Tình hình quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần thiết bị phụ tùng chi nhánh Miền Trung năm 2009.doc

Tình hình quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần thiết bị phụ tùng chi nhánh Miền Trung năm 2009

Nhận thức được tính chất quan trọng của trữ lượng hàng tồn kho trong doanhnghiệp nên chúng tôi quyết định chọn đề tài “Tình hình quản trị hàng tồn kho tạicông ty cổ phần thiết bị phụ tùng chi nhánh Miền Trung năm 2009”.

Tuy nhiên, do bước đầu tiếp cận với công việc của một kế toán viên thực tập

và những hạn chế nhất định nên không thể tránh khỏi những thiếu sót, kính mongđược sự góp ý của quý thầy cô, các anh chị và bạn đọc Xin chân thành cảm ơn!

2 Mục tiêu của đề tài

- Tổng hợp, khái quát những vấn đề lý luận cơ bản về công tác quản trị hàngtồn kho trong DN thương mại

- Tìm hiểu tình hình quản trị hàng tồn kho tại công ty CỔ PHẦN THIẾT BỊPHỤ TÙNG MIỀN TRUNG

- Đánh giá, nhận xét và đưa ra một số kiến nghị hoàn thiện công tác quản trịhàng tồn kho tại công ty

3 Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty CỔ PHẦN THIẾT BỊ PHỤTÙNG MIỀN TRUNG

4 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Phạm vi về không gian: Đề tài được thực hiện tại công ty CỔ PHẦNTHIẾT BỊ PHỤ TÙNG MIỀN TRUNG

- Phạm vi về thời gian: Nghiên cứu số liệu trong 2 năm 2008 - 2009

5 Phương pháp nghiên cứu đề tài

Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng một số phương phápchủ yếu sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Được sử dụng để thu thập các thông tinliên quan đến đề tài trong các giáo trình, thông tư, chuẩn mực kế toán… ở trênthư viện, trung tâm học liệu… nhằm hệ thống hóa phần cơ sở lý luận về công tácquản trị hàng tồn kho, cũng như tìm hiểu thực trạng và đề ra một số kiến nghịgóp phần hoàn thiện công tác kế toán tại công ty

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Phương pháp này được sử dụng để hỏinhững người cung cấp thông tin, dữ liệu, nhất là các anh, chị trong phòng kế toán

- tài chính, nhằm tìm hiểu hoạt động kinh doanh và công tác kế toán, đặc biệt làcông tác quản trị hàng tồn kho tại công ty

- Phương pháp phân tích, thống kê, so sánh nhằm phân tích tình hình quảntrị hàng tồn kho từ đó có cái nhìn tổng quan về công ty và đưa ra một số biệnpháp, kiến nghị

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO

1.1 Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại bao gồm hàng hóa mua về đểbán: hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóagửi đi gia công chế biến

2.1 Giá gốc hàng tồn kho

Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí chế biến, chi phí thu mua và các chiphí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho tại vị trí và trạngthái như hiện tại

Những chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm:

- Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất,kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường

- Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồnkho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản

- Chi phí bán hàng

- Chi phí quản lý doanh nghiệp

3.1 Phương pháp tính giá hàng tồn kho

Có 4 phương pháp tính giá hàng tồn kho:

a Phương pháp tính theo giá đích danh

b Phương pháp bình quân

- Phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ

- Theo đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập

c Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)

d Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO)

4.1 Vai trò của hàng tồn kho đối với doanh nghiệp thương mại

Cũng như doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho cũng có vai trò rất quantrọng đối với doanh nghiệp thương mại vì nếu thiếu hụt hàng tồn kho sẽ dẫn đếnrủi ro doanh nghiệp mất đi sự tín nhiệm của khách hàng Không cung cấp đượclượng hàng hóa khi cần thiết không chỉ làm mất khách hàng tại thời điểm hiện tại

mà còn có thể mất luôn những đơn đặt hàng trong tương lai do doanh nghiệpkhông còn được khách hàng tin cậy vào khả năng cung ứng loại hàng hóa đó.Trong môi trường cạnh tranh, doanh nghiệp sẽ mau chóng mất khách hàng vào taycác đối thủ cung ứng sản phẩm cùng loại nếu không dự đoán được nhu cầu và khảnăng tiêu thụ của thị trường để lập kế hoạch tồn kho phù hợp

Ngược lại nếu dự trữ dư thừa hàng tồn kho thì doanh nghiệp sẽ mất rấtnhiều thời gian để xử lý hàng tồn, có thể kéo theo sự ảnh hưởng của giá, đặc biệt

là những sản phẩm có vòng đời ngắn và khó bán rộng rãi Dù kinh doanh tronglĩnh vực nào thì dự trữ quá nhiều hàng tồn kho cũng là một điều nên tránh Nó làmdoanh nghiệp tốn chi phí, dịch vụ để bảo quản kho, phải đóng thuế tính trên từngsản phẩm chưa bán được, và mua bảo hiểm với giá cao hơn Theo thống kê thì mộtdoanh nghiệp bán lẻ thường phải tốn từ 20% đến 30% cho chí phí lưu kho lưu bãi

Vì thế việc tính toán để cân bằng giữa chi phí và rủi ro trong việc dự trữlượng hàng hóa tồn kho ít hay nhiều rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinhdoanh của một doanh nghiệp.

