Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thép Bắc Việt

38 3.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 44 PHẦN IV Ờ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP BẮC VIỆT 46 4.1 đánh giá thực trạng hoạt ựộng của hệ thố

BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO

TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

TẠ THỊ KIM CHUNG

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

THÉP BẮC VIỆT

LUẬN VĂN THẠC SĨ

HÀ NỘI – 2013

BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO

TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

TẠ THỊ KIM CHUNG

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

LỜI CAM ðOAN

Tôi xin cam ñoan ñây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng ñược sử dụng ñể bảo vệ một học vị nào

Tôi xin cam ñoan rằng, mọi sự giúp ñỡ cho việc thực hiện luận văn này

ñã ñược cảm ơn và các thông tin trích dẫn ñều ñược chỉ rõ nguồn gốc

Hà Nội, tháng 11 năm 2013

Tác giả luận văn

Tạ Thị Kim Chung

LỜI CẢM ƠN

ðể hoàn thành ñược luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh của mình, ngoài sự nỗ lực, cố gắng của bản thân, tôi ñã nhận ñược sự quan tâm, giúp ñỡ nhiệt tình của nhiều cá nhân và tập thể

Nhân dịp này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới sự giúp ñỡ, chỉ bảo tận tình của các thầy, cô giáo Bộ môn Kế toán tài chính thuộc khoa Kế toán

và Quản trị kinh doanh, trường ñại học nông nghiệp Hà Nội ðặc biệt là sự quan tâm, hướng dẫn tận tình của PGS.TS Nguyễn Thị Tâm – Khoa Kế toán

và Quản trị kinh doanh - Trường ñại học nông nghiệp Hà Nội ñã trực tiếp hướng dẫn chỉ bảo cho tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn

Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các phòng ban, ñặc biệt là phòng kế toán, bộ phần tin học của Công ty cổ phần Thép Bắc Việt ñã tạo ñiều kiện giúp ñỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và thu thập thông tin, số liệu phục vụ cho luận văn

Qua ñây tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn ñối với gia ñình, bạn bè và ñồng nghiệp, cơ quan ñã giúp ñỡ, ñộng viên và tạo mọi ñiều kiện thuận lợi nhất cho tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu

Hà Nội,ngày 9 tháng 12 năm 2013

Tác giả luận văn

Tạ Thị Kim Chung

MỤC LỤC

1.4 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 PHẦN II – CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOÀN THIỆN HỆ

THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 4 2.1 Cơ sở lý luận về hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu 4 2.1.1 Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu 4 2.1.2 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán 10 2.1.3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu ñối với doanh nghiệp 15 2.1.4 Tính tất yếu và nguyên tắc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán NVL 18 2.1.5 Nội dụng hoàn thiện thành phần cấu thành hệ thống thông tin kế toán

2.2 Cơ sở thực tiễn về hệ thống thông tin kế toán trong công tác quản lý

PHẦN III – GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP BẮC VIỆT VÀ

3.1 Lịch sử hình thành và hoạt ñộng của Công ty 31

3.1.2 Lĩnh vực hoạt ñộng chính của công ty 31

3.1.3 Quá trình hình thành và phát triển 31 3.1.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Thép Bắc Việt 32 3.1.5 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty 32 3.1.6 Quy trình sản xuất và ựặc ựiểm sản xuất kinh doanh của Công ty 33 3.1.7 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty 34 3.1.8 Tình hình hoạt ựộng của Công ty 38

3.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 44

PHẦN IV Ờ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN

VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP BẮC VIỆT 46 4.1 đánh giá thực trạng hoạt ựộng của hệ thống thông tin kế toán nguyên

vật liệu tại Công ty CP Thép Bắc Việt 46 4.1.1 Các thành phần cấu thành hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu

tại Công ty cổ phần Thép Bắc Việt 46 4.1.2 Thực trạng về hoạt ựộng chu trình nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu

tại công ty cổ phần Thép Bắc Việt 53 4.1.3 đánh giá chung về hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại công

ty cổ phần thép Bắc Việt ựã ựạt ựược 73 4.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ

HTTT KT Hệ thống thông tin kế toán

DANH MỤC BẢNG

3.1 Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty 39 3.2 Tình hình lao ñộng và cơ cấu lao ñộng của Công ty 42 3.3 Kết quả SXKD của Công ty cổ phần Thép Bắc Việt qua 3 năm 43 4.1 Thành phần cấu thành HTTT KT NVL tại công ty CP Thép Bắc Việt

4.2 Chất lượng nguồn nhân lực vận hành hệ thống thông tin kế toán tại

4.3 Chức năng vận hành của các thành phần trong hệ thống thông tin kế

toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Thép Bắc Việt 51 4.4 Hoàn thiện hệ thống phần cứng tại Công ty 78 4.5 Hoàn thiện hệ thống phần mềm tại Công ty 79 4.6 Hoàn thiện bổ sung các thành phần tham gia trong chu trình 81 4.7 Hoàn thiện cơ sở dữ liệu trong chu trình nghiệp vụ nhập kho nguyên

vật liệu của HTTT KT cho Công ty 82 4.8 Hoàn thiện cơ sở dữ liệu trong chu trình nghiệp vụ xuất kho nguyên

vật liệu của HTTT KT cho Công ty 84

DANH MỤC MẪU CHỨNG TỪ

4.1 Bảng tổng hợp chi tiết vật tư/ nguyên vật liệu 66 4.2 Sổ chi tiết vật tư, nguyên vật liệu 67 4.3 Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư/ NVL 70 4.4 Báo cáo công nợ với nhà cung cấp 72 4.5 Phân bổ chi phí nguyên vật liệu 73

DANH MỤC SƠ ðỒ

2.1 Các thành phần và môi trường hoạt ñộng của HTTT kế toán NVL 9 3.1 Sơ ñồ bộ máy quản lý của Bacviet Group 32 3.2 Sơ ñồ quy trình sản xuất Xà gồ 33 3.3 Sơ ñồ bộ máy quản lý cụ thể của Bacviet Group 34 4.1 Quy trình nhập kho nguyên vật liệu tại BVG 56

DANH MỤC LƯU ðỒ

4.2 Lưu ñồ luân chuyển chứng từ nhập nguyên vật liệu 59 4.3 Lưu ñồ luân chuyển chứng từ xuất nguyên vật liệu 62 4.4 Sơ ñồ thông tin qua dòng dữ liệu nguyên vật liệu 64 4.5 Hoàn thiện lưu ñồ chứng từ trong HTTT KT nhập kho NVL 83 4.6 Hoàn thiện lưu ñồ chứng từ xuất kho vật tư, nguyên vật liệu trong

PHẦN I - MỞ ðẦU

1.1 Sự cần thiết của ñề tài

Ngày nay ngành công nghệ thông tin ñang phát triển nhanh và mạnh, khoa học công nghệ thực sự ñã và ñang ñem lại hiệu quả lớn cho nền kinh tế xã hội, cho các doanh nghiệp tổ chức kinh doanh trong giai ñoạn mở cửa ðặc biệt là hiệu quả trong quá trình quản lý ñã ñược nâng cao vượt bậc

Trong nền kinh tế phát triển nhiều thành phần thì quản lý trong hoạt ñộng sản xuất kinh doanh nói chung và quản lý tốt về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp quyết ñịnh ñến hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp vì vậy việc hệ thống hoá các thông tin kế toán là ñiều tất yếu khách quan

Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủ công không còn phù hợp nữa Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý theo phương pháp thủ công như: Thông tin về ñối tượng quản lý nghèo nàn, lạc hậu, không thường xuyên cập nhật Việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ trong ñơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lặp giữa các bộ phận ðặc biệt là mất rất nhiều thời gian và công sức ñể thống kê, ñể phân tích ñưa ra các thông tin phục vụ việc ra quyết ñịnh Do ñó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục ñược những nhược ñiểm của hệ thống quản lý cũ Các bài toán quản lý ñược ñưa vào máy tính và ngày càng ñược tối ưu hoá, giảm ñược thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn trong kinh doanh

