Quản lý các dự án công nghệ thông tin tại Cục Công nghệ thông tin và thống kê hải quan

Hàng loạt các dự án đầu tư ứng dụng CNTT được triển khai nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội, hợp tác quốc tế… Tuy nhiên, với tốc độ phát

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

-

ĐÀO THỊ HẢI YẾN

QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TẠI CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ THỐNG KÊ HẢI QUAN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KINH TẾ CHƯƠNG TRÌNH ĐỊNH HƯỚNG THỰC HÀNH

Hà Nội – 2015

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

-

ĐÀO THỊ HẢI YẾN

QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TẠI CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ THỐNG KÊ HẢI QUAN

Chuyên ngành: Quản lý kinh tế

CAM KẾT

Tôi xin cam đoan luận văn “QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ THỐNG KÊ HẢI QUAN” là công trình nghiên cứu khoa học của bản thân tôi đƣợc đúc

kết từ quá trình nghiên cứu học tập, xuất phát từ yêu cầu công việc trong suốt thời gian qua

Hà Nội, ngày tháng 04 năm 2015

Tác giả luận văn

Đào Thị Hải Yến

LỜI CẢM ƠN

Luận văn tốt nghiệp cao học với đề tài “ Quản lý dự án Công nghệ thông tin tại Cục CNTT và Thống kê Hải quan” được hoàn thành trong quá trình học tập và nghiên cứu tại khoa Kinh tế chính trị, Đại học kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội Để hoàn thành luận văn này, tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Thầy PGS.TS Nguyễn Minh Khải đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết luận văn tốt nghiệp

Tôi xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Kinh tế chính trị, Đại học kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội đã tận tình truyền đạt kiến thức trong những năm tôi học tập và nghiên cứu bậc Cao học Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu luận văn mà còn là hành trang quí báu để tôi hoàn thành nhiệm vụ công tác tốt

Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các Lãnh đạo đơn vị và các đồng nghiệp đã tạo điều kiện giúp đỡ, góp ý, cung cấp số liệu và các tài liệu nghiên cứu cần thiết liên quan để tôi có thể hoàn thành luận văn của mình

Cuối cùng tôi xin kính chúc quý Thầy, Cô, dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý! Chúc các Lãnh đạo và đồng nghiệp Cục CNTT

và Thống kê Hải quan sức khỏe và công tác tốt, hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Đảng, Nhà nước và Lãnh đạo Ngành giao

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng 04 năm 2015

Tác giả luận văn

Đào Thị Hải Yến

1 Tính cấp thiết của đề tài

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

4 Câu hỏi nghiên cứu

5 Một số đóng góp của đề tài nghiên cứu

6 Kết cấu của luận văn

Chương 1 Những vấn đề lý luận về quản lý dự án CNTT

1.1 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan 1.2 Cơ sở lý luận và thực tiễn

1.2.1 Các khái niệm

1.2.2 Nội dung quản lý dự án ứng dụng CNTT

1.2.3 Kinh nghiệm quản lý các dự án CNTT

Chương 2 Phương pháp nghiên cứu

2.1 Phương pháp Phân tích và tổng hợp

2.2 Phương pháp phân loại và hệ thống hóa lý thuyết

2.3 Phương pháp quan sát khoa học

2.4 Phương pháp lịch sử

2.5 Phương pháp thống kê, sử dụng dữ liệu thứ cấp

Chương 3 Thực trạng công tác quản lý dự án CNTT tại Cục CNTT và Thống kê Hải quan

3.1 Môi trường pháp lý của công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT 3.1.1 Tổng quan về hoạt động đầu tư ứng dụng CNTT tại Cục CNTT và Thống kê Hải quan

3.1.2 Hệ thống văn bản pháp quy về quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT 3.2 Đánh giá thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT tại Cục CNTT và thống kê Hải quan

3.2.1 Kết quả đạt được

3.2.2 Một số tồn tại và nguyên nhân

Chương 4 Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án CNTT

4.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện quản lý dự án tại Cục CNTT và TKHQ

4.2 Một số giải pháp hoàn thiện quản lý dự án tại Cục CNTT và TKHQ

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

2 CNTT&TKHQ Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan

3 CNH - HĐH Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa

5 DAĐT UD CNTT Dự án đầu tƣ ứng dụng Công nghệ thông tin

6 VNACCS/VCIS Tên viết tắt bằng tiếng Anh của Hệ thống thông

quan tự động Việt Nam

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

1 Hình 1.1 Sự hình thành công nghệ thông tin 17

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Với quan điểm chỉ đạo phát triển và ứng dụng CNTT phải phục vụ tích cực cho phát triển kinh tế xã hội, đặc biệt là phát triển kinh tế tri thức và xã hội thông tin, góp phần quan trọng thực hiện thắng lợi công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, những năm qua việc phát triển lĩnh vực CNTT luôn nhận được sự đầu tư, khuyến khích của Đảng và Nhà nước Hàng loạt các dự án đầu tư ứng dụng CNTT được triển khai nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội, hợp tác quốc tế… Tuy nhiên, với tốc độ phát triển nhanh chóng về mặt công nghệ cũng như những sự thay đổi trong việc áp dụng các dự án đầu tư ứng dụng CNTT vào cuộc sống đòi hỏi phải không ngừng nâng cao năng lực, hiệu quả công tác quản lý

Đầu tư ứng dụng Công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay không còn là lĩnh vực đầu tư mới mẻ Để khuyến khích việc ứng dụng CNTT vào tất

cả các lĩnh vực trong đời sống chính trị - kinh tế - xã hội, Chính phủ Việt Nam đã xây dựng hành lang pháp lý thông thoáng và các chính sách tích cực nhằm thu hút đầu tư trong và ngoài nước Trước năm 2010, Chính phủ đã ra Chỉ thị số 58-CT/TW về việc Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa Tiếp đến là Quyết định số 81/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chương trình hành động triển khai Chỉ thị số 58-CT/TW của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá giai đoạn 2001 - 2005 Thời điểm này, Cục CNTT

và Thống kê Hải quan nói riêng và Tổng cục Hải quan nói chung đã tiến hành nhiều dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác cuẩ ngành, song vấn đề quản lý các dự án đầu tư này còn nhiều hạn chế Kể từ năm 2013, khi phòng quản lý dự án thuộc Cục Công nghệ thông tin và Thống kê hải

quan được thành lập, công tác quản lý các dự án đầu tư ứng dụng CNTT đã được thu về một mối thống nhất, đồng thời công tác quản lý cũng được chú trọng hơn

Trong thời gian làm việc tại Cục CNTT và Thống kê Hải quan, đặc biệt qua quá trình tham gia Dự án Xây dựng hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS do phía Nhật Bản tài trợ, tôi nhận thấy các dự án CNTT có vai trò quan trọng trong quá trình nâng cao hiệu quả hoạt động của ngành Hải quan và hội nhập quốc tế Tuy nhiên việc quản lý các dự án này trong thực tế đang có không ít vấn đề cần được tiếp tục hoàn thiện Vấn đề tìm giải pháp để nâng cao chất lượng trong hoạt động quản lý các dự án CNTT tại CụcCNTT

& TKHQ là một vấn đề hết sức cần thiết và quan trọng, đặc biệt là trong thời gian tới, khi mà Việt Nam tham gia thực hiện Cơ chế một cửa với các nước ASEAN, và dòi hỏi của thực tiễn trong hoạt động quản lý nhà nước đối với các dự án CNTT ngày càng cao, quy mô, phạm vi và số lượng các dụ án CNTT ngày càng lớn.Với mong muốn được góp phần giải quyết yêu cầu đó, tôi mạnh dạn đi sâu tìm hiểu và nghiên cứu đề tài "Quản lý các dự án CNTT tại Cục CNTT và Thống kê Hải quan "

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

a Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là công tác quản lý các dự án công nghệ thông tin tại Cục CNTT và Thống kê Hải quan

b Phạm vi nghiên cứu

- Về thời gian: Trong khuôn khổ về thời gian luận văn nghiên cứu hoạt động

quản lý các dự án công nghệ thông tin tại Cục CNTT và Thống kê Hải quan từ năm 2011 đến năm 2015

- Về không gian: Nghiên cứu các dự án CNTT tại Cục CNTT và Thống kê

Hải quan

- Về nội dung: Luận văn tập trung nghiên cứu hoạt động quản lý các dự

án CNTT tại Cục CNTT và Thống kê Hải quan kể từ khi Bộ tài chính ban hành quyết định số 1766/QĐ-BTC về việc Phê duyệt kế hoạch ứng dụng CNTT ngành Tài chính giai đoạn 2011 -2015 ngày 26/7/2011

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích của đề tài là là tìm ra những giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước về đối với hoạt quẩn lý các dự án CNTT tại Cục CNTT và Thống kê Hải quan trong giai đoạn hiện nay

- Nhiệm vụ đề tài sẽ tập trung nghiên cứu một số vấn đề về cơ sở lý luận, các văn bản pháp luật, các văn bản hướng dẫnluật áp dụng trong lĩnh vực đầu tư ứng dụng CNTT Đồng thời, tác giả cũng phân tích các trình tự, yếu tố trong hoạt động quản lý dự án CNTT hiện nay tại đơn vị, và các yếu tố tác động đến hoạt động quản lý nhà nước trong đầu tư ứng dụng CNTT tại đơn vị trong thời gian từ năm 2011 - 2015.Từ cơ sở lý thuyết và kết quả phân tích, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản lý các

dự án CNTT của đơn vị trong thời gian tới

4 Câu hỏi nghiên cứu:

Có một câu hỏi nghiên cứu chính trong luận văn cần trả lời là: phải thực hiện quản lý các dự án đầu tư ứng dụng CNTT tại Cục CNTT và Thống

kê Hải quan như thế nào để đảm bảo hiệu quả và yêu cầu của quản lý Nhà nước nói chung và quản lý hoạt động của Ngành Hải quan nói riêng

5 Một số đóng góp của đề tài nghiên cứu

Kết quả nghiên cứu của đề tài có một số đóng góp sau:

- Về lý luận: Hệ thống hóa những cơ sở lý luận cơ bản về quản lý các dự

án CNTT tại Cục CNTT và Thống kê Hải quan

- Về thực tiễn: Luận văn đã phân tích làm rõ thực trạng và nguyên nhân hạn chế về quản lý các dự án CNTT tại Cục CNTT và Thống kê Hải quan; từ đó

đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả quản lý các dự án CNTT tại Cục CNTT và Thống kê Hải quan

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, luận văn gồm 4 chương:

Chương 1 Những vấn đề lý luận về quản lý dự án CNTT

Chương 2 Phương pháp nghiên cứu

Chương 3 Thực trạng công tác quản lý dự án công nghệ thông tin tại Cục

CNTT và Thống kê Hải quan

Chương 4 Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án CNTT

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ

DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

1.1 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan

Toàn cầu hóa những năm 1990 đã làm xuất hiện khuynh hướng xã hội quan trọng, đó là sự chuyển trạng thái từ xã hội công nghiệp sang xã hội tri thức và trong đó thông tin giữ vai trò trọng yếu Sự phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) ngày nay báo trước một thời kỳ mới với những

thay đổi xã hội lớn lao Trong tác phẩm “CNTT như một công nghệ chung xâm nhập vào mọi lĩnh vực kinh tế xã hội” chỉ ra CNTT sẽ thay đổi các điều

kiện thị trường và vị trí của các đối tác trong cấu trúc chuỗi cung cấp, người tiêu dùng sẽ giữ vai trò quan trọng thiết yếu trong toàn bộ chuỗi này Điều đó

sẽ có một tác động to lớn đến cấu trúc bên trong và bên ngoài của các công ty Hơn nữa, khi lao động chủ yếu dựa trên cơ sở tri thức thì nội dung và hình thức của nó cũng sẽ thay đổi

Nguyễn Xuân Tư (2013) Một số kinh nghiệm trong công tác thanh tra các dự án đầu tư chuyên ngành thông tin và truyền thông, tổng hợp các

nghiên cứu về kinh nghiệm trong công tác thanh tra các dự án đầu tư chuyên ngành thông tin và truyền thông Nghiên cứu bao gồm các vấn đề như: Khái quát về dự án đầu tư, Thanh tra các dự án đầu tư, Một số tính đặc thù của các

dự án đầu tư chuyên ngành thông tin và truyền thông, Một số các sai phạm thường gặp trong thanh tra các dự án đầu tư chuyên ngành thông tin và truyền thông

Quản lý dự án phần mềm trong thực tiễn (Software Project Management in Practice) của tác giả Pankaj Jalote, xuất bản năm 2002 mô tả

các quy trình đã được sử dụng trong một công ty tầm cỡ thế giới để quản lý hiệu quả các dự án phần mềm Công ty này là Infosys, một công ty phát triển

phần mềm có một thành tích tuyệt vời trong việc thực hiện dự án; chỉ tính riêng trong năm 2000, những người quản lý dự án ở Infosys đã sử dụng các quy trình được mô tả ở đây để thực hiện thành công khoảng 500 dự án cho khách hàng Cuốn sách này thảo luận về tất cả các khía cạnh khác nhau của quản lý dự án ở Infosys - lập kế hoạch, thực hiện, và kết thúc Bạn sẽ học làm thế nào những người quản lý dự án ở Infosys ước lượng/dự toán, lập kế hoạch quản lý rủi ro, thu thập các số đo (metrics), thiết lập các mục tiêu chất lượng,

sử dụng các phép đo để giám sát một dự án, v.v Một khía cạnh thú vị của các quy trình này, sẽ hấp dẫn cho những người quản lý dự án bận rộn, là chúng không phức tạp, cũng không cồng kềnh, sử dụng các số đo đơn giản

Các nghiên cứu Phương pháp quản lý dự án phần mềm trên website

http:// www.sweetsoft.vn chỉ ra một trong những phương pháp nổi trội trong những phương pháp quản lý dự án phần mềm thành công nhất hiện nay đó là phương pháp chuyển giao theo thuyết tiến triển (Evolutionary delivery), thường được gọi là “EVO method” Kết quả của phương pháp EVO là sự kiểm soát đồng nhất trong việc phát triển dự án, cho kết quả nhanh hơn, chất lượng tốt hơn, giảm sự căng thẳng cho người phát triển và mang lại sự hài lòng cho khách hàng Điểm cần chú ý là ngay ở giai đoạn đầu của dự án và cuối mỗi chu kỳ, SweetSoft phải có được một sản phẩm có thể dùng được, 100% làm việc được Tất nhiên, không phải tất cả 100% những yêu cầu đều phải có Điều này giúp cho khách hàng có được định hướng và tầm nhìn khi đưa sản phẩm vào dùng

Quy trình cơ bản phát triển và quản lý dự án phần mềm được đăng tải

trên Thời báo vi tính Sài gòn số ra ngày 25/2/2010 đưa ra những nghiên cứu

về quy trình của một dự án phát triển phần mềm để được được triển khai thành công trong thực tế phụ thuộc vào nhiều yếu tố và quy trình khác nhau, trong đó các quy trình Phát triển phần mềm và Quản lý dự án có vai trò quan

trọng nhất Mặc dù về nguyên tắc, một giám đốc dự án giỏi không nhất thiết phải là chuyên gia hàng đầu về kỹ thuật phát triển phần mềm, tuy nhiên nếu thiếu am hiểu và không có kinh nghiệm về kỹ thuật phát triển phần mềm, sẽ rất khó khăn để quản lý và bảo đảm dự án sẽ đi đến thành công Vì lý do đó, trong thực tế phần lớn các giám đốc dự án phần mềm thường có “xuất thân”

từ các vị trí kỹ thuật, am hiểu về kỹ thuật phát triển phần mềm, cộng với kiến thức, kỹ năng, các tố chất và kinh nghiệm cần thiết để quản trị dự án

Bài viết Kỹ sư chất lượng phần mềm: anh là ai? được đăng tải trên

website http://www.vdctraining.vn giúp chúng ta hiểu rõ hơn về lực lượng chuyên gia quan trọng này Khi các công ty phần mềm Việt Nam có sự phát triển về tầm vóc cũng như sự gia tăng về số lượng các dự án thực hiện cho các khách hàng quốc tế - vốn đòi hỏi các quy trình kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt, đã làm xuất hiện nhu cầu tuyển dụng các chuyên viên đảm nhận vai trò của các kỹ sư bảo đảm chất lượng phần mềm hay kỹ sư giám sát quy trình chất lượng (gọi chung là kỹ sư chất lượng Vai trò của các kỹ sư chất lượng

dù không mới trên thế giới nhưng còn khá mơ hồ và chưa được ứng dụng nhiều tại Việt Nam Bài viết này đã khái quát các nét cơ bản nhất về lực lượng chuyên gia quan trọng này

1.2 Cơ sở lý luận và thực tiễn

1.2.1 Các khái niệm

a Khái niệm Công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin là sự hoà nhập của công nghệ máy tính với công nghệ liên lạc viễn thông được thực hiện nhờ công nghệ vi điện tử Liên lạc là công nghệ lâu đời nhất trong số 3 công nghệ kể trên Các hệ thống liên lạc bằng điện đã phát triển suốt từ những năm 1840 Công nghệ máy tính ra đời

từ những năm 1940, thoạt đầu vì những mục đích quân sự Công nghệ vi điện

tử bắt đầu từ những năm 1960 và đã sớm dẫn đến sự hội tụ nhanh chóng của

cả 2 công nghệ lâu đời hơn thành một công nghệ mới mà ngày nay chúng ta

gọi là Công nghệ thông tin Sự hình thành CNTT được thể hiện qua sơ đồ sau:

Hình 1.1 Sự hình thành công nghệ thông tin Trong nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993: "Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ

kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội"

Theo từ điển Wikipedia: “Công nghệ thông tin là ngành quản lý công nghệ và mở ra nhiều lĩnh vực khác nhau như phần mềm máy tính, hệ thống thông tin, phần cứng máy tính, ngôn ngữ lập trình nhưng lại không giới hạn một số thứ như các quy trình và cấu trúc dữ liệu Tóm lại, bất cứ thứ gì mà biểu diễn dữ liệu, thông tin hay tri thức trong các định dạng nhìn thấy được, thông qua bất kỳ cơ chế phân phối đa phương tiện nào thì đều được xem là phần con của lĩnh vực công nghệ thông tin Công nghệ thông tin cung cấp cho các doanh nghiệp bốn nhóm dịch vụ lõi để giúp thực thi các chiến lược kinh doanh đó là: quá trình tự động kinh doanh, cung cấp thông tin, kết nối với khách hàng và các công cụ sản xuất”

Như vậy, công nghệ thông tin là một lĩnh vực công nghệ nghiên cứu đến sự xử lí thông tin, truyền thông tin theo phương thức hiện đại Gọi là

Công nghệ thông tin Nhưng có liên quan đến các thiết bị truyền thông tin nên phải nghiên cứu cả về phần cứng Để phần cứng hoạt động được và lưu trữ thông tin thành các file thì phải có phần mềm cài đặt trên phần cứng Đó là các vấn đề của Công nghệ thông tin

b Khái niệm dự án đầu tư ứng dụng CNTT

Trên phương diện quản lý, có thể định nghĩa dự án như sau: Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất

Một số đặc trưng của dự án như sau:

Tính tạm thời: Tạm thời có nghĩa là các dự án có một điểm khởi đầu

và một điểm kết thúc xác định Điểm kết thúc đạt được khi mục đích của dự

án được hoàn thành, hoặc khi chúng ta thấy rõ ràng rằng mục đích của dự án

sẽ đạt hoặc không thể đạt được và dự án bị chấm dứt Tính tạm thời không có nghĩa là giới hạn trong một thời gian ngắn; rất nhiều dự án kéo dài nhiều năm Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, thời gian của dự án là xác định; các dự án không phải là những cố gắng liên tục Thêm vào đó, tính tạm thời không áp dụng chung cho các sản phẩm hoặc dịch vụ tạo ra bởi dự án Hầu hết các dự

án được thực hiện để tạo ra một kết quả lâu dài Ví dụ, một dự án để xây dựng một đài tưởng niệm quốc gia sẽ tạo ra một kết quả được kéo dài hàng nhiều thế kỷ Rất nhiều công việc mang tính tạm thời với ý nghĩa là nó sẽ kết thúc vào một thời điểm nào đó Ví dụ, công việc lắp đặt ở một dây chuyền cuối cùng sẽ không được tiếp tục (vì đã lắp xong) và bản thân dây chuyền cũng

không được sử dụng nữa (khi nó hết thời hạn sử dụng) Các dự án khác nhau

cơ bản bởi vì dự án sẽ dừng lại khi mục đích được tuyên bố trước của nó đã đạt được; trong khi, các công việc không phải là dự án thực hiện một số các mục đích mới và tiếp tục được tiến hành

Sản phẩm và dịch vụ duy nhất: Thực hiện dự án có ý nghĩa là làm một cái gì đó mà trước đây chưa được thực hiện Hay nói một cách khác, nó

là duy nhất Một sản phẩm hoặc dịch vụ có thể là duy nhất ngay cả khi nó trực thuộc vào một nhóm lớn Ví dụ, hàng nghìn tòa nhà được xây dựng nhưng mỗi một tòa nhà là duy nhất – chủ tòa nhà riêng, thiết kế riêng, vị trí riêng …

Sự hiện diện của các yếu tố lặp lại không làm thay đổi tính duy nhất cơ bản

 Dự án có mục đích, kết quả xác định: mỗi dự án bao giờ cũng có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng Định hướng mục tiêu luôn được duy trì trong suốt dự án Sản phẩm cuối cùng luôn được đánh giá xem có phù hợp, có đạt được mục tiêu không

Có các hạn định rõ ràng: dự án có lịch biểu được xác định trước Có các ngày bắt đầu, ngày kết thúc rõ ràng Các mốc được theo dõi và đem ra đánh giá Khi dự án kết thúc, kết quả dự án được chuyển giao cho bộ phận quản lý vận hành, bộ phận quản trị dự án giải tán Dự án có sự giới hạn: Giới hạn về nguồn lực, giới hạn về kinh phí, giới hạn về thời gian

 Sản phẩm của dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo: bởi lẽ kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt mà có tính khác biệt cao, sản phẩm và dịch vụ mà dự án đem lại là duy nhất, hầu như không có sự lặp lại Điều đó cũng tạo ra nét duy nhất, độc đáo, mới lạ của dự án

Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các

bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án Vì vậy, để quản lý dự án thành công đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng kết nối, duy trì các mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau, giữa nhà quản lý với các bộ phận

Tính bất định và rủi ro cao: theo PGS.TS Từ Quang Phương thì hầu hết các dự án đòi hỏi quy mô tiền vốn, vật tư và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định Thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triển thường có độ rủi ro cao

Khái niệm Dự án đầu tư được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau Theo luật đầu tư thì dự án đầu tư là tập hợp các đề xuất bỏ vốn trung và dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định Như vậy về mặt hình thức nó là một tập hợp hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ thống các hoạt động và chi phí theo một kế hoạch để đạt được những kết quả và thực hiện được những mục tiêu nhất định trong tương lai Xét trên góc độ quản lý, dự án đầu tư là một công cụ quản lý

sử dụng vốn, vật tư, lao động để tạo ra các kết quả tài chính, kinh tế – xã hội trong một thời gian dài Còn trên góc độ kế hoạch, dự án đầu tư là một công

cụ thể hiện kế hoạch chi tiết của một công cuộc đầu tư sản xuất kinh doanh, phát triển kinh tế – xã hội, làm tiền đề cho cho các quyết định đầu tư và tài trợ Xét về mặt nội dung, dự án đầu tư là một tập hợp các hoạt động có liên quan với nhau được kế hoạch hoá nhằm đạt các mục tiêu đã định bằng việc tạo ra các kết quả cụ thể trong một thời gian nhất định, thông qua việc sử

dụng các nguồn lực xác định ( Nguồn: website http://www.dankinhte.vn)

* Dự án đầu tư ứng dụng CNTT

Tại điều 2, khoản 1 của nghị định 102/2009/NĐ-CP ngày 06/11/2009

của Chính phủ định nghĩa như sau: "Dự án ứng dụng công nghệ thông tin là tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật,phần mềm và cơ sở dữ liệu nhằm đạt được sự cải thiện về tốc độ, hiệu quả vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ trong ít nhất một chu kỳ phát triển của công nghệ thông tin"

Về mặt hình thức, dự án đầu tư ứng dụng CNTT là một tập hợp hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ thống các hoạt động và chi phí nhằm cải thiện về tốc độ, hiệu quả vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ trong ít nhất một chu kỳ phát triển của công nghệ thông tin, theo một kế hoạch được định trước để đạt được những kết quả và thực hiện được những mục tiêu nhất định trong tương lai.Trên góc độ quản lý, dự án đầu tư ứng dụng CNTT là một công cụ quản lý sử dụng vốn, vật tư, lao động để tạo ra các hiệu quả vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ của công nghệ thông tin trong ít nhất là một chu kỳ phát triển Trên góc độ kế hoạch, dự án đầu tư ứng dụng CNTT là một công cụ thể hiện kế hoạch chi tiết của một công cuộc thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và

cơ sở dữ liệu, làm tiền đề cho cho các quyết định đầu tư và tài trợ Còn về mặt nội dung, dự án đầu tư ứng dụng CNTT là một tập hợp các hoạt động có liên quan với nhau được kế hoạch hoá nhằm đạt các mục tiêu đã định bằng việc tạo ra các kết quả cụ thể trong một thời gian nhất định, thông qua việc sử dụng các nguồn lực xác định

Phân loại dự án ứng dụng CNTT

đầu tư

1 Dự án ứng dụng CNTT quan trọng quốc gia Theo Nghị quyết

của Quốc hội

Nhóm A

2 Các dự án ứng dụng CNTT nhằm thiết lập mới, mở

rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và

cơ sở dữ liệu có ý nghĩa CT –XH quan trọng

Không kể mức vốn

3 Các dự án ứng dụng CNTT nhằm thiết lập mới, mở

rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và

Trên 100 tỷ đồng

cơ sở dữ liệu phục vụ phát triển ngành, vùng, lãnh

thổ

Nhóm B

4 Các dự án ứng dụng CNTT nhằm thiết lập mới, mở

rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và

cơ sở dữ liệu phục vụ phát triển ngành, vùng, lãnh

thổ

Trên 20 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng

Nhóm C

5 Các dự án ứng dụng CNTT nhằm thiết lập mới, mở

rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và

cơ sở dữ liệu phục vụ phát triển ngành, vùng, lãnh

thổ

Từ 20 tỷ đồng trở xuốn

Bảng 1.1 Phân loại dự án CNTT

c Khái niệm quản lý dự án ứng dụng CNTT

* Quản lý dự án

Theo từ điển Wikipedia: “Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu

về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự

án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự

án và các mục đích đề ra Mục tiêu cơ bản của việc quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi.”

* Quản lý dự án ứng dụng CNTT

Quản lý Dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của các Dự án ứng dụng công nghệ thông tin bao gồm những đề xuất có liên quan đến việc bỏ

vốn để thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu nhằm đạt được sự cải thiện về tốc độ, hiệu quả vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ trong ít nhất một chu kỳ phát triển của công nghệ thông tin

- Thực hiện đầu tư: bao gồm nội dung các công việc như: Thực hiện việc khảo sát bổ sung (nếu cần thiết) phục vụ lập thiết kế thi công và dự toán, tổng

dự toán, xin thỏa thuận sử dụng tần số, tài nguyên số quốc gia (nếu yêu cầu phải có thỏa thuận về sử dụng tần số, tài nguyên số theo quy định của Nhà nước), lập và phê duyệt hồ sơ thiết kế thi công, lập và phê duyệt hồ sơ mời thầu/hồ sơ yêu cầu, tổ chức lựa chọn nhà thầu, thương thảo hợp đồng với nhà thầu trúng thầu và ký hợp đồng giao nhận thầu, thực hiện các hợp đồng, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện các hợp đồng, Quản lý thực hiện dự án

- Kết thúc đầu tư, đưa vào khai thác sử dụng: nội dung công việc thực hiện trong giai đoạn này gồm: chuyển giao sản phẩm, hạng mục công việc của

dự án, vận hành, khai thác, đào tạo, chuyển giao công nghệ và hướng dẫn sử dụng; nghiệm thu, bàn giao dự án, bảo hành sản phẩm của dự án, thực hiện việc kết thúc dự án; quyết toán vốn đầu tư và phê duyệt quyết toán

Các công việc trong giai đoạn thực hiện đầu tư và kết thúc đầu tư có thể thực hiện tuần tự hoặc gối đầu, xen kẽ tùy theo điều kiện cụ thể của từng dự

án, và do Người có thẩm quyền quyết định đầu tư xác định

Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT:

- Kỹ thuật sử dụng: việc đầu tư ứng dụng CNTT có nhiều điểm đặc thù như: công nghệ thay đổi nhanh chóng; việc định giá, đánh giá chất lượng sản phẩm khó khăn;

- Công tác đào tạo, chuyển giao công nghệ và sự quan tâm của cán bộ sử dụng

- Tính thay đổi của dự án

Để đạt được mục tiêu đưa dự án vào khai thác sử dụng đạt chất lượng, tiến độ, chi phí phù hợp, an toàn và hiệu quả, công tác quản lý các dự án đầu

tư ứng dụng CNTT phải thực hiện các yêu cầu sau:

- Khi đầu tư ứng dụng CNTT, chủ đầu tư phải tổ chức lập dự án để làm

rõ sự cần thiết phải đầu tư và xác định hiệu quả đầu tư

- Ban Quản lý dự án hoặc tư vấn quản lý dự án hoặc đơn vị được giao quản lý dự án phải có đủ điều kiện về năng lực và kinh nghiệm quản lý dự án

- Các chủ thể tư vấn lập dự án, thiết kế, giám sát, thi công xây lắp hạ tầng mạng phải có đủ điều kiện năng lực như quy định

Những đặc trưng cơ bản về quản lý dự án

- Chủ thể của quản lý dự án là người quản lý dự án

- Khách thể của quản lý dự án là toàn bộ các nhiệm vụ công việc của

dự án Những công việc này tạo thành quá trình vận động của hệ thống dự án, hay còn gọi là chu kỳ của dự án

- Mục đích của quản lý dự án là tạo ra sản phẩm cuối cùng đáp ứng yêu cầu của khách hàng Việc quản lý không phải là mục đích mà là cách thức thực hiện mục đích

- Chức năng của quản lý dự án cần được thực hiện một cách đồng bộ tất

cả mọi chức năng để có thể vận hành dự án có hiệu quả, đạt được mục tiêu quản lý

1.2.2 Nội dung quản lý dự án ứng dụng CNTT

a Quản lý chất lượng

Quy trình quản lý chất lượng bao gồm 3 bước: Lập kế hoạch chất lượng, đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng

Hình 1.2 Quy trình quản lý chất lượng dự án

* Các biện pháp đảm bảo chất lượng dự án

- Kiểm định chất lượng dự án: đây là hoạt động đầu tiên trong quá trình đảm bảo chất lượng dự án Kiểm định chất lượng dự án là một cuộc kiểm tra độc lập do tổ chức cá nhân có đủ trình độ chuyên môn thực hiện nằm đảm bảo

kế hoạch chất lượng được tuân thủ nghiêm ngặt

- Sử dụng biểu đồ cho phép sắp xếp các giá trị đã được đo lường riêng biệt thành một bộ dữ liệu theo tần suất thống kê (số lượng hoặc phần trăm) xuất hiện Biểu đồ được dùng để theo dõi rất nhiều yếu tố ví dụ như tần suất thử nghiệm cho kết quả lỗi, diễn tả sự phân bố của dữ liệu, đánh giá dữ liệu thuộc tính, xác định mức độ biến đổi của quá trình, phân tích sự ngẫu nhiên của sự biến đổi

- Quản lý cầu hình: là một kỹ thuật kiểm soát dùng để kiểm tra chính thức và phê duyệt các thay đổi về cấu hình dựa vào đặc điểm của sản phẩm chuyển giao, cũng như các thiết bị phần cứng và phần mềm để tạo ra sản phẩm và phiên bản Trong môi trường CNTT, những thay đổi về cấu hình và

phiên bản xảy ra thường xuyên, do vậy cần phải được kiểm tra liên tục Mục đích chính của việc quản lý cấu hình là theo dõi sự duy trì tính vẹn toàn của việc tiến hóa các tài sản dự án

* Trình tự, thủ tục quản lý chất lượng dự án ứng dụng CNTT

Hình 1.3 Trình tự thủ tục quản lý chất lượng dự án ứng dụng CNTT

b Quản lý khối lượng

- Việc thi công phải được thực hiện theo khối lượng của thiết kế thi công được phê duyệt

- Khối lượng thi công phải được tính toán và xác nhận khối lượng thi công do nhà thầu thi công đã hoàn thành theo thời gian hoặc giai đoạn thi công và đối chiếu với thiết kế thi công được duyệt Nếu có phát sinh khối lượng, phần phát sinh đó phải được chủ đầu tư phê duyệt Kết quả phê duyệt phần khối lượng phát sinh đó là cơ sở để thanh toán, quyết toán dự án

- Nghiêm cấm việc khai khống khai tăng khối lượng hoặc thông đồng giữa các bên tham gia dẫn đến làm sai khối lượng thanh toán

c Quản lý tiến độ của dự án ứng dụng CNTT

- Tiến độ thi công là một sơ đồ bố trí tiến trình thực hiện các hạng mục công việc nhằm xây dựng dự án có hiệu quả nhất theo hợp đồng đã ký giữa A

và B

- Quản lý tiến độ là hoạt động quản lý để đảm bảo thực hiện tốt kế hoạch tiến độ thi công đã phê duyệt Giải pháp quan trọng để thực hiện việc này là kiểm tra tiến độ thi công do nhà thầu lập, giám sát thực hiện tiến độ thi công và lập kế hoạch tác nghiệp quản lý thi công từng tháng và tiến độ thi công hàng ngày

* Nguyên tắc quản lý tiến độ dự án

- Vì dự án CNTT có nhiều thay đổi, nhiều rủi ro trong quá trình thực hiện nên trước khi triển khai thực hiện phải được lập tiến độ thực hiện

- Đối với dự án có quy mô lớn và thời gian thực hiện kéo dài trên một năm thì tiến độ thực hiện phải được lập cho từng giai đoạn, từng quý hoặc từng năm

- Nhà thầu có nghĩa vụ lập tiến độ thực hiện đầu tư chi tiết, bố trí xen

kẽ kết hợp các công việc cần thực hiện nhưng phải đảm bảo phù hợp với tiến

độ đầu tư của dự án đã được phê duyệt

- Chủ đầu tư giám sát thi công, chỉ huy thi công tại hiện trường và các bên liên quan có trách nhiệm theo dõi, giám sát, điều chỉnh tiến độ trong trường hợp một số giai đoạn của tiến độ đầu tư dự án bị kéo dài Trường hợp xét thấy tiến độ đầu tư của cả dự án bị kéo dài thì Chủ đầu tư phải báo cáo Người có thẩm quyền quyết định đầu tư để quyết định việc điều chỉnh tiến độ thực hiện đầu tư dự án hoặc cho phép chấm dứt dự án

- Khuyến khích việc đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án trên cơ sở đảm bảo chất lượng đầu tư

* Các hoạt động quản lý tiến độ dự án:

- Lập, phê duyệt tiến độ dự án ứng dụng CNTT: tổng tiến độ thể hiện trong báo cáo đầu tư hoặc báo cáo nghiên cứu khả thi được duyệt, được chia theo các gói thầu, do nhà thầu thi công lập để đưa vào hồ sơ dự thầu, bị ràng buộc bởi kế hoạch đấu thầu được duyệt, và để chỉ đạo công tác thi công sau khi đã trúng thầu

- Trình duyệt tiến độ dự án: sau khi kiểm tra, chỉnh sửa lần cuối về phê duyệt của nhà thầu thi công, cần thực hiện trình Cấp có thẩm quyền hoặc người có thẩm quyền để thẩm định và chủ đầu tư chấp nhận tiến độ dự án mà nhà thầu đưa ra

- Kiểm tra tiến độ thi công do nhà thầu lập ra: trong suốt quá trình thực hiện dự án cần phải liên tục theo dõi sát sao tiến độ, các đơn vị làm việc cần

có báo cáo lãnh đạo thường xuyên để đảm bảo tiến độ chung của dự án không làm chậm dự án

- Giám sát thực hiện tiến độ dự án: căn cứ vào tiến độ tổng thể, kiểm tra, đôn đốc các nhà thầu và hoàn thành đúng thứ tự và thời gian đã ấn định cho từng đầu việc trong tổng tiến độ; luôn chủ động giám sát dự án; đề ra chiến lược duy trì và giám sát

d Quản lý đảm bảo an toàn phòng, chống cháy nổ, an toàn vận hành và vệ sinh công nghiệp tại hiện trường trong quá trình thi công

- Để kiểm soát và bảo đảm an toàn lao động, phòng chống cháy nổ phải

dựa vào bản kế hoạch bảo đảm an toàn lao động, phòng chống cháy nổ Chủ đầu tư pải căn cứ vào bản kế hoạch bảo đảm an toàn lao động, phòng chống cháy nổ để phân công cho các đơn vị chuyên trách, đon vị phối hợp và các cá nhân chịu trách nhiệm cụ thể theo dõi, giám sát quá trình thi công và đôn đốc thực hiện các biện pháp bảo đảo an toàn lao động, phòng chống cháy nổ

- Các cá nhân, đơn vị được phân công theo dõi, giám sát, đôn đốc an toàn lao động, phòng chống cháy nổ phải lập báo cáo định kỳ (tuần, tháng,

quý…) và báo cáo đột xuất gửi chủ đầu tư xem xét và quyết định xử lý Báo cáo đột xuất, không thường xuyên khi có nguy cơ hoặc khả năng xảy ra sự cố hoặc tai nạn

- Bản kế hoạch quản lý an toàn lao động, phòng chống cháy nổ được lập trên cơ sở bản tiến độ thi công Cần dựa vào các biện pháp thi công nhằm thực hiện các công tác xây lắp trong bản tiến độ để lập ra biện pháp an toàn đảm bảo cho thi công không bị xảy ra mất an toàn Vì vậy, người lập ra biện pháp an toàn phảo nắm được khi thi công trong điều kiện nào sẽ có khả năng

bị tai nạn, và phải có các biện pháp ngăn ngừa tai nạn khi thực hiện từng biện pháp thi công

- Các biện pháp kiểm soát và đảm bảo an toàn lao động, phòng chống cháy nổ: chủ đầu tư phải căn cứ vào bản kế hoạch bảo đảm an toàn lao động, phòng chống cháy nổ để phân công cho các đơn vị chuyên trách, đơn vị phối hợp và các cá nhân chịu trách nhiệm cụ thể theo dõi, giám sát quá trình thi công và đôn đốc thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn lao động, phòng chống cháy nổ; cần phải lập báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về quá trình theo dõi, đôn đốc giám sát an toàn lao động và phòng chống cháy nổ để gửi chủ đầu tư xem xét, quyết định xử lý

e Quản lý rủi ro

* Khái niệm quản lý rủi ro

- Rủi ro là các sự kiện xảy ra có tính ngẫu nhiên tác động bất lợi cho dự

án và sản phẩm Quản lý rủi ro là phương tiện để giám sát một cách có hệ thống các bất trắc có thể xảy ra nhằm tăng cường khả năng đáp ứng các yêu cầu của dự án

- Mọi hoạt động quản lý dự án đều có thể xem là quản lý rủi ro Qaurn

lý rủi ro đặc biệt quan trọng đối với các dự án phần mềm và diễn ra liên tục suốt dự án Chẳng hạn quản lý phạm vi thì sẽ có rủi ro tiến trình, chi phí; quản

lý chi phí thì có rủi ro về ngân sách; quản lý lịch trình có rủi ro về thời gian; quản lý nhân lực có rủi ro về nhân lực

* Các bước của hoạt động quản lý rủi ro

- Hoạt động quản lý rủi ro gồm các bước sau:

Hình 1.4 Các hoạt động của quản lý rủi ro

- Xác định rủi ro: có 4 kỹ thuật để xác định rủi ro: hỏi những người liên quan bằng cách đưa ra danh sách các rủi ro hoặc phòng vấn những người này; lập danh sách rủi ro có thể có; tham khảo kinh nghiệm từ các dự án trong quá khứ hoặc các dự án tương tự; tập trung vào rủi ro lịch biểu và ngân sách

- Phân tích rủi ro: cần đánh giá khả năng xuất hiện và mức tác động của rủi ro Sau đó thực hiện sắp thứ tự ưu tiên và loại bỏ rủi ro không thể xảy ra

Để làm được điều này, nhà quản lý dự án cần lập thứ tự ưu tiên trên cơ sở phân tích từng rủi ro theo xác suất xảy ra và mức độ tác động, và loại đi các rủi ro ít xảy ra hay tác động đến dự án là không đáng kể Điều này sẽ giúp nhà quản lý tập trung quản lý tốt rủi ro và sử dụng hiệu quả nguồn lực vốn hạn chế

- Lập kế hoạch quản lý rủi ro: bao gồm các công việc đánh giá, phân loại, sắp thứ tự ưu tiên, chọn chiến lược đáp ứng các rủi ro ưu tiên cao Một

số chiến lược thường sử dụng như chấp nhận rủi ro, tránh rủi ro, giám sát và chuẩn bị dự phòng, chuyển rủi ro cho người khác, hạn chế rủi ro

- Giám sát và áp dụng giải pháp (kiểm soát quản lý rủi ro): nhà quản lý

sẽ tiến hành thu thập thông tin, đnáh giá khả năng thực tế xảy ra của rủi ro cũ

và mới; đánh giá lại mức tác động, sắp hạng; chuẩn bị kế hoạch đáp ứng rủi ro mới, kiểm tra dự trữ quản lý hiện có; thảo luận các rủi ro chính, quan trọng để

đi đến áp dụng các giải pháp nếu cần thiết; loại bỏ rủi ro đã qua hay có độ ưu tiên thấp; lặp lại các hoạt động của tiến trình ở mỗi mốc lớn hoặc mỗi pha lớn

1.2.3 Kinh nghiệm quản lý các dự án CNTT

a Trên thế giới:

Từ đầu thập niên 70, các công ty nhanh chóng nhận ra việc sử dụng lập trình phần mềm dễ hơn so với phần cứng vì vậy ngành công nghiệp sản xuất phần mềm nhanh chóng phát triển trong giai đoạn từ thập niên 1970 đến thập niên 1980 Để quản lý các nỗ lực phát triển mới, các công ty ứng dụng các phương thức quản lý phần mềm, nhưng quá trình thử nghiệm bị chậm theo thực thi, đặc biệt là sự mẫu thuẫn xảy ra trong "vùng xám" giữa các đặc

tả người dùng và phần mềm được chuyển giao Để tránh các vấn đề trên, các phương thức quản lý dự án phần mềm tập trung vào các yêu cầu người dùng trong các sản phẩm phần mềm theo mô hình nổi tiếng đó là mô hình thác nước Theo tổ chức IEEE, một số nguyên nhân dẫn đến sự thất bại trong việc quản lý dự án như sau:

- Dự án không có tính thực tế và không khớp

- Ước tính không chính xác nguồn lực cần thiết cho dự án

- Xác định yêu cầu hệ thống không đúng

- Báo cáo tình trạng dự án sơ sài

- Không quản lý độ rủi ro

- Việc giao tiếp khách hàng, người sử dụng và người phát triển dự

án không tốt

- Sử dụng công nghệ chưa phát triển

- Không có khả năng xử lý độ phức tạp của dự án

- Phát triển thực hành không có hệ thống

- Thiếu kinh nghiệm trong việc quản lý dự án

- Các bên liên quan mang tính chính trị

b Ở Việt Nam

Công tác ứng dụng CNTT trong các cơ quan hành chính nhà nước nhằm phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng được nâng cao hiệu quả,

số lượng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 ngày càng tăng Trong năm

2013, có 53 tỉnh cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 (tăng 4 tỉnh so với năm 2012) với 2.472 dịch vụ (tăng 863 dịch vụ so với năm 2012), có 6 tỉnh cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 (tăng 4 tỉnh so với năm 2012) với 56 dịch vụ (tăng 51 dịch vụ so với năm 2012) Cùng với sự tăng trưởng về

số lượng dịch vụ công trực tuyến, số hồ sơ được xử lý trực tuyến cũng tăng theo thời gian Các cơ quan tiêu biểu có số lượng hồ sơ tiếp nhận và giải quyết qua dịch vụ công trực tuyến lớn là: Bộ Tài chính, Bộ Ngoại giao, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, tỉnh Thừa Thiên-Huế, Thành phố Đà Nẵng, Thành phố Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, tỉnh Thanh Hóa và tỉnh Bạc Liêu Trong những năm qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước đã được quan tâm, chỉ đạo, đầu tư kết cấu hạ tầng công nghệ thông tin các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố đã bước đầu thực hiện có hiệu quả và thu được những kết quả nhất định Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan quản lý nhà nước vẫn còn

nhiều hạn chế, chưa khai thác, chưa phát huy được tối đa tính năng, lợi ích, hiệu quả của việc sử dụng thiết bị công nghệ thông tin

Tại doanh nghiệp, mô hình đầu tư CNTT trong doanh nghiệp được tổng hợp theo 4 giai đoạn:

- Đầu tư cơ sở về CNTT

- Tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp

- Ứng dụng toàn diện nâng cao năng lực quản lý và sản xuất

- Đầu tư để biến đồi doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh quốc tế Tại mỗi giai đoạn đều có những mục tiêu cụ thể và tuân theo các nguyên tắc cơ sở của đầu tư CNTT là:

- Đầu tư phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp; đầu

tư phải đem lại hiệu quả;

- Đầu tư cho con người đủ để sử dụng và phát huy các đầu tư cho công nghệ

Các giai đoạn đầu tư trên đây nhằm nhấn mạnh đầu tư cho CNTT trong doanh nghiệp phải phù hợp với sự phát triển và phục vụ cho chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong mỗi giai đoạn Mô hình đầu tư CNTT là một căn cứ tốt khi quyết định đầu tư cũng như là một mô hình tham chiếu tốt khi trình bày các vấn đề liên quan Tuy nhiên đó chưa phải là mô hình duy nhất Thêm nữa, tốc độ phát triển của doanh nghiệp và của công nghệ không phải khi nào cũng giống nhau, do vậy đôi khi có sự xen giữa các giai đoạn đầu tư CNTT với giai đoạn phát triển của doanh nghiệp Có thể có doanh nghiệp hội

tụ được các điều kiện để bỏ qua một giai đoạn nào đó, hoặc chọn được mô hình đầu tư khác với mô hình trên đây

Thực tế tại một địa phương trong nước là Tỉnh Cao Bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin luôn có bước tiến chậm hơn so với mặt bằng chung

cả nước Ngoài nguyên nhân chủ yếu Cao Bằng là một tỉnh có xuất phát điểm

thấp, điều kiện kinh tế - xã hội hội khó khăn, thì một nguyên nhân không nhỏ ảnh hưởng đến việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin của tỉnh là từ nhân tố con người Nguồn nhân lực về công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước còn thiếu và yếu Các cấp, các ngành chưa thực sự đánh giá đúng tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chỉ đạo, điều hành, một số cơ quan đơn vị còn mang tính hình thức, chưa thực sự coi công nghệ thông tin là phương tiện chủ lực để đi tắt đón đầu, rút ngắn khoảng cách phát triển so với khu vực và cả nước, chưa xem đầu tư cho công nghệ thông tin là đầu tư cho phát triển kinh tế - xã hội Do vậy việc tổ chức thực hiện Chương trình ứng dụng công nghệ thông tin chưa có sự quan tâm đúng mức, còn cầm chừng, thiếu quyết liệt Đầu tư kinh phí cho các Chương trình,

Dự án ứng dụng công nghệ thông tin tuy đã có sự quan tâm, nhưng so với yêu cầu phát triển công nghệ thông tin thì chưa tương xứng, chưa có trọng tâm, trọng điểm và đồng bộ Các cơ quan, đơn vị chủ yếu chú trọng đầu tư nhiều đến phần cứng (thiết bị), phần mềm ứng dụng ít được chú trọng triển khai, hệ thống công nghệ thông tin thường triển khai thiếu đồng bộ không có hệ thống sao lưu dự phòng cũng như hệ thống an toàn bảo mật dữ liệu Mặt khác kinh phí cấp cho các Dự án hàng năm còn chậm, nên việc triển khai mua sắm trang thiết bị thiếu đồng bộ, phân bổ chưa đồng đều, thủ tục giải ngân phức tạp ảnh hưởng tới tiến độ và hiệu quả trong quá trình triển khai Dự án Nguồn ngân sách nhà nước của tỉnh còn hạn hẹp nên việc đầu tư cho ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin của tỉnh còn thấp so với nhu cầu thực tiễn đòi hỏi

Để khắc phục những tồn tại trên và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước gắn với cải cách hành chính, bảo đảm công khai, minh bạch, nhằm nâng cao năng lực quản lý, chỉ đạo, điều hành của các cấp chính quyền và phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân, tổ chức, doanh nghiệp góp phần phát triển kinh tế - xã hội tỉnh nhà; đồng

thời triển khai thực hiện hiệu quả Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011- 2015 được phê duyệt tại Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ, Quy hoạch ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tỉnh Cao Bằng đến năm 2015 định hướng đến năm 2020, Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước tỉnh hàng năm của tỉnh Trước hết cần

có những quy định rõ ràng đảm bảo các nguyên tắc thiết yếu trong triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các vấn đề cần được xác định khi triển khai một dự án ứng dụng công nghệ thông tin như: Nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩy cải cách hành chính; đồng bộ giữa đầu tư phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, nhân lực; đồng bộ trong ứng dụng của các cơ quan, đơn vị; tiết kiệm, tránh đầu tư trùng lắp; an toàn, bảo mật…Trong kế hoạch phát triển, tỉnh sẽ tiếp tục quan tâm và có biện pháp chỉ đạo quyết liệt hơn nữa, coi việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan quản lý nhà nước là nhiệm vụ bắt buộc đối với các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước của tỉnh Các cơ quan nhà nước nghiêm túc nhìn nhận việc ứng dụng công nghệ thông tin là để tăng cường hiệu lực quản lý trong nội bộ, hình thành phong cách làm việc trong môi trường điện tử đối với cán bộ, công chức, viên chức; đồng thời tạo điều kiện cung cấp dịch vụ hành chính công ngày càng thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp, góp phần phát triển kinh tế, xã hội

Trong hoạt động thực hiện các dự án đầu tư ứng dụng CNTT của các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam, cũng có rất nhiều bài học kinh nghiệm mà các lãnh đạo doanh nghiệp chia sẻ Một trong những yếu tố mà họ

quan tâm nhất tới chất lượng dự án chính là con người – nguồn nhân lực hoạt động trong dự án Theo tìm hiểu của báo điện tử isoft.vn, nhiều người làm quản trị dự án tại Việt Nam đi lên từ lập trình viên, có thể vững về hệ thống nhưng lại hạn chế về khả năng quản lý, quản trị nhân sự Nhiều ý kiến cũng đồng tình với quan điểm cho rằng nhiều người làm công tác quản lý dự án tại Việt Nam chỉ tương đương cấp độ quản lý nhóm chứ chưa đạt cấp độ giám đốc dự án hoặc quản lý nhiều dự án, như vậy sẽ rất khó thuyết phục những khách hàng khó tính, chẳng hạn như Nhật Bản hay các nước Châu Âu Theo

đó một trong những nguyên nhân khiến cho chất lượng nhân lực CNTT của Việt Nam chưa cao chính là những hạn chế trong hoạt động giáo dục và đào tạo Ông Shoichi Gondai, sau nhiều năm tham gia Chương trình hợp tác đào tạo Việt – Nhật HEDSPI tại Đại học Bách Khoa Hà Nội, đã rút ra nhận xét rằng: “ Các trường đại học ở Việt Nam dường như chỉ muốn áp đặt sinh viên ghi nhớ những gì học trên lớp Khả năng giao tiếp của sinh viên CNTT Việt Nam khá kém bởi hoạt động đào tạo chủ yếu chỉ tập trung chuyên môn CNTT, trong khi đáng ta cần đào tạo cả các kỹ năng mềm Việc trang bị kiến thức, kỹ năng làm việc nhóm rất cần thiết nhưng các trường đại học Việt Nam chưa làm được điều này.” Ông cũng bày tỏ sự không hài lòng trước việc khi cho sinh viên tham gia thử dự án, đến khâu phân tích, tìm nguyên nhân vì sao

dự án thất bài thì sinh viên Việt Nam thường không tự nhận lỗi mà hay đổ lỗi cho lý do khách quan Vì thế có thể thấy việc cải thiện chất lượng nguồn nhân lực CNTT cấp cao là rất quan trọng Trên thực tế từ năm 2013, nhiều trường Đại học ở Việt Nam đã bắt đầu đào tạo Thạc sỹ về quản lý dự án

Tóm lại, qua những dẫn chứng trên đây, có thể thấy hoạt động quản lý

dự án là một hoạt động quản lý có phạm vi rộng, nhưng lại hạn chế về thời gian và không gian Việc ứng dụng CNTT hiện nay còn nhiều bất cập và chưa thực sự đem lại lợi ích cho hoạt động quản lý, kinh doanh Cho nên, tăng

cường nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án ứng dụng CNTT sẽ góp phần quan trọng để đưa dự án đi đến thành công và đạt được mục tiêu của nó Vì vậy, đòi hỏi người làm quản lý dự án phải có trình độ về lĩnh vực mà mình làm việc, cụ thể ở đây là chuyên môn về công nghệ thông tin Đồng thời người làm quản lý phải có cả kỹ năng, kiến thức về quản trị nhân sự, quản trị nguồn lực, kiến thức quản lý kinh tế

CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Phương pháp Phân tích và Tổng hợp

Phân tích là nghiên cứu các tài liệu, lý luận khác nhau bằng cách phân tích chúng thành từng bộ phận để tìm hiểu sâu sắc về đối tượng Tổng hợp là liên kết từng mặt, từng bộ phận thông tin đã được phân tích tạo ra một hệ

thông lý thuyết mới đầy đủ và sâu sắc về đối tượng

Tác giả thực hiện nghiên cứu các văn bản tài liệu có liên quan đến để tài, phân tích từng bộ phận, từng mặt của vấn đề để giúp hiểu toàn diện các khía cạnh của việc quản lý các dự án đầu tư ứng dụng CNTT trong giai đoạn hiện nay Sử dụng phương pháp này còn nhằm phát hiện ra những xu hướng mới, từ đó lựa chọn được những thông tin quan trọng phục vụ cho đề tài nghiên cứu Sau khi đã phân tích đầy đủ các dữ kiện và khía cạnh của vấn đề, luận văn sẽ sử dụng phương pháp tổng hợp để liên kết, sắp xếp các tài liệu đã thu thập được để tạo ra một hệ thống lý thuyết đầy đủ, sâu sắc về chủ đề nghiên cứu

Áp dụng phương pháp phân tích và tồng hợp, tác giả thực hiện các bước nghiên cứu như sau :

Bước 1 : tiến hành thu thập thông tin thực tế tại đơn vị nghiên cứu là Cục CNTT và Thống kê Hải quan,

Bước 2: xử lý thông tin có được, đánh giá các yếu tố quan trọng (như môi trường pháp lý, điều kiện về năng lực của đơn vị, năng lực của các đối tác…) trong công tác quản lý dự án CNT

Bước 3: trên cơ sở thông tin có được tổng hợp chọn lọc các ý chính để đưa vào kết quả báo cáo Thực hiện phân tích thông tin đã xử lý làm sáng tỏ vấn đề nghiên cứu Dựa trên kết quả được tổng hợp tiến hành áp dụng các cách đánh giá được thể hiện ở cơ sở lý luận và kết luận sau mỗi chỉ tiêu đánh

giá để đưa ra kết luận về hoạt động quản lý các dự án đầu tư ứng dụng CNTT

mà đơn vị đã thực hiện trong giai đoạn 2011 -2015

Bước 4: trên cơ sở kết quả phân tích ở trên có được đầy đủ thông tin về thực trạng quản lý dự án CNTT của đơn vị, tác giả tiến hành tổng hợp đề ra các giải pháp áp dụng đối với hoạt động trên của đơn vị và kiến nghị một số biện pháp liên quan đến cơ chế chính sách quản lý nhà nước

2.2 Phương pháp phân loại và hệ thống hóa lý thuyết

Phân loại là sắp xếp các tài liệu khoa học theo từng mặt, từng đơn vị, từng vấn đề có cùng dấu hiệu bản chất, cùng một hướng phát triển Hệ thống hóa là sắp xếp tri thức thành một hệ thống trên cơ sở một mô hình lý thuyết

làm sự hiểu biết về đối tượng đầy đủ hơn

Trong nghiên cứu, tác giả sắp xếp các dữ liệu, tài liệu thành một hệ thống logic chặt chẽ theo từng mặt, từng đơn vị kiến thức, từng vấn đề khoa học có chung dấu hiệu bản chất hoặc có chung hướng phát triển Kết hợp với phương pháp hệ thống hóa lý thuyết để sắp xếp các vấn đề nghiên cứu thành một hệ thống trên cơ sở một mô hình lý thuyết tạo ra khối kiến thức sâu sắc

và toàn diện hơn

2.3 Phương pháp quan sát khoa học

Đây là phương pháp thu thập thông tin về đối tượng và các nhân tố có liên quan Luận văn sử dụng phương pháp quan sát khoa học để thu thập thông tin về đối tượng bằng các tri giác, hệ thống đối tượng nghiên cứu và các nhân tố liên quan Sử dụng phương pháp này giúp thu thập thông tin, kiểm chứng, đối chiếu được thông tin nghiên cứu Các bước quan sát được thực hiện như sau :

Bước 1 : Xác định đối tượng quan sát trên cơ sở mục đích của đề tài hướng đến, đồng thời xác định cả phương diện cụ thể của đối tượng cần quan sát