Hoạch định ngân sách năm 2005 tại công ty TNHH Thương mại và xây dựng tân thịnh

Hoạch định ngân sách năm 2005 tại công ty TNHH Thương mại và xây dựng tân thịnh

Lời mở đầu

Thực hiện đờng lối đổi mới của Nghị quyết Đại Hội Đảng VI, nền kinh tế nớc tachuyển biến từ nền kinh tế kế hoạch tập trung sang nền kinh tế hàng hoá nhiềuthành phần, vận hành theo cơ chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc theo địnhhớng XHCN Lý luận và thực tiễn trong những năm qua đã khẳng định việc đổimới đó là hoàn toàn đúng đắn trong những thành tựu về phát triển kinh tế, xãhội đã đạt đợc có sự đóng góp không nhỏ của nghành thơng mại, xây dựng nóichung và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đó nói riêng, đó là một mắtxích không thể thiếu đợc trong sự phát triển kinh tế của bất kỳ quốc gia nào trênthế giới

Trong nền kinh tế hiện nay, để có thể trang trải mọi chi phí, đảm bảo có lợinhuận tối đa, các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình những hớng đi đúng

đắn: tìm đợc những nguồn hàng ổn định, với giá thấp nhất và đẩy mạnh việcbán với giá hợp lý nhất, đồng thời không ngừng khai thác, tìm kiếm và đẩymạnh mở rộng thị trờng Trong quá trình thực tập tốt nghiệp tại Công ty TNHH

TM và XD Tân Thịnh em nhận thấy rằng: Để thực hiện những điều trên thì xây

dựng kế hoạch ngân sách cho tơng lai của doanh nghiệp đóng một vai trò quantrọng, có ảnh hởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp

Vì vậy trong đồ án tốt nghiệp của mình em xin trình bày đề tài: “Hoạch

định ngân sách năm 2005 tại Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh”

Mục đích của đề tài:

- Tìm kiếm cho doanh nghiệp khả năng khai thác thu để thoả mãn chi tiêu

đem lại khoản lợi nhuận

- Cách thức để kế hoạch hoá kết quả tài chính sẽ thu trong kỳ kinh doanh

- Giúp doanh nghiệp xây dựng lên cơ sở, căn cứ để điều hành, kiểm tra, đánhgiá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

- Giúp doanh nghiệp khám phá khâu sản xuất đang tiềm ẩn, khả năng để nângcao hiệu quả

- Giúp doanh nghiệp vạch ra phơng thức, mục tiêu hoạt động của các bộ phậnkhác nhau, vì mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Nội dung của đề tài gồm 3 phần:

- phần 1: Cơ sở lý luận về ngân sách và hoạch định ngân sách doanh nghiệp

- phần 2: Phân tích công tác thực hiện ngân sách tại Công ty TNHH

TM và XD Tân Thịnh

phần 3: Hoạch định ngân sách năm 2005 cho Công ty TNHH TM và

XD Tân Thịnh.

Phần I:

Cơ sở lý luận về ngân sách và hoạch định

ngân sách doanh nghiệp1.1 Tổng quan về ngân sách doanh nghiệp

1.1.1 Lý luận chung về ngân sách doanh nghiệp

Có nhiều cách quan niệm khác nhau về định nghĩa thế nào là một doanhnghiệp Theo Luật doanh nghiệp ở Việt Nam, doanh nghiệp là một tổ chức kinh

tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, đợc đăng kí kinh doanhtheo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh

- là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu t, từsản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trờng nhằm mục

đích sinh lợi

Nh vậy, tất cả các loại hình doanh nghiệp, dù khác nhau về hình thức sở hữu,

về quy mô, hay về quá trình sản xuất, thì đều có chung một mục tiêu hoạt

động Đó là tối đa hoá lợi nhuận, tối đa giá trị doanh nghiệp để hớng tới mởrộng phát triển doanh nghiệp Muốn vậy, các doanh nghiệp đều phải chú trọngvào một trong những hoạt động cơ bản Để đảm bảo có đủ tiền để trả lơng đúng

kỳ hạn, hay thanh toán tiền hàng, tiền vay của ngân hàng đúng kỳ hạn, doanhnghiệp cần phải lập kế hoạch và kiểm soát việc thu chi Điều đó nghĩa là doanhnghiệp cần lập một bản kế hoạch dự báo dòng tiền thu và chi cho một mục tiêu

cụ thể Bản kế hoạch này đợc gọi là ngân sách

Trong doanh nghiệp, ngân sách có thể đợc định nghĩa là một bản kếhoạch thu, chi đợc lợng hoá và đợc chuẩn bị từ trớc cho một thời gian cụ thể

Ngân sách phải đợc lợng hoá: Điều này có nghĩa là ngân sách phải đợc

biểu thị bằng các con số, thực tế thờng là một số tiền Một danh sách liệt kênhững gì doanh nghiệp dự tính thực hiện có thể hữu ích, nhng đó không phải làmột bảng ngân sách nếu nó không đợc thể hiện bằng các con số

Ngân sách phải đợc chuẩn bị từ trớc: Bảng ngân sách phải đợc lập trớc

thời gian dự định thực hiện ngân sách đó Các số liệu trong hoặc sau thời gianthực hiện ngân sách có thể cũng quan trọng, nhng không phải là một phần củamột bảng ngân sách

Ngân sách phải đợc áp dụng cho một khoảng thời gian cụ thể: bảng

ngân sách đợc lập cho một khoảng thời gian xác định cụ thể ( thờng là mộtnăm) Một kế hoạch tài chính mở cho tơng lai không có điểm kết thúc không đ-

ợc gọi là bảng ngân sách

Một điều quan trọng là ngân sách không phải là một bảng bao gồm các

số liệu thực tế vì nó liên quan đến những sự việc cha hề xảy ra Trong quá trìnhhoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tình hình có thể thay đổitrong khoảng thời gian thực hiện ngân sách, điều này có nghĩa là ngân sách sẽkhông còn chính xác Cũng giống nh các kế hoạch khác, ngân sách rất ít khi dựbáo hoàn toàn chính xác về tơng lai Tuy nhiên, ngay cả trong trờng hợp nh vậy,

nó vẫn đóng vai trò định hớng cho những ngời thực hiện và vai trò này rất quantrọng

1.1.2 Chức năng của ngân sách.

1.1.2.1 Chức năng phân phối.

Chức năng phân phối là cái vốn có của ngân sách, thông qua chức năng phânphối, các quỹ tiền tệ nhất định đợc hình thành hoặc đợc sử dụng, đợc chia nhỏvì những mục đích nhất định, theo tác dụng hẹp hơn hay rộng hơn

1.1.2.2 Chức năng kiểm tra

Chức năng kiểm tra đợc thể hiện dới dạng: xem xét tính cần thiết, quymô của việc phân phối các nguồn tài chính, hiệu quả của việc phân phối qua cácngân sách cụ thể

1.2 Hoạch định ngân sách

1.2.1 Khái niệm về hoạch định ngân sách

Qua việc tìm hiểu về ngân sách ta có thể thấy rằng, để đạt đợc mức lợinhuận mong muốn trong tình trạng tài chính chủ động và lành mạnh, cácdoanh nghiệp phải dự toán đợc toàn bộ ngân sách sản xuất kinh doanh ứng với

kế hoạch sản xuất kinh doanh của nó, công tác lập kế hoạch thu chi hoạt độngsản xuất kinh doanh, mô tả quan hệ tài chính sẽ xảy ra trong mục tiêu kinhdoanh đã định, đợc gọi là hoạch định ngân sách.