Khái niệm kế toán ngày nay không còn xa lạ với mọi người, ñặc biệt là với doanh nghiệp, vậy ở ñó kế toán làm gì, và làm như thế nào, cung cấp ñiều gì, ðể biết ñược những nội dung trên, thì việc nghiên cứu các thông tin kế toán là ñiều hết sức cần thiết cho bản thân nhà quản lý trong doanh nghiệp cũng như nhưng ñơn vị chủ ñầu tư bên ngoài Hệ thống thông tin (information system) là một hệ thống

mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt ñộng của con người trong một tổ chức nào ñó Ta có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống

mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với

các hệ thống khác là sự trao ựổi thông tin

Công ty cổ phần ựầu tư Thép Bắc Việt Ờ là một công ty kinh doanh, sản xuất, phát triển sản phẩm chủ yếu về mặt hàng sắt, thép đồng thời, Công ty cũng là công

ty mẹ có hệ thống nhiều công ty con, do vậy việc quản lý, cung cấp thông tin kế toán giữa các ựơn vị trong hệ thống với nhau là hết sức cần thiết và quan trọng để sản xuất sản phẩm thì yếu tố ựầu vào là vô cùng quan trọng, nguyên vật liệu là yếu

tố ựầu tiên cấu thành nên sản phẩm hàng hóa, dịch vụ Quản lý tốt các yếu tổ ựầu vào là góp phần tạo nên thành công của doanh nghiệp, chắnh vì vậy công ty ựã rất chú trọng tới yếu tố này, công ty phần thành nhiều bộ phận như kế toán nguyên vật liệu, kế toán kho, thủ kho, bộ phận kiểm tra chất lượng, , ựể ựảm bảo ựáp ứng ựược như cầu công việc cung cấp thông tin về yếu tố ựầu vào, ựảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu ựầu vào ựồng thời phục vụ hoạt ựộng của công ty diễn ra thường xuyên, liên tục, không bị ựứt ựoạn Tuy nhiên, do ựặc thù của công ty, nên việc quản lý nguyên vật liệu còn nhiều bất cập, chưa phản ánh và cung cấp ựược ựầy ựủ các thông tin ựáp ứng nhu cầu quản lý của lãnh ựạo công ty cũng như các ựơn vị bên ngoài Nhận rõ tầm quan trọng của hệ thống thông tin kế toán ựối với Công ty

và những thiếu sót trong hệ thống thông tin kế toán nên chúng tôi lựa chọn ựề tài:

ỘHoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thép

Bắc ViệtỖỖ làm luận văn thạc sĩ của mình nhằm góp phần tăng cương công tác quản

lý nguyên vật liệu tại Công ty

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

1.2.1 Mục tiêu chung

Trên cơ sở ựánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thép Bắc Việt ựể ựưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại Công ty, ựáp ứng nhu cầu cung cấp, sử dụng thông tin về nguyên vật liệu

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

- Hệ thống hoá cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu

- đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Thép Bắc Việt

- ðưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Thép Bắc Việt

1.3 Câu hỏi nghiên cứu

- Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Thép Bắc Việt ñang hoạt ñông ra sao? Mục ñích của việc sử dụng hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu ñể làm gì?

- Giải pháp nào nhằm hoàn thiện, phát triển và nâng cao quản lý, sử dụng hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại Công ty?

1.4 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.4.1 ðối tượng nghiên cứu

- Nghiên cứu hoạt ñộng của các thành phần liên quan ñến hệ thống thông tin

kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Thép Bắc Việt

1.4.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi về không gian: ðề tài ñược tập trung nghiên cứu tại Công ty cổ

phần Thép Bắc Việt

Phạm vi về thời gian: Nghiên cứu và thu thập số liệu về thực trạng hệ thống

thông tin kế toán nguyên vật liệu tại công cổ phần thép Bắc Việt trong năm 2010, năm 2011 và năm 2012

PHẦN II – CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOÀN THIỆN

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

2.1 Cơ sở lý luận về hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu

2.1.1 Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu

2.1.1.1 Hệ thống thông tin kế toán

là sự trao ñổi thông tin

- Hệ thống thông tin kế toán: là một tập hợp các nguồn lực về con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, các chính sách, các thủ tục quy ñịnh…nhằm biến ñổi dữ liệu tài chính thành thông tin kế toán trong một tập các rằng buộc gọi là môi trường Như vậy, hệ thống thông tin kế toán ñược hiểu là việc kết hợp các bộ phận cấu thành hệ thống ñể thu thập, xử lý và báo cáo thông tin kế toán cho người

sử dụng trong một môi trường nhất ñịnh [6]

b Các ñặc tính của thông tin:

- Có ñộ tin cậy: ðộ tin cậy thể hiện ñộ trung thực và ñộ chính xác Thông tin

có ñộ tin cậy thấp sẽ gây cho doanh nghiệp những hậu quả tồi tệ

- Tính ñầy ñủ: tính ñầy ñủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn ñề ñáp ứng yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không ñầy ñủ có thể dẫn ñến các quyết ñịnh và hành ñộng không ñáp ứng ñược những ñòi hỏi và tình hình thực tế doanh nghiệp

- Tính thích hợp và dễ hiểu: Trong một số trường hợp, nhiều nhà quản lý ñã không sử dụng một số báo cáo mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt ñộng thuộc trách nhiệm của họ Nguyên nhân chủ yếu là do chúng chưa thích hợp và khó hiểu ðiều ñó dẫn ñến tốn phí do tạo ra những thông tin không dùng hoặc ra các quyết ñịnh sai vì hiểu sai thông tin

- Tính an toàn: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như các tài sản khác Thông tin cần ñược bảo vệ và sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức

- Tính kịp thời: Thông tin cần ñược chuyển tới người sử dụng vào ñúng lúc cần thiết [11]

* Phân loại hệ thống thông tin:

Do có những mục ñích khác nhau, các ñặc tính và các cấp ñộ quản lý khác nhau, nên có rất nhiều dạng hệ thống thông tin trong tổ chức Các dạng hệ thống thông tin trong tổ chức có thể ñược phân loại theo từng phương thức khác nhau + Theo cấp ứng dụng doanh nghiệp:

Hệ thống thông tin ñược chia làm 4 cấp: chiến lược, chiến thuật, chuyên gia

và tác nghiệp

Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: trợ giúp các nhà quản lý bậc thấp như trưởng nhóm, quản ñốc,…trong việc theo dõi các hoạt ñộng và giao dịch cơ bản của doanh nghiệp như bán hàng, công nợ, tiền mặt, tiền lương,…Mục ñích chính của hệ thống ở cấp này là

ñể trả lời câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch trong doanh nghiệp

Ví dụ: Hệ thống theo dõi giờ làm việc của công nhân tại nhà máy

Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: Cung cấp kiến thức và dữ liệu cho người nghiên cứu trong một tổ chức Mục ñích của hệ thống này là giúp ñỡ các doanh nghiệp phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin và xử lý các công việc hàng ngày của doanh nghiệp

Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: ðược thiết kế nhằm hỗ trợ ñiều khiển, quản lý, tạo quyết ñịnh và tiến hành các hoạt ñộng của các nhà quản lý cấp trung

gian Quan trọng là hệ thống cần giúp các nhà quản lý ñánh giá ñược tình trạng làm việc của doanh nghiệp Ở cấp này, các thông tin cung cấp chủ yếu thông qua các báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm,…Các hệ thống cấp chiến thuật thường cung cấp các báo cáo ñịnh kỳ hơn là thông tin về các hoạt ñộng

Hệ thống thông tin cấp chiến lược: Giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý và ñưa ra các hướng chiến lược cũng như các xu hướng phát triển lâu dài Mục tiêu của

hệ thống này là giúp cho doanh nghiệp có khả năng thích ứng tốt nhất với những thay ñổi trong môi trường Những câu hỏi họ ñặt ra tương tự như: Doanh nghiệp cần tuyển thêm bao nhiêu công nhân trong vòng 5 năm tới? Xu hướng giá thành nguyên liệu ñầu vào về lâu dài sẽ là gì? Công ty sẽ chịu ñược ở mức chi phí nào? Nên sản xuất sản phẩm nào sau 5 năm tới?

