Tổng quan về công ty bánh mứt kẹo Hà Nội

Đề tài : Tổng quan về công ty bánh mứt kẹo Hà Nội

Lời mở đầu

Đối với bất cứ một cơ quan đơn vị nào hoạt động quản lý cũng là công việc phức tạp Cùng với sự phát triển của xã hội thì hoạt động quản lý càng đ ợc coi trọng hơn Văn phòng chính là

đơn vị có trách nhiệm quản trị và quản lý chu trình vận hành vào hoạt động trôi chảy của một đơn vị theo một hệ thống thống nhất

Trong hoạt động quản lý khi nói đến quá trình giải quyết công việc một cách có tổ chức và khoa học là muốn nói đến yêu cầu tạo ra những mối quan hệ hợp lý về mặt tổ chức trong cơ quan Đứng tr ớc một nhiệm vụ quản lý cụ thể, ng ời quản lý phải biết xác định một cơ cấu tổ chức thích hợp, sử dụng những ph ơng tiện thích hợp để giải quyết có hiệu quả nhiệm vụ đó Làm thế nào để tạo nên đ ợc những ảnh hởng qua lại cần thiết giữa nhà quản trị với cấp trên cũng nh đối với các cán bộ cấp d ới, giữa cơ quan quản lý và cơ quan bị quản lý Mục tiêu quan trọng ở đây là

đảm bảo cho mọi thành viên hoạt động trong một tập thể hành

động nh một cơ thể thống nhất

Để giải quyết những khối l ợng công việc ngày càng tăng các nhà quản trị cần có những ph ơng tiện phụ trợ hữu ích trong hoạt động quản lý th ờng nhật Công nghệ thông tin ra đời và phát triển mạnh mẽ trong những thập kỷ qua với những tính năng đặc biệt mang lại hiệu quả rất lớn đã trở thành bộ phận không thể thiếu đợc đối với các nhà quản trị nói chung và các nhà quản trị văn phòng nói riêng

Nhận thức đ ợc tầm quan trọng của của công nghệ thông tin,

Đảng ta đã chủ tr ơng đẩy mạnh cải cách nền hành chính theo h -ớng hiện đại hoá nh Nghị quyết TW VIII khoá VII đã đề ra:

“Từng bớc hiện đại hoá công sở, sớm hình thành mạng l ới tin học trong hệ thống hành chính”

xuát và kinh doanh các mặt hàng bánh mứt kẹo phục vụ nhu cầu trong nớc và một phần dành cho xuất khẩu nên việc ứng dựng công nghệ thông tin vào trong hoạt động quản lý của đơn vị là rất cần thiết Tuy nhiên kết quả bớc đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin cha đạt đợc mức độ cao nhất, thêm vào đó là trình độ của cán bộ còn cha đợc cập nhật kịp

1

thời, chính những điều này đã dẫn tới những hạn chế về hiệu quả của công tác quản lý văn phòng Công ty

Xuất phát từ vai trò quan trọng của công nghệ thông tin đã thôi thúc em hoàn thành bài báo cáo thực tập tổng hợp về hoạt động văn phòng tại Công ty

cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội

Nội dung của báo cáo tổng hợp ngoài lời mở đầu và kết luận, bao gồm

4 chơng chính:

Chơng I: Một số nét chính về Công ty Cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội

Chơng II: Tổ chức công tác văn phòng tại Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội

Chơng III: Một số kết quả chung của Công ty và Văn phòng của Công ty

Chơng IV: Nhận xét tổng quát về công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội và Văn phòng của công ty

Để có đợc bài báo cáo này, ngoài sự nỗ lực và cố gắng hết mình của bản thân em còn nhận đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ và nhân viên trong cơ quan Trớc hết cho em đợc bày tỏ lòng biết ơn vô hạn tới thầy giáo

h-ớng dẫn: PGS TSKH Nguyễn Trọng Bảo về sự động viên, hh-ớng dẫn nhiệt tình

của thầy trong suốt quá trình thực tập và xây dựng báo cáo

kinh doanh đã tạo điều kiện để giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này

Chơng I

Một số nét chính về Công ty Cổ phần bánh mứt

kẹo Hà Nội

I S ự hì n h t hà n h và ph á t t r i ể n củ a C ôn g t y c ổ ph ần b á nh

mứ t k ẹo H à Nộ i

I.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội

Công ty Cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội có tên Tiếng Anh:

Ha Noi Confectionery Joint - Stock Company

Tên giao dịch Quốc tế là: HALIMEX.

