Những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động quản trị nhân sự tại công ty XNK tổng hợp 1

Đề tài : Những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động quản trị nhân sự tại công ty XNK tổng hợp 1

Lời nói đầu

Trong cơ chế thị trờng nớc ta hiện nay, các doanh nghiệp thơng mại nhà

n-ớc đang đứng trn-ớc những thách thức to lớn Đó là phải gánh trên vai một khối

l-ơng lao động quá lớn kồng kềnh do cơ chế cũ để lại Hơn nữa đội ngũ lao động này nhìn chung tỏ ra yếu kém về mặt chất lợng, năng suất lao động thấp, làm việc với hiệu suất không cao Đồng thời, hoặt động Quản trị nhân sự ở hầu hết các doanh nghiệp thờng chỉ mang tính hình thức, thụ động chủ yếu là do các doanh nghiệp cha đánh giá đúng mức tầm quan trọng của công tác Quản trị nhân sự vì “Mọi Quản trị suy cho cùng là quản trị con ngời ” Nó dẫn đến kết quả tất yếu là hoặt động sản xuất kinh doanh đặt đợc cha cao do năng lực CBCNV cha đợc khai thác triệt để

Nhận thấy tầm quan trọng và sự cần thiết đổi mới hơn nữa công tác Quản trị nhân sự trong các doanh nghiệp ở nớc ta hiện nay và đặc biệt là trong các doanh nghiệp NN Là một doanh nghiệp NN, Công ty XNK Tổng hợp I cũng

đang chịu ảnh hởng của tình trạng hiện nay Do đó công tác Quản trị nhân sự

đ-ợc đặt trọng tâm của lãnh đạo Công ty Sau một thời gian thực tập tại Công ty tôi

đã đi sâu nghiên cứu vấn đề Quản trị nhân sự của Công ty và chọn đề tài là

“Những giải pháp nhằm nâng cao chất lơng hoạt động quản trị nhân sự tại Công ty XNK Tổng hợp I ”

Do thời gian nghiên cứu và thực tập có hạn, bài viết của tôi chỉ đề cập một

số nội dung cơ bản của Quản trị nhân sự nh hoặch định nguồn nhân sự, tuyển dụng nhân viên , đào tạo và phát triển nguồn nhân sự, chế độ lơng bổng và đãi ngộ , đánh giá thành tích công tác

Kết cấu bài viết gồm 3 ch ơng :

Chơng I: Giới thiệu về công ty XNK tổng hợp I (GENERALEXIM) Chơng II: Thực trạng về công tác Quản trị nhân sự tại Công ty xnk

tổng hợp I Chơng III: Một số ý kiến đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác

quản trị nhân sự tại Công ty

Để hoàn thành bài viết này tôi đã sử dụng tổng hợp các phơng pháp nghiên cứu nh duy vật lịch sử, phân tích thống kê , phơng pháp khảo sát thực tế, phơng pháp bảng cân đối , bảng hỏi , phỏng vấn

Chơng I

giới thiệu về công ty XNK tổng hợp I (GENERALEXIM)

I Sự hình tành và phát triển của công ty

1 Hoàn cảnh ra đời của công ty.

Đầu những năm 1980, khi nhà nớc ban hành nhiều chủ trơng chính sách nhằm đẩy mạnh công tác xuất khẩu, trong đó có việc mở rộng quyền xuất nhập khẩu cho các nghành, các địa phơng, quyền đợc sử dụng số ngoại tệ thu đợc do xuất khẩu các mặt hàng vợt chỉ tiêu hoặc ngoài chỉ tiêu phải giao nộp, thì công tác xuất khẩu địa phơng từ các tỉnh đồng bằng ven biển cho đến các tỉnh trung

du, miền núi đều dấy lên sôi nổi và rầm rộ

Bên cạnh những kết quả thu đợc, thể hiện trong nhịp độ tăng kim ngạch lại phát sinh nhiều hiện tợng tranh mua tranh bán ở cả thị trờng trong và ngoài nớc Những cuộc ‘chiến tranh con tôm ’, ‘chiến tranh dợc liệu ’bùng nổ gây ra những hiện tợng không lành mạnh nh phá giá thị trờng dẫn đến nguy cơ mất thị truờng Vấn đề dặt ra là làm thế nào để vừa khuyến khích phát triển công tác xuất nhập khẩu địa phơng lại vừa chấn chỉnh và từng bớc lập kỷ

c-ơng trong lĩnh vực này hạn chế tới mức thấp nhất các hiện tợng tranh mua tranh bán

Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp I-tên giao dịch quốc tế là generalixim (the

vietnam national export import corparation)đợc chính thức thành lập vào ngày 15-12-1981

theo quyết định số 1365/TCCB của Bộ ngoại thơng, nay là Bộ thơng mại nhng phải đến tháng

3/1982 công ty mới thực sự đi vào hoạt động với nhiệm vụ góp phần giải quyết mâu thuẫn

nêu trên bằng biện pháp kinh tế

2 Chức năng nhiệm vụ.

Ngoài nhiệm vụ chủ yếu đợc giao theo tinh thần nêu trên là trực tiếp xuất khẩu hoặc nhận uỷ thác xuất nhập khẩu mọi mặt hàng ngoài chỉ tiêu giao nộp của các địa phơng,các ngành, các xí nghiệp chủ yếu từ Bình Trị Thiên trở ra Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp I còn đợc bộ giao thêm một số nhiệm vụ khác tuỳ theo từng giai đoạn Cụ thể những nhiệm vụ

đó là :

- Thực hiện xuất khẩu hoặc nhập khẩu một số mặt hàng đợc giao theo chỉ tiêu pháp lệnh

- Tiếp nhận và phân phối hàng viện chợ nhân dân của CHDC đức thông qua hiệp định chính phủ

- Kinh doanh về cung ứng hàng xuất khẩu tại chỗ cho các cơ sở có chức năng bán lẻ ngoại tệ mạnh

Ngoài ra còn đợc trao đổi hàng hóa ngoài Nghị định th với các nớc khu vực I.