+ Các hệ thống thông tin chức năng trong doanh nghiệp:

Ngoài ra, các hệ thống thông tin còn ñược tiếp tục chia thành 5 khu vực chức năng: bán hàng và marketing, sản xuất, tài chính, kế toán và tổ chức nhân sự

Qua cách phân loại trên cho thấy hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu

là một hệ thống con của hệ thống thông tin kế toán, thuộc lĩnh vực thông tin chức năng của doanh nghiệp nhằm ghi chép, theo dõi, quản lý và sử dụng nguyên vật liệu theo chu trình nghiệp vụ kế toán

2.1.1.2 Tổng quan chung về nguyên vật liệu

a Khái niệm nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp ñến chất lượng sản phẩm ñược sản xuất

Nguyên vật liệu là ñối tượng lao ñộng, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu là tài sản lưu ñộng thuộc nhóm hàng tồn kho, ñược mua sắm từ nguồn vốn lưu ñộng ñể phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh

Mặt khác, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Vì vậy, việc quản lý nguyên vật liệu và kế toán

nguyên vật liệu tương ñối phức tạp với khối lượng công việc lớn xong lại vô cùng

có ý nghĩa quan trọng [2]

b ðặc ñiểm nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và bị tiêu hao toàn bộ và khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu thay ñổi hoàn toàn hình thái vật chất ban ñầu và giá trị ñược chuyền toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu xuất phát từ vai trò, ñặc ñiểm của nguyên vật liệu Trong quá trình sản xuất nguyên liệu, vật liệu cần ñược theo dõi, quản lý chặt chẽ về các mặt hiện vật và giá trị ở tất cả các khâu: Mua sắm, dự trữ, bảo quản

và sử dụng

Ở khâu mua hàng ñòi hỏi phải quản lý ñúng việc thực hiện kế hoạch mua hàng về số lượng, khối lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như ñảm bảo ñúng tiến ñộ, thời gian ñáp ứng kịp thời nhu cầu của sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp

Ở khâu bảo quản phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi trang bị ñầy ñủ các phương tiện ño lường cần thiết tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế ñộ bảo quản ñối với từng loại nguyên liệu vật liệu tránh hư hỏng mất mát ñảm bảo an toàn tài sản

Ở khâu sử dụng ñòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiểm, chấp hành tốt các ñịnh mức dự toán chi phí nguyên vật liệu góp phần quan trọng ñể hạ giá thành, tăng thu nhập và tích lũy ñơn vị

c Phân loại nguyên liệu, vật liệu:

ðể tiến hành sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng rất nhiều loại vật liệu khác nhau mà mỗi loại lại có chức năng trong sản xuất, có tính chất khác nhau Bởi vậy ñể có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết từng loại, từng thứ vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị của doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại Phân loại nguyên liệu, vật liệu là dùng các tiêu thức thích hợp ñể nhóm những nguyên liệu, vật liệu có cùng tiêu thức ñó vào thành từng nhóm, từng loại

Trong thực tế có rất nhiều cách phân loại nguyên liệu, vật liệu, song cách phân loại phổ biến là căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên liệu, vật liệu trong

quá trình sản xuất kinh doanh Theo cách phân loại này nguyên liệu, vật liệu ñược chia thành:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, gia công chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm

- Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay ñổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm, hàng hoá hoặc tạo ñiều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm ñược thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho yêu cầu công nghệ, kỹ thuật

- Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng ñể cung cấp nhiệt năng trong quá trình sản xuất (như: than, củi, xăng, dầu, khí ñốt…)

- Phụ tùng thay thế: là những vật tư, sản phẩm dùng ñể thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : Là những loại vật liệu và thiết bị ñược

sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản

- Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa ñược xếp vào các loại trên trường

là những vật liệu ñược loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố ñịnh [2]

* Căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu:

- Vật liệu mua ngoài: Là loại vật liệu mà doanh nghiệp mua ngoài từ trong nước hoặc nhập khẩu

- Vật liệu tự sản xuất: Là vật liệu doanh nghiệp tự tạo ra ñể phục vụ cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh

- Vật liệu có từ nguồn gốc khác (ñược cấp, nhận vốn góp, nhận ñầu tư,…) Việc phân loại như trên vẫn mang tính tổng quá chưa ñi vào từng loại, từng vật liệu cụ thể ñể phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ và thống nhất trong toàn doanh nghiệp Do ñó cần phải tiến hành xác lập bảng (số) danh ñiểm vật liệu theo loại,

nhóm, thứ vật liệu Cần quy ñịnh thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, ñơn vị tính và giá hạch toán của từng loại vật liệu cụ thể [2]

2.1.1.3 Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu

Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu là một bộ phận của hệ thống thông tin chức năng thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán nguyên vật liệu Nó là công cụ ñắc lực cho công tác quản lý, hỗ trợ việc ra quyết ñịnh, ñiều khiển, phân tích các vấn ñề thuộc lĩnh vực các yếu tố ñầu vào trong một ñơn vị sản xuất – kinh doanh

Những hoạt ñộng chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một

hệ thống thông tin kế toán có thể nhóm thành các nhóm chính như sau: [8]

Sơ ñồ 2.1 Các thành phần và môi trường hoạt ñộng của HTTT kế toán NVL

Nhập dữ liệu về nguyên vật liệu: Là hoạt ñộng thu thập và nhận dữ liệu từ trong một doanh nghiệp hoặc từ môi trường bên ngoài ñể xử lý trong một hệ thống thông tin ðối với hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu thì việc nhập dữ liệu bắt ñầu từ việc thu nhận các chứng từ, sổ sách chi tiết về nhập, xuất, kiểm kê vật tư

Xử lý thông tin nguyên vật liệu: Quá trình chuyển ñổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên

Xuất dữ liệu Thông tin NVL

Xử lý dữ liệu Phân tích, tính toán, sắp xếp

Phản hồi

TỔ CHỨC

LƯU TRỮ, XỬ LÝ, SẮP XẾP

ngoài thành dạng có ý nghĩa ñối với người sử dụng Các thông tin sau nhập dữ liệu phải ñược luân chuyển ñể ñưa dữ liệu thành các thông tin cần thiết cho kế toán và quản lý Xuất dữ liệu: Sự phân phôi các thông tin ñã ñược xử lý tới những người hoặc những hoạt ñộng cần sử dụng những thông tin ñó ðối với hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu là những báo cáo tình hình nhập xuất tồn kho hay các bảng phân bổ chi phí vật tư ñầu vào của sản xuất

Lưu trữ thông tin nguyên vật liệu: Việc lưu trữ thông tin về nguyên vật liệu là việc lưu trữ các thông tin về thời ñiểm nhập, xuất nguyên vật liệu, lưu trữ những thông tin về chi phí liên quan ñến việc mua, bán, nhập, xuất nguyên vật liệu ñây cũng là một trong những hoạt ñộng quan trọng của hệ thống thông tin Các thông tin ñược lưu trữ thường ñược tổ chức dưới dạng các trường, các file, các báo cáo và các

cơ sở dữ liệu

Thông tin phản hồi: Hệ thống thông tin thường ñược ñiều khiển thông qua các thông tin phản hồi Thông tin phản hồi là những thông tin quay lại phản ánh chất lượng của dữ liệu sau khi xuất ra, giúp cho bản thân những người ñiều hành mạng lưới thông tin có thể ñánh giá lại và hoàn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ liệu

mà họ ñang thực hiện

2.1.2 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán ñược cấu thành bao gồm: Phần cứng, phần mềm, các phương thức truyền thông, mạng máy tính và nhân sự [5]

- Hệ thống thông tin hình thành với 5 thành phần cơ bản:

Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu,

Phần mềm quản lý thông tin cá nhân (lịch công tác, danh bạ ñiện thoại, sổ ghi chép, danh thiếp, nhật ký,v.v ),

Phần mềm trình diễn văn bản (Power Point)…

+ Phần mềm ứng dụng chuyên biệt: bao gồm các phần mềm sử dụng cho các công việc chuyên biệt

Ví dụ: Phần mềm kế toán, phần mềm marketing, phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp, phần mềm quản lý sản xuất, phần mềm quản trị tác nghiệp,phần mềm ứng dụng trong khoa học tự nhiên, vật lý xã hội

Bộ nhớ sơ cấp

Thiết bị truyền thông

2.1.2.3 Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu (viết tắt CSDL; tiếng Anh là database) ñược hiểu theo cách ñịnh nghĩa kiểu kĩ thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc Tuy nhiên, thuật ngữ này thường dùng trong công nghệ thông tin và nó thường ñược hiểu rõ hơn dưới dạng một tập hợp liên kết các dữ liệu, thường ñủ lớn ñể lưu trên một thiết bị lưu trữ như ñĩa hay băng Dữ liệu này ñược duy trì dưới dạng một tập hợp các tập tin trong hệ ñiều hành hay ñược lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu

* Một số ưu ñiểm mà CSDL mang lại:

- Giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất Do ñó ñảm bảo thông tin

có tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu

- ðảm bảo dữ liệu có thể ñược truy xuất theo nhiều cách khác nhau

- Nhiều người có thể sử dụng một cơ sở dữ liệu

* Những vấn ñề mà CSDL cần phải giải quyết

- Tính chủ quyền của dữ liệu

+ Thể hiện ở phương diện an toàn dữ liệu

+ Khả năng biểu diễn mỗi liên hệ ngữ nghĩa của dữ liệu và tính chính xác của dữ liệu

