Luận văn thạc sĩ Tăng cường kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản tại kho bạc nhà nước Hoà Vang Thành phố Đà Nẵng (full)

KBNN Hòa Vang đã tổ chức kiểm soát thanh toán cho các dự án đầu tư theo chức năng, nhiệm vụ được giao trên cơ sở các chế độ chính sách của nhà nước, qui định của UBND thành phố Đà Nẵng,

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

PHAN VIỆT HÙNG

TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC HÒA VANG

THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng – Năm 2014

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

PHAN VIỆT HÙNG

TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC HÒA VANG

THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Chuyên ngành : Kế toán

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN MẠNH TOÀN

Đà Nẵng – Năm 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Phan Việt Hùng

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục của đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN VỐN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN TỪ NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC 8

1.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT 8

1.1.1 Giới thiệu chung về kiểm soát 8

1.1.2 Quá trình kiểm soát 8

1.1.3 Các loại hình kiểm soát 10

1.1.4 Rủi ro 14

1.2 KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN ĐẦU TƯ XDCB TỪ NSNN QUA KBNN 15

1.2.1 Khái niệm vốn đầu tư XDCB từ NSNN 15

1.2.2 Kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB từ NSNN qua KBNN 16 1.2.3 Các chỉ tiêu đánh giá kết quả kiểm soát 28

1.2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát thanh toán vốn đầu tư 29

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN ĐẦUTƯ XDCB TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC HÒA VANG 32

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KHO BẠC NHÀ NƯỚC HÒA VANG 32

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của KBNN Hòa Vang 32

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của KBNN Hòa Vang 32

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của KBNN Hòa Vang 34

2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN ĐẦU TƯ XDCB TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC HÒA VANG 34

2.2.1 Đặc điểm môi trường kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB 34 2.2.2 Đánh giá rủi ro kiểm soát thanh toán vốn đầu XDCB 41

2.2.3 Thực trạng hoạt động kiểm soát 45

2.2.4 Thực trạng về hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát 57

2.2.5 Thực trạng về công tác kiểm tra, giám sát 61

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN ĐẦU TƯ XDCB TẠI KBNN HÒA VANG 63

2.3.1 Kết quả đạt được 63

2.3.2 Những hạn chế trong kiểm soát thanh toán vốn đầu tư 64

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 72

CHƯƠNG 3 : GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN ĐẦU TƯ XDCB TẠI KBNN HÒA VANG 73

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN ĐẦU TƯ XDCB 73

3.2 GIẢI PHÁP TĂNG KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN ĐẦU TƯ XDCB TẠI KBNN HÒA VANG 74

3.2.1 Giải pháp tổ chức bộ máy kiểm soát thanh toán vốn đầu tư 74

3.2.2 Giải pháp tăng cường kiểm soát trong tiếp nhận, luân chuyển, hoàn trả hồ sơ và thông tin cho khách hàng 81

3.2.3 Giải pháp tăng cường các thủ tục kiểm soát mà qui trình

kiểm soát chưa qui định đầy đủ 87

3.2.4 Giải pháp tăng cường thông tin phục vụ công tác kiểm soát 89

3.2.5 Giải pháp tăng cường công tác kiểm tra, giám sát 89

3.3 CÁC KIẾN NGHỊ 90

3.3.1 Kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền ban hành chính sách

chế độ của Nhà nước 90

3.3.2 Kiến nghị với UBND huyện Hòa Vang 90

3.3.3 Kiến nghị với Kho bạc Nhà nước 91

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 94

KẾT LUẬN 95

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 96

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Số

2.1 Tình hình hoạt động của KBNN Hòa Vang (2008-2012) 33

2.2 Nguồn vốn đầu tư XDCB do KBNN Hòa Vang kiểm soát

DANH MỤC HÌNH VẼ

Số

1.1 Mối quan hệ giữa các yếu tố trong một hệ thống kiểm soát 9

1.2 Sơ đồ qui trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB 26

2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của KBNN Hòa Vang 34

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Số

2.1 Cơ cấu nguồn vốn đầu tư theo kế hoạch vốn bình quân

1

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Chi đầu tư XDCB là khoản chi của NSNN để đầu tư xây dựng các công trình thuộc kết cấu hạ tầng KT-XH không có khả năng thu hồi vốn… đây là khoản chi chiếm tỉ trọng khá lớn trong tổng chi của NSNN hàng năm và có ý nghĩa rất quan trọng đối với KT-XH của đất nước Để kiểm soát khoản chi của NSNN về đầu tư XDCB, nhà nước đã ban hành một hệ thống các văn bản pháp luật để điều chỉnh các hoạt động có liên quan cũng như qui định chức năng nhiệm vụ của cơ quan kiểm soát thanh toán vốn

Từ năm 1999 trở về trước, nhiệm vụ kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB được giao cho Tổng cục Đầu tư Phát triển trực thuộc Bộ Tài chính thực hiện Từ tháng 01/2000, thực hiện Nghị định số 145/1999/NĐ-CP của Chính phủ, nhiệm vụ này được chuyển sang KBNN trực thuộc Bộ Tài chính thực hiện cho đến nay

KBNN Hòa Vang là đơn vị KBNN cấp huyện trực thuộc KBNN Đà Nẵng, thực hiện nhiệm vụ của KBNN trên địa bàn huyện Hòa Vang theo qui định của luật NSNN, trong đó có nhiệm vụ kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB từ nguồn NSNN

KBNN Hòa Vang đã tổ chức kiểm soát thanh toán cho các dự án đầu tư theo chức năng, nhiệm vụ được giao trên cơ sở các chế độ chính sách của nhà nước, qui định của UBND thành phố Đà Nẵng, đáp ứng yêu cầu về vốn cho các dự án đầu tư, đảm bảo vốn được sử dụng đúng mục đích, đúng đối tượng, ngăn ngừa và phát hiện các trường hợp vi phạm qui định về thanh toán vốn đầu tư XDCB, góp phần chống thất thoát, lãng phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn đầu tư XDCB…

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được, trong kiểm soát thanh

2

toán vốn đầu tư XDCB tại KBNN Hòa Vang vẫn còn những vấn đề còn hạn chếnhư: những hạn chế, bất cập về chính sách, chế độ của nhà nước về thanh toán vốn đầu tư; hạn chế trong tuân thủ chế độ chính sách của chủ đầu tư; hạn chế về tổ chức và thực hiện kiểm soát thanh toán của đơn vị…

Do vậy, cần phải khảo sát, đánh giá thực trạng kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB tại KBNN Hòa Vang trong thời gian qua, từ đó rút ra những vấn đề còn tồn tại, hạn chế và đề ra giải pháp tăng cường kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB tại đơn vị trong thời gian tới

Xuất phát từ những lý do nêu trên, tôi đã chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản tại Kho bạc Nhà nước Hòa Vang, thành phố Đà Nẵng’’ để làm đề tài nghiên cứu luận văn tốt nghiệp

Thạc sĩ của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

- Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:

+ Góp phần hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB từ NSNN qua KBNN

+ Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát thanh toán vốn đầu

tư XDCB từ NSNN tại KBNN Hòa Vang trong 5 năm qua (từ 2008-2012) + Đề ra giải pháp tăng cường kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB từ NSNN tại KBNN Hòa Vangđồng thời có ý kiến nghị với các cơ quan nhà nước có liên quan để quản lý, kiểm soát chặt chẽ nguồn vốn này

- Câu hỏi nghiên cứu:

+ Mục tiêu kiểm soát thanh toán đầu tư XDCB của KBNN là gì? KBNN kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB như thế nào?Những chỉ tiêu được sử dụng để đánh giá kết quả kiểm soát của KBNN? Các nhân tổ ảnh hưởng đến kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB?