3 Quá trình phát triển:

Một biên chế gồm gần 50 cán bộ công nhân viên đa số là cán bộ từ Công

ty xuất nhập khẩu và chuyển khẩu bị giải thể chuyển sang, số cán bộ có trình độ nghiệp vụ rất ít và chủ yếu mới chỉ làm công tác nhập hàng phục vụ cho xuất khẩu tại chỗ Vốn liếng đợc bàn giao ban đàu chỉ vẻn vẹn có 139.000 đồng Có thể nói thời gian đầu Công ty gặp rất nhiều khó khăn.

Trải qua nhiều năm thăng trầm trong quá trình hoặt động, đặc biệt là do sự thay đổi trong đờng lối chính sách của Đảng và Nhà nớc, mà môi trờng kinh doanh của Công ty ngày càng biến động phức tạp, nhng Công ty vẫn luôn luôn phấn đấu để đạt đợc các chỉ tiêu đề ra,

và vẫn liên tục là doanh nghiệp làm ăn có lãi trong suốt quá trình kể từ khi thành lập

Năm 1993, Bộ thơng mại đã quyết định hợp nhất công ty phát triển sản xuất và nhập khẩu vào Công ty XNK Tổng hợp I Đây là một bớc ngoặt lớn đối với công ty, nhng Công ty cũng đã nhanh chóng ổn định tổ chức để tiếp tục hoặt

động.Và cho tới nay Công ty đã có số cán bộ công nhân viên là 616 ngời, với

tổng số vốn kinh doanh là 90,297 tỷ đồng, đợc mệnh danh là con chim đầu đàn

của lĩnh vực XNK

4 Phạm vi hoặt động kinh doanh của Công ty.

Là một doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Bộ TM, hoặt động theo chế độ hạch toán

độc lập, có t cách pháp nhân, Công ty XNK Tổng hợp I tiến hành kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau trong đó lấy kinh doanh XNK làm chủ đạo, cụ thể :

- Xuất khẩu các mặt hàng nông – lâm – hải sản, khoáng sản, hàng thủ công mỹ nghệ, hàng tạp phẩm, hàng công nghiệp hoá chất và hàng tiêu dùng

- Sản xuất, gia công, chế biến hàng xuất khẩu và hàng tiêu dùng trong nớc, hàng may mặc đồ chơi điên tử, dợc liệu, nông lâm chế biến

- Tiến hành các dịch vụ thơng mại: nhập khẩu tái xuất, chuyển khẩu quá cảnh và môi giới TM

- Đợc đón khách, vận tải hàng hoá phục vụ cho việc kinh doanh XNK

- Cho thuê văn phòng kinh doanh, khách sạn, kho hàng, nhà xởng, phơng tiện nâng xếp dỡ

- Mở của hàng bán buôn, bán lẻ hàng XNK và hàng sản xuất trong nớc

- Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc

5.Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty hiện nay.

Công ty XNK Tổng hợp I tổ chức cơ cấu bộ máy quản trị theo mô hình trực tuyến chức năng thành những phòng ban với chức năng chuyên ngành riêng biệt với sự chỉ đạo của ban giám đốc và có quan hệ chức năng với nhau Trong mỗi phòng có một trởng phòng điều hành và một phó phòng giúp việc Quyền hạn, nhiệm vụ, lề lối làm việc và mối quan hệ công tác của các chi nhánh và các phòng ban đều do trởng phòng và các giám đốc chi nhánh dự thảo trình ban giám đốc

Tổng số lao động của Công ty là 616 ngời đợc chia thành các phòng ban

và chi nhánh nh sau:

- Phòng tổ chức cán bộ : Có 18 ngời nắm toàn bộ nhân lực của công ty,

tham mu cho giám đốc, sắp xếp, tổ chức bộ máy, lực lợng lao động trong mỗi pòng ban cho phù hợp, quản lý về mặt chính sách, chế độ, về lao động, tiền lơng, bảo hiểm XH, xây dựng chiến lợc đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ công nhân viên, tuyển dụng lao động, điều tiết lao động cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh của Công ty.

- Phòng tổng hợp : Có 8 ngời, thực hiện xây dựng kế hoặch kinh doanh

hàng năm và chiến lợc kinh doanh dài hạn, lập báo cáo từng tháng, quý, năm trình giám đốc Tổ chức công tác nghiên cứu thị trờng, giao dịch, đàm phám, lựa chọn khách hàng

- Phòng hành chính quản trị : có 15 ngời phục vụ nhu cầu về văn

phòng phẩm, tiếp khách và quản lý toàn bộ tài sản của Công ty

- Phòng kế toán tài vụ : có 12 ngời với nhiệm vụ đảm bảo vốn cho hoạt

động sản xuất kinh doanh của công ty,kiểm tra và giám sát phơng án kinh doanh,giúp giám đốc đề ra các biện pháp quản lý vốn,sử dụng vốn

có hiệu quả.Ghi chép,trao đổi,giám sát sự luân chuyển của vốn,điều hoà vốn trong nội bộ Công ty,trong quan hệ kinh tế với các bộ phận sản xuất

- Phòng nghiệp vụ 1 : Xuất khẩu các mặt hàng nông sản, có 4 ngời.

- Phòng nghiệp vụ 2: Phòng nghiệp vụ 2:nhập khẩu xe máy nguyên

chiếc và xe máy dạng IKD.

