QUẢN LÝ CÔNG VIỆC VÀ CẤP PHÁT TÀI SẢN CHO NHÂN VIÊN SỬ DỤNG RFID VÀ ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG

Những vấn đề như phân công công việc, nhắc việc hàng ngày cho các nhân viên, họp bàn và hợp tác giữa các nhân viên cho đến quản lý giờ giấc của nhân viên ảnh hưởng đến lớn đến năng suất

ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI Viện Điện tử - Viễn thông

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC VÀ CẤP PHÁT TÀI SẢN CHO NHÂN VIÊN SỬ DỤNG RFID VÀ ĐIỆN THOẠI

DI ĐỘNG

Giáo viên hướng dẫn: TS Phạm Văn Tiến Nhóm sinh viên thực hiện: Bùi Đức Toàn

Ngô Quý Tuấn Phạm Minh Tiến Nguyễn Quang Huy Nguyễn Thanh Hải

Hà nội 5/2011

Mục lục

1 Danh mục hình vẽ 2

3 Tóm tắt công trình 2

4 Mục tiêu ứng dụng sản phẩm 3

5 Cấu trúc hệ thống 3

6 Thiết kế hệ thống 5

7 Tính năng sản phẩm 5

8 Kết luận 14

1 Danh mục hình vẽ

2.

3 Tóm tắt công trình

Hiện nay, với sự phát triển ngày càng lớn về mặt quy mô của các công ty, nhu cầu quản lý và điều hành nhân viên đang gặp rất nhiều vấn đề khó khăn Những vấn đề như phân công công việc, nhắc việc hàng ngày cho các nhân viên, họp bàn và hợp tác giữa các nhân viên cho đến quản lý giờ giấc của nhân viên ảnh hưởng đến lớn đến năng suất và hiệu quả hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

Hệ thống sản phẩm của đề tài nghiên cứu khoa học này được xây dựng trên nền công nghệ RFID và dịch vụ thông tin di động Nó được cấu thành từ thẻ RFID (gán cho nhân viên) và đầu đọc (gắn tại cửa ra vào, quầy phục vụ, phòng họp),

cơ sở dữ liệu trung tâm, GPRS/3G modem và điện thoại di động của chính nhân viên Nhóm nghiên cứu đã thiết kế, chế tạo phần cứng đầu đọc RFID và phát triển các phần mềm ứng dụng Hệ thống sản phẩm cho phép:

- Xem dữ liệu nhật ký hành vi và công việc phải làm của của nhân viên

- Giao dịch tài khoản sản phẩm cấp cho nhân viên theo định mức (cà phê, suất ăn…)

- Nhật ký cuộc họp và xếp lịch làm việc cho tập thể, gán công việc cho các nhân viên liên quan

- Nhắc việc nhân viên: họp hành, tiếp xúc khách hàng, viết báo cáo… qua dịch vụ di động

4 Mục tiêu ứng dụng sản phẩm

Sản phẩm được dùng trong lĩnh vực quản lý nhân viên ở các công ty Mỗi nhân viên sẽ được cung cấp một thẻ riêng và nhờ đó hệ thống có thể quản lý các lĩnh vực như quản lý giờ làm việc, sản phẩm, vào ra Hệ thống cũng nhắc việc cho nhân viên qua điện thoai di động SMSvà email

Đáng chú ý, hệ thống còn quản lý được tài khoản sản phẩm cấp cho nhân viên

(chẳng hạn số cốc cà phê, số bánh ngọt, suất ăn ) Người quản lý được cung cấp tiện ích phần mềm để nạp thêm, khấu trừ, hủy bỏ, chuyển đổi lượng tài sản cấp cho mỗi nhân viên Khi quẹt thẻ, nhân viên có thể xem tài khoản của mình, đưa ra

đề nghị với người cấp sản phẩm về cách khấu trừ

Một ví dụ đơn giản như sau Mỗi nhân viên được cấp 22 cốc cà phê (miễn phí) mỗi tháng Khi muốn uống, người này đến quán cà phê của cơ quan, quẹt thẻ và được người phục vụ cấp cho một cốc Hệ thống sẽ tự trừ đi cốc đã uống Nếu một ngày làm việc nào đó không uống thì ngày hôm sau có thể uống bù, miễn là không vượt số cốc đang có trong tài khoản Khi tiếp khách của cơ quan, nhân viên này cũng quẹt thẻ và khai báo với người phục vụ tại quán để lấy ra cà phê cho khách Người quản lý của cơ quan chỉ cần truy cập máy chủ CSDL là biết được hồ sơ sử dụng cà phê của từng người: uống hết bao nhiêu cốc, đã tiếp khách hết bao nhiêu cốc