+ KBNN Hòa Vang kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB trong thời

3

gian qua như thế nào? Đánh giá rủi ro trong kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB tại đơn vị?Kết quả đạt được và những tồn tại, hạn chế trong kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB tại KBNN Hòa Vang trong thời gian qua?

+ Giải pháp tăng cường kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB tại KBNN Hòa Vang trong thời gian đến?

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là những vấn đề lý luận và thực tiễn về kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB từ NSNN qua KBNN

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB từ NSNN (nguồn vốn ngân sách thành phố Đà Nẵng

và ngân sách huyện Hòa Vang) do KBNN Hòa Vang kiểm soát thanh toán trong giai đoạn từ năm 2008 đến năm 2012

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập số liệu

+ Dữ liệu thứ cấp: được thu thập theo hai nguồn:

Một là, dữ liệu bên trong KBNN Hòa Vang: là những số liệu đã qua xử

lý như báo cáo quyết toán vốn đầu tư XDCB hàng năm; các báo cáo tình hình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư theo định kỳ; các báo cáo tình hình giải quyết

hồ sơ cho khách hàng; các biên bản kiểm tra…

Hai là, dữ liệu bên ngoài: tham khảo các sách, giáo trình, bài báo, đề tài

và luận văn thạc sĩ có liên quan đến nội dung nghiên cứu của đề tài

+ Dự liệu sơ cấp: thu thập thông qua khảo sát, phỏng vấn lãnh đạo, cán

bộ làm công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư tại KBNN Hòa Vang

- Phương pháp xử lý số liệu: phương pháp tổng hợp, thống kê, phân tích diễn giải, qui nạp để làm sáng tỏ vấn đề nghiên cứu

5 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, luận văn

4

được kết cấu theo 3 chương như sau:

Chương 1 Lý luận chung về kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB từ NSNN qua KBNN

Chương 2.Thực trạng kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB từ NSNN tại KBNN Hòa Vang

Chương 3 Giải pháp tăng cường kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB tại KBNN Hòa Vang

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Vấn đề kiểm soát, kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát thanh toán vốn đầu tư từ nguồn vốn NSNN nói riêng đã được nhiều tác giả nghiên cứu vì ngoài tầm quan trọng của kiểm soát, kiểm soát nội bộ đối với vấn đề đạt được mục tiêu của tổ chức thì vấn đề quản lý, sử dụng vốn đầu tư XDCB từ NSNN luôn là một vấn đề nóng được xã hội rất quan tâm do tầm quan trọng của vốn đầu tư từ NSNN đối với sự phát triển KT-XH của đất nước cũng như những yếu kém trong quản lý, sử dụng nguồn vốn này trong thời gian qua

Để thực hiện đề tài, tác giả đã nghiên cứu nhiều sách, giáo trình, tạp chí, luận văn thạc sĩ có liên quan đến nội dung đề tài nghiên cứu, qua đó tiếp thu những nội dụng các tác giả đi trước đã nghiên cứu, tiếp tục nghiên cứu các vấn đề cần phải bổ sung, hoàn thiện do thực tế đặt ra, cụ thể:

- Trong Hệ thống thông tin kế toán, Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị

Hồng Hạnh (2011)đã nghiên cứu tổng quan về hệ thống thông tin kế toán; tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán; kiểm soát hệ thống thông tin kế toán; xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán; tổ chức các chu trình trong doanh nghiệp Luận văn đã kế thừa các nội dung tác giả đã nghiên cứu trong phần kiểm soát về hệ thống thông tin kế toán, cụ thể là: các vấn đề chung về kiểm soát, quá trình kiểm soát, mối quan hệ giữa các yêu tố của một hệ thống kiểm soát; rủi ro; kiểm soát hệ thống thông tin kế toán kiểm soát

5

- Đại học Kinh tế Hồ Chí Minh (2012) đã nghiên cứu và trình bày các vấn đề về tổng quan về KSNB; gian lận và biện pháp phòng ngừa gian lận; khuôn mẫu hệ thống KSNB theo báo cáo của COSO; kiểm soát chu trình mua hàng, tồn kho và dữ trữ; kiểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền… Luận văn đã kế thừa các nội dung liên quan trong phần tổng quan về kiểm soát nội bộ của tác giả, cụ thể là: định nghĩa về KSNB, các bộ phận của hệ thống và mối quan hệ giữa các thành phần trong hệ thống KSNB để làm cơ sở

lý luận nghiên cứu đề tài

- Đại học Kinh tế Quốc dân (2007) đã nghiên cứu về các nội dung những vấn đề cơ bản của đầu tư phát triển, nguồn vốn đầu tư, quản lý và lập kế hoạch đầu tư… Luận văn đã kế thừa các nội dung đã nghiên cứu của tác giả về vốn đầu tư phát triển và vốn đầu tư XDCB; nguồn vốn đầu tư phát triển và nguồn vốn của NSNN đề làm cơ sở lý luận về vốn đầu tư

- Theo Nguyễn Đức Thanh (2011), chi phí đầu tư công được tài trợ bằng NSNN, vì vậy việc quản lý phải tuân thủ theo những nguyên tắc quản lý tài chính công quyền, cụ thể: về nguyên tắc là (1) tuân thủ pháp luật; (2)thống nhất, trọn vẹn; (3)chi phí đầu tư phải được quyết định trước; (4)rõ ràng, trung thực và chính xác; (5)uyển chuyển-xác đáng-thích hợp Về mục tiêu thì cần phải đạt các mục tiêu: (1) đưa dự án, công trình vào sử dụng đúng thời gian qui định; (2)nâng cao hiệu quả vốn đầu tư xây dựng công trình; (3) thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, thất thoát vốn đầu tư; (4)hạn chế những rủi ro của thị trường; (5)tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát Luận văn kế thừa các nguyên tắc, mục tiêu quản lý, thanh toán vốn để tiếp tục nghiên cứu

- Lê Hùng Sơn và Trịnh Thị Thúy Hồng (2012) đã nghiên cứu, phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả chi NSNN trong đầu tư XDCB trên địa bàn tỉnh Bình Định trên cơ sở giả thuyết về các nhân tố ảnh hưởng và tiến hành khảo sát các đối tượng có liên quan đến chi đầu tư XDCB tỉnh Bình

6

Định và sử dụng chương trình SPSS.16 để thống kê, phân tích, đánh giá giả thuyết đặt ra Qua quả phân tích, tác giả đã rút ra kết luận là 4 nhân tố: (1)luật

và các qui định có liên quan;(2) khả năng về nguồn lực ngân sách;(3) tổ chức

bộ máy quản lý;(4)qui trình quản lý chi NSNN trong đầu tư XDCB có tầm quan trọng và ảnh hưởng lớn nhất đến hiệu quả chi NSNN trong đầu tư tại tỉnh Bình Định Luận văn đã kế thừa kết quả nghiên cứu của tác giả để làm cơ

sở tiếp tục nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát thanh toán vốn đầu tư