- Phòng nghiệp vụ 3: Phòng nghiệp vụ 3:gia công xuất khẩu hàng may

mặc, có 3 ngời.

- Phòng nghiệp vụ 4: Phòng nghiệp vụ 4:sản xuất,lắp giap,bảo hành

hàng nhập khẩu,có 4 ngời.

- Phòng nghiệp vụ 5: Phòng nghiệp vụ5:xúât khẩu các mặt hàng nông

sản,sợi,có 3 ngời.

- Phòng nghiệp vụ 6: Phòng nghiệp vụ 6:xuất khẩu cói và các sản phẩm

cói, có 3 ngời.

- Phòng nghiệp vụ 7: Phòng nghiệp vụ 7:xuất khẩu hàng nông sản, chế

biến quặng sắt,thép,làm hàng đổi hàng với Trung Quốc.

- Phòng nghiệp vụ 8: Phòng nghiệp vụ 8: phòng giao nhận, kho vận,

đầu t và dịch vụ thơng mại, có 3ngời.

- Các cửa hàng :2 cửa hàng:46 Ngô Quyền và 28Trần Hng Đạo,chuyên

giới thiệu sản phẩm,có bán lẻ các sản phẩm nh may mặc, đồ điện tử,

xe máy

- Liên doanh : 53- Quang trung: Trung tâm giao dịch kinh doanh

7-Triệu việt vơng: kinh doanh khách sạn

- Các chi nhánh : Nhiệm vụ chung là nghiên cứu tìm nguồn hàng bán

hàng uỷ thác của công ty

 Chi nhánh thành phố HCM : 40 ngời

 Chi nhánh Đà nẵng :36 ngời

- Bộ phận sản xuất

 Xí nghiệp may đoan xá - Hải phòng :325 ngời

 Xởng lắp giáp xe máy tại tơng mai : 38 ngời

 Xởng sản xuất và chế biến gỗ thuộc phòng 6 tại Cầu diễn – Hà nội: 61 ngời

5 Kết quả hoặt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây (1995-1999).

Trong 3 năm 1995,96,97,tình hình hoặt động kinh doanh của Công ty là

t-ơng đối tốt, các chỉ tiêu đều tăng, riêng tốc độ tăng quỹ lt-ơng lớn hơn tốc độ tăng lao động dẫn đến thu nhập của ngời lao đông tăng lên

Nhng bớc sang năm 1998,99 tình hình kinh doanh của Công ty sa xút

nghiêm trọng nguyên nhân chủ yếu là do cuộc khủng hoảng tài chính, tiền tệ trong khu vực làm cho thị trờng hàng xuất khẩu của VN nói trung, của Công ty nói riêng bị thu hẹp thị trờng xuất khẩu bị cạnh tranh gay gắt, nhiều mặt hàng

XK của công ty không còn thị trờng nữa

Trớc tình hình đó phần lớn các chỉ tiêu của công ty đề giảm Riêng quỹ

l-ơng của Công ty tăng nhng do tốc độ tăng của lao động tăng nhanh hơn nên thu nhập của lao động giảm Điêù này cũng phản ánh một su thế xấu Thực tế này đòi hỏi công ty phải có đợc chiến lợc kinh doanh lâu dài cũng nh các giải pháp tình thế phù hợp, trong đó quan trọng nhất là chiến lợc về con ngời

II tình hình nhân Sự của công ty thời gian qua (1995-1999)

1 Tổng số lao động :

Trong 3 năm 1995,96,97 tổng số lao động của Công ty tăng nên không

đáng kể

Nhng sang năm 98, 99 lao động của Công ty tăng mạnh lý do là Công ty mới đa thêm XN sản xuất quế và XN may đoan xá vào hoặt động Nên Công ty

đã tuyển thêm ngời phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh Điêù này là tốt thể hiện việc mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh của Công ty

2 Cơ cấu lao động:

Theo vai trò của lao động :

So với năm 95 năm 96 lao động trực tiếp của Công ty tăng 7 ngời, lao động gián tiếp giảm 1 ngời

Năm 97 lao động trực tiếp tăng 12 ngời (4,6%), lao động gián tiếp giảm 9 ngời Năm 98 lao động trực tiếp của công ty tăng 70 ngời hay 25,7%,lao động gián tiếp tăng 22 ngời hay 11,75%.Nh vậy tốc độ tăng lao động trực tiếp nhanh hơn tốc độ tăng của lao động gián tiếp làm cho tỷ trọng của laô động trực tiếp

tăng lê cùng một lợng với tỷ trọng của lao động gián tiếp giảm đi và bằng 2,92% Sang năm 99, tổng số lao động trực tiếp là 403 ngời,chiếm 65,4%,và lao

động gián tiếp là 213 ngời hay 34,6%.

Nh vậy ta thấy qua 5 năm công ty đẵ giảm dợc tỷ trọng của lao động gián tiếp, tăng tỷ trọng của lao động trực tiếp trong tổng số lao động bằng cách tuyển thêm ngời và chuyển một số lao động gián tiếp sang trực tiếp kinh doanh Điều này là một bớc đi đúng đắn, tuy nhiên mối quan hệ giữa lao động trực tiếp và lao

động gián tiếp vẫn cha phù hợp Tỷ trong lao động gián tiếp vẫn còn cao(34,6%)rong tổng số lao động

Theo trình độ:

Lực lợng lao động có trình độ cao đợc đào tạo ở công ty chiếm tỷ trong đáng kể Số nhân viên có trình độ đại học ở Công ty luôn chiếm tỷ trong cao Qua 5 năm số nhân viên có trình độ đại học ở Công ty tăng lê đáng kể Năm 95 số lao động có trình độ đại học là 153 ngời tơng đơng 34%,sang năm 96 chiếm 38,5%và tăng lên đến 188 ngời chiếm 40,88% trong tổng số lao động của toàn công ty vào năm 97.Năm 98 số nhân viên có trình độ đại học tăng

