Sáng kiến kinh nghiệm Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Trường THPT Lê Hồng Phong

MỤC LỤC I. Đặt vấn đề: Trang 03 II. Cơ sở lý luận Trang 04 III. Cơ sở thực tiễn Trang 05 IV. Thực trạng Trang 06 V. Nhiệm vụ trọng tâm Trang 08 VI. Nội dung và giải pháp Trang 08 1. Giải pháp 1 Trang 08 2. Giải pháp 2 Trang 09 3. Giải pháp 3 Trang 21 4. Giải pháp 4 Trang 27 VII. Đánh giá kết quả Trang 30 VIII. Đề xuất Trang 31 IX. Tài liệu tham khảo: Trang 33

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI

Trường THPT Lê Hồng Phong

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

“ Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại

Trường THPT Lê Hồng Phong”

Người thực hiện: Lê Thanh Hà Lĩnh vực nghiên cứu: công tác Văn thư (nâng cao hiệu quả công tác văn thư)

Năm học: 2014-2015

SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC

I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN

1 Họ và tên: Lê Thanh Hà

2 Ngày tháng, năm sinh: 03/05/1981

3 Giới tính: Nam

4 Địa chỉ: KP5-P Trảng dài

5 Điện thoại: 0909217219

6 Chức vụ: Giáo viên

7 Nhiệm vụ được giao: Thư Ký Hội đồng

8 Đơn vị công tác: Trường THPT Lê Hồng Phong

II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO.

- Học vị: Cử nhân

- Năm nhận bằng: 2003

- Chuyên ngành đào tạo: Giáo dục thể chất

III KINH NGHIỆM KHOA HỌC.

- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Thể dục

- Số năm có kinh nghiệm: 12 năm

- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có: 3

V Nhiệm vụ trọng tâm Trang 08

VI Nội dung và giải pháp Trang 08

1 Giải pháp 1 Trang 08

2 Giải pháp 2 Trang 09

3 Giải pháp 3 Trang 21

4 Giải pháp 4 Trang 27VII Đánh giá kết quả Trang 30VIII Đề xuất Trang 31

IX Tài liệu tham khảo: Trang 33

“MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC

VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THPT LÊ HỒNG PHONG”

I Đặt vấn đề.

Trong hoạt động quản lý nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết cáccông việc từ chỉ đạo điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản,cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng vănbản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung Do đó, vai trò củacông tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước làrất quan trọng thể hiện ở 4 điểm sau:

- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấpnhững tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin cũ, những căn

cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu xuất công việc và giảiquyết xử lý nhanh chóng đáp ứng được yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơtài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệthống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm gópphần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng xuất, chất lượng, hiệu quả vàđây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ởnước ta hiện nay

- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức,

cá nhân Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơquan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát

- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp và các bí mật quốc gia

Từ những điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư

và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhànước được thông suốt và được vận hành một cách trơn tru Nhờ đó góp phầnnâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóngcông cuộc cải cách hành chính hiện nay Vì vậy mỗi cơ quan hành chính nhànước cấn phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác vănthư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác vănthư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp góp phần tích cực nângcao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị

Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với các trường phổthông nói chung và trường THPT Lê Hồng Phong nói riêng, hiệu trưởngmuốn quản lý tốt các hoạt động của nhà trường một cách kịp thời đòi hỏi phải

có thông tin chính xác, phải đảm bảo được tính thực tiễn một cách toàn diện.

Do đó công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ phải được coi trọng

Trong công tác quản lý nhà trường, công tác văn thư hành chính giữ một vaitrò hết sức quan trọng, là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp cho hiệutrưởng, các phó hiệu trưởng và các tổ chức đoàn thể thu thập, xử lý thông tinmột cách đầy đủ, chính xác đề ra quyết định quản lý có hiệu quả, góp phầnhoàn thành tốt nhiệm vụ của nhà trường

Công tác văn thư, hành chính đảm bảo thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạonhà trường thực hiện các nhiệm vụ quản lý đúng theo quan điểm, đường lốicủa Đảng, pháp luật của Nhà nước, nâng cao chất lượng giáo dục theo mụctiêu của ngành đề ra

II Cơ sở lý luận.

