Ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện tỉnh nam định

Với mong muốn tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này tôi đã lựa chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện tỉnh Nam Định” với hi vọng góp phần vào việc tìm ra các giải pháp nâng c

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN -

VŨ HOÀI PHƯỢNG

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TỈNH NAM ĐỊNH

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên nghành: Thư viện – Thông tin

Người hướng dẫn khoa học ThS HOÀNG THỊ BÍCH LIÊN

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn Th.S Hoàng Thị Bích Liên đã tận tình giúp

đỡ, hướng dẫn em trong quá trình làm khoá luận này Đồng thời em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong ngành Thư viện - Thông tin, khoa Công nghệ thông tin, trường Đại học Sư Phạm Hà Nội 2 đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong quá trình làm khoá luận này

Em xin cảm ơn Ban lãnh đạo Thư viện tỉnh Nam Định cùng các cán bộ trong thư viện, những người đã đóng góp ý kiến, cung cấp tài liệu, số liệu, hỗ trợ em trong quá trình thực hiện khoá luận

Do điều kiện thời gian nghiên cứu và vốn kiến thức còn hạn chế nên đề tài của em cũng không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em rất mong nhận được những lời nhận xét góp ý từ các thầy cô và các bạn để khoá luận của em được hoàn thiện hơn

Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2014

Sinh viên

Vũ Hoài Phượng

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan những nội dung mà tôi đã trình bày trong khoá luận tốt nghiệp này là kết quả quá trình nghiên cứu, tìm tòi học hỏi của bản thân dưới sự chỉ đạo của giáo viên hướng dẫn Những kết quả nghiên cứu trong khoá luận chưa từng được công bố tại bất cứ công tình nghiên cứu nào

Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2014

Sinh viên

Vũ Hoài Phượng

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 2

3 Tình hình nghiên cứu 2

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Ý nghĩa đề tài 4

7 Bố cục khóa luận 4

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TỈNH NAM ĐỊNH 5

1.1 Khái quát về Thư viện tỉnh Nam Định 5

1.1.1 Lịch sử hình thành 5

1.1.2 Chức năng 6

1.1.3 Nhiệm vụ 6

1.1.4 Nguồn tin 7

1.2 Đặc điểm hoạt động của thư viện 8

1.3 Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện 11

1.3.1 Yêu cầu của việc ứng dụng công nghệ thông tin 11

1.3.2 Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 14

1.3.3 Quá trình ứng dụng phần mềm 16

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TINTẠI THƯ VIỆN 18

2.1 Cơ sở hạ tầng 18

2.1.1 Trụ sở 18

2.1.2 Trang thiết bị 19

2.2 Các phần mềm đã sử dụng tại thư viện 20

2.2.1 Phần mềm CDS/ISIS 20

2.2.2 Phần mềm ILIB 22

2.3 Giới thiệu phần mềm ILIB 23

2.4 Sử dụng phần mềm ILIB trong công tác bổ sung 24

2.5 Sử dụng phần mềm ILIB trong công tác biên mục 28

2.6 Sử dụng phần mềm ILIB trong quản lí bạn đọc 32

2.7 Sử dụng phần mềm ILIB trong quản lí ấn phẩm định kì 35

2.8 Sử dụng phần mềm ILIB trong công tác mượn trả tài liệu 37

2.9 Sử dụng phần mềm ILIB trong tra cứu 40

2.10 Nhận xét về công tác ứng dụng CNTT tại thư viện 45

2.10.1 Ưu điểm 45

2.10.2 Hạn chế 46

CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN 47

3.1 Giải pháp công nghệ 47

3.1.1 Khai thác, sử dụng hết các tính năng hiện có 47

3.1.2 Cùng với nhà cung cấp hoàn thiện phần mềm 49

3.1.3 Sử dụng công nghệ mới 49

3.1.4 Hiện đại hoá cơ sở hạ tầng thông tin 51

3.2 Nâng cao trình độ công nghệ thông tin cho đội ngũ cán bộ 52

3.3 Đào tạo, hướng dẫn người dùng tin 53

3.4 Giải pháp hỗ trợ 54

3.4.1 Kinh phí 55

3.4.2 Đảm bảo kiến thức thông tin cho người dùng tin về các mặt sau 55

3.4.3 Tăng cường sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại 55

KẾT LUẬN 58

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay với vai trò là “khoa học lớn”, thông tin (TT) đã có giá trị quyết định đến sự phát triển kinh tế, xã hội Với số lượng người làm công tác nghiên cứu khoa học đang tăng lên theo cấp số “cộng”, điều gì sẽ xảy ra khi sản phẩm của họ theo đó mà tăng lên theo cấp số “nhân”, phong phú hơn về nội dung, đa dạng hơn về hình thức Tất cả đã tạo nên một khối lượng thông tin khổng lồ và không ngừng phát triển, dẫn đến hiện tượng bùng nổ thông tin “Ba thập niên cuối vừa qua đã cho ra một lượng thông tin mới lớn hơn cả

số lượng thông tin được tạo ra trong suốt 5 nghìn năm trước đó”

Bùng nổ thông tin gắn liền với sự bùng nổ công nghệ, mà công tác thư viện thông tin (TV - TT) có mối quan hệ chặt chẽ tới một số lĩnh vực công nghệ như tin học, viễn thông Đồng thời tin học hóa trong hoạt động thư viện

đã mang lại nhiều cơ hội và thách thức cho các thư viện Khối lượng thông tin

tài liệu tăng nhanh, đa dạng về hình thức, tạo ra những khó khăn trong tổ chức, quản lí và phân phối Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) làm tốc độ xử lí thông tin nhanh, khả năng liên kết chia sẻ dễ dàng, tạo tiền đề cho

sự liên kết giữa các thư viện Bên cạnh đó ứng dụng của internet ngày càng

phổ biến tạo nên sự liên kết rộng rãi và thay đổi phương thức giao tiếp, tác

phong công việc của con người

Bối cảnh trên đòi hỏi các thư viện (TV) phải tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của mình, nhằm tăng cường khả năng: thu thập, xử lí, tổ chức và phân phối thông tin

Thư viện tỉnh Nam Định nằm ở trung tâm thành phố Nam Định Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng đa dạng và phong phú của bạn đọc trên địa bàn tỉnh, ngoài việc hoàn thiện cơ sở vật chất, đào tạo đội ngũ cán bộ thì vấn

đề ứng dụng công nghệ thông tin đang được thư viện quan tâm thực hiện Với

mong muốn tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này tôi đã lựa chọn đề tài: “Ứng dụng

công nghệ thông tin tại thư viện tỉnh Nam Định” với hi vọng góp phần vào

việc tìm ra các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT cho thư viện

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

2.1 Mục đích

Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện tỉnh Nam Định Qua việc nghiên cứu đề tài sẽ phân tích, nhận xét và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện

2.2 Nhiệm vụ

Để giải quyết được vấn đề đặt ra, nhiệm vụ của khóa luận là:

- Nghiên cứu lí luận chung về ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện

- Nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT tại thư viện

- Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT

3 Tình hình nghiên cứu

Do thấy được những hiệu quả to lớn mà việc ứng dụng công nghệ thông tin mang lại, trong thời gian qua ở nước ta cũng đã có một số đề tài nghiên cứu về các vấn đề liên quan đến ứng dụng CNTT trong thư viện Chẳng hạn như:

- Phạm Thị Mai (2009), Nghiên cứu phát triển thư viện điện tử trong các trường Đại học trên địa bàn Hà Nội hiện nay, Luận văn thạc sĩ khoa học

thư viện, Đại học Văn hóa, Hà nội

- Lê Thị Thúy (2010), Số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, Khóa luận tốt nghiệp, Đại học

KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội)

- Tạ Thị Mĩ Hạnh (2011), Nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT tại TV trường ĐH Sư phạm Hà Nội 2, Luận văn thạc sĩ khoa học thƣ viện, Đại học

Sƣ phạm Hà nội 2

Những công trình đó đã phần nào tiếp cận tình hình nghiên cứu trên các phạm vi khác nhau, các quan điểm cũng không hoàn toàn giống nhau Kết quả các nghiên cứu đã phần nào cho thấy ý nghĩa nhất định trong hoạt động của các thƣ viện trực tiếp ứng dụng công nghệ thông tin

Trong phạm vi Thƣ viện tỉnh Nam Định, việc ứng dụng CNTT trong quá trình hoạt động đã đƣợc triển khai Tuy nhiên hiện tại chƣa có một công trình nghiên cứu nào viết về vấn đề này Vì vậy, tôi đã lựa chọn đề tài này với mong muốn phản ánh đúng đƣợc thực trạng và hiệu quả của việc ứng dụng CNTT tại thƣ viện

4 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu: Việc ứng dụng công nghệ thông tin tại thƣ viện

tỉnh Nam Định, cụ thể là việc xây dựng phần mềm, bổ sung, công tác biên mục, quản lí bạn đọc, công tác mƣợn trả tài liệu, công nghệ mã vạch, cổng từ…

Nhà nước về phát triển khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo và công tác thư viện

- Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công

nghệ thông tin tại Thư viện tỉnh Nam Định

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ

THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TỈNH NAM ĐỊNH

1.1 Khái quát về Thư viện tỉnh Nam Định

1.1.1 Lịch sử hình thành

Thư viện tỉnh Nam Định được thành lập năm 1956, tiền thân từ tủ sách nhỏ của Phòng văn nghệ - văn hoá thành phố Nam Định, với số sách ban đầu chỉ vẻn vẹn 2000 bản Sự ra đời của thư viện tỉnh là chủ trương đúng đắn của Đảng và Nhà nước, đồng thời là kết quả tất yếu khách quan của phong trào quần chúng đọc sách báo sau ngày hoà bình lập lại 1954 trên miền Bắc

Năm 1957, thành phố Nam Định sát nhập với tỉnh Nam Định Thư viện tỉnh được tăng cường thêm sách báo song vẫn còn rất hạn chế Từ cuối 1958-

1959, thư viện tỉnh mở rộng phòng phục vụ, ngoài phòng đọc tại chỗ còn mở thêm phòng mượn về nhà Công tác tuyên truyền giới thiệu sách báo được phát động rộng rãi Là một thư viện được thành lập sớm sau ngày hoà bình lập lại, Thư viện tỉnh Nam Định trải qua hơn 50 phát triển với những thăng trầm Song thư viện tỉnh vẫn luôn bám sát việc phục vụ tri thức cho nhân dân

Từ năm 1959-1961, thư viện tỉnh đã phát động phong trào xây dựng tủ sách kết nghĩa Nam Định – Mĩ Tho, đã quyên góp được hơn một vạn cuốn sách Trong thời kì xây dựng Chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc, thư viện tỉnh đã tham mưu cho các cấp Đảng, chính quyền để tổ chức xây dựng mạng lưới thư viện ở huyện

Giai đoạn 1975-1986, thời kì bao cấp, mặc dù gặp rất nhiều khó khăn

về cơ sở vật chất, vốn tài liệu nhưng với lòng nhiệt huyết yêu nghề, thư viện tỉnh đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao

Từ năm 1986 đến nay, Thư viện tỉnh đã qua 3 lần sát nhập, chia tách cuối cùng vẫn trở về với cái tên ban đầu là Thư viện tỉnh Nam Định Ngày nay, thư viện tỉnh đã thực sự trở thành một trung tâm văn hoá thông tin thu hút hàng vạn lượt người đến đọc, tra tìm thông tin phục vụ cho học tập, nghiên cứu và giải trí

1.1.2 Chức năng

Thư viện tỉnh Nam Định có chức năng thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng các tài liệu được xuất bản tại địa phương và viết về địa phương, các tài liệu trong nước và nước ngoài, phù hợp với đặc điểm, yêu cầu xây dựng và phát triển địa phương về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng, an ninh trong thời kì công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước

1.1.3 Nhiệm vụ

- Xây dựng và phát triển các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn của thư viện; trình Giám đốc Sở văn hóa – thể thao và du lịch; tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt

- Tổ chức phục vụ và tạo điều kiện thuận lợi cho người đọc được sử dụng vốn tài liệu (VTL) của thư viện thông qua các hình thức đọc tại chỗ, mượn về nhà hoặc phục vụ ngoài nội quy thư viện Phục vụ miễn phí tại nhà cho người cao tuổi, người tàn tật bằng hình thức gửi qua bưu điện hoặc thư viện lưu động theo quy định của Pháp lệnh thư viện

- Xây dựng và phát triển VTL phù hợp với đặc điểm tự nhiên, kinh tế, văn hóa của địa phương và đối tượng phục vụ của thư viện

- Tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, giới thiệu kịp thời, rộng rãi VTL của thư viện đến mọi người, đặc biệt là các tài liệu phục vụ công cuộc phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh; xây dựng phong trào đọc sách báo trong nhân dân địa phương

- Biên soạn và xuất bản các ấn phẩm thông tin thư mục, thông tin có chọn lọc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của thư viện

- Thực hiện ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện ở địa phương; tham gia xây dựng và phát triển mạng lưới TV – TT của hệ thống thư viện công cộng

- Hướng dẫn, tư vấn tổ chức thư viện; tổ chức bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho người làm công tác thư viện; tổ chức luân chuyển sách báo; chủ trì phối hợp hoạt động về chuyên môn, nghiệp vụ với các thư viện khác của địa phương