76 ngời và tiếp tục tăng đạt 302 ngời năm 99 Tơng tự số nhân viên có trình độ trung cấp cũng liên tục tăng qua các năm, trong đó số lao động đào tậo tay nghề liên tục giảm

Có thể nói Công ty đã tiến hành đào tạo và tuyển thêm một số nhân viên có trình độ

đại học và trung cấp không nhỏ Đây là sự cần thiết để đáp ứng hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty Hoạt động nay ngoài yêu cầu nhân viên phải có trình độ về kinh tế

ra, còn phải có kiến thức về ngoại ngữ và tin học

- Số nhân viên có trình độ đại học làm việc ở khối phòng ban và các đơn vị trực thuộc ngày càng tăng lên Cụ thể năm 95 số nhân viên có trình độ đại học làm việc ở khối phòng ban 78 ngời và tăng lên 91 ngời vào năm 96.Khối đơn vị trực thuộc tăng 11 ngời Năm 97 số nhân viên ở các phòng ban lag 87 ngời chiêms tỷ rtọng 46%trong tổng số nhân viên có trình độ đại học của toàn Công ty ở khối

đơn vị trc thuộc là 101 ngời, chiếm 54%.Năm 98 so với năm 97 tăng 26 ngời khối

đơn vị trực thuộc tăng 40 ngời Sang năm 99 , ở khối phòng ban số nhân viên có trình độ đại học tăng lên và đạt 124 ngời hay 41%, khối đơn vị trực thuộc là 178 ngòi chiếm 59%

- Số nhân viên có trình độ trung cấp vẫn làm việc ở khối phòng ban năm 95 là 14 ngời và tăng lên 15 ngời vào năm 96 và giảm xuống 13 ngời vào năm 97 chiếm 7,56%, ở khối dơn vị trực thuộc là 159 ngời Sang năm 98 số nhân viên có trình

độ trung cấp làm việc ở khối phòng ban lại tăng lên 15 ngời nhng sang năm 99 thì

đã giảm đợc hoàn toàn Còn số nhân viên làm việc ở khối trực thuộc là 203 ngời năm 98 và tăng lên đạt 255 ngời năm 99 Nh vậy nhìn chung số nhân viên có trình

độ đại học làm việc ở khối phòng ban giao động không nhiếu, trừ năm 99 nó đã giảm hoàn toàn Và đến thời điểm này, lc lợng lao động làm việc ở khối phòng ban của công ty chủ yếu là đại học Đây là một dấu hiệu rất tốt thể hiện trình độ của ngời lao động tại các phòng ban đã đợc nâng cao

- Ngoài số nhân viên làm việc ở khối phòng ban và đơn vị trực thuộc có trình độ đại học và trung cấp, Công ty còn một lực lợng lao động đào tậo tay nghêd rất lớn Tuy nhiên số lao động có trình độ đào tạo tay nghề làm việc ở hai khối đều giảm dần qua các năm Điều này chứng tỏ trình độ của ngời lao động đang đợc nâng cao

Theo giới tính:

Trong 5 năm qua, ta thấy tỷ lệ lao động nữ ở công ty, trừ năm 95 và năm 98 ra luôn lớn hơn tỷ lệ lao động nam và có xu hớng phát triển theo hớng này Năm 95 lao động nữ là

224 ngời và tăng lên 233 ngời vào năm 96, còn lao động nam giảm từ 226 ngời xuống 223 ngời Năm 97 lao động nữ là 286 ngời chiếm 58,27%, sang năm 98 chiếm 58,19%,và năm

99 tăng lên đến 58,92%

Lao động nữ tăng lên chủ yếu tập trung ở bộ phận bán hàng và xí nghiệp may Đoan xá Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp I là một doanh nghiệp thơng mại kinh doanh trong lĩnh vực hàng hoá phục vụ nhu cầu xuất khẩu và tiêu dùng, do đó tỷ trong nữ lớn hơn nam là hợp

lý

Theo hình thức tuyển dụng :

Tỷ trong lao động hợp đồng so với lao động biên chế của Công ty thay đổi qua các năm, cụ thể :năm 95, lao động biên chế chiếm 92,22%, lao động hợp đồng chiếm 7,78%.Năm

96 lao động biên chế giảm xuống còn 91,98%, trong lúc lao động hợp đồng tăng lên 8,11% Năm 97 số lao động biên chế là 411 ngời chiếm 89,25%,lao động hợp đồng chiếm

10,65%.Sang năm 98,99 tỷ trọng của lao động biên chế trong tổng số lao động ngày càng giảm, và ngợc lại tỷ trọng lao động hợp đồng ngày càng tăng

Năm 95,96,97 lao động hợp đồng toàn đợc tuyển theo thời vụ Song năm 98,99 ngoài việc ký kết hợp đồng lao động ngắn hạn phục vụ yêu cầu sản xuất kinh doanh mang tính cát thời vụ, Công ty đã tổ chức ký kết môt số hợp đồng có thời hạn dài hơn, từ 1 đến 3 năm để tuyển dụng nhân viên cho bộ máy tổ chức

Sự biến đổi lao động hợp đồng và lao động biên chế theo hớng này là phù hợp xu thế của thời đại Và do Công ty là một doanh nghiệp thơng mại hoặt động chủ yếu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, cho nên việc ký kết hợp đồng ngắn hạn phục vụ nhu cầu thời vụ là cần thiết

Nh vậy Công ty vẫn có thể đảm bảo đợc tiễn độ sản xuất kinh doanh khi cần thiết và giảm