Tổ chức quản lý văn bản là việc nghiên cứu, tổ chức xắp xếp, giải quyết vàlưu giữ văn bản một cách khoa học, hợp lý nhằm phát huy giá trị của từng loạivăn bản và phục vụ có hiệu quả trong quá trình giải quyết công việc cuả cơquan, tổ chức, cá nhân

Công tác văn thư theo cách gọi truyền thống là công tác công văn, giấy tờ.Ngày nay công tác văn thư được hiểu là hoạt động đảm bảo thông tin bằngvăn bản phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành cáccông việc của cơ quan, tổ chức Công tác văn thư bao gồm các công việc sọanthảo văn bản, ban hành văn bản; quản lý văn bản, sao văn bản, quản lý vănbản đến, quản lý văn bản đi và các tài liệu khác hình thành trong quà trìnhhoạt động của các cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tàiliệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong đơn vị

Văn thư là công tác không thể thiếu trong mọi hoạt động của tổ chức Đảng

và Nhà nước Hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhanh hay chậm, thiết thựchay phiền hà đều có liên quan trực tiếp đến công tác văn thư Công tác vănthư với mục đích chính là đảm bảo các thông tin cho quản lý, giải quyết mọicông việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, có năng xuất, có chất lượng,đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc, chế độ… góp phần làm tăng hiệu quảtrong công tác và tiết kiệm được tiền của, công sức của nhà nước và nhân dân.Chính vì lẽ đó, việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản là vô cùng quan trọngnhằm đáp ứng nhu cầu bức thiết của tổ chức, cơ quan, tổ chức gắn liền vớiđời sống con người

Trong cơ quan, tổ chức nói chung, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc

từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng cónghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nóiriêng, với công tác văn thư nói chung Do đó vai trò của công tác quản lý vănthư rất quan trọng góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung

cấp những tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế,văn hóa xã hội.

Chính vì thế, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác quản lý vănthư tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơquan, tổ chức Công tác quản lý văn thư nhằm đảm bảo thông tin bằng vănbản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việcthực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết côngviệc hành ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổchức

III Cơ sở thực tiễn.

Từ những vấn đề nêu trên, có thể thấy được tầm quan trọng của công tácquản lý văn thư, nếu làm tốt công tác quản lý văn thư sẽ góp phần nâng caohiệu quả quản lý và bảo đảm cho các hoạt động của các cơ quan, tổ chức,trường học được thông suốt và được vận hành một cách tốt nhất

Nhìn vào tình hình thực tế tại nơi tôi công tác là trường THPT Lê HồngPhong trong công tác quản lý văn thư năm học qua tương đối tốt Trong tất

cả các hoạt động của nhà trường thì hoạt động nào cũng cần đến văn bản Đây

là công cụ không thể thiếu để giúp cho nhà trường hoạt động có hiệu quả Xâydựng văn bản và tổ chức quản lý văn bản là hai nhiệm vụ rất quan trọng đốivới hoạt động trong nhà trường Những hoạt động này cần được tiến hành,tuân thủ theo chế độ quy định nghiêm ngặt của pháp luật về công tác quản lývăn thư như: xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết các văn bản đó tronghoạt động quản lý của đơn vị

Trong thời gian qua công tác quản lý văn thư của nhà trường đã thực hiệnkhá tốt các văn bản của Thành ủy Biên Hòa, sở Giáo dục và Đào tạo ĐồngNai, các phòng ban của sở giáo dục, các ban Đảng của Thành ủy Biên Hòa,chính quyền địa phương và luôn tuân thủ chặt chẽ và đầy đủ các quy phạmpháp luật có trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành

Quản lý việc soạn thảo văn bản cũng đã thực hiện đúng theo quy trình đó làtrình tự các bước phải đúng theo quy định, từ việc xác định sự cần thiết phảiban hành văn bản, chuẩn bị dự thảo, duyệt thông qua văn bản thảo… đến khiban hành chính thức văn bản Quản lý các văn bản đến và đi đều có số côngvăn đi, đến và có dấu, các văn bản trong năm qua đều được lưu giữ tương đốicẩn thận Việc quản lý công tác văn thư nhằm: bảo đảm việc cung cấp cácthông tin cần thiết phục vụ cho việc tổ chức, quản lý và điều hành trong nhàtrường; là phương tiện giúp nhà trường thực hiện nhiệm vụ giáo dục và đàotạo theo đúng quan điểm, đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và phápluật của Nhà nước; giúp giải quyết mọi công việc của nhà trường nhanhchóng, chính xác, có hiệu quả, đồng thời bảo đảm cho việc quản lý văn bản,

sổ sách chặt chẽ, đúng nguyên tắc, chính sách và chế độ; giữ gìn được bí mậtcủa Đảng, Nhà nước và bảo vệ chính trị nội bộ

Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ thư ký hội đồng nhà trường, tôi

đã nhận thức được vai trò quan trọng của công tác quản lý văn thư trong nhà

trường từ đó tôi đã chọn đề tại sáng kiến kinh nghiệm là: “ Một số giải pháp

nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại trường THPT Lê Hồng Phong”.

