Quản lý sử dụng hiệu quả PMIS trong các trường phổ thông dân tộc nội trú cấp huyện của Tỉnh Yên Bái

1. Lý do chọn đề tài Thế kỉ XXI, thế kỉ của công nghệ thông tin, của nền văn hoá tri thức và văn minh trí tuệ trong xu thế toàn cầu hoá, đã đưa giáo dục Việt Nam đến những thời cơ và thách thức mới. Trong nền kinh tế tri thức, khoa học công nghệ có tầm quan trọng đặc biệt, là động lực cơ bản thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội. Trong Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị có nêu rõ: “Các cấp uỷ, tổ chức đảng chỉ đạo khẩn trương xây dựng các hệ thống thông tin cần thiết phục vụ lợi ích công cộng của nhân dân, phục vụ sự lãnh đạo của Đảng, quản lý của Nhà nước. Sớm hoàn thiện, thường xuyên nâng cấp và sử dụng có hiệu quả mạng thông tin diện rộng của Đảng và Chính phủ. Đảm bảo đến năm 2005, về cơ bản xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống thông tin điện tử của Đảng và Chính phủ”. Cùng với việc đổi mới công tác quản lý giáo dục, cải cách thủ tục hành chính thì việc đổi mới công tác quản lý hồ sơ cán bộ là một phần quan trọng trong việc kiện toàn bộ máy quản lý nhà nước. Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức hiện nay là một việc làm hết sức quan trọng trong mỗi cơ quan nhà nước. Đặc biệt đối với một ngành có số cán bộ, công chức lớn như Giáo dục và Đào tạo thì việc quản lý tốt hồ sơ sẽ đảm bảo tính ổn định lâu dài của tài liệu hồ sơ cán bộ, công chức và góp phần nâng cao công tác quản lý cán bộ theo yêu cầu cải cách hành chính nhà nước hiện nay. Năm 2000, xét mức độ cần thiết của việc tin học hoá công tác tổ chức cán bộ (TCCB), trước hết là tin học hoá công tác quản lý nhân sự. Bộ Giáo dục và Đào tạo đã phê duyệt kế hoạch triển khai hệ thống thông tin quản lý cán bộ, giáo viên trên phạm vi toàn ngành giáo dục. Ngày 13/01/2000, Bộ trưởng Bộ GD&ĐT đã ký Quyết định số 136/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc phát hành chương trình phần mềm quản lý cán bộ, giáo viên ngành GD&ĐT (gọi tắt là PMIS) và giao cho Vụ Tổ chức cán bộ chủ trì việc thực hiện triển khai chương trình theo kế hoạch của Bộ. Hướng dẫn và quản lý hệ thống thông tin quản lý cán bộ, giáo viên ngành giáo dục nhằm xây dựng CSDL cán bộ, giáo viên toàn ngành. Làm cơ sở cho việc đổi mới phương thức quản lý trong lĩnh vực TCCB, đáp ứng không chỉ các yêu cầu về lưu trữ và quản lý thông tin cán bộ, giáo viên mà còn có các chức năng hỗ trợ tác nghiệp, phục vụ công tác quản lý của Bộ. Cho tới thời điểm hiện nay, chương trình đã được triển khai trên phạm vi toàn quốc tại các Sở GD&ĐT, hơn 700 phòng GD&ĐT cùng hàng nghìn trường phổ thông từ cấp tiểu học đến cấp trung học phổ thông. Chương trình bước đầu đã đạt được những tác dụng và hiệu quả trong việc quản lý cán bộ giáo viên, đồng thời chương trình cũng đặt nền móng cho việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nói chung và công tác quản lý cán bộ, giáo viên nói riêng. Tại các trường Phổ thông dân tộc nội trú (PTDTNT), khi đưa PMIS vào sử dụng đã đạt được một số kết quả: Làm thay đổi phương thức làm việc của cán bộ, ra quyết định dựa trên CSDL. Làm thay đổi phong cách làm việc của cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ, giáo viên. Giúp cán bộ quản lý có tầm nhìn bao quát trong việc hoạch định chiến lược đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực. Phương thức làm việc đang dần được chuyển đổi theo tinh thần cải cách hành chính của Chính phủ. Thúc đẩy khả năng sáng tạo, khả năng tạo ra các sản phẩm mới trong công việc, góp phần tăng hiệu quả công tác quản lý giáo dục của ngành. Giúp quản lý tốt hệ thống cán bộ, giáo viên trong các trường PTDTNT... Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, việc sử dụng PMIS tại một số trường PTDTNT, nhất là các trường PTDTNT cấp huyện ở vùng núi, vùng đặc biệt khó khăn tại Tỉnh Yên Bái còn nhiều bất cập. Một số trường PTDTNT đã triển khai PMIS nhưng hiệu quả còn rất thấp. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến thực trạng này: - Cán bộ quản lý chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc sử dụng PMIS trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, giáo viên. - Việc quản lý sử dụng PMIS tại các trường PTDTNT cấp huyện chưa được quan tâm và còn nhiều bất cập. - Kỹ năng tin học của cán bộ quản lý và giáo viên còn thấp chưa đáp ứng được yêu cầu của phần mềm PMIS. Với những lí do kể trên, tác giả đã chọn nghiên cứu đề tài: “Quản lý sử dụng hiệu quả PMIS trong các trường phổ thông dân tộc nội trú cấp huyện của Tỉnh Yên Bái”

Lời cảm ơn

Với tình cảm chân thành, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới:

Hội đồng khoa học, Hội đồng đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Quản lý giáo dục Học viện Quản lý giáo dục.

Các Thầy, Cô giáo trực tiếp giảng dạy, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập và làm luận văn tốt nghiệp

Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Ngô Quang Sơn người thầy đã trực tiếp hướng dẫn, tận tình, chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu, hoàn thành luận văn.

Lãnh đạo Sở Giáo dục và Đào tạo, Phòng Giáo dục và Đào tạo Văn Yên, Phòng Giáo dục và Đào tạo Trấn Yên và Phòng Giáo dục và Đào tạo Lục Yên của địa bản Tỉnh Yên Bái đã tạo điều kiện về mọi mọi mặt giúp đỡ tôi trong quá trình hoàn thành luận văn

Ban quản lý, các chuyên gia, cán bộ quản lý dự án SREM ; Đảng ủy, Ban Giám hiệu, Tập thể cán bộ, giáo viên, các tổ bộ môn, các phòng, ban của trường: PTDTNT THCS huyện Văn Yên, PTDTNT THCS huyện Trấn Yên và PTDTNT THCS huyện Lục Yên đã tạo điều kiện về mọi mặt giúp tôi nghiên cứu, khảo sát và cung cấp thông tin, tư liệu cho luận văn.

Tôi xin chân thành cảm ơn những người thân trong gia đình, vợ con, bạn bè đồng nghiệp đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để tôi hoàn thành luận văn này.

Mặc dù có nhiều cố gắng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu song luận văn không tránh khỏi sai sót, kính mong được sự chỉ dẫn, góp ý của các Thầy giáo, Cô giáo, các bạn đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn

Hà nội, Ngày 02 tháng 11 năm 2011

Tác giả

KÝ HIỆU CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN

PMIS Hệ thống thông tin quản lý Cán bộ, Giáo viên ngành

Giáo dục (Personel Management Informatics System)EMIS Hệ thống thông tin quản lý giáo dục (Education

Management Informatics System)VEMIS Hệ thống thông tin quản lý trường học (Vietnam

Education Management System)

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 3

3 Khách thể và đối tượng nghiên cứu 3

3.1 Khách thể nghiên cứu 3

3.2 Đối tượng nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

5 Giả thuyết khoa học 4

6 Giới hạn và phạm vi nghiên cứu 4

7 Những đóng góp mới của luận văn 4

8 Phương pháp nghiên cứu 5

8.1 Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận 5

8.2 Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn 5

8.3 Những phương pháp hỗ trợ khác 5

9 Cấu trúc luận văn 6

CHƯƠNG 1 7

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ SỬ DỤNG HIỆU QUẢ PMIS TRONG CÁC TRƯỜNG PTDTNT CẤP HUYỆN 7

1.1 Tổng quan nghiên cứu vấn đề 7

1.1.1 Ngoài nước 7

1.1.2 Trong nước 9

1.2 Một số khái niệm cơ bản 14

1.2.1 Quản lý 14

1.2.2 Quản lý Giáo dục 17

1.2.3 Quản lý nhà trường 19

1.2.4 Quản lý nhân sự 20

1.2.5 Hệ thống thông tin quản lý cán bộ, giáo viên (PMIS) 21

1.2.6 Sử dụng hiệu quả 28

1.2.7 Biện pháp quản lý 29

1.3 Sử dụng PMIS trong các trường PTDTNT cấp huyện 30

1.3.1 Các ứng dụng của PMIS trong công tác quản lý cán bộ, giáo viên tại các trường PTDTNT cấp huyện 30

1.3.2 Những tác dụng và hiệu quả của chương trình 31

1.4 Quản lý sử dụng hiệu quả PMIS trong các trường PTDTNT cấp huyện 32

1.4.1 Quản lý đội ngũ cán bộ sử dụng PMIS 32

1.4.2 Quản lý việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ sử dụng PMIS 33

1.4.3 Quản lý sử dụng cơ sở hạ tầng ứng dụng công nghệ thông tin 33 1.4.4 Quản lý cập nhật dữ liệu cho PMIS 34

1.4.5 Quản lý khai thác dữ liệu trong PMIS 35

1.4.6 Kiểm tra, đánh giá việc sử dụng PMIS 36

CHƯƠNG 2 39

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ SỬ DỤNG PMIS TRONG CÁC TRƯỜNG PTDTNT CẤP HUYỆN CỦA TỈNH YÊN BÁI 39

2.1 Vài nét về đặc điểm Địa lý - Kinh tế - Giáo dục của tỉnh Yên Bái 39

2.1.1 Vị trí địa lý 39

2.1.2 Tiềm năng kinh tế 40

2.1.3 Giáo dục 40

2.2 Dự báo các chỉ tiêu chủ yếu của tỉnh Yên Bái giai đoạn 2011 - 2015 41 2.3 Khái quát về các trường PTDTNT cấp huyện của tỉnh Yên Bái 45