5.1 Chi phí liên quan đến hàng tồn kho

5.1.1 Chi phí mua hàng

Chi phí mua hàng là chi phí cần có để mua hoặc sản xuất ra từng mặt hàngtồn kho Chi phí này được tính bằng cách lấy chi phí của một đơn vị nhân với sốlượng mua được hoặc sản xuất ra Trong trường hợp mua hàng với số lượng lớnnhất định thì có thể được hưởng giảm giá thì chi phí mua hàng là giá đã giảm của

lô hàng đó

5.1.2 Chi phí đặt hàng

Chi phí đặt hàng là toàn bộ các chi phí có liên quan đến việc thiết lập cácđơn hàng Nó bao gồm chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giaodịch, ký hợp đồng, thông báo qua lại), chi phí chuẩn bị và thực hiện việc chuyểnhàng hóa đến kho của doanh nghiệp Chi phí này gắn liền với đợt hoặc lô hàng đặt

Khi hàng tồn kho được doanh nghiệp tự sản xuất ra thì cũng có những chiphí liên quan đến việc đặt hàng nội bộ như chi phí văn phòng phẩm cộng với chiphí cần có để điều chỉnh thiết bị sản xuất cho lô hàng

5.1.3 Chi phí tồn trữ

so sánh giữa lãi suất nhận được nếu gửi số tiền này vào ngân hàng và lợi ích nhậnđược khi đầu tư vào mặt hàng dự trữ này Bởi vì việc đầu tư vào các khoản dự trữquá mức hoặc dưới mức cần thiết đều ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả kinhdoanh về sau

b Chi phí cho việc dự trữ

Để bảo tồn các mặt hàng dự trữ, doanh nghiệp phải dành một khoản tiền

đáng kể để trả chi phí kho bãi, thuê mướn nhân công quản lý số hàng này Chi phínày sẽ lớn hơn đối với một số mặt hàng đòi hỏi bảo quản trong điều kiện đặc biệthoặc có tính thời vụ Điều đó sẽ trở thành một gánh nặng tài chính cho doanhnghiệp Nếu không giám sát chặt chẽ rủi ro thì rất dễ ảnh hưởng đến chất lượnghàng dự trữ cũng như gây thất thoát trong khâu quản lý số hàng này

c Chi phí bảo hiểm

Đối với một số mặt hàng có giá trị cao rất nhạy cảm với các loại rủi ro liênquan đến cháy nổ hay mất cắp thì doanh nghiệp phải tốn thêm khoản chi phí muabảo hiểm Do vậy, doanh nghiệp kinh doanh các loại mặt hàng này sẽ tốn kémnhiều hơn cho việc dự trữ

d Chi phí lỗi thời, hư hỏng, mất mát

Đối với các sản phẩm hư thối sẽ chịu chi phí hư hỏng khi món hàng bị quáhạn Các mặt hàng mang tính thời trang hoặc có công nghệ dễ lỗi thời khi tồn kho

sẽ chịu chi phí do lỗi thời Chi phí mất mát bao gồm mất cắp, gãy vỡ đối với cácmặt hàng tồn kho Để loại bỏ được chi phí này thì doanh nghiệp có thể không dựtrữ các mặt hàng này Nhưng để đảm bảo quá trình hoạt động kinh doanh liên tục,

có hiệu quả thì doanh nghiệp phải tính toán được mức dự trữ phù hợp đối với cácmặt hàng này Đây là một câu hỏi lớn dành cho các nhà quản trị.