IV Thực trạng vấn đề liên quan đến công tác quản lý văn thư tại trường THPT Lê Hồng Phong.

Thống kê số lượng văn bản đến, văn bản đi trong 3 năm gần đây.

Năm học Số lượng văn bản đến Số lượng văn bản đi Ghi chú

Nhà trường đã quan tâm đến việc ban hành các văn bản để quản lý, chỉ đạocông tác văn thư tạo cơ sở pháp lý cơ bản cho việc thiết lập, quản lý và tổchức thực hiện các hoạt động văn thư

- Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến:

Văn thư khi nhận văn bản đến, kiểm tra xem văn bản nhận được có đủ sốlượng hay không, phong bì văn bản có bị rách, bị bóc hay chưa Phân loại,bóc bì văn bản sau đó đăng ký vào sổ văn bản đến

Trình văn bản đến cho hiệu trưởng, hiệu trưởng xem xét có hướng giải quyếttiếp, nếu cần thiết thì sao văn bản đến; trong số văn bản đến có những văn bản

văn bản được nhiều bộ phận áp dụng, thực hiện cho nên cán bộ văn thư phảilàm thủ tục sao văn bản đến để gửi cho các đối tượng cần được biết.

- Đối với quản lý văn bản đi:

Văn bản phải được kiểm tra và chuyển đi ngay trong ngày khi đã có chữ kýcủa Bí thư hoặc phó bí thư chi bộ nếu là văn bản Đảng, của hiệu trưởng hoặcphó hiệu trưởng nếu là văn bản ngành và đóng dấu của chi ủy (văn bản đảng),dấu nhà trường (văn bản ngành) Viết ngoài bì nơi gửi và làm thủ tục pháthành văn bàn đi đồng thời có một bản lưu văn bản đi Trong thời gian qua nhàtrường đã giải quyết và xử lý văn bản đi thực hiện thống nhất các khâu nghiệp

vụ văn thư theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04năm 2004 của Chính phủ và Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11năm 2012 của Bộ Nội vụ

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu an toàn, chặt chẽ đúng quy định theoNghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 về quản lý và sửdụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-

CP Chỉ đạo việc sử dụng dấu đúng nội dung văn bản và tính chất công việc.Dấu được bảo quản tại cơ quan Dấu chỉ do một người chịu trách nhiệm đó lànhân viên văn thư đồng thời là người trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và cácvăn bản, giấy tờ khác Nhân viên văn thư là người ghi số các văn bản đi, cácquyết định, các văn bản lưu hành nội bộ

Hiệu trưởng nhà trường chỉ đạo bộ phận văn thư thường xuyên cập nhật vănbản chỉ đạo của cấp trên về công tác văn thư để kịp thời điều chỉnh và bổ sungnghiệp vụ

- Tuy nhiên qua công tác kiểm tra, giám sát của Sở Giáo dục và Đào tạođồng Nai và thực tế công tác văn thư của nhà trường cho thấy còn một số hạnchế:

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Thông tư01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ chưa được đảmbảo; công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở một số bộ phận còn một số saisót về thể thức và kỹ thuật trình bày, gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyếtvăn bản

Công tác quản lý văn thư của trường THPT Lê Hồng Phong tuy có nhiềuchuyển biến nhưng vẫn còn một số hạn chế của nhân viên văn thư như chưathực hiện đầy đủ theo quy trình lập danh mục hồ sơ; công tác lưu trữ hồ sơchưa khoa học nên muốn tìm các văn bản cũ gặp nhiều khó khăn

Cán bộ văn thư thiếu tính chủ động, chỉ chạy theo công việc hành ngày màchưa đề ra chương trình kế hoạch cụ thể, rõ ràng Công tác soạn thảo văn bảncủa cán bộ văn thư còn hạn chế mà chủ yếu công tác soạn thảo văn bản do thư

ký hội đồng làm

Công tác quản lý công văn giấy tờ chưa thật khoa học, có khi công văn đếnnhân viên văn thư chưa đăng ký vào sổ mà đưa luôn cho các bộ phân để thựchiện, làm cho việc tìm kiếm công văn gặp không ít khó khăn, thậm chí bị thấtlạc.

