấp khác có 14 người, công nhân dược có 90người, công nhân khác 23 người.

Trong nền kinh tế thị trường, diễn ra sự cạnh tranh gay gắt nhất là đốivới thị trường kinh doanh thuốc chữa bệnh Công ty đã gặp không ít khó khănnhưng công ty luôn khẳng định được vị trí của mình: luôn là lá cờ đầu trongcác nghành dược của Trung ương làm ăn có hiệu quả, thực hiện đầy đủ mọinghĩa vụ đối với Nhà nước, đời sống cán bộ công nhân viên trong công tyngày càng được cải thiện Tháng 7/2000 công ty đã hoàn thành dây chuyềnsản xuất thuốc viên đạt tiêu chuẩn GMP- ASEAN, là đơn vị đầu tiên ở phíaBắc của Tổng công ty dược Việt Nam đạt tiêu chuẩn này

Ngoài việc lắp đặt dây chuyền sản xuất trên để ngày càng nâng cao vịthế của mình trên thị trường trong và ngoài nước công ty đã đề ra cho mìnhnhiệm vụ sau:

+ Xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh dựa trên cơ sở

kế hoạch mà công ty đã vạch ra và thích ứng với nhu cầu của thị trường vềmặt hàng tân dược cũng như đông dược

+ Công ty có nhiệm vụ tự hạch toán kinh doanh đảm bảo bù đắp chi phí

và chịu trách nhiệm về việc duy trì và phát triển nguồn vốn do nhà nước cấp

+ Thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh phải bảo đảm mục tiêu antoàn lao động, bảo vệ môi trường, tuân thủ pháp luật về nghành nghề mà công

2- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh.

Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty

Tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thực hiện theo phương phápquản lý trực tiếp, tập trung để Ban Giám đốc công ty có thể nắm bắt được tìnhhình sản xuất kinh doanh một cách kịp thời tạo điều kiện giúp Giám đốc thấy

rõ được thực trạng của công ty mình Ban giám đốc bao gồm: Giám đốc vàhai Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc Nhiệm vụ cụ thể của Ban giám đốc

và các phòng như sau:

- Giám đốc: vừa là người đại diện cho Nhà nước, vừa là người đại diện

cho cán bộ công nhân viên trong công ty Giám đốc có trách nhiệm quản lý vàđiều hành mọi hoạt động chung của công ty, ngoài ra còn điều hành trực tiếpđối với phòng kế toán và phòng tổ chức hành chính

- Phó giám đốc: là người giúp việc cho Giám đốc, thay mặt Giám đốc

điều hành những mảng do Giám đốc giao phó

- Phòng kế hoạch kinh doanh: Do Phó giám đốc kinh doanh trực tiếp

làm trưởng phòng và điều hành toàn bộ mọi hoạt động kinh doanh của công ty

về hàng nhập ngoại, hàng mua và hàng bán, giao các kế hoạch sản xuất chocác phân xưởng, quản lý hệ thống kho tàng, lập kế hoạch mua bán hàng hoá

- Phòng kế toán tài vụ: Đảm nhiệm chức năng hạch toán kế toán, tạo

nguồn vốn kinh doanh, giúp Giám đốc thấy rõ mọi hoạt động kinh tế của công

ty, trên cơ sở đó giúp giám đốc phân tích hoạt động kinh tế

- Phòng xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ thămdò thị trường trong và

ngoài nước, hàng ngày nắm bắt tỷ giá hối đoái để điều hành các mặt hàngxuất nhập khẩu và nhanh chóng triển khai các hợp đồng xuất nhập khẩu đãđược ký kết

- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về

vấn đề nhân sự và nghiên cứu bố trí sắp xếp cán bộ lãnh đạo, cán bộ côngnhân viên cho phù hợp với hàng năm

Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty

- Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm và nghiên cứu: Có nhiệm vụ kiểm tra

giám sát, sau đó kiểm nghiệm đối với tất cả các mặt hàng kể cả hàng tự sảnxuất, hàng mua về, đảm bảo đúng chất lượng theo tiêu chuẩn dược điển ViệtNam quy định Đồng thời nghiên cứu ra các mặt hàng mới, mẫu mã mới…

- Khối sản xuất: Gồm phân xưởng đông dược, phân xưởng thuốc viên và

phân xưởng hoá chất, các phân xưởng này thực hiện việc sản xuất các mặthàng do phòng kế hoạch giao cho

Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh được khái quátbởi sơ đồ sau:

SƠ ĐỒ 1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢNXUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY DƯỢC LIỆU TRUNG ƯƠNG IHoàn thiện hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty

Phân xưởng Đông dược

Phân xưởng Thuốc viên

Phân xưởng Hoá chất

II- ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY DƯỢC LIỆU TRUNG ƯƠNG I

1- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, xuất phát

từ điều kiện và trình độ quản lý, Công ty Dược liệu Trung ương I tổ chức bộmáy kế toán theo hình thức tập trung và hạch toán độc lập Phòng kế toánđược đặt dưới sự lãnh đạo của Giám đốc công ty và toàn bộ nhân viên kế toánđược đặt dưới sự quản lý của Kế toán trưởng Hiện nay phòng kế toán củacông ty có 17 nhân viên kế toán, được phân chia thành các nhóm các tổ Mỗi

tổ, bộ phận đều có chức năng nhiệm vụ riêng nhưng giữa các bộ phận có mốiquan hệ khăng khít với nhau bổ trợ cho nhau giúp cho cả bộ máy kế toán hoạtđộng đều đặn , phục vụ kịp thời cho công tác quản lý của công ty Các kế toánviên có nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng): Bao quát toàn bộ công tác hạch

toán kế toán tại công ty dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Tổ chức bộmáy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán nhằm thựchiện đúng hai chức năng cơ bản của kế toán là: thông tin và kiểm tra hoạtđộng kinh doanh; điều hành và kiểm tra hoạt động của bộ máy kế toán; chịutrách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của công ty

- Kế toán tổng hợp (kiêm phó phòng): làm nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ

các Bảng kê, Nhật ký, Sổ cái Hàng tháng, quý, năm lên các biểu quyết toán

- Tổ kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội và khấu hao tài sản cố định: hàng

tháng có nhiệm vụ lập các bảng phân bổ tiền lương, các khoản trích theolương, lập Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định cho các đối tượng sử dụng

Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty

- Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán: theo dõi lượng tiền vốn hiện có

trong công ty, thanh toán với nhà cung cấp và theo dõi tình hình trả nợ, vayngân hàng cũng như các đơn vị khác

- Tổ kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Tập hợp

các chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ, hạch toán chi tiết các chi phí đó vàtính giá thực tế thành phẩm nhập xuất tồn kho Cuối mỗi tháng kế toán cácphân xưởng phải quyết toán với công ty về chi phí tiêu hao sản xuất sản phẩm

và xác định giá bán sản phẩm

- Kế toán tiêu thụ thành phẩm : căn cứ vào các chứng từ, các hoá đơn nhập,

xuất kế toán theo dõi chi tiết từng loại thành phẩm, quá trình tiêu thụ thànhphẩm, xác định kết quả kinh doanh

- Kế toán nguyên vật liệu và cung cấp công cụ dụng cụ: có nhiệm vụ theo

dõi số lượng, chất lượng, trị giá vật tư, công cụ dụng cụ có trong kho, muavào xuất ra, sử dụng, tính, phân bổ chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ vào giáthành, phát hiện vật liệu, công cụ dụng cụ thừa, thiếu ứ đọng,kém phẩm chất,định kỳ kiểm tra theo chế độ Theo dõi sự biến động của giá cả nguyên vậtliệu trên thị trường

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty đều được ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, đúng đốitượng và theo trình tự thời gian Hiện nay, công ty đã trang bị hệ thống máytính cho phòng kế toán, mỗi nhân viên được sử dụng riêng một máy đảm bảocung cấp thông tin một cách kịp thời , chính xác

Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Dược liệu Trung ương I được kháiquát bằng sơ đồ sau:

Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty

Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty

Để hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá kế toán áp điều kiện giáCIF Hình thức thanh toán chủ yếu là hình thức tín dụng chứng từ (L/C) và tỷgiá dùng để qui đổi là tỷ giá hạch toán.

+ Hạch toán ban đầu nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá

Trước khi tiến hành nhập khẩu hàng hoá, cán bộ phòng kinh doanh phảixem xét nhu cầu thị trưởng trong nước về một mặt hàng thuốc nào đó hoặc làđơn đặt hàng của đối tác kinh doanh Dựa vào đó mà công ty mới ký kết hợpđồng nhập khẩu Việc ký kết hợp đồng kinh tế có thể thông qua hình thứcđàm phán, giao dịch trực tiếp hay thông qua các đơn chào hàng Hợp đồngkinh tế phải được thông qua Ban giám đốc ký duyệt và kèm theo phương ánkinh doanh Trong phương án kinh doanh phải bao gồm:

+ Đối tác bên mua- bên bán

+ Chi tiết mặt hàng kinh doanh

+ Giá mua – giá bán + Chi phí có thể phát sinh

+ Tính khả thi và hiệu quả của phương án Giám đốc sau khi ký duyệt vào hợp đồng, hợp đồng nhập khẩu sẽ đượclập bằng tiếng anh

Sau khi ký kết hợp đồng công ty phải làm thủ tục xin giấy phép nhậpkhẩu Sau đó nhân viên phòng kế toán hoàn tất thủ tục cần thiết (đó là thủ tục

để vay vốn ngân hàng vì công ty thường vay vốn ngân hàng để mở L/C) đểtiến hành mở L/C tại ngân hàng đã được Khi mở L/C công ty không phải kýquỹ do công ty có quan hệ thường xuyên với các ngân hàng, hơn nữa công tykinh doanh lâu năm, có uy tín trên thị trường và mặt hàng thuốc lại là mặthàng được Nhà nước ưu đãi Thủ tục vay vốn để mở L/C gồm có:

+ Phương án kinh doanh+ Giấy đề nghị vay vốn+ Hợp đồng nhập khẩu+ Bảng kê tài chính+ Cam kết sử dụng vốnKhi bên bán nhận được L/C đã mở, tiến hành kiểm tra kỹ nội dung L/C

có phù hợp hay không, nếu thoả mãn những điều kiện với người bán thì giaohàng lên tàu Đồng thời người bán lập chứng từ thanh toán nhờ ngân hàngchuyển cho ngân hàng mở L/C và giao bộ chứng từ cho công ty để nhận hàng

Bộ chứng từ (mẫu trang bên) bao gồm:

+ Hoá đơn thương mại+ Vận đơn

+ Giấy chứng nhận xuất xứ+ Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng+ Bảng kê đóng gói

+ Chứng từ bảo hiểm+ Visa của lô hàngSau khi nhận được bộ chứng từ, kế toán đem đến ngân hàng yêu cầu kýhậu vận đơn để ngân hàng đảm bảo cho nhân viên công ty đi nhận hàng.Phòng nghiệp vụ mua hàng có trách nhiệm mang bộ chứng từ đến địa điểmnhận hàng, kiểm nhận hàng, làm thủ tục hải quan và nhận thông báo thuế(mẫu trang bên) Các chứng từ kèm theo hàng nhập khẩu lúc này gồm có: Tờkhai hàng hoá nhập khẩu, biên bản giám định của hải quan, bảng tính thuế,giấy tạm ứng cho nhân viên đi nhận hàng… Những chứng từ này được giaocho kế toán một bộ để ghi sổ Hàng hoá nhập về có thể chuyển thẳng hoặcnhập kho Bộ phận kiểm nhận có trách nhiệm kiểm tra hàng hoá theo đúng

hợp đồng về số lượng, chất lượng chủng loại… và làm thủ tục nhập kho.Đồng thời nhân viên phòng kinh doanh tiến hành lập phiếu nhập kho.

Sau khi công ty nhận được các chứng từ thanh toán, kiểm tra nếu thấyphù hợp với L/C thì làm uỷ nhiệm chi gửi ngân hàng chuyển trả tiền qua ngânhàng đại diện người bán Công ty sẽ phải chịu khoản chi phí thanh toán này.Ngân hàng sẽ gửi cho công ty một sổ phụ ngân hàng gồm:

+ Giấy báo số dư khách hàng+ Giấy báo nợ, báo có

+ Giấy báo chuyển khoản+ Sổ hạch toán chi tiết Trong quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, công tyDược liệu Trung ương I sử dụng các tài khoản sau:

* TK 112 (1121,1122)- Tài khoản này được chi tiết cho từng ngânhàng mà công ty có quan hệ giao dịch:

+ TK 1121001- Tiền gửi ĐVN tại VCB

+ TK 1121002- Tiền gửi ĐVN tại NH Đống đa

………

 TK 331- Tài khoản này mở chi tiết cho từng nhóm nhà cungcấp

+ TK 3311- Công ty Dược Sài Thành

- Công ty Dược Tô Việt

………

+ TK 3312 - Công ty Dược phẩm TW Huế

- Công ty Dược VTYT Hà Giang

………

+ TK 3317 - TENAMYD CANADA

- KOLON INTERNATIONAL KORE

………

* TK 1561- Tài khoản này được mở cho từng kho

+ TK 1561001- Giá mua HH kho Phán

+ TK 1561002- Giá mua HH kho VT, HH

………

+ TK 1561006- Giá mua HH kho Tạm

Và một số tài khoản khác như TK111, TK 133, TK 3333, Tk 33312…

Do công ty có quan hệ thường xuyên với các ngân hàng, hơn nữa công

ty kinh doanh lâu năm, có uy tín trên thị trường và mặt hàng thuốc lại là mặthàng được Nhà nước ưu đãi và công ty thường chọn hình thức thanh toánchậm (sau khi nhận được hàng mới thanh toán) và vay vốn ngân hàng để mởL/ C Quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp như sau:

Khi tạm ứng cho nhân viên đi nhận hàng , kế toán công ty ghi:

Có TK 311: (TGTT)

Có (Nợ) TK 413

Khi hàng về nhập kho kế toán phản ánh:

Nợ TK 1561: Giá mua + thuế nhập khẩu

Có TK 331: Giá mua + thuế nhập khẩu

Phản ánh thuế nhập khẩu, kế toán ghi:

SƠ ĐỒ 5: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN QUÁ TRÌNH NHẬP KHẨU TRỰCTIẾP TẠI CÔNG TY DƯỢC LIỆU TRUNG ƯƠNG I

(1) Thanh toán cho nhà cung cấp (mở L/C bằng tiền vay ngân hàng)(2) Thanh toán cho nhà cung cấp (mở L/C bằng tiền gửi ngoại tệ)(3) Phản ánh thuế nhập khẩu

(4) Hàng về nhập kho

(5) Thuế GTGT hàng nhập khẩu

* Để minh hoạ cho quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại

công ty ta xét ví dụ về nhập khẩu mặt hàng thuốc Antigas extra strength.

Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sau khi nghiên cứu nhu cầu về loạithuốc này trên thị trường Ngày 20/5/2002 phòng kinh doanh tiến hành lập

đơn đặt hàng nhập khẩu 25.000 hộp thuốc Antigas extra strength do ẤN ĐỘ

sản xuất, gửi cho hãng TENAMYD CANADA

Sau khi trao đổi qua lại bằng fax để sửa đồi một số điều khoản, cả haibên đã đi đến ký kết hợp đồng ngoại số 13402 KA/TENAMYD ngày25/9/2002 Sau đó do có một số thay đổi so với nội dung hợp đồng cho nênhai bên thống nhất đưa ra bản ANNEX số 1 ngày 30- 9-2002 Nội dung cácđiều khoản sau khi sửa đổi như sau:

Công ty Dược liệu Trung ương I mua thuốc Antigas extra strength củacông ty TENAMYD CANADA, địa chỉ 12 Harcourt central Hongkong

Mặt hàng thuốc Antigas extra strength số lượng 25.000 hộp

Đơn giá 0.75 USD/ hộp (giá CIF cảng Thành phố Hồ Chí Minh)

Tổng giá trị lô hàng 18.750 USD

Phương thức thanh toán L/C

- Ngày 12-11 2002 công ty tiến hành làm thủ tục vay vốn mở L/C (do

là khách hàng truyền thống, hơn nữa công ty có uy tín trên thị trường nên khi

mở L/C công ty không phải ký quỹ)

- Ngày 28- 11- 2002 công ty nhận được bộ chứng từ từ ngân hàngĐống đa Hà nội Sau khi kiểm tra thấy phù hợp với L/C.

- Ngày 18-02-2003 nhận được thông báo hàng về nhập cảng Phòngkinh doanh cử cán bộ đi làm thủ trục hải quan (khai vào tờ khai hàng hoánhập khẩu) và nhận hàng

- Ngày 27-02-2003 nhận được giấy thông báo thuế của chi cục HQCảng Sài Gòn

- Ngày 05- 03-2003 hàng về nhập kho công ty Sau khi được kiểm tra

kỹ lưỡng về chất lượng, chủng loại, số lượng tiến hành nhập kho Việc kiểmnghiệm do người trực tiếp bảo quản tiến hành

Quá trình ghi sổ của Công ty như sau:

- Ngày 27- 02-2003 nhận được thông báo thuế của Hải quan về số thuếnhập khẩu và thuế GTGT của số hàng nhập khẩu:

Kế toán thuế nhập khẩu hàng hoá:

Biểu số 1: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ HÀNG HOÁ

Ngày 05/03/2003Ban kiểm nghiệm:

Ông: Lê bảo việt

Bà: Hoàng phương Trang

Ph ương thức kiểm nghiệm

Đơn vị tính

Số lượng theo thứ tự

Kết quả kiểm nghiệm Ghi

chú

Số lượng đúng qui định

Sl không đúng qui định Antigas extra

strength AĐ

Hộp 25.000 25.000

Đại diện kỹ thuật Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểmnghiệm

( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Sau đó cán bộ phòng kinh doanh căn cứ vào bộ chứng từ mua bán và

biên bản kiểm nghiệm lập phiếu nhập kho (biểu số 2)

Biểu số 2:

Cty Dược Liệu TWI PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 05 tháng 03 năm 2003

Họ, tên người giao hàng: TENAMYD CANADA

Theo……… số … ngày …tháng …… năm2002…của…

Đơnvịtính

Số lượng Đơn giá Thành tiềnTheo

chứng từ

Thựcnhập

18.750 USD1.875

Tỷ giá hạch toán: 15.570 Tỷ giá thực tế: 15400

Cộng 20.625 USD

Cộng thành tiền (viết bằng chữ):

Hai mươi mốt ngàn sáu trăm năm mươi sáu Dollar Mỹ

Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ

kho

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

- Ngày 05-03-2003 sau khi làm xong thủ tục nhập kho, kế toán căn cứvào bộ chứng từ mua bán và phiếu nhập kho kế toán tiến hành vào Bảng kêchứng từ hàng hoá (biểu số3) Bảng này dùng để theo dõi giá vốn hàng bán,doanh thu và thuế GTGT Được mở theo quí và mở riêng cho TK 131 và 331.Giá trị hàng hoá nhập khẩu nhập kho được kế toán tính như sau:

Trị giá hàng nhập = ( 0.75 * 15.570 + (0.75 * 15.400) * 10%) = 320.812.500

Biểu số 3:

Cty Dược liệu TWI BẢNG KÊ CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ

Phòng kế toán Kho: Tạm

T ng y 01/01/03 ừ ngày 01/01/03 đến ngày 31/03/03 àn thi đến ngày 31/03/03 n ng y 31/03/03 àn thi

Số chứng từ Nội dung Tiền vốn Tiền bán Tiền thuế VAT 034/01/03

Biểu số 4:

Cty Dược liệu TWI SỔ KÊ CÔNG NỢ CHI TIẾT (VNĐ)

Phòng kế toán Tài khoản: 331TE1

Từ ngày 01-01-03 đến ngày 31-03-03

- Ngày 10- 03- 2003 nhận giấy báo nợ của ngân hàng Đống đa để thanh

toán phí thanh toán L/C Kế toán phí thanh toán L/C

Kế toán hàng hoá nhập khẩu nhập kho

Nợ TK 156 (1561): 320 812 500

Có TK 331 : 320 812 500

Biểu số 5:

Cty Dược liệu TWI BẢNG KÊ SỐ 4

Phòng kế toán Kho: Tạm Từ ngày 01/01/03 đến ngày 31/03/03 Tồn đầu: 20 110 198 103

- Sau khi hoàn tất việc ghi sổ, kế toán hàng tồn kho chuyển toàn bộ sổsách cho kế toán tổng hợp vào sổ cái 1561 (biểu số 7), sổ cái TK3333 (biểu số9), sổ cái TK 33312 (biểu số 8)…

Biểu số 7:

Cty Dược liệu TWI SỔ CÁI TK 1561006

Phòng kế toán Giá mua hàng hóa kho Tạm

N m 2003 ăm 2003

Trang 2:

Biểu số 8:

Cty Dược liệu TWI SỔ CÁI TÀI KHOẢN

Phòng kế toán (33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu)

Từ ngày 01-01-2003 đến ngày 03-03-2003

Ho n thi àn thi ện hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển h ng hoá nh àn thi ập khẩu tại Công ty Dược liệu

Cty Dược liệu TWI SỔ CÁI TÀI KHOẢN

Phòng kế toán 3333- thuế xuất nhập khẩu

2- Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu

Tổ chức bán hàng hoá nhập khẩu được coi là giai đoạn cuối cùng củaquá trình lưu thông hàng hoá Tôt chức tốt khâu này không chỉ nhằm mụcđích thu hồi vốn để tái sản xuất mà còn là cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt độngnhập khẩu Nhận thức rõ được điều đó, tổ chức công tác bán hàng tại công tyđược phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kinh doanh, bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán.

Chủ yếu các mặt hàng của công ty được bán trực tiếp qua kho

Hinh thức tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu chủ yếu là bán buôn và bán lẻGiá vốn hàng bán được xác đinh theo phương pháp giá thực tế đíchdanh, lô hàng nhập theo giá nào thì xuất theo giá đó

Trong quá trình hạch toán tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu, công ty sửdụng các tài khoản sau đây:

+ TK 511- Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ (tài khoảnnày được mở chi tiết cho từng phòng):