6.1 Quản trị hàng tồn kho

6.1.1 Khái niệm quản trị hàng tồn kho

Quản trị hàng tồn kho là một phần của quá trình quản lý sản xuất nhằm mụcđích giảm thiểu chi phí hoạt động và chi phí sản xuất bằng cách loại bỏ bớt nhữngcông đoạn kém hiệu quả gây lãng phí Nghĩa là doanh nghiệp chỉ sản xuất hoặcmua một số lượng đúng bằng số lượng mà công đoạn tiếp theo cần đến Các nguồnnguyên vật liệu và hàng hóa cần thiết trong quá trình sản xuất, tiêu thụ được dựbáo và lên kế hoạch chi tiết sao cho quy trình tiếp theo có thể thực hiện ngay saukhi quy trình hiện thời chấm dứt

Hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn chiếm 40 – 50% tổnggiá trị tài sản của doanh nghiệp Chính vì vậy, việc quản lý và kiểm soát tốt hàngtồn kho góp phần đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh tiến hànhliên tục, có hiệu quả

Vấn đề quản lý hàng tồn kho luôn có hai mặt trái ngược nhau: muốn cho quátrình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục, doanh nghiệp sẽ tăng lượng dựtrữ Ngược lại, dự trữ tăng, doanh nghiệp lại phải tốn thêm những chi phí khác liênquan đến việc dự trữ Vì vậy doanh nghiệp cần phải xác định được mức tồn khohợp lý nhất, tùy thuộc vào loại hình và đặc điểm của doanh nghiệp để kiểm soáthàng tồn kho một cách hiệu quả nhất

6.1.2 Tầm quan trọng của quản trị hàng tồn kho

Tầm quan trọng của công tác quản trị hàng tồn kho được thể hiện qua những

khía cạnh sau đây:

- Quản trị tốt có thể tránh mọi gián đoạn trong mọi quá trình sử dụng hàng

- Quản tri tốt sẽ giảm đến mức thấp nhất các loại chi phí kho hàng

- Quản tri tốt sẽ giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn khi thực hiện các kế hoạch

mà doanh nghiệp đặt ra

6.1.3 Mức tồn kho tối ưu

Các mô hình xác định mức tồn kho tối ưu

a Mô hình đơn hàng kinh tế cơ bản (EOQ – The Basic Economic Order quantity model)

Mô hình EOQ là một mô hình quản lý hàng tồn kho mang tính định lượngđược sử dụng để xác định mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp Với mô hình nàydoanh nghiệp sẽ tính được lượng hàng phù hợp cho mỗi lần đặt hàng và cứ đến lúcnào cần thì cứ đặt đúng số lượng đó

Giả thiết của mô hình:

- Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu không đổi

- Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho đến khi nhận hàng và thờigian đó không thay đổi

- Lượng hàng của một đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng vàđược thực hiện ở một điểm thời gian đã định trước

- Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng

- Chỉ có 2 loại chi phí là chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ

- Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng đượcthực hiện đúng thời gian

Theo mô hình EOQ, mục đích của quản lý hàng tồn kho là cân bằng hai loạichi phí: chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng sao cho tổng chi phí tồn kho là thấpnhất

O A B C Thời gian

Gọi Q* là sản lượng của một đơn hàng (lượng hàng dự trữ tối đa)

D: nhu cầu hàng năm về loại hàng dự trữ

Q: Lượng hàng dữ trữ cho một đơn đặt hàng

Chi phí tồn trữ tăng khi sản lượng một đơn hàng tăng.

Qua đồ thị ta thấy, lượng dự trữ tối ưu Q* sẽ là một lượng xác định sao chotại đó tổng chi phí là nhỏ nhất hay tại đó chi phí tồn trữ bằng chi phí đặt hàng

Xác định thời điểm đặt hàng lại ROP

Trong mô hình EOQ, chúng ta giả định rằng, doanh nghiệp sẽ chờ đến khihàng trong kho hết (về đến 0) thì mới tiến hành đặt hàng lại và sẽ nhận được ngaytức khắc Tuy nhiên trong thực tế giữa lúc đặt hàng và nhận hàng có thể ngắntrong vòng vài giờ hoặc rất dài đến hàng tháng Do đó, quyết định đến khi nào đặthàng sẽ được xác định như sau:

ROP = d × L Nhu cầu cả năm với d =

số ngày sản xuất trong năm L: Thời gian vận chuyển đơn hàng

Sơ đồ điểm đặt lại hàng ROP như sau:

- Áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một cách liên tục,hàng được tích luỹ dần trong một thời kỳ sau khi đơn đặt hàng được ký kết.