2.3.1 Quá trình phát triển của nhà trường 45

2.3.2 Quy mô cơ cấu tổ chức nhà trường 47

2.3.3 Đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên 52

2.3.4 Cơ sở vật chất sư phạm 54

2.4 Thực trạng sử dụng PMIS trong các trường PTDTNT cấp huyện của tỉnh Yên Bái 56

2.5 Thực trạng quản lý sử dụng PMIS trong các trường PTDTNT cấp huyện của tỉnh Yên Bái 58

2.5.1 Thực trạng nhận thức của đội ngũ CBQL về việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và điều hành 58

2.5.2 Thực trạng quản lý đội ngũ cán bộ sử dụng PMIS 59

2.5.3 Thực trạng quản lý việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ sử dụng PMIS 60

2.5.4 Thực trạng quản lý cơ sở hạ tầng ứng dụng CNTT 60

2.5.5 Thực trạng quản lý cập nhật dữ liệu cho PMIS 61

2.5.6 Thực trạng quản lý khai thác dữ liệu trong PMIS 62

2.5.7 Thực trạng quản lý kiểm tra, đánh giá việc sử dụng PMIS 63

2.6 Đánh giá chung về mặt mạnh, mặt yếu và phân tích nguyên nhân 64

2.6.1 Mặt mạnh 64

2.6.2 Mặt yếu 64

2.6.3 Nguyên nhân 65

CHƯƠNG 3 69

MỘT SỐ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ SỬ DỤNG HIỆU QUẢ PMIS TRONG

CÁC TRƯỜNG PTDTNT CẤP HUYỆN CỦA TỈNH YÊN BÁI 69

3.1 Cơ sở đề xuất các biện pháp 69

3.1.1 Các văn kiện của Đảng, Nhà nước và ngành GD&ĐT về ứng dụng CNTT 69

3.1.2 Đề án phát triển CNTT của tỉnh Yên Bái giai đoạn 2010-2012 71

3.2 Nguyên tắc đề xuất các biện pháp 74

3.2.1 Nguyên tắc đảm bảo tính kế thừa 74

3.2.2 Nguyên tắc đảm bảo tính thực tiễn 74

3.2.3 Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi 75

3.2.4 Nguyên tắc đảm bảo tính hiệu quả 75

3.3 Một số biện pháp quản lý sử dụng hiệu quả PMIS 76

3.3.1 Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức cho cán bộ quản lý về tầm quan trọng của việc sử dụng PMIS trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, giáo viên 76

3.3.2 Biện pháp 2: Nâng cao kỹ năng tin học cơ bản và kỹ năng sử dụng PMIS cho đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên 79

3.3.3 Biện pháp 3: Nâng cấp cơ sở hạ tầng ứng dụng công nghệ thông tin 82

3.3.4 Biện pháp 4: Xây dựng và quản lý quy trình cập nhật, khai thác dữ liệu một cách hiệu quả 85

3.3.5 Biện pháp 5: Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc cập nhật, khai thác dữ liệu và đề xuất khen thưởng 88

3.4 Mối quan hệ giữa các biện pháp 92

3.5 Khảo nghiệm tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp 94

KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 107

1 Kết luận 107

2 Khuyến nghị 108

2.1 Đối với Bộ Giáo dục và Đào tạo 108

2.2 Đối với Sở Giáo dục và Đào tạo Yên Bái 109

2.3 Đối với Hiệu trưởng của các trường PTDTNT cấp huyện trên địa bàn tỉnh Yên Bái 109

TÀI LIỆU THAM KHẢO 111

114

DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU

Bảng 2.1: Sự phát triển về quy mô trường lớp, số lượng HS 47 Bảng 2.2: Bảng thống kê điểm tuyển sinh vào lớp 6 của các trường 48 Bảng 2.3: Xếp loại về học lực của HS các trường những năm gần đây 49 Bảng 2.4: Xếp loại về hạnh kiểm của HS các trường những năm gần đây 49 Bảng 2.5: Tỉ lệ % HS đỗ vào các trường THPT trên địa bàn tỉnh những năm gần đây 50 Bảng 2.6: Cơ cấu tổ chức của các trường (Tại thời điểm khảo sát tháng 9 năm 2011) 52 Bảng 2.7: Trình độ chuyên môn của CBQL, GV và công nhân viên của các trường (Tại thời điểm khảo sát tháng 9 năm 2011) 52 Bảng 2.8: Trình độ Tin học của CBQL, GV các trường (Tại thời điểm khảo sát tháng 9 năm 2011) 53 Bảng 2.9: Thống kê cơ sở vật chất sư phạm nói chung , TBDH hiện đại nói riêng của các trường (Tại thời điểm khảo sát tháng 9 năm 2011) 54 Bảng 2.10: Thống kê ứng dụng CNTT trong công tác quản lý 56 Bảng 3.1: Đánh giá mức độ cần thiết của các biện pháp quản lý đề xuất97 Biểu đồ 3.1: Mối tương quan giữa tính cần thiết của các biện pháp 97 Bảng 3.2: Đánh giá mức độ khả thi của các biện pháp quản lý đề xuất 99 Biểu đồ 3.2: Mối tương quan giữa tính khả thi của các biện pháp 100 Bảng 3.3: Tương quan giữa mức độ cần thiết và mức độ khả thi của các biện pháp 103 Biểu đồ 3.3: Mối tương quan giữa tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp 105

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Các chức năng quản lý 17

Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức quản lý cán bộ, giáo viên ngành giáo dục 22

Sơ đồ 3.1: Quy trình kiểm tra đánh giá 89

Sơ đồ 3.2: Mối quan hệ giữa các biện pháp 94

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thế kỉ XXI, thế kỉ của công nghệ thông tin, của nền văn hoá tri thức và văn minh trí tuệ trong xu thế toàn cầu hoá, đã đưa giáo dục Việt Nam đến những thời cơ và thách thức mới Trong nền kinh tế tri thức, khoa học công nghệ có tầm quan trọng đặc biệt, là động lực cơ bản thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội Trong Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị

có nêu rõ: “Các cấp uỷ, tổ chức đảng chỉ đạo khẩn trương xây dựng các hệ thống thông tin cần thiết phục vụ lợi ích công cộng của nhân dân, phục vụ sự lãnh đạo của Đảng, quản lý của Nhà nước Sớm hoàn thiện, thường xuyên nâng cấp và sử dụng có hiệu quả mạng thông tin diện rộng của Đảng và Chính phủ Đảm bảo đến năm 2005, về cơ bản xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống thông tin điện tử của Đảng và Chính phủ”.

Cùng với việc đổi mới công tác quản lý giáo dục, cải cách thủ tục hành chính thì việc đổi mới công tác quản lý hồ sơ cán bộ là một phần quan trọng trong việc kiện toàn bộ máy quản lý nhà nước Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức hiện nay là một việc làm hết sức quan trọng trong mỗi cơ quan nhà nước Đặc biệt đối với một ngành có số cán bộ, công chức lớn như Giáo dục

và Đào tạo thì việc quản lý tốt hồ sơ sẽ đảm bảo tính ổn định lâu dài của tài liệu hồ sơ cán bộ, công chức và góp phần nâng cao công tác quản lý cán bộ theo yêu cầu cải cách hành chính nhà nước hiện nay

Năm 2000, xét mức độ cần thiết của việc tin học hoá công tác tổ chức cán bộ (TCCB), trước hết là tin học hoá công tác quản lý nhân sự Bộ Giáo dục và Đào tạo đã phê duyệt kế hoạch triển khai hệ thống thông tin quản lý cán bộ, giáo viên trên phạm vi toàn ngành giáo dục Ngày 13/01/2000, Bộ trưởng Bộ GD&ĐT đã ký Quyết định số 136/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc phát hành chương trình phần mềm quản lý cán bộ, giáo viên ngành GD&ĐT