Hoạch định ngân sách là một nhiệm vụ, chức năng quản lý quan trọngcủa các chủ doanh nghiệp, nhằm đạt đợc hiệu quả cao trong mục tiêu kinhdoanh

1.2.2 Tác dụng của hoạch định ngân sách

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tình hìnhhoạt động của doanh nghiệp có thể thay đổi trong khoảng thời gian thực hiệnngân sách, điều này có nghĩa là ngân sách sẽ không còn chính xác Cũng giống

nh các kế hoạch khác, ngân sách rất ít khi dự báo hoàn toàn chính xác về tơnglai

Tóm lại, ngân sách chỉ là một bản kế hoạch đa ra các hớng dẫn Không nênquản lý một cách cứng nhắc và xem ngân sách là cớ để không thực hiện côngtác quản lý Thỉnh thoảng cần phải điểu chỉnh để kế hoạch này có ý nghĩa hơn.Trong trờng hợp cần thiết thì cấp quản lý cao nhất có thể quyết định phớt lờ mộtngân sách nào đó nếu nh họ thấy rằng nh vậy sẽ kinh tế hơn

Ngân sách đợc xây dựng với mục đích là đem lại lợi ích cho công việcquản lý Một khi ngân sách không đợc hoạch định và kiểm soát tốt, nó sẽ dẫn

đế những hậu quả khong mong muốn Ngợc lại, nếu hoạch định và kiểm soátngân sách tốt thì doanh nghiệp có thể đợc hởng lợi ích sau:

- Phối hợp hoạt động tốt và đề cao tinh thần tập thể trong doanh nghiệp: quátrình hoạch định và kiểm soát ngân sách có nghĩa là nhà quản lý ở mọi cấp độ

và ở các bộ phận khác nhau có dịp gặp gỡ, trao đôi, thảo luận và liên kết cácmục tiêu của họ với nhau Doanh nghiệp sẽ đạt đợc những thành công to lớnnếu nh tất cả mọi thành viên đều hợp sức lại cho những mục đích chung thay vìmỗi bộ phận hoạt động một cách ích kỷ để tạo ra vơng quốc của riêng mình Sựphối hợp này giúp cho các trởng bộ phận hiểu đợc mỗi hoạt động của đơn vịmình tác động tới tổng thể nh thế nào, điều này rất cần thiết cho chính họ cũng

nh cho cả doanh nghiệp

- Trao đổi thông tin: Để thực hiện một ngân sách, mọi ngời cần phỉ biết việcgì có thể và không thể thực hiện đợc đối với bộ phận mình Hoạch định ngânsách sẽ thúc đẩy các cấp quản lý trao đổi với nhau về các chính sách và mụctiêu của doanh nghiệp Điều này giúp củng cố tính tập thể, mọi ngời làm việc vìnhau và vì doanh nghiệp

- Thống nhất mục tiêu: Nh đã biết, lập kế hoạch là khâu then chốt trong toàn

bộ quá trình hoạch định ngân sách Sử dụng hệ thống ngân sách đòi hỏi các nhàquản lý phải đề ra mục tiêu phấn đầu trong tơng lai nhất quán, thay vì thay đổimỗi ngày Nó cũng có nghĩa là các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp phảicùng nghĩ đến một mục tiêu thống nhất khi hoạch định ngân sách

- Kiểm soát thực hiện kế hoạch: Kiểm soát thông qua ngân sách là một dạng

uỷ thác trách nhiệm Nhìn tổng thể mà nói, ngân sách sẽ gây ảnh hởng đếnchiến lợc của một doanh nghiệp Để phát huy hết tác dụng của các ngân sách,những kết quả thực tế phải luôn đợc đánh giá so sánh với kết quả dự báo Nếu

nh hai kết quả không khớp nhau thì cần phải có sự can thiệp để đa ra nhữngbiện pháp phù hợp Nếu không có kế hoạch thì không có tiêu chuẩn đánh giánào để đánh giá những gì đang xảy ra và vì vậy bất kỳ sự quản lý nào cũng chỉmang tính ngẫu nhiên và tùy tiện

ý đồ xây dựng hệ thống ngân sách là để có đợc bức tranh toàn cảnh rõnét hơn về những sự việc sẽ xảy ra và làm cho các bộ phận cũng nh từng cánhân có trách nhiệm trong việc quản lý chi tiêu trong đơn vị mình Chính vì thế

mà sức mạnh của mỗi phòng ban, mỗi bộ phận có thể đợc cụ thể hoá và cả tậpthể sẽ biết cách để vợt qua bất cứ khó khăn nào

- Động viên mọi nguồn lực: Nếu nh mọi ngời ở mọi cấp độ trong doanhnghiệp tham gia càng nhiều vào việc hoạch định và kiểm soát ngân sách, họcàng hiểu rõ và ủng hộ các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp Đợc tham dựvào hoạch định và kiểm soát là một sự động viên quan trọng đối với mọi ngời Tất cả các nhân tố vừa đợc đề cập ở trên đều quan trọng, nhng mục đích chủyếu của ngân sách là thống nhất mục tiêu và kiểm soát thực hiện kế hoạch

Nh vậy ta có thể thấy, lợi ích của công tác hoạch định ngân sách xuất phát

từ sự cần thiết của nó đối với công tác điều hành và quản lý doanh nghiệp, giúpdoanh nghiệp có đối sách để khai thác tối đa nguồn thu, thực hiện có hiệu quảchính sách chi tiêu theo thứ tự trọng yếu của mục đích chi Ngân sách đợc lập

sẽ là công cụ tài chính quan trọng để chủ doanh nghiệp thực hiện các mục tiêukinh doanh đã định trong thế chủ động về tài chính Những lợi ích của hoạch

định ngân sách cụ thể nh sau:

- Hoạch định ngân sách là tìm kiếm cho doanh nghiệp khả năng khai thác thu

để thoả mãn chi tiêu đem lại khoản lợi nhuận

- Hoạch định ngân sách là cách thức để kế hoạch hoá và chính thức hoá các kếhoạch đó về kết quả tài chính sẽ thu trong kỳ kinh doanh

- Kế hoạch thu, chi trong dự toán ngân sách là mục tiêu và mục đích cho hoạt

động, là căn cứ điều hành, kiểm tra, đánh giá các hoạt động

- Hoạch định ngân sách sẽ giúp doanh nghiệp khám phá khâu sản xuất đangtiềm ẩn, khả năng để nâng cao hiệu quả

- Kế hoạch ngân sách là một kế hoạch tổng thể vạch ra phơng thức, mục tiêuhoạt động của các bộ phận khác nhau, bởi vậy nó đòi hỏi đồng thời tạo điềukiện liên kết hoạt động của các bộ phận khác nhau vì mục tiêu chung của doanh

Để sử dụng hữu hiệu các nguồn thu, mỗi doanh nghiệp, tổ chức hoạt độngcần phải thiết lập đợc ngân sách Đó chính là kim chỉ nam của ngời quản lýtrong việc điều hành doanh nghiệp hoạt động đạt hiệu quả cao thể hiện trên cácmặt:

- Nguồn tài chính dồi dào;

- Quan hệ tài chính lành mạnh và ngày càng mở rộng;

- Thị trờng kinh doanh ổn định, vững chắc đảm bảo sức cạnh tranh cao;

- Tốc độ tăng trởng ổn định cao, trên cơ sở của nguồn vốn an toàn, độc lập

- Chi phí tối thiểu và lợi nhuận tối đa

1.3 Nội dung của hoạch định ngân sách

1.3.1 Đối tợng tham gia hoạch định ngân sách

Hoạch định ngân sách là một kế hoạch tài chính của một giai đoạn xác

định, rất quan trọng đối với sự điều hành quản lý ở bất kỳ doanh nghiệp nào vìthế rõ ràng là việc hoạch định ngân sách cần có sự tham gia của các phòng bantrong doanh nghiệp Tuy nhiên, nếu mỗi phòng ban đều cố gắng để giành đợcnhiều từ ngân sách nhng lại quên đi sự cần thiết để duy trì sự ổn định chung củadoanh nghiệp Nhu cầu, đòi hỏi của mỗi phòng ban là vô hạn trong khi nguồnlực của doanh nghiệp thì chỉ có hạn, vì thế việc áp dụng một số giải pháp mangtính áp đặt trong quá trình thực hiện ngân sách là điều khó tránh khỏi Điều nay

sẽ mang lại những tác hại không nhỏ cho sự phát triển của doanh nghiệp Do

đó, quá trính hoạch định ngân sách rất cần ý kiến đóng góp tích cực và xác

đáng của nhiều bộ phận khác nhau

Việc hoạch định ngân sách thờng là nhiệm vụ của một nhóm - nhóm hoạch định ngân sách- và thờng đợc lãnh đạo bởi các nhà quản lý cấp cao Tất

cả các phòng ban, bộ phận chính trong doanh nghiệp đều phải có ngời đại diệntrong nhóm hoạch định Nhóm hoạch định thờng bao gồm:

- Giám đốc công ty, giám đốc điều hành, hoặc tổng giám đốc;

- Trởng phòng kinh doanh;

- Trởng bộ phận tiếp thị và bán hàng;

- Trởng bộ phận cung ứng vật t;

- Trởng bộ phận thiết kế;

- Trởng phòng hành chính và nhân sự;

- Giám đốc tài chính, hay kế toán trởng

Mỗi thành viên trong nhóm hoạch định ngân sách sẽ đa ra các dự báo trongphạm vi trách nhiệm của mỗi ngời:

♦ Giám đốc công ty sẽ đa ra ớc tính sản lợng sản xuất có thể đạt đựơc

♦ Trởng phòng kinh doanh sẽ phải đa ra dự báo về số lợng hàng bán ra cũng

nh giá cả cho mỗi chủng loại sản phẩm

♦ Trởng bộ phận hành chính và nhân sự sẽ phải dự báo chi phí hành chính, sốlợng nhân công cần thiết cho kế hoạch sản xuất kinh doanh, tuyển dụng nhânviên mới hoặc cắt giảm lao động cũng nh chi phí cho việc giữ nhân viên làmviệc lâu dài cho doanh nghiệp Các khoản chi phí này sẽ tuỳ thuộc và việc thoảthuận lơng bổng, tuỳ thuộc vào lĩnh vực và địa bàn doanh nghiệp đang hoạt

động Những thay đổi về giá cả hoặc chi phí thuê mớn cũng sẽ đợc trởng bộphận hành chính nhân sự cập nhật và dự báo

♦ Trởng bộ phận cung ứng vật t sẽ đa ra dự báo về giá nguyên vật liệu trongthời gian tới, bao gồm nguyên liệu thô và tất cả các máy móc thiết bị cần thiếtcho hoạt động của doanh nghiệp

♦ Trỏng bộ phận thiết kế sẽ dự báo về nguồn nhân lực và vật lực cần thiếttrong thời gian tới nhằm đảm bảo chất lợng công việc thích hợp để đạt đợc mụctiêu đề ra của doanh nghiệp

♦ Kế toán trởng hay giám đốc tài chính sẽ cho biết kế hoạch có liên quan đếntính hình tiền mặt của doanh nghiệp và cung cấp số liệu chi phí cũng nh hiệuquả hoạt động của mỗi bộ phận trong doanh nghiệp Đôi lúc có sự thay đổi lớn

về lãi suất ngân hàng từ tháng này sang tháng khác và có tất cả các loại khókhăn hoặc thuận lợi về tài chính mà có thể ảnh hởng đến hoạch định của doanhnghiệp

Kế toán trởng còn có nhiệm vụ tổng hợp và liên kết tất cả các ngân sách để đa

ra ngân sách tổng hợp đồng thời dự báo lợi nhuận mà doanh nghiệp có thể đạt

đợc

Đối với các doanh nghiệp nhỏ thì việc hoạch định ngân sách có thể do mộtvài trởng bộ phận đảm trách, hoặc đôi khi có thể chi do một ngời chịu tráchnhiệm

1.3.2 Quá trình hoạch định ngân sách

Đầu tiên, nhóm hoạch định sẽ đa ra bản dự báo khả năng của mính tất cảcác nhân tố quyết định: lợng hàng hoá bán ra; kế hoạch tăng giảm hàng tồnkho; sản lợng sản xuất cần thiết tơng ứng với các kế hoạch bán hàng và tănggiảm tồn kho

Để đa ra đợc một bản kế hoạch hoàn chỉnh thì điều vô cùng quan trọng làcần phải thu thập đầy đủ các thông tin phục vụ cho việc lập ngân sách

1.3.2.1 Các thông tin cần thiết sử dụng trong hoạch định ngân sách doanh nghiệp.

Sự phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố :

♦ Các yếu tố bên ngoài :

Tăng trởng kinh tế, các tiến bộ kỹ thuật, các chính sách của Nhà nớc về tiền

tệ, về thuế, qua từng thời kì khác nhau

♦ Các yếu tố bên trong :

Tổ chức của doanh nghiệp, cơ cấu sản phẩm, quy trình công nghệ, năng lựccủa lao động, v.v

Do đó, để công việc phân tích đạt kết quả cao và chính xác, nhằm mục tiêu

đi tới dự đoán tài chính giúp cho việc ra các quyết định tài chính và đi tới dự

đoán kết quả tơng lai của doanh nghiệp, không thể chỉ giới hạn trong nghiêncứu các bảng biểu tài chính mà còn phải bắt đầu từ việc tập hợp các thông tin,gồm có thông tin bên ngoài và thông tin bên trong

1.3.2.2 Hệ thống dự thảo ngân sách

Hệ thống hoạch định ngân sách doanh nghiệp cho hoạt động sản xuấtkinh doanh xét trong mỗi liên hệ với quá trình hoạt động tạo ra kết quả thựchiện theo trình tự sau:

- Lập ngân sách bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ để dự kiến các khoản thungân sách kinh doanh từ hoạt động bán hàng Đây là một mặt của bảng cân đốingân sách hoạt động sản xuất kinh doanh

- Lập ngân sách sản xuất: Bao gồm những dự toán chi phí cho sản xuất:

+ Ngân sách chi phí nguyên liệu trực tiếp;

+ Ngân sách chi phí cho lao động trực tiếp;

+ Ngân sách cho chi phí sản xuất chung;

- Lập ngân sách chi phí ching: chi phí bán hàng, chi phí tài chính, ngân sáchnày không bao gồm khấu hao, dự phòng;

- Lập ngân sách chi phí tài chính;

- Lập ngân sách sản xuất kinh doanh theo kết quả lãi lỗ

Ngoài ra, ngân sách cần lập cho một doanh nghiệp còn gồm bộ phận ngânsách tài chính đợc lập theo trình tự:

- Lập ngân sách đầu t vốn, vay vốn;

- Lập ngân sách ngân quỹ;

- Lập bảng cân đối tài sản theo ngân sách;

- Báo cáo cân đối vốn và sử dụng vốn theo dạng ngân sách

Sơ đồ 1: Hệ thống dự thảo hoạch định ngân sách

Ngân sách

Bảng cân đối

kế toán theo ngân sách

Ngân sách quỹ

Ngân sách

đầu tư - vay

Ngân sáchtài chính

Ngân sách chi phí tài chính

Ngân sách chi phí quản

lý chung

Ngân sách chi phí bán hàng

Ngân sách chi phí nhân công

Giá vốn sản

phẩm bán Kế hoạch lãi, lỗ theo ngân sách

1.3.3 Nội dung hoạch định ngân sách

1.3.3.1 Dự toán tiêu thụ

Tiêu thụ là sự khởi điểm đầu tiên của toàn bộ quy trình hoạch định ngânsách sản xuất kinh doanh

Lập dự toán tiêu thụ trong niên khoá tơng lai phải dựa trên các nhân tố tác

động trực tiếp tới khối lợng chủng loại và giá bán của hàng hoá kinh doanh Cácnhân tố cần tính đến thờng có:

- Khối lợng và cơ cấu mặt hàng tiêu thụ, tồn cuối kỳ thuộc kỳ kinh doanh trớc;

- Chính sách giá trong tơng lai đối với các bạn hàng;

- Các đơn đặt hàng cha thực hiện, trong khả năng cung của doanh nghiệp;

- Chính sách tiếp thị, quảng cáo, khuyến mại…

- Mức thu nhập của dân c - nhân tố này phản ánh các mức cầu có khả năngthanh toán;

- Các điều kiện kinh tế – xã hội khác, chính sách kinh tế hiện hành;

Phơng thức tiêu thụ, thanh toán và phơng tiện thanh toán đã và sẽ thựchiện với các khách hàng của doanh nghiệp

Thông thờng, một dự thảo ngân sách tiêu thụ là một bảng tính toán số tiềndoanh thu ớc tính đợc cho kỳ hoạt động, cho kỳ dự toán,… cách tính đợc thựchiện theo công thức:

1.3.3.2 Lập kế hoạch sản xuất

Kế hoạch sản xuất là cơ sở để lập dự toán ngân sách chi phí cho sản xuất,kinh doanh, kế hoạch sản xuất đợc lập trên cơ sở của ngân sách bán hàng vàngân sách dự trữ sản phẩm, hàng hoá cuối kỳ ở mức thờng xuyên, an toàn

Khối lợng sản xuất đợc dự tính phải đáp ứng hai yêu cầu cơ bản:

- Thứ nhất: đảm bảo lợng hàng bán theo dự kiến trong năm

- Thứ hai: đảm bảo mức độ dự trữ thành phẩm, hàng hoá cuối kỳ ở mức thờngxuyên, an toàn và hợp lý qua dự kiến tồn kho

Công thức xác định mức sản xuất hoặc mua vào hàng bán theo dự kiến

nh sau:

1.3.3.3 Dự thảo ngân sách cung ứng nguyên vật liệu

Trên cơ sở nhu cầu sản lợng cần sản xuất đã tính toàn, doanh nghiệp cầnlập bản dự toán cung ứng nguyên vật liệu cần cho quá trình sản xuất; từ nhu cầunguyên vật liệu trực tiếp phát sinh các khoản chi cho thực hiện kế hoạch sảnxuất

Hoạch định ngân sách cung ứng nguyên vật liệu trớc hết đợc xác định dới dạngvật chất: số lợng, loại nguyên vật liệu với chất lợng đảm bảo yêu cầu sử dụng vàtính kịp thời cho sử dụng, sau đó đợc tính thành nhu cầu tiền tệ cho cung ứng.Sau đó đợc tính thành nhu cầu tiền tệ cho cung ứng Về nguyên tắc, lập dự thảongân sách cung ứng nguyên vật liệu đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Phải lập kế hoạch cung ứng theo cơ cấu nguyên vật liệu (loại, thứ, quy cách,chất lợng,…);

- Phải có tính kịp thời và liên tục cho nhu cầu sử dụng;

- Phải trên cơ sở định mức dự trữ, tiết kiệm nguyên vật liệu, tiền vốn;

Số lượng hàng cần

dự trữ cuối kỳ

-Số hàng còn tồn đầu năm

- Phải đảm bảo yêu cầu dự trữ thờng xuyên và dự trữ bảo hiểm, đặc biệt đốivới loại nguyên vật liệu lu chuyển qua kho, nguyên vật liệu nhập khẩu vànguyên vật liệu khai thác theo mùa vụ, cho sản xuất theo mùa vụ… công thức dựtoán ngân sách cung ứng nguyên vật liệu đợc xác lập nh sau:

Trớc hết tính theo dạng vật chất, sau đó nhân với giá vật liệu cùng các phí tổnkhác cho đơn vị vật liệu và khả năng chi trả bằng tiền để xác định ngân sáchcung ứng nguyên vật liệu

Lập dự toán chi ngân sách theo nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu trực tiếp vàthanh toán cung ứng đợc biểu diễn dới dạng tiền tệ

1.3.3.4 Lập dự thảo ngân sách chi phí lao động

Lập dự thảo ngân sách lao động cũng xuất phát từ dự thảo kế hoạch sảnxuất, nhu cầu lao động trực tiếp phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất

Để tính nhu cầu lao động trực tiếp, cần dựa vào các yếu tố:

- Số lợng thành phẩm sẽ đợc sản xuất

- Lợng lao động trực tiếp cần để sản xuất một đơn vị sản phẩm Do có nhiềuloại lao động gắn với quá trình sản xuất, nên lợng lao động trực tiếp đợc biểuhiện bằng thời gian lao động trực tiếp

- Giá giờ công lao động trực tiếp

Tính dự toán ngân sách chi trả cho hao phí lao động trực tiếp sản xuất sảnphẩm thực chất là tính toán số lợng loại lao động, thời gian cần để sản xuất, đơngiá lao động một giờ, từ đó tính tổng chi phí lao động trực tiếp

Đơn giá lao động phải đủ thoả mãn nhu cầu tối thiểu nhất của ngời lao

động, bù đắp thu nhập, khuyến khích lao động nâng cao năng suất lao động

1.3.3.5 Lập dự thảo ngân sách chi phí sản xuất chung

mãn yêu cầu sản xuất

+ Nguyên vật liệu còn tồn kho cuối kỳ

- liệu tồn đầu Nguyên vật

kỳ

Dự thảo chi phí sản xuất chung, phải tính toán trớc cho năm kế hoạchnhững chi phí của bộ phận sản xuất- kinh doanh ngoài chi phí nguyên vật liệutrực tiếp và chi phí lao động trực tiếp, chi phí sản xuất đa vào dự thoả phải thểhiện:

- Theo tính chất bất biến, khả biến

Chi phí sản xuất chung là chi phí bằng tiền, vì vậy khoản khấu hao tài sản

cố định không xem xét trong khi lập dự toán ngân sách “ Chi phí sản xuấtchung”

Khi lập dự thảo ngân sách “ Chi phí sản xuất chung” cần thận trọng xemxét tính toán phụ thuộc khả biến của chi phí và tính bất biến cố định của chi phí:thông thờng, chi phí sản xuất chung đợc lập tỷ lệ với tiêu thức phù hợp đợc chọntuỳ theo mối quan hệ biến động của chi phí, có thể là theo giờ công lao độngtrực tiếp hoặc có thể đa ra tỷ lệ chiếm của chi phí khả biến trong tổng chi phísản xuất chung bằng sự tổng kết kinh nghiệm thực tế Chi phí sản xuất chungbất biến đợc tính đều theo thời gian và không gian và không gồm chi phí khấuhao, vì khấu hao là một khoản chi phí không đợc chi bằng tiền

1.3.3.6 Lập dự toán ngân sách cho số sản phẩm tồn cuối kỳ

Sau khi hoàn thành các bộ phận ngân sách dự thảo, doanh nghiệp cần tính

đợc số tiền chi thu ngân sách dự thảo thuộc số sản phẩm cha bán dự trữ cuối kỳ

dự thảo ngân sách Dự thảo thành phần tồn kho dới dạng tiền tệ đợc lập trên cơ

sở dự tính giá thành sản xuất của một đơn vị thành phẩm

1.3.3.7 Dự thảo ngân sách chi phí bán hàng và quản lý

Dự thảo ngân sách chi phí quản lý và bán hàng bao hàm việc tính toáncác chi phí bằng tiền thực sẽ chi trong năm dự thảo thuộc hai bộ phận: bán hàng

và quản lý doanh nghiệp

Phần lớn chi phí bán hàng và quản lý văn phòng là các chi phí bất biếntrong năm dự thảo; các phí tổn xảy ra ngoài lĩnh vực sản xuất sản phẩm, thờngkhông cần xây dựng kế hoạch Tuy nhiên, trong cơ cấu chi phí bán hàng và quản

lý vẫn có những khoản chi phí khả biến, mặc dù tỷ lệ chiếm không lớn trongtổng chi phí nh: chi phí bảo quản, chi phí vận chuyển, thuế, điện thoại ngoài sốchi thuê bao, telex…

Trờng hợp số lợng chi phí lu thông (bán hàng) và quản lý quá nhiều,chiếm tỷ trọng chi lớn, thì cần lập riêng dự thảo ngân sách chi phí chung nàytheo từng chức năng lu thông, quản lý

1.3.3.8 Dự thảo cân đối chi ngân sách tiền

Sau khi lập dự thảo ngân sách của các ngân sách bộ phận: bán hàng, sảnxuất, chi phí nguyên vật liệu cung cấp trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp, chiphí sản xuất chung, chi phí bán hàng và quản lý, doanh nghiệp cần thiết lậpbảng dự thảo thu – chi ngân sách tổng hợp bằng tiền

Bảng dự thảo cân đối thu, chi tiền mặt gồm 4 phần, có quan hệ với cácngân sách bộ phận đã lập liên hoàn

- Phần thu ngân sách: gồm các khoản thu từ bán hàng bằng tiền có thể trongnăm dự thảo và số tiền còn đầu kỳ

- Phần chi ra: gồm các khoản chi bằng tiền là dự toán trong dự thảo ngân sách:chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp, chi phí sản xuấtchung, chi phí bán hàng và quản lý