- Tổ chức các hoạt động, dịch vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao và phù hợp với quy định của pháp luật

- Thực hiện các báo cáo định kì về tình hình hoạt động của thư viện cho

Sở văn hóa - thể thao và du lịch

1.1.4 Nguồn tin

Thư viện tỉnh Nam Định sở hữu một khối lượng thông tin lớn nhất tỉnh bao gồm cả nguồn tin truyền thống và nguồn tin điện tử Hiện tại, thư viện có khoảng hơn 120.000 bản sách, trong đó: hơn 70.000 bản ở phòng đọc tổng hợp, hơn 300 loại báo tạp chí/năm ở phòng đọc báo tạp chí, gần 10000 bản sách và 15 loại báo tạp chí ở phòng đọc thiếu nhi, 10.000 bản sách ở phòng đọc ngoại văn, trên 24.000 bản sách ở phòng mượn, gần 15.000 bản sách trong kho luân chuyển, 170 bản đồ, 1.542 tranh ảnh, vi phim, vi phiếu; 33.420 biểu ghi, 230 CD – ROM Việc tăng cường hoạt động mua và trao đổi tài liệu được thư viện chú trọng hơn nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao của độc giả Nguồn tin ngày càng tăng là điều kiện hết sức thuận lợi để thư viện có thể phân loại, lựa chọn tài liệu phục vụ bạn đọc theo nhiều chủ đề khác nhau nhưng cũng gặp khó khăn trong việc lưu trữ và bảo quản chúng

1.1.5 Cơ cấu tổ chức của Thư viện tỉnh Nam Định

1.2 Đặc điểm hoạt động của thư viện

Trong những năm qua, thư viện tỉnh đã thường xuyên thu hút số lượng lớn độc giả là cán bộ, nhân dân trên địa bàn thành phố Nam Định và toàn tỉnh Nam Định đến đọc sách báo, tra cứu thông tin phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu và giải trí Không chỉ tăng cường số lượng sách báo và duy trì hoạt động đều đặn phục vụ bạn đọc, thư viện còn tổ chức nhiều hoạt động như: triển lãm sách, hội nghị bạn đọc, liên hoan tuyên truyền giới thiệu sách cho thiếu nhi… đã thu hút lượng lớn bạn đọc tham gia đọc sách, nâng cao trình độ hiểu biết và cảm thụ sách

Nằm trong hệ thống TV công cộng, TV tỉnh Nam Định là một trung tâm văn hoá giáo dục và thông tin khoa học lớn nhất của tỉnh Gần 55 năm qua, đội ngũ cán bộ TV tỉnh luôn lấy việc phục vụ sách báo cho đông đảo nhân dân vừa là phương tiện, vừa là mục tiêu phấn đấu của mình Bằng nhiều

vụ bạn đọc

Phòng TT -

TM địa chí phong trào

Phòng tin học Phòng tin học

Phòng đọc tổng hợp ngoại văn

Phòng đọc báo, tạp chí

Phòng đọc thiếu nhi

Phòng mượn sách

hình thức phục vụ khác nhau, cùng với sự năng động sáng tạo của lớp lớp cán

bộ TV say mê nghề nghiệp, TV tỉnh Nam Định đã tạo ra một phong trào đọc sách rộng khắp Đồng thời TV tỉnh đã có nhiều hình thức hoạt động mang lại hiệu quả đáng kể trong việc tuyên truyền đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, góp phần đáng kể vào việc đẩy mạnh sản xuất, nghiên cứu khoa học, văn hoá xã hội, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho mọi tầng lớp nhân dân trong tỉnh

Thư viện tỉnh Nam Định có nhiệm vụ thoả mãn và phát triển nhu cầu đọc của bạn đọc Với sự phát triển và ngày càng gia tăng nguồn tri thức của nhân loại dẫn đến tình trạng bùng nổ thông tin, làm cho thông tin nhanh chóng trở nên lỗi thời Do đó, nhu cầu và yêu cầu sử dụng sách báo, tài liệu của bạn đọc ngày càng nâng cao Để phục vụ kịp thời, thoả mãn và phát triển nhu cầu, hứng thú đọc của bạn đọc đòi hỏi cán bộ TV tỉnh phải luôn luôn nỗ lực, tạo những giải pháp hữu hiệu nhằm đổi mới, nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ sách báo cho bạn đọc, đặc biệt là chú trọng khâu tuyên truyền giới thiệu, gây hứng thú đọc sách báo của nhân dân

Hiện nay, người dùng tin (NDT) của Thư viện tỉnh Nam Định phát triển nhanh cả về số lượng và thành phần Đối tượng phục vụ của TV tỉnh là mọi tầng lớp nhân dân, cán bộ các ngành, các giới của địa phương

Theo thống kê cụ thể năm 2013 tại TV tỉnh thì thành phần bạn đọc là học sinh, sinh viên chiếm tỉ lệ khá cao (chiếm 47% tổng số bạn đọc thư viện), sau đó đến thành phần bạn đọc là cán bộ viên chức (chiếm 30% tổng số bạn đọc thư viện), tiếp đến thành phần bạn đọc là người cao tuổi, hưu trí (chiếm 19% tổng số bạn đọc thư viện), thành phần bạn đọc là công nhân chiếm tỉ lệ thấp (chiếm gần 4% tổng số bạn đọc thư viện), thành phần bạn đọc làm nghề

tự do chiếm tỉ lệ rất ít tại thư viện

Thành phần bạn đọc của thư viện tỉnh Nam Định rất đa dạng nên nhu cầu đọc cũng khác nhau Mức độ đáp ứng nhu cầu đọc chính là tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá chất lượng phục vụ của thư viện, việc thoả mãn tối đa nhu cầu đọc của bạn đọc là mục đích chính của hoạt động thư viện Muốn thoả mãn được nhu cầu ngày càng cao và đa dạng đó ngoài các yếu tố ảnh hưởng như các hình thức phục vụ, bộ máy tra cứu thì mức độ đáp ứng tài liệu

là quan trọng quyết định thoả mãn nhu cầu đọc

Mặc dù hàng năm số lượng NDT ngày một tăng, kèm theo những yêu cầu tin cũng tăng, trong khi đó thời gian phục vụ thì không thể tăng lên Chính vì vậy việc phục vụ của thư viện không thể dừng lại ở những phương thức truyền thống Thư viện phải nhanh chóng đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào công tác thư viện như tra cứu tài liệu, mượn đọc trên máy tính để giảm tối đa thời gian cho việc thu lượm thông tin mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao, thỏa mãn nhu cầu của các nhóm NDT