1

(gọi tắt là PMIS) và giao cho Vụ Tổ chức cán bộ chủ trì việc thực hiện triển khai chương trình theo kế hoạch của Bộ Hướng dẫn và quản lý hệ thống thông tin quản lý cán bộ, giáo viên ngành giáo dục nhằm xây dựng CSDL cán

bộ, giáo viên toàn ngành Làm cơ sở cho việc đổi mới phương thức quản lý trong lĩnh vực TCCB, đáp ứng không chỉ các yêu cầu về lưu trữ và quản lý thông tin cán bộ, giáo viên mà còn có các chức năng hỗ trợ tác nghiệp, phục

vụ công tác quản lý của Bộ Cho tới thời điểm hiện nay, chương trình đã được triển khai trên phạm vi toàn quốc tại các Sở GD&ĐT, hơn 700 phòng GD&ĐT cùng hàng nghìn trường phổ thông từ cấp tiểu học đến cấp trung học phổ thông Chương trình bước đầu đã đạt được những tác dụng và hiệu quả trong việc quản lý cán bộ giáo viên, đồng thời chương trình cũng đặt nền móng cho việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nói chung và công tác quản lý cán bộ, giáo viên nói riêng Tại các trường Phổ thông dân tộc nội trú (PTDTNT), khi đưa PMIS vào sử dụng đã đạt được một số kết quả: Làm thay đổi phương thức làm việc của cán bộ, ra quyết định dựa trên CSDL Làm thay đổi phong cách làm việc của cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ, giáo viên Giúp cán bộ quản lý có tầm nhìn bao quát trong việc hoạch định chiến lược đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực Phương thức làm việc đang dần được chuyển đổi theo tinh thần cải cách hành chính của Chính phủ Thúc đẩy khả năng sáng tạo, khả năng tạo ra các sản phẩm mới trong công việc, góp phần tăng hiệu quả công tác quản lý giáo dục của ngành Giúp quản lý tốt

hệ thống cán bộ, giáo viên trong các trường PTDTNT Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, việc sử dụng PMIS tại một số trường PTDTNT, nhất

là các trường PTDTNT cấp huyện ở vùng núi, vùng đặc biệt khó khăn tại Tỉnh Yên Bái còn nhiều bất cập Một số trường PTDTNT đã triển khai PMIS nhưng hiệu quả còn rất thấp Có nhiều nguyên nhân dẫn đến thực trạng này:

- Cán bộ quản lý chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc sử dụng PMIS trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, giáo viên.

- Việc quản lý sử dụng PMIS tại các trường PTDTNT cấp huyện chưa được quan tâm và còn nhiều bất cập

- Kỹ năng tin học của cán bộ quản lý và giáo viên còn thấp chưa đáp ứng được yêu cầu của phần mềm PMIS

Với những lí do kể trên, tác giả đã chọn nghiên cứu đề tài: “Quản lý sử

dụng hiệu quả PMIS trong các trường phổ thông dân tộc nội trú cấp huyện của Tỉnh Yên Bái”

2 Mục đích nghiên cứu

- Đánh giá được thực trạng sử dụng PMIS trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, giáo viên tại các trường PTDTNT cấp huyện của Tỉnh Yên Bái trong giai đoạn hiện nay

- Rút ra một số kinh nghiệm trong việc sử dụng PMIS trong công tác quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, giáo viên tại các trường PTDTNT cấp huyện của Tỉnh Yên Bái

- Đề xuất các biện pháp quản lý việc sử dụng hiệu quả PMIS trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, giáo viên tại các trường PTDTNT cấp huyện của Tỉnh Yên Bái

3 Khách thể và đối tượng nghiên cứu

3.1 Khách thể nghiên cứu

Công tác quản lý sử dụng PMIS tại các trường PTDTNT cấp huyện của Tỉnh Yên Bái

3.2 Đối tượng nghiên cứu

Một số biện pháp quản lý sử dụng hiệu quả PMIS trong các trường PTDTNT cấp huyện của Tỉnh Yên Bái

3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về quản lý sử dụng PMIS tại các trường THCS nói chung và quản lý sử dụng PMIS trong các trường PTDTNT cấp huyện của Tỉnh Yên Bái nói riêng

- Khảo sát thực trạng công tác quản lý sử dụng PMIS tại các trường PTDTNT cấp huyện của Tỉnh Yên Bái trong giai đoạn hiện nay

- Đề xuất một số biện pháp quản lý sử dụng hiệu quả PMIS trong các trường PTDTNT cấp huyện của Tỉnh Yên Bái

5 Giả thuyết khoa học

Việc quản lý sử dụng PMIS trong các trường PTDTNT thời gian qua đã đạt được những kết quả nhất định song còn nhiều bất cập

Nếu chọn lựa, đề xuất và áp dụng được một số biện pháp quản lý sử dụng PMIS phù hợp với thực tiễn thì sẽ góp phần nâng cao chất lượng quản lý cán bộ, giáo viên, chất lượng dạy học tại các trường PTDTNT cấp huyện của Tỉnh Yên Bái trong giai đoạn hiện nay

6 Giới hạn và phạm vi nghiên cứu

Tỉnh Yên Bái có 7 trường PTDTNT cấp huyện hiện đang triển khai sử dụng PMIS Do điều kiện về thời gian, nên đề tài chỉ tập trung nghiên cứu và

đề xuất một số biện pháp quản lý sử dụng hiệu quả PMIS trong 3 trường PTDTNT cấp huyện của Tỉnh Yên Bái

7 Những đóng góp mới của luận văn

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý sử dụng hiệu quả PMIS trong các trường PTDTNT cấp huyện

- Khảo sát thực trạng quản lý sử dụng PMIS trong các trường PTDTNT cấp huyện của tỉnh Yên Bái.

- Đề xuất các biện pháp quản lý sử dụng hiệu quả PMIS phù hợp với các trường Phổ thông dân tộc nội trú trong giai đoạn hiện nay

- Quản lý sử dụng hiệu quả PMIS trong các trường PTDTNT cấp huyện của tỉnh Yên Bái và các trường PTDTNT trên địa bàn các tỉnh khác của cả nước nhằm nâng cao công tác quản lý cán bộ, giáo viên theo yêu cầu cải cách hành chính nhà nước hiện nay

8 Phương pháp nghiên cứu

8.1 Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận

- Nghiên cứu Luật Giáo dục, các văn kiện, chỉ thị của Đảng và nhà nước

về định hướng phát triển việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý cán bộ

- Nghiên cứu các văn bản của Bộ GD&ĐT, Bộ Nội vụ về quản lý hồ sơ cán bộ

- Nghiên cứu các tài liệu khoa học có liên quan đến vấn đề nghiên cứu

- Đọc, phân tích, tổng hợp các tài liệu để xây dựng cơ sở lý luận của luận văn

8.2 Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn

- Phương pháp điều tra: Thông qua phỏng vấn trực tiếp, phiếu trưng cầu

ý kiến, tìm hiểu nhận thức, nguyện vọng của cán bộ quản lý, giáo viên để thu thập thông tin về thực trạng sử dụng PMIS trong quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên tại 3 trường PTDTNT cấp huyện của tỉnh Yên Bái

- Phương pháp chuyên gia: lấy ý kiến của các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong triển khai PMIS

8.3 Những phương pháp hỗ trợ khác

Sử dụng phương pháp thống kê toán học trong việc sử lý các số liệu

5

9 Cấu trúc luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và khuyến nghị, tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm 3 chương sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý sử dụng hiệu quả PMIS trong các

trường PTDTNT cấp huyện

Chương 2: Thực trạng quản lý sử dụng PMIS trong các trường

PTDTNT cấp huyện của Tỉnh Yên Bái

Chương 3: Một số biện pháp quản lý sử dụng hiệu quả PMIS trong các

trường PTDTNT cấp huyện của tỉnh Yên Bái

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ SỬ DỤNG HIỆU QUẢ PMIS

TRONG CÁC TRƯỜNG PTDTNT CẤP HUYỆN

1.1 Tổng quan nghiên cứu vấn đề

1.1.1 Ngoài nước

Trong xã hội ngày nay, cùng với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin (CNTT) thì việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý, càng cấp thiết hơn bao giờ hết CNTT gắn liền và ngày càng không thể tách rời trong mọi lĩnh vực của đời sống, xã hội Trên thế giới cũng như ở đất nước ta, những nghiên cứu và những ứng dụng hệ thống thông tin đã và đang phát triển không ngừng Các cơ quan, các tổ chức sử dụng máy tính và hệ thống máy tính để xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin Các hệ thống thông tin trở thành yếu tố quan trọng trong hệ thống quản lý của các tổ chức, là chìa khoá giúp các tổ chức quản lý có hiệu quả và góp phần tăng sức cạnh tranh của họ trong xã hội

Những nghiên cứu về hệ thống thông tin quản lý nói chung trên thế giới trước đây thường tập trung vào xây dựng lí thuyết hoặc phương pháp Hiện nay các nhà quản lý, hoạch định chính sách, chiến lược quan tâm nhiều đến các yếu tố kỹ thuật, kỹ năng và văn hoá trong một tổ chức Các vấn đề về hệ thống thông tin quản lý được nghiên cứu qua các giai đoạn phát triển sau:

- Những năm đầu của thập niên 70: Xây dựng hệ thống quản lý, xây dựng các phương pháp luận, kinh tế và máy tính hoá

- Giữa những năm 70: Hệ thống trợ giúp việc ra quyết định, việc thực hiện và những thay đổi về cơ cấu tổ chức quản lý

7

- Đầu những năm 80: Các công cụ nâng cao năng xuất, cơ sở dữ liệu quản lý, những ảnh hưởng của công nghệ tới cơ cấu tổ chức, tin học văn phòng.

