Ứng dụng phần mềm libol tại thư viện trường cao đẳng công nghiệp phúc yên

Việc ứng dụng công nghệ thông tin CNTT vào lĩnh vực hoạt động thư viện đã làm thay đổi căn bản mối quan hệ giữa cán bộ thư viện với bạn đọc, đồng thời làm thay đổi phương thức thu thập,

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-

HOÀNG THỊ SÁU

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM LIBOL

TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG

CÔNG NGHIỆP PHÚC YÊN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Thư viện – Thông tin

Người hướng dẫn khoa học ThS TẠ THỊ MỸ HẠNH

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên tôi xin được bày tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất

tới cô giáo TẠ THỊ MỸ HẠNH, người đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi

trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành khóa luận này

Tôi cũng xin được tỏ lòng cảm ơn tới các thầy cô giáo, giảng viên trong

và ngoài tổ bộ môn Khoa học thư viện Khoa công nghệ thông tin của Trường Đại học sư phạm Hà Nội 2 đã tận tình giảng dạy, trang bị cho tôi những kiến thức cần thiết trong suốt quá trình học tập tại trường

Cảm ơn các cô, chú và anh chị đang công tác tại Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên đã tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập, nghiên cứu, khảo sát phục vụ đề tài của mình

Cuối cùng, xin được dành lời cảm ơn tới gia đình, những người thân, bạn bè đã giúp đỡ hết sức nhiệt tình, đã luôn quan tâm và động viên tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu đề tài khóa luận này

Trong một thời gian ngắn và trình độ bản thân có hạn nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được ý kiến chỉ bảo, đóng góp của thầy cô và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn và bản thân có thêm nhiều tri thức cần thiết để áp dụng một cách có hiệu quả trong công tác sau này

Hà Nội, ngày 29 tháng 05 năm 2014

Sinh viên

HOÀNG THỊ SÁU

LỜI CAM ĐOAN

Tên tôi là: Hoàng Thị Sáu

Sinh viên lớp: K36 – Thư viện – thông tin, Trường Đại học Sư phạm

Hà Nội 2

Tôi xin cam đoan:

1 Đề tài: “Ứng dụng phần mềm Libol tại thư viện trường Cao đẳng

công nghiệp Phúc Yên” là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, dưới sự

hướng dẫn của cô giáo Tạ Thị Mỹ Hạnh

2 Khóa luận chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình khoa học nào khác

Nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày 29 tháng 05 năm 2014

Người cam đoan

Hoàng Thị Sáu

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT TRONG KHÓA LUẬN

CNTT Công nghệ thông tin

CSDL Cơ sở dữ liệu

NCT Nhu cầu tin

NDT Người dùng tin

TT – TV Thông tin – thư viện

Libol Hệ quản trị thư viện tích hợp (Library OnLine)

MARC21 Khổ mẫu biên mục đọc máy (Machine Readable

Cataloguing) OPAC Tra cứu công cộng trực tuyến (Online Public Access

Catalog)

ISBD International Standard Bibilographic Description (mô tả thư

mục theo tiêu chuẩn quốc tế)

AACR2 Anglo - American Cataloguing Rules (Quy tắc biên mục

Anh - Mỹ)

CÁC HÌNH VẼ

Hình 1: Biên mục sơ lược

Hình 2: Hiển thị biểu ghi biên mục sách theo MARC21 Hình 3: Xem thông tin bạn đọc

Hình 4: Sửa thông tin cá nhân

Hình 5: Thống kê theo nhóm

Hình 6: Phương thức tìm tin đơn giản

Hình 7: Phương thức tìm tin nâng cao

Hình 8: Hiển thị kết quả tìm kiếm

Hình 9: Hiển thị thông tin về bạn đọc

Hình 10: Giao diện ghi trả tài liệu

Hình 11: Thống kê ấn phẩm có tần xuất mượn cao nhất Hình 12: Giao diện sưu tập số

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 8

1 Lý do chọn đề tài 9

2 Tình hình nghiên cứu đề tài 10

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 10

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 11

5 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu 11

6 Ý nghĩa của đề tài 11

7 Kết cấu của khóa luận 11

NỘI DUNG 11

Chương 1 Thư viện trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên với việc ứng dụng phần mềm Libol 13

1.1 Khái quát về Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên 13

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 14

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 15

1.2 Đặc điểm hoạt động thông tin – thư viện của Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên 15

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 15

1.2.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 16

1.2.3 Vốn tài liệu và cơ sở vật chất kỹ thuật 17

1.2.4 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin ở Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên 17

1.3 Phần mềm Libol và việc ứng dụng tại Thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên 20

1.3.1 Giới thiệu phần mềm Libol 20

1.3.2 Quá trình ứng dụng phần mềm 22

1.3.3 Điều kiện ứng dụng phần mềm Libol 23

1.3.4 Vai trò của việc ứng dụng phần mềm Libol tại thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên 25

Chương 2 Thực trạng của việc ứng dụng phần mềm Libol tại thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên 27

2.1 Ứng dụng Libol 6.0 trong công tác biên mục 27

2.1.1 Biên mục sơ lược 27

2.1.2 Biên mục chi tiết 28

2.1.3 Các tính năng cập nhật, sửa chữa biểu ghi 35

2.1.4 Sản phẩm của quá trình biên mục 37

2.1.5 Nhập, xuất dữ liệu 38

2.2 Ứng dụng Libol 6.0 trong quản lý bạn đọc 39

2.2.1 Thông tin bạn đọc 41

2.2.2 In thẻ 41

2.2.3 Thống kê bạn đọc 42

2.3 Ứng dụng Libol 6.0 trong tra cứu thông tin (OPAC) 43

2.3.1 Phương thức tìm tin 45

2.3.2 Các tính năng hỗ trợ 47

2.4 Ứng dụng Libol 6.0 trong lưu thông mượn trả 48

2.4.1 Ghi mượn, ghi trả 51

2.4.2 Thống kê tình hình việc mượn trả tài liệu 53

2.5 Ứng dụng Libol 6.0 trong quản trị hệ thống 54

2.6 Ứng dụng Libol 6.0 trong sưu tập số 56

2.7 Nhận xét 56

2.7.1 Ưu điểm 56

2.7.2 Một số hạn chế và nguyên nhân 58

Chương 3 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm

Libol tại thư viện trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên 60

3.1 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ chuyên môn 60

3.2 Đào tạo người dùng tin 65

3.3 Tăng cường xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin 67

3.4 Hoàn thiện sản phẩm và dịch vụ thông tin 70

3.5 Hoàn thiện phần mềm ứng dụng 71

3.6 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật 72

KẾT LUẬN 73

TÀI LIỆU THAM KHẢO 74

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong xã hội hiện nay tri thức, thông tin đã và đang trở thành nền tảng của tiến trình phát triển chung cho toàn nhân loại; trí tuệ con người trở thành động lực phát triển của nền kinh tế tri trức Có thể nói việc ứng dụng tin học hoá vào thực tiễn có tác động to lớn trong từng hoạt động, từng công việc cũng như đối với sự phát triển của mỗi quốc gia, mỗi cơ quan, tổ chức, thậm chí là đối với mỗi con người

Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào lĩnh vực hoạt động thư viện đã làm thay đổi căn bản mối quan hệ giữa cán bộ thư viện với bạn đọc, đồng thời làm thay đổi phương thức thu thập, xử lý kĩ thuật tài liệu, phương thức phục vụ người đọc, tạo ra các hoạt động dịch vụ thông tin, các sản phẩm thông tin có giá trị cao, đáp ứng được nhu cầu thông tin ngày càng tăng của người dùng tin Việc ứng dụng CNTT vào công tác thư viện còn làm thay đổi

bộ mặt của thư viện truyền thống, từ đó hình thành những loại hình thư viện mới: thư viện điện tử, thư viện đa phương tiện, thư viện số, thư viện ảo

Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên là một trường đào tạo chuyên cho ngành Địa chất đã vươn lên trở thành một trường đào tạo đa bậc học và

đa ngành nghề, phục vụ cho ngành công nghiệp và cho cả nền kinh tế đất nước, góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước

Để bắt kịp xu thế của sự hội nhập và phát triển của thế giới và trong nước, thư viện của Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên đã từng bước hoàn thiện hoạt động của mình để tăng cường chất lượng và khả năng phục vụ các đối tượng bạn đọc trong trường Trong suốt quá trình xây dựng và triển khai ứng dụng phần mềm Libol tại đây đã đạt được những kết quả tích cực Bên cạnh đó cũng còn một số hạn chế, bất cập về nhiều mặt ảnh hưởng trực

tiếp đến nội dung hoạt động và những hạn chế này tất yếu dẫn đến hậu quả là chất lượng triển khai xây dựng thư viện và khả năng phục vụ vẫn chưa cao so với yêu cầu ngày càng cao của bạn đọc

Với mong muốn làm sao để phát huy hiệu quả hơn nữa việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của Thư viện, nhằm đáp ứng tối đa những yêu cầu của người dùng tin cũng như để Thư viện bắt kịp với xu thế của

thời đại, tôi đã quyết định chọn đề tài “Ứng dụng phần mềm Libol tại

thư viện Trường Cao đẳng công nghiệp Phúc Yên” để làm đề tài nghiên

cứu khóa luận, chuyên ngành Thông tin – Thư viện tại Trường Đại học sư phạm Hà Nội 2

2 Tình hình nghiên cứu đề tài

Ứng dụng CNTT là vấn đề được nhiều nhà khoa học quan tâm Nhiều hội nghị về tự động hóa, về ứng dụng CNTT trong hoạt động của các thư viện, cả thư viện chuyên ngành, đa ngành lẫn các thư viện công cộng được tổ chức Tại đây những thư viện đã đưa ra những khả năng, điều kiện, xu hướng

và kinh nghiệm tiến hành ứng dụng CNTT tại thư viện của mình cũng như các

xu hướng phát triển ở trong và ngoài nước

Bên cạnh đó có một số luận văn nghiên cứu việc ứng dụng công nghệ thông tin tại các đơn vị cụ thể:

- Đỗ Tiến Vượng (2006), Ứng dụng Công nghệ thông tin tại trung tâm

Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải Thực trạng và giải pháp,

Trường Đại học Văn hoá Hà Nội, Hà Nội

- Tạ Thị Mỹ Hạnh, nâng cao hiệu quả việc về ứng dụng công nghệ

thông tin tại thư viện Trường Đại học sư phạm Hà Nội 2

- Bùi Thị Loan, ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện tỉnh Vĩnh

Phúc

Các luận văn trên đã đề cập đến hiện trạng ứng dụng CNTT trong hoạt động của các thư viện cụ thể, đồng thời đưa ra những giải pháp để phát huy khả năng áp dụng CNTT tại các đơn vị trên Một số các bài viết về công nghệ thông tin được đăng trên các tạp chí khác nhau

Như vậy, có thể thấy là có nhiều đề tài nghiên cứu về CNTT, cũng như các khía cạnh của CNTT Tuy nhiên, chưa có đề tài nào nghiên cứu về việc ứng dụng phần mềm Libol tại thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên Vì đây là một đề tài mới

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích

Khóa luận tập trung nghiên cứu thực trạng để đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Libol tại thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên

3.2 Nhiệm vụ

Để thực hiện mục tiêu trên khóa luận có những nhiệm vụ sau:

- Tìm hiểu về quá trình ứng dụng CNTT, các yếu tố đảm bảo ứng dụng phần mềm Libol tại thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên

- Nghiên cứu thực trạng ứng dụng phần mềm Libol tại thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên

- Đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động tại Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Ứng dụng phần mềm Libol tại thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên

Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn trong phạm vi thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên

5 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

5.1 Cơ sở lý luận

Đề tài vận dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin và Tư tưởng Hồ Chí Minh, các đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước trên các lĩnh vực Chính trị, Văn hoá, Khoa học - Công nghệ và Thông tin - Thư viện

5.2 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp đối chiếu, so sánh

6 Ý nghĩa của đề tài

- Về mặt lý luận:

Luận văn góp phần hoàn thiện về việc ứng dụng phần mềm Libol tại thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên, góp phần vào việc tự động hóa công tác thư viện

7 Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phần phụ lục, nội dung của khóa luận được chia làm 3 chương:

Chương 1: Thư viện Trường Cao đẳng công nghiệp Phúc Yên với việc ứng dụng phần mềm Libol

Chương 2: Thực trạng của việc ứng dụng phần mềm Libol tại thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên

Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Libol trong thư viện tại Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên

CHƯƠNG 1 THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP PHÚC YÊN

VỚI VIỆC ỨNG DỤNG PHẦN MỀM LIBOL

1.1 Khái quát về Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên được thành lập trên cơ sở Trường Trung cấp Địa chất, được thành lập từ những năm 1960 Từ khi thành lập đến nay, trường đã trải qua nhiều lần đổi tên, tách – nhập Cụ thể như sau:

Ngày 15 tháng 10 năm 1967, tổng cục địa chất tách trường từ Trường Trung cấp kỹ thuật Địa chất ra thành hai trường , đó là Trường Trung cấp Địa chất I và Trường Trung cấp Địa chất II

Năm 1979, Trường Trung cấp Địa chất I được đổi tên thành Trường Trung cấp chuyên nghiệp Địa chất Còn Trường Trung cấp Địa chất II, năm

1970 được sát nhập thêm với Trường Cơ khí Địa chất và Trường Lái xe thành Trường Công nhân kỹ thuật Địa chất

Năm 1978, một số cán bộ, giáo viên, công nhân viên của cả hai trường đều được chuyển vào thị xã Tuy Hòa tỉnh Phú Yên để thành lập Trường Trung cấp chuyên nghiệp Tuy Hòa, nay là Trường Cao đẳng Công nghiệp Tuy Hòa tỉnh Phú Yên

Ngày 12 tháng 11 năm 1994, Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng đã ký Quyết định số 851/BCN sát nhập hai Trường Trung cấp chuyên nghiệp Địa chất và Trường Công nhân kỹ thuật Địa chất thành Trường Trung học kỹ thuật Mỏ - Địa chất Địa điểm chính của trường đóng tại xã Minh Trí, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

Ngày 20 tháng 06 năm 1998, Bộ Công nghiệp ra quyết định số 41/1998/QĐ-BCN đổi tên thành Trường Trung học Công nghiệp III

Ngày 05 tháng 06 năm 2006, Bộ Giáo dục và Đào tạo có quyết định số 2832/QĐ-BGD&ĐT thành lập Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên trên

cơ sở Trường Trung học Công nghiệp III

Trường hiện có trụ sở chính tại đường Chùa Cấm, phường Trưng Nhị, thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc Cơ sở hai tại xã Minh Trí, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội Cơ sở ba đóng tại xã Nam Viêm, thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc

Trải qua hơn 50 năm xây dựng và phát triển, trường đã đào tạo được trên 40.000 cán bộ kỹ thuật, kinh tế hệ Cao đẳng, Trung cấp và Công nhân kỹ thuật Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên đào tạo đa bậc học và lực lượng lao động trên hiện đang lao động, công tác trên khắp mọi miền của Tổ quốc Trong sự nghiệp đổi mới, Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên đã

từ một trường đào tạo chuyên cho ngành Địa chất vươn lên trở thành một Trường Cao đẳng Công nghiệp đào tạo đa bậc học và đa ngành nghề, phục vụ cho ngành công nghiệp và cho cả nền kinh tế đất nước nói chung Quy mô nhà trường ngày càng được mở rộng

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

Đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực kỹ thuật - kinh tế công nghiệp, là cơ sở nghiên cứu, triển khai khoa học - công nghệ phục vụ quản lý, sản xuất - kinh doanh của ngành công nghiệp, có năng lực hội nhập với khu vực và quốc tế

Đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực kỹ thuật – kinh tế công nhiệp trình độ Cao đẳng và các trình độ thấp hơn phục vụ các lĩnh vực Địa chất, kỹ thuật Điện - Điện tử, CNTT, Cơ khí chế tạo, Công nghệ

ô tô, Kinh tế

Tổ chức nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ chuyên ngành, thực hiện gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học và lao động sản xuất Thực hiện các

hoạt động dịch vụ nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, sản xuất thực nghiệm, sản xuất kinh doanh phù hợp với ngành nghề đào tạo

Phát triển các quan hệ hợp tác, liên kết, liên thông về đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực, nghiên cứu triển khai khoa học – công nghệ chuyên ngành với các cơ quan tổ chức, cá nhân trong nước và ngoài nước

1.2 Đặc điểm hoạt động thông tin - thư viện của Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ

 Xây dựng kế hoạch bổ sung thường xuyên sách, báo, giáo trình, tài liệu, tạp chí…(trong và ngoài nước) Tổ chức quản lý chặt chẽ theo nội quy, quy chế của thư viện các tài liệu, sách, giáo trình hiện có

 Từng bước nâng cấp, hiện đại hóa thư viện nhằm tăng cường khả năng lưu trữ, tìm kiếm, xử lý thông tin trong nước và quốc tế Thường xuyên chăm lo công tác bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ viên chức thư viện

 Mua, bán, nhận, nhân bản các loại sách, văn bản điện tử

 Quản lý kho sách, cơ sơ vật chất, các trang thiết bị của thư viện

 Tiếp nhận giáo trình, tài liệu và cấp phát, cho các lớp thuộc các ngành, hệ đào tạo mượn theo quy định

 Quản lý, tổ chức tốt các phòng đọc phục vụ viên chức và học sinh, sinh viên

 Tổ chức hướng dẫn bạn đọc đặc biệt là học sinh, sinh viên mới vào trường sử dụng thư viện Thường xuyên tổ chức công tác giới sách, tài liệu, tạp chí, và các thông tin khoa học kỹ thuật mới

 Đảm bảo tổ chức tốt việc cho bạn đọc mượn sách, báo, tài liệu, giáo trình…phục vụ cho học sinh, sinh viên mượn tài liệu, giáo trình đúng đối tượng, quy định và kịp thời

 Quản lý các đĩa dữ liệu chứa giáo trình bài giảng đã được nghiệm thu

 Phối hợp với phòng Đào tạo và các Khoa tổ chức in ấn bài giảng nội

bộ phục vụ học sinh, sinh viên

 Định kỳ hàng năm ra thông tin thư mục cung cấp cho các đơn vị trong trường nội dung tóm tắt của tài liệu, sách, báo, tạp chí, công trình mới

 Tổ chức phục vụ bạn đọc theo quy định của Nhà nước và theo yêu cầu của Ban Giám hiệu

 Quản lý, tổ chức hoạt động viết bài đăng trên nội san : Quản lý, tổ chức biên tập, chịu trách nhiệm về nội dung và xuất bản nội san hàng quý

1.2.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

Thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên trực thuộc Phòng Khoa học công nghệ - Đối ngoại

Quản lý khoa học

Hợp tác quốc tế

Thư viện

Cơ sở 1 Cơ sở 2 Cơ sở 3

và Tiếng Pháp Những cán bộ không đúng chuyên ngành thư viện cũng đã được cử đi đào tạo qua các lớp ngắn hạn về chuyên ngành Thông tin – Thư viện

1.2.3 Vốn tài liệu và cơ sở vật chất kỹ thuật

Vốn tài liệu: Tổng vốn tài liệu của Thư viện là 7189 đầu sách, tương

đương với 24677 cuốn Trong đó cơ sở 1 gồm 2451 đầu sách tương đương với

8064 cuốn Cơ sở 2 gồm 3631 đầu sách tương đương với 11630 cuốn trong đó

967 cuốn dự kiến thanh lý Cơ sở 3 gồm 1107 đầu sách tương đương với 4983 cuốn Báo và tạp chí của Thư viện gồm có 10 đầu báo và tạp chí Cơ sở 1 gồm

có các loại báo và tạp chí : nhân dân, giáo dục thời đại, tiền phong, pháp luật, sinh viên + cuối tháng, Vĩnh phúc, lao động xã hội, thế giới vi tính Cơ sở 2 gồm có các loại báo và tạp chí : nhân dân, tiền phong, pháp luật, Sinh viên + cuối tháng Cơ sở 3 gồm có các loại báo và tạp chí: tiền phong, Sinh viên + cuối tháng , tạp chí nghiên cứu kinh tế, tự động hóa ngày nay

Cơ sở vật chất kỹ thuật: Tổng diện tích thư viện là 450m2, thư viện của Trường tại cơ sở 1 được xây dựng với tổng diện tích 150m2 .Cơ sở 2 được xây dựng với tổng diện tích 200m2 Cơ sở 3 diện tích thư viện 100m2 Mỗi cơ sở gồm 08 máy tính, 01 máy tính chủ cho cán bộ làm việc, còn lại là máy cho bạn đọc truy cập Mỗi cơ sở có 03 bàn làm việc, có 01 tủ đựng tài tài liệu, có

15 bộ bàn ghế cho bạn đọc Thư viện gồm có 02 máy scanner, 02 máy in, 02 thiết bị đọc mã vạch, 50 giá sách

1.2.4 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin ở Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên

Đặc điểm người dùng tin

Người dùng tin (NDT) là người sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin của thư viện Chính vì vậy, việc nghiên cứu đặc điểm nhu cầu tin (NCT) của NDT là công việc không thể thiếu trong bất kì cơ quan thông tin – thư

viện (TT-TV) nào NDT và NCT là định hướng cho toàn bộ hoạt động thông tin của cơ quan TT-TV

NDT ở thư viện của trường là toàn thể các cán bộ cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy, học sinh – sinh viên và các đối tượng khác Mỗi nhóm NDT

có những đặc điểm khác nhau, vì vậy thư viện phải thường xuyên nắm bắt NCT của từng nhóm đối tượng để có các hình thức phục vụ phù hợp, đạt hiệu quả cao

Nhóm NDT là cán bộ quản lý (ban giám đốc, các trưởng phòng, trưởng

ban), đây là nhóm đặc biệt quan trọng, đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của Viện Họ vừa tham gia vào nghiên cứu, giảng dạy vừa làm công tác quản lý, là người đề ra mục tiêu và định hướng chiến lược phát triển của trường Quá trình quản lý là việc ra quyết định mà cường độ lao động của nhóm này rất cao nên thông tin cho nhóm người dùng tin này mang tính chất tổng kết, dự báo có tính chất định hướng mang tính chiến lược Hình thức phục vụ là các bản tin chọn lọc, bản tin phục vụ lãnh đạo, tài liệu về kết quản nghiên cứu

Nhóm NDT là cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy: nhóm người có

trình độ đại học và trên đại học Đây là nhóm người chuyên tham gia vào công tác giảng dạy và nghiên cứu Họ vừa là chủ thể thông tin vừa là người dùng tin thường xuyên của thư viện, vì tham gia vào giảng dạy và nghiên cứu chuyên môn nên họ thường xuyên phải cập nhật kiến thức mới, công nghệ mới và chuyên sâu liên quan trực tiếp tới lĩnh vực nghiên cứu của họ Sản phẩm của họ là những tập bài giảng, các công trình nghiên cứu khoa học, các

đề tài ứng dụng và các dự án được triển khai thực tế Do vậy nhóm NDT này luôn dành thời gian nhất định cho việc tìm tài liệu tham khảo tại thư viện Thông tin cho nhóm này là những thông tin chuyên sâu có tính cập nhật

Nhóm NDT là học sinh, sinh viên và các đối tượng khác: đối tượng

NDT nhóm này rất phong phú và đa dạng, do vậy thông tin cho nhóm đối

tượng này cũng rất đa dạng về các lĩnh vực tài liệu sách chuyên ngành, tài liệu sách tham khảo tiếng việt, các tạp chí chuyên ngành, …

Như vậy, sự phân chia nhóm NDT ở đây chỉ mang tính tương đối bởi mỗi cán bộ quản lý cũng có thể tham gia vào công tác nghiên cứu và giảng dạy Từ những đặc điểm của từng nhóm NDT ở trên, để làm tốt công tác phục

vụ NDT, thoả mãn yêu cầu NDT thì cần phải xem xét đánh giá NCT của họ

Đặc điểm nhu cầu tin

Nhu cầu tin là những đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và sử dụng thông tin, nhằm duy trì hoạt động sống của con người Nghiên cứu nhu cầu tin là nhận dạng về nhu cầu thông tin và tài liệu của người dùng, trên cơ sở đó tìm ra biện pháp cụ thể và phù hợp để cung cấp thông tin hoặc tài liệu cho họ Thông tin và tài liệu đã trở thành chất liệu không thể thiếu được trong quá trình nghiên cứu và học tập tại trường Thư viện với chức năng thông tin, chức năng giáo dục, chức năng văn hoá, chức năng giải trí, là nơi gặp gỡ của mọi đối tượng NDT trong trường

NCT của nhóm NDT là cán bộ quản lý: những cán bộ làm công tác

quản lý trước tiên cần những thông tin về khoa học quản lý, tình hình chính trị

- xã hội trong và ngoài nước, các chế độ, đường lối chính sách của đảng và nhà nước Những thông tin mà đối tượng này yêu cầu phải khách quan, toàn diện, đầy đủ, chính xác và kịp thời để họ tham khảo, nghiên cứu trước khi ra một quyết định nào đó về quản lý, về hoạch định chiến lược, về việc tổ chức

và đổi mới quản lý Do thời gian rất bận rộn nên việc thoả mãn NCT của nhóm NDT này phải đáp ứng các yêu cầu: thời gian trả lời phải nhanh chóng; chất lượng câu trả lời phải cao; thông tin mà họ nhận được phải sử dụng được ngay, trực tiếp trong quá trình họ ra quyết định NDT nhóm này thường yêu cầu cung cấp thông tin dưới dạng toàn văn đã được cô đọng, bao gói và xử lý; thông tin dữ kiện

NCT của nhóm NDT là cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy: thời gian

NDT tại nhóm này dành cho nghiên cứu tư liệu chiếm tỷ lệ khá cao trong quỹ thời gian dành cho nghiên cứu Đặc điểm cơ bản NCT của nhóm này đều có nhu cầu được cung cấp tài liệu gốc Đây cũng chính là sự khác nhau cơ bản với NCT của NDT ở nhóm trên Các cán bộ nghiên cứu cần thông tin về nguồn tư liệu hiện có Cụ thể: thời gian đáp ứng nhanh chóng; chất lượng câu trả lời phải cao; cán bộ thông tin phải chỉ chỗ được tài liệu nằm ở đâu; nguồn tìm tài liệu: Nếu có trong kho thì cung cấp tài liệu gốc dưới dạng cho đọc tại chỗ hay cho mượn về nhà Nếu tài liệu trên mạng thì phải chỉ dẫn tìm kiếm Nếu trong kho không có tài liệu thì cán bộ thông tin phải tư vấn cho họ về nguồn tài liệu hiện có tại các cơ quan khác Sau khi nhận được tài liệu gốc họ

tự đảm nhận việc xử lý, phân tích, tổng hợp tài liệu

NCT của nhóm NDT là học sinh, sinh viên và các đối tượng khác: NDT

nhóm này có nhu cầu đọc tài liệu tham khảo nhằm phục vụ cho quá trình học tập của họ NCT của nhóm NDT này chủ yếu hướng vào các tài liệu thuộc các chuyên ngành mà họ đang theo học Tuy nhiên, nhu cầu khai thác thông tin trên Internet được nhóm này rất quan tâm

Như vậy, NCT của NDT tại trường rất phong phú về nội dung và hình thức nên việc đáp ứng NCT của NDT là vấn đề cấp thiết đòi hỏi sự cố gắng của tất cả cán bộ trong Thư viện

1.3 Phần mềm Libol và việc ứng dụng tại Thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên

1.3.1 Giới thiệu phần mềm Libol

Libol (Library OnLine) là bộ phần mềm giải pháp Thư viện điện tử - Thư viện số được Tinh Vân nghiên cứu và phát triển từ năm 1997, là sản phẩm phần mềm thư viện điện tử và quản lý tích hợp nghiệp vụ thư viện thành công nhất ở Việt Nam Libol có những tính năng chính sau:

 Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD; các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC, UDC, subject headings; chuẩn ISO 2709 cho nhập/xuất dữ liệu;

 Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39.50 và OAI-PMH;

 Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161, sử dụng định dạng mã hoá dữ liệu BER/MIME;

 Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID; các thiết bị mượn trả tự động theo chuẩn SIP 2;

 Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc; các bảng

mã tiếng Việt như TCVN 5712, VNI

 Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số;

 Xuất bản các cơ sở dữ liệu hoặc thư mục trên đĩa CD;

 Tìm kiếm toàn văn;

 Khả năng tuỳ biến cao;

 Bảo mật và phân quyền chặt chẽ;

 Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng;

 Vận hành hiệu quả trên những CSDL lớn hàng triệu bản ghi, Hỗ trợ

hệ QT CSDL Oracle hoặc MS SQL Server;

 Khai thác và trao đổi thông tin qua web, thư điện tử, GPRS (điện thoại di động) và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị;

 Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở;

 Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, điểm lưu thông…

* Quá trình phát triển của phần mềm Libol

 Năm 1997, phiên bản đầu tiên của phần mềm quản lý nghiệp vụ thư viện Libol được xây dựng ban đầu Libol phiên bản 1.0 chỉ có 3 phân hệ, bao gồm: “phân hệ biên mục”, “phân hệ tra cứu”và “phân hệ quản trị”

 Năm 1999, Libol phiên bản 1.0 nâng cấp lên thành phiên bản 2.0, gồm có 6 phân hệ: “phân hệ tra cứu”, “phân hệ biên mục”, “phân hệ bổ sung”,

“phân hệ bạn đọc”, “phân hệ mượn trả”, “phân hệ quản lý người dùng”

 Với sự hợp tác của Thư viện Quốc gia và Trung tâm Thông tin tư liệu Khoa học và công nghệ Quốc gia, Công ty Tinh Vân đã đầu tư nâng cấp phần mềm 2.0 lên phiên bản 3.0 với một loạt chức năng quan trọng, hỗ trợ đắc lực cho quản lý nghiệp vụ thư viện tại các thư viện lớn

 Năm 2000, Libol được nâng cấp thanh phiên bản 4.0, cung cấp nhiều tính năng vượt trội, hoàn thiện trong khâu tùy biến dữ liệu

 Năm 2001, do yêu cầu của thực tế từ thư viện, Libol đã được nâng cấp thành phiên bản 5.0 Phiên bản này thêm 2 phân hệ đó là: “phân hệ ấn phẩm định kỳ” và “phân hệ liên thư viện”

 Năm 2006, kế thừa những thành công và kinh nghiệm từ các phiên bản trước đó, Công ty Tinh Vân đã hoàn thiện phiên bản 6.0 với các tính năng

hệ bổ sung)

1.3.2 Quá trình ứng dụng phần mềm

Năm 2010 Nhà trường đã tranh thủ được nguồn đầu tư của Hiệp hội Thúc đẩy Giáo dục và Đào tạo ở nước ngoài (APEFE) - Vương quốc Bỉ cho

một dự án đó là “Đầu tư hỗ trợ giáo dục”, trong đó Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên sẽ được nhận trọn nguồn kinh phí cho việc nâng cấp thư

viện Một trong những nội dung của dự án là “Lựa chọn mua và cài đặt phần

mềm cho một giải pháp thư viện điện tử, nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ của Thư viện, tạo môi trường thuận lợi cho việc trao đổi, liên kết, khai thác và sử dụng nguồn lực thông tin của nhau.”

Sau một thời gian tìm kiếm, nghiên cứu thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên đã lựa chọn sử dụng phần mềm tích hợp Libol 6.0 Vì phần mềm này phù hợp với điều kiện kinh tế của nhà trường, các tính năng của phân hệ nổi bật, phần mềm hoàn toàn bằng Tiếng Việt rất dễ thao tác và

dễ sử dụng,… Về mặt công nghệ phần mềm này tích hợp các phân hệ nghiệp

vụ trong một giao diện thống nhất và khai thác một cơ sở dữ liệu (CSDL) chung đồng thời có thể liên kết với các phần mềm khác hoặc bổ sung thêm các tính năng, giao diện, cấu trúc dữ liệu mới Về mặt nghiệp vụ, Libol áp dụng các chuẩn quốc tế, tuy nhiên vẫn cho phép tạo nên các tính năng đặc thù cho thư viện dựa trên cơ sở nghiên cứu thực tiễn và xu thế phát triển ở thư viện Việt Nam

Từ năm 2010, Thư viện đã tiến hành ứng dụng phần mềm Libol 6.0 vào trong các hoạt động cơ bản của thư viện

Để sử dụng phần mềm này, các cán bộ Thư viện đã được công ty Tinh Vân (đơn vị cung cấp phần mềm) đào tạo những kỹ năng cơ bản về sử dụng phần mềm Libol trong các hoạt động của mình

1.3.3 Điều kiện ứng dụng phần mềm Libol

Để triển khai ứng dụng phần mềm Libol vào trong hoạt động thư viện, một yếu tố đóng vai trò quan trọng cần phải có là cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị về công nghệ thông tin Thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp

Phúc Yên có cơ sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng phần mềm vào trong hoạt động như sau:

* Hệ thống máy tính

Máy chủ

Nhiệm vụ của máy chủ là lưu trữ thông tin, chạy các ứng dụng phục vụ cho toàn bộ hệ thống như tìm kiếm, cập nhật, phần mềm tin học hóa hoạt động nghiệp vụ thư viện, kho tư liệu điện tử và hệ thống phần mềm quản lý kho tư liệu điện tử

Máy chủ phục vụ hoạt động nghiệp vụ của thư viện Yêu cầu kỹ thuật: tốc độ tính toán lớn, khả năng lưu trữ lớn Hệ thống máy chủ có thể được trang bị từng bước, phù hợp với yêu cầu phát triển của hệ thống thông tin và nhu cầu sử dụng của người dùng Việc trang bị từng bước hệ thống máy chủ còn giúp tiết kiệm chi phí đầu tư, tăng hiệu quả đầu tư do sự giảm giá nhanh chóng các thiết bị tin học

Tuy nhiên, Thư viện vẫn chưa có máy chủ riêng mà vẫn trực thuộc máy chủ của trường

* Máy trạm:

Là công cụ làm việc của các cán bộ nghiệp vụ thư viện, cũng như cho các bạn đọc (cán bộ, sinh viên,…) Máy trạm là điểm truy nhập vào hệ thống thông tin, cũng là một trong những điểm nhập thông tin cho hệ thống Máy trạm còn phục vụ các hoạt động tin học hóa văn phòng khác như soạn thảo văn bản, tính toán với bảng điện tử…

Thư viện Trường Cao đẳng Công nghiêp Phúc Yên gồm có 24 máy trạm phục vụ cho hoạt động của Thư viện Trong đó các máy trạm được phân

bố như sau:

Cơ sở 1, cơ sở 2 và cơ sở 3 gồm : 08 máy tính, 01 máy tính cho cán bộ làm việc, còn lại là máy cho bạn đọc tra tìm tài liệu

* Hạ tầng mạng

Hệ thống hạ tầng mạng bao gồm hệ thống cáp, hệ thống thiết bị, hệ thống truyền thông phục vụ cho việc kết nối mạng LAN và mạng INTERNET Hệ thống này được Trường Cao đẳng Công nghiêp Phúc Yên

trang bị Thư viện được hưởng những tiện ích của hệ thống này mang lại

* Trang thiết bị chuyên dùng

Hệ thống cung cấp nguồn điện: để đảm bảo an toàn dữ liệu, hệ thống hoạt động ổn định, cần trang bị thiết bị lưu điện (UPS) cho các máy trạm và máy chủ

Thiết bị nhập liệu có 02 máy scanner

Thiết bị mã vạch : 02 đầu đọc mã vạch

Thiết bị ngoại vi : Thư viện có 02 máy in

1.3.4 Vai trò của việc ứng dụng phần mềm Libol tại thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên

 Tăng cường hiệu quả hoạt động của Thư viện đáp ứng tốt nhu cầu thông tin , nâng cao hiệu quả trong công việc, rút ngắn thời gian đáp ứng nhu cầu tin, nhanh chóng trong việc xử lý tài liệu và phục vụ cho người dùng tin

 Tiết kiệm thời gian và chi phí để thực hiện các công tác bảo quản, xử

 Chia sẻ nguồn lực thông tin: Với việc áp dụng các chuẩn trong việc

xử lý, tổ chức và xây dựng dữ liệu giúp Thư viện có thể liên thông chia sẻ

thông tin, đặc biệt là các nguồn thông tin điện tử có thể trao đổi trực tiếp trên mạng

 Kích thích nhu cầu thông tin: Việc ứng dụng CNTT, hiện đại hóa các

cơ quan thông tin thư viện tạo ra môi trường hoạt động hiện đại, tăng cường chia sẻ nguồn lực thông tin , nâng cao khả năng tiếp cận đến các nguồn tin Điều đó giúp tạo niềm tin cho người dùng tin đến cơ quan thông tin thư viện , thúc đẩy nhu cầu sử dụng, khai thác thông tin của người dùng tin

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CỦA VIỆC ỨNG DỤNG PHẦN MỀM LIBOL

TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP PHÚC YÊN

2.1 Ứng dụng Libol 6.0 trong công tác biên mục

2.1.1 Biên mục sơ lược

Để biên mục sơ lược cho tài liệu đặt mua, người xử lý chỉ cần lấy lại thông tin về tài liệu từ đơn đặt ấn phẩm đã tạo lập để tái sử dụng, sau đó đăng

ký cá biệt, phân kho cho tài liệu vào CSDL và dán mã vạch

Đối với những tài liệu từ các nguồn khác như nhận lưu chiểu, biếu tặng, trao đổi, tài trợ… người xử lý phải nhập từ đầu các thông tin về hình thức, bao gồm: tên tác giả, nhan đề chính, số thứ tự tập, tên tập, lần xuất bản, nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản, số trang, đặc điểm vật lý, sau đó mới tiến hành phân kho và đăng ký cá biệt

Hình 1: Biên mục sơ lược

2.1.2 Biên mục chi tiết

Khác với quy trình truyền thống, khi ứng dụng Libol 6.0, cán bộ biên mục không phải xử lý từ đầu cho tài liệu mà những thông tin sơ bộ về hình thức như tên tác giả, tên tài liệu, nhà xuất bản… đã được nhập khi bổ sung vào các biểu ghi trong cơ sở dữ liệu Các biểu ghi này sẽ nằm trong phần hàng đợi của phân hệ biên mục Đây chính là một tiện ích của Libol, dữ liệu chỉ cần

xử lý một lần có thể sử dụng nhiều lần, cho nhiều mục đích khác nhau Danh mục các ấn phẩm trong phần hàng đợi, chờ được biên mục chi tiết được hiển thị dưới dạng mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế (ISBD) rút gọn, cùng với

mã tài liệu, tên cán bộ tiến hành biên mục sơ lược và ngày, giờ nhập vào cơ

có sự phân biệt này, người biên mục sẽ không bị nhầm lẫn giữa những biểu ghi đã xử lý và chưa xử lý Ngoài ra, người chịu trách nhiệm kiểm tra cuối cùng sẽ không mất nhiều thời gian tìm kiếm để hiệu đính và hoàn tất việc biên mục

Biên mục chi tiết là việc cán bộ biên mục xử lý và nhập đầy đủ các dữ liệu cho biểu ghi Bên cạnh các dữ liệu mô tả thư mục được khai báo trong quá trình biên mục sơ lược, cán bộ có biên mục có nhiệm vụ bổ sung thêm các dữ liệu mô tả thư mục khác (thông tin tùng thư, phụ chú…) Bên cạnh đó

là các dữ liệu về điểm truy nhập phụ theo tác giả, các điểm truy nhập theo chủ

đề, chỉ số phân loại

Khi biên mục xong cho một tài liệu, chỉ cần nhấn vào nút cập nhật tức

là biểu ghi đã hoàn thành Ngoài ra, còn có các chức năng khác như: xem lại biểu ghi, đặt lại biểu ghi, xếp giá đối với những tài liệu chưa được xếp giá trong phần bổ sung

- Tạo mẫu biên mục

Mẫu biên mục bao gồm danh sách các trường dữ liệu được lựa chọn cho việc mô tả từng loại tài liệu Các trường dữ liệu này được lựa chọn dựa trên khổ mẫu khổ mẫu biên mục đọc máy ( MARC21) Với Libol, mẫu biên mục do người sử dụng tự xây dựng cho phù hợp với từng loại hình tài liệu và những quy định, tiêu chuẩn riêng của Thư viện trong công tác biên mục Người sử dụng có thể thiết kế hoặc cập nhật các mẫu biên mục nhờ các tính năng cơ bản của phần mềm, bao gồm:

+ Tạo mẫu biên mục dữ liệu thư mục

+ Sửa mẫu biên mục dữ liệu dữ liệu thư mục

+ Xóa mẫu biên mục dữ liệu thư mục

+ Tạo mới trường biên mục

+ Sửa trường biên mục

+ Xóa trường biên mục

Tại thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên, từ khi sử dụng phần mềm Libol thư viện đã xây dựng được 02 mẫu biên mục cho các loại hình tài liệu cơ bản của thư viện, bao gồm:

+ Mẫu 1: dành cho sách chuyên khảo

+ Mẫu 2: dành cho luận án, luận văn

Các trường cụ thể trong các mẫu biên mục như sau:

Mẫu 1: Bao gồm các trường:

001 – Mã tài liệu (số hiệu biểu ghi)

005 – Ngày hiệu đính cuối

020 – Chỉ số ISBD

041 – Mã ngôn ngữ

082 – Chỉ số phân loại DDC

090 – Chỉ số định danh cục bộ

100 – Tiêu đề mô tả chính – tên cá nhân

110 – Tiêu đề mô tả chính – tên tập thể

111 – Tiêu đề mô tả chính – tên hội nghị

245 – Nhan đề chính và thông tin trách nhiệm

250 – Thông tin về lần xuất bản

260 – Thông tin xuất bản

300 – Mô tả vật lý

350 – Giá

440 – Tiêu đề bổ sung tên tùng thư

490 – Thông tin tùng thư

500 – Phụ chú chung

520 – Tóm tắt, chú giải

600 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên cá nhân

610 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên tập thể

611 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên hội nghị

653 – Thuật ngữ chủ đề không kiểm soát

700 – Tiêu đề bổ sung – tên cá nhân

710 – Tiêu đề bổ sung – tên tập thể

711 – Tiêu đề bổ sung – tên hội nghị

852 – Nơi lưu trữ/ Ký hiệu kho (L)

911 – Người nhập tin

925 – Vật mang tin

927 – Dạng tài liệu

Sau khi biên mục một cuốn sách theo mẫu trên, biểu ghi sẽ hiển thị theo MARC21 như sau:

Hình 2: Hiển thị biểu ghi biên mục sách theo MARC21

Mẫu 2: Bao gồm các trường:

001 – Mã tài liệu (số hiệu biểu ghi)

005 – Ngày hiệu đính cuối

041 – Mã ngôn ngữ

082 – Chỉ số phân loại DDC

090 – Chỉ số định danh cục bộ

100 – Tiêu đề mô tả chính – tên cá nhân

245 – Nhan đề chính và thông tin trách nhiệm

250 – Thông tin về lần xuất bản

260 – Thông tin xuất bản

300 – Mô tả vật lý

350 – Giá

500 – Phụ chú chung

520 – Tóm tắt, chú giải

600 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên cá nhân

610 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên tập thể

611 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên hội nghị

653 – Thuật ngữ chủ đề không kiểm soát

700 – Tiêu đề bổ sung – tên cá nhân

852 – Nơi lưu trữ/ Ký hiệu kho (L)

sử dụng bảng từ khóa của Thư viện Quốc gia trong công tác định từ khóa tài liệu

- Các tính năng hỗ trợ biên mục chi tiết

+ Tạo giá trị ngầm định

Tính năng tạo giá trị ngầm định được sử dụng khi người cán bộ thư viện tiến hành xử lý một loạt các tài liệu mà nội dung ở một số trường được lặp đi lặp lại trên nhiều tài liệu Vì thế, sử dụng các giá trị ngầm định giúp cán

bộ thư viện tiết kiệm được thời gian xử lý

Các loại tài liệu thường được ứng dụng tính năng này tại thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên thường là sách giáo khoa, các luận văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp

Ví dụ: Các sách giáo khoa thường tạo giá trị ngầm định đối với các trường:

500 – Đtts ghi: Bộ Giáo dục và Đào tạo

653 – Sách giáo khoa

Người biên mục có thể sử dụng các giá trị ngầm định được đặt tại phiên

làm việc nếu tích vào mục Gía trị ngầm định và thiết lập các giá trị ngầm định

tại đây Các giá trị ngầm định được thiết lập sẽ có tác dụng trong một phiên làm việc Người sử dụng có thể sửa chữa hoặc xóa bỏ các giá trị đã được thiết lập khi cần thiết

+ Tính năng từ điển

Sử dụng từ điển là một trong những phương pháp nhằm đảm bảo chất lượng công tác xử lý thông tin bằng việc kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu được xử lý Từ đó đảm bảo các thông tin được biên mục có sự thống nhất cao Việc kiểm soát tính nhất quán giúp cho người nhập tin cho các trường biên mục theo quy cách dữ liệu được quản lý tập trung, thống nhất và chuẩn hóa Tuy vậy, không phải trường nào cũng cần phải kiểm soát tính nhất quán Các trường phải kiểm soát tính nhất quán thường là các trường có giá trị có thể lặp

đi lặp lại nhiều lần ở các bản ghi khác nhau như trường tác giả, nhà xuất bản, phân loại, từ khóa, tùng thư,…

Việc kiểm soát tính nhất quán có thể tiến hành qua cơ chế tham chiếu

từ điển Điều này có nghĩa là khi người dùng nhập tin cho các trường cần có tính nhất quán, người dùng sẽ tra cứu từ điển chứa các mục từ tương ứng với trường đó để lấy ra các giá trị phù hợp và tham chiếu đến nó, thay vì gõ vào mục từ này

Dữ liệu không có tính nhất quán sẽ làm giảm hiệu quả của các tiến trình tra cứu thông tin Ví dụ: Mục từ tên tác giả Lenin V.I có thể được người dùng nhập theo nhiều kiểu khác nhau ở các bản ghi biên mục khác nhau như Lê-nin

, Lê nin, Lénine, Lê Nin,…Khi người dùng tiến hành tra cứu và gõ vào một trong các dạng thức của mục từ này, chương trình sẽ chỉ trả lại các bản ghi có trường tác giả trùng với dạng thức đưa vào tìm kiếm và kết quả là người tra cứu sẽ không khai thác được toàn bộ thông tin có thể khai thác được từ cơ sở

dữ liệu

Dữ liệu không được kiểm soát nhất quán còn dễ tạo ra các lỗi chính tả khi người dùng phải gõ đi gõ lại cùng một cụm từ ở các bản ghi khác nhau Đồng thời việc phát hiện và sửa chữa những lỗi này cũng không đơn giản Với cơ chế sử dụng từ điển tham chiếu, việc sửa lỗi trái lại sẽ rất thuận tiện và hiệu quả vì người dùng chỉ cần sửa duy nhất mục từ trong từ điển tham chiếu

mà không cần sửa lại từng bản ghi

Mặt khác cơ chế từ điển tham chiếu còn cho phép người dùng sử dụng các dữ liệu đã được nhập sẵn trong CSDL hoặc bổ sung thêm các nguồn dữ liệu từ bên ngoài, và qua đó làm giảm bớt công sức nhập dữ liệu

Để cung cấp cho cán bộ biên mục những tham chiếu cần thiết trong quá trình biên mục, Libol đưa ra tính năng từ điển Từ điển này bao gồm 2 loại là

từ điển dựng sẵn và từ điển tự tạo (do người sử dụng tự xây dựng) Trong quá trình biên mục, các từ điển này sẽ được đưa ra tại các trường cần kiểm soát tính thống nhất Trong quá trình biên mục, tại các trường dữ liệu, Libol đưa ra tính năng từ điển cho các trường cần kiểm soát tính thống nhất Khi nhập đến

dữ liệu cho các trường này, cán bộ biên mục bấm vào mục “từ điển”, cửa sổ

từ điển tương ứng sẽ hiện ra tương ứng với các trường

Tuy nhiên qua khảo sát và phỏng vấn cán bộ thư viện cho thấy, tính năng từ điển này hoạt động không hiệu quả, không trợ giúp được cán bộ biên mục trong việc kiểm soát tính thống nhất của các dữ liệu biên mục Các từ điển hiện ra ở các trường không đáp ứng được nhiệm vụ kiểm soát bởi số lượng các mục từ ở trong các từ điển quá ít, một số từ điển thì không có mục

từ nào Nguyên nhân là do các từ điển chưa được xây dựng hoàn chỉnh Đối với các từ điển dựng sẵn thì các cụm từ còn quá sơ sài Ví dụ: đối với từ điển chỉ số DDC, các mục từ chỉ phản ánh các ký hiệu phân loại ở phân lớp thứ 3 Đối với tính năng “từ điển tự tạo” thì thư viện vẫn chưa dùng đến, chưa xây dựng được các từ điển riêng cho hệ thống của mình

+ Tính năng trợ giúp

Tính năng này đưa ra các hướng dẫn cần thiết khi cán bộ biên mục tiến hành nhập nội dung cho từng trường Các hướng dẫn được đưa ra bao gồm, các trường con và dấu phân cách trường con, các dấu mô tả sử dụng cho mỗi trường con Theo cán bộ thư viện, đối với các trường dữ liệu quen thuộc mà tần suất xuất hiện ở các biểu ghi lớn thì họ đã thành thạo quy tắc nhập dữ liệu Tính năng trợ giúp này họ thường chỉ sử dụng đối với các trường không thường xuyên xuất hiện ở các biểu ghi

2.1.3 Các tính năng cập nhật, sửa chữa biểu ghi

+ Sửa chữa biểu ghi

Chức năng này cho phép sửa lại giá trị của một nhóm trường trong biểu ghi biên mục của một tài liệu thư viện Cán bộ thư viện có thể sửa chữa bằng

cách bấm vào đường liên kết sửa chữa trong giao diện chính của phân hệ biên mục, thuộc cột nghiệp vụ biên mục

Nhập mã tài liệu tương ứng với đầu ấn phẩm cần sửa thông tin biên mục vào ô “Mã tài liệu” Trường hợp không biết mã tài liệu (số hiệu biểu ghi) thì có thể tra tìm theo tên tài liệu, tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản

Tuy vậy, tính năng sửa chữa biểu ghi này có sự phân quyền sử dụng rõ ràng

- Mức 1: Người sử dụng bình thường: Chỉ có quyền sửa chữa các biểu ghi do chính người đó biên mục, không có quyền sửa chữa, xóa các biểu ghi

do người khác biên mục Mức này dành cho cán bộ thư viện làm công tác

nghiệp vụ bổ sung Ngoài ra, người quản trị cũng cấp quyền ở mức này cho những ai làm công tác biên mục, xử lý tài liệu của thư viện

- Mức 2: Người sử dụng cao cấp: có quyền sửa chữa tất cả các biểu ghi, tại thư viện trường chỉ có cán bộ thư viện có quyền sử dụng chức năng này

- Mức 3: Người quản trị hệ thống: có quyền sửa chữa tất cả các biểu ghi Mức này chỉ có cán bộ phụ trách chung việc quản trị phần mềm này mới

có được phân quyền này

+ Xóa biểu ghi

Đây là chức năng cho phép người sử dụng hủy thông tin biên mục của một tài liệu trong thư viện Chức năng này cũng hủy đi các thông tin có liên quan đến tài liệu đó như: thông tin về bổ sung, xếp giá, lịch sử mượn trả của tài liệu đó Như vậy, khi xóa biểu ghi là xóa tất cả những thông tin về biên mục tài liệu

Cũng như chức năng sửa chữa, chức năng xóa biểu ghi cũng có sự phân quyền ở 3 mức như trên Việc phân quyền này bảo đảm không có việc tự ý sửa chữa, xóa bỏ các biểu ghi của người khác mà không được sự cho phép Đồng thời cũng là việc để mỗi người xử lý phải chịu trách nhiệm về những biểu ghi mà mình đã biên mục Như vậy, sẽ góp phần nâng cao ý thức làm việc của cán bộ thư viện về công việc chuyên môn

+ Xem biểu ghi

Chức năng này cho phép người biên mục xem thông tin biên mục của một nhóm hoặc toàn bộ số bản ghi trong CSDL Việc sử dụng tính năng này giúp cho người biên mục có thể tái sử dụng toàn bộ hoặc một phần các thông tin đã được biên mục đã được cập nhật ở một biểu ghi để sử dụng cho biểu ghi mới Tính năng này cho phép hiển thị thông tin của sản phẩm theo nhiều định dạng khác nhau như: MARC, XML… Khi sử dụng tính năng này, người biên mục vẫn có thể tìm chọn những biểu ghi phù hợp với yêu cầu của mình