Nhận thức được điều đó với lượng ngân sách nhất định cấp cho việc bổ sung sách báo mỗi năm, thư viện tỉnh luôn cố gắng lựa chọn, bổ sung kịp thời vào những cuốn sách báo, tạp chí có nội dung tư tưởng tốt, có giá trị khoa học cao phù hợp với tính chất, đặc điểm và đối tượng bạn đọc và thư viện Năm

2010, thư viện tỉnh bổ sung trên 2000 bản sách, gần 300 loại báo, tạp chí Tính đến nay thư viện tỉnh Nam Định có hơn 120.000 bản sách

Theo khảo sát điều tra bằng Ăngket tại thư viện tỉnh, kết quả thu được là:

- Sách chính trị xã hội: Mức độ thoả mãn là 85% nhu cầu của bạn đọc, điều đó cho thấy sách chính trị xã hội đã đáp ứng được khá cao nhu cầu của bạn đọc Qua những tài liệu này, góp phần đắc lực vào việc tuyên truyền đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững ổn định về chính trị, trật tự an toàn xã hội đời sống của nhân dân, là điều kiện để phát triển kinh tế

- Sách khoa học kỹ thuật: Do lượng tài liệu khoa học kỹ thuật có số lượng không nhiều (chiếm khoảng 5% tổng số tài liệu thư viện) nên mức độ thoả mãn là 67% nhu cầu bạn đọc

- Sách văn học nghệ thuật: Chiếm số lượng lớn trong thành phần tài liệu của thư viện nên theo kết quả điều tra thì mức độ thoả mãn về loại tài liệu này là 93% nhu cầu của bạn đọc

- Các sách khác: Những tài liệu này trong thư viện chiếm tỷ lệ không nhiều nên mức độ thoả mãn về loại tài liệu này là 80% nhu cầu của bạn đọc

Từ những kết quả thu được cho thấy mức độ thoả mãn nhu cầu đọc của bạn đọc về cơ bản đã đáp ứng được Tuy nhiên để phát triển nhu cầu đọc cho không chỉ bạn đọc của thư viện mà cho mọi đối tượng nhân dân trong tỉnh thì yêu cầu đặt ra cho thư viện tỉnh là phải cố gắng hơn nữa trong việc tuyên truyền, giới thiệu sách báo, tăng cường quảng bá hình ảnh thư viện, thu hút mọi đối tượng nhân dân trong tỉnh đến với thư viện Đồng thời làm tốt hơn nữa việc bổ sung vốn tài liệu, mở rộng hình thức phục vụ kho mở, hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tra cứu tài liệu

1.3 Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện

1.3.1 Yêu cầu của việc ứng dụng công nghệ thông tin

CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện kĩ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông, nhằm cung cấp các giải pháp để xử lí, tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin Hiện nay, hoạt động TT – TV đang ứng dụng rất nhiều các thành tựu của CNTT trong các khâu nghiệp vụ Từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động cho thư viện, tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bộ thư viện

Lợi ích của ứng dụng CNTT với thư viện:

Ứng dụng CNTT giúp tăng cường hiệu quả hoạt động của các cơ quan

TT – TV như: đáp ứng tốt nhu cầu thông tin, nâng cao hiệu quả trong công

việc, rút ngắn thời gian đáp ứng nhu cầu tin, nhanh chóng trong việc lựa chọn

bổ sung tài liệu, xử lí tài liệu và phục vụ NDT Đồng thời tiết kiệm thời gian, kinh phí để thực hiện các công tác bảo quản, xử lí tài liệu, giảm giá thành sản phẩm và dịch vụ của các cơ quan TT – TV

Bên cạnh đó ứng dụng CNTT sẽ cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch

vụ thông tin, không chỉ dừng lại ở việc cung cấp những thông tin ở dạng thư mục mà các cơ quan TT – TV còn tiến tới cung cấp những thông tin ở dạng tri thức, tăng cường các thông tin có tính chất định hướng cho NDT Việc chia sẻ nguồn lực thông tin, đặc biệt là nguồn thông tin điện tử có thể trao đổi trực tiếp trên mạng bằng việc áp dụng các chuẩn trong việc xử lí, tổ chức và xây dựng dữ liệu

Việc ứng dụng CNTT, hiện đại hoá cơ quan TT – TV tạo ra môi trường hoạt động hiện đại, kích thích nhu cầu thông tin, nâng cao khả năng tiếp cận đến các nguồn thông tin Điều đó sẽ giúp cho việc tạo niềm tin của người dùng đến cơ quan TT – TV, thúc đẩy nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin của NDT

Lợi ích của ứng dụng CNTT đối với cán bộ thư viện:

Trong thư viện truyền thống, cán bộ TV đóng vai trò là nhà tổ chức, bảo quản và phục vụ bạn đọc, nhưng ở thư viện hiện đại vai trò của cán bộ thư viện ngày càng được nâng cao hơn Họ trở thành những nhà cung cấp thông tin có định hướng (các chuyên gia thông tin), tức là người xử lí thông tin và tạo ra thông tin mới cùng các sản phẩm và dịch vụ thông tin đa dạng, có giá trị cao đáp ứng nhu cầu bạn đọc Giúp tăng năng suất lao động cho cán bộ thư viện, bổ sung kiến thức và kĩ năng làm việc mới Các công việc mang tính tổng hợp và phân tích sẽ được máy tính hỗ trợ, tránh hiện tượng nhàm chán, lặp đi lặp lại trong công việc

Ứng dụng CNTT tại TV tỉnh Nam Định cần đáp ứng các nhu cầu sau:

Xây dựng (cơ sở dữ liệu) CSDL để quản lí tài liệu và tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục: Quản lí tài liệu là một việc rất quan trọng, trước đây

TV quản lí tài liệu bằng các phương tiện truyền thống, mất nhiều thời gian tìm kiếm Bởi vậy việc ứng dụng CNTT phải tạo cơ sở để TV tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại như:

- Xây dựng các CSDL thư mục, CSDL toàn văn phản ánh nguồn lực thông tin của TV

- Tổ chức hệ thống mục lục truyền thống song song với hệ thống mục lục tự động hoá bằng cách in tự động các phiếu mục lục

- Xuất bản các ấn phẩm thông tin thư mục

- Tổ chức dịch vụ tư vấn và tra cứu thông tin hiện đại với các phương thức tìm kiếm khác nhau; trình bày, sắp xếp kết quả tìm kiếm một cách khoa học

- Tự động hoá các khâu bổ sung, quản lí bạn đọc, tìm tin và quản lí lưu thông tài liệu giúp cán bộ TV và NDT tiết kiệm được thời gian, công sức, mang lại hiệu quả cao

- Tổng hợp số liệu thống kê và đánh giá về các khâu nghiệp vụ có ứng dụng CNTT một cách nhanh chóng Từ đó giúp TV có thể nắm được những điểm mạnh, điểm yếu, đưa ra các phương pháp điều chỉnh