Trụ sở chính: Số 15, ngõ 91, Đ ờng Nguyễn Chí Thanh, Quận

Đống Đa, Thành Phố Hà Nội

Điện thoại: 04.8350006 - 04.8344971

Fax: 84.4.8359845

Email: Hanobaco@FPT.com.vn

Website: Hanobaco.com.vn

Giấy phép kinh doanh số 0103006172 đ ợc cấp ngày 10/12/2004 do Sở Kế hoạch đầu t cấp

Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội trực thuộc Liên hiệp Thực

phẩm vi sinh Hà Nội Xí nghiệp đ ợc thành lập ngày 17/8/1964 theo quyết định số 462/NTTC ngày 30 tháng 9 năm 1964 của UBND Thành phố Hà Nội Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của

Xí nghiệp là sản xuất các loại bánh mứt kẹo, đặc biệt là bánh trung thu và bánh mứt kẹo Tết

Tiền thân của Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội là Công ty Đ -ờng bánh kẹo Hà Nội, sau khi UBND Thành phố Hà Nội ra quyết

định số 462/NTTC ngày 30 tháng 9 năm 1964 thì Công ty đ ợc đổi

tên thành Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội

Từ khi thành lập cho đến năm 1988 Xí nghiệp bánh mứt kẹo

Hà Nội đợc sự chỉ đạo và lãnh đạo trực tiếp của Sở Th ơng nghiệp

Hà Nội Năm 1988 Nhà n ớc xoá bỏ bao cấp, nền kinh tế chuyển

từ sản xuất tập trung theo kế hoạch sang nền kinh tế thị tr ờng việc sản xuất kinh doanh của xí nghiệp b ớc đầu gặp nhiều khó khăn Xí nghiệp đã tình nguyện gia nhập Liên hiệp Thực phẩm Vi sinh Hà Nội và vẫn giữ tên là Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội

Ngày 16/12/1992 Xí nghiệp đã đ ợc cấp giấy phép thành lập doanh nghiệp theo thông báo số 1199/CNN - TCND của Bộ Công nghiệp nhẹ ký và quyết định số 3239/QĐUB của UBND Thành phố Hà Nội cấp Giấy phép kinh doanh số 105871 đ ợc cấp ngày 6/1/1993

Đến năm 1994 nhận thấy việc hoạt động sản xuất phân tán

ở nhiều địa điểm rất bất lợi và để tiện cho việc chỉ đạo sản xuất,

xí nghiệp đã chuyển trụ sở giao dịch chính và toàn bộ các phân xởng về số 5 Láng Trung - Quận Đống Đa - Hà Nội Đây là một cơ ngơi khang trang rộng 3751m2 với các công trình hiện đại phục vụ sản xuất và khối nhà x ởng

Ngày 8/12/2004 Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội đ ợc chuyển

đổi thành Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội theo quyết

định số 8943 - QĐUB của UBND Thành phố Hà Nội Giấy phép

3

đang ký kinh doanh số 01030006172 do Sở Kế Hoạch Đầu T cấp ngày 10/12/2004

Tổng diện tích của công trình xí nghiệp là 3.751.000m2 Hiện tại Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội có thể đ ợc xem là một đơn vị kinh tế độc lập thuộc Công ty Đầu t Thơng mại Dịch

vụ Việt Hà Có quy mô vừa với 190 lao động, doanh thu hàng năm vào khoảng 32 tỷ đồng Giá trị hiện tại của tổng tài sản vào khoảng 17 tỷ đồng Công ty có 3 phân x ởng sản xuất chính sản xuất các mặt hàng chủ yếu bao gồm các loại bánh, bánh trung thu, mứt tết

Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nớc có t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, đ ợc mở tài khoản tại ngân hàng và đ ợc sử dụng con dấu riêng của nhà n

-ớc

I.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty.

a Chức năng

 Sản xuất các loại bánh mứt kẹo, đặc biệt là bánh trung thu

và bánh mứt kẹo Tết phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong n

-ớc đồng thời xuất khẩu ra các n -ớc trong khu vực

 Tăng cờng đầu t chiều sâu với mục đích không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, tăng năng suất lao động, đa dạng hoá chủng loại sản phẩm.Phát triển các mặt hàng mới nhất là các loại bánh kẹo truyền thống dân tộc

 Đi sâu nghiên cứu thị tr ờng, ổn định và không ngừng nâng cao hiệu quả thị tr ờng cũ, mở rộng thị tr ờng mới, nhất là thị trờng ở các tỉnh phía Nam và thị tr ờng xuất khẩu

b Nhiệm vụ.

 Sản xuất các mặt hàng chủ yếu bao gồm các loại bánh, bánh trung thu, mứt Tết với đa dạng về chủng loại, mẫu mã đẹp, nâng cao hơn về chất l ợng sản phẩm đạt chỉ tiêu về doanh thu trên 32 tỉ đồng, lợi nhuận hàng năm trên 3,6 tỷ đồng

 Bảo toàn và phát triển vốn đ ợc giao

 Thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà n ớc, nộp thuế và các khảo nộp theo ngân sách theo quy định của pháp luật

 Thực hiện phân phối lao động, chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên, nâng cao trình độ

chuyên môn

I.3 Bộ máy tổ chức và điều hành của Công ty.

Cơ cấu tổ chức quản trị của xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội gọn nhẹ Mỗi phòng có những chức năng, nhiệm vụ khác nhau để

có thể sử dụng hiệu quả nhất năng lực của ng ời lao động và đảm bảo số lợng lao động tối thiểu

a Giám đốc:

Công ty có 1 giám đốc do cấp trên bổ nhiệm sau khi đã tham khảo ý kiến của Đảng bộ và phiếu tín nhiệm của cán bộ, công nhân viên trong toàn công ty

- Giám đốc của công ty có quyền quyết định điều hành hoạt

động của công ty theo đúng kế hoạch, chịu trách nhiệm tr ớc Nhà nớc và tập thể ng ời lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty

- Giám đốc là đại diện toàn quyền của công ty trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh

b Phó giám đốc.

Công ty có 2 phó giám đốc trong đó 1 ng ời có nhiệm vụ kiến thiết những công trình, xây dựng, mở rộng những phân x -ởng, nhà xởng để phục vụ cho việc sản xuất

Còn lại 1 ngời cũng trợ giúp cho giám đốc những công việc thuộc thẩm quyền của mình Chịu trách nhiệm Marketing tiêu thụ sản phẩm, tìm hiểu thị tr ờng, tổ chức mạng l ới tiêu thụ sản phẩm, tìm hiểu thị tr ờng, tổ chức mạng l ới tiêu thụ sản phẩm cho toàn công ty trên thị tr ờng trong nớc và ngoài nớc

c Phòng hành chính tổng hợp: có 12 ng ời

- Phòng có nhiệm vụ tham m u tổng hợp, đi sâu nghiên cứu xây dựng kế hoạch của công ty, giúp đỡ giám đốc, h ớng dẫn và kiểm tra các hoạt động trong công ty

- Phòng còn có nhiệm vụ tổ chức các kênh thu thập thông tin qua sách báo, văn bản và các nguồn khác

5

- Bên cạnh vai trò tham m u tổng hợp phòng hành chính còn thực hiện công tác văn th lu trữ Khi các công văn, văn bản gửi