- Giữa những năm 80: Viễn thông, ảnh hưởng cạnh tranh của công nghệ thông tin, các hệ thống chuyên gia

Trong vòng 10 năm trở lại đây, đã bớt dần những nghiên cứu chuyên sâu về kỹ thuật mà tập trung nhiều vào các hoạt động thông tin và hiệu quả của các hoạt động này trong tổ chức Các nhà nghiên cứu coi đây là một hướng công nghệ mới chuyển từ phòng thí nghiệm sang các tổ chức thực tiễn

Năm 1984 tổ chức UNESCO khu vực châu Á-Thái Bình Dương

(NESCO/PROAP) đã đưa ra một chương trình hành động với tên gọi: “Tăng cường lập kế hoạch và QLGD dựa trên cơ sở thông tin ”, thông qua đó phát

triển hệ thống thông tin QLGD khu vực (PMIS là một phần trong hệ thống

thông tin QLGD này) Năm 1992, tổ chức trên xuất bản cuốn tài liệu “Hệ thống thông tin QLGD (Education Management Information System- EMIS)

”, là một tài liệu có giá trị định hướng cho các nghiên cứu, xây dựng một hệ thống thông tin hoạt động có hiệu quả Các biện pháp được khuyến nghị ở đây tập trung vào việc chuẩn hoá các cơ sở dữ liệu cho công tác QLGD phổ thông theo hướng xây dựng một hệ thống chỉ số giáo dục phù hợp với thực tiễn, áp dụng công nghệ thông tin vào những nơi có đủ điều kiện và tăng cường sự hợp tác trong chia xẻ thông tin giữa các tổ chức giáo dục

Tại Châu Âu, Walter W Mc Mahon (thuộc Viện kế hoạch hoá giáo dục quốc tế – IIEP, Paris ) là người dẫn đầu trong việc đưa ra các khái niệm thông tin QLGD dựa trên cơ sở hiệu suất với các chỉ số làm thế nào mà một

hệ thống thông tin QLGD thích nghi được với các điều kiện địa phương Ông cho rằng các phương pháp truyền thống trong xác định các chỉ số thu thập thông tin thường không phù hợp với các nhà lập kế hoạch giáo dục và không

thích hợp với các vấn đề thực tiễn mà các nhà hoạch định chính sách và chiến lược giáo dục đang phải đương đầu Ông chú trọng đến biện pháp xây dựng các chỉ số giáo dục phù hợp với thực tiễn bên cạnh các biện pháp khác như đào tạo nhân lực thông tin quản lý và ban hành các chính sách cho phát triển

hệ thống phù hợp

Tại Ấn Độ là một quốc gia có CNTT rất phát triển và được ứng dụng trong mọi lĩnh vực nhất là quản lý giáo dục Năm 2004, được sự hỗ trợ kinh phí của Ngân hàng Thế Giới Bộ Giáo dục Ấn độ đã triển khai dự án xây dựng hệ thống thông tin quản lý giáo viên mang tên TMIS (Teachers Management Information System) Hệ thống này được xây dựng, nhằm quản

lý các thông tin về: các khoản thanh toán, đào tạo và các khía cạnh hành chính khác liên quan tới quản lý 200.000 giáo viên trong các tiểu bang

1.1.2 Trong nước

Năm 1998, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã được Chính phủ giao thực hiện

dự án cơ sở dữ liệu (CSDL) cán bộ, công chức, thí điểm tại một số đơn vị trực thuộc Bộ Sau 1 năm thực hiện (tháng 6/1999), dự án thí điểm đã hoàn thành

và được Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) nghiệm thu và đánh giá cao Bộ đã xây dựng được một chương trình phần mềm quản lý nhân

sự (phiên bản 1.0) dùng trong các trường đại học, cao đẳng trực thuộc Bộ

Năm 2000, xét mức độ cần thiết của việc tin học hoá công tác tổ chức cán bộ (TCCB), trước hết là tin học hoá công tác quản lý nhân sự, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã phê duyệt kế hoạch triển khai chương trình quản lý công chức, viên chức trên phạm vi toàn ngành giáo dục Ngày 13/01/2000, Bộ trưởng Bộ GD&ĐT đã ký Quyết định số 136/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc phát hành chương trình phần mềm quản lý cán bộ công chức ngành GD&ĐT (PMIS) và giao cho Vụ Tổ chức cán bộ chủ trì việc thực hiện triển khai chương trình theo kế hoạch của Bộ, hướng dẫn và quản lý hệ CSDL CC, VC

9

ngành giáo dục nhằm xây dựng CSDL CC, VC toàn ngành, làm cơ sở cho việc đổi mới phương thức quản lý trong lĩnh vực TCCB, đáp ứng không chỉ các yêu cầu về lưu trữ và quản lý thông tin CC, VC mà còn có các chức năng

hỗ trợ tác nghiệp, phục vụ công tác quản lý của Bộ

Mục tiêu thực hiện chương trình PMIS

* Mục tiêu chung:

Sử dụng các ứng dụng CNTT để nâng cao chất lượng quản lý, chỉ đạo

và điều hành trong công tác TCCB của Bộ GD&ĐT, các trường đại học, cao đẳng, các Sở GD&ĐT cũng như các cơ sở đào tạo khác; giảm thời gian giải quyết các công việc sự vụ để tập trung vào việc quản lý hướng dẫn chỉ đạo cơ

sở nhằm đáp ứng những yêu cầu về cải cách hành chính, tinh giản biên chế của Nhà nước, góp phần tích cực vào việc chuẩn hoá cán bộ, nâng cao chất lượng đội ngũ Nhà giáo và cán bộ quản lý giáo dục theo tinh thần Chỉ thị số 40-CT/TW ngày 15/6/2004 của Ban Bí thư Trung ương Đảng

Cơ sở dữ liệu này là một kho dữ liệu quý giá cho Chính phủ trong chương trình "Chính phủ điện tử", là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của ngành theo tinh thần Chỉ thị 58-CT/TW của Bộ Chính trị ngày 17/10/2000 và Chỉ thị số 29/2001/CT-BGD&ĐT ngày 30/7/2001 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT về việc tăng cường các ứng dụng CNTT vào quản lý giáo dục CSDL này cũng góp phần không nhỏ vào công cuộc cải cách hành chính, đổi mới phương thức, lề lối làm việc trong các cơ quan quản lý nhà nước theo tinh thần của Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg ngày 25/7/2001 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt đề án "Tin học hoá quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2005"

* Mục tiêu cụ thể: (5 mục tiêu)

(a) Hoàn thành việc xây dựng hệ CSDL công chức, viên chức ngành giáo dục vào năm 2005.

(b) Tin học hóa công tác quản lý hồ sơ nhân sự ở các cơ sở giáo dục (CSGD) và trong các cơ quan quản lý giáo dục (QLGD); thực hiện việc quản lý

hồ sơ gốc và cập nhật dữ liệu trên máy tính một cách đồng bộ theo quy trình cập nhật thông tin tự động và bán tự động; đảm bảo tính chính xác của thông tin thống kê Nối mạng quản lý với các trường trực thuộc, Sở GD&ĐT và các trường của các bộ, ngành Hiện đại hoá việc cung cấp thông tin nhân sự nhằm đáp ứng các nhu cầu thống kê báo cáo của các cấp, phục vụ cho việc hoạch định chính sách

(c) Sử dụng các chức năng hỗ trợ tác nghiệp của chương trình PMIS vào việc xử lý các nghiệp vụ trong công tác TCCB nhằm cải cách phương thức làm việc trong các CSGD và các cơ quan QLGD Cung cấp các thông tin

dự báo về thành phần, chất lượng cán bộ và xu hướng phát triển đội ngũ phục

vụ cho công tác lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực trong giáo dục

(d) Xây dựng thư viện thông tin công tác TCCB: hệ thống hoá, xây dựng thư viện và đưa lên mạng các văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, của Bộ, các tài liệu học tập trong lĩnh vực công tác TCCB, thiết lập hệ thống trao đổi thông tin, tra cứu tư liệu trên mạng phục vụ cán bộ QLGD và những người quan tâm, tiến tới thực hiện một số dịch vụ công trên mạng theo chủ trương cải cách hành chính của Chính phủ

(đ) Nâng cao năng lực của cán bộ về CNTT

* Quá trình xây dựng và triển khai chương trình PMIS

- Ngày 13/01/2000: Bộ trưởng Bộ GD&ĐT ra Quyết định số BGD&ĐT-TCCB về việc xây dựng Hệ Cơ sở dữ liệu cán bộ, giáo viên toàn ngành giáo dục

136/QĐ-11

- Chương trình PMIS được viết dựa trên ngôn ngữ Visual Foxpro 6.0 với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro, yêu cầu đối với phần mềm hệ thống và phần cứng không cao Chương trình có thể chạy trên các hệ điều hành Windows: 95, 98, 2000, NT, XP có kèm theo bộ Microsoft Office tương ứng:

97, 2000, XP chạy trên các máy PC từ thế hệ 586 trở lên

- Chương trình PMIS có hai phiên bản, được sử dụng trong hai khối khác nhau: 01 phiên bản dùng trong khối các Sở Giáo dục và Đào tạo; 01 phiên bản dùng trong khối các Trường Đại học, cao đẳng và các đơn vị trực thuộc Bộ

- Quá trình thực hiện đối với khối Sở GD&ĐT:

+ Chương trình PMIS được triển khai từ tháng 11/2001, tính đến tháng 4/2006, 64 Sở GD&ĐT đã cơ bản nhập xong dữ liệu, đang tiến hành chỉnh lý thông tin Đầu mối quản lý chính là 670 Phòng GD&ĐT và 64 Sở GD&ĐT Ngoài ra, chương trình còn được triển khai xuống hầu hết các trường phổ thông từ tiểu học đến trung học phổ thông (THPT) tại một số tỉnh/thành phố

có điều kiện như: Hải Dương, Hải Phòng và tại các trường THPT của tất cả các tỉnh/thành phố Gần một triệu hồ sơ đã được nhập xong, trong đó có cả dữ liệu của giáo viên các trường ngoài công lập Các Sở GD&ĐT đã sử dụng CSDL này để phục vụ quản lý, tham mưu cho lãnh đạo các cấp và phục vụ đắc lực cho công tác điều tra CC, VC của ngành tại địa phương theo Nghị quyết 09 của Chính phủ Một số Sở GD&ĐT đang thử nghiệm việc cung cấp thông tin đội ngũ trên mạng phục vụ các cơ quan quản lý liên quan

+ Từ tháng 04/2002 đến tháng 03/2003: Tổ chức khai Phiếu điều tra thông tin; tập huấn nhập dữ liệu cho các Trường và các Phòng GD&ĐT; tiến hành nhập dữ liệu cán bộ, nhà giáo

+ Từ tháng 04/2003 đến tháng 10/2004: Cập nhật thông tin, hồ sơ mới tuyển dụng hoàn thiện CSDL cán bộ, nhà giáo; kiểm tra đối chiếu dữ liệu điện

tử với hồ sơ gốc Tập huấn sử dụng chương trình; khai thác thông tin dữ liệu phục vụ công tác quản lý

+ Từ tháng 11/2004: thực hiện chuyển đổi danh mục đơn vị quản lý, danh mục địa giới hành chính theo quy định mới ban hành của Chính phủ; chuyển đổi thang bảng lương mới theo các văn bản pháp quy quy định chế độ tiền lương mới của Nhà nước và cập nhật, bổ sung thêm các thông tin Phiên bản 2.5 cập nhật thêm các Module hỗ trợ nhập nhanh; hệ thống thang bảng lương mới của Chính phủ đối với ngành giáo dục; Hệ thống biểu báo cáo thống kê mới đã được phát hành Bộ GD&ĐT đã tổ chức tập huấn phiên bản 2.5 cho 64 Sở tại Thành phố Cần Thơ và hội thảo lấy ý kiến xây dựng chương trình quản lý cán bộ, phiên bản xuống trường học vào tháng 12/2005

- Các Sở chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, hỗ trợ kinh phí nhập liệu

và các trang thiết bị cần thiết khác tại địa phương Nhiều Sở đã xây dựng Đề

án tin học hóa công tác quản lý nhân sự; thành lập Ban chỉ đạo thực hiện, thành lập các Tổ kỹ thuật thông tin, Phòng thông tin giáo dục để hỗ trợ đặc biệt cho việc triển khai; ban hành các văn bản hướng dẫn quản lý, sử dụng, khai thác Các

Sở đang tích cực xây dựng mạng nội bộ kết nối các phòng, các đơn vị trực thuộc

- Tháng 4 năm 2006 Dự án Hỗ trợ đổi mới Quản lý Giáo dục (SREM) bắt đầu thực hiện theo kết quả của hiệp định tài chính AIDCO/VNM/2004/016-841 giữa cộng đồng Châu Âu và Chính phủ nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua các hoạt động hỗ trợ kỹ thuật và cấp vốn trực tiếp trong đó có 1 mục tiêu : Củng cố và hoàn thiện Hệ thống thông tin quản lý giáo dục EMIS (thống kê giáo dục) và Hệ thống thông tin quản lý nhân sự PMIS Triển khai đại trà cả hai hệ thống này trên 63 Tỉnh Với PMIS, cho tới thời điểm hiện tại

13

dự án đã hoàn thành nâng cấp tới phiên bản 3.4.4 và triển khai đại trà tới 63 Tỉnh trên toàn Quốc, Trong đó có 21 Tỉnh đã triển khai tới cấp Trường.

Mặc dù chương trình PMIS đã được triển khai tới các Sở GD&ĐT trên toàn quốc nhưng việc quản lý sử dụng chương trình một cách hiệu quả tại các địa phương hiện nay vẫn còn nhiều bất cập và chưa được ai nghiên cứu một cách

cụ thể Tại các trường PTDTNT cấp huyện ở vùng núi, vùng đặc biệt khó khăn,

cơ sở vật chất sư phạm còn thiếu thốn, kỹ năng tin học của cán bộ quản lý, giáo viên còn thấp thì việc triển khai sử dụng và khai thác PMIS lại càng gặp nhiều khó khăn và bất cập hơn nhiều Vì lý do đó, việc nghiên cứu một số biện pháp quản lý sử dụng hiệu quả PMIS trong các trường PTDTNT cấp huyện là rất cần thiết trong giai đoạn hiện nay

1.2 Một số khái niệm cơ bản

1.2.1 Quản lý

1.2.1.1 Khái niệm

Có thể nói quản lý có nguồn gốc xa xưa như chính nguồn gốc của con người Ngay từ khi xuất hiện loài người, con người cần phải có sức mạnh của tập thể để cùng nhau săn bắn, cùng nhau chống lại thú giữ… như thế cần phải có những hoạt động chung mang tính tập thể để cùng nhau tồn tại, đây có thể được coi là nguồn gốc của quản lý Quản lý ban đầu xuất hiện một cách tự phát với hình thức và qui mô đơn giản nhưng trải qua hoạt động thực tiễn, cùng với sự phát triển của xã hội loài người, hoạt động quản lý cũng có sự phát triển mạnh mẽ mà cho đến ngày nay nó đã trở thành một khoa học, thậm chí là một trong những ngành khoa học quan trọng nhất, đem lại nhiều lợi ích to lớn cho xã hội

Trong quá trình hình thành lý luận về quản lý, các nhà nghiên cứu với những cách tiếp cận khác nhau cũng đã đưa ra những định nghĩa khác nhau

Theo tác giả Trần Kiểm: “quản lý là những tác động của chủ thể quản

lý trong việc huy động, phát huy, kết hợp, sử dụng, điều chỉnh, điều phối các nguồn lực trong và ngoài tổ chức (chủ yếu là nội lực) một cách tối ưu nhằm đạt mục đích của tổ chức với hiệu quả cao nhất” [44, tr8]

Theo tác giả Nguyễn Ngọc Quang: “quản lý là tác động có mục đích, có

kế hoạch của chủ thể quản lý đến tập thể những người lao động (nói chung là khách thể QL) nhằm thực hiện dược những mục tiêu dự kiến” [ 22, tr24]

Theo tác giả Phạm Viết Nhụ: “quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên khách thể quản lý để đưa khách thể quản lý đạt đến một trạng thái (mục tiêu) mong muốn” [31, tr7]

Còn theo tác giả Đặng Quốc Bảo: Bản chất của hoạt động quản lý là nhằm làm cho hệ thống vận hành theo mục tiêu đặt ra và tiến đến các trạng thái có tính chất lượng mới

Quản lý = Quản + LýTrong đó : - Quản là chăm sóc, giữ gìn sự ổn định

- Lý là sửa sang, sắp xếp, đổi mới và phát triển

Tuy nhiên hệ ổn định mà không phát triển thì tất yếu dẫn đến suy thoái, còn hệ phát triển mà không ổn định tất yếu dẫn đến rối ren Vì vậy quản lý là làm cho tổ chức luôn giữ được sự ổn định và phát triển [10, tr.15]

Từ những định nghĩa trên ta có thể hiểu: quản lý là quá trình tác động

có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý lên khách thể quản lý bằng việc vận dụng các chức năng quản lý, nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt được mục đích của tổ chức

1.2.1.2 Chức năng quản lý

Khi phân loại về chức năng quản lý, các nhà nghiên cứu lý luận về quản lý cũng có nhiều ý kiến khác nhau Tuy nhiên, hầu hết các tác giả đều đề

15

cập tới bốn chức năng chủ yếu đó là: Kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra và trong đó thông tin vừa là phương tiện, vừa là điều kiện để thực hiện chức năng quản lý.