- Phát triển và nâng cao hiệu quả hoạt động của các phòng đọc mở

- Xây dựng, phát triển và tổ chức phòng đọc đa phương tiện để tổ chức phục vụ những tài liệu đa phương tiện

- Tổ chức quản lí các tài liệu điện tử của thư viện, đưa vào CSDL để khai thác

1.3.2 Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

1.3.2.1 Cơ sở vật chất kĩ thuật về công nghệ thông tin

Để triển khai ứng dụng CNTT vào hoạt động của TV, yếu tố đóng vai trò quan trọng không thể thiếu là cơ sở vật chất và trang thiết bị về CNTT

Về phần cứng

Hạ tầng phần cứng bao gồm hạ tầng mạng, hệ thống máy chủ, máy

trạm, các thiết bị ngoại vi, các thiết bị an ninh:

- Hạ tầng mạng là thành phần cơ bản của mạng thông tin dùng để truyền dữ liệu nhờ thiết bị kết nối và môi trường truyền

- Hệ thống máy chủ đảm bảo cung cấp các dịch vụ cho hệ thống mạng Máy chủ là một máy tính hay một thiết bị trên mạng, chức năng chủ yếu của

nó là quản lí các tài nguyên của mạng Các máy chủ được sử dụng cho nhiều máy tính khác nhau cùng truy cập Vì vậy thông thường chúng là các máy tính có cấu trúc phần cứng rất mạnh và có hệ thống phần mềm chuyên biệt để phục vụ cho nhiều người cùng một lúc Các máy chủ được sử dụng để cung cấp nhiều dịch vụ cùng một thời điểm nhưng để đảm bảo cho các dịch vụ luôn hoạt động tốt, các nhà quản lí thường chuyên biệt hoá các máy chủ theo từng mục đích khác nhau

- Hệ thống máy trạm là hệ thống máy tính được sử dụng để cập nhật,

xử lí và khai thác thông tin Hệ thống máy trạm bao gồm: máy trạm nghiệp

vụ, máy trạm phòng đọc đa phương tiện, máy trạm quản trị, máy trạm tra cứu

- Thiết bị an toàn thông tin nhằm đảm bảo an toàn hệ thống thông tin như các thiết bị lưu điện, chống sét, các thiết bị sao lưu dữ liệu, các thiết bị bảo vệ, bảo mật

- Thiết bị ngoại vi là các thiết bị hỗ trợ như in Lazer, photocopy

1.3.2.2 Trình độ đội ngũ cán bộ thư viện

Ngoài việc đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin đủ mạnh, để ứng dụng CNTT vào trong quá trình hoạt động của thư viện đạt hiệu quả thì việc đào tạo, nâng cao trình độ, năng lực cho đội ngũ cán bộ đóng vai trò rất quan trọng Vấn đề ứng dụng CNTT đòi hỏi cán bộ thư viện vừa phải có chuyên môn về TV – TT, vừa phải có kiến thức, kĩ năng về CNTT để đáp ứng được yêu cầu thực tiễn mà công việc đặt ra Chính vì thế, trong quá trình làm việc, đội ngũ cán bộ phải luôn có ý thức học hỏi, tìm tòi, nghiên cứu nhằm trang bị những kiến thức và kĩ năng cần thiết cho bản thân Bên cạnh đó, thư viện luôn quan tâm đến vấn đề bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ thư viện - những người được ví như chiếc cầu nối giữa bạn đọc và tri thức

Hiện nay, Thư viện tỉnh Nam Định có 25 cán bộ, trong đó có 21 cán bộ biên chế, 4 lao động hợp đồng, 100% trình độ cử nhân, 1 thạc sĩ, 5 cán bộ văn bằng 2 là: ngoại ngữ, tin học, hành chính Với số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ nêu trên cho thấy sức mạnh nguồn nhân lực của thư viện là rất lớn Mục tiêu của thư viện tỉnh trong những năm tới để giúp nguồn nhân lực đó phát huy hết năng lực của mình là thư viện cần bố trí đúng công việc, rèn luyện thêm kĩ năng tin học, sử dụng thành thạo phần mềm ứng dụng và các trang thiết bị hiện đại

1.3.2.3 Quan điểm, chủ trương của Đảng, Nhà nước

Ứng dụng CNTT là vấn đề được Đảng và Nhà nước ta quan tâm, điều này đã được cụ thể hóa bằng các văn bản quy phạm pháp luật như: Chỉ thị số

58/CTTW ngày 17/10/2000 của Ban chấp hành Trung ương Đảng về ứng dụng CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa Đảng ta xác định "công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển" Nghị quyết Trung ương 7 khoá VIII của Đảng ngày 30/7/1994 ghi

rõ "ưu tiên ứng dụng và phát triển công nghệ tiên tiến như CNTT phục vụ yêu cầu điện tử hóa và tin học hóa nền kinh tế quốc dân" Nhà nước ta xác định

"việc ứng dụng CNTT trong lĩnh vực quản lí hành chính Nhà nước là ưu tiên hàng đầu, công tác văn thư là một công việc mang tính chất hành chính nên cũng được xác định là một lĩnh vực hàng đầu trong việc ứng dụng CNTT"

Trong giai đoạn đầu ứng dụng CNTT, Thư viện tỉnh Nam Định đã lựa chọn phần mềm CDS/ISIS Đây là phần mềm có khả năng quản lí các dữ liệu

có độ dài biến động, quản lí các thông tin có tính chất lặp, các thông tin có nhiều phần tử khác nhau nhưng cùng có ý nghĩa Phần mềm CDS/ISIS đáp

ứng được một nhiệm vụ cơ bản của thư viện đó là tổ chức dịch vụ tìm kiếm và khai thác thông tin cho người dùng tin

Hiện nay do nhu cầu quản lí dữ liệu trong thư viện ngày càng tăng cao,

do đó phần mềm CDS/ISIS không thể đáp ứng được nên từ năm 2009, Thư viện tỉnh Nam Định đã triển khai ứng dụng phần mềm ILIB4.0 vào hoạt động của thư viện Việc lựa chọn và ứng dụng phần mềm này là phù hợp với điều kiện thực tiễn cũng như khả năng của thư viện

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TV tỉnh Nam Định đã có một cơ ngơi, một diện mạo mới khá khang trang với

3 khối nhà 2 tầng kiến trúc hài hòa giữa truyền thống và hiện đại diện tích khoảng 1.500m2

Hiện nay, thư viện có 5 phòng đọc tại chỗ (phòng đọc tổng hợp, phòng đọc điện tử, phòng đọc báo tạp chí, phòng đọc ngoại văn, phòng đọc thiếu nhi) và 1 phòng mượn Để nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, thư viện tỉnh đã mở thêm nhiều phòng phục vụ, đồng thời giảm thủ tục hành chính khi bạn đọc đến đăng kí làm thẻ mượn sách Các phòng đọc được bố trí hợp lí, đáp ứng nhu cầu tìm đọc và tra cứu thông tin của độc giả nhanh chóng và chính xác Phòng mượn và Phòng đọc báo tạp chí được tổ chức dưới dạng kho mở để bạn đọc dễ dàng tìm tài liệu và lựa chọn nhanh sách cần đọc Phòng đọc báo tạp chí có 60 ghế ngồi, lưu trữ cập nhật trên 200 loại báo tạp chí trong và ngoài nước Phòng đọc thiếu nhi được bố trí trên 40 ghế ngồi với khoảng 10.000 bản sách phục vụ cho học tập và nâng cao Ngoài việc phục vụ bạn đọc mượn sách, báo đọc tại chỗ và mượn về nhà, thư viện tỉnh còn phục vụ yêu cầu thường xuyên hay đột xuất việc tra tìm thông tin, dữ liệu có chọn lọc

2.1.2 Trang thiết bị

Thư viện tỉnh Nam Định đã được trang bị cơ sở vật chất để phục vụ cho việc ứng dụng CNTT về các mặt sau:

Thiết bị máy: Máy tính điện tử là một yếu tố không thể thiếu trong quá

trình ứng dụng CNTT vào hoạt động của thư viện Hiện nay, TV đã tiến hành nối mạng trong toàn thư viện với Thư viện Hà Nội, Thư viện Quốc Gia Việt Nam và 61 thư viện tỉnh thành trong cả nước TV còn thiết kế Website riêng đưa lên mạng để tiện cho việc khai thác thông tin Hệ thống máy tính bao gồm:

Hệ thống máy chủ: hiện nay TV có hai máy chủ, một máy chủ cơ sở dữ liệu, một máy chủ dữ liệu số

Hệ thống máy trạm: gồm 36 máy trạm phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ, phục vụ bạn đọc tra cứu, khai thác thông tin Cụ thể như sau:

Thiết bị mạng: mạng LAN phục vụ quản lí nguồn lực thông tin, tra tìm

tin và quản lí bạn đọc, ngoài ra còn có tủ mạng 42U, modem HTB – 1100S, switch FNSW – 2401, thiết bị chống sét

Thiết bị in và sao chụp tài liệu:

- Máy in HP lazer tốc độ cao, có thể in đen trắng hoặc in màu: 4 máy

- Máy photocopy chất lượng cao: 2 máy

Thiết bị trình chiếu, âm thanh:

- Một tivi Sony cỡ lớn và một đầu video đặt tại phòng đọc

- Máy chiếu sony sử dụng để phục vụ các hoạt động đào tạo người dùng tin, tổ chức hội nghị, hội thảo: 1 máy và một màn chiếu phục vụ cho máy chiếu

Thiết bị lưu trữ: băng từ, đĩa từ, đĩa quang, thẻ nhớ

Thiết bị khác:

- Mã vạch: là sự thể hiện thông tin trên các dạng bề mặt mà máy móc

có thể đọc được, dùng để quản lí tài liệu, quản lí bạn đọc, quản lí việc mượn trả tài liệu

- Cổng từ: là thiết bị từ trường nhưng an toàn tuyệt đối so với các tài liệu lưu trữ dưới dạng từ (băng đĩa hình, băng đĩa tiếng, đĩa mềm máy tính ) Cổng từ được lắp đặt tại cửa ra vào của các kho tài liệu trong thư viện nhằm kiểm soát, không cho mang tài liệu ra ngoài mà chưa đăng kí mượn

- Thẻ từ: là một loại băng từ trong suốt đặc biệt để dán lên tài liệu

- Thiết bị khử, nhiễm từ: dùng để khử từ khi độc giả đăng kí mượn, sau

đó độc giả có thể mang tài liệu ra ngoài; nhiễm từ để tạo lại hệ thống từ khi tài liệu được mang trả thư viện Thiết bị này được trang bị tại quầy của nhân viên thư viện Nó có đèn báo hiệu quá trình khử, tái nhiễm từ đã hoàn thành

- Camera quan sát: được đặt ở phòng đọc và phòng mượn của thư viện dùng hỗ trợ cho hệ thống thiết bị từ để quản lí tài liệu

2.2 Các phần mềm đã sử dụng tại thư viện

2.2.1 Phần mềm CDS/ISIS

CDS/ISIS là phần mềm được dùng để quản lí các cơ sở dữ liệu văn bản

có cấu trúc do UNESCO phát triển và phổ biến năm 1985 và được cung cấp miễn phí cho các thư viện Việt Nam CDS/ISIS có nhiều ưu điểm:

- Xây dựng cấu trúc CSDL thuận tiện, đơn giản nhờ có các phương tiện trợ giúp để tạo biểu mẫu nhập tin và định dạng hiển thị

- Ngôn ngữ tạo format được bổ sung nhiều lệnh mới, cho phép trình bày dữ liệu thuận tiện hơn

- Giao diện tìm tin thông qua các cửa sổ nên đơn giản và tiện lợi

- Hiệu quả tìm tin tăng nhờ việc kết hợp các toán tử và tìm theo từ điển

- Hỗ trợ nhiều giao diện tìm kiếm: tìm tin trình độ cao, tìm có trợ giúp

- Có khả năng kết hợp với các CSDL khác

Tại TV tỉnh Nam Định, phần mềm CDS/ISIS được áp dụng vào việc quản lí tài liệu, tổ chức tìm kiếm tài liệu cho bạn đọc từ năm 2000 với phiên bản WinISIS 1.3.1 Với việc ứng dụng phần mềm CDS/ISIS, công tác xử lý tài liệu tổ chức, tra cứu tài liệu đã đạt được những bước chuyển biến cơ bản

Từ các CSDL được quản lý trên ISIS hệ thống mục lục đã được in một cách

tự động Đồng thời tổ chức hệ thống mục lục theo nhiều loại khác nhau: mục lục chữ cái tên sách, tên tác giả, kí hiệu phân loại Cũng từ các CSDL này, hàng năm TV đã tiến hành in các thư mục như: thư mục giới thiệu sách mới, các thư mục chuyên đề, thư mục địa chí

Trên cơ sở ứng dụng phần mềm CDS/ISIS, TV đã tiến hành tổ chức phục vụ tra cứu và khai thác tài liệu cho bạn đọc bằng hệ thống tìm tin tự động hoá Hướng dẫn bạn đọc tra cứu tài liệu trên ISIS theo nhiều phương thức (đơn giản, nâng cao) và nhiều tiêu chí khác nhau, giúp bạn đọc khai thác tối đa nguồn tài liệu Bên cạnh đó, việc ứng dụng CNTT tạo điều kiện để TV tiến hành phương thức xử lí, định từ khoá và tra cứu

Mặc dù đã tạo ra những bước chuyển mới đem lại hiệu quả lớn cho hoạt động của TV, nhưng CDS/ISIS chỉ là phần mềm tư liệu không có khả năng quản lí tích hợp, giải quyết nhiều công tác nghiệp vụ của thư viện Sử dụng phần mềm cũng có nhược điểm đó là nó chỉ có khả năng giải quyết yêu

cầu về quản lí tài liệu số toàn văn Khi sử dụng, thư viện phải xây dựng một CSDL riêng về tài liệu số toàn văn Việc bổ sung các biểu ghi mới rất thuận tiện nhưng khi tìm tài liệu theo một vấn đề được xác định trước thì máy tính phải tìm lần lượt tuần tự trên tất cả các biểu ghi dẫn đến mất thời gian công sức của cán bộ thư viện Bên cạnh đó là những hạn chế về khả năng tính toán, thống kê nên đầu năm 2009 TV tỉnh Nam Định đã tiến hành chuyển từ việc sử dụng phần mềm CDS/ISIS sang sử dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện ILIB

2.2.2 Phần mềm ILIB

Trước yêu cầu về việc sử dụng một phần mềm có đủ khả năng quản lí mọi hoạt động và các khâu nghiệp vụ của TV, thư viện đã đặt ra nhiệm vụ tìm chọn ra một phần mềm phù hợp với yêu cầu của TV dựa trên các tiêu chí sau:

- Về công nghệ: Phần mềm được thiết kế, xây dựng và vận hành theo các chuẩn công nghệ mở để đảm bảo khả năng nâng cấp, thay đổi, bổ sung, kết nối thêm các module mới mà không ảnh hưởng đến hệ thống, chạy được trên nhiều hệ điều hành khác nhau, xây dựng theo mô hình máy trạm – máy chủ, đảm bảo khả năng kết nối mạng internet, làm việc trong môi trường web,

lí bạn đọc, tra cứu, công tác mượn trả tài liệu Tất cả các hoạt động trên đều

có thể kết hợp dùng mã vạch Đặc biệt, tất cả các phân hệ được tích hợp trong một hệ thống thống nhất và có thể liên thông, chuyển đổi, tương tác với nhau một cách dễ dàng

Ngoài lĩnh vực quản lí thư viện truyền thống, ILIB bổ sung các tính năng của thư viện điện tử, thư viện số, biến thư viện thành trung tâm thông tin hiện đại, tạo cho người sử dụng một cổng vào mọi dạng thông tin

Tính đến nay, TV đã xây dựng được CSDL với 33420 biểu ghi Với việc sử dụng phần mềm này, hiệu quả và chất lượng phục vụ của hoạt động

TT – TV được nâng cao

2.3 Giới thiệu phần mềm ILIB

ILIB là phần mềm thư viện điện tử tích do CMC nghiên cứu và phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu của các thư viện trong nước, từ các thư viện công cộng, thư viện các trường Đại học, thư viện chuyên ngành đến các trung tâm thông tin trên toàn quốc, đặc biệt là khả năng tích hợp và xử lí tiếng Việt ILIB được thiết kế theo hướng mềm dẻo và linh hoạt trong xử lí các quy trình nghiệp vụ, cấu trúc mở để người sử dụng dễ dàng trong việc quản trị và sửa đổi theo yêu cầu đặc thù của thư viện ILIB sẽ giúp cho các thư viện không còn là một kho tri thức riêng biệt nữa mà đã trở thành cổng vào kho tàng tri thức chung của nhân loại bởi vì ILIB có nhiều tính năng hữu ích như sau:

- Hỗ trợ đa ngôn ngữ: hỗ trợ tiếng Việt và đa ngôn ngữ trong giao diện

và sử dụng, cho phép tìm kiếm và sắp xếp theo bảng chữ cái và các dấu tiếng Việt

- Tuân thủ các chuẩn về nghiệp vụ thư viện: khổ mẫu trao đổi dữ liệu thư mục ISO2709, khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21, chuẩn tìm kiếm liên thư viện Z39.50

- Hỗ trợ công tác biên mục theo các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục khác nhau như: ISBD, AACR2

- Tích hợp các nguồn tin: Quản lí được nhiều loại tư liệu: đa phương tiện, dữ liệu số hoá (văn bản toàn văn, âm thanh, hình ảnh, bản đồ) Có khả năng tích hợp liên thông với các phần mềm khác: thư viện số, cổng thông tin

- Hỗ trợ công nghệ mã vạch

- Tuân thủ các chuẩn CNTT: làm việc với giao thức truyền thông IN TCP/IP, hỗ trợ chuẩn định dạng XML giao diện web đối với người sử dụng, phần mềm chạy trên mạng theo kiến trúc Client/Server

- Có khả năng lưu trữ thông tin lớn: CSDL thư mục có khả năng lưu trữ trên 1 triệu biểu ghi, CSDL toàn văn có khả năng lưu trữ dữ liệu đa phương tiện

Ngoài ra ILIB còn có nhiều tiện ích:

- Tự động hoá các hoạt động, chức năng, nghiệp vụ

- Là công cụ để xây dựng các CSDL thư mục, dữ liệu số; kiểm soát chất lượng các biểu ghi thư mục theo chuẩn MARC21; hỗ trợ xuất nhập dữ liệu hai chiều

- Tích hợp web và internet ILIB giúp các thư viện đưa kho tài liệu của mình lên mạng, kiểm soát toàn bộ các ấn phẩm điện tử

- Tạo ra môi trường khai thác thông tin nhanh chóng, thuận lợi; việc tích hợp mã vạch thiết bị từ giúp các thao tác nghiệp vụ được thuận lợi và hiệu quả

- Hỗ trợ các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại

- Liên thông trao đổi dữ liệu trong và ngoài hệ thống, hỗ trợ các dịch vụ mượn liên thư viện

2.4 Sử dụng phần mềm ILIB trong công tác bổ sung

Bổ sung tài liệu là khâu đầu tiên trong dây chuyền thông tin tư liệu Nó quyết định đến chất lượng các hoạt động nghiệp vụ khác trong TV và việc phục vụ bạn đọc sau này Nhờ công tác bổ sung, TV có được VTL đảm bảo

về chất lượng và số lượng , phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của TV cũng như nhu cầu của bạn đọc

Đặt mua tài liệu

Trước đây, khi chưa ứng dụng phần mềm, người cán bộ bổ sung của Thư viện tỉnh Nam Định phải đến từng nhà xuất bản để lấy danh mục sách, sau đó lựa chọn ra từng tài liệu phù hợp với diện phục vụ của thư viện mình rồi mới tiến hành bổ sung Ngày nay, việc sử dụng nhóm chức năng đặt mua tài liệu cho phép thư viện lập đơn đặt tài liệu theo từng lĩnh vực khoa học của từng kho sách khác nhau, từ đó xây dựng hồ sơ về các cơ sở cung cấp tài liệu Bên cạnh đó còn có thể theo dõi hiện trạng thực hiện đơn đặt và nhận tài liệu, tối ưu danh sách đặt mua, thay đổi đơn đặt mua

Theo thống kê có tới 50% - 70% số sách là do Công ty Phát hành sách tỉnh cung cấp, 30% là cán bộ bổ sung phải trực tiếp đi mua ở các nhà xuất bản, bình quân mỗi năm bổ sung được khoảng 8.000 bản sách, trong đó: sách văn học nghệ thuật 35%, sách khoa học kĩ thuật 30%, sách chính trị xã hội 15%, sách thiếu nhi 15%, các sách khác 5%

Việc ứng dụng CNTT trong đặt mua tài liệu thông qua các danh mục qua mạng máy tính sẽ giúp cán bộ bổ sung không phải đi lại vất vả nhưng khó khăn là do không được đi chọn trực tiếp nên một số sách có giá trị, sách tra cứu và việc bổ sung hoàn bị bị hạn chế Đặc biệt những năm gần đây lượng sách bổ sung bị giảm do giá thành tăng cao mà kinh phí cấp cho thư viện còn khiêm tốn Từ năm 2009 đến nay, bình quân kinh phí bổ sung sách mới đạt khoảng 80 triệu đồng/năm Từ thực tế đó, chủ trương của Ban lãnh đạo thư viện là tăng số lượng tên sách, giảm số bản sách Thay vì mỗi tên sách bổ sung 5 bản như trước đây thì hiện tại mỗi tên sách chỉ bổ sung từ 2 - 3 bản, thậm chí 1 bản Việc đặt mua đại trà những nguồn tài liệu hiện có trên thị trường như vậy sẽ khiến thư viện bỏ qua những tài liệu quý hiếm, độc bản

không dễ dàng xuất hiện trên thị trường Cũng vì những tiện ích của việc đặt mua mà việc thu thập các nguồn tài liệu từ các "Tủ sách gia đình", các nhà nghiên cứu, các nhà khoa học đã bị giảm sút đáng kể Để cải thiện tình trạng

đó, trách nhiệm của cán bộ thư viện là phải phát hiện, thuyết phục chủ sở hữu của những tài liệu đó để mua, sao chụp, bổ sung kịp thời Ngoài ra loại hình tài liệu: luận án, luận văn, công trình nghiên cứu khoa học có nội dung viết về địa phương hoặc do người địa phương là tác giả còn hạn chế bởi việc sưu tầm còn khó khăn Vì vậy việc nghiên cứu xác định nhu cầu tin của bạn đọc là vô cùng cần thiết để có thể bổ sung tài liệu cho kho sách một cách tốt nhất, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của độc giả

Bổ sung: nhóm chức năng bổ sung được cụ thể qua việc biên mục sơ

lược

Biên mục sơ lược là việc trình bày các dữ liệu sơ lược về tài liệu được

bổ sung về TV trong biểu ghi CSDL, chủ yếu là các dữ liệu mô tả hình thức

và một số dữ liệu dạng mô tả vật lí khác Việc trình bày các dữ liệu này cũng cần phải tuân theo một quy tắc mô tả mà TV lựa chọn

Khi tiến hành nhập các dữ liệu ban đầu, nếu phát hiện chỉ số ISBN hoặc tên của tài liệu đang được biên mục trùng với một tài liệu đã được lưu trữ trong CSDL, hệ thống sẽ đưa ra thông báo “Đã tồn tại một số biểu ghi có nhan đề tương tự với nhan đề đã nhập vào Bạn có muốn xem chi tiết các biểu ghi biên mục này không?” Để xem biểu ghi nhập trùng, người sử dụng bấm nút “OK” Khi đó, trên màn hình sẽ xuất hiện danh sách các biểu ghi có chỉ số ISBD hoặc tên sách trùng với biểu ghi đang nhập Nếu biểu ghi nào có các dữ liệu gần giống với biểu ghi đang nhập, người sử dụng có thể lựa chọn

“Dùng lại thông tin” để dùng lại các thông tin đó cho biểu ghi đang biên mục

và thay đổi một số thông tin khác Nếu biểu ghi đó giống hoàn toàn với biểu

ghi đang nhập thì người sử dụng có thể lựa chọn “Dùng lại bản ghi” để tạo ra giá trị cá biệt cho tài liệu bằng chức năng xếp giá

Tính năng phát hiện biểu ghi nhập trùng tránh việc làm mất thời gian cho cán bộ TV khi nhập những biểu ghi đã có và tạo nên sự thống nhất trong việc quản lí CSDL

Sau khi đã cập nhật hoàn thiện những thông tin cần thiết cho tài liệu, người dùng tin nhấn nút “Cập nhật” để tiếp tục quá trình biên mục sơ lược Những thông tin về ấn phẩm vừa nhập sẽ được hiển thị trong giao diện này Nếu tiếp tục quá trình biên mục cho ấn phẩm khác, người dùng ấn nút “Biên mục cho ấn phẩm khác” Lúc này người dùng sẽ quay trở lại thao tác ban đầu Nếu muốn cập nhật dữ liệu về mã xếp giá, người dùng ấn nút “Tiếp tục cập nhật dữ liệu xếp giá” Căn cứ vào số lượng bản tài liệu của biểu ghi đang biên mục, người sử dụng sẽ xếp các tài liệu đó vào các kho phù hợp theo quy định của TV

Trong quá trình cập nhật dữ liệu xếp giá, việc tạo ra giá trị đăng kí cá biệt sẽ được thực hiện một cách tự động Cán bộ biên mục chỉ cần đưa vào số lượng bản cho từng biểu ghi, tương ứng với các kho, sau đó phần mềm sẽ tự động sinh ra các số đăng kí cá biệt tương ứng

Để hỗ trợ cho tính năng tạo ra giá trị đăng kí cá biệt tự động, ILIB cũng cung cấp thêm tính năng thiết lập số thứ tự Tính năng này sẽ giúp cho cán bộ

TV thực hiện việc chỉnh sửa số thứ tự của các số đăng kí cá biệt trong các kho khi thực hiện thao tác xếp giá bị nhầm lẫn

Thống kê: nhóm chức năng thống kê giúp TV có thể thống kê VTL của

mình theo nhiều dấu hiệu khác nhau:

- Thống kê theo dạng tài liệu: chức năng này giúp TV thống kê toàn bộ các dạng tài liệu có trong TV theo đầu ấn phẩm hoặc theo số bản ấn phẩm