- Kho bạc Nhà nước (2007) đã nghiên cứu về quản lý đầu tư và những vấn đề có liên quan đến thanh vốn đầu tư, từ đó xác định vai trò, vị trí, chức năng của KBNN đối với công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư Đồng thời thông qua nghiên cứu thực trạng của công tác quản lý vốn đầu tư trong những năm qua, đánh giá một cách tổng quát công tác quản lý vốn đầu tư nói chung

và kiểm soát thanh toán vốn đầu tư qua KBNN nói riêng, luận văn đã kế thừa các nội dung về vai trò, vị trí, chức năng của KBNN để tiếp tục nghiên cứu

- Hoàng Thị Lan Hương (2010) đã nghiên cứu và trình bày lý luận

chung về kiểm soát chi NSNN qua KBNN, tìm hiểu và đánh giá thực trạng

về kiểm soát chi vốn đầu tư XDCB tại KBNN Liên Chiểu giai đoạn 2001-

2008, từ đó đưa ra những giải pháp và những kiến nghị để tăng cường kiểm soát chi vốn đầu tư XDCB tại KBNN Liên Chiểu, thành phố Đà Nẵng Tuy nhiên, từ năm 2009 đến nay cơ chế chế chính sách của nhà nước, qui trình kiểm soát thanh vốn đầu tư của KBNN đã có nhiều thay đổi do vậy, một số nội dung kiểm soát trước đây KBNN phải thực hiện nhưng hiện nay còn thực hiện nữa như là kiểm soát đơn giá, định mức XDCB, qui trình một cửa trong kiểm soát chi… Luận văn đã kế thừa các nội dung luận văn đã nghiên cứu về quá trình kiểm soát, các loại hình kiểm soát và nội dung liên quan đến vai trò của công tác kiểm soát chi vốn

7

đầu tư XDCB tại KBNN

- Đoàn Kim Khuyên (2012) đã nghiên cứu và trình bày lý luận chung

về kiểm soát chi NSNN qua KBNN, tìm hiểu và đánh giá thực trạng về kiểm soát chi vốn đầu tư XDCB tại KBNN Đà Nẵng giai đoạn 2008- 2010, phân tích thực trạng về thực hiện qui trình kiểm soát thanh toán tại KBNN Đà Nẵng, đặc biệt là đã đi sâu vào phân tích, đánh giá qui trình kiểm soát thanh toán theo mô hình một cửa đang áp dụng theo Quyết định số 686/QĐ-KBNN, Kho bạc Nhà nước (2009), tuy nhiên hiện nay Qui trình theo Quyết định 686/QĐ-KBNN đã được thay thế bằng qui trình ban hành theo Quyết định số 282/QĐ-KBNN (2012), có nhiều điểm thay đổi, không còn áp dụng giao nhận

hồ sơ mô hình một cửa nên trong tiếp cận, đánh giá có những điểm khác Để nghiên cứu đề tài, luận văn đã kế thừa các nội dung của luận văn về các nhân

tố ảnh hưởng và những hạn chế công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư tại KBNN Đà Nẵng để tiếp tục nghiên cứu phù hợp với tình hình thực tế

- Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã nghiên cứu các luật và văn bản

của nhà nước có liên quan về kiểm soát thanh toán vốn đầu tư; các qui định của UBND thành phố về quản lý đầu tư; các qui trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư của KBNN và các văn bản khác để nắm vững các qui định về

chính sách, chế độ kiểm soát thanh toán vốn đầu tư… cụ thể là: Luật NSNN, Quốc hội (2002); Luật Đấu thầu, Quốc hội (2005); Nghị định số 12/2009/NĐ-

CP, Nghị định số 85/2009/NĐ-CP, Chính phủ (2009);Thông tư số 212/2009/TT-BTC,Thông tư số 86/2011/TT-BTC, Thông tư số 109/2011/TT- BTC, Bộ Tài chính (2011);Quyết định số 04/2010/QĐ-UBND, UBND thành

phố Đà Nẵng (2010);Chiến lược phát triển Kho bạc Nhà nước đến năm

2020,Kho bạc Nhà nước (2008); Quyết định số 1539/QĐ-KBNN, Kho bạc

Nhà nước (2007); Quyết định số 686/QĐ-KBNN,Kho bạc Nhà nước (2009);

Quyết định số 282/QĐ-KBNN,Kho bạc Nhà nước (2012)

8

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN VỐN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN TỪ NGÂN SÁCH NHÀ

NƯỚC QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC

1.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT

1.1.1 Giới thiệu chung về kiểm soát

Bất cứ một tổ chức nào cũng đặt ra mục tiêu cụ thể cho hoạt động của mình và thực hiện một loạt các biện pháp quản lý để phát huy nỗ lực của mọi thành viên nhằm đạt được mục tiêu đó

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, có nhiều yếu tố do chủ quan và khách quan tác động và làm cho hoạt động của tổ chức có thể trệch hướng, xa rời mục tiêu đã đặt ra, do vậy toàn bộ hoạt động phải được đặt trong sự kiểm soát để có thể đi đúng hướng đề ra Nếu có những tác nhân ảnh hưởng làm chệch lộ trình đạt đến mục tiêu của tổ chức thì các nhà quản lý phải nhận biết kịp thời để có những quyết định điều chỉnh hợp lý, như vậy kiểm soát là một hoạt động vô cùng quan trọng đối với các tổ chức, kiểm soát luôn là một bộ phận cấu thành một cách tự nhiên trong hoạt động của mọi tổ chức

Theo từ điển Tiếng Việt do Viện ngôn ngữ học biên soạn, Nhà xuất bản

Đà Nẵng: Kiểm soát là một phương tiện giảm thiểu những yếu tố gây tác động xấu tới hoạt động của một đối tượng nào đó

1.1.2 Quá trình kiểm soát

Bước 1: Triển khai các mục tiêu: xác định mục tiêu cần đạt được

Bước 2: Đo lường và cung cấp thông tin về thực tế đang diễn ra theo những mục tiêu đã được xây dựng để có cơ sở đúng đắn so sánh và phân tích những gì đã thực hiện và có hành động quản lý phù hợp

Bước 3: So sánh thành tích cụ thể với mục tiêu (Hệ thống chuẩn mực)

9

Bước 4: Phân tích nguyên nhân chênh lệch để tính toán mức độ ảnh hưởng của mỗi nhân tố Cần phải xác định nguyên nhân trực tiếp và những nguyên nhân cơ bản, xác định ảnh hưởng cụ thể của những nhân tố cá biệt quan trọng

rõ sự liên kết giữa chu kỳ kiểm soát trước với chu kỳ kiểm soát sau, xác định hành động quản lý tiếp đó Việc đánh giá sau là một hành động tiếp tục phản ánh những điều kiện thay đổi, để có thêm kinh nghiệm và biết rõ hơn tất cả các nhân tố Mối quan hệ giữa các yếu tố trong hệ thống kiểm soát: hình 1.1

Hình 1.1: Mối quan hệ giữa các yếu tố trong một hệ thống kiểm soát

Nguồn:Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011)

Đối tượng được kiểm soát

2 So sánh với các tiêu chuẩn đã được thiết lập

Các công cụ kiểm soát

3.Tác động điều chỉnh (nếu cần thiết)

1 Đo lường và cung

cấp thông tin về thực tế

đang diễn ra

10

1.1.3 Các loại hình kiểm soát

a Căn cứ vào nội dung kiểm soát

- Kiểm soát hành chính: là tập trung vào các thể thức kiểm tra nhằm đảm bảo cho việc điều hành công tác ở đơn vị có nề nếp, nghiêm minh và hiệu quả Các thao tác kiểm soát hành chính được thực hiện trên các lĩnh vực tổ chức và hành chính ở mọi cấp độ như: tuyển chọn nhân viên, xây dựng tác phong, quy trình làm việc, tổ chức thực hiện các công việc cùng với các thao tác kiểm soát quá trình chấp hành và mệnh lệnh ở đơn vị