Chức năng kế hoạch: Đây là công việc đầu tiên mà mỗi người quản lý phải làm khi tiến hành công việc quản lý của mình Thực hiện chức năng này

có nghĩa là người quản lý phải xác định mục tiêu, mục đích đối với thành quả đạt được ở tương lai của tổ chức và các con đường cũng như cách thức để đạt được mục tiêu, mục đích đó

Chức năng tổ chức: Tổ chức là quá trình sắp xếp, phân bổ công việc quyền hành và các nguồn lực cho các thành viên của tổ chức để họ có thể giúp cho tổ chức đạt được các mục tiêu một cách hiệu quả Nhờ tổ chức hiệu quả

mà người quản lý có thể phối hợp, điều phối tốt hơn nguồn nhân lực và các nguồn vật lực Sự thành công của một tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của người quản lý sử dụng các nguồn lực này sao cho có hiệu quả

Chức năng lãnh đạo: Lãnh đạo là một chức năng quản lý Thực hiện chức năng này đòi hỏi người quản lý phải dùng ảnh hưởng của mình tác động đến mỗi thành viên trong tổ chức làm cho họ tự giác, nhiệt tình và nỗ lực phấn đấu để giúp tổ chức đạt được mục tiêu Ngoài ra người quản lý còn phải biết vận dụng một cách linh hoạt chức năng lãnh đạo để chuyển được ý tưởng của mình vào nhận thức của các thành viên trong tổ chức, hướng họ về với mục tiêu chung của tổ chức

Chức năng kiểm tra: Kiểm tra là một chức năng quản lý, thông qua đó một cá nhân, một nhóm hoặc một tổ chức theo dõi giám sát các thành quả hoạt động và tiến hành những điều chỉnh, uốn nắn nếu cần thiết để tiếp tục chu trình quản lý ngày càng hiệu quả hơn

Để người quản lý có thể thực hiện được bốn chức năng trên thì yếu tố thông tin là rất quan trọng Thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời là căn cứ

để hoạch định kế hoạch Thông tin có thể được xem như là chất liệu tạo nên mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức, thông tin truyền tải mệnh lệnh chỉ đạo của người quản lý và phản hồi diễn biến hoạt động của các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức giúp cho người quản lý xem xét mức độ đạt mục tiêu của họ từ đó có những điều chỉnh cho phù hợp

Các chức năng trên lập thành một chu trình quản lý Người quản lý khi tiến hành công việc của mình có thể thực hiện theo chu trình này

Sơ đồ 1.1: Các chức năng quản lý 1.2.2 Quản lý Giáo dục

Giáo dục là một chức năng của xã hội loài người và quản lý giáo dục là một loại hình của quản lý xã hội Có nhiều định nghĩa khác nhau về quản lý giáo dục

Theo tác giả Nguyễn Phúc Châu, quản lý giáo dục ở cấp vĩ mô “QLGD được hiểu là những tác động tự giác (có ý thức, có mục đích, có kế hoạch, có

hệ thống và hợp quy luật, ) của chủ thể quản lí giáo dục đến tất cả các mắt xích của hệ thống giáo dục nhằm thực hiện có chất lượng và hiệu quả của việc

tổ chức, huy động, điều phối, giám sát và điều chỉnh, các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực và thông tin) để hệ thống giáo dục vận hành đạt được mục tiêu phát triển giáo dục’’ [26, tr.19]

Theo tác giả Trần Kiểm, đối với cấp vĩ mô “QLGD là sự tác động liên tục, có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên hệ thống giáo dục nhằm tạo ra tính trồi của hệ thống, sử dụng một cách tối ưu các tiềm năng, các

cơ hội của hệ thống nhằm đưa hệ thống đến mục tiêu một cách tốt nhất trong điều kiện bảo đảm sự cân bằng với môi trường bên ngoài luôn biến động’’ [44, tr.37]

Trong quan điểm giáo dục hiện đại của các tác giả Nguyễn Quốc Chí – Nguyễn Thị Mỹ Lộc, chỉ rõ: “QLGD là những tác động có hệ thống, có kế hoạch, có ý thức và hướng đích của chủ thể quản lý ở mọi cấp khác nhau đến tất

cả các mắt xích của toàn bộ hệ thống nhằm mục đích đảm bảo sự hình thành nhân cách cho thế hệ trẻ trên cơ sở nhận thức và vận dụng những quy luật của xã hội cũng như các quy luật của quá trình giáo dục về sự phát triển thể lực, trí lực

và tâm lý của con người Chất lượng của giáo dục chủ yếu do nhà trường tạo

nên, bởi vậy khi nói đến quản lý giáo dục phải nói đến quản lý nhà trường cùng với hệ thống quản lý giáo dục” [27, tr.71]

Nghị quyết Hội nghị lần thứ 2 Ban chấp hành trung ương Đảng khoá VIII cũng đã viết: “quản lý giáo dục là sự tác động của chủ thể quản lý tới khách thể quản lý nhằm đưa hoạt động sư phạm của hệ thống giáo dục đạt tới kết quả mong muốn bằng cách hiệu quả nhất” [2]

Từ những định nghĩa trên cho thấy: QLGD là hệ thống những tác động

có mục đích, có kế hoạch, có ý thức của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý

mà chủ yếu nhất là quá trình dạy học và giáo dục ở các cơ sở giáo dục nhằm thực hiện có chất lượng và hiệu quả mục tiêu đào tạo của cơ sở giáo dục

1.2.3 Quản lý nhà trường

Trường học là hình thức thể hiện của hệ thống giáo dục trên qui mô toàn xã hội, là nơi diễn ra hầu hết các hoạt động giáo dục của hệ thống giáo dục quốc dân

Theo tác giả Nguyễn Phúc Châu: “Quản lý nhà trường (một cơ sở giáo dục) là những tác động tự giác (có ý thức, có mục đích, có kế hoạch, có hệ thống, và hợp quy luật) của chủ thể quản lý nhà trường (hiệu trưởng) đến khách thể quản lí nhà trường (giáo viên, nhân viên và người học, ) nhằm đưa các hoạt động giáo dục và dạy học của nhà trường đạt tới mục tiêu giáo dục”.[26, tr.20]

Theo tác giả Phạm Viết Vượng: “Quản lý trường học là hoạt động của các cơ quan quản lý nhằm tập hợp và tổ chức các hoạt động của GV, HS và các lực lượng giáo dục khác, cũng như huy động tối đa các nguồn lực giáo dục để nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo trong nhà trường”.[32, tr.205]

Theo tác giả Nguyễn Ngọc Quang: “Quản lý nhà trường là tập hợp những tác động tối ưu của chủ thể quản lý đến tập thể GV, HS và cán bộ khác,nhằm tận dụng các nguồn dự trữ do nhà nước đầu tư, lực lượng xã hội đóng góp và do lao động xây dựng vốn tự có Hướng vào việc đẩy mạnh mọi hoạt động của nhà trường mà điểm hội tụ là quá trình đào tạo thế hệ trẻ Thực hiện có chất lượng mục tiêu và kế hoạch đào tạo, đưa nhà trường tiến lên trạng thái mới" [22, tr.43]

Vậy bản chất của hoạt động quản lý nhà trường là quản lý hoạt động dạy học

để đưa hoạt động này phát triển đi lên theo xu thế tất yếu của thời đại và đạt tới mục tiêu giáo dục, mục tiêu đào tạo Trong đó cần lưu ý, quản lý nhà trường là một hoạt động được thực hiện trên cơ sở những những lí luận chung của khoa học quản lý, đồng thời cũng có những nét đặc thù riêng của nó Quản lý nhà trường khác với việc quản lý các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh

19

doanh và các tổ chức xã hội khác, bởi nhà trường là một tổ chức đặc biệt, là nơi tạo ra những “sản phẩm” cũng hết sức đặc biệt, đó là nhân cách của con người.

1.2.4 Quản lý nhân sự

- Nhân sự: là tất cả những con người tạo nên 1 tổ chức, bất cứ ai, bất kể họ

giữ chức vụ gì (có thể là bảo vệ, trưởng phòng, nhân viên…) nhưng họ đóng vai trò quan trọng để tạo nên sự thành công

- Quản trị nhân sự: là một công việc hết sức khó khăn và phức tạp bởi vì nó

động chạm đến những con người cụ thể với những hoàn cảnh và nguyện vọng, sở thích, cảm xúc và văn hoá riêng biệt

Tác giả người Mỹ Dinock cho rằng: "Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ những biện pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả những trường hợp xảy ra có liên quan đến một công việc nào đó" Tác giả Felix Migro cho rằng: "Quản trị nhân sự là nghệ thuật chọn lựa những nhân viên mới và sử dụng những nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt tới mức tối đa có thể được"

Quản lý nhân sự: Nguồn lực con người đóng vai trò quan trọng hoạt động của các doanh nghiệp hay tổ chức Do đó việc khai thác tốt nguồn lực này để phục

vụ phát triển doanh nghiệp và XH là một vấn đề quan trọng việc quan lý các

tổ chức và doanh nghiệp Việc quản lý nguồn lực đòi hỏi sự hiểu biết về con người ở nhiều khía cạnh, và quan niệm rằng con người là yếu tố trung tâm của

sự phát triển Các kỹ thuật Quản lý nhân lực thường có mục đích tạo điều kiện

để con người phát huy hết khả năng tiềm ẩn, giảm láng phí nguồn lực, tăng hiệu quả của tổ chức

- Quản lý nhân sự hay Quản lý nguồn nhân lực là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả + Quản lý nhân sự có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực, không riêng gì trong sản xuất kinh doanh

