Nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội - Thực trạng và giải pháp

nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác lưu trữ của công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội nói riêng và các cơ quan đơn vị khác nói chung, góp phần thúc đẩy nền cải cách hành chính của nước ta hiện nay

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

˜˜

Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin trở thànhnhu cầu không thể thiếu được Thông tin được con người trao đổi với nhau bằngnhiều phương tiện, nó là một công cụ quan trọng trong hoạt động quản lý và

điều hành xã hội Văn bản chính là một cách thể hiện của trao đổi thông tin Nóđược sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnhlệnh, là căn cứ để truy cứu trách nhiệm… Chính vì thế, con người ngày càngnhận rõ vai trò của văn bản Họ đã biết giữ lại các văn bản, giấy tờ quan trọng

để sử dụng khi cần thiết và văn bản đã trở thành tài sản quý báu để lưu truyềncho đời sau

Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin của con người ngàycàng cao thì các hình thức văn bản ngày càng phong phú Tuy nhiên, do bộ nãocon người có giới hạn, họ không thể nhớ nổi các thông tin được ghi chép lại Vìthế, con người đã nghĩ ra cách lưu giữ các văn bản, giấy tờ đó để phục vụ chocác hoạt động xã hội của mình Công tác lưu trữ ra đời cũng nhằm đáp ứng nhucầu cấp bách đó Hiện nay, nhà nước ta cũng ngày một quan tâm hơn tới côngtác này Rất nhiều những văn bản quy phạm pháp luật về nội dung này đã đượcban hành tiêu biểu như Pháp lệnh lưu trữ Quốc Gia số 34 năm 2001

Nhưng trong thực tế, công tác lưu trữ tại số cơ quan đơn vị hiện nay lạikhông được coi trọng, ngay cả ở các bộ, ban, ngành, hay ở nhiều địa phươngviệc lưu trữ cũng chưa được tổ chức thống nhất theo đúng quy định của Nhànước Chính vì tính cấp thiết đó, em đã có dịp đi sâu vào thực tế tìm hiểu vềthực trạng công tác lưu trữ tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội.Qua quan sát và trải nghiệm thực tế em nhận thấy rằng công tác lưu trữ khôngchỉ đơn giản là đem đi cất một tài liệu vào kho mà nó là cả một quá trình nghiêncứu kỹ lưỡng, và đánh giá một cách thận trọng tỷ mỉ Đó là một công việc đòihỏi tính logíc và tính khoa học cao Vì vậy, em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài:

“Nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp

Hà Nội - Thực trạng và giải pháp” cho khoá luận tốt nghiệp của mình với mong

muốn có thể góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác lưu trữ trong các cơquan tổ chức và đặc biệt là tại công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội.Với đối tượng nghiên cứu là công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội,mục đích của em khi thực hiện đề tài này đó là: Trên cơ sở khảo sát những tình

sử dụng, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ trong công ty Đồng thời,thu thập các tài liệu, số liệu về công tác lưu trữ, về năng lực xử lý công việc củacán bộ lưu trữ, từ đó rút ra những điểm mạnh, điểm yếu trong công tác lưu trữcủa đơn vị; trên cơ sở đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệuquả công tác lưu trữ của công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội nói riêng

và các cơ quan đơn vị khác nói chung, góp phần thúc đẩy nền cải cách hànhchính của nước ta hiện nay

Trong quá trình thực hiện đề tài, bản thân em đã sử dụng hệ thống cácphương pháp nghiên cứu như: phương pháp thống kê, so sánh, phương phápphân tích, tổng hợp, và phương pháp quan sát để hoàn thành khoá luận này.Khoá luận của em được trình bày gồm ba chương:

- Chương I: Lý luận chung về công tác lưu trữ.

- Chương II: Thực trạng về công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội.

- Chương III: Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác lưu trữ tại công ty

Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội.

Do khoảng thời gian tìm hiểu có hạn nhưng em đã cố gắng rèn luyện kỹnăng cho bản thân và học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm từ thực tế Đồng thời

em nhận thấy mình còn rất nhiều khiếm khuyết trong công việc Vì vậy mà trongquá trình thực tế cũng như trong khoá luận này không thể tránh khỏi nhữngthiếu sót, hạn chế Em rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét của quý thầy côcũng như quý nhà trường để khoá luận này của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1.1 SỰ CẦN THIẾT CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta luôn coi công tác này, đây là một ngànhhoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích không thểthiếu được trong bộ máy quản lý của mình Ngày nay, những yêu cầu mới củacông tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần được xem xét từnhững yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong tàiliệu lưu trữ là loại thông tin có tính dự báo cao, dạng thông tin cấp một, đã đượcthực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưngpháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định

Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10 đã khẳng định:

“Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sựnghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” Việc lưu giữlại các tài liệu này có ý nghĩa vô cùng to lớn trong tất cả các lĩnh vực của đờisống xã hội: Chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học v v

Về chính trị, nó được sử dụng như một công cụ sắc bén để đấu tranh chốnglại các giai cấp, các thế lực thù địch, bảo vệ cuộc sống bình yên cho nhân dânlao động Hơn nữa, nó còn góp phần bảo vệ toàn vẹn lãnh thổ Quốc gia, khẳngđịnh quyền tự do dân chủ, quyền được mưu cầu hạnh phúc của nhân dân, làbằng chứng tố cáo tội ác của kẻ thù và vạch trần bản chất xấu xa của các thế lựcthù địch đó

Về kinh tế, tài liệu lưu trữ cung cấp một cách đầy đủ, chính xác các thôngtin, các số liệu điều tra về các mặt của đời sống xã hội, thiên nhiên, môi trườngtrên cơ sở đó giúp các cơ quan hoạch định những chiến lược phát triển kinh tếphù hợp với từng vùng, miền, hay từng vùng địa lý Từ đó điều tiết nền kinh tếtheo hướng có lợi cho đất nước, góp phần xây dựng đất nước ngày càng pháttriển phồn vinh

Về văn hoá, Tài liệu lưu trữ luôn phản ánh một cách trực tiếp các thànhquả lao động, sáng tạo về vật chất cũng như tinh thần của con người qua cácthời kỳ khác nhau, nó góp một phần không nhỏ trong việc bảo tồn và phát huy

công cuộc xây dựng xã hội chủ nghĩa Không những thế nó còn góp phần rấtquan trọng trong việc giáo dục truyền thống cách mạng, nâng cao lòng tự hàodân tộc, xây dựng con người mới – Con người xã hội Chủ nghĩa.

