đầu tư và phát triển của công ty TNHH Thương mại và vận tải Thu trang

để đáp ứng nhu cầu đi lại , vận chuyển hàng hóa thì việc thành lập công ty vận tải là điều cần thiết

lời mở đầu

Trong xã hội hiện nay việc phát triển nền kinh tế là trọng điểm chủ yếu của con ngời, đãc có không ít những công ty, những doah nghiệp hoạt động

để góp phần nền kinh tế cho nớc nhà Trong nhịp sống ngày nay khi nền kinh tế đang phát triển, một số nghành nghề phát triển và đóng vai trò rất quan trọng, nói tớ một trong những soó đó chính là thơng mại và vân tải

Để cung ứng đựoc nhu cầu đi lại và vân chuyển các loại hàng hoá, đã

có rất nhiều các công ty đợc thành lập, Họ đáp ứng tất cả các nhu cầu khi thị trờng cần thiết Một trong những công ty đó là công ty TNHH Thơng Mại và Vận Tải Thu Trang

I Khái quát về công ty TNHH Thơng Mại và Vận Tải Thu Trang.

Công ty là doanh nghiệp t nhân Đợc thành lập năm 2004 với tên gọi là công ty TNHH Thơng Mại và Vận Tải Thu Trang Công ty có 60 thành viên

và 4 phòng ban

Ngày 10/12/2004 Sở kế hoạch đâù t thành phố Hà Nội đã cấp giấy phép kinh doanh cho phép công ty chính thức đi vào hoạt động với hình thức là công ty TNHH

công ty TNHH Thơng Mại và Vận Tải Thu Trang, địa chỉ trụ sở chính nằm ở số 3 nghách 12/5 phố Lơng Khánh Thiện quận Hai Bà Trng Hà Nội

Số điện thoại liên lạc: 04 661 2811 và 04 661 2830

Số fax: 04 662 3914

Tên giao dịch quốc tế: THU TRANG TRANDING AND TRANSPOST COMPANY LIMITED tên viết tắt là THUTRANG T&T CO.LTD

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0102014125

Vốn điều lệ của Công ty: 17 000 000 000 đồng

Công ty TNHH đợc quyền sở hữu toàn bộ nhà cửa đã đợc xác định trong giá trị doanh nghiệp theo quyết định số 0102014125 của sở Kế hoạch

Đầu t thành phố Hà Nội, phòng Kế hoạch Đầu t ngày 10/12/2004

1 Chức năng nhiệm vụ của Công ty

Cung ứng, vận chuyển và đại lý vận chuyển hàng hoá, vận tải hàng khách liên tỉnh và du lịch

Kinh doanh kho bãi, xếp dỡ hàng hoá, khai thác bến đỗ và trông giữ

xe, hàng hoá dịch vụ ăn uống nhà nghỉ, thể dục thể thao, vui chơi giải trí Cung cấp lao động cho thị trờng Hà Nội

Công ty cổ phần dịch vụ và vận tải hàng hoá là đơn vị pháp nhân theo pháp luật Việt Nam kể từ ngày đăng ký kinh doanh thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, sử dụng con dấu riêng, mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của Pháp luật Hoạt động theo điều lệ của Công ty TNHH 2 thành viên trở lên

2 Tình hình hoạt động kinh doanh

Hàng năm Công ty đều đặt ra kế hoạch hoạt động và lấy đó là cơ sở để

cố gắng hoàn thành vợt mức Tổng doanh thu của Công ty trong năm hoạt

động:

2005 7.500.000.000 7.352.653.260 98.04%

(đơn vị:VN đồng)

Năm 2005 Công ty đã vợt mức hoàn thành kế hoạch thực hiện năm

2004 lên 352.653.260 đồng Năm 2005 tuy doanh thu không đạt mức kế hoạch nhng lợi nhuận năm này lại tăng cao

Lợi nhuận:

(đơn vị:VN đồng)

Công ty đã hoàn thành vợt mức với tỷ lệ % tăng 32.273%, đó là một thực tế rất thuận lợi trong hoạt động của công ty Lợi nhuận tăng cao do chi phí sử dụng thấp ở mức tối u, để đạt đợc lợi nhuận và luôn hoàn thành vợt mức kế hoạch, các bộ phận của Công ty không ngừng cải thiện và thực hiện tốt nhiệm vụ mà bộ phận đó đang đảm nhiệm Vào năm 2006 Công ty đang

có kế hoạch tăng lên 10 đến 12% về doanh thu so với năm 2005 Đặc biệt phát triển mạnh về ngành vận chuyển hành khách và du lịch và một số loại hình dịch vụ khác

II Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty

BH 2.1: Mô hình bộ máy tổ chức quản lý của công ty cổ phần vận tải

và dịch vụ

Mối quan hệ chỉ huy:

Giám đốc

đầu t Phòng BV thanh tra

khách khai thác vc Trung tâm

hàng hoấ

Mối quan hệ làm việc:

III Nhiệm vụ của các phòng ban:

1 Ban giám đốc

Ban giám đốc bao gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc Giám đốc công ty là ngời đứng đầu, lãnh đạo toàn công ty và có trách nhiệm lớn nhất

đối với các hoạt động kinh doanh do đó có trách nhiệm tổ chức điều hành toàn hệ thống Chịu trách nhiệm trớc cơ quan cấp trên và các cơ quan Pháp luật về hiệu quả sản xuất kinh doanh, quản lý, tổ chức điều hành chung tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Các phó giám đốc kinh doanh, kỹ thuật có trách nhiệm giúp đỡ và chia sẻ nhiệm vụ với giám đốc

2 Phòng tổ chức hành chính

Chức năng: là phòng tham mu cho lãnh đạo Công ty và tổ chức triển

khai thực hiện các công tác về tổ chức sản xuất, nhân sự, hành chính và thực hiện chính sách đối với ngời lao động

Nhiệm vụ:

- Tham mu cho lãnh đạo Công ty về công tác sắp xếp, tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, công tác quản lý lao động

- Tổ chức thực hiện chế độ tiền lơng, nâng bậc lơng hàng năm cho ngời lao động

- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch nâng cao trình độ nghiệp

vụ tay nghề cho ngời lao động

- Tổ chức thực hiện chế độ BHXH, BHYT, BHLĐ và các chế độ liên quan khác

- Lập hồ sơ trình hội đồng kỉ luật Công ty xét xử đối với những trờng hợp vi phạm nội quy, quy chế Công ty đã ban hành

- Quản lý lực lợng quân dân tự vệ, quân dân dự bị và công tác thăm hỏi các gia đình chính sách

- Làm công tác hành chính quản trị, văn th lu trữ, kiến thiết cơ bản nhỏ cho Công ty

- Quản lý môi trờng, tổ chức chăm sóc sức khoẻ cho ngời lao động

3 Kế toán thống kê:

Chức năng: là phòng tham mu giúp lãnh đạo Công ty trong công tác

quản lý tài chính, tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác thống kê kế toán thông tin kinh tế và hạch toán sản xuất trong Công ty trên nguyên tắc bảo toàn và phát triển các nguồn vốn đợc giao

Nhiệm vụ:

- Lập và đôn đốc thực hiện kế hoạch tài chính trong từng kỳ kế hoạch, cuối kỳ có quyết toán

- Tổ chức và hớng dẫn nghiệp vụ liên quan đến các quy định về tài chính Ghi chép các chứng từ, sổ sách theo quy định hiện hành Luôn phản

ánh đầy đủ, kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Hớng dẫn và kiểm tra nghiệp vụ tài chính cho các đơn vị hạch toán nội bộ trong Công ty, thực hiện chế độ tiền lơng, BHXH- BHYT và các chế

độ tài chính tín dụng

- Kiểm tra thực hiện kế hoạch xây dựng cơ bản các chi phí sản xuất, chi phí lu thông, sử lý các thiếu hụt mất mát và các khoản nợ khó đòi khác

- Tổ chức hệ thống thông tin, tin học trong công tác kế toán, thống kê

và quản trị kinh doanh

- Quyền hạn, có quyền yêu cầu các đơn vị cung cấp các chứng từ, sổ sách, tài liệu cần thiết cho công tác hạch toán và kiểm tra theo chức năng

Có quyền từ chối không thi hành việc thu, chi về tài chính nếu xét thấy việc

đó vi phạm luật pháp Nhà nớc và các quy định hiện hành về tài chính nhng sau đó phải báo cáo ngay cho lãnh đạo Công ty biết ngay để xử lý

Định biên gồm 5 cán bộ:

- 1 trởng phòng phụ trách chung

- 1 kế toán tổng hợp

- 2 kế toán nhân viên

- 1 thủ quỹ

4 Phòng kế hoạch đầu t

Chức năng : là phòng tham mu tổng hợp giúp lãnh đạo Công ty trong

công tác lập kế hoạch, đôn đốc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn Công ty Đề xuất các phơng án sản xuất kinh doanh và theo dõi quản lý các trang thiết bị, hệ thống điện và phơng tiện có trong toàn Công ty

Nhiệm vụ:

- Lập kế hoạch và kiểm tra thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh theo từng kỳ kế hoạch (dài hạn, trung hạn, ngắn hạn) Giữa kỳ và cuối kỳ có báo cáo hồ sơ, tổng kết đánh gía mức độ hoàn thành của kế hoạch và đề

xuất các biện pháp thực hiện

- Chủ động phối hợp giữa các phòng ban, các đơn vị sản xuất kinh doanh để xây dựng hoàn thiện các chỉ tiêu về kinh tế, kỹ thuật áp dụng cho các mô hình sản xuất kinh doanh Công ty hiện có

- Tham mu cho lãnh đạo Công ty ký kết các hợp đồng kinh tế với tổ chức cá nhân có nhu cầu Kiểm tra giám sát và quyết toán các hợp đồng đã

ký phù hợp với pháp lệnh kinh tế Nhà nớc ban hành

- Nghiên cứu chủ động phối hợp với các đơn vị xây dựng các dự án tiền khả thi

- Quản lý theo dõi tình trạng kỹ thuật của thiết bị và phơng tiện Công

ty có Lập kế hoạch và chỉ đạo thực hiện đối với công tác bảo dỡng, sửa chữa trang thiết bị và phơng tiện

- Quyền hạn: có kiểm tra và yêu cầu các đơn vị cung cấp số liệu,

chứng từ và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và tình trạng các trang thiết bị Có quyền yêu cầu cá nhân, đơn vị nghiêm chỉnh thực hiện tốt công tác bảo dỡng, sửa chữa đối với trang thiết bị, phơng tiện theo quy định hiện hành

Phòng có 5 cán bộ:

- 1 trởng phòng phụ trách chung

- 1 cán bộ theo dõi về vận tải

- 1 cán bộ theo dõi dịch vụ

- 1 cán bộ theo dõi dự án

- 1 cán bộ tổng hợp kiêm phụ trách kỹ thuật

5 Phòng bảo vệ, thanh tra

Chức năng: là phòng chuyên trách công tác tuần tra canh gác bảo vệ

tài sản, đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, phòng chống cháy

nổ trong phạm vi toàn Công ty

Nhiệm vụ:

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức phòng tra canh gác bảo vệ tài sản, đảm bảo an ninh chính trị, trật tự xã hội trong phạm vi toàn Công ty

- Xây dựng kế hoạch và đôn đốc thực hiện công tác phòng chống cháy

nổ trong phạm vi toàn Công ty Có đánh giá tổng kết rút kinh nghiệm trong từng kỳ kế hoạch

- Hớng dẫn nghiệp vụ cho lực lợng bảo vệ các đơn vị nằm ngoài trụ sở chính, trụ sở công ty

6 Bến dịch vụ 1

Nhiệm vụ: trông giữ ô tô tải của các tỉnh thành đến Hà Nội nhận trả hàng có nhu cầu đỗ qua đêm Ngoài ra còn có các dịch vụ phụ hỗ trợ, phục

vụ ngời và phơng tiện gồm:

- Tổ chức quầy, quán giải khát, ăn uống cho lái phụ xe

- Tổ chức nhà trọ cho chủ hàng và lái phụ xe ngủ qua đêm

- Tổ chức kho trông giữ hàng hoá

- Tổ chức cửa hàng mua bán vật t, dầu mỡ, phụ tùng ô tô

- Khai thác và vận chuyển hàng hoá lu thông giữa các tỉnh thành

7 Bến dịch vụ 2

Các dịch vụ bến bãi, nhà nghỉ, là một bộ phận thành viên thuộc cy có nhiệm vụ khai thác, tổ chức sửa chữa những phơng tiện vận tải của Công ty cũng nh của các đơn vị ngoài Hàng tháng nộp khoán doanh thu về Công ty

8 Trung tâm khai thác vận chuyển hàng hoá.

Là bộ phận thành viên thuộc công ty, có trách nhiệm tổ chức, quản lý

điều hành phơng tiện vận tải, khai thác vận chuyển hàng hoá, hàng tháng quyết toán, nộp khoán lên Công ty

IV.Thực trạng tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh

Vận tải là một nghành sản xuất đặc biệt, sản phẩm của quá trình vận tải là quá trình di chuyển hàng hoá từ nơi này đến nơi khác.Do vậy, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh vận tải của công ty có những đặc trng sau: + Công ty quản lý quá trình hoạt động theo nhiêu khâu khác nhau nh giao dịch, hợp đồng vận chuyênt hàng hoá, thanh toán hợp đồng, lập kế hoạch điều vận và kiểm tra tình hình thực hiện vận chuyển

+ Kế hoạch tác nghiệp đợc cụ thể cho từng ngày, tuần, định kỳ ngắn lái xe và phơng tiệnn làm việc chủ yếu làm bên ngoài doanh nghiệp Vì thế, quá trình quản lý rất cụ thể, xay dựng chế độ vật chất rõ ràng, khoán đinhj mức hợp lý

+ Phong tiện là tài sản cố điịnh chủ yếu và quan trọng không thể thiếu trong quá trình vận chuyển thực hiện dịch vụ vận tải Các phơng tiện này lại bao gồm nhiều loại có tính năng, tác dụng, hiệu xuất và mức tiêu hao nhiên liệu năng lợng khác nhau

Việc khai thác vận chuyển phụ thuộc khá lớn vào cơ sở hạ tầng, đờng xá, cầu phà và địa lý khí hậu

Quy trình vận chuyển hàng hoá:

Công ty thờng sử dụng xe điều động thuộc tổ xe điều động để vận chuyển hàng hoá đờng ngắn hoặc ký hợp đồng ngắn hạn để thuê ô tô bên ngoài vận chuyển hàng hoá khi có yêu cầu của khách hàng Ngoài ra công

ty còn ký hợp đồng dài hạn( thờng là một năm ) với công ty vận tải đờng sắt khu vực một để vận chuyển hàng hoá bằng đờng sắt

2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.

Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, nghành nghề kinh doanh , chế độ

kế toán của công ty vận tải có đặc điểm sau:

- Công ty sang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 1141/ TC /QĐ / CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ tài chính

- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho ở công ty tiến hành theo phơng phơng pháp kê khai thờng xuyên

- Phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng: tính theo phơng pháp khấu trừ

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/1/N đến ngày 31/12/N Kỳ kế toán áp dụng là từng tháng

- Xấc định giá trị hàng tồn kho của công ty tho giá thực tế đích danh, giá vốn hàng bán là giá trị thực tế dựa trên nhuẽng chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất tính vào giá thành sản phẩm

- Đơn vị tiền tệ sử dụng cho phép là VNĐ Đối với nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ đợc qui đổi theo tỷ giá hạch toán

- Tổ chức công tác kế toán theo hình thứ tập trung tại phòng kế toans tài chính của công ty từ việc lập, xủe lý, ;ân chuyển, lw trữ chứng từ, cho

đến tổng hợp lập báo cáo, phân tích, kiểm tra, thông báo số liệu cho các đối tợng liên quan

3.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:

Kế toán tr ởng :

Khách hàng vận chuyển hàng hoá

hàng hoá

Thanh lý hợp

đồng

Khách hàng thuê vận chuyển hàng hoá

Là ngời có trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán trong doanh nghiệp Tổ chức chỉ đạo mọi mặt công tác kế toán thống kê thông tin kinh

tế của công ty Tổ chức kiểm tra kế toán, việc chấp hành chế độ chích sách

về kinh tế tài chính Tổ chức phổ biến và hớng dẫn thi hành kịp thời chế độ thể lệ tài chính kế toán Nhà nớc, những qui định của cấp trên

Là ngời trực tiếp ký các thông tin báo cáo cho giám đốc và các cơ quan

có thẩm quyền, chịu trách nhiệm trớc pháp luật về thông tin số liệu đã báo cáo

Chủ động lo về các khoản tài chính, tham mu cho giám đốc các quyết

định đầu t, quản lý đôn đốc các bộ phận chấp hành các qui định chung của chế độ kế toán

Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp:

Giúp kế toán trởng đông đốc hớng dẫn kiểm trá cụ thể việc thực hiện cá nguyên tắc ghi chép kế toán, ký các hoá đôn, chứng từ khi kế toán trửng vắng mặt

Có trách nhiệm thu thập tài liệu tài chính kế toán của công ty ( bộ phận

kế toán tiền lơng, kế toán tài sản cố định, kế toán thanh toán ) để tổng hợp các bảng cân đối số phát sinh, các bảng tổng hoẹp chi tiết, sổ cái từ đó làm cơ sở lập báo cáo tài chính cuối kỳ và cuối niên độ kế toán

Kế toán tiền l ơng, tiền bảo hiểm, công nợ phải thu, doanh thu và các khoản phải nộp Nhà n ớc:

Tiến hành ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến các khoản lơng, bảo hiểm xã hội, bảo BHYT, kinh phí công đoàn trích ttheo lơng Lập các bảng kê hàng hoá dịch vụ chịu thuế khi mua vầo bán ra để làm căn cứ tính thuế phải nộp Nhà nớc Theo dõi doanh thu công

nợ phải thu

Kế toán các nghiệp vụ phát sinh tại văn phòng công ty:

Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác, tình hình tăng, giảm tài sản cố định của công ty Tiến hành lập và tính khấu hao cho từng loại tài sản làm cơ sở theo dõi hiệu quả sử dụng tài sản cố định

Phụ trách lĩnh vực vận tải, kinh doanh tổng hợp ( gồm tiền mặt, thanh toán hoàn ứng tại công ty )

Thủ quỹ:

Có nhiệm vụ nhập, xuất tiền mật theo các chứng từ đã đợc giám đốc và

kế toán trởng duyệt Thủ quỹ thờng xuyên kiểm tra, ghi chép chi tiết trên sổ

quỹ để làm căn cứ để đối chiếu giữa số liệu thực tế và số liệu hoạch toán của bộ phận kế toán tài sản bằng tiền

BH 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Hệ thống chứng từ công ty đang sử dụng:

- Phần hành kế toán tiền lơng BHXH bảng chấm công, bảng ứng lơng

kỳ I, bảng thanhh toán tiền lơng, bảng thannhững toán BHXH

- Phần hành kế toán tiền mặt: giấy đề nghị tạm ứng, giáy thanh tiền tạm ứng Phiếu chi, phiếu thu

- Phần hành kế toán tiền gửi ngân hàng: Uỷ nhiệm chi

- Phần hành ké toán bán hàng: Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Phần hành kế toán tài sản cố định: Quyết định tăng, giảm tài sản cố

định, Bẩng tính và trích khấu hao tài sản cố định

- Hệ thống tài khoản kế toán công ty đang sử dụng:

- TK 111, 112, 131, 133, 139, 1141, 142, 144, 152, 153, 154, 156, 211,

214, 228, 241, 311, 331, 333, 334, 335, 336, 338, 341, 344, 411, 413, 414,

415, 416, 421, 431, 511, 515, 521, 531, 532, 621, 622, 627, 632, 635, 641,

642, 711, 811, 911, 001 022, 003, 004, 007, 009

4.Hệ thống sổ kế toán công ty đang sử dụng:

Hiện công ty đang sử dụng phần mềm Fast2005 để làm kế toán trên máy vi tính, và hiện đang sử dụng hình thức “chứng từ – ghi sổ” để ghi chếp ccác nghiệp vụ phát sinh Đây là hình thức sổ tiện lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu các số liệu bởi vì các nghiệp vụ phát sinh mà có cùng tính

Kế toán tr ởng

Phó phòng kế toán kiêm kế

toán tổng hợp

Kế toán tiền

l ơng và các khoản bảo hiểm, doanh thu, công nợ

Kế toán nghiệp vụ phát sinh trong công ty

Thủ quỹ