Thuyết trình lãnh đạo và sự thay đổi trong quản lý chất lượng

Lãnh đạo và sự thay đổiLãnh đạo Khả năng truyền cảm hứng cho con người => thực hiện mục đích tổng thể với sự sẵn sàng, tự nguyện ,cam kết hoàn thành hay vượt qua các mục tiêu của tổ chứ

ĐỀ TÀI THUYẾT TRÌNH

LÃNH ĐẠO VÀ SỰ THAY ĐỔI

TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

LÃNH ĐẠO VÀ SỰ THAY ĐỔI

TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

GVHH: TS Ngô Thị Ánh

Lãnh đạo và sự thay đổi

Lãnh

đạo

Khả năng truyền cảm hứng cho con người => thực hiện mục đích tổng thể với sự sẵn sàng, tự nguyện ,cam kết hoàn thành hay vượt qua các mục tiêu của tổ chức

Làm gì

Truyền cảm hứng cho người khác:

Sắp xếp nhân sự với tầm nhìn Cung cấp một phương hướng Truyền tin hiệu quả và thường xuyên Trao quyền

Đào tạo và tư vấn

Nhà lãnh

đạo giỏi

Thể hiện qua: hình dạng, kích thước, giới tính, lứa tuổi, chủng tộc, phái chính trị, nguồn gốc quốc gia Biểu hiện qua những đặc điểm:

Lãnh đạo và sự thay đổi

Cam kết công bằng Đóng vai trò là hình mẫu tích cực

Kỹ năng giao tiếp tốt Ảnh hưởng tích cực Sức thuyết phục Phải là người thực hiện đầu tiên rồi sau đó mới

Beyond, Brucker

“Quản trị cho

tương lai”

Lãnh đạo không phải là một chức năng của sức thu hút

Những người đặt hình ảnh trên nội dung và cố gắng dẫn dắt mọi người bằng uy tín của mình là những người

không có tính lãnh đạo, không phải là người lãnh đạo

Nhà lãnh đạo # nhà không có tính lãnh đạo?

Xác định và trình bày rõ được sứ mệnh của tổ chức Thiết lập mục tiêu, ưu tiên, và chuẩn hóa chúng

Là trách nhiệm không phải là đặc quyền vị trí, cấp bậc Người am hiểu, mạnh mẽ => mọi người cùng đóng góp

Có được lòng tin và sự tôn trọng toàn vẹn

Lãnh đạo và sự thay đổi

Lãnh đạo và sự thay đổi

Lãnh đạo là một kỹ năng hiếm

Nhà lãnh đạo sinh ra chưa đã làm lãnh đạoNhững người lãnh đạo có sức lôi cuốn

Khả năng lãnh đạo chỉ tồn tại ở đầu

Những người lãnh đạo kiểm soát, chỉ dẫn, khích động, và điều khiển

Người lãnh đạo luôn luôn phải học tập suốt đời

Lãnh đạo và sự thay đổi

Quản trị

chất lượng

Quản trị chất lượng rút ra từ quan điểm của quản trị toàn diện Đó là việc áp dụng các nguyên tắc lãnh đạo được đặt ra ở phần trước chẳng hạn như cách để cải tiến một cách liên tục hoạt động của con người, các quá trình và sản phẩm

Thực hiện cải tiến liên tục qua các bước:

Chất lượng Giá trị

Năng suất Dịch vụ Thị Phần Tuổi thọ

Mở rộng kinh doanh Lợi nhuận đầu tư

Lãnh đạo và sự thay đổi

Những yếu tố quan

trọng của quản trị

chất lượng

Khách hàng mục tiêu

Tiếp tục phát triển giáo dục và đào tạo

Thừa nhận cơ cấu tổ chức công việc

Tự do dù bị kiểm soát Thống nhất mục đích, mục tiêu Tìm kiếm lỗi thiếu sót trong hệ thống Làm việc theo nhóm