Về khoa học, tài liệu lưu trữ cũng có một vai trò quan trọng đối với việcnghiên cứu khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, cũng như khoa học lịch sử.Chúng góp phần giải thích sự vận động của các quy luật tự nhiên, góp phầnhoàn thiện các công trình nghiên cứu khoa học của các thế hệ đi trước, giúpnhững thế hệ sau này ngày càng phát triển hơn trên những nền tảng đã có

Trong các hoạt động quản lý hàng ngày của mỗi cơ quan tổ chức, nó đượccoi là công cụ để phục vụ cho quá trình hoạt động và phát triển của một cơquan, nó cung cấp thông tin giúp các cơ quan đề ra những chủ trương chínhsách, các chương trình, kế hoạch để phát triển doanh nghiệp của mình trên cơ sởđúng Pháp luật

Không những thế, tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phảnánh được toàn cảnh bức tranh về quá trình quản lý nhà nước, là thước đo trình

độ quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia Với ý nghĩa đó, tài liệu lưutrữ góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai sau những truyềnthống văn hoá quản lý, kinh nghiệm quản lý nhà nước, từ đó phát huy, kế thừanhững giá trị tốt để nâng cao trình độ quản lý Qua tài liệu lưu trữ, cũng giúpcon người tìm ra những chân giá trị trong quản lý nhằm rút ngắn thời gian, tiếtkiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự phát triển của khoa học quản lý và ứng dụngthành công, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước

Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông tin quákhứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ gópphần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hànhchính hiện đại Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thờithông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nướcđược thông suốt Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra côngviệc một cách có hệ thống, để kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện

tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đó cũng là nhữngmục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước.

Vì vậy, có thể khẳng định rằng: Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hoá đặcbiệt của dân tộc nói chung và với mỗi tổ chức nói riêng Cùng với các di sảnvăn hoá khác mà con người để lại từ đời này qua đời khác như các di chỉ khảo

cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến trúc, điêu khắc, hộihọa, tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội và loài người các văn tự rất có giá trị

Sự xuất hiên các loại văn tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giátrình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới Một dân tộc xuất hiện chữ viếtsớm, có nhiều văn tự được lưu giữ thể hiện dân tộc đó có nền văn hoá lâu đời.Tài liệu lưu trữ được bảo quản từ thế hệ này qua thế hệ khác là nguồn thông tin

vô tận để mọi người sử dụng nó Bởi thế, trong lịch sử phát triển xã hội, conngười ngày càng chú trọng đến công tác lưu trữ thông tin Công tác này ra đời

do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu đểphục vụ xã hội Vì thế, công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu tronghoạt động của bộ máy Nhà nước

1.2 NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LƯU TRỮ

1.2.1 Một số khái niệm về lưu trữ

Lưu trữ là một thuật ngữ có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp “Arch”, dùng để

chỉ nơi làm việc của chính quyền Về sau dùng để chỉ ngôi nhà bảo quản tàiliệu Hiểu theo nghĩa rộng thì “lưu trữ” có nghĩa là lưu lại, giữ lại Đối với côngvăn giấy tờ thì lưu trữ có nghĩa là việc lựa chọn và lưu giữ lại các văn bản giấy

tờ của các cơ quan, đoàn thể, cá nhân để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết

Nó chính là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản, tất cảvăn bản đến đã qua xử lý, bảo lưu của văn bản đi và hồ sơ tài liệu liên quan đềuphải chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc Khái niệm về công tác lưu trữ có thểđược hiểu như sau: “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý Nhà nước baogồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổchức khoa học tài liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài

cầu chính đáng của công dân” Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quancủa việc quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ xã hội.Công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong mỗi cơ quan tổ chức Tầm quantrọng của nó nằm chính trong tầm quan trọng của những tài liệu mà nó lưu trữ.Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơqua , đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân, có ý nghĩatrên các phương diện kinh tế, chính trị, văn hoá - xã hội, khoa học công nghệ

và các ý nghĩa khác được được tập trung bảo quản trong hệ thống các phòngkho lưu trữ

Tài liệu lưu trữ luôn chứa đựng các thông tin quá khứ, chúng luôn phảnánh một cách trung thực những thành quả đấu tranh, lao động sáng tạo của conngười qua nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau; nêu cao những tấm gương anhdũng trong công cuộc đấu tranh giành quyền tự do cho dân tộc Trong hoạtđộng hàng ngày của cơ quan, đơn vị, tài liệu lưu trữ luôn phản những thành quảlao động của tập thể cán bộ, nhân viên trong cơ quan; nêu cao những tấm gươnglao động xuất sắc, có những đóng góp to lớn cho hoạt động của cơ quan nóiriêng và hoạt động của bộ máy quản lý nói chung

Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao, vì tài liệu lưu trữ là bản gốc, bảnchính hoặc bản sao có giá trị như bản chính Chúng mang những bằng chứngthể hiện độ chân thật cao như: Bút tích của các tác giả, chữ ký của người cóthẩm quyền, con dấu của cơ quan, địa danh, ngày tháng năm làm ra tài liệu …Việc lựa chọn bản gốc, bản chính để lưu trữ nhằm khẳng định giá trị của thôngtin trong tài liệu, giúp cho việc nghiên cứu, biên soạn các sự kiện, hiện tượnglịch sử được trung thực, chính xác

Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của cơquan, chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia Mặt khác, chúng là những tài liệu gốc,nếu hư hại hoặc mất mát thì rất khó có thể làm lại được Chính vì vậy, chúngđược nhà nước thống nhất quản lý Chúng được đăng ký, bảo quản và khai thác

sử dụng theo những quy định thống nhất của nhà nước

Vì vậy, công tác lưu trữ không chỉ đơn thuần là đem cất một tài liệu lên giá

mà nó là cả một quá trình bao gồm các nghiệp vụ từ phân loại hồ sơ, xác địnhgiá trị hồ sơ, thu thập bổ xung hồ sơ tài liệu, thống kê, chỉnh lý, bảo quản, đến

tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu Đó là một công việc đòi hỏi tính logic vàtính khoa học cao Chính vì thế, nó không phải là một ngành học thông thường

mà nó được nâng lên trở thành một môn khoa học tổng hợp nghiên cứu nhữngvấn đề lý luận, pháp lý và phương pháp nghiệp vụ của công tác lưu trữ Đóchính là lưu trữ học

Lưu trữ học là bộ môn khoa học thuộc phạm trù của khoa học xã hội Nóđòi hỏi phải được xây dựng dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩaMác-Lênin, nghĩa là phải biết vận dụng đúng đắn các nguyên tắc của chủ nghĩaduy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử trong nghiên cứu lý luận cũngnhư khi giải quyết các vấn đề thực tiễn của công tác lưu trữ Việt Nam Nó cómối quan hệ vô cùng mật thiết với nhiều ngành khoa học khác như: văn kiệnhọc, sử liệu học, thông tin học, ngôn ngữ học

1.2.2 Tính chất

Công tác lưu trữ bao gồm những tính chất sau:

- Tính chất khoa học:

Tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn về nhiều mặt

Để đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụlưu trữ như phân loại, xác định giá trị, bổ xung xây dựng công cụ tra cứu đềuphải được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng Tính khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện qua việc nghiên cứu cơ

sở lý luận và các phương pháp khoa học để thực hiện các nội dung chuyên môncủa công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác địnhgiá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảoquản tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác lưu trữ

Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều được tổ chức thực hiện theo các phương

nhất định như: quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xácđịnh giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu, quy trình khử nấm mốc… thuộc nộidung nghiệp vụ bảo quản tài liệu; … Đối với mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp

vụ lại có những quy trình mang tính đặc thù khác nhau Khoa học lưu trữ phảinghiên cứu, tìm tòi, phát hiện ra những điểm khác biệt đó và đề ra một cáchchính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu

Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa họccủa các ngành khác để áp dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ Những thànhtựu của các ngành toán học, hoá học, sinh học, tin học, thông tin học… đangđược nghiên cứu ứng dụng trong việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tàiliệu lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ

Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa trongcông tác lưu trữ cũng cần được nghiên cứu một cách đầy đủ Các tiêu chuẩn vềkho tàng, điều kiện bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn vềcác trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: giá đựng tài liệu; cặp, hộp bảoquản tài liệu; bìa hồ sơ, tiêu chuẩn về các quy trình nghiệp vụ lưu trữ… đang làvấn đề đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hóa của ngành lưu trữ

- Tính chất cơ mật:

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu Nội dung thông tin trongtài liệu lưu có độ chân thực cao so với các loại hình thông tin khác Vì là bảnchính, bản gốc của tài liệu nên tài liệu lưu trữ còn có giá trị như một minhchứng lịch sử để tái dựng lại sự kiện lịch sử hoặc làm chứng cứ trong việc xácminh một vấn đề, một sự vật, hiện tượng

Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật của Nhà nước, vì vậy đảm bảo antoàn tuyệt đối tài liệu lưu trữ không để lọt vào tay kẻ thù là một nhiệm vụ nặng

nề và là một đòi hỏi nghiêm khắc đối với công tác lưu trữ

Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ và đượclưu lại, giữ lại để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử và các hoạt động khác,các yêu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Như vậy, tài liệulưu trữ cần được đưa ra phục vụ nhu cầu của tất cả mọi người

Có rất nhiều tài liệu lưu trữ mà nội dung chứa đựng những thông tin bí mậtcủa quốc gia, bí mật của cơ quan và bí mật của các cá nhân, do đó các thế lựcđối lập luôn tìm mọi cách để khai thác các bí mật trong tài liệu lưu trữ Một số tài liệu có thể không hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả này nhưnglại hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả khác nên phải thể hiện đầy đủ cácnguyên tắc, chế độ để bảo vệ nội dung cơ mật của tài liệu lưu trữ.

Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu cũng cần hiểu biết nhất định về tính

cơ mật trong công tác lưu trữ Những nội dung thông tin khai thác được trongtài liệu lưu trữ quốc gia có thể phục vụ cho những mục đích chính đáng của cánhân song không được làm ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, lợi ích cơ quan vàlợi ích của các cá nhân khác Điều đó đòi hỏi ý thức trách nhiệm của mỗi côngdân trong quốc gia, trình độ của cán bộ lưu trữ và độc giả đến khai thác, sửdụng tài liệu

Cán bộ lưu trữ phải có quan điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộquyền lợi giai cấp, dân tộc, quyền lợi chính đáng của cơ quan, cá nhân có tàiliệu trong lưu trữ, luôn cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thùđịch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh cácquy chế bảo mật tài liệu lưu trữ quốc gia

- Tính chất xã hội:

Tài liệu lưu trữ ngoài việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử còn phục vụcho các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt độngquản lý nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm và nhiềuhoạt động khác trong xã hội Công tác lưu trữ cần nghiên cứu ra những hìnhthức phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu để đáp ứng được những nhucầu đó của xã hội

Nội dung của tài liệu lưu trữ còn phản ánh những quy luật hoạt động xãhội trong lịch sử phát triển của loài người Thông qua tài liệu lưu trữ có thể làmsáng tỏ các mối quan hệ xã hội của một giai đoạn lịch sử của đất nước hoặc củamột con người cụ thể Nó có tác động lớn đến ý thức hệ của cả một tầng lớp xã

hội nhất định Vì vậy, hoạt động lưu trữ cũng có mối quan hệ xã hội chặt chẽvới một số ngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đời sống xã hội.

1.2.3 Nguyên tắc quản lý

Công tác lưu trữ ở nước ta được quản lý theo nguyên tắc tập trung thốngnhất Nguyên tắc này đã được nhà nước ta quy định rất chặt chẽ qua các văn bảnpháp luật và được thể hiện như sau:

Thứ nhất nguyên tắc tập trung được thể hiện đầu tiên ở việc tập trung toàn

bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia và bảo quản trong mạng lưới các kho, phônglưu trữ từ Trung ương đến địa phương và đặt dưới sự quản lý thống nhất củaCục lưu trữ Nhà nước

Thứ hai, có sự tập trung chỉ đạo một cách thống nhất về tổ chức cơ quanlưu trữ, pháp chế và nghiệp vụ lưu trữ

Đối với các cơ quan tổ chức hay đối với các doanh nghiệp thì nguyên tắctập trung thống nhất được thể hiện ở việc lưu trữ phải được tiến hành đúng vớiquy định của Nhà nước, phải thực hiện theo đúng Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia đểđảm bảo việc lưu trữ tài liệu một cách tốt nhất và có hiệu quả nhất

1.2.4 Nội dung công tác lưu trữ

Nội dung công tác lưu trữ chủ yếu được thể hiện qua việc thực hiệnnghiêm túc các khâu nghiệp vụ như: Phân loại, xác định giá trị, thu thập bổxung tài liệu vào các phòng kho lưu trữ, thống kê và kiểm tra tài liệu, tổ chứcphòng đọc, giới thiệu, công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học

và bảo quản tài liệu

Đối với các cơ quan Nhà nước hay ngay cả đối với các doanh nghiệp thìviệc lưu trữ đều phải tiến hành theo đúng những tiêu chuẩn mà Nhà nước đã đề

ra Nhưng đối với các cơ quan Nhà nước như: cục lưu trữ của các bộ, ban ngànhhay ở các địa phương thì công tác lưu trữ được khái quát một cách rộng lớnhơn Đó là phải xây dựng được một hệ thống các phông lưu trữ thích hợp từtrung ương đến cơ sở, có sự chỉ đạo thống nhất, có những quy định chặt chẽ vềlựa chọn, bổ xung, bảo quản, sử dụng tài liệu và áp dụng các biện pháp kỹ thuật

tổ chức tài liệu Đồng thời phải xây dựng được một hệ thống lý luận khoa học

1.3 CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1.3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ

* Khái niệm: Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ

biến của việc hình thành tài liệu để phân chia chúng ra các khối hoặc các đơn vịchi tiết lớn, nhỏ khác nhau với mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả nhữngtài liệu đó

Phân loại tài liệu không chỉ hiểu theo ý nghĩa trực tiếp của việc phân chiatheo thể loại tài liệu mà còn có ý nghĩa là tổ chức khoa học tài liệu, nhằm xácđịnh được các kho bảo quản tài liệu, và hình thành mối quan hệ giao - nộp tàiliệu, khu vực thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ Ngoài ra, phân loại tài liệucòn có ý nghĩa là phân chia tài liệu của một kho lưu trữ, lưu các phương ánphân loại Theo phương án đó, tài liệu sẽ được chia thành nhóm lớn, nhóm nhỏđến đơn vị bảo quản để làm công cụ tra cứu phục vụ yêu cầu sử dụng tài liệu.Quá trình phân loại tài liệu gắn chặt chẽ với yêu cầu bổ xung, xác định giá trị tàiliệu

* Các đặc trưng phân loại tài liệu:

- Đặc trưng thời kỳ lịch sử

- Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương

- Đặc trưng lãnh thổ hành chính

- Đặc trưng ngành hoạt động

- Đặc trưng ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu

- Đặc trưng cơ cấu tổ chức

Ngoài các đặc trưng trên, trong quá trình phân loại tài liệu ta cũng phải vậndụng các đặc trưng khác như: Vấn đề, tác giả, tên gọi, thời gian, địa dư, cơ quangiao dịch để việc phân loại có hiệu quả hơn và không làm mất thời gian khitìm kiếm.

* Nguyên tắc phân loại:

Khi phân loại tài liệu cần đảm bảo hai nguyên tắc:

- Không phân tán phông: Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho việc phânloại tài liệu của phông nào theo phông đó, tránh được tình trạng lẫn lộn tài liệugiữa phông lưu trữ này với phông lưu trữ khác

- Tài liệu sau khi phân loại phải đảm bảo giữ gìn được mối quan hệ mậtthiết với nhau: Nguyên tắc này đảm bảo cho tài liệu trong phông phản ánh đượctiến trình hình thành của chúng giúp cho các đối tượng nghiên cứu dễ dàng nắmbắt nội dung của tài liệu một cách có hệ thống

* Các giai đoạn phân loại tài liệu:

Giai đoạn 1: Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia Đây là quá trình

nghiên cứu để phân chia tài liệu phông lưu trữ quốc gia thành các nhóm, trên cơ

sở đó tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ Nhà nước

Giai đoạn 2: Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ:

Trong kho lưu trữ, tài liệu được phân loại theo phông lưu trữ

- Phông lưu trữ cơ quan: Là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan có ý nghĩa kinh tế, chính trị, khoa học, lịch sử đãđược chọn lọc và đưa vào bảo quản ở kho lưu trữ

- Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ

- Phông lưu trữ cá nhân: Là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trìnhsống và hoạt động của một danh nhân được đưa vào bảo quản trong kho lưu trữnhất định

- Phông lưu trữ gia đình: Là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trìnhsống và hoạt động của các thành viên trong gia đình, mà các thành viên đó làcác nhân vật nổi tiếng trong một dòng họ trên các lĩnh vực kinh tế, chính trị,

- Sưu tập tài liệu lưu trữ: Là một nhóm tài liệu riêng biệt có ý nghĩachính trị, khoa học, lịch sử hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơquan, các nhân được kết hợp lại với nhau theo những đặc trưng nhất định.

Giai đoạn 3: Phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ:

- Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan: Bao gồm các bước:

+ Bước 1: Chọn phương án phân loại:

 Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian

 Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức

 Phương án ngành hoạt động - thời gian

 Phương án thời gian - ngành hoạt độngChọn phương án phân loại phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổchức, thành phần và nội dung tài liệu

+ Bước 2: Xây dựng phương án phân loại Khi đã chọn được phương

án phân loại, cần xây dựng phương án phân loại cụ thể đối với phông lưu trữ

Sự phân chia các nhóm chi tiết tới mức nào là phụ thuộc vào nội dung và khốitài liệu của phông

+ Bước 3: Xắp xếp các nhóm và các đơn vị bảo quản trong nhóm.Cùng với việc chọn phương án phân loại hợp lý, phân chia các nhóm tài liệuđúng đắn; sự xắp xếp các nhóm và các đơn vị bảo quản hợp lý, thể hiện đượcmối liên hệ lịch sử, logic của tài liệu trong phông cũng là yếu tố đảm bảo tínhkhoa học của nghiệp vụ phân loại tài liệu

- Phân loại tài liệu phông lưu trữ các nhân

Tài liệu phông lưu trữ cá nhân gồm có các thành phần như:

+ Tài liệu về tiểu sử, tài liệu hoạt động xã hội;

+ Tài liệu nghiên cứu khoa học và sáng tác văn học nghệ thuật, tàiliệu thư từ trao đổi;

+ Tài liệu về những thân nhân trong gia đình;

+ Tài liệu của người khác viết về cá nhân đó

Vì tài liệu các nhân đa dạng và phong phú, nên khi phân loại phải vận

thể loại tài liệu Cũng do đặc điểm của tài liệu cá nhân như vậy, nên không thểxây dựng một số phương án phân loại mẫu để sử dụng chung như khi phân loạicác phông lưu trữ cơ quan Người ta thường căn cứ vào tính chất hoạt động cánhân hình thành phông mà quy định một phương án phân loại và xắp xếp thứ tựcác nhóm tài liệu trong phong riêng biệt.

Một phông lưu trữ cá nhân thường được phân loại thành các nhóm tài liệuchủ yếu sau:

+ Tài liệu về lịch sử

+ Tài liệu về hoạt động xã hội

+ Tài liệu sáng tác và nghiên cứu khoa học

+ Thư từ trao đổi

+ Tài liệu về sinh hoạt và tài sản cá nhân

+ Tài liệu phim ảnh, ghi âm

+ Các sưu tập liên quan đến cá nhân hình thành phông

Tài liệu phản ánh các mặt hoạt động cơ bản của cá nhân được xắp xếptheo thứ tự sau nhóm tài liệu về tiểu sử Điểm đáng chú ý khi phân loại tài liệu

cá nhân là không lẫn tài liệu công vụ của cơ quan do cá nhân là thủ trưởng vớitài liệu riêng của cá nhân đó

Các bước phân loại tiếp theo của các nhóm trong phông lưu trữ các nhâncần sáng tạo theo đặc trưng hoạt động của cá nhân và theo số lượng tài liệu hiện

có Riêng khối lượng tài liệu tiểu sử có thể quy nhóm lại như sau:

+ Lý lịch các nhân

+ Giấy tờ tuỳ thân

+ Chứng chỉ bằng cấp đào tạo

+ Các quyết định công tác

+ Tài liệu về quan hệ gia đình

1.3.2 Xác định giá trị tài liệu

* Khái niệm: Trong hoạt động hàng ngày, các cơ quan hình thành rất

nhiều văn bản, giấy tờ Tuy nhiên giá trị của các văn bản đó không hoàn toàngiống nhau Có những văn bản, sau khi giải quyết xong, giá trị của nó vẫn còn

kéo dài đến vô thời hạn nhưng cũng có những văn bản khi giải quyết xong thìgiá trị của nó chỉ tồn tại trong một khoảng thời gian nhất định (50-70 năm hoặc3-5-7 năm ) Nếu tất cả văn bản giấy tờ đó đều được lưu trữ sẽ dẫn đến tốnkém diện tích kho tàng, chiều dài giá tủ, công sức, tiền của cơ quan Chính vìvậy việc xác định giá trị tài liệu sẽ giúp ta lựa chọn được những tài liệu có giátrị và lại bỏ các tài liệu không còn giá trị.

Như vậy, xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu để quy định thời hạncần bảo đảm cho từng loại tài liệu hình thành trong các hoạt động của cơ quan

và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ những tài liệu cógiá trị về các mặt kinh tế, chính trị, văn hoá

* Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưu trữ:

Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào ba nguyên tắc cơ bản:Nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc chính trị và nguyên tắc đồng bộ, toàn diện Cácnguyên tắc này phải được vận dụng đầy đủ, đặt trong mối quan hệ chặt chẽ vớinhau, nhằm khắc phục việc định hướng sai trong công tác này

* Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu lưu trữ:

- Tiêu chuẩn ý nghĩa của nội dung tài liệu

- Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu

- Tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phông lưu trữ

- Tiêu chuẩn sự lập lại của thông tin trong tài liệu

- Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu

- Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông lưu trữ

- Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu

- Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu

- Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bề ngoài của tài liệu

* Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu:

- Việc xác định giá trị tài liệu được tiến hành ở ba giai đoạn: trong công tácvăn thư trong các phòng lưu trữ cơ quan, và trong các kho lưu trữ của Nhànước

- Để xác định giá trị tài liệu được đúng đắn, phải thành lập hội đồng xácđịnh giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoạt động dưới sự lãnh đạotrực tiếp của Thủ trưởng cơ quan và có sự tham gia của cán bộ chuyên môn, cán

bộ lưu trữ

1.3.3 Thu thập, bổ xung tài liệu lưu trữ

* Khái niệm: Công tác bổ xung tài liệu lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và

thu thập thêm, làm phong phú và hoàn chỉnh thêm tài liệu lưu trữ vào các phònglưu trữ cơ quan, các kho lưu trữ nhà nước trung ương và địa phương theo nhữngnguyên tắc và phương pháp thống nhất

* Nội dung:

Nội dung công tác thu thập bổ xung tài liệu gồm:

- Xác định các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn thu nhập, bổ xung tài liệu cholưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử

- Xác định các loại tài liệu cần phải thu thập, bổ xung vào các lưu trữ

- Phân bổ các nguồn tài liệu phải thu thập theo mạng lưới các kho lưu trữ

- Thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu

* Nguyên tắc:

Khi thu thập, bổ xung tài liệu cần đảm bảo 3 nguyên tắc cơ bản sau:

- Bổ xung theo thời kỳ lịch sử: để đảm bảo thực hiện nguyên tắc này, taphải nắm vững các mốc phân kỳ lịch sử, tức là phải nắm vững mốc thời gianphân chia các giai đoạn lịch sử

- Bổ xung theo phông: Để thực hiện nguyên tắc này trước hết phải nắmvững Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Vì hai văn bản này sẽgiúp ta xác định được giới hạn phông, biết được chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổchức của cơ quan cũng như thành phần nội dung của tài liệu trong phông Trên

cơ sở đó tiến hành thu thập, bổ xung tài liệu được thuận lợi

- Bổ xung theo khối phông: Khối phông là một tập hợp các phông lưu trữđộc lập, hoàn chỉnh có quan hệ mật thiết với nhau về nội dung của tài liệu và cómột số đặc điểm giống nhau, được để gần nhau nhằm tạo điều kiện thuận lợicho việc bảo quản và tổ chức sử dụng

* Các nguồn bổ xung tài liệu:

Các nguồn bổ xung tài liệu cũng rất đa dạng, phong phú, nhưng quan trọnghơn là những nguồn tài liệu sau:

- Nguồn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhànước, các tổ chức chính trị xã hội, đơn vị vũ trang và các tổ chức hoạt độngkinh tế

- Nguồn tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại chưa thu thậphết Nguồn tài liệu này gồm hai nhóm: Tài liệu do các cơ quan thuộc Nhà nướcPhong kiến và thực dân đang được bảo quản tại các viện bảo tàng, thư viện, nhàxuất bản và một số cơ quan khác

- Nguồn lưu trữ đang được bảo quản tại các viện lưu trữ nước ngoài

Đối với phông lưu trữ cơ quan, nguồn tài liệu chủ yếu cần thường xuyên

bổ xung là những tài liệu đã giải quyết xong ở khâu văn thư hiện hành đã lập hồ

sơ và lựa chọn nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định của Nhà nước

1.3.4 Thống kê lưu trữ

* Khái niệm: Công tác thống kê công tác lưu trữ là việc áp dụng các

phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm được một cách rõràng, chính xác nội dung, thành phần số lượng, chất lượng tài liệu lưu trữ và hệthống bảo quản trong công tác lưu trữ

* Nội dung của công tác thống kê lưu trữ:

Thống kê đòi hỏi phải cụ thể và chính xác, phải kịp thời và toàn diện vàđặc biệt là phải có khoa học có như vậy việc lưu trữ mới đạt được kết quả tốtnhất Công tác thống kê lưu trữ bao gồm các nội dung sau:

- Tài liệu là đối tượng chủ yếu của thống kê công tác lưu trữ và tài liệu lưutrữ Ngoài ra, tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản tài liệu, nhân sự,tình hình khai thác, sử dụng cũng là đối tượng thống kê của lưu trữ

- Đơn vị thống kê của lưu trữ tuỳ thuộc vào đối tượng lưu trữ là gì Đối vớitài liệu, đơn vị thống kê là mét, bó, gói, cuộn tấm Đối với tình hình cán bộ,đơn vị thống kê là người, đối với tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị, đơn vị

thống kê là M2, mét, cái, chiếc Đối với tình hình khai thác sử dụng, đơn vịthống kê là lượt.

- Sử dụng các công cụ thống kê để phục vụ cho công tác lưu trữ như: Sổnhập tài liệu; Sổ xuất tài liệu; Báo cáo thống kê; Mục lục hồ sơ; Sổ đăng kýmục lục hồ sơ; danh sách các phông chữ Mỗi tổ chức, cơ quan nên lựa chọnnhững công cụ thống kê sao cho phù hợp nhất với tình hình đơn vị mình và phảitheo mẫu do Nhà nước đề ra

* Nguyên tắc:

Khi thống kê phải đảm bảo hai nguyên tắc:

- Thống kê phải được thực hiện theo nguyên tắc tập trung thống nhất.Nguyên tắc này thể hiện ở các mặt: Mọi hoạt động liên quan đến tổ chức vànghiệp vụ thống kê đều phải được đặt dưới sự chỉ đạo của cơ quan quản lý lưutrữ có trách nhiệm chỉ đạo công tác thống kê đối với các cơ quan, đơn vị domình quản lý Nguyên tắc này đảm bảo cho công tác thống kê được thống nhấttrong các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương Và các loại công cụthống kê phải được áp dụng thống nhất từ Trung ương đến địa phương

- Thống kê phải thống nhất với công tác bảo quản Như chúng ta đã biết,toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia được bảo quản theo kho lưu trữ Trongphạm vi kho lưu trữ tài liệu được bảo quản theo hồ sơ, tài liệu được bảo quảntheo văn bản, giấy tờ Công tác thống kê được thực hiện dựa trên hệ thống bảoquản nêu trên Để thực hiện nguyên tắc này, công tác thống kê phải được xâydựng phù hợp với từng khâu cảu công tác bảo quản Trong từng hồ sơ, tài liệuđược thống kê vào mục lục văn bản Trong từng phông, tài liệu được thống kêvào mục lục hồ sơ Trong từng kho lưu trữ, tài liệu được thống kê theo danhsách các phông

Từ những phân tích trên ta thấy rằng: mỗi khâu trong công tác thống kêthường ứng với một loại công cụ thống kê Như vậy có nghĩa là thống kê đồngnhất với công tác bảo quản

1.3.5 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

* Khái niệm: Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp một cách chặt

chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ để tổ chức khoa học cácphông lưu trữ, nhằm bảo đảm an toàn và để sử dụng chúng có hiệu quả nhất

Mục đích của công tác chỉnh lý tài liệu là tổ chức xắp xếp hồ sơ, tài liệucủa phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiệnthuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu Đồngthời loại ra những tài liệu hết giá trị tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao hiệuquả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản

Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian,nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh

lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc chỉnh lý

sơ bộ

* Yêu cầu của công tác chỉnh lý:

Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau:

- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành,xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêuhuỷ đối với lưu trữ lịch sử

- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;

- Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụtra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu, sử dụng;

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ

* Nguyên tắc chỉnh lý:

Khi chỉnh lý tài liệu cần phải đảm bảo các nguyên tắc:

- Không phân tán phông Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phảiđược chỉnh lý, xắp xếp riêng biệt;

- Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồsơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết côngviệc

- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan,

tổ chức hình thành tài liệu, sự liên hệ logíc và lịch sử của tài liệu

* Các bước chỉnh lý:

Bước 1 : Công tác chuẩn bị gồm:

- Nghiên cứu và viết bản lịch sử đơn vị hình thànhphông và lịch sửphông

- Xác định và xây dựng phương pháp, phương án hệ thống hoá tài liệucủa phông

- Viết và hướng dẫn nghiệp vụ

- Lập kế hoạch chỉnh lý

- Kiểm tra và bổ xung tài liệu trước khi chỉnh lý

Bước 2 : Công tác chỉnh lý gồm:

- Hệ thống hoá tài liệu trong phông theo phương án đã định

- Xác định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnh lý

- Biên mục đơn vị bảo quản

- Lập mục lục đơn vị bảo quản

- Xắp xếp các đơn vị bảo quản vào giá, kệ tủ trong hệ thống bảo quảncủa kho lưu trữ

Bước 3 : Tổng kết công tác chỉnh lý gồm:

- Những công việc đã làm và kết quả của công việc đó

- Ưu, khuyết điểm chính của công tác chỉnh lý

- Những việc cần phải làm sau khi chỉnh lý

- Những kinh nghiệm trong quá trình chỉnh lý

1.3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ

* Khái niệm: Bảo quản tài liệu lưu trữ là việc áp dụng các biện pháp khoa

học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ của tài liệu nhằm phục vụ các nhu cầu trướcmắt cũng như lâu dài

* Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

Bao gồm: Phòng ngừa, phòng hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phònggian bảo mật

- Phòng ngừa: Là sử dụng mọi biện pháp khoa học, kỹ thuật để ngăn chặnhoặc loại trừ mọi nhân tố gây tác hại trực tiếp đối với tài liệu lưu trữ.

- Phòng hỏng: Bao gồm tất cả các phương pháp đặc biệt để loại trừ (hoặclàm chậm) các quá trình thoái hoá tự nhiên của tài liệu

- Phục chế bao gồm các cách thức và phương pháp chuyên môn nhằm phụchồi trạng thái vật lý của tái liệu, để giữ được toàn vẹn đặc tính chân thực củachúng

- Phòng gian bảo mật bao gồm chống kẻ địch phá hoại, thủ tiêu, đánh cắptài liệu lưu trữ, hoặc ăn cắp bí mật chứa đựng trong nội dung tài liệu Ngăn chặnnhững hành động thiếu ý thức làm tiết lộ những bí mật trong nội dung tài liệulưu trữ hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ vào những mục đích không chính đáng

* Nguyên tắc bảo quản tài liệu:

Phải đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ Pháp lệnh về bảo vệ tài liệulưu trữ quốc gia quy định: Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính của cácvăn kiện hoặc tài liệu khác ghi trên giấy, phim, ảnh hoặc các phương pháp ghitin khác Trong trường hợp không còn bản chính mới được thay thế bằng bảnsao có giá trị như bản chính

* Những nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ:

- Nguyên nhân tự nhiên: Tất cả những yếu tố tự nhiêm như độ ẩm, nhiệt

độ, bụi, mốc đều là những nguyên nhân gây hư hại và phá huỷ tài liệu lưu trữ

- Nguyên nhân do con người:

+ Kẻ địch phá hoại, thủ tiêu, đánh cắp tài liệu lưu trữ

+ Do thiếu tinh thần trách nhiệm của các nhân viên lưu trữ

+ Do thiếu thiết bị, phương tiện, nhà kho với công tác bảo quản

+ Do xác định giá trị tài liệu không chính xác có thể dẫn đến tình trạngtiêu huỷ cả những tài liệu lưu trữ có giá trị, gây ra những tổn thất không thể bùđắp đối với tài liệu lưu trữ

+ Do việc chấp hành không đúng, không nghiêm chỉnh chế độ công tácvăn thư, không tổ chức tốt văn kiện ở bộ môn văn thư

- Nguyên nhân do các yếu tố hoá học: Hoá chất ngấm vào giấy, môi trườngbên ngoài bị ô nhiễm dẫn đến không khí trong phòng bị ô nhiễm.

* Một số biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ:

- Chống ẩm bằng thông gió: Sau khi tính toán chính xác, xem xét độ ẩmngoài trời và độ ẩm trong kho, có thể mở cửa kho để thông gió

+ Trang thiết bị các phương tiện: Quạt, máy hút ẩm, máy điều hoàkhông khí

+ Dùng chất hút ẩm, dùng bóng điện sấy không khí trong phòng, trongkho lưu trữ

+ Dùng bao bì chống ẩm

- Chống nấm mốc, chống mối và gián bằng các loại hoá chất thông dụng.Tóm lại: Để bảo quản tài liệu lưu trữ được an toàn, phục vụ tốt việc sửdụng, ngoài những biện pháp phòng chống âm mưu phá hoại của kẻ địch, cònphải chú ý, quan tâm thật đúng mức tới việc bố trí nhà kho và trang bị cácphương tiện kỹ thuật

1.3.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

* Khái niệm: Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là nhằm bảo đảm cung cấp

cho cơ quan Nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ cho mụcđích chính trị, kinh tế, tuyên truyền giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ chocác quyền lợi chính đáng của công dân

* Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ:

Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, tất cả mọi mặt hoạt độngcủa các phòng, kho lưu trữ đều hướng vào mục tiêu cuối cùng là: tổ chức, sửdụng tốt và có hiệu quả các tài liệu lưu trữ nhằm các mục đích sau:

- Mục đích chính trị: Các tài liệu lưu trữ được đưa ra phục vụ việc nghiêncứu, thực hiện nhiệm vụ chính trị, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nướcphục vụ đấu tranh chính trị, ngoại giao, bảo vệ chủ quyền đất nước, phát triểnquan hệ hợp tác về kinh tế - văn hoá với các nước; phục vụ đấu tranh chốngluận điệu tuyên truyền, xuyên tạc lịch sử, xuyên tạc chính sách đối nội, đốingoại của Nhà nước ta do bọn đế quốc và bọn phản động tiến hành

- Mục đích kinh tế: Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các lợiích của nền kinh tế quốc dân là một vấn đề rất quan trọng Nhu cầu cung cấp tàiliệu phục vụ cho mục đích kinh tế rất lớn, rất phong phú và đa dạng như sửdụng tài liệu lưu trữ để giúp cho việc nghiên cứu, cải cách các cơ chế quản lýkinh tế giải quyết các vấn đề dự báo và kế hoạch hoá phát triển kinh tế của đấtnước, tiến hành các công tác thiết kế, chế tạo, nghiên cứu khoa học, ứng dụng nhằm tối ưu hóa quá trình sản xuất và công nghiệp, giao thông vận tải, xây dựng

cơ bản và các ngành kinh tế khác

- Mục đích khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng vào việc nghiên cứu,giải quyết các vấn đề khoa học, phục vụ thiết thực cho các mục tiêu kinh tế - xãhội của Đảng và Nhà nước ta đề ra trong từng giai đoạn: tài liệu lưu trữ đã được

sử dụng góp phần vào việc nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học và tiến

bộ kỹ thuật vào sản xuất và đời sống kinh tế - xã hội, nâng cao năng suất laođông, chất lượng sản phẩm, sử dụng hợp lý tài nguyên đất nước và bảo vệ môitrường

Tài liệu lưu trữ còn góp phần phục vụ cho việc phát triển khoa học lịch sửcủa đất nước Cung cấp những tài liệu có giá trị đối với việc nghiên cứu lịch sửĐảng, lịch sử dân tộc và lịch sử địa phương

Tài liệu lưu trữ còn được sử dụng rộng rãi phục vụ các yêu cầu nghiên cứucủa các nhà khoa học, cán bộ nghiên cứu trong và ngoài nước thuộc nhiều thànhphần khoa học như: văn học, nghệ thuật, kiến trúc

Ngoài việc phục vụ các mục đích trên, tài liệu lưu trrữ còn phục vụ chomục đích tuyên truyền văn hoá, giáo dục, truyền thống yêu nước, phục vụ chongười yêu cầu

* Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là các loại hình, các cách tổ chứcphục vụ thông tin hay phương thức cung cấp thông tin, tài liệu cho người nhucầu sử dụng tài liệu

- Thông báo về tài liệu: Đây là hình thức thông báo cho các cơ quan hữu

liệu giúp cho các cơ quan nắm được nội dung tài liệu và sử dụng chúng vàocông tác của cơ quan, ngành một cách hiệu quả.

- Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc: Là hình thức có tính chất truyềnthống và phổ biến Để việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc được tổ chứctốt đem lại hiệu quả, các phòng, kho lưu trữ phải có các công cụ tra cứu khoahọc như: mục lục tài liệu, các bộ thẻ các sách hướng dẫn, các chuyên đề

- Triển lãm (trưng bày) tài liệu lưu trữ: Là hình thức sử dụng tài liệu lưutrữ phục vụ mục đích tuyên truyền giáo dục Đề tài triển lãm tài liệu lưu trữ rấtphong phú: về những vấn đề cấp thiết trong đời sống kinh tế - chính trị xã hộicủa đất nước, triển lãm nhân dịp kỷ niệm ngày sinh của các nhà hoạt động nhànước và xã hội, hoạt động khoa học, văn hoá hình thức và quy mô cũng đadạng: triển lãm thường xuyên và không thường xuyên, cố định hay di động

- Cấp phát chứng nhận lưu trữ các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ:giấy chứng nhận lưu trữ là một loại tài liệu thông báo có hiệu lực pháp lý, trong

đó cho biết những nội dung thông tin có trong phòng, kho lưu trữ liên quan đếnđối tượng yêu cầu và ghi rõ các dẫn liệu tra tìm các tài liệu ấy

Ngoài giấy chứng nhận lưu trữ, còn có thể cấp bản sao lục lưu trữ và bảntrích lục lưu trữ theo yêu cầu của các cơ quan và công dân

Bản sao lục lưu trữ là bản sao lại toàn văn của tài liệu lưu trữ và có chứngthực của cơ quan lưu trữ

Bản trích lục lưu trữ là bản sao lại một phần văn bản của tài liệu lưu trữ cóliên quan đến một vấn đề, một sự việc hoặc cá nhân, có chứng thực của cơ quanlưu trữ

- Viết đăng báo, phát thanh và truyền hình: Đây là hình thức sử dụng tàiliệu lưu trữ thông qua các phương tiện thông tin đại chúng như: viết bài, biênsoạn tài liệu, giới thiệu về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên các báo định

kỳ, các đài phát thanh và truyền hình

- Công bố tài liệu lưu trữ: Công tác công bố tài liệu lưu trữ chiếm vị tríquan trọng trong công tác của các phòng, kho lưu trữ Nội dung bao gồm: chọn

đề tài công bố, xác định thể loại và hình thức; sưu tầm, phát hiện và lựa chọn tàiliệu.

- Thống kê công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Việc thống kê này rấtquan trọng và cần thiết nhằm phân tích, nhận xét, đánh giá công tác đã làm, xácđịnh tiến trình phát triển nhằm nghiên cứu các biện pháp cải tiến công tác tốthơn

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI.

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

- Tên công ty:

CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

- Tên giao dịch:

HANOI AGRICULTURAL MATERIEL JOINT STOCK COMPANY

- Tên viết tắt: AGRIMATECO

- Trụ sở chính: 115 Đường Giáp Bát, Phường Giáp Bát, Quận Hoàng Mai,

Xã hội ngày càng phát triển, diện tích đất nông nghiệp cũng ngày bị thuhẹp dần, vì thế hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng gặp không ítkhó khăn Trước tình hình đó, Công ty buộc phải mở rộng sản xuất kinh doanhsang các loại hình khác để phù hợp hơn với cơ chế thị trường Cụ thể, từ năm1994-1998 công ty đã bốn lần bổ xung thêm các ngành nghề kinh doanh như:

- Ngày 16 tháng 12 năm 1994: Bổ xung ngành nghề kinh doanh sang kinhdoanh nông sản, thực phẩm, thực phẩm chế biến, thiết bị, máy móc nôngnghiệp, các loại giống cây trồng, kinh doanh vật liệu xây dựng

- Ngày 25 tháng 01 năm 1996: Bổ xung ngành nghề kinh doanh sang cungứng và kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật

- Ngày 21 tháng 12 năm 1996: Bổ xung ngành nghề kinh doanh sang tổchức vận tải thủy để phục vụ yêu cầu vận chuyển hàng hóa của công ty vàkhách hàng

- Ngày 14 tháng 05 năm 1998: Bổ xung ngành nghề kinh doanh sang vậntải bộ phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hóa của công ty và khách hàng, xâydựng vừa và nhỏ phục vụ cho ngành nông nghiệp phát triển nông thôn và nhucầu xã hội