Vai trò tham mưu của cán bộ phụ trách văn thư với lãnh đạo nhà trườngchưa nhanh nhạy, chưa đạt hiệu quả cao

Sau khi đoàn kiểm tra của Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai rút ra được một

số hạn chế của công tác văn thư, nhà trường đã họp rút kinh nghiệm và đưa racác giải pháp khắc phục Là thư ký hội đồng tôi đã tham mưu với lãnh đạonhà trường đưa ra một số giải pháp cho bộ phận văn thư nhằm thực hiện tốthơn công tác văn thư của nhà trường trong thời gian tới và những năm tiếptheo

V Nhiệm vụ trọng tâm của đề tài.

1/ Giúp cho cán bộ văn thư hiểu được vai trò và tầm quan trọng của công tácvăn thư, nêu cao tinh thần trách nhiệm của mình, thường xuyên nghiên cứu,học hỏi, trau dồi kiến thức và nâng cao nghiệp vụ chuyên môn để hoàn thànhtốt nhiệm vụ được giao

2/ Cán bộ văn thư luôn đảm bảo được các công việc mà nhà trường giao;nhận công văn, nhập giữ liệu văn bản, in sao tài liệu nhằm hạn chế đến mứcthấp nhất việc chậm trễ, thất thoát về công văn giấy tờ của cơ quan Bảo quản

và sử dụng con dấu đúng theo quy định của pháp luật

3/ Giúp cho cán bộ, lãnh đạo nhà trường và cán bộ văn thư có sự nhận thứcsâu sắc về chế độ công văn, giấy tờ là chế độ bắt buộc đối với cán bộ, côngchức; chế độ càng hợp lý, càng thiết thực thì mang lại hiệu quả trong công táccàng cao

VI Nội dung và giải pháp giải quyết đề tài.

Giải pháp 1: nâng cao nhận thức của cán bộ, giáo viên, công nhân viên

về vị trí vai trò của công tác văn thư.

1.1/ Ngay từ đầu năm học lãnh đạo nhà trường thông qua quy chế hoạt độngcủa nhà trường trong đó có công tác văn thư cho toàn thể cán bộ, giáo viên,công nhân viên toàn trường biết Từ đó họ có nhận thức sâu hơn, phối hợp tốthơn về công tác văn thư

- Thông qua buổi họp hội đồng sư phạm đầu năm học lãnh đạo nhà trường kếthợp triển khai một số nội dung của công tác văn thư như việc bố trí người phụtrách văn thư trong nhà trường, phòng làm việc của cán bộ văn thư, phòng lưutrữ hồ sơ, lịch làm việc của cán bộ văn thư trong tuần…

- Cán bộ, giáo viên, công nhân viên phải thường xuyên đọc văn bản thông quacán bộ văn thư có ký nhận mượn và trả văn bản theo đúng quy định

- Các tổ chức đoàn thể, giáo viên và bộ phận soạn thảo văn bản thực hiệnđúng thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Quyết định số 3024/QĐ-BGDĐT ngày25/07/2011 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy định soạn thảo, banhành văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Giáo dục và Đào tạo; nếu thực hiệnkhông đúng thì cán bộ văn thư trả lại văn bản yêu cầu thực hiện đúng theoThông tư 01/2011/TT-BNV và Quyết định số 3024/QĐ-BGDĐT

1.2/ Nhà trường, các tổ chức đoàn thể luôn đánh giá cao vai trò trách nhiệmcủa cán bộ văn thư, bên cạnh đó cán bộ, giáo viên, công nhân viên hiểu đượctầm quan trọng của công tác văn thư trong nhà trường Làm tốt công tác vănthư sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của nhà trường, các công việcluôn được giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác đạt hiệu quả cao

Giải pháp 2: Cán bộ văn thư nắm vững nội dung, nghiệp vụ của công tác văn thư.