Nỗi ám ảnh về chất lượng

Nhấn mạnh việc hoạt động tốt và hiệu suất cao

Lãnh đạo và sự thay đổi

BỘ 3 QUY TẮC JURAN

Kế hoạch quản lý chất lượng Kiểm soát chất lượng

Cải tiến chất lượng

Kế hoạch, kiểm soát, và cải tiến chất lượng không tự động diễn

ra trong bất kỳ doanh nghiệp nào Chúng diễn ra như là kết quả

của việc quản trị Người lãnh đạo, trong thiết lập quản trị toàn

diện phải chắc chắn rằng những nguyên tắc này phải được áp

dụng hàng ngày tại tất cả các cấp độ của tổ chức họ

Kỹ năng lãnh đạo

Bẩm sinh

Một số trường hợp có khả năng lãnh đạo bẩm sinh

Tuy nhiên, để trở thành lãnh đảo giỏi phải thông qua giáo dục, đào tạo, thực hành, quyết tâm và nỗ lực

Lãnh đạo, động lực, cảm hứng

Nhu cầu phải được hài lòng theo thứ tự từ dưới lên Nhân viên quan tâm đặc biệt những nhu cầu chưa được đáp ứng ở mức thấp nhất

Một nhu cầu đã được hài lòng thì nó sẽ không thể là yếu tố động viên

Động viên

dựa vào?

Cảm hứng dựa vào lòng tin của nhân viên vào mục tiêu tổ chức

Các kiểu lãnh đạo

CHUYÊN QUYỀN

ĐỘC TÀI

Ra quyết định mà không tham vấn ý nhân viên

Về lâu về dài không hiệu quả

Vai trò của lãnh đạo là hướng đội đến một sự nhất trí

Nhân viên được trao quyền, có trách nhiệm trong mục đích, giải pháp, chiến lược

Tạo sự đồng thuận tốn nhiều thời gian và công sức

TÌNH HUỐNG

Mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên

Hành động phải tuân thủ chính xác các hướng dẫn

cụ thể như thế nào

Lượng quyền hạn lãnh đạo thực sự có với thành viên trong nhóm

Chỉ tập trung vào những mục tiêu đặc biệt mà

bỏ qua cơ hội tiềm năng

Những cạm bẫy hủy hoại

Cần phân biệt sự nổi tiếng và sự kính trọng

Sự lãnh đạo và sự nổi tiếng không giống nhau

Những nhà lãnh đạo giỏi có thể nổi tiếng, nhưng họ phải được kính trọng Không phải tất cả lãnh đạo đều nổi tiếng, nhưng tất cả họ phải được kính trọng

Xây dựng, duy trì nhóm ủng hộ

2 Tính cách nhà lãnh đạo tạo điều kiện xây dựng và duy trì sự ủng hộ

Nhận thức rõ mục đích

Tự giácTrung thực

Sự tin cậy

Tính kiên định

Ý thức chungKhả năng chịu đựng

Sự cam kết

Xây dựng, duy trì nhóm ủng hộNhững cạm bẫy hủy hoại sự ủng hộ

3

Cố gắng trở thành bạn bè với nhân viên

Có mối quan hệ thân mật với một nhân viên

Cố gắng giữ mọi thứ như vậy khi giám sát những đồng nghiệp cũ

Xây dựng, duy trì nhóm ủng hộ

Mô hình tương tác

4

Lãnh đạo so với quản lý

Lãnh đạo và quản lý là không giống nhauLãnh đạo và quản lý là 2 hệ thống riêng biệt và bổ sung cho nhau trong hành động (John P.Kotter)