5 Cấu trúc hệ thống

Hệ thống được phát triển gồm thiết bị đọc thẻ vô tuyến RFID, CSDL nhân viên, máy tính người quản lý như Hình 1 Ở những điểm phục vụ như quán cà phê nói trên, người phục vụ cũng có thể được ngồi trước màn hình tiện ích chạy trên máy tính thu ngân Mỗi nhân viên sẽ được cấp một thẻ RFID mang mã số duy nhất Chỉ cần đưa thẻ cách xa đầu đọc RFID vài centimetre là hệ thống đã định danh được nhân viên

Hinh 1: Cấu trúc hệ thống

Hệ thống bao gồm thẻ RFID lưu thông tin mã thẻ duy nhất cấp cho mỗi nhân viên Khi nhân viên quẹt thẻ, đầu đọc RFID có nhiệm vụ lấy dữ liệu của thẻ và truyền lên máy chủ CSDL Phần mềm quản lý CSDL cho phép xem thông tin nhân viên, thao tác dữ liệu và rút sản phẩm

Người quản lý kết nối với CSDL (bằng máy tính hay điện thoại di động) có thể xem thông tin về mỗi nhân viên: giờ đến, giờ đi mỗi ngày, ngày nghỉ làm Với tài khoản sản phẩm, người có thể có thể gán, nạp thêm, khấu trừ sản phẩm cấp cho mỗi nhân viên Mỗi đầu tháng, hệ thống có thể tự động nạp thêm sản phẩm vào tài khoản

Người quản lý có thể xếp lịch làm việc cho cơ quan, gán công việc cho từng người Khi đó hệ thống có thể nhắc việc tự động cho nhân viên bằng các tin nhắn, bản tin thoại (voice message), hay email

Khi có sự kiện đặc biệt, hệ thống cũng có thể tự động thông báo cho người quản lý/lãnh đạo biết qua dịch vụ di động và email

6 Thiết kế hệ thống

7 Tính năng sản phẩm

Với phần cứng đầu đọc thẻ RFID nối mạng đến CSDL, phần mềm chạy trên máy tính quản lý, máy tính giao dịch có thể thực thi các chức năng quản lý nhân viên

Hình 2: Giao diện chính -Phần mềm cho phép quản lý nhân viên theo mã thẻ Mỗi khi nhân viên quét thẻ thì dữ liệu nhận được đẩy lên máy tính và phần mềm sẽ kiểm tra mã thẻ đó trong CSDL SQL

và đưa ra thông tin trên màn hình

- Phần mềm cho phép quản lý việc truy cập của nhân viên theo hai mức là User và Admin

+ Đối với quyền Admin phần mềm cho phép thực hiện các chức năng như thêm nhân viên, xóa nhân viên, xem lịch sử truy cập của công ty trong ngày

+ Đối với quyền User thì nhân viên không thể thực hiện các chức năng như thêm ,xóa nhân viên chỉ có thể rút sản phẩm và xem lịch sử rút sản phẩm

- Phần mềm cho phép kiểm tra thời gian truy cập cuối cũng như số sản phẩm còn lại của nhân viên trong tháng Phần mềm sẽ tự động Reset số sản phẩm cho mỗi nhân viên là 60

sản phẩm vào 0h 0 phút 0 giây ngày đầu tiên trong tháng Đồng thời khi nhân viên quẹt thẻ chương trình sẽ hiện ra một chức năng cho phép lấy số sản phẩm theo yêu cầu như tiếp khách ,uống cá nhân

7.1 Xem dữ liệu cá nhân của nhân viên

Nhân viên mang thẻ chỉ cần đưa thẻ lên cách đầu đọc vài centimetre, đầu đọc sẽ nhận dạng được Dữ liệu cá nhân sẽ hiện lên màn hình máy tính của người phục vụ/người quản lý

Hình 3: Nhân viên quẹt thẻ

7.2 Xem dữ liệu cá nhân của nhân viên

Người quản lý có thể tìm kiếm dữ liệu của nhân viên qua tên, đơn vị làm việc, biển kiểm soát hay quẹt thẻ của nhân viên lên đầu đọc Khi giao diện quản lý hiện lên, có thể nhìn thấy các dữ liệu vào/ra, giờ đến/giờ đi, số giờ làm việc của nhân viên trong quá

khứ Đồng thời, người quản lý cũng nhìn thấy báo cáo về tài khoản sản phẩm của nhân viên