- Áp dụng khi những sản phẩm vừa được sản xuất vừa bán ra một cách đồngthời

Mô hình này dựa trên giả thuyết : Giống như mô hình EOQ, điểm khác biệtduy nhất là hàng được đưa đến làm nhiều chuyến

Cách xác định mức tồn kho tối ưu

Gọi Q là sản lượng của đơn hàng

H là chi phí tồn trữ trung bình trên 1 đơn vị dự trữ trong năm

D là nhu cầu hàng năm về loại dự trữ

S là chi phí đặt hàng tính trên một đơn hàng

P là mức độ sản xuất (cũng là mức độ cung cấp hàng ngày)

d là nhu cầu sử dụng hàng ngày

Tp là độ dài của thời kỳ sản xuất để tạo đủ số lượng cho đơn đặt hàng ( thờigian cung cấp đủ số lượng đơn hàng)

Td là độ dài thời gian nhu cầu (Td = Tp= t)

Khi đó mô hình POQ có dạng như sau :

Mặt khác Q = P.t suy ra t = Q P

Chi phí tồn trữ hàng năm = H

P

d Q

Khi đó sản lượng tối ưu là điểm mà tại đó chi phí tồn trữ hàng năm = chi phíđặt hàng hàng năm

S D

1

2

6.1.4 Chỉ tiêu đánh giá năng lực quản trị hàng tồn kho

Hàng tồn kho chiếm một phần lớn trong tỷ lệ tài sản kinh doanh của doanhnghiệp bởi vì doanh thu từ hàng tồn kho là một trong những nguồn cơ bản tạo radoanh thu và những khoản thu nhập thêm sau này cho DN Đó là những tài sản đãsẵn sàng để đem ra bán hoặc sẽ được đem ra bán Thông thường, tỷ trọng hàng tồnkho lớn luôn là mối quan ngại ít nhiều với nhà đầu tư, do tính chất tồn lâu, chônvốn, chi phí phát sinh thêm của nó hay nói cách khác, nếu để tồn hàng tồn kho quálâu thì sẽ làm ảnh hưởng không tốt tới quá trình kinh doanh do DN sẽ phải tốn chiphí dự trữ, chi phí thanh lý hay cải tiến hàng bị lỗi thời và thanh lý hàng hư hỏng.Tuy nhiên, việc không dự trữ đủ hàng tồn kho cũng là một rủi ro vì DN có thểđánh mất những khoản doanh thu bán hàng tiềm năng hoặc thị phần nếu giá tăngcao trong khi DN không còn hàng để bán

DN hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, thương mại thường duy trì hàng tồnkho ở một mức độ nhất định trong chiến lược dự trữ hàng hoá của mình, nhằmđảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất, đảm bảo nguồn hàng trong lưu thông Khi

DN ký được một hợp đồng cung ứng hàng hóa lớn thì phải dự trữ hàng trong kho

để thực hiện hợp đồng, đảm bảo an toàn trong việc cung ứng sản phẩm Có nhữngtrường hợp doanh nghiệp đón đầu tình trạng khan hiếm hay tăng giá của sản phẩm,hàng hóa mà mình đang nắm quyền chi phối để "găm hàng" và sẽ tung ra sảnphẩm ở thời điểm cần thiết Khi đó, hàng tồn kho sẽ đem lại lợi nhuận lớn chodoanh nghiệp

a Chỉ tiêu hệ số vòng quay hàng tồn kho

Để đánh giá tốc độ luân chuyển hàng tồn kho, người ta thường sử dụng hệ sốvòng quay hàng tồn kho.

Hệ số vòng quay hàng tồn kho càng cao càng cho thấy DN bán hàng nhanh

và hàng tồn kho không bị ứ đọng nhiều Có nghĩa là DN sẽ ít rủi ro hơn nếu khoảnmục hàng tồn kho trong báo cáo tài chính có giá trị giảm qua các năm Tuy nhiên,

hệ số này quá cao cũng không tốt, vì như vậy có nghĩa là lượng hàng dự trữ trongkho không nhiều, nếu nhu cầu thị trường tăng đột ngột thì rất có khả năng DN bịmất khách hàng và bị đối thủ cạnh tranh giành thị phần Hơn nữa, dự trữ nguyênliệu vật liệu đầu vào cho các khâu sản xuất không đủ có thể khiến dây chuyền sảnxuất bị ngưng trệ Vì vậy, hệ số vòng quay hàng tồn kho cần phải đủ lớn để đảmbảo mức độ sản xuất và đáp ứng được nhu cầu khách hàng

Để có thể đánh giá tình hình tài chính DN, việc xem xét chỉ tiêu hàng tồnkho cần được đánh giá bên cạnh các chỉ tiêu khác như lợi nhuận, doanh thu, vòngquay của dòng tiền…, cũng như nên được đặt trong điều kiện kinh tế vĩ mô, điềukiện thực tế của từng doanh nghiệp

b Số ngày của một vòng quay hàng tồn kho

360

Số ngày bình quân của =

Hệ số quay vòng hàng tồn kho

Số ngày của một vòng quay hàng tồn kho phản ánh số ngày bình quân của

một vòng quay hàng tồn kho Chỉ tiêu này càng nhỏ thì càng được đánh giá cao

Số ngày tồn kho lớn là một dấu hiệu của việc doanh nghiệp đầu tư quá nhiều cho hàng tồn kho