Ứng phó với sự thay đổi Ứng phó với phức tạp

Thiết lập định hướng cho sự thay

đổi thông qua tầm nhìn

Lên kế hoạch, lập ngân sách cho

sự phức tạp

Gắn kết mọi người làm việc hướng

tới tầm nhìn

Thực hiện kế hoạch, bố trí nhân sự

Động viên, truyền cảm hứng cho

mọi người để hoàn thành kế hoạch

Đảm bảo hoàn thành kế hoạch thông qua điều khiển, giải quyết

Lãnh đạo so với quản lý

Khiển trách nhưng chia sẻ lòng tin

Trở nên

bình đẳng

Hỗ trợ và giúp đỡ

Trở nên kiên định

Chiến lược xây dựng lòng tin

Mọi người trong tổ chức thì không thích sự thay đổi Sự thật

thì mọi người có xu hướng thoải mái với nguyên hiện trạng,

cái mà họ sợ không là quá nhiều thay đổi nhưng là cái không

biết được Mọi người bám lấy cái quen thuộc bởi vì họ sợ

tính không chắc chắn của sự thay đổi Đây là lý do tại sao ba

quy tắc quan trọng nhất của lãnh đạo sự thay đổi là truyền

đạt, truyền đạt và truyền đạt

LỜI KHUYÊN CHẤT LƯỢNG

Lãnh đạo và đạo đức

Nhà lãnh đạo không những sống theo các tiêu chuẩn đạo đức được mong đợi bởi tổ chức và xã hội nói chung mà còn vượt hơn thế và làm nó một cách nhất quán

Tại sao? Mọi người sẽ chỉ tự nguyện làm theo những người mà họ tin tưởng

Đặt ra tinh thần chung về vấn đề đạo đức

Những nhà lãnh đạo có đạo đức phải có tầm nhìn xa

Nhân viên, quản lý trong thay đổi

Một trong những khó khăn tổ chức đối mặt khi nổ lực tạo điều kiện cho sự thay đổi là khác biệt nhận thức giữa nhân viên và quản lý liên quan đến sự thay đổi

Giải

pháp?

Thúc đẩy một thái độ “chúng tôi ở đây cùng nhau” hướng tới sự thay đổi

Khiến nhân viên hiểu thị trường điều khiển

sự thay đổi, không do quản lýLiên quan đến tất cả mọi người

Tái cấu trúc và sự thay đổi

Các chiến lược xử lý hiệu quả sự thay đổi

Các bước dẫn dắt sự thay đổi

B1 Xây dựng hình ảnh thay đổi hấp dẫn

B2 Truyền tải hình ảnh đổi mới tới các bên liên quan

B3 Phân tích các rào cản toàn diện

B4 Loại bỏ hoặc giảm thiểu rào cản được xác định

B5 Thực hiện sự thay đổi

B6 Kiểm soát và điều chỉnh

Nhà lãnh đạo, quản lý đầy tớ

Không có trong tổ chức lãnh đạo truyền thống

Một cách tiếp cận để tổ chức và quản lý trao quyền cho nhân viên để nhân viên tự chủ, trong khi vẫn đáp ứng tất cả các nhu cầu của một thị trường cạnh tranh

Ảnh hưởng tiêu cực của lãnh đạo

Ủy nhiệm, không nhường vị trí

Lãnh đạo như người cố vấn

LỢI ÍCH TIỀM NĂNG CỦA TƯ VẤN

Xây dựng mối quan hệ đó, cải thiện tinh thần đồng đội

Cung cấp cho nhân viên một kết nối mạnh mẽ hơn

Khuyến khích giao tiếp

Giúp nhân viên xem hình ảnh lớn và nơi họ phù hợp với nóNâng cao hiệu suất

Cải thiện tỷ lệ duy trì của tổ chức

Phát triển thế hệ tiếp theo của các nhà lãnh đạo

Lãnh đạo như người cố vấnCÁC THỰC TIỄN TỐT TRONG TƯ VẤN

Thiết lập ví dụ tích cực

Thiết lập mục tiêu học tập rõ ràng

Giao tiếp hiệu quả và thường xuyên

Hãy suy nghĩ phê phán và sáng tạo

Trao quyền bảo trợ

Truyền cảm hứng, hỗ trợ và khuyến khích

Tình huống công ty kế toán

Công ty làm về dịch vụ kế toán, bao gồm các phòng ban:

Bộ phận giải thể 1 người là nữ (giao nhận hồ sơ giải thể, đàm phán với thuế, không có kỹ năng nhiều về kế toán, hồ sơ nhận về giải thể nếu phải làm lại sổ sách quyết toán thì sẽ giao cho các kế toán viên)