+ Người khai thác cơ sở dữ liệu phải cập nhật cho CSDL những thông tin mới nhất

- Tính bảo mật và quyền khai thác thông tin của người sử dung

+ Do ưu ñiểm CSDL có thể cho nhiều người khai thác ñồng thời nên cần phải có một cơ chế bảo mật phân quyền khai thác CSDL

+ Các hệ ñiều hành nhiều người sử dụng hay cục bộ ñều cung cấp cơ chế này

- ðảm bảo an toàn dữ liệu khi có sự cố

+ Khi CSDL nhiều và ñược quản lý tập trung Khả năng rủi ro mất dữ liệu rất cao Các nguyên nhân chính là mất ñiện ñột ngột hoặc hỏng thiết bị lưu trữ

+ Hiện tại có một số hệ ñiều hành ñã có cơ chế tự ñộng sao lưu ổ cứng và fix lỗi khi có sự cố xảy ra Tuy nhiên, chúng ta nên sao lưu dự phòng cho dữ liệu ñề phòng trường hợp xấu xảy ra

Ví dụ như các dữ liệu có liên quan ñến việc quản lý nhân lực, quản lý tài chính,

kế toán, v.v trong một doanh nghiệp Các cơ sở dữ liệu thường ñược quản lý bằng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu và ñược sử dụng một cách rộng rãi trên cơ sở chia sẻ giữa những người dùng và các chương trình phần mềm ứng dụng khác nhau

- Phương thức truyền thông

- Truyền kỹ thuật số (Digital Transmission)

- Truyền không ñồng bộ (Asynchronous Transmission)

- Truyền ñồng bộ (Synchronous Transmission)

- Các kênh truyền thông

Kênh truyền thông hữu tuyến

- Dây dẫn xoắn ñôi (Twisted wiring)

- Cáp ñồng trục (coaxial cable)

- Cáp quang (fixber-optic)

Các kênh truyền thông vô tuyến

- Sóng viba (microware)

- Mạng LAN ( Local Area Network)

- Mạng WAN (wide Area Network)

- Mạng MAN (metropolitan Area Network)

- Mạng Internet

2.1.2.5 Nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực bao gồm cán bộ công nhân viên thuộc lĩnh vực kế toán ñể

xử lý chu trình nghiệp vụ và các cán bộ công nhân viên khác ñể quản lý, sử dụng, vận hành hệ thống thông tin kế toán

Việc có kiến thức về công nghệ và thông tin mới là trách nhiệm của một nhân công ñối với doanh nghiệp mà người ñó phục vụ Người ñó cũng cần phải có trách nhiệm ñối với xã hội: ñó là ñạo ñức trở thành yếu tố quan trọng ðạo ñức là những nguyên tắc và tiêu chuẩn hướng dẫn các hành ñộng của chúng ta ñối với những người khác ðạo ñức là một khái niệm khác với pháp luật Luật pháp ñòi hỏi hoặc ngăn cản một số hành ñộng của con người ðạo ñức là sự diễn giải của riêng một cá nhân về cái gì là ñúng và cái gì là sai

Trong lĩnh vực liên quan tới công nghệ thông tin và hệ thống thông tin, khái niệm ñạo ñức trở nên khá quan trọng Do với sự phát triển của công nghệ thông tin, con người có thể nhận ñược rất nhiều thông tin Việc xử lý và sử dụng những thông tin ñó như thế nào ñể có thể làm lợi cho doanh nghiệp của mình mà không gây ra những hoạt ñộng phi ñạo ñức ñối với xã hội cũng ñòi hỏi lực lượng nhân công phải

có hiểu biết rộng hơn và ña dạng hơn, không chỉ là có liên quan ñến kỹ thuật và công nghệ mà còn liên quan ñến môi trường xã hội xung quanh nữa

Bộ máy nhân sự công nghệ thông tin trong doanh nghiệp bao gồm:

- Quản trị hệ thống (System Administrator)

- Lập trình viên (Programmer)

- Nhà thiết kế hệ thống (System designer)

- Nhà phân tắch hệ thống (System Analyst)

- Trưởng phòng CNTT

- Giám ựốc dự án

- Phòng PTG phụ trách CNTT (Chief Information Officer - CIO)

- Bộ máy kế toán gồm các nhân lực cho bộ phận lập cơ sở dữ liệu

2.1.3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu ựối với doanh nghiệp

Ngày nay, hệ thống thông tin kế toán ựóng một vai trò chiến lược trong một

tổ chức Doanh nghiệp sử dụng thông tin kế toán làm công cụ quản lý ở mọi cấp quản lý của doanh nghiệp

Một là hệ thống thông tin kế toán không chỉ ựóng vai trò là nguồn cung cấp các báo cáo chắnh xác cho doanh nghiệp, mà hơn thế nữa nó ựã thực sự trở thành một công cụ, một vũ khắ chiến lược ựể các doanh nghiệp nghiên cứu, ựánh giá, sử dụng thông tin ựể tạo ựược ưu thế cạnh tranh trên thị trường và duy trì những thế mạnh sẵn có

Hai là hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin ựể khuyến khắch các hoạt ựộng sáng tạo trong doanh nghiệp đó là quá trình phát triển sản phẩm mới, dịch vụ mới và các quá trình sản xuất, các hoạt ựộng mới trong doanh nghiệp Việc này có thể tạo ra các cơ hội kinh doanh hoặc các thị trường mới cho doanh nghiệp

Ba là doanh nghiệp ựầu tư vào hệ thống thông tin sẽ có khả năng tạo ra một

số dạng hoạt ựộng mới trong doanh nghiệp như tổ chức ảo, tổ chức theo thỏa thuận, các tổ chức theo truyền thống với các bộ phận cấu thành ựiện tử, liên kết tổ chức Bốn là áp dụng hệ thống thông tin kế toán, ựặc biệt là hệ thống thông tin kế toán các yếu tố ựầu vào như nguyên vật liệu sẽ giúp nhà quản lý có thông tin phù hợp, chắnh xác, kịp thời từ khâu xây dựng ựịnh mức vật tư ựến quá trình mua sắm, quá trình sử dụng tạo thành chi phắ sản xuất Từ ựó sẽ có thêm một công cụ, một

cơ hội, giúp nhà quản lý ựiều hành tốt hơn, nhanh chóng ra quyết ựịnh phù hợp trong việc thay ựổi chủng loại vật tư ựầu vào, làm tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, góp phần tăng lợi nhuận, tạo sự hài lòng cho khách hàng và các ựối tác [10] Trong cơ chế thị trường có sự quản lý và ựiều tiết của nhà nước theo ựịnh hướng xã hội chủ nghĩa với sự cạnh tranh gay gắt của các ựơn vị, bên cạnh việc ựẩy mạnh phát triển sản xuất doanh nghiệp cần tìm mọi biện pháp sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiểm Muốn vậy cần quản lý tốt vật liệu Yêu cầu của công tác quản

lý vật liệu là phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và

sử dụng Cùng với sự phát triển của xã hội loài người, các hoạt ựộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng mở rộng và phát triển không ngừng về quy mô, chất lượng trên cơ sở thỏa mãn vật chất, văn hóa của cộng ựồng xã hội Theo ựó, phương pháp quản lý cơ chế quản lý và cách thức hạch toán vật liệu cũng hoàn thiện hơn Trong ựiều kiện nền kinh tế hiện nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiểm vật liệu có hiệu quả càng ựược coi trọng, làm sao ựể cùng một khối lượng vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, giá thành hạ mà vẫn ựảm bảo chất lượng Do vậy việc quản lý nguyên vật liệu phụ thuộc vào khả năng và sự nhiệt thành của các cán bộ quản lý

Năm là hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu giúp quản lý vật liệu và cung cấp thông tin trên các khắa cạnh sau:

- Quản lý khâu thu mua: Nguyên vật liệu là tài sản lưu ựộng của doanh nghiệp,

nó thường xuyên biến ựộng trên thị trường Do vậy các doanh nghiệp cần phải có kế hoạch sao cho cụ thể liên tục cung ứng ựầy ựủ nhằm ựáp ứng kịp thời cho sản xuất Cho nên khi quản lý khối lượng, quy cách, chủng loại nguyên vật liệu phải theo ựúng yêu cầu, giá mua phải hợp lý ựể hạ thấp giá thành sản phẩm

- Quản lý khâu bảo quản: Việc bảo quản vật liệu tại kho, bãi cần thực hiện theo ựúng chế ựô quy ựịnh cho từng loại vật liệu, phù hợp với tắnh chất hóa lý của mỗi loại, với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh tình trạng thất thoát, lãng phắ vật liệu, ựảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý ựối với vật liệu

