Liên hệ thực tiễn công tác phân tích công việc tại Công ty CP Kinh Đô

Liên hệ thực tiễn công tác phân tích công việc tại Công ty CP Kinh Đô

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

-BÀI THẢO LUẬN

Học phần: Quản trị nhân lực

Đề tài thảo luận số 2:

Liên hệ thực tiễn công tác phân tích công việc tại doanh nghiệp

Lớp học phần: 1463CEMG0111

Nhóm: 5

Giáo viên hướng dẫn:

Hà Nội, 10/2014

Mục Lục

A)MỞ ĐẦU

Ngày nay vai trò, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được mọi người, mọi tổ chức thừa nhận.Điều này được khẳng định qua công tác quản lý nhân sự đang ngày càng được đặc biệt quan tâm, coi trọng Con người là yếu tố mang tính quyết định, có tính sáng tạo, có thể nói: “con người là nguồn lực của mọi nguồn lực.Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện cho tốt của mọi nhà quản trị nhân sự, nó

là hoạt động mang tính nền tảng của quản lý nhân sự Phân tích công việc là công cụ để

làm tốt những công tác khác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, kế hoạch hoá nguồn nhân lực,tuyển dụng lao động, bố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực,an toàn lao động… Chính vì vậy phân tích công việc được coi là công cụ của quản trị nhân sự Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản lý nhân sự là hoạt động đã được biết đến từ lâu và đóng vai trò quan trọng trong mỗi tổ chức, họ đã ý thức được tác dụng to lớn của phân tích công việc và áp dụng phổ biến gần trăm năm qua Tuy nhiên đối với các nước đang phát triển, như Việt Nam hiên nay, phân tích công việc là khái niệm khá mới mẻ và xa lạ.Bài thảo luận của nhóm 5 chúng em xin được nghiên cứu về công tác phân tích công việc trong công ty cổ phần Kinh Đô

B) NỘI DUNG

I.CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1. Khái niệm, mục đích, vai trò của công tác phân tích công việc

a) Khái niệm:

Phân tích công việc được hiểu là tiến trình thu thập thông tn về công việc để xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ khi thực hiện công việc, mức độ phức tạp của công việc, các tiêu chuẩn đánh giá mức đọ hoàn thành và các năng lực tối thiểu người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được giao

b) Mục đích:

Mục đích của phân tích công việc, là để trả lời sáu câu hỏi sau đây:

1 Những công việc nào mà nhân viên có trách nhiệm phải hoàn thành?

2 Khi nào công việc được hoàn tất?

3 Công việc được thực hiện ở đâu?

4 Công nhân viên làm công việc đó như thế nào?

5 Tại sao phải thực hiện công việc đó?

6 Để thực hiện công việc đó cần phải hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào?

 Phân tích công việc được tiến hành nhằm:

- Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc

- Điều kiện để tiến hành công việc

- Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc

- Các mối tương quan của công việc đó với công việc khác

- Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó

Phân tích công việc được thực hiện trong ba trường hợp sau đây:

Trường hợp thứ nhất là khi tổ chức được thành lập và chương trình phân tích công việc được tiến hành lần đầu tiên

Trường hợp thứ hai là khi cần có thêm một số công việc mới

Trường hợp thứ ba khi các công việc phải thay đổi do hậu quả của khoa học kỹ thuật mới, các phương pháp, thủ tục hoặc hệ thống mới

c) Vai trò

Trong xu thế chung của ngày nay là công tác quản trị nhân sự ngày nay càng phải tuân thủ các yêu cầu ngày càng cao của luật pháp về nhân quyền và quyền bình đẳng của người lao động, phân tích công việc ngày càng trở thành một bộ phận quan trọng của quản lý nguồn nhân lực trong các tổ chức

- Doanh nghiệp có thể dự báo số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh

Quá trình phân tích công việc sẽ giúp cho các bộ phận xác định đầy đủ số lượng nhân viên cần thiết để đảm bảo hoàn thành tốt công việc, tránh tình trạng thừa lao động dẫn tới tình trạng giảm hiệu quả công việc hoặc thiếu lao động khiến cho người lao động cảm thấy mệt mỏi và không hoàn thành tốt công việc được giao Phân tích công việc cũng cho thấy những đòi hỏi, yêu cầu của công việc với người lao động qua đó người lao động cần học tập nâng cao trình độ

để đáp ứng được nhu cầu công việc

- Doanh nghiệp có thể tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với công việc.

Phân tích công việc không chỉ là nêu lên những công việc người lao động cần phải thực hiện mà còn nêu ra những đòi hỏi về kiến thức, kỹ năng cũng như những khả năng cần thiết mà người lao động cần có để đáp ứng công việc Từ

đó giúp cho quá trình tuyển dụng đạt hiệu quả cao hơn

- Doanh nghiệp có thể phân công công việc rõ ràng và chính xác hơn, tránh sự chồng chéo công việc giữa các bộ phận hoặc cá nhân trong doanh nghiệp

Khi chưa có bản mô tả công người lao động sẽ khó có thể biết được đầy đủ nội dung công việc mình cần phải thực hiện đồng thời nhà quản trị cũng gặp khó khăn trong việc phân công công việc, điều này có thể gây ra sự chồng chéo giữa các bộ phận hoặc các cá nhân ảnh hưởng không tốt tới chất lượng và hiệu quả công việc

- Doanh nghiệp có thể xây dựng được các chương trình đào tạo thiết thực hơn

- Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn

- Doanh nghiệp có thể xây dựng một chế độ lương thưởng công bằng hơn

Thông qua phân tích công việc, người quản lý sẽ nhận diện và tóm tắt được các công việc ở các vị trí khác nhau cần phải thực hiện, đồng thời nhà quản trị cũng thấy được chức năng, nhiệm vụ của từng công việc của các vị trí khác nhau Đây chính là cơ sở để nhà quản trị xây dựng hệ thống lương, thưởng sao cho hợp lý với các đối tượng khác nhau và các công việc khác nhau

2. Quy trình phân tích công việc

Quy trình phân tích công việc gồm 6 bước và được thể hiện ở sơ đồ dưới đây:

- Bước 1: Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận

Đây là bước đầu tiên cần thực hiện trong quá trình phân tích công việc để kiểm tra xem cơ cấu tổ chức hiện tại của doanh nghiệp đã phù hợp với chiến lược kinh doanh chưa?Từ đó, việc phân tích công việc mới có ý nghĩa Đồng thời, với cơ cấu

tổ chức đã phù hợp cần rà soát lại các chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận đảm bảo không trùng lặp nhau, đủ và hợp lý để tạo điều kiện thực hiện chiến lược kinh doanh mà doanh nghiệp đã xác định

- Bước 2: Lập danh sách các công việc cần phân tích

Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của

các bộ phận

Lập danh sách các công việc cần phân tích

Lựa chọn đối tượng tham gia phân tích công việc

Thu thập thông tin phân tích công việc

Xây dựng bản MTCV và TCCV

Hoàn chỉnh và xin phê duyệt

Sau khi đã rà soát lại được các chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, người thực hiện phân tích công việc phải xác định được các công việc ở từng bộ phận.Một công việc tương đương với một chức danh, tương đương một vị trí.Nếu hai người thực hiện cùng một công việc cần được gọi với chức danh giống nhau, khác công việc thì sẽ có chức danh khác nhau.Kết thúc bước này doanh nghiệp sẽ lập được danh sách các công việc cần phân tích

- Bước 3: Lựa chọn đối tượng tham gia phân tích công việc

Đối tượng tham gia phân tích công việc thường bao gồm:

+ Người trực tiếp thực hiện công việc: là người có nhiều thông tin cụ thể, chi tiết nhất về công việc mà họ thực hiện, nên thông tin mà họ cung cấp rất hữu ích để phục vụ phân tích công việc Bước này cần thiết khi một công việc có nhiều người thực hiện, khi đó cần lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu để phân tích + Quản lý trực tiếp sẽ là người bao quát, chịu trách nhiệm chính về quản lý công việc cần phân tích và phân tích công việc đó

+ Nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài hỗ trợ về kỹ thuật, tư vấn điều phối dự

án phân tích công việc

- Bước 4: Thu thập các thông tin về công việc

+ Xác định các thông tin về công việc cần phân tích

+ Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin

+ Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin tùy thuộc vào từng công việc mà chọn phương pháp nào cho phù hợp như các phương pháp: phương pháp bảng câu hỏi, phỏng vấn, quan sát,…

Sau khi đã có thông tin cần thu thập phải kiểm tra lại với những người thực hiện khác và quản lý để:

+ Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việc

+ Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh thông tin sai lệch

+ Nhận được sự nhất trí của những người thực hiện công việc về những thông tin

và kết luận phân tích công việc

- Bước 5: Xây dựng bản MTCV và bản TCCV

Sau khi đã thu thập được những thông tin chính xác nhất, bộ phận phụ trách phân tích công việc sẽ đưa thông tin đó vào bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

• Bản mô tả công việc:

Bản mô tả công việc là bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, yêu cầu công việc, điều kiện làm việc, giám sát và đảm bảo các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc Bản mô tả công việc giúp chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc, quyền hạn và trách nhiệm của người thực hiện công việc

Sự cần thiết của bản mô tả công việc:

+ Để mọi người biết họ cần phải làm gì

+ Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho công việc đó

+ Công việc không bị lặp lại do một người khác làm

+ Tránh được các tình huống va chạm

Do đặc thù về quy mô, trình độ và bộ máy tổ chức của mỗi doanh nghiệp là khác nhau nên không có biểu mẫu bản mô tả công việc chung Nhưng một bản mô tả công việc cần phải có những nội dung sau:

+ Nhận diện công việc gồm: tên công việc, mã số công việc, cấp bậc của nhân viên thực hiện công việc, cán bộ lãnh đạo, người thực hiện và phê duyệt bản mô tả công việc,…

+ Tóm tắt công việc: thực chất đó là công việc gì

+ Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: mối quan hệ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

+ Chức năng, trách nhiệm trong công việc: liệt kê các nhiệm vụ chính và nêu cụ thể những công việc cần làm để thực hiện nhiệm vụ đó

+ Quyền hành của người thực hiện công việc: xác định rõ quyền hành về mặt tài chính và nhân lực

+ Tiêu chuẩn đánh giá nhân viên thực hiện công việc: tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng…

+ Điều kiện làm việc: liệt kê các điều kiện làm việc như làm thêm giờ, sự may rủi trong công việc

• Bản tiêu chuẩn công việc

Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân tối thiểu mà người thực hiện công việc cần có để có thể hoàn thành công việc được giao

Do các công việc rất đa dạng nên tiêu chuẩn công việc cũng rất đa dạng Những nội dung chính trong bản tiêu chuẩn công việc:

+ Kiến thức: gồm bằng cấp, kinh nghiệm, kiến thức chuyên sâu và kiến thức xã hội

+ Kỹ năng: gồm các kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm.

+ Thái độ/phẩm chất: các thái độ cần có và phẩm chất nghề nghiệp của người thực hiện công việc

- Bước 6: Hoàn chỉnh và xin phê duyệt

Sau khi bản MTCV và bản TCCV được xây dựng, cần xin ý kiến của các cá nhân

có liên quan, hoàn chỉnh và xin phê duyệt để áp dụng vào thực tế

II LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ

1) Giới thiệu cơ bản về Công ty cổ phần Kinh Đô

• Tổng quan về công ty

Trụ sở chính: 141 Nguyễn Du, Bến Thành, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

 Tell: (84) (8) 38270839

 Fax: (84) (8) 38270839

 Email: info@kinhdo.vn

 Website: www.kinhdo.vn

Công ty Cổ phần Kinh Đô được thành lập vào năm 1993, trải qua 17 năm hình thành và phát triển, đến nay Kinh Đô đã trở thành một trong những công ty thực phẩm lớn nhất Việt Nam với hệ thống 5 công ty, 4 nhà máy sản xuất các loại bánh như bánh Cookies, Cracker, Bông lan, Bánh mì tươi, Kẹo, Sô-cô-la, Kem, Sữa

và yoghurt Thương hiệu Kinh Đô được nhiều người biết đến và là một trong 10 thương hiệu hàng đầu tại Việt Nam

Từ quy mô chỉ có 70 cán bộ công nhân viên khi mới thành lập, đến nay Kinh

Đô đã có tổng số nhân viên gần 8.000 người Tổng vốn điều lệ là 1.599 tỷ đồng Tổng doanh thu năm 2012 là 4.285 tỷ đồng, lợi nhuận đạt 490 tỷ đồng Mục tiêu doanh thu năm 2013 của Kinh Đô là 5.200 tỷ, lợi nhuận 600 tỷ đồng

Các sản phẩm mang thương hiệu Kinh Đô đã có mặt rộng khắp các tỉnh thành thông qua hệ thống phân phối đa dạng trên toàn quốc gồm 300 nhà phân phối và 200.000 điểm bán lẻ với tốc độ tăng trưởng 20%-30%/năm Thị trường xuất khẩu củaKinh

Đô cũng phát triển rộng khắp qua hơn 30 nước như Nhật, Mỹ, Singapore, Hàn Quốc, Myanmar, Thái Lan, Nam Phi, Đài Loan, Hongkong, Trung Quốc, Lào, Campuchia

• Tầm nhìn: HƯƠNG VỊ CHO CUỘC SỐNG

Kinh Đô mang hương vị đến cho cuộc sống mọi nhà bằng những thực phẩm an toàn, dinh dưỡng, tiện lợi và độc đáo

• Sứ mệnh:

Sứ mệnh của Kinh Đô đối với người tiêu dùng là tạo ra những sản phẩm phù hợp, tiện dụng bao gồm các loại thực phẩm thông dụng, thiết yếu, các sản phẩm bổ sung và đồ uống Chúng tôi cung cấp các thực phẩm an toàn, thơm ngon, dinh dưỡng, tiện lợi và độc đáo cho tất cả mọi người để luôn giữ vị trí tiên phong trên thị trường thực phẩm

Với cổ đông, sứ mệnh của Kinh Đô không chỉ dừng ở việc mang lại mức lợi nhuận tối đa trong dài hạn mà còn thực hiện tốt việc quản lý rủi ro từ đó làm cho cổ đông an tâm với những khoản đầu tư

Với đối tác, sứ mệnh của Kinh Đô là tạo ra những giá trị bền vững cho tất cả các thành viên trong chuỗi cung ứng bằng cách đảm bảo một mức lợi nhuận hợp lý thông qua các sản phẩm, dịch vụ đầy tính sáng tạo Chúng tôi không chỉ đáp ứng đúng xu hướng tiêu dùng mà còn thỏa mãn được mong ước của khách hàng

Chúng tôi luôn ươm mầm và tạo mọi điều kiện để thỏa mãn các nhu cầu và

kỳ vọng trong công việc nhằm phát huy tính sáng tạo, sự toàn tâm và lòng nhiệt huyết của nhân viên Vì vậy Kinh Đô luôn có một đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo, trung thành, có khả năng thích nghi cao và đáng tin cậy Để góp phần phát triển và hỗ trợ cộng đồng, chúng tôi chủ động tạo ra, đồng thời mong muốn được tham gia và đóng góp cho những chương trình hướng đến cộng đồng và xã hội

• Cơ cấu lao động của công ty

Bảng cơ cấu lao động theo chức năng quản lý:

STT Khoản mục Số lượng(Người) Tỷ trọng

3 Cán bộ, nhân viên văn phòng, phát

Bảng cơ cấu lao động theo trình độ:

Sơ đồ bộ máy cơ cấu tổ chức của công ty

2) Thực trạng công tác phân tích công việc trong Công ty cổ phần Kinh Đô:

a) Quy trình phân tích công việc tại công ty

Phân tích công việc là một hoạt động rất quan trọng, nó giúp cho người quản

lý xác định được các kỳ vọng của mình một cách cụ thể đối với người lao động, và

làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó; và nhờ đó người lao động cũng hiểu được

các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc.Công ty cổ phần

Kinh đô đã tổ chức thực hiện công tác phân tích công việc kể từ khi chính thức

thành lập và đi vào hoạt động Hoạt động này được công ty rất chú trọng

Công tác phân tích công việc tại Kinh đô được thực hiện theo cách thức sau:

- Tổng giám đốc và phó tổng giám đốc điều hành chỉ đạo phòng nhân

sự phối hợp với các phòng ban khác trong công ty thực hiện công tác phân

tích công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm

và quyền hạn giữa những người lao động làm các công việc khác nhau, để

giúp cho người lao động hiểu rõ mình phải thực hiện những nhiệm vụ và

trách nhiệm gì

- Phòng nhân sự sẽ có công văn đề nghị các trưởng phòng, ban khác

trong công ty thực hiện công tác phân tích công việc cho tất cả các công việc

trong phòng, ban mình Trong đó có hướng dẫn, tại mỗi công việc cần nêu rõ

cho người lao động cần phải thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm và có những

quyền hạn nào Các trưởng phòng, ban khác chủ yếu bằng kiến thức chuyên

môn, nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng kinh nghiệm bản

thân trong lĩnh vực của phòng, ban mình; một phần kết hợp với thông qua

hàng ngày làm việc với người lao động, trao đổi, thảo luận với họ để bổ sung

thông tin vê những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thực hiện chúng

như thế nào, phạm vi quyền hạn ra sao … từ đó các trưởng phòng, ban trực

tiếp có các văn bản phân tích công việc, cụ thể là bản mô tả công việc và bản

tiêu chuẩn công việc.Văn bản này sẽ được bàn giao cho phòng nhân sự rồi phòng nhân sựđưa trình phó tổng giám đốc điều hành công ty duyệt.Sau khi được thôngqua, bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc được gửi tới cácphòng, ban và lưu lại tổ chức nhân sự.Mỗi vị trí công việc công ty có bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việcđối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc riêng Mỗi bản nàylại được chia