Công tác văn thư là một hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lýnhà nước trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo Nội dung của công tác văn thưbao gồm: soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, sao văn bản, quản lý văn bảnđến, quản lý văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ công việc vàgiao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan (Điều 2 Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng 03 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạoban hành Quy chế tổ chức và hoạt động công tác văn thư) Chính vì vậy cán

bộ văn thư phải thường xuyên cập nhật văn bản liên quan đến công việc củamình để nghiên cứu làm tốt công việc được giao, ngoài gia tham mưu vớilãnh đạo nhà trường tham gia đầy đủ các lớp tập huấn về công tác văn thư docấp trên tổ chức

Sau đây là một số nội dung, nghiệp vụ cơ bản mà cán bộ văn thư cần nắm như sau (tóm tắt một số nội dung chính):

1/ Soạn thảo và ban hành văn bản

Bao gồm các bước sau:

- Xây dựng dự thảo văn bản

- Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã được duyệt

- Đánh máy, nhân văn bản theo số lượng được duyệt

- Kiểm tra pháp chế văn bản

- Ký và ban hành văn bản

2/ Tổ chức, quản lý văn bản đi

- Nguyên tắc quản lý văn bản đi: Tất cả các văn bản đi, đến của cơ quan, tổchức (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác) đều phải được quản lý tậptrung, thống nhất tại văn thư cơ quan, tổ chức (gọi tắt là văn thư).

- Nội dung quản lý văn bản đi

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày

Thể thức văn bản là tổng thể các thành phần cần thiết được trình bày trênvăn bản đúng với quy định hiện hành tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản hành chính; Quyết định số 3024/QĐ-BGDĐT ngày 25/07/2011 của BộGiáo dục và Đào tạo ban hành Quy định soạn thảo, ban hành văn bản quyphạm pháp luật của Bộ Giáo dục và Đào tạo

Bước 2: Ghi số, ngày tháng, nhân bản, đóng dấu văn bản

* Ghi số văn bản:

Số của văn bản bao gồm số thứ tự và ký hiệu của văn bản Theo quy định, tất

cả các văn bản đi đều phải thông qua văn thư để lấy số và đăng ký trước khiphát hành và số của văn bản bắt đầu từ ngày 02 tháng 01 đến ngày 31 tháng

12 của mỗi năm

+ Đối với cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có thểđánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính Những cơquan, tổ chức ban hành từ 500 đến 2000 văn bản một năm, có thể lựa chọnphương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản hànhchính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định, chỉ thị, giấy giớithiệu, giấy đi đường…), vừa theo các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản

có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo…, và nhóm công văn).Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nênđánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính

+ Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng

* Ghi ngày, tháng của văn bản:

+ Văn bản gửi đi ngày nào thì ghi ngày ấy Ngày, tháng được ghi ở trên đầucủa mỗi văn bản Riêng văn bản quy phạm pháp luật và văn bản cá biệt được

đề ngày, tháng ở thời điểm ký ban hành

+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày … tháng

… năm …; ngày tháng năn dùng chữ Ả rập; đối với những văn bản có ngàynhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước

* Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật:

Văn bản có chữ ký hợp lệ mới được đóng dấu Không đóng dấu sẵn hoặcđóng dấu khống và giấy trắng Những dự thảo chương trình, kế hoạch gửi cấp

trên xin ý kiến hoặc dự thảo báo cáo đưa ra hội nghị muốn xác nhận tính hợppháp của văn bản thì đóng dấu vào chỗ tác giả của văn bản.

Bước 3: Đăng ký văn bản đi

Tất cả các văn bản do cơ quan phát hành ra ngoài hoặc trong nội bộ cơ quanđều phải qua văn thư cơ quan để đăng ký và làm thủ tục gửi đi Văn bản được

ký, đóng dấu ngày nào thì phải đăng ký và chuyển giao trong ngày đó Có thểđăng ký văn bản đi bằng cách ghi chép vào sổ hoặc bằng máy, sau đó in ra vàđóng quyển

Tùy theo số lượng văn bản đi, có thể đăng ký văn bản đi theo từng loại, vănbản mật phải được đăng ký riêng

* Lập sổ đăng ký văn bản đi

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thìchỉ nên lập hai loại sổ sau: Sổ đăng ký văn bản đi và sổ đăng ký văn bản mậtđi

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến 2000 văn bản một năm có thểlập các loại sổ sau: Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có), chỉ thị(cá biệt, loại thường); sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác vàcông văn (loại thường); sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thìcần lập ít nhất các loại sổ sau: Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếucó), chỉ thị (cá biệt, loại thường); sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tênloại khác và công văn (loại thường); sổ đăng ký văn bản mật đi; Sổ đăng kýcông văn (loại thường)