- Kiểm soát kế toán: bao gồm lập kế hoạch tổ chức và thực hiện các trình

tự cần thiết cho việc bảo vệ tài sản và độ tin cậy của sổ sách tài chính kế toán

và do đó phải đảm bảo hợp lý rằng các nghiệp vụ được tiến hành theo sự chỉ đạo chung hoặc cụ thể của quản lý; các nghiệp vụ được ghi sổ là cần thiết để giúp chuẩn bị các báo cáo tài chính đúng với nguyên tắc kế toán; tài sản được quản lý theo những nguyên tắc nhất định; các hoạt động nếu được ghi nhận vào các thời điểm thích hợp và phải có sự điều chỉnh phù hợp khi có những sai lệch; cung cấp căn cứ để để ra quyết định xử lý các sai lệch

b Căn cứ vào mục tiêu kiểm soát

- Kiểm soát ngăn ngừa: là kiểm soát tập trung vào việc ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm soát này thường được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra và thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng như phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ và chính xác

- Kiểm soát phát hiện: là kiểm soát tập trung vào việc phát hiện các gian lận, sai sót, sai lầm và rủi ro trong quá trình tác nghiệp một cách nhanh chóng, giúp các cấp lãnh đạo có những quyết định xử lý kịp thời, hạn chế tới mức thấp nhất những thiệt hại có thể xảy ra Kiểm soát phát hiện và kiểm soát ngăn ngừa có quan hệ bổ sung cho nhau trong việc thực hiện các mục tiêu

11

kiểm soát, do kiểm soát phát hiện thường được thực hiện sau khi quá trình tác nghiệp đã xảy ra giúp cho việc phát hiện các sai phạm “lọt lưới” kiểm soát phòng ngừa Một ý nghĩa quan trọng của kiểm soát phát hiện là sự "răn đe" làm tăng trách nhiệm của nhân viên trong quá trình thực hiện kiểm soát phòng ngừa

- Kiểm soát điều chỉnh: hướng tới việc cung cấp những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định điều chỉnh các sai sót được phát hiện

c Căn cứ vào thời điểm thực hiện trong quá trình tác nghiệp

- Kiểm soát trước hay còn gọi là kiểm soát lường trước: kiểm soát hướng

về tương lai, nhằm khắc phục độ trễ thời gian trong kiểm soát thực hiện, đó là

sự tiên liệu những diễn biến có thể xảy ra trong quá trình tác nghiệp, đề phòng các rủi ro và khó khăn tiềm ẩn Đây là hoạt động kiểm soát đặc biệt quan trọng

- Kiểm soát tác nghiệp: là hoạt động kiểm soát được tiến hành ngay trong

quá trình tác nghiệp nhằm ngăn ngừa, phát hiện sai lầm, kiểm tra việc thi hành các quyết định trong quá trình tác nghiệp Như vậy, nếu làm tốt công tác kiểm soát tác nghiệp thì mức độ rủi ro trong quá trình tác nghiệp sẽ giảm đi, đảm bảo được hiệu quả công việc ở mức tốt nhất

- Kiểm soát sau khi tác nghiệp hay kiểm soát thông tin phản hồi (hay còn

gọi là kiểm soát thông tin trở về trước): là hoạt động kiểm soát thông dụng nhất hiện nay Mặc dù có độ trễ về thời gian, song bù lại kiểm soát sau khi tác nghiệp lại có đầy đủ căn cứ để đánh giá, đo lường kết quả tác nghiệp

d Kiểm soát nội bộ

- Định nghĩa KSNB: dưới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu KSNB đã dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau, hiện nay

định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO (Committee of

Sponsoring Organizations) là một Ủy ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ

Như vậy, có bốn nội dung cơ bản được đề cập trong định nghĩa ở trên bao gồm: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu

+ KSNB là một quá trình: bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát

hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp đơn vị đạt được các mục tiêu của mình

+ Con người: chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm

soát ở mọi nơi và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ

+ Đảm bảo hợp lý: KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra, hơn nữa một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích mà nó mang lại, vì thế KSNN chỉ

có thể đảm bảo một cách hợp lý là các mục tiêu sẽ được thực hiện chứ không phải đảm bảo tuyệt đối

+ Các mục tiêu: mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị, mục tiêu của hệ thống KSNB gồm có: nhóm mục tiêu về hoạt động; nhóm mục tiêu báo cáo tài chính; nhóm mục tiêu về sự tuân thủ

- Các bộ phận cấu thành của KSNB: Theo COSO (1992) thì các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB gồm năm bộ phận:

+ Môi trường kiểm soát: là nền tảng ý thức,là văn hóa của tổ chức, môi trường kiểm soát là nền tảng cho 4 thành phần còn lại của hệ thống kiểm soát

13

nội bộ nhằm xây dựng những nguyên tắc cơ bản và cơ cấu hoạt động phù hợp

Nó được thể hiện thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý…

+ Đánh giá rủi ro: phải nhận thức được và đối phó với rủi ro mà tổ chức

có thể gặp phải Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro có thể đe dọa đến đạt được các mục tiêu của tổ chức, như mục tiêu bán hàng, sản xuất, tài chính và các hoạt động khác sao cho tổ chức đạt được mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động

+ Hoạt động kiểm soát: là những chính sách và thủ tục kiểm soát để đảm bảo các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu, hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn bộ tổ chức, ở mọi cấp độ và mọi hoạt động

+ Thông tin và truyền thông: các thông tin cần thiết phải được nhận dạng, thuthập và trao đổi trong tổ chức dưới các hình thức và thời gian thích hợp, giúp mọi thành viên trong tổ chức thực hiện được nhiệm vụ của mình Thông tin và truyền thông tạo ra báo cáo, cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý và kiểm soát tổ chức

Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ dưới lên trên và giữa các cấp với nhau, mỗi cá nhân hiểu rõ vai trò của mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như hoạt động của từng cá nhân có tác động tới công việc của người khác ra sao Ngoài ra cũng cần có sự trao đổi thông tin hữu hiệu của tổ chức với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, các cơ quan quản lý…

+ Giám sát: là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội

bộ theo thời gian, những khuyết điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ cần được phát hiện kịp thời để có biện pháp khắc phục càng sớm càng tốt

Các bộ phận hợp thành có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Nhà quản lý

Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ cần có tính linh hoạt cao, vì vậy kiểm soát nội bộ không đơn giản chỉ là một quá trình - ở đó mỗi

bộ phận hợp thành không chỉ ảnh hưởng đến bộ phận kế tiếp - mà thực sự là một quá trình tương tác đa chiều - trong đó hầu như bộ phận nào cũng có thể ảnh hưởng đến bộ phận khác Do đó, mặc dù mọi tổ chức đều cần có các bộ phận trên, nhưng hệ thống kiểm soát nội bộ của hộ lại rất khác nhau tùy vào nghề, qui mô, văn hóa và phong cách quản lý…

1.1.4 Rủi ro

a Khái niệm rủi ro

Rủi ro gắn liền với những điều không mong đợi xảy ra trong tương lai,

có nhiều định nghĩa về rủi ro, tuy nhiên khi nói đến rủi ro cần quan tâm đến hai điểm mấu chốt sau:

- Đó là các sự kiện không được biết trước là có chắc chắn xảy ra hay

không

- Khi xảy ra, sự kiện đó gây tổn thất đối với người gánh chịu rủi ro

b Ứng xử với rủi ro

Thái độ và cách ứng xử với rủi ro của mỗi cá nhân, đơn vị là khác nhau,

ở thái cực này, nhiều người rất ngại đối mặt với rủi ro và luôn tìm cách tránh

né, từ chối rủi ro, ở thái cực khác, có những người luôn thích mạo hiểm, sẵn sàng chấp nhận mọi rủi ro để đạt được mục đích với hy vọng là sự kiện không mong đợi đó sẽ không xảy ra với mình.Giữa hai thái cực trên đây các cá nhân,

15

đơn vị thường phải chấp nhận “sống chungvới rủi ro” ở các mức độ khác nhau

Nhận diện được rủi ro, có giải pháp phòng tránh và hạn chế tổn thất khi

có rủi ro là giải pháp tích cực thay vì tránh né hoặc liều lĩnh chấp nhận Sau khi xác định các nguy cơ có thể có, các nhà quản lý đánh giá rủi ro, ước tính thiệt hại và các khả năng khắc phục thiệt hại, sau đó tiến hành ước tính mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích, đánh giá hiệu quả chi phí cho việc kiểm soát trước các quyết định được thiết lập các thủ tục kiểm soát cần thiết

1.2 KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN ĐẦU TƯ XDCB TỪ NSNN QUA KBNN

1.2.1 Khái niệm vốn đầu tư XDCB từ NSNN

Vốn đầu tư phát triển là một bộ phận cơ bản của vốn nói chung Trên phương diện kinh tế, vốn đầu tư phát triển là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ những chi phí đã chi ra để tạo ra năng lực sản xuất (tăng thêm tài sản cố định, tài sản lưu động) và các khoản đầu tư phát triển khác

- Nội dung của vốn đầu tư phát triển trên phạm vi nền kinh tế bao gồm: + Vốn đầu tư XDCB: là những chi phí bằng tiền để xây dựng mới, mở rộng, xây dựng lại hoặc khôi phục năng lực sản xuất của tài sản cố định trong nền kinh tế quốc dân

+ Vốn lưu động bổ sung: để mua nguyên vật liệu, thuê nhân công… + Vốn đầu tư phát triển khác: dùng cho qui hoạch ngành hoặc lãnh thổ, thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia…

- Nguồn vốn đầu tư phát triển là thuật ngữ để chỉ nguồn vốn tích lũy, tập trung và phân phối cho đầu tư Về bản chất nguồn hình thành vốn đầu tư phát triển chính là nguồn tích lũy mà nền kinh tế có thể huy động vào tái sản xuất

xã hội

- Nguồn vốn đầu tư phát triển trên phương diện vĩ mô, bao gồm nguồn

Như vậy, vốn đầu tư XDCB từ NSNN là các khoản chi của NSNN cho đầu tư XDCB bao gồm: xây dựng mới, mở rộng, xây dựng lại hoặc khôi phục năng lực sản xuất của tài sản cố định trong nền kinh tế quốc dân

Nguồn vốn này thường được sử dụng cho các dự án đầu tư vào kết cấu

hạ tầng KT-XH không có khả năng thu hồi vốn, các dự án quốc phòng, an ninh; hỗ trợ các dự án của các doanh nghiệp đầu tư vào các lĩnh vực cần thiết

có sự tham gia của nhà nước theo quy định của pháp luật

1.2.2 Kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB từ NSNN qua KBNN

a Khái niệm

Để đảm bảo vốn đầu tư XDCB từ NSNN được sử dụng có hiệu quả thì công tác kiểm soát phải được thực hiện thường xuyên, liên tục trong suốt quá trình đầu tư xây dựng dự án, từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư đến kết thúc đầu tư, đưa dự án hoàn thành vào khai thác sử dụng Với chức năng, nhiệm vụ của KBNN thì phạm vi kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB từ NSNN của KBNN là kiểm soát trong quá trình thanh toán vốn đầu

tư XDCB cho công trình, dự án thuộc nguồn vốn NSNN

Như vậy, kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB từ NSNN qua KBNN

là quá trình KBNN kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB cho các dự án đầu

tư thuộc nguồn vốn NSNN nhằm đảm bảo việc sử dụng vốn đúng mục đích,

17

đúng đối tượng và đúng chính sách, chế độ do nhà nước quy định về kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB

b.Mục tiêu của kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB qua KBNN

Một là, đảm bảo các khoản chi về đầu tư XDCB từ NSNN đúng mục đích, đúng đối tượng và đúng chính sách, chế độ về kiểm soát thanh toán vốn

đầu tư XDCB của nhà nước

Hai là, đáp ứng kịp thời nhu cầu vốn cho các dự án, đưa dự án vào sử

dụng theo đúng tiến độ đã đề ra

Ba là, ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn tới sai phạm; phát hiện các gian lận, sai sót, các vi phạm chính sách chế độ về thanh toán vốn đầu tư, góp phần nâng cao hiệu quả vốn đầu tư, chống thất thoát, lãng phí vốn đầu tư của NSNN

Bốn là, tham mưu cho các cơ quan có thẩm quyền trong công tác quản

lý, điều hành vốn đầu tư XDCB, tháo gỡ những vướng mắc phát sinh trong thực tế; đề xuất các giải pháp nhằm không ngừng hoàn thiện các chính sách chế độ về kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB

c Trách nhiệm, quyền hạn của KBNN trong kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB

Theo qui định tại Thông tư số 86/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính (2011) KBNN có những trách nhiệm và quyền hạn chínhnhư sau:

- Hướng dẫn chủ đầu tư mở tài khoản để được thanh toán vốn đầu tư

- Kiểm soát, thanh toán vốn kịp thời, đầy đủ cho dự án khi đã có đủ điều kiện và đúng thời gian quy định

- Ban hành quy trình thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư để thực hiện thống nhất trong hệ thống KBNN Tổ chức công tác kiểm soát, thanh toán vốn theo quy trình nghiệp vụ, thanh toán kịp thời, đầy đủ, thuận tiện cho chủ đầu tư nhưng đảm bảo đơn giản thủ tục hành chính và quản

18

lý chặt chẽ vốn đầu tư của Nhà nước

- Có ý kiến rõ ràng bằng văn bản cho chủ đầu tư đối với những khoản giảm thanh toán hoặc từ chối thanh toán, trả lời các thắc mắc của chủ đầu tư trong việc thanh toán vốn

- KBNN chỉ kiểm soát thanh toán trên cơ sở các tài liệu do chủ đầu tư cung cấp và theo nguyên tắc thanh toán đã quy định, không chịu trách nhiệm

về tính chính xác của khối lượng, định mức, đơn giá chất lượng công trình Trường hợp phát hiện quyết định của các cấp có thẩm quyền trái với quy định hiện hành, phải có văn bản đề nghị xem xét lại và nêu rõ ý kiến đề xuất

- Thường xuyên đôn đốc các chủ đầu tư thực hiện đúng quy định về tạm ứng và thu hồi vốn tạm ứng, phối hợp với chủ đầu tư thực hiện kiểm tra vốn

