Báo cáo thực tập quy trình giao nhận tại Công ty TNHH dịch vụ giao nhận Phương Nam

Báo cáo thực tập quy trình giao nhận tại Công ty TNHH dịch vụ giao nhận Phương Nam

Chương 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN PHƯƠNG NAM

1.1- QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN:

Khi các công ty sản xuất ngày càng phát triển, hàng hóa xuất hiện ngày càngnhiều trên thị trường thì nhu cầu đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm đối với nhà sản xuất

và dễ dàng tiếp cận, chọn lựa sản phẩm phù hợp đối với người tiêu dùng càng cao

Vì thế đã thúc đẩy sự cho ra đời của các công ty thương mại và dịch vụ Dựa vàophân tích nền kinh tế các quốc gia trên thế giới, ta nhận thấy rằng: Đa số các quốcgia có nền kinh tế phát triển thì ngành kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn là kinh doanhdịch vụ Vài năm trở lại đây ở Việt Nam ngành dịch vụ đang dần phát triển và cókhuynh hướng phát triển mạnh, do đó hàng loạt các doanh nghiệp kinh doanhngành dịch vụ ra đời

Công ty dịch vụ giao nhận Phương Nam được thành lập theo giấy phép số

4102024963 được cấp ngày 20 tháng 09 năm 2005 do Sở Kế hoạch và Đầu tưThành phố Hồ Chí Minh cấp phép Công ty được thành lập với:

- Tên công ty : Công ty TNHH dịch vụ giao nhận Phương Nam

- Tên giao dịch: PHUONG NAM Logistics Co., Ltd

- Trụ sở chính: Số 13, Đường số 3, phường Bình Trưng Tây, Quận 2, Tp HồChí Minh

 Tài khoản USD: 018.137.000.454.2

Công ty hoạt động với tổng số vốn ban đầu là 600.000.000VNĐ

Đến nay, sau 5 năm hoạt động công ty đang ngày càng phát triển và tạo được vịthế vững chắc trên thị trường.

1.2- PHẠM VI HOẠT ĐỘNG VÀ TRÁCH NHIỆM:

1.2.1- Phạm vi hoạt động:

Công ty dịch vụ giao nhận Phương Nam ra đời dựa trên nhu cầu cung cấp cácdịch vụ giao nhận cho ngành ngoại thương và ngành vận tải hàng hóa Công ty chủyếu hoạt động về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.Phạm vi hoạt độngchính của công ty:

– Tổ chức kinh doanh đại lý giao nhận vận tải quốc tế và dịch vụ vận tảitrong nước bằng các phương tiện đường biển, đường không, đường sắt, đường bộhoặc hỗn hợp theo yêu vầu của chủ hàng và các công ty ủy thác

– Tổ chức thực hiện các dịch vụ có liên quan đến giao nhận hàng vận tải, thaymặt chủ hàng làm thủ tục Hải quan, thủ tục về cảng, giám định, kiểm kiện, trảcước bốc dỡ hàng hóa

– Tổ chức và quản lý trạm tiếp nhận, phát hàng lẻ theo quy định của các cơquan chức năng để tiến hành việc tập trung nguồn hàng, và tiếp nhận các loại hìnhphi mậu dịch

– Tổ chức môi giới thuê phương tiện vận tải, kho bãi để vận chuyển hàng hóaXNK ở trong và ngoài nước theo yêu cầu của chủ hàng

– Tổ chức dịch vụ quá cảnh sang Campụhia, Lào, Trung Quốc…theo quiđịnh của nhà nước

1.2.2- Trách nhiệm:

– Chấp hành nghiêm túc các chế độ chính sách pháp luật của Nhà nước và tậpquán quốc tế về các lĩnh vực có liên quan đến công tác giao nhận vận tải, các quyđịnh về tài chính, tài sản cố định, và tài sản lưu động

– Công ty phải tiến hành lập kế hoạch kinh doanh trình lên cấp trên và tổchức thực hiện những chi tiêu được giao

– Tổ chức hoạt động kinh doanh trong toàn công ty nhằm đạt được mục tiêu

đã đặt ra

– Đảm bảo đời sống cho toàn bộ cán bộ công nhân viên, phân phối công bằngcác khoản thu nhập và đảm bảo điều kiện làm việc an toàn.

1.3- CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY:

1.3.1- Sơ đồ tổ chức:

Công ty có cơ cấu tổ chức gọn nhẹ với 15 nhân viên

Sơ đồ Cơ cấu tổ chức hành chính công ty

(Nguồn: Sơ đồ tổ chức công ty 2009)

1.3.2- Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban:

 Giám đốc: Thực hiện chức năng quản trị, chỉ đạo, điều hành mọi

hoạt động của công ty theo quy định của pháp luật Tổ chức điều hành công tácdịch vụ theo hướng có lợi cho công ty trong hiện tại và tương lai

 Phòng kế toán- tài chính: Thực hiện nhiệm vụ hạch toán, quản lý

và tổ chức thực hiện công tác kế toán trong toàn công ty Tiến hành việc thu nhận,

xử lý và cung cấp thông tin, tổng hợp báo cáo, lên kế hoạch về tình hình tài chínhnhằm giúp Giám Đốc có những phương án tối ưu nhất trong hoạt động

 Phòng Sales& Marketing: Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, tiếp

thị dịch vụ và chăm sóc khách hàng Cụ thể là việc chào bán giá cước vận tảiđường biển, đường hàng không và cả khách hàng có nhu cầu về dịch vụ giao nhận

 Phòng tổ chức- hành chính: Thực hiện công tác về nhân sự, hợp

đồng lao động, thực hiện nội quy, quy định của công ty Lên kế hoạch và triểnkhai các công tác về tuyển dụng, đào tạo nhân viên, điều chuyển nhân viên, sắpxếp kỳ nghỉ phép hàng năm

 Phòng giao nhận: đây là bộ phận chiếm số đông nhân viên trong công ty và được chia làm 2 nhóm:

Nhóm chứng từ: Làm việc tại văn phòng công ty với các công việc chủ

yếu là khai báo Hải Quan điện tử hỗ trợ nhóm giao nhận mở tờ khai tạicảng hay sân bay, soạn thảo hợp đồng, lập invoice, packing list…

Nhóm giao nhận: Mỗi nhân viên được phân công thực hiện các hợp đồng

giao nhận (hàng LCL, hàng FCL) chuyên lo thủ tục Hải quan, kiểm hóa,giao nhận hàng cho một số khách nhất định Khách hàng lớn thì được giaocho nhân viên có nhiều kinh nghiệm theo dõi nhưng nhìn chung thì cácnhân viên đều hỗ trợ bổ sung cho nhau trong quá trình làm hàng

1.4- TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TRONG GIAI ĐOẠN 2007-2009:

Là công ty chủ yếu hoat động trong lĩnh vực giao nhận và kinh doanh khobãi vận chuyển nên tổng doanh thu hoạt động kinh doanh của công ty phần lớn tậptrung ở 2 lĩnh vực này Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gầnđây phát triển đi lên Doanh thu của công ty tăng nhanh là do công ty đã mở rộngđược thị trường, đa dạng hóa các mặt hàng kinh doanh: ngoài khai thác hàng hóakinh doanh công ty còn có hoạt động kinh doanh đại lý vận tải… Ngoài ra, do có

uy tín và quan hệ rộng rãi nên công ty đã có được nhiều khách hàng thân thiết vàcòn nhiều khách hàng mới Trong tương lai, tình hình kinh doanh của công ty sẽphát triển hơn nữa góp phần vào sự phát triển kinh tế đất nước

1.4.1- Cơ cấu dịch vụ:

Bảng 1: Cơ cấu dịch vụ của công ty Đvt: 100 VNĐ

Giá trị

Tỉ trọng Giá trị

Tỉ trọng Giá trị

Tỉ trọng

Xuất nhập khẩu

và giao nhận 826,086.05 24% 1,073,911.87 26% 1,610,867.81 30%

Đại lý vận tải 619,564.54 18% 743,477.45 18% 929,346.81 17%Khai thác hàng

Biểu đồ 1 – cơ cấu dịch vụ năm 2007.

Nhận xét: Qua biểu đồ 1 và bảng 1 cho thấy rằng trong năm 2007 dịch vụ

kinh doanh kho bãi mang lại doanh thu lớn cho công ty 1.299.439.080 VNĐ chiếm

37% tổng doanh thu trong năm 2007 Xếp thứ 2 là dịch vụ xuất nhập khẩu và giao

nhận chiếm 24% tổng doanh thu năm 2007, đây cũng là một trong những thế mạnhcủa công ty sau dịch vụ kinh doanh kho bãi và vận chuyển hàng hóa Tiếp sau đó

là khai thác hàng hóa kinh doanh chiếm 20% tổng doanh thu,cuối cùng là dịch vụđại lý vận tải với 18% trong tổng doanh thu Nhìn chung thì các mảng hoạt độngdịch vụ của công ty tương đối đồng đều, không có mảng nào quá trội hơn mảngnào, có thể là nhờ sự đầu tư một cách đồng bộ, duy trì và phát triển tốt từng mảngnhằm mang lại nguồn lợi nhuận về sau cho công ty

Biểu đồ 2 – cơ cấu dịch vụ năm 2008.

Nhận xét: Sang năm 2008,cơ cấu dịch vụ của công ty đã có những biến

chuyển rõ rệt dù thứ tự không có gì là thay đổi Tuy kinh doanh kho bãi vẫn dẫnđầu trong các mảng dịch vụ khác tăng 9.97% so với doanh thu của chính dịch vụnày năm 2007, nhưng có phần giảm đi chỉ còn chiếm 33% tổng doanh thu năm

2008 thay vì là 37% như năm 2007.Cũng dễ dàng nhận ra sự giảm đi của dịch vụkinh doanh kho bãi và vận chuyển là do sự tăng lên về doanh thu của hai mảngxuất nhập khẩu, giao nhận và dịch vụ khai thác hàng hóa kinh doanh.Cụ thể, dịch

vụ xuất nhập khẩu và giao nhận tăng lên 2% so với tỉ trọng của nó năm trước,tăng30% ứng với 247.825.820 VNĐ so với năm 2008 Tỉ trọng dịch vụ khai thác hànghóa kinh doanh cũng tăng lên 3%, tăng được 35% tương ứng với 240.941.770VNĐ so với năm 2008.Dịch vụ đại lý vận tải tuy không tăng về tỉ trọng nhưng

tăng 123.912.910 VNĐ ứng với mức tăng là 20% Nếu xét về tổng doanh thu thìmức tăng là 21.8% tạo thêm 736.293.400 VN

Biểu đồ – cơ cấu dịch vụ năm 2009

Nhận xét: năm 2009 là một trong những thời điểm định hình nên mũi nhọn

hoạt động của công ty Sự tăng lên về tỉ trọng của dịch vụ xuất khẩu và giaonhận,có thể đó chính là dự báo cho thấy công ty cần chú trọng đến dịch vụ này,nhằm khai thác triệt để tiềm năng của nó trong thời gian sắp tới, tỉ trọng tăng thêm4%, mức tăng là 50% ứng với 536.955.935 VNĐ, một con số đáng kể tuy nhiêndịch vụ kinh doanh kho bãi vẩn duy trì được vị trí số một của mình tăng lên 2% về

tỉ trọng so với năm 2008,doanh thu của nó tăng 35% ứng với 477.064.693.Dịch vụkhai thác hàng hóa kinh doanh giảm đi về tỉ trọng 5%, cụ thể chỉ tăng 5% so vớinăm 2008 và chỉ tạo thêm 46.467.341 VNĐ trong tổng doanh thu năm 2009 Nhìnchung, doanh thu năm 2009 tăng 30.3% ứng với 1.246.357.330 VNĐ

1.4.2- Kết quả hoạt động kinh doanh:

Bảng 2: Kết quả hoạt động kinh doanh:

Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Tổng doanh thu hoạt

Bảng 3:So sánh mức tăng doanh thu, lợi nhuận qua các năm

Năm 2008 so năm 2007 Năm 2009 so năm 2008 Tuyệt đối

(VNĐ)

Tương đối (%)

Tuyệt đối (VNĐ)

Tương đối(%) Tổng doanh thu hoạt

động kinh doanh 281,564,754 98.66 276,912,701 98.75

Lợi nhuận trước thuế 193,333,189 97.89 20,204,652 98.95

Lợi nhuận sau thuế 145,134,892 97.89 73,048,040 98.74

Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh 2007-2009

Nhận xét: Từ bảng 2, bảng 3 và biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh

chúng ta có thể thấy qua ba năm,doanh thu và lợi nhuận của công ty đều tăng Cụthể, tổng doanh thu năm 2008 tăng 281,564,754 VNĐ so với năm 2007 tương ứng

đã tăng thêm tương đối 98.66%, tổng doanh thu năm 2008 cũng tăng thêm một giátrị là 276,912,701VNĐ tương ứng là 98.75% Đồng thời, lợi nhuận trước thuếcũng tăng cao theo từng năm,năm 2008 tăng thêm 193,333,189 VNĐ (97.89%) sovới năm 2007 và năm 2009 cũng đạt được thêm 20,204,652 VNĐ (98.95%) so vớinăm 2008 Có thể nhận ra rằng, để đạt được những con số trên thì đó không phải làđiều đơn giản, đó là nhờ sự nỗ lực, nâng cao sức cạnh tranh của công ty giảm thiểunhững chi phí không cần thiết nhằm đem lại nguồn lợi nhuận cho công ty

Chương 2: THỦ TỤC VÀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNGHÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO

NHẬN PHƯƠNG NAM

2.1 ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ:

Hiện nay, công ty TNHH dịch vụ giao nhận Phương Nam tồn tại bởi hoạt độngcung cấp các dịch vụ: xuất nhập khẩu và giao nhận, đại lý vận tải, khai thác hànghóa (kinh doanh), kinh doanh kho bãi và vận chuyển hàng hóa

- Xuất nhập khẩu và giao nhận: làm thủ tục hải quan, giao nhận ủy thácxuất nhập khẩu, tư vấn xuất nhập khẩu cho các công ty khách hàng

- Đại lý vận tải: làm nhiệm vụ của forwarder

- Khai thác hàng hóa (kinh doanh): Công ty trực tiếp đứng ra ký kếthợp đồng nhập khẩu và tiến hành mọi thủ tục để nhận hàng, sau đótiến hành phân phối hàng hóa đó đến những khách hàng có nhu cầu

- Kinh doanh kho bãi vận chuyển hàng hóa: công ty kinh doanh trênhình thức cho thuê kho bãi chứa hàng và các phương tiện vận chuyểnhàng hóa như: đầu kéo, xe tải chở hàng với nhiều trọng tải khác nhau

Cụ thể với lô hàng nhập khẩu của Công ty TNHH Vật Liệu Xây DựngSaint- Gobain VN , công ty Phương Nam được ủy thác để tiến hành nhập khẩu lôhàng nói trên Trên cơ sở đó Saint- Gobain là công ty đi thuê dịch vụ, PhươngNam là công ty đảm trách nghĩa vụ nhập khẩu và hưởng phí dịch vụ

Việc đàm phán được thực hiện diễn ra rất đơn giản theo các phương thứcđàm phán qua điện thoại, thư thương mại Ngoài ra, công ty còn sử dụng fax,email như một phương tiện để liên lạc và truyền đi các thông tin một cách nhanhchóng và tiện lợi

Lô hàng nhập FCL mặt hàng giấy nhập khẩu được nhập khẩu theo hợpđồng số 127071668 giữa công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Saint- Gobain VN vàSCT Co., Ltd ngày 04 tháng 5 năm 2010

Lô hàng được nhập khẩu theo giá CFR Hồ Chí Minh Do vậy, tráchnhiệm thuê tàu và trả cước phí vận tải cho lô hàng này là do người xuất khẩu trả.Người đứng tên trên chứng từ nhận hàng là Công ty TNHH Vật Liệu Xây DựngSaint- Gobain VN nhưng do đã ủy thác cho Phương Nam nên nhân viên giao nhận

của Phương Nam có nghĩa vụ lên tờ khai và lấy các chứng từ cần thiết để nhậpkhẩu lô hàng trên Sau đó, các chứng từ này sẽ được Giám đốc ty TNHH Vật LiệuXây Dựng Saint- Gobain VN xem xét và ký tên đóng dấu.

2.2 NHẬN VÀ KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ:

2.2.1 Nhận bộ chứng từ:

Bộ chứng từ mà nhân viên giao nhận sẽ nhận được từ Saint-Gobain gồmcó:

 Hợp đồng thương mại (1 bản sao)

 Phiếu đóng gói (1 bản chính, 2 bản sao)

 Hóa đơn thương mại (1 bản chính, 2 bản sao)

 C/O form D

 Giấy thông báo hàng đến (thường là bản fax)

 Vận tải đơn (Bill of Lading, 3 bản gốc)

 Giấy giới thiệu của Doanh nghiệp (2 bản chính)

 Mã số thuế của công ty, mã số xuất nhập khẩu, giấy chứng nhận đăng kýkinh doanh, giấy ủy quyền cho nhân viên giao nhận thực hiện lô hàng

2.2.2 Kiểm tra bộ chứng từ:

Sau khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên giao nhận phải kiểm tra đốichiếu tất cả các thông tin và số liệu trên bộ chứng từ xem có trùng khớp với nhaukhông Nếu có sai sót thì phải báo cho Saint Gobain biết để kịp thời chỉnh sửa.Thêm vào đó tất cả các chứng từ phải có đóng dấu sao y bản chính và có chữ kýcủa giám đốc Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Saint- Gobain VN trên các bảnsao, nếu chứng từ có nhiều hơn một tờ thì phải có đóng dấu giáp lai trên tất cả số

tờ hiện có Giấy giới thiệu phải còn thời hạn và có chữ ký Giám đốc Công tyTNHH Vật Liệu Xây Dựng Saint- Gobain VN và con dấu của công ty

Trong các chứng từ nhận được nhân viên giao nhận cần chú ý kiểm tra:

 Hóa đơn thương mại:

Nhân viên giao nhận cần chú ý kiểm tra các nội dung người nhận hàng,người gửi hàng, mô tả hàng hóa, số lượng, tổng giá trị của hàng hóa có giống vàphù hợp như trong hợp đồng ngoại thương không.

 Phiếu đóng gói :

Số và ngày của phiếu đóng gói, cùng với các nội dung người bán, ngườimua, mô tả hàng hóa, số lượng phải tương tự như trong hóa đơn thương mại vàcòn có thêm các nội dung:

Tổng trọng lượng: 128.722 MTSTrọng lượng tịnh: 128.722 MTS

 Vận đơn đường biển :

Tổng số kiện, tổng trọng lượng, tên hàng, mô tả hàng hóa như trong phiếuđóng gói Bên cạnh đó nhân viên giao nhận cần kiểm tra chi tiết các nội dung cảngbốc hàng, cảng dỡ hàng, tên tàu, số chuyến, số vận đơn, ngày ký phát vận đơn.Ngoài ra, trên vận đơn phải ghi chú ngày đã xếp hàng lên tàu, trên vận đơn này là

“ shipped on board date” Đồng thời phải kiểm tra đầy đủ các thông tin về chữ kýcủa đại lý hãng tàu, có phải là bản ORIGINAL không

 Giấy thông báo hàng đến:

Các nội dung cần kiểm tra gồm có: Số B/L, số container, số kiện, mô tảhàng hóa, trọng lượng/ khối lượng, tên tàu, số chuyến, cảng bốc, cảng dỡ xem cóphù hợp như trong B/L không

Địa chỉ nơi đến đổi lệnh giao hàng, giấy tờ cần xuất trình, chi phí mà phảiđóng tại nơi đổi lệnh giao hàng

2.3 CHUẨN BỊ KHO BÃI VÀ PHƯƠNG TIỆN VẬN CHUYỂN:

Kiểm tra bộ chứng từ nhận được từ Saint Gobain là hợp lệ, nhân viên củaPhương Nam xem xét số lượng, khối lượng của hàng lên phương án chọn phươngtiện vận tải thích hợp đến cảng Cát Lái để nhận hàng

2.4 CHUẨN BỊ CHỨNG TỪ VÀ LÊN TỜ KHAI HẢI QUAN:

2.4.1 Lấy lệnh giao hàng:

Sau khi nhận đươc giấy thông báo hàng đến từ Công ty TNHH VLXD SaintGobain VN (do hãng tàu gửi đến cho Saint Gobain) nhân viên giao nhận sẽ manggiấy giới thiệu, vận đơn gốc, giấy thông báo hàng đến (như trong yêu cầu của phầngiấy tờ cần xuất trình được đề cập trong giấy thông báo hàng đến), đến hãng tàuRCL để nhận lệnh giao hàng.

Khi trình những chứng từ trên, nhân viên giao nhận sẽ nhận một bộ lệnhgồm 3 lệnh giao hàng do hãng tàu cấp Để được phép lấy container nhân viên giaonhận phải xuống văn phòng đại diện của hãng tàu để đóng dấu giao thẳng lên D/O

Nếu phát hiện thấy có sai sót gì khác trong B/L thì nhân viên giao nhậnphải báo ngay cho đại lý biết và có những chỉnh sửa phù hợp để tránh trường hợpsai sót đó kéo theo việc không nhận được hàng về sau này Trên D/O bắt buộc phảiđóng dấu “Đã thu tiền” hoặc chữ “PAID” Vận đơn gốc thì hãng tàu sẽ giữ lại, B/LSerrender thì không Mỗi hãng tàu có một mức phí khác nhau, do hãng tàu quyđịnh

Trong một số trường hợp, người xuất khẩu chưa kịp gửi vận đơn gốc chongười nhập khẩu thì người nhập khẩu phải yêu cầu người xuất khẩu yêu cầu hãngtàu chấp nhận cấp phát vận đơn Serrender thì khi đó nhân viên giao nhận chỉ cầngiấy giới thiệu và giấy thông báo hàng đến để nhận hàng

Lô hàng này được giao về kho của khách hàng nên nhân viên giao nhậnphải tiến hành mượn container bằng cách điền đầy đủ thông tin lên giấy mượncontainer Nhân viên giao nhận cần chú ý địa điểm trả container rỗng quy định

Để lấy được lệnh giao hàng, nhân viên giao nhận phải thanh toán chohãng tàu các loại phí sau:

 Phí THC là phí vận chuyển hàng, xếp dỡ… hiện nay tất cả các hãngtàu đều tính cước phí này

 Phí D/O là phí liên quan đến việc lập các chứng từ

 Phí vệ sinh container

Ngoài ra, nhân viên giao nhận phải đưa cho hãng tàu phí cược container,tùy vào kích thước container và tính chất hàng hóa mà hãng tàu đưa ra mức phíkhác nhau

Đặc biệt cần chú ý thời hạn hiệu lực của lệnh giao hàng để tránh phảimất một khoản phí gia hạn lệnh và mất thời gian Nếu lệnh đã hết hạn phải đề nghịhãng tàu gia hạn và đóng dấu gia hạn lên lệnh

2.4.2 Lên tờ khai hải quan:

Đây có thể được coi là một trong những phần quan trọng nhất trong quátrình giao nhận Nhân viên giao nhận phải dựa trên các chứng từ đã được kiểm tramột cách kỹ lưỡng ban đầu để lên tờ khai một cách chính xác nhất

Lô hàng này về cảng Cát Lái nhưng nhân viên không thực hiện mở tờ khaitại Chi cục hải quan KV1 Vì Saint-Gobaint là doanh nghiệp có yếu tố nước ngoàinhập đầu tư kinh doanh nên việc thực hiện thủ tục hải quan được tiến hành tại Chicục Hải quan quản lý hàng đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh

Mẫu tờ khai do Hải quan Thành phố cung cấp, doanh nghiệp chỉ cần đếnmua và tự kê khai những nội dung theo yêu cầu của các tiêu thức trong mẫu tờkhai Vì đây là loại hình nhập khẩu nên mẫu tờ khai màu xanh HQ/2002/NK

Tờ khai HQ/2002/NK chỉ có thể khai tối đa 3 loại hàng hoá nhập khẩu Khinhập nhiều hơn 3 mặt hàng thì phải sử dụng thêm tờ phụ lục tờ khai theo mẫu củaTổng Cục Hải Quan

 Mục tổng cục hải quan:

Cục hải quan: (ghi tên tỉnh, thành phố) Hồ Chí Minh

Chi cục hải quan: Quản lý hàng Đầu Tư

Chú ý: cục Hải quan Tp HCM được chia ra làm nhiều khu vực tương ứng với các Chi cục, cụ thể như: cảng Tân Cảng, Cát Lái thuộc KV1; cụm cảng ICD, Transimex thuộc KV4; cảng Khánh Hội thuộc KV2; cảng Vict, Tân Thuận, Lotus, Bông Sen thuộc KV3

Tờ khai số: đây là số tờ khai chỉ có sau khi công chức hải quan tiếp nhận bộ

hồ sơ, do đó phần này không khai, để trống

Ngày đăng ký: (Là ngày mà được cấp số tờ khai) 13/05/2010.

Số lượng phụ lục tờ khai: với bộ chứng từ này chỉ có một mặt hàng nênkhông có phụ lục tờ khai nên không cần phải điền

Cán bộ đăng ký: công chức hải quan tiếp nhận hồ sơ này sẽ ký tên đóng dấuvào ô này

 Tiêu thức 7

Căn cứ vào số hợp đồng và ngày ký hợp đồng trong hợp đồng ngoại thương

để điền vào tiêu thức này

Điều kiện giao hàng dựa trên điều kiện giao hàng dã được thỏa thuận trong

hợp đồng thương mại: CFR HỒ CHÍ MINH

 Tiêu thức 15

Đồng tiền thanh toán: là đồng USD (như đơn giá được quy định trong hợp

đồng ngoại thương) với tỉ giá là 18,544 Để có được tỉ giá này, nhân viên giao

nhận phải lấy tỉ giá liên ngân hàng vào thời điểm mà nhân viên giao nhận lên tờ

khai Để biết tỉ giá một cách nhanh nhất, nhânn viên giao nhận có thể truy cậptrang web: www.dncustom.gov.vn hoặc hộp thư tỉ giá: 8011108

 Tiêu thức 16

Phương thức thanh toán: ghi rõ phương thức thanh toán đã được quy định

trong hợp đồng Trong trường hợp này là: T/T

 Tiêu thức 17

Tên hàng và quy cách phẩm chất: Được thể hiện trong hợp đồng ngoạithương, việc khai rõ ràng và cụ thể sẽ giúp Hải quan dễ dàng trong việckiểm tra hàng hóa

NGUYÊN LIỆU SẢN XUẤT TẤM THẠCH CAO

1.Giấy cáctông không tráng dạng cuộn định lượng 160g/m 2 ( GF size 1260mm, 160 Gsm)

2 Giấy cáctông không tráng dạng cuộn định lượng 150g/m 2 ( GB size 1185mm, 150 Gsm)

Trong trường hợp lô hàng chỉ có từ 1 tới 3 mặt hàng thì tên hàng và quycách phẩm chất sẽ được thể hiện tiêu thức này trên tờ khai, còn nếu có từ 4 mặthàng trở lên thì ở tiêu thức này chỉ thể hiện tên chung nhất của các mặt hàng cònchi tiết được thể hiện trên phụ lục tờ khai

 Tiêu thức 18

Mã số hàng hóa: việc áp mã hàng hóa là khâu khá quan trọng và khó vì nóliên quan đến việc xác định đúng thuế suất và số tiền thuế phải nộp vaò ngân sáchNhà nước Doanh nghiệp muốn đăng ký được tờ khai ngoài việc thống nhất giữacác số liệu và dữ liệu ở các chứng từ có liên quan mà còn phải cần am tường vềhàng hóa để tránh trường hợp áp một mã số thuế khác không phù hợp với quycách của hàng hóa Mã số hàng hóa phải áp dụng cho đúng thuế suất nhập khẩu;thuế giá trị gia tăng; thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) phải nộp đảm bảo không caohơn mà cũng không thấp hơn Cần lưu ý rằng, việc áp mã thuế sai sẽ bị Côngchức Hải quan trả lại bộ tờ khai Nhân viên giao nhận có thể sử dụng sự hỗ trợ từmạng của Hải quan Thành phố tuy nhiên chỉ hỗ trợ trong việc tra chương còn để

chính xác hơn thì nhân viên giao nhận phải sử dụng đến Biểu Thuế 2009 củaTổng Cục Hải quan Tp Hồ Chí Minh, đây là biểu thuế thường xuyên được cậpnhật thậm chí là từng tháng, do đó doanh nghiệp nào cũng phải theo dõi một cáchthường xuyên.

Trường hợp này, hàng hóa nhập có mã số : 4805251000 và 4805240000

Trị giá nguyên tệ = lượng * đơn giá

Con số này đúng bằng số tiền thanh toán trên hóa đơn thương mại

Trị giá tính thuế: Trị giá của từng mặt hàng bằng đơn vị tiền Việt Nam, tính

dựa trên giá CIF Trị giá tính thuế đuợc quy đổi tính từ: “Tỷ giá x Trị giá

tính thuế”

Thuế suất (%): Ghi mức thuế suất tương ứng với mã số đã xác địnhtrong tiêu thức 18, theo biểu thuế nhập khẩu.

Tiền thuế: Ghi số thuế nhập khẩu phải nộp: “Trị giá tính thuế x Thuế

Ta có: Mặt hàng 1: Trị giá tính thuế GTGT= 715,145,280+ 0= 715,145,280 Thuế GTGT= 715,145,280 x 10% = 71,514,528

Mặt hàng 2: Trị giá tính thuế GTGT= 669,326,765+ 0= 669,326,765

Thuế GTGT= 669,326,765 x 10%= 66,932,677 Cộng: 138,447,205

Đây là ô xác nhận trách nhiệm pháp lý của Giám đốc Công ty TNHHVLXD Saint-Gobain thể hiện bằng cách ghi rõ họ tên, chức danh, ký tên, và đóngdấu.

Ví dụ: Như lỗi của nhân viên giao nhận khai sai số vận đơn mà trong quá

trình kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ, Công chức Hải quan không phát hiện ra đến khithanh lý tờ khai tại cổng, Hải quan cổng phát hiện ra thì nhân viên giao nhận phảimang tờ khai tới bàn của Công chức kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ để xin chỉnh sửa.Khi đó Công chức Hải quan đó sẽ ghi chú lại số vận đơn đúng vào tiêu thức này.Hoặc trong trường hợp hàng thuộc diện phải giải tỏa hàng thì đây là phần màCông chức Hải quan phê chú vào

 Tiêu thức 38

Xác nhận đã làm thủ tục Hải quan Sau khi kiểm tra thực tế hàng hóa vàtính thuế, tờ khai sẽ được chuyển đến cho chi cục phó Hải quan cửa khẩu ký vàđóng dấu xác nhận đả làm thủ tục Hải quan và cho phép thông quan.

 LẬP TỜ KHAI GATT

Khai báo qua phần mềm ECUS là 1 hình thức khai báo Hải Quan điện tửgiúp rút ngắn thời gian cho doanh nghiệp lẫn Công Chức Hải Quan Điềukiện áp dụng là doanh nghiệp phải có đăng ký cho chi cục Hải Quan điện

tử, nếu được chấp nhận sẽ được cấp tài khoản truy nhập và giấy công nhậntham gia thủ tục hải quan điện tử Doanh nghiệp nên đăng ký vì sẽ tiết kiệmđược thời gian mỗi khi khai báo Hải Quan Hiện tại, Trong hệ thống máytính nối mạng của Tổng Cục Hải Quan đã có đầy đủ mọi thông tin từ phíadoanh nghiệp nếu doanh nghiệp đã có mã số xuất nhập khẩu, chính vì vậykhông cần phải đăng ký nữa mà chỉ cần khi khai Hải Quan Người khai hảiquan cần điền đầy đủ các thông tin được yêu cầu

Tuy nhiên loại hình hàng hóa xuất nhập khẩu là hàng phi mậu dịch thì người khai hải quan không cần lập tờ khai GATT Theo thông tư 79-2009 thì hàng phi mậu dịch gồm:

1 Quà biếu, tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài gửi cho tổ chức, cá nhân Việt Nam; của tổ chức, cá nhân ở Việt Nam gửi cho tổ chức,

cá nhân ở nước ngoài;

2 Hàng hoá của cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức quốc tế tại Việt Nam và những người làm việc tại các cơ quan, tổ chức này;

3 Hàng hoá viện trợ nhân đạo;

4 Hàng hoá tạm nhập khẩu, tạm xuất khẩu của những cá nhân được Nhà nước Việt Nam cho miễn thuế;

5 Hàng mẫu không thanh toán;

6 Dụng cụ nghề nghiệp, phương tiện làm việc tạm xuất, tạm nhập của cơ quan, tổ chức, của người xuất cảnh, nhập cảnh có thời hạn;

7 Tài sản di chuyển của tổ chức, cá nhân;

8 Hành lý cá nhân của người nhập cảnh gửi theo vận tải đơn, hàng hoá mang theo người của người nhập cảnh vượt tiêu chuẩn miễn thuế.

Việc khai báo qua phần mềm được nhân viên chứng từ khai báo nhưsau:

Khai báo “không” nếu việc bán hàng hay giá của hàng hóa không phụthuộc vào bất kỳ điều kiện nào

Khai báo “không” nếu sau khi nhập khẩu người mua không phải trảthêm cho người bán hay người thứ ba theo yêu cầu của người bán bất kỳ

khoản tiền nào từ số tiền thu được do việc định đoạt hay sử dụng hàng hóanhập khẩu.

 Tiêu thức 5

Khai báo “có” nếu có quan hệ đăc biệt giữa người bán và người mua.Khai báo tiếp nếu mối quan hệ đó có ảnh hưởng đến trị gái giao dịch haykhông

Khai báo “không” nếu mối quan hệ của người bán và người mua khôngthuộc một trong các trường hợp thuộc thông tư 118/2003/TT-BTC

 Khoản nợ của người bán với người mua( khoản tiền được thanhtoán bằng cách cấn trừ nợ giữa người bán và người mua)

 Khoản tiền người mua trả cho người thứ ba theo yêu cầu củangười bán

 Trong trường hợp mua bán hàng hóa hay giá cả hàng hóa phụthuộc vào một hay một số điều kiện đã khai báo tại tiêu thức 4,nhưng người nhập khẩu có tài liệu khách quan, hợp lệ để xácđịnh mức độ ảnh hưởng bằn tiền của sự phụ thuộc đó, thì ngườ

khai báo hải quan khai báo khoản tiền được giảm do sự ảnhhưởng đó tại tiêu thức này.

Trường hợp lô hàng có nhiều mặt hàng thì người khai hải quan căn

cứ vào hợp đồng, hóa đơn thương mại, các thỏa thuận thanh toán để kê khai.

Nếu hợp đồng thương mại, khoản thanh toán được thỏa thuận sẽ khấu trừ vào tiền hàng của một mặt hàng nhất định trong lô hàng nhập khẩu bao gồm nhiều mặt hàng, người khai Hải quan khai báo số tiền này vào cột tương ứng mặt hàng đó.

Nếu trong hợp đồng thương mại không có thỏa thuận khoản thanh toán khấu trừ cho mặt hàng cụ thể nào đó trong lô hàng nhập khẩu, thì khoản thanh toán này sẽ được phân chia để khai báo theo nguyên tắc tỉ lệ giữa giá trị của từng mặt hàng trên tổng giá trị lô hàng.

 Tiêu thức 9

Chỉ khai báo các khoản trả trước, ứng trước, đặt cọc liên quan đến việcmua hàng hóa nhập khẩu khi chưa bao gồm giá mua ghi trên hóa đơnthương mại và chưa khai báo tại tiêu thức 7,8 Phân bổ khoản tiền trả trước,đặt cọc để kê khai Hải quan thực hiện theo hướng dẫn phân bổ khi kê khaitại tiêu thức 9

Phân bổ các khoản phải cộng và phải trừ khi kê khai:

 Tiêu thức 10-17 : người khai hải quan chỉ khai báo những điều khoản

điều chỉnh cộng do người mua phải trả liên quan trực tiếp đến hàng hóanhập khẩu nếu chúng chưa bao gồm trong trị giá giao dịch khai báo tạitiêu thức 7 Các khoản tiền như:

- Chi phí hoa hồng bán hàng/ phí môi giới

- Chi phí bao bì gắn liền với hàng hóa

- Chi phí vận tải, bốc xếp, chuyển hàng

- Chi phí bảo hiểm hàng hóa

 Tiêu thức 18-21 : người khai báo hải quan chỉ khai báo các khoản điều

chỉnh trừ nếu chúng đã bao gồm trong trị giá giao dịch khai báo tại tiêuthức 7,8,9

 Tiêu thức 22: chỉ khai báo các khoản giảm giá nếu chúng được thực

hiện trước khi xếp hàng lên phương tiện vận tải ở nước xuất khẩu hànghóa và được lập thành văn bản nộp cùng tờ khai hàng hóa nhập khẩu

 Tiêu thức 23: cộng các khoản đã khai báo tại tiêu thức 7 đến tiêu thức

17 và trừ đi các khoản từ tiêu thức 18 đến 22

 Tiêu thức 24: là trị giá tính thuế từng mặt hàng bằng đơn vị tiền tệ Việt

Nam , được xác định bằng cách lấy kết quả ở tiêu thức 23 x tỉ giá tínhthuế tại ô 15 trên tờ khai HQ/2002-NK

 Tiêu thức 25: người khai hải quan ghi rõ họ tên, ngày tháng năm khai

báo, chức danh, đóng dấu đơn vị

 Tiêu thức 26- 27: dành riêng cho công chức hải quan.

Sau khi quá trình lên tờ khai đã hoàn thành nhân viên giao nhận kiểm tra chi tiếtlại một lần nữa xem còn sai sót gì không Nếu thấy đã hoàn chỉnh thì nhân viên

giao nhận mang 2 tờ khai đến Công ty TNHH VLXD Saint-Gobain VN để Giám

đốc ký, hoàn thiện bộ tờ khai cho nhân viên giao nhận thực hiện tiếp quá trình giaonhận

Bộ chứng từ Hải quan gồm có (sắp xếp theo trình tự như sau)

 Phiếu tiếp nhận và bàn giao hồ sơ: 1 bản

 Tờ khai hải quan: 2 bản chính

 Giấy giới thiệu của Saint-Gobain: 1 bản chính

 Hợp đồng thương mại: 1 bản sao y

 Hóa đơn thương mại: 1 bản chính

 C/O ( Nếu có)

 P/L: 1 bản chính

2.5.1 Đăng ký mở tờ khai hải quan

Đầu tiên người khai hải quan nhập toàn bộ thông tin của lô hàng vàophần mềm ECUS Hệ thống dữ liệu hải quan sẽ trả về một số tiếp nhận cho việckhai báo thành công này Nhân viên giao nhận phải ghi lại số tiếp nhận này đểkhai báo cho hải quan Từ đó công chức hải quan nhập số tiếp nhận này vào hệthống để có được toàn bộ thông tin lô hàng Nhờ có việc khai báo từ xa này mà cảdoanh ngiệp và công chức hải quan đều tiết kiệm được thời gian và công sức hơnnữa thủ tục gọn nhẹ hơn rất nhiều so với hình thức khai báo trước đây

Sau đó, tại chi cục hải quan nhân viên giao nhận tới máy lấy số thứ tựnộp tờ khai, số thứ tự sẽ hiện lên tại các ô cửa mở tờ khai hoặc có máy gọi, khi đến

số thứ tự của mình nhân viên giao nhận cầm bộ chứng từ của mình tới ô cửa đó để

mở tờ khai

Kiểm tra thực tế hàng hóa

Nhân Viên

Công Ty đăng

ký mở tờ khai.

Công Chức Hải Quan tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, ra lệnh hình thức

Kiểm tra chi tiết hồ sơ, giá thuế

Thông

quan cho

hàng hóa

Lúc này nhân viên giao nhận xuất trình bộ chứng từ cho Công chức Hảiquan tiếp nhận hồ sơ, Công chức Hải quan nhập mã số thuế của doanh nghiệp trên

hệ thống máy tính và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế

Trong trường hợp doanh nghiệp được phép mở tờ khai thì tiến hànhkiểm tra sơ bộ bộ chứng từ, nếu bộ chứng từ hợp lệ thì Công chức Hải quan sẽnhập thông tin tờ khai vào hệ thống máy tính

Doanh nghiệp được phép mở tờ khai được công chức hải quan tiến hànhđăng ký tờ khai hải quan : nhập thông tin tờ khai vào máy tính, kiểm tra số lượngchứng từ phải có trong bộ hồ sơ hải quan

Sau khi đăng ký tờ khai, công chức hải quan sẽ ghi số tờ khai vào tờkhai hải quan, ký tên, đóng dấu số hiệu vào ô “ cán bộ đăng ký”, đóng dấu tiếpnhận lên bộ hồ sơ và lập một lệnh hình thức Sau đó, công chức hải quan sẽchuyển toàn bộ hồ sơ cho cán bộ được phân công kiểm tra giá, thuế Tiếp đó, lãnhđạo chi cục xem xét và quyết định hình thức, mức độ kiểm tra hải quan

Có 3 mức độ kiểm tra hải quan:

a Mức 1: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa (luồng xanh)

b Mức 2: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa (luồng Vàng)

c Mức 3: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa (luồng đỏ)

 Luồng đỏ có 3 mức độ kiểm tra thực tế như sau:

Mức 3.a: kiểm tra toàn bộ lô hàng

Mức 3.b: kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thìkết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kếtluận được mức độ vi phạm

Mức 3.c: kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kếtluận được mức độ vi phạm