Tìm hiểu công tác phân loại tài liệu tại thư viện tỉnh yên bái

Lý do chọn đề tài Như chúng ta thấy phân loại tài liệu là một công việc quan trọng, là một khâu quan trọng trong xử lý tài liệu được áp dụng trong hầu hết các cơ quan thông tin thư việ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐÀO THỊ BÍCH PHƯỢNG

TÌM HIỂU CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU

TẠI THƯ VIỆN TỈNH YÊN BÁI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Thư viện Thông tin

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐÀO THỊ BÍCH PHƯỢNG

TÌM HIỂU CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU

TẠI THƯ VIỆN TỈNH YÊN BÁI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Thư viện Thông tin

Người hướng dẫn khoa học THS NGUYỄN THỊ HẠNH

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên cho em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thạc sĩ Nguyễn Thị Hạnh trong suốt thời gian vừa qua đã nhiệt tình chỉ dạy, giúp đỡ

để em có thể hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp này

Em xin gửi lời cảm ơn đến toàn bộ các thầy cô trong khoa CNTT của Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã dạy dỗ và giúp đỡ em trong suốt 4 năm học tập và nghiên cứu hoàn thành khóa luận tốt nghiệp Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn tới đội ngũ ban lãnh đạo cùng các cán bộ thư viện công tác tại Thư viện tỉnh Yên Bái đã tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành bản khóa luận này

Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể bạn bè, người thân, gia đình những người đã luôn bên cạnh em, cổ vũ tinh thần lớn lao và đã ủng

hộ em trong suốt thời gian qua

Do trình độ hạn chế nên trong quá trình làm khóa luận khó tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự chỉ bảo thêm của thầy cô, để giúp

em hoàn thành và đạt kết quả tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 08 tháng 05 năm 2014

Sinh viên

Đào Thị Bích Phượng

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan khóa luận này được hoàn thành bởi sự cố gắng và nỗ

lực của bản thân cùng với sự hướng dẫn tận tình của Th.S Nguyễn Thị Hạnh

cùng toàn thể bạn bè và các thầy cô trường Đại học Sư Phạm Hà Nội 2

Em xin cam đoan khóa luận này không trùng với bất cứ đề tài nào khác Nếu sai em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày 08 tháng 05 năm 2014

Sinh viên

Đào Thị Bích Phượng

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tình hình nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn 4

7 Cấu trúc của bài khóa luận 4

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TỈNH YÊN BÁI 5

1.1 Công tác phân loại tài liệu 5

1.1.1 Định nghĩa 5

1.1.2 Các giai đoạn của quy trình phân loại tài liệu 6

1.1.3 Các yêu cầu đặt ra trong công tác phân loại tài liệu 7

1.2 Khái quát về thư viện tỉnh Yên Bái 10

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển 10

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ 12

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 13

1.2.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 15

1.2.5 Nguồn lực thông tin 16

1.2.6 Người dùng tin và nhu cầu tin 18

1.3 Vai trò của phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái 20

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TỈNH YÊN BÁI 22

2.1 Lựa chọn khung phân loại 22

2.2 Thực trạng công tác phân loại tài liệu theo khung phân loại DDC ấn bản

rút gọn 14 tại thư viện tỉnh Yên Bái 24

2.2.1 Công tác chuẩn bị và kế hoạch triển khai 24

2.2.2 Tổ chức và phân công công việc 26

2.2.3 Quá trình áp dụng 27

2.2.4 Chất lượng của công tác phân loại tài liệu 37

2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng phân loại tài liệu 39

2.3.1 Nhân lực 39

2.3.2 Tổ chức công việc 40

2.3.3 Các công cụ ngôn ngữ 40

2.3.4 Phương tiện kỹ thuật 41

Chương 3 NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ 42

3.1 Nhận xét 42

3.1.1 Ưu điểm 42

3.1.2 Nhược điểm 43

3.1.3 Nguyên nhân 44

3.2 Khuyến nghị 46

3.2.1 Nâng cao năng lực của cán bộ phân loại 46

3.2.2 Thiết lập đội ngũ cộng tác viên 48

3.2.3 Bố trí tổ chức công việc hợp lý hơn 49

3.2.4 Tăng nguồn kinh phí 50

3.2.5 Tăng cường trao đổi kinh nghiệm với các thư viện khác 51

KẾT LUẬN 52

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 54 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Như chúng ta thấy phân loại tài liệu là một công việc quan trọng, là một khâu quan trọng trong xử lý tài liệu được áp dụng trong hầu hết các cơ quan thông tin thư viện, nó giúp cho việc quản trị các nguồn tin theo nội dung, nhằm mục đích kiểm soát thư mục, tổ chức mục lục phân loại trong bộ máy tra cứu thông tin, xây dựng các cơ sở dữ liệu và tổ chức kho mở, thông qua thao tác này thông tin được biến đổi về dạng thức dễ kiểm soát, giúp lưu trữ

và tìm kiếm các nguồn tin với hiệu quả cao, đồng thời thông tin được biến đổi

về dạng thức dễ sử dụng và gia tăng giá trị Vì vậy việc xử lý nội dung tài liệu nói chung và việc phân loại tài liệu nói riêng là một yếu tố đóng vai trò quan trọng, quyết định đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của một cơ quan thông tin thư viện

Thư viện tỉnh Yên Bái là cơ quan hành chính sự nghiệp trực thuộc Sở Văn hóa, Thể thao và Du Lịch tỉnh Yên Bái, là thành viên của Liên hiệp thư viện các tỉnh miền núi phía Bắc và nằm trong hệ thống thư viện công cộng của cả nước, là một thư viện khoa học tổng hợp Thư viện phục vụ đông đảo nhu cầu của bạn đọc, đủ mọi ngành nghề, lứa tuổi Hoạt động với mục tiêu chính là đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin của mọi bạn đọc vì thế có vai trò đặc biệt quan trọng trong sự phát triển xã hội Để thực hiện mục tiêu đó thì công tác phân loại tài liệu đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho bạn đọc một cách nhanh chóng, hiệu quả

Ngoài những yếu tố cơ bản để xây dựng và phát triển một thư viện không ngừng lớn mạnh cả về số lượng lẫn chất lượng như nội dung kho tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và các hoạt động xử lý nội dung tài liệu có một ý nghĩa lý luận và thực tiễn rất lớn Nhận thức được vai trò, ý nghĩa to lớn của công tác phân loại tài liệu trong thư viện cùng với mong muốn đi sâu nghiên

cứu công tác phân loại tài liệu tại các thư viện công cộng, cụ thể là tại Thư viện tỉnh Yên Bái nên em đã chọn đề tài “ Tìm hiểu công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái ” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Tình hình nghiên cứu

Phân loại tài liệu là một khâu quan trọng trong công tác xử lý nội dung

tài liệu, đòi hỏi người cán bộ thư viện phải nắm chắc kiến thức chuyên môn,

sử dụng thành thạo khung phân loại và các công cụ hỗ trợ cho việc phân loại tài liệu Trong những năm qua đã có nhiều công trình nghiên cứu tiêu biểu như:

- Vũ Thị Lương (2009), Tìm hiểu công tác phân loại tại một số trường

đại học trên địa bàn Hà Nội

- Nguyễn Thị Lan Hương, Nghiên cứu áp dụng khung phân loại DDC

ấn bản rút gọn 14 tiếng việt tại thư viện quốc gia Việt Nam

- Nguyễn Thị Huyền (2013), Tìm hiểu việc ứng dụng khung phân loại

DDC vào công tác phân loại tài liệu tại thư viện trường Đại Học Sư Phạm Hà

Nội 2

- Nghiêm Thị Kim Lương (2002), Tìm hiểu công tác phân loại và tổ

chức hệ thống mục lục tại thư viện trường Đại Học Luật

- Nguyễn Thị Ngà (2004), Tìm hiểu công tác phân loại sách tại Trung

tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia

Tuy nhiên, các công trình nghiên cứu trên mới chỉ phản ánh về công tác phân loại tài liệu tại các địa điểm cụ thể với những đặc điểm riêng biệt Trên thực tế, tại Thư viện tỉnh Yên Bái, chưa có nhà nghiên cứu nào trực tiếp tìm hiểu về công tác phân loại tài liệu tại thư viện Vì vậy, đề tài “Tìm hiểu công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tinh Yên Bái” là một đề tài hoàn toàn mới và có tính cấp thiết trong hoạt động thông tin thư viện tại Thư viện tỉnh Yên Bái

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái

phân loại DDC ấn bản rút gọn 14 tại Thư viện tỉnh Yên Bái, nhằm tìm ra những ưu điểm và hạn chế trong quá trình phân loại tài liệu

Đưa ra các phương hướng, giải pháp khắc phục những hạn chế nhằm giúp thư viện phục vụ người dùng tin một cách tốt hơn

4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu việc ứng dụng khung phân loại DDC ấn bản rút gọn 14 vào công tác phân loại tài liệu của Thư viện tỉnh Yên Bái từ năm 2008

- Phân tích ưu điểm và hạn chế khi sử dụng khung phân loại DDC

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng của công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận

Đề tài nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng của chủ nghĩa Mác- Lênin trên cơ sở phân tích các quan điểm chỉ đạo về đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về công tác phát triển các hoạt động của thư viện công cộng

6.2 Ý nghĩa thực tiễn

Trên cơ sở phân tích thực tiễn công tác phân loại tài liệu, đánh giá tìm

ra nguyên nhân của những yếu điểm trong công tác phân loại tài liệu và đưa

ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng phân loại tài liệu tại thư viện tỉnh Yên Bái

Là tài liệu tham khảo cho việc giảng dạy và học tập cho các trường cao đẳng và đại học

7 Cấu trúc của bài khóa luận

Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu, tham khảo, nội dung khóa luận được chia làm 3 chương:

Chương 1: Khái quát về công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái Chương 2: Thực trạng công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái Chương 3: Một số nhận xét, đánh giá và khuyến nghị về công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU

TẠI THƯ VIỆN TỈNH YÊN BÁI

1.1 Công tác phân loại tài liệu

1.1.1 Định nghĩa

Như chúng ta đã thấy thuật ngữ phân loại tài liệu không chỉ được sử dụng trong lĩnh vực thông tin thư viện mà còn được sử dụng rộng rãi trong đời sống xã hội và trong nhiều ngành khoa học khác Phân loại được hiểu theo nghĩa rộng là việc sắp xếp, tổ chức các sự vật hiện tượng và toàn bộ tri thức hoặc thông tin theo một trật tự có hệ thống Trong hệ thống các thư viện và cơ quan thông tin việc phân chia tài liệu theo hình thức, khổ cỡ của tài liệu được gọi là phân loại nhân tạo và việc phân chia tài liệu theo nội dung được gọi là phân loại tự nhiên Vậy phân loại tài liệu là gì?

Phân loại tài liệu là phân loại xuất bản phẩm, sách báo và các dạng tài liệu khác, trên thực tế phân loại tài liệu là một quá trình phân tích xử lý nội dung tài liệu, dùng các kí hiệu phân loại để mô tả nội dung tài liệu với mục đích xếp giá và tổ chức mục lục phân loại Phân loại tài liệu hiểu theo nghĩa rộng hơn nó không chỉ phục vụ cho thư viện mà còn cho các lĩnh vực khác liên quan như các công việc lưu trữ, bảo tàng, phát hành, xuất bản, triển lãm sách báo

Quá trình phân loại tài liệu được bắt đầu từ việc đọc nhan đề của tài liệu và kết thúc bằng việc ghi các kí hiệu phân loại lên trang tên sách, phiếu

mô tả hoặc điền vào trường kí hiệu phân loại trong các biểu ghi thư mục của một cơ sở dữ liệu Các tài liệu được nhập về thư viện qua khâu phân loại tài liệu chính là đã được mã hóa về mặt nội dung, những kí hiệu phân loại lúc này được thay mặt cho các tài liệu phản ánh nội dung chính của tài liệu theo

một bảng phân loại, có thể nói phân loại tà liệu đã cung cấp các điểm truy cập theo môn ngành tri thức giúp bạn đọc tìm được tài liệu phù hợp với yêu cầu tin của mình, công tác phân loại tài liệu còn là cơ sở cho các hoạt động khác như bổ sung, biên soạn thư mục, tổ chức kho, phục vụ bạn đọc tra cứu

1.1.2 Các giai đoạn của quy trình phân loại tài liệu

Quy trình phân loại tài liệu gồm 3 giai đoạn sau:

- Phân tích và xác định nội dung tài liệu

- Xác định vị trí môn loại trong bảng phân loại

- Định ký hiệu phân loại cho tài liệu, ghi ký hiệu phân loại vào tài liệu, phiếu mô tả hay biểu mẫu nhập tin

Về cơ bản, quy trình phân loại tài liệu bao gồm 3 bước trên Tuy nhiên trong thực tiễn của quá trình phân loại của từng cơ quan, quy trình đó có thể được cán bộ của các cơ quan cải biến cho phù hợp với tình hình thực tế của mỗi thư viện

Giai đoạn phân tích và xác định nội dung tài liệu, chính là giai đoạn cán

bộ thư viện trực tiếp tiếp xúc với tài liệu để xác định nội dung, lĩnh vực nghiên cứu và phán ánh của tài liệu, xác định ý nghĩa, tác dụng của tài liệu phục vụ cho đối tượng nào Nhiệm vụ cơ bản của giai đoạn này là phải xác định được chủ đề chính và chủ đề phụ của tài liệu

Giai đoạn xác định vị trí môn loại, cán bộ cần phải nắm vững bảng phân loại và kết cấu của bảng phân loại mà thư viện mình đang sử dụng Trong bước này cán bộ thư viện cần phải xác định được chủ đề chính của tài liệu thuộc vào lớp nào, đề mục nào trong bảng phân loại, khi xác định được vị trí môn loại cán bộ phân loại phải hiểu và nắm rõ được tài liệu này có một hay nhiều chủ đề chính, có nội dung chuyên sâu hay tổng quát, liên ngành hay đa ngành và đối tượng sử dụng là ai thuộc lĩnh vực nào Sau đó dựa theo nguyên tắc cấu tạo của bảng phân loại “từ tổng quát đến cụ thể” mà tìm đến đề mục

chi tiết cần thiết, và để hỗ trợ cho việc xác định vị trí môn loại của một vấn đề một cách nhanh chóng và dễ dàng, cần sử dụng bảng tra chủ đề chữ cái, nó giúp tìm ký hiệu phân loại cho các tài liệu có một chủ đề chính những có nhiều khía cạnh nghiên cứu khác nhau nằm rải rác trong các đề mục khác nhau của bảng chính

Giai đoạn định kí hiệu phân loại, ghi kí hiệu phân loại vào tài liệu, phiếu mô tả hay biểu mẫu nhập tin, là giai đoạn cuối cùng của quá trình phân loại tài liệu, là sự thể hiện nội dung chính của tài liệu bằng ký hiệu phân loại

đã được quy ước sẵn trong một bảng phân loại cụ thể (kí hiệu có thể đơn giản hay phức tạp), sau đó ghi kí hiệu phân loại vào tài liệu để biết môn loại nào và