đ-ợc gánh nặng d thừa lao động khi không cần thiết

Tuy nhiên lao động đợc ký kết theo hình thức hợp đồng ngắn hạn thờng có trình độ tay nghề thấp Do vậy Công yt chỉ nên ký kết hợp đồng ngắn hạn cho những công việc không yêu cầu trình độ chuyên môn cao,chẳng hạn nh công việc bốc dỡ hàng hoá

Theo tuổi tác:

Lực lợng lao động của Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp I có đặc trng là tuổi khá cao

Họ đã có nhiều năm kinh nghiệm và đó là một yếu tố thuận lợi cho quá trình kinh doanh của Công ty

- Số lao động trên 56 tuổi của Công ty năm 95 là 41 ngời, năm 96 giảm xuống còn

37 ngời và năm 97 càn 30 ngời chiếm 6,42% Sang năm 98 giảm xuống còn 19 ngời và tiếp tục giảm còn 16 ngời chiếm 2,61%vào năm 99.Số lao động trên 56 tuổi của Công ty chủ yếu là cán bộ quản lý Tuy nhiên đến thời điểm này, kinh nghiệm và sự năng động của họ trong kinh doanh có nhiều hạn chế Do vậy việc giảm tỷ trọng của số lao động này là cần thiết

- Lực lợng lao động tuổi từ 46-55 của Công ty xét về mặt tỷ trọng vẫn tiếp tục giảm,

cụ thể năm 95 là 36%,năm 96 còn 35,2%và đến năm 99 giảm còn 29,22%.Đây cũng là một biểu hiện tốt

- Số lao động ở độ tuổi 31-45 tăn g dần qua các năm cả về số tuyệt đối, cả về tỷ trọng

- Và tơng tự, số lao động dới 30 tuổi cũng tăng dần qua các năm Sở dĩ lao động trẻ tăng dần là do thời gian qua Công ty thiếu nhân viên kinh doanh cho nên đã tuyển dụng khá nhiều nhân viên trẻ Đây là một minh chứng cho sự trẻ hoá đội ngũ cán

bộ công nhân viên của Công ty, nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trờng trong hoạt

động sản xuất kinh doanh

2.Phân tích hiệu quả sử dụng lao động của Công ty qua 5 năm :

Suy cho cùng mục tiêu của hoạt động quản trị nhân sự là để đem lại tính hiệu quả Vì vậy, khi phân tích thực trạng nguồn nhân lực của Công ty, chúng ta không thể bỏ qua đợc vấn đề phân tích thực trạng hiệu quả sử dụng lao động

Năm 95/96:

Doanh thu tăng 25,2%, tổng số lao động tăng 1,33% dẫn tới năng xuất lao động tăng lên 23,5%.Lợii nhuận tăng 11,59%, dẫn tới mức sinh lời bình quân của lao động tăng 1,56%.Thu nhập bình quân đầu ngời tăng 1,75% trong lúc năng xuất lao động tăng 23,5% là phù hợp với yêu cầu của việc trả lơng, song cần chú ý mức chênh lệch giữa tỷ lệ tăng thu nhập và tăng năng xuất lao động trong điều kiện tự động hoá còn thấp

Năm 96/97:

Cũng tơng tự, tất cả các chỉ tiêu đều tăng, tuy tốc tăng của các chỉ tiêu là khác nhau

Nh vây có thể nói trong 3 năm 95,96,97, tình hình kinh doanh của Công ty

là khá tốt Lợi nhuận và thu nhập của ngời lao động ngày càng tăng lên.

Bớc sang năm 98, do ảnh hởng của cuộc khủng hoảng tài chính, tiền tệ khu vực làm cho tình hình kinh doanh của Công ty tồi tệ hẳn đi Cụ thể :

Năm 97/98:

Doanh thu giảm xuống còn 93,7%,lợii nhuận giảm còn 97,4% trong lúc đó tổng số lao động tăng 20% và chi phí tiền lơng tăng 19% làm cho năng xuất lao động giảm xuống còn

81,1%.Chi phí tiền lơng tăng với tốc độ chậm hơn tốc độ tốc độ tăng lao động làm cho thu nhập của ngời lao động giảm 0,7%.Lợii nhuận giảm trong lúc lao động tăng làm cho mức sinh lời bình quân của lao động giảm xuống còn 81,23%.Lợii nhuận giảm, chi phí tiền lơng tăng dẫn tới hiệu xuất tiền lơng giảm 18,18%.Tỷ xuất chi phí tiền lơng tăng 0,4%.Tốc độ giảm của năng xuất lao động lớn hơn tốc độ giảm của thu nhập/ngời là cha hợp lý

Tóm lại năm 98 so với năm 97 tình hình kinh doanh của Công ty tồi tệ hẳn

đi Phần lớn các chỉ tiêu đều giảm hoặc tăng một cách không hợp lý Công ty cần

phải xem xét lại việc sử dụng quỹ lơng và lao động sao cho vừa tăng đợc thu nhập cho ngời lao động, vừa đảm bảo yêu cơ bản của việc trả lơng là tốc độ tăng của năng xuất lao động phải lớn hơn tốc độ tăng của tiền lơng.