+ Mở rộng: Quản lý nhân sự là Quản lý con người trong các tổ chức Do vậy một yêu cầu quan trọng của người làm công tác nhân sự là phải khai thác, phải khơi dậy trong mỗi con người những tiềm năng, những khả năng vốn có của họ, dung hoà các lợi ích của cá nhân và lợi ích cung của tổ chức nhằm phục vụ cho sự phát triển chung của tổ chức

1.2.5 Hệ thống thông tin quản lý cán bộ, giáo viên (PMIS)

Hệ thống thông tin quản lý cán bộ, giáo viên (PMIS) là một hệ cơ sở dữ liệu điện tử về cán bộ, giáo viên ngành giáo dục được cập nhật và quản lý thông qua phần mềm quản lý cán bộ, giáo viên ngành giáo dục Phần mềm này được xây dựng nhằm hỗ trợ tối đa công tác quản lý cán bộ, giáo viên tại các Sở Giáo dục và Đào tạo Mô hình quản lý của hệ thống được mô tả như sơ đồ sau:

21

Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức quản lý cán bộ, giáo viên ngành giáo dục

1.2.5.1 Các tính năng chính của PMIS

Hệ thống thông tin quản lý cán bộ, giáo viên có các tính năng chính như sau:

1 Quản lý thông tin chi tiết về nhân sự: đảm bảo nhanh, đầy đủ chính xác

tại thời điểm thông tin được khai thác Loại thông tin này được sử dụng nhiều nhất khi cần bố trí lại cơ cấu cán bộ, tìm cán bộ cho các vị trí mới nếu không

c p Phòngấ

Các báo cáo tổng hợp số liệu thống kê

c p Sấ ở

Các báo cáo tổng hợp số liệu thống kê cấp Bộ

Các trường trực

thuộc Sở

Các trường trực thuộc Phòng

Các trường trực thuộc Phòng

Các trường trực thuộc Phòng

Các trường trực thuộc Phòng

Các trường trực

thuộc Sở

Các trường trực

thuộc Sở

tuyển mới; Đề bạt cán bộ, tìm cán bộ đủ tiêu chuẩn để cử đi học nước ngoài, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn; Thẩm tra lý lịch hồ sơ khi có nghi vấn hoặc khi giải quyết khiếu nại tố cáo và giải đáp các thắc mắc về nhân sự nói chung.Các loại thông tin: thông tin cá nhân, quá trình lương, quá trình đào tạo bồi dưỡng, quá trình công tác, quan hệ gia đình, khen thưởng, kỷ luật

2 Cung cấp những thông tin tổng hợp về nhân sự: hỗ trợ công tác tham

mưu, hoạch định chính sách như: vấn đề biên chế, tiền lương, chế độ chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ trong và ngoài nước, theo dõi nắm chất lượng cán bộ vv

3 Cung cấp những thông tin dự báo: về diễn biến tình hình cán bộ như:

thông tin về số lượng cán bộ về hưu, đến tuổi nghỉ quản lý; Lập kế hoạch biên chế; Dự báo các thông số sẽ tăng lên hay giảm đi trong một thời gian xác định trong tương lai; Bổ nhiệm ngạch…

4 Công cụ tạo báo cáo nhanh: báo cáo nhanh, đầy đủ, kịp thời, chính xác

Hệ thống cung cấp công cụ cho phép người dùng dễ dàng tạo báo cáo tức thì mỗi khi có yêu cầu của lãnh đạo mà vẫn đảm bảo được tính đầy đủ, chính xác

6 Quản lý thuyên chuyển, điều động cán bộ, giáo viên: Quản lý các loại

quyết định: thuyên chuyển, bổ nhiệm…

23

7 Hỗ trợ việc đánh giá, xếp loại cán bộ, giáo viên: Cho phép thực hiện

đánh giá, xếp loại cán bộ giáo viên một cách nhanh chóng và đồng loạt theo toàn đơn vị hoặc theo từng phòng/ban…

8 Tìm kiếm tạo báo cáo thống kê xuất thành các file định dạng Excel, PDF, XML…: Bên cạnh công cụ tạo báo cáo nhanh, chương trình còn cho

phép người sử dụng có thể kết xuất dữ liệu báo cáo theo yêu cầu bằng cách đặt các câu hỏi tra cứu dữ liệu

Quản lý tiền lương,

quỹ tiền lương cán bộ,

giáo viên khu vực

hành chính sự nghiệp

Quy trình xét nâng lương, cập nhật các thay đổi về ngạch, bậc, phụ cấp vào quá trình lương Tổng hợp quỹ tiền lương

6 Quản lý đào tạo

Quản lý đào tạo: Lập kế hoạch đào tạo, theo dõi quá trình đang đào tạo và kết thúc đào tạo của cán bộ, giáo viên

STT Tên quy trình Diễn giải

7 Nâng ngạch, bậc lương

Quy trình thi nâng ngạch cán bộ, giáo viên từ ngạch thấp lên ngạch cao, việc thi nâng ngạch phải căn cứ vào tiêu chuẩn nghiệp vụ đối với từng ngạch và nhu cầu, vị trí làm việc của cơ quan

12 Cập nhật danh mục hệ

thống Quy trình cập nhật danh mục hệ thống

13 Thống kê báo cáo

Quy trình báo cáo thống kê định kỳ số liệu về cán bộ, giáo viên theo yêu cầu hay theo các mẫu biểu qui chuẩn của Bộ Nội vụ, Thành

uỷ, và UBND Tỉnh cũng như một số cơ quan chuyên ngành khác

STT Tên quy trình Diễn giải

16 Chức năng tìm kiếm Chức năng tìm kiếm cán bộ, giáo viên theo

thông tin, và theo quá trình

1.2.5.3 Giao diện của chương trình

1.2.6 Sử dụng hiệu quả

Hiệu quả được xem là đại lượng cho biết giá trị của kết quả đạt được ở đầu

ra so với mục tiêu và so với giá trị của nguồn lực đầu vào của chu trình hoạt động của hệ thống thông tin Nguồn lực đầu vào ở đây có thể hiểu là các

thông tin cơ bản về cán bộ, giáo viên được cập nhật Còn kết quả đầu ra chính

là việc khai thác tối đa các chức năng trong hệ thống thông tin quản lý nhằm đáp ứng được nhu cầu công việc

Sử dụng hiệu quả thường được xem xét dựa trên 3 tiêu chí cơ bản: Chất lượng sử dụng, mức độ đáp ứng công việc, hiệu suất sử dụng.

Hiệu suất sử dụng ở đây được xem là tiêu chí cơ bản nhất để đánh giá hiệu

quả của việc sử dụng và thường được gọi là "hiệu quả trong" (efficiency) Theo UNESCO: "Khái niệm efficiency nói về mối liên hệ giữa đầu vào của

một hệ thống và đầu ra của hệ thống đó Một hệ thống thông tin quản lý được gọi là có hiệu suất cao nếu với một đầu vào xác định lại thu được đầu ra tối

đa, hoặc thu được một đầu ra xác định với một đầu vào nhỏ nhất có thể Tuy nhiên, đo lường hiệu suất của hệ thống thông tin quản lý cũng là vấn đề lớn

do những khó khăn trong việc đo lường đầu ra cũng như lượng hóa mối quan

hệ giữa đầu vào và đầu ra"

1.2.7 Biện pháp quản lý

Theo nghĩa các từ Hán – Việt:

- Biện được hiểu là phân tách được đúng hoặc sai, tốt hoặc xấu một sự vật, hiện tượng; nghĩa là xem xét các sự vật, hiện tượng rồi chia rành rẽ ra đúng, sai, tốt, xấu hay phải chăng (ví dụ: không biết sự đúng hay sai, tốt hay xấu của một sự vật, hiện tượng là không có biện); Biện còn được hiểu là trnha luật bằng lời nói, bằng văn chương để hiểu rõ cái hay, cái dở của một sự vật, hiện tượng (ví dụ trnah biện, biện bác, phản biện)

- Pháp được hiểu là cách làm, cũng có thể hiểu là phép hay thuật (thủ thuật) để

“giải” Pháp còn được hiểu là cách làm giỏi để mọi người bắt chước mà làm theo

Từ nghĩa các từ Hán – Việt trên tác giả Nguyễn Phúc Châu định nghĩa biện pháp quản lý: “Biện pháp là chỉ ra cách thức phân tích các mặt đúng hoặc sai, tốt hoặc xấu của một sự vật hoặc một hiện tượng để từ đó chỉ ra cách thức duy trì hoặc phát huy cái đúng và cái tốt, loại bỏ đi cái sai và cái xấu, bổ sung cái đúng hơn và tốt hơn cho sự vật hiện tượng đó Cho nên, biện pháp quản lý một hoạt động xã hội là từ việc phân tích mặt đúng hoặc sai, tốt hoặc xấu trong quản lí hoạt động đó để chỉ ra cách thức duy trì và phát huy cái đúng và tốt, loại bỏ cái sai và xấu; đồng thời bổ sung cách làm mới đúng hơn và tốt hơn để hoạt động đó có chất lượng hơn và hiệu quả hơn” [26, tr228]