Bước 4: Làm thủ tục phát hành văn bản và theo dõi văn bản đi:

* Tất cả văn bản đi phải được đăng ký và chuyển đi ngay trong ngày khi đã cóchữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan

* Những văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải chuyển trước

* Tất cả các văn bản gửi ra ngoài đều phải có phong bì Ngoài bì phải đề rõ vàđúng tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan nhận, số và ký hiệu văn bản Đốivới văn bản khẩn cần chú ý: độ khẩn đóng trên bì phải khớp với độ khẩn đóngtrên văn bản

* Việc gửi văn bản giữa các ngành, các cấp phải đúng theo hệ thống tổ chức

bộ máy nhà nước Những văn bản quan trọng và các văn bản mật cần kèmtheo phiếu gửi để theo dõi Sau khi phát hành đi, văn bản cần chuyển qua bộphận tin học để đưa lên mạng Văn bản này cũng đảm bảo đầy đủ các yếu tốthể thức như nguyên văn của văn bản phát hành; riêng chữ ký của người cóthẩm quyền được thay bằng chữ ký “đã ký”

* Theo dõi việc phát hành văn bản đi: cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõiviệc phát hành văn bản đi.

+ Lập phiếu gửi để theo dõi

+ Đối với văn bản đi có đóng dấu “tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồiđúng thời hạn; khi nhận lại phải kiểm tra, đối chiếu văn bản

+ Đối với văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, dothay đổi địa chỉ) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị, cá nhân soạnthảo văn bản đó; đồng thời ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểmtra, xác minh khi cần thiết

Bước 5: Lập hồ sơ, bảo quản và tổ chức sử dụng văn bản lưu

* Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai văn bản: Một văn bản để lập hồ sơ vàtheo dõi công việc ở đơn vị thừa hành; một bản lưu ở văn thư Bản lưu tại vănthư phải là bản gốc Tại tập lưu văn bản ở bộ phận văn thư cơ quan, các vănbản lưu được xếp theo thứ tự số văn bản đã được đăng ký theo sổ đăng ký vănbản đi

* Những bản lưu ở văn thư phải xắp xếp, lập hồ sơ theo từng loại, văn bảncủa năm nào để riêng năm ấy, xắp xếp lên giá, kệ để phục vụ việc tra cứu giảiquyết công việc khi cần và để nộp vào lưu trữ cơ quan khi đến hạn nộp lưu.3/ Tổ chức quản lý văn bản đến

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hànhchính, văn bản chuyên ngành (kể cá bản fax, văn bản được chuyển qua mạng,văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức gói là văn bản đến

Nội dung quản lý văn bản đến:

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản đến từ nhiều nguồn khác nhau Nội dungcông việc tiếp nhận văn bản: Kiểm tra văn bản, sơ bộ phân loại, bóc bì vănbản đến

Sơ bộ phân loại là chỉ xem ngoài bì để phân loại, chưa bóc bì Văn bản đếnthường có 4 nhóm:

+ Loại có dấu chỉ mức độ khẩn, mật: Trong đó loại khẩn thì bóc bì ngay, cònloại mật thì báo cáo với lãnh đạo văn phòng hoặc thủ trưởng cơ quan, nếuđược phép bóc bì thì bóc phong bì và làm thủ tục đăng ký vào sổ văn bản đến.Nếu không được giao nhiệm vụ bóc phong bì thì người có trách nhiệm bócphong bì gửi xuống văn thư đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến mật

+ Loại sai thể thức: là những văn bản gửi nhầm địa chỉ, gửi vượt cấp, trìnhbày sai thể thức Loại này không đăng ký và gửi lại nơi gửi văn bản

+ Loại thông thường: sau khi nhận thì tiến hành bóc bì, lấy văn bản ra, đốichiếu số, ký hiệu văn bản ở trong văn bản với số, ký hiệu ghi ngoài bì Đốivới những văn bản có ngày tháng ghi trên văn bản và ngày tháng nhận vănbản cách nhau quá xa, đơn từ khiếu nại thì cần giữ lại cả phong bì.