Năm 99/98:

Doanh thu tăng 1,4 %, lao động tăng 11,6% cho nên năng suất lao động giảm 9,16% chi phí tiền lơng tăng 1,2 % chậm hơn tốc độ tăng lao động, do vậy thu nhập bình quân của ngời lao động chỉ còn 90,6 % Lợii nhuận giảm 2,7 % làm cho mức sinh lời bình quân của ngời lao động giảm xuống còn 87,2%

Nh vậy ta thấy sang năm 99 tình hình kinh doang của Công ty vẫn còn tồi tệ Ngoài chỉ tiêu doanh thu ra không có chỉ tiêu nào phản ánh su thế tích cực trong kinh doanh Điều này chứng tỏ tình hình phân công lao động không tốt, tỷ trọng lao động gián tiếp còn cao, bộ máy tổ chức cồng kềnh, cha đáp ứng và thích nghi đợc với môi trờng kinh doanh gián tiếp còn cao, bộ máy tổ chức cồng kềnh, cha đáp ứng và thích nghi đợc với môI trờng kinh doanh

đầy biến động

Chơng II

Thực trạng về công tác Quản trị nhân sự

tại Công ty xnk tổng hợp I :

1.Công tác hoạch định nguồn nhân sự

Cũng giống nh các doanh nghiệp khác ở Việt nam, với Công ty xuất nhập khẩu I có thể nói việc hoạch định chiến lợc kinh doanh trung hạn và dài hạn vẫn còn là một lĩnh vực khá mới mẻ Cho đến nay Công ty hầu nh chỉ xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, trong

đó có kế hoạch về nhân sự trong một năm Do vậy công tác hoạch định nguồn nhân sự th-ờng đợc xác định vào cuối mỗi năm, khi tổng kết công tác cho năm vừa qua và lập kế hoạch cho năm tới để dự báo nhu cầu nhân viên, Công ty thờng dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh năm tới để trên cơ sở đó cân đối lại lực lợng lao động sẵn có và xác định xem thừa thiếu bao nhiêu

Thông thờng, số lợng nhân viên làm việc ở các phòng ban có sự thay đổi rất ít Do vậy hàng năm Công ty ít chú ý đến việc xác định nhu cầu nhân sự cho bộ phận này Chỉ khi nào

có một ai đó đến tuổi nghỉ hu thì Công ty mới tuyển thêm ngời thay thế

Lao động của Công ty tăng lên chủ yếu ở bộ phận sản xuất kinh doanh.Việc xác định nhu cầu lao động cho bộ phận này dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm đố và sử

dụng phơng pháp phân tích tỷ suất nhân quả tức là (kỹ thuật xác định tỷ xuất giữa một yếu

tố nguyên nhân nào đo với một yếu tố kết quả đạt đợc ) ở đây Công ty dựa vào doanh thu

dự kiến (hoặc số lợng sản phẩm sản xuất ra )để xác định số công nhân cần thiết Chẳng hạn một năm một nhân viên bán hàng bán đợc 1 tỷ đồng, nh vậy nếu muốn đạt doanh số là 20 tỷ

đồng thì cần 20 nhân viên bán hàng

Vì Công ty là một doanh nghiệp thơng mại nên hoạt động nhiều lúc mang tính chất thời vụ Do vậy trong những nhu cầu lao động lên cao, Công ty thờng ký kết các hợp đồng ngắn hạn để phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, và những lúc nhàn rỗi, Công ty thờng giảm bớt giờ lao động bằng cách cho nhân viên thay nhau nghỉ tạm thời không lơng

Nh vậy có thể nói công tác hoạch định nguồn nhân sự của Công ty còn nhiều hạn chế

Đặc biệt là việc hoạch định nguồn nhân sự cho dài hạn và trung hạn.Vấn đề này đặt ra vấn đề

đối với các nhà quản trị cấp cao là phải xây dựng đợc một chiến lợc kinh doanh trong đó có chiến lợc về con ngời theo hớng động và tấn công thì mới đảm bảo đợc sản xuất kinh doanh không đi chệch quỹ đạo và đạt hiệu quả cao

Việc ký kết các hợp đồng lao động ngắn hạn để phục vụ sản xuất kinh doanh khi nhu cầu lên cao chỉ phát huy tác dụng tối u khi công việc không yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ cao, chẳng hạn nh công tác thu mua, vận chuyển bốc dỡ hàng hoá

Còn đối với những công việc yêu cầu về trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, đòi hỏi tính cẩn thận và trung thực thì thông thờng những lao động ký kết hợp đồng ngắn hạn không

đảm bảo đợc yêu cầu Họ làm việc chỉ vì khoản tiền lơng thởng mà họ nhận đợc chứ không quan tâm tới mục tiêu, nề nếp, truyền thống của Công ty

Biện pháp cho công nhân thay nhau nghỉ tạm thời khi hết việc ảnh hởng rất lớn tới việc ổn định đời sống của cán bộ công nhân viên do vậy tác động xấu tới tâm lý của họ khi

họ luôn luôn phải lo nghĩ một việc làm khác để lấp đầy khoang trống thời gian đồng thời tăng thu nhập để ổn định đời sống Từ đó ảnh hởng tới năng xuất và hiệu quả làm việc của cán bộ công nhân viên

2.Tuyển dụng nhân viên và bố trí sử dụng lao động :

2.1.Tuyển dụng nhân viên:

Với lao động thừa hành:

Xác định lý do tuyển dụng : Công ty tuyển dụng nhân viên là xuất phát từ nhu cầu về

lao động Chẳng hạn nh mấy năm gần đây, mạng lới sản xuất kinh doanh của Công ty đợc

mở rộng vì thế số nhân viên bán hàng và nhân viên trực tiếp sản xuất kinh doanh phải tăng lên để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh

Nguồn tuyển dụng và phơng pháp thông báo nhu cầu tuyển dụng: Công ty Xuất

nhập khẩu tổng hợp I tuyển dụng nhân viên chủ yếu từ nguồn bên ngoài Công ty, tuyển dụng ngay từ bạn bè, con em nhân viên trong Công ty Nhng những nhân viên đang làm việc trong Công ty biết rõ bạn mình, con em mình đang cần một công việc và họ giới thiệu cho Công ty những ngời mà họ thấy có khả năng và đợc họ tin yêu