- Quản lý khâu dự trữ: đòi hỏi doanh nghiệp phải xác ựịnh ựược mức dự trữ tối ựa, tối thiểu ựể ựảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh ựược bình thường, không dự trữ vật liệu quá nhiều gây ứ ựọng vốn và cũng không quá ắt làm ngưng trệ gián ựoạn cho quá trình sản xuất

- Quản lý khâu sử dụng: Yêu cầu phải tiết kiểm hợp lý cơ sở xác ñịnh các ñịnh mức tiêu hao nguyên vật liệu và dự toán chi phí, quán triệt theo nguyên tắc sử dụng ñúng ñịnh mức quy ñịnh, ñúng quy trình sản xuất, ñảm bảo tiết kiểm chi phí về nguyên vật liệu trong tổng giá thành

Như vậy, quản lý nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng và cần thiết của công tác quản lý nói chung và quản lý sản xuất, quản lý giá thành nói riêng Muốn quản lý vật liệu ñược chặt chẽ, doanh nghiệp cần cải tiến và tăng cường công tác thu nhận thông tin từ hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu ñể quản lý cho phù hợp với thực tế

Quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ðể góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý nguyên vật liệu, hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Phản ánh chính xác kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp nguyên vật liệu trên các mặt: Số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp

- Tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời giá trị vật liệu xuất dùng cho các ñối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện ñịnh mức tiêu hao, phát hiện

và ngăn ngừa kịp việc sử dụng nguyên vật liệu lãng phí hoặc sai mục ñích

- Thường xuyên kiểm tra và thực hiện ñịnh mức dự trữ nguyên vật liệu, phát hiện kịp thời các vật liệu ứ ñọng, kém chất lượng, chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng ñể thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại

- Thực hiện kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ sử dụng nguyên vật liệu

Sáu là hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu sẽ cung cấp thông tin ñầy ñủ

về tình hình biến ñộng nguyên vật liệu tại công ty Tuy nhiên với mỗi doanh nghiệp sản xuất, việc cung cấp nguyên vật liệu và sử dụng nguyên vật liệu còn phải gắn liền với hiệu quả kinh tế Việc cung cấp nguyên vật liệu có kịp thời, ñầy ñủ hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn ñến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp Nhưng khi có

nguyên vật liệu thì việc sản xuất có hiệu quả hay không? Sản phẩm làm ra có khả năng cạnh tranh ñược hay không? ðể ñạt ñược ñiều này thì lại phụ thuộc vào chất lượng của nguyên vật liệu ñó Thông tin kế toán nguyên vật liệu sẽ chỉ rõ chất lượng của nguyên vật liệu ñối với sản xuất từng mặt hàng trong doanh nghiệp Bảy là hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin về chi phí cho quản lý chi phí nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu có ảnh hưởng không nhỏ ñến sự biến ñộng của giá thành, chỉ cần chi phí tăng hay giảm 1% cũng ñã làm cho giá thành biến ñộng ðiều này làm ảnh hưởng ñến giá thành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp [14]

Xét về mặt kinh doanh, trong cơ cấu giá thành nguyên vật liệu thường chiếm

tỷ trọng lớn 60%- 70% Về mặt vốn, nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu ñộng Việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn không thể tách rời việc dự trữ và

sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý và hiệu quả Như vậy, trong một số trường hợp nhất ñịnh tiết kiểm tối ña chi phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất còn là

cơ sở làm tăng thêm sản phẩm xã hội và hơn thế nữa sẽ tác ñộng ñến các chi tiêu quan trọng nhất như: Số lượng, chất lượng, giá thành, lợi nhuận,

Chính vì vậy việc tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu cả về vận hành và cung cấp thông tin là rất quan trọng nhằm ñảm bảo cho việc cung ứng ñầu vào của quá trình sản xuất diễn ra liên tục ñạt hiệu quả cao

Trong tình hình ngày nay khi ñất nước ta ñang trong tiến trình chuyển ñổi nền kinh tế việc hiện ñại hóa cơ sở hạ tầng ñang diễn ra nhanh chóng ở khắp mọi nơi làm thay ñổi bộ mặt ñất nước hàng ngày Vấn ñề ñặt ra cho các doanh nghiệp là làm thế nào

ñể quản lý có hiệu quả, khắc phục tình trạng lãng phí, thất thoát vốn trong các khâu của quá trình sản xuất Mặt khác, như trình bày ở trên, nguyên vật liệu chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp, vì vậy tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất là một việc rất cần thiết

2.1.4 Tính tất yếu và nguyên tắc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán NVL

2.1.4.1 Tính tất yếu phải hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu

Các tiêu chuẩn của một hệ thống thông tin kế toán hoàn hảo là phải cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, ñáng tin cậy; thời gian phát triển hợp lý; thỏa mãn nhu

cầu thông tin của doanh nghiệp; người dùng phải hài lòng kể cả nhân viên kế toán

Vì vậy, nhu cầu tất yếu phải hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nhằm phát triển hệ thống ñạt ñược hệ thống thông tin kế toán hoàn hảo, với chi phí bỏ ra phải tương xứng với hiệu quả mang lại

Trong các doanh nghiệp có kế hoạch chiến lược, sự phân tích hệ thống thông tin kế toán ñược ấn ñịnh trong kế hoạch chiến lược này Vì thế, ñến thời ñiểm qui ñịnh, người ta tiến hành phân tích hệ thống mặc dù hoạt ñộng của hệ thống vẫn tỏ ra rất hiệu quả Tuy nhiên, tại các doanh nghiệp không có kế hoạch chiến lược hoặc ngay cả các doanh nghiệp có kế hoạch chiến lược, giai ñoạn phân tích hệ thống có thể ñược bắt ñầu bởi các nguyên nhân chính sau ñây:

Lãnh ñạo doanh nghiệp cảm nhận rằng hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu hiện tại của doanh nghiệp không ñạt ñược mục tiêu, không hoàn tất nhiệm vụ bởi vì thông tin mà hệ thống cung cấp không chính xác, không kịp thời và không ñáng tin cậy Ví dụ một hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu luôn luôn cung cấp những thông tin về giá thành sai lệch so với giá trị thực làm giảm sức cạnh tranh với các doanh nghiệp khác; luôn hạch toán những khoản lương phải tra công nhân viên theo cách khiến cho công nhân luôn nhận thấy sai sót luôn luôn sai lệch

số liệu giữa sổ kế toán với thực tế kiểm kê hàng tồn kho, tài sản cố ñịnh ñều làm cho lãnh ñạo doanh nghiệp quyết ñịnh cần phải có một sự phân tích hệ thống thông tin kế toán

Các yêu cầu mới từ bên ngoài ñòi hỏi doanh nghiệp phải ñáp ứng cùng là một trong những nguyên nhân phổ biến trong bối cảnh môi trường hoạt ñộng kinh doanh luôn biến ñộng, luôn tăng trưởng Ví dụ doanh nghiệp cần phải lập những báo cáo cho cơ quan quản lý tài chính, cho các nhà ñầu tư mới, cho ủy ban chứng khoán mà những báo cáo này có những chỉ tiêu không có sẵn trong hệ thống thông tin kế toán kế toán nguyên vật liệu hiện tại

Với sự phát triển của khoa học công nghệ thông tin, sự tiến bộ của các công nghệ trong mỗi ngành kinh doanh, sản xuất và xu hướng toàn cầu hóa, việc ứng dụng các công nghệ mới ñể nâng cao hiệu quả hoạt ñộng của hệ thống thông tin kế toán nói chung và hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu nói riêng cũng là một nguyên nhân thường thấy

cho giai ñoạn phân tích hệ thống Ví dụ việc ứng dụng bar code, giao dịch qua mạng, các nghiệp vụ xử lý vô tuyến, các hệ thống kiểm soát sản xuất bằng máy tính [14]

2.1.4.2 Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu

ðể hoàn thiện hệ thống thông tin ñược thực hiện qua một trong các nguyên tắc sau:

Xác ñịnh bản chất thực sự của vấn ñề ñang biểu hiện nhờ ñó nhà lãnh ñạo sẽ

quyết ñịnh các phương pháp giải quyết gốc rễ của vấn ñề thay vì xử lý các hiện tượng

a Phải phân tích hệ thống thông tin kế toán ñể xác ñịnh mục tiêu của hệ thống xử lý cần ñạt ñược là những mục tiêu nào, phục vụ cho yêu cầu nào Mục tiêu của hệ thống con có thỏa mãn mục tiêu chung của hệ thống thông tin kế toán hay

không ðối với các hệ thống mớ, phân tích hệ thống là một yêu cầu bắt buộc

b Xác ñịnh các khả năng tiềm tàng trong hệ thống thông tin kế toán cũng là một mục tiêu thường thấy trong các cuộc phân tích hệ thống ở các doanh nghiệp Thông thường, phân tích hệ thống thường mong ñợi kết quả là không có rủi ro nào tiềm ẩn có thể bùng phát làm ảnh hưởng sai lệch ñến thông tin ñược cung cấp từ hệ

thống thông tin kế toán

c Thu thập ñầy ñủ các yêu cầu của thông tin ñầu ra nguyên vật liệu mà hệ thống cần cung cấp cho người sử dụng Các yêu cầu từ cấp quản lý cao ñến cấp quảnlý bên ngoài Yêu cầu của người sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

có liên quan ñến hệ thống Yêu cầu của thông tin ñầu ra cần thu thập bao gồm nội dung cần thông tin, hình thức và phương thức trình bày và công bố thông tin, ñối

tượng nhận thông tin, yêu cầu về kiểm soát thông tin

d Thu thập chính xác dữ liệu ñầu vào: nhằm chuẩn bị ñầy ñủ các dữ liệu

cung cấp cho việc xử lý ñể có ñược các thông tin ñầu ra

e Thu thập các yêu cầu ñối với quá trình xử lý dữ liệu là một nhiệm vụ quan trọng của ñội phát triển hệ thống thông tin kế toán Cụ thể là yêu cầu về hạch toán

kế toán, các phương pháp phân bổ, kết chuyển, phương pháp lập các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán từ những dữ liệu ñầu vào Yêu cầu về dữ liệu ñược xử lý

theo lô hay xử lý theo phương pháp trực tuyến thời gian thực [5]

2.1.5 Nội dụng hoàn thiện thành phần cấu thành hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu

2.1.5.1 Hoàn thiện hệ thống trang thiết bị phần cứng, phần mềm

Hệ thống trang thiết bị trong một ñơn vị là vô cùng quan trọng, việc có và vận hành hệ thống trang thiết bị tốt, an toàn sẽ tạo ra hiệu quả công việc Vì vậy, việc hoàn thiện hệ thống trang thiết bị ñòi hỏi phải hoàn thiện hệ thống trở thành một hệ thống trang thiết bị an toàn Mặt khác, hệ thống trang thiết bị của một ñơn vị phải ñảm bảo ñược hoạt ñộng chung của ñơn vị, ñáp ứng nhu cầu cần thiết tối thiểu của ñơn vị Hệ thống trang thiết bị cần phải ñáp ứng về mặt máy móc, trang thiết bị văn phòng, trang thiết bị phục vụ hoạt ñộng sản xuất kinh doanh, phục vụ công tác quản lý, cụ thể như về trang thiết bị phần cứng phải ñảm bảo ñủ máy móc như máy tính, máy in, máy photo, máy Fax, máy móc phục vụ sản xuất kinh doanh theo từng ñặc thù sản xuất kinh doanh cụ thể của từng ñơn vị, , ñáp ứng nhu cầu công việc của cán bộ công nhân viên Về trang thiết bị phần mềm ngoài nhưng phần mềm ñược cài ñặt trên máy tính phục vụ công tác ñiều hành, soạn thảo văn bản, chỉnh sửa thì cần phải có các phần mềm chuyên dụng phục vụ cho công tác quản lý, công tác hạch toán kế toán, công tác theo dõi cán bộ công nhân viên cụ thể

2.1.5.2 Hoàn thiện việc xây dựng dữ liệu và cơ sở dữ liệu về kế toán nguyên vật liệu

Các dữ liệu ñược hình thành từ việc lập ra và thu nhận các chứng từ từ các

bộ phận có liên quan ñến mua, nhập xuất các loại nguyên vật liệu cho sản xuất Nó không chỉ liên quan ở bộ phận kế toán mà cả phân xưởng sản xuất, bộ phận lập dự trù vật tư, bộ phận mua hàng, Vì vậy, việc hoàn thiện xây dựng cơ sở dữ liệu về

kế toán nguyên vật liệu thì phải hoàn thiện các nội dung ñầu tiền là hệ thống sổ, báo cáo liên quan ñễn kế toán nguyên vật liệu bằng cách thu nhận dữ liệu thông qua chứng từ và sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

ðể ñáp ứng yêu cầu của chu trình thông tin kế toán nguyên vật liệu thì sổ chi tiết phải ñược thực hiện theo từng kho, từng loại, từng thứ vật liệu và phải ñược tiến hành ñồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở kế toán chứng từ

Theo chế ñộ chứng từ kế toán theo quyết ñịnh 15/2006/Qð-BTC ngày

20/03/2006 có quy ñịnh các loại chứng từ kế toán về vật liệu cộng cụ dụng cụ gồm:

- Phiếu nhập kho (Mẫu 01- VT)

- Phiếu xuất kho (Mẫu 02- VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03- VT)

- Phiếu xuất vận tải theo hạn mức (Mẫu 04 – VT)

- Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05 – VT)

- Thẻ kho (Mẫu 06 – VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hóa (Mẫu 08 – VT)

- Hóa ñơn kiểm phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT)

- Hóa ñơn cước vận chuyển (Mẫu 03- VT)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy ñịnh nhà nước trong các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ kê khai chung những chứng từ khác tùy thuộc tình hình ñặc ñiểm của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt ñộng, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau ðối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải kịp thời ñầy ñủ theo ñúng quy ñịnh về mẫu, nội dung và phương pháp

Tùy thuộc vào phương pháp, kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà

sử dụng các sổ chi tiết sau:

- Sổ (Thẻ kho)

- Sổ ( Thẻ, kế toán chi tiết nguyên vật liệu)

- Sổ ñối chiếu vận chuyển

- Sổ (Thẻ) kho (Mẫu 06 – VT) ñược sử dụng ñể theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn từng thứ vật liệu theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên nhiên liệu, quy cách, ñơn vị tính, Sau ñó gửi cho thủ kho ñể hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết theo phương pháp nào

Các sổ thẻ kế toán chi tiết vật liệu, sổ ñối chiếu luân chuyển, sổ dư vật liệu ñược sử dụng ñể phản ánh nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt giá trị tùy thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết trong doanh nghiệp Ngoài các sổ kế toán chi tiết còn có thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê lũy kế, tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật liệu, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán ñược ñơn giản, nhanh chóng và kịp thời

Tiếp theo, là hoàn thiện các ñối tượng tham gia vào chu trình nghiệp vụ ñối với kế toán nguyên vật liệu, từ ñó hoàn thiện chu trình nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu, ñể hình thành các lưu ñồ nghiệp vụ, hình thành sơ ñồ dòng dữ liệu về thông tin nguyên vật liệu, từ ñó tổng hợp và kết xuất cung cấp thông tin về hệ thông thông tin

kế toán nguyên vật liệu tại ñơn vị cho các bộ phận, ñối tượng cần

Nội dung hoạt ñộng này nhằm khâu nối hoạt ñộng của toàn bộ hệ thống và in

ấn tài liệu ñể cung cấp thông tin Các báo cáo sẽ ñược in ấn ñể gửi ñến các nhà ñiều hành, các nhà quản lý ðối với hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu thì báo cáo là các bảng phân bổ, bảng kiểm kê, báo cáo kho, các thuyết minh về chính sách

kế toán trong hạch toán nguyên vật liệu

Sau khi xây dựng và hoàn thiện về dữ liệu, thì nơi lưu giữ thông tin chính là

cơ sở dữ liệu Vì vậy, cần hoàn thiện, ñảm bảo cơ sở dữ liệu cần giải quyết ñược các nội dụng: Tính chủ quyền của dữ liệu; Tính bảo mật và quyền khai thác thông tin của người sử dụng; Tranh chấp dữ liệu và ñảm bảo an toàn dữ liệu khi có sự cố [7]

2.1.5.3 Hoàn thiện hệ thống truyền thông tin

ðể cung cấp thông tin thì hệ thống truyền thông tin là thành phần không thế thiếu trong hệ thống thông tin, hệ thống truyền thông tin này nhằm liên kết các thành phần của hệ thống thông tin kế toán ñể tạo ra dòng thông tin thông suốt từ ghi nhận, tạo lập các yếu tố ñầu vào ñến cung cấp thông tin về nguyên vật liệu và chi phí nguyên vật liệu cho các bộ phận trong doanh nghiệp nói riêng và toàn hệ thống trong tổng công ty nói chung Chính vì vậy việc hoàn thiện hệ thống truyền thông tin là vô cùng quan trọng, việc hoàn thiện này ñược hoàn thiện trên các chỉ tiêu cụ thể như chọn nhà mạng, chọn gói cước, chọn dung lượng, chọn ñường dẫn,

