Xây dựng hệ thống quản lý cửa hàng bán linh kiện điện tử

Xây dựng hệ thống quản lý cửa hàng bán linh kiện điện tử

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

VIỆN ĐIỆN TỬ VIỄN THÔNG

Thầy giáo hướng dẫn: ThS Nguyễn Thanh Bình

Hà Nội 4-2012

Mục lục

1.Giới thiệu về đề tài Tổng quan đề tài: 2

Mục tiêu của đề tài 3

2.Khảo sát và thu thập các yêu cầu 4

Thực trạng của hệ thống hiện tại 4

Xác định phạm vi của đề tài 4

Những người sử dụng chính của hệ thống 4

Các kịch bản sử dụng (use cases) 5

UC1:Quản lý thông tin Nhà cung cấp (NCC) 5

UC2:Cập nhật thông tin về mặt hàng 5

UC3: Cập nhật thông tin về nhân viên 6

UC4: Cập nhật thông tin về khách hàng 7

UC6: Cập nhật thông tin về hàng xuất 8

UC7: Xem các báo cáo thống kê 8

3.Phân tích hệ thống 9

Một số vấn đề hiện nay 9

Giải pháp 9

Phân tích và mô hình hóa chức năng của hệ thống 10

Biểu đồ phân cấp chức năng tổng quát : 10

Mô hình quan hệ để cài đặt 28

7.Thiết kế cấu trúc chương trình 29

1 Giới thiệu về đề tài

Tổng quan đề tài:

Cửa hàng bán linh kiện điện tử ở Hàn Thuyên là một địa điểm bán linh kiện mà hầu hết nhưng người đang nghiên cứu và học về điện tử đều biết Ngày càng có rất nhiều khách vào mua hàng và có rất nhiều loại linh kiện điện tử mới được nhập về Nên trước kia có 2 nhân viên thì hiện giờ có tới 3 nhân viên làm Tuy nhiên, cách thức mua bán vẫn như cũ Nhân viên phải tự viết tay hóa đơn cho khách mua hàng và phải tự

2

nhớ giá hàng, tên hàng, vị trí để hàng, và phải tự tính tổng tiền bằng tay.Còn chủ cửahàng thì vẫn phải trực tiếp thanh toán tiền khách trả.

Chính vì các nghiệp vụ bán hàng vẫn phải làm thủ công nên nhiều khi đã xảy ra cácvấn đề như : chậm chạp, chồng chéo và sai xót…Điều này đã ảnh hưởng không tốt đếnnăng xuất làm việc của cửa hàng Chính vì vậy, phương thức quản lý mua bán cầnđược thay đổi cho phù hợp với thực trạng hiện tai là một điều quan trọng đối với cửahàng

Do kinh nghiệm hạn chế nên trong quá trình thực hiện đề tài còn nhiều thiếu xót.Chúng em mong được thầy xem xét và giúp đỡ thêm để nhóm em có thể hoàn thànhđược đề tài này một cách tốt nhất

Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy!

Mục tiêu của đề tài

Với các mặt hạn chế của hệ thống quản lý cũ của cửa hàng nên mục tiêu của nhóm

em là xây dựng một hệ thống phần mềm trợ giúp hầu hết các công đoạn và nghiệp vụquản lý

Đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý cửa hàn bán linh kiện điện tử ” nhằm đạt

được các mục tiêu cụ thể như sau:

o Không chồng chéo: hệ thống mới cần rà soát và điều chỉnh lại chu trình

nghiệp vụ cũ của cửa hàng , sao cho loại bỏ hoàn toàn việc chồng chéo như đã xảy ra trước đây

o Chính xác: việc nhập, tính toán các giá bán và mua cần được tự động

hóa một cách tối đa tránh các sai sót làm mất thời gian kiểm tra và có thểgây ra các thiệt hại cho cửa hang

o Xử lý nhanh chóng: Việc ghi phiếu và tính toán tổng tiền phải được làm

một cách nhanh chóng và chính xác

o Tìm kiếm dễ dàng: Việc tra cứu, tìm kiếm các thông tin liên quan đến

hang hóa, nhà cung cấp, nhân viên, khách hàng và các giao dịch mua báncần phải được thực hiện một cách dễ dàng

o Ổn định và chiếm ít tài nguyên máy : Hệ thống cần có sự ổn định để

tránh sai xót về dữ liệu để tránh làm tổn hại cho cửa hàng Đồng thờicũng chiếm ít tài nguyên máy để hệ thống chạy được nhanh và chạyđược trên các máy có cấu hình thấp

2 Khảo sát và thu thập các yêu cầu

Thực trạng của hệ thống hiện tại

Quá trình giao dịch của cửa hàng bán linh kiện điện tử hiện nay gồm các bước nhưsau:

Bước 1:Khi cần một mặt hàng, chủ cửa hàng sẽ tìm trong danh sách thông tin liên lạc

của các nhà cung cấp xem nhà cung cấp nào bán loại hàng tương ứng để nhập hàng về

Bước 2: Khi hàng được gởi tới thì chủ cửa hàng hoặc nhân viên sẽ kiểm tra mặt hàng

xem có đủ, thừa, thiếu hay hỏng không rồi thanh toán cho người giao hàng Sau đó,chủ cửa hàng hoặc nhân viên sẽ ghi lại vào sổ các thông tin liên quan đến đợt nhậphàng như tên hàng, số lượng mặt hàng, giá nhập, tổng hóa đơn và cập nhật số lượngmới trong kho và giá bán mới (nếu có thay đổi) vào sổ

Bước 3: Khi khách đến mua thì nhân viên có nhiệm vụ là ghi ra hóa đơn bán hàng các

mặt hàng mà khách muốn mua và phải tìm giá bán trong sổ Cuối cùng là nhân viênphải tự tính tổng tiền mà khách phải trả Sau đó, khác hàng mang hóa đơn và hàng tớichủ để kiểm tra xem nhân viên có lấy đúng hàng và đủ số lượng hàng cho khách haykhông và thanh toán trực tiếp với khách Cuối ngày, chủ cửa hàng sẽ nhập vào máycác mặt và tổng số tiền hàng bán được trong ngày hôm đó

Nếu là khách hàng lớn thì sẽ có Mã khách hàng riêng cho từng khách hàng Nhữngkhách hàng này có thể mua hàng qua điện thoại rồi cửa hàng sẽ cho người đem hàng

và hóa đơn đến tận nơi và khách hàng sẽ thanh toán với nhân viên giao hàng

Bước 4: Nếu khách đến trả lại hàng vì hỏng trong thời hạn bảo hành hay vì lý do nào

đó thì nhân viên chỉ kiểm tra hóa đơn mua hàng của khách đem đến xem có phải là củacửa hàng hay không Nếu hàng hỏng thì sẽ đổi lại hàng khác cho khách hàng và chủcửa hàng cũng phải tra xem hàng này do nhà cung cấp nào đem đến để đổi lại

Bước 5: Đến cuối cuối tháng, chủ cửa hàng sẽ thống kê lại toàn bộ phiếu nhập và tổng

số tiền bán hàng để tính doanh thu để tính lãi và xem mặt hàng nào bán chạy, loại hàngnào tồn để tiếp tục nhập hàng mới

Xác định phạm vi của đề tài

Từ thực trạng các công việc của cửa hàng hiện tại, ta thấy cửa hàng có vấn đề

về phương thức nhập xuất hàng Chính vì lý do này mà trong khuôn khổ đề tài này chúng em sẽ tập trung chủ yếu vào việc quản lý bán hàng và nhập hàng

Những người sử dụng chính của hệ thống

 Nhân viên: có thể thực hiện các việc:

• Quản lý thông tin nhà cung cấp

• Quản lý thông tin mặt hàng

4

• Quản lý thông tin khách hàng.

• Quản lý nhập hàng

• Quản lý bán hàng

 Chủ cửa hàng :chính là người quản trị hệ thống.

Chủ cửa hàng hoàn toàn thực hiện được các chức năng mà nhân viên có thể thực hiện ở trên và một số công việc của chủ như sau:

• Quản lý thông tin về nhân viên của cửa hàng

• Có quyền xem được các báo cáo và thống kê như: Thống kê hàng nhập, Thống kê hàng bán, Thống kê số lượng hàng còn lại, Báo cáo doanh thu

Các kịch bản sử dụng (use cases)

UC1:Quản lý thông tin Nhà cung cấp (NCC)

User: Chủ cửa hàng, Nhân viên Actor: Nhân viên

Input: Tên NCC, Địa chỉ NCC, Số điện thoại,

Email, Website, Tên tài khoản, Số tài khoản,

Ngân hàng

Output: Thông tin về NCC

Mô tả: Chức năng quản lý thông tin nhà cung cấp gồm có 4 chức năng con như sau:

- Tạo lập thông tin nhà cung cấp mới: Khi nhập hàng từ nhà cung cấp mới thì

sẽ tạo thêm thông tin về nhà cung cấp mới

- Xóa các thông tin NCC :Nhân viên hoặc chủ cửa hàng có thể xóa thông tin vềNCC khi không nhập hàng từ NCC đó nữa, nhập thừa, nhập sai

- Sửa các chi tiết trong NCC: cho phép sửa lại bất kì các chi tiết nào đã nhập trong thông tin NCC

- Tìm kiếm một NCC đã nhập: việc tìm kiếm có thể theo nhiều cách khác nhaunhư: theo tên NCC, theo địa chỉ

UC2:Cập nhật thông tin về mặt hàng

User: Chủ cửa hàng, Nhân viên Actor: Nhân viên

Input:Tên hàng, Đơn giá bán, Số lượng còn,

Bảo hành, Vị trí , Tên NCC

Output: Thông tin về mặt hàng

Mô tả: Chức năng quản lý thông tin mặt hàng gồm có 4 chức năng con như sau:

- Tạo lập thông tin cho mặt hàng mới: Khi cửa hàng nhập một loại hàng mới thì

sẽ tạo thêm thông tin về mặt hàng

- Xóa các thông tin mặt hàng: Nhân viên hoặc chủ cửa hàng có thể xóa thôngtin mặt hàng khi không bán mặt hàng đó nữa hoặc khi nhập thừa, nhập sai

- Sửa các chi tiết thông tin mặt hàng: cho phép sửa lại bất kì các chi tiết nào đãnhập trong thông tin mặt hàng.

- Tìm kiếm thông tin về mặt hàng: việc tìm kiếm có thể theo nhiều thông tinkhác nhau như: theo tên hàng, theo nhà cung cấp, theo số lượng còn, theo vị trí

UC3: Cập nhật thông tin về nhân viên

User: Chủ cửa hàng Actor: Chủ cửa hàng

Input:Mã nhân viên, Tên nhân viên,Số CMND,

Ngày sinh, Giới tính, Địa chỉ, Điện thoại, Chức

vụ

Output: Thông tin về nhân viên.

Mô tả: Chức năng quản lý thông tin nhân viên gồm có 4 chức năng con như sau:

- Tạo lập thông tin nhân viên mới: Khi cửa hàng có thêm nhân viên mới, chủcửa hàng tạo thêm thông tin về nhân viên mới

- Xóa các thông tin nhân viên: Chủ cửa hàng có thể xóa thông tin nhân viên khinhân viên không làm nữa hoặc khi nhập sai thông tin

- Sửa các chi tiết thông tin nhân viên: Cho phép sửa lại bất kì các chi tiết nào đãnhập trong thông tin nhân viên

- Tìm kiếm thông tin về nhân viên: việc tìm kiếm có thể theo nhiều thông tinnhư: theo mã, theo tên, theo số CMND

6

UC4: Cập nhật thông tin về khách hàng

User: Chủ cửa hàng, Nhân viên Actor: Nhân viên

Input:Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa

chỉ, Điện thoại, Email

Output: Thông tin về khách hàng.

Mô tả: Chức năng quản lý thông tin khách hàng gồm có 4 chức năng con như sau:

- Tạo lập thông tin khách hàng mới: Khi cửa hàng có khách hàng lớn, chủ cửahàng hay nhân viên tạo thêm thông tin về khách hàng

- Xóa các thông tin khách hàng: Khi khách hàng không còn giao dịch với cửahàng nữa hoặc khi nhập sai thông tin

- Sửa các chi tiết thông tin khách hàng: Cho phép sửa lại bất kì các chi tiết nào

đã nhập trong thông tin khách hàng

- Tìm kiếm thông tin về khách hàng: việc tìm kiếm theo nhiều thông tin như:theo mã, theo tên, địa chỉ

User: Chủ cửa hàng, Nhân viên Actor: Nhân viên

Input: Mã hóa đơn nhập, Tên nhà cung cấp,

Ngày nhập, Mã nhân viên,Tên hàng, Số lượng,

Đơn giá nhập, Thành tiền, Bảo hành, Tổng tiền

Output: Hóa đơn nhập

UC6: Cập nhật thông tin về hàng xuất

User: Chủ cửa hàng, Nhân viên Actor: Nhân viên

Input: Mã hóa đơn bán, Mã khách hàng, Mã

nhân viên, Tên hàng, Đơn giá, Số lượng, Bảo

hành, Thành tiền, Thuế, Tổng tiền

Output: Hóa đơn bán

Mô tả:

- Khi khách mua hàng nhân viên sẽ phải kiểm tra xem mặt hàng đấy có cònkhông và giá bán là bao nhiêu Sau đó nhân viên sẽ tính tổng tiền và lưu lại hóa đơnđó

- Xóa thông tin hóa đơn nhập : Khi chủ cửa hành hoặc nhân viên nhập sai hoặckhông cần đến thông tin hóa đơn bán nữa thì có thể xóa đi

- Tìm kiếm một hóa đơn đã nhập: việc tìm kiếm có thể theo nhiều cách khácnhau như: theo mã hóa đơn, theo khách hàng, theo ngày, tên hàng

UC7: Xem các báo cáo thống kê

User: Chủ cửa hàng Actor: Chủ cửa hàng

Input: Hóa đơn nhập, Hóa đơn bán, Mặt hàng Output: Hóa đơn bán

Mô tả:

- Cuối ngày chủ cửa hàng dễ dàng xem được một cách chính xác các mặt hàng

đã bán trong ngày và tổng số tiền hành thu về

- Chủ cửa hàng cũng sẽ biết được các mặt hàng đã bán ra, các mặt hàng nhập về

và doanh thu trong một tháng

- Hơn nữa chủ còn kiểm tra được số lượng các mặt hàng ở cửa hàng

8

3 Phân tích hệ thống

Một số vấn đề hiện nay

o Chậm chạp : Dữ liệu được quản lý rất thủ công, mọi thông tin từ nhà cung cấp,

các mặt hàng, số lần nhập và xuất hàng đều được lưu lại trên giấy tờ sổ sáchdẫn đến việc quản lý đang làm hiện nay diễn ra rất chậm chạp

o Chồng chéo : Rất dễ gay ra sự chồng chéo khi thống kê số lượng hàng còn lại

mỗi khi bán hàng và nhập hàng Không những thế giá cả các mặt hàng thay đổitheo ngày nên việc chồng chéo rất dễ xảy ra

o Tìm kiếm khó khăn : Khi muốn tra cứu thông tin về hóa đơn nhập, hóa đơn

bán.v.v thì việc tìm kiếm với 1 đống sổ sách là 1 điều vô cùng khó khăn Cácnhà quản lý cũng khó có thể quản lý được cửa hàng của mình

o Dễ sai sót : Trong quá trình tính bán hàng, vì nhân viên phải nhớ giả của linh

kiện và tính tổng tiền bằng tay nên việc nhầm lẫn và sai sót là rất dễ xảy ra Nếugiá linh kiện có sự thay đổi thì nhân viên khó có thể nhớ hết được Và khi đónhân viên sẽ mất thời gian để tra lại giá bán hiện tại

Giải pháp

Với các hạn chế trên của cửa hàng thì chúng em có các giải pháp để thực hiệnviệc quản lý cửa hàng như sau:

Bước 2: Khi hàng được nhập về, nhân viên sẽ lưu tất cả các thông tin có liên quan đến

nhập hàng vào máy Khi đó số lượng hàng trong kho sẽ tự động tăng lên theo số lượnghàng nhập về

Bước 3: Khi khách đến mua thì nhân viên sẽ tạo 1 hóa đơn bán mới và chọn các mặt

hàng mà khách muốn mua, phần mềm sẽ tự đưa ra số lượng còn tương ứng Chươngtrình sẽ tự hiện giá bán của linh kiện đó ra và tự động tính thành tiền và tổng tiền củacác mặt hàng vừa nhập xong Ngay sau khi khách nhận hàng và thanh toán, nhân viênlưu thông tin hóa đơn vào máy đồng thời in hóa đơn ra cho khách

Đến cuối ngày, nhân viên sẽ đem số tiền bán được trả cho chủ và chủ sẽ kiểm tra lại sốtiền xem có khớp với tổng tiền thu được có trong lượng hóa đơn bán hàng có trongngày hôm đó ở trên máy không

Bước 4: Nếu khách đến trả lại hàng vì hỏng trong thời hạn bảo hành thì nhân viên chỉ

kiểm tra phiếu xuất có trong máy có khớp với phiếu mà khách mang đến hay không vàtem của cửa hàng con nguyên hay không Nếu đúng thì sẽ đổi lại hàng khác cho khách

hàng và chủ cửa hàng cũng phải tra xem hàng này do nhà cung cáp nào đem đến để đổi lại cùng với đợt nhập hàng lần sau.

Với giải pháp phần mềm như ở trên thì các vấn đề trong hệ thống quản lý cũ đã được giải quyết Cụ thể như sau:

o Xử lý nhanh chóng và chính xác: Điều này được thể hiện rõ nhất khi

mà nhân viên không phải tra bảng giá, không phải kiểm tra hàng còn baonhiêu, không phải tính tổng tiền vì việc tính toán tổng tiền hoàn toàn tựđộng trên máy tính nên gần như là không có sai xót nào

o Không còn chồng chéo: Hệ thống mới đã giúp cho việc luôn có kiểm tra

số lượng còn của từng mặt hàng Điều này tránh cho việc phải kiểm tra

số lượng mỗi khi nhập hàng hay khi bán hàng

o Giảm tải: Cả chủ và nhân viên đều được giảm nhẹ các công đoạn khi

thực hiện theo hệ thống mới Chủ cửa hàng không quá khó khăn để tìmkiếm hay kiểm tra các thông tin như hàng nào hết, doanh thu Nhân viênthì không cần phải ghi nhớ nhiều thứ nên tăng được năng suất bán hàng

Phân tích và mô hình hóa chức năng của hệ thống

Biểu đồ phân cấp chức năng tổng quát :

Quản lý thông tin nhân viên

Quản lý TT nhà cung cấp

Quản lý TT khách hàng

Quản lý giao dịch Quản lý thông tin Báo cáo thống kê

Thống kê bán hàng

Thống kê nhập hàng

Thống kê hàng tồn

Báo cáo doanh thu

Hóa đơn nhậpnhập

Hóa đơn bán

Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh ( Mức 0)

(1) là dữ liệu mà nhân viên cập nhật như thông tin nhà cung cấp, khách hàng, mặthàng, hóa đơn nhập, hóa đơn bán hoặc các yêu cầu tìm kiếm

(2) là dữ liệu trả về các kết quả nhập của nhân viên và các kết quả tìm kiếm

(3) là dữ liệu mà nhân viên cập nhật như thông tin nhà cung cấp, khách hàng, mặthàng, hóa đơn nhập, hóa đơn bán, báo cáo thống kê doanh thu và các yêu cầu tìmkiếm

(4) kết quả nhập thông tin, tìm kiếm và các báo cáo, thống kê

) (4) (1)

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ( Mức 1)

6

7

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

1.Quản lý thông tin nhà cung cấp

2.Quản lý thông tin khách hàng

Phản hồi tìm kiếm

Thông tin cần tìm kiếm

Nhập thông tin

Thông tin

cần xóa

Nhập TT nhà cung cấp

Nhân viên

Xóa TT nhà cung cấp

Sửa TT nhà cung cấp

Sửa thông tin

Xóa thông tin

Thông tin cần sửa

Nhân viênNhà cung cấp

Tìm kiếm TT nhà cung cấp

Phản hồi tìm kiếm

Thông tin cần tìm kiếm

Sửa thông tin

Nhập thông tin

Thông tin

cần xóa

Nhập TT khách hàng

Nhân viên

Xóa TT khách hàng

Sửa TT khách hàng

Xóa thông tin

Thông tin cần sửa

Nhân viênKhách hàng

Thông tin

khách hàng

Tìm kiếm TT khách hàng

3.Quản lý thông tin mặt hàng

4.Quản lý thông tin nhân viên

14

Sửa thông tin

Xóa thông tin

Nhập thông tin

Thông tin

cần xóa

Nhập TT hàng

Nhân viên

Xóa TT hàng

Sửa TT khách hàng

Thông tin cần sửa

Nhân viênMặt hàng

Nhập thông tin

Thông tin

cần xóa

Nhập TT nhân viên

Chủ cửa hàng

Xóa TT nhân viên

Sửa TT nhân viên

Sửa thông tin

Xóa thông tin

Thông tin cần sửa

Chủ cửa hàngNhân viên

Thông tin

nhân viên

Thông tin cần tìm kiếm

Tìm kiếm TT nhân viên

5.Quản lý nhập hàng

Sửa thông tin

Nhập thông tin

Thông tin

cần xóa

Nhập TT hàng nhập

Nhân viên

Xóa TT hàng nhập

Sửa TT hàng nhập

Xóa thông tin

Thông tin cần sửa

Nhân viênHóa đơn nhập

Thông tin

hàng nhập

Mặt hàngNhà cung cấp

Tìm kiếm TT nhân viên

Thông tin cần tìm kiếm

Phản hồi tìm kiếm

6.Quản lý bán hàng

7.Báo cáo thống kê

16

In phiếu xuất

Sửa thông tin

Nhập thông tin

Thông tin

cần xóa

Nhập TT hàng bán

Nhân viên

Xóa TT hàng bán

Sửa TT hàng bán

Xóa thông tin

Thông tin cần sửa

Nhân viênHóa đơn bán

Thông tin

hàng xuất

Khách hàngNhân viên Mặt hàng

In

Số lượng hàng xuất

Thống kê hàng nhập

Chủ cửa hàng

Thống kê hàng bán

Báo cáo doanh thu

Chủ cửa hàng

Hóa đơn bán

Hóa đơn nhập

Số lượng hàng nhập

Thống kê hàng tồnMặt hàng

Nhân viên

= Mã khách hàng + Tên khách hàng + Địa chỉ + Điện thoại + Email.

Nhân viên

= Tên hàng + Đơn giá bán + Số lượng còn + Bảo hành + Vị trí + Nhà cung cấp.

nhân viên + Ngày sinh + Giới tính + Địa chỉ + Điện thoại + Chức vụ.

Nhân viên

= Mã phiếu nhập + Mã nhân viên nhập + Nhà cung cấp + Tên hàng +

Số lượng nhập + Đơn giá nhập + Thành tiền + Ngày nhập + Tổng tiền.

Nhân viên

= Mã hóa đơn bán + Mã nhân viên bán + Mã khách hàng + Tên hàng +

Số lượng bán + Đơn giá bán + Thành tiền + Thuế + Ngày bán + Tổng tiền.

5 Mô hình thực thể và liên kết

5.1 Xác định các thực thể

Thông qua từ điển dữ liệu và các biểu đồ luồng dữ liệu, ta có thể xác định các thực thể sau:

điện thoại, Email, Website, Tên tài khoản, Số tài khoản, Ngân hàng.

,Địa chỉ, Điện thoại, Email.

lượng còn, Bảo hành , Vị trí, Nhà cung cấp.

Ngày sinh, Giới tính, Địa chỉ, Điện thoại, Chức vụ.

Nhà cung cấp, Tên hàng, Số lượng nhập, Đơn giá nhập, Thành tiền, Ngày nhập, Tổng tiền.

khách hàng, Tên hàng, Số lượng bán, Đơn giá bán, Thành tiền, Thuế, Ngày bán, Tổng tiền.

Hóa đơn bán

Liên kết 1: N giữa nhân viên và hóa đơn nhập

Liên kết N:N giữa mặt hàng-hóa đơn nhập và liên kết 1:N giữa Nhà cung cấp – Hóađơn nhập

Liên kết 1:N giữa nhân viên – Hóa đơn bán và liên kết 1:N giữa Khách hàng – Hóađơn bán

Nhà cung cấp Hóa đơn nhập c

Khách hàng Hóa đơn bán c

ó

N