Cách tuyển dụng nh vậy sẽ giảm đợc chi phí vì không phải đăng quảng cáo để thông báo Công ty chỉ cần thông báo trong nội bộ để toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty biết đợc về nhu cầu tuyển nhân viên.Và chỉ sau một thời gian ngắn, đã có ứng cử viên nộp

đơn cho Công ty thông qua chính nhân viên giới thiệu đó Hơn nữa sẽ tạo cho nhân viên cảm

thấy các quyền lợii mà Công ty giành cho họ lớn hơn, đó là con em họ sẽ có cơ hội đợc nhận vào làm việc tại Công ty

Tuy nhiên cách tuyển dụng này cũng có một số nhợc điểm: Tạo nên sự cứng nhắc trong nguồn tuyển dụng, và khi tuyển dụng sẽ dẫn tới thiên vị, chủ quan là điều khó tránh khỏi Mặt khác do chỉ u tiên con em, ngời thân của nhân viên trong Công ty, nên nhiều khi ứng cử viên không đáp ứng đợc các yêu cầu nhng vẫn đợc tuyển vào làm Còn ngững ngời không quen biết mà có năng lực thật sự thì vẫn có thể bị loại

Phơng pháp tuyển trọn :

Công ty chủ yếu tuyển trọn nhân viên thông qua xem xét hồ sơ và phỏng vấn Sau khi ứng cử viên nộp đơn xin việc, trởng phòng tổ chức các bộ tiến hành xem xét hồ sơ xin việc xem có đáp ứng đủ yêu cầu không, có đầy đủ các loại giấy tờ, bằng cấp cần thiết không Trong đơn xin việc của ứng cử viên phải theo mẫu của Công ty soạn thảo Nếu bộ hồ sơ đầy

đủ thì ban giám đốc cùng trởng phòng tổ chức cán bộ, trởng bộ phận thiếu ngời sẽ tiến hành phỏng vấn trực tiếp, đồng thời thông qua tiếp xúc trực tiếp để đánh giá về sức khoẻ, hình thức bên ngoài Tuy nhiên có một số trờng hợp sau khi kiểm tra xem xét kỹ hồ sơ xin việc, Công

ty tiến hành tuyển luôn mà không qua phỏng vấn nếu công việc ấy không cần thiết

Việc tuyển chọn thông qua 2 bớc hoặc 1 bớc nh thế này thì sẽ giảm bớt

đ-ợc thời gian và chi phí cho Công ty mà vẫn đêm lại kết quả tốt nếu nh ban giám

đốc và trởng phòng tổ chức cán bộ là những nhà quản trị nhạy cảm và sắc bén trong nắm bắt thông tin cũng nh phán đoán về triển vọng của công nhân trong

t-ơng lai Tuy nhiên dù sao sự phán đoán của các nhà quản trị đều ít mang tính chủ quan, vì vậy việc có thêm bớc kiểm tra bằng trắc nghiệm là cần thiết, cũng nh việc kiểm tra sức khẻo phải do bộ phận chuyên môn đảm nhiệm, nh thế việc tuyển chọn nhân viên sẽ mang tính khách quan hơn, cũng nh có khả năng phát hiện đợc các nhân tài thông qua trắc nghiệm vì một số ngời rất có triển vọng và kiến thức nhng do ảnh hởng của yếu tố tâm lý nên qua cuộc phỏng vấn có thể có nhiều hạn chế đối với họ trong việc biểu hiện khả năng của mình

Tuyển dụng lao động quản trị :

Công ty không tuyển dụng các nhà quản trị từ nguồn bên ngoài Đây là một điểm chung về tuyển dụng nhà quản trị hiện còn tồn tại khá phổ biến trong các doanh nghiệp nhà nớc mà Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp I là một ví dụ Các nhà quản trị đợc tuyển từ nguồn bên trong của Công ty tức là thông qua thuyên chuyển công tác, đề bạt, qua giáng chức Việc tuyển dung nh thế này có u điểm là đã biết rõ năng lực của nhân viên, sở trờng, sở đoản của nhân viên và giảm chi phí tuyển dụng Tuy nhiên, trong trờng hợp có nhiều cán bộ cùng trong danh sách dự tuyển vào cùng một chức vụ nào đó hiện tại Công ty đang thiếu sẽ gây ra sự ganh đua, đấu đá mất

đoàn kết nội bộ và kết quả là hiệu quả kinh doanh bị giảm sút Và hơn nữa do nguồn tuyển dụng quá hạn hẹp cho nên đôi khi không tuyển dụng đợc các nhà quản trị giỏi

2.2Phân công lao động :

Trớc đây trong thời kỳ bao cấp, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đợc tổ chức theo kiểu kế hoạch hoá từ trên xuống Theo hình thức này, Công ty tổ chức sản xuất kinh doanh theo một thể thống nhất, tất cả các bộ phận đều tham gia quá trình sản xuất kinh doanh Với kiểu tổ chức này Công ty chỉ quan tâm đến đầu vào (ngời cung ứng )và chỉ tiêu

kế hoạch đựợc giao

Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng, Công ty đã tổ chức sắp xếp lại và bố trí lại lực lợng lao động trong nội bộ Tuy nhiên hiện nay do đang ở trong quá trình thay đổi nên bộ máy của Công ty vẫn cha hoàn thiện, còn rất nhiều bất hợp lý nh

- Hiện nay Công ty vẫn cha có phòngMaketing nên trong công tác nghiên cứu thị trờng vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn, gây ảnh hởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh

- Trong khi đó có nhiều phòng nghiệp vụ kinh doanh những mặt hàng trùng nhau (nh phòng 1,5,7 cùng xuất khẩu mặt hàng nông sản )và có phòng nghiệp vụ mà thi trờng xuất khẩu của những mặt hàng hiện nay gần nh mất hẳn nh phòng 6