đã tạm ứng để thu hồi những khoản tồn đọng chưa sử dụng hoặc sử dụng không đúng mục đích; đôn đốc chủ đầu tư thanh toán dứt điểm công nợ khi

dự án đã quyết toán và tất toán tài khoản; được quyền yêu cầu chủ đầu tư cung cấp hồ sơ, tài liệu, thông tin có liên quan để phục vụ cho công tác kiểm soát thanh toán vốn

- Định kỳ và đột xuất kiểm tra các chủ đầu tư về tình hình thực hiện dự

án, việc chấp hành chế độ, chính sách tài chính đầu tư phát triển, tình hình quản lý, sử dụng vốn đầu tư; được phép tạm ngừng thanh toán vốn hoặc thu hồi số vốn mà chủ đầu tư sử dụng sai mục đích, sai đối tượng hoặc trái với chế độ quản lý tài chính của nhà nước

d Nguyên tắc kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB qua KBNN

- Trên cơ sở hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tư, KBNN căn cứ vào các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng và giá trị từng lần thanh toán để thanh toán cho chủ đầu tư Chủ đầu tư tự chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của khối lượng thực hiện, định mức, đơn giá, dự toán các loại công việc, chất lượng công trình; KBNN không chịu trách nhiệm

- Trong thời hạn thanh toán là 7 ngày làm việc đối với trường hợp “kiểm soát trước, thanh toán sau” và 3 ngày làm việc đối với trường hợp “thanh toán trước, kiểm soát sau”kể từ khi nhận đủ hồ sơ thanh toán theo quy định của chủ đầu tư, căn cứ vào hợp đồng (hoặc dự toán được duyệt đối với các công việc được thực hiện không thông qua hợp đồng) và số tiền chủ đầu tư đề nghị thanh toán, KBNN kiểm soát, cấp vốn thanh toán cho dự án và thu hồi vốn tạm ứng theo quy định

- Kế hoạch vốn năm của dự án chỉ thanh toán cho khối lượng hoàn thành đượcnghiệm thu đến ngày 31 tháng 12 năm kế hoạch; thời hạn thanh toán khối lượng hoàn thành đến hết ngày 31 tháng 01 năm sau, trừ các dự án được cấp có thẩm quyền cho phép kéo dài thời gian thực hiện và thanh toán

- Số vốn thanh toán cho từng công việc, hạng mục công trình, công trình không được vượt dự toán được duyệt hoặc giá gói thầu; tổng số vốn thanh toán cho dự án không được vượt tổng mức đầu tư đã được phê duyệt Số vốn thanh toán cho dự án trong năm không được vượt kế hoạch vốn cả năm đã bố trí cho dự án

e Nội dung kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB

Nội dung kiểm soát, qui trình kiểm soát được KBNN Việt Nam ban hành

và thực hiện thông nhất trong hệ thống KBNN Trong giai đoạn 2008-2012,

do sự thay đổi chính sách chế độ của nhà nước về quản lý, thanh toán vốn đầu

tư, qui định rõ trách nhiệm của các cơ quan nhà nước liên quan trong quản lý đầu tư XDCB cũng như việc thực hiện chương trình cải cách hành chính của

+ Qui trình kiểm soát ban hành theo Quyết định số 282/QĐ-KBNN ngày20/4/2012, thực hiện từ ngày 01/5/2012, thay thế cho Qui trình ban hành theo Quyết định số 686/QĐ-KBNN ngày 18/8/2009 và được áp dụng trong hệ thống KBNN cho đến nay

Theo qui trình kiểm soát ban hành theo Quyết định số 282/QĐ-KBNN,

nội dung kiểm soát thanh toán vốn đầu tư của KBNN gồm:

- Kiểm soát kế hoạch vốn đầu tư XDCB hàng năm

Căn cứ vào Quyết định phân bổ kế hoạch vốn đầu tư XDCB hàng năm hoặc kế hoạch điều chỉnh, bổ sung (nếu có) được các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và thông báo, cụ thể: kế hoạch vốn hàng năm do Kho bạc Nhà nước thông báo (đối với các dự án do Trung ương quản lý); kế hoạch vốn đầu tư của UBND tỉnh,thành phố và UBND quận, huyện (đối với các dự án do địa phương quản lý), nội dung kiểm soát là:

+ Kiểm tra thẩm quyền phân bổ kế hoạch vốn đầu tư, đảm bảo vốn được phân bổ theo đúng thẩm quyền phân bổ vốn đã qui định

+ Kiểm tra điều kiện phân bổvốn:các dự án phải được phê duyệt báo cáo đầu tư hoặc báo cáo KTKTtrước ngày 31/10 năm trước

+ Kiểm tra biểu mẫu và nội dung chi tiết trong kế hoạch vốn, đảm bảo theo đúng mẫu biểu và nội dung ghi trên các mẫu theo qui định tại thông tư số 86/2011/TT-BTC

21

+ Kiểm tra, đối chiếu kế hoạch vốn trên quyết định với kế hoạch vốn do

cơ quan tài chính đã phân bổ trên Hệ thống thông tin quản lý ngân sách và Kho bạc (Chương trình TABMIS) nhằm đảm bảo số liệu cơ quan tài chính phân bổ trên chương trình TABMIS khớp đúng với kế hoạch vốn trên quyết định của cơ quan có thẩm quyền

- Kiểm soát mở tài khoản cho dự án

Để thanh toán vốn cho dự án, chủ đầu tư phải mở tài khoản thanh toán , tạm ứng vốn cho dự án tại KBNN Trên cơ sở hồ sơ đề nghị mở tài khoản của chủ đầu tư, KBNN kiểm soát như sau:

+ Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ: hồ sơ mở tài tài khoản gồm: (1)giấy đăng ký mở tài khoản và mẫu dấu,chữ ký; (2)quyết định thành lập BQLDA hoặc Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư; (3)quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng nếu chưa có trong Quyết định thành lập BQLDA hoặc Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư; (4)giấy chứng nhận đăng

ký mã số đơn vị quan hệ ngân sách của chủ đầu tư,mã dự án đầu tư

+ Kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ: kiểm tra mẫu qui định; tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ

Sau khi hoàn thành kiểm tra, CBKS sao 01 bộ hồ sơ mở tài khoản để lưu vào hồ sơ và chuyển hồ sơ mở tài khoản cho bộ phận kế toán để mở tài khoản cho dự án

- Kiểm soát tài liệu cơ sở của dự án

Tài liệu cơ sở của dự án là những loại tài liệu chủ đầu tư chỉ gửi một lần cho đến khi dự án kết thúc đầu tư, trừ trường hợp phải bổ sung điều chỉnh Các loại tài liệu này phải là bản chính hoặc bản sao có đóng dấu sao y bản chính của chủ đầu tư Nội dung kiểm soát cụ thể là:

+ Kiểm soát tính đầy đủ của hồ sơ:

Đối với dự án chuẩn bị đầu tư, hồ sơ gồm: (1)dự toán chi phí công tác

22

CBĐT được duyệt; (2)văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của luật đấu thầu; (3)hợp đồng giữa chủ đầu tư với đơn vị nhận thầu; (4)văn bản cho phép của cấp có thẩm quyền (trường hợp chủ đầu tư tự thực hiện)

Đối với dự án thực hiện đầu tư, hồ sơ gồm: (1)dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo KTKT) và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có); (2)văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu; (3)hợp đồng giữa chủ đầu tư

và nhà thầu và các tài liệu kèm theo hợp đồng; (4)dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng

Đối với trường hợp tự thực hiện, hồ sơ gồm: (1)dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo KTKT) và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có); (2)dự toán và quyết định phê duyệt

dự toán của cấp có thẩm quyền (đối với dự án chỉ lập báo cáo KTKT chỉ gửi khi điều chỉnh dự toán); (3)văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện dự án (trường hợp chưa có trong quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền); (4)văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ

+ Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và tính lô-gích về thời gian của các tài liệuvà lập thông báo bằng văn bản cho chủ đầu tư về kết quả tiếp nhận hồ sơ

- Kiểm soát từng lần tạm ứng vốn đầu tư

+ Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ: Hồ sơ tạm ứng gồm: (1)giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; (2)giấy rút vốn đầu tư; (3)bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng có thỏa thuận về bảo lãnh tạm ứng)

+ Kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ: kiểm tra đảm bảo hồ sơ có đầy đủ dấu

và chữ ký của các bên liên quan, lập theo đúng qui định

+ Kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định; đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng phù hợp với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng và qui

23

định hiện hành về tạm ứng

+ Kiểm tra kế hoạch vốn năm của dự án, đảm bảo kế hoạch vốn còn lại đảm bảo để tạm ứng lần này

- Kiểm soát từng lần thanh toán khối lượng XDCB hoàn thành

+ Kiểm soát tính đầy đủ của hồ sơ:

Trường hợp thanh toán theo hợp đồng, hồ sơ gồm:(1)bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu; (2)giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; (3)giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có); (4)giấy rút vốn đầu tư

Trường hợp thanh toán không theo hợp đồng, hồ sơ gồm: (1)giấy đề nghị

thanh toán vốn đầu tư; (2)giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có); (3)giấy rút vốn đầu tư

+ Kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ: kiểm tra đảm bảo hồ sơ có đầy đủ dấu

và chữ ký của các bên liên quan, lập theo đúng mẫu qui định

+ Nội dung kiểm soát đối với từng lần thanh toán của công việc, hợp

đồng thanh toán nhiều lần (trừ lần thanh toán cuối cùng): việc thanh toán áp

dụng theo nguyên tắc “Thanh toán trước, kiểm soát sau”:

Kiểm soát thanh toán trước: kiểm tra kế hoạch vốn năm của dự án; kiểm

tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tượng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác);

Trường hợp công việc hiện theo hợp đồng: thực hiện đối chiếu mức vốn

đề nghị thanh toán với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng Nếu dự án thuộc đối tượng chỉ định thầu, tự thực hiện hoặc phát sinh khối lượng ngoài hợp đồngthì kiểm tra để đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng, các điều kiện trong hợp đồng và dự toán được duyệt Nếu dự án thuộc đối tượng đấu thầu thì kiểm tra để đảm bảo số vốn đề

24

nghị thanh toán phù hợp với giá hợp đồng, các điều kiện của hợp đồng

Trường hợp công việc thực hiện không theo hợp đồng: thực hiện đối đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán theo dự toán được duyệt

Kiểm soát sau khi thanh toán: Sau khi thanh toán vốn cho dự án, trong

thời hạn tối đa là 7 ngày làm việc kể từ khi CBKS nhận được đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tư, CBKS thực hiện kiểm soát lại hồ sơ thanh toán, nội dung kiểm soát cụ thể là: kiểm tra Kế hoạch vốn năm của dự án; kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định Trường hợp công việc thực hiện theo hợp đồng thực hiện kiểm tra khối lượng hoàn thành ghi tại Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành đề nghị thanh toán, Bảng xác định giá trị khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng đề nghị thanh toán (nếu có) để đảm bảo giá trị khối lượng hoàn thành được thanh toán theo hợp đồng kinh tế đã

ký kết và dự toán được duyệt (trường hợp chỉ định thầu và thanh toán theo dự toán được duyệt); phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng Trường hợp công việc thực hiện không theo hợp đồng thực hiện kiểm tra khối lượng hoàn thành ghi tại Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư để đảm bảo khối lượng hoàn thành được thanh toán theo dự toán được duyệt

Sau khi kiểm soát, số vốn chấp nhận thanh toán có sự chênh lệch với số vốn đã thanh toán cho chủ đầu tư, CBKS thảo văn bản và báo cáo trưởng bộ phận KSTT trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tư thông báo về kết quả kiểm soát và trừ vào những lần thanh toán tiếp theo (nếu số chấp nhận thanh toán nhỏ hơn số vốn đã thanh toán)

+ Nội dung kiểm soát đối với công việc, hợp đồng thanh toán 1 lần và lần thanh toán cuối cùng của công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần: thanh

toán theo nguyên tắc “Kiểm soát trước, thanh toán sau”:

Đối với các công việc thực hiện theo hợp đồng: Kiểm tra khối lượng

25

hoàn thành ghi tại Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành đề nghị thanh toán theo hợp đồng để đảm bảo giá trị khối lượng hoàn thành được thanh toán theo hợp đồng đã ký kết và dự toán được duyệt (trường hợp chỉ định thầu và thanh toán theo dự toán được) phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng

Đối với các công việc thực hiện không theo hợp đồng: Kiểm tra khối

lượng hoàn thành ghi tại Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư để đảm bảo khối lượng hoàn thành được thanh toán theo dự toán được duyệt

- Kiểm soát khi dự án được phê duyệt quyết toán vốn đầu tư

+ Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ: Hồ sơ gồm: (1)giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; (2)giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng); (3)giấy rút vốn đầu tư; (4)quyết định phê duyệt quyết toán vốn đầu

tư dự án hoàn thành của cơ quan có thẩm quyền,

+ Kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ: kiểm tra mẫu chứng từ thanh toán; kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ

+ Kiểm tra, đối chiếu, xác định số chênh lệch giữa số vốn đầu tư được phê duyệt quyết toán với số đã thanh toán Trường hợp quyết toán được duyệt lớn hơn số vốn đã thanh toán, thực hiện thanh toán tiếp phần chệnh lệch giữa

số được phê duyệt quyết toán và số đã thanh toán.Trường hợp quyết toán được duyệt nhỏ hơn số vốn đã thanh toán thì phải có trách nhiệm phối hợp với chủ đầu tư thu hồi số vốn thanh toán đã chi trả lớn hơn so với số vốn thanh toán được phê duyệt quyết toán, nộp NSNN và hạch toán giảm cấp phát cho

26

f Qui trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản

Hình 1.2: Sơ đồ qui trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB

Mô tả qui trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư (Hình 1.2)

(1) Chủ đầu tư gửi hồ sơ cho KBNN, CBKS kiểm tra hồ sơ và lập thông

báo thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ

(2) CBKS thực hiện kiểm soát hồ sơ, trình trưởng bộ phận KSTT để ký

duyệt kiểm soát

(3) Trưởng bộ phận KSTT kiểm tra hồ sơ sau đó chuyển lại hồ sơ cho CBKS

Cán bộ kiểm soát thanh toán

Chủ đầu tư

Trưởng bộ phận

Kế toán viên chuyên quản

trách

Thủ quỹ Ngân hàng

(1)

(14) (5)

(4) (15)

(3) (2)

(6)

(12)

(10) (9)

(8) (7)

Ghi chú: - Luân chuyển chứng từ

- Chuyển trả chứng từ đã xử lý

- Trả lại chứng từ không đúng qui định

27

(4) CBKS trình hồ sơ cho lãnh đạo KBNN phụ trách

(5) Lãnh đạo KBNN phụ trách xem xét, ký duyệt tờ trình lãnh đạo và Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, sau đó chuyển trả hồ sơ cho CBKS

