Tìm hiểu hoạt động tra cứu thông tin tại thư viện trường đại học sư phạm hà nội 2

- Nhóm người dùng tin này thường xuyên sử dụng hoạt động tra cứu, sản phẩm dịch vụ của thư viện đặc biệt là các bản thư mục thông báo tài liệu mới, dịch vụ tra cứu tin bằng mục lục trực

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

=======***=======

LƯU THỊ MẾN

TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Thư viện Thông tin

Người hướng dẫn khoa học: ThS Hoàng Thị Bích Liên

HÀ NỘI - 2014

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên em xin chân thành cám ơn Ban giám hiệu Trường Đại học

Sư phạm Hà Nội 2, Ban chủ nhiệm khoa Công nghệ Thông tin đã tạo điều kiện cho em được tiếp cận thực tế, áp dụng kiến thức lý thuyết vào thực tiễn,

từ đó có thể trang bị cho mình nhiều kĩ năng cần thiết, phục vụ cho công việc

sau này

Xin gửi lời cám ơn tới ban chủ nhiệm, các anh, (chị) trong Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã tận tình chỉ bảo, cung cấp cho em những

số liệu cụ thể để em có thể hoàn thành bài khóa luận này một cách tốt nhất

Đặc biệt em xin chân thành cám ơn Thạc sĩ Hoàng Thị Bích Liên đã

tận tình quan tâm, hướng dẫn, giảng giải cho em những kiến thức cần thiết để

em thực hiện bài khóa luận này

Do hạn chế về điều kiện thời gian, bài khóa luận của em không tránh khỏi sai xót rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo

để bài khóa luận của em được hoàn chỉnh hơn

Hà Nội, tháng 5 năm 2014

Tác giả

Lưu Thị Mến

LỜI CAM ĐOAN

Bài khóa luận được hoàn thành dựa trên những kiến thức của bản thân

em và sự tổng hợp kiến thức, số liệu trong quá trình thực tập tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 Khóa luận "Tìm hiểu hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2" là kết quả của riêng tôi Các số liệu có nguồn gốc rõ ràng, khóa luận hoàn toàn không sao

chép từ các tài liệu khác

Hà Nội, tháng 5 năm 2014

Tác giả

Lưu Thị Mến

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG KHÓA LUẬN

ĐHSPHN2 Đại học Sư phạm Hà Nội 2

TVĐHSPHN2 Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 5

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 5

1.1.1 Thư viện trước yêu cầu đổi mới giáo dục 5

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện 6

1.2 Đặc điểm của người dùng tin và nhu cầu tin 7

1.2.1 Đặc điểm của người dùng tin 8

1.2.2 Đặc điểm nhu cầu tin 9

1.3 Vai trò của hoạt động tra cứu thông tin 11

1.3.1 Khái niệm về hoạt động tra cứu tin 11

1.3.2 Vai trò của hoạt động tra cứu tin trong hoạt động thông tin ở thư viện 12 1.3.3 Yêu cầu của hoạt động tra tin trước giai đoạn đổi mới giáo dục 13

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI 15

THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐHSPHN2 15

2.1 Tổ chức bộ máy tra cứu tin phục vụ người dùng tin tại thư viện 15

2.1.1 Bộ máy tra cứu tin truyền thống 16

2.1.2 Bộ máy tra cứu thông tin hiện đại 26

2.2 Tổ chức phục vụ các hoạt động phục vụ tra cứu thông tin 36

2.2.1 Phục vụ tra cứu tin theo chế độ hỏi - đáp 36

2.2.2 Tổ chức phục vụ tra cứu tin theo dịch vụ tìm tin tư liệu 37

2.2.3 Hướng dẫn người dùng tin sử dụng bộ máy tra cứu thông tin 42

2.3 Nhận xét về hoạt động tra cứu tin tại Thư viện 43

2.3.1 Ưu điểm 43

2.3.2 Tồn tại 45

CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG

TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN 47

3.1 Hoàn thiện bộ máy tra cứu tin 47

3.1.1 Củng cố bộ máy tra thông tin truyền thống 47

3.1.2 Hoàn thiện bộ máy tra cứu tin hiện đại 49

3.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ thư viện và đào tạo người dùng tin 51

3.3 Tăng cường hoạt động hợp tác trao đổi giữa các thư viện 54

3.4 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động tra cứu Thư viện 54

3.5 Tăng cường cơ sở vật chất và trang thiết bị 55

3.6 Tăng cường nguồn lực thông tin 56

KẾT LUẬN 58

DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59

1

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thế kỉ XXI, thế kỉ của công nghệ thông tin và việc sử dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh tế đã trở nên cấp thiết trong xã hội Chính việc ứng dụng này đã làm thay đổi tận gốc rễ mọi hoạt động kinh tế - xã hội của nhiều quốc gia trên thế giới Nó đã đưa nhân loại sang một kỉ nguyên mới, kỉ nguyên xã hội – thông tin, trong đó nền kinh tế tri thức giữ vai trò chủ đạo, thông tin trở thành yếu tố cần thiết với mọi lĩnh vực trong đời sống xã hội

Sự phát triển của công nghệ thông tin và những thành tựu khoa học công nghệ đã tác động mạnh mẽ đến nhiều hoạt động của xã hội trong đó có hoạt động thư viện Rất nhiều khâu trong thư viện đã từng bước được cải thiện, được tự động hóa trong đó có hoạt động tra cứu thông tin Hiệu quả của hoạt động tra cứu thông tin là yếu tố góp phần không nhỏ vào việc đánh giá hiệu quả hoạt động của các thư viện, vào việc thực hiện nhiệm vụ mục tiêu của các thư viện Chính vì thế các thư viện đã và đang không ngừng hoàn thiện, phát triển bộ máy tra cứu của mình một cách khoa học và logic nhất

Cùng với sự phát triển của thư viện công cộng nhằm nâng cao dân trí cho quần chúng nhân dân, thì Thư viện trường đại học cũng được phát triển mạnh

mẽ bởi đây là nơi góp phần giáo dục, đào tạo nguồn nhân lực xã hội Nhận thức được tầm quan trọng này, Thư viện trường ĐHSPHN2 đã không ngừng nâng cao, cải thiện bộ máy tra cứu, đặc biệt khi nhà trường có chủ trương đổi mới giáo dục “lấy người học là trung tâm”, chuyển từ hình thức học" niên chế" sang “tín chỉ” thì khâu tổ chức bộ máy tra cứu trong thư viện càng được quan tâm nhiều hơn Việc phát triển bộ máy tra cứu tin hợp lí không chỉ giúp cán bộ thư viện trong công tác bổ sung, xử lý, thanh lý tài liệu cũng như phục

vụ bạn đọc mà còn giúp bạn đọc có thể tìm tới tài liệu một cách đơn giản, nhanh chóng Hoạt động tra cứu tin của trường rất đa dạng và phong phú với

2

nhiều hình thức khác nhau nhưng bên cạnh đó vẫn còn nhiều mặt hạn chế nhất định đòi hỏi cần phải có phương pháp điều chỉnh phù hợp để đáp ứng nhu cầu tìm tài liệu của bạn đọc

Từ những vấn đề lí luận và thực tiễn nêu trên, tôi đã chọn đề tài "Tìm hiểu hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện trường ĐHSPHN2"

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

2.1 Mục đích:

Đánh giá thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Trên cơ sở

đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện

2.2 Nhiệm vụ:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về hoạt động tra cứu thông tin

- Nghiên cứu bộ máy tra cứu thông tin và hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện

- Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện

- Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tra cứu thông tin tại Thư viện

3.Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

Đề tài nghiên cứu: Tìm hiểu hoạt động tra cứu thông tin trong các cơ

quan Thư viện - Thông tin đã và đang được nhiều tác giả quan tâm Tuy nhiên, mỗi người lại đề ra những hướng giải pháp khác nhau Một số khóa luận điển hình như:

Hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện Trường Đại học Hùng Vương của tác giả Đỗ Quốc Hùng (2012); Tìm hiểu về bộ máy tra cứu tin tại Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận Tải của Phạm Thị Linh (2006); Tìm hiểu về bộ máy tra cứu tin tại Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội của Đặng Thanh Thủy (2005); Nhưng tìm hiểu về hoạt động tra cứu thông tin tại

và đào tạo và công tác thư viện

5.2 Phương pháp cụ thể

- Điều tra bằng phiếu hỏi

- Thu thập, phân tích và tổng hợp tài liệu

Khóa luận góp phần nâng cao hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện

trong giai đoạn hiện tại và tương lai

6.2 Về mặt thực tiễn:

Khóa luận đã khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tra cứu thông tin Khóa luận cũng giúp Thư viện hoàn thiện bộ máy tra cứu và

4

hoạt động tra cứu thông tin, giúp thư viện trở thành trung tâm thông tin và có thể phục vụ đắc lực cho công tác giáo dục và đào tạo của nhà trường trong

giai đoạn đổi mới hiện nay

7 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, khóa luận bao gồm 3 chương:

Chương 1: Khái quát lý luận về hoạt động tra cứu tin tại thư viện Trường

Đại học Sư phạm Hà Nội 2

Chương 2: Khảo sát thực trạng tra cứu thông tin tại thư viện Trường Đại

học Sư phạm Hà Nội 2

Chương 3 : Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tra cứu tin tại Thư

viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

5

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

1.1.1 Thư viện trước yêu cầu đổi mới giáo dục

Trường ĐHSPHN2 được đặt ở Phường Xuân Hoà – Thị xã Phúc Yên – Tỉnh Vĩnh Phúc, trải qua nhiều năm đào tạo nhà trường đã dành được nhiều thành tích đáng kể Hưởng ứng sự thay đổi của nền giáo dục nước nhà, năm

2010 Nhà trường bắt đầu tiến hành đổi mới, thể hiện ở việc Nhà trường bắt đầu thực hiện đổi mới phương thức giáo dục theo hướng “ lấy người học là trung tâm”, chuyển từ hình thức học “ niên chế” sang “ tín chỉ” Việc đào tạo theo hình thức “tín chỉ” đòi hỏi nhà trường phải chuyển biến toàn diện từ việc thiết kế lại chương trình, giáo trình, bài giảng, đổi mới phương thức dạy học, phương thức kiểm tra, đánh giá, đến việc thay đổi cách thức quản lý đào tạo cũng như hoàn thiên cơ sở vật chất phục vụ công tác giảng dạy và học tập Đồng thời đào tạo theo hình thức “tín chỉ” đòi hỏi người học phải tham gia với thái độ tích cực, học có thể đăng ký các môn học theo điều kiện của bản thân Trong quá trình học tập họ phải chủ động và tích cực tìm kiếm tài liệu cho phù hợp với từng môn học của mình, mặt khác họ cũng có cơ hội để thay đổi chuyên môn trong quá trình đào tạo, có thể học thêm ngành mới Đào tạo theo tín chỉ cũng đòi hỏi đội ngũ cán bộ giảng dạy buộc phải đổi mới phương pháp giảng bài và phải thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn, đầu tư nhiều hơn cho việc soạn bài giảng, chuẩn bị tài liệu và hướng dẫn thảo luận…Từ sự chuyển đổi phương thức đào tạo này, vai trò của Thư viện sẽ ngày càng lớn hơn vì nó là một trong những yếu tố quan trọng có ảnh hưởng

Với những thành tích đạt được trong những năm vừa qua, đến nay, Thư viện trường ĐHSPHN 2 đã trở thành trung tâm thông tin Thư viện hiện đại (Thư viện điện tử) Thư viện đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình là đảm bảo cung cấp thông tin tư liệu cho sự nghiệp đào tạo, nghiên cứu khoa học và phát triển sự nghiệp giáo dục đào tạo của Nhà trường

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện

Thư viện trường ĐHSPHN2 là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức trong nhà trường có chức năng: Giúp Hiệu trưởng về công tác tổ chức, quản lý Thư viện và thông tin khoa học, bao gồm: Xây dựng và phát triển vốn tài liệu; Tổ chức quản lý khoa học nguồn tài liệu khoa học kỹ thuật; Phục vụ có hiệu quả

- Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đáp ứng nhu cầu giảng dậy, học tập, nghiên cứu và chuyển giao công nghệ của Nhà trường ; thu nhận tài liệu do Nhà trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khóa luận, luận văn của cán bộ, giáo viên, học viên và sinh viên, chương trình đào đạo, giáo trình, tài liệu khác của Nhà trường, các ẩn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện

- Tổ chức phục vụ hướng dẫn cho bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu và các dịch vụ Thông tin – Thư viện thông qua các hình thức phục vụ của thư viện phù hợp với quy định của pháp luật

- Xây dựng kế hoạch phát triển thư viện theo mục tiêu „Thư viện điện tử‟, thư viện là địa chỉ tin cậy để cập nhật nhanh nhất, tốt nhất về lĩnh vực thông tin hoặc tìm kiếm kiến thức mới

- Thực hiện dịch thuật các tài liệu phục vụ nhu cầu công tác của trường

- Những chức năng và nhiệm vụ được trình bày trên đây đã xác định rõ các hoạt động nhằm từng bước xây dựng thư viện trường ĐHSPHN2 trở thành thông tin - Thư viện phục vụ đắc lực cho việc giảng dậy, nghiên cứu khoa học, thỏa mãn nhu cầu bạn đọc của thư viện

1.2 Đặc điểm của người dùng tin và nhu cầu tin

Để nâng cao chất lượng của bạn đọc và Thư viện trong giai đoạn hiện nay, đồng thời cũng đưa ra phương hướng và giải pháp cho công tác phục vụ

8

cũng như thúc đẩy chất lượng đào tạo cần phải nghiên cứu đặc điểm của người dùng tin và nhu cầu tin

1.2.1 Đặc điểm của người dùng tin

Với đặc điểm là Thư viện Trường đại học nên người dùng tin chủ yếu của Thư viện là sinh viên, học viên, cán bộ lãnh đạo, quản lý và giảng viên trong trường Hiện nay, trường ĐHSPHN2 có 538 cán bộ các cấp, lãnh đạo với 300 viên chức giảng dạy, 10000 sinh viên đại học, 650 học viên cao học (số liệu năm 2012) Tuy nhiên số người dùng tin thường xuyên sử dụng Thư viện của Trường phần lớn là cán bộ nghiên cứu và giảng dạy, sinh viên và học viên sau đại học Xét theo tính chất của công việc có thể phân chia số người dùng tin này vào các nhóm chính sau: Nhóm người dùng tin là cán bộ, giảng viên, nhóm người dùng tin là sinh viên, nhóm người dùng tin là học viên cao học Thư viện Trường ĐHSPHN2 có tổng số 7364 thẻ sử dụng Thư viện, được chia cụ thể ở các nhóm như sau:

- Nhóm người dùng tin là cán bộ, giảng viên bao gồm 538 cán bộ

nhưng số thẻ đăng kí sử dụng Thư viện chỉ có 140 thẻ chiếm 26.0 % tổng số thẻ đăng kí sử dụng Thư viện

- Nhóm người dùng tin là sinh viên bao gồm 10000 sinh viên có 6020 thẻ sử dụng Thư viện chiếm 60.2% tổng số thẻ đăng kí sử dụng Thư viện

- Nhóm người dùng tin là học viên cao học bao gồm 1380 học viên với

393 thẻ sử dụng Thư viện chiếm 13.8 % tổng số thẻ đăng kí sử dụng Thư viện

Mỗi nhóm người dùng tin có đặc điểm dùng tin khác nhau tùy thuộc vào tính chất công việc của họ

 Đặc điểm nhóm người dùng tin là cán bộ, giảng viên :

- Họ là những người có trình độ chuyên môn cao, phần lớn là những người có học vị thạc sĩ trở lên

9

- Các đối tượng thuộc cán bộ quản lý là những người có ít thời gian nên

sử dụng tài liệu Thư viện chủ yếu dưới hình thức mượn về nhà, các đối tượng người dùng tin là cán bộ giảng dạy có nhiều thời gian hơn nhung có tâm lý ngại lên Thư viện nên họ cũng thường mượn tài liệu về nhà

- Về các kỹ năng sử dụng và khai thác nguồn lực thông tin Đây là

nhóm đối tượng không được qua các lớp giới thiệu và hướng dẫn sử dụng Thư viện Tuy nhiên họ có trình độ hiểu biết và kĩ năng tra cứu nhất định, họ có thể tự tra cứu

 Đặc điểm nhóm người dùng tin là sinh viên

- Họ là những người có trình độ học vấn cao, một số có khả năng sử dụng Tiếng Anh để đọc dịch tài liệu

- Có nhiều thời gian cho việc khai thác và sử dụng tài liệu

- Có những kỹ năng cơ bản để tìn kiếm và khai thác nguồn lực thông tin của thư viện do được học qua các lớp giới thiệu và hướng dẫn sử dụng Thư viện

 Đặc điểm người dùng tin là học viên cao học

- Họ là những người có trình độ chuyên môn cao, hướng nghiên cứu chuyên sâu có khả năng sử dụng ngoại ngữ vào việc đọc dịch tài liệu

- Thời gian sử dụng thư viện hạn chế do phần lớn là những người tham gia học tập tại trường đồng thời vẫn phải đảm nhận công việc nơi công tác

- Có những kỹ năng khai thác và sử dụng thư viện cơ bản, tuy nhiên năng lực tìm kiếm thông tin vẫn còn hạn chế

1.2.2 Đặc điểm nhu cầu tin

Do đặc thù khác nhau nên nhu cầu tin của 3 nhóm đối tượng nêu trên không hoàn toàn giống nhau về nội dung thông tin, mức độ chuyên sâu của thông tin, các sản phẩm, dịch vụ và hoạt động tra cứu thông tin

 Nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo, giảng viên

10

- Nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo, tuy chiếm tỷ lệ nhỏ, nhưng

họ có vai trò quan trọng, nhu cầu thông tin chuyên sâu, toàn diện về khoa học quản lý, khoa học giáo dục, các chính sách phát triển của Đảng và nhà nước cũng như các lĩnh vực khác…Tuy nhiên những người này rất bận rộn,

có khi phải đi công tác nghiên cứu nên thời gian tìm kiếm tài liệu của họ không nhiều Vì thế họ muốn nhận được những thông tin đầy đủ, có độ chính xác cao, cung cấp kịp thời, nhanh chóng.Nhiều cán bộ quản lý có trình độ ngoại ngữ tốt, nên có nhu cầu sử dụng các tài liệu ngoại

- Nhóm người dùng tin là cán bộ giảng viên

+ Nhu cầu tin của họ rất phong phú, họ là lực lượng nòng cốt của nhà trường nên cần thông tin ở mức chuyên sâu, toàn diện

+ Thư viện cần tìm hiểu và bổ sung tài liệu chuyên ngành phù hợp để phục vụ cho cán bộ từng khoa cụ thể, ngoài ra thư viện cần thường xuyên quan tâm đến ý kiến của người dùng tin thuộc nhóm này về các thông tin chuyên ngành có giá trị, bao gồm cả các kỷ yếu hội nghị, hội thảo khoa học…Nhóm này còn cần đến một số thông tin khác để mở rộng tầm hiểu biết

xã hội

- Nhóm người dùng tin là sinh viên

- Họ là những người dùng tin chủ yếu của thư viện Đây cũng là nhóm

người dùng tin có đặc điểm riêng biệt và thường có sự biến đổi về nhu cầu tin

- Họ cần những thông tin về :

+ Thông tin về lĩnh vực khoa học đại cương

+ Thông tin về khoa học chuyên ngành

+ Thông tin được thể hiện trên nhiều loại hình tài liệu khác nhau như : sách, báo, tạp chí

+ Thông tin giải trí

- Họ đưa ra các yêu cầu tin trải rộng

11

- Nhu cầu của sinh viên gắn với chương trình học tập hàng năm như : + Giáo trình

+ Tài liệu tham khảo

+ Đối với sinh viên năm cuối cần các tài liệu chuyên sâu, khóa luận, luận văn để tham khảo phục vụ cho việc làm khóa luân tốt nghiệp

 Nhóm người dùng tin là học viên

- Nhu cầu của họ biến đổi theo giai đoạn học tập tại trường

- Họ có nhu cầu lớn đối với các tài liệu về phương pháp giảng dạy, khoa học, giáo dục và phương pháp thực hiện nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực giáo dục, cũng như tài liệu chuyên ngành về môn học đang được giảng dạy

- Nhóm người dùng tin này thường xuyên sử dụng hoạt động tra cứu, sản phẩm dịch vụ của thư viện đặc biệt là các bản thư mục thông báo tài liệu mới, dịch vụ tra cứu tin bằng mục lục trực tuyến OPAC Dịch vụ sao chụp tài liệu

 Mỗi nhóm đối tượng có những đặc điểm nhu cầu tin khác nhau đòi hỏi Thư viện phải nắm bắt kịp thời để có những chiến lược phục vụ thích hợp, nhằm đáp ứng được tất cả yêu cầu của người dùng tin

1.3 Vai trò của hoạt động tra cứu thông tin

1.3.1 Khái niệm về hoạt động tra cứu tin

Nói đến Thư viện và trung tâm thông tin là nói đến sách, báo, tài liệu và các vật mang tin gọi chung là tài liệu Tài liệu trong Thư viện, trung tâm thông tin là cơ sở vật chất quan trọng và thiết yếu nhất, không có bất kì Thư viện hay trung tâm thông tin nào tồn tại mà không có tài liệu Vốn tài liệu muốn đưa ra sử dụng được phải thông qua rất nhiều công đoạn trong đó có hoạt động tra cứu tin

Hoạt động tra cứu tin là tập hợp các công đoạn kỹ thuật và logic với các mục đích cuối cùng là tìm được các tài liệu (bản văn) thông tin về chúng hoặc những sự kiện, dữ kiện riêng biệt về vấn đề mà người dùng tin cần thiết [7,tr.19]

12

Hiểu theo cách khác hoạt động tra cứu thông tin là cầu nối giữa người dùng tin và cán bộ thư viện với vốn tài liệu Hoạt động tra cứu tin giúp người dùng tin có thể tìm được tài liệu họ cần một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác, thỏa mãn được nhu cầu tin của họ[7,19]

1.3.2 Vai trò của hoạt động tra cứu tin trong hoạt động thông tin ở thư viện

Hiện nay với sự phát triển của khoa học và kỹ thuật đã dẫn tới sự bùng

nổ thông tin Khối lượng tài liệu tăng lên theo cấp số nhân, phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức Đặc biệt sự phát triển cực kỳ nhanh nhanh chóng của Internet đã và đang nổ ra những thời cơ và thách thức đối với việc sản sinh, lưu giữ và cung cấp thông tin, vì thế nếu như Thư viện không quan tâm đổi mới hoạt động tta cứu tin phù hợp sẽ không phát huy hết tác dụng của tài liệu và việc tìm thông tin từ tài liệu càng khó khăn hơn Như chúng ta đã biết tất cả các hoạt động của Thư viện đều nhằm mục đích phục vụ bạn đọc, hoạt động tra cứu tin cũng không nằm ngoài mục đích đó Vai trò của nó thể hiện ở những khía cạnh sau đây :

- Hoạt động tra cứu tin cho phép tra tìm tài liệu và cung cấp các tài liệu, thông tin (dữ liệu, số liệu) phù hợp với diện đề tài bao quát của cơ quan thông

tin Thư viện, đáp ứng yêu cầu của người dùng tin

- Là chìa khóa hữu hiệu để bạn đọc tiếp cận thông tin, đây là công cụ tiếp cận tài liệu nhanh chóng và hiệu quả nhất, từ đó bạn đọc có thể tra cứu tài

bạn đọc, đó là điều kiện cho vốn tài liệu phát huy được tác dụng của nó

- Khi công tác Thư viện chuyển từ chức năng quản thu tài liệu sang chức năng quản trị tri thức thì vai trò của hoạt động tra cứu tài liệu – thông tin của Thư

13

viện càng trở nên vô cùng quan trọng và cần thiết với chức trách là tư vấn

thường xuyên cho hoạt động khai thác và sở hữu tri thức của người dùng tin

- Nhờ có hoạt động tra cứu tin mà người dùng tin có thể tìm kiếm được các tài liệu cũng như thông tin theo yêu cầu một cách nhanh chóng, đầy đủ và

hiệu quả

 Như vậy hoạt động tra cứu tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của Thư viện, giúp Thư viện tồn tại và phát triển Nó không chỉ có ảnh hưởng và vai trò đối với bạn đọc mà nó còn có vai trò to lớn đối

với cán bộ Thư viện

1.3.3 Yêu cầu của hoạt động tra tin trước giai đoạn đổi mới giáo dục

Việc thay đổi phương pháp giảng dạy của Nhà trường trong những năm gần đây đã kéo theo những thay đổi lớn đối với tất cả các cơ quan, bộ phận trong trường và Thư viện là một trong những cơ quan không nằm ngoài sự thay đổi đó Với tính chất của hình thức đào tạo theo tín chỉ, sinh viên phải có thái độ chủ động trong học tập, giáo viên phải đổi mới phương pháp giảng dạy và nâng cao trình độ chuyên môn Chính vì thế mà vai trò của Thư viện ngày càng trở nên quan trọng Nhiều ý kiến đánh giá cho rằng mô hình Thư viện đại học chính là tiêu chí đánh giá cho chất lượng của một nền giáo dục

Tuy nhiên, để thực sự trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình học tập của sinh viên cũng như nâng cao chất lượng giảng dạy của đội ngũ giảng viên đại học trong giai đoạn chuyển đổi phương thức đào tạo từ niên chế sang học chế tín chỉ, cần phải đổi mới phương thức hoạt động thông tin – Thư viện một cách triệt để hơn, với tư duy mới và sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại Đổi mới phương thức hoạt động thông tin – Thư viện trong các trường đại học trước yêu cầu khách quan của thực tiễn là một quá trình lâu dài, phức tạp và đồng bộ Trước mắt theo cá nhân tôi thì Thư viện cần tập trung vào một số điểm chính sau:

15

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI

THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐHSPHN2

2.1 Tổ chức bộ máy tra cứu tin phục vụ người dùng tin tại thư viện

Bộ máy tra cứu tin có vai trò rất quan trọng, nó là công cụ không thể thiếu được ở bất cứ một Thư viện hay trung tâm thông tin nào Tất cả các Thư viện thuộc loại hình nào, là Thư viện lớn hay nhỏ, Thư viện công cộng hay Thư viện trường học nếu hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin và đi vào khai thác hiệu quả, đáp ứng nhu cầu đa dạng của nhóm bạn đọc thì đó là một thành công đáng ghi nhận Bởi lẽ bộ máy tra cứu thông tin là cầu nối trung gian giữa tài liệu và bạn đọc, là tiêu chuẩn là thước đo để đánh giá công tác nghiệp vụ,

là chìa khóa vạn năng để bạn đọc mở cánh cửa tri thức của nhân loại Nhận thức được tầm quan trọng đó, ban chủ nhiệm Thư viện trường ĐHSPHN2 đã

có những chiến lược nhất định để xây dựng và hoàn thiện bộ máy tra cứu tin

Do nhà 10 vẫn phục vụ theo hình thức truyền thống, trụ sở tạm thời nên chưa được kết nối mạng LAN và chưa sử dụng phần mềm Libol trong công tác phục vụ vì vậy Thư viện vẫn luôn duy trì hai loại mục lục là: mục lục dạng phích và mục lục trực tuyến OPAC

 Bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện trường ĐHSPHN2 là sự kết hợp hài hòa giữa bộ máy tra cứu thông tin truyền thống và hiện đại Hai bộ máy tra cứu cùng tồn tại, hỗ trợ lẫn nhau giúp Thư viện thực hiện tốt chức năng nhiệm

vụ của mình Bộ máy tra cứu thông tin tại Thư viện trường ĐHSPHN2 được thể hiện cụ thể thông qua sơ đồ sau:

Chính vì thế hệ thống mục lục là cơ sở giúp cán bộ Thƣ viện biết đƣợc vị trí tài liệu có trong kho, là công cụ quản lý vốn tài liệu, thống kê vốn tài liệu

BỘ MÁY TRA CỨU THÔNG TIN THƢ VIỆN

Kho tài liệu tra cứu

Mục lục truy nhập trực tuyến

Thƣ mục thông báo sách mới

Cơ sở dữ liệu

CD ROM

Mạng internet

17

có trong Thư viện và tổ chức phục vụ bạn đọc Mặt khác hệ thống mục lục còn là công cụ hỗ trợ cán bộ Thư viện trong công tác xử lý tài liệu như: Mô

tả, định chủ đề và góp phần vạch kế hoạch bổ sung thêm tài liệu

Thư viện trường ĐHSPHN2 đặt hệ thống mục lục ở vị trí tiền sảnh tầng

1 nhà 8 tầng để bạn đọc tiện tra cứu Hiện tại Thư viện đang tổ chức 2 hình thức mục lục là mục lục chữ cái và mục lục phân loại Tuy nhiên, mục lục phân loại là hình thức mục lục chính được Thư viện sử dụng và bổ sung thường xuyên Tổng số đầu sách của thư viện hiện nay là: 20995 phích, con

số này tương đương với tổng số phích mục lục có trong Thư viện

 Mục lục chữ cái

Mục lục chữ cái là mục lục trong đó các phiếu mô tả tài liệu được sắp xếp theo vần chữ cái từ A đến Z theo họ tên tác giả, tác giả tập thể và theo tên tác phẩm [10, tr.35]

Hiểu theo cách khác: mục lục chữ cái là mục lục Thư viện mà trong đó các phích mô tả thư mục được sắp xếp theo trật tự chữ cái họ - đệm - tên tác giả, tên các cơ quan tổ chức - tác giả tập thể hoặc là tên các ấn phẩm và tài liệu khác [12,tr.247]

Nhờ có mục lục chữ cái mà bạn đọc có thể nhanh chóng tra tìm được tài liệu nếu biết được tên tác giả hay tên cuốn sách Ngoài việc thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc, mục lục chữ cái còn giúp cán bộ thư viện trong công tác bổ sung, chỉ dẫn thư mục thanh lọc tài liệu Nhận thấy ưu điểm nổi bật của hệ thống mục lục chữ cái, Thư viện trường ĐHSPHN2 đã xây dựng hệ thống mục lục chữ cái song song với mục lục phân loại

Mục lục chữ cái của Thư viện được sắp xếp theo vần chữ cái từ A đến Z theo họ tên của tác giả, tác giả tập thể và theo tên tác phẩm Mục lục chữ cái được thư viện bảo quản trong các hộp mục lục, mỗi hộp mục lục chứa được từ

500 - 700 phích Ở bên ngoài mỗi hộp phích có dán nhãn ghi chỉ dẫn chữ cái

18

có trong hộp phích giúp bạn đọc dễ tra cứu Mục lục chữ cái xếp theo chữ cái đầu tiên của tên tác giả hay tên tài liệu

2008 103

6 907

T

liệu giáo khoa thí điểm/ Lê Mậu Hân (chủ biên), Trần Bá Đệ, Hồ Sĩ Khoách.-H.: Giáo dục, 1995.-248tr.; 20,5cm Hình 1: Minh hoạ mục lục chũ cái theo tên tài liệu

6701766

1.907



Lịch sử 12: Sách giáo viên/ Đinh

Xuân Lâm, Nguyễn Xuân Minh, Trần Bá Đệ.-H.: Giáo dục, 1992.- 160tr ; 20,5cm Hình 2: Minh hoạ mục lục chữ cái theo tên tác giả

Từ những hộp phích nhƣ vậy Thƣ viện đã tổ chức thành tủ mục lục, ngoài ra để tiện cho việc tra cứu Thƣ viện còn sử dụng hệ thống phích tiêu đề nhằm phân chia giới hạn các phích với nhau theo các từ, cụm từ Thƣ viện sử dụng hai loại phích tiêu đề chính và phích tiêu đề phụ Trong đó phích tiêu đề chính để phân định, giới hạn các chữ cái hoặc tác giả nổi tiếng, cơ quan, tổ chức quan trọng, phích này có mào nhô lên ở giữa, chiếm 2/3 chiều rộng của phích Còn phích tiêu đề phụ có phần mào nhô lên ở phía bên phải hoặc bên trái để phân biệt các phích bắt đầu từ vần này tới vần kia Hiện nay Thƣ viện

có một tủ mục lục, con số này rất ít so với tổng số đầu sách có trong Thƣ viện

19

điều này ảnh hưởng tới việc tra tìm của người dùng tin, theo số liệu được tổng hợp từ phiếu điều tra 100 người dùng tin thì chỉ có khoảng 5% lựa chọn mục lục chữ cái làm công cụ tra cứu

Tổng số người

Số người sử dụng mục lục

Mục lục chữ cái Mục lục phân loại

Mục lục truy cập trực tuyến (OPAC)

100

(100%)

5 (5%)

30 (30%)

65 (65%)

Bảng 2.1 Bảng thống kê số lượng người sử dụng mục lục Thư viện Qua quá trình điều tra, tổng hợp thông tin nhận được từ cán bộ Thư viện, nguyên nhân chính dẫn tới tình trạng trên là do: năm 2006 Thư viện bắt đầu chuyển từ việc sử dụng khung phân loại Thư viện thư mục BBK sang bảng phân loại thập phân Dewey (DDC), do khung phân loại DDC có nhiều ưu điểm nổi trội hơn Từ khi Thư viện bắt đầu sử dụng khung phân loại thập phân Dewey (DDC) thì Thư viện chỉ tiến hành xây dựng, bổ sung mục lục phân loại, lấy mục lục phân loại làm công cụ tra cứu chính và đồng thời ngừng xây dựng, bổ sung thêm mục lục chữ cái Tuy nhiên tủ mục lục chữ cái vẫn được Thư viện giữ lại nhằm dành cho những đối tượng dùng tin có yêu cầu

 Mục lục phân loại

Để đảm bảo việc tra cứu của người dùng tin không bị gián đoạn do việc chuyển đổi sử dụng khung phân loại, bên cạnh mục lục chữ cái Thư viện còn tiến hành xây dựng và bổ sung các phích mục lục phân loại Có thể hiểu mục lục phân loại là mục lục Thư viện mà trong đó các phích mô tả thư mục được xếp theo môn ngành tri thức, các bộ môn khoa học Hệ thống mục lục phân loại giúp người dùng tin tra tìm tài liệu mình cần theo một đề tài, một ngành

20

tri thức nhất định Ngoài ra nó còn giúp cán bộ Thư viện trong việc hướng dẫn bạn đọc tra cứu và chọn những tài liệu còn thiếu trong kế hoạch bổ sung Nhận thấy được ưu điểm nổi trội đó Thư viện đã cho xây dựng 6 tủ mục lục phân loại trong đó có 4 tủ đặt tại tiền sảnh tầng 1 nhà 8 tầng phục vụ việc mượn sách tra cứu, tham khảo sách, 2 tủ phân loại được đặt tại tầng 2 nhà 10 dành riêng cho việc phục vụ sinh viên tra cứu để mượn giáo trình

Mục lục phân loại của Thư viện được phân loại theo bảng phân loại thập phân Dewey (DDC), vì thế các phiếu được sắp xếp theo môn ngành khoa học như: 000 là tổng loại, 100 là triết học và các khoa học khác, , 800 là văn học,

900 là địa lí và lịch sử Các quy tắc của phích mô tả được tuân thủ theo đúng nguyên tắc phân loại của bảng phân loại thập phân Dewey (DDC) Thư viện

đã tiến hành tổ chức phân loại các phích theo từng kho, phích mục lục của kho nào sẽ được đật ở kho đó, ngoài ra tủ mục lục còn có kí hiệu chỉ chỗ cụ thể nhằm giúp bạn đọc tìm đúng vị trí chứa tài liệu Các quy trình đưa mục lục phân loại vào tủ mục lục được sắp xếp tương tự như mục lục chữ cái Hàng năm Thư viện đều tiến hành bổ sung thêm các phích mục lục, công việc này được diễn ra thường xuyên, thể hiện cụ thể thông qua bảng số liệu sau:

21

Từ khi Thư viện đưa hệ thống mục lục làm công cụ tra cứu phục vụ bạn đọc, nó đã mang lại hiệu quả rất lớn, tuy nhiên trong những năm gần đây số lượng bạn đọc sử dụng bộ máy này lại giảm đáng kể, theo số lượng thu thập được từ phiếu điều tra thì trong 100 người chỉ có khoảng 35 người lựa chọn

hệ thống mục lục làm công cụ tra cứu (bảng 2.1), hơn nữa qua thông tin nhận được từ cán bộ Thư viên, số lượt bạn đọc từ năm 2008 - 2013 sử dụng mục lục làm công cụ tra cứu cũng theo chiều hướng giảm dần, điều đó được thống kê trong bảng số liệu dưới đây:

Năm Tổng số lượt

bạn đọc

Số lượt bạn đọc sử dụng Mục lục

chữ cái

Mục lục phân loại

Mục lục trực tuyến OPAC

2012 việc sử dụng hình thức tra cứu bằng mục lục trực tuyến còn khá mới so với thói quen sử dụng hệ thống mục lục truyền thống, điều đó khiến bạn đọc cảm thấy bỡ ngỡ khi tra tìm, hơn nữa mục lục truyền thống có rất nhiều ưu điểm như: trong cùng một thời điểm có rất nhiều đối tượng có thể tra cứu

22

Ngoài ra còn có một nguyên nhân quan trọng dẫn tới tình trạng trên là do: hệ thống máy tính chưa đủ để đáp ứng được một số lượng lớn người dùng tin, năm 2006 mặc dù phần mềm tích hợp Libol đã được đưa vào sử dụng tại Thư viện nhưng thời điểm đó, Thư viện chỉ có một máy tính được đặt tại phòng Đọc tổng hợp, còn các phòng khác chưa có, phải đến tháng 3 - 2012, 20 bộ máy tính mới được đưa vào phục vụ, cho nên việc tuyên truyền, phổ biến cho bạn đọc về hình thức này cũng được chú trọng hơn Chính vì thế năm 2012 -

2013 số lượng bạn đọc sử dụng mục lục trực tuyến (OPAC) vào việc tra tìm tài liệu đã tăng lên đáng kể

 Mục lục phích có rất nhiều ưu điểm song dưới tác động của công nghệ thông đã kéo theo sự thay đổi trong thói quen sử dụng hệ thống tra cứu của bạn đọc, điều đó đòi hỏi Thư viện cần vạch ra những kế hoạch phù hợp

Số lượt bạn đọc sử dụng hệ thống mục lục trực tuyến tăng dần qua các năm vì thế Thư viện cần bổ sung nhiều bộ máy vi tính hơn nữa, nhưng đồng thời song song với nó Thư viện cũng cần phải tân trang lại hệ thống mục lục truyền thống nhằm phục vụ bạn đọc có nhu cầu, và tránh tình trạng khi đường truyền máy tính bị lỗi, làm ảnh hưởng tới nhu cầu tìm tài liệu của bạn đọc

2.1.1.2 Thư mục

Cùng với việc củng cố và xây dựng mục lục Thư viện Trường còn tích cực quan tâm tới việc xây dựng hệ thống thư mục, hiện nay thư viện đang tiến hành xây dựng thư mục chuyên đề, các loại thư mục này phong phú về nội dung và hình thức

Thư mục là bản liệt kê đầy đủ hay có chọn lọc các tài liệu về một chủ đề nào đó hay liệt kê định kì các tài liệu mới trên đó ghi các thông tin về đặc trưng bên ngoài của tài liệu như tác giả, tên tài liệu, nguồn gốc và dạng của tài liệu, ngôn ngữ, các yếu tố xuất bản [10, tr.144]

23

Còn "Thư mục chuyên đề" là: thông tin thư mục phản ánh tài liệu về một vấn đề nào đó Đây là loại mục lục phổ biến, vì chúng có đặc điểm là phản ánh tài liệu chuyên sâu vào các vấn đề trong đời sống xã hội Loại thư mục này vừa mang giá trị tuyên truyền tài liệu, hướng dẫn người đọc tập hợp tài liệu theo vấn đề [10,tr.143]

Với các đặc điểm của thư mục kể trên, hàng năm Thư viện Trường ĐHSPHN2 đã tiến hành biên soạn các Thư mục chuyên đề nhân dịp kỉ niệm các ngày lễ lớn, các sự kiện trọng đại, Theo thống kê năm 2012 - 2013 Thư viện đã xuất bản 3 cuốn thư mục chuyên đề: thư mục "Sách giáo trình nhà 10", thư mục" Các ấn phẩm của cán bộ viên chức trường ĐHSPHN2 45 xây dựng

và phát triển ", thư mục "Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Bác Hồ" Mặc dù Thư viện luôn chú trọng tới việc biên soạn Thư mục để phục vụ nhu cầu của bạn đọc, nhưng theo số liệu từ phiếu điều tra thì trong 100 người chỉ 15 người ( chiếm 15%) sử dụng thư mục và phần lớn trong số này đều thuộc nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo, giảng dạy

Tổng số người Tổng số người sử dụng thư mục

100 (100%)

15 (15%)

85 (85%) Bảng 2.4 Bảng thống kê số lượng người sử dụng thư mục Bảng thống kê trên cho thấy số người sử dụng thư mục chiếm một tỉ lệ rất nhỏ, có thể nói nguyên nhân dẫn tới tình trạng trên là do: giá trị của thư mục chưa được bạn đọc biết tới, Thư viện chưa đưa ra các biện pháp thích hợp để giới thiệu các sản phẩm thư mục tới bạn đọc, số lượng bản thư mục còn khiêm tốn,…Để khắc phục được tình trạng trên đòi hỏi trong tương lai Thư viện cần có những chiến lược hợp lý nhằm giúp người dùng tin khai thác triệt để những giá trị cao của các xuất bản phẩm thư mục

24

2.1.1.3 Kho tài liệu tra cứu

Kho tài liệu tra cứu là một bộ sưu tầm đặc biệt các tài liệu tra cứu giúp cho bạn đọc có thể nhanh chóng tìm những thông tin mà mình quan tâm, đây còn là một trong những bộ phận cấu thành bộ máy tra cứu thông tin, các tài liệu thường là các tài liệu quý, có nội dung tri thức phong phú

Nhằm trang bị cho Thư viện bộ máy tra cứu tin hoàn chỉnh Thư viện Trường ĐHSPHN2 đã xây dựng mô hình kho tài liệu tra cứu tin theo hình thức kho mở được đặt tại tầng 3 nhà 8 tầng (phòng 3.1) Hiện nay kho tài liệu tra cứu của Thư viện gồm có 2 kí hiệu chính là: sách Việt văn (kí hiệu là TR), sách ngoại văn (kí hiệu là NV), trong đó sách Việt văn ( kí hiệu TR) có tổng

số là 5262 cuốn và sách ngoại văn ( kí hiệu là NV) có 4967 cuốn Cụ thể các loại sách trong kho tài liệu tra cứu gồm có:

+ Tài liệu có tính chất tài liệu tra cứu: Là các tài liệu chính thức của Đảng và nhà nước về các chính sách như: Văn kiện, chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, nghị quyết của nhà nước

+ Các tác phẩm kinh điển: Bao gồm các tác phẩm của các nhà kinh điển như C.Mác, F.Anghen, V.Lênin, Hồ Chí Minh,…với các hình thức xuất bản như toàn tập, tuyển tập hay các tác phẩm riêng biệt

+ Bách khoa toàn thư : Là loại tài liệu bao trùm tất cả các ngành khoa học, bách khoa toàn thư giúp cung cấp những kiến thức chính xác, cụ thể có hệ thống

về bất cứ loại thông tin nào mà người dùng tin cần quan tâm giúp bạn đọc tra cứu thuận lợi và mang lại hiệu quả cao Hiện nay thư viện đang lưu trữ các bộ bách khoa toàn thư Việt Nam và bách khoa tri thức phổ thông…

+ Từ điển: Có rất nhiều các loại từ điển khác nhau, bao gồm các lĩnh vực chuyên ngành mà nhà trường đang đào tạo như : Từ điển Anh – Việt, từ điển Việt – Trung, từ điển sinh học, … giúp bạn đọc đối chiếu, giải thích các thuật ngữ chuyên ngành, giải nghĩa các tứ ngữ liên quan tới bài học

25

+ Các loại sổ tay tra cứu, hướng dẫn : bao gồm sổ tay tra cứu về các ngành, mang nội dung tổng hợp về chuyên đề như : Sổ tay nghề thư viện… Đây là nhóm tài liệu được bạn đọc thường xuyên sử dụng,vì nó mang lại giá trị rất lớn trong quá trình nghiên cứu và học tập Tất cả các sách trong kho tài liệu tra cứu được sắp xếp theo bảng phân loại DDC và được tổ chức theo hình thức kho mở, bạn đọc chỉ cần xuất trình thẻ cho cán bộ Thư viện là có thể tự do lựa chọn tài liệu mình cần Tuy nhiên với diện tích kho chỉ khoảng 128m2, không gian này so với tổng số lượt bạn đọc đến tra cứu hàng năm của kho (bảng 2.5) còn chưa đáp ứng hết được nhu cầu nghiên cứu và tìm kiếm tài liệu của bạn đọc Hơn nữa kho tài liệu tra cứu được sắp xếp theo bảng phân loại DDC điều đó gây khó khăn trong việc tra cứu của bạn đọc, để có thể tra cứu được bạn đọc cần hiểu rõ các chỉ dẫn được gắn trên mỗi giá sách của kho

Bảng 2.5 Bảng thống kê số lượt bạn đọc đến kho tài liệu tra cứu

Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy số lượt bạn đọc tăng lên qua các năm

vì thế Thư viện phải có kế hoạch mở rộng diện tích kho đồng thời qua thông tin được khảo sát từ phiếu điều tra cho thấy trong 100 người có khoảng 60% bạn đọc lựa chọn sử dụng từ điển để phục vụ mục đích học tập, nghiên cứu ( Bảng 2.6) Vì thế Thư viện phải nắm bắt được nhu cầu đó để có những biện pháp bổ sung thích hợp

26

Tổng số người

Số lượng người dùng Các tác

phẩm kinh điển

Bách khoa

Tài liệu khác

100

(100%)

10 (10%)

15 (15%)

60 (60%)

15 (15%) Bảng 2.6 Bảng thông kê số lượng người sử dụng các loại tài liệu tra cứu

 Từ những dẫn chứng và số liệu nêu trên cho thấy kho tài liệu tra cứu của Thư viện đã khá hoàn chỉnh, nhưng để phục vụ nhu cầu của bạn đọc tốt hơn đòi hỏi Thư viện trong tương lai Thư viện cần vạch ra những chiến lược phù hợp hơn

2.1.2 Bộ máy tra cứu thông tin hiện đại

Sự phát triển của công nghệ thông tin và những thành tựu khoa học công nghệ đã tác động mạnh mẽ đến nhiều hoạt động của xã hội trong đó có hoạt động Thư viện - thông tin Rất nhiều khâu công việc trong Thư viện đã từng bước được tự động hóa, trong đó có hoạt động tra cứu thông tin Việc cải tiến

bộ máy tra cứu tin theo hướng hiện đại đã mang lại hiệu quả rất lớn đối với Thư viện cũng như đối với người dùng tin Nhận thức được tầm quan trong này Thư viện Trường ĐHSPHN2 đã tiến hành xây dựng bộ máy tra cứu tin hiện đại, đáp đòi hỏi của mọi đối tượng dùng tin trong trường

2.1.2.1 Mục lục truy cập trực tuyến (OPAC)

Nhằm hướng tới mục tiêu trở thành Thư viện điện tử, năm 2006 ban chủ nhiệm Thư viện đã đi tới quyết định: tiến hành xử lý tất cả các tài liệu bằng phần mềm tích hợp Libol thông qua hệ thống máy tính Nhờ đó mà bạn đọc

có thể tra tìm tài liệu bằng 2 cách chính:

- Cách 1: Qua mục lục truyền thống

- Cách 2: Qua mục lục truy cập trực tuyến (OPAC)

27

Mục lục truy nhập trực tuyến (OPAC) là một hệ thống gồm tập hợp các biểu ghi thư mục tài liệu được ghi lại, lưu trữ và tra cứu bằng máy tính Hệ thống thư mục này chứa đựng một số lượng biểu ghi lớn nhất trong hệ thống mục lục (79.649 biểu ghi), và cho phép truy cập nhanh vào những biểu ghi đó Mục lục trực tuyến có khả năng truy cập nhiều khía cạnh của tài liệu, truy nhập nhiều người một lúc, không hạn chế về thời gian, địa điểm và cho phép thực hiện việc phối hợp, chia sẻ, trao đổi thông tin giữa các Thư viện với nhau

Nhận thấy hệ thống này có nhiều ưu điểm nổi trội, Thư viện đã tiến hành xây dựng nó, đến nay hệ thống này đã được tổ chức khá hoàn chỉnh, tuân theo các nguyên tắc về tính thân thiện, tính thuận lợi và dễ tìm đối với người sử dụng Chính vì thế số lượt bạn đọc tới Thư viện sử dụng hệ thống này ngày càng tăng qua các năm (bảng 2.3)

Phần mềm được sử dụng trong hệ thống là phần mềm quản trị thư viện điện tử do công ty phần mềm Tinh Vân thiết kế và xây dựng Giao diện tra cứu mang các đặc điểm cơ bản của cấu trúc mục lục truy nhập trực tuyến, cho phép truy nhập trực tiếp đến các CSDL thư mục, Vì thế nếu bạn đọc muốn tra cứu tài liệu thông qua hệ thống này thì chỉ cần: Vào OPAC gõ điều kiện tìm

và thực hiện một số thao tác => bạn đọc có thể tra tìm tài liệu theo nhiều hướng khác nhau như:

Loại hình tài liệu, tên tài liệu, tác giả, nơi xuất bản, chủ đề,kí hiệu phân loại,

số đăng kí cá biệt, Đồng thời bạn đọc còn có thể sử dụng cách tìm kiếm nâng cao bằng cách mở rộng hay thu hẹp lại cách truy tìm thông qua việc sử dụng toán tử OR, AND, NOT

Để tiện cho bạn đọc truy tìm tài liệu thông qua hệ thống này, Thư viện ngoài việc xây dựng phòng đa phương tiện còn bố trí thêm 10 máy tính đặt tại tiền sảnh tầng 1 nhà 8 tầng Mục lục truy cập trực tuyến của Thư viện cho phép bạn đọc có thể đọc được nội dung toàn văn của tài liệu, sử dụng mục lục

28

truy cập trực tuyến giúp bạn đọc tìm tài liệu một cách nhanh chóng, hiệu quả,

nó còn là công cụ hỗ trợ từ điển giúp người dùng tin thiết lập từ khóa, phân loại chủ đề được dễ dàng, các tài liệu được cập nhật thường xuyên, đáp ứng đòi hỏi của người dùng tin Bên cạnh những ưu điểm kể trên mục lục truy cập trực tuyến vẫn còn những hạn chế nhất định: đôi khi không tra cứu được tài liệu ngay do đường truyền Internet của Thư viện, số lượng máy tính phục vụ cho việc truy nhập bằng hệ thống này dành cho bạn đọc còn hạn chế

Trong những năm gần đây do tác động của yêu cầu đổi mới giáo dục, tầm quan trọng của Thư viện được nâng cao, do đó đầu năm học nhà trường

đã tổ chức các buổi hướng dẫn tìm kiếm tài liệu bằng hệ thống mục lục truy nhập trực tuyến cho sinh viên

2.1.2.2 Thư mục thông báo sách mới

Sự phát triển của công nghệ thông tin không chỉ có tác dụng cải tiến hệ thống mục lục mà nó còn tác động mạnh mẽ cả tới cả hệ thống thư mục Nếu như trước kia khi chưa có ứng dụng của công nghệ thông tin, các cuốn sách mới nhập về Thư viện không được thông báo kịp thời thì hiện nay với sự hỗ trợ của máy tính nó sẽ được tự động cập nhật trên giao diện chính của hệ thống (hệ thống này do Thư viện cài đặt)

Có thể hiểu: Thư mục thông báo sách mới là tập hợp các tài liệu mới nhập về Thư viện (đã qua xử lý nghiệp vụ và CSDL), bao gồm các tài liệu tiếng việt, tiếng nước ngoài, luận án, luận văn, Nhằm giới thiệu để người dùng tin biết tới chúng một cách có hệ thống, đầy đủ và kịp thời

Tất cả các tài liệu mới của Thư viện đươc cập nhật trên trang chủ của module OPAC Vì số lượng sách mới bổ sung về Thư viện không nhiều nên thư mục thông báo sách mới có chứa tất cả các thông tin về tài liệu như: nhan

đề, tên tác giả, các thông tin xuất bản, vị trí xếp giá của các tài liệu tại kho của Thư viện Các tài liệu này được sắp xếp theo vần chữ của các nhan đề tài liệu

29

giúp cho người dùng tin dễ dàng tra cứu Nhờ có loại thư mục này mà người dùng tin có thể biết được có những tài liệu nào mới được nhập về, đáp ứng kịp thời nhu cầu tìm hiểu tới những thông tin liên quan mà họ cần Với những tiện ích của hệ thống thư mục thông báo sách mới, nó đã thu hút đông đảo bạn đọc tin dùng, vì thế số lượt bạn tới tra tìm thông tin sách mới tăng lên đáng kể:

Dưới đây là giao diện thông báo sách mới của trường ĐHSPHN2

CSDL là tập hợp các biểu ghi hoặc tệp có quan hệ logic với nhau và được lưu trữ trên hệ thống máy tính [8, tr.16]

Hiểu theo cách khác: CSDL là tập hợp có cấu trúc những dữ liệu về đối tượng được quản lý theo một thể thống nhất nhằm cho việc truy cập và xử lí