- Trong phân tích công việc, Công ty cha làm tốt dẫn đến cơ chế lao động của Công

ty thay đổi nhiều khi không hợp lý Tỷ trọng lao động gián tiếp vẫn rất cao làm giảm năng xuất lao động

Bên cạnh những hạn chế trên Công ty đã kịp thời bổ xung đợc một số lao động có trình độ, tạo điều kiện thuận lợii cho kinh doanh sản xuất

3.Đào tạo và bồi d ỡng nguồn nhân lực :

Cũng nh đa số doanh nghiệp nhà nớc khác, Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp I phải gánh chịu hậu quả từ thời bao cấp để lại đó là đội ngũ cán bộ công nhân viên thì đông nhng năng lục công tác cũng nh trình độ chuyên môn thì còn rất kém Hơn nữa trình độ của cán

bộ công nhân viên ngày càng bị mai một dần do không bố trí đúng ngời đúng việc, công tác

đào tạo không đợc chú trọng Việc đào tạo có chăng chỉ là thi tay nghề, cho đi đào tạo lại chỉ

để lấy bằng cấp nhằm nâng cao bậc lơng mà thôi

Nhận thức đợc vấn đề này, ban giám đốc đã đề ra nhiều chủ trơng biện pháp để nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên

Hàng năm Công ty đã trích ra gần 100 triệu đồng phục vụ cho công tác đào tạo và đào

tạo lại đội ngũ cán bộ công nhân viên, cụ thể là mỗi năm Công ty đã cử ra từ 20-25 ngời đi học các lớp tại chức về kinh tế, ngoại giao, ngoại ngữ, luật, 40-50 nhân viên học các lớp về chuyên đề quản lý kinh tế, 10-15 cán bộ tham dự lớp bồi dỡng cán bộ kế cận để bổ xung khi

cần thiết

Ngoài ra Công ty cũng tổ chức các lớp học tiếng Anh, Pháp, Đức, Trung bằng cách mời thầy về dậy và mọi cán bộ công nhân viên phải tự học và rèn luyện để nâng cao kỹ năng của mình đáp ứng nhu cầu cấp bách trong việc ngoại giao quan hệ với bạn hàng trong và ngoài nớc Năm 98, Công ty cũng cử 2 cán bộ sang úc học ngoại ngữ và 5 cán bộ sang Hà Lan học tập nghiên cứu về cách quản lý trong các xí nghiệp

Tuy nhiên do Công ty chỉ chú trọng đến hoạt động đào tạo mà khôg chú ý đến kết quả

đào tạo dẫn đến chi phí bỏ ra nhiều nhng kết quả thu đợc lại không cao

4.Khuyến khích lợi ích vật chất và tinh thần đối với ng ời lao động :

4.1.Khuyến khích lợi ích vật chất :

Tiền lơng:

Hàng tháng, Công ty nghiên cứu và áp dụng các hình thức trả lơng khác nhau đối với từng loại nhân viên khác nhau nh sau :

- Đối với phòng nghiệp vụ có các nhân viên có khả năng kinh doanh cao nhất, có hiệu quả nhất thì phòng nhân viên đó sẽ hởng mức lơng cao nhất với khả năng đạt

đợc trong kinh doanh

- Còn với phòng nhân viên có khả năng kinh doanh thấp thì nhân viên phòng đó sẽ

đợc hởng lơng vơí một hệ số lơng thấp đúng với tình hình kinh doanh của phòng

- Với cán bộ quản lý: Họ sẽ đợc hởng mức lơng trung bình giữa 2 hệ số lơng cao nhất và thấp nhất của phòng nghiệp vụ

- Với cán bộ quả lý cấp cao: Sẽ đợc hởng mức lơng với hệ số lơng bằng nhân viên của phòngnghiệp vụ có hiệu quả cao nhất

Tóm lại tiền lơng của cán bộ công nhân viên đợc tính nh sau :

Tiền lơng nhân viên I = lơng cơ bản x hệ số kinh doanh I x hệ số nhà nớc.

Nh vậy tiền lơng của mỗi ngời phụ thuộc vào hệ số cấp bậc của nhà nớc, hệ số kinh doanh và lơng cơ bản Trong đó hệ số cấp bậc nhà nớc là tơng đối ổn định, tiền lơng cơ bản theo quy định hiện hành của nhà nớc bằng 180.000 đồng Do vậy tiền lơng hàng tháng của nhân viên chủ yếu phụ thuộc vào hệ số kinh doanh của phòng

Việc trả lơng dựa vào khả năng kinh doanh của các phòng nghiệp vụ là tơng đối hợp

lý, tuy nhiên nó có hạn chế là có những nhân viên mặc dù rất cố gắng trong công việc nhng

do hiệu quả kinh doanh của phòng thấp nên họ chỉ đợc hởng mức lơng thấp Ngợc lại có những nhân viên ý thức làm việc kém nhng vẫn đợc hởng mức lơng cao Nh vậy nó đã tạo ra tính bình quân trong một phòng

Còn đối với nhân viên quản lý mức lơng của họ luôn nhỏ hơn mức lơng cao nhất cuả nhân viên phòng nghiệp vụ nên sẽ không có tác dụng kích thích tinh thần vơn lên của họ

Tiền thởng :

Cùng với tiền lơng, tiền thởng luôn là một công cụ kích thích ngời lao động góp phần nâng cao đời sống của họ Nhận thức đợc điều này hàng năm Công ty đều tiến hành trích lập quỹ khen thởng để phân phối cho nhân viên tuỳ theo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

Công ty đã có các hình thức khen thởng sau :