Hình 4: Danh sách nhân viên đi muộn

7.3 Giao dịch tài khoản sản phẩm

Mỗi khi nhân viên quẹt thẻ, rút sản phẩm (cốc cà phê, suất ăn ), người phục vụ sẽ khấu trừ từ tài khoản sản phẩm Nếu nhân viên rút sản phẩm với các lý do chính đáng khác như để tiếp khách, giao diện cũng cho phép ghi chú rõ rang để sau này người quản lý nhận được báo cáo

Hình 5: Thông tin nhân viên và cho phép thực hiện chức năng rút sản phẩm

Hình 6: Kiểm tra lịch sử rút sản phẩm của nhân viên

Hệ thống giúp người quản lý kiểm tra số lượng sản phẩm còn lại trong kho để sớm đưa

ra quyết định khi số lượng sản phẩm trong kho nhỏ hơn số lượng định mức

Hình 7: Thông tin sản phẩm trong kho

7.4 Xếp lịch làm việc

Người quản lý có thể xếp lịch làm việc cho cơ quan theo tuần, tháng Theo đó, nhân viên liên quan sẽ được gán nhiệm vụ cụ thể Các nhiệm vụ bao gồm các thông tin như tên công việc (họp hành, trình báo cáo, tiếp khách, gặp gỡ khách hàng ), ngày giờ phải làm, địa điểm làm sẽ được ấn định cụ thể Nhờ đó, nhân viên có thể biết công việc của mình bằng cách quẹt thẻ tại đầu đọc gắn với LCD

Hình 8: Giao diện nhắc nhở việc cho mỗi nhân viên Đáng chú ý, khi sắp đến giờ/ngày phải làm, hệ thống có thể tự động nhắc việc nhân viên liên quan bằng tin nhắn, bản tin tiếng nói gửi đến điện thoại di động, hay email

Hình 9: Email nhắc nhở việc cho nhân viên khi đến ngày quy định

7.5 Quản lý cuộc họp

Trong mỗi cuộc họp thư ký có thể nhắc việc cho nhóm cá nhân hoặc một cá nhân liên quan Đến thời điểm định sẵn hệ thống sẽ nhắn tin SMS nhắc nhở nhân viên hoàn thành

Hình 10: Giao diện quản lý cuộc họp

7.6 Thông báo tự động cho người quản lý

Khi có sự việc đặc biệt, hệ thống gửi thông báo cho người lãnh đạo/quản lý biết Bản tin thông báo có thể là tin nhắn SMS, email, hay các dạng khác

Người quản lý cũng có thể xem thông tin qua web

Hệ thống sẽ tự động gửi mail thông báo danh sách những nhân viên đi làm muộn cho người quản lý đồng thời hệ thống sẽ gửi tin nhắn SMS nhắc nhở nhân viên đi muộn

Hình 11: Nhắc việc qua SMS

Hình 12: Email gửi thông báo đi muộn cho nhân viên

7.7 Quản trị hệ thống

Người quản lý được cung cấp tiện ích để thêm, xóa, sửa nhân viên kết hợp với việc cấp, rút thẻ RFID cho họ

Hình 13:Quyền Admin Chức năng thêm nhân viên được kích hoạt đối với quyền Admin Thông tin nhân viên mới được thêm vào CSDL bao gồm mã thẻ, mã nhân viên, ảnh nhân viên

Hinh 14: Chức năng Thêm mới Nhân viên

8 Kết luận

Từ thực nghiệm cho thấy, hệ thống quản lý nhân viên qua công nghệ RFID đã giảm thiểu quá trình quản lý thủ công như ghi chép, dễ gây nhầm lẫn,tốn sức lao động đồng thời hệ thống tiết kiệm thời gian trong giao dịch

Nhóm nghiên cứu đã đưa ra giải pháp kỹ thuật cho vấn đề như phân công công việc, nhắc việc hàng ngày cho các nhân viên, họp bàn và hợp tác giữa các nhân viên cho đến quản lý giờ giấc của nhân viên tăng năng suất và hiệu quả hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

Đóng góp của nhóm nghiên cứu nằm ở thiết kế hệ thống, phần cứng, phần mềm