- Phần cân đối thu, chi ngân sách bằng tiền

- Phần tài chính: dự kiến số tiền sẽ vay và hoàn trả vay cộng lãi vay đảm bảo

bù đắp kế hoạch ngân sách thâm hụt và số tiền mặt dự kiến sẽ tồn cuối kỳ Phầntài chính vào cân đối thu chi, chi ngân sách cho trị số âm hay dơng, phần thu vợtchi thì phần tiền nhàn rỗi có thể đa đi đầu t ngắn hạn Nếu có sự thiếu hụt tiềnmặt để trang trải chi, thì phần tài chính trong cân đối ngân sách sẽ vay nợ, kỳhạn lập bảng dự thảo tiền mặt có thể tuỳ thuộc yêu cầu quản lý ngân sách ngày,tuần, tháng, quý Phổ biến là lập ngân sách theo tháng hoặc quý

1.3.3.10 Lập dự thảo báo cáo tài chính

a) Báo cáo kết quả kinh doanh

Dự thảo báo cáo kế quả hoạt động kinh doanh thực chất là bảng tính toán

dự kiến lợi nhuận sẽ đợc mang lại từ hoạt động kinh doanh cho kỳ dự toán sắptới Đây là mục tiêu về khoản lợi nhuận mong muốn đạt đợc từ tiềm lực tàichính hiện có và tiềm ẩn sẽ khai thác chi kỳ dự thảo ngân sách

Báo cáo kế hoạch lợi nhuận có thể lập chi tiết cho một loại sản phẩm, mộthoạt động, một lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp hoặc lập chung cho toàndoanh nhgiệp Báo cáo dự thảo lợi nhuận hoạt động kinh doanh là cơ sở để điềuhành, kiểm tra và hớng mọi hoạt động của doanh nghiệp tới hiệu quả mongmuốn khả thi

- Các t liệu tính toán trong các bảng ngân sách dự thảo

Bảng cân đối dự thảo đợc lập vào cuối định kỳ kế hoạch xác định khi lênngân sách cho năm tới Khi tính toán các chỉ tiêu cần chú ý rằng:

- Tiền mặt đợc lấy từ tiền d cuối kỳ của dự thảo cân đối tiền mặt

- Khoản phải thu: sử dụng doanh thu dự kiến bán chịu mỗi kỳ sẽ thu lại tạingân sách dự thảo bán hàng và dự kiến doanh thu bằng tiền

- Tồn kho cuối kỳ đợc tính từ kết quả bảng dự thảo ngân sách hàng tồn kho

- Nguyên liệu tồn cuối kỳ: đợc tính từ bảng dự thảo ngân sách nguyên liệutrực tiếp

- Máy móc, thiết bị, nhà xởng là chỉ tiêu trên cơ sở có kế hoạch đầu năm (theobảng cân đối đầu năm kế hoạch) cộng thêm phần mua sắm trong năm kế hoạchtheo dự kiến

- Các khoản phải trả vay nợ: lấy số liệu trên bảng dự thảo ngân sách nguyênvật liệu cung ứng và số vay nợ bù đắp thiếu hụt cân đối tiền mặt

- Thu nhập ròng cha phân phối bằng số còn lại đầu năm kế hoạch cộng thêmthu nhập dự kiến sẽ có năm dự thảo.

Nh vậy, hệ thống dự thảo ngân sách là một kế hoạch tài chính tổng thể

đ-ợc xuất phát từ khả năng dự đoán thu từ việc bán hàng để xác định kế hoạch sảnxuất kinh doanh và kế hoạch lợi nhuận; tạo cho doanh nghiệp nhìn đợc mục tiêu

và các thức đạt mục tiêu trong năm tài chính sắp tới Đây là công cụ hữu hiệucho việc điều hành và kiểm tra quá trình thu, chi, kết quả tài chính của ngờiquản lý nội bộ doanh nghiệp Hệ thống dự thảo ngân sách lập đồng bộ là cơ sở

để đánh giá hiệu quả hoạt động, khai thác huy động vốn kinh doanh và khả năngchi trả nợ đến hạn của bất kỳ doanh nghiệp nào

Phần II :

Phân tích công tác thực hiện ngân sách tại Công ty

TNHH TM & XD Tân Thịnh 2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Thơng Mại và Xây dựng Tân Thịnh

2.1.1/ Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Thơng Mại và Xây dựng Tân Thịnh.

Tên công ty: TNHH Thơng Mại và Xây Dựng Tân Thịnh

đăng ký kinh doanh số 012003530 của Sở Kế hoạch đầu t Hà nội cấp ngày01/10/2001

Công ty đợc phép hoạt động trong lĩnh vực: t vấn, khảo sát thiết kế, xâylắp và bảo dỡng các sản phẩm đồ gỗ dân dụng

Sau một thời chuẩn bị cơ sở vật chất cần thiết, công ty đã bắt đầu đi vàohoạt động tháng 11 năm 2001 Do đợc chuẩn bị chu đáo, nắm bắt nhanh nhạynhu cầu của thị trờng, Công ty đã có những bớc phát triển không ngừng Đếngiữa năm 2002 công ty đã chuyển trụ sở về 52A Lý Thờng Kiệt để thuận tiệnhơn trong quá trình hoạt động của mình

Phạm vi hoạt động của công ty ngày một đợc mở rộng không chỉ dừng lại

ở Hà nội mà công ty đã có những hợp đồng cung cấp sản phẩm và hợp đồngxây dựng tại các tỉnh lân cận

Để đáp ứng yêu cầu mở rộng của mình công ty đã cho triển khai kếhoạch phát triển kinh doanh tại Thành phố Hồ Chí Minh Đến tháng 9 năm

2003, sau 2 năm đi vào hoạt động công ty đã đợc phép mở chi nhánh tại Thànhphố Hồ Chí Minh

Trung tâm đã đạt đợc một số chỉ tiêu đáng kể trong 2 năm qua:

1 Tổng số công trình thi

2 Sản lợng sản lợng gỗ

tiêu thụ

41403.5m

42845.9m

5 Thu nhập bình quân 867000đ/ ngời/tháng 988000 đ/ ngời/tháng

Kế hoạch của công ty trong năm tiếp theo là phấn đấu đạt mức tăngdoanh thu lên 10% so với năm 2004, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nhằm giảmthiểu chi phí và tăng lợi nhuận

2.1.2/ Chức năng và nhiệm vụ của công ty TNHH Thơng Mại và Xây dựng Tân Thịnh.

- Công ty Tân Thịnh hoạt động trong lĩnh vực thơng mại và xây dựng Chủyếu là thiết kế và hoàn thiện các công trình bằng các sản phẩm gỗ nhằm đápứng nhu cầu làm đẹp công trình trên thị trờng

- Hoàn thành nhiệm vụ, kế hoach mà công ty đã đặt ra

- Thực hiện đúng chính sách pháp luật của nhà nớc

- Đảm bảo nhu cầu cuộc sống cho cán bộ công nhân viên công ty

2.1.3/ Đặc điểm tình hình tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty

Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo cơ cấu trực tuyến,đợc chialàm hai cấp: cấp lãnh đạo( ban giám đốc) và hệ thống các phòng ban trựcthuộc Với cơ cấu tổ chức quản lý này, mọi quyết định của công ty đều đợcthông qua ban giám đốc Điều này tạo cho hoạt động sản xuất kinh doanh củacông ty thành một khối thống nhất, phù hợp với đặc thù của công ty, đáp ứng

đợc yêu cầu đặt ra trong việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinhdoanh của đơn vị

Là một công ty có quy mô vừa và nhỏ, số lợng nhân viên không nhiều, lại

đang trong giai đoạn tạo dựng niềm tin nơi khách hàng, vì vậy đây là cơ cấu tổchức đợc coi là phù hợp nhất với doanh nghiệp

Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý công ty TNHH Thơng mại và Xây dựng

- Tổ chức công tác kế toán thống kê của doanh nghiệp

- Lập kế hoạch thu chi tài chính

- Hạch toán đầy đủ đúng tiến độ, đúng phơng pháp , nội dung của công tác kếtoán

- Lập báo cáo tài chính doanh nghiệp với cơ quan quản lý

- Giúp Ban giám đốc phân tích đánh giá tình hình và kết quả hoạt động SXKD,công tác quản lý của công ty

• Kho: Là bộ phận quản lý việc nhập – xuất, sắp xếp bảo quản vật t trong kho.

