Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã Phú Vĩnh, thị xã Tân Châu hiện nay

Bởi lẽ, công tác văn thư - lưu trữ là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản trong hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước.. Như chúng ta biết công việc của một cơ quan, tổ chức được t

PHẦN MỞ ĐẦU

Công tác văn thư - lưu trữ có vị trí quan trọng đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước Bởi lẽ, công tác văn thư - lưu trữ là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản trong hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước Như chúng ta biết công việc của một cơ quan, tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không, đều có liên quan mật thiết đến công tác văn thư - lưu trữ Từ đó góp phần làm tăng năng suất lao động trong công tác và tiết kiệm được tiền của, công sức của Nhà nước và nhân dân

Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ giúp cho việc giải quyết công việc

cơ quan được nhanh chóng chính xác, đúng đường lối, chính sách, chế độ Đồng thời, giúp việc kiểm tra công việc trong cơ quan, đơn vị được chặt chẽ hơn Giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết, có giá trị phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và để nghiên cứu sử dụng lâu dài

Công tác văn thư, lưu trữ còn tạo điều kiện bảo vệ được bí mật của Đảng, Nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng, những việc làm phi pháp của một số phần thử xấu để hòng được lợi riêng

Nếu làm tốt công tác lưu trữ sẽ tiết kiệm được thời gian tra cứu, các tài liệu công văn sẽ không bị ách tắc, ứ đọng hoặc thất lạc Đặc biệt trong thời đại hiện nay với trình độ kỹ thuật hiện đại thì việc quản lý nhà nước đối với lĩnh vực này ngày càng trở nên khó khăn và cấp thiết, bởi sẽ nhanh chóng mất thông tin khi lưu trữ và cũng rất dễ dàng quản lý thông tin khi đầu tư đúng trang thiết

bị và nguồn lực con người

Các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ,

đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Như vậy, công tác văn thư – lưu trữ gắn liền với hoạt động của cơ quan, đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan tham mưu, trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy

Đối với cơ quan Đảng, Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ cần được quan tâm nhiều hơn, nhất là đối với các loại văn bản quy phạm pháp luật, công văn hướng dẫn, kế hoạch, nhằm giúp cho việc nghiên cứu, thực hiện nhiệm vụ chính trị, đường lối chính sách của Đảng, pháp luật nhà nước Muốn làm tốt công tác trên, trước hết phải làm tốt công tác văn thư, lưu trữ chế độ bảo mật, tổ chức việc thu thập thông tin, xử lý thông tin, quản lý giải quyết công văn đi, công văn đến nhanh chóng, kịp thời chính xác

Xuất phát từ những yêu cầu thực tế trên và trong quá trình học tập tại

trường bản thân chọn đề tài “Giải p p nân o ấ l ợn n n ,

l r y n n ân dân xã Phú n , t ị Tân â iện n y” làm tiểu

luận cuối khóa Qua nghiên cứu đề tài này nhằm đánh giá thực trạng của công tác văn thư - lưu trữ tại địa phương trong thời gian qua, đồng thời tìm ra những giải pháp để công tác văn thư – lưu trữ của đơn vị giai đoạn 2013 – 2015 ngày càng có nề nếp, khoa học hơn và góp phần tích cực vào việc cải tiến lề lối làm việc của cơ quan, đồng thời khắc phục những hạn chế và góp phần cải cách hành chính trong phạm vi cả nước nói chung, Ủy ban nhân dân xã Phú Vĩnh nói riêng

Trong việc nghiên cứu đề tài còn nhiều thiếu sót về mặt khoa học cũng như chuyên môn, bản thân rất mong quý thầy - cô góp ý để tiểu luận đạt kết quả tốt, từ đó tạo tiền đề cho bản thân có nhiều kiến thức chuyên môn và những kinh nghiệm quý báu về sau để có những chuẩn mực đúng để phục vụ đơn vị tốt hơn

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

1.1.1 Công tác văn thư

1.1.1.1 K i niệm n n

Công tác văn thư là công tác công văn giấy tờ, là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc trong cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị

- xã hội, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân

1.1.1.2 Ý n , i rò n n

- Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ quan tổ chức nói chung trong quá trình quản lý

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan,

tổ chức được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật quốc gia, hạn chế được bệnh quan liêu giấy

tờ

- Công tác văn thư bảo đảm đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức Nội dung của những tài liệu được hình thành và được nhận trong quá trình giải quyết các công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của cơ quan, tổ chức

- Công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ Nguồn bổ sung tài liệu vào lưu trữ chủ yếu

từ giai đoạn văn thư

- Góp phần bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng văn bản của Nhà nước, con dấu của cơ quan vào mục đích phạm pháp

1.1.1.3 Nội d n n n

Nội dung công tác văn thư được ghi trong khoản 2 Điều 1 Nghị định 110/2004 ngày 8/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư gồm có 05 khâu nghiệp vụ:

- Soạn thảo và ban hành văn bản

- Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Quản lý và giải quyết văn bản đi

- Quản lý và sử dụng con dấu

- Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

* Quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các văn bản, giấy tờ từ các nơi gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến Thủ tục gồm 6 bước:

ớ 1 Tiếp nhận và phân loại văn bản

ớ 2 Đăng ký văn bản đến

ớ 3 Trình văn bản đến

ớ 4 Chuyển giao văn bản đến

ớ 5 Tổ chức và theo dõi văn bản đến

ớ 6 Sao văn bản đến

* Quản lý và giải quyết văn bản đi

Văn bản đi là loại công văn, giấy tờ do cơ quan, đơn vị ban hành gửi đi Gồm 4 bước:

ớ 1 Kiểm tra lại văn bản

ớ 2 Vào sổ đăng ký văn bản đi

ớ 3 Chuyển văn bản đi

ớ 4 Sắp xếp bảng lưu văn bản

* Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan

Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản Thể hiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản của các cơ quan nhà nước

Trong Điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính Phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân phải được quản lý thống nhất”

* Quản lý và bảo quản con dấu

+ Dấu được bảo quản tại trụ sở cơ quan, tổ chức và được quản lý chặt chẽ

+ Dấu phải được bảo quản trong tủ có khóa chắc chắn trong cũng như ngoài giờ làm việc

+ Dấu chỉ do một người chịu trách nhiệm giữ Nếu đi vắng phải bàn giao cho người khác theo sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan

+ Không được sử dụng vật cứng để cọ, rửa con dấu

+ Khi dấu bị mòn, méo, hư hỏng trong quá trình sử dụng phải xin phép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ

+ Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định sử dụng dấu để hoạt

+ Trường hợp con dấu bị mất phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất được biết, đồng thời báo cáo cơ quan cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm, thông báo hủy bỏ con dấu đã bị mất

* Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Lập hồ sơ

hiện hành là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ thông tin về mọi vấn đề, một sự

việc, một con người cụ thể

1.1.1.4 Tr n iệm ự iện n iệm ụ n n ron ơ quan:

- Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan: quy định tại Khoản 1, Điều 3 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP

+ Trực tiếp giải quyết một số văn bản đến

+ Phân phối và giao cấp dưới giải quyết văn bản đến

+ Ký và ban hành những văn bản quan trọng của cơ quan, Ủy quyền cho cấp phó ký thay (KT) và cấp dưới ký thừa lệnh (TL), thừa ủy quyền (TUQ), những văn bản thuộc phạm vi được ủy quyền

- Trách nhiệm của công chức văn phòng

+ Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối và báo cáo thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng

+ Ký thừa lệnh những văn bản được thủ trưởng cơ quan ủy quyền

+ Kiểm tra pháp chế văn bản đi

+ Tổ chức các hoạt động quản lý bộ phận văn thư cơ quan

- Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong cơ quan

+ Giải quyết kịp thời văn bản đến theo yêu cầu của thủ trưởng

+ Soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình

+ Lập hồ sơ công việc và giao nộp tào liệu vào lưu trữ cơ quan

- Trách nhiệm văn thư chuyên trách

Đối với quản lý và giải quyết văn bản đến:

+ Nhận văn bản đến;

+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến;

+ Đăng ký văn bản đến;

+ Trình văn bản đến;

+ Chuyển giao văn bản (khi đã có ý kiến phân phối văn bản);

+ Giúp lãnh đạo văn phòng theo dõi việc giải quyết văn bản đến

Đối với việc quản lý văn bản đi:

+ Kiểm tra lại thể thức văn bản

+ Ghi số, ngày tháng năm và đóng dấu cơ quan

+ Làm thủ tục gửi văn bản đi

+ Lưu văn bản đi

+ Quản lý sổ sách của bộ phận văn thư cơ quan, như các sổ đăng ký và chuyển giao các loại văn bản

Đối với việc lập hồ sơ và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

+ Hoàn chỉnh lập hồ sơ đối với văn bản lưu

+ Giúp Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) lập danh mục hồ sơ, hướng dẫn lập hồ sơ, đôn đốc việc nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

+ Thực hiện bảo quản an toàn con dấu cơ quan và các con dấu khác của

cơ quan

+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các giấy tờ khác

1.1.2 Công tác lưu trữ

1.1.2.1 K i niệm: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội

bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và

tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

1.1.2.2 Tín ấ n l r

- Tính khoa học: Tính khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc nghiên cứu tài liệu lưu trữ, tìm ra các quy luật hoạt động của tự nhiên và xã hội được phản ánh, thể hiện trong tài liệu lưu trữ

- Tính cơ mật: Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin đa dạng, nhiều mặt của đời sống xã hội Trong khối tài liệu lưu trữ, có rất nhiều tài liệu mang thông tin mật, bí mật đối với cơ quan, tổ chức bí mật quốc gia Trong các khâu nghiệp

vụ của công tác lưu trữ luôn mang tính cơ mật Do vậy, cán bộ lưu trữ phải luôn có tinh thần bảo vệ bí mật, vì là người thường xuyên tiếp xúc tài liệu lưu

trữ trong hầu hết các khâu nghiệp vụ lưu trữ

1.1.2.3 Nội d n n l r

Công tác văn thư chính xác sẽ góp phần cho lưu trữ các văn bản của Nhà nước một cách rõ ràng và cụ thể, dễ tìm kiếm, trích lục, tra cứu trong khi cần thiết Nội dung công tác lưu trữ gồm: hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp

vụ

- Hoạt động quản lý:

+ Biên soạn các văn bản về quản lý công tác lưu trữ và chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ

+ Lập kế hoạch phương hướng công tác lưu trữ Các cơ quan, tổ chức xây dựng công tác lưu trữ ngắn hạn (hàng năm) dài hạn (một số năm), theo hướng dẫn chỉ đạo của cơ quan cấp trên

+ Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ ở các đơn vị trực thuộc

+ Dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan lưu trữ

+ Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ

+ Tổ chức nghiên cứu, khoa học nghiệp vụ và hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ

+ Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ

+ Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lý công tác lưu trữ

- Hoạt động nghiệp vụ:

+ Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

+ Phân loại tài liệu lưu trữ

+ Xác định giá trị tài liệu

+ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

+ Bảo quản tài liệu lưu trữ

+ Thống kê tài liệu lưu trữ

+ Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1.1.2.4 Ý n ài liệ l r

- Ý nghĩa thực tiễn: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa thực tiễn rất to lớn Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước Tài liệu lưu trữ được sử dụng để quản lý nhà nước, quản lý các mặt đời sống xã hội, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh chống lại mọi kẻ thù trong và ngoài nước Tài liệu lưu trữ làm cơ sở cho công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội cho từng vùng và toàn quốc Tài liệu lưu trữ dùng để lập kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng năm cho từng địa phương của cả nước Trong các cơ quan, tổ chức, hàng ngày cán bộ công chức sử dụng tài liệu lưu trữ cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc

- Ý nghĩa khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo khoa học của xã hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao Tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu tổng kết, đánh giá rút ra các quy luật vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng trong tự nhiên xã hội và tư duy Trong lĩnh vực khoa học, nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ để kế thừa những thành tựu đã có từ trước, là cơ sở tìm tòi cái mới trong hoa học

- Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan, tổ chức

và các sự kiện lịch sử diễn ra trong quá khứ, trong suốt tiến trình lịch sử của một quốc gia, một dân tộc, một ngành hoạt động xã hội, một cơ quan, tổ chức

Vì thế, tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu lịch sử Nói cách khác tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng nhất

- Ý nghĩa văn hóa: Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc Cùng với các loại di sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác như di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong bảo tàng… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các loại văn tự rất có giá trị

Toám lại, tài liệu lưu trữ có giá trị thực tiễn, phục vụ cho hoạt dộng thực tiễn, vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam

xã hội Chủ nghĩa

1.2 QUAN ĐIỂM CỦA ĐẢNG VÀ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ

1.2.1 Quan điểm của Đảng về công tác văn thư – lưu trữ

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức

sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung Thật vậy trong những năm qua Đảng và Nhà nước ta đã nhận thấy được công tác văn thư – lưu trữ là vấn đề hết sức quan trọng trong quá trình quản lý của Nhà nước và

nó có vị trí quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc

Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với phương diện kiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu hủy hồ sơ, tài liệu nếu chưa được phép của cơ quan có thẩm quyền

Theo Công văn số 08-CV/LT ngày 10/4/1993 của Cục Lưu trữ Trung ương Đảng hướng dẫn một số yêu cầu cơ bản về xây dựng và trang thiết bị của kho lưu trữ Quan điểm của Đảng về vấn đề này cụ thể như sau:

- Tập trung quản lý và bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng của các kho lưu trữ Cấp ủy

Ngoài ra, còn có Quyết định số 403-QĐ/VPTW ngày 22/10/1984 của Văn phòng Trung ương Đảng về một số chế độ công tác văn thư - lưu trữ ở Văn phòng Tỉnh ủy, Thành ủy, cụ thể như sau:

- Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành và lưu trữ của cấp ủy Đảng và tài liệu các ngành, các cấp gửi đến cấp ủy Đảng;

- Hợp lý hóa quá trình chuyển tài liệu đi và đến, theo dõi chặt chẽ việc giải quyết công văn tài liệu, không để sót việc, chậm việc;

- Quản lý chặt chẽ, bảo vệ bí mật tài liệu, thu hồi đầy đủ và đúng hạn các tài liệu có quy định thu hồi;

- Lập hồ sơ đầy đủ phục vụ kịp thời các yêu cầu của cấp ủy và các ban ngành về khai thác tài liệu và nộp vào kho lưu trữ đúng thời hạn quy định

N ậy, Đảng đã xác định trong bất kỳ các ban ngành, lĩnh vực, đơn vị,

tổ chức cá nhân từ Trung ương đến địa phương đều phải thực hiện theo phương châm “Tập trung quản lý và bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng của các kho lưu trữ”

1.2.2 Quan điểm của Nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ

Trên cơ sở quan điểm của Đảng các cơ quan nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật để làm cơ sở pháp lý cho việc quản lý công tác văn thư – lưu trữ:

- Luật Lưu trữ năm có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia

- Pháp lệnh của Ủy ban Thường vụ Quốc hội số 30/2000/PL- UBTVQH

10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật Nhà nước

- Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành ngày 30/11/1982

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và

sử dụng con dấu

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 của Chính phủ quy định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

- Thông tư 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 của Bộ Công an quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001

về quản lý và sử dụng con dấu đã được sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009

- Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 5 năm 2002 của Bộ công an và Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thi hành Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ quy định việc quản

Tóm lại, Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm đến công tác văn thư - lưu

trữ nên có nhiều văn bản qui định cụ thể về vấn đề này, một mặt góp phần nâng cao năng lực quản lý, giữ gìn, lưu trữ tốt tài liệu quốc gia, một mặt giúp tra cứu, tìm kiếm tài liệu dễ dàng, có giá trị đặc biệt đối với việc xây dựng và bảo vệ đất nước Do đó, nơi nào có sự quan tâm sâu sắc về công tác văn thư - lưu trữ thì nơi đó thực hiện tốt công tác này

Chương 2 TÌNH HÌNH, THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

Ở U N PH V NH TH T N CH U

2.1 ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH

2.1.1 Tình hình chung

- Vị trí địa lý: Xã Phú Vĩnh là xã nằm cặp theo Quốc lộ 953, cách thị xã

Tân Châu 5,5km Hệ thống giao thông thuận lợi, có khu trung tâm chợ xã đáp ứng giao lưu hàng hóa trên địa bàn và các vùng lân cận

+ Phía Đông giáp phường Long Phú

+ Phía Tây giáp xã Lê Chánh

+ Phía Nam giáp xã Phú Long

+ Phía Bắc giáp xã Long An

Tổng diện tích tự nhiên 1.277 ha Trong đó diện tích nông nghiệp 1.260

ha Có 90% dân số sống bằng nghề nông, dân số có 2.919 hộ với tổng số nhân khẩu: 11.676 người Dân cư gồm người Kinh chiếm 100%, 85% dân số theo đạo Phật giáo Hòa hảo, còn 15% theo đạo khác và không đạo

Xã có 04/04 ấp được công nhận ấp văn hóa, các văn phòng ban ấp được xây dựng, trang thiết bị, cơ sở vật chất nơi làm việc đầy đủ; Trưởng ban ấp đều

là đảng viên, bí thư chi bộ Toàn lộ nông thôn trên địa bàn xã đều được pêtông hóa thuận tiện cho người dân đi lại, giao thương và sản xuất Điện, nước sạch đến tận vùng sâu, vùng xa đảm bảo người dân có nước sạch sử dụng

Tình hình đời sống của nhân dân tương đối ổn định và không ngừng nâng lên hầu hết là làm nông nghiệp và một số nghề khác Ý thức chấp hành pháp luật của quần chúng nhân dân và cán bộ, công chức rất tốt, phong trào

Thời gian qua Ủy ban xã Phú Vĩnh đã thực hiện tốt quy chế “Một cửa thân thiện” nhận và trả kết quả, giải quyết kịp thời các yêu cầu thủ tục không gây phiền hà cho người dân Công tác lưu trữ luôn được đảm bảo tốt, đồng thời từng bước được củng cố và nâng cao hiệu quả, chất lượng

Các văn bản gửi đến cơ quan đều được thông qua văn thư và làm đúng thao tác theo quy định của công tác văn thư, chính vì thế bộ phận văn thư luôn chủ động trong công việc và phân loại từng loại văn bản một cách cụ thể khi được đến cơ quan, để phục vụ tốt cho lãnh đạo trong việc tiếp cận và xử lý các loại văn bản gửi đến cơ quan Ngoài ra, trong thời gian qua địa phương cũng đã làm công tác lưu trữ các loại văn bản, cụ thể mở sổ từng loại văn bản của từng ngành vì thế khi có nhu cầu tham khảo hoặc tra cứu, tìm kiếm các loại văn bản

là rất dễ dàng và nhanh chóng góp phần làm ít tốn thời gian trong việc tra cứu tài liệu khi cần thiết

Cán bộ làm công tác văn thư có tinh thần trách nhiệm cao, thường xuyên nghiên cứu, học hỏi, trau dồi kiến thức và nâng cao năng lực nghiệp vụ chuyên môn để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình nhằm từng bước đưa công tác văn thư – lưu trữ ở địa phương đi vào nề nếp, đáp ứng ngày càng cao thông tin về quản lý nhà nước ở địa phương

Trụ sở Ủy ban nhân dân xã được bố trí tương đối thuận tiện và trang bị đầy đủ thiết bị như: Máy vi tính, có đường truyền internet, máy Fax, điện thoại, nơi làm việc thoáng mát lịch sự