+ Loại tư liệu: các tờ quảng cáo, giấy thông báo mang tính chất dịch vụ,thương mại thì không đăng ký mà lưu lại một thời gian ngắn tại văn thư cơquan rồi hủy

Bước 2: Đóng dấu, đăng ký văn bản đến

* Đóng dấu đến:

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu

“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cầnthiết) Đối với bản fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với vănbản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra

và làm thủ tục đóng dấu “Đến”

*Đăng ký văn bản đến:

Văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừnhững loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quyđịnh cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hóa đơn, chứng từ kế toán… Vănbản đến được đăng ký và sổ đăng ky văn bản hoặc cơ sở giữ liệu văn bản trênmáy vi tính

* Đăng ký văn bản đến bằng sổ

Tùy theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụthể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp

Bước 3: Trình và chuyển giao văn bản đến

+ Trình văn bản đến: sau khi đăng ký,văn bản đến phải được trình cho ngườiđứng đầu cơ quan, hoặc người được giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiếnphân phối, chỉ đạo giải quyết Văn thư cơ quan căn cứ vào ý kiến chuyển vănbản đó mà chuyển văn bản đến từng cá nhân hoặc đơn vị trong thời gian sớmnhất

+ Chuyển giao văn bản đến: văn thư cơ quan có trách nhiệm chuyển giao vănbản đến đúng đối tượng xử lý Việc chuyển giao văn bản đến phải đảm bảotheo yêu cầu: nhanh chóng, kịp thời; đúng đối tượng; chặt chẽ

Bước 4: Tổ chức giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến

+ Thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm về việc chỉ đạo giải quyết văn bảnđến

+ Trưởng các đơn vị chuyên môn chịu trách nhiệm phân công các cán bộchuyên môn giải quyết văn bản đến Đồng thời đôn đốc, nhắc nhở giải quyếtvăn bản đến kịp thời theo chỉ đạo của người có thẩm quyền

+ Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụtổng hợp số liệu về văn bản đến: văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đãđến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo cho người có trách nhiệm.Bước 5: Sao văn bản đến.

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thường xuyên phải sao văn bảnđến Trong số các văn bản đến có những văn bản quy phạm pháp luật đượcgửi đến để áp dụng rộng rãi, có văn bản chỉ để biết, văn bản nhiều bộ phận ápdụng cho nên bộ phận văn thư phải làm thủ tục sao văn bản đến để gửi chocác đối tượng cần được biết Theo quy định của pháp luật hiện nay, các bảnsao được trình bày theo thể thức quy định Có 3 hình thức sao:

4/ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ

Những văn bản giầy tờ, sổ sách do cơ quan ban hành sử dụng trong nội bộ,không gửi ra ngoài gọi là văn bản nội bộ Văn bản nội bộ bao gồm: các quyếtđịnh nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy công tác, giấy giới thiệu, sổ sao vănbản Văn bản nội bộ khi phát hành cũng phải vào sổ đăng ký riêng: số kýhiệu, ngày tháng, người ký, trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, kýnhận Tuy nhiên, văn bản nội bộ cần đăng ký riêng Đối với văn bản nội bộ,cuối mỗi năm, khi xử lý xong, rà soát lại, nếu không cần phải lưu thì có thểlàm thủ tục tiêu hủy theo quy định của cơ quan, không phải nộp vào lưu trữ.5/ Tổ chức và quản lý văn bản mật

+ Văn bản mật được chuyển giao đến tận tay người nhận và phải ký nhận vào

sổ chuyển giao văn bản mật (có thể làm chung với sổ ghi văn bản đến) Việcgiao, nhận các tài liệu mật giữa các khâu (người dự thảo, đánh máy, in, vănthư, giao thông viên, người có trách nhiệm giải quyết bảo quản) đều phải ghi

làm việc theo quy định của pháp luật Đối với văn bản mật phải có đầy đủ cácphương tiện bản mật.

+ Văn thư có trách nhiệm tổ chức thống kê tài liệu bí mật Nhà nước, cơ quantheo trình tự thời gian và từng độ mật, bao gồm tài liệu hiện có, mới phát sinh

và được tiếp nhận tài liệu mật sau khi giải quyết xong phải được chuyên viênphân loại, xắp xếp đưa vào hồ sơ, ngoài giờ làm việc phải cất vào tủ, hòm, kétsắt có khóa bảo đảm an toàn Đến thời hạn nộp vào lưu trữ phải nộp theođúng thủ tục giao nhận theo quy định về quản lý tài liệu lưu trữ

+ Trường hợp cán bộ phải mang tài liệu mật đi công tác, mang về nơi ở phảiđược thủ trưởng cơ quan cho phép và đăng ký với văn thư để quản lý