đến công ty, văn th tiếp nhận ghi vào sổ công văn đến sau đó trình cho tr ởng phòng kiểm tra Tr ởng phòng có nhiệm vụ trình lên giám đốc hoặc gửi tới các bộ phận có liên quan

c Phòng tổ chức lao động tiền l ơng: Có 2 ngời

- Có nhiệm vụ chấm công, tính l ơng, theo dõi thi đua, thực hiện các công việc liên quan đến chế độ của công nhân viên, tuyển dụng lao động khi cần thiết, nhất là vào thời vụ(Trung thu, Tết), đào tạo công nhân

- Tham m u, giúp đỡ và chịu trách nhiệm trong việc xác định mức tiền công và tiền l ơng phải trả cho CBCNV

- Đánh giá đúng mức độ lao động của CBCNV, có biện pháp trả lơng,khen thởng thoả đáng

d Phòng cung ứng vật t kinh doanh: Có 10 ng ời

- Có nhiệm vụ cân đối nguồn nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh của xí nghiệp theo kế hoạch

- Tìm kiếm nguồn nguyên liệu đảm bảo chất l ợng đồng thời thu mua nguyên vật liệu tận gốc nhằm giảm bớt chi phí qua khâu trung gian,

e Phòng kế hoạch - kỹ thuật - Cơ điện: Có 06 ng ời

Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch giá thành, kiểm tra chất lợng của nguyên vật liệu, sản phẩm nhập kho, tính toán định mức nguyên vật liệu, tính giá thành, nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, bảo quản sửa chữa máy móc thiết bị cho sản xuất, nghiên cứu cải tiến kỹ thuật,chế tạo công cụ lao động cho công nhân

f Phòng kế toán tài vụ: Có 5 ng ời

Có nhiệm vụ theo dõi quản lý công tác tài chính của xí nghiệp, cung cấp thông tin cần thiết cho giám đốc về tình hình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp, thực hiện công tác hạch toán, tính toán thu nhập và phân phối thu nhập của xí nghiệp, thực hiện nghĩa vụ với Nhà n ớc

g Hệ thống cửa hàng và dịch vụ

Xí nghiệp có một khối kinh doanh dịch vụ có văn phòng

đặt ở số 10 Hàng Ngang gồm có 3 ng ời: 1 cửa hàng tr ởng, 1 kế toán và 1 thủ quỹ Khối này quản lý một hệ thống cửa hàng dịch

vụ do các mậu dịch viên là nhân viên của xí nghiệp trực tiếp bán hàng

h Các phân x ởng sản xuất:

Các phân xởng của Công ty chủ yếu sản xuất các loại bánh mứt kẹo, bánh trung thu, bánh mứt kẹo Tết

i Phòng bảo vệ: Có 4 ng ời

- Có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của công ty

- Tuần tra canh gác trụ sở đảm bảo trật tự an ninh trụ sở công ty cả trong và ngoài giờ làm việc

I.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội.

7

GIáM đốc

Phòng

b ả o v ệ Phòng

h à n h c h í n h Phòng

t ổ c h ứ c Phòng K I N H

D O A N H

Phòng

K H- K T

P h â n x

ở n g I P h â n x ở n g I I P h â n x ở n g I I I K h ố i d ị c h

v ụ

Phòng

k ế t o á n

Chơng II

Tổ chức công tác văn phòng tại Công ty cổ phần

bánh mứt kẹo Hà Nội.

I Ch ứ c n ăn g v à n h i ệ m vụ c ủa p h òn g hà n h ch í n h t ổn g

hợ p

1 Chức năng chính.

a Chức năng tham m u.

Với chức năng tham m u, văn phòng giúp cho lãnh đạo Công

ty chỉ đạo, điều hành cho các hoạt động chung của công ty Giúp lãnh đạo lập ch ơng trình công tác theo chức năng nhiệm vụ đ ợc giao Căn cứ vào kế hoạch, chủ tr ơng, quyết định của lãnh đạo để xây dựng công tác theo quý, tháng, năm Đề xuất các chủ tr ơng, chính sách và cơ chế quản lý đơn vị trong từng thời kỳ

b Chức năng tổng hợp.