đội thi công 2

- Khi nhập vật t phải kiểm tra số lợng hàng hoá thực tế đối chiếu với phiếunhập

- Chỉ xuất kho khi có phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký duyệt

- Thờng xuyên kiểm tra vật t trong kho để kịp thời cung cấp số liệu khi cầnthiết

- Hàng tháng đối chiếu tồn kho với nhân viên thống kê

- Sắp xếp bảo quản các vật t trong kho ngăn nắp gọn gàng để thuận tiện trongviệc xuất nhập

• Phòng kinh doanh (cửa hàng): Bộ phận giúp giám đốc công ty tiêu thụ sản

+ Tổ chức nghiệm thu với khách hàng, nhận thanh toán nộp về công ty

+ Tổ chức nghiệm thu với tổ thợ, tập hợp các chứng từ lập bản quyết toán côngtrình theo quy định thủ tục xuất vật t vật t và quyết toán công trình

- Hàng tháng đối chiếu việc nhập xuất vật t với kho và bộ phận kế toán

- Hàng tháng lập báo cáo tổng hợp doanh thu và tổng quyết toán

- Nghiên cứu đề xuất các biện pháp giảm mức tiêu hao vật t chống thất

thoát lãng phí

Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ chung, cửu hàng có trách nhiệm xây dựng nhiệm vụ cụ thể cho các nhân viên

• Bộ phận marketing: là bộ phận giúp công ty trong lĩnh vực quảng bá sản

phẩm hàng hoá và chức năng ngành nghề của công ty với thị trờng

- Nghiên cứu đề xuất các loại hình quảng các cho phù hợp với các đối tợng sửdụng sản phẩm hàng hoá của công ty

- Lập kế hoạch quảng các theo chơng trình ngắn hạn, dài hạn, chơng trình nộitỉnh, ngoại tỉnh trình giám đốc duyệt, hàng tháng có báo cáo kết quả, phântích tình hình thị trờng, đề xuất các biện pháp khắc phục kịp thời

- Nghiên cứu đề xuất hình thức khuyến mại với khách hàng

2.1.3.2 Đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh

Công ty TNHH Thơng Mại và Xây dựng Tân Thịnh là chủ yếu hoạt độngtrong lĩnh vực hoàn thiện các công trình xây dựng bằng các sản phẩm đồ gỗ.Vật liệu xây dựng đợc cung cấp bởi nhà sản xuất đồ gỗ hàng đầu thế giớiPERGO của Thụy Điển Hoạt động xây dựng của công ty đợc tiến hành theomùa vụ, hoạt động mạnh từ quý 3 khi nhu cầu xây dựng và tu sửa các công trìnhnhà ở trên thị trờng tăng cao Trong các quý 1 và 2 công ty chủ yếu thực hiệncác công trình dở dang đang trong quá trình hoàn thiện Bên cạnh đó công ty đã

ký hợp đồng dài hạn với các công ty xây dựng lớn nh: Vinaconex, tổng công tyxây dựng Sông Đà…

Do đặc điểm, tính chất xây dựng mà công ty thực hiện là phải trải quanhiều công đoạn khác nhau nên ảnh hởng đến nguyên tắc hình thành các bộphận sản xuất Một ngời công nhân có thể làm đợc tất cả các công đoạn tuynhiên này ảnh hởng rất nhiều đến tiến độ và chất lợng công trình, do đó từngcông đoạn đợc phân cho một nhóm ngời lao động làm Khi đợc chuyên mônhoá nh vậy, chất lợng của công việc sẽ cao hơn vì ngời công nhân chỉ phải thựchiện một công đoạn, làm nhiều thì tay nghề sẽ nâng cao hơn Mặt khác, công tyluôn có chiến lợc đào tạo công nhân nhằm nâng cao chất lợng sản phẩm, nângcao uy tín của công ty trên thị trờng

Việc lắp ráp, thi công công trình đợc thực hiện trên cơ sở kết hợp giữa lao

động thô sơ kết hợp với các thiết bị máy móc chuyên dụng Sự kết hợp nh vậy

nhằm nâng cao tiến độ, chất lợng, đồng thời vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ cho cáccông trình.

Hiện tại công ty có 3 đội xây dựng thờng trực: hai đội đóng tại chi nháhphía Bắc và một đôi tại chi nhánh phái Nam Trong đó đội trởng và các chuyênviên t vấn kỹ thuật là nhân viên của công ty, hởng lơng theo chế độ, còn các lao

động khác tại các đội chịu sự quản lý của các đội trởng, hởng lơng theo côngtrình Các đội trởng phải chịu trách nhiệm quản lý lao động của mình hớng theomục tiêu mà công ty đã đề ra

Trong mỗi đội xây dựng đợc chia làm 2 cấp:

- Công nhân xây dựng chính: đảm nhận các khâu quan trọng trong quátrình thi công công trinh: lắp ráp hoàn thiện phần thô, phần tinh

- Công nhân xây dựng phụ: Thực hiện các công đoạn phụ nh giải phóngmặt bằng xây dựng và xử lý phần nền

Bên cạnh đó còn có một số lao động phụ trợ đảm nhận công việc vậnchuyển thiết bị, vật liệu từ kho tới chân công trình

Quá trình thi công của công nhân đều chịu sự giám sát, hớng dẫn chặt chẽcủa đội trởng và các chuyên viên t vấn công trình Điều này nhằm tránh khỏinhững sai xót kỹ thuật trong quá trình thực hiện, nâng cao đợc chất lợng chocác công trình, qua đó nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng

Song song với hoạt động xây dựng, công ty còn cung cấp hàng hoá chokhách hàng có nhu cầu Hàng hoá là các vật liệu xây dựng tạo ra từ gỗ côngnghiệp: ván ốp sàn, ván ốp tờng, ván ốp trần, cầu thang….và các loại hàng hoá

đi kèm: tấm xốp, băng dính, keo dán gỗ Tuy nhiên thu nhập từ hoạt động thơngmại này là không nhiều so với tổng thu nhập của doanh nghiệp Khách hàngchủ yếu là các công ty hoạt động trong cùng lĩnh vực, song do yêu cầu của ngờitiêu dùng cần những sản phẩm đồ gỗ có chất lợng cao

2.2 Phân tích tính hình thực hiện ngân sách công ty TNHH Thơng Mại và Xây dựng Tân Thịnh.

Trong năm 2004, Công ty TNHH Thơng mại và Xây dựng Tân Thịnh đã cónhững bớc phát triển đáng kể, thị trờng không chỉ bó hẹp ở Hà Nội, thành phốHCM mà ngày một mở rộng ra các tỉnh khác

Doanh thu tăng7.53% so với năm 2003 (từ 3546783 nghìn đồng năm 2003lên 3813941 nghìn đồng năm 2004 ) Tuy nhiên tổng lợi nhuận thuần từ hoạt

động sản xuất kinh doanh giảm từ 90375 nghìn đồng năm 2003 xuống còn41.447 nghìn đồng năm 2004 (giảm 54.14% so với năm 2003) Nguyên nhân là

do tốc độ gia tăng chi phí lớn hơn tốc độ gia tăng của doanh thu Trong khi mứctăng chi phí tài chính (69,36%) và chi phí quản lý kinh doanh (1.48%) là phùhợp với mức tăng của doanh thu thì mức tăng giá vốn hàng bán (10.431%) lạinhanh hơn mức tăng doanh thu, bên canh đó công ty còn phát sinh một khoảnchi phí bán hàng, tuy chi phí phát sinh mới này là không đáng kể xong nó cũngcho thấy việc quản lý chi phí của công ty cha đem lại hiệu quả Doanh thu caotăng thì đồng nghĩa với việc tài sản của công ty cũng phải tăng lên: doanh thutăng đồng nghĩa với việc mở rộng quy mô, sản lợng hàng bán tăng song lợnghàng hoá lu kho cũng sẽ tăng Hay chi phí của doanh nghiệp cũng sẽ tănglên.doanh nghiệp cần nhiều tiền mặt hơn để cho các nghiệp vụ kinh doanh này

Biểu 1: kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Lợi nhuận thuần từ hoạt động sản

Các khoản đầu t tài chính tăng,

-Tổng lợi nhuận chịu thuế thu

toán, chi phí chờ kết chuyển, chi phí trả trớc…trong quá trình sản xuất kinhdoanh các tài sản lu động sản xuất và tài sản lu động lu thông luôn vận động vàchuyển hoá lẫn nhau, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc tiến hànhmột cách liên tục Qua mỗi giai đoạn của chu kỳ kinh doanh vốn lu động lạithay đổi hình thái biểu hiện, từ hình thái vốn ban đầu chuyển sang hình thái vốnvật t hàng hoá dự trữ và vốn sản xuất, rồi cuối cùng lại trở lại hình thái vốn tiềntệ.

