BÀI GIẢNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

Có thểthêm bớt một số chỉ tiêu nhưng phải đảm bảo những yếu tố cơ bản của chứng từ vàphải có sự thoả thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính.- Phân loại chứng từ kế toán: + Theo công dụng ->

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN1.1 Khái niệm, nội dung, ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán

1.1.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán là tạo mối liên hệ phù hợp, có định hướng giữa cácphương pháp kế toán thông qua nhân tố con người và các yếu tố khác nhằm thựchiện tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán, phục vụ cho quản lý

1.1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

- Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

- Tổ chức hệ thống sổ kế toán

- Tổ chức lập, công khai và sử dụng các báo cáo tài chính

- Tổ chức công tác kế toán quản trị

- Tổ chức bộ máy kế toán và lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán

- Tổ chức trang bị cơ sở vật chất phục vụ công tác kế toán

- Tổ chức kiểm tra kế toán

1.1.3 Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán

1.1.3.1 Đối với công tác kế toán

Kế toán là công cụ quản lý, giám sát chặt chẽ, có hiệu quả mọi hoạtđộng kinh tế, tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời, công khai,minh bạch, đáp ứng yêu cầu tổ chức, quản lý điều hành của cơ quan, doanh nghiệp,

tổ chức và cá nhân Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý sẽ giúpđơn vị kế toán:

- Thu thập, hệ thống hoá thông tin kế toán một cách liên tục, đầy đủ, kịp thời,đáng tin cậy trên cơ sở các chứng từ hợp pháp, hợp lệ nhằm làm tăng ý nghĩa kiểm

tra, giám sát, phát huy được vai trò, nhiệm vụ của kế toán đối với công tác quản lýdoanh nghiệp.

- Quản lý chặt chẽ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa các hành vi vi phạm phápluật về kế toán làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp

- Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý sẽ giúp đơn vị kếtoán giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm được chi phí, đồngthời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đolường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của Nhà nước, các chủ thểtrong nền kinh tế thị trường

1.1.3.2 Tổ chức công tác kế toán trong tổ chức hoạt động quản lý

Đối với Nhà nước, kế toán là công cụ quan trọng để điều hành và quản lýnền kinh tế quốc dân

Đối với các đơn vị, kế toán là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý vàhoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư, tiềnvốn, nhằm bảo đảm quyền chủ động trong sản xuất, kinh doanh và chủ động tàichính của các đơn vị

Đối với những nhà quản lý doanh nghiệp, kế toán cung cấp các thông tin cầnthiết để ra các quyết định quản lý tối ưu, có hiệu quả cao

Đối với các nhà đầu tư, các cổ đông, các khách hàng, các nhà cung cấp, vv…

kế toán giúp họ lựa chọn các mối quan hệ phù hợp nhất quá trình đầu tư, góp vốn,mua hàng hay bán hàng đem lại hiệu quả cao

1.1.4 Nguyên tắc và căn cứ của tổ chức công tác kế toán

1.1.4.1 Nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán

- Phải đảm bảo sự phù hợp, thống nhất:

+ Phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất; tổ chức quản lý, quy

mô và địa bàn hoạt động của đơn vị

+ Phù hợp với trình độ, khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán của doanhnghiệp và khả năng trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép của doanhnghiệp;

+ Phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành

+ Thống nhất, phù hợp giữa các yếu tố trong hệ thống kế toán với nhau.

- Phải đảm bảo tính quốc tế của kế toán:

+ Phải đảm bảo kế toán có tính xu hướng là một nghề độc lập, chuyên sâu.+ Việc vận dụng các quy định, chế độ, thể lệ tài chính kế toán phải phù hợpvới những nguyên tắc, chuẩn mực theo thông lệ hoặc được chấp nhận chung trênthế giới

1.1.4.2 Căn cứ tổ chức công tác kế toán

- Căn cứ vào các quy định, chế độ, thể lệ quản lý kinh tế - tài chính nóichung, chế độ kế toán nói riêng

- Căn cứ vào đặc điểm cụ thể của từng đơn vị (loại hình, tính chât hoạtđộng, địa bàn, quy mô hoạt động, yêu cầu của quản lý, khả năng và trình độ của kếtoán, điều kiện trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán)

1.2 Nhiệm vụ của Tổ chức công tác kế toán

- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở tổ chức để thực hiện được toàn bộ côngviệc kế toán ở tổ chức với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng công việc kế toán chotừng bộ phận, từng người trong bộ máy kế toán

- Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chế

độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, các phương tiện

kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán

- Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộphận quản lý khác trong tổ chức về các công việc có liên quan đến công tác kế toán

ở tổ chức

- Tổ chức hướng dẫn các thành viên trong tổ chức chấp hành chế độ quản lýkinh tế tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toánnội bộ tổ chức

- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinhdoanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính phục vụ cho công tác lập

và theo dõi thực hiện kế hoạch, phục vụ cho công tác thống kê thông tin kinh tế

Hoạt động của kế toán được thể hiện trong việc cung cấp thông tin về kinh tếtài chính của đơn vị cho các nhà quản lý, các tổ chức có lợi ích gián tiếp, người cólợi ích trực tiếp được thể hiện qua sơ đồ sau:

*) CÂU HỎI, BÀI TẬP, NỘI DUNG ÔN TẬP CỦA CHƯƠNG

1 Mối quan hệ giữa quản lý và tổ chức công tác kế toán?

2 Trình bày đối tượng và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán?

3 Những nguyên tắc cơ bản của tổ chức công tác kế toán? Mối quan hệ giữanhững nguyên tắc đó? Căn cứ của tổ chức công tác kế toán?

4 Nội dung của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp?

Hoạt động kinh doanh

- Cơ quan thuế

- Các cơ quan chức năng

- Cơ quan thống kê

CHƯƠNG 2

TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

2.1 Khái niệm và ý nghĩa của tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

2.1.1 Chứng từ kế toán

Theo Điều 4 - Luật kế toán Việt Nam (2003): chứng từ kế toán là những giấy

tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành,làm căn cứ ghi sổ kế toán

- Chứng từ kế toán phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

- Tên, số hiệu của chứng từ

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhận lập chứng từ

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

- Các chỉ tiêu về lượng và giá trị

- Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đếnchứng từ

- Công dụng của chứng từ kế toán:

+ Làm căn cứ để ghi sổ+ Để minh chứng cho tính chính xác, trung thực của kế toán+ Là căn cứ để giải quyết các khiếu nại, tranh chấp

+ Chống hiện tượng tham ô, tham nhũng

- Hệ thống chứng từ kế toán gồm có:

+ Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc: Gồm các loạichứng từ đã được Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phảnánh, phương pháp lập và được áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, cácthành phần kinh tế (In sẵn theo mẫu)

+ Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: Gồm những chứng từ sửdụng trong nội bộ đơn vị Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng trên cơ sở đócác doanh nghiệp vận dụng vào cho phù hợp với yêu cầu của đơn vị mình Có thểthêm bớt một số chỉ tiêu nhưng phải đảm bảo những yếu tố cơ bản của chứng từ vàphải có sự thoả thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính.

- Phân loại chứng từ kế toán:

+ Theo công dụng

-> Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ dùng để truyền đạt nhữngmệnh lệnh hay chỉ thị của người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành: Lệnhchi tiền mặt, Loại chứng từ này mới chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh chưaphản ánh được mức độ hoàn thành của nghiệp vụ nên chưa đủ điều kiện để ghichép vào sổ sách kế toán

-> Chứng từ chấp hành: Là loại chứng từ chứng minh cho một nghiệp

vụ kinh tế nào đó đã thực sự hoàn thành: Phiếu thu, chi…Loại chứng từ này kếthợp với chứng từ mệnh lệnh để làm căn cứ ghi sổ

-> Chứng từ thủ tục kế toán: Là loại chứng từ tổng hợp, phân loại cácnghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng cụ thể của kế toán để thuận lợicho việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu Đây là chứng từ trung gian, phải kèmtheo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp củanghiệp vụ

-> Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3loại chứng từ nói trên: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho…

+ Theo trình tự lập

>Chứng từ ban đầu: Là loại chứng từ được lập trực tiếp ngay khinghiệp vụ kinh tế phát sinh hay vừa hoàn thành: hoá đơn, phiếu nhập kho, xuấtkho, lệnh chi tiền mặt…

-> Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu củacác nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trongviệc ghi sổ: Bảng tổng hợp chứng từ gốc, bảng kê phân loại chứng từ gốc…Loạichứng từ này chỉ có giá trị pháp lý khi có chứng từ ban đầu đi kèm

+ Theo phương thức lập:

-> Chứng từ một lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụkinh tế phát sinh chỉ tiến hành một lần là xong và sau đó được chuyển vào ghi sổ kếtoán

-> Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tếtiếp diễn nhiều lần Sau mỗi lần ghi các con số được cộng dồn tới một giới hạn đãđược xác định trước thì không sử dụng tiếp được và được chuyển ghi vào sổ kếtoán

+ Theo địa điểm lập-> Chứng từ bên trong (Chứng từ nội bộ): Là những chứng từ được lập

ra trong nội bộ đơn vị kế toán và chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế giải quyếtnhững quan hệ trong nội bộ đơn vị: Bảng tính khấu hao tài sản cố định, biên bảnkiểm kê nội bộ…

-> Chứng từ bên ngoài: Là những chứng từ về các ngiệp vụ có liênquan đến đơn vị kế toán nhưng được lập ra từ các đơn vị khác như: Hoá đơn bánhàng, hoá đơn cước vận chuyển…

+ Theo nội dung, tính chất các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứngtừ

-> Chứng từ vốn bằng tiền-> Chứng từ về vật tư, sản phẩm -> Chứng từ về công nợ (Nợ phải thu, phải trả)-> Chứng từ về chi phí XDCB và TSCĐ

-> Chứng từ về chi phí-> Các chứng từ tổng hợp+ Theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ:

-> Chứng từ bình thường: Là những chứng từ thông thường được quyđịnh chung đối với các nghiệp vụ kinh tế phù hợp với doanh nghiệp

-> Chứng từ báo động: Là những chứng từ chứa đựng những thông tinthể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế như: sửdụng vật tư trên định mức, chứng từ về mất trộm…

2.1.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

- Khái niệm:

Tổ chức chứng từ kế toán nghĩa là tổ chức vận dụng các quy định của chế độ

kế toán hiện hành về chứng từ kế toán vào việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụkinh tế tài chính trong đơn vị, phục vụ cho ghi sổ kế toán và kiểm tra, quản lý cáchoạt động kinh tế tài chính đó

- Ý nghĩa của tổ chức chứng từ kế toán:

+ Phương diện quản lý: Tổ chức chứng từ kế toán tốt có ý nghĩa quan trọngđối với công tác quản lý trong các đơn vị Việc tổ chức tốt chứng từ kế toán sẽ đảmbảo việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định hiệuquả

+ Phương diện kế toán: Đối với công tác kế toán, khi tổ chức tốt chứng từ kếtoán sẽ giúp cho công tác kế toán trong doanh nghiệp được nhanh chóng thuận lợi

+ Phương diện pháp lý: Trên phương diện pháp lý, khi tổ chức tốt chứng từ

kế toán sẽ có những chứng từ chính xác, rõ ràng, minh bạch, trách tình trạng thắcmắc, khiếu nại, kiện cáo cho đơn vị

2.1.3 Nguyên tắc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

- Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào đặc điểm địa bàn hoạt động, quy

mô hoạt động, lĩnh vực hoạt động của đơn vị

- Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào yêu cầu thông tin cho quản lý

- Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào đặc điểm luân chuyển và nộidung của từng loại chứng từ

- Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy định của chế độ kế toán hiệnhành, đặc biệt là phần quy định về chứng từ kế toán

2.2 Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong đơn vị bao gồm những nội dungsau:

- Tổ chức lựa chọn chứng từ

- Tổ chức lập và tiếp nhận chứng từ

- Tổ chức kiểm tra chứng từ

- Tổ chức sử dụng chứng từ

- Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ

Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp

 Đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp áp dụng biểu mẫu ban hành kèmtheo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng

Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp

 Các doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng biểu mẫu chứng từ ban hành theoquyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tàichính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa

Ngoài ra còn có chế độ kế toán áp dụng cho Doanh nghiệp xây lắp, doanhnghiệp bảo hiểm, chế độ kế toán ngân sách xã phường

* Lựa chọn hệ thống, số lượng và chủng loại chứng từ tại đơn vị

Căn cứ vào hệ thống chứng từ ban hành theo chế độ kế toán để lựa chọn hệthống chứng từ phù hợp với đối tượng áp dụng của đơn vị Sau khi đã lựa chọnđược hệ thống chứng từ, kết hợp với phân tích điều kiện thực tế tại đơn vị để tiếnhành lựa chọn số lượng và chủng loại của chứng từ sao cho với số lượng ít nhấtnhưng đảm bảo đầy đủ chứng từ cho quá trình hạch toán Các chứng từ được lựachọn phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Đảm bảo đúng theo mẫu biểu quy định: đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiếtcủa chứng từ và một số chỉ tiêu bổ sung của đơn vị có hoạt động đặc thù (đối vớichứng từ hướng dẫn)

- Phải đảm bảo phản ánh đầy đủ các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh trongđơn vị và phản ánh đầy đủ nội dung của một nghiệp vụ kinh tế phát sinh phục vụcho quá trình quản lý và ghi sổ kế toán

- Phải tuân thủ theo đúng những quy định của chế độ kế toán hiện hành vềchứng từ kế toán

- Đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả cho công tác kế toán

2.2.2 Tổ chức lập hoặc tiếp nhận chứng từ

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải lập chứng từ, khi lậpchứng từ, phải đảm bảo tuân thủ những quy định sau:

- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị đều phải lập chứng từ

kế toán và lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị

- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nộidung quy định trên mẫu Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫuthì đơn vị kế toán được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảochứng từ có đầy đủ nội dung đã quy định

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không đượcviết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viếtphải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sửachữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khi viết sai vào mẫu chứng

từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai

- Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định Trường hợpphải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinhthì nội dung các liên phải giống nhau Chứng từ kế toán do đơn vị lập để giao dịchvới các tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải códấu của đơn vị kế toán

- Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ phảichịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán

- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải được in ra giấy

và lưu trữ theo đúng quy định

2.2.3 Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán

- Kiểm tra tính trung thực và chính xác của nghiệp vụ kinh tế phát sinh phảnánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán;

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánhtrong chứng từ nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách về quản lýkinh tế - tài chính;

- Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trong chứng

từ và các yếu tố khác của chứng từ

2.2.4 Tổ chức sử dụng chứng từ kế toán

Chứng từ sau khi được kiểm tra, hoàn thiện, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý,hợp lệ được đưa vào sử dụng để ghi sổ kế toán và để kiểm tra nghiệp vụ kinh tế -tài chính phát sinh:

- Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán

- Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tựthời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật

- Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặcniêm phong chứng từ kế toán Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhànước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhậntrên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loạichứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu

- Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi

rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu

2.2.5 Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán

Việc bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán phải do người đại diện theo pháp luậtcủa đơn vị chịu trách nhiệm Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12tháng tại bộ phận kế toán kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, hoặc kết thúc côngviệc

Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính Trường hợp tài liệu kế toán bị tạmgiữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao bản chụp có xác nhận; nếu bịmất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc có xác nhận

Tuỳ theo từng loại chứng từ kế toán mà tổ chức lưu trữ tại đơn vị trong thờihạn tối thiểu năm năm, tối thiểu mười năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn; cụ thể theo Điều

5 – Luật kế toán quy định:

Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hànhcủa đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kếtoán và lập báo cáo tài chính;

b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ

kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trườnghợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quantrọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng

2.2.6 Tổ chức huỷ chứng từ kế toán

Tài liệu kế toán đã hết hạn lưu trữ được chuyển sang giai đoạn huỷ chứng từ.Khi huỷ chứng từ, doanh nghiệp phải lập Hội đồng tiêu huỷ chứng từ và lập biênbản tiêu huỷ chứng từ có đủ chữ ký của những người có liên quan và ghi rõ hìnhthức tiêu huỷ Các chứng từ đã chuyển sang tiêu huỷ phải đảm bảo các thông tinghi trên chứng từ không thể sử dụng được nữa

Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thựchiện tiêu huỷ

Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để thực hiện tiêu huỷ tàiliệu kế toán bằng hình thức tự chọn Đối với tài liệu kế toán bằng thuộc loại bí mậtthì tiêu huỷ bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công, đảm bảotài liệu kế toán đã tiêu huỷ sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó

2.3 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

2.3.1 Khái niệm, ý nghĩa

- Khái niệm: Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán là xây dựng kếhoạch về thời gian và đường đi cho một chứng từ kế toán từ khi chứng từ đó đượclập hoặc tiếp nhận đến khi hủy chứng từ

Tổ chức chứng từ kế toán gồm các công việc:

+ Quy định rõ đường đi, trình tự luân chuyển cho từng chứng từ cụthể

+ Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận, cá nhân

có liên quan đến đường đi của chứng từ

- Ý nghĩa:

+ Đảm bảo cho chứng từ được luân chuyển nhanh, chính xác, kịp thời,tiết kiệm chi phí và thời gian nếu công tác tổ chức luân chuyển chứng từ kế toánđược tổ chức khoa học, hợp lý

+ Nếu tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán không chặt chẽ thì khi cósai phạm xảy ra sẽ không quy rõ được trách nhiệm để xử lý

2.3.2 Trình tự luân chuyển một số chứng từ kế toán chủ yếu

Theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006, chứng từ kế toán bao gồm 37 mẫubiểu được chia thành 5 loại:

Loại 1- Lao động tiền lương gồm 12 chứng từ

2.3.2.1 Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT)

- Cơ sở lập phiếu thu: giấy đề nghị nộp tiền, hoá đơn bán hàng…

- Phương pháp và trách nhiệm ghi:

+ Góc bên trái Phiếu thu phải ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị

+ Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm.trong mỗi Phiếu thu phải ghi số quyển và số của từng Phiếu thu Số Phiếu thu phảiđánh liên tục trong một kỳ kế toán Từng phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, nămlập phiếu, ngày, tháng, năm thu tiền

+ Ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nộp tiền

+ Dòng "Lý do nộp" ghi rõ nội dung nộp tiền

+ Dòng "Số tiền" ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính

là đồng VN, hay USD…

+ Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu

Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và

ký vào Phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt,chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi

số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên

* Mô hình hóa hoạt động thu tiền mặt:

- Bước 1: Nhân viên sau khi bán hàng thu được tiền mặt, thu tiền nợ củakhách hàng, sẽ phát sinh đề nghị nộp tiền cho kế toán thanh toán

- Bước 2: Kế toán thanh toán sau khi nhận được đề nghị nộp tiền từ nhânviên sẽ tiến hành lập Phiếu thu tiền mặt, sau đó chuyển cho kế toán trưởng

- Bước 3: Kế toán trưởng sau khi nhận được Phiếu thu sẽ tiến hành duyệt thu

và ký, sau đó chuyển lại cho kế toán thanh toán

- Bước 4: Kế toán thanh toán nhận lại Phiếu thu sau đó chuyển cho ngườinộp

- Bước 5: Người nộp ký vào Phiếu thu và nộp tiền

- Bước 6: Thủ quỹ nhận lại Phiếu thu và thu tiền của người nộp

- Bước 7: Thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ

- Bước 8: Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt

2.3.2.2 Phiếu chi (Mẫu số 02-TT)

- Phương pháp và trách nhiệm ghi:

+ Góc bên trái của chứng từ ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị

+ Phiếu chi phải đóng thành quyển, trong mỗi quyển phải ghi số quyển và sốcủa từng Phiếu chi Số phiếu chi phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán Từng phiếuchi phải ghi rõ ngày, tháng, năm chi tiền

+ Ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận tiền

+ Dòng "Lý do chi" ghi rõ nội dung chi tiền

+ Dòng "Số tiền" ghi bằng số hoặc bằng chữ số tiền xuất quỹ, ghi rõ đơn vịtính là đồng VN, hay USD…

+ Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu chi

Phiếu chi được lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (Ký theo từngliên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ.Sau khi ghi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, kýtên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi

* Mô hình hóa hoạt động chi tiền mặt:

- Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu mua hàng hóa, vật tư, TSCĐ hoặc thanhtoán tiền công tác phí cho nhân viên, người có nhu cầu sẽ lập Giấy đề nghị tạmứng, thanh toán, sau đó chuyển cho kế toán thanh toán

- Bước 2: Kế toán thanh toán sau khi nhận được Giấy đền nghị tạm ứng,thanh toán sẽ tiến hành lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng

- Bước 3: Sau khi nhận được Phiếu chi kế toán trưởng ký duyệt chi

+ Trường hợp 1: Nếu kế toán trưởng đồng ý duyệt chi, chứng từ sẽ đượcchuyển cho Giám đốc => chuyển sang bước 4

+ Trường hợp 2: Nếu kế toán trưởng không đồng ý duyệt chi => quay vềBước 2

- Bước 4: Sau khi nhận được Phiếu chi từ kế toán trưởng, giám đốc sẽ kýPhiếu chi và chuyển lại cho kế toán thanh toán

- Bước 5: Kế toán thanh toán nhận lại Phiếu chi và chuyển Phiếu chi lại chothủ quỹ

- Bước 6: Thủ quỹ nhận Phiếu chi

- Bước 7: Thủ quỹ Xuất tiền, sau đó chuyển cho người đề nghị chi

- Bước 8: Người đề nghị nhận tiền và ký vào Phiếu chi, sau đó chuyển Phiếuchi lại cho Thủ quỹ

- Bước 9: Thủ quỹ nhận lại Phiếu chi và tiến hành ghi sổ quỹ, sau đó chuyểnPhiếu chi lại cho kế toán thanh toán

- Bước 10: Kế toán thanh toán nhận Phiếu chi và tiến hành ghi sổ kế toántiền mặt

2.3.3 Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT)

- Cơ sở lập phiếu nhập kho: Hoá đơn mua hàng hoặc lệnh nhập hàng

- Phương pháp và trách nhiệm ghi:

+ Góc bên trái của Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấuđơn vị), bộ phận nhập kho, Phiếu nhập kho áp dụng trong các trường hợp nhập khovật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài giacông chế biến, nhận góp vốn, hoặc thừa phát hiện trong kiểm kê

+ Khi lập phiếu Nhập kho phải ghi số phiếu đã nhập và ngày, tháng, năm lậpphiếu, họ tên người giao vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, số hoá đơnhoặc lệnh nhập kho, tên kho, địa điểm kho nhập

+ Cột A, B, C, D ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số vàđơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá

+ Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hoá đơn hoặc lệnh nhập)

+ Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho

+ Cột 3, 4: Do kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hoá đơn,… tuỳtheo qui định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của từng thứ vật tư, dụng cụ, sảnphẩm, hàng hoá thực nhập

+ Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sảnphẩm, hàng hoá nhập cùng một phiếu nhập kho

+ Dòng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền trên phiếu Nhập kho bằngchữ

Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên(đối với vật tư, hàng hoá mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) (đặtgiấy than viết một lần), và người lập phiếu ký (ghi rõ họ tên), người giao hàngmang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá

* Mô hình hóa hoạt động nhập kho:

•

• Bước 1: Sau khi nhân viên mua vật tư về sẽ yêu cầu nhập kho

• Bước 2: Kế toán nhận được yêu cầu nhập kho sẽ tiến hành lập Phiếu nhậpkho

• Bước 3: Sau khi kế toán lập xong Phiếu nhập kho, người nhân viên đó sẽnhận lại phiếu, ký phiếu đồng thời chuyển hàng, giao cho Thủ kho phiếuNhập kho

• Bước 4: Thủ kho nhận Phiếu nhập kho, đồng thời tiến hành nhập kho vật tư

• Bước 5: Sau khi nhập kho xong Thủ kho sẽ tiến hành ghi thẻ kho, chuyểncho kế toán

• Bước 6: Kế toán ghi sổ kế toán vật tư

2.3.2.4 Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT)

- Phương pháp và trách nhiệm ghi:

+ Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấuđơn vị), bộ phận xuất kho Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, công

cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toánchi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng

+ Khi lập Phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên, đơn vị(bộ phận): số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do xuất kho và xuất vật tư, công cụ,dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.

+ Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số

và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, sản phẩm

+ Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo yêucầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng

+ Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho

+ Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá và tính thành tiền của từng loại vật tư, hànghoá, công cụ, dụng cụ, sản phẩm xuất kho

Dòng cộng: ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hànghoá thực tế xuất kho

+ Dòng "Tổng số tiền viết bằng chữ": ghi tổng số tiền viết bằng chữ trênphiếu xuất kho

Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phậnkho lập (tuỳ theo tổ chức quản lý và qui định của từng doanh nghiệp) thành 3 liên(đặt giấy than viết 1 lần) Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toántrưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt (ghi rõ họtên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng Sau khi xuất kho, thủkho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ hàng, ghi ngày, tháng, năm xuấtkho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên)

* Mô hình hóa hoạt động Xuất kho:

• Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu sử dụng vật tư hoặc bán hàng nhân viên sẽtiến hành yêu cầu xuất kho vật tư

• Bước 2: Kế toán tiến hành lập Phiếu xuất kho sau đó chuyển cho Thủ kho

• Bước 3: Thủ kho nhận Phiếu xuất kho từ kế toán, tiến hành xuất kho chonhân viên đề nghị xuất

• Bước 4: Nhân viên nhận vật tư, ký vào Phiếu xuất kho và chuyển lại cho Thủkho hoặc kế toán

• Bước 6: Thủ kho nhận lại Phiếu xuất kho, ghi thẻ kho, chuyển cho Kế toán

• Bước 7: Kế toán ghi sổ kế toán vật tư

2.3.2.5 Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02 - LĐTL)

- Cơ sở lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ về lao động tiềnlương như: Bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gianlao động hoặc công việc hoàn thành

- Phương pháp và trách nhiệm ghi:

+ Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng Cơ sở để lập Bảng thanhtoán tiền lương là các chứng từ liên quan như: Bảng chấm công, phiếu xác nhận sảnphẩm hoặc công việc hoàn thành…

+ Cột A, B: ghi số thứ tự, họ tên của người lao động hưởng lương

+ Cột 1, 2: ghi bậc lương, hệ số lương của người lao động

+ Cột 3, 4: ghi số sản phẩm và số tiền tính theo lương sản phẩm

+ Cột 5, 6: ghi số công và số tiền tính theo lương thời gian

+ Cột 7, 8 : ghi số công và số tiền tính theo lương thời gian hoặc ngừng, nghỉviệc hưởng các loại % lương

+ Cột 9: ghi các khoản phụ cấp thộc quỹ lương

+ Cột 10: ghi số phụ cấp các khác được tính vào thu nhập của lao động đượchưởng

+ Cột 11: ghi tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mà người lao độngđược hưởng

+ Cột 12: ghi số tiền tạm ứng của kỳ I của mỗi người

+ Cột 13, 14, 15, 16: ghi các khoản phải khấu trừ khỏi lương của người laođộng và tính ra tổng số tiền phải khấu trừ trong tháng

+ Cột 17, 18: ghi số tiền còn được nhận kỳ II

+ Cột C: Người lao động ký nhận khi nhận lương kỳ II

Cuối mỗi tháng căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán tiền lương lập Bảngthanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng soát xét xong trình cho giám đốchoặc người được uỷ quyền ký duyệt, chuyển cho kế toán lập phiếu chi và phátlương Bảng thanh toán tiền lương được lưu tại phòng (ban) kế toán của đơn vị

Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp ký vào cột "Ký nhận" hoặcngười nhận hộ phải ký thay

2.3.2.6 Hóa đơn giá trị gia tăng

- Phương pháp và trách nhiệm ghi:

+ Ghi rõ họ tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức cá nhân bán hàng và muahàng, hình thức thanh toán bằng séc, tiền mặt…

+ Cột A, B: Ghi số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ cung ứng thu tiền.

+ Cột C: Đơn vị tính ghi theo đơn vị tính quốc gia quy định

+ Cột 1: Ghi số lượng hoặc trọng lượng hàng hóa, dịch vụ… Trường hợphàng hóa trao đổi ghi theo đơn giá bán hàng hóa, dịch vụ mang trao đổi

+ Cột 3: Bằng cột 1 nhân cột 2 (Cột 3 = 1 x 2)

+ Các dòng còn thừa phía trước các cột A, B, C, 1, 2, 3 được gạch bỏ phầntrống (gạch chéo từ trên xuống dưới)

+ Dòng cột tiền hàng ghi số tiền cộng được ở cột 3

+ Dòng thuế suất GTGT: ghi thuế suất của hàng hóa, dịch vụ theo luật thuế.+ Dòng Tiền thuế GTGT: ghi số tiền thuế của hàng hóa, dịch vụ ghi tronghóa đơn Bằng tiền hàng x thuế suất % GTGT

+ Dòng Tổng cộng tiền thanh toán: ghi bằng số tiền hàng cộng số tiền thuếGTGT

+ Dòng Số tiền viết bằng chữ: ghi bằng chữ số tiền tổng cộng tiền thanhtoán

+ Hóa đơn do người bán hàng lập thành 3 liên (khi viết hóa đơn phải đặt giấythan viết một lần in sang các liên có nội dung như nhau)

Liên 1: Lưu tại cuống

Liên 2: Giao cho người mua hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán.Liên 3: Dùng cho người bán làm chứng từ thu tiền hoặc cuối ngày mangcùng tiền mặt, séc nộp cho kế toán để làm thủ tục nhập quỹ và ghi sổ kế toán liênquan (nếu đã thu tiền)

*) CÂU HỎI, BÀI TẬP, NỘI DUNG ÔN TẬP CỦA CHƯƠNG

A- Câu hỏi ôn tập

1 Khái niệm, ý nghĩa và nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán?

2 Trình bày nội dung cơ bản của tổ chức chứng từ kế toán?

3 Trình bày cách tổ chức và luân chuyển 1 số chứng từ kế toán (phiếu thu,phiếu chi tiền mặt, phiếu nhập kho, xuất kho vật tư, hóa đơn bán hàng…)?

4 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán và tổ chức hệ thống chứng từ kếtoán có giống nhau không?

5 Mỗi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào mấy chứng từ?

6 Mỗi chứng từ dùng để phản ánh một nghiệp vụ thì được lập mấy lần?

7 Một phiếu thu được đặt giấy than viết thành 03 bản thì tạo ra mấy chứngtừ? Các bản đó gọi là gì?

8 Ai là người chịu trách nhiệm lập ra chứng từ?

9 Khi viết sai chứng từ phải xử lý như thế nào?

10 Cách viết lên chứng từ như thế nào thì đúng?

11 Phần còn trống trên mỗi chứng từ được xử lý như thế nào?

12 Chứng từ điện tử có phải ký không? Có phải in ra không?

B- Bài tập

1 Ngày 06/11/N, tại công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú (Số 9, đường CôngNhân, Phường Nông Trang, TP Việt Trì, Tỉnh Phú Thọ) anh Lê Văn Trung – Tổ 1– Nhà máy sợi làm thủ tục xuất kho 273.065 kg bông Mỹ từ kho Bông xơ (đơn giáxuất kho 28.500đ/kg) để phục vụ sản xuất Vật liệu đã xuất đủ yêu cầu

Căn cứ thông tin trên, hãy lập Phiếu xuất kho? Căn cứ vào Phiếu xuất khohãy chỉ ra yếu tố bắt buộc và bổ sung của chứng từ?

2 Ngày 01/10/N, Công ty TNHH Quang Phúc (Số nhà 47, tổ 58, khu 6C,phường Nông Trang, thành phố Việt Trì, tỉnh Phú Thọ) xuất hàng bán cho cửa hàngChương Phương (Cổ Tiết, Tam Nông, Phú Thọ), tổng số tiền 15.763.484 đồng.Trong đó, thuế suất thuế giá trị gia tăng là 10% Khách hàng đã thanh toán ngaybằng tiền mặt

Căn cứ thông tin trên, hãy lập Phiếu thu? Hãy chỉ ra yếu tố bắt buộc và bổsung của Phiếu Thu?

CHƯƠNG 3

TỔ CHỨC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

3.1 Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán

3.1.1 Khái niệm kế toán và hệ thống tài khoản kế toán

- Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tếtài chính theo nội dung kinh tế

Mỗi tài khoản kế toán chỉ phản ánh một đối tượng có nội dung kinh tế riêngbiệt, mỗi tài khoản có tên gọi riêng, số hiệu tài khoản riêng

- Hệ thống tài khoản kế toán là một tập hợp: danh mục tài khoản kế toán(tên, số hiệu tài khoản, cấp, loại…) và nội dung kết cấu, phương pháp ghi chép củacác tài khoản

Hệ thống tài khoản kế toán bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tàikhoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán theo quyđịnh trong chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành

Điều 23 và điều 24 của Luật kế toán, 2003:

Điều 23: Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán

1 Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế,tài chính theo nội dung kinh tế

2 Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng Mỗi đơn

vị kế toán phải sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán

3 Bộ Tài chính quy định cụ thể về tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kếtoán

Điều 24 Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán

1 Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chínhquy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị

2 Đơn vị kế toán được chi tiết các tài khoản kế toán đã chọn phục vụ yêu cầuquản lý của đơn vị

3.1.2 Nguyên tắc sử dụng tài khoản kế toán

- Các đơn vị căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong Chế độ kếtoán, tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hoá hệ thống tài khoản kế toán phùhợp với đặc điểm, yêu cầu quản lý của từng ngành và từng đơn vị, nhưng phải phùhợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợptương ứng

- Trường hợp đơn vị cần bổ sung tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặc sửa đổi tàikhoản cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháp hạch toán các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải được sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tàichính trước khi thực hiện

- Các đơn vị có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 và các tài khoản cấp 3 đốivới những tài khoản không có qui định tài khoản cấp 2, tài khoản cấp 3 tại danhmục Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành nhằm phục vụ yêu cầuquản lý của đơn vị mà không phải đề nghị Bộ Tài chính chấp thuận

3.2 Khái niệm, nhiệm vụ tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

3.2.1 Khái niệm

Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán là vận dụng những quy định của chế độ

kế toán hiện hành về hệ thống tài khoản kế toán vào việc xử lý thông tin kế toántrong đơn vị

3.2.2 Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản

 Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng phải phản ánh được đầy đủtoàn bộ hoạt động cụ thể về kinh tế, tài chính ở đơn vị, phản ánh khách quan về quátrình tái sản xuất trong doanh nghiệp

 Hệ thống tài khoản kế toán cung cấp được thông tin kịp thời đáp ứng yêucầu về quản trị kinh doanh, quản lý tài sản của đơn vị

 Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng phải cung cấp các thông tin đápứng cho việc kiểm tra, kiểm soát và phân tích hoạt động kinh doanh trong đơn vị

3.2.3 Nguyên tắc và căn cứ tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

3.2.3.1 Nguyên tắc

- Phải hệ thống hoá được toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính củađơn vị, phản ánh đầy đủ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh theotrình tự thời gian và địa điểm phát sinh

- Phải hệ thống hoá thông tin kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổnghợp phục vụ cho quản lý vĩ mô và vi mô

- Việc hệ thống hoá thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán đến khi lậpđược các báo cáo kế toán phải đảm bảo chính xác tuyệt đối Số liệu kế toán đượctổng hợp theo trật tự thời gian và theo hệ thống các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổnghợp phải phù hợp nhau Số liệu giữa ghi chép kế toán theo chỉ tiêu kinh tế, tài chínhtổng hợp và theo các chỉ tiêu chi tiết cũng phải phù hợp nhau, không có sai số

- Khi đặt ra yêu cầu về mức độ thông tin cần xem xét mối quan hệ giữa lợiích thu được và chi phí bỏ ra, quán triệt nguyên tắc tiết kiệm

3.2.3.2 Căn cứ để tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

- Phải căn cứ vào quy định của chế độ kế toán hiện hành về hệ thống tài khoản

kế toán

- Căn cứ vào đặc điểm, tính chất hoạt động, lĩnh vực hoạt động, quy mô hoạtđộng của đơn vị

- Căn cứ vào đặc điểm đối tượng kế toán trong đơn vị

- Căn cứ vào yêu cầu thông tin kế toán cho quản lý

3.3 Nội dung của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

3.3.1 Lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán tổng hợp

Bước 1: Lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đơn vị

Bước 2: Lựa chọn những tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán đó sẽ áp dụng

ở đơn vị

Khi vận dụng hệ thống tài khoản, mỗi đơn vị phải xem xét toàn bộ các hoạtđộng cụ thể về kinh tế, tài chính ở đơn vị, quy mô, phạm vi hoạt động của đơn vị vàmức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính trong đơn vị để xác định danh mục cáctài khoản kế toán trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất mà đơn vị cần sửdụng đủ để phản ánh toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị

3.3.2 Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết

Trên cơ sở nhu cầu quản lý kinh tế tài chính nội bộ xác định và hệ thống tàikhoản chi tiết phù hợp cho đơn vị

Việc cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phải đảm bảo phản ánh,

hệ thống hoá đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tượng hạch toán, mọi nghiệp vụ kinh

tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp, phù hợp với những quy định thống nhấtcủa Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấptrên, phù hợp với đặc điểm tính chất sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu quản lý

kinh tế của đơn vị, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả mãnnhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng.

3.3.3 Một số tài khoản kế toán chủ yếu hiện hành

* Đối với kế toán doanh nghiệp có 2 hệ thống tài khoản chính

 Hệ thống tài khoản ban hành kèm theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTCngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kếtoán doanh nghiệp áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọithành phần kinh tế trong phạm vi cả nước có quy mô lớn (các doanh nghiệp khôngthuộc đối tượng áp dụng chế độ kế toán vừa và nhỏ) (xem phụ lục số 01)

Hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toándoanh nghiệp nhỏ và vừa thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước(tạm thời quy định doanh nghiệp nhỏ và vừa bao gồm: công ty trách nhiệm hữuhạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân và hợp tác xã) (phụlục số 02)

Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa nêu trên nếu có quy mô về số vốn và

số lượng lao động lớn có thể đăng ký áp dụng hệ thống tài khoản ban hành kèmtheo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006

* Đối với kế toán hành chính sự nghiệp

Hệ thống tài khoản ban hành kèm theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày

14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toánhành chính sự nghiệp (phụ lục số 03)

Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định này, ápdụng cho:

- Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sáchnhà nước (Cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp; Văn

phòng Quốc hội; Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phòng Chính phủ; Toà án nhândân và Viện Kiểm sát nhân dân các cấp; Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộcChính phủ; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện; Tổ chức chính trị, tổchức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổchức xã hội- nghề nghiệp có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước; Đơn vị sựnghiệp được ngân sách nhà nước đảm bảo một phần hoặc toàn bộ kinh phí; Tổ chứcquản lý tài sản quốc gia; Ban Quản lý dự án đầu tư có nguồn kinh phí ngân sáchnhà nước; Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội, các tổ chức khác được ngân sách nhànước hỗ trợ một phần kinh phí hoạt động);

- Đơn vị vũ trang nhân dân, kể cả Toà án quân sự và Viện kiểm sát quân sự(trừ các doanh nghiệp thuộc lực lượng vũ trang nhân dân);

- Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước (trừcác đơn vị sự nghiệp ngoài công lập), gồm: Đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi;Các Tổ chức phi chính phủ; Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội tự cân đối thu chi; Tổchức xã hội; Tổ chức xã hội- nghề nghiệp tự thu, tự chi; Tổ chức khác không sửdụng kinh phí ngân sách nhà nước

*) CÂU HỎI, BÀI TẬP, NỘI DUNG ÔN TẬP CỦA CHƯƠNG

1 Trình bày những nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản?

2 Phương pháp xây dựng hệ thống tài khoản kế toán hiện hành và tổ chức vậndụng hệ thống tài khoản vào các doanh nghiệp cụ thể

3 Ý nghĩa, nhiệm vụ và nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế toán trong công tác

6 So sánh điểm khác biệt và điểm giống nhau cơ bản nhất giữa 2 hệ thống tàikhoản kế toán ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC và quyết định48/2006/QĐ-BTC?

Sổ kế toán là hình thức biểu hiện của tài khoản kế toán dùng để ghi chép, hệ

thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài đã phát sinh có liên quan đếnđơn vị kế toán Đặc trưng của sổ kế toán là ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tếtài chính phát sinh theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế theo đúng quy địnhcủa phương pháp kế toán trên cơ sở của số liệu chứng từ kế toán

4.1.1.2 Nội dung của sổ kế toán

Sổ kế toán phải ghi rõ tên, đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ;ngày, tháng, năm khoá sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đạidiện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang, đóng dấu giáp lai

Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau:

+ Ngày, tháng ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;+ Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ

Sổ kế toán phải sử dụng giấy tốt, đảm bảo ghi chép rõ ràng, sạch sẽ, đồng thời,

sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn, hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờrời Các tờ sổ rời khi dùng xong phải đóng thành quyển theo từng năm để lưu trữ

4.1.1.3 Các loại sổ kế toán

- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là sổ kế toán tổnghợp Sổ kế toán tổng hợp gồm sổ Nhật ký, sổ Cái và sổ kế toán tổng hợp khác Đốivới sổ kế toán tổng hợp Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung vàphương pháp ghi chép đối với các loại sổ

- Sổ kế toán chi tiết: Sổ của phần kế toán chi tiết gọi là sổ kế toán chi tiết,gồm sổ và thẻ kế toán chi tiết Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các đối tượng kếtoán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý từng loại tài sản, nguồnvốn, công nợ chưa được phản ánh chi tiết trên sổ tổng hợp

- Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ;

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

4.2 Tổ chức hệ thống sổ kế toán và đặc điểm các hình thức kế toán

4.2.1 Nguyên tắc, nhiệm vụ tổ chức sổ kế toán và hình thức kế toán

4.2.1.1 Nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán

Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm.Đơn vị phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn một

hệ thống sổ kế toán áp dụng tại đơn vị

Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán của đơn vị phải đảm bảo tính khoa học, phùhợp với năng lực, trình độ quản lý, kế toán đồng thời phù hợp với điều kiện cơ sởvật chất của đơn vị

Để đảm bảo vai trò quan trọng nêu trên, chế độ sổ kế toán có những quy địnhmang tính bắt buộc về nội dung, biểu mẫu và phương pháp ghi chép trên sổ kếtoán, phương pháp sửa chữa sai sót, cách thức quản lý và sử dụng sổ

4.2.1.2 Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống sổ kế toán

Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm:

- Xác định rõ đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, tính chất hoạt độngkinh tế, quy mô của doanh nghiệp

- Nắm vững các nguyên tắc cơ bản quy định trong từng hình thức tổ chức sổ

cuối quý, năm sao cho việc ghi chép tổng hợp cung cấp thông tin được kịp thời,chính xác và tiết kiệm.

4.2.1.3 Căn cứ tổ chức hệ thống sổ kế toán

- Căn cứ quy mô, đặc thù, ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh

- Căn cứ trình độ, khả năng của đội ngũ nhân viên

- Căn cứ vào yêu cầu thông tin cho quản lý

- Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán mà đơn vị đang sử dụng, số lượng sổcái phụ thuộc vào số lượng tài khoản tổng hợp đang dùng

4.2.2 Nội dung của tổ chức hệ thống sổ kế toán

Tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm các nội dung chủ yếu như sau:

- Lựa chọn hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị

- Xây dựng danh mục sổ kế toán

- Lựa chọn và thiết kế mẫu sổ kế toán

- Xác định số lượng sổ kế toán tổng hợp và chi tiết

- Xác định mối quan hệ giữa các sổ kế toán

- Là hình thức kế toán thường được sử dụng tại các đơn vị có quy mô nhỏ, sửdụng ít tài khoản kế toán.

- Kết hợp trình tự ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian phát sinh với phânloại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế - tài chính ở đơn vị vào một sổ kế toántổng hợp là Nhật ký - Sổ Cái

- Tách rời việc ghi chép kế toán ở Tài khoản cấp 1 với việc ghi chép kế toán

ở các tài khoản chi tiết và ghi ở hai loại sổ kế toán khác nhau là sổ kế toán tổng hợp(Nhật ký - Sổ cái) và sổ kế toán chi tiết

a2) Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán Nhật ký - Sổ cáiTrình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán Nhật ký - Sổ cái được thể hiệntrên sơ đồ 4.1:

từ kế toán cùng loại

Sổ, thẻ

kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 4.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - sổ Cái

- Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác địnhtài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái Số liệu của mỗichứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên dòng ở cảhai phần Nhật ký và phần Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập chonhững chứng từ cùng loại (phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuât, phiếu nhập,…) phátsinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ một đến ba ngày

- Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đãghi sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

- Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trongtháng vào sổ Nhật ký - Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng

số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột nợ, cột có của từng tài khoản

ở phần sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinhcác tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đếncuối tháng nay Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng

kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ cái

- Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong sổ Nhật ký - Sổcái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

cả các Tài khoản

=

Tổng số phátsinh Có của tất

cả các tài khoản

Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư có các tài

khoản

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ,

số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệukhoá sổ của các đối tượng lập "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản Số liệutrên "Bảng tổng hợp chi tiết" được đối chiếu với số phát sinh nợ, số phát sinh có và

số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký - Sổ cái

Số liệu trên Nhật ký - Sổ cái và trên "Bảng tổng hợp chi tiết" sau khi khoá sổđược kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính

a3) Các loại sổ kế toán và kết cấu mẫu sổ của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

- Sổ kế toán tổng hợp trong hình thức kế toán này chỉ có một sổ duy nhất làNhật ký - Sổ Cái Kết cấu mẫu sổ như sau:

- Sổ kế toán chi tiết được mở cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chitiết để cụ thể hoá số liệu kế toán đã ghi ở các tài khoản cấp 1 Số lượng sổ kế toánchi tiết rất nhiều tuỳ thuộc vào những yêu cầu thông tin chi tiết phục vụ cho quản lýkinh tế, tài chính ở đơn vị Kết cẫu mẫu sổ kế toán chi tiết đa dạng, tuỳ thuộc vàoyêu cầu quản lý đối với từng đối tượng cần ghi chép chi tiết

b) Tổ chức hình thức kế toán Nhật ký chung

b1) Đặc điểm cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung

- Là hình thức kế toán được sử dụng rộng rãi ở các đơn vị có quy mô lớn, đã

sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán

- Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loạitheo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tê, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kếtoán tổng hợp riêng biệt là Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái

- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết để ghivào hai loại sổ kế toán là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

- Cuối tháng phải lập Bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra tính chính xáccủa việc ghi chép ở các tài khoản tổng hợp.

b2) Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện qua

sơ đồ 4.2:

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 4.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi

sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu

đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào sổ Nhật kýchung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào cácchứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặcbiệt liên quan Định kỳ (3 ,5, 10…ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụkinh tế phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tàikhoản phù hợp trên Sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đượcghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đối sốphát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảngtổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập cácBáo cáo tài chính

b3) Các loại sổ kế toán và nội dung, kết cấu mẫu sổ của hình thức kế toánNhật ký chung

- Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ Nhật ký chung (Nhật ký đặc biệt nếu có)

và Sổ Cái

Đối với các đơn vị lớn có nhiều nghiệp vụ cùng loại phát sinh, người ta cóthể mở các sổ Nhật ký đặc biệt (Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký bánhàng, Nhật ký mua hàng…) Thực chất các Nhật ký đặc biệt là các Bảng tổng hợpchứng từ gốc cùng loại để tập hợp số liệu và định kỳ cộng lại lấy số liệu tổng hợp

để ghi vào Sổ Cái không cần qua Nhật ký chung Như vậy các Nhật ký đặc biệtđược coi như những bộ phận cấu thành của Nhật ký chung

- Sổ kế toán chi tiết: Được mở cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chitiết để hệ thống hoá thông tin kế toán một cách chi tiết, cụ thể hơn đáp ứng yêu cầuquản lý ở tổ chức (Danh mục sổ kế toán chi tiết tham khảo phụ lục số 4, mẫu sổtương tự như hình thức Nhật ký Sổ Cái).

c) Tổ chức hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

c1) Đặc điểm của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

- Là hình thức kế toán thường được sử dụng ở các doanh nghiệp có quy môlớn, sử dụng nhiều tài khoản kế toán

- Tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với phân loại theo hệ thống toàn

bộ các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp là

sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng kýchứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

- Căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùngloại lập Chứng từ ghi sổ để làm căn cứ ghi sổ kế toán tổng hợp, còn việc ghi sổ kếtoán chi tiết được căn cứ vào các chứng từ kế toán, như vậy việc ghi chép kế toántổng hợp và ghi chép kế toán chi tiết tách rời nhau

- Mỗi tài khoản kế toán cấp 1 được ghi ở một tờ sổ riêng nên cuối tháng phảilập Bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ Cái

c2) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiệnqua sơ đồ 4.3:

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ Cái

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối số phát sinh

số phát sinh