Kế toán sổ sách và báo cáo thuế ( khoảng 12 người trong đó 1 kế toán trưởng và 11 kế toán viên)

Bộ phận giao nhận ( nhân viên nam 6 người)

Tăng thị phần, tăng doanh thu, giảm chi phí

Tình huống công ty kế toán

Đặc điểm của lãnh đạo:

Các yếu tố lãnh đạo chất lượng:

Độc đoán, nói nhưng không làm, chỉ làm xoa dịu tạm thời

Khách hàng mục tiêu

Luân chuyển công việc, không đào tạo mới, nhân viên không hài lòng

Thường hay la mắng, thông tin truyền đạt bị gián đoạn

Sắp xếp bố trí nhân sự không hợp lý với công việc

Trả lương không xứng đứng – nhân viên làm ngoài

Có trao quyền nhưng nhân viên tự chịu trách nhiệm

Tình huống công ty kế toán

KHÁCH HÀNG MỤC TIÊU

Nội bộ: Công tác quản lý làm việc liên quan nhau giữa bộ

phận kế toán, giao nhận và giải thể không được vận hành tốt, mỗi nhân viên giao nhận sẽ đảm nhận một khu vực để đi lấy chứng từ sổ sách nhưng nhiều lúc đùn đẩy, trốn tránh trách nhiệm, đi lấy chứng từ chỉ vào buổi sáng và sáng hôm sau mới vào

Không quản lý được quỹ thời gian của nhân viên giao nhận, truyền đạt từ khách hàng hoặc các cơ quan chức năng khác không được chính xác

Làm cho bộ phận kế toán nhận thiếu thông tin

Tình huống công ty kế toánKHÁCH HÀNG MỤC TIÊU

Khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ của công ty:

Nhiều khi giám đốc thực hứa hẹn với khách hàng về sản phẩm dịch vụ của mình nhưng cuối cùng luôn bị phàn nàn về giá cả, chất lượng dịch vụ

Các công ty trong và ngoài nước sử dụng các dịch vụ kế toán thuế, giải thể … của công ty phàn nàn về sự thay đổi nhân sự trực tiếp làm sổ sách cho họ

Tình huống công ty kế toánSẮP XẾP NHÂN SỰ

Hồ sơ giải thể rất nhiều mà chỉ có một nhân viên nữ đảm nhận

Công việc giải thể cần phải thông thạo về kế toán để làm các

hồ sơ không có riêng một bộ phận giao lại cho các kế toán viên nhưng không trả thêm thù lao

Nhân viên chán nản, có cảm giác bị bốc lột

Tình huống công ty kế toánKHI THAY ĐỔI CƠ CẤU TỔ CHỨC

Kiểm soát nhân viên giao nhận bằng cách đầu giờ sáng và chiều đều phải có mặt để báo cáo

Dùng camara và một số phần mềm theo dõi để theo dõi các nhân viên kế toán làm gì trong giờ làm việc

Điều chỉnh không gian làm việc nhưng nhân viên lại phản ứng ngược không hài lòng, và cả cách kiểm soát

Có cho nhân viên đi tham dự các hội thảo về thuế nhưng không chi các khoản sách tham khảo luật thuế

Không có chính sách giữ nhân viên lão luyện của công ty

Tình huống công ty kế toán

HỆ QUẢ

Nhân viên lâu năm rời bỏ công ty

Nhân viên học việc thành thạo cũng rời đi

Nhân viên không được đào tạo thêm kiến thức chuyên ngànhKhách hàng mất lòng tin vào công ty do nhân viên phụ trách thay đổi liên tục

Tình huống công ty kế toánTRƯỚC KHI THAY ĐỔI

Mục tiêu của công ty là tăng thị phần khách hàng

Chưa đảm bảo được các yêu cầu của khách hàng được xác định

và đáp ứng để thỏa mãn hài lòng khách hàng

Trách nhiệm lãnh đạo trong quản lý chất lượng ở đây là truyền đạt cho tổ chức về tầm quan trọng của việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng nhưng lại chưa làm tốt