Biểu 2: Bảng cân đối kế toán năm 2004

Nguồn vốn Số đầu năm Số cuối kỳ

Chênh lệch Giá trị Tỷ lệ %

a nợ phải trả 915010 1545625 +630615 +68,92

B nguồn vốn chủ sở hữu 4316813 6634074 +2317261 +53,68

Tổng cộng nguồn vốn 5231823 8179700 2947877 +56,35

2.2.1.1 Vốn bằng tiền

Ngân sách vốn bằng tiền là ngân sách quan trọng cấu thành lên tài sản lu

động và đầu t ngắn hạn của doanh nghiệp, bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửingân hàng và tiền đang chuyển Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh,công ty luôn có nhu cầu dự trữ tiền mặt hay tiền tơng đơng (các chứng khoán cókhả năng chuyển đổi thành tiền mặt dễ dàng) ở một quy mô nhất định Nhu cầu

dự trữ tiền mặt trong doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu chi trả các khoản chiphí phát sinh trong kỳ hoặc các khoản nợ đến hạn Một đặc điểm quan trọngtrong sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thơng mại và Xây dựng TânThịnh: Công ty chủ yếu chi trả các khoản chi phí thông qua quỹ tiền mặt: chiphí bán hàng, trả lơng cho công nhân viên, chi phí công cụ dụng cụ, thanh toáncác khoản nợ đến hạn, thanh toán tiền thuế cho nhà nớc… Ngoài ra, dự trữ tiềnmặt còn xuất phát từ nhu cầu dự phòng để ứng phó với những nhu cầu vốn bất

thờng cha dự đoán đợc và để sẵn sàng sử dụng khi xuất hiện các cơ hội kinhdoanh có tỷ suất lợi nhuận cao Việc xác định lợng vốn vằng tiền dự trữ củacông ty dựa trên kinh nghiệm trong các năm trớc và đặc thù kinh doanh củacông ty Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có tính chất thời vụ, côngviệc kinh doanh thực sự sôi động chủ yếu rơi vào sáu tháng cuối năm, khi nhucầu xây dựng, hoàn thiện, cải tạo và nâng cấp công trình xây dựng trên thị trờnglớn Vì vậy, lợng vốn bằng tiền dự trữ đầu năm chủ yếu chi trả cho các khoản

nợ đến hạn, lơng tháng cho công nhân viên và các chi phí khác phục vụ cho việcquảng bá hình ảnh của công ty trên thị trờng Đầu năm 2005, vốn dự trữ củacông ty là 526 triệu đồng, chiếm 10.06% tổng tài sản, 11.19% tổng tài sản lu

động và đầu t ngắn hạn Trong đó tiền mặt tại quỹ chiếm 66.35% tổng vốn bằngtiền, tiền gửi ngân hàng chiếm 33.65% Với một doanh nghiệp thanh toán cáckhoản chi phí bằng tiền mặt, do vậy đây là một cơ cấu vốn bằng tiền khá hợp lý,công ty có đủ lợng tiền mặt để chi trả các chi phí đến hạn, đồng thời đảm bảo đ-

ợc lợng tiền tại ngân hàng để có thể mua nguyên vật liệu một cách nhanh nhất,

đồng thời tích luỹ tài sản cho các hoạt động khác của công ty Điều này đợc thểhiện rõ thông qua các hệ số thanh toán của công ty

Biểu 3: Hệ số thanh toán của Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh

Với hệ số thanh toán tức thời này có thể nói công ty đang ở trong tình trạngchủ động đối với các khoản nợ của mình đồng thời có thể huy động đợc một l-ợng tiền mặt không nhỏ khi cần thiết

So với đầu kỳ, giá trị vốn bằng tiền của công ty tăng lên đáng kể (82.15%)

t-ơng ứng với sự tăng lên của tổng tài sản, chiếm 12.39% tài sản lu động và đầu tngắn hạn, và chiếm 11.74% tổng tài sản Tuy nhiên, tiền mặt tại quỹ giảmxuống 51.62% so với đầu năm:

Lợng tiền mặt tại quỹ giảm phản ánh chi trong kỳ lớn hơn thu trong kỳ

T-ơng tự ta thấy khoản tiền gửi ngân hàng cũng giảm 94.66%, lợng tiền giảmxuống này đợc đầu t vào mua sắm nguyên vật liệu do công ty vừa ký đợc hợp

đồng thi công với đối tác Metrol Thêm vào đó, công ty phát sinh thêm khoảntiền đang chuyển 763 triệu đồng Đây là khoản tiền chi trả của Vietconex songcông ty vẫn cha nhận đợc Nh vậy đã có sự luân chuyển vốn từ vốn bằng tiềnsang hàng tồn kho, và lợng vốn bằng tiền sụt giảm đợc bổ sung bằng tiền đangchuyển Vì vậy, công ty vẫn đảm bảo đợc khả năng thanh toán của mình

Hệ số thanh toán tức thời 62.11% cho thấy mặc dù khả năng thanh toán

- giảm trong kỳPhát sinh

báo hiệu vốn bằng tiền của công ty đang vợt quá nhu cầu, dẫn đến tình trạng ứ

đọng ngân quỹ, vòng quay vốn chậm làm giảm hiệu quả sử dụng vốn Có thểthấy, việc sử dụng kinh nghiệm hoạt động sản xuất kinh doanh của các năm trớc

để xác định lợng vốn bằng tiền cho các năm tiếp theo tuy có những u điểm nhất

định xong nó cũng có những nhợc điểm không nhỏ, đó là doanh nghiệp khôngphân phối đều đợc vốn bằng tiền cho từng giai đoạn kinh doanh trong kỳ Điềunày khiến doanh nghiệp mất đi những cơ hội đầu t khác của mình

Vốn bằng tiền của Công ty TNHH Thơng Mại và Xây dựng Tân Thịnh

đ-ợc lấy từ hai nguồn là: nguồn vốn chủ sở hữu và vốn vay ngắn hạn Nguồn vốnchủ sở hữu đóng một vai trò quan trọngtrong việc tài trợ cho vốn bằng tiền củacông ty, bao gồm nguồn vốn kinh doanh và lợi nhuận giữ lại Tuy nhiên ta cóthể thấy lợi nhuận giữ lại của công ty trong năm nay tuy đã tăng lên đáng kể(lợi nhuận giữ lại: 68 triệu đồng), song khoản lợi nhuận này chỉ chiếm 1.03%nguồn vốn kinh doanh và 0.83% tổng nguồn vốn nên nó chỉ đó ứng một phầnnhỏ nhu cầu vốn của công ty, đồng thời thể hiện khả năng sản xuất kinh doanhcủa công ty bắt đầu có hiệu quả, còn vốn bằng tiền (tiền mặt tại quỹ) của công

ty vẫn chủ yếu đợc tài trợ từ nguồn vốn của chủ doanh nghiệp đầu t thêm vàosản xuất kinh doanh Và một phần đợc tài trợ bằng các khoản nợ ngắn hạn

2.2.1.2 Các khoản phải thu

So với số liệu đầu kỳ, giá trị khoản phải thu cuối kỳ tăng lên 55.69%, sựgia tăng của các khoản phải thu là điều tất yếu của quá trình sản xuất kinhdoanh Việc tăng doanh thu kéo theo các khoản phải thu của doanh nghiệp cũnggia tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau Đặc điểm kinh doanh theo thời vụcủa công ty là một trong những nguyên nhân dẫn đến điều này Trong các tháng

đầu năm, công ty chủ yếu thi công những công trình còn dang dở, hoặc cáccông trình ký kết hợp đồng với đối tác Vinaconex nếu có Vì vậy, để khuyếnkhích khách hàng, công ty thờng áp dụng phơng thức bán chịu, trả góp (thi côngcông trình trớc, trả tiền sau) Việc áp dụng các hình thức này có thể tạo nên

doanh thu cho công ty, xong cũng làm tăng thêm các khoản nợ phải thu, chi phíthu hồi nợ, chi phí rủi ro Tuy nhiên đến giai đoạn có nhu cầu tiêu thụ lớn,doanh nghiệp khuyến khích tiêu thụ để thu hồi vốn nhanh

Tuy nhiên, trên bảng cân đối kế toán ta thấy, doanh thu trong kỳ tăng lênkhông dẫn đến các khoản phải thu của khách hàng tăng lên mà trái lại, khoảnphải thu của khách hàng lại có xu thế giảm nhẹ (4.92% so với đầu kỳ) Điềunày chứng tỏ công tác thu hồi các khoản nợ từ khách hàng của công ty đanghoạt động thực sự có hiệu quả Thực tế sản xuất kinh doanh cho thấy: đối vớicác công trình xây dựng nhà ở thì hầu hết khách hàng đến với công ty khi tàichính của họ thực sự vững mạnh, vì vậy các khoản tiền trong hợp đồng thi công

đều đợc khách hàng chi trả ngay sau khi công trình hoàn thiện và đợc nghiệmthu xong, hoặc chậm nhất là sau 15 ngày kể từ ngày công trình đợc nghiệm thu.Các khoản phải thu còn tồn đọng chủ yếu từ các công trình ký hợp đồng vớiVinaconex và các đối tác xây dựng khác, do công tác nghiệm thu và xử lý tàiliệu sau thi công có thời gian kéo dài Hơn nữa hệ số giữa các khoản phải thu

và tổng tài sản ở đầu năm là 9.83% và cuối kỳ là 9.78%, hệ số này tơng đối thấpthể hiện công ty sử dụng phơng thức bán lẻ trong chính sách thơng mại củamình là chủ yếu

Khoản phải thu của công ty tăng lên từ các khoản phải thu khác tăng lên,bao gồm tiền lãi gửi ngân hàng đến thời kỳ thanh toán nhng công ty cha nhận,

và các khoản thu từ cho vay, cho mợn vật t, tiền vốn có tính chất tạm thời.Khoản phải thu đợc sử dụng cùng với vốn bằng tiền nhằm đảm bảo cho khảnăng thanh toán nhanh của công ty đợc ổn định Số liệu thống kê cho thấy mặc

dù các khoản phải trả cuối kỳ tăng lên nhng khả năng thanh toán nhanh củacông ty đợc giữ ở mức ổn định là 1.14 Có thể nói, vốn bằng tiền và khoản phảithu tăng lên tỷ lệ với mức tăng của các khoản nợ phải trả và các khoản vay ngắnhạn của công ty đang đợc sử dụng đúng mục đích

2.2.1.3 Ngân sách hàng tồn kho

Tồn kho dự trữ là những tài sản mà công ty lu giữ để bán và thi côngcông trình Tài sản tồn kho dự trữ chủ yếu là nguyên vật liệu, phần còn lại làcông cụ dụng cụ và sản phẩm dửo dang Mục đích của lu kho dự trữ là đảm bảocho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty không bị thiếu hụt,gián đoạn trong quá trình hoạt động ở đầu kỳ, toàn bộ lợng hàng tồn kho dựtrữ là nguyên vật liệu, còn ở cuối kỳ nguyên vật liệu chiếm 99.81% tổng giá trịtồn kho Nguyên nhân của nó bao gồm, thứ nhất tuy hoạt động trong lĩnh vựcxây dựng xong thời gian thi công các công trình của công ty tơng đối ngắn, th-ờng là từ 1/2 tháng cho tới một tháng cho một công trình thi công Chính vì vậycác công trình thi công dở dang hầu hết không có Thứ hai, đặc thù của ngànhxây dựng trang trí, hoàn thiện công trình xây dựng đòi hỏi xây dựng theo phơngpháp thủ công là chủ yếu, vì vậy tài sản cố định có giá trị lớn phục vụ cho sảnxuất trực tiếp không nhiều, mà phần lớn là công cụ dụng cụ nh: ca, bào… và cácloại công dụ dụng cụ này có thể mua đợc dễ dàng trên thị trờng trong nớc Để

đảm bảo tránh các khoản chi phí không cần thiết, công cụ dụng cụ chỉ đợc mua

về khi cần và đợc phân bổ cho các đội thi công ngay trong từng công trình, từnggiai đoạn của kỳ kinh doanh

Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ là 3588 triệu đồng, chiếm 68.02% tổng giátrị tài sản doanh nghiệp và chiếm 75.73% tổng tài sản lu động và đầu t ngắnhạn Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung, tồn kho dự trữ th-ờng chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp.Xong đối với từng ngành khác nhau thì tỷ trọng tồn kho là khác nhau, ngay cảtrong cùng một ngành cũng có sự khác nhau ở mỗi công ty Việc tăng thêm dựtrữ hàng tồn kho thờng đòi hỏi tăng thêm các chi phí bổ xung nh chi phí bảoquản, chi phí bảo hiểm kho hoặc những rủi ro giảm chất lợng nguyên vật liệu.Nhng mặt khác nó lại làm giảm các chi phí thiệt hại do việc ngừng sản xuất vìthiếu nguyên vật liệu Vì vậy, việc tăng thêm hay giảm bớt lợng hàng tồn khocần phải đợc xem xét kỹ lỡng, đảm bảo có một lợng hàng dự trữ hợp lý nhất.Tuy nhiên, đối với Công ty TNHH Thơng Mại và Xây dựng Tân Thịnh, chi phíbảo hiểm, rủi ro do giảm chất lợng nguyên vật liệu đều đợc phía nhà cung cấp

đảm bảo vì vậy có thể nói công ty gần nh không phải chịu một khoản chi phínào về quản lý lu kho, hay có thể nói lợng hàng dự trữ của công ty do chính chủdoanh nghiệp quyết định Tuy nhiên không vì thế mà có thể lu kho theo cảmtính, lợng nguyên vật liệu lu kho quá lớn trong điều kiện hoạt động sản xuấtkinh doanh đầu năm không nhiều sẽ dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn, vòng quayhàng tồn kho lớn, doanh nghiệp có thể sẽ mất đi những cơ hội kinh doanh có lợinhuận khác Điều này đợc thể hiện bằng số liệu xuất kho bán lẻ và lắp đặt côngtrình nguyên vật liệu trong năm tháng đầu năm là 274 triệu đồng.

Chỉ số vòng quay hàng tồn kho này so với ngành xây dựng nói chung đợccoi là tạm chấp nhận, tuy nhiên nếu so với hoạt động xây dựng mang tính cục

bộ thì chỉ số này là tơng đối thấp, thể hiện việc kinh doanh đầu năm có kết quảkhông cao, hoạt động kinh doanh đầu năm chỉ có hiệu quả trong 2 tháng đầunăm Công ty đã đầu t vào hàng tồn kho cao nhng cha đạt đợc kết quả mong

đợi Tuy nhiên, do chỉ hoạt động trong một lĩnh vực kinh doanh thuần túy, lạikhông phải chịu những chi phí đáng kể nào trong hoạt động lu kho, do đó việc

dự trữ quá nhiều nh vậy cũng không ảnh hởng nhiều đến chi phí của doanhnghiệp

Trên bảng cân đối kế toán thể hiện rõ giá trị hàng tồn kho của công tyvẫn tiếp tục tăng lên theo giá trị tăng lên của tài sản Giá trị hàng tồn kho cuối

kỳ chiếm 71.16% tổng giá trị tài sản cuối kỳ, tăng 3.14% so với giá trị đầu kỳ.Tuy nhiên giá trị tăng thêm cuối kỳ này là nằm trong kế hoạch của công ty do

đầu năm 2005 công ty nhận đợc một hợp đồng thi công với khách hàng Metro

3421

Giá trị hàng tồn kho bình quân