Từ bước (2) đến bước (5), nếu số vốn chấp nhận thanh toán, tạm ứng khác với số vốn đề nghị của chủ đầu tư, CBKS thảo văn bản và báo cáo trưởng bộ phận KSTT trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tư về kết quả chấp nhận tạm ứng, thanh toán

(6) CBKS chuyển chứng từ cho KTV chuyên quản, hồ sơ chuyển gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư

(7) KTV kiểm tra, hạch toán, ký trên chứng từ giấy, sau đó trình KTT (8) KTTkiểm tra và ký chứng từ, sau đó chuyển trả chứng từ lại cho KTV

(9) KTV trình lãnh đạo KBNN phụ trách xem xét, ký duyệt hồ sơ

(10) Lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán xem xét, ký duyệt Giấy rút vốn đầu tư, sau đó chuyển trả hồ sơ cho KTV

Từ bước 7 đến bước 10, trường hợp phát hiện có sai sót hoặc chứng thanh toán không hợp lệ, hợp pháp, KTV thông báo lý do và chuyển trả hồ sơ

bộ phận KSTT để xử lý, trả hồ sơ cho chủ đầu tư

(11) Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản, KTV để làm thủ tục chuyển chứng từ qua ngân hàng để thanh toán tiền cho đơn vị thụ hưởng, (12) Nếu thanh toán bằng tiền mặt, KTV chuyển chứng từ sang thủ quỹ

để chi tiền mặt cho đơn vị thụ hưởng

(13) Thủ qũy sau khi chi tiền cho đơn vị thụ hưởng, chuyển lại chứng từ cho KTV

(14) KTV chuyển trả chứng từ đã thanh toán cho CBKS

(15) CBKS lưu chứng từ vào hồ sơ dự án và trả chứng từ đã thanh toán cho chủ đầu tư

28

1.2.3 Các chỉ tiêu đánh giá kết quả kiểm soát

a Mức độ tuân thủ chính sách chế độ và qui trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư

Được đánh giá thông qua mức độ tuân thủ các chính sách, chế độ của nhà nước về thanh toán vốn đầu tư và các nội dung kiểm soát, qui trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư tại đơn vị

Căn cứ để đánh giá là dựa trên các sai sót,sai phạm được phát hiện thông qua các lần tự kiểm tra, đánh giá nội bộ, qua các đợt kiểm tra, thanh tra, kiểm toán về thanh toán vốn đầu tư XDCB của KBNN cấp trên, của các cơ quan thanh tra, của kiểm toán nhà nước cũng như qua số liệu từ chối thanh toán của KBNN về thanh toán vốn đầu tư như: số lần từ chối, số tiền từ chối thanh toán, lý do chối

b Kết quả giải ngân vốn đầu tư XDCB so với kế hoạch vốn năm

Được thể hiện qua tỉ lệ giải ngân vốn đầu tư XDCB (%) (xem công thức 1.1)

Công thức 1.1: Tỉ lệ giải ngân vốn đầu tư XDCB (%)

Tỷ lệ giải ngân vốn đầu tư XDCB (%) thể hiện mức độ hoàn thành kế hoạch vốn hàng năm của KBNN

c Thời gian giải quyết hồ sơ thanh toán vốn đầu tư

KBNN có trách nhiệm giải quyết hồ sơ đã tiếp nhận từ chủ đầu tư trong thời gian đã qui định tại qui trình kiểm soát thanh toán, trường hợp để xảy ra việc thanh toán không đúng thời gian qui định KBNN phải chịu hoàn toàn trách nhiệm, do vậy cần phải đánh giá việc chấp hành qui định về thời gian

Số vốn đầu tư đã giải ngân

Kế hoạch vốn đầu tư × 100 %

Tỉ lệ giải ngân vốn đầu tư XDCB (%)

=

29

giải quyết hồ sơ thanh toán của KBNN.Việc đánh giá dựa trên các chỉ tiêu: tỉ

lệ (%) hồ sơ thanh toán trước hạn; tỉ lệ (%) hồ sơ thanh toán đúng hạn; tỉ lệ (%) hồ sơ thanh toán quá hạn

d Mức độ hài lòng của các khách hàng về công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư

Hàng năm, theo qui định của KBNN, các đơn vị KBNN phải tiến hành khảo mức độ hài lòng của các tổ chức và công dân có quan hệ giao dịch với KBNN Thông qua kết quả khảo sát mức độ hài lòng hàng năm để đánh giá Ngoài ra, còn đánh giá thông qua kết quả tiếp dân, giải quyết đơn, thư khiếu nại tố cáo, giải đáp ý kiến thắc mắc, phản ánh của khách hàng

1.2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát thanh toán vốn đầu tư

a Nhóm nhân các tố bên ngoài

- Hệ thống chính sách, chế độ của nhà nước về kiểm soát thanh toán vốn đầu tư: KBNN kiểm soát thanh toán vốn đầu tư trên cơ sở chế độ chính chính của nhà nước về thanh toán vốn đầu tư, do vậy nếu hệ thống các văn bản, chế

độ chính sách về kiểm soát thanh toán vốn đầu tư đồng bộ, thống nhất, đầy đủ

sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho KBNN trong kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB

- Sự tuân thủ chính sách chế độ của nhà nước trong quản lý, thanh toán vốn đầu tư của các cơ quan liên quan: quá trình đầu tư và xây dựng phải trải qua nhiều giai đoạn khác nhau như chuẩn bị đầu tư; thực hiện đầu tư; kết thúc

dự án đầu tư; thanh toán vốn cho đơn vị thụ hưởng Tham gia vào các giai đoạn này có nhiều cơ quan, ban ngành có liên quan như cơ quan lập dự án, phê duyệt dự án, chủ đầu tư… do vậy, nếu các cơ quan có liên quan tuân thủ nghiêm chính sách chế độ của nhà nước về quản lý, thanh toán vốn đầu tư thì

sẽ thuận lợi cho công tác kiểm soát của KBNN và ngược lại

30

b Nhóm các nhân tố bên trong

- Tổ chức bộ máy kiểm soát; trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức

của cán bộ làm công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư

+ Tổ chức bộ máy kiểm soát hợp lý, khoa học, phân công phân nhiệm rõ ràng sẽ góp phần ngăn chặn các sai phạm hoặc điều kiện xảy ra sai phạm, hạn chế các rủi ro trong kiểm soát thanh toán

+ Trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức của cán bộ làm công tác kiểm soát: cán bộ kiểm soát thanh toán có đủ trình độ, năng lực và phẩm chất đạo đức sẽ góp phần hạn chế các sai sót, sai phạm, gian lận trong quá trình tác nghiệp

- Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB: quy trình kiểm soát

thanh toán vốn đầu tư qui định nội dung, qui trình kiểm soát, trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân tham gia vào kiểm soát thanh toán vốn đầu Đây là nhân

tố có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng kiểm soát thanh toán của KBNN, bởi

vì qui trình càng đầy đủ, chặt chẽ và hợp lý thì sẽ hạn chế các sai sót, sai phạm, điều kiện để xảy ra sai phạm cũng như việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện qui trình

- Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào kiểm soát: việc ứng dụng

các chương trình tin học vào kiểm soát sẽ giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc, đảm bảo tính chính xác và thống nhất của thông tin, tạo tiền đề cho những cải cách về thủ tục hành chính và quy trình nghiệp vụ