để tạo lập kí hiệu xếp giá, ghi trên phiếu mô tả của mục lục phân loại

1.1.3 Các yêu cầu đặt ra trong công tác phân loại tài liệu

Phân loại là quá trình xử lý nội dung tài liệu và kết quả của quá trình này được thể hiện bằng kí hiệu phân loại Đây là một trong những ngôn ngữ tìm tin thông dụng của các thư viện và cơ quan thông tin, vì vậy khi tiến hành công tác phân loại tài liệu các cán bộ phân loại phải đảm bảo được những yêu cầu cơ bản như, xác định được mục đích của việc phân loại tài liệu, nội dung chuyên ngành phục vụ của thư viện, công cụ dùng để phân loại tài loại đồng thời cán bộ phân loại cũng phải có những phẩm chất năng lực nhất định

Trước khi tiến hành phân loại tài liệu, người cán bộ phân loại cần xác định được mục đích của việc phân loại là dùng để tổ chức hệ thống mục lục,

tổ chức kho mở hay biên soạn các bản thư mục, từ những định hướng đó thì phân loại tài liệu mới đáp ứng được những yêu cầu mà thực tiễn đặt ra Vì vậy trong công tác phân loại tài liệu phải đảm bảo hai yêu cầu chính sau:

Thứ nhất, yêu cầu về công cụ phân loại tài liệu, bảng phân loại là công

cụ không thể thiếu trong quá trình phân loại tài liệu, đó là một sơ đồ sắp xếp các khái niệm của các lĩnh vực khoa học theo một trât tự nhất định, những

bảng phân loại hiện đại thường bao gồm 3 bộ phận chủ yếu: Bảng chính, các bảng phụ trợ và bảng tra chủ đề chữ cái, tùy theo độ sâu chi tiết hóa, người ta phân thành các bảng phân loại mở rộng, bảng phân loại trung bình và rút gọn

Hệ thống kí hiệu của bảng phân loại là một trong những ngôn ngữ tìm tin chủ yếu được sử dụng trong thư viện và các cơ quan thông tin, mỗi kí hiệu phân loại đại diện cho một đề mục của bảng phân loại và có kèm theo những chú giải về mặt nội dung, trong các bảng phân loại kí hiệu có thể là chữ cái chữ số hoặc kết hợp cả chữ và số

Ngoài hệ thống bảng chính trong bảng phân loại người ta còn biên soạn ra các bảng trợ kí hiệu, đây là phương tiện để chi tiết hóa các đề mục theo nhiều khía cạnh khác nhau có thể là nội dung hay hình thức của tài liệu

hệ thống bảng trợ kí hiệu phản ánh các khía cạnh phụ của tài liệu đồng thời

mở rộng khả năng đánh kí hiệu của bảng chính, bảng phụ còn có ý nghĩa làm rút gọn khối lượng của bảng phân loại mà vẫn không làm giảm số lượng các

đề mục Một bộ phận không thể thiếu được trong các bảng phân loại đó là bảng tra chủ đề chữ cái được gắn trực tiếp ở cuối bảng hoặc đôi khi được xuất bản thành tập riêng, thực chất của bảng tra chủ đề chữ cái là bảng tra các khái niệm có trong bảng chính và bảng trợ kí hiệu, các khái niệm có trong bảng chính được thành lập thành các đề mục chủ đề ngắn gọn và sắp xếp theo vần chữ cái tên của đề mục, tác dụng của bảng tra chủ đề chữ cái là giúp người cán bộ phân loại nhanh chóng tìm ra kí hiệu môn loại cho các vấn đề cần phân loại Vì vậy một bảng phân loại chuẩn phải đạt được một số yêu cầu về tính khoa học, tính hiện đại

Ngoài bảng phân loại thì các tài liệu tra cứu, các sách tham khảo cũng

là những công cụ hữu ích hỗ trợ đắc lực cho công tác phân loại, đó là các từ điển tổng hợp và chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, bách khoa thư, sổ tay, cẩm nang

Một số công cụ khác cũng rất quan trọng cần phải tham khảo khi phân loại tài liệu đó là hộp phiếu công vụ, hộp phiếu tra cứu chủ đề chữ cái của mục lục phân loại

Thứ hai là yêu cầu đặt ra đối với người làm công tác phân loại đó chính

là cán bộ thư viện, cán bộ thư viện là cầu nối giữa thư viện và bạn đọc và có vai trò vô cùng quan trọng đặc biệt là cán bộ nghiệp vụ bởi tài liệu có đến được với bạn đọc nhanh chóng hay không phù hợp hay không phụ thuộc rất nhiều vào quá trình xử lí tài liệu trong đó có phân loại Vì vậy muốn làm được những việc

đó đòi hỏi ở cán bộ phân loại phải có những phẩm chất năng lực sau:

- Có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ vững chắc, thông thạo thuật ngữ khoa học, am hiểu không chỉ lĩnh vực mình phục vụ mà còn cả nhiều những lĩnh vực khác

- Thông thạo am hiểu cấu trúc của bảng phân loại, bộ máy tra cứu của thư viện, cán bộ phân loại cần có thói quen sử dụng các tài liệu tra cứu như bách khoa thư, từ điển…

- Có kiến thức lý luận về phương pháp và kĩ năng phân loại tài liệu, biết phân tích đánh giá nội dung của tài liệu, lựa chọn những kí hiệu phù hợp và định ra các kí hiệu phản ánh chính xác nội dung của tài liệu đó

- Trong quá trình phân loại, các cán bộ phân loại gặp phải rất nhiều tài liệu ngoại văn do đó bản thân người cán bộ phân loại phải có vốn ngoại ngữ nhất định, là điều rất cần thiết và hết sức quan trọng đối với công việc phân loại tài liệu, ngoài ra cán bộ phân loại phải luôn học hỏi trao đổi kinh nghiệm

- Đối với thư viện chuyên ngành thì ngoài chuyên môn nghiệp vụ đòi hỏi cán bộ phân loại phải có kiến thức về chuyên ngành mà thư viện mình phục vụ

Đối với các yêu cầu trên thì yêu cầu về nghiệp vụ, ngoại ngữ và chuyên môn khoa học là những yêu cầu quan trọng nhất Hiện nay các thư viện lớn

trên thế giới có xu hướng chuyên môn hóa cán bộ phân loại và tập trung hóa công tác phân loại và công tác biên mục tập trung và biên mục tại nguồn đang được tiến hành ở các thư viện lớn và cơ quan thông tin lớn, các thư viện sẽ sao chép lại kết quả biên mục có sẵn trong biên mục tại nguồn từ các thư viện lớn như Thư viện Quốc hội, còn ở Việt Nam Thư viện Quốc gia đang đảm nhiệm công việc đó là biên mục tập trung Vì vậy để tiết kiệm thời gian và có được kết quả biên mục chuẩn, các thư viện và cơ quan thông tin nhỏ cần tận dụng kết quả xử lí tài liệu ở các cơ quan lớn áp dụng vào thực tế cho phù hợp với điều kiện của thư viện mình

1.2 Khái quát về Thƣ viện tỉnh Yên Bái

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển

Để có được một diện mạo như ngày hôm nay, là một trong những thư viện hiện đại, có vốn tài liệu phong phú đa dạng cùng với cơ sở hạ tầng trang thiết bị đầy đủ Thư viện tỉnh Yên Bái đã phải trải qua những năm tháng

không ngừng cố gắng vươn lên để bắt kịp với xu thế thời đại

Thư viện tỉnh Yên Bái được thành lập vào tháng 5 năm 1959 khi nước

ta đang trong thời kỳ xây dựng và khôi phục nền kinh tế, phát triển văn hóa góp phần tích cực vào công cuộc xây dựng đất nước nói chung và nhân dân tỉnh Yên Bái nói riêng Những năm đầu mới thành lập, Thư viện tỉnh Yên Bái

có trụ sở làm việc tại đường bờ sông (nay là đường Thanh Niên, phường Hồng Hà, TP Yên Bái, tỉnh Yên Bái) Tháng 8 năm 1978 thư viện lại hợp nhất với Thư viện tỉnh Lào Cai và Thư viện tỉnh Nghĩa Lộ thành Thư viện tỉnh Hoàng Liên Sơn, trụ sở làm việc được chuyển vào km5 (thuộc trung tâm tỉnh lị)