+ Tài liệu, mẫu vật độ “Tuyệt mật”, “tối mật”, phải tổ chức cất giữ riêng, bảo

vệ, bảo đảm an toàn Nơi cất giữ do thủ trưởng cơ quan quyết định

* Đối với văn bản mật “đi”

+ Đánh máy văn bản mật: bộ phận đánh máy phải chịu trách nhiệm đánh màytài liệu mật và phải chịu trách nhiệm về nội dung, số lượng văn bản Khi cầnthiết truyền đạt đến các cơ quan khác bằng email phải chuyển lên máy củamạng tin học đã được cài đặt mã bảo mật cho từng loại văn bản và nội dungvăn bản phải được truyền đạt dưới dạng mật mã theo quy định của ngành cơyếu

+ Văn bản mật không được gửi bằng fax

Bì gửi văn bản mật phải đảm bảo không đọc được chữ bên trọng và ở ngoàiphải có ký hiệu mật Chỉ đóng dấu độ mật vào văn bản, không đóng ra ngoài

bì Người chịu trách nhiệm làm bì trong ghi đầy đủ số, ký hiệu, nơi nhận vàđánh dấu độ mật lên bì trong, sau đó chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển vàlàm phong bì ngoài như đối với văn bản thường

Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Mật” ngoài bì đóng dấu chữ “C” Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Tối mật” ngoài bì đóng dấu chữ

“B”

Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Tuyệt mật” gửi bằng 2 bì Bì trongghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “tuyệt mật”; bì ngoàighi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ A

Sổ ghi văn bản mật đi, đến tương tự như sổ ghi văn bản thường Chỉ khác làsau cột ghi “trích yếu nội dung văn bản” có thêm cột “Mức độ mật”

Đối với tài liệu độ “Tuyệt mật” thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khingười có thẩm quyền đồng ý

+ Phát hành văn bản mật phải đúng địa chỉ

+ Đối với những văn bản cần lưu lại, phải lập sổ đăng ký riêng (giống sổđăng ký văn bản đi, thêm cột mức độ mật)

+ Đối với những văn bản cần hủy sau khi giải quyết thì phải lập biên bản có

sự chứng kiến của lãnh đạo cơ quan, cán bộ văn thư và cán bộ giải quyết côngviệc

Bộ phận văn thư có trách nhiệm quản lý các dấu mật của cơ quan, rà soạtthủ tục đóng dấu độ mật, số thu hồi và tài liệu theo quy định của thủ trưởng

cơ quan tại quy chế tiếp nhận, xử lí và ban hành văn bản của cơ quan

* Đối với văn bản mật “đến”

+ Khi nhận văn bản mật do các cơ quan gửi đến vẫn đóng dấu “Đến” bìnhthường

+ Đối với cơ quan, văn bản “mật” đến ít, có thể thống kê chung sổ văn bảnđến (có thêm dòng mức độ mật) Nếu văn bản đến nhiều thì cần phải đăng kýriêng

+ Bóc bì văn bản mật: phải theo quy định của cơ quan Nếu nhân viên vănthư không được giao bóc bì văn bản mật thì chỉ căn cứ vào bì để đăng ký Sau

đó chuyển cho người có trách nhiệm bóc bì, phân phối cho người có tráchnhiệm giải quyết văn bản mật Nếu cần lưu văn bản mật thì người chịu tráchnhiệm giải quyết phải lập hồ sơ, lưu văn bản mật cần thiết

+ Nếu văn bản có dấu “Thu hồi”, sau khi giải quyết phải gửi lại cho cơ quanphát hành Nếu cần hủy thì phải tuân thủ thủ tục hủy (như đã trình bày ở trên).6/ Tổ chức và sử dụng con dấu

* Các loại con dấu thường được sử dụng trong cơ quan, tổ chức

+ Dấu có giá trị pháp lý: Dấu cơ quan, Dấu văn phòng cơ quan

+ Các con dấu hành chính khác: Dấu chỉ mức độ mật, khẩn; dấu tên cơ quan;dấu đến; dấu kính gửi, kính tặng, kính biếu; dấu thẩm quyền, chức vụ củangười ký và dấu họ tên người ký văn bản…

* Quy định chung về quản lý, sử dụng con dấu

Con dấu của nhà trường phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóngdấu tại cơ quan nhà trường Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiệnnhững quy định sau:

+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản củangười có thẩm quyền

+ Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của nhà trường

+ Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký củangười có thẩm quyền

+ Không được đóng dấu khống

Việc sử dụng con dấu của nhà trường được quy định như sau: