Tiêu chuẩn hóa công ty với việc nâng cao chất lượng sản phẩm

Đề tài: Tiêu chuẩn hóa công ty với việc nâng cao chất lượng sản phẩm

1.Khái niệm của tiêu chuẩn hoá

Theo ISO:Tiêu chuẩn hoá là một hoạt động thiết lập các điềukhoản để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhiều lần đối với những vấn đềthực tế hoặc tiềm ẩn nhằm đạt đợc mức độ trật tự tối u nhất trong trongmột khung cảnh nhất định

Cụ thể hơn,Tiêu chuẩn hoá là một hoạt động gồm các quá trìnhxây dựng,ban hành và áp dụng các tiêu chuẩn

Lợi ích quan trọng của Tiêu chuẩn hoá là nâng cao mức độ thích

ững của sản phẩm ,quá trình và dịch vụ với những mục đích đã

định,ngăn ngừa những rào cản trong thơng mại và tạo điều kiện cho sựhợp tác về khoa học và công nghệ

ở Việt Nam thuật ngữ Tiêu chuẩn hoá đợc đa ra lần đầu tiên trongbản điều lệ về công tác Tiêu chuẩn hoá ban hành theo nghị định 141-HĐBT ngày 24-8-1982 nh sau:

Công tác tiêu chuẩn hoá bao gồm việc xây dựng và áp dụng tiêuchuẩn đợc tiến hành dựa trên kết qủa nghiên cứu và ứng dụng khoa học ,

kỹ thuật và áp dụng kinh nghiệm tiên tiến nhằm đa các hoạt động sảnxuất kinh doanh vào nề nếp và đạt hiệu quả cao

Tiêu chuẩn hoá phải đợc coi là công tác quản lý kinh tế-kỹ thuật quantrọng trong quá trình đa nền sản xuất nhỏ lên nền sản xuất lớnXHCN,thúc đẩy phát triển kinh tế ,khoa học kỹ thuật góp phần nâng caomức sống ngời dân

Nh vậy,từ các định nghĩa trên ta có những nhận xét về Tiêu chuẩnhoá nh sau:

+Tiêu chuẩn hoá là một hoạt động không những giải quyết các vấn đềthực tế đang tồn tại mà còn chú ý đến các nội dung tiềm ẩn trong tơnglai

+Đối tợng của Tiêu chuẩn hoá là những sản phẩm ,quá trình,dịch vụ vàcác hoạt động sản xuất kinh doanh

+Một cách cụ thể thì Tiêu chuẩn hoá là một quá trình gồm xây dựng sau

đó công bố hay ban hành và áp dụng các tiêu chuẩn Đôi khi ngời ta nóigọn là gồm xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn

+Từ các định nghĩa này chúng ta có thể hình dung các chức năng, nhiệm

vụ của Tiêu chuẩn hoá để từ đó quyết định cách tổ chức cơ quan Tiêuchuẩn hoá ở các cấp để thực hiện chức năng nhiệm vụ đó

+Tiêu chuẩn hoá đợc tiến hành dựa trên những thành tựu của khoa học

kỹ thuật và kinh nghiệm thực tiễn ,nhằm tạo ra một trật tự tối u hay là

một nề nếp để đạt đợc hiệu quả chung có lợi nhất trong một hoàn cảnhnhất định.

+Tiêu chuẩn hoá đợc tiến hành trên cơ sở thoả thuận ,có sự tham gia củacác bên có liên quan:Đại diện nhà sản xuất,nhà kinh doanh,ngời tiêuthụ,ngời nghiên cứu,ngời quản lý và bản thân cơ quan Tiêu chuẩn hoá +Kết quả của Tiêu chuẩn hoá là việc ban hành các tiêu chuẩn là chính,cũng nh các tài liệu có liên quan và việc tổ chức xúc tiến,kiểm tra theodõi áp dụng các tiêu chuẩn đó

2.Khái niệm về Tiêu chuẩn

Theo ISO :Tiêu chuẩn là một tài liệu đợc thiết lập bằng cách thoả thuận

và đợc một tổ chức thừa nhận phê duyệt,nhằm cung cấp các quy ớng dẫn hoặc các đặc tính cho những hoạt động ,hoặc những kết quảhoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt đợc mức độ trật tựtối u trong một khung cảnh nhất định

tắc,h-Nh vậy,việc thiết lập các tiêu chuẩn phải dựa trên kết quả vững chắc củakhoa học,công nghệ và kinh nghiệm thực tế nhằm có đợc lợi ích tối ucho cộng đồng

ở Việt nam tiêu chuẩn đợc định nghĩa trong điều lệ về công tác Tiêuchuẩn hoá năm 1982 nh sau:

Tiêu chuẩn là những quy định thống nhất và hợp lý đợc trình bầy dớidạng văn bản pháp chế kỹ thuật ,xây dựng theo một thể thức nhất định

do một cơ quan có thẩm quyền ban hành để bắt buộc hay khuyến khích

áp dụng cho các bên có liên quan.Quy phạm, quy trình là một dạng tiêuchuẩn

Từ các định nghiã trên ta thấy tiêu chuẩn có những đặc điểm sau:

+Tiêu chuẩn là một dạng tài liệu trong đó đề ra các quy tắc, hớng dẫnhay đặc tính cho các hoạt động hoặc các kết quả của nó

+Tiêu chuẩn xây dựng theo nguyên tắc thoả thuận.Vì vậy việc xây dựngphải theo phơng pháp ban kỹ thuật để đảm bảo có sự tham gia của cácbên có liên quan

+Tiêu chuẩn phải đợc một tổ chức thừa nhận thông qua Nếu không thìvăn bản đó dù có giá trị đến đâu thì cũng không gọi là tiêu chuẩn

+Các tiêu chuẩn đợc sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhiều lần,không thể

có tiêu chuẩn sử dụng một lần

+Tiêu chuẩn đợc đa ra để sử dụng nhằm đạt đợc mức độ trật tự tối utrong một hoàn cảnh nhất định.Cho nên có thể lúc này ,thời gian thay

đổi ,hoàn cảnh thay đổi tiêu chuẩn cũng cần đợc sửa chữa thay đổi +Tiêu chuẩn là một giải pháp tối u vì nó đợc xây dựng dựa trên nền tảng

là các kết quả vững chắc của khoa học,công nghệ và kinh nghiệm thực tếtheo phơng pháp thoả thuận nhất trí của các bên có liên quan

3.Một số khái niệm khác

Để hiểu rõ hơn về vấn đề tiêu chuẩn,Tiêu chuẩn hoá chúng takhông thể không nhắc tới một số khái niệm , thuật ngữ có liên quan nh-:tài liệu quy chuẩn ,quy định kỹ thuật,quy phạm,văn bản pháp quy,vănbản pháp quy kỹ thuật.Sau đây là những khái niệm về chúng:

-Tài liệu quy chuẩn :là tài liệu đề ra các quy tắc hớng dẫn hoặc đặc tính

đối với những hoạt động,hoặc những kết quả của chúng

Đây là một thuật ngữ chung bao gồm tài liệu nh tiêu chuẩn ,quy định kỹthuật,quy phạm và các văn bản pháp quy.Chữ tài liệu phải đợc hiểu làmột phơng tiện mang thông tin-những dạng khác của tài liệu quy chuẩn

đợc xác định căn cứ vào nội dung của nó

-Quy định kỹ thuật :là tài liệu mô tả những yêu cầu kỹ thuật mà một sảnphẩm ,quá trình hoặc dịch vụ phải thoả mãn

Cần chú ý rằng,một quy định kỹ thuật khi cần thiết phải chỉ dẫn các thủtục để xác định những yêu cầu đa ra có đợc đáp ứng hay không

Quy định kỹ thuật có thể là tiêu chuẩn ,một bộ phận của tiêu chuẩn hoặc

độc lập với tiêu chuẩn

-Quy phạm :là tài liệu đa ra hớng dẫn thực hành hoặc các thiết kế sảnxuất,lắp đặt bảo dỡng và sử dụng các thiết bị ,công trình hoặc sản phẩm

Nh vậy quy phạm có thể là tiêu chuẩn ,một phần tiêu chuẩn hoặc độc lậpvới tiêu chuẩn

-Văn bản pháp quy :là một tài liệu đa ra các quy tắc pháp lý bắt buộc và

đợc một cơ quan có thẩm quyền chấp nhận

-Văn bản pháp quy kỹ thuật:là tài liệu đa ra những yêu cầu kỹ thuật cóthể trực tiếp hoặc trích dẫn từ các tiêu chuẩn,quy định kỹ thuật hay quyphạm thực hành hoặc đa các tài liệu trên vào

Một cách tổng thể việc phân cấp các khái niệm này theo sơ đồ sau:

II.Mục đích, lợi ích và các nguyên tắc cơ bản của hoạt động tiêu chuẩnhoá công ty

1.Khái niệm về Tiêu chuẩn hoá công ty

Quy định kỹ

Tiêu chuẩnQuy phạm

Tài liệu quychuẩn

Văn bản pháp quy kỹ thuật

tiêu chuẩn hoá trong công ty là cơ sở cho hoạt động Tiêu chuẩn hoáQuốc gia ,khu vực và Quốc tế Chính tiêu chuẩn hoá công ty là nguồngốc để ra đời các dự án Tiêu chuẩn hoá các cấp cao hơn và cũng là nơi

để các dự án các tiêu chuẩn cấp cao đợc áp dụng và đem lại các lợi íchthực tế Nh vậy cấp Tiêu chuẩn hoá công ty đóng một vai trò rất quantrọng trong hệ thống các tiêu chuẩn

Có thể hiểu về Tiêu chuẩn hoá công ty nh sau:

Tiêu chuẩn hoá công ty là quá trình xây dựngvà thực hiện cac quy địnhdùng trong phạm vi một tổ chức

Nh vậy Tiêu chuẩn hoá công ty là những hoạt động thiết lập các điềukhoản (những tiêu chuẩn)và áp dụng chung nhng nó chỉ trong một phạm

vi của một công ty hoặc một tổ chức Cho nên các tiêu chuẩn công ty cóthể lấy từ tiêu chuẩn Quốc tế,khu vực,Quốc gia,ngành

2.Mục đích tiêu chuẩn hoá công ty

2.2.An toàn vệ sinh môi trờng

Một số tiêu chuẩn công ty cụ thể hoá các điều luật vệ sịnh an toàn vàmôi trờng mà công ty phải đợc thực hiện trong các trờng hợp khácnhau:an toàn điện,an toàn cháy ,nổ ,giới hạn các chất độc hại và các điềukiện môi trờng trong sản xuất ,làm việc.Thực hiện các tiêu chuẩn này lànghĩa vụ của công ty trớc pháp luật,đồng thời cũng là điều kiện để đảmbảo năng suất ,chất lợng và hiệu quả sản xuất của công ty

2.3.Chất lợng sản phẩm

Một trong những yếu tố quan trọng quyết định khả năng cạnhtranh của công ty là chất lợng sản phẩm hay dịch vụ của công ty.Vì vậycông ty phải quy định rõ ràng về tiêu chuẩn chất lợng sản phẩm hay dịch

vụ của mình,đồng thời có biện pháp kiểm soát để không bao giờ có sảnphẩm không đạt tiêu chuẩn lọt ra ngoài Việc kiểm soát chặt chẽ ở khâucuối cùng là cần thiết nhng chất lợng sản phẩm không phải ở khâu cuốicùng ,chất lợng sản phẩm đợc hình thành trong suốt quá trình sảnxuất Vì vậy công ty phải xây dựng đợc một bộ tiêu chuẩn kỹ thuật chonguyên vật liệu,bán thành phẩm mua vào ,các phơng pháp thử và quy tắcgiao nhận Tiêu chuẩn về kỹ

năng trình độ của nhân viên ở các vị trí làm việc khác nhau để đảm bảochất lợng công việc,tiêu chuẩn về bao gói ,vận chuyển xếp dỡ sản phẩm

để bảo quản duy trì chất lợng sản phẩm

2.4 Giảm bớt chi phí , tăng lợi nhuận

Mục đích cuối cùng của tiêu chuẩn hoá trong công ty là giảm bớt tấtcả các loại chi phí :Nguyên vật liệu , thời gian , nhân lực để làm tăng lợinhuận cho công ty Xây dựngvà áp dụng tiêu chuẩn làm cho công việcthiết kếnhanh chóng hơn , đơn giản hoá việc đặt mua và giao nhận

nguyên vật liệu , giảm bớt chi phí do phải dự trữ và do nguyên vật liệukhông đạt tiêu chuẩn , giảm bớt chi phí sửa chữa , gia công lại sản phẩm, giảm bớt chi phí do phải bồi thờng và bảo hành sản phẩm

3 Lợi ích cụ thể của hoạt động tiêu chuẩn hoá công ty

Tiêu chuẩn hoá trong công ty nếu đợc làm tốt thì nó sẽ mang lại rấtnhiều lợi ích , sét theo trong từng lĩnh vực hoạt động của công ty thì cóthể là:

3.1:Trong lĩnh vực tổ chức quản lý

Tiêu chuẩn hóa làm giảm chi phí chung , giảm công việc văn phòng

do tiêu chuẩn quy định các thủ tục tác nghiệp hợp lý, thống nhất và rõràng; Giảm chi phí lu kho và vận chuyển; giảm giá thành nghiên cứu vàtriển khai; giảm chi phí đào tạo ; mua và sử dụng có hiệu quả trang thiết

bị sản xuất và thiết bị văn phòng; làm chủ và kiểm soát chất lợng ;tổchức hợp lý các cửa hàng và nơi giao nhận hàng hoá

3.4:Trong sản xuất

Tiêu chuẩn hoá giúp cho quá trình sản xuất liên tục và mềm dẻo ; hiệusuất sử dụng trang thiết bị cao hơn ;giảm đợc chi phí bảo dỡng ,sửachữa , thay thế ; bảo đảm chất lợng sản phẩm phù hợp với thiết kế; bảo

đảm an toàn sức khoẻ cho ngời lao động; giảm chủng loại trang thiết bị

sử dụng

3.5:Trong bao gói

Duy trì đợc chất lợng và an toàn sản phẩm ;dễ dàng và hạ giáthànhvận chuyển

3.6 :Trong tiêu thụ , bán hàng

Nâng cao lòng tin với khách hàng ;khách hàng dễ dàng làm quen vớisản phẩm ; Giảm khối lợng công việc trao đổi , tạo ra đợc kênh tiêu thụhợp lý

4 Những nguyên tắc cơ bản của hoạt động Tiêu chuẩn hoá công ty -Nguyên tắc 1:Giảm thiểu đơn giản hoá và thống nhất hoá

tiêu chuẩn hoá là hoạt động thiết lập để sử dụng chung trong một phạm

vi nào đó.Vì vậy hoạt động Tiêu chuẩn hoá công ty phải giảm thiểu đợccác hoạt động thừa và đơn giản hoá để tránh sự rờm rà , lộn xộn trongquá trình hoạt động và có nh thế mới có thể thiết lập các điều khoản, ápdụng các điều khoản một cách hợp lý Mặt khác việc thiết lập các điềukhoản sử dụng chung nên cần sự tham gia , thống nhất của nhiều bộphận để tạo ra các nguyên tắc chung áp dụng cho các bộ phận

-Nguyên tắc 2:Xác định thời điểm xây dựng và soát xét tiêu chuẩn côngty.

Việc xây dựng các nguyên tắc ,(tiêu chuẩn) và áp dụng chúng vàocông ty cần phải xác định thời điểm xây dựng.Vì ở mỗi mỗi thời điểm

nh cầu và thực trạng của công ty khác nhau ,do đó việc các nguyên tắcnày phù hợp ở một thời điểm này nhng không có nghĩa phù hợp ở mộtthời điểm khác Bên cạnh việc xây dựng các tiêu chuẩn ,để đa các tiêuchuẩn vào Quốc gia ,ngành,vv Sự hài hoà hợp lý đó thể hiện ở chỗ là đ-

ợc các tổ chức thừa nhận hoặc có thể lấy các tiêu chuẩn Quốc tế ,khuvực,Quốc gia ngành để áp dụng vào công ty.Nói tóm lại tiêu chuẩn hoácông ty ngoài việc phù hợp với công ty còn phải phù hợp với các tiêuchuẩn ở các cấp bậc khác Có nh thế việc áp dụng các tiêu chuẩn mới cóthể đem lại những lợi ích thoả đáng cho công ty

-Nguyên tắc 5:Tuân thủ , hài hoà với quy định và luật lệ.Tiêu chuẩn hoácông ty phải đợc nhà nớc chấp nhận có nghĩa là không làm trái với quy

định,luật lệ của nhà nớc hoặc tổ chức đề ra,nhằm không gây ảnh hởngtiêu cực đến những môi trờng xung quanh.Hơn nữa khi tuân thủ hài hoàvới quy định,luật lệ thì việc Tiêu chuẩn hoá công ty mới đợc phép hoạt

động mà không bị ảnh hởng bởi các yếu tố bên ngoài về mặt pháp lý,hay nói đúng hơn là hợp lý hoá về mặt pháp lý đối với các hoạt độngTiêu chuẩn hoá công ty

III.Nội dung hoạt động Tiêu chuẩn hoá công ty

Hoạt động Tiêu chuẩn hoá công ty mặc dù hiện nay có nhiều thay

đổi,song nhìn chung thì việc hoạt động Tiêu chuẩn hoá công ty gồm 3nội dung chính sau:

-Xây dựng tiêu chuẩn công ty ,tham gia hoạt động Tiêu chuẩn hoá cáccấp:

+áp dụng tiêu chuẩn

+thông tin tiêu chuẩn

1.Xây dựng tiêu chuẩn công ty ,tham gia hoạt động tiêu chuẩn hoá cáccấp

ở nội dung này nó bao gồm công tác xây dựng tiêu chuẩn công ty(nội bộ) và tham gia hoạt động tiêu chuẩn hoá các cấp (bên ngoài )1.1:Xây dựng tiêu chuẩn công ty

Công ty cần có tiêu chuẩn nội bộ cho các đối tợng tiêu chuẩn hoácủa mình.Tiêu chuẩn hoá nội bộ đó quy định các điều khoản cần ápdụng để sản phẩm và dịch vụ của công ty thoả mãn nhu cầu ngày càngcao của khách hàng đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuấtkinh doanh nói chung.Nhìn chung trong từng thời điểm công ty phải xác

định đợc đối tợng nào cần phải đợc xây dựng để sao cho có đủ tiêuchuẩn phục vụ cho sản xuất kinh doanh của mình

Trong nhiều trờng hợp tồn tại những tiêu chuẩn bên ngoài dochính đối tợng mà công ty cần xây dựng tiêu chuẩn nội bộ,nh tiêu chuẩnQuốc tế (ISO,IEC,CAC,CDdex ),tiêu chuẩn hoá khuvực(TCVN,BS,DIN,AS ,JIS )tiêu chuẩn ngành,hội(TCN,ASTM )hoặc

tiêu chuẩn các công ty khác ,thì công ty trớc hết cần cố gắng tập chung

nỗ lực chấp nhận các tiêu chuẩn bên ngoài đó,đặc biệt là các tiêu chuẩnQuốc tế thuộc đối tợng u tiên hài hoà mà các tổ chức khu vực nhasian,APEC,đã thông qua cho từng thời kỳ

Sau đây là một số trờng hợp có thể gặp và cách tiếp cận giảiquyết:

-Khi tiêu chuẩn bên ngoài khó hiểu ,cũng có thể do cách diễn đạt ,trìnhbày khác gây hiểu lầm thì cần chuyển đổi sang tiêu chuẩn công ty saocho dễ hiểu và thích hợp với công ty

-Khi tiêu chuẩn bên ngoài không hàm chứa các yêu cầu cụ thể thì cầnsoạn thảo tiêu chuẩn công ty với những yêu cầu cụ thể ,rõ ràng:

-Khi tiêu chuẩn bên ngoài bao hàm quá rộng hoặc bao gồm những

ph-ơng án lựa chọn khác nhau thì cần soạn thảo tiêu chuẩn công ty nhằm cụthể hoá và chỉ rõ phơng án sản phẩm của công ty

-Khi tồn tại một số hoặc nhiều tiêu chuẩn bên ngoài cho cùng một đối ợng thì tiêu chuẩn nào công ty cần áp dụng và áp dụng có hiệu quả thìcông ty chấp nhận tiêu chuẩn đó thành tiêu chuẩn của mình.Về nguyêntắc ,mức độ tơng đơng với tiêu chuẩn Quốc tế,khu vực,Quốc gia ,ngànhcàng cao càng tốt.Nếu không phù hợp hoàn toàn đợc thì có thể tơng đ-

t-ơng với thay đổi biên tập hay thay đổi nhỏ về kỹ thuật.Khi không chấpnhận đợc thì tiêu chuẩn bên ngoài vẫn luôn là một tài liệu tham khảoquan trọng nhất trong quá trình soạn thảo tiêu chuẩn công ty

Nhìn chung quá trình xây dựng tiêu chuẩn trong công ty cũng nhxây dựng tiêu chuẩn Quốc gia ,nhng để nhấn mạnh một số giai đoạnchính phù hợp với đặc trng của công ty chúng ta đi sâu vào một số giai

đoạn sau:

1.1.1.Đề xuất yêu cầu

Đây là giai đoạn đầu của quá trình xây dng tiêu chuẩn ,đó là đềxuất đối tợng cần Tiêu chuẩn hoá Nguồn đề xuất có thể cả bên ngoài vàbên trong công ty.Để xem xét và sắp xếp u tiên nhu cầu xây dựng tiêuchuẩn có thể dựa trên câu hỏi sau:Nếu không có tiêu chuẩn thì sinh ravấn đề gì ?Mọi đề nghị nh nh vậy đợc gửi lên bộ phận tiêu chuẩn

Để tiến hành công việc trong giai đoạn này ,cần có đội ngũ cán bộchuyên môn,bao gồm cả ngời sử dụng và ngời sản xuất Bộ phận tiêuchuẩn có trách nhiệm tổ chức phối hợp và đảm bảo để mọi ngời có liênquan đều đợc hỏi ý kiến vì điều này khiến qúa tán thành và áp dụng saunày trở nên đơn giản

trong giai đoạn này cần thu thập mọi tài liệu cơ bản hiện hành để tạo cơ

sở cho tiêu chuẩn cần biên soạn.Trớc hết là các dữ liệu trong nội bộcông ty về sử dụng,sản xuất các chi tiết bộ phận có liên quan đến sảnphẩm cần Tiêu chuẩn hoá Thu thập các danh mục sản phẩm của các bêncung cấp ,các yêu cầu của khách hàng ,hoạt động của các đối thủ cạnhtranh

Cần có sự tiếp xúc với phòng cung ứng để có thông tin về loại hànghoá tơng tự có trên thị trờng mà công ty thờng nhập Tròn quá trìnhTiêu chuẩn hoá phòng cung ứng thờng xuyên đợc hỏi ý kiến để tiêuchuẩn trong tơng lai thích nghi với thị trờng về giá cả và chất lợng ,nhvậy các kỹ s thiết kế sẽ tận dụng đợc những u việt của các sản phẩm ,tiêuchuẩn của các bên cung ứng trong các bản thiết kế của họ

Các tiêu chuẩn Quốc gia ,khu vực và Quốc tế cần đợc tham khảo

kỹ Đơng nhiên khi sử dụng đợc Tiêu chuẩn hoá Quốc tế thì công ty cóthể thoả mãn đợc thị trờng trong và ngoài nớc.Đối với các tiêu chuẩnQuốc gia ,nếu nh các tiêu chuẩn liên quan đến công ty hiện đang lu hànhthì phải đợc coi là cơ sở để xây dựng tiêu chuẩn công ty Nếu không cótiêu chuẩn Quốc gia thích hợp,có thể tham khảo tiêu chuẩn các nớc khác,trong đó chú ý đến các nớc công nghiệp quan trọng,có nhiều ảnh hởngtrong thơng mại quốc tế

Bớc tiếp theo là sử dụng các tiêu chuẩn ngành ,liên hiệp công ty hay cáccông ty khác Tạo đợc sự thích ứng với các tiêu chuẩn này có thể đem lại

đợc nhiều ích lợi

Khi sử dụng các tiêu chuẩn bên ngoài ,một vấn đề luôn đặt ra là sửdụng hay chấp nhận nó ở mức nào Chúng đợc áp dụng hoàn toàn hay cóchọn lọc và sửa đổi Điều này tuỳ thuộc từng trờng hợp cụ thể ,tuỳ loạitiêu chuẩn áp dụng ,tuỳ vào đặc điểm của công ty Công ty dễ dàng ápdụng các tiêu chuẩn cơ bản có tầm quan trọng với tiến bộ khoa học kỹthuật và làm cơ sở cho sự phát triển và công nghiệp hoá sau này ,nh đơn

vị SI,số u tiên,dung sai lắp ghép ,Modun trong lĩnh vực xây dựng, đơn vịtrong bao gói vận chuyển và bảo quản ,các phơng pháp thử cơ bản ,bản

vẽ và ký hiệu,xử lý số liệu

Các tiêu chuẩn bên ngoài thuộc loại tiêu chuẩn cơ bản cũng có thể đợc

áp dụng dễ dàng ,các tiêu chuẩn này không liên quan trực tiếp đến cấcsản phẩm cụ thể nhng có tầm quan trọng đến toàn bộ lính vực kiểm tra

và thử nghiệm ,các loại vật liệu ,bảo quản,môi trờng ,quản lý các tiêuchuẩn bên ngoài có liên quan trực tiếp đến các sản phẩm cụ thể đợc ápdụng tuỳ theo từng trờng hợp Thông thờng các tiêu chuẩn Quốc gia vàQuốc tế chỉ tập trung vào việc kiểm soát vào kích thớc ,kiểu loại,các yêucầu về tính năng sử dụng,an toàn Tuy nhiên các yếu tố này không phảiluôn luôn kết hợp lại để có thể tạo nên các tiêu chuẩn hoàn chỉnh chosản phẩm ,đặc biệt là các sản phẩm phức tạp.Bởi vậy trong những trờnghợp này công ty cần có những nghiên cứu và bổ sung thêm nhiều tiêuchuẩn công ty Cần nhắc lại rằng :các tiêu chuẩn bên ngoài đợc sử dụngcho hoạt động Tiêu chuẩn hoá trong công ty phải đợc đáp ứng yêu cầu

thị trờng Điều này chỉ có đợc nếu các yêu cầu trong tiêu chuẩn phảithực sự phản ánh cả nhu cầu của ngời sản xuất và khách hàng với mộtgiá cả chấp nhận đợc.Nếu không thoả mãn nhu cầu này thì chúng sẽ bịthay thế bởi các sản phẩm cạnh tranh tơng tự.Khi xét đến thị trờngkhông chỉ giới hạn thị trờng trong nớc Nếu có thể ,tiêu chuẩn công typhải phù hợp với tiêu chuẩn Quốc tế(nếu chúng hiện có ),trong một sốtrờng hợp phải phù hợp với tiêu chuẩn Quốc gia mà công ty dự địnhhoặc đã có,những khách hàng xuất nhập khẩu chủ yếu

Một vấn đề thực tế khác là công ty nên áp dung tiêu chuẩn Quốcgia hay Quốc tế khi chúng đã đợc biên soạn và phê duyệt hay đang ởgiai đoạn dự thảo .Không thể có câu trả lời chung cho mọi trờnghợp.Kinh nghiệm cho thấy quá trình hoàn chỉnh và phê duyệt tiêu chuẩnQuốc gia hay Quốc tế mất khá nhiều thời gian.Bởi vậy dù quá trình hoànchỉnh và phê duyệt có làm thay đổi nội dung chút ít của tiêu chuẩn saunày,song nếu công ty đang có nhu cầu về nó thì cũng nên tranh thủ sửdụng vào công việc của mình

1.1.3.Tổng hợp,viết dự thảo

Sau khi hoàn thành việc phân tích ,bớc tiếp theo trong quá trìnhxây dựng tiêu chuẩn là tập hợp các thông tin nhận đợc để chuẩn bị dựthảo tiêu chuẩn Phải nắm vững các hớng dẫn của nhà nớc và công tytrong quá trình trình bày tiêu chuẩn Cần luôn nhớ rằng ,việc xây dựng

dự thảo là nỗ lực chung của cán bộ chuyên môn và cán bộ tiêu chuẩn.Nên lu ý các điểm sau:

a.Phải ngắn gọn,xúc tích để các thông tin đợc rõ ràng ;

b.Tránh dùng ngôn từ đặc biệt-tiêu chuẩn không chỉ dùng cho các nhàchuyên môn mà còn dùng cho các ngời khác và họ phải hiểu đợc vănbản.Khi dùng thuật ngữ kỹ thuật phải có định nghĩa ;

c.Sử dụng minh hoạ-một biểu đồ tốt đáng giá hàng ngàn từ ,nên khi cóthể nên dùng biểu đồ hoặc hình ảnh ;

d.Sử dụng tra cứu-cần tránh những lặp lại không cần thiết , đặc biệt khithông tin lặp lại có trong tiêu chuẩn khác thì nên dùng hình thức tra cứu;e:áp dụng đợc -tiêu chuẩn là để áp dụng nên thongtin từ ngữ phải rõ ràngkhông thể dẫn tới nhiều cách giải thích.Dùng từ ngữ nh khi có thể khi

áp dụng đợc thì nên tránh dùng Những yêu cầu kỹ thuật không đo đợchay không có phơng pháp thử thích hợp thì không nên quy định ;

f: Nhất quán- bản dự thảo phải nhất quán trong một hay trong một loạttiêu chuẩn Cần tuân thủ nguyên tắc này trong cách sắp xếp các điều vàngôn ngữ sử dụng

1.1.4:Hoàn chỉnh dự thảo

Dự thảo tiêu chuẩn đợc gửi cho những ngời trong công ty có liênquan để lấy ý kiến Cần gửi bản thuyết minh kèm theo dự thảo để giảithích mục đích , nguồn gốc và sự cần thiết của tiêu chuẩn Cần quy địnhthời hạn nhận ý kiến để không trậm trễ trong việc xây dựng tiêu chuẩn Cán bộ tiêu chuẩn và cán bộ biên soạn tổng kết các ý kiến nhận đợc ,dung hoà các ý kiến mô thuẫn , tổ chức hội nghị chuyên đề những dị biệt

.Cần có sự thống nhất trong các vấn đề Nếu tiêu chuẩn đợc tán thànhtheo quyết định của đa số, ác ý kiến của thiểu số có thể không thoả mãn

và điều này có thể ảnh hởng để áp dụng tiêu chuẩn Bởi vậy cố gắngtránh tình trạng nh vậy

1.1.5:Xét duyệt

Sau khi đã hoàn thành dự thảo tiêu chuẩn, phòng tiêu chuẩn chuẩn bị hồsơ để trình duyệt Hồ sơ tiêu chuẩn gồm:

- Bản đề nghị xây dựng tiêu chuẩn ;

- Các bản dự thảo tiêu chuẩn ;

- Bản thuyết minh ;

- Các ý kiến góp ý ;

- Biên bản hội nghị chuyên đề (nếu có);

- Bản dự thảo cuối cùng

Việc xét duyệt tiêu chuẩn phải đợc tiến hành ở cấp cao nhất trong công

ty Cách thức duyệt tuỳ theo quy mô của công ty và cần đợc công bố rõràng để tránh mọi dị nghị sau khi tiêu chuẩn đợc thông qua Việc xétduyệt cũng là cách để lu ý các bộ phận áp dụng tiêu chuẩn trong cáchoạt động của công ty.Tiêu chuẩn sau khi xét duyệt đợc cấp số hiệu vào

sổ đăng ký , lu trữ Tuỳ theo điều luật hiện hành của từng nớc , có thểphải đăng ký tiêu chuẩn ở mức cao hơn công ty

Sau khi xét duyệt , tiêu chuẩn đợc công bố và phân phát cho các bộphận cần sử dụng của công ty

1.2:Tham gia hoạt động Tiêu chuẩn hoá các cấp

Công ty cần tích cực tham gia vào hoạt động Tiêu chuẩn hoá các cấp ,

nh cấp quốc gia , ngành , hội , quốc tế, khu vực Đây thực sự là biệnpháp hữu ích để bảo vệ quyền lợi chính đáng của chính công ty mình.Khi tham gia vào quá trình xây dựng một tiêu chuẩn nào đó , ngoài việclắm đợc một nội dung tiêu chuẩn , học hỏi đợc kinh nghiệm của các bên

có liên quan , thì bản thân các quyền lợi chính đáng của công ty cũng

đ-ợc quan tâm chú ý tới, điều đó làm cho công ty dễ dàng áp dụng và ápdụng có hiệu quả tiêu chuẩn đó hơn

Các hình thức tham gia của công ty vào hoạt động Tiêu chuẩn hoá bênngoài có thể là một , một số , hoặc toàn bộ các hình r thức sau:

- Gửi các chuyên gia đại diện của mình tham gia vào các ban chuyênngành , ban kỹ thuật , tiểu ban kỹ thuật tiêu chuẩn hoặc dự các hội nghịchuyên đề có liên quan;

- Góp ý nội dung dự thảo các tiêu chuẩn có liên quan ;

- Đề nghị các dự án xây dựng tiêu chuẩn , xây dựng dự thảo đề nghị chocác đối tợng có liên quan ;

- Đóng góp kinh phí và các điều kiện khác để xây dựng các tiêu chuẩn,trớc hết cho các đối tợng là sản phẩm của công ty ;

- Cử các đại diện dự các hội nghị , hội thảo trong và ngoài nớc trong lĩnhvực có liên quan để học hỏi kinh nghiệm và tham gia đóng góp vào sựnghiệp Tiêu chuẩn hoá chung

2:áp dụng tiêu chuẩn

áp dụng tiêu chuẩn là sử dụng tiêu chuẩn trong công việc sản xuất kinhdoanh của công ty áp dụng tiêu chuẩn đã ban hành có liên quan là mộtnội dung quan trọng của hoạt động Tiêu chuẩn hoá công ty Lợi ích củaTiêu chuẩn hoá chỉ đem lại khi tiêu chuẩn đợcáp dụng Trong hoạt độngsản xuất kinh doanh công ty cần có biện pháp áp dụng có hiệu quả cáctiêu chuẩn có liên quan kể cả tiêu chuẩn nội bộ và tiêu chuẩn bên ngoài

Đối với tiêu chuẩn nội bộ việc áp dụngthờng là bắt buộc trong phạm vitoàn công ty

áp dụng tiêu chuẩn bên ngoài có thể đợc tiến hành hai cách đó là trựctiếp và gián tiếp

áp dụng trực tiếp là sử dụng tiêu chuẩn không qua một tiêu chuẩn hay tàiliệu nào cả áp dụng gián tiếp là sử dụng tiêu chuẩn thông qua một tiêuchuẩn hay tài liệu khác Tiêu chuẩn có thể đợc áp dụng toàn bộ hoặcmột phần hoặc đợc bổ sung ,sửa đổi cho phù hợp với điều kiện cụ thể Đối với tiêu chuẩn đợc các cơ quan có thẩm quyền công bố bắt buộc

áp dụng thì côngty phải áp dụng tuân thủ nghiêm túc trong hoạt độngsản xuất kinh doanh của mình

Công ty phải luân theo dõi cập nhật tiêu chuẩn bên ngoài mới nhất cóliên quan , cần theo dõi từ khi các tiêu chuẩn còn đang đợc xây dựng , cửchuyên gia xây dựng và góp ý dự thảo , khi tiêu chuẩn ban hành cần kịpthời mua và nghiên cứu các biện pháp áp dụng sao cho hiệu quả cao nhấttrong điều kiện thực tế của công ty

Cần đặc biệt lu ý theo dõi việc côngbố các tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng

để có biện pháp áp dụng kịp thời Việc công bố tiêu chuẩn bắt buộc ápdụng là thẩm quyền của các cơ quan quản lý các cấp hoặc quyđịnh trongcác văn bản quy phạm pháp luật của nhà nớc

Nhìn chung để áp dụng một tiêu chuẩn nào đó công ty cần lập phơng án

áp dụng, rà xét sửa chữa các văn bản kỹ thuật có liên quan ,khi cần thiết

có thể tổ chức lại sản xuất , đổi mới trang thiết bị công nghệ , mua sắmphơng tiện đo lờng, thử nghiệm

Côngty cầnthấu hiểu các cơ chế quản lý hoạtđộng tiêu chuẩn đo lờngchất lợng trên cơ sở tiêu chuẩn , để từ đó côngty thực hiện kịp thời cáccơ chế bắt buộc và tìm cách tham gia tích cực các cơ chế tự nguyện.3:Thông tin tiêu chuẩn

Hoạt động thông tin tiêu chuẩn là hoạt đọng không thể thiếu đợc, đặcbiệt trong giai đoanh phát triển thơng mại trên quy mô toàn cầu hiệnnay.Thông tin tiêu chuẩn trong nội bộ công tycó thể bao gồm các nộidung sau:

1,Các hoạt động thông tin t vấn :

-Tìm kiếm , thu thập các tiêu chuẩn và các thôngtin về tiêu chuẩn đo ờng chất lợng cần thiết ;

l Nghiêm cứu tìm hiểu giải thích làm sáng tỏ nội dung và dịch các tiêuchuẩn cần thiết

2, Quản lý th viện nội bộ

3,Phát hành nội bộ các tiêu chuẩn , các hớng dẫn và các thông tin tiêuchuẩn khác

Công ty cân ftổ chức hệ thống phát hành ,phân phối các tiêu chuẩn , cáchớng dẫn và các thông tin tiêu chuẩn khác , sao cho những tài liệu hoặcthông tin đến đợc đúng địa chỉ của những bộ phận cá nhân có liên quantrong công ty một cách kịp thời , tránh tình trạng thất lạc , đến muộn,không thờng xuyên

4, Thông tin công tác tuyên truyền Tiêu chuẩn hoá

Thông tin tuyên truyền về công tác tiêu chuẩn hoá là một hoạt độngkhông thể thiếu đặc biệt là các nớc mà khái niệm Tiêu chuẩn hoá cha đ-

ợc mọi ngời thông hiểu Phải tânj dụngmọi biện pháp tuyên truyền đểmọi ngời hiểu đợc rõ về hoạt động Tiêu chuẩn hoá và lôi cuốn đợc họtham gia tích cực vào hoạt động Tiêu chuẩn hoá của công ty

5, Lập và quản lý các bản kê

Một trong những mục đích của Tiêu chuẩn hoá là kiểm soát đa dạng ,giảm thiểu , đơn giản hoá và thống nhất hoá , nên việc lập bản kê chocác đối tợng khác nhau là rất cần thiết.Nó không chỉ đề cập đến các bộphận cấu thành sản phẩm mà còn đề cập đến bản vẽ và đối tợng khác 6,Thiết lập và quản lý hệ thống đánh số, phân loại và mã hoá

Côngty cần thiết lập hệ thống đánh số , phân loại và mã hoá phù hợpvới công ty Hệ thống này tốt sẽ giúp cho công ty kiểm soát có hiệu quảcác hoạt động của mình

IV:Tổ chức hoạt động Tiêu chuẩn hoá trong công ty

1.Tổ chức bộ phận Tiêu chuẩn hoá công ty

Hoạt động Tiêu chuẩn hoá côngty có thành công hay không phụ thuộcrất nhiều vào bộ phận Tiêu chuẩn hoá trong cơ cấu tổ chức của công

ty Tuỳ thuộc vào quy mô , loại hình , chơng trình Tiêu chuẩn hoá vàcác điều kiện đặc thù của công ty , bộ phận Tiêu chuẩn hoá có thể đợc

bố trí nh sau:

- Là một bộ phận độc lập trực thuộc lãnh đạo cao nhất về kỹ thuật có vịtrí không đợc thấp hơn các bộ phận khác của công ty;

- Là một bộ phận của một phòng ban nào đó trong công ty

Theo sổ tay phát triển số 5 của ISO tì phơng án 1 đảm bảo cho hoạt độngTiêu chuẩn hoá thành công hơn Hai phơng án tập trung , tức là chỉ cómột bộ phận Tiêu chuẩn hoá duy nhất trong một công ty Tuy nhiên đốivới những công ty lớn có thể sử dụng phơng án phi tập trung tức làcùng đồng thời tồn tại cả bộ phận Tiêu chuẩn hoá trực thuộc ban lãnh

đạo và bộ Tiêu chuẩn hoá của một phòng ban nào đó ,ví dụ nh phòngthiết kế , phòng kiểm soát chất lợng

2,.Nhiệm vụ của bộ phận Tiêu chuẩn hoá công ty

Xuất phát từ nội dung hoạt động Tiêu chuẩn hoá trongcông ty đã nêu ởphần trên , nhiệm vụ của bộ phận Tiêu chuẩn hoá gồm 3 nội dung cơ bảnsau:

- Tổ chức soạn thảo tiêu chuẩn ;

- Đa ra các thông tin về tiêu chuẩn;