Sau 13 năm chia tách tỉnh, tháng 10/1991 Thư viện tỉnh Yên Bái đã trở lại với tên gọi của mình, từ những năm 1992 trở đi Thư viện tỉnh Yên Bái đã chú trọng công tác sưu tầm, xử lý biên soạn quản lý tài liệu địa chí của tỉnh

nhà, và cùng với đó là việc bổ sung sách báo mới để phục cho bạn đọc là học sinh sinh viên của các trường cao đẳng, phổ thông trong địa bàn tỉnh Yên Bái

Từ khi thành lập (năm 1959) đến năm 1999, sau nhiều lần tách nhập tỉnh, vốn sách báo của Thư viện tỉnh Yên Bái có gần 60.000 bản, sau 10 năm triển khai thực hiện Nghị quyết Trung ương 5(khóa XIII) đến nay,vốn sách báo của thư viện đã tăng trên 170.000 bản Trung bình mỗi năm Thư viện tỉnh Yên Bái bổ sung được trên 1.700 tên sách với khoảng từ 7.500 đến 8.500 bản

và thường xuyên bổ sung trên 200 loại báo - tạp chí, đặc san, phụ trương các loại Có thể nói rằng so với vốn sách báo của các thư viện tỉnh, thành phố trong cả nước thì con số trên chưa phải là nhiều nhưng so với vốn sách báo của một thư viện tỉnh miền núi thì đây thực sự là một cố gắng rất lớn của lãnh đạo cùng tập thể viên chức

Từ những năm 1968 cho đến 1987 các hệ thống thư viện cấp huyện lần lượt được thành lập, 9/9 thư viện cấp huyện, thị, thành đã đi vào hoạt động tiêu biểu như, Thư viện thị xã Nghĩa Lộ, Thư viện huyện Lục Yên, Thư viện thành phố Yên Bái, Thư viện huyện Mù Cang Trải, Thư viện huyện Trạm Tấu

Từ năm 2003 để tăng cường nguồn lực sách báo cho cơ sở, Thư viện tỉnh Yên Bái đã triển khai Chương trình “Luân chuyển sách về cơ sở” đến 9/9 huyện, thị, thành phố trong tỉnh, góp phần nâng cao mức hưởng thụ sách báo cho người dân ở vùng sâu, vùng xa, vùng đặc biệt khó khăn theo tinh thần Nghị quyết Trung ương 5 (khóa VIII) Đặc biệt từ tháng 12/2008 Dự án “Xe thư viện lưu động” của Thư viện tỉnh Yên Bái - Chương trình hợp tác giữa tỉnh Yên Bái với tỉnh Val-de-Marne (Cộng hòa Pháp) được triển khai và đi vào hoạt động đã đem lại hiệu quả thiết thực, làm thay đổi phương thức phục vụ bạn đọc của Thư viện tỉnh, thu hút số lượng bạn đọc sử dụng sách báo của Thư viện ngày càng nhiều hơn, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc

Trải qua 54 năm xây dựng và phát triển, Thư viện tỉnh Yên Bái luôn là đơn vị được Tỉnh và các ban ngành đánh giá cao về hoạt động của tổ chức

Đảng, Công đoàn, Thanh niên, Dưới sự chỉ đạo của Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, trực tiếp là sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Sở Văn hóa, Thể thao và Du Lịch tỉnh Yên Bái Thư viện tỉnh Yên Bái luôn nỗ lực phấn đấu vươn lên tự khẳng vị trí và vai trò của mình, và đã vinh dự được nhận những phần thưởng cao quý Đồng thời, nhiều năm thư viện liên tục nhận được Bằng khen của Bộ VHTTDL và UBND tỉnh Yên Bái về thành tích: Xây dựng

và tổ chức hoạt động hệ thống thư viện công cộng, công tác phục vụ bạn đọc, công tác phục vụ thiếu nhi, tổ chức các hoạt động VHTT tại cơ sở…

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ

* Chức năng

Thư viện tỉnh Yên Bái có chức năng, giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc, thu thập, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân, góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học, công nghệ, kinh

tế, văn hóa, phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Thư viện tỉnh Yên Bái đã nỗ lực hết mình và phải luôn xác định những nhiệm vụ cụ thể để thực hiện đầy đủ chức năng của một thư viện công cộng

* Nhiệm vụ

- Đáp ứng đầy đủ yêu cầu và tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc sử dụng

vốn tài liệu của thư viện, thu thập bổ sung và xử lý nghiệp vụ vốn tài liệu

- Xây dựng và phát triển vốn tài liệu phù hợp với đặc điểm tự nhiên, kinh

tế, văn hóa của địa phương và đối tượng phục vụ của thư viện tỉnh Yên Bái

- Nghiên cứu ứng dụng những thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến vào công tác thư viện, xây dựng cơ sở dữ liệu, từng bước hiện đại hóa, xây dựng thư viện điện tử thực hiện việc hợp tác trao đổi tài liệu giũa các thư

viện trong và ngoài nước

- Tổ chức thông tin, tuyên truyền giới thiệu vốn tài liệu của thư viện tới đông đảo bạn đọc, tham gia xây dựng thói quen đọc sách tới tất cả tầng lớp

có trình độ, nhiệt tình và có trách nhiệm tinh thần cao trong công việc, không ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức chuyên môn, thường xuyên được đào tạo bồi dưỡng để nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học, các kĩ năng giao tiếp với bạn đọc, đổi mới công tác phục vụ

Hình 1: Sơ đồ tổ chức của Thư viện tỉnh Yên Bái

- Ban Giám đốc có nhiệm vụ:

Điều hành và quản lý mọi hoạt động của cơ quan theo quy định về phân cấp quản lý của Nhà nước, của UBND tỉnh Yên Bái, của Sở Văn hoá, Thể

thao và Du lịch, của Vụ Thư viện Ban Giám đốc thư viện tỉnh gồm có 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc

- Phòng Hành chính - Tổng hợp

+ Xây dựng kế hoạch tài chính - kế toán; thực hiện các công việc về kế toán, tổ chức, kế hoạch, thi đua, kho, quỹ, văn thư lưu trữ, hành chính quản trị ; thực thi các hoạt động đối nội, đối ngoại của đơn vị

- Phòng Nghiệp vụ

+ Bổ sung, xây dựng vốn tài liệu thư viện Thực hiện các chu trình xử

lý kỹ thuật vốn tài liệu nhập vào thư viện theo đúng yêu cầu về tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện, tổ chức thành các kho tư liệu phục vụ các đối tượng bạn đọc của tỉnh; xây dựng các CSDL: sách, thiếu nhi ; in các loại phích mục lục của thư viện tỉnh

- Phòng Phục vụ bạn đọc

+ Quản lý, bảo vệ và khai thác vốn tài liệu có trong thư viện, đáp ứng nhu cầu về sử dụng vốn tài liệu của các đối tượng bạn đọc đến sử dụng thư viện thông qua hệ thống các phòng phục vụ như: phòng đọc tổng hợp, phòng báo tạp chí, phòng mượn, phòng thiếu nhi…

- Phòng Tin học

+ Nghiên cứu và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện, xây dựng cổng thông tin điện tử cho thư viện Quản trị hệ thống mạng và các cơ sở dữ liệu của thư viện tỉnh

- Phòng Địa chí:

+ Sưu tầm, xử lý, bảo quản, khai thác và tổ chức phục vụ vốn tài liệu địa chí của thư viện tỉnh, xây dựng CSDL địa chí, tổ chức và quản trị hệ thống tra cứu tài liệu địa chí khoa học, thuận tiện phục vụ bạn đọc

- Phòng Xây dựng phong trào - Phục vụ lưu động:

+ Quản lý, xử lý kỹ thuật, bảo quản kho sách lưu động của thư viện tỉnh Thực hiện luân chuyển sách đến các thư viện cấp huyện, chịu trách

nhiệm vận hành xe, quản lý, bảo vệ, bảo quản các trang thiết bị, máy móc và tài sản được trang bị trên xe.

1.2.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị

* Về trụ sở

Những năm đầu mới thành lập, Thư viện tỉnh Yên Bái có trụ sở làm việc tại đường bờ sông (nay là đường Thanh Niên, phường Hồng Hà, TP Yên Bái, tỉnh Yên Bái) Đây là khu nhà được xây dựng cho Thư viện tỉnh Yên Bái

từ năm 1964

Sau khi hợp nhất thành Thư viện tỉnh Hoàng Liên Sơn, trụ sở làm việc được chuyển vào km5 (thuộc trung tâm tỉnh lị), bố trí nơi làm việc cho cán bộ

và phục vụ bạn đọc tại 03 địa điểm:

- Trung tâm Phát hành sách và Sở Văn hóa - Thông tin cũ (nay là khu vực Trung tâm Hội nghị tỉnh)

- Một phòng phục vụ bạn đọc tại Khách sạn Hào Gia

- Bộ phận phục vụ thiếu nhi tại Trung tâm giáo dục cũ (nay là Đảng ủy khối cơ quan dân chính Đảng tỉnh)

Tháng 11/1995, được sự quan tâm của Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Sở VHTT, Thư viện tỉnh Yên Bái được khởi công xây dựng Tháng 11/1996, Công trình hoàn thành và đưa vào sử dụng với tổng diện tích 1.830m2, nhà mái bằng 3 tầng Tổng mức đầu tư xây dựng: 3.558.000.000 đồng

Năm 2010 - 2012, Thư viện tỉnh Yên Bái tiếp tục được thực hiện Dự án cải tạo, sửa chữa, nâng cấp trụ sở, với tổng diện tích là 1.830m2, nhà mái bằng

3 tầng rộng rãi thoáng mát, cán bộ lãnh đạo thư viện đã sắp xếp các vị trí phòng ban rất hợp lí để thuận tiện cho công tác phục bạn đọc Với vị trí tầng 1 gồm 2 phòng là phòng trưng bày triển lãm, nằm ở ngay chính giữa tiền sảnh

và phòng mượn, vị trí tầng 2 là phòng đọc tổng hợp với 100 chỗ ngồi rộng rãi thoáng mát bàn ghế đầy đủ, vị trí tầng 3 là gồm 4 phòng, phòng báo, tạp chí, phòng thiếu nhi, phòng địa chí, phòng đa phương tiện

* Hạ tầng CNTT

Hệ thống trang thiết bị của Thư viện tỉnh Yên Bái được đầu tư qua các

dự án nâng cao năng lực phục vụ cộng đồng như: “Xe thư viện lưu động”,

“Phòng đa phương tiện”, “Phục chế, bảo quản, số hóa tài liệu cổ” (giai đoạn

2007 - 2010, 2010 - 2013), “Đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cho Thư viện tỉnh Yên Bái” bao gồm:

- 02 máy chủ cấu hình mạnh kết nối đường truyền cáp quang tốc độ cao phục vụ truy cập thông tin trên mạng Internet, chia sẻ mạng LAN, được cài đặt các phần mềm thực hiện các chức năng: Quản trị thư viện, thư viện điện

tử KHCN, các cơ sở dữ liệu thư viện tỉnh, lưu trữ thông tin, quản trị website, quản lý thư điện tử, quản lý truy cập Internet

- 36 chiếc máy trạm hiện đại, được cài đặt các phần mềm ứng dụng thư viện và văn phòng, được nối mạng Internet, mạng LAN Trong đó có: 15 máy phục vụ bạn đọc tại phòng Đa phương tiện, số lượng máy còn lại đều được phục

vụ cho các phòng trong thư viện xử lý tài liệu và các mục đích quản lý khác

- Ngoài hệ thống máy tính, Thư viện tỉnh Yên Bái còn trang bị 02 máy Scanne để số hóa tài liệu, 02 bộ máy chiếu Projector, máy photocopy, 02 bộ ti

vi và đầu đọc đa năng, máy in và một số thiết bị ngoại vi khác để phục vụ công tác chuyên môn và khai thác thông tin của bạn đọc

1.2.5 Nguồn lực thông tin

* Vốn tài liệu: Đến hết năm 2013 vốn tài liệu của Thư viện tỉnh Yên Bái như

* Tài liệu điện tử, số hóa

+ Tài liệu số hóa : Thư viện tỉnh Yên Bái hiện đang bảo tồn và lưu giữ vốn tài

liệu cổ gồm hơn 400 tài liệu bằng chữ Hán Nôm và chữ Thái cổ Đây là những tài liệu có giá trị, hầu hết là độc bản (chỉ có một bản duy nhất), được viết tay trên giấy dó Hiện nay Thư viện tỉnh Yên Bái đang tiến hành số hóa cho các văn tự này nhằm hạn chế sử dụng bản gốc để bảo quản lâu dài Thông qua Website: thuvientinhyenbai.gov.vn bạn đọc có thể tìm hiểu, nghiên cứu về giá trị văn hóa cổ xưa của địa danh Yên Bái Đây là bộ sưu tập số đầu tiên áp dụng cho vốn tài liệu cổ hiện đang lưu giữ tại Thư viện tỉnh Yên Bái Tổng số tài liệu đã được số hóa: 28 tài liệu cổ, ứng với 2.043 trang tài liệu số hóa

+ CSDL trực tuyến ProQuest: http://www.il.proquest.com/pqdweb

ProQuest là một cơ sở dữ liệu điện tử

do nhà xuất bản ProQuest xây dựng với gần 30.000 luận văn toàn văn, hơn 44.000 hồ sơ doanh nghiệp (Hoover’s Company Records), hơn 3.000 báo cáo công nghiệp (Snapshots Series), hơn 11.250 tạp chí (8.400 tạp chí toàn văn,

479 báo toàn văn) và một số tài liệu không phải là xuất bản phẩm định kỳ như báo cáo của OxResearch và EIU về 252 quốc gia và khu vực; hơn 60 nguồn học liệu tham khảo gồm Brookings Paper, OEF, Career Guide, Occupational Outlook Handbook với chủ đề chính gồm 160 chuyên ngành, lĩnh vực khác nhau

Áp dụng vào thực tế sử dụng, Thư viện tỉnh Yên Bái mong muốn đưa bạn đọc đến với thế giới thông tin của khoa học công nghệ kĩ thuật số, việc tra cứu, tìm kiếm thông tin trở nên hiệu quả, nhanh chóng và chính xác của Bạn đọc truy cập cơ sở dữ liệu ProQuest tại phòng đa phương tiện của Thư viện tỉnh Yên Bái

+ CSDL tạp chí toàn văn “KH&CN Việt Nam”: http://www.vista.gov.vn

Mạng Thông tin Khoa học và Công nghệ Việt Nam, tên viết tắt VISTA,

do Cục Thông tin khoa học và công nghệ Quốc gia - Bộ Khoa học và Công nghệ thiết kế, xây dựng, quản lý và phát triển Thư viện tỉnh Yên Bái đã mua bản quyền một đường Link của Website này để khai thác thông tin trên 301 loại tạp chí và kỷ yếu khoa học trong nước nhằm phục đông đảo bạn đọc trong tỉnh muốn tìm hiểu và tra cứu thông tin

+ Bộ sưu tập băng, đĩa CD-ROM, DVD

CSDL băng, đĩa CD, VCD, CD-ROM, được thu nhận vào Thư viện tỉnh Yên Bái qua nguồn: Bổ sung, tài trợ, tặng biếu với hơn 1.000 tên tài liệu gồm nhiều lĩnh vực: Âm nhạc, Tin học, Ngôn ngữ, Địa lý, Lịch sử, Giáo dục Bạn đọc có thể khai thác sử dụng tại phòng đa phương tiện của Thư viện tỉnh Yên Bái

1.2.6 Người dùng tin và nhu cầu tin

Nhu cầu tin là những đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và sử dụng thông tin nhằm duy trì hoạt động sống của con người Nghiên cứu nhu cầu tin của người dùng tin là nghiên cứu những đòi hỏi khách quan về thông tin và tài liệu của họ, trên cơ sở đã tìm ra những biện pháp cụ thể để đáp ứng một cách nhanh chóng, chính xác, cụ thể kịp thời thông tin đến từng đối tượng

Người dùng tin là một con người cụ thể trong xã hội, có nhu cầu tin và

sử dụng thông tin để thỏa mãn nhu cầu của mình thông qua việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ Người dùng tin là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông tin, đó là đối tượng phục vụ của công tác thông tin tư liệu Người dùng tin vừa

là khách hàng của các dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là người sản sinh

ra thông tin mới Người dùng tin giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin

Hiện nay Thư viện tỉnh Yên Bái đang đứng trước những thử thách lớn

do đội ngũ người dùng tin phát triển rất đa dạng, người dùng tin của Thư viện tỉnh Yên Bái thuộc nhiều đối tượng khác nhau với các nhu cầu tin đa dạng và

có thể chia thành các nhóm cơ bản sau

* Nhóm người dùng tin làm công tác lãnh đạo - quản lý

Nhóm NDT này là những nhà lãnh đạo, quản lý trong các cơ quan Đảng, chính quyền thành phố các cấp, các ngành… họ cần những thông tin mới để ra những quyết định chỉ đạo và điều hành công việc Nhóm NDT này chiếm khoảng 20% số lượng độc giả bạn đọc đến thư viện, nhu cầu tin của nhóm này không ổn định đòi hỏi các cán bộ thư viện phải kịp thời nắm bắt thông tin mới nhằm đáp ứng nhu cầu của nhóm người dùng tin này

* Nhóm người dùng tin làm công tác giảng dạy

Đây là nhóm NDT làm công tác giảng dậy tại các trường Cao đẳng, Trung cấp, trung học phổ thông…trên địa bàn tỉnh Yên Bái Họ là nhóm người có trình độ, hiểu biết ngoại ngữ và nhóm tài liệu mà họ quan tâm chủ yếu là tài liệu chuyên ngành, giáo trình, giáo khoa và đặc biệt là những thông tin mới mang tính khoa học và giáo dục cao

* Nhóm người dùng tin là học sinh - sinh viên

Đây là nhóm độc giả nhận được nhiều sự quan tâm của thư viện, chiếm

số lượng đông đảo trong thành phần bạn đọc đến thư viện, nhóm NDT này tới thư viện với nhiều mục đích và nhu cầu khác nhau nhưng chủ yếu là họ cần những thông tin phục vụ cho việc học tập nâng cao kiến thức, ngoài ra họ cũng có nhu cầu nâng cao sự hiểu biết và nhu cầu giải trí

* Nhóm người dùng tin khác

Họ bao gồm các nghệ sĩ, các em thiếu nhi, viên chức nhà nước, cán bộ nghỉ hưu, nhân dân lao động, công nhân… Nhu cầu tin của nhóm này không đòi hỏi sự phức tạp và tổng hợp cao, họ tới thư viện với mục đích giải trí, học hỏi, nhóm bạn đọc này luôn ổn định về số lượng và nhu cầu

Qua đây ta thấy được rằng đối tượng NDT tại Thư viện tỉnh Yên Bái rất phong phú và đa dạng, để đáp ứng được nhu cầu tin cho tất cả đối tượng bạn đọc Thư viện tỉnh Yên Bái đang cố gắng hết mình, xây dựng và phát triển vốn tài liệu, cùng với thái độ phục vụ bạn đọc thân thiện cởi mở, tạo ra một môi trường học tập, nghiên cứu, giải trí lành mạnh

1.3 Vai trò của phân loại tài liệu tại Thƣ viện tỉnh Yên Bái

Phân loại tài liệu là khâu xử lí được ứng dụng trong nhiều khâu công tác của hoạt động thư viện thông tin, nhằm mục đích kiểm soát thư mục, tổ chức bộ máy tra cứu theo phân loại, tổ chức kho mở, phục vụ cho việc tìm tin

Đảm nhiệm chức năng lưu trữ, thu thập, nhằm truyền quá những thông tin tri thức khoa học cho đông đảo quần chúng nhân dân trong tỉnh, cũng như

hỗ trợ khai thác hiệu quả những nguồn thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, nghiên cứu khoa học của đội ngũ cán bộ, trong và ngoài tỉnh, đòi hỏi thư viện phải tăng cường đổi mới và đẩy mạnh các hoạt động chuyên môn nghiệp

vụ, trong đó phải kể đến là công tác phân loại tài liệu Công tác phân loại tài liệu đóng một vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của thư viện

Phân loại tài liệu giúp cho thư viện có thể tổ chức các phương tiện tra cứu theo phân loại bao gồm mục lục phân loại và các CSDL, với việc áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện đặc biệt là việc xây dựng CSDL thì kí hiệu phân loại là một trong những trường cơ bản trong cấu trúc của các CSDL, để tìm tin theo file đảo và kí hiệu phân loại là một trong những dấu hiệu quan trọng để có thể tìm thông tin và tài liệu trong các CSDL Với việc

sử dụng phần mềm MyLib trong việc quản trị nguồn lực thông tin của thư viện, người dùng tin có thể tìm kiếm tài liệu theo hệ thống các từ khóa, theo

kí hiệu phân loại…và bên cạnh đó Thư viện tỉnh Yên Bái vẫn sử dụng hệ thống mục lục truyền thống

Ngoài việc tổ chức mục lục và các phương tiện tra cứu theo môn ngành tri thức phân loại tài liệu còn được ứng dụng trong việc sắp xếp kho tài liệu, sắp xếp kho theo phân loại là sắp xếp tài liệu trên giá theo các ngành khoa học

của bảng phân loại cụ thể mà Thư viện tỉnh Yên Bái sử dụng Hiện nay Thư viện tỉnh Yên Bái đang tiến hành mở rộng tổ chức phương thức đọc tự chọn đối với các phòng phục vụ tại thư viện, các phòng được tổ chức theo hình thức tự chọn bao gồm: Phòng mượn, phòng thiếu nhi, phòng báo tạp chí Với việc tổ chức kho theo phân loại Thư viện tỉnh Yên Bái sẽ giúp cho bạn đọc nhanh chóng nhận biết được vị trí của tài liệu thông qua việc tập hợp tất cả các tài liệu có cùng một nội dung vào một vị trí xác định trên giá

Phân loại tài liệu còn được ứng dụng để tổ chức, tạo lập và sắp xếp các

đề mục trong bản thư mục, biên soạn thư mục, đặc biệt là thư mục thông báo sách mới, mỗi khi thư viện bổ sung một lượng lớn tài liệu hoặc vào những dịp đặc biệt, Thư viện tỉnh Yên Bái tổ chức biên soạn các thư mục thông báo sách mới, thư mục chuyên đề để giới thiệu tới bạn đọc các tài liệu mà họ cần Các sản phẩm đó được biên soạn trên cơ sở sử dụng các kết quả của quá trình phân loại tà liệu, và tóm tắt tài liệu, đây là một trong những vai trò quan trọng của công tác phân loại tài liệu đối với Thư viện tỉnh Yên Bái nói riêng và trong hoạt động thông tin thư viện nói chung

Thông qua những kết quả của quá trình phân loại tài liệu, ta cũng thấy một vai trò quan trọng nữa của công tác phân loại tài liệu đó là giúp cho bạn đọc định hướng được sự lựa chọn thông tin của mình, thông qua những bản tóm tắt được trình bày trong biểu ghi của kết quả tìm tin trên phần mềm MyLib hoặc trên các bản thư mục thông báo sách mới sẽ là cơ sở để bạn đọc

có thể lựa chọn được cho mình các tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình

Nhận thấy vai trò quan trọng của công tác phân loại tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện, Thư viện tỉnh Yên Bái luôn chú trọng vào công tác phân loại tài liệu, đặc biệt có sự quan tâm sát sao của ban lãnh đạo, cùng toàn

bộ đội ngũ cán bộ làm công tác phân loại tại thư viện Thư viện tỉnh Yên Bái luôn đẩy mạnh công tác phân loại, sử dụng khung phân loại DDC 14 cho công tác phân loại, áp dụng các phương pháp xử lý khoa học và tiên tiến nhất vào trong từng phương thức thực hiện, của công tác phân loại tài liệu

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU

TẠI THƯ VIỆN TỈNH YÊN BÁI

2.1 Lựa chọn khung phân loại

Khung phân loại 19 lớp được dùng cho công tác phân loại tài liệu của Thư viện tỉnh Yên Bái ngay từ khi mới thành lập Khung phân loại này được Thư viện Quốc gia biên soạn năm 1961 dựa trên cơ sở của bảng phân loại thập tiến cải biên 17 lớp của Liên - Xô, trong một thời gian dài sử dụng cán

bộ thư viện nhận thấy bảng phân loại bộc lộ nhiều khuyết điểm, chưa thể đáp ứng được nhu cầu của công tác phân loại, còn tồn tại một số thiếu sót như:

Trong các lớp cơ bản của khung phân loại này các ký hiệu xen lẫn cả chữ cái và chữ chữ số Ảrập trong chữ số lại dùng một số và hai số, các lớp mới được bổ sung và tách ra làm lớp cơ bản như 3K, 5A, 61, 63, 7A, 91, K, D các bậc chia tiếp theo sử dụng kí hiệu hỗn hợp chữ và số ở nhiều mục Sự sắp xếp các ngành chưa hợp lý dẫn đến tình trạng khó nhớ

Việc định kí hiệu phân loại như trên đã làm cho người công tác phân loại không thể hình dung một cách logic dẫn tới việc phân loại trở nên khó khăn hơn Với sự phát triển của xã hội nhu cầu thông tin càng ngày càng phải

đa dạng phong phú cho nên vốn tà liệu cũng cần phải được bổ sung nhiều, đa dạng về thể loại phong phú về nội dung và hình thức Và điều này thì khung phân loại 19 lớp chưa thể đáp ứng được

Sau nhiều năm sử dụng bảng phân loại 19 lớp đã trở nên lạc hậu, thiếu nhiều các khái niệm mới xuất hiện, thậm chí cả những khái niệm hết sức thông dụng như: chính sách đối nội, phân công lao động quốc tế… Bảng trợ

kí hiệu cũng có nhiều chỗ thiếu cập nhật, chính vì chưa kịp thời cập nhật các thuật ngữ mới cho nên công tác phân loại tài liệu đối với các chủ đề này gặp

rất nhiều khó khăn và kí hiệu phân loại định cho tài liệu chưa được hoàn toàn sát hợp với nội dung của tài liệu đề cập tới

Ngoài những hạn chế trên, bảng phân loại còn tồn tại một số hạn chế đáng kể nữa chính là thiếu đi phần hướng dẫn sử dụng, thông thường thì chúng ta vẫn thấy mỗi bảng phân loại thì đều có phần hướng sử dụng, sự hướng dẫn này không chỉ giúp các cán bộ thư viện mà còn cho cả những người mới vào nghề nhưng đáng tiếc là bảng phân loại 19 lớp lại không có, chính vì thế trong quá trình phân loại không thể tránh khỏi những sai sót nhầm lẫn, đây cũng chính là một nguyên nhân dẫn tới sự phân loại không chính xác khi phân loại tài liệu

Từ việc xem xét cơ cấu của bảng phân loại 19 lớp, cũng như nhận thấy

rõ những nhược điểm của bảng phân loại, cùng với số lượng vốn tài liệu tăng nhanh của Thư viện tỉnh Yên Bái đã cho ta thấy một cái nhìn tổng thể về chất lượng đáp ứng của bảng phân loại, trong công tác phân loại tại Thư viện tỉnh Yên Bái Vì hạn chế này mà Thư viện tỉnh Yên Bái đã có nhu cầu muốn chuyển đổi sang dùng bảng phân loại khác hiện đại hơn có thể đáp ứng được cao hơn về công tác xử lý tài liệu cũng như nhu cầu tra cứu tin của bạn đọc

Cùng với sự phát triển của các Thư viện Việt Nam cũng như thực hiện công văn số 1598/BVHTT-TV của Bộ Văn hóa - Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể Thao và Du lịch) ban hành ngày 7/5/2007 về việc sử dụng các chuẩn nghiệp vụ DDC, MARC21 và AACR2 trong công tác xử lý kỹ thuật tài liệu ở tất cả các Thư viện trong cả nước với mục tiêu chuẩn hóa - thống nhất - hội nhập của ngành Thư viện Việt Nam với thế giới Sau nhiều lần họp công tác chuyên môn, Ban Chủ nhiệm Thư viện tỉnh Yên Bái cùng đội ngũ cán bộ thư viện đã đi đến thống nhất chuyển sang dùng khung phân loại khác, dựa theo tình hình thực tế của thư viện mình đã quyết định chuyển sang dùng khung phân loại DDC việt hóa 14 bắt đầu từ đầu từ tháng 11 năm 2008

Khung phân loại thập phân DDC là công cụ tổ chức tri thức tổng hợp được liên tục chỉnh lý để theo kịp với đà phát triển tri thức Khung phân loại

ra đời năm 1876 từ năm 1932 DDC được táí bản nhiều lần và có nhiều, sửa đổi bổ sung Như ta đã thấy bảng phân loại với các đề mục được sắp xếp theo nguyên tắc thập tiến, phản ánh mối quan hệ logic giữa các đề mục, diện sử dụng rộng rãi, hiện nay có trên 135 quốc gia trên thế giới sử dụng, được cập nhật và sửa đổ thường xuyên Các ký hiệu đồng nhất là chữ số Ảrập thuận tiện cho việc sử dụng, tự động hóa, nhập tin, tìm tin

Khung phân loại DDC có tính ưu việt hơn khung phân loại 19, đáp ứng được nhu cầu cao hơn trong công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái, việc quyết định chuyển đổi sang dùng khung phân loại này có thể nói là một bước ngoặt quan trọng, đánh dấu sự phát triển trong công tác phân loại tài liệu của Thư viện tỉnh Yên Bái

2.2 Thực trạng công tác phân loại tài liệu theo khung phân loại DDC ấn bản rút gọn 14 tại thƣ viện tỉnh Yên Bái

2.2.1 Công tác chuẩn bị và kế hoạch triển khai

Sau khi có văn bản chỉ đạo của Bộ Văn hóa - Thông tin và của Thư viện Quốc gia Việt Nam cùng với những thống nhất về quá trình chuyển đổi, ban chủ nhiệm Thư viện tỉnh Yên Bái cùng đội ngũ cán bộ đã bắt tay vào công tác chuẩn bị và lên kế hoạch triển khai thực hiện quyết định trên

* Về công tác chuẩn bị

Thư viện tỉnh Yên Bái đã cử cán bộ ở phòng nghiệp vụ tham gia vào lớp tập huấn tại Thư viện Quốc gia Việt Nam do chuyên gia Mỹ giảng dạy và lớp tập huấn của Thư viện Quốc gia cho các tỉnh phía Bắc

Ban chủ nhiệm thư viện làm công tác tư tưởng cho đội ngũ cán bộ thấy

rõ việc cần phải đổi mới, xây dựng kế hoạch triển khai hợp lý, tránh làm xáo trộn trong hoạt động chung của thư viện

Một số cán bộ thì tự tìm hiểu nghiên cứu và học hỏi trao đổi kinh nghiệm cùng nhau Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn cho từng cán bộ biên mục, thống nhất một số quy định chuyển đổi phân loại đồng thời với tổ chức kho theo mô hình kho mở và quy định các yếu tố cho kí hiệu xếp giá

Thư viện tổ chức tham quan, học hỏi kinh nghiệm của một số thư viện bạn lân cận và đặc biệt là Thư viện Quốc gia Việt Nam

* Kế hoạch triển khai

Sau khi công tác chuận bị gần hoàn tất, thì việc lên kế hoạch triển khai được đề ra Ban lãnh đạo cùng đội ngũ cán bộ thư viện bắt tay ngay vào những kế hoạch đã vạch ra

Trước tiên Thư viện tỉnh Yên Bái bắt đầu tiến hành hồi cố cơ sở dữ liệu

và tài liệu, chuyển đổi hồi cố dữ liệu sơ lược đối với sách, báo, tạp chí, bài trích bằng phần mềm Thư viện MyLib cùng với khung phân loại DDC Trong thời gian hồi cố dữ liệu, vẫn đảm bảo duy trì quá trình phục vụ tài liệu cho bạn đọc, tiến hành hồi cố đến đâu thì sẽ in, dán nhãn rồi xếp vào kho mở, xây dựng quy trình định kí hiệu kho mở sắp xếp kho cho các đề mục cần chuyển đổi

Tiếp đó thư viện làm công tác hướng dẫn tuyên truyền cho bạn đọc cách tìm kiếm, nhận biết các thông tin về kho mở, như kí hiệu xếp giá kí hiệu kho… hướng dẫn cho bạn đọc tìm tài liệu trực tiếp trên giá và trên máy tính thông qua phần mềm MyLib

Ngoài ra thư viện còn tổ chức tập huấn cho cán bộ thư viện các phòng phục vụ bạn đọc về tổ chức kho mở theo DDC Đầu tiên việc phân loại được thực hiện theo nhóm với mục đích là để cùng nhau trao đổi học hỏi kinh nghiệm và để đảm bảo tính thống nhất trong quá trình phân loại

Sau khi tiến hành một thời gian đến khoảng tháng 3/2009 thì công việc phân loại do cán bộ phòng nghiệp vụ tự đảm nhiệm

2.2.2 Tổ chức và phân công công việc

* Tổ chức công việc

Tổ chức công việc thực chất là việc sắp xếp, bố trí phân công, công việc cho cán bộ phân loại tài liệu với những công việc đã đề ra, nhằm mục đích hoàn thành tốt nhất công việc được giao, tổ chức công tác phân loại tài liệu bao gồm hai yếu tố cơ bản là không gian làm việc và phân công công việc

cụ thể cho từng cán bộ phân loại Thông thường như trước đây công việc phân loại tài liệu vẫn được 4 cán bô đảm nhiệm Hiện tại, với số lượng 4 cán bộ không thể đảm đương hết các công việc hiện tại vì Còn một số lượng lớn tài liệu đang hồi cố để chuyển sang dùng khung phân loại DDC Vì vậy, cần phải

có sự trợ giúp của các cán bộ phòng khác Nhận thấy công việc luân chuyển cán bộ cho công tác phân loại lúc này là cần thiết, ban lãnh đạo đã quyết định

cử thêm một cán bộ ở phòng phục vụ bạn đọc sang phòng phân loại để giúp

đỡ và giải quyết một số lượng lớn tà liệu đang cần xử lý, cũng như hồi cố số lượng lớn tài liệu trong kho

* Phân công công việc

Sau khi công tác chuẩn bị đươc hoàn tất, cũng như kế hoạch triển khai được đưa ra ban lãnh đạo đã tổ chức một buổi họp chuyên môn cùng với đội ngũ cán bộ thư viện, để có sự thống nhất trong công tác phân công công việc, mỗi cán bộ đều được phân công những công việc phù hợp với bản thân mình, cũng như để cho bản thân mỗi người nhận thấy được trách nhiệm của mình trong công việc

Sau khi đã có sự luân chuyển cán bộ, ban lãnh đạo đã đi đến quyết định phân chia phòng nghiệp vụ thành 2 nhóm, nhóm thứ nhất gồm 2 người đảm nhận công việc phân loại chuyển đổi kho 19 lớp sang DDC, vì thực tế hiện nay đội ngũ cán bộ thư viện còn thiếu, cho nên sự phân chia công việc chỉ mang tính tương đối, trong quá trình làm việc cần có sự trợ giúp lẫn nhau giữa

các cán bộ làm công tác phân loại, nhóm thứ 2 gồm 3 cán bộ còn lại, 3 cán đảm nhận công việc phân loại tài liệu mới được bổ sung trong thư viện, 2 nhóm chủ yếu làm các công việc như:

- Khai sơ lược tài liệu khổ mẫu MARC21

- Biên mục sơ lược

- Biên mục chi tiết

- Hồi cố dữ liệu về phân loại, nhập mẫu biểu ghi

- Tổ chức phân loại tài liệu về các kho

- Nhập máy, in nhãn tài liệu và dán nhãn tài liệu theo số phân loại, chuyển đổi kho 19 sang DDC

Sau khi công việc được phân công cụ thể rõ ràng cho từng nhóm, từng

cá nhân sẽ đảm nhận những công việc riêng, phù hợp với năng lực của bản thân, trong quá trình làm việc rất cần sự góp ý, thảo luận với nhau về một số vấn đề khúc mắc để tất cả mọi người có thể thống nhất được quan điểm chung trong quá trình làm việc Ban lãnh đạo đã phân công một tổ trưởng phụ trách

và quản lý bao quát toàn bộ công việc và chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo của thư viện về công tác phân loại của phòng mình

2.2.3 Quá trình áp dụng

Như chúng ta đã biết về cơ bản quy trình phân loại tài liệu được thực hiện trên 3 bước, tuy nhiên trong thực tiễn của quá trình phân loại tại Thư viện tỉnh Yên Bái thì quy trình đó có thể được cán bộ phân loại cải biến cho phù hợp với tình hình thực tế, quy trình phân loại cơ bản được thực hiện như sau:

- Tìm hiểu và phân tích chủ đề xác định nội dung của tài liệu: đối tượng nghiên cứu, phương diện nghiên cứu

- Sau đó thông qua những thông tin cơ bản về tài liệu, xác định vị trí môn loại trong bảng phân loại, rồi ghi kí hiệu phân loại cho tài liệu, phiếu mô

tả hay biểu mẫu nhập tin