2.1.5.4 Hoàn thiện về nguồn nhân lực cho hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu

Hoàn thiện nguồn nhân lực trong hệ thông thông tin kế toán nói chung và hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu nói riêng là việc ñi hoàn thiện về yếu tố con người tại ñơn vị, hoàn thiện về nguồn nhân lực trong bộ máy vận hành hệ thống thông tin, hoàn thiện nguồn nhận lực cán bộ quản lý, cán bộ công nhân viên trong ñơn vị theo chất lượng, trình ñộ chuyên môn, theo số lượng ñáp ứng nhu cầu của từng bộ phận ñể ñảm bảo hiệu quả công việc

2.2 Cơ sở thực tiễn về hệ thống thông tin kế toán trong công tác quản lý nguyên vật liệu tại Việt Nam

Trong tổng chi phắ giá thành của mỗi doanh nghiệp thì nguyên vật liệu luôn chiếm một tỷ lệ lớn và có tắnh chất quyết ựịnh ựối với chất lượng của sản phẩm Nhận thấy vị trắ và vai trò trong công tác quản lý nguyên vật liệu Hầu hết, các doanh nghiệp nước ta ựều tổ chức hệ thống thông tin kế toán ựể quản lý nguyên vật liệu Tất cả các khâu trong quá trình quản lý từ lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch, tổ chức thực hiện ghi chép ựều ựược giao cho từng bộ phận phụ trách Mỗi một doanh nghiệp có những cách thức quản lý vật liệu khác nhau Và thông qua hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu ựã giúp cho công tác quản lý trong các khâu của quá trình thu mua, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu

Thực tế, trong thời kỳ kinh tế thị trường, các doanh nghiệp luôn cạnh tranh nhau và phát triển mạnh mẽ, việc các doanh nghiệp cần phải có một hệ thống thông tin phù hợp ựể tìm cơ hội kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường Tuy nhiên ở nước ta hiện nay, công tác quản lý nguyên vật liệu trong nhiều doanh nghiệp chưa ựáp ứng ựược yêu cầu thông tin cho người quản trị như: giá, phân loại, chất lượng, đó là hạn chế gây khó khăn cho người quản trị ựưa ra các quyết ựịnh trong kinh doanh

Do vậy ựể ựạt ựược ưu thế trên thị trường, các doanh nghiệp ựã không ngừng ựầu tư phát triển hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán nhằm nâng cao chất lượng quản lý, vận dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật Vấn ựề tin học hóa trong mọi lĩnh vực ựặc biệt trong việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán góp phần cho nhà quản trị ựưa ra các quyết ựịnh ựúng, chắnh xác, kịp thời

đầu tư vào hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn Thông qua ựó doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chi phắ, tăng chất lượng sản phẩm và hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm và dịch

vụ của mình

Hiện nay, nhiều nhà máy sản xuất ở Việt Nam ựã sử dụng hệ thống thông tin

kế toán và công nghệ sản xuất có hỗ trợ của máy tắnh ựể ựiều khiển quá trình sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm Việc phân phối sản phẩm cũng như việc chi

trả của khách hàng hay về tình hình tài chính giữa các vùng khác nhau ñều sử dụng mạng viễn thông Nhờ phương thức ñó doanh nghiệp ñã hoạt ñộng hiệu quả hơn rất nhiều và ñồng thời cũng giảm chi phí ở mức lớn nhất có thể

Nhiều Doanh nghiệp, công ty lớn ñã thiết lập hệ thống TTKT, do vậy ñã phần nào giúp cho mỗi doanh nghiệp nhận thức ñược tầm quan trọng của hệ thống TTKT trong DN Do vậy một hệ thống TTKT vững mạnh sẽ mang lại cho Công ty nhiều lợi ích ñích thực hơn Các tổng công ty lớn như tổng công ty ñiện lực, tổng công ty than, tổng công ty xây dựng, …ñều có ứng dụng hệ thống thông tin kế toán

và hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu Một số công ty lớn trong ngành thép như Công ty Thép Hòa Phát, Công ty cổ phần Thép Thái Hưng, Công ty cổ phần Kim khí Hà Nội, tại Việt Nam cũng ñều ñã sử dụng hệ thống thông tin kế toán, trong ñó có áp dụng hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu, ñiều này:

Giúp Ban lãnh ñạo Công ty giảm bớt những rủi ro về việc quản lý nguyên vật liệu, về việc theo dõi tình hình biến ñộng nguyên vật liệu của công ty tại bất kỳ thời ñiểm nào

Giúp Ban lãnh ñạo Công ty giảm tải trọng những công việc, sự việc hàng ngày và ñể chỉ tập trung vào vấn ñề chiến lược;

- Giúp Ban lãnh ñạo Công ty chuyên nghiệp hoá công tác quản lý ñiều hành Thông thường, khi các Công ty càng phát triển thì hệ thống TTKT càng có ñiều kiện phát huy hiệu quả và lợi ích mang lại cho Công ty cũng trở nên to lớn hơn ðối với những Công ty lớn thì một hệ thống TTKT vững mạnh sẽ góp phần minh bạch hóa, nâng cao hiệu quả hoạt ñộng, qua ñó tạo dựng lòng tin của cổ ñông và khách hàng bảo vệ tài sản một cách hợp lý, tránh mất mát hao hụt, gian lận, trộm cắp ðảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo các tài chính Các phần mềm chủ yếu ñang ñược sử dụng trong HTTTKT bao gồm các phân hệ chính của Oracle Financials

là General Ledger, Account Receipables, Account Payables, Assets

Ngoài ra có một số doanh nghiệp ứng dụng ERP (Enterprise Resource

Planning), hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp dựa trên nền tảng công nghệ

hàng ñầu thế giới Oracle Kiến trúc Oracle cho phép mang lại hiệu suất, khả năng linh hoạt và phát triển mở rộng cho doanh nghiệp Do vậy, ứng dụng ERP rất thích

hợp cho các doanh nghiệp có cơ sở sản xuất kinh doanh phức tạp, phân bố nhiều nơi và yêu cầu cao về ñộ tin cậy dữ liệu và vận hành ứng dụng, cũng như ñòi hỏi tính bảo mật và giảm thiểu chi phí quản trị [2]

Hệ thống thông tin Quản lý Doanh nghiệp ERP gồm nhiều ứng dụng riêng biệt ñược tích hợp tự ñộng trong quá trình xử lý giúp nâng cao năng suất lao ñộng, cung cấp cho lãnh ñạo thông tin nhằm ra quyết ñịnh tốt hơn, hiệu quả hơn Với một giao diện người dùng Web 100% thân thiện và hệ thống bảo mật an toàn, người sử dụng có thể phát huy và thực hiện ñúng trách nhiệm của mình, giảm tối

ña công việc dư thừa, nâng cao hiệu quả công việc

Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp ERP trợ giúp các cán bộ nghiệp vụ tổ chức, thực hiện, quản lý và kiểm tra các hoạt ñộng nghiệp vụ về tài chính - kế toán, bán hàng, vật tư, dự án, nhân sự tiền lương và thông tin ñiều hành một cách chính xác, nhanh chóng, thuận tiện, giảm chi phí và tăng hiệu quả công việc Các phân hệ ứng dụng nghiệp

vụ có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong một kho dữ liệu chung và nhất quán toàn doanh nghiệp Chúng cũng góp phần ñưa các hoạt ñộng của doanh nghiệp ñi vào nề nếp

Do yêu cầu quản lý, ñiều hành các hoạt ñộng sản xuất, kinh doanh trong môi trường cạnh tranh, lãnh ñạo doanh nghiệp và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ các phòng ban cần nhanh chóng nhận ñược dữ liệu cần thiết và xử lý thông tin, chủ ñộng ñáp ứng các thay ñổi của tình hình thực tế ðặc biệt, thông tin ñiều hành doanh nghiệp cho phép lãnh ñạo doanh nghiệp nắm bắt ñược thông tin trực tuyến cần thiết về hoạt ñộng hàng ngày ngay cả khi ñi công tác

Hệ thống thông tin sản xuất tại một số công ty hàng ñầu thế giới

Như chúng ta ñều biết, hệ thống thông tin là nền tảng của các quá trình hoạt ñộng sản xuất kinh doanh trong một doanh nghiệp vì suy cho cùng bản chất của quản lý là quá trình thu thập thông tin về một vấn ñề nào ñó, xử lý các thông tin ấy

và ñưa ra các ñối sách tương ứng nhằm giải quyết tốt nhất vấn ñề ñặt ra

Tổng thể các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, phân loại theo chức năng của chúng bao gồm: [14]

Hệ thống thông tin sản xuất

Hệ thống thông tin tài chính kế toán

Hệ thống thơng tin quản trị nhân lực

Hệ thống thơng tin lãnh đạo và trợ giúp ra quyết định

Trước hết chúng ta xem xét hệ thống thơng tin sản xuất Hệ thống thơng tin sản xuất bao gồm tồn bộ các thơng tin phản ánh các quá trình hoạt động sản xuất, điều hành, quản lý sản xuất trong doanh nghiệp

Thành phần của hệ thống thơng tin sản xuất cũng bao gồm các tiềm năng như của một hệ thống thơng tin quản lý nĩi chung Tiềm năng về phần cứng của phân hệ

là một mạng LAN Tiềm năng về phần mềm quan trọng nhất là các CSDL về kho nguyên vật liệu cho sản xuất, về các kế hoạch sản xuất, về các quy trình cơng nghệ

Hệ thống thơng tin sản xuất sử dụng các hệ quản trị CSDL thơng dụng như FOXPRO, ACCESS, các bảng tính điện tử như LOTUS, EXCEL Trong hệ thống thơng tin sản xuất, người ta cũng sử dụng các mơ hình tốn tối ưu hĩa( quy hoạch tuyến tính, quy hoạch phi tuyến ) để xây dựng các phương án kế hoạch tối ưu, phương án phân bổ kế hoạch sản xuất, phương án tối ưu sử dụng nguyên vật liệu

Phân hệ kế hoạch hĩa chiến lược bao gồm các thơng tin về quy mơ sản xuất và kế hoạch đầu tư cho sản xuất ðây là những thơng tin quan trọng nhất của doanh nghiệp Phân hệ lập kế hoạch chiến thuật và cơ động bao gồm các thành phần sau đây:

Kế hoạch sản phẩm

Kế hoạch lao động

Kế hoạch nhu cầu vật liệu

Kế hoạch cung ứng dài hạn

Phân hệ báo cáo là phân hệ thơng tin thực hiện bao gồm các thơng tin về sản xuất, về tình hình tiêu thụ sản phẩm và về kết quả hoạt động sản xuất của doanh nghiệp( lợi nhuận)

Phân hệ xử lý giao dịch gồm các thơng tin về quá trình xử lý giao dịch kho hàng, xử lý đơn đặt hàng

Một số ví dụ về các hệ thống thơng tin sản xuất của các nước trên thế giới

Hệ thống thơng tin sản xuất của tập đồn sản phẩm hĩa học Mỹ: ðây là một tập đồn lớn của Mỹ sản xuất ra 32.000 loại sản phẩm hĩa học mỗi năm Mỗi tháng tập đồn nhận được 10.000 đơn đặt hàng của khách hàng từ khắp nơi trên thế giới

Hệ thống thơng tin sản xuất của tập đồn gồm: [14]

Một máy tính lớn AS/400 hoạt động 24/24 giờ trong ngày 600 Terminals được bố trí tại vị trí sản xuất

Hệ thống cung cấp mọi thơng tin cần thiết cho quá trình sản xuất và quản lý sản xuất của tập đồn

Hệ thống sản xuất của hãng IBM

IBM là hãng sản xuất máy tính lớn nhất thế giới với doanh số hàng chục tỷ đơla mỗi năm Hãng đã đầu tư rất lớn cho cơng việc tự động hĩa trong sản xuất cơng nghiệp Mỗi năm, hãng chi ra 1 tỷ đơla cho cơng tác nghiên cứu và ứng dụng

để sản xuất các vi mạch Hệ thống thơng tin sản xuất của hãng sử dụng một cơ sở

dữ liệu thống nhất Hệ thống duy trì thường xuyên mối liên hệ giữa lãnh đạo của hãng, lãnh đạo các bộ phận sản xuất và mỗi vị trí làm việc của cơng nhân

Hệ thống thơng tin sản xuất của tập đồn Turner: ðây là một tập đồn xây dựng siêu quốc gia ra đời từ những năm 80, cĩ 40 văn phịng đại diện tại Mỹ và 30 văn phịng ở nước ngồi Doanh số hàng năm của tập đồn là 6 tỷ đơla Mỹ Hệ thống thơng tin sản xuất của tập đồn được thiết kế trên nguyên tắc phân tán gồm cĩ: 25 máy tính IBM, một mạng LAN với 2000 IBM PC trang bị bộ vi xử lý Intel 80386

Hệ thống được vận hành và thường xuyên bảo trì bởi 50 chuyên gia về phần cứng và phần mềm Nhờ sử dụng hệ thống thơng tin sản xuất, mỗi tháng tập đồn giảm chi phí cho cơng tác điều hàng sản xuất được 50 triệu đơla

Và cho đến này thì hệ thống thơng tin cũng đã phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam cụ thể đi đầu là tổng cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Việt Nam – Constrexim Holdings

ðược thành lập theo quyết định số 630/BXD - TCCB ngày 23/4/1982, trải qua hơn 25 năm xây dựng và phát triển, đến nay Tổng Cơng ty cổ phần ðầu

tư Xây dựng và Thương mại Việt Nam - Constrexim Holdings (Cơng ty xuất nhập khẩu vật liệu xây dựng trước đây) đã là một trong những doanh nghiệp lớn của ngành xây dựng Việt Nam, khẳng định được vị thế của mình với các đối tác trong và ngồi nước trên mọi lĩnh vực và ngành nghề khác nhau

Cơng ty Constrexim đã phát huy thế mạnh, xây dựng, phát triển theo mơ hình một tập đồn cĩ đủ nguồn lực trí tuệ, tài chính, cĩ uy tín, tăng trưởng về mọi

mặt: giá trị, sản lượng, doanh thu, phúc lợi xã hội Nhằm khơi dậy mạnh mẽ hơn tiềm năng, sức mạnh của một tập thể đồn kết, năng động, sáng tạo, nhiệt huyết, Constrexim đã cổ phần hĩa và hoạt động theo mơ hình cổ phần hĩa tồn diện từ tháng 6 năm 2007

Tổng cơng ty luơn kiên định Mục tiêu phấn đấu xây dựng Constrexim Holdings trở thành một tập đồn kinh tế vững mạnh, phát triển mở rộng thị trường hoạt động kinh doanh trong nước và trên thế giới; dựa trên nguyên tắc khơng ngừng sáng tạo, năng động, làm việc hiệu quả và kỷ cương; với phương châm: coi nhu cầu của khách hàng là nguồn cơng việc vơ tận, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng là điều quan trọng nhất trong điều hành sản xuất kinh doanh; đảm bảo chất lượng, đúng hẹn và thỏa mãn yêu cầu của khách hàng là mục tiêu số 1 [2]

Constrexim Holdings luơn tự tin, chủ động, sáng tạo trong cơng việc với gần 40 Cơng ty thành viên, hơn 9000 cán bộ cơng nhân viên trong đĩ cĩ hàng nghìn cán bộ trình độ Tiến sỹ, Thạc sỹ, kỹ sư, cử nhân và cơng nhân Tổng cơng

ty chủ động quan hệ rộng rãi với các đối tác về tất cả các lĩnh vực, liên tục phát triển nguồn nhân lực và khơng ngừng ứng dụng, phát triển cơng nghệ mới trong điều hành sản xuất, kinh doanh, trong đĩ việc xây dựng HTTTKT được coi trọng hàng đầu

Tổng cơng ty đã xác định cho mình hướng đi đa doanh, đa ngành nghề, đa

sở hữu Với quy mơ hoạt động lớn, các nhà máy và cơng trình xây dựng phân bố ở nhiều vị trí khác nhau, cùng với nĩ là rất nhiều các hạng mục, đối tác, khách hàng

và nhân cơng, các đơn vị thành viên Vì vậy, Tổng cơng ty Cổ phần ðầu tư Xây dựng Việt Nam (Constrexim Holdings) rất quan tâm xây dựng, duy trì thực hiện và liên tục cải tiến hệ thống TTKT và quản lý Ban lãnh đạo Tổng cơng ty nhận thấy sự cấp bách cần phải cĩ một hệ thống thơng tin tác nghiệp với đầy đủ chức năng, sẵn sàng cung cấp thơng tin kịp thời chính xác qua các báo cáo, phân tích, phục vụ các cấp quản lý khác nhau Và các yếu tố này chỉ cĩ thể được thỏa mãn bởi một hệ thống thơng tin kế tốn kết hợp với hệ thống TT chức năng khác nhằm tăng cường quản lý một cách hiện đại hơn trong SX-KD

Với đặc trưng của ngành xây dựng, cĩ lượng vốn huy động và sử dụng lớn,