Cũng có thể hiểu, biện pháp quản lý là tổ hợp nhiều cách thức tiến hành của chủ thể quản lý nhằm tác động đến đối tượng quản lý để giải quyết những vấn

đề trong công tác quản lý, tức là người quản lý sử dụng các chức năng quản lý, công cụ quản lý một cách khéo léo đem lại hiệu quả cao nhất cho từng tình huống mà mình quản lý, làm cho quá trình quản lý vận hành đạt mục tiêu mà

29

chủ thể quản lý đã đề ra Muốn làm được điều này đòi hỏi người quản lý phải

có trình độ về lý luận khoa học quản lý, có kinh nghiệm thực tiễn trong công tác quản lý để có thể xây dựng được những biện pháp quản lý đem lại hiệu quả như mong muốn

1.3 Sử dụng PMIS trong các trường PTDTNT cấp huyện

1.3.1 Các ứng dụng của PMIS trong công tác quản lý cán bộ, giáo viên tại các trường PTDTNT cấp huyện

Theo số liệu thống kê mới nhất của dự án Hỗ trợ đổi mới Quản lý Giáo dục (SREM), cho tới thời điểm hiện nay, gần như 100% các trường PTDTNT cấp huyện đã thực hiện việc cài đặt và sử dụng PMIS Các trường cơ bản đã hoàn thành việc xây dựng cơ sở dữ liệu cán bộ, giáo viên phục vụ công tác quản lý

và hoạch định chính sách: Lưu trữ và cập nhật toàn bộ thông tin nhân sự như: tên, tuổi, giới tính, dân tộc, đoàn thể, chức vụ, các loại trình độ, bậc lương, thâm niên công tác… các quá trình của cá nhân và đánh giá công chức : quá trình hưởng lương, quá trình đào tạo, quá trình công tác, quá trình giảng dạy…

Hiện tại, các trường PTDTNT cấp huyện đang sử dụng PMIS để thực hiện các công việc :

- Tra cứu tìm kiếm thông tin về một cán bộ, giáo viên; về một nhóm cán bộ, giáo viên; tìm kiếm thông tin để làm báo cáo thống kê (theo mẫu và theo nhu cầu) và dự báo để xây dựng kế hoạch đội ngũ, phục vụ việc hoạch định chính sách

- Khai thác và in hệ thống biểu báo cáo thống kê theo quy định của Bộ Nội vụ và Bộ Giáo dục và Đào tạo; niên giám thống kê đội ngũ nhà giáo và cán bộ QLGD; Khai thác các biểu báo cáo về lương

- Quản lý việc thuyên chuyển cán bộ: Nội bộ, chuyển đi nơi khác, nghỉ việc, nghỉ hưu

- Quản lý nâng lương tự động, in bảng lương, nâng lương đúng hạn, trước hạn, báo cáo về lương Một số Sở Giáo dục và Đào tạo đã triển khai việc bắt buộc in bảng lương tháng từ chương trình như Sở GD&ĐT Hà Nội.

- Thực hiện báo cáo lập biểu Kế hoạch biên chế tự động từ chương trình

- Quản lý bổ nhiệm ngạch: Lập danh sách, In danh sách, Cập nhật dữ liệu tự động

1.3.2 Những tác dụng và hiệu quả của chương trình

- Tin học hoá công tác quản lý hồ sơ cán bộ

- Thay đổi phương thức làm việc của cán bộ, ra quyết định dựa trên CSDL

- Thay đổi nhận thức của các cấp quản lý về việc ứng dụng CNTT trong các công việc hành chính, giúp thay đổi phong cách làm việc của cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ, công chức; giúp cán bộ quản lý có tầm nhìn bao quát trong việc hoạch định chiến lược đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực

- Tăng cường năng lực về sử dụng CNTT trong quản lý cho cán bộ thông qua các hoạt động tập huấn và đặc biệt là phương pháp học trên công việc Năng lực hiểu biết, sử dụng các ứng dụng CNTT và năng lực sử dụng chương trình PMIS của hàng ngàn cán bộ quản lý đã được nâng lên rõ rệt Năng lực Tin học của một số cán bộ (đặc biệt là cán bộ làm công tác TCCB) nâng lên rõ rệt Phương thức làm việc đang dần được chuyển đổi theo tinh thần cải cách hành chính của Chính phủ

- Thúc đẩy khả năng sáng tạo, khả năng tạo ra các sản phẩm mới trong công việc, góp phần tăng hiệu quả công tác quản lý giáo dục của ngành

- Góp phần quản lý tốt hệ thống cán bộ trong các trường PTDTNT cấp huyện Nhiều địa phương rất quan tâm đến chương trình này, hỗ trợ cả về trang thiết bị lẫn kinh phí triển khai, đặc biệt là ở những nơi UBND chưa có chương trình

31

quản lý cán bộ và cũng vì số lượng cán bộ của ngành giáo dục ở các địa phương thường chiếm 3/4 tổng số cán bộ cần quản lý trong tỉnh.

- Kết quả lớn nhất của chương trình là đã đặt nền móng cho việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nói chung và công tác quản lý cán bộ nói riêng

1.4 Quản lý sử dụng hiệu quả PMIS trong các trường PTDTNT cấp huyện

Quản lý sử dụng hiệu quả PMIS trong các trường PTDTNT cấp huyện hiện nay chính là việc tìm cách nâng cao hiệu suất sử dụng cũng như ứng dụng của chương trình vào công tác quản lý cán bộ, giáo viên ngành giáo dục Để làm được việc này, hiệu trưởng các trường cần phải thực hiện tốt được các khâu quản lý sau:

1.4.1 Quản lý đội ngũ cán bộ sử dụng PMIS

Trên cơ sở kế hoạch năm học chung của nhà trường cũng như theo chỉ đạo của

Bộ GD&ĐT về việc triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý cán bộ, giáo viên Hiệu trưởng sẽ phân công việc triển khai và sử dụng PMIS cho các cá nhân cụ thể trong trường Đội ngũ cán bộ sử dụng PMIS được chia ra làm 2 nhóm:

* Nhóm thứ nhất: Nhóm triển khai và quản trị hệ thống Nhóm này sẽ bao gồm các cán bộ am hiểu về CNTT Có khả năng cài đặt phần mềm và sử dụng các chức năng quản trị hệ thống, hỗ trợ cập nhật dữ liệu Hiệu trưởng trực tiếp phân công cụ thể cho các cán bộ thuộc bộ phận văn phòng hoặc Tổ tin học của trường Để đảm bảo hệ thống được vận hành thông suốt, tốt nhất nên cử một giáo viên có trình độ tin học của nhà trường chẳng hạn như giáo viên tin học tham gia vào nhóm này, nhằm hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình triển khai và cài đặt phần mềm

* Nhóm thứ 2: Nhóm sử dụng, cập nhật và khai thác hệ thống Nhóm này sẽ bao gồm các cán bộ quản lý Những người sẽ trực tiếp cập nhật, sử dụng và khai thác các chức năng trong chương trình nhằm phục vụ công tác quản lý, và

chỉ đạo của nhà trường Nhóm này thường sẽ là các thầy/cô trong Ban giám hiệu và các cán bộ làm công tác quản lý nhân sự Thường tại các trường việc cập nhật sẽ giao cho bộ phận văn phòng của nhà trường phụ trách

Trong việc quản lý đội ngũ này:

- Hiệu trưởng cân nhắc để phân công nhiệm vụ phụ trách chính PMIS cho một cán bộ thuộc Ban giám hiệu hoặc cán bộ phụ trách công tác quản lý nhân sự kết hợp với một cán bộ có trình độ CNTT có thể là giáo viên tin học Nhóm này có thể gọi là nhóm “triển khai PMIS” có nhiệm vụ tiếp quản, triển khai, hướng dẫn sử dụng phần mềm cho các cán bộ liên quan trong nhà trường

- Hiệu trưởng cần phổ biến cho các cán bộ sử dụng PMIS về tầm quan trọng cũng như những lợi ích của phần mềm, nhằm nâng cao nhận thức của họ về việc ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý chuyên môn Để làm được điều này thì trước tiên Hiệu trưởng sẽ phải nhận thức được đúng và rõ về PMIS cũng như những ứng dụng hiệu quả của nó

1.4.2 Quản lý việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ sử dụng PMIS

Sau khi phân công cụ thể công việc cho các cán bộ phụ trách PMIS Để chương trình hoạt động được hiệu quả, đạt hiệu suất cao, Hiệu trưởng nhà trường cần phải thực hiện tốt các công việc sau:

- Cử các thành viên trong nhóm “Triển khai PMIS” đi tham gia đầy đủ các lớp tập huấn về PMIS do Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT hoặc phòng giáo dục và đào tạo tổ chức

- Tạo điều kiện cho các cán bộ quản lý, tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng về CNTT nhằm nâng cao trình độ CNTT của cán bộ quản lý

- Chỉ đạo nhóm “Triển khai PMIS” lên kế hoạch thực hiện và tổ chức thường xuyên các lớp hướng dẫn sử dụng và khai thác chương trình PMIS cho các cán

bộ liên quan tới việc sử dụng PMIS tại trường

1.4.3 Quản lý sử dụng cơ sở hạ tầng ứng dụng công nghệ thông tin

33