Guồng quay của nền kinh tế xã hội ngày càng nhanh, thực tế đòi hỏi cácdoanh nghiệp phải không ngừng phát triển và thay đổi chính mình để phù hợphơn với cơ chế thời đại, một lần nữa Công ty VTNN Hà Nội lại có một bướcngoặt lớn trong lịch sử phát triển của mình Được sự cho phép của Uỷ ban nhândân thành phố Hà Nội, theo Quyết định số 2508/QĐ-UB ngày 26 tháng 4 năm

2004 về việc cho phép công ty VTNN Hà Nội triển khai cổ phần hoá và Quyếtđịnh số 998/QĐ-UB ngày 28 tháng 2 năm 2005 về việc chuyển doanh nghiệpNhà nước thành Công ty Cổ phần, Công ty VTNN Hà Nội chính thức chuyểnđổi thành công ty Cổ phần với tên gọi: Công ty Cổ phần VTNN Hà Nội, có trụ

sở chính đặt tại 115 Đường Giáp Bát, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội Với

số vốn điều lệ thành lập gần 5 tỷ đồng, công ty Cổ phần VTNN Hà Nội được

- Kinh doanh vật tư Nông nghiệp;

- Cung ứng và kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật;

- Kinh doanh các loại giống cây trồng, vật nuôi;

- Kinh doanh nông sản, thực phẩm, thực phẩm chế biến;

- Chế biến nông, lâm sản thực phẩm;

- Buôn bán hàng hoá, hàng tiêu dùng, tư liệu sản xuất, cho thuê bến bãi,kho tàng;

- Kinh doanh sửa chữa, lắp ráp máy nông nghiệp, nông cụ, công cụ phục

vụ sản xuất nông nghiệp và nông thôn, máy móc thiết bị khác;

- Kinh doanh vận tải, thuỷ, bộ;

- Xây dựng vừa và nhỏ phục vụ cho ngành nông nghiệp, nông nghiệp pháttriển nông thôn và nhu cầu xã hội;

- Khai thác và kinh doanh vật liệu xây dựng;

- Kinh doanh bất động sản, xây dựng cho thuê nhà ở và văn phòng;

- Kinh doanh các loại phân bón và vật tư phục vụ sản xuất nông nghiệp;

- Kinh doanh các mặt hàng cơ kim khí, sắt, thép, phế liêu, thứ liệu (trừ cácloại phế liệu nhập khẩu gây ô nhiễm môi trường)

Khi chuyển sang cổ phần hoá, công ty đã sử dụng và tiếp tục ký hợp đồngthuê đất với Sở tài nguyên Môi trường: với 15.130,3m2 đất tại 9 địa điểm đểphục vụ sản xuất kinh doanh Đó là những địa điểm sau:

1 Khu vực văn phòng công ty 115 Đường Giáp Bát;

2 Khu vực Cống Thôn – Gia Lâm;

3 Khu vực Lĩnh Nam – Hoàng Mai;

4 Khu vực Thị trấn Sóc Sơn;

5 Khu vực xã Dương Xá – Gia Lâm;

6 Khu vực xã Xuân Nộn – Đông Anh;

7 Khu vực Vĩnh Quỳnh – Thanh Trì;

8 Khu vực xã Xuân Phương – Từ Liêm;

9 Khu vực xã Ngọc Hồi – Thanh Trì

“Vạn sự khởi đầu nan”, sau khi Cổ phần hoá, công ty đã gặp không ít khókhăn về vốn cũng như trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Vốn banđầu công ty còn nhỏ, lại mới chuyển sang kinh doanh những nghành nghề mới,

bỡ ngỡ và cũng không ít lần thất bại, song bằng niềm tin và sự phấn đấu khôngngừng của toàn thể ban lãnh đạo và công nhân viên trong công ty đã từng bước

mở rộng hơn nữa quy mô sản xuất kinh doanh của mình, đồng thời xây dựng cơcấu tổ chức của công ty ngày một hoàn thiện hơn cả về số lượng và chất lượng,tạo uy tín với các bạn hàng cũng như với người tiêu dùng trên cả nước

Tính từ khi mới cổ phần đến nay, Công ty đã có rất nhiều thành tích xuấtsắc trong mọi công việc Công đoàn và Chi bộ công ty đã hoàn thành tốt mọinhiệm vụ được giao, luôn đi đầu trong mọi hoạt động cũng như gương mẫutrong công tác Chi bộ công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội đã vinh dựđược nhận bằng khen: “Chi bộ trong sạch, vững mạnh” của Quận uỷ HoàngMai Không những thế, đội an ninh tự vệ của công ty cũng đã có rất nhiều thànhtích xuất sắc trong việc góp phần bảo vệ trật tự an ninh trên địa bàn phường nóiriêng cũng như trên địa bàn thành phố nói chung Và đã được UBND QuậnHoàng Mai trao tặng bằng khen: “Đơn vị có thành tích xuất sắc trong phongtrào toàn dân bảo vệ an ninh tổ quốc năm 2009”

Với nguyên tắc hoạt động: “Tự nguyện, bình đẳng, dân chủ và tôn trọngpháp luật”, hướng tới mục tiêu: “Không ngừng nâng nâng cao lợi ích của các

Cổ đông, tăng tích luỹ, phát triển sản xuất kinh doanh của công ty và góp phầnthiết thực vào thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của đất nước”.Công ty Cổ phần VTNN Hà Nội ngày càng phát triển và khẳng định được vị thế

và uy tín của mình trên trị trường cả nước nói chung và toàn thành phố nóiriêng

Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức của công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội sau khi Cổ phần hoá

GĐ điều hànhHội đồng quản trị

KhuXuânNộnĐôngAnh

Kho vàcửahàngtrạmSóc Sơn

Trung tâm TM

& sản xuất vật liệu mớiNhổn

KhoCốngThônGiaLâm

KhothuốcBVTVVĩnhQuỳnh

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các phòng ban công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội

Tổ chức của công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội bao gồm 05phòng chức năng Đó là các phòng sau:

* Phòng kinh doanh

Cơ cấu tổ chức nhân sự của phòng kinh doanh gồm 6 người: 01 trưởngphòng, 01 Phó phòng và 04 nhân viên

Chức năng nhiệm vụ của phòng là:

- Lập các Kế hoạch kinh doanh và giúp Giám đốc trực tiếp triển khai côngtác sản xuất kinh doanh tại công ty;

- Thiết lập và giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng và hệ thống nhàphân phối;

- Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại lợinhuận lớn nhất cho doanh nghiệp;

- Xây dựng hệ thống marketing, đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm;

- Đồng thời, phối hợp với các phòng chức năng có liên quan nhằm mangđến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng

* Phòng Kế toán

Cơ cấu tổ chức nhân sự phòng kế toàn gồm 5 người: 1 trưởng phòng, 1 Phóphòng và 3 nhân viên

Chức năng nhiệm vụ của phòng là:

- Tham mưu và giúp Giám đốc quản lý tài sản, tiền mặt của công ty;

- Cập nhật sổ sách, chứng từ kế toán, lập báo cáo tài chính và hạch toán kếtquả sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng pháp luật của Nhà nước quyđịnh;

- Thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh,

kế hoạch thu chi tài chính của công ty; việc nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