 Với chức năng tổng hợp văn phòng tham gia tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các phòng ban trong công ty,

đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ

đạo và điều hành của lãnh đạo

 Thực hiện t vấn văn bản cho lãnh đạo và chịu trách nhiệm

về tính pháp lý của thủ tục văn bản tr ớc lãnh đạo và cấp trên

 Thực hiện công tác văn th lu trữ, giải quyết các đơn th , tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan,

tổ chức, theo dõi việc giải quyết các đơn th , tờ trình đó

c Chức năng hậu cần.

 Chức năng hậu cần là việc tổ chức, sắp xếp, mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, ph ơng tiện làm việc của công ty, bảo

đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động công tác của công ty

 Tổ chức thực hiện công tác y tế, chăm sóc sức khoẻ, bảo

vệ trật tự an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc hội nghị, cuộc họp, lễ tân, khánh tiết, tiếp khách

2 Nhiệm vụ.

- Văn phòng công ty có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ tình hình hoạt động của cơ quan trên mọi lĩnh vực

- Tổ chức kiểm tra và đôn đốc hoạt động của nhân viên

- Văn phòng phải th ờng xuyên tiếp nhận các văn bản từ các nơi gửi đến Sau đó vào sổ l u, rồi chuyển đến các phòng ban chức năng liên quan

- Theo dõi đôn đốc các văn bản gửi đi, giải quyết tốt các văn bản đảm bảo đúng thời gian và đúng nguyên tắc của quy trình xử lý văn bản

- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, sơ kết và tổng kết của công ty, các ngày lễ kỷ niệm lớn, họp giao ban

- Quản lý và mua sắm tài sản của cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc hội nghị, cuộc họp, lễ tân khánh tiết, tiếp khách

- Lập kế hoạch thu chi ngân sách hàng năm cho cơ quan chỉ

đạo công tác th ờng trực bảo vệ cơ quan

- Căn cứ vào lịch công tác của lãnh đạo để quản lý lịch trình của đội xe, bố trí điều động xe cho lãnh đạo công ty đi công tác

9

3 Sơ đồ mô tả cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp.

* Phòng hành chính tổng hợp của công ty cổ phần bánh mứt kẹo

Hà Nội bao gồm:

I I T ì nh h ì nh h o ạ t độ n g ch u ng c ủ a vă n ph òn g

a Chánh văn phòng:

 Là ngời đứng đầu trong văn phòng của công ty, lập ch ơng trình, kế hoạch công tác của Phòng; tổ chức, kiểm tra, đôn

đốc, giám sát việc thực hiện các công việc của Phòng

 Tham gia các cuộc họp giao ban của Công ty

 Thực hiện các công việc khác do cấp trên giao

b Phó văn phòng:

Là ngời giúp việc cho Chánh văn phòng trong việc lập ch

-ơng trình, kế hoạch công tác, tổ chức, kiểm tra, đôn đốc, giám sát việc thực hiện các công việc

c Bộ phận văn th , lu trữ:

Là bộ phận xử lý các tài liệu, công văn đi, đến theo đúng quy trình đã quy định Đóng dấu vào các văn bản chính thức của Công ty khi đã có chữ ký của ng ới có thẩm quyền Bảo quản con dấu

d Bộ phận bảo hiểm xã hội - lao động tiền l ơng:

C h á n h v ăn p h ò n g

Phó văn phòng

B ộ p h ậ n

B HX

H-L ao

đ ộ n g

t iền l

ơ n g

B ộ

p h ận

t h ô n g

t in

B ộ

p h ận y tế

Th ủ

k h o

B an

b ảo v ệ p h ậ n B ộ

lái xe

C ô n g

t ác tạ p

v ụ

V ăn th

l u tr ữ