Mục tiêu tăng thị phần khách hàng, tăng doanh thu giảm

Uy tín, chất lượng sản phẩm dịch vụ của công ty giảm so với các công ty đối thủ khác

Tình huống công ty kế toán

TRƯỚC KHI THAY ĐỔI

Khả năng truyền đạt và thấu hiểu nhân viên kém nhiều khi truyền đạt không tới nới tới chốn dẫn đến làm sai, lại hay la mắng

Trách nhiệm giám sát thực hiện chưa tốt khiến bộ phận giao nhận luôn đùn đẩy trách nhiệm

Trách nhiệm trao đổi thông tin kém

Lãnh đạo chưa gương mẫu

Nhân viên làm tư việc nhiều hơn công việc

Tình huống công ty kế toán

TRƯỚC KHI THAY ĐỔI

Luân chuyển nhân viên nhưng chưa hỗ trợ đào tạo kiến thức đáp ứng cho yêu cầu công việc, chưa động viên khich lệ tạo một viễn cảnh tốt đẹp cho nhân viên được luân chuyển những lợi ích khi chuyển qua bộ phận khác

Hệ thống lương, thưởng chưa phù hợp

Nguồn lực nhân sự cho bộ phận giải thể còn thiếu, công việc quá nhiều

Tình huống công ty kế toán

KHI THAY ĐỔI

Chưa tìm hiểu rõ những nhu cầu mong muốn thực sự của nhân viên trước khi đưa ra những thay đổi

Đưa ra thay đổi theo kiểu áp đặt, gò bó làm nhân viên chưa kịp thích ứng tạo bầu không khí làm việc không thoải mái, khó chịu,

Tình huống công ty kế toán

KHI THAY ĐỔI

Vẫn chưa đề cập, xem xét đến vấn đề lương thưởng

Vẫn chưa chú trọng về mặt đào tạo kiến thức

Chưa đáp ứng được yêu cầu của khách hàng

Chưa đáp ứng được nhu cầu, thấu hiểu những mong muốn nhân viên nên không biết cách giữ chân nhân viên chủ chốt

Bộ phần giải thể vẫn thiếu người => Công việc trì truệ

Tình huống công ty kế toán

Không có hoặc thiếu chiến lược chất lượng, thiếu liên kết giữa chất lượng và chiến lược kinh doanh

Sự thật là công ty chỉ quan tâm thực sự đến chất lượng và có kế hoạch chất lượng khi nó gặp vấn đề và sự cố chất lượng

Việc hoạch định chất lượng một cách chủ động, lâu dài, có tính chiến lược chưa phải là ưu tiên của công ty

Việc xác định vai trò lãnh đạo chất lượng trong công ty còn mang tính hình thức đối phó

Chất lượng của lãnh đạo chất lượng còn nhiều điểm hạn chế,

Vai trò của lãnh đạo chất lượng còn nhiều điểm hạn chế thể hiện ở việc

Tình huống công ty kế toán

GIẢI PHÁP

Áp dụng quản lý chất lượng theo ISO

Áp dụng KPI, BSC cho công ty

Quản lý theo mục tiêu MBO, quá trình MBP, giá trị MBVXây dựng hệ thống thông tin hiệu quả

Hoàn thiện chính sách lương, trả lương theo sản phẩm

Để đi đến sự thành công về chất lượng là một chặng đường

dài, đòi hỏi những nỗ lực bền bỉ về xây dựng hệ thống, đào

tạo, áp dụng các công cụ thích hợp

=> Công ty cần không ngừng hoàn thiện bộ máy hoạt động

chất lượng, cùng với việc nâng cao chất lượng công tác

quản lý chất lượng, việc nâng cao chất lượng của hoạt động

và con người lãnh đạo chất lượng sẽ được quan tâm và trở

thành một ưu tiên trong chiến lược phát triển của công ty

KẾT LUẬN

HỎI